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2020年我國出臺關于加強智慧醫院建設的通知,強調發展智慧醫院、完善醫院系統,大力推動智慧化醫院發展。醫學檢驗實驗室作為醫院重要組成部分,其服務質量的優劣對醫院發展有極大影響,建立新型智慧化實驗室是未來發展的趨勢。“人-機-料-法-環”涉及全面質量管理過程,而“人”作為其中首要因素是實驗室管理中的關鍵,人事管理是智慧化實驗室建設的重要環節[1]。實驗室員工工作涉及檢驗前、檢驗中和檢驗后整個流程,人員管理顯得尤為重要。傳統的人事管理平臺強調制度控制與管理,不注重人才開發,員工只能被動接受工作,缺乏長遠的人才戰略規劃。員工如何在工作中充分發揮個人潛能,管理者如何提高員工的主動性與創造性,提高工作效率,成為挑戰。與醫療機構內部檢驗科單一服務于臨床科室不同,醫學實驗室通過整合、優化、共享檢驗資源為區域內多家醫療機構提供優質服務,但相應的也增加了人員管理難度[2]。ISO15189是公認的指導醫學實驗室建立和完善先進質量管理體系的最適標準,包括15個管理要素和10個技術要素,規范了質量管理和技術要求[3]。通過ISO15189認可對醫學實驗室持續改進醫療質量、提升管理水平有重大意義。當前,我們利用互聯網與大數據技術建立符合醫學實驗室實際情況、滿足ISO15189指南的人事管理系統。ISO15189指南對實驗室人員培訓、能力評估、繼續教育、崗位描述等作出了具體管理要求[3-8]。本科室依據ISO15189指南開發了人事管理系統軟件,為實驗室人員管理的具體實施和評估提供參考。

1方法

1.1系統實現

系統使用Java語言開發,選擇In-telliJIDEA2020作為集成開發環境,以關聯式數據庫MySQL5.7作為后臺數據庫進行數據的存儲,設計開發一個基于B/S架構和SpringBoot+SpringM-VC技術框架為核心的實驗室人事管理系統。

1.2創建數據庫及數據表

用JavaDevelopmentKit1.8工具包生成MySQL數據庫,向數據庫中添加數據表。人事管理系統需添加的實體表有員工基本信息表、繼續教育表、培訓記錄表、授權記錄表、進修、論文記錄表。為保證數據存儲的安全和可靠,利用Windows定時任務將數據進行備份。

1.3數據庫連接及配置

對于該系統來說,數據庫是其靈魂。在該系統中使用MySQL5.7來設計數據庫,并用Spring實現前臺與數據庫的連接。1.4Web平臺功能實驗室員工可通過內網進入人事管理系統,個人上傳的信息保存在內部服務器中,不易丟失、泄露,保證了信息的安全性。由于該系統有多個客戶端,用戶也可以通過外網訪問此系統。基于Web平臺功能建立員工管理功能模塊,主要完成權限設置、用戶登錄、員工信息管理、繼續教育、能力評估與授權、培訓記錄等設計。

2結果

2.1人事管理系統的功能與實現

本科室人事管理系統主要是對個人信息、培訓記錄、繼續教育、能力評估等方面的管理,目的是提高實驗室人事管理效率。該系統在滿足ISO15189準則基礎上對人員進行管理和記錄,并根據不同功能形成相應的統計分析性圖表,可以及時了解員工工作情況,符合ISO15189條款5.1對實驗室人員的要求,主要功能見模塊架構圖(圖1)2.1.1人員信息監控大屏實時顯示和監控人員信息,管理層可隨時了解實驗室員工的最新情況。通過系統首頁界面可看到各科室人員分布、學歷、年齡段、職稱等信息,并以餅狀圖、柱狀圖、線形圖形式展示。系統信息監控大屏展示自實驗室成立以來員工的整體情況。餅狀圖展示的是各科室人員分布情況,將鼠標移動至不同部門,可看到該專業組人員數量以及所占實驗室人員數量百分比。從餅狀圖中的數據展示可清晰看出檢驗一部與檢驗二部人員數量較多,分別為26人與20人。如有緊急工作,可根據當前實驗室人員分布情況進行調動。如新型冠狀病毒感染疫情期間,管理層可對員工較多的科室進行調整,支援抗疫工作。線形圖統計了不同年齡段的員工數量,數據顯示20~<30歲、30~40歲年齡段的人較多,達到139人,約占科室總人數的73.9%。柱狀圖分別將員工按照學歷及職稱不同來進行統計,從圖中數據可了解到目前科室內獲得技師及以上職稱的員工占比較大。系統首頁界面上方也清晰展示了近年來員工學習情況,如培訓11144人次、繼續教育881人次、參與進修26人次、發表論文88篇等。如需了解員工具體學習情況,可以點擊相應名稱進入該模塊進行查詢。人員信息監控大屏的運行,方便管理層實時了解員工信息及進行資料調取。

2.1.2員工培訓

培訓模塊要求員工收到培訓提醒消息后在規定時間內完成自主學習和在線考試。各科室負責人線上制訂培訓計劃,管理層審批通過后按計劃實施培訓。首先要在系統中創建培訓,對員工所培訓的內容、類型、對象、起止時間等信息進行記錄,并在線上發布培訓資料及通知,屆時相應員工將收到培訓提醒消息。培訓內容主要有實驗室質量管理體系、疑難病例討論、信息系統應用、臨床常用技能等,培訓內容涉及面較廣,員工可根據自身時間安排學習和考試,培訓效果得到很大提升。對于新員工、調入或晉升的員工不僅要進行相關工作培訓,也要進行消防培訓,防止不良事件發生。關于培訓信息的記錄,員工以現場掃描二維碼的方式完成簽到,培訓信息由科教主管或各專業組的教學秘書統一上傳到該系統中,節省了員工大量時間。培訓組也可以通過員工簽到情況詳細了解到員工出勤情況。培訓后將培訓記錄完整上傳到系統中,方便管理層查看與管理。

2.1.3能力評估與授權記錄

能力評估與授權記錄是ISO15189實施過程中的難點。區域檢驗中心人員管理不清晰,易造成人員培訓不到位、培訓職責落實效果不佳等問題。針對這些問題,科室依據ISO15189指南建立了員工能力評估和授權記錄體系,以評估培訓效果,驗證員工是否將所學知識和技能應用到臨床工作中。該系統將能力評估與授權記錄分為所在部門、授權專業組、崗位、培訓類型等多個維度,每個維度詳細記錄員工當下的培訓與考核情況。新型冠狀病毒感染疫情期間,為提高實驗室防疫強度及熟練掌握核酸檢測流程,分子感染組、口岸檢驗組等對員工進行新型冠狀病毒核酸檢測培訓,主要從新型冠狀病毒核酸檢測質量控制、新型冠狀病毒核酸檢測實驗室生物安全要求、核酸提取儀的使用及維護等方面進行培訓,并在培訓后對員工實行考核和能力評估。評估方法有現場操作、現場提問、評估解決問題的技能、理論和操作知識的考核等。考核及能力評估合格后,授予其從事相關職位的資質。如若考核和能力評估不合格,則需要進行再培訓并重新評審,直到合格才能上崗。該模塊將能力評估、授權記錄建成一個體系,一切相關工作線上進行。員工能力評估使管理層準確了解員工能力分布情況,也讓員工了解自己的優劣勢,并通過其他學習手段不斷提升自己。此外,該模塊以表格的形式將培訓內容、能力評估和授權信息進行統計匯總,便于管理層查看各科室員工的培訓和考核情況。

2.1.4繼續教育

ISO15189指南規定要對實驗室人員提供繼續教育計劃。本科室以提高員工專業發展為目的,根據科室員工具體的理論、技能或態度的不足為指導,對學習的類型、目標進行設計,安排了明確的課程目標和計劃。該模塊通過表格記錄了員工的學習時間、地點、內容、類型等情況。員工接受教育的形式多種多樣,如微信會議、專業學會會議、網絡課程等。學習內容也比較廣泛,如區域檢驗中心建設、產前診斷技術質量控制、血液病實驗室診斷技術新進展、新型冠狀病毒核酸檢測技術人員培訓等。此系統可根據員工繼續學習情況進行查看、添加、修改或保存,也可對所需信息進行查詢,符合指南中對員工實行繼續教育計劃的條款。該模塊的建立能夠幫助實驗室員工更新知識、學習新技術,從而加強實驗室人才隊伍建設。

2.1.5個人信息管理

個人信息表記錄了員工的詳細信息,包括姓名、工號、婚姻狀況、聯系方式等。除此之外,表格還記錄了員工的學歷、職務、職稱、來院時間等信息。此表的設計不僅可以讓管理層了解到員工的基本情況,還可以使管理層根據員工的教育經歷分配合適的崗位,并安排員工進行繼續學習及考核。該信息系統有統一開通時間,開通后員工須自行填寫相關信息,并提供佐證材料給上一級管理人員,由其審核是否通過,最后由管理人員關閉權限結束信息填報。實驗室員工也能夠對不準確或不完善的信息進行修改、插入、刪除、保存等,修改后的信息有變更記錄,方便以后查詢。在個人信息界面可查詢到員工培訓記錄、教育經歷、工作經歷等信息,如需了解員工的年齡、學歷、職稱、論文、培訓等情況,可以通過該軟件抓取實時數據。該模塊中的各類信息能夠和其他各模塊中的相關信息添加及變更保持同步,保證數據的完整性和安全性。該功能也可以看到所在專業組其他員工的信息情況,如姓名、工號、聯系方式等。對專業組員工按照學歷、年齡段、職稱進行統計,并以表格和柱狀圖形式展示出來。在界面上方可以看到整個科室員工的課題、社會任職等情況,也可通過搜索面板查詢所在專業組其他員工的信息。

2.1.6員工表現評估

ISO15189準則在5.1.7條款中不僅要求評估員工技術能力,也要綜合考慮實驗室和個人需求,對實施評估的員工進行適當培訓。程序文件規定全科室每年舉辦一次線上評估活動,該模塊借助人事管理系統創立了專業技術水平、學科帶動能力、工作責任心等評價維度,建立評價表格,采用打分制的方法對不同維度進行評價,實現體系的運行。進入系統后,可在查詢面板輸入年份、專業組查詢員工的表現情況。該系統將員工的各項評估情況形成了統計圖,更直觀地了解員工在哪些方面比較突出或不足。本科室2021年共有175人參與該活動,分為8組,通過小組間員工互評進行打分。按照程序文件要求,評估等效分為3層:優秀、良好、合格。評估后對員工表現情況做總結,能清晰了解到員工的優勢和不足。對于排名靠后的員工,根據評估情況進行相關培訓,提高員工整體水平。

2.1.7其他

除了以上功能外,該系統還通過表格的形式對進修經歷、論文專著、事故報告、社會任職、課題、專利進行了記錄。如進修經歷記錄表中詳細記錄了進修人員、進修專業、進修單位以及進修周期等,課題記錄表中詳細記錄了項目開始時間、結束時間、項目名稱等信息。這些功能方便管理層了解員工各方面情況,更好安排下一步工作。

2.2人事管理系統的應用效果分析

2.2.1日常管理應用

系統首頁的餅狀圖清晰反映出各科室人員分布情況,方便管理層根據科室員工數量合理分配任務。如在進行核酸檢測工作時,對人員充足的科室進行調整,滿足科室日常工作和核酸檢測工作的進行。本科室是“三名工程”依托科室,其評價維度包括人才梯隊培養、論文、課題、科技影響力等,在日常工作或年度考核時需要及時將該項目所需信息進行整理和匯總提交到政府部門。運行人事管理系統進行年度考核信息統計時,只需從系統直接導出即可,為此項工作的進行提供了方便。本科室同時也是市重點醫學專科單位,需定期提交工作材料到政府部門審核,運用該系統無須重復查找、填寫信息,節省了員工大量時間。

2.2.2ISO15189準則應用

該系統全面圍繞ISO15189準則5.1條款對實驗室人員進行要求,實現了員工全方位高效、規范管理。員工獲得權限后可自主更新個人信息,所有信息都可通過該系統在線查詢,大大縮短了查閱時間。其中5.1.5條款要求實驗室為全體員工提供培訓機會,并在5.1.6條款中提出實驗室要對培訓后的員工進行能力評估。本科室按計劃開展線上及線下培訓和考核,由各組組長對所在組員工的工作能力進行評估及授權,考核結果真實可信,此項工作有利于員工自身提高以及構建高效的工作績效體系。員工表現評價機制綜合考慮了實驗室和員工的需求,客觀、公正、富有激勵性,有效提高了員工工作積極性和醫療服務質量。

3討論

ISO15189是國際標準化組織頒布的醫學實驗室認可準則,是指導醫學實驗室建立質量管理體系和評估的標準。實驗室質量管理對員工培訓、能力評估、表現評估等都有具體要求[9]。隨著區域化實驗室的發展,需要建立更加標準化、規范化與流程化的人事管理系統,從而提高人事管理效率,減輕工作負擔。

3.1優勢與意義

傳統紙質版檔案需要員工手寫交由專人整理存放,記錄工作繁重,且保存期間易遺漏或丟失。此人事管理系統的使用代替了紙質記錄,無須專人管理,操作方便,不耗費紙張、空間等資源,資料保存更加完整與準確[10]。該人事系統按級別設置不同權限賬號、密碼,普通賬號只能查看個人的檔案信息,不能查看他人信息;管理賬號有更高級別的權限,可以查看員工信息。嚴格定義賬號信息查看權限,保護個人隱私。數據手動和自動備份,保障數據安全,與系統安全管理、系統運維管理等相結合,保障系統安全。實驗室的員工通過賬號登錄該系統,定時更新個人信息,包括職稱信息、學歷信息、論文課題信息、繼續教育信息及相關佐證材料等,然后由人事管理員審核通過。該系統便于在線管理和查閱員工信息,特別是在ISO15189迎評查看員工的各種信息時發揮了很大的作用,極大地提高了工作效率。人事管理系統對于培訓、考核、授權有一套規范完整的流程,員工可以根據自身情況安排學習和考試,避免了實驗室因人員較多、場地有限等因素導致的培訓和考核困難,培訓效果得到了有效提升。該系統不僅改進了工作方式,還可以及時向管理層提供決策支持,向員工提供幫助與服務,使人員管理流程自動化、電子化、標準化。

3.2系統構建經驗

本系統依據ISO15189準則,結合實驗室實際需求,設計人事管理系統并應用到科室實踐。該系統通過建立數據高度集中中心,將數據信息進行采集、傳輸和存儲,真正實現了對人員的便捷化、智慧化、高效化管理。

3.3不足與展望

本系統沒有嚴格的更新管理制度,有時會出現更新不及時的現象,下一步將安排指定人員負責該項工作,每3個月更新一次員工信息,保證信息準確、及時、全面。為更方便實驗室人員管理,羅湖醫院集團將為下屬醫療機構檢驗科提供以iBacone技術為核心的室內定位系統。管理員可通過PC瀏覽器錄入員工信息,綁定電子工牌,查看在信號覆蓋區域內員工所在位置。該項技術與現有實驗室人事管理系統對接,可以查看系統中保存的人員信息,并支持與實驗室設備管理系統對接,在線查看設備管理檔案。另外,通過人員定位系統實現對考勤、會議簽到、門禁的整體化管理。

參考文獻

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[8]歐陽能良,王偉佳,黃福達,等.臨床實驗室員工管理系統的建立與應用[J].臨床檢驗雜志,2017,35(6):412-414.

[9]中國合格評定國家認可委員會.CNAS-CL02醫學實驗室質量和能力認可準則:ISO15189:2012[S].北京:中國合格評定國家認可委員會,2013.

[10]王少娜,羅濤,曲穎,等.醫院信息系統下人事檔案管理系統的設計與應用[J].中國病案,2017,18(10):52-54.

作者：承寶貴 陳大洋 熊丹 張麗軍 歐銅 張秀明 單位：安徽理工大學醫學院 廣東省深圳市羅湖醫院集團醫學檢驗實驗室 深圳大學第三附屬醫院檢驗科