時間：2023-06-18 10:31:55
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關鍵詞：制造企業；內部控制；采購環節；內容；措施
一、制造企業采購環節的相關內容介紹
制造企業的采購環節工作質量影響生產環節的成本和效率，是制造企業成本把控工作的源頭。采購環節包括供應商選擇、采購合同擬定等工作，因此制造企業要想提高采購環節的穩定性和效率性，就要重視供應商選擇和采購合同擬定等工作的重要性。采購環節的內部控制工作直接影響到制造企業整體內部控制水平，對企業組織運行效率和質量把控工作有著直接的影響。采購是企業從供應市場獲取產品和服務的重要方式，也是企業獲取外部資源的重要方式，有利于企業之間的分工協作，是經濟主體間協作體系構成的重要內容。采購活動可以根據不同的方式分為直接采購和間接采購，采購過程包括商品的流通和資金的流通，是企業利用外部資源彌補自身不足的手段，有利于制造企業通過外部資源配置將經營風險進行轉移，制造企業在發展過程中可以與供應商共同分擔風險，共同承擔市場價格變動帶來的經營困難和成本上漲壓力，因此制造企業采購環節對企業生產經營具有重要的意義。
二、制造企業構建采購環節內部控制體系應該采取的措施
制造企業采購環節中的主要內容可以分為供應商選擇、采購合同和采購成本控制等內容，因此采購環節的內部控制體系可以從上述方面入手：
1.供應商的選擇
供應商的選擇直接影響到制造企業產品的生產效率和質量，上流供應商產品價格直接影響到制造企業產品價格優勢的強弱，因此制造企業要謹慎選擇上游供應商，對供應商進行全面的調查并進行合理的評估，降低制造企業與供應商之間的交易成本，為制造企業穩定生產提供必要的條件和保障。在供應商的選擇方面，制造企業往往會設定重要材料供應商選擇標準，提高供應商選擇的規范化。制造企業應該明確供應商篩選程序，應該對供應商的產品質量進行對比，通過詢價比較和實地考察等方式對供應商進行評價，與供應商的選擇標準進行配比。制造企業應該設定嚴格的考核程序和指標，對材料的質量和供應商的實際情況進行評估，減少信息不對稱帶來的風險。質量高的供應商可以降低采購合同簽訂后的道德風險問題，減少糾紛等問題出現的概率。供應商的選擇有助于制造企業風險的分散，制造企業可以通過與穩定的供應商建立長期的合作關系，可以提高供貨的穩定性和貨物質量，也可以保證供貨的及時性，同時還可以獲得寬限的付款期限和價格優惠，降低制造企業與供應商之間的交易成本，提高交易的效率和協作效率。
2.采購合同的控制措施
采購合同是內部控制工作的重要環節之一，因此制造企業要重視采購合同的合法性和明確性。首先，制造企業構建采購環節內部審計體系，可以對合同的簽約、合同結算和物料需求進行全方位的審計。簽約審計的重點內容就是要對采購合同中的盲目采購和虛假采購等問題進行核查，以便為解決成本虛增等問題提供條件。同時，制造企業要對采購計劃進行審計，保證按需采購，提高采購計劃的真實性和合理性，進而提高資金的使用效率和收益。其次，制造企業應該提高采購人員先平庫后采購的原則，對供應商選擇和產品質量價格進行嚴格的控制，建立、健全采購制度和流程，及時跟蹤合同執行進度，以便保證合同結算工作的順利開展。制造企業開展物料需求審計也是構建采購內控制度的重要內容，物料需求審計可以核查實際計劃用量和實際用量之間的缺口，對防止物資短缺和非法變賣等問題有監督作用。最后，制造企業要審查采購合同價格，應該建立市場價格跟蹤機制，要及時了解市場價格走勢，可以采用價格咨詢法和最高限價法對采購價格進行控制，掌握采購價格的升降幅度，全面了解價格變動因素，進而控制或者改變影響價格變動的因素，提高價格的穩定性。制造企業可以建立價格信息管理系統，根據已經簽約的價格完善價格數據庫，做好自動比價和不斷修正工作，從而降低人工測算價格的成本。
3.采購成本的控制措施
制造企業在構建采購環節內控制度的過程中要重視采購成本控制，這是內部制度的目的，也是內控制度建立的核心內容。做好采購成本控制，首先應該健全采購定價機制，可以采用招標采購、詢價采購和動態競爭采購等方式合理確定采購價格。招標采購可以讓制造企業對材料供應商進行合理挑選，企業也可以通過招標建立采購材料價格檔案，分析廠商價格差異的原因，對于制造企業需要采購的關鍵材料，企業應該建立價格評價體系，并根據采購的需要對歸檔的供應商詢價，了解產品的質量、品質、交貨時間和售后服務等重要信息，要在保證材料質量的前提下控制采購價格。其次，采購部門應該要重視供應商多元化，可以根據供應商的商譽信用、產品質量、價格優勢、售后服務和地理位置等要素對供應商進行分類，對供應商進行差異化管理，了解各個供應商經營范圍，及時了解行業的動態變化和發展，提高新技術的應用。第三，制造企業要對企業采購的材料進行分類管理，對單位價格較高的物料進行嚴格管理，了解行業價格變動情況，可以設置物料行業記錄卡，并將每日行情和采購價格變動進行記錄，可以選用記錄卡對價格進行跟蹤，以便制造企業及時作出價格調整的決策，減少信息不對稱問題帶來的經營風險和成本虛增等問題。
三、結語
制造企業要重視采購環節的成本控制工作，建立健全內部控制工作，對采購環節進行嚴格審查，保證采購流程的規范性和合法性，以便為降低制造企業產品成本提供必要的條件。制造企業應該選擇高質量的供應商，并要明確采購合同的內容，對采購合同的價格條款和質量條款進行審計，并要在保證材料質量的前提下控制采購成本，為制造企業的發展提供財務保障。
參考文獻
[1]禹冬青.如何加強制造企業內部控制[J].財經界：學術版，2014，（12）：82．
合同管理指合同當事人為實現訂立合同的目的，根據本單位的實際情況，依據《合同法》等有關法律法規，開展的與合同的簽訂、履行、救濟、完成等一系列民事法律行為相關的管理。為更好的進行合同全面的管理，筆者認為應注重以下合同管理關鍵環節的內部管理與控制：
1.上級機關下達的科研任務類合同。因此，對于科研類合同的評審，應有科研主管部門、財務審計部門的參與。而此類合同的條款多數比較固定少有改動，通常根據政府、上級機關、軍隊的模板簽訂，法律條款的審核工作略微簡單。
2.科研任務分包、技術外協類合同。因此，需要有科研主管部門、財務審計部門、質量管理部門的參與。該類合同還要重視合同的起草工作，注意合同條款的約定應嚴于承接的科研任務合同或橫向技術服務合同。
3.采購合同。科研事業單位采購類合同可分為儀器設備等固定資產采購和原材料采購，根據國家相關規定，科研事業單位固定資產購置需要在中央政府采購網完成，超過一定金額的，需要采取招投標方式完成，相關的采購流程完善，合同條款統一制定，對于此類合同可以相對簡化內部評審流程，并由單位資產采購部門參加評審。原材料采購類合同，因采購次數多，形式比較固定，建議制定適合本單位采購要求的合同模板，簡化評審。
4.合作協議等框架類合同。簽訂此類合同一般為進行長期戰略合作，合同權利義務條款比較寬泛概括，多數未規定金額條款。此類合同如為科研協作類，重點關注合作的總體戰略規劃，各部門的協調配合工作，應由科研管理部門參與評審。如為對外技術服務類，則應注意合同條款的起草，技術服務的內容、知識產權歸屬、付款方式等條款的規定。因該類合同履行時間長，項目一般較大、甚至關系單位的未來發展，建議由單位相關負責人參與評審工作。
5.其他維持單位日常運作類合同。此類合同涉及范圍廣，但對單位的總體運作經營的影響偏小，主要注意合同的起草審批工作，對于需要經常簽訂的合同可以制作合同模板，簡化審批流程。
6.重視合同授權簽字審批及用印程序。合同自雙方當事人簽字、蓋章之日起生效。日常工作中，經常發生由未經法定代表人授權的經辦人簽字，并加蓋無法人資格的業務部門章的現象，此類合同雖不致無效，但屬于效力待定合同，需要其法人追認后方生效。
7.重視合同執行的監督管理。很多單位在簽訂完合同后便覺得萬事大吉，不再重視合同的后期履行情況。而簽訂合同的最終目的在于實現合同履行、獲得履行成果。因此，應重視合同的執行情況，定期對合同執行情況進行檢查，遇到合同履行異常，組織有關部門聯合調查攻關，避免風險、減小損失。
8.合同檔案管理。合同執行過程中，應及時對合同從簽訂到履行完成過程中產生的相關資料進行備案、歸檔。以便出現糾紛時，盡快收集取證及時維護自身權利，避免、減小不必要的損失。
二、完善科研事業單位合同管理的幾點建議
筆者結合實際工作中發現的問題，提出以下幾點關于科研事業單位合同管理內部控制的建議，以供合同管理工作的參考。
（一）加強、完善全周期合同管理制度
合同訂立的過程涉及供應商的選擇、合同的起草、審批簽訂、履行等較多環節，風險防范工作有一定的難度，只有規范合同管理制度流程，有章可循，才能達到風險控制的目的，減少不必要糾紛或損失的發生。建立健全全周期合同管理制度應包括以下幾個方面。
1.建立合格供應商管理制度。合同管理部門應根據本單位對外簽訂合同的性質，涉及的產品或服務的質量要求，制定相應層級的供應商管理評審程序，對有意合作的供應商的主體資格、資信財政狀況、研發生產供貨能力等進行全方位評價。并建立合格供方名錄，完善入庫評審、復審、出庫、比選等制度程序。
2.建立合同審批評審制度。合同管理部門應對本單位的合同進行分類管理，制定不同審批層級的合同評審流程，抓大放小，優化管理流程，重大合同應多部門聯合會簽或會議評審，并明確各參與評審部門的職責，只有建立層次清晰、分工具體、職責明確、程序規范的合同審批評審制度，才能使合同的簽訂、履行、監督、糾紛處理等各個環節處于有效控制的狀態。
3.合同授權簽字及用印管理制度。合同授權簽字制度意在規避越權簽署合同的情形，應根據本單位的實際情況，分類制定合同的授權簽字程序，對于重大合同由法定代表人簽署，科研合同可授權分管科研的所領導或科技管理部門負責人簽署，一般事務性合同或數額較小、數量多的技術服務合同可授權業務部門負責人簽署。合同印章管理人員應嚴格審核合同簽署人權限，禁止在空白合同上加蓋公章或合同章，加蓋騎縫章防止合同內容、頁碼被替換的現象發生，并妥善保管印章，做好用印登記工作。
4.建立合同履行監督、糾紛處理制度。建立合同履行臺賬，及時跟蹤合同履行的進展，監督合同的執行情況，并建立合同履行異常的報告機制，及時應變履行異常，第一時間搜集取證，避免合同糾紛的發生。
（二）加強合同管理信息化系統建設
運用信息化系統的便捷、高效、智能的特點，可以節省紙質審批的人力物力資源，提高合同管理的效率。合同管理信息系統可涵蓋合同管理的全過程，建立從供應商管理、合同臺賬管理、合同審批評審程序、合同履行監督程序的全生命周期管理。并應包含統計分析功能，便于相關部門統計數據，監督檢查。另外，還應建立預警機制，監督合同執行的進度、合同分期付款時間節點的預警。
（三）重視合同管理信息系統與其他管理系統的對接科研事業單位的合同管理信息系統應與科研管理系統、資產采購管理系統、財務管理系統、質量管理系統等相對接，實現資源、數據共享，信息有效融合，以合同貫穿整個項目審批全過程。避免各個管理信息化系統互為孤島，造成業務流程被分割，重復審批現象的發生。
三、結語
關鍵詞：起草；評審；簽訂；履行；糾紛處理 中圖分類號：D923.6 文獻標識碼：A
一、合同的起草、洽談
項目合同主要分為項目保險合同、工程分包合同、物資采購合同、周轉材料租賃合同、機械租賃合同、地方協議、臨時租地協議、房屋租賃合同等
要由項目相關部門按照公司的合同范本起草，并項目部人員代表進行合同的洽談。訂立合同樣式參照公司相對應的合同范本執行，合同內容符合相關法律、法規要求，做到條款清楚，責任明確，特別是承包方式、結算辦法、付款方式、質量驗收標準、權利義務、違約責任、糾紛解決等條款要清楚、規范。
費用單價要充分考慮目前的市場行情以及現場的各種實際情況，并結合公司前期項目核算的內部預算指導價，進行洽談；
洽談選擇對象：對條件滿足要求，予以準入的協作隊伍要盡量多選幾家，原則最少不少于3家，通過資質、能力及報價等綜合評價，擇優選擇使用。
二、合同的評審
合同評審是指對擬定好的合同文本進行逐條審查和評價，包括合同相對人主體資格的合規性、合同履行的可能性、價格的合理性、內容的合法性以及表述的完整性、準確性等。
按“合同管理辦法”要求審核分包方的資質、能力；①建設工程施工合同、工序分包合同、專業分包合同、勞務分包合同等，對方必須是有資質的公司，應認真審查對方必須具備“五證一照”（ 企業法人營業執照、建筑業企業資質證書、安全生產許可證、組織機構代碼證、稅務登記證、法定代表人身份證明及非法定代表人簽訂合同時則需法人授權委托書）。其他買賣合同、租賃合同、加工承攬合同等，對方可以是自然人，法律另有規定的除外。②要求分包方所必須的勞力、材料、機械設備等資源配置必須滿足承包工程需要，必須具有在公司及其它類似企業中兩個以上項目施工類似工程的經歷。
審核合同措詞的嚴謹性、合法性，是否符合相關范本要求，特別是重點審核承包方式、結算辦法、材料供應、付款方式、質量驗收標準、權利義務、違約責任及糾紛解決等條款。審核合同的簽字蓋章。①雙方簽字、蓋公章（或合同專用章）；②雙方均加蓋騎縫章，保證自第一頁至最后一頁清晰、完整；③項目簽訂的合同需逐頁加蓋“項目公章”（正反兩面打印的亦需雙面加蓋）；④書脊處加貼封條，防止個別分包商惡意篡改合同。
審核履約保證金交納情況。按合同約定分包方應及時交納履約保證金施工完畢工程完工后，經有關部門驗收合格，按合同約定返還交納的履約保證金。
簽訂的合同必須經過評審并按評審意見修改后才能正式簽字、蓋章。禁止不簽不審、簽而不審、簽后再審、先進場施工后審簽合同的現象發生。
三、合同的簽訂
項目簽訂的合同，由相關部門主責人報請項目經理審核、簽字、加蓋項目公章，項目對外的一切經濟行為，必須以合同形式簽訂；不論是總價合同、單價合同，必須有詳細的工作量清單和甲供料清單，明確量和價。項目部對外簽訂合同，必須由項目經理簽訂，項目經理無權轉委托，其他任何人員均無權簽訂合同。
合同內容要求：應參照相應的合同范本執行，原則上不得使用合同相對人提供的格式文本訂立合同；確需使用的，必須注意避免該格式文本中有關免責、違約責任、爭議解決方式等加重公司及項目部的責任和義務、減免合同對方責任和義務的不利條款，否則不得簽約。
合同簽字蓋章。簽訂合同時，應當讓合同相對人先行簽字蓋章，或者雙方同時簽字蓋章。
四、合同的交底
合同簽訂完成5日內組織召集項目班子成員、項目各部門部長、各相關業務人員召開合同交底會議，由項目相關部門合同主責人當面交底，形成書面合同交底紀要書。交底效果要達到讓每位管理人員都對合同心中有數，對合同雙方的權利、義務都能正確、充分了解，重點要明確哪些費用由項目部承擔、哪些費用由對方承擔，以便于在合同履行過程中項目部做好管理和服務工作。
五、合同的履行
項目合同的履行，包括項目對《建設工程施工合同》的履行和項目對外簽訂的各類合同的履行兩個部分。
1、項目對《建設工程施工合同》的履行
（1）主要義務和權利：①主要義務：按設計圖紙施工；按合同約定工期開工、竣工、交驗工程項目；保證工程質量，確保施工生產安全。②項目經理部對業主的主要權利是：按合同約定及時收取預付款、計量款等；收回質量保證金，解除履約銀行保函的約束。對《建設工程施工合同》的履約管理，重點是要抓住工期、質量、付款、變更、索賠等環節的管理。
（2）當業主方發生不履行或不完全履行合同付款等義務時，項目經理部應及時、合理、客觀地督促業主履行合同；在對方不履行或不完全履行合同的情況較嚴重，影響到合同工期、質量、安全和公司經濟利益時，項目經理部應及時報告主管領導和公司相關部門，并重點做好相關索賠證據資料的收集、整理，并積極采取補救措施，盡量減少損失。
2、項目經理部對外簽訂的各類合同的履行
（1）主要義務和權利：主要義務是付款義務；主要權利是依據合同的約定，按期限、質量、數量，接受、接收合同約定的勞務成果、物資、機械、周轉料等。
（2）項目對外簽訂的各類合同履行過程中應注意做好：①遵照合同約定，正確履行合同；②做好“五證一照”有效期的監管工作；③及時發出必要的書函（會議紀要）：應簽證確認的一定要及時辦理簽證確認，并應當重視證據（資料）的法律效力；④抓住勞務作業的工期、質量、安全；⑤勞務分包方有無轉包、再分包合同的行為；⑥農民工工資發放的監管；⑦及時發現合同履行過程中對方可能發生和已經發生的違約情況，預防對方違約，并提出補足措施，保證合同正確履行。
（3）各主管部門在項目合同履行過程中應注意做好監督、檢查工作，督導項目部保證合同的順利履行。
（4）合同履行時應注意規避以下合同風險：①項目確認工程量、零用工及機械臺班要認真嚴格，必須由項目主管副經理每天審核并報項目經理簽字，過期無效。同時嚴格控制零用機械臺班及零用工用量；結算單形式要統一規范，所列項目齊全、數據準確，應扣款項顯示清晰，簽字人員簽字齊全有效。②協作隊伍交納的履約保證金要求簽約單位與匯款單位要一致，如果不一致必須向我公司出具證明書，防止法律上對方的“不當得利”。③大包項目嚴禁對外提供擔保，嚴禁協議隊伍以項目名義對外簽訂和履行租賃或買賣合同。
六、合同風險管理
各項目合同管理領導小組要以會議形式負責對本項目合同風險源進行識別、評估、提示、建立應急預案、及時處置。
項目經理部每月開一次有合同風險源級別確認和風險分析議題的會議，每季度必須召開一次合同風險源級別確認和風險分析的專題會議，通過會議討論分析，確定風險監控事項、監控程度等。
七、合同糾紛處理
發生合同爭議時，項目應首先積極的與對方進行溝通、協商，如協商不成應及時將有關情況向主管領導和公司法律事務部進行書面通報。
在遇有合同對方違反約定不履行義務時，項目經理部應積極采取措施催促對方繼續履行、補充履行、承擔違約與賠償責任等。
項目經理部應對履約出現問題的合同進行重點監控，包括合同履行完畢后超過一年仍未辦理完結算的、雙方有明確爭議導致款項拖欠的、以及合同對方明確表示要通過法律手段解決爭議的。
對合同糾紛、訴訟和仲裁案件，合同實施單位及其他有關部門要認真做好證據收集等工作，確保合同糾紛、訴訟和仲裁案件能得到充分合理的處置。
八、合同的變更、解除和終止
合同在履行過程中，對超出合同范圍的量、價變化必須及時簽訂補充合同，并嚴格遵循公司合同審批辦法執行，補充合同的審批程序與原合同審批程序相同。
解除、終止合同應簽訂書面協議，并按原合同性質確定審批手續。
九、合同內業管理
按合同的不同類型進行分類管理，并建立電子臺帳，臺帳中所登信息與合同內容、編號保持一致，實行“一合同一登記”原則，并根據實際需要編制合同檔案檢索工具，以有效的開展合同文檔的查詢、利用工作。
加強合同基礎資料保存、使用及保密工作。合同原件應項目合同主管部門保管儲存，尤其注意合同原件保管的環境應當密閉、安全（建議專柜上鎖）。注意各類合同原件的保密工作，項目日常工作中應當盡量使用合同復印件（或掃描件），不宜使用原件；如確需使用原件的，應當嚴格按審批、借閱、歸檔制度辦理。保存的合同原件每月檢查核對一次，如有遺失、損壞，必須查明原因及時處理，并追究相關人員責任。
合同基礎資料，主要包括：①合同相對人的資信資料；②來往函件、數據電文、招投標文件、合同、變更合同、會議紀要、來往函件的簽收單據等；③計量結算憑證、物資結算憑證、機械結算憑證、財務結算憑證等；④會議紀要、備忘錄；⑤測量記錄、試驗檢驗報告、施工質量記錄、隱蔽工程記錄、施工日志、各類報告、申請、報表、驗工計價、氣象記錄及圖表、業主及監理的書面答復等；⑥反映工程實施情況的照片、錄像資料；⑦在工程實施過程中形成的各種記錄文件等。
項目對簽訂對方分發合同應做好《合同分發記錄表》，記錄能反映分發日期、合同接收人、合同去向等情況，分發記錄上應有分發人和接收人的親筆簽名，合同對方接收人必需是對方法人（或法人授權委托人，要有授權書）。
十、合同管理監督檢查
加強項目日常檢查與溝通，最大限度防范合同履行過程中的各種風險。合同監督檢查的主要內容是：①合同管理制度的制定和落實情況；或合同性文件的有效性以及總體落實情況；②合同基礎資料保管和合同管理檔案建立情況；主要是合同管理的各類臺帳的建立與健全，合同資料的整理歸檔情況；③合同管理信息的編制和分析工作；主要是合同信息及合同風險信息的分析、上報、處理；④合同的評審、簽訂和履行是否符合相關規定；⑤合同糾紛的處理情況；⑥對于在簽訂、履行和管理合同工作中，因違反合同管理制度，造成重大經濟損失的人員的責任追究情況。
結束語
