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2001年，教育部了《高等教育學歷證書電子注冊管理暫行規定》，推行了高等教育學歷電子注冊制度；2006年，學籍學歷信息管理平臺正式開通使用。這一系列舉措意味著高校檔案管理由傳統的手工操作逐步過渡到以計算機網絡為工具的電子檔案管理。眾所周知，成人高等教育由于辦學形式、培養層次、學制的多樣性使得檔案管理難度很大，而成教檔案管理的核心部分是學籍檔案管理。新的形勢下，如何做好成教學籍電子檔案管理工作是一個值得思考的問題。
(一)目前成人高等教育學籍電子檔案管理工作中存在的主要問題
1對學籍管理工作不夠重視，認識模糊。一部分成教管理工作人員在思想上把成教當成普教的附屬品，甚至還有少數分管成教工作的校領導和工作人員將它看成創收的渠道，由于思想上不夠重視和認識上模糊不清，故不能擺正成人教育的位置。這些體現在硬件設施不完善，沒有按崗配備專門人才，檔案管理混亂等。
2管理手段落后、模式陳舊。目前，仍有許多高校成人高等教育學籍電子檔案管理仍然采用傳統手工操作或者沒有取消手工操作方式，沒有上升到“電子”的高度。學籍管理的常規性工作如新生名冊打印、教學計劃管理、畢業名冊打印等各類有關學籍檔案的管理，雖一部分使用了計算機，但僅采用單機操作，計算機的價值只是打印的工具而已。這些管理手段落后于形勢，跟不上時展的需要，阻礙了工作效率的提高和成人教育事業的發展。
3忽視學籍檔案管理隊伍建設和人員培訓。成教學籍檔案管理工作是一項復雜的系統工程，要求管理人員有極強的計劃性、準確性和原則性。但是許多地方高校普遍忽視了學籍管理隊伍的建設，學籍管理人員綜合素質偏低，專業結構、年齡結構不合理，并且隨著學分制的實施，加強和完善學籍管理隊伍建設顯得十分必要。高校必須緊緊圍繞當前時展對成人高等教育的新要求，徹底摒棄陳舊、落后的管理理念，將科學、先進、高效的管理理念引進到學籍電子檔案管理領域。
4信息技術領域內的難題制約著學籍電子檔案管理水平。從電子文件形成的過程和特點看，電子檔案仍像傳統檔案一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。但電子檔案管理有其自己的特點，它是無形的東西，裝載在某種介質上，并且必須通過計算機或其他“懂”得其組成規則的工具才能看得到它，沒有傳統檔案的直觀性。可以說，保證電子文件的真實性和原始性的技術難題很多。
將手工管理的紙質檔案轉換為數字信息進入網絡，即從檔案的實態轉換到虛擬態，檔案信息與載體分離，網絡傳遞的是檔案，信息用戶得到的是復制品，而非檔案原件。網上黑客與病毒的客觀存在及用戶根據自己利益對信息的取舍，可能使檔案信息內容更改。這些人為因素會影響電子檔案的真實性。
將紙質檔案轉化為電子檔案時所用的載體相對于紙質檔案對環境要求更高，壽命較短。載體的不穩定性必然影響信息的真實性。網絡更新一段時間后，要找到電子檔案的原版比較困難，這必然使檔案憑證作用受到影響。(二)完善成人高等教育學籍電子檔案管理的措施
1明確管理目標，強化管理意識。成人高等教育要以培養“復合應用型人才”、“能力創新型人才”和“社會急需和廣泛就業型人才”為目標，以成人高等教育質量為中心來開展工作。而學籍電子檔案管理作為成人高等教育的一項重要的基礎性工作，它的管理水平和質量直接影響到成人高等教育的質量。為了達到成人高等教育培養目標來做好學籍電子檔案管理，必須高標準、嚴要求地做好學籍電子檔案管理過程的每一項工作。在明確管理目標的同時，需要強化管理意識。高校成人高等教育學籍管理者的業務水平、政策水平和自身素質直接影響學籍檔案管理工作的質量。因此，必須加強對學籍管理隊伍的培訓和教育，使他們充分認識和理解學籍電子檔案管理工作的性質和重要性，自覺地認真鉆研業務，學習新知識，提高工作能力。要使他們通過不斷的學習，熟悉和掌握計算機技術，增強統計分析問題的技能；結合學籍電子檔案管理工作實際，善于總結摸索出學籍電子檔案管理的基本規律并不斷創新；樹立“以學生為本”的服務意識，全面提高學籍電子檔案管理水平和能力。
2完善管理制度，實行規范管理。現今所用的檔案管理制度是按紙質文件檔案來制定的，已經不能適用于現代化的學籍電子檔案管理技術。高校應本著“與時俱進”的精神和堅持“以人為本”的原則并結合自身實際情況，在廣泛聽取學生意見的基礎上，將“電子檔案”充實到學籍檔案管理制度中去，并對原有的學籍檔案管理制度進行適當合理的修訂，并對與之配套的一系列相關管理制度也給予重新修訂，使管理制度建設日趨完善。
規范和加強學籍電子檔案管理，對成人高等教育工作顯得尤為重要，根據學籍檔案管理具有長期性、復雜性的特點，我們必須實行管理規范化、制度化、科學化。從招生到畢業，在這一過程的不同階段、環節，學籍電子檔案管理人員一定要本著高度負責的態度認真對待，嚴格按照制度辦事，堅持原則，管理到位，做到制度面前人人平等，認真做好學籍電子檔案管理工作。
3充分利用計算機網絡，將電子檔案的優勢最大化。隨著計算機技術和網絡技術的發展，各高校都有自己的校園網。校園網是學校信息化建設的重要基礎設施，這為實現學籍電子檔案管理網絡化、一體化在硬件上提供了可靠的保障，但光有良好的硬件基礎還遠遠不夠，還必須開發出與之配套的應用軟件系統。
為此，成教學籍管理部門應當爭取學校的大力支持，應盡可能地組織技術力量開發出適用于本校的學籍電子檔案管理系統。該管理系統應包括新生報到注冊管理、在校生管理、成績管理、教材管理、紙介質檔案管理、畢業生管理、數據接口等模塊，涉及到學籍管理的方方面面。此管理系統應運行在因特網上，學生能在千里之外能夠查到自己的學籍狀態；教師能在家里能夠查到自己什么時候該去哪個教室上課。
為畢業生就業搞好服務，學籍檔案大顯身手學生的思想政治條件，鑒定材料，入團，入黨的材料，各種榮譽材料包含在學生的學籍檔案中，用人單位通過查看信息就有了對學生的整體印象和評價。職業院校作為高技能人才培養教育機構，是直接為企業，工廠人員培訓服務的，用人單位和畢業生之間可以建立更好的聯系，作為聯系的橋梁，學籍檔案當然是最好的材料。此外，畢業生離校后，學籍檔案將將相伴學生一生。無論是畢業生就業，評職稱，職務晉升，工資增加，資格評選，參軍等都可能訴諸使用的最原始的在校記錄。
二、職業院校學籍檔案管理的對策
（一）明確責任、規范檔案管理
學校教學工作管理的重要組成部分之一就是學籍管理。學籍檔案質量的高低直接反映了學校的管理水平，且在新形勢下，對知識的尊重，看重文憑，學籍檔案的查閱已經成為用人必須的手段。因此，要有嚴格的管理措施。一是要提高學籍檔案的重要性的認識，只因為有了一個良好的檔案意識，才可能對相關信息和數據的具體管理工作，做出相應的判斷，并及時收集，整理，存儲。二是領導重視是學籍檔案規范化管理的關鍵。為理順學籍檔案管理系統，進一步明確招生，教務，學校工作人員是學籍檔案形式的部門，并制定完整的學籍檔案形成和移交的工作職責。三是學生一進入學校就要采取多種形式，新生的表格、卡等一系列的招生材料，定期組織兼職整理檔案，編目，移交檔案部門和辦理過戶手續。
（二）建立學籍檔案電子文件歸檔制度
由于學籍檔案具有周期長、數量多的特點，紙質文件勢必占據很大的空間，給保管和使用都帶來了不便；而收集的電子文件，可以有大量的信息和占空間小的優勢，可以方便地查詢使用。因此，檔案管理部門應當建立學籍并存的紙質和電子檔案管理系統，充分保證學籍檔案全面的記錄管理和最大化的信息利用。學籍檔案是一個學生在學校的整體表現的真實記錄，其重要作用不僅可以輻射到個人、學校，還可以向社會輻射。因此，職業學校學籍檔案的管理，要不斷探索新的管理方法，在人才的培養方面發揮學籍檔案更大的作用。
（三）加強檔案管理隊伍的建設，提高學籍檔案管理的質量
只有不斷提高學籍檔案管理人員的水平和素質，學籍檔案管理更加科學化，現代化才能實現。職業院校必須采取有效措施，確保重視學籍檔案管理工作的培訓和專業培訓，以使他們的管理水平和業務水平以及個人的思想政治素質，適應新形勢下學籍檔案管理的需求。在政治方面，學籍檔案管理人員要努力學習黨的路線，方針，政策，體現愛崗敬業的精神風貌。在業務方面，學籍檔案管理人員要熟悉檔案管理的政策和法規，要努力學習，檔案管理專業知識和技能，能夠熟練掌握計算機等現代化管理設備，做到精業從事學籍檔案管理工作。
（四）使用計算機搜索提高利用率
“學籍”專指符合招生規定條件被正式錄取,并按規定辦理注冊手續后所取得的學生資格。而學籍管理則是對學生從招考入學到畢業的整個培養過程中的學籍注冊、課程選擇、學習成績的評定與遷移為中心的考核與管理。學籍檔案是中職學校檔案的重要組成部分。管理和利用學籍檔案是中職學校管理工作中的一項基礎性工作。健全和完善學籍檔案的管理,加強學籍檔案的開發和利用,促進學籍檔案管理工作的規范化、科學化和標準化,對規范中職學校的教育教學秩序、提高教育教學質量、促進良好學風的形成、實現向社會輸送全面發展的合格人才的最終目的等都有巨大的促進作用。
一、中職學校檔案管理的現狀
為適應社會的發展,服務地方經濟,近年來中職學校出現了辦學形式和生源多樣化的轉變,學籍檔案的種類和內容也呈現出復雜多樣的局面。在這樣的形勢下,學籍檔案的管理出現了一些不容忽視的問題,主要有:
1.品種繁多,內容復雜,管理難度大。中職學校為適應市場發展,逐步開設了名目繁多的專業,這也是為了在劇烈的市場競爭中求得一席之地。中職學校不僅有中職,還有中專大專連讀、3+2班、大專函授班等辦學層次,而不同層次的學籍檔案管理要求不相同,但沒有統一的檔案管理規章制度,各行其是,顯得雜亂無章。
2.中職學校現行的學籍管理制度欠完善、欠規范。現階段中職學校的綜合管理工作紛繁復雜,其內部的檔案管理如人事、財務、校志、教育教學(包括教學計劃、課程、教材、考試、學生成績、學籍、德育等)等檔案管理也多種多樣;同時,少數中職學校把學籍檔案工作與教學中心相比較,認為學籍檔案管理無關學校整體工作之痛癢,“不足掛齒”地不加重視或重視不足。因此,中職學校在學籍檔案管理方面制度的制定工作之疏漏在所難免。
3.中職學校的學籍歸檔程序欠明確、欠適當,檔案信息的存儲又欠安全。少數中職學校的學籍管理是“摸著石子過河”,對學籍電子文件的歸檔程序缺少制度約束、要求欠明確;較少使用專用電腦或電腦未加密或未設置本文由收集整理訪問權限,檔案數據儲存分散,未進行備份,防病毒措施較差,易于丟失。
4.中職學校紙質學籍檔案的歸檔整理不及時,信息完善不足。少數中職學校的建校時間較長,學籍檔案因未按年代及時分門別類地有秩序存放而導致其積壓堆積眾多;同時,新近學生的學籍,應做齊資料的卻沒有及時補足,或任意增刪丟棄而導致檔案或遺失或信息不全或索引困難,這都勢必會影響日后檔案的開發利用。
5.中職學校學籍檔案管理的專業人才缺乏,檔案管理設備落后。一方面,中職學校檔案管理的理念、內容和方法、人才資源培訓和使用的方式依然陳舊,抑制著學籍檔案的正常管理,另一方面,隨著時間的推移與學生學籍檔案不斷增加,原有保存學籍檔案的存儲條件已不能滿足學籍檔案的數量日益增長的需要。
二、中職學校學籍檔案管理的內容
學籍檔案是學生從入學到畢業整個培養過程中在德、智、體各方面發展狀況的真實記載和反映,是學生整個在校學習過程的原始記錄,是學生在校期間學習、考試、實習和社會實踐等一系列教學活動中直接形成的,具有保存與利用價值的文件材料。根據《中華人民共和國檔案法》和國家教委《普通高等學校檔案管理辦法》,結合中職學校的實際情況,中職學校學籍檔案主要包括:(1)招生計劃、新生名冊等;(2)在校學生名冊、新生登記表、學生學籍卡片、考試成績卡、學生學籍變更(休學、復學、轉學、轉專業等)的材料;(3)學生職業技能培訓參訓情況和所獲證書統計表;(4)各年級實習計劃和實習單位合同、學生實習情況、實習報告和實習成績;(5)學生獎懲材料:獲獎、評優、處分等;(6)畢業證書和發放登記表;(7)畢業生就業單位統計表和簽約單位合同;(8)擴展材料,即畢業生跟蹤調查統計情況:使用單位對畢業生質量的意見、畢業生社會滿意度調查、優秀畢業生情況和典型事跡等。
為適應社會發展,服務地方經濟,近年來中職學校出現了辦學層次多樣化的轉變。招生種類多導致了學籍檔案復雜多樣的局面,各教學部門各行其是,要求不一,甚至該歸檔的不歸檔,這給中職學校學籍檔案管理工作帶來了一定的困難。另外,隨著高科技的發展,假畢業證日益增多,為了更好地杜絕和打擊假證的泛濫,確保畢業證的真實可信,各中職學校必須做到有證可查,有據可依。
三、中職學校學籍檔案管理的特點
1.復雜性。中職學校學籍檔案的內容十分復雜,包含學生在校期間的各種表現及相關情況,是學生在校期間學習、考試、實習和社會實踐等一系列活動中形成的具有保存和利用價值的文件材料。
2.多變性。中職學校學籍檔案產生形成的周期較長,學生學籍情況處于不斷的變化中,比如有的學生考試成績可能從不及格到補考及格;有的可能從受處分到取消處分;有的可能從休學到復學等,這些變化都要及時做好記載,以便準確反映學生的學籍情況。
3.保密性。每份學籍檔案都記載了學生的很多個人情況,如姓名、照片、出生日期、身份證號碼、成績記載等,這些都屬于個人隱私,在一定的范圍內需要保密,要按照有關規定進行管理。這既是對學生的愛護,又是學校防止出現因學籍檔案管理不善而引發法律糾紛的必要舉措。
4.利用的頻繁性。學籍檔案是中職學校檔案利用最頻繁的。學生報考高一級學歷層次(如專科或本科)、證書丟失、應征入伍等,都需要利用其在校期間的學籍檔案。用人單位鑒定證書真偽、學生找工作等利用學籍檔案的也不在少數。
四、加強中職學校學籍檔案管理的措施
1.針對中職學校辦學層次多樣化,要逐步完善學籍檔案管理制度,統一要求,做到學籍檔案的種類和內容合理有序,多而不雜。
2.各級領導要關心和愛護基層學籍檔案管理人員,提高待遇,積極創造條件,通過培訓、經驗交流、考察學習等方式,使他們接受系統的檔案管理業務知識培訓,提高業務能力。同時,要堅持檔案管理人員持證上崗制度,確保在崗檔案工作人員的素質和要求,使之逐漸形成一支相對穩定的、責任心強、水平較高的專業隊伍。
3.加強學籍檔案管理規范化、程序化和高效化。在中職學校中要逐步推行電子學籍檔案管理,利用校園網進行學籍檔案管理,將工作人員從繁雜、低效、重復的工作中解放出來,改變過去的“經驗型”和“手工操作”管理模式,使數據可靠、準確,情況反饋及時、迅速,增強管理工作的科學性和時效性。
五、做好中職學籍檔案管理工作的方法
1.做好學籍檔案的收集和整理工作,保證學籍檔案的完整齊全。學籍檔案的收集、整理是學籍檔案管理工作中的基礎環節,直接決定著學籍檔案的質量和齊全程度,也關系到提供利用工作能否順利進行。因此,做好學籍檔案的收集、整理工作尤為重要。
(1)做好前期指導工作。一是要與教學管理部門和學生管理部門協商、研究有關學籍材料項目的設計和范圍的確定,尤其重視學籍材料項目的設計與學生的動態發展聯系起來,完整地反映學生在校期間的全面情況。二是要做好歸檔前的立卷工作,按照檔案整理立卷的規范,在形成部門移交學籍檔案前做好相關指導工作,盡量把問題解決在歸檔前,以保證學籍檔案進館(室)的質量。
(2)主動收集,跟蹤收集。由于學籍檔案具有復雜多樣、產生形成周期長的特點,如果不熟悉學校的辦學模式,不主動了解學校的辦學情況,那么很可能出現學籍檔案收集不齊全的問題。所以,在收集學籍檔案以前,就要主動收集相關資料,比如,當年畢業班級數量、每個班的人數、各班的畢業率等。跟蹤收集主要針對畢業或肄業學生學籍材料的后續補充收集。由于學生畢業或肄業以后其補充的材料都是由教務部門形成的,因此檔案部門就要加強與教務部門的聯系,并做好宣講工作,尤其要讓相關人員意識到這些材料的重要性,從而密切配合檔案部門,主動把這些補充材料交到檔案部門。
(3)做好檢查驗收工作。由于學籍檔案材料的內容繁多,加上檔案整理人員繁多,學籍檔案的立卷整理質量就參差不齊。這就要求在收集時進行檢查,一旦發現問題,就立即予以糾正。
2.針對中職學校辦學形式和生源多樣化,要逐步完善學籍檔案管理體制,提高管理意識。學籍檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一,必須把學籍檔案工作納入學校整體發展規劃,完善管理體制,從而加強對檔案工作的領導和管理。要建立和完善歸檔制度,分散收集,集中管理。將學籍檔案的歸檔作為各部門人員的職責,做到每學期、每年級按時、完整、準確歸檔。要從制度上加強對學籍檔案真實性的認證和鑒別,保證其真實可靠。還應制定完善的考核管理制度和激勵機制,獎罰分明。
3.加強學籍檔案管理人員培訓,提高素質,穩定工作隊伍。學籍檔案管理是一項非常細致的工作,具有極強的程序性和專業性。學籍檔案管理人員必須具備檔案業務知識和一定的科學文化知識;必須熱愛檔案事業,忠于職守、遵守紀律;必須有極大的責任心和學習精神,經常研究工作中出現的新情況,解決新問題。要建設這樣一支隊伍非一朝一夕可以實現,中職學校的領導者必須重視檔案管理人員的培訓,提高管理人員素質;必須有針對性地引進人才,培養人才,穩定學籍檔案管理隊伍,保證檔案管理工作的嚴肅性與持續性。
論文摘要:學籍管理是對學生從招考入學到畢業的整個培養過程中的學籍注冊、課程選擇、學習成績的評定與遷移為中心的考核與管理。結合工作實際，針對中職學校學籍檔案的管理進行了論述。
“學籍”專指符合招生規定條件被正式錄取，并按規定辦理注冊手續后所取得的學生資格。而學籍管理則是對學生從招考入學到畢業的整個培養過程中的學籍注冊、課程選擇、學習成績的評定與遷移為中心的考核與管理。職業教育同普通教育一樣，學籍管理也是一項非常重要的工作，但是又和普通教育不同，職業教育的學生層次差異較大，使得職業教育的學籍管理較普通教育管理難度更大。
一、當前中等職業學生學籍檔案管理存在的問題
(一)人才培養模式的多樣化變革，帶來新的挑戰。
人才培養模式的多樣化變革，給中等職業院校的檔案管理帶來了新的挑戰。具體表現在反映人才培養模式變革的材料沒有及時的進入檔案，規范性較差。有些中職院校主要注重《學籍卡片》、《考試成績登記表》、《高中學生思想品德考核表》等反映學生學科成績的材料。應該凸顯的《考生職業技能鑒定表》、實習、實訓等反映職業學校特點的內容還較少，難以保證學生檔案的客觀性與真實性。
(二)電子檔案網絡化管理存在瑕疵
學籍檔案管理的最終目標是實現檔案信息資源共享，而檔案網絡化管理正是使這一目標得以實現的一種行之有效的手段。但是，電子檔案的管理也不是盡善盡美，學生電子檔案的真實性、安全性還缺乏完善的管理制度來作保證(如系統用戶權限的界定、更改信息必備的條件、查詢信息必須的手續)，還有網絡的不安全性、計算機故障問題、電子檔案的長期保存、軟件技術的完善等等。這些都將隨著電子檔案的不斷發展而魚待解決。
(三)檔案作用發揮缺位
在學生就業進入市場用人機制的大環境下，學生學籍檔案作為記載學生成長情況重要文本材料，發揮了它無法替代的育人和人力資源開發作用。目前中職學生學籍檔案管理存在的主要問題就是缺乏創新意識。沒有真正從服務中職學生實現成功就業的要求來實施管理。由此造成的學生學籍檔案管理中存在的信息不全，信息失真，缺乏過程管理。信息提供滯后于畢業生就業等現象，其服務就業工作的作用發揮也就缺位了。
二、加強中職學校學生檔案管理的對策
(一)提高認識，樹立現代化檔案管理理念
隨著中職學校教育改革的不斷深入，檔案管理的現代化建設已提上了重要議程。檔案管理工作要想適應新形勢發展的需要，就要實現從上到下的思想轉變。一方面，作為學校領導要充分認識到學籍檔案管理在學校教育中的價值、地位和作用，意識到學校檔案管理現代化建設的重要性;進而轉變傳統的檔案管理理念，強化檔案管理意識，以科學發展觀指導學校檔案管理的現代化建設。另一方面，作為檔案工作人員，必須更新檔案管理理念，突出檔案管理的信息服務功能，加強對學校檔案信息的綜合分析和深度利用，實現學校檔案工作從簡單的管理型服務向研究開發型服務的轉變，把學校檔案管理部門建設成為人才工作、干部工作的信息庫和參謀部，使檔案人員立足于學校檔案資源的開發利用。
(二)建立健全歸檔材料的形成、收集和傳遞制度。
1、規范歸檔材料的要求。按照干部人事檔案管理規定，歸檔材料必須統一使用16開規格的耐久性較好的紙張，字跡材料應是耐久或比較耐久的，不得使用圓珠筆、復寫紙、紅墨水、純藍墨水及鉛筆書寫，也不宜采用噴墨打印件歸檔，應選用激光打印件或靜電復印件歸檔。凡是不符合要求的，必須退回原形成材料單位重新處理后方可歸檔。
【關鍵詞】成人教育；學籍檔案；問題；對策
隨著我國經濟與社會的不斷發展，成人教育事業呈現出良好的發展態勢，在招生規模不斷增長的同時，相應的學籍檔案管理工作面臨的壓力也就越來越大。然而，成教學籍檔案管理工作當前仍然是是以人工統計、檢索為主，面對不斷增長的學籍檔案工作量，傳統管理模式顯然已經無法滿足成人教育發展的需求，成教學籍檔案管理的繁重性、復雜性越來越明顯，成教學籍檔案管理工作開始暴露出眾多問題，如何加強成教學籍檔案管理就成為當前急需解決的重要課題。
一、成人教育學籍檔案管理存在的問題
（一）管理制度不健全。對于成人教育學籍檔案管理制度來說，沒有一套結合高校自身成人教育工作的實際制定的檔案管理規章制度，只是簡單地將學校檔案室的規章制度照搬來使用。成教學籍存在特殊性，縱觀各高校的成人教育學籍管理，其內容與實施細則都不盡相同。比如考勤，對曠課，請假的處理原則就各不相同，差異很大，甚至有的就沒有做出明確規定，必然會導致管理制度、管理體系方面不夠完善，管理過程中存在諸多不健全的地方。
（二）管理模式存在滯后性。“互聯網+”時代，大部分學校學籍檔案管理都在積極進行信息化建設，然而成教學籍檔案管理工作的信息化建設存在較大的滯后性，學籍檔案管理仍舊是以手工管理為主，重復勞動多、工作量大、準確率不高、效率低下，信息化管理僅僅局限于簡單的審批表、新生注冊表、名冊以及成績登記表等簡單的內容，顯然無法適應信息時代檔案管理工作的相關要求。
（三）管理隊伍素質亟待加強。由于成人教育學院對學籍檔案管理工作不夠重視，學籍檔案管理隊伍存在綜合素質參差不齊的現象。不僅在人員配置方面不夠合理，并且大部分學籍檔案管理人員都沒有通過系統的專業培訓，精通信息技術的專業管理人才更為缺乏，嚴重制約了成教學籍檔案管理事業的發展。
二、優化措施與建議
（一）構建符合成人院校的檔案管理制度。科學合理的管理制度是保障各項工作有序開展的先決條件，成人教育學籍檔案管理工作自然也不例外。這就需要成人教育院校基于教育部相關文件制度，構建符合成人教育院校實際特征的學籍檔案管理制度，全面規范學籍檔案收集整理、核對檢查、鑒別歸檔、保管保密、轉遞送交以及管理職責等相關內容，不僅表現出檔案管理工作具有高度的政策性，同時又能夠有效滿足成人教育的發展需求，保障學籍檔案管理工作的開展有章可循、有據可依。與此同時，為進一步保障學籍檔案管理工作的質量，學校應當定期進行核查，通過構建科學合理的審查機制，以便于針對學籍檔案進行全面的審查核對，進一步保障學籍檔案的規范、真實以及完整。除此之外，還應當綜合參考成教學籍檔案管理工作的相關要求，將具體的責任落實到個人，并將其納入目標管理考核當中，全面提升學籍檔案管理工作的效率與質量。
（二）加大學籍檔案信息化建設力度。一方面，成人教育學籍檔案管理方法現代化建設。主要彰顯為管理方面的有效性與科學性，各個學校應當綜合參考自身實際情況，將最新的理論知識與科研成果應用于學籍檔案管理工作當中，通過不斷總結檔案管理過程中的經驗教訓，全面推動成教學籍檔案管理方法現代化建設。另一方面，成教學籍檔案管理手段現代化建設。“互聯網+”時代，應當主動借鑒其他部門檔案管理信息化建設所取得的經驗與成績，主動引入一套系統的信息化管理體系，建立學籍檔案管理信息庫，實現成教學籍檔案管理全文圖像存儲、備份以及自動化檢索，進一步加強信息化技術在成教學籍檔案管理中的應用。
（三）加強檔案管理隊伍培訓教育。首先，成人教育院校檔案管理部門應當加強檔案管理人員的后繼管理工作，通過制定業務考核體系、檔案管理人員任免體系、繼續教育體系等，進一步提升廣大檔案管理人員的緊迫感，使其能夠主動投入到學習中。其次，成人教育院校應當綜合參考檔案管理工作的實際情況，制定針對性的晉升體系，在有效調動檔案人員能動性的同時，吸引更多的綜合素質過硬的檔案管理專業人才，以此來充實檔案管理隊伍，帶動整個檔案管理隊伍綜合素質的提升。最后，加大檔案管理隊伍的繼續教育力度，通過主動開展多種類型的教育形式，包括講座、委培等形式，積極進行檔案管理專業知識、信息化專業知識的培訓，全面提升檔案管理隊伍的專業水平、信息化水平，為學籍檔案管理利用提供更好的服務。
三、結語
綜上所述，成人教育學籍檔案管理是一項系統、繁雜的工作，想要一蹴而就顯然是不現實的。面對我國成人教育事業的發展，成人教育學籍檔案管理工作必然需要做出相應的改革，應當針對當前存在的問題進行系統的分析，制定針對性的解決對策，全面引入新的管理理念與管理方法，進一步提升成教學籍檔案管理工作的效率與質量。
作者:左章靜 單位:河南醫學高等專科學校
【參考文獻】
[1]趙哲瓊.加強高校成教函授學員學籍檔案管理，提高檔案管理水平[J].現代經濟信息，2012（07）：100.
關鍵詞：高校；學籍；管理
1 引言
高校學籍檔案記載了一個學生在校時的基本情況，不僅能夠反映其德智體美各方面的綜合素質，也是其教育過程中達到知識水準的基本信用憑證。高校逐步認識到學生檔案的科學管理對于高校自身和學生發展的意義，從教育科研、教學、學生管理各個角度來看，加強學生學籍檔案管理具有一定的現實價值。然而，不少高校的管理手段和理念仍比較落后，不能滿足社會發展和高校發展的需要，加強檔案管理并使其發揮相應的作用，是學籍檔案人員所應關注的問題。
2 我國高校學籍檔案管理的現狀分析
（一）高校學籍檔案管理制度不夠完善
目前，在高校學籍管理方面，并沒有一個統一的標準，也沒有一個符合實際情況、可以遵循的管理規章制度。在高校內部，每個部分都希望采用最適合自己的管理方式，導致檔案在歸檔的時候出現問題。在管理上權責不夠明確，有的時候管理檔案的工作人員并不了解學生的真實情況，與實際工作脫節，無法保證一些材料能夠真實準確的歸檔。一些學生為了更好的就業，不惜在檔案上造假，有時一個班級出現多個學生會主席，學校有時為了使畢業生獲得就業就會，甚至將一些學生處分的材料扣除，正是由于缺乏制度上的統一領導，造成了檔案失真，學籍檔案和畢業生的誠實信用度下降。
（二）高校學籍檔案管理的方法不夠科學
由于管理制度的欠缺，導致一些高校的檔案管理方法也比較落后。只要體現在兩個方面，一是學籍檔案的編排比較混亂，有的學院按照學生的專業來分，有的學院按照學生的專業交叉編排、有的學院按照學生的畢業年份來分，總之沒有形成一個相對統一的標準，形成相對規范的做法。另外，一些學籍檔案的組卷和裝訂也不夠規范，缺少總的案卷目錄，一旦有卷宗缺失或者被改動，工作人員很難發現，電子檔案學籍管理正在逐步普及，但是很多高校并沒有嚴格施行。
（三）高校學籍檔案管理人員的素質參差不齊
學籍檔案管理是一項比較復雜的綜合性工作，很多管理人員并沒有意識到這一問題，而是認為檔案管理就是簡單的材料堆砌，而不需要進行系統的分析。其實，在實際工作中。通過學生檔案的記錄信息和去留情況，不斷開發有效信息，可以更好的為學校教學服務。但是相關的管理人員很少受到過這一方面的專業培訓，沒有沒使用過計算機等技術輔助完成工作，簡介造成了學籍檔案管理水平的落后。
3 我國高校學籍檔案管理應采取的對策
（一）加強高校學籍檔案管理的意識
目前高校學籍管理所涉及到的學院和專業繁多，很容易造成管理上的混亂，因此，要提高對學籍檔案管理的重視，不斷制定并完善更加健全的管理制度。很多高校在不同地點開設了分校，學生的成分也比較復雜，管理的時間跨度變大，更需要學校的領導對學籍檔案管理統籌規劃，將檔案管理正規化，嚴格制定檔案管理的流程，努力實現檔案歸檔的真實性，一旦查找可以快速獲得有效的信息。在日常的工作中，做到管理有章可循。建立透明的監督機制，明確權責，一旦出現問題，可以有效的解決。
（二）引進更加先進的檔案管理方法
一般來說，學籍檔案包括入學注冊、成績考核、畢業證書等材料，是一個學生學習和生活的最原始記錄，也是教學和學校管理的重要部分。隨著市場經濟對高校畢業生的就業影響越來越大，學生的原始資料對于就業單位來說具有一定的參考價值，成為了企業選聘人才的重要參考之一。為了更好的指導高校的教學、科研工作，應當引進更加先進的檔案管理方法，講究檔案分類，便于信息的查找。不僅從學校的角度進行一個統一的編號，同時，分配到不同學院，也應當遵循相同的規律實現信息的管理。要學習一些先進的管理方法，如利用計算機軟件檔案信息記錄分析，分析數據，發現學校在教學之中出現的問題。
（三）加強高校學籍檔案人員的素質
檔案管理人員既要了解學籍管理的政策、方針，也要熟悉基礎的業務操作。與傳統的檔案管理相比，如今更需要掌握電子管理技術，同時由于信息技術的更新換代，要求學籍檔案人員加大對單位內從業人員的繼續教育力度，增加相關的素質培訓和業務能力訓練，對管理人員的素質提出更高的需求。除了日常性的操作，管理人員應當根據高校自身的需求制定科學的管理模式，多管齊下，真正實現科學的學籍管理。這就需要高校加強對相關人員的培訓，不斷提升其管理能力和水平。
4 結語
隨著競爭越來越激烈，高校為了提升自身的核心競爭力，不僅要從教師的教學、科研，學生的就業等方面發力，也需要不斷提升管理的能力和細節。積極探索，善于思考，將高校的學籍檔案管理落到實處，不斷滿足社會的發展和高校的需求。
參考文獻
關鍵詞：高校 學籍檔案 管理 策略
高校學籍檔案是學生在校學習期間逐步形成的記載學生學習經歷的原始材料。一份完整的學籍檔案，能真實地反映學生在校所學全部課程的成績，升學、留級、休學、復學、轉學、轉專業及綜合表現等情況。從高校學籍檔案的形成過程看，它是大學生在校學習期間留下來的未經任何改動的原始材料。具有很強的可信度和真實性。因此，正確處理目前高校學籍檔案管理中存在的問題，制定科學的管理模式十分重要。
一、高校學籍檔案管理狀況
在高校學籍檔案管理工作中，多數高校在宏觀上對學籍檔案管理工作比較重視，但仍有少數高校對學籍檔案工作重視不夠，意識淡薄，在學籍檔案的規范化管理及具體工作上還存在諸多問題，面臨很多實際困難。
1 案卷質量不高。紙張破損。各教學系一般在學生畢業后才將學籍檔案移交到學校檔案室，由于這些部門沒有符合檔案保管條件的庫房和設備，也沒有專職人員從事保管工作，學籍檔案得不到科學的管理，一定程度上造成紙張發潮變霉、變黃破損，不利于學籍檔案的永久保存。
2 時間編目混亂。有的學籍檔案年度分不清，尤其是預科生、插班生和延長學制的學籍檔案，有的歸到插班前的年度，有的又歸到插班后的年度，時間混亂，難以查找。
3 標準不統一。由于部分高校在學籍管理方面沒有制定一個規范的標準，學籍檔案的編目，檢索工作一般都是有檔案室負責，但在各系移交的標準不一、規范程度不同的學生學籍檔案基礎上進行編目、檢索工作，顯然難以卓有成效。
4 檢索方式陳舊。部分高校提供學籍檔案利用的方式，是到校檔案室進行手工檢索。這樣，提供利用的效率不高。加上以前的學籍檔案管理不夠規范，沒有統一標準，檔案資料雜亂無序，查找時相當困難。因此，學籍檔案的檢索手段有待進一步改進，
5 培養模式復雜。很多高校并不是單一的本科教學模式，還有短期培訓、成人教育、大專教育、專升本教育、遠程教育、函授教育、高師衛電教育、研究生教育等，造成學籍檔案的多樣性和復雜性。這樣就增加了學籍檔案收集工作的復雜性，給收集學籍檔案齊全、完整帶來困難。
6 學籍檔案內容不完整。部分高校對學籍材料管理往往是教務處負責學生的學習成績和學籍變動的記載，學生處負責學生的獎懲情況，而學生每學期參與重大事件、活動后的鑒定材料則由各系輔導員負責完成，形成多頭管理，給檔案材料的收集造成了許多麻煩。如果部門之間互相溝通不夠，容易使學生在校期間一些重要情況不能集中反映到學籍檔案中。使學籍檔案在一定程度上失去了完整性和真實性。
二、高校學籍檔案管理走向
1 完善管理制度，實現規范化管理。建立一套完善的、科學的規章制度，建立明確的辦事理念，嚴格執行各項制度是高等學校學籍檔案管理工作的基礎。在此基礎上，在實踐工作中不斷總結經驗。進一步創新，改進方式，努力實現學籍檔案工作的系統化、規范化、制度化。各高校應當根據相關文件精神，制定適合校情的學籍檔案管理制度。各個環節必須要有專人負責，建立校、系兩級管理崗位責任制，減少隨意性。避免人為因素的干擾，確保工作萬無一失。
2 增強高校學籍檔案管理意識。樹立檔案意識是做好學籍檔案管理工作的重要內容。高校檔案部門和檔案工作者要增強檔案意識。必須認識到檔案管理工作特別是學生學籍檔案管理，對高校教學評估以及高校教育長遠發展的重要作用。有關人員必須認真學習《檔案法》以及黨和國家在檔案方面的有關政策和相關法律。真正地從思想上認識到學籍檔案管理工作的重要性，它可直接影響到整個學校的檔案工作，影響到用人單位對畢業生的全面了解，影響到高校畢業生的就業和高校的長遠發展。
3 制定周密的收集方案。學籍檔案是對學生入學到畢業的整個過程進行的一系列管理工作，是對教學活動的原始記錄。因此。學籍檔案的建立，必須伴隨整個教學活動過程，按其自身的特點和原則進行。一份健全、完善的學籍檔案需要對學生的入學注冊、考勤、學習成績、思想品德、專業變動、休學與退學、獎勵與處分、畢業與結業、畢業去向等方面做完整的記錄，數據來源涉及招生、教務、學生處及各院系等部門。因此。需要制定周密的收集計劃，根據學籍檔案的形成規律，采取多種形式的搜集，在搜集學籍檔案以前就要主動搜集相關基礎資料，并能主動加強與相關部門的聯系，及時收集到位。由于數據來源不同部門，質量和格式難免參差不齊。因此，在收集時務必檢查，必須堅持隨時收集，隨時登記，發現問題及時糾正，提供材料的原始數據要準確無誤、真實可靠，確保歸檔材料的準確性和真實性。
4 充分利用現代信息技術，提高辦公自動化水平。高校應為學籍檔案管理的現代化提供一定的資金支持，配備檔案現代化辦公設備。如各個系的教學秘書應配備電腦、打印機、復印件、掃描儀等。這是實現學籍檔案現代化管理的必要的硬件條件。利用技術和設備，實現學籍檔案的現代化和自動化，對于改革檔案管理手段、改善檔案管理條件、有效提供利用具有重要意義。
5 遵循學籍檔案的建檔原則。學籍檔案產生于教學活動中。是人才培養過程的原始記錄。因此。學籍檔案管理人員要嚴格執行教育部及地方教育行政主管部門的有關規定，對學生從入學到畢業的學習成績、思想品德、考核記載、轉專業、留級、休學、復學、轉學、畢業等方面作完整的記載，并按規章制度妥善保存，從而形成完整的學籍檔案。在平時的學籍檔案管理中。要按檔案規范化原則及時進行整理。不僅要做好平時的立卷工作，還要及時歸檔，避免材料失散，確保檔案的完整。對學籍管理的內容必須實事求是客觀的記載。不得弄虛作假，對含糊不清的問題必須及時調查核實。只有這樣，才能做到事事記載真實，件件查之有據，真正體現學籍檔案的真實性和完整性。
6 做好學籍檔案信息資源的開發工作。隨著教學改革的不斷深入，學籍檔案管理必須采取有效手段適應和滿足現代化教育的需要。學籍檔案包含豐富的信息。內容繁多，提高查準率和查全率。必須運用現代信息技術管理學籍檔案。首先，要做好基礎材料的錄用工作。其次。高校學籍管理部門應與全國高校學歷電子注冊聯網，建立一個完整的學生學籍管理信息系統。從新生的錄取開始。加入學生在校期間的信息管理，直到學生畢業的全部材料。貫穿學生在校期間的整個學習過程，形成一個完整的學生學籍檔案。學籍檔案記載了學生自入學到畢業整個學習生活的歷程。是學生在校期間的最真實，最可靠，最具備參考價值的資料，同時能為用人單位全面了解畢業生提供重要的憑證。具有較高的參考價值。學籍檔案不僅影響到整個學校檔案管理的完整性，更重要的是會影響到對一個人的全面了解和對人才的合理使用程度。因此，收集和利用好高校檔案，是高校檔案管理工作的重要任務，我們必須采取有效措施加快高校學籍檔案建設步伐。
關鍵詞 學籍檔案管理 電子化
高職院校的學籍檔案管理是根據國家教育行政主管部門頒布的有關法規，并結合各自學校實際所制定的具體的規章制度和實施細則。它對學生從入學到畢業的整個過程有著至關重要的作用，能夠充分全面的反映一個學生在校期間求學質量。它入學注冊、成績考核、紀律出勤、轉專業與留級，轉學，休學、復學與退學以及畢業資格的審核和相應證書發放等都做了詳實明確的記錄和記載。因此學籍檔案管理直接關系著一個學校的教學質量和社會聲望，直接關系著一個學生的人生規劃。如何搞好學籍檔案管理工作，使其切實為教育所用，為教學服務是我們如今首要探討的問題。
一、學籍檔案管理工作現狀
（一）入學教育缺失
一些學生缺乏對學籍管理的正確理解，只被動的被學籍管理的記錄記載所約束，在臨近畢業才發現自己尚有缺考或不及格課程。而很多高校在新生入學后通過軍訓、發放學生手冊、召開主題班會等形式集中教育來介紹和引導學生對于學籍檔案的理解和重視。
（二）相關人員的職業道德有待提升
高校許多教師視學籍檔案管理為教學管理部門的工作職責，認為與己無關，而同時相關部門的管理人員的責任心、事業心不強，不具備相應崗位應有的職業道德，而有的教師則對學生違紀現象視若不見，不能及時處理、上報，這些都在一定程度上影響了學校的教學秩序和教學質量。
（三）學籍管理手段不成熟
原始的手工錄制的高校學籍檔案管理已逐步被網絡化的電子檔案所替代。但尚未成熟的信息管理平臺和能力有待提升的信息錄入隊伍無疑使信息檔案的工作量增加，準確性低。
二、如何實現學籍檔案管理水平現代化
（一）規范管理，樹立服務意識
建立健全規范的管理制度是搞好學籍管理工作的基礎，提升相關工作人員的服務意識則是提升學籍檔案管理水平的重要手段。學籍管理應以各教學院系為主，實行分層管理。教務處工作應轉為統一標準、監督檢查等的目標管理。隨著社會對高等院校畢業生需求的不斷發展變化以及學校自身發展需要，學籍管理應作為圍繞學校的中心工作的輔助手段，提升服務效果，及時調整管理信息內容，如學校招生、畢業生就業、專業設置和申報、教育教學管理、學生政治思想教育等，樹立“以服務為主”的觀念，進一步增強服務功能，開放學籍管理內容和數據，提高學籍管理的效率。
（二）利用信息技術，建立網絡化電子檔案管理
隨著高等院校生源數量的社會性變化，隨著科學技術的時代性變化，隨著教育理念的現代化發展，更高效、更準確的學籍管理信息系統呼之欲出。大量的信息數據已無法也不能夠通過人工管理來完成，應用計算機進行學籍管理，依靠校園網建立學籍管理信息平臺，將科學的信息管理技術引入學籍管理工作中并建立健全相應制度、條例，使各教學部門能充分利用信息，使各級領導和部門及時掌握相關情況并使學生可通過網絡直接查詢學籍信息、考試成績、課表等，從而實現資源共享，實現學籍管理文件的自動化檢索，提高學籍管理水平，使學校學籍管理走向技術化。
（三）提升人員素質，提高學籍檔案管理水平
現代高等教育對學籍管理人員的素質要求越來越高，應加強學籍管理人員自身素質建設，包括職業道德和業務水平的提高，還應定期對學籍管理干部進行培訓，學習新的教育政策、法規和文件，了解掌握現代管理技術、方法和新形勢下的學籍管理特點，加強理論和計算機應用等知識的學習，拓寬知識面，增強實際運用和操作能力，逐步提高高校學籍管理隊伍的整體素質水平。
高等院校學籍檔案管理工作是一項既關乎學校發展聲望又關乎學生人生發展的重要工作，只有不斷創新、不斷完善、不斷提高，才能使檔案事業適應和服務于社會，跟上當今和未來世界發展的步伐，才能適應社會主義市場環境對檔案工作的需要。從事這項工作應具備廣博的科學文化知識，嫻熟的電子信息技術技能，細致的檔案工作態度以及高尚的職業道德和敬業精神。只有具備這些，才能推動高等院校的學籍檔案工作順應時代的步伐，不斷前行。
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作者簡介：
摘要：學籍檔案時學校檔案的重要組成部分，也是學校檔案中所占數量較多的一部分，它真實的記錄了每一位學生在學校的成長歷程。為此，加強學籍檔案管理，使其發揮相應作用，是學籍管理者應當思考與注重的問題。筆者結合實際工作體會，分析現階段高校學籍檔案管理的現狀及存在的問題，并就如何加強高校學籍檔案管理進行探索和思考。
關鍵詞：檔案管理；高校學籍檔案；問題；思考
學籍檔案是指學生從入學到畢業離校形成的大量具有查考利用價值的檔案材料，主要包括學生學籍（學年評語表、考試成績登記表）、學生思想政治品德考核表、畢業登記表、健康表、體育合格表等。學籍檔案也是在學校學習、實踐中形成的具有保存價值的各種人事文件材料。它不僅是學生在校期間各方面的表現及重要社會實踐活動的真實記錄，而且還是反映現實德、智、體、美等綜合素質以及學生家庭關系、社會關系以及經濟狀況的重要原始材料，也是學校考察、培養、教育學生的第一手段，更是每個學生由學校走向社會的重要人事檔案形成的基礎。
近年來，隨著辦學規模的擴大、專業設置和學生人數的增加，原有的學籍管理模式已經不能適應高校發展的需求。此外，隨著高校擴招和畢業生就業形勢的日趨嚴峻，高校學籍檔案作用日益顯著。為此，加強學籍檔案管理，使其發揮相應作用，是學籍管理者應當思考與注重的問題。
一、高校學籍檔案管理現狀及存在的問題
（一）檔案管理工作不完善，缺乏規范性。
高校學籍管理普遍沒有統一的、詳細的、符合實情、可以遵循的規章制度，而學籍檔案形成時間長、來源分散、設計部門多、工作量大、缺少規范管理，便致使管理職責范圍不清，部門間工作人員相互協作欠缺，客觀上造成學生檔案管理的不認真、不嚴謹。
檔案材料內容空泛，不能真實反映學生綜合素質。其集中體現在畢業生鑒定和平時考核方面，內容平淡空洞，評語格調一致，缺乏個性特點。因畢業生檔案材料的內容只記載其在校學業、成績及政治表現，而學生的社會活動能力、組織創新能力等綜合素質方面的材料卻沒有反映。
學籍原始檔案不完整，整理不規范。學生畢業前學籍檔案大多由學生所在班級的班主任負責填寫、保管，個別班主任的檔案記錄不規范，有的使用圓珠筆、鉛筆填寫，造成字跡模糊不清，不利于檔案長期保存；有的未按要求填寫，經常出現缺欄少目或填錯信息等現象，使學籍檔案不能準確、完整地反映真實情況；由于裝訂不規范，檔案資料卷內沒有目錄、頁碼的較多，故查找不便。
（二）學校領導對檔案管理工作不夠重視。
學籍檔案發揮的作用往往是潛在的、隱性的、滯后的，容易被學校領導忽視。在高等院校，檔案管理工作普遍未得到領導的重視，其檔案辦公設備陳舊、場地面積不足、缺乏專項業務經費和專職的檔案管理人員。
（三）檔案管理人員素質有待提高。
高校學籍檔案管理人員整體素質不高，主要表現在檔案管理隊伍結構不優化，人員年齡呈現中年化趨勢，知識層次及專業素質均不夠高。檔案管理部門在學校往往屬于從屬地位各院系都沒有專職學生檔案管理人員，而兼職人員事情多、任務重、流動性大，既缺乏檔案專業知識和理論素養，也缺乏專業水準。檔案管理隊伍觀念陳舊，業務水平低，工作積極性不高，經常為能及時按照檔案管理工作需求收集、整理、分類、歸檔材料，導致學生檔案資料殘缺不齊。此現象嚴重制約學籍檔案管理工作的發展。
（四）檔案管理模式和工作方法落后。
目前，學籍檔案管理相對落后，主要表現在利用現代化技術進行開發利用的程度有限，大多數高校學籍檔案管理模式和工作方法仍是手工操作。其未能從根本上改變檔案管理利用率底、信息涵蓋不全等問題。然而，隨著招生規模的不斷擴大，學術檔案數量大增，呈現質量要求趨高、流動速度加快、存放時間短、就業方式多元化、投寄單位多等問題，傳統的手工管理手段已經遠不能滿足使用者的要求，而且制約著學生檔案管理的發展。即便輔助以計算機管理，也僅限于學生基本信息及簡單檢索查詢事物，未能充分發揮計算機管理效能，達不到無紙化電子檔案、圖像、聲音、文字三位一體的立體化檔案效果，也談不上建立起檔案信息管理系統。
（五）學籍檔案的開發利用不夠，缺乏后續管理。
許多高校沒有制定學籍檔案管理工作實施細則，不利于學生檔案的整理和長期保管，故降低了其憑證作用和有效開發利用。學校相關部門宣傳力度不到位，加之高校學生檔案意識薄弱，致使學籍檔案管理出現諸多問題，學生“棄檔”現象突出。
檔案管理部門和檔案管理工作者對檔案管理工作缺乏足夠認識和了解，缺乏后續管理。很多高校學籍檔案的管理僅僅停留在簡單的收集、整理、歸檔，未真正對檔案信息進行深加工，也未能更好地為教學管理、領導決策、學生就業服務。由于受到學籍檔案管理保密性及工作效率的制約，檔案的利用局限在一個較小的范圍內，其中查詢方法落后、查詢手續繁瑣、查詢面較窄等問題。嚴重影響了學籍檔案的利用效益。
二、如何加強高校學籍檔案管理
（一）建立完善規范的檔案管理制度，注重檔案質量管理。
職能部門應建立健全收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、保密管理、傳遞送交和管理職責等各項規章制度，做到有章可循、有據可依、照章辦事；主管部門應加強協調，切實改變各部門各自為政、各行其是的局面，從而使學籍檔案工作規章制度與其他管理制度一樣得到貫徹執行。
以科學方法為手段，充分發揮科學管理和專業技術的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質量保障體系，從而保證高質量的檔案。使檔案管理工作得到完善，并具有規范性；樹立檔案意識，不斷提高檔案人員素質，加強管理，完善規章制度，從而完善檔案管理工作。
（二）提高檔案意識，加強領導對其的重視力度。
學籍檔案的管理是高校管理的重要組成部分，學籍檔案的質量直接反映了學校的管理水平，領導重視是學籍檔案規劃管理的關鍵。學校領導的檔案質量意識最為關鍵，領導必須提高意識，轉變觀念，認清檔案管理的重要性。重視檔案數字化的大勢所趨，高度重視檔案網絡信息化、數字化建設，以較高的工作質量來促進檔案質量。各級黨政管理部門和教學系管理部門都必須牢固樹立質量意識，都得提高對學籍檔案重要性的認識，并做好對下級工作人員的工作指導。
（三）加強檔案管理隊伍建設。
重視檔案干部隊伍建設，使隊伍結構不斷優化，建立一支科學、優化、穩定的檔案管理隊伍。為檔案管理人員創造提高業務水平和專業能力的平臺。形成由學校領導分管、校辦主任主管、專職檔案人員負責、兼職檔案人員配合的檔案工作網絡體系，為學校檔案工作的正常開展提供可靠的組織保障。
組織開展相關的業務培訓和學術交流活動，使檔案管理人員的業務水平、工作效率和運用現代化設備的技能全面提升。
建立相應的崗位責任制，與考核制度相互制約，形成“目標管理”的公共環境。務必保持檔案管理隊伍的相對穩定，充分調動檔案管理人員的積極性、能動性、創造性，從而促進檔案工作與學校各項工作的協調發展，更好地為學生就業服務。
（四）健全檔案信息管理體系。
隨著網絡技術的發展，人事檔案管理制度改革的不斷深入，傳統的手工管理方式已經不能滿足信息時代的要求，傳統的管理模式和手工方法將被打破。提出科學、規范、標準的操作方式，并統一工作標準。使檔案部門與有關部門密切配合，在一定程度上實現檔案工作和學校主要職能活動的同步管理，多途徑的嘗試信息分類的實踐，務實檔案工作實踐的檔案分類方案。
學籍檔案管理應實施“兩步走”戰略：一是紙質個人檔案，二是電子檔案。并建立檔案信息管理體系，以電子檔案庫為基礎，在新生入學時就建立一個有著個人詳細資料的電子檔案庫，隨著檔案材內容的增加而增加。檔案管理人員要做好檔案信息資源的收集和保管，還要了解用人單位的要求，擴大服務內容，利用信息技術全方位地向用人單位展示畢業生資源，樹立學習良好的形象，建立起一套科學、高效的學生檔案管理體系。其中，以信息技術廣泛應用為主導，檔案信息資源建設為核心，信息網絡為基礎，信息人才為依托，檔案信息法規、政策、標準為保障。
（五）開發利用信息資源，引入現代化手段，做好后續管理。
檔案部門應積極探索利用途徑，不斷豐富檢索工具，圍繞學校的中心工作和重點任務，分析檔案需求信息，突出主動服務的特色。
利用現代化技術進行開發利用檔案信息資源，對數據繁雜、表格規格多樣、內容涵蓋量大等這些材料進行電腦管理，務實檔案部門現代管理；依托現代技術，制備出多層次檔案研編成果，力求滿足利用者的需求，深化檔案研編的層次；在辦公自動化的條件下，教學部門定期對在校生成績進行計算機著錄，待學生畢業后形成一份完整地紙質材料交給檔案部門，檔案部門做好后續管理；提高檔案使用效率，使傳遞快捷成功。檔案部門要建立一套完善的管理系統，畢業生畢業材料必須全部輸入進去，使其作用得以真正發揮。
（六）增強意識，努力提升自身綜合素質。
首先，檔案管理人員應樹立現代管理意識。第一，要樹立檔案意識。高校學籍檔案管理工作是一項服務性很強的工作，為學校的教學工作和學生服務。故檔案管理人員必須樹立檔案意識，學校領導應加強學生的檔案意識。第二，要增強服務意識。積極主動地與有關部門和教研室聯系，踏實、認真地做好本職工作，端正服務態度。要善于與人交流，建立良好的人際關系，并且具有靈活的社會交往能力和巧妙的協調能力、快速的溝通能力以及對環境的適應能力等。第三，要樹立法律意識。學籍檔案管理也是一項政策性很強的工作，必須按照國家的有關法規定進行管理。檔案管理人員要樹立較強的法律意識，努力學校《檔案法》及國家有關學歷、學籍管理方面的法律知識和學校的規章制度。同時，檔案管理人員不但要有嚴謹的工作態度和良好的服務意識，而且要有高度的責任心和較強的綜合能力。
其次，檔案管理人員應具備過硬的業務素質。學籍檔案管理工作是一項業務性很強的工作，故管理人員必須熟悉業務，工作才能得心應手，管理人員才能做到心中有數，才能及時有效地做好工作。同時，管理人員要有嚴謹的工作作風和開拓創新的精神。不能憑個人主觀意愿、憑工作經驗辦事，更不能感情用事，還要有勇于開拓創新的精神，積極專研業務，在工作中發現問題并解決問題，此外，管理人員要熟練使用計算機，提高工作效率，從而能夠十分便捷地統計、查詢、檢索學生學籍的各類信息，務實管理工作的科學性和時效性。
總之，學籍檔案是學校檔案管理工作的一個重要組成部分，而檔案質量是檔案的生命線，故做好檔案質量具有深遠的作用。我們每個從事檔案工作的人員必須樹立檔案全面質量管理的思想，并且具備過硬的自身素質，從而使檔案質量不斷提高，務實檔案管理工作。
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