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第1篇

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案管理 規(guī)章制度 員工培訓(xùn)

中圖分類號：G47 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）04（c）-0241-01

1 學(xué)校檔案管理的重要意義

首先，學(xué)校檔案是學(xué)校成立發(fā)展的一個記錄，是最原始的文件。學(xué)校檔案開始與學(xué)校的成立，經(jīng)歷了學(xué)校發(fā)展的各個過程，全面記錄了學(xué)校的教學(xué)組織管理活動，對學(xué)校各部門的工作都有最原始的記錄。學(xué)校的檔案能夠反映學(xué)校的成長經(jīng)歷，便于了解學(xué)校的管理水平，為學(xué)校的改進(jìn)工作提供數(shù)據(jù)支持。通過對學(xué)校檔案的分析，可以清楚地發(fā)現(xiàn)學(xué)校的特點和規(guī)律，對于總結(jié)學(xué)校管理的成敗有重要意義。其次，學(xué)校檔案記錄了學(xué)校的管理記錄，可以成為評價學(xué)校管理水平的重要依據(jù)。學(xué)校檔案記錄了學(xué)校組織工作和優(yōu)秀員工的工作經(jīng)歷，對檔案的管理和總結(jié)，可以更好地發(fā)掘?qū)W校精神，也是學(xué)校自身形象的一種建設(shè)，形成一種集體觀念。學(xué)校檔案中包含了很多的教學(xué)經(jīng)驗和成果，是教師們辛勤勞動的成果，也是教學(xué)水平整體體現(xiàn)。總之，學(xué)校檔案涉及到學(xué)校各個階段的成長歷程，是學(xué)校組織管理水平，教學(xué)水平、教學(xué)經(jīng)驗、教學(xué)成果的客觀記錄，一方面便于對學(xué)校的總結(jié)，形成學(xué)校自己的精神和價值觀。另一方面也為學(xué)校的改革提供信息支持，為學(xué)校更好的發(fā)展提供幫助。

隨著課改的深入進(jìn)行，學(xué)校檔案在管理上呈現(xiàn)了很多新的特點。首先，學(xué)校檔案的信息量越來越大，越來越復(fù)雜。主要的原因有兩點：一是學(xué)校教學(xué)活動涉及的內(nèi)容逐步增多，除了正常的教學(xué)活動外，現(xiàn)在學(xué)校增加了對學(xué)生實習(xí)、學(xué)生實訓(xùn)、實驗室管理、學(xué)生社會實踐等內(nèi)容，這些反應(yīng)教學(xué)過程和學(xué)生經(jīng)歷的文件需要集中管理；二是檔案在深度上有所增加。以往的檔案更多的是教學(xué)記錄，而現(xiàn)在的檔案除了反映學(xué)校管理的檔案以外，更多的關(guān)注了教學(xué)活動，包括各專業(yè)的建設(shè)、各專業(yè)導(dǎo)員的工作，以及一些學(xué)科的教學(xué)科研成果等等。學(xué)校檔案信息內(nèi)容越來越寬泛，越來越全面。其次，學(xué)校檔案信息的應(yīng)用更加多元化。以前學(xué)校的檔案是獨立出來的，主要是對檔案的保存，檔案信息的利用很少?，F(xiàn)在由于學(xué)校各項教學(xué)活動的需要，檔案信息占有非常重要的地位，需要對檔案信息進(jìn)行綜合利用，尤其是涉及學(xué)?？蒲?、學(xué)科建設(shè)、學(xué)生檔案信息資源等問題時，往往需要多個部門緊密配合?，F(xiàn)在學(xué)校開始走產(chǎn)學(xué)研結(jié)合的道路，需要更多與社會信息接觸，學(xué)校資源的開發(fā)利用涉及大量的檔案信息，也需要檔案信息的支持。對于學(xué)校檔案呈現(xiàn)的新特點，在檔案管理上必然要采取對應(yīng)的措施，保證檔案信息的擴(kuò)大，也要保障信息資源利用渠道的通暢。

2 規(guī)范學(xué)校檔案管理的措施

2.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的重視

檔案管理部門一直是學(xué)校的一個獨立部門，但是檔案管理也長期不受重視，被認(rèn)為是可有可無的部門。一方面檔案管理長期處于管理而不利用的境地，自然不受重視；另一方面檔案管理被認(rèn)為是沒有什么技術(shù)含量的工作，一般安排的都是老弱人員，也不受重視，很難得到提拔。這種局面主要是由于一些領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理造成的，因此，需要積極向?qū)W校闡述檔案管理的重要性，爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持，積極商討檔案資源的利用和信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理，發(fā)揮檔案資源的優(yōu)勢，服務(wù)學(xué)校管理，并將檔案管理設(shè)定為日常的工作項目。

2.2 完善管理的規(guī)章制度

任何工作都需要完善的規(guī)章制度作保障，檔案管理更是如此，要通過完善規(guī)章制度，嚴(yán)格工作流程，保證檔案管理的規(guī)范化、正規(guī)化和標(biāo)準(zhǔn)化。學(xué)校檔案管理工作由于不受重視，很多工作沒有嚴(yán)格的流程，也沒有規(guī)章制度，導(dǎo)致一些資料存檔出現(xiàn)問題。因此，今后要加強(qiáng)檔案管理部門規(guī)章制度的完善，嚴(yán)格要求工作流程?？梢耘c學(xué)校的其他部門進(jìn)行溝通，集思廣益，起草一些制度性的文件，在逐步的實施中進(jìn)行完善，廣泛聽取各部門的意見，保證檔案管理順利進(jìn)行的同時能夠服務(wù)其他部門。規(guī)章制度的建立和完善不是一日之功，需要循序漸進(jìn)逐步完善，切勿一步到位，可以借鑒其他單位的，然后在廣泛的意見之上進(jìn)行完善。

2.3 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

由于不被重視，檔案管理人員在選拔上一直都是領(lǐng)導(dǎo)安排，而且很少對工作人員的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)提出要求。由于部門沒有激勵機(jī)制，員工的不到升遷機(jī)會，很少有員工主動提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。因此，一方面盡快完善部門的激勵機(jī)制，另一方面采取措施提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。目前提高業(yè)務(wù)素質(zhì)主要有兩個措施，一是對員工進(jìn)行培訓(xùn)，立竿見影；二是提高選拔要求，引進(jìn)具有專業(yè)技能的人員，提高部門的管理水平。尤其是現(xiàn)在檔案管理越來越信息化和網(wǎng)絡(luò)化，引進(jìn)具有專業(yè)技術(shù)的人才成為必然選擇。通過這些措施，努力打造一支業(yè)務(wù)精良，具有專業(yè)技能的高素質(zhì)檔案管理隊伍。

2.4 更新檔案管理的設(shè)備

學(xué)校要搞好檔案管理工作，設(shè)備設(shè)施建設(shè)尤為關(guān)鍵，因為齊全的設(shè)施是做好檔案管理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。學(xué)校一定要把檔案設(shè)備設(shè)施建設(shè)作為校園基本建設(shè)的一項重要內(nèi)容，根據(jù)學(xué)校規(guī)模和經(jīng)濟(jì)狀況設(shè)置檔案管理辦公室。管理過程中所需的防盜、防潮、防霉、防蛀、防火（消防）、調(diào)溫和通風(fēng)等設(shè)施，盡可能做到“三室分開”，即檔案庫房、工作人員的辦公室與檔案借閱室分開，至少要做到檔案庫房獨立。對于音像、實物等特殊而有長期保存價值的檔案，確保它們的保存質(zhì)量。

2.5 加強(qiáng)檔案資源的開發(fā)利用

學(xué)校檔案管理的初衷和歸宿是它的服務(wù)價值，利用它來正確指導(dǎo)學(xué)校教育教學(xué)各方面工作的發(fā)展和進(jìn)步。因此，在檔案管理過程中，切不可流于形式，整理一些毫無價值的劣質(zhì)檔案，也不能將大批優(yōu)質(zhì)檔案資料塵封在檔案庫中。為了充分發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視教職工用檔意識的培養(yǎng)，讓大家認(rèn)識到，正確用檔就是在提升自我素質(zhì)和提高工作效益，就是在為學(xué)校的進(jìn)步發(fā)展做貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1] 黃雪微.縣直屬學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀及對策[J].浙江檔案，2004（5）.

第2篇

論文摘要：學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校各項評估工作的重要內(nèi)容，加快中職學(xué)校檔案管理工作發(fā)展的步伐以適應(yīng)新形勢的發(fā)展相當(dāng)重要。

學(xué)校檔案管理工作是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，是學(xué)校各項評估工作的重要內(nèi)容。目前，中職學(xué)校正面臨著重大的變革，作為中職學(xué)校工作重要組成部分的檔案工作也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，那么，如何適應(yīng)新形勢，加快中職學(xué)校檔案工作發(fā)展的步伐呢？筆者根據(jù)《檔案法》的要求，結(jié)合自身的學(xué)習(xí)和工作體會，就如何做好中職學(xué)校的檔案管理工作探討如下。

1.中等專業(yè)學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀分析

1.1領(lǐng)導(dǎo)不夠重視

就目前的學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀來看，大部分學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的認(rèn)識較為膚淺，對加強(qiáng)檔案管理的重要性認(rèn)識不足，沒有意識到檔案對教育事業(yè)的促進(jìn)作用，認(rèn)為學(xué)校不是什么政府職能部門，檔案管理沒必要也不可能要求得那么嚴(yán)格。

1.2檔案管理人員缺乏，素質(zhì)較低

專業(yè)的檔案管理人員缺乏，現(xiàn)有的檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低下是中等專業(yè)學(xué)校普遍存在的問題。有的中專學(xué)校的檔案管理人員只有一個人，而且是臨時配備的。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業(yè)出身的或者不經(jīng)過培訓(xùn)就上崗，不具備最基本的檔案管理業(yè)務(wù)知識。檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高，專（兼）職檔案員缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，對檔案工作的分類、歸檔、整理、保管、利用等未能很好掌握，很難使檔案工作走上規(guī)范化。

1.3檔案信息載體結(jié)構(gòu)單一

目前中等專業(yè)學(xué)校檔案館（室）的管理方式陳舊落后，有些還是手工作業(yè)，文件立卷歸檔后，檔案工作人員還需對其進(jìn)行加工，如調(diào)整與編目。這種機(jī)械的手工抄寫，不僅重復(fù)性勞動工作量大、時間長、速度慢，同時也極大地限制了檔案的處理速度。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無暇顧及對某些有價值的檔案資料進(jìn)行有效地開發(fā)利用，查閱檔案也因管理方式落后，案卷調(diào)動頻繁，而造成磨損嚴(yán)重，且檢索速度慢，查找準(zhǔn)確率低、查全率低。

1.4收集資料不夠完整

外出參加會議的人員不會主動把會議文件交給檔案人員歸檔，而檔案人員對學(xué)校外派人員參加會議的情況不了解造成了會議文件未能及時歸檔。某些教師對教學(xué)檔案的歸檔持抵觸態(tài)度，認(rèn)為教案、自編講義等材料是自己在教學(xué)過程中取得的成果，屬于私有財產(chǎn)，若經(jīng)檔案部門歸檔后就會成為公有財產(chǎn)，容易抹殺個人的成績，并且再利用時借用手續(xù)繁瑣，還是自己保管放心、方便。

1.5硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)

有的不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，檔案材料隨處散放，造成極大隱患。檔案保管設(shè)備不齊全，大部分學(xué)校檔案保管箱是20世紀(jì)七八十年代購置的，個別學(xué)校仍用木頭箱，很不規(guī)范，影響保管使用效果。

2．加強(qiáng)中等專業(yè)學(xué)校檔案管理工作的對策

2.1提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化檔案管理意識，建立和完善科學(xué)的檔案管理機(jī)制提高和增強(qiáng)學(xué)校全體員工對檔案工作重要性的認(rèn)識，是搞好學(xué)校檔案工作的先決條件。這就要求我們要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，深入進(jìn)行檔案法律知識的學(xué)習(xí)和宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)干部和全體師生員工都認(rèn)識到學(xué)校檔案工作的重要意義，樹立和增強(qiáng)全民的檔案意識，堅決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實用主義短期行為。扎扎實實地搞好學(xué)校檔案工作，建立起嚴(yán)密并切實可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。其次要加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自過問檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實際問題，促使學(xué)校檔案工作跟上當(dāng)今新形勢教育教學(xué)改革的步伐。要按上級檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機(jī)構(gòu)，集中統(tǒng)一管理全校的文書、教育教學(xué)、設(shè)備、基建、會計、學(xué)籍、團(tuán)隊等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應(yīng)確定一名兼職檔案工作人員，負(fù)責(zé)收集和職能管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學(xué)校的各種資料齊全完整。

2.2加強(qiáng)人員配備，搞好檔案實施建設(shè)

為了不使那些奠基性材料缺失，學(xué)校教學(xué)檔案要實行統(tǒng)一保存和科學(xué)管理，首先要配備一名思想好、責(zé)任心強(qiáng)、熟悉學(xué)校工作、懂得職教辦學(xué)規(guī)律、有較好的政治素質(zhì)和較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的同志來負(fù)責(zé)，健全工作人員崗位責(zé)任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料報關(guān)保密制度，嚴(yán)格按規(guī)章辦事。其次，硬件建設(shè)是提高檔案水平的基礎(chǔ)，同時也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。要專門設(shè)立檔案室，教學(xué)檔案按文書類、教學(xué)類、學(xué)籍類、聲類分別設(shè)櫥，配備六防（防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠咬）實施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。2.3加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高現(xiàn)代化管理水平

檔案信息化建設(shè)是社會信息化發(fā)展不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代檔案工作的基礎(chǔ)，是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。首先觀念現(xiàn)代化，即要正確確立中等專業(yè)學(xué)校檔案是重要的信息資源這一重要觀念。其次在具體管理上要與時俱進(jìn)，要正確確立中等專業(yè)學(xué)校檔案管理的理念，制訂一整套科學(xué)嚴(yán)密的與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的管理體系和運行機(jī)制。第三，檔案管理中實現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化，即采用計算機(jī)、傳真機(jī)和信息檢索終端等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。

2.4加強(qiáng)檔案的收集和整理

學(xué)校檔案工作應(yīng)堅持“以我為主”的立卷歸檔原則，著重收集本單位形成的文件材料，上級針對本單位制發(fā)的文件材料，本單位公務(wù)活動形成的重要會議材料、協(xié)議書、勞動工資等方面的材料。文件材料收集齊全后，要根據(jù)不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。

建立健全學(xué)校檔案，實行檔案管理，有利于對學(xué)校的正確評估，有利于對教師和學(xué)生的全面考核，有利于查找和使用歷史資料，有利于學(xué)校進(jìn)行科學(xué)管理，有利于提高教育教學(xué)質(zhì)量，只要努力把學(xué)校檔案建好、管好、用好，就一定能把學(xué)校辦出成績，辦出特色，辦出水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]王莉.談高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)[J]鎮(zhèn)江高專學(xué)報2003,16(4).

[2]劉索珍.中職學(xué)校教學(xué)檔案管理工作初探[J]衛(wèi)生職業(yè)教育2005（17）.

[3]代利利.加強(qiáng)學(xué)校檔案管理[J]阜陽師范學(xué)院學(xué)報2005（5）.

第3篇

［關(guān)鍵詞］中專；電子檔案管理；方法

［中圖分類號］G717［文獻(xiàn)標(biāo)志碼］A［文章編號］2096-0603（2015）29-0149-01

中專學(xué)校的持續(xù)發(fā)展過程中檔案管理工作的重要性不言而喻。過去部分學(xué)校在檔案管理工作中采用較落后的方式，現(xiàn)今電子檔案管理的應(yīng)用越來越引起中專學(xué)校的重視。

一、電子檔案管理的意義

檔案是人們生活活動的記載資料，具有十分重要的意義，檔案的保管方法隨著人類進(jìn)步的腳步不斷變更。部分中專學(xué)校采用的仍舊是傳統(tǒng)的檔案管理模式，然而伴隨計算機(jī)技術(shù)的廣泛運用，檔案的保管辦法已經(jīng)產(chǎn)生了巨大的變革，中專學(xué)校的檔案管理應(yīng)擺脫傳統(tǒng)的方式，采用先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行代替，擴(kuò)大檔案的保存領(lǐng)域。電子檔案管理實現(xiàn)資源的共享，信息化的應(yīng)用可以提供海量存儲功能，資源共享功能和跨地域檢索功能的實際應(yīng)用將使得中專院校內(nèi)的檔案保存工作上升到新的水準(zhǔn)。

二、保障中專檔案管理中實行電子檔案管理的安全性

中專學(xué)校應(yīng)提升相關(guān)設(shè)備設(shè)施的安全性能，控制電子檔案管理的專一性，對于該系統(tǒng)要進(jìn)行有規(guī)劃性的科學(xué)升級，對電子檔案進(jìn)行專項化的維護(hù)整理，控制設(shè)施設(shè)備的良好穩(wěn)定運行。對于重要的檔案信息進(jìn)行必要的備份管理，防止發(fā)生意外狀況時造成嚴(yán)重的損失。系統(tǒng)內(nèi)部可以進(jìn)行防火墻工作模式，通過系統(tǒng)殺毒、網(wǎng)絡(luò)體檢、指紋鑒定等多種科技手段提高系統(tǒng)運行的安全性，最大化地防止電子信息的流失和被盜取。控制電子檔案管理的信息安全性是將電子檔案管理引入中專學(xué)校檔案管理中的重要基礎(chǔ)和前提。

三、建立完善的規(guī)定細(xì)則，促進(jìn)中專電子檔案管理的規(guī)范化

中專學(xué)校內(nèi)部應(yīng)該建立一套完整的管理方案，構(gòu)建具體的使用細(xì)則和規(guī)章，讓檔案管理工作逐漸向系統(tǒng)化規(guī)范化的方向不斷發(fā)展。首先對于該部門的工作人員要保證其能力水平。聘用專業(yè)化的技術(shù)工作人員進(jìn)行日常管理工作，提升工作人員的安全保密意識，保證自身的職業(yè)道德水準(zhǔn)，熟悉地操作相關(guān)電子系統(tǒng)運行流程，實行靈活的管理，最大化地體現(xiàn)電子系統(tǒng)的便捷性和先進(jìn)性。

四、提高學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對電子檔案管理的認(rèn)識

檔案信息的性質(zhì)是保持歷史信息，不能直接為學(xué)校創(chuàng)造明顯的利益價值，管理要求迫切且程度較低，許多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)無法認(rèn)識到檔案管理的重要程度。部分中專學(xué)校的檔案管理數(shù)字化設(shè)備條件不足，部門內(nèi)部缺乏相關(guān)專業(yè)人才。面對如此狀況，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)首先要改變傳統(tǒng)的思想，部門檔案管理人員首先應(yīng)進(jìn)行電子管理相關(guān)方面的學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)，明白檔案數(shù)字化管理的先進(jìn)性，積極向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提出建議和想法，主動將現(xiàn)代化科技與檔案管理相結(jié)合，進(jìn)行反饋并提出可行的解決辦法，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極聽取相關(guān)專業(yè)人士的建議，理解電子檔案管理對于學(xué)校的文化發(fā)展和學(xué)生老師各級人員的重要性，提供相應(yīng)的支持方法。從領(lǐng)導(dǎo)層做出相應(yīng)的政策決定，提供資金和硬件設(shè)施方面的基礎(chǔ)保障，加大對檔案電子管理的重視度，加大人才投入力度和資金投入力度，從根本上改變傳統(tǒng)的檔案管理部門的地位。

五、提升中專學(xué)校的硬件軟件設(shè)備管理水平

電子檔案管理工作由于實現(xiàn)了信息的高速傳遞及大量存儲，這些都要依靠現(xiàn)代化電子技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步。在實行電子檔案管理工作中不斷實行技術(shù)的研究工作，提高學(xué)校內(nèi)部的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理水平。選擇合適電子檔案管理的安全性軟件和設(shè)備，根據(jù)學(xué)校內(nèi)部的實際情況對相關(guān)技術(shù)人員制訂電子管理的計劃，提出具體的實施方案。詳細(xì)規(guī)定包括其具體需要的硬件設(shè)備需求，相關(guān)設(shè)備的購買要依據(jù)經(jīng)濟(jì)情況量力而行，確保所購買東西的實際應(yīng)用性和完整性，保證設(shè)備的整體實用性?？偠灾袑W(xué)校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提升對電子檔案管理的認(rèn)識，加大部門專業(yè)化人才的培養(yǎng)力度，檔案管理人員運用先進(jìn)技術(shù)的科學(xué)規(guī)劃，加強(qiáng)檔案管理準(zhǔn)備工作，共同努力把握檔案數(shù)字化管理的總體方向，提升中專學(xué)校的綜合文化競爭力。

參考文獻(xiàn)：

第4篇

一、中專學(xué)校電子檔案管理現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，根據(jù)電子檔案管理實際的發(fā)展情況來看，其自身存在以下幾個方面的特征：

（一）工作過量

立足于中專學(xué)校自身發(fā)展的需求來看，每年都會有大量的應(yīng)屆畢業(yè)生和新生的檔案變化，檔案變動的單位以千萬進(jìn)行衡量;同時，會出現(xiàn)部分學(xué)生選擇出國留學(xué)，或是直接就業(yè)的情況，增加了檔案管理的難度;另外還存在許多跨地域的檔案變動，以及相應(yīng)的維護(hù)、保存等方面，都需要投入大量的人力、物力與財力，導(dǎo)致了檔案管理的工作過量。

（二）信息化水平過低

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，電子檔案管理的科技水平也要求得到相應(yīng)的提高。科學(xué)技術(shù)的便捷性、有效性，在實際的檔案管理過程中卻沒有很好的體現(xiàn)，也無法發(fā)揮它的高效性。大部分中專學(xué)校仍然采取的是紙質(zhì)的檔案管理方法，這種傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無法滿足學(xué)校的需求。目前，中專學(xué)校的電子檔案管理還在初步發(fā)展階段，有關(guān)管理人員還不能全面了解電子檔案管理的重要性、便捷性，還不能靈活使用電子檔案管理，無法發(fā)揮它的作用性。

（三）變動量過于頻繁

中專學(xué)校每一年都會有大量的學(xué)生畢業(yè)或是入學(xué)，就這樣的情況來看，具有很強(qiáng)的流動性，因此檔案需要不斷的輸入或輸出，過于頻繁。

這些都是電子檔案管理的現(xiàn)狀，也是降低其高效性的主要原因。

二、電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校檔案管理中的有效措施

根據(jù)電子檔案管理自身自身發(fā)展的特點，以及在中專學(xué)校中的應(yīng)用，可以從以下幾個方面入手：

（一）保證電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校中的安全性

第一，提高存儲設(shè)備的安全性能，保證電子檔案管理的專一性，及時進(jìn)行在線升級，定期對電子檔案進(jìn)行護(hù)理，保持存儲設(shè)備的穩(wěn)定性;第二，及時對檔案信息進(jìn)行更新備份，避免發(fā)生檔案丟失不能找回的情況;第三，開啟防火墻模式，進(jìn)行指紋識別、身份鑒定、閃電殺毒、全面體檢，切實提高電子檔案管理在使用過程中的安全性，保證電子信息不會再輸送時發(fā)生丟失或被盜取的情況。保證電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校中的安全性，要不斷強(qiáng)化科學(xué)技術(shù)，及時更新升級，提高電子檔案管理的安全性能。

（二）建立健全規(guī)章制度，使中專電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展

建立健全有關(guān)規(guī)章制度，推動中專學(xué)校電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展。首先，要提高有關(guān)管理人員的專業(yè)水平，強(qiáng)化其安全使用意識，幫助其樹立正確的職業(yè)道德思想，讓他們?nèi)嬲J(rèn)識到電子檔案管理的重要性，并能熟練掌握電子檔案管理的操作流程，從而能夠靈活使用電子檔案管理，充分發(fā)揮它的作用;其次，在電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校的過程中，要充分考慮到學(xué)校自身的發(fā)展?fàn)顩r，建立健全有關(guān)規(guī)章制度。諸如，信息加密措施、檔案總結(jié)制度、身份識別制度等，保證電子檔案管理的安全性;再次，在實際的操作過程中，要完善電子檔案管理的使用制度，推動電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展，對其存儲類型、使用方法進(jìn)行統(tǒng)一的管理，對存儲、操作、處理等各個流程中進(jìn)行規(guī)范化的管理，盡量在電子檔案轉(zhuǎn)變的過程中，避免發(fā)生信息泄露、文件損壞等現(xiàn)象，堅決不允許在電子檔案管理的過程中，出現(xiàn)缺陷。與此同時，要保證信息檢索與文件加密、檔案管理同步進(jìn)行。

（三）強(qiáng)化電子檔案管理所需設(shè)備，提高對中專學(xué)校的軟件、硬件管理

電子檔案管理自身的特殊性，要求其信息傳遞、存儲內(nèi)存都取決于現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)。由此，要能夠全面提高電子檔案管理的高效性，就要求不斷提高科學(xué)技術(shù)，加強(qiáng)計算機(jī)研究，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。同時，要研發(fā)出適合電子檔案管理存儲的軟件，和具有安全性能的信息加密軟件，使電子檔案管理向高效性、安全性發(fā)展。一方面，要將電子檔案中的信息進(jìn)行備份，可以采取刻錄成光盤的形式;另一方面，選用先進(jìn)化的電子檔案信息管理系統(tǒng)，并完善相關(guān)安全保護(hù)制度，提高電子檔案管理的安全性。要將安全管理落實實際的操作過程中，及時更新軟件，保證中專學(xué)校電子檔案管理的安全發(fā)展。

（四）強(qiáng)化中專學(xué)校電子檔案管理操作人員的專業(yè)水平

中專學(xué)校電子檔案管理的操作人員，要求了解相關(guān)的檔案管理知識，具備一定的專業(yè)技能，能夠熟練操作電子檔案管理。中專學(xué)校要對電子檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，切實加強(qiáng)他們的操作技能，把握電子檔案管理的實際要求，促進(jìn)他們發(fā)展成為合格的電子檔案管理人員。對電子檔案管理操作人員的培訓(xùn)，既能采取長期培訓(xùn)的方法，也能進(jìn)行短期內(nèi)的集中訓(xùn)練。

第5篇

實行學(xué)生檔案的目標(biāo)管理,就是把學(xué)生檔案的重點轉(zhuǎn)化為目標(biāo)值,提出完成目標(biāo)的時間、措施、責(zé)任人,把工作落到實處。制定學(xué)生檔案管理目標(biāo)是實行檔案目標(biāo)管理最基礎(chǔ)的工作,為了使所制定的目標(biāo)科學(xué)、合理、操作性強(qiáng),我們在制定管理目標(biāo)時,要做到檔案目標(biāo)管理的要求與日常工作相結(jié)合。

(1)抓好學(xué)生檔案資料的收集工作。必須做到檔案資料收集的齊全、完整,它是學(xué)生檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié),是集中統(tǒng)一管理學(xué)生檔案的重要內(nèi)容和首要措施,學(xué)校各職能部門要積極配合。過去,我們由于歸檔制度的不健全及其它原因,部分學(xué)生檔案資料不按照規(guī)定及時歸檔、移交而散失在個人手中,而職能部門的人員又在不斷變動,造成一部分學(xué)生檔案資料的遺失和損壞。針對這些情況,學(xué)校制定了切實可行的工作目標(biāo)以及完成目標(biāo)的措施并落實到人,對那些在日常工作中形成的學(xué)生檔案資料不保存、不移交的個人及職能部門與學(xué)校年終評比表彰,年度考核掛起鉤來。由于目標(biāo)明確,措施得力,責(zé)任分明,各職能部門認(rèn)真對待,學(xué)生檔案資料的收集工作收效顯著,確保了學(xué)生檔案資料的信息完整。

(2)認(rèn)真審定收集到的檔案資料的質(zhì)量。無論是紙質(zhì)的還是電子的檔案資料,要嚴(yán)把檔案的書寫質(zhì)量關(guān)。對移交的檔案資料看是否按要求書寫;認(rèn)真檢查檔案資料的完整情況;查歸檔的資料是否缺少附件;查照片、聲像檔案是否有文字說明;查注重批示的是否有領(lǐng)導(dǎo)簽名;查各種呈報審批表是否有審批機(jī)關(guān)簽字蓋章等,杜絕把不符合要求的檔案資料歸入檔案室。

(3)切實做好檔案資料的保密工作。做到不隨意堆放,隨意亂借。只有做好了學(xué)生檔案資料的收集、整理、編研工作,才能查找方便,進(jìn)一步提高檔案資料的利用率,提高工作效率,更好的為學(xué)校的學(xué)生管理工作服務(wù),為教學(xué)工作服務(wù)。

2學(xué)生檔案整理的思路和方法

作為中職教育學(xué)校,要根據(jù)中等職業(yè)教育的特點的要求,在做好學(xué)生檔案資料收集工作的基礎(chǔ)上,按照一定的原則和方法,將處于零散和需要進(jìn)一步條理化的檔案,進(jìn)行基本的分類、組合、排列與編目,組成有序體系的過程,是檔案整理工作中的一個重要而且相對獨立的工作環(huán)節(jié),不經(jīng)過整理,任何檔案都無法進(jìn)行有效的保管,更無法進(jìn)行有效的利用。它還包括對檔案文件的內(nèi)容真?zhèn)蔚蔫b別,對檔案內(nèi)容客觀性的考證。通過檔案的整理,可以進(jìn)一步了解的檢查檔案收集工作的質(zhì)量,促進(jìn)檔案的收集工作;才能便于檔案的保管,便于維護(hù)檔案的完整與安全。只有把檔案組成條理化的系統(tǒng),才能客觀地反映出各種活動的本來面貌,便于開發(fā)利用檔案的信息資源,發(fā)揮檔案的利用價值。

3學(xué)生檔案分類的模式

中職教育學(xué)校的特點構(gòu)成了內(nèi)容豐富、形式多樣、價值珍貴的學(xué)生檔案內(nèi)容。現(xiàn)將我校的學(xué)生檔案分類作如下介紹。

3.1學(xué)籍檔案類

學(xué)生學(xué)籍檔案是學(xué)校在招生錄取工作中,經(jīng)過市教育局職業(yè)教育和成人教育科、市招生委員會辦公室和湖北省教育廳職業(yè)教育與成人教育處、湖北省高等學(xué)校招生委員會辦公室審核,具有法律效力。它包括學(xué)生的姓名、性別、身份證號、出生年月、畢業(yè)學(xué)校、報名號、考試成績、學(xué)號、所學(xué)專業(yè)、學(xué)制、籍貫、入學(xué)年月等。

3.2學(xué)生基本信息檔案

學(xué)生信息檔案是指通過招生錄取工作學(xué)生入校后,按照學(xué)生在校期間管理的要求,依據(jù)招生錄取名冊上學(xué)生的信息資料,制作學(xué)生卡片并填寫相關(guān)的基本信息。除招生錄取名冊上的信息外,它還包括家長姓名、詳細(xì)通訊地址、民族、文化程度、政治面貌、所在班級、本人學(xué)習(xí)及工作經(jīng)歷、家庭經(jīng)濟(jì)狀況、聯(lián)系電話等。

3.3學(xué)生學(xué)習(xí)成績檔案

它包括學(xué)生在校期間的各學(xué)科專業(yè)理論學(xué)習(xí)考試成績、社會實踐及實習(xí)成績、專業(yè)實驗課成績、專業(yè)技能操作成績及年度“三好學(xué)生”、“學(xué)習(xí)標(biāo)兵”、“學(xué)習(xí)積極分子”表彰的文件等。

3.4貧困生、中職生資助檔案

包括政府關(guān)于貧困生、中職生資助的有關(guān)文件,國家助學(xué)金個人申請表,身份證及戶口簿復(fù)印件,學(xué)生公示資料,公式結(jié)果匯報材料,助學(xué)金發(fā)放簽名名冊等。

3.5學(xué)生考勤管理檔案

以學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、中層干部行政值班記錄、學(xué)生科值班記錄、班務(wù)日志及班主任工作日志為依據(jù),做好學(xué)生的考勤管理工作。包括學(xué)生在校期間病、事假記載,遲到、曠課記載,住讀生晚間查寢記載等。

第6篇

科學(xué)技術(shù)的日新月異給社會生活帶來豐厚的回報。計算機(jī)自應(yīng)用以來，在各個領(lǐng)域都發(fā)揮出積極的作用。計算機(jī)引領(lǐng)了信息化社會的發(fā)展，信息化進(jìn)步豐富了計算機(jī)的使用功能。檔案管理是學(xué)校日常管理中的主要工作，檔案管理對于學(xué)校的發(fā)展建設(shè)具有重要意義。信息化的檔案管理是檔案工作今后的發(fā)展方向。

二、學(xué)校檔案實現(xiàn)信息化管理的優(yōu)勢

（一）檔案信息化有利于學(xué)校檔案信息的全面記錄。學(xué)校檔案受教學(xué)活動的影響，檔案管理中，需要處理很多文字資料、圖片資料和視頻影響等材料。信息化管理中將紙質(zhì)材料與電子版材料統(tǒng)一起來，使查閱者在尋找資料時，能夠第一時間找到所需的資料。信息化系統(tǒng)存儲范圍大、處理迅速、保存時間長，這樣就會給檔案資料更加穩(wěn)定的保存狀態(tài)。

（二）檔案信息化有利于培養(yǎng)學(xué)校檔案管理的專業(yè)性人才。學(xué)校檔案工作在當(dāng)前的很多學(xué)校中，都是由教師或者職工來擔(dān)任，檔案工作實際上是一項專業(yè)性質(zhì)很強(qiáng)的工作。但是，在實際工作中，管理的不到位、不均衡，影響了檔案管理的質(zhì)量。檔案信息化管理模式的實施，使學(xué)校檔案管理人員必須要進(jìn)行一定的學(xué)習(xí)，才能夠掌握檔案管理的方法，這就會從專業(yè)學(xué)習(xí)方面硬性的加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)，提高學(xué)校檔案管理的整體水平。

（三）檔案管理信息化有利于學(xué)?？焖俳n案服務(wù)“綠色窗口”。學(xué)校檔案管理的傳統(tǒng)方法就是運用信息檢索的方式，進(jìn)行資料查詢，這樣不僅不準(zhǔn)確，而且經(jīng)常會耽誤查閱者和工作者大量的時間，查閱效率很低。信息化管理能夠運用計算機(jī)技術(shù)，建立檔案查詢系統(tǒng)，通過輸入一定的提示字母，就能夠按照系統(tǒng)中設(shè)置的專業(yè)分類，迅速找到所要查找的信息。根據(jù)系統(tǒng)化的檔案管理，可以建立檔案查閱的綠色窗口，使學(xué)校內(nèi)部和學(xué)校外部，都能夠?qū)崿F(xiàn)信息的共享。

三、學(xué)校實現(xiàn)檔案信息化管理的方式

（一）增加基礎(chǔ)設(shè)備，提供信息化管理的硬件配備。學(xué)校檔案管理引入信息化管理理念，是檔案管理的升級，也是學(xué)校管理方式的發(fā)展。實現(xiàn)信息化管理要從基礎(chǔ)做起，要以客觀和主觀條件的雙重進(jìn)步作為衡量標(biāo)準(zhǔn)。信息化管理不是單純的計算機(jī)管理，而是將學(xué)校檔案管理納入到現(xiàn)代化的管理模式中，從根本上更新檔案管理的方式和手段。檔案管理信息化是以計算機(jī)設(shè)備為基礎(chǔ)條件，以計算機(jī)系統(tǒng)為操作平臺。這樣就要學(xué)校要實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)實，要投入必要的基礎(chǔ)設(shè)備，增加計算機(jī)設(shè)備的規(guī)模和層次，引進(jìn)先進(jìn)的管理系統(tǒng)。設(shè)計管理系統(tǒng)要以學(xué)校的實際工作為藍(lán)本，建立學(xué)校檔案管理的特殊化要求。

（二）建立規(guī)范的管理體制，強(qiáng)化檔案管理體系。信息化管理的管理機(jī)制尤為重要，學(xué)校要根據(jù)自身教學(xué)管理模式，建立符合需要的檔案管理辦法，制定檔案管理制度，完善檔案管理的流程和技術(shù)規(guī)范，制定一定的安全措施，對檔案的瀏覽權(quán)限要有明確的規(guī)定，防止檔案信息泄露，避免檔案工作方式不當(dāng)帶來的損害。檔案管理體系需要學(xué)校的各個部門都能給予協(xié)助，在檔案的使用過程和歸檔工作上，嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)定，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，保障檔案管理工作的程序，提高管理效率。檔案管理要實現(xiàn)規(guī)范化、專業(yè)化、科學(xué)化管理體系，規(guī)章制度的完整是重要條件。

（三）提高檔案人員管理技能，加強(qiáng)專業(yè)性培訓(xùn)。檔案工作是為學(xué)校建設(shè)服務(wù)的，因此，檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)就是能夠為學(xué)校提供更直接、更簡捷的服務(wù)。信息化檔案管理依托于現(xiàn)代化的技術(shù)，而檔案管理工作中，人為操作還是占據(jù)主導(dǎo)地位。提高檔案人員的管理技能，對于檔案管理工作非常重要。學(xué)校要定期或者不定期對檔案管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)，加強(qiáng)管理人員的檔案知識和計算機(jī)知識水平，同時，提高檔案管理人員的責(zé)任心，保證檔案管理工作能夠維持在規(guī)范運行的模式中。

四、結(jié)語

第7篇

論文摘要：學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校各項評估工作的重要內(nèi)容，加快中職學(xué)校檔案管理工作發(fā)展的步伐以適應(yīng)新形勢的發(fā)展相當(dāng)重要。

學(xué)校檔案管理工作是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，是學(xué)校各項評估工作的重要內(nèi)容。目前，中職學(xué)校正面臨著重大的變革，作為中職學(xué)校工作重要組成部分的檔案工作也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，那么，如何適應(yīng)新形勢，加快中職學(xué)校檔案工作發(fā)展的步伐呢？筆者根據(jù)《檔案法》的要求，結(jié)合自身的學(xué)習(xí)和工作體會，就如何做好中職學(xué)校的檔案管理工作探討如下。

1.中等專業(yè)學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀分析

1.1領(lǐng)導(dǎo)不夠重視

就目前的學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀來看，大部分學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的認(rèn)識較為膚淺，對加強(qiáng)檔案管理的重要性認(rèn)識不足，沒有意識到檔案對教育事業(yè)的促進(jìn)作用，認(rèn)為學(xué)校不是什么政府職能部門，檔案管理沒必要也不可能要求得那么嚴(yán)格。

1.2檔案管理人員缺乏，素質(zhì)較低

專業(yè)的檔案管理人員缺乏，現(xiàn)有的檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低下是中等專業(yè)學(xué)校普遍存在的問題。有的中專學(xué)校的檔案管理人員只有一個人，而且是臨時配備的。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業(yè)出身的或者不經(jīng)過培訓(xùn)就上崗，不具備最基本的檔案管理業(yè)務(wù)知識。檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高，專（兼）職檔案員缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，對檔案工作的分類、歸檔、整理、保管、利用等未能很好掌握，很難使檔案工作走上規(guī)范化。

1.3檔案信息載體結(jié)構(gòu)單一

目前中等專業(yè)學(xué)校檔案館（室）的管理方式陳舊落后，有些還是手工作業(yè)，文件立卷歸檔后，檔案工作人員還需對其進(jìn)行加工，如調(diào)整與編目。這種機(jī)械的手工抄寫，不僅重復(fù)性勞動工作量大、時間長、速度慢，同時也極大地限制了檔案的處理速度。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無暇顧及對某些有價值的檔案資料進(jìn)行有效地開發(fā)利用，查閱檔案也因管理方式落后，案卷調(diào)動頻繁，而造成磨損嚴(yán)重，且檢索速度慢，查找準(zhǔn)確率低、查全率低。

1.4收集資料不夠完整

外出參加會議的人員不會主動把會議文件交給檔案人員歸檔，而檔案人員對學(xué)校外派人員參加會議的情況不了解造成了會議文件未能及時歸檔。某些教師對教學(xué)檔案的歸檔持抵觸態(tài)度，認(rèn)為教案、自編講義等材料是自己在教學(xué)過程中取得的成果，屬于私有財產(chǎn)，若經(jīng)檔案部門歸檔后就會成為公有財產(chǎn)，容易抹殺個人的成績，并且再利用時借用手續(xù)繁瑣，還是自己保管放心、方便。

1.5硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)

有的不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，檔案材料隨處散放，造成極大隱患。檔案保管設(shè)備不齊全，大部分學(xué)校檔案保管箱是20世紀(jì)七八十年代購置的，個別學(xué)校仍用木頭箱，很不規(guī)范，影響保管使用效果。

2．加強(qiáng)中等專業(yè)學(xué)校檔案管理工作的對策

2.1提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化檔案管理意識，建立和完善科學(xué)的檔案管理機(jī)制提高和增強(qiáng)學(xué)校全體員工對檔案工作重要性的認(rèn)識，是搞好學(xué)校檔案工作的先決條件。這就要求我們要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，深入進(jìn)行檔案法律知識的學(xué)習(xí)和宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)干部和全體師生員工都認(rèn)識到學(xué)校檔案工作的重要意義，樹立和增強(qiáng)全民的檔案意識，堅決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實用主義短期行為。扎扎實實地搞好學(xué)校檔案工作，建立起嚴(yán)密并切實可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。其次要加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自過問檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實際問題，促使學(xué)校檔案工作跟上當(dāng)今新形勢教育教學(xué)改革的步伐。要按上級檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機(jī)構(gòu)，集中統(tǒng)一管理全校的文書、教育教學(xué)、設(shè)備、基建、會計、學(xué)籍、團(tuán)隊等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應(yīng)確定一名兼職檔案工作人員，負(fù)責(zé)收集和職能管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學(xué)校的各種資料齊全完整。

2.2加強(qiáng)人員配備，搞好檔案實施建設(shè)

為了不使那些奠基性材料缺失，學(xué)校教學(xué)檔案要實行統(tǒng)一保存和科學(xué)管理，首先要配備一名思想好、責(zé)任心強(qiáng)、熟悉學(xué)校工作、懂得職教辦學(xué)規(guī)律、有較好的政治素質(zhì)和較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的同志來負(fù)責(zé)，健全工作人員崗位責(zé)任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料報關(guān)保密制度，嚴(yán)格按規(guī)章辦事。其次，硬件建設(shè)是提高檔案水平的基礎(chǔ)，同時也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。要專門設(shè)立檔案室，教學(xué)檔案按文書類、教學(xué)類、學(xué)籍類、聲類分別設(shè)櫥，配備六防（防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠咬）實施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。2.3加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高現(xiàn)代化管理水平

檔案信息化建設(shè)是社會信息化發(fā)展不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代檔案工作的基礎(chǔ)，是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。首先觀念現(xiàn)代化，即要正確確立中等專業(yè)學(xué)校檔案是重要的信息資源這一重要觀念。其次在具體管理上要與時俱進(jìn)，要正確確立中等專業(yè)學(xué)校檔案管理的理念，制訂一整套科學(xué)嚴(yán)密的與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的管理體系和運行機(jī)制。第三，檔案管理中實現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化，即采用計算機(jī)、傳真機(jī)和信息檢索終端等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。

2.4加強(qiáng)檔案的收集和整理

學(xué)校檔案工作應(yīng)堅持“以我為主”的立卷歸檔原則，著重收集本單位形成的文件材料，上級針對本單位制發(fā)的文件材料，本單位公務(wù)活動形成的重要會議材料、協(xié)議書、勞動工資等方面的材料。文件材料收集齊全后，要根據(jù)不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。

建立健全學(xué)校檔案，實行檔案管理，有利于對學(xué)校的正確評估，有利于對教師和學(xué)生的全面考核，有利于查找和使用歷史資料，有利于學(xué)校進(jìn)行科學(xué)管理，有利于提高教育教學(xué)質(zhì)量，只要努力把學(xué)校檔案建好、管好、用好，就一定能把學(xué)校辦出成績，辦出特色，辦出水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]王莉.談高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)[J]鎮(zhèn)江高專學(xué)報2003,16(4).

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[3]代利利.加強(qiáng)學(xué)校檔案管理[J]阜陽師范學(xué)院學(xué)報2005（5）.

第8篇

根據(jù)電子檔案管理自身自身發(fā)展的特點，以及在中專學(xué)校中的應(yīng)用，可以從以下幾個方面入手：

（一）保證電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校中的安全性第一

提高存儲設(shè)備的安全性能，保證電子檔案管理的專一性，及時進(jìn)行在線升級，定期對電子檔案進(jìn)行護(hù)理，保持存儲設(shè)備的穩(wěn)定性；第二，及時對檔案信息進(jìn)行更新備份，避免發(fā)生檔案丟失不能找回的情況；第三，開啟防火墻模式，進(jìn)行指紋識別、身份鑒定、閃電殺毒、全面體檢，切實提高電子檔案管理在使用過程中的安全性，保證電子信息不會再輸送時發(fā)生丟失或被盜取的情況。保證電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校中的安全性，要不斷強(qiáng)化科學(xué)技術(shù)，及時更新升級，提高電子檔案管理的安全性能。

（二）建立健全規(guī)章制度，使中專電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展

建立健全有關(guān)規(guī)章制度，推動中專學(xué)校電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展。首先，要提高有關(guān)管理人員的專業(yè)水平，強(qiáng)化其安全使用意識，幫助其樹立正確的職業(yè)道德思想，讓他們?nèi)嬲J(rèn)識到電子檔案管理的重要性，并能熟練掌握電子檔案管理的操作流程，從而能夠靈活使用電子檔案管理，充分發(fā)揮它的作用；其次，在電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校的過程中，要充分考慮到學(xué)校自身的發(fā)展?fàn)顩r，建立健全有關(guān)規(guī)章制度。諸如，信息加密措施、檔案總結(jié)制度、身份識別制度等，保證電子檔案管理的安全性；再次，在實際的操作過程中，要完善電子檔案管理的使用制度，推動電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展，對其存儲類型、使用方法進(jìn)行統(tǒng)一的管理，對存儲、操作、處理等各個流程中進(jìn)行規(guī)范化的管理，盡量在電子檔案轉(zhuǎn)變的過程中，避免發(fā)生信息泄露、文件損壞等現(xiàn)象，堅決不允許在電子檔案管理的過程中，出現(xiàn)缺陷。與此同時，要保證信息檢索與文件加密、檔案管理同步進(jìn)行。

（三）強(qiáng)化電子檔案管理所需設(shè)備

提高對中專學(xué)校的軟件、硬件管理電子檔案管理自身的特殊性，要求其信息傳遞、存儲內(nèi)存都取決于現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)。由此，要能夠全面提高電子檔案管理的高效性，就要求不斷提高科學(xué)技術(shù)，加強(qiáng)計算機(jī)研究，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。同時，要研發(fā)出適合電子檔案管理存儲的軟件，和具有安全性能的信息加密軟件，使電子檔案管理向高效性、安全性發(fā)展。一方面，要將電子檔案中的信息進(jìn)行備份，可以采取刻錄成光盤的形式；另一方面，選用先進(jìn)化的電子檔案信息管理系統(tǒng)，并完善相關(guān)安全保護(hù)制度，提高電子檔案管理的安全性。要將安全管理落實實際的操作過程中，及時更新軟件，保證中專學(xué)校電子檔案管理的安全發(fā)展。

（四）強(qiáng)化中專學(xué)校電子檔案管理操作人員的專業(yè)水平

中專學(xué)校電子檔案管理的操作人員，要求了解相關(guān)的檔案管理知識，具備一定的專業(yè)技能，能夠熟練操作電子檔案管理。中專學(xué)校要對電子檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，切實加強(qiáng)他們的操作技能，把握電子檔案管理的實際要求，促進(jìn)他們發(fā)展成為合格的電子檔案管理人員。對電子檔案管理操作人員的培訓(xùn)，既能采取長期培訓(xùn)的方法，也能進(jìn)行短期內(nèi)的集中訓(xùn)練。

二、結(jié)語

第9篇

學(xué)校檔案是學(xué)校廣大教職工在從事教育活動、教學(xué)管理和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動中凝聚而成具有保存或參考價值的檔案資料，是從事教育教學(xué)活動、學(xué)校管理、教科研工作和教育督導(dǎo)評估必不可少的資料。檔案工作是學(xué)校工作的重要組成部分，是學(xué)校的基礎(chǔ)性工作，也是衡量學(xué)校工作水平的標(biāo)志，學(xué)校檔案工作要納入規(guī)范化、制度化與數(shù)字化軌跡，提高整體管理水平，有著重要的意義。

一、學(xué)校檔案管理工作存在的問題

1.個別領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不夠重視。主要表現(xiàn)在：首先對檔案管理的認(rèn)識不足，意識狹隘，沒把檔案工作列入學(xué)校年度工作議事日程，認(rèn)為不是實用性工作，違背了檔案的價值屬性。因為檔案是歷史的產(chǎn)物，不能產(chǎn)生直接的成績或本文由收集整理效果，往往是上級主管部門要對學(xué)校規(guī)范化或教育教學(xué)水平評估督導(dǎo)檢查時才體現(xiàn)了它的利用價值。其次是依法歸檔的意識不強(qiáng)，資料收集往往是檔案人員主動索取，而有關(guān)責(zé)任部門主動移交歸檔的沒有可持續(xù)性，導(dǎo)致檔案資料收集不全，直接影響檔案工作的開展。再次是對《檔案法》的宣傳不夠，除了檔案人員其他人員基本不了解，檔案法律意識淡薄，沒有把自覺保護(hù)檔案、收集檔案、移交檔案材料的意識樹立起來。

2.教職工檔案法律意識淡薄。平常工作中教職工檔案法律意識不強(qiáng)，沒有真正認(rèn)識到檔案違法行為產(chǎn)生的后果，學(xué)校也沒有把依法歸檔作為教職工考核的依據(jù)，導(dǎo)致把檔案資料的收集、歸檔、移交看成一種負(fù)擔(dān)，甚至不當(dāng)一回事，往往是檔案人員多次催交才整理歸檔。

3.上級檔案部門監(jiān)督力度缺乏。習(xí)慣性的檔案執(zhí)法檢查往往是服務(wù)性地指導(dǎo)立卷，對于歸檔不全、利用不還、檔案破損等違法行為往往忽略，沒有檢查和追究。

二、應(yīng)對問題的策略

1.積極爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持，加大檔案管理工作力度。制定學(xué)校檔案管理辦法和檔案考核標(biāo)準(zhǔn)，實行分類指導(dǎo)，有效監(jiān)督，形成全校檔案工作齊抓共管的機(jī)制，真正使檔案工作落到實處。

2.加大宣傳力度，增強(qiáng)檔案法制意識。爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持，把檔案工作納入學(xué)校普法工作之中，通過學(xué)校會議、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、座談、學(xué)校公示欄等進(jìn)行《檔案法》宣傳，使廣大教職工真正了解檔案的作用，依法制檔，為做好學(xué)校各項工作打下堅實的基礎(chǔ)。

3.健全和完善檔案管理制度。檔案資料的收集、整理、保管和移交，是做好檔案工作的重點，建立學(xué)校檔案管理制度是做好檔案工作的保證。首先進(jìn)行登記制度，為了避免歸檔資料的遺失、落漏，應(yīng)及時做好資料的登記工作，并形成制度化。限時收集檔案資料，及時查對，對于歸檔資料心中有數(shù)，發(fā)現(xiàn)材料不全、短缺的，要及時向有關(guān)部門收集，對于錯裝、錯收的材料及時查收并予以糾正。歸檔完備的檔案資料及時向上級檔案部門移交，并辦理檔案移交手續(xù)，特別是學(xué)校人事檔案更要及時移交管理部門，避免丟失。對于未能及時歸檔的重要檔案資料要及時補(bǔ)充移交檔案部門存檔。

4.檔案管理人員要努力提高自身素質(zhì)。組織檔案人員不斷進(jìn)行《檔案法》學(xué)習(xí)，提高檔案人員依法制檔的責(zé)任感和法律意識，依法履行法定職責(zé)，樹立堅定的政治信念，勝任新形勢下的檔案工作需要，真正為學(xué)校理好檔、管好檔。

5.上級檔案部門應(yīng)加強(qiáng)檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查。首先要強(qiáng)化檔案執(zhí)法檢查的手段和力度，改變聽聽匯報、看看材料、提提建議、發(fā)個通報等做法，要嚴(yán)格按照《檔案法》的規(guī)定要求認(rèn)真監(jiān)督檢查，對于發(fā)現(xiàn)的問題要認(rèn)真處理，絕不姑息遷就。