時間：2022-05-02 15:22:20
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教學秘書職責一、學籍管理
1、負責建立、保管全院系部學生的學籍檔案。
2、辦理學生升、休、復、退、轉和留(降)級等各種手續，并及時記載學生學籍變動情況。
二、教務管理
1、根據本科培養方案報送開課計劃。
2、將教務處編排的本院系部課程表分發至有關班級和任課教師，處理課表調動事宜，統計教師任課情況，在每 學期上課前，將教學記錄表送至任課教師。
3、經院系部領導同意后，受理本院系部教師的課程變動及調課申請，并統一到教務處辦理相關手續。
4、深入教學第一線，了解學生的學風、學習效果及教學質量，協助教學副院長(系部主任)及時解決存在的教 與學方面的問題。協助教學副院長(系部主任)安排院系部干部聽課，收發聽課記錄并報教務處。
5、搜集學生對任課教師教學情況的意見、建議和要求，并及時向教務處反映。
6、按要求辦理教務處布置的其它工作。
三、考務、成績及試卷管理
1、落實教務處下達的各種考試安排。
2、負責登記本院系部學生的考試成績，按時匯總報送本院系部教師開課班級的成績單。
3、協助組織各類考試并通知師生，收取成績登記表并登錄本院系部學生考試成績，及時通知課程不及格的學生 和家長，并將課程不及格情況統計表報送教務處，通知學生補考。
4.協助處理考試舞弊違紀學生，對舞弊和學籍異動學生進行教育。
四、教材管理
1、落實本院系部教材預訂計劃。
2、及時反饋教師、學生對使用教材的有關信息。
3、協助院系部教材委員會及院系部領導做好本院系部教材的編寫、評優等組織協調工作。
五、選修及輔修管理
1、組織本院系部學生選修、輔修的報名登記，并報送教務科。
2、協助院系部領導安排選修、輔修任課教師。
3、協助院系部做好輔修專業班學生的教學管理工作。
4、建立健全輔修專業學生學籍檔案。
六、畢業生工作
1、負責畢業生的成績整理核查工作，及時報送最后一學期各科成績及畢業論文成績。
2、編報畢(結)業和授予學士學位的學生名單，經院系部審核后填寫《畢業生資格審核表》送教務處核對后留 存。
3、根據院系部審核通過的名單組織填寫畢業證書和學位證書，并負責發放。
4、協助辦理畢業生離校手續。
七、其它工作
1、認真及時做好教務處與院系部之間的信息溝通。
2、負責教學文件的收、發、保管，及時填報有關報表。
[文章編號]：1002-2139(2013)-2--01
地方高校確指我國重點大學之外，以區域經濟文化為核心的省屬或市屬地方高校 。此類地方高校處于全國高等院校整體教育系統中的非核心地帶，有著自身的特點和其存在的方式，在一定程度上使我國高校更具有整體的完整性，同時豐富了高等教育的功能屬性，成為高等教育體系中不可獲缺的重要組成部分。同時又以其自身特點和屬性，而成為連接高等教育與地方文化相融合，發揮高校服務功能的紐帶。
地方高校的教學管理大多采用校、系二級管理模式，具有直接，高效之特點。教務處做為地方高校整體中的一個職能部門，在資源使用上起到核心作用，它是一個高校維持教學工作正常運行的中心樞紐。教務處的首項工作在其制定后皆要由系一級部門來落實、實施，教學秘書就是這些具體工作的執行者，他們處在教學管理工作的最基層，是上連教務處下連系部及教研室的紐帶，教學秘書承擔著承上啟下的作用。教學秘書工作規范與否、工作質量的好壞，直接影響教學管理秩序和教學質量。本人多年從事教學秘書工作，深知本工作的特點，對做好教學秘書工作有著深深的感悟，愿探討教學秘書工作的流程及具體做法，針對每個工作環節進行認真地梳理、歸類，分析每項工作的步驟、方法，將每項工作明確化、具體化，進而整理出一份如何做好教學秘書工作的“說明書”。
為促進教學管理工作的規范化，做到有章可循，使地方高校教學秘書明確每一階段教學管理工作的主要任務，更好的保證教學秩序，深化教學改革，提高教學質量。現就地方高校教學秘書工作規范進行探析。
一、期初工作規范
1.打印班級課表、學生名單，逐一核對無誤后再分發，并做好發放登記，以免漏發或發重。
2.收繳教學日歷。檢查教學日歷書寫是否規范，是否按照教學大綱、教學計劃的要求編排授課進程，一式四份內容是否完全一致。檢查無誤后按專業編號排好順序，經系主任審核簽字后，上報教務處一份，分發給教研室一份，存檔一份，教師本人一份作為平時授課的依據。
3.繪制本院（系）督導組聽課表，經認真核對授課時間、地點無誤后，分發給督導組成員。
4.按照教務處編排的補考時間表及時通知學生按時參加補考、通知教師監考時間、地點，通知教師閱卷、補考成績的錄入、補考成績審核、補考成績單打印后請教師本人及教研室主任簽字，然后送達教務處蓋章，分類，存檔。
5.通知教師申報公選課，將教師申報的公選課審批表匯總，經院（系）主任審核后上報教務處。按照教務處通知的選課時間，通知學生在教務系統中選公選課。
6.組織學生重修報名、按照重修課程的課時標準審核學分，安排重修教學任務，對不夠組班的學生安排重修指導教師。按照教務處編排的重修課程表，通知重修學生的上課時間和地點。通知承擔重修任務的教師出重修試題。收繳經教研室主任檢查簽字的重修試卷，按照重修考試課程目錄收齊，核對試卷封皮書寫印制數量與重修學生數無誤。經院（系）主任審核簽字后送教務處印制。重修考試結束后通知教師閱卷、成績錄入，成績審核、成績單上報。
二、期中工作規范
1.協助系主任開展期中教學檢查，檢查實踐教學環節以及教、科研進展情況，收集各種論證材料。開展學生座談、教師座談，將師生提出的建議、想法反映給期中教學檢查組，為師生解決實際問題提供依據。
2.協助教研室主任安排下學期教學任務。包括課程、課時、班級、任課教師，應反復征求意見，力爭滿足教師要求。
3.做好教材征訂工作，由各任課教師申報，征求各教研室主任意見后，送主管領導審核簽字后，報送教材科。
4.填寫外聘教師或兼職教師申請表，經院（系）主任簽字后，報送教務處。
5.精心安排個別科目提前考試的時間、考場、監考教師，編制提前考試安排表及有關的注意事項報教務處審批。
6.畢業生論文答辯、畢業生成績審核及學位審核(雙學期)。在審核畢業生學位情況時，需要將學生正常考試成績、補考成績、重修成績、畢業實習成績(教育實習成績)、畢業論文成績，考試是否違紀、是否受過處分、獲過何種獎勵等信息匯總并提交學位辦審核。
三、期末工作規范
1.反復核對教師工作量，有出入的地方要與教師溝通后再更改，力爭準確。對于外聘教師的工作量和課時酬金要單獨核算。兩者匯總后報送教務處。
2.確定本學期的考試科目并報送教務處；統計未修三分之一學生名單，并上報教務處；協助輔導員為因病不能參加考試的學生辦理緩考手續，并通知到相關課程的教師；提供期末大考的基本數據，收集試卷。落實監考教師，將考試安排通知到相關的師生。
3.做好實踐環節原始材料的收取工作。檢查實習報告是否批閱，無誤后存放到檔案庫指定位置。
4.編排下一學期各班教室使用表。經領導批準后，通知分團委，作為班級教室變更的依據。
5.編制課程表。根據教學校歷和各課程教學進度細心周密地編制下一學期的課程表。經系主任批準后，送交教務處審核、定稿，最后發給相關的班級和任課教師。
6.收繳批閱完、裝訂好的試卷、原題及答案。檢查裝訂是否規范，試卷分析是否齊全，無誤后存放到檔案庫指定位置。成績單審核，打印，簽字，送報教務處蓋章，并送到相關系部存檔。
為了保證2013屆畢業生能夠及時領取畢業證、報到證、檔案、戶口遷移證、技能鑒定證等相關資料，學院決定今年畢業生相關證件的發放工作繼續采取以系部為單位、一站式服務的方式，于7月13日進行。各系部和職能部門應密切配合，確保本次發放工作的順利、有序、高效進行。
一、總體原則
本次發放工作由學生工作處統一協調，各相關職能處室做好資料準備及相關問題解答等服務工作；各系部具體負責本部門所屬畢業生的畢業證、報到證、檔案、戶口遷移證和技能鑒定證等證書的發放工作。教務處負責河北省信息工程學校與我院聯合辦學學生相關資料的發放工作。
二、發放時間
7月13日的上午8:30～11:30，下午2:30～5:30。
三、發放地點
電氣工程系——自行安排（第一教學樓教室）
動力工程系——第三實訓樓（原實驗樓）二層
信息工程與管理系——圖書館樓五層信息系學生教室
四、各部門工作職責
1、學生工作處等職能部門工作職責
（1）學生工作處負責本項工作的整體協調，具體負責提前制定工作方案；在校園外網上通告；協調各系部確定發放地點；協調各相關職能部門做好發放材料的準備；組織召開協調會；在發放當天以出展板的方式告知學生領證地點及相關注意事項。
（2）教務處、安監保衛處、技能鑒定部和學生工作處要于7月11日前整理好本部門負責的相應資料、發放總表和細化到班級的發放表，并于7月13日指定相關業務負責人在本部門值班，負責協調處理發放過程中出現的相關問題。關于學業的有關問題及英語計算機等級考試證書、普通話測試證、計算機高新技術資格證書等由教務處負責協調解決。關于技能鑒定證相關問題，由技能鑒定部負責協調解決。對于欠費學生，教務處、學生工作處就業指導中心將其畢業證和報到證直接留存，不對系部交接。
（3）財務資產部要在7月13日指派專人值班，負責辦理欠費學生的學費補交手續。欠費學生補交學費后，可憑財務資產部出具的已交清全部學住費證明、交費票據和本人的居民身份證，到教務處、學生工作處就業指導中心領取自己的畢業證、報到證等相關材料。
（4）科技信息處要在7月13日指派專人值班，負責審查前期未辦清離校手續學生的書費、借閱圖書情況，并在學生離校通知單上簽字。
（5）安監保衛處負責做好2013屆畢業生返校期間的安全保衛工作，嚴格控制外來人員，維護校園治安安全，做好重要場所的防盜工作。
2、各系部及聯合辦學負責部門工作職責
（1）各系部要于7月12日上午分別到教務處、安監保衛處、技能鑒定部和學生工作處領取本部門所屬畢業生的畢業證、報到證、檔案、戶口遷移證和技能鑒定證等證書，以及相應的發放總表和細化到班級的發放表，并辦理相關交接手續。
（2）各系部要提前成立工作組，合理分工，并根據自身實際合理制定發放程序。另外，要提前做好發放現場布置等相關準備工作，原則上不要讓學生重復排隊。在發放畢業證、報到證、檔案、戶口遷移證和技能鑒定證等證書的過程中要分別認真核對學生證件，嚴格履行簽字手續，并維護好領取秩序，避免出現擁擠。
（3）各系部負責督促享受國家助學金后50%部分的畢業生，履行銀行卡卡號核對及發放金額確認的簽字手續，相關款項由財務資產部打卡發放。
（4）對于欠費學生，各系部負責教育學生履行交費義務，并要求其先交清相關費用，再領取畢業證、報到證等相關材料。各系部應于7月11日前將欠費學生名單報教務處和學生工作處就業指導中心，教務處、學生工作處就業指導中心將欠費學生的畢業證和報到證直接留存。
（5）對于未辦清離校手續的學生，各系部根據前期各班離校通知單的回收情況，列出清單，要求相關學生返校后先辦理離校手續，然后領取畢業證、報到證等相關材料。
（6）各系部要認真保管好本部門所負責的各項發放材料，并根據發放進程及時做好統計。7月14日上午在輔導員辦公室做好個別剩余畢業生相關證件的發放工作，上午11:00將所有未發清的材料（包括發放表）整理匯總分別向相關職能部門進行交接。
（7）教務處負責河北省信息工程學校與我院聯合辦學學生相關資料的發放工作，與聯合辦學點協商確定具體發放時間、地點和方式，并負責告知相關畢業生。
五、注意事項
1、由于本次集中發放的各項材料對于畢業生來說具有舉足輕重的作用，而且大多都是遺失后無法補辦的，所以要求各相關部門及所有工作人員要高度重視本項工作，在發放過程中一定要認真核對領取人身份，不能出現冒領、錯領現象，要本著對學生負責、對工作負責的態度，確保萬無一失。
2、所有畢業生必須憑居民身份證領取畢業證、報到證、檔案、戶口遷移證和技能鑒定證等證書。所有證件資料的領取必須由學生本人親自辦理，不允許代領。如出現身份證丟失等特殊情況，由學生本人所在班級輔導員和各系學管部門負責人共同認定，并由學生本人簽字確認領取。其他情況一律不予辦理。
教務處是校委組織教學活動的辦事機構和負責教學行政管理的職能部門。其職責范圍是：
1、在校委領導下，負責與有關部門做好各班次的招生工作。
2、編制教學計劃，擬定入學須知和有關教學的請示報告。
3、組織教學活動，負責教學安排，檢查教學進度。
4、掌握教學動態，收集和整理教學情況，總結教學經驗，進行交流和推廣。
5、會同有關部門做好教師聘任和教師工作量管理工作。
6、組織和實施開學和畢（結）業典禮，以及有關教學方面的參觀、評比和表彰等活動。
7、負責組織研究黨校教學規律、培養目標。
8、負責制定學科建設規劃和實施綱要，發展黨校優勢學科。
9、擬定教師進修和下派基層鍛煉計劃、考核教師業務、管理教師教學檔案。
10、負責接收遠程教學及多媒體設備護養。
11、組織和實施教學“精品工程”，負責申報、匯總、推薦等項工作。
12、組織和實施新專題、新教員的試講工作。
13、負責教材采購和發放工作。
14、負責學員的的學籍管理，建立和保管好教學檔案。
二、教務處崗位責任制
根據校委會要求和教務處工作需要，教務處設處長一名，副處長兩名，工作人員五名，具體分工如下：
（一）正、副處長崗位責任
處長：負責全處工作，向校長、分管校長負責并報告工作。主管：
1、落實校委教學改革實施意見，統籌全校教學工作；
2、主體班教學計劃、課程安排、教學調整、教學研討、社會調研、論文指導、教學考試等(副處長一協助)；
3、其它各類培訓班的聯系、計劃、教員安排、組織實施、管理等(副處長一協助)；
4、教學會議、教員培訓及全校性教學活動的計劃、組織等(副處長一協助)；
5、為深化教學改革提供綜合服務平臺（副處長二協助）；
6、全處的政治、業務學習和思想政治工作(副處長二協助)；
7、校領導交辦的其它工作。
副處長一：負責分管工作，向分管校長和處長負責并報告工作。分管：
1、主體班教學計劃的實施、檢查；教學情況的了解、收集和整理；學員的意見反饋；
2、其它各類培訓班的教學準備、報名登記；課堂教學的準備、實施、檢查和情況收集；
3、負責對外宣傳報導教學活動，為深化教學改革提供綜合服務平臺；
4、主體班和各類培訓班開學、畢結業典禮準備工作；學員合影的聯系和組織；
5、教員學習、培訓等活動的準備、組織、實施和檢查；外請教員的聯系、接送；
6、校外相關單位的溝通，校內教研室、干部培訓處的通聯；
7、教學活動的日志記載；
8、分管校長、處長交辦的其它工作。
副處長二：負責分管工作，向分管校長和處長負責并報告工作。分管：
1、教材的訂購、保管工作；文印工作；教員教學課時費計算工作；教學檔案工作；教學光盤的制作工作；學員畢、結業證的填寫、鑒定材料的收集及相關工作；
2、遠程教學播、錄的計劃、組織及部分值班工作；遠程教育廳的安全和衛生工作；
3、多媒體教室的使用、維護及保障、安全工作；
4、遠程教育廳的租(借)用工作；
5、財務管理工作；
6、校內行政部門及教輔部門的通聯工作；
7、分管工作的記載；
8、分管校長、處長交辦的其它工作。
（二）教務處干部崗位責任
崗位一：向處長負責并報告工作，協助副處長一、副處長二，做好：
1、主體班教學計劃的實施、檢查；教學情況的了解、收集和整理；學員的意見反饋；
2、其它各類培訓班的教學準備、報名登記；課堂教學的準備、實施、檢查和情況收集；主體班和各類培訓班開學、畢結業典禮準備工作；
3、教員學習、培訓等活動的準備、組織、實施和檢查；外請教員的聯系、接送；校外相關單位的溝通；教學活動的記載；
4、教學課件制作及管理工作；
5、遠程教學播、錄及部分值班工作、安全；
6、多媒體教室的使用、維護及保障、安全；
7、學員畢、結業證的填寫；
8、總務處、財務處通聯工作；
9、完成分管校長、處長交辦的其它工作；
10、尊重領導、團結同志，工作必須認真負責、按時、確保質量。
崗位二：向處長負責并報告工作，協助副處長二、副處長一，做好：
1、教材的訂購工作；
2、教員教學課時費計算工作；
3、教學課件制作、管理工作；
4、重大教學活動攝象、教學光盤制作及光盤有序管理工作；
5、貴重財產保管；
6、學員畢、結業證的填寫及相關工作；
7、遠程教學播、錄及部分值班工作、安全；
8、多媒體教室的使用、維護及保障、安全；
9、分管校長、處長交辦的其它工作；
10、尊重領導、團結同志，工作必須認真負責、按時、確保質量。
崗位三：向處長負責并報告工作，協助副處長二、副處長一，做好：
1、教材的保管工作；
2、文印工作；
3、教學檔案管理工作；
4、鑒定材料的收集及相關工作；
5、校內辦公室、教研室、相關處室的通聯；
6、分管校長、處長交辦的其它工作；
7、尊重領導、團結同志，工作必須認真負責、按時、確保質量。
崗位四：向處長負責并報告工作，協助副處長二、副處長一，做好：
1、主體班日常教學保障工作，包括平時上課四、六樓教室開、關門，設備使用、維護。
2、多媒體設備的使用和維護，做到熟練使用，有問題及時解決，保障教學正常進行。
3、開學、畢（結）業典禮布置會場，服務接待工作。
4、負責辦公室的報紙整理（《學習時報》必須整理上夾）、開水、衛生。
5、完成校領導、處領導交辦的各項工作。
6、尊重領導、團結同志，工作必須認真負責、按時、確保質量。
崗位五：向處長負責并報告工作，協助副處長二、副處長一，做好：
1、抓好20*級及20*級研究生課程進修班的教學管理工作：
2、認真做好兩屆研究生班的學籍管理工作；
3、認真做好兩屆研究生班的跟班上課工作；
4、做好兩屆研究生班與學校的上傳下達工作；
5、做好兩屆研究生教學管理工作的同時，抓好常年不斷的吸納新生，擴大研究生班的隊伍；
6、做好兩屆研究生班學員的思想工作；
7、不斷加強學員間的聯系、溝通工作；
本學期，教務處工作一直處于緊張和忙碌之中，在學校領導的關心指導下，在其它處室配合下，在任課老師的支持下，團結協作、認真工作，保證了學校教學工作的正常展開。教導處全面落實學校工作意見，以生為本，以實踐有效教學為主題，以提高學校的教育教學質量為目的，加強教師業務素質培訓，努力提高教師教育教學水平，加大常規教學管理力度，全面提高教學質量，實現師生共同發展，總結經驗，吸取教訓，力爭以后取得更好成績，現將學校教導處工作總結如下：
一、工作完成情況：
1、按照上級有關招生規定及適齡兒童平等入學原則，在校領導的支持和各位老師的幫助下，順利地完成了七年級和一年級的招生工作，確保了我校招生范圍內的學生都能平等入學。
2、開學之初，順利完成了教師任課及排課工作。教務處成員進行了分工，各成員除做好自己的工作外，還要配合其它成員完成一些臨時性工作；
3、依據上級要求，為提高我校青年教師的教學能力，開展了青年教師大練兵活動，教務處合理安排，有序協調，為此次活動的舉辦付出了努力。
4、審核若干問題學生的學籍。完成了一年級至九年級學生實名制信息的新增工作；整理核查七年級學生學籍及一年級雙學籍的學生學籍，并且統計全校的“免費教材人數”及本地農村戶的上報工作；
5、安排小學、初中各年級的校本、地方課，并在年級組長的協助下有序開展。教務處進行了檢查登記；統計各班學生到校情況，分發課本，聘任教師，并做好新學期新生轉入轉出工作，認真做好教務處日常工作，完成好排課、代課、調課的臨時工作，使學校教學工作正常運轉；
6、完成2018屆畢業生兜底信息數據上報工作和學業水平成績反饋；
7、依據上級要求，對學校1-9年的健康和美術教材進行了清查工作；
8、組織并安排中、小學的期中考試及九年級上學期兩次月考和下學期兩次模考，召開學科教師質量分析及家長會，并有針對性的做好補差工作。安排統計并收集學生電子成績信息；
9、積極整理驗收資料，配合各部門完成各種驗收材料。迎接均衡發展的復查工作，并且材料齊全；
10、督促實驗老師管理好實驗儀器和實驗教學工作，并制定好實驗計劃、填寫好實驗通知單及各類表冊，確保實驗教學工作順利進行；
11、布置并檢查培優補差、特長生培養、課堂日志等工作；
12、做好教職工考勤登記及月公示工作；
13、認真做好教師外出及請假人員的調課工作，確保無空課堂現象；
14、做好復印工作，包括試卷、復習資料及各處室的相關材料；
15、完成好教材的征訂工作，并對存書進行統計，以便以后利用，指導和配合圖書室工作人員。收發循環教材，并做好相應的登記工作，完成好圖書室的開放，教材發放及征訂服務工作；
16、做好期末考試的安排，制定統一的考試模式，規范考試。認真組織了期中、期末考試的監考、閱卷、改卷工作，做好了成績的統計上報等工作；
16、配合辦公室為教師年終考核提供了相關材料做依據；
17、做好國培教師和繼續教育教師的統計上報工作；
18、開展好陽光體育工作，做好大課間活動，廣播操及眼保健操，本學期體育組織了各項活動，積極豐富了學生的課外活動。
二、存在的問題和解決措施：
1、加強實驗教學管理和課堂常規管理的力度，安排教務員對早讀、兩操、就餐、拖堂、放學進行檢查和巡查。
2、教學管理和教學質量有待加強，有針對性的對各學科存在的情況進行分年級分科的質量分析，認真落實到教學的每一個環節，針對學科中存在的問題進行新老教師的經驗交流。
3、做好外出教師的登記工作，嚴禁私自調課，調課必須經教務處。
4、督促并檢查教學儀器的使用情況，杜絕資源閑置浪費，對資源浪費的班級進行批評教育。
5、嚴格規范請假制度，做到請假有請假條，并做到告知主任、校長。
并來教務處進行登記。
6、在整理均衡化驗收工作中存在歸檔不及時，在今后工作中要及時整理及時歸檔，并封擋存冊，便于驗收監測。
三、對做好今后工作的思路及計劃：
（一）進一步落實教學中心地位，促進教學質量的穩步提高
牢固樹立以教學為中心的思想，切實加大對教學工作的管理和調控力度。要認真深入的分析我們的實際情況，查找原因，探討高效課堂的教學方法，制定合理的評價制度；要善于用情感化的管理凝聚人，用積極的評價引導人，用精神文化力量激勵人。領導、主任要經常不斷地深入班集體、深入學生中間，了解情況、發現和解決問題、參與教學教研活動，既當指揮員又當戰斗員，切實發揮其應有的旗手和表率作用。以教學為中心就要以課堂教學為重點，全面深化教學改革，進一步提高教學效率。
（二）加強教學常規管理力度，進一步完善教學管理體系
1、加強教學常規檢查，加強指導和監管力度，分層督促，責任落實，重視反饋，及時整改處理。定期進行作業量檢查、作業批改檢查，加強各種考試巡查。
2、規范課堂教學行為，要求任課教師提前候課，鈴響后，教師迅速進入教室。
3、依法執教，杜絕違規購買和違規使用教輔資料，防止體罰和變相體罰學生事件的發生。
4、從班級、教師及學生三個方面做好階段性總結，對期中考試、期末考試檢測情況及時進行數據分析和反饋，讓這些分析對下階段的教學產生具體的指導作用。
（三）配合畢業班教師做好對九年級學生的學情調研工作，保證中考高水平、高升學率完成任務。
（四）堅持以教師發展為本，促進教師專業化成長
給教師一個平臺，使其能盡顯才華，給教師一個階梯，使其逐步成長，給教師一個機制，使其自我完善，成為一個學習型、研究型、反思型的教師。一要強化讀書學習，營造濃厚的讀書氛圍，積極倡導多讀書、讀好書活動，并在學期中進行演講比賽，努力構建學習型校園，為教師的專業發展奠基。二要實施青年教師成長計劃，促進教師的專業發展。學校要制定并實施青年教師系列成長計劃，建立健全評優激勵機制。推行青年教師基本功達標制度，促進青年教師的快速成長。
（五）完善管理，全面提升服務意識。
1、嚴格學籍管理制度，做到學籍檔案資料完整、規范，對轉入、轉出的學生按規定程序辦理手續。
2、充分發揮各功能教室的服務功能，提高服務質量。
[關鍵詞]教學 檔案 管理 服務
[中圖分類號]G717 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2012）12-0204-01教務檔案是教學管理職能部門在教學管理活動過程中直接積累形成的文字、圖表、相片、音像等資料，是教學內容、方法、途徑和效果的真實記錄的文件集合體，具有保存、查證、參考和利用價值的信息資源，是提高工作效率和進行教學情況研究的重要條件和依據。目前，在高職院校教務檔案管理的過程中，存在著檔案資料不齊全、檔案工作人員業務素質不強等問題。為了提高高職院校教務檔案管理，應該樹立良好的管理工作觀念、建立檔案管理體制，落實教學檔案管理責任制等。
一、當前教務管理檔案管理工作中存在的問題
（一）檔案資料不齊全
教務處負責學校的教育、教學任務，這是教學的核心工作。在教務檔案管理工作中，要認真做好學生期末成績的存檔工作、歷次缺考、補考的存檔工作、歷次過級考試的存檔、日常教學的資料存檔等工作。目前，在教務處存檔過程中，有的工作人員思想懈怠，認為沒有必要把所有的資料都存檔保管，致使有相當一部分資料比較分散或沒有記錄，從而導致檔案資料不齊全。例如：如果學生所有科目的補考科目不做存檔，我們就不了解學生在哪些科目方面比較欠缺，就不能為以后的教學提供方向。
（二）檔案工作人員業務素質不強
檔案工作看似簡單，實際上既需要責任心，又需要很強的業務能力。例如，在歸檔的過程中，要做到紙質檔案和電子檔案的統一結合。然而，有部分檔案管理人員卻做不到高效工作，造成檔案資料管理混亂。
（三）檔案管理信息化程度不高
目前，在檔案管理方面，發展的方向是實現信息化管理，由電子檔案代替紙質檔案或實現電子檔案與紙質檔案并存管理。在傳統的檔案管理過程中，主要應用的是紙質檔案，然后紙質檔案的管理隨著時代的發展，越來越表現出弊端。例如：紙質檔案要求的人工多，存貯的空間大，會出現損毀現象等。在新形勢下，現在的高職院校正在向電子檔案管理方向發展，但是，由于受到各種因素的限制，轉化的過程還需要一段時間才能完全實現。
二、規范、科學的管理教務檔案
（一）保障檔案的及時收集、整理和歸檔工作
教務檔案工作內容豐富，比較繁雜，在教務檔案管理的過程中，要做到及時收集、整理和歸檔。例如，學校從校外聘請專家，召開了一次學術交流會，對交流會的圖片、文字資料要及時進行整理，存放到學校對外交流學術那一類中。如果只是單純地用幾個字來記錄這件事，就失去了原始資料的完整性，不利于以后做參考。作為檔案管理資料，要有檔案管理意識，從各個方面收集資料，保證檔案管理的高效運行。
（二）保障人員的素質
教務檔案管理人員的業務素質直接關系到檔案工作質量的好壞。
作為一名合格的教務檔案管理人員，一方面，要積極進行理論學習；另外一方面，要參加檔案管理技術方面的培訓，以達到短期內提高教務檔案管理的目標；第三方面，教務檔案工作人員，要自覺培養自己的責任心和耐心，要有一種很高的敬業精神，這樣才能把工作做好，做精。
三、加強高職教務檔案管理措施
（一）樹立良好的管理工作觀念
在高職院校中，實行的院系管理體制，因此，做好教務檔案工作，不僅僅是教務檔案管理人員的事情，應該進行全校動員，使各院系充分認識到教務檔案的重要性 ，每學期結束要將分散存放的檔案材料收集起來，統一管理，并且要對檔案管理員進行業務指導和培訓，以強化其檔案管理技能。
（二）建立檔案管理體制，落實教學檔案管理責任制
檔案管理工作，一方面可以為以后的工作提供參考，另外一方面也可以為目前的工作提供依據。因此，高職院校的領導，應該加強對檔案管理工作的重視，為檔案管理者創造必要的工作條件，提出明確的管理要求，把教學檔案管理作為提高教育教學水平的一個重要環節。 同時，落實教學檔案管理責任制，讓每一方面的檔案管理工作都有專門的人員去管理，保證檔案工作的完整性和科學性。
（三）加強學校間檔案管理的交流
現在，很多高校在檔案管理工作方面積累了不少經驗，我們應積極向其他學校學習，密切同其他院校的業務交流和學習，以便改進自身檔案管理水平。
總之，教務檔案工作是學校整個教學管理工作的重要組成部分，我們要充分認識到教務檔案管理工作的重要性，合理利用教務檔案，更好地為教育教學服務。
【參考文獻】
在學習、工作生活中，接觸并使用報告的人越來越多，其在寫作上有一定的技巧。一聽到寫報告馬上頭昏腦漲?下面是小編精心整理的 小學教務處主述職述廉報告，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
小學教務處主任述職報告1
常常告誡自己：“人活一輩子，要好好生活、好好工作、做好自己。”其實人要做好自己真是不易。
xx年9月，我到xx小學擔任主任一職，我配合校長的工作主要負責德育、檔案和學籍管理等工作并兼任三年級數學。xx年9月兼任三年級用英語教學，我以我的實在與實干勝任這一工作。我在勤勤懇懇中默默付出，學會了在忙碌、心煩時停下腳步，傾聽心聲，調節心情，思考方法，提高實效，完善工作。同事常叫我：“主任”、“領導”，我則自嘲調侃道：“我的角色就是一個打雜的。”我更喜歡同事們親切地叫我一聲：“倩影”，孩子們親熱地叫我一聲：“李老師”。我自詡“雜家”，下面就向大家說說我這個“多面手”是如何在工作中進一步認識自己，有條不紊地向著既定的目標邁進。
做一個真實的人。
“千學萬學學做真人”，我認為做人做事都要對得起自己的良心。我真心實意、實事求是地面對工作、同事與學生，腳踏實地一直是我的工作作風和真實寫照。
班級環境、大掃除、晨會、班隊等各項檢查，班主任工作、興趣小組等各項檢查，講究的都是公平、公正、公開的原則。我和大隊輔導員、校長一起布置工作、落實檢查、考核評價，盡量把工作做實做細。具體到看活動記載本，活動的主題、內容與效果，看活動的照片、作品、資料，看學生佩戴紅領巾，防甲流、清潔衛生、課間活動等一個個具體的項目。
做一個快樂的人。
你會看到一個忙碌的身影，全心全意地在為大家服務。我安排清潔衛生包干區、興趣小組、大課間等活動，教研組內制定計劃、聽課、評課，組織開展廣播操、冬季長跑、合唱、朗誦比賽，打印學生獎狀，整理教師用書，成果統計，各項資料的歸類匯總……在日復一日的付出中我感到了快樂。
我這個大忙人，還到醫院看望生病的同事，當學生發生突發狀況時送醫院診斷治療，和一些學困生學生談心……在關心他人的同時我收獲了快樂。
做一個負責的人。
認真做好本職工作這是我對自己的要求，期初和期末我都忙得像打仗一樣。我負責學生的學籍管理檔案工作，這個工作需要細心，來不得半點馬虎。白天時間緊，來不及工作，往往在家要加班到晚上12點多。期末的時候同樣為了檔案而忙碌，我能保證在規定的時間內完成這一工作。
本學期，防甲流成為了我每天工作的新任務。每天晨午檢，全校師生測量體溫，班主任老師每日負責將防甲流學生晨檢、午檢情況記載本上交給我，我負責統計匯總后，每天在規定的時間內將晨午檢的情況上報給中心校。我總能認真、細致地記錄下每天的晨檢、午檢情況，不出差錯。到了周末，還要批閱教師教案。
做一個反思的人。
我在xx學年度第二學期期末成績檢測中，榮獲全鎮三年級數學總評第三名。我撰寫的《農村小學要重視科學課的實驗教學》一文，在縣級優秀論文評比中榮獲二等獎。xx年10月在全縣教師優質課評比中我講的《長方形的面積》榮獲二等獎，教師素質大賽中，榮獲一等獎。在XX年第一學期期期末成績檢測中，榮獲全鎮三年級英語總評第三名。
工作不可能是一成不變、一帆風順、十全十美的，總會遇到挫折、困難與失敗，用心思考一下，這些都是通向成功的寶貴經驗。有好多的工作都靠自己慢慢地摸索，逐步完善。在工作中，我難免有失誤與忽略，還請各位同仁見諒。
在下學期我會再接再厲，讓工作更上一層樓。
小學教務處主任述職報告2
尊敬的各位領導、老師：
大家好!
一年的光陰在彈指一揮間悄然離去，由于領導和同事的信任、支持和幫助，讓年輕的我成為學校中層的一員，我心存感激。本學年，教務處的工作得到了各級領導和各位老師的大力支持、熱情幫助和真心理解，在此向你們表示衷心的感謝!回顧這一年的工作，艱辛而快樂、忙碌而充實、平凡而實在。
教務處的工作離不開學校所有成員的合作。在老師們的鼎力支持和幫助下，本學年，教務處順利的完成了這幾項工作：
一、管理方面
1、學年初，在班主任的支持和配合下，完成了新生基本信息的采集。
2、在全體教師的協助下，對我校學生的學籍檔案進行管理，組織班主任老師搜集、錄入學生學籍資料、數據。
二、教務教學工作
教務工作是一項經常性、持久性的繁雜工作，需要更多的耐心和細心。在此，我們非常感謝老師們的理解，幫助，才讓教務處的各項工作得以圓滿的完成。
1、結合本校師資情況，按照教育部課程設置，開足開齊有關課程，做到了“三表(課程表，時間表，教務工作計劃表)”的統一。
2、抓實教學常規工作，做好日常教務工作。常規教學一般指備、聽、、教、批、輔、考等工作。常規教學落實的好壞直接關系到學校教學質量的優劣，所以我做到了對教師的教學活動進行全程的布置、督導、檢查、總結。每月檢查教師教案，檢查教師作業批改，并覆蓋所有學科，檢查過程中注重檢查與指導相結合，及時和有關教師交換意見，提出改進意見，且做到每次檢查都有記錄，每次檢查都有總結，形成了教學工作管理到位的優良工作作風。
3、當好調度員。及時安排好臨時的課務調動和代課安排，確保學校教育教學工作正常有序的開展，努力為學校教學工作保駕護航。
4、做好服務員。教務處的工作宗旨是服務教學、服務教師、服務學生。在工作中，我要求自己做到，對待同志態度謙和，和教師建立起平等的合作關系，注重團結，容人容言，提高心理承受能力。盡心盡責做好這份工作。
三、業務學習工作
1、本學年，積極組織教師以教研組為單位進行校本培訓。在教研組長的精心組織下，深入學習了課程改革教育叢書，領悟了新課改精神，新課程理念，逐步轉變教師教育教學思想。
2、本學年，堅持把課堂教學改革融入學校教研，根據學生的實際情況在四、五年級實施分組教學，安排好教師參加各級各類的教學研討和培訓活動，提高教師的教育教學水平。
3、組織教師進行教研活動。
四、加強服務意識，對學校負責。
作為教務主任，要正確定位，努力做好校長的助手。因此我正確認識自我，以求真務實的科學態度，顧全大局，融合群體，協調好教務處成員，做好以下幾方面的工作：
1、在校長室的指導下，和教務處其他成員研討，制訂好教育教學工作計劃、青年教師培訓計劃、分組教學實施方案，并組織實施，使學校教育教學工作更有針對性、實效性，并注意總結教育教學方面的.經驗。
2、制訂教務工作方面的有關規章制度和檢查考核制度，負責好教學工作的月常規檢查、期中抽測和期終檢測工作，為學校考評教師提供依據。
3、組織、指導、審查各年級教育活動計劃，各教研組教學教研計劃，組織全校教育教學研究和經驗交流，組織檢測，審批試題及質量分析，領導和指導教研組工作。
4、關心全體學生的全面發展，安排好興趣小組活動，組織好學生的競賽活動。
5、組織好備課、聽課、評課工作，負責指導各科教研組工作，審查教學計劃，組織好教研活動。協調解決教師在教育教學中的疑難。
6、具體負責學校各室的管理工作。
五、反思存在不足，對工作負責
任何事情都是在不斷的反思-改進-再反思-再改進的過程中不斷的發展完善的。教務處工作好還存在有許多需改進的地方：
1、集體教研活動開展有力，但個人深入到班指導聽課的力度不夠。
2、師資培訓方面：培訓的內容應更加豐富一些，涉及觀念(新課程理念，新形勢下教師觀、學生觀等)，業務(教學基本功、現代教育技術應用，科學素養的認識和培養、遠程教育技術的應用等)。
3、青年教師的培養，應創造更多的機會和條件，走出學校，成為學校教學骨干，成為名教師。
【關鍵詞】教學秘書 教學管理 高職院校
高職院校教學管理工作是整個學校教學行政工作的重要組成部分，在學校辦學目標實現過程中的特殊作用是有目共矚的。教學秘書主要負責基層教學事務，在教學管理系統中發揮著重要的作用。教學秘書是高職院校設于各院（系）的基層教學管理崗位，主要職責就是輔助各院（系）領導做好各項日常教學事務的管理，及時完成對教學資源的協調配置。在整個高職院校的教學管理系統之中，教學秘書的作用舉足輕重，是整個系統的樞紐，如果樞紐運行不暢，就會導致整個教學管理系統的癱瘓，破壞正常的教學秩序，從而引起整體教學管理水平的下降，影響教學質量。
因此，如何保證高職院校教學管理工作具有科學的運行機制，不僅是我們高職院校教學管理工作者普遍關心的問題，也是高職院校教學管理理論工作者十分關注的研究課題。根據本人近十年在高職院校擔任教學秘書一職的工作，從以下三個方面來談談對高職院校教學秘書的認識。
一、高職院校教學秘書的主要工作要求
隨著我國高職教育改革的不斷深化，高職院校的發展對管理人員提出了越來越高的要求。
高職院校教學秘書工作總結起來主要有以下幾個方面：協助院（系）領導制訂（修訂）各專業教學計劃和各課程教學大綱，送教務處審批；學期結束前，協助院（系）領導確定落實下學期教學任務，收集整理各門課程的教學日歷，送院（系）領導審批后報教務處并分送有關任課教師；協助院（系）領導組織好學期期中、期末的教學檢查工作；負責臨時性的調課事宜，并通知有關師生；負責安排學生考查、考試、補考工作，辦理學生學籍注冊、休學、退學、復學、轉學等有關手續；負責組織訂購、送印、發放教材和教學參考資料；負責管理學生成績登記表、教學文書檔案工作；了解教師的教學進修、科研情況以及學生學習情況，搜集學生對教學的建議和意見，協助院（系）領導總結推廣教學、科研、進修經驗；做好畢業生畢業前各學期成績的整理工作。
工作性質決定了教學秘書應具有不同于教師、資料員的能力。
二、高職院校教學秘書的工作特點
高職院校教學秘書的工作主要是協助系主任處理日常系里的具體事務，執行系領導指派的工作，是系領導的助手。教學秘書的工作既有制訂教學計劃、任課申報、申請專業、對教師教學效果的考評等活動，又有參加校內各機關的會議、與上下級溝通的交往活動。主要工作有以下幾個方面：
第一，教學秘書要具有較高的業務水平，具備綜合處理教務安排和教學安排的能力，做好中間的聯系作用，上傳下達，配合院（系）辦公室處理日常的教務管理工作，并協助領導做出決策。其中教務安排包括：課程設施，教室安排，調整課時，數據匯總，期末考試安排、英語四六級考試、專升本考試、監考安排、試卷整理等等；教學安排包括教學內容、日志日歷，授課大綱、教學統計、教材征訂等。
第二，教學秘書要具有很強的溝通協調能力，起著“上令下達、下情上奏”的作用。既要準確地將教務處的規章制度、文件精神及時準確地傳達給院（系）領導、教師和學生，又要將教師教學工作情況、師生的意見和教學管理中出現的問題及時向上級匯報。
第三，教學秘書要具有良好的思想素質，包括高尚的政治覺悟，良好的職業道德和吃苦耐勞、任勞任怨的精神。教學秘書的主要工作職責就是為教學做好服務工作。無論是上級指示，還是日常的教學工作都要想方設法地及時完成，做到不壓事、不誤事。并堅持實事求是的原則，不搞形式主義，認真對待每件工作，以優質、高效的工作贏得老師和學生的信任和支持。必須加強學習，不斷提高政治、業務、身心素質。高校教學秘書工作需要具備一定的理論功底，因此，必須加強學習。
第四，教學秘書要對學生進行有效的管理，既要維護學校的權威和規章制度的嚴肅，又要愛護學生，盡可能地提供人文關懷。
三、高職院校教學秘書在教學管理中的樞紐作用
隨著高等教育的發展和教育教學改革的不斷深化，高職高專的教學管理工作有了很大的變化，而教學秘書則是高職學校基層教學崗位中最為直接的教學管理人員。既是教學管理工作的執行者又是教學活動的組織者，是師生間的橋梁又是學校職能部門的紐帶。
教學秘書的職能和作用。教學秘書受高校教務處和院（系）主任雙重領導，日常工作是協助校教務處系主任處理學校的日常教學管理工作，是高校教務處和院（系）教學主任的得力助手，是聯系學院、教務處、院（系）領導、教師和學生之間的橋梁和紐帶，負責各種教學管理信息的上傳下達。同時，教學秘書戰斗在教學活動的前沿陣地，熟悉教學相關的各項政策，對教師的科研工作非常熟悉，并熟悉教學人員的具體工作環境和工作情況，能夠很好地將這類信息反饋給校主管領導，有利于領導做出正確的教學決策。
總之，在社會競爭日益激烈的今天，作為教學秘書，認識一個合格教學秘書的能力結構，對增強高職院校的競爭力和生存力具有重要的意義。高校教學秘書是院系教學管理工作的重要力量，為老師搞好服務是教學秘書重要的工作職責，并要以全心全意為師生服務工作。
【參考文獻】
[1]邢樂澄. 高校機關秘書素質談[J].機械工業高教研究，1997.
關鍵詞：系部教學檔案；數字化管理；提高工作效率
一、數字化文件（電子文件）定義及其特點
數字化文件（電子文件）是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件比較，電子文件有以下幾個特點：1. 電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用；2.電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；3. 電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；4. 電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、電子文件對檔案業務管理工作的影響
1. 傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。
2. 由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環境中，文件的形式特征和內容特征均發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。
3. 由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統。根據傳統的檔案價值鑒定理論，文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數據不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質文件有許多不同之處。
三、系部教學檔案的主要內容
系部教學檔案是系部教學內容、方法、途徑和效果的真實記錄，是系部進行教學活動不可缺少的依據和參照，是改進教學工作、提高教學質量、促進學術交流的信息資源，是最基層、最原始、最重要的評估高院教育質量及管理水平的一個重要標志。系部教學檔案是在教學管理過程中形成的各項具有保存價值的文字材料、圖表、統計材料、計算材料、報表、照片、成績冊等不同載體形式的文件材料形成系部教學檔案，包括開課計劃、教學任務、教材征訂、教學安排、教學計劃、實驗計劃、補考、重修、教學督導、期未考試、成績收集。
四、目前系部教學檔案管理存在的問題
4.1 學院針對系部檔案管理的制度和措施
教學檔案的管理由教務處、系（部）兩級進行管理。教務處是學院教學管理的中心，它學院所有系部的教學管理進行統管，但在長期的教學管理過程中，教務處只對系部要交教務處的那一部份文檔經行附帶的要求外，對于其它的教學文檔，哪些是需要重點保管，哪些只作臨時保管的，哪些需要長期保管的，哪些只需短期保管的等，應該如何保管，沒有制定出針對系部檔案管理的制度和措施。這樣做勢必會導致系部檔案管理的隨意性和自由性，也會給學院教學管理、領導決策、教學改革、教學水平合格評估等所需提供數據資料帶來不便和隱患。
4.2 系部進行檔案管理的條件有限
開展檔案的保管工作，需要一定的物質條件作支撐，否則這項工作難以作好。其基本條件如下：
（1）檔案庫房：檔案庫房建筑主要為檔案管理保護提供了最基本的物質條件，檔案庫房選擇地點的好壞將直接影響到檔案保護。
（2）檔案裝具：包含檔案箱、檔案架、檔案柜。
（3）包裝材料：為防止光線、灰塵及有害氣體對檔案的直接危害，又可以減少檔案機械磨損，檔案必須經過包裝。
事實以上所羅列這些條件除了學院檔案管理滿足外，一般系部的檔案管理都不滿足，首先沒有分配專門的檔案室，系部的大部分教務資料都只能存放在系辦公室有限的資料柜內，或亂堆放在某個有空的辦公室內，這樣難免造成操成一些有用的資料丟失。第二由于沒有制定專門的檔案管理制度，對一些檔案沒有能夠進行很好包裝，使得一些重要資料損壞嚴重。
五、數字化電子檔案管理的優越性
針對以上系部教學檔案管理存在的種種問題可采用數字化電子檔案的方式來解決， 電子檔案是具有保存利用價值的電子文件，隨著計算機技術的廣泛應用，形成了越來越多的電子史件，在電子文件中全部信息都是以數字式代碼的形式加以存儲的，由計算機完成信息的編碼和解碼過程。利用時須借助計算機等機器設備轉換成原有的文字或圖像，所以電子檔案也被稱為“機讀檔案”。相對比傳統系部檔案管理，采用數字化電子管理存在以下優點：
5.1 檔案存儲量大
電子檔案的儲存形式如光盤、縮微膠片、磁盤，這些存儲介質具有存儲密度大、容納信息量多、記錄速度快、傳播速度快等特點。系部教學管理中產生的需保管具有保存價值的文字材料、圖表、統計材料、計算材料、報表、照片、成績冊等不同載體形式的檔案文件材料，隨著的是檔案入庫數量的劇增，一張普通的光盤可存儲幾千萬的文字信息，這將極大地減少檔案占用的空間及存儲價值的投入，可解決檔案庫房的問題。
5.2 檔案查詢及檢索高效、快捷、準確、方法多樣。
由于檔案利用率越來越高，系部的管理層急需信息進行決策，各教務處也急需相關的檔案進行借鑒，教師需要查找教務處下發的各種文件，學生需要查找個人的學習檔案，所以系部檔案管理需要準確、快速提供檔案信息及資料，隨著時間的推移，各種教學檔案數量的急增以及頻繁地提供利用，使得系部檔案管理人員的工作量大大增加，如果繼續采用傳統的系部教學檔案管理方法，那就會出現檔案查找耗時、查全查準概率不高的現象，勢必會造成檔案利用率低下的后果。手工，紙質等落后的管理手段已經嚴重地制約了檔案效益的發揮。而采用電子化管理系部教學檔案，借助于計算機數據庫技術，可實現快速速查閱相關檔案資料，大大提高了工作效率。電子檔案的產生，可以從傳統的手工編目和查詢等方面的工作中解脫出來。
5.3 能方便地進行檔案的修改，補充、輸出、復制。
今天，以計算機技術為依托的現代化管理手段已非常廣泛和深入地使用到了辦公自動化、輔助設計及信息管理等各行各業，而系部作為高校教學、科學研究的前沿陣地，如果教學檔案管理還采用原始的管理辦法，那樣會與社會發展脫節的。所以，我們可以利用計算機將具有保存價值的文字材料、圖表、統計材料、計算材料、報表、照片、成績冊等不同載體形式的檔案文件材料轉化成各種計算機可識別的文字、圖像、聲音、視頻文件，這種方法使紙質檔案儲藏變得簡單、快捷，最后整合成計算機數據庫，能快速的實現檔案的修改，補充、輸出、復制。
5.4 利用計算機網絡技術使得系部教學檔案歸檔、查閱變得更容易。
（1）檔案管理的計算機網絡化有利于提高檔案用戶和管理人員雙管的工作效率。
（2）檔案的計算機網絡化管理簡化了檔案的歸檔過程，系部教學檔案管理人員不管在什么地點都可以將形成的數字化文件，圖紙等傳輸至數據庫，在很大程度上減輕了檔案管理人員復雜繁瑣的檔案收集工作，同時也大大簡化了編目工作。將傳統的檔案收集、整理、保管、提供利用等工作均放在網絡中進行，檔案人員就可以有更多的時間進行檔案編研及數據采集、充實和完善等工作，并且通過網絡方便信息交流，使檔案的利用價值最大化。而檔案使用人員只有賦予一定的權限就不用每次需查找教學檔案都需要往檔案庫房跑，在任何一網的計算機就可實現檔案的查詢。
5.5 促進了檔案的實體保護，檔案保管更加安全
電子化檔案儲藏主要由文字、圖像、聲音、視頻等計算機文件構成，傳統的管理方法會因為溫度的高低溫度的大小、蟲害、火災等不可抗力影響檔案保管的質量，紙制檔案易臟、易碎、易丟失，而數字化管理則可解除這些隱患。
六、總結
系部教學檔案管理是一項繁雜而沒有標準化的工作，而系部在教學過程中又會產生大量需要長期保存供以后在各種場合查詢的檔案資料，利用數字化電子技術管理系部教學檔案，大大提高工作效率，且能開創檔案管理工作的新局面。
參考文獻
