時間：2023-05-17 16:20:30
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關鍵詞:零星物資采購;合同管理;規范性;內部控制
引言
近些年來，國家為適應市場經濟發展的要求，培養應用型合格人才，對高職院校辦學加大了投資力度，促進了高職院校的發展。在政策的扶持下，高職院校得到了更多建設資金，在教學設備、儀器、辦公設施等方面的物資采購日益增多。盡管高職院校按照《政府采購法》來執行物資采購，但是在部分零星物資采購的過程中依舊存在著一些問題，特別是零星物資采購合同管理的規范性不夠，制約了采購來的設備物資發揮其應有的作用，而且也容易產生廉政風險［1］。高職院校必須認真研究，采取有效措施來加強零星物資采購合同管理，提高采購合同管理的規范性。
1高職院校零星物資采購的特點與方式分析
1．1高職院校零星物資采購的概念
高職院校零星物資的采購是指國家創辦的高職院校為滿足學校教學、管理等工作需求，依據一定的程序開展對教學、實驗、實習和辦公等過程中一些耗材、設施、維修等零星物資和服務的購買，其單次采購的總費用一般不高于10萬元。這種采購的主體是高職院校，采購的內容是高職院校辦學或者辦公所需設備物資以及相關服務等。除了設備設施的采購外，高職院校中的一些服務項目(如物資的報廢處理、設備的搬遷、咨詢服務等)也屬于零星物資采購的范疇［2］。
1．2高職院校零星物資采購的特點
高職院校零星物資采購雖然也屬于政府采購的范疇，但是與一般的政府采購相比，有著不同的特點。(1)單次采購的物資價值小。高職院校采購的零星物資大都是價值不大，單次采購一般在10萬元以下，有的采購甚至只有一、兩萬元或甚至幾千元。這就容易造成投標方的投標興趣不大，特別是在設備及維修工程上，參加采購的企業不多，有時還會造成公開招標的失敗。(2)高職院校的零星物資采購計劃性不強。雖然高職院校資金使用大都納入了地方的財政預算，其物質采購的資金需要在年度預算中體現，但是由于零星物資采購大都是一些臨時性和突發性的物資需求，難以在前一年制定下一年度預算時加以準確確定［3］，這就容易造成年度預算中很難完全體現出零星的物資需求，也就不好科學地安排零星物資的采購計劃，使得其采購的計劃性不強。
1．3高職院校零星物資采購的方式
高職院校零星物資采購由于其單次采購的價值較小，往往達不到《政府采購法》及地方采購規定中公開招標的標準;同時，它又需要利用國家資金，因此必須符合《政府采購法》的要求。采購方法一般是邀請招標、競爭性談判或者詢價以及單一來源采購。其中單一來源采購是在只有一家供應商的情況下高職院校才選用的零星物資采購方式［4］。
2高職院校零星物資采購合同管理存在的問題
2．1高職院校零星物資采購的合同管理
高職院校的零星物資雖然單次采購的價值不高，但是長期累計的數量較多，其最終形成的價值也是可觀的。例如，一個部門的打印機所使用的打印紙雖然不多，但是全校各個院系和部門一年累計使用的打印紙就非常多了，累計價值也較大。為了對這些零星物資加強管理，需要按照國家的法律法規和高職院校的制度，對這些零星物資采購的立項、采購方式的選擇和合同的訂立及歸口管理、合同履行等環節實施嚴格的管理［5］，以保證采購合同的合法性與規范性，確保合同得到有效執行。
2．2高職院校零星物資采購合同管理規范性欠缺及原因分析
從我國高職院校開展零星物資采購的實踐來看，采購合同管理在整體上欠缺規范性(如表1所示)。高職院校零星物資采購缺乏規范性的原因，有以下幾點:(1)重視度不夠，缺少對合同的統一管理。由于零星物資單次采購的價值小、計劃性不強，造成了人們對其重視程度不足，認為能夠買來使用即可，忽視對其規范性管理。在實際操作中，缺少合同歸口管理部門，也未對零星物資采購合同進行統一的分類和連續編號管理。(2)零星物資采購制度不夠完善。高職院校簡單地遵循一般的《政府采購法》的規定來開展零星物資的采購工作，往往造成不適應現實情況的難題［6］。如選擇公開招標方式進行采購，因單次采購的合同價值太小，供貨商往往不愿意參與公開投標。(3)對采購合同的前期準備工作缺乏管理。高職院校缺少對零星物資采購的立項論證，工作準備不足，對采購的必要性以及相關采購的內容、物資的技術規格參數等研究不透徹，合同要求不明確。(4)采購合同的內部控制機制不完善。高職院校采購主管部門與監管部門對零星物資采購合同的管理沒有形成完善的管理體系，內部控制機制不規范，管理職責不清，合同風險控制不力，對合同的審核存在漏洞。對于影響重大或法律關系復雜的合同文本，未經組織業務部門、法律顧問、財會部門等相關部門進行聯合審核。
3加強高職院校零星物資采購合同管理規范性的對策研究
高職院校零星物資的采購合同管理不僅關系到采購物資的有效使用，以及院校的教學與科研工作，而且也是高職院校反腐倡廉制度建設中的一項重要內容，關系到校風、黨風建設，應該從黨風廉政建設的高度來認識高職院校零星物資采購的合同管理，認真研究和采取有效措施來實現合同管理的規范性。
3．1高職院校要從全校廉政建設的高度來認識零星物資采購的合同管理工作
高職院校應加強領導，明確零星物資采購管理的歸口部門。為了便于實施統一管理，可由校國有資產管理部門或者單獨設立的招標采購管理部門來統一負責零星物資的采購工作。
3．2建立與完善零星物資采購的合同管理制度
從零星物資采購的立項、技術論證和采購過程管理以及合同驗收、物資使用等各個環節完善制度建設，聽取各院系、部門、社會采購管理部門和供貨商以及招標機構的意見，集思廣益，對不適合高職院校實際情況的采購與合同管理制度進行修改，使得采購合同管理制度能夠適用于高職院校的零星物資采購。明確相關制度規定，要求各部門、院系提前做好各項零星物資的采購計劃，并將其列入年度預算。
3．3采購主管部門須強化零星物資采購的合同管理工作
由高職院校的零星物資采購主管部門統一零星物資的采購公告，實施統一公開招標，以避免各院系單獨采購零星物資因合同價值過低，供貨商投標意愿不強的弊端。主動與供貨商溝通交流，合理選擇采購方式，根據情況規范使用競爭性談判和邀請招標以及詢價等方式，盡量避免采用單一來源的采購方式［7］。
3．4采購監管部門應加強對零星物資采購的監督檢查力度
高職院校的紀委、監察部門以及效能建設管理部門都是零星物資采購合同的監管部門，應認真履行內部控制職責，加強采購立項、招投標、驗收等環節的合同監管工作［8］。在重要和價值較高的零星物資采購中，監察部門或者校招標采購管理辦公室要牽頭組織采購部門、國資管理部門、財務部門等，邀請相關專家共同提前審核招標文件與評分辦法，防止采購中出現違法肢解、規避招標以及評分歧視等行為。同時，監管部門要積極參與零星物資招投標和進場驗收環節的監督，發現采購不符合規范要求或者采購物資不符合合同條款，要立即指出并要求相關單位及時予以整改，以確保零星物資采購合同管理的規范性。
3．5合同的歸口管理
各高職院校的專業與發展歷史不同，管理機制也不一致，所設立的部門也不相同，這使得對零星物資采購的合同管理部門也有差異性。有的學校由采購管理辦公室管理零星物資采購合同，有的學校由校長辦公室管理，也有的院校由監察或審計部門管理。為便于統一歸口管理，可設立校采購管理辦公室來負責校零星物資采購合同的管理;同時采購申請部門要負責合同的執行情況管理，組織對物資進校后的檢查和驗收，并邀請校采購管理辦公室、財務部門、國有資產管理部門等共同參與，各部門均同意驗收合格后方可按照合同規定進行付款。
4結語
1.合同審核。一般需要對供應商的經營范圍和經營資格進行審查，尤其是進口儀器設備，需要對國內商的資質及其商業信譽進行調查評價。我校有專門的審計部門對合同對象的法人登記證書、資質證明、授權委托書等證明原件進行審查，評估合同簽訂對方的信用狀況以及履約能力，并在其合同履約過程中關注資質、信用有無變化。2.合同簽訂。進口設備的簽訂大多是與國內的商簽訂，為了規避匯率變動，結算方式主要為人民幣包死價。但也有少量簽訂條款中涉及外匯結算，進口儀器設備簽訂合同后免稅辦理、清關等程序，到貨周期較長，一般為3到6個月，匯率波動較大，出現結算付款與預算相差甚遠，從而導致用戶部門預算不夠的現象。從而導致合同風險把控不嚴，違約處理風險增加。3.合同履行。合同簽訂后，合同雙方應一起遵循合同約定條款，根據合同的內容、性質和目的履行義務。尤其進口儀器設備，要進行設備性能測試、分析，確保合同全面有效履行。4.合同簽訂后的驗收、結算。合同簽訂后，進口儀器設備需要相關免稅辦理，清關到貨后的驗收工作一般由職能部門、用戶部門以及供應商參與，如果涉及商檢的設備，還需要海關等校外單位參與。進口儀器設備由于指標的復雜性、專業要求，驗收有時會需要專業的場地和條件進行設備性能調試。并且嚴格按照合同的標的物條款進行履約驗收。合同結算是合同履約過程的重要環節，既是對合同履約的監督，也是對合同條款的審查，一般由用戶部門辦理入庫、財務部門辦理結算手續。
二、匯率變動對進口設備采購合同的影響
高校的年度預算是對一年的采購計劃的總體規劃。其中進口儀器設備的采購計劃是年度采購總預算中較為重要的部分，對年度整體采購預算計劃有重要的影響。人民幣匯率的變動不僅會影響采購預算的執行情況，而且對進口儀器設備采購合同的內容也會有一定的影響。我校目前采用的一般結算方式為人民幣包死價，這樣就最大限度地避免了匯率變動風險。但也有少部分進口設備是采用外匯結算，采購合同條款一般會注明付款結算的方式、時間等，合同結算的時間段不同所對應的人民幣匯率就不同，所支付的金額就會隨著匯率的上升或者下降而變化。
三、進口儀器設備采購合同流程管理
目前進口儀器設備普遍金額較高，結合我校的實際工作，超過10萬元人民幣的采購項目需要進行論證、招標采購。大部分的進口儀器設備都需要通過招標方式進行采購。由于進口儀器設備合同簽訂后采購周期較長，流程中涉及單位較多，因而在實際工作中可能會遇到更多的問題。合同管理體現了采購合同過程的閉環管理，包含合同的簽署、辦理免稅、清關、商檢、資料歸檔等環節。
四、進口儀器設備采購合同管理的風險防控
作為政府采購的其中一員，高校進口儀器設備采購活動，也具有商業性質，同樣需要在相關法律法規的規范下開展。學校通過建立完善的經濟合同管理制度，用制度法規約束，施以監督，將合同管理工作推向規范化、法制化，使其更加完善。尤其對于進口儀器設備采購合同，通過規范合同的標的物產地、型號、價格、到貨時間等具有重要意義。通過對進口貨物采購合同的準備、訂立以及履行階段進行合法、規范管理，我們能夠做到保護學校資金、維護學校合法權益，進而有效提高進口儀器設備采購效率。
五、合同管理的信息化建設
我校已經實現集中采購合同統一管理模式，并且已初步建立了合同規范管理的采購合同管理辦法以及合同章管理辦法，但仍然停留在傳統的手工模式。信息化合同管理系統的缺乏，導致用戶在查閱采購合同時效率低下，也為學校采購合同整體管理增加潛在風險。合同管理信息化的建設是合同管理效率提升的重要保障，合同是否及時歸檔、合同檔案分類是否便利、科學，使得合同管理信息化建設具有重要的指導意義。
關鍵詞:物資采購合同管理
中圖分類號：F253.2 文獻標識碼：A
一、引言
隨著我國社會主義市場經濟體系的逐步完善，企業物資供應環境市場化水平越來越高。由于在物資采購過程中，存在較多風險，通過實施合同管理，減少采購漏洞，提高管理水平。
二、.合同管理的必要性
(1）合同風險是客觀存在的。據統計，近五年，我國社會經濟因合同欺詐，三角債等誠信缺失所產生的成本約占每年GDP比重的10%-20%。其中因為合同欺詐造成的直接經濟損失約55億元，逃避債務造成的直接經濟損失約1800億元，產品質量低劣和售假造成的各種經濟損失約2000億元。在合同履行方面，我國91.4%的企業不同程度的存在合同糾紛，其中7.1%的企業合同糾紛在10起以上。這說明信用缺失越來越成為企業經營中的潛在風險，威脅到了企業合同履行的安全。
(2）合同管理工作與企業生產經營活動密切相關。企業管理涉及許多方面，但主要是圍繞產、供、銷三個環節，而這三個環節都是由合同來連接的。可以說，沒有規范有序的合同行為，企業就沒有效益可言。
(3）合同法律風險具有可控性。由于合同法律風險發生原因，產生結果具有約定性，并有法律條文的指導，因而具有很強的預見性和可控性，可通過構建合同法律風險防范體系，把合同法律風險控制在最小范圍內，或從源頭上消除。
三、物資采購合同管理
1. 簽約管理。
對采購合同進行分類，并且嚴格審核重要合同。一般來講，采購合同涉及的款項超過50萬元就算是重大合同，這些合同對于企業的生產經營具有重大的影響，在物資采購合同的管理中，應當嚴格審核，確認合同的條款內容，防止雙方發生權益糾紛。審核的內容主要包括以下幾個方面：一是對合同當事人的資格進行審核，應當當事人出具各種證明，以證明其有資格代表企業簽訂合同；二是對采購合同中的物品的種類、質量和數量進行審核，要求物品具有詳細的信息銘牌，計量必須使用國家設定有計量標準的數量單位，質量應當以國家標準或者行業標準為主；三是對物品交貨方式條款的審核，一般來講，交貨風險都是由賣家承擔；四是違約責任的審核，物資采購合同中都規定有對方違反合同規定的處罰方式，應當注意的是，處罰方式應當具體；五是價款的支付審核，對價款的如何有效地約定，會直接關系到合同是否會順利履行；六是合同爭議的解決辦法。
2、履約管理
對于物資采購合同，其合同履行流程中包括兩個非常重要的環節：一是貨物驗收，買方應當仔細檢查物品是否存在質量或者數量上的誤差；二是價款支付復序，財務部門應當根據合同規定的內容支付貨款，并且辦理相關的手續。如果在合同履行的過程中出現問題，其中一方不能夠正常履行合同的時候，可以尋求法律的援助。
3、結果管理
首先，應當妥善的保存合同的原件，這是合同履行過程的必要條件，也是索賠的最直接證據。而且，合同中一般還會包含一些企業不愿意公開的商業機密，所以對于物資采購合同，應當配備專門的保管人員。合同一般分類保管。
其次合同管理部門應該定期對經辦部門簽訂的合同登記臺賬并分類統計，準確掌握合同業務量的基本信息，分析相關統計數據從而，針對性地開展履行監督和檢查工作，及時總結合同管理中的經驗，提高合同管理水平。
四、加強物資采購管理的基本措施。
1.做好物資采購合同審核。
（1）對合同當事人主體資格的審核。這是首要確認的問題，也是防止合同風險的有力措施。因為合同當事人的資質和資格直接關系到合同簽訂后是否有效、是否能真正履行的先決條件。應先要求對方出示營業執照、稅務登記證及組織代碼證，還要對企業的生產資格進行審查。比如采購雷管、炸藥等火工品，對方須有國防科工委頒發的《民用爆破器材生產企業憑照》和國家煤礦安全生產監督管理總局頒發的《煤礦礦用產品安全標志證書》。采購煤礦專用機電設備、支護產品、通風材料、輸送皮帶等井下礦用產品，對方須有煤安標志證書。
（2）對合同標的物、數量、質量條款的審核。審查標的條款時，不僅要有貨物名稱，還須加上貨物牌號、商標、型號、規格、品種、生產廠家等。數量條款中不要使用“包、箱、袋、捆、打”等國家沒有計量標準的數量單位。根據標的特點，有些還需注明標的正負誤差、合理磅差等。質量標準條款中采用國家標準、行業標準或企業標準的，要寫明標準名稱、代號或編號。
（3）合同標的物交（提）貨方式條款的審核。我國《合同法》對于買賣合同的動產標的物采用交付主義，即交付之前由出賣人承擔，交付之后由買受人承擔。如果采用送貨的交貨方式，那么貨物在途中的風險由出賣人承擔；如果采用自提方式，那么貨物回途的風險由買受人承擔。所以，交（提）貨方式條款中，作為產品買受方來說，盡量約定由對方送貨的方式。
2.實行物資采購合同管理。
在研究和建立合同管理模式時，要注意其可操作性，不脫離現狀又不停留于現狀，從現狀向既定的目標過渡。力求現實性與超前性相統一，理論性操作性與實際可操作性相統一，既滿足現實應用的要求又為以后的發展留有余地。力求避免停留在浮淺的表面分析、現象羅列和一般化經驗總結上，要著力于目標管理和系統論、信息論、控制論等現論的運用上，由此可達到以下三個目的：（1）探索一個具有科學性、可行性和階段性的管理目標；（2）制訂一個具有整體性、層次性、協調性和開放性的完整管理體系；（3）確立一個具有動態的，受信息調節而又符合法律規范的控制體系。
在企業的對外經濟合同中，應把所有的物資采購業務納入合同管理，把主要注意力集中到提高企業整體效益上，對反映經濟活力契約化水平的各項指標實行全額管理。主要包括以下要求：一是規范使用合同文本。二是實行合同全過程管理。三是運行業務合同化機制。
3. 加強物資采購合同管理的管理職能
全面貫徹落實“管理第一位”，實現“兩個根本轉變”指導思想，強化責任意識、精細嚴謹、務實創新，做到以事前法律防范、事中法律控制為主、事后法律補救為輔的原則，認真履行合同管理職責。合同管理人員要熟悉業務，將合同管理滲透到業務中，全程監控、全程管理、整體把握，幫助解決企業的經營管理過程中的法律問題，當好企業的衛士。實現法律風險全面、規范、動態管理，對風險的程度和范圍進行評估，制定應急預案并組織落實。開展合同管理學習交流。舉辦合同管理信息簡報，案例分析等，共享知識和經驗。
4.強化物資采購合同的履行監管，堵塞管理漏洞。
首先，嚴格按照相關管理制度履行職責，避免因失職、瀆職而承擔管理上的責任；第二，如發現訂單價格與框架協議價格約定不符，保留向供應商要求返還不當得利的權利，切實維護企業合法權益。第三、完善制訂違約合同索賠管理制度，嚴格索賠的審核、審批權限，規范索賠流程操作，禁止擅自放棄追索權。
5. 制訂物資采購合同管理計劃
物資采購合同管理計劃中必須要有相應的資料，如供應商的詳細資料（如營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、中石油電子商務網絡供應商成員證、準入證等），以及這個合同簽訂時的背景信息及物資供應戰略等資料。
制定合同進度表，此表中應包括各類“作業活動”的描述以及檢查點的確定，當要求交貨期非常重要時，還要注明各類“作業活動”的完成日期。通過此表可使采購方能及時發現各種偏差并采取糾正措施。“作業活動”就是指合同實施過程中必須要進行的具體工作或一系列的相關工作，例如，設備組裝、測試、包裝、運輸等。它需要持續的消耗時間來執行，而且需要使用資源。
合同預算，在支出較高的時候，你可能期望供應目標的實現應保持在一個合適的成本范圍內，即使沒有這樣一個目標存在，采購專業人員也有責任來保證適當地控制成本，這就要保證成本在批準的預算范圍內。被批準的預算包括根據合同支付給供應商的款項、應急費用和工時預算，這幾項是必須的財務支出。
合同質量計劃，它是質量管理的原始文件。當采購風險不容忽視的物資時，如當采用新技術或使用新供應商時，購買方希望能夠對質量管理施加影響。這樣，大多數情況下就應該商定一個質量計劃并將它納入合同之中，成為合同項下的完成目標。
五、結束語。
物資采購合同管理工作同業務工作既有交叉又相互平行，綜合性較強，涉及面廣。實施物資采購合同管理時，需要業務人員和管理人員的大力配合，通過落實管理制度，履行崗位職責，提高物資采購管理水平。
參考文獻：
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關鍵詞：政府采購合同 集中采購 分散采購
中圖分類號：F812.45 文獻標識碼：A
文章編號：1004-4914（2016）08-062-01
一、政府采購合同的定性
政府采購合同與一般合同相比，政府采購合同必須通過招標、競價等程序才能訂立。因此，政府采購合同不僅僅適用《合同法》及其相關法律規范，同時根據合同具有對應不同的采購方式、類型，還受到《招標投標法》、《政府采購法》、《招標投標法實施條例》等與招標投標相關的法律規范的調整，在法律適用上體現“多重性”。
在法律上適用的多重性，學者之間就對政府采購合同的定性產生了分歧。在《政府采購法》中明確規定了政府采購合同適用合同法，所以，認為民事合同論的學者更加認定政府采購合同是采購人與供貨商在自愿平等的基礎上締結的。但其實在這一點，從實踐的操作中，如集中采購的協議采購，真正的使用用戶也不是無范圍地自由市場上獲取商品，納入集中采購目錄的商品，必須通過政府規定的渠道來選擇，因此這種選擇相對來說就有限制。另外，值得我們注意的是，政府采購的目的是保護民族工業的發展，促進區域經濟，支持發展中小企業。這個也明顯地帶有政府宏觀調控，用“有形的手”參與市場。因此就實際情況而言，筆者認為政府采購合同的性質不應簡單地定性為一種，應該還是要認識到“多重性”。
政府采購合同既不完全屬于民事合同，也不完全屬于行政合同，而是一種相對具有“獨立性”的特殊合同。
二、從實踐角度對政府采購合同的分類
政府采購合同根據劃分依據的不同，可以劃分為以下幾種：
采購對象（屬性）的不同，可以分為：貨物、服務、工程這三大類。從這種分類方法看，即使不是從事政府采購工作的人員，也可以從普通常識中對其加以區別。
從采購方式上分，政府采購合同基本可以分為：集中采購的政府采購合同和分散采購的政府采購合同。
具體操作政府采購的人員從中就會再進一步細分：集中采購的政府采購合同分為協議采購合同、詢價采購合同和省采購中心招標產生的政府采購合同。分散采購的政府采購合同分為分散委托招標產生的政府采購合同和分散自行組織產生的政府采購合同。
三、分門別類的規范政府采購合同
1.簡單的格式合同。簡單的格式合同，筆者主要指的是協議采購、詢價采購而產生的合同。協議采購合同本身的商品具有單一性，一份合同指定的是一種商品，而且型號也是固定好的。這種特定型號的產品，技術參數、性能、質保期在政府采購的通用網站上都是通過前期招標固定、公開的，這些都無需在合同中詳細說明。詢價采購相對于協議采購來說，在商品種類、技術參數等要求上相對復雜，但詢價采購的模式和過程跟協議采購區別不大，且商品性能較為簡單、金額不大，一般也就把同類型的產品放在一起進行詢價。
總之，這兩類合同的模版都是政府采購網自動生成，條款較為簡單。作為采購人對于項目總體管理來說，為了更好地了解和掌握項目的目的，最好是對這類合同加以整理歸類。協議采購、詢價采購合同可以分別歸檔，而且各自擁有本單位區別的編號。因為政府采購網上的編號，往往是ZFCG――年月日――編號。這個編號是整個地區排序的，所以采購人可以根據自己單位的實際情況編號，會更簡單易懂。
2.復雜的政府采購合同。相對于簡單的格式合同，這里復雜的政府采購合同主要有以下幾類：
省集中采購中心進行招標的項目，分散委托、分散組織采購形成的政府采購合同。這類合同不像前文所述的合同網上自定生成，它復雜在于，每個合同涉及的品目繁多，有些合同可能對應30～40個不同的商品，每種商品性能、技術參數等都是不同的，對應的質保期也因為商品本身屬性而不同。而且這類招標通常是金額大、標項多。這也就意味著一個項目下有多個合同，而且一般項目不一定一次招標成功，其中的子標項有可能會流標。作為采購人，下一輪招標產生的合同和前一次招標所產生的合同都應該形成一個有據可查的體系。
針對這種大項目的合同，作為采購人更應該制定本單位管理合同特有的編號，特別是根據項目，做好相關的備案歸檔工作。歸檔不僅僅是政府采購合同的歸檔，對招標文件、投標文件、澄清表、承諾書等也要完整地歸檔。只有這樣，項目在一定程度上才算完整。這種備案、歸檔是以后付款、追責的依據。
筆者作為一名從事政府采購的工作人員，認為政府采購合同是政府采購的重要成果，是以合同的形式固定下來的文件。這個成果性文件應該靠我們這些從事政府采購行業的人員加以認識和重視，進而形成一個良性循環的環境，為政府采購創造更好的工作氛圍。
參考文獻：
[1] 曾小云（導師：徐海燕）.政府采購合同的性質和法律適用問題之研究.對外經濟貿易大學碩士論文，2005.4
[2] 王春光，李，曹亮.裝備采購訴訟制度建設研究裝備指揮技術學院學報，2011（12）
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關鍵詞：公共采購；合同；訂立程序
程序化和規范化是公共采購合同訂立工作的內在要求，強化公共采購合同訂立程序的管理已經成為一項客觀需求。
一、采購信息[1]
采購信息是公共采購合同訂立的首要步驟。采購活動的法律制度、政策、招標公告或采購公告、中標公告或成交結果、供應商資格條件、評價方法和標準、投訴處理決定、司法裁決、信息統計等采購信息能否平等、高效、及時地傳遞到所有符合相應資質的供應商手中，直接關系到公共采購合同授予的公正性和公平性，關系到公共采購合同競爭水平和采購效益的問題。采購人應及時采集公共采購的各類信息，交付信息機構進行，以有效、便利地進行信息遞送。
實踐中，采購信息應把握以下原則：第一，堅持平等、公平的原則。采購人可以根據項目的特點設定合理的資格條件，但應對所有供應商一視同仁，不可人為設置“歧視性壁壘”，不可提出品牌需求。第二，加強信息工作的監督管理，對違反相關規定的相關人員進行嚴肅處理。第三，對于的采購信息，應積極進行“降密”和“去密”處理，最大限度地公開項目的采購信息，從而確保所有具備相應資質能力的供應商參與到項目采購之中，避免尋租和壟斷的滋生，杜絕“電子行業”和“行業電子”等問題。
二、遴選供應商
遴選供應商是直接關系到采購合同授予是否公正的一個關鍵環節[2]。評標委員會或談判小組須依據評價方法和評價標準等客觀因素，對參與采購的供應商資格、報價、能力進行評審，并向采購人提出評審報告，提出候選單位建議，列明候選單位的優先順序；采購人根據評審報告和候選單位建議擇優確定供應商，并將成交結果通知所有參與單位。
供應商遴選過程中應注意以下問題：
一方面，供應商參與采購的基本資格和條件必須完全具備。《政府采購法》、《招標投標法》和《裝備采購條例》等明確規定了供應商參與采購的基本條件，要求供應商必須具備具有獨立承擔民事責任的能力；具有良好的商業信譽和健全的財務會計制度；具有履行合同所必需的設備和專業技術能力；有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄；要求參加政府采購活動前三年內，在經營活動中沒有重大違法記錄等條件。同時規定，采購人可以根據采購項目對供應商規定“特定要求，對供應商的資格進行審查。”
另一方面，為了保障評標委員會、談判小組對供應商評審工作的順利進行，保證評審工作的統一性、公正性和透明性，在招標文件或采購公告的同時，應明確并公開遴選供應商的評審標準。評審標準由一系列評審要素和評審指標組成，通常包括以下方面：一是技術因素，專業技術人員數量、專業人員技術掌握和運用程度、制造能力、專業設備數量和制造能力等；二是管理因素，包括供應商的管理制度運行情況、質量管理控制系統運行情況、質量管理控制能力等；三是價格因素；四是履約保障因素，關鍵衡量其能否及時有效地履行合同，能否及時進行維修保障；最后，對供應商信譽、保密等方面也要設定嚴格的評定標準。
三、談判起草合同文本草案
無論采取招標，還是采取競爭性談判、單一來源采購和詢價采購等哪種采購方式，都要通過后續談判明確合同條款。一般來講，公共采購合同文本一般由采購人組織起草完成，并與供應商共同協商和閱簽。
談判起草合同文本草案過程中，應當注意以下幾個問題：
第一，事無巨細，詳細寫明所有協議內容。為了最大限度地避免糾紛的產生，為合同履行、檢驗驗收、交接交付、糾紛處理等日后工作提供便利和依據，合同雙方需將所有談判達成的意見明確寫入公共采購合同文本草案之中。第二，掌握并熟練運用談判技巧。第三，組織合同專家參與談判和合同文本的起草工作。公共采購合同涉及技術、價格、法律、社會實踐等領域的知識，因此，為了提高談判和文本起草的效率，應組織技術、價格、法律和談判等專業人員組成談判小組和起草小組，而且應保證專業人員人數不少于小組的三分之二。第四，保證合同文本內容的準確性和完整性。
四、審定合同文本草案
由于公共采購關系到公眾和社會利益，所以公共采購合同文本必須按照特定程序，進行嚴格審查。實行公共采購合同文本審定制度，是采購主管機關（部門）行使管理職責的具體體現，對促進競爭采購，提高合同訂立質量具有重要的監督和把關作用，采購合同文本的審定內容主要包括合同草案文本的法律依據、供應商的資格條件、技術狀態、經費和價格以及其他合同條款[3]。
審定公共采購合同文本草案過程中，最重要的是嚴格落實全面性審查和真實性審查要求。一方面，嚴格把握審查內容的全面性。如裝備采購合同法規要求：“裝備采購主管機關（部門）應當按照國家和軍隊的有關規定，對裝備采購合同草案文本的法律依據、供應商的資格條件、裝備技術狀態、經費、價格以及其他合同條款進行全面審查。”另一方面，嚴格審查文字內容的真實性、供應商資格的真實性以及供應商遴選過程的真實性。文字內容不真實，違背采購人真實意圖和公共利益的，應立即進行改正；供應商資格不真實的，以及選定供應商過程不真實的，應當取消相應的成交通告，并依法追究相關人員的法律責任。
五、簽訂合同
采購主管機關（部門）審定并批準合同草案文本后，公共采購合同訂立業務部門應及時與供應商簽訂合同。
公共采購合同簽訂過程中，應注意以下兩個問題：
一方面，合同簽訂說明采購人和供應商之間的要約和承諾已經達成一致，公共采購合同至此宣告成立。但是，由于公共采購合同關系到公眾、社會和國家的利益，因此要求經過雙方、尤其是采購主管機關（部門）的簽章后才能獲得法定效力。
另一方面，公共采購合同簽訂主體要適格。公共采購合同簽訂主體適格就是要求代表采購人和供應商的簽訂主體要具有法人資格或委托授權。
六、合同簽章
合同簽章是公共采購合同訂立工作的重要步驟，是合同生效的法定程序。《合同法》第44條第2款規定：“法律、行政法規規定應當辦理批準、登記等手續生效的，依照其規定。”同時《裝備采購條例》規定，“裝備采購合同經裝備采購主管機關（部門）確認后生效”，即“簽訂的裝備采購合同報總部分管有關裝備的部門、軍兵種裝備部裝備采購業務部門審定，并由裝備采購計劃部門在合同文本上加蓋合同管理專用章后生效。”借鑒裝備合同經驗，為了充分維護社會和國家利益，維護合同的權威性和嚴肅性，除裝備合同以外的其他公共采購合同也應經過采購主管機關（部門）的簽章確認[4]。
七、合同生效
合同生效是公共采購合同訂立階段的一個重要標志，是最具實質意義的環節。公共采購合同具備了法定的生效要件，即具有了法律效力，便對采購人和供應商產生預期的法律約束力。
公共采購合同效力管理工作需要注意以下三個問題：
第一，生效日期。合同生效日期應以蓋章日期為準。第二，公共采購合同文本地位。公共采購合同生效前形成的協議、紀要、文件，凡與合同條款有沖突的均無效，相關內容應以合同文本的約定為準。第三，公共采購合同的無效情形。有下列情形之一的，合同無效：一方以欺詐、脅迫手段訂立合同，損害公眾、社會和國家利益的；惡意串通，損害公眾、社會和國家利益的；以合法形式掩蓋非法目的的；違反法律、法規的強制性規定的；合同當事人沒有權、超越權或者權終止后簽訂合同的。合同確認無效后，合同雙方應當相互返還非法取得的財產；給對方造成損失的，過錯一方應當承擔相應的賠償責任。
八、合同備案
《政府采購法》第47條規定：“政府采購項目的采購合同自簽訂之日起七個工作日內，采購人應當將合同副本報同級政府采購監督管理部門和有關部門備案。”《裝備采購條例》第41條也規定：“總部分管有關裝備的部門、軍兵種裝備部應當在裝備采購合同生效之日起15日內，將裝備采購合同報總裝備部備案。總部分管有關裝備的部門、軍兵種裝備部應當對裝備采購合同訂立情況實施監督、檢查。”
設立合同備案法律制度的目的，一是通過備案制度便于采購主管機關（部門）對公共采購合同訂立情況實施監督檢查，強化合同訂立過程的管理，防止違規行為的發生[5]。二是通過合同備案，可以及時了解公共采購合同的訂立情況，采購經費的控制情況，以及便于采購經費的及時撥付。三是便于其他供應商了解、查閱和掌握采購合同的有關情況，為社會監督提供便利。總之，實行公共采購合同的備案制度對促進合同訂立的規范化管理，提高公共采購合同訂立質量具有重要作用。
參考文獻：
[1]李,王春光.論公共采購信息制度的完善[J].公共支出與采購,2007,（5）:46-47.
[2]馬海濤,姜愛華.政府采購管理[M].北京:北京大學出版社,2008:102-128.
[3]白海威,王偉,夏旭.裝備采購合同管理研究[J].裝備指揮技術學院學報:2005,（2）:6.
關鍵詞：公共采購；合同；訂立程序
程序化和規范化是公共采購合同訂立工作的內在要求，強化公共采購合同訂立程序的管理已經成為一項客觀需求。
一、采購信息
采購信息是公共采購合同訂立的首要步驟。采購活動的法律制度、政策、招標公告或采購公告、中標公告或成交結果、供應商資格條件、評價方法和標準、投訴處理決定、司法裁決、信息統計等采購信息能否平等、高效、及時地傳遞到所有符合相應資質的供應商手中，直接關系到公共采購合同授予的公正性和公平性，關系到公共采購合同競爭水平和采購效益的問題。采購人應及時采集公共采購的各類信息，交付信息機構進行，以有效、便利地進行信息遞送。
實踐中，采購信息應把握以下原則：第一，堅持平等、公平的原則。采購人可以根據項目的特點設定合理的資格條件，但應對所有供應商一視同仁，不可人為設置“歧視性壁壘”，不可提出品牌需求。第二，加強信息工作的監督管理，對違反相關規定的相關人員進行嚴肅處理。第三，對于的采購信息，應積極進行“降密”和“去密”處理，最大限度地公開項目的采購信息，從而確保所有具備相應資質能力的供應商參與到項目采購之中，避免尋租和壟斷的滋生，杜絕“電子行業”和“行業電子”等問題。
二、遴選供應商
遴選供應商是直接關系到采購合同授予是否公正的一個關鍵環節[2]。評標委員會或談判小組須依據評價方法和評價標準等客觀因素，對參與采購的供應商資格、報價、能力進行評審，并向采購人提出評審報告，提出候選單位建議，列明候選單位的優先順序；采購人根據評審報告和候選單位建議擇優確定供應商，并將成交結果通知所有參與單位。
供應商遴選過程中應注意以下問題：
一方面，供應商參與采購的基本資格和條件必須完全具備。《政府采購法》、《招標投標法》和《裝備采購條例》等明確規定了供應商參與采購的基本條件，要求供應商必須具備具有獨立承擔民事責任的能力；具有良好的商業信譽和健全的財務會計制度；具有履行合同所必需的設備和專業技術能力；有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄；要求參加政府采購活動前三年內，在經營活動中沒有重大違法記錄等條件。同時規定，采購人可以根據采購項目對供應商規定“特定要求，對供應商的資格進行審查。”
另一方面，為了保障評標委員會、談判小組對供應商評審工作的順利進行，保證評審工作的統一性、公正性和透明性，在招標文件或采購公告的同時，應明確并公開遴選供應商的評審標準。評審標準由一系列評審要素和評審指標組成，通常包括以下方面：一是技術因素，專業技術人員數量、專業人員技術掌握和運用程度、制造能力、專業設備數量和制造能力等；二是管理因素，包括供應商的管理制度運行情況、質量管理控制系統運行情況、質量管理控制能力等；三是價格因素；四是履約保障因素，關鍵衡量其能否及時有效地履行合同，能否及時進行維修保障；最后，對供應商信譽、保密等方面也要設定嚴格的評定標準。
三、談判起草合同文本草案
無論采取招標，還是采取競爭性談判、單一來源采購和詢價采購等哪種采購方式，都要通過后續談判明確合同條款。一般來講，公共采購合同文本一般由采購人組織起草完成，并與供應商共同協商和閱簽。
談判起草合同文本草案過程中，應當注意以下幾個問題：
第一，事無巨細，詳細寫明所有協議內容。為了最大限度地避免糾紛的產生，為合同履行、檢驗驗收、交接交付、糾紛處理等日后工作提供便利和依據，合同雙方需將所有談判達成的意見明確寫入公共采購合同文本草案之中。第二，掌握并熟練運用談判技巧。第三，組織合同專家參與談判和合同文本的起草工作。公共采購合同涉及技術、價格、法律、社會實踐等領域的知識，因此，為了提高談判和文本起草的效率，應組織技術、價格、法律和談判等專業人員組成談判小組和起草小組，而且應保證專業人員人數不少于小組的三分之二。第四，保證合同文本內容的準確性和完整性。
四、審定合同文本草案
由于公共采購關系到公眾和社會利益，所以公共采購合同文本必須按照特定程序，進行嚴格審查。實行公共采購合同文本審定制度，是采購主管機關（部門）行使管理職責的具體體現，對促進競爭采購，提高合同訂立質量具有重要的監督和把關作用，采購合同文本的審定內容主要包括合同草案文本的法律依據、供應商的資格條件、技術狀態、經費和價格以及其他合同條款[3]。
審定公共采購合同文本草案過程中，最重要的是嚴格落實全面性審查和真實性審查要求。一方面，嚴格把握審查內容的全面性。如裝備采購合同法規要求：“裝備采購主管機關（部門）應當按照國家和軍隊的有關規定，對裝備采購合同草案文本的法律依據、供應商的資格條件、裝備技術狀態、經費、價格以及其他合同條款進行全面審查。”另一方面，嚴格審查文字內容的真實性、供應商資格的真實性以及供應商遴選過程的真實性。文字內容不真實，違背采購人真實意圖和公共利益的，應立即進行改正；供應商資格不真實的，以及選定供應商過程不真實的，應當取消相應的成交通告，并依法追究相關人員的法律責任。
五、簽訂合同
采購主管機關（部門）審定并批準合同草案文本后，公共采購合同訂立業務部門應及時與供應商簽訂合同。
公共采購合同簽訂過程中，應注意以下兩個問題：
一方面，合同簽訂說明采購人和供應商之間的要約和承諾已經達成一致，公共采購合同至此宣告成立。但是，由于公共采購合同關系到公眾、社會和國家的利益，因此要求經過雙方、尤其是采購主管機關（部門）的簽章后才能獲得法定效力。
另一方面，公共采購合同簽訂主體要適格。公共采購合同簽訂主體適格就是要求代表采購人和供應商的簽訂主體要具有法人資格或委托授權。
六、合同簽章
合同簽章是公共采購合同訂立工作的重要步驟，是合同生效的法定程序。《合同法》第44條第2款規定：“法律、行政法規規定應當辦理批準、登記等手續生效的，依照其規定。”同時《裝備采購條例》規定，“裝備采購合同經裝備采購主管機關（部門）確認后生效”，即“簽訂的裝備采購合同報總部分管有關裝備的部門、軍兵種裝備部裝備采購業務部門審定，并由裝備采購計劃部門在合同文本上加蓋合同管理專用章后生效。”借鑒裝備合同經驗，為了充分維護社會和國家利益，維護合同的權威性和嚴肅性，除裝備合同以外的其他公共采購合同也應經過采購主管機關（部門）的簽章確認[4]。
七、合同生效
合同生效是公共采購合同訂立階段的一個重要
標志，是最具實質意義的環節。公共采購合同具備了法定的生效要件，即具有了法律效力，便對采購人和供應商產生預期的法律約束力。
公共采購合同效力管理工作需要注意以下三個問題：
第一，生效日期。合同生效日期應以蓋章日期為準。第二，公共采購合同文本地位。公共采購合同生效前形成的協議、紀要、文件，凡與合同條款有沖突的均無效，相關內容應以合同文本的約定為準。第三，公共采購合同的無效情形。有下列情形之一的，合同無效：一方以欺詐、脅迫手段訂立合同，損害公眾、社會和國家利益的；惡意串通，損害公眾、社會和國家利益的；以合法形式掩蓋非法目的的；違反法律、法規的強制性規定的；合同當事人沒有權、超越權或者權終止后簽訂合同的。合同確認無效后，合同雙方應當相互返還非法取得的財產；給對方造成損失的，過錯一方應當承擔相應的賠償責任。
八、合同備案
《政府采購法》第47條規定：“政府采購項目的采購合同自簽訂之日起七個工作日內，采購人應當將合同副本報同級政府采購監督管理部門和有關部門備案。”《裝備采購條例》第41條也規定：“總部分管有關裝備的部門、軍兵種裝備部應當在裝備采購合同生效之日起15日內，將裝備采購合同報總裝備部備案。總部分管有關裝備的部門、軍兵種裝備部應當對裝備采購合同訂立情況實施監督、檢查。”
設立合同備案法律制度的目的，一是通過備案制度便于采購主管機關（部門）對公共采購合同訂立情況實施監督檢查，強化合同訂立過程的管理，防止違規行為的發生[5]。二是通過合同備案，可以及時了解公共采購合同的訂立情況，采購經費的控制情況，以及便于采購經費的及時撥付。三是便于其他供應商了解、查閱和掌握采購合同的有關情況，為社會監督提供便利。總之，實行公共采購合同的備案制度對促進合同訂立的規范化管理，提高公共采購合同訂立質量具有重要作用。
參考文獻：
[1]李,王春光.論公共采購信息制度的完善[J].公共支出與采購,2007,（5）:46-47.
[2]馬海濤,姜愛華.政府采購管理[M].北京:北京大學出版社,2008:102-128.
[3]白海威,王偉,夏旭.裝備采購合同管理研究[J].裝備指揮技術學院學報:2005,（2）:6.
摘要：明確公共采購合同訂立程序及相關事項，有助于提高公共采購合同的簽約效率，有助于推進訂立工作的法治化進程。公共采購合同訂立，一般經過信息、供應商遴選、合同草案起草、合同審定、合同簽訂、合同簽章、合同生效和備案等步驟。
關鍵詞：公共采購；合同；訂立程序
程序化和規范化是公共采購合同訂立工作的內在要求，強化公共采購合同訂立程序的管理已經成為一項客觀需求。
一、采購信息
采購信息是公共采購合同訂立的首要步驟。采購活動的法律制度、政策、招標公告或采購公告、中標公告或成交結果、供應商資格條件、評價方法和標準、投訴處理決定、司法裁決、信息統計等采購信息能否平等、高效、及時地傳遞到所有符合相應資質的供應商手中，直接關系到公共采購合同授予的公正性和公平性，關系到公共采購合同競爭水平和采購效益的問題。采購人應及時采集公共采購的各類信息，交付信息機構進行，以有效、便利地進行信息遞送。
實踐中，采購信息應把握以下原則：第一，堅持平等、公平的原則。采購人可以根據項目的特點設定合理的資格條件，但應對所有供應商一視同仁，不可人為設置“歧視性壁壘”，不可提出品牌需求。第二，加強信息工作的監督管理，對違反相關規定的相關人員進行嚴肅處理。第三，對于的采購信息，應積極進行“降密”和“去密”處理，最大限度地公開項目的采購信息，從而確保所有具備相應資質能力的供應商參與到項目采購之中，避免尋租和壟斷的滋生，杜絕“電子行業”和“行業電子”等問題。
二、遴選供應商
遴選供應商是直接關系到采購合同授予是否公正的一個關鍵環節[2]。評標委員會或談判小組須依據評價方法和評價標準等客觀因素，對參與采購的供應商資格、報價、能力進行評審，并向采購人提出評審報告，提出候選單位建議，列明候選單位的優先順序；采購人根據評審報告和候選單位建議擇優確定供應商，并將成交結果通知所有參與單位。
供應商遴選過程中應注意以下問題：
一方面，供應商參與采購的基本資格和條件必須完全具備。《政府采購法》、《招標投標法》和《裝備采購條例》等明確規定了供應商參與采購的基本條件，要求供應商必須具備具有獨立承擔民事責任的能力；具有良好的商業信譽和健全的財務會計制度；具有履行合同所必需的設備和專業技術能力；有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄；要求參加政府采購活動前三年內，在經營活動中沒有重大違法記錄等條件。同時規定，采購人可以根據采購項目對供應商規定“特定要求，對供應商的資格進行審查。”
另一方面，為了保障評標委員會、談判小組對供應商評審工作的順利進行，保證評審工作的統一性、公正性和透明性，在招標文件或采購公告的同時，應明確并公開遴選供應商的評審標準。評審標準由一系列評審要素和評審指標組成，通常包括以下方面：一是技術因素，專業技術人員數量、專業人員技術掌握和運用程度、制造能力、專業設備數量和制造能力等；二是管理因素，包括供應商的管理制度運行情況、質量管理控制系統運行情況、質量管理控制能力等；三是價格因素；四是履約保障因素，關鍵衡量其能否及時有效地履行合同，能否及時進行維修保障；最后，對供應商信譽、保密等方面也要設定嚴格的評定標準。
三、談判起草合同文本草案
無論采取招標，還是采取競爭性談判、單一來源采購和詢價采購等哪種采購方式，都要通過后續談判明確合同條款。一般來講，公共采購合同文本一般由采購人組織起草完成，并與供應商共同協商和閱簽。
談判起草合同文本草案過程中，應當注意以下幾個問題：
第一，事無巨細，詳細寫明所有協議內容。為了最大限度地避免糾紛的產生，為合同履行、檢驗驗收、交接交付、糾紛處理等日后工作提供便利和依據，合同雙方需將所有談判達成的意見明確寫入公共采購合同文本草案之中。第二，掌握并熟練運用談判技巧。第三，組織合同專家參與談判和合同文本的起草工作。公共采購合同涉及技術、價格、法律、社會實踐等領域的知識，因此，為了提高談判和文本起草的效率，應組織技術、價格、法律和談判等專業人員組成談判小組和起草小組，而且應保證專業人員人數不少于小組的三分之二。第四，保證合同文本內容的準確性和完整性。
四、審定合同文本草案
由于公共采購關系到公眾和社會利益，所以公共采購合同文本必須按照特定程序，進行嚴格審查。實行公共采購合同文本審定制度，是采購主管機關（部門）行使管理職責的具體體現，對促進競爭采購，提高合同訂立質量具有重要的監督和把關作用，采購合同文本的審定內容主要包括合同草案文本的法律依據、供應商的資格條件、技術狀態、經費和價格以及其他合同條款[3]。
審定公共采購合同文本草案過程中，最重要的是嚴格落實全面性審查和真實性審查要求。一方面，嚴格把握審查內容的全面性。如裝備采購合同法規要求：“裝備采購主管機關（部門）應當按照國家和軍隊的有關規定，對裝備采購合同草案文本的法律依據、供應商的資格條件、裝備技術狀態、經費、價格以及其他合同條款進行全面審查。”另一方面，嚴格審查文字內容的真實性、供應商資格的真實性以及供應商遴選過程的真實性。文字內容不真實，違背采購人真實意圖和公共利益的，應立即進行改正；供應商資格不真實的，以及選定供應商過程不真實的，應當取消相應的成交通告，并依法追究相關人員的法律責任。
五、簽訂合同
采購主管機關（部門）審定并批準合同草案文本后，公共采購合同訂立業務部門應及時與供應商簽訂合同。
公共采購合同簽訂過程中，應注意以下兩個問題：
一方面，合同簽訂說明采購人和供應商之間的要約和承諾已經達成一致，公共采購合同至此宣告成立。但是，由于公共采購合同關系到公眾、社會和國家的利益，因此要求經過雙方、尤其是采購主管機關（部門）的簽章后才能獲得法定效力。
另一方面，公共采購合同簽訂主體要適格。公共采購合同簽訂主體適格就是要求代表采購人和供應商的簽訂主體要具有法人資格或委托授權。
六、合同簽章
合同簽章是公共采購合同訂立工作的重要步驟，是合同生效的法定程序。《合同法》第44條第2款規定：“法律、行政法規規定應當辦理批準、登記等手續生效的，依照其規定。”同時《裝備采購條例》規定，“裝備采購合同經裝備采購主管機關（部門）確認后生效”，即“簽訂的裝備采購合同報總部分管有關裝備的部門、軍兵種裝備部裝備采購業務部門審定，并由裝備采購計劃部門在合同文本上加蓋合同管理專用章后生效。”借鑒裝備合同經驗，為了充分維護社會和國家利益，維護合同的權威性和嚴肅性，除裝備合同以外的其他公共采購合同也應經過采購主管機關（部門）的簽章確認[4]。
七、合同生效
合同生效是公共采購合同訂立階段的一個重要標志，是最具實質意義的環節。公共采購合同具備了法定的生效要件，即具有了法律效力，便對采購人和供應商產生預期的法律約束力。
公共采購合同效力管理工作需要注意以下三個問題：
第一，生效日期。合同生效日期應以蓋章日期為準。第二，公共采購合同文本地位。公共采購合同生效前形成的協議、紀要、文件，凡與合同條款有沖突的均無效，相關內容應以合同文本的約定為準。第三，公共采購合同的無效情形。有下列情形之一的，合同無效：一方以欺詐、脅迫手段訂立合同，損害公眾、社會和國家利益的；惡意串通，損害公眾、社會和國家利益的；以合法形式掩蓋非法目的的；違反法律、法規的強制性規定的；合同當事人沒有權、超越權或者權終止后簽訂合同的。合同確認無效后，合同雙方應當相互返還非法取得的財產；給對方造成損失的，過錯一方應當承擔相應的賠償責任。
八、合同備案
關鍵詞:公共采購;合同;訂立程序
程序化和規范化是公共采購合同訂立工作的內在要求,強化公共采購合同訂立程序的管理已經成為一項客觀需求。
一、采購信息[1]
采購信息是公共采購合同訂立的首要步驟。采購活動的法律制度、政策、招標公告或采購公告、中標公告或成交結果、供應商資格條件、評價方法和標準、投訴處理決定、司法裁決、信息統計等采購信息能否平等、高效、及時地傳遞到所有符合相應資質的供應商手中,直接關系到公共采購合同授予的公正性和公平性,關系到公共采購合同競爭水平和采購效益的問題。采購人應及時采集公共采購的各類信息,交付信息機構進行,以有效、便利地進行信息遞送。
實踐中,采購信息應把握以下原則:第一,堅持平等、公平的原則。采購人可以根據項目的特點設定合理的資格條件,但應對所有供應商一視同仁,不可人為設置“歧視性壁壘”,不可提出品牌需求。第二,加強信息工作的監督管理,對違反相關規定的相關人員進行嚴肅處理。第三,對于涉密的采購信息,應積極進行“降密”和“去密”處理,最大限度地公開項目的采購信息,從而確保所有具備相應資質能力的供應商參與到項目采購之中,避免尋租和壟斷的滋生,杜絕“電子行業”和“行業電子”等問題。
二、遴選供應商
遴選供應商是直接關系到采購合同授予是否公正的一個關鍵環節[2]。評標委員會或談判小組須依據評價方法和評價標準等客觀因素,對參與采購的供應商資格、報價、能力進行評審,并向采購人提出評審報告,提出候選單位建議,列明候選單位的優先順序;采購人根據評審報告和候選單位建議擇優確定供應商,并將成交結果通知所有參與單位。
供應商遴選過程中應注意以下問題:
一方面,供應商參與采購的基本資格和條件必須完全具備。《政府采購法》、《招標投標法》和《裝備采購條例》等明確規定了供應商參與采購的基本條件,要求供應商必須具備具有獨立承擔民事責任的能力;具有良好的商業信譽和健全的財務會計制度;具有履行合同所必需的設備和專業技術能力;有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄;要求參加政府采購活動前三年內,在經營活動中沒有重大違法記錄等條件。同時規定,采購人可以根據采購項目對供應商規定“特定要求,對供應商的資格進行審查。”
另一方面,為了保障評標委員會、談判小組對供應商評審工作的順利進行,保證評審工作的統一性、公正性和透明性,在招標文件或采購公告的同時,應明確并公開遴選供應商的評審標準。評審標準由一系列評審要素和評審指標組成,通常包括以下方面:一是技術因素,專業技術人員數量、專業人員技術掌握和運用程度、制造能力、專業設備數量和制造能力等;二是管理因素,包括供應商的管理制度運行情況、質量管理控制系統運行情況、質量管理控制能力等;三是價格因素;四是履約保障因素,關鍵衡量其能否及時有效地履行合同,能否及時進行維修保障;最后,對供應商信譽、保密等方面也要設定嚴格的評定標準。
三、談判起草合同文本草案
無論采取招標,還是采取競爭性談判、單一來源采購和詢價采購等哪種采購方式,都要通過后續談判明確合同條款。一般來講,公共采購合同文本一般由采購人組織起草完成,并與供應商共同協商和閱簽。
談判起草合同文本草案過程中,應當注意以下幾個問題:
第一,事無巨細,詳細寫明所有協議內容。為了最大限度地避免糾紛的產生,為合同履行、檢驗驗收、交接交付、糾紛處理等日后工作提供便利和依據,合同雙方需將所有談判達成的意見明確寫入公共采購合同文本草案之中。第二,掌握并熟練運用談判技巧。第三,組織合同專家參與談判和合同文本的起草工作。公共采購合同涉及技術、價格、法律、社會實踐等領域的知識,因此,為了提高談判和文本起草的效率,應組織技術、價格、法律和談判等專業人員組成談判小組和起草小組,而且應保證專業人員人數不少于小組的三分之二。第四,保證合同文本內容的準確性和完整性。
四、審定合同文本草案
由于公共采購關系到公眾和社會利益,所以公共采購合同文本必須按照特定程序,進行嚴格審查。實行公共采購合同文本審定制度,是采購主管機關(部門)行使管理職責的具體體現,對促進競爭采購,提高合同訂立質量具有重要的監督和把關作用,采購合同文本的審定內容主要包括合同草案文本的法律依據、供應商的資格條件、技術狀態、經費和價格以及其他合同條款[3]。
審定公共采購合同文本草案過程中,最重要的是嚴格落實全面性審查和真實性審查要求。一方面,嚴格把握審查內容的全面性。如裝備采購合同法規要求:“裝備采購主管機關(部門)應當按照國家和軍隊的有關規定,對裝備采購合同草案文本的法律依據、供應商的資格條件、裝備技術狀態、經費、價格以及其他合同條款進行全面審查。”另一方面,嚴格審查文字內容的真實性、供應商資格的真實性以及供應商遴選過程的真實性。文字內容不真實,違背采購人真實意圖和公共利益的,應立即進行改正;供應商資格不真實的,以及選定供應商過程不真實的,應當取消相應的成交通告,并依法追究相關人員的法律責任。
五、簽訂合同
采購主管機關(部門)審定并批準合同草案文本后,公共采購合同訂立業務部門應及時與供應商簽訂合同。
公共采購合同簽訂過程中,應注意以下兩個問題:
一方面,合同簽訂說明采購人和供應商之間的要約和承諾已經達成一致,公共采購合同至此宣告成立。但是,由于公共采購合同關系到公眾、社會和國家的利益,因此要求經過雙方、尤其是采購主管機關(部門)的簽章后才能獲得法定效力。
另一方面,公共采購合同簽訂主體要適格。公共采購合同簽訂主體適格就是要求代表采購人和供應商的簽訂主體要具有法人資格或委托授權。
六、合同簽章
合同簽章是公共采購合同訂立工作的重要步驟,是合同生效的法定程序。《合同法》第44條第2款規定:“法律、行政法規規定應當辦理批準、登記等手續生效的,依照其規定。”同時《裝備采購條例》規定,“裝備采購合同經裝備采購主管機關(部門)確認后生效”,即“簽訂的裝備采購合同報總部分管有關裝備的部門、軍兵種裝備部裝備采購業務部門審定,并由裝備采購計劃部門在合同文本上加蓋合同管理專用章后生效。”借鑒裝備合同經驗,為了充分維護社會和國家利益,維護合同的權威性和嚴肅性,除裝備合同以外的其他公共采購合同也應經過采購主管機關(部門)的簽章確認[4]。
七、合同生效
合同生效是公共采購合同訂立階段的一個重要標志,是最具實質意義的環節。公共采購合同具備了法定的生效要件,即具有了法律效力,便對采購人和供應商產生預期的法律約束力。
公共采購合同效力管理工作需要注意以下三個問題:
第一,生效日期。合同生效日期應以蓋章日期為準。第二,公共采購合同文本地位。公共采購合同生效前形成的協議、紀要、文件,凡與合同條款有沖突的均無效,相關內容應以合同文本的約定為準。第三,公共采購合同的無效情形。有下列情形之一的,合同無效:一方以欺詐、脅迫手段訂立合同,損害公眾、社會和國家利益的;惡意串通,損害公眾、社會和國家利益的;以合法形式掩蓋非法目的的;違反法律、法規的強制性規定的;合同當事人沒有權、超越權或者權終止后簽訂合同的。合同確認無效后,合同雙方應當相互返還非法取得的財產;給對方造成損失的,過錯一方應當承擔相應的賠償責任。
八、合同備案
一、健全制度，規范操作
為加強合同管理，維護公司合法權益，樹立企業誠實守信的良好形象，公司制定實施了《許昌煙機公司合同管理辦法》并不斷修訂完善。對合同的審核和管理進行了詳細的規定，確保合同的規范性、合法性和科學性。
根據《許昌煙機公司物資采購招標管理辦法》規定，在簽合同前，對采購物資進行招標。與中標單位擬訂合同后，由采購部門填寫“合同審簽表”，并由公司主管領導和總經理審簽。“合同審簽表”與合同一起送審計部門審核，未經審計的合同不得加蓋合同章，合同不生效，財務部門不予結算和付款。健全的合同審計制度，規范的操作，不僅使審計人員在開展合同審計時有章可循，審計工作程序更加合理，而且大大提升了審計工作質量。
二、對合同主體進行審計
合同主體的合法性，是確保合同法律效力的前提。為保證合同的有效性、合法性，避免因簽訂無效合同造成企業經濟損失，必須對合同主體資格、經營范圍、履約能力等進行審計。
審查簽訂合同的主體。重點審查合同主體是否是依法登記的企業法人，或依法產生、存在的組織。不與不能獨立享有經濟權利和承擔義務的、不具備法定條件的經濟組織（如內部車間、分廠等）簽訂合同。
審查合同對方經營范圍。重點審查其經營范圍是否包括合同標的，是否超出了在工商行政管理部門登記注冊的范圍，是否無照經營。
審查合同對方主體有無履約能力。對對方的資質等進行調查，不與無履約能力的主體簽訂合同。
審查授權委托人的資格是否合法。經公司法人授權后的委托人方可代表本公司對外簽訂合同。委托人必須按照《合同法》及其他有關法規的規定，本著公平互利的原則，在委托權限及其期限范圍內，依法簽訂合同。
三、合同簽訂前進行招標比價審計
1、注重對價格信息的收集。根據物資采購合同審計的合法性、公平性原則及“貨比三家、比質比價”的原則，物資采購合同審計的重點之一就是價格審計。
建立合同審計臺賬，進行整理歸檔，對材料及產品價格、供應商信息進行跟蹤管理。
做好市場調查，通過報紙、互聯網了解價格信息的變動情況，及時掌握第一手資料，防止物資采購中的“暗箱操作”。
2、注重對信息化管理手段的運用。為使合同價格審計更便捷、更規范，公司信息管理中心的計算機專業人員，為我們在ERP管理軟件上建立了專門的“合同審計管理系統”及“物資采購招標系統”。事先將歷次采購物資的價格、數量、供應商、合同訂單號等情況按物料編碼存入系統，形成采購情況分析曲線圖。每次審計合同時，把需要采購的物料編碼輸入，該物料以前已采購批次的采購日期、價格、供應商、訂單號及審核日期、審核人情況就被自動顯示出來，如價格比原購入價格高，系統會自動提示，以便再次核實該物料價格。如價格沒問題，通過審計后在設定的時期內有效。這大大地方便了我們的工作，避免了人工操作可能出現的誤差，減少了差錯率，提高了合同審計工作效率，保證了審計工作質量。
3、注重對招標過程的審查監督。根據《許昌煙機公司物資采購招標管理辦法》的規定，在一般情況下，小量、小額采購“貨比三家”，在ERP管理系統上進行價格比較；批量、大額采購進行公開招標，由審計部門牽頭，成立由采購部門、使用部門、技術部門、質量部門為主的評標委員會進行評標。由監察室、財務部、工會組成的監督組對招標全過程進行監督。
審查招標程序的合法性及操作的規范性。采購招標是一項嚴肅認真的工作，其程序是否合法、操作是否規范，直接關系到招標結果的公正性。審計中重點審查評標委員會是否嚴格按照國家有關規定及《許昌煙機公司物資采購招標管理辦法》開展工作，有無主觀性、隨意性。并在審查合同時將合同與招標結果相核對，確保招標結果落到實處。
審查招標文件的完整性。招標文件是簽訂采購合同的重要依據，內容完整的招標文件是簽訂采購合同的基礎。應重點審查招標文件中對投標方主體資格、資質、履約能力的要求，以及采購物資數量、規格、技術要求、付款方式等重要內容。并在招標文件中明確規定“投標文件是中標后簽訂合同的一個組成部分，與合同具有同等法律效力”，為以后采購合同的審計奠定基礎。
審查評標辦法的合理性。嚴格按照《許昌煙機公司評標委員會和評標方法暫行規定》執行，出臺合理的項目采購招標評標辦法。本著公平、公正、科學、擇優的原則，對投標單位進行評價、比較、分析，選出信譽好、能夠保證質量、按時供貨的供應商，這對于保證供貨質量、降低采購成本有著至關重要的作用。
審查中標價格的公正性。為公平起見，我們把各投標商的投標價格輸入ERP“物資招標系統”，在保證質量、保證售后服務的前提下，遵循“成本最低原則”，系統自動篩選出最低投標價為中標價，并保存在系統中，作為下次招標的參考價。這樣，既保證了采購物資的質優價廉，又避免了在物資采購過程中舞弊的發生。
四、對合同條款的審計
1、對合同內容的審計。根據《許昌煙機公司合同管理辦法》的規定，對采購合同內容的真實性、合法性、有效性及可行性進行嚴格審查。在合同審計中，發現合同有缺陷、合同遺漏必要條款和有不利條款的情況，就及時指出并要求送審部門予以補正；對于不符合審批送審條件的合同，及時對送審部門予以說明并要求送審部門補辦手續后再送審；對于可行性有疑問的合同，會同技術、生產等有關部門慎重研究，得出一致意見，確保采購合同簽訂的可行性、合理性；對違反國家法律，損害企業利益，顯失公平的“霸王合同”，嚴格把關，堅決查處，避免因該類合同給企業帶來風險，造成損失。
2、對合同條款的審計。合同是一種法律文書。依法簽訂的合同，對雙方當事人具有法律約束力，當事人應該按照約定履行自己的義務。嚴密的合同條款是履行合同的前提，對采購合同條款進行審計，不僅有利于全面、及時履行合同，而且也可以減少雙方在執行合同時發生爭執，避免合同糾紛，從而有效降低合同風險。
當事人雙方名稱或姓名和住址。該條款是對合同主體的明確，也是落實合同權利和義務的前提。主要審查合同單位名稱與中標單位是否一致，與所加蓋的合同專用章名稱是否一致。
標的。標的指采購的物資、設備、備品備件等，沒有標的的合同是無法成立、無法履行的。審計時，重點審查合同標的物資是否與中標物資相符，是否按公司計劃采購，查實是否屬于無計劃或超計劃采購，型號規格是否齊全規范。
數量及質量要求。該條款是確定雙方權利、義務、責任大小的關鍵條款，合同上必須清楚具體地寫明。必須注明確切的數量及單位，如單位為套、對、盒等，要注明具體數量。質量要求要明確，如國家標準、行業標準、技術標準等。
價款或報酬。是指買方獲得標的向賣方以貨幣形式支付的代價，包括單價、總價。該條款是采購合同的核心條款。審計時要重點審查是否按招標中標結果簽訂合同，是否進行市場調查、詢價、比價，價格是否含稅，是否高于市場價。如價格過高，駁回合同，采購部門應查明原因，與賣方再次進行商談，力爭以公道價格采購到高質量的物資，最大限度地降低采購成本。
結算方式及期限。采購合同應明確結算方式和付款期限，不得含糊其辭，同時審查是否按公司結算規定執行。公司規定采購合同簽訂原則上都是驗貨付款，如遇特殊情況需辦理預付款，必須先經公司領導簽批方可辦理。付款期限應明確是一次性付清，還是分期付款。成套設備及重要備件是否留有一定比例的質保金，質保金什么時候付清等。
交付標的物的方式、時間、地點。采購合同應明確交貨方式、交貨時間、交貨地點。如貨物運輸是鐵路還是公路；交貨時間是否具體；交貨地點是許昌站還是公司等。
驗收標準、方法、地點及期限。驗收標準應注明是用國家標準、行業標準還是所簽訂的技術標準；是在賣方現場驗收還是到貨后在買方驗收；驗收期限是否約定。
違約責任及解決辦法。訂立合同時要做到“先小人，后君子”，對采購合同中能夠預見到的各種不利因素要以條款的方式加以防范，運用法律保護企業的合法權益。審計時要注意違約處罰是否明確具體，如違約金的比例、賠償范圍等。解決爭議的方式是否確定，如協商、仲裁、還是訴訟。
合同生效日期。合同是否經雙方委托人簽字并加蓋合同專用章后生效。
