時間：2023-03-10 15:03:04
引言：易發表網憑借豐富的文秘實踐，為您精心挑選了九篇文書檔案管理論文范例。如需獲取更多原創內容，可隨時聯系我們的客服老師。
1.1為實現文檔一體化創造了條件
文件是形成檔案的基本要素，而檔案是文件的精華，是文件的組成部分。但是，文件與檔案又有所不同，文件是指廣義的文件，即一切由文字、圖表和聲像等形式組合成的各種材料；檔案是在一定條件下由文件轉變而來的。檔案和文件是同一事物在不同價值階段的不同形態，兩者具有同源性和階段性，也具有實效、功用、離合等個性差異。從文件到檔案是一個批判繼承的辯證運動過程，從時效、價值和系統性上講，檔案是對文件的不斷揚棄，使整理完畢的文件具有保存價值。只有將分散狀態的文件按一定邏輯規律整理、集中保存起來，才能形成最后的檔案，而歸檔和集中保存是文件向檔案轉化的必要程序和條件。
1.2有效提高文檔一體化管理水平
文檔一體化是要從文書管理和檔案管理的全局出發，實現從文件生成、整理到檔案歸檔的全過程管理，以保證文件內容的正確性、完整性和數據結構的一致性。在這過程中，主要包括文檔實體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化和文檔規范一體化。辦公自動化技術的應用使辦公活動呈現出了全新的局面。在過去的文書處理工作中，工作人員過多地依賴手工操作，在收集整理文件資料時，既要求資料要完整、齊全，又要書寫規范、清楚，既費時費力還容易出錯。而在辦公自動化平臺下，這些環節都是在系統設定的環境下操作的，整個過程方便、有序、簡單易行。
1.3使文件管理更加快捷、高效
檔案信息檢索一直是檔案手工管理的難題，而如何從浩如煙海的檔案文件中快速、準確地查詢用戶所需要的信息，是傳統檔案管理的難點之一。將辦公自動化應用于檔案管理工作中，能夠較好地解決了這一問題，它實現了數據的一次性輸入和多次利用。當文書處理人員在辦公自動化系統中完成了文件的流轉后，檔案管理員只需轉一下庫，就可以完成文件從辦公自動化系統到檔案管理系統的轉換。文書人員就可以選擇所需要的文件歸檔，這樣做滿足了隨時歸檔的要求。在使用檔案時，只需按照指定的信息搜索，便能迅速、多方位地查詢到所需要的信息，并瀏覽訪問所需要的內容。辦公自動化系統還可以提供更多種查詢檢索功能，比如信息按處室、項目、流轉過程分類等，使檔案檢索更加快捷、高效。
1.4有利于電子文件的保存
在辦公自動化中，形成的電子文件是記錄信息、傳達信息和留存信息的重要載體，它與紙質檔案載體相比有體積小、壽命長、便于保存等優點。工作人員根據不同的需要，選擇不同的電子載體，比如VCD、DVD和移動硬盤等。這些載體的特點都是存、讀方便快捷，便于備份，易于傳遞，并且貯存時間長，受外部環境的影響小，不易損壞，具有較強的穩定性。
2對文書檔案管理工作提出的建議
2.1將檔案管理系統納入辦公自動化系統
在設計辦公自動化系統時，檔案部門要參與其設計規劃，避免辦公自動化系統中文件管理的設計功能與檔案管理系統的歸檔不銜接、不兼容。這時，就要求檔案管理人員必須提前介入，與系統設計開發人員充分論證系統的功能和需求，做好流程和總體框架設計，加強辦公自動化系統中設計與檔案管理部門之間的聯系，使前期的文書處理與后期的歸檔管理這兩個不同階段、不同性質的工作緊密結合起來，以提高文件傳遞的安全性、準確性、可靠性和時效性。
2.2確保電子文件的安全
隨著網絡技術的迅猛發展，電子文件和檔案信息安全問題越來越重要。例如，在實際運用的過程中，經常出現電子文件在運行過程中丟失數據，造成檔案保存不完整的情況；從安全方面看，如何保障網絡不受病毒或黑客的攻擊；在使用過程中，如何合理設置權限，避免人為因素對電子文件的篡改、刪除或下載，確保文件的安全等。因此，實行文檔一體化管理，必須以信息安全為前提。在保證電子文件的信息安全時，要做到以下幾點：①以系統完善的軟硬件功能設計為基礎，運用加密技術、防火墻技術和計算機病毒防治技術等，保證系統安全功能的完備性；②建立健全安全管理的規章制度，并以此為保障，建立由保密部門、文秘檔案人員和其他相關部門組成的檔案信息安全保密組織體系，切實落實安全責任制，必要時，要對系統所在的重點場所做防盜處理，為檔案信息網絡實施整體安全防護；③加強管理人員的安全意識，規范操作，精心維護，并建立身份認證，設定用戶權限等；④定期進行安全培訓和教育，讓所有系統使用者都熟悉系統的使用和操作規程，正確使用。因此，在關注電子文件的信息安全問題上，既要注意技術因素，也要注意非技術即人為因素，建立全過程的安全防護體系。
2.3文書檔案標準化和規范化管理
傳統文書檔案的歸檔主要是紙質文件的立卷歸檔，立卷人根據自己的經驗和理解組卷，很難完全統一立卷標準，這樣，就會影響到歸檔案卷的質量。在辦公自動化系統環境下，文書檔案的歸檔管理工作包括電子文件的網絡歸檔和紙質文件的歸檔兩部分，最主要的是電子文件的網絡歸檔。其中，所有的電子文件都在設定的系統下產生，要求文書檔案管理工作在文件登記、編號、掃描、上網、運轉和結束等各個環節的流程中，必須按照系統要求規范操作，以確保流轉文件信息的準確性、完整性。與此同時，還要明確從電子文件轉入檔案庫、整理歸檔的流程和環節，統一著錄標準，明確各歸檔部門的歸檔職責、范圍和管理權限，以保證電子檔案的質量。因此，在辦公自動化環境下，有效提高文檔一體化水平和工作效率是非常重要的。
2.4提高文檔和信息技術人員的綜合素質
要想做好辦公自動化環境下的文書檔案管理工作，不僅需要文書管理人員、檔案管理人員和信息技術人員的共同參與和緊密配合，還需要不斷提高文檔和信息技術人員的綜合素質。這就要求文書管理人員在公文收、發流程的各個環節中，要嚴格按照標準操作，確保檔案信息的正確、完整和規范；而檔案管理人員在掌握了相關專業知識的同時，還應盡可能多地學習、掌握一些信息技術，能夠熟練操作辦公和檔案管理系統，并根據具體的操作情況，對系統的進一步完善提出建設性的意見。同時，信息技術人員應盡可能了解相關的文書檔案管理知識，掌握電子文件歸檔管理的流程和要求，加強與文書檔案人員之間的溝通。只有這樣，才能做好系統設計、應用、維護和改進等工作，通過網絡信息技術推動文檔一體化管理的順利實施。
3結束語
珍貴的文化藝術檔案，不僅是文化藝術活動的歷史見證，也是民族文化的根脈。近年來，文化藝術檔案工作呈現出快速發展的局面，《藝術檔案管理辦法》等規章制度先后出臺，文化藝術檔案工作逐步走上制度化、規范化的軌道；文化藝術活動中形成的文字、聲像、照片、實物等不同載體的文化藝術檔案收集整理進展順利，存留了極其寶貴而豐富的文化藝術遺產；文化藝術檔案館（室）藏品的保管和展陳環境有了明顯的改善；文化藝術檔案研究取得豐碩成果，藝術檔案學科建設方興未艾。但是，我們也清醒地看到，我國文化藝術檔案工作起步較晚,藝術檔案館事業發展不平衡,對做好文化藝術檔案工作的認識還有待提高；由于設施和條件不足，館藏文化藝術檔案得不到有效管理和保護，現存文化藝術檔案老化破損現象突出；管理和保護人才匱乏，人才隊伍培養還需進一步加強；經費投入需要進一步加大；全球信息化趨勢和國家信息化建設為文化藝術檔案的管理和利用帶來了劃時代的機遇，也使我們面臨著嚴峻的挑戰；隨著文化大發展大繁榮工作的不斷推進，相應會產生大量豐富的文化藝術檔案資料，切實采取有力措施加強文化藝術檔案工作已成為一項重要而緊迫的任務。
二、充分認識促進文化藝術檔案事業發展的重要意義
發展文化藝術檔案事業，有利于將文化藝術活動各領域中形成的有保存價值的不同載體的文化藝術檔案得到有效的管理和保護，并得以傳承和發揚。完整、準確、系統地收集、整理、保護好文化藝術檔案資料，是提升文化單位整體管理水平、維護自身利益及文化事業持續健康發展的重要保證和重要資源。這就需要我們文化藝術檔案工作者要更加自覺地認識文化藝術檔案在促進文化大發展大繁榮中的地位和作用，認識文化藝術檔案所面臨的形勢、任務和文化藝術檔案工作者的責任，認識文化藝術檔案的發展規律，更加主動地推動文化藝術檔案工作在新的起點上加快發展。
三、切實增強做好新時期文化藝術檔案工作的責任感和使命感
文化藝術檔案工作是文化事業的一項重要基礎性工作,文化藝術檔案的憑證和法律作用是其他材料不可取代的，沒有文化藝術檔案，文化工作的基礎就不牢靠，文化藝術活動的經營、管理和持續發展就會受到影響。抓好文化藝術檔案建設與管理,是保存、傳承和發展優秀文化遺產的重要內容和具體體現，是一項為子孫后代積累寶貴的文化遺產，“功在當代、利在千秋”的事業。文化藝術檔案作為文化單位在生產、經營和管理等各項文化藝術活動中形成的有保存價值的文件材料，是文化單位改革與發展的真實記錄，是文化單位的重要資產和信息資源，是今后研究總結文化藝術改革發展工作不可缺少的重要檔案資料。所以，我們各級文化藝術檔案工作者應進一步增強做好文化藝術檔案工作的責任感和使命感，認真貫徹落實《文化建設“十二”規劃》關于加強藝術檔案工作有關要求，強化管理，完善規章制度，抓好隊伍建設，加強資源整合，改善服務，下大力氣解決工作中存在的不足，全面、扎實地推進文化藝術檔案事業健康發展。
四、全力以赴做好藝術檔案收集歸檔整理工作
【關鍵詞】數據挖掘技術；檔案管理；分析運用
由于信息技術的迅速發展，現代的檔案管理模式與過去相比，也有了很大的變化，也讓如今的檔案管理模式有了新的挑戰。讓人們對信息即時、大量地獲取是目前檔案管理工作和檔案管理系統急切需要解決的問題。
一、數據挖掘概述
（一）數據挖掘技術。數據挖掘是指從大量的、不規則、亂序的數據中，進行分析歸納，得到隱藏的，未知的，但同時又含有較大價值的信息和知識。它主要對確定目標的有關信息，使用自動化和統計學等方法對信息進行預測、偏差分析和關聯分析等，從而得到合理的結論。在檔案管理中使用數據挖掘技術，能夠充分地發揮檔案管理的作用，從而達到良好的檔案管理工作效果。（二）數據挖掘技術分析。數據挖掘技術分析的方法是多種多樣的，其主要方法有以下幾種：1.關聯分析。指從已經知道的信息數據中，找到多次展現的信息數據，由信息的說明特征，從而得到具有相同屬性的事物特征。2.分類分析。利用信息數據的特征，歸納總結相關信息數據的數據庫，建立所需要的數據模型，從而來識別一些未知的信息數據。3.聚類分析。通過在確定的數據中，找尋信息的價值聯系，得到相應的管理方案。4.序列分析。通過分析信息的前后因果關系，從而判斷信息之間可能出現的聯系。
二、數據挖掘的重要性
在進行現代檔案信息處理時，傳統的檔案管理方法已經不能滿足其管理的要求，數據挖掘技術在這方面確有著顯著的優勢。首先，檔案是較為重要的信息記錄，甚至有些檔案的重要性大到無價，因此對于此類的珍貴檔案，相關的檔案管理人員也是希望檔案本身及其價值一直保持下去。不過越是珍貴的檔案，其使用率自然也就越高，所以其安全性就很難得到保障，在檔案管理中運用數據挖掘技術，可以讓檔案的信息數據得到分析統計，歸納總結，不必次次實物查閱，這樣就極大地提升了檔案相關內容的安全性，降低檔案的磨損率。并且可以對私密檔案進行加密，進行授權查閱，進一步提高檔案信息的安全性。其次，對檔案進行鑒定與甄別，這也是檔案工作中較困難的過程，過去做好這方面的工作主要依靠管理檔案管理員自己的能力和水平，主觀上的因素影響很大，但是數據挖掘技術可以及時對檔案進行編碼和收集，對檔案進行數字化的管理和規劃，解放人力資源，提升檔案利用的服務水平。第三，數據挖掘技術可以減少檔案的收集和保管成本，根據檔案的特點和規律建立的數據模型能為之后的工作人員建立一種標準，提升了檔案的鑒定效率。
三、檔案管理的數據挖掘運用
（一）檔案信息的收集。在實施檔案管理工作時，首先需要對檔案信息數據的收集?？梢赃\用相關檔案數據庫的數據資料，進行科學的分析，制定科學的說明方案，對確定的數據集合類型和一些相關概念的模型進行科學說明，利用這些數據說明，建立準確的數據模型，并以此數據模型作為標準，為檔案信息的快速分類以及整合奠定基礎。例如，在體育局的相關網站上提供問卷，利用問卷來得到的所需要的信息數據，導入數據庫中，讓數據庫模型中保有使用者的相關個人信息，通過對使用者的信息數據進行說明，從而判斷使用者可能的類型，提升服務的準確性。因此，數據挖掘技術為檔案信息的迅速有效收集，為檔案分類以及后續工作的順利展開，提供了有利條件，為個性化服務的實現提供了保證。（二）檔案信息的分類。數據挖掘技術具有的屬性分析能力，可以將數據庫中的信息進行分門別類，將信息的對象通過不同的特征，規劃為不同的分類。將數據挖掘技術運用到檔案管理中時，可以簡單快速地找到想要的檔案數據，能根據數據中使用者的相關數據，找尋使用者在數據庫中的信息，使用數據模型的分析能力，分析出使用者的相關特征。利如，在使用者上網使用網址時，數據挖掘技術可以充分利用使用者的搜索數據以及網站的訪問記錄，自動保存用戶的搜索信息、搜索內容、下載次數、時間等，得到用戶的偏好和特征，對用戶可能存在的需求進行預測和分類，更加迅速和準確的，為用戶提供個性化的服務。（三）檔案信息的整合。數據挖掘技術可以對新舊檔案的信息進行整合處理，可以較為簡單地將“死檔案”整合形成為“活檔案”，提供良好的檔案信息和有效的檔案管理。例如，對于企事業單位而言，培訓新員工的成本往往比聘請老員工的成本要高出很多。對老員工的檔案信息情況進行全體整合，使檔案資源充分發揮作用，將檔案數據進行總結和規劃，根據數據之間的聯系確定老員工流失的原因，然后建立清晰、明白的數據庫，這樣可以防止人才流失，也能大大提高檔案管理的效率。
四、結語
綜上所述，在這個信息技術迅速跳躍發展的時代，將數據挖掘技術運用到檔案管理工作中是時展的需求與必然結果。利用數據挖掘技術，可以使檔案管理工作的效率大大提升，不僅減少了搜索檔案信息的時間，節省人力物力，避免資源的浪費，還能幫助用戶在海量的信息數據中，快速找到所需的檔案數據信息。數據挖掘技術的運用，使靜態的檔案信息變成了可以“主動”為企事業單位的發展，提供有效的個性化服務的檔案管家，推動了社會的快速發展。
作者:于然 單位:揚州市體育局辦公室
【參考文獻】
[1]欒立娟,盧健,劉佳,數據挖掘技術在檔案管理系統中的應用[J].計算機光盤軟件與應用,2015:35-36.
將用戶、終端、網絡、模態聯系在一起，需要貼近復雜的環境，貼近異構終端、異構網絡環境，尤其是能夠符合三網融合環境的需要，而在這種環境下，用戶首先通過終端，經過各種異構網絡接入三網，再統一鏈接到圖書檔案管理系統，用戶才能使用系統所提供的服務、海量的信息資源[9]；學術界一直研發新一代信息網絡，國外的參考文獻主要包括文獻[10][10]、文獻[11][11]、文獻[12][12]、文獻[13][13]；同時現有技術中能夠鏈接終端、三網和系統的主要是張宏科教授及其團隊的一體化標識網,該技術通過接入標識代表終端的身份，通過交換路由標識表示終端的位置信息，通過連接標識作為服務連接和用戶身份的標識，服務標識表示業務的各種服務，該技術對流媒體、話音、數據等給予支持，該技術相關的參考文獻主要包括文獻[14][14]、文獻[15][15]、文獻[16][16]、文獻[17][17]；基于此進行研究。
1.1用戶、終端、網絡的研究
為了研究用戶模型，首先研究用戶如何使用云平臺下的圖書檔案管理系統，用戶接入到圖書檔案管理系統，必須使用終端，通過網絡接入。在這個過程中，終端呈現異構化、復雜化、多樣化的特征，①終端目前可能使用電視網、電信網和計算機網中的任何一網，可以通過WLAN、WWAN、Internet、PLMN、HFC、傳統CATV、Ethernet和OAN中任何一網，隨著時代和科技的發展也可能使用其他網絡，其網絡方面的特征呈現異構化、多樣化；②終端類型和型號都很多，其功能、用途等明顯不同，造成構造的不同和復雜化；終端和網絡的異構化、復雜化、多樣化，造成了其效果差異化很大，主要體現在：①顯示效果方面；②音效效果方面；③網絡方面；④計算復雜度方面；⑤可用空間方面。從顯示效果的角度來看，需要注意以下幾點：①終端不同，其顯示屏幕的大小不同，從這個角度來說，手機和電視的差距是最為顯著的之一，筆記本、PC等終端設備屏幕往往適中，顯示屏幕大小的不同一方面和用戶持有終端是否便利有關，另一方面關系著用戶瀏覽信息資源時屏幕的尺寸和效果。②終端不同，其顯示所使用的分辨率不同，體現為顯示時的效果明顯不同，如顯示時的清晰細膩程度、拍照取景和視頻播放的效果等等，而且部分終端的分辨率是固定不變的，無法進行調節。③文件的格式不同，其顯示效果可能不同，例如常見的視頻格式有AVI、MPEG、DIVX、MOV、ASF、WMV、RM等，不同的格式記錄相同的視頻信息，其顯示效果也可能完全不同。④顯示效果的程度決定了用戶視覺角度質量的高低，其對于文本、圖片、圖像、單一的視頻是有決定性作用的，同時對多媒體信息資源的效果也是有一定影響的。⑤顯示效果的程度所帶來的影響，對于不同的用戶是不同的，其高度影響高度依賴視覺的用戶，但當用戶不依賴于視覺的時候影響則不大。從音效效果方面來看，需要注意以下幾點：①終端硬件不同，其發聲所用的效果不同，即使終端硬件相同其發聲的效果也可能不同，例如一臺筆記本電腦，如果其聲卡是集成的則往往沒有獨立的聲卡效果好，同樣不同廠商所生產的聲卡效果往往也有一定的差別，不同時間、不同技術所生產的聲卡效果也往往不同，但音效效果在設備、設置、播放內容等完全相同的前提下是一致的。②不同的音頻文件，其效果可能不同，首先數字音頻技術指標采樣率、壓縮率、比特率、量化級，分別控制單位時間內波形采樣的數據數量、音樂文件壓縮前后大小的比值、記錄每記錄音頻數據一秒鐘所消耗的比特值的平均值、用多少位二進制的數據描述的聲音波形；其次，不同的音頻文件格式不同，其音效的效果也可能不同，常見的音頻文件格式有WAV、MP3、WMA、OGG、APE等。③對于部分終端來說，音效效果是可以調節的，但依然存在音效無法調節的終端。④音頻效果的程度所帶來的影響，對于不同的用戶是不同的，其高度影響高度依賴聽覺的用戶，但當用戶不依賴于聽覺的時候影響則不大。從網絡的角度來看，①目前大部分的電視網依然是單向的，也就是說存在單向和雙向的問題，雖然隨著時代的發展和技術的進步，單向和雙向的問題最終會被解決，但是目前一段來說其依然是問題的一部分。②網絡不同登陸方式可能不同，例如如果用戶借助電信網登陸和使用服務有兩種模式，其一是通過以點播為基礎的短信息服務，需要利用短信服務的平臺來傳輸信息，由于其平臺經常是第三方提供的，因而實時性往往較差；第二種方式則是通過GPRS網絡，這種方案的缺點是覆蓋率較差、傳輸速度低、費用高，但可以實現實時。從計算復雜度方面來看，終端之間的差異很大，以電視網的機頂盒和電視機來說，即使運行一個非常簡單的動畫也會非常困難，而相同的困擾在計算機上往往不存在，換句話說計算復雜度高的資源無法在部分終端上運行，但同時部分終端上如果使用計算復雜度低的文件則也會浪費資源。從某種程度上來說，不同的終端適合使用的信息資源在內容、格式等方面是完全不同的。從可用空間的角度看，如果可用空間的大小無法支持對應的操作，則后續的操作無法進行，同時可用空間較小也會在一定程度上降低運算速度。對于可用空間的大小，不同的用戶可能會有不同的定義，部分用戶可能對終端的最小可用空間有自己的要求；還有一部分人對最小可用空間沒有要求，但是最小可用空間不夠用的時候會有自己期望的行為和操作。
1.2用戶行為研究
用戶的行為，①指用戶使用云平臺下圖書檔案管理系統的行為，其根據用戶的身份、目的、習慣、興趣等不同而不同，用戶可能是進行檢索、獲得、修改、保存信息資源，也可能是對圖書檔案管理系統的管理，如計費等；既包括其行為的種類、參數，同時還應該包括其行為所導致的結果。②用戶的行為受到其本身的制約，既要受到其身份影響，又受到其興趣和目的影響，但最終通過行為表現出來，可以通過用戶的行為獲得用戶的信息，并做出調整，以便更精確地認識和了解用戶。
1.3用戶偏好研究
用戶偏好，指用戶在考慮服務或者商品的時候按照其自身意愿所做出的帶有傾向性的符合理性的選擇，是用戶理性、認知和心理感受權衡后的綜合結論，是用戶個性化的體現。在云計算平臺下的圖書檔案管理系統中，其可以作為個性化服務推薦的基礎，主要包括以下幾個方面的內容，①由終端、網絡等帶來的與視頻、音頻、可用空間等有關的偏好信息，此偏好信息用于確認用戶偏好的信息資源的模態類信息，在此類偏好中用戶往往偏愛一種或者幾種終端，同時對于不同終端參數設置有不同的偏好；②用戶偏好的信息資源內容方面的信息，包括學科、方向、難度等，這種偏好主要來源于用戶原有的背景如職業、專業、知識層次等，并隨著用戶的發展而改變；③其他偏好，主要包括終端、所途經的網絡、所在的位置等；④用戶ID,用以唯一地標識和區別用戶。
2用戶模型研究
2.1用戶基本信息模型
根據對用戶、終端、網絡的研究，建立用戶基本信息模型，包括三類信息，分別是用戶信息、終端信息和網絡信息（詳見圖1）。其一是用戶信息如用戶ID、姓名、身份、年齡、知識層次、密碼、密碼提示問題、組別，其中①用戶ID、密碼是不可以省略的，其需要在用戶登陸的時候確定用戶的基礎信息，同時用戶ID對于整個系統來說是唯一的，也就是說所有用戶的ID是沒有重復的，是“獨一無二”的；②身份、年齡、知識層次三項可以用于輔助確定用戶的身份，以便在后續用戶偏好模型未獲得具體信息之前初步判斷和獲得用戶的偏好信息，但鑒于部分用戶的特殊性某些情況下是允許被省略的；③用戶信息可以通過組別確定用戶的權限的確認。其二是終端信息包括終端ID、終端參數等，其中①終端ID用于確定接入和登陸到圖書檔案系統的終端的身份，通過檢索對應于終端的數據表可以獲得包括其使用者、終端的類型、終端的基本參數及范圍、終端的可能配置等的信息，可以初步確定終端的信息；②終端參數包括的是顯示參數、音效參數、計算復雜度參數、可用空間參數，顯示參數和音效參數分別是用戶提供的其習慣使用的顯示、音效參數的設置，而計算復雜度參數需要通過終端ID判斷用戶終端的具體計算復雜度獲得，可用空間則需要在圖書檔案系統運行的時候通過其與終端之間的通訊獲得；③終端信息中終端ID是不可以缺省的，但終端參數是可以缺省的，在缺省的狀態下，系統依然可以通過終端ID獲得終端的類型及基礎的參數范圍，再根據參數范圍進行其他的判斷，同時由于計算復雜度參數和可用空間參數不需要用戶提供，因而也可以在缺省的情況下獲得。其三則是網絡信息如網絡類型、常見位置等，其中①電視網的單雙向問題可能會帶來新的問題需要給予重點關注；②常見位置，是用戶通常使用終端接入和使用圖書檔案管理系統服務的位置；③網絡ID，用以唯一地標識和區別網絡。關于用戶基本信息模型，需要注意的有：①用戶基本信息模型雖然是由三個部分組成的，但是其是一個整體，可以通過數據庫表示出來，其中的每一條記錄都只說明的是在某一種情況下用戶使用某種終端通過某種網絡接入和使用圖書檔案管理系統的具體設置以及由此而來的各種參數，每個用戶的具體信息可以不只一條而是若干條記錄的組合。②用戶基本信息模型的三個子模型，可以通過一個數據表體現，也可以分成用戶信息表、終端信息表、網絡信息表三個數據表的組合來實現。
2.2用戶行為模型
用戶行為模型，主要用于記錄用戶的行為、狀態等信息，其由用戶ID、用戶行為、行為參數、狀態參數三個部分組成，其中①用戶的行為用于記錄用戶狀態變化的原因，同時可以從中獲得用戶基本信息模型的部分信息，同時也可以完善用戶偏好模型；②用戶行為參數用于說明用戶行為的細節，是用戶行為有機的補充；③狀態參數，用于表明經過用戶的行為之后用戶的變化。
2.3用戶偏好模型
用戶偏好模型是用戶服務推薦的基礎，其主要包括3個方向，其一是對所獲取資源的模態傾向性，是與終端相關的，其中包括格式、顯示性能、音效性能等,其大多數屬性是范圍；其二則是對信息資源內容的傾向性，主要包括用戶的身份、年齡、知識層次、專業等；其三則是用戶通常所在的位置區域，可以用于以就近原則對其提供服務。
3關鍵技術分析
3.1用戶模型應用研究
從用戶登陸并使用系統服務的角度看用戶模型，用戶通過終端接入計算機網、電信網和電視網三網中的一網，可以利用一體化標識網絡技術連接到系統，通過終端ID確定終端的身份（終端信息模型），通過終端所在的位置、IP等可以獲得對應的網絡信息（網絡信息模型），通過用戶ID和密碼登陸系統進而系統可以確定登陸的用戶（用戶信息模型），如果需要調用用戶偏好模型可以根據用戶ID在用戶偏好模型中檢索相應的記錄則找到對應用戶偏好的信息（用戶偏好模型），用戶使用過程中會有所操作記錄下用戶ID、相關操作及對應參數則可以將信息添加到用戶行為模型，根據用戶ID可以從用戶行為模型獲取相關的參數則可以獲得對應信息據此可以修改和完善其他模型。對于用戶模型的應用，本文認為：①對于信息資源的檢索和使用，既涉及到用戶對信息資源模態的偏好，又要涉及到用戶對信息資源內容的偏好，同時還涉及到用戶所使用的終端；在檢索的時候首先要根據終端信息模型和網絡信息模型判斷終端和網絡的特性，獲得支持的模態的信息，獲得顯示、音效、網絡、計算復雜度、可用空間等信息，再根據這些信息和模態結合結合用戶的偏好以集合的形式進行交的運算進而縮小可以接受的信息資源的模態范圍并將其作為用戶即時信息資源模態的偏好，再通過用戶偏好模型內容傾向類偏好可以獲得用戶對信息資源內容的偏好。②顯示、音效、網絡、計算復雜度、可用空間等的變化會帶來很多不同的情況，需要形成對應的策略，該策略既要符合用戶的意愿，又要符合運營商等商家的利益，同時必須符合法律法規并受到相關部門的監管。在實踐的過程中，可以設置相應的閾值來劃分對應的范圍，根據閾值與當前值差別的組合來判斷當前所處的情況，當差距過大或者達到閾值的時候可以按照對應的既定策略采取行動，如在許可的情況下重新生成對應的信息資源、只發送部分信息資源、壓縮等。③用戶基本信息模型中用戶信息模型、終端信息模型和網絡信息模型需要相互結合，是一個有機的整體，在使用的時候相互輔助；同時用戶基本信息模型、用戶行為模型和用戶偏好模型也是一個有機整體，其通過用戶ID彼此關聯。用戶ID在整個模型中是唯一的，其作用是唯一地標識一個用戶，以便與其他用戶區別。
3.2用戶模型的初始化與完善
本文認為用戶模型的初始化信息可以從以下幾個方面獲得：①用戶注冊的信息②利用調查研究等方式從側面獲得的用戶信息；③利用公眾的大眾化特征獲得，其實質是首先獲得用戶基礎信息模型，然后再從用戶基礎信息模型獲取數據，以基礎信息模型數據為基礎結合概率歸類和整理，去生成用戶偏好模型和用戶行為模型的初始數據。本文認為用戶模型的信息完善與補充，是一個不斷學習和修正的動態反饋過程，通過機器學習對參數的重新估計和修正提高了預測的精度，進而提高服務的質量，可以為個性化服務推薦打下基礎。其實質是通過訓練來逐漸完善用戶行為模型，再根據用戶行為模型逐步完善用戶基礎信息模型和用戶偏好模型。具體的實現上，本文認為①用戶行為模型可以作為執行單元，學習單元通過用戶行為模型提供的信息根據用戶基本信息模型和用戶偏好模型建立并改進知識庫，執行單元格局知識庫中的知識執行任務，再將執行后的信息反饋到用戶行為模型作為下一步學習的資源。②可以用命令序列作為最小單元描述用戶行為，通過定義兩個序列、兩個狀態之間的相似度來代表和判斷行為模式之間、狀態之間的相似程度；模型工作的時候，計算序列相似度來判斷行為和狀態的變化。
4結束語
本文所說的數據庫中，首先是用戶數據，而用戶數據主要包含的是檔案管理部門工作人員的信息，即其用戶名與密碼。相關工作人員在對文件進行管理前應當先進行身份認證，通過后方可進行操作。為了保證檔案管理系統的安全性，在用戶正常登錄時，session對象中將用一個變量保存對應的用戶名，但是非法請求管理頁面時，那么對象中的用戶名變量為空將頁面重定向到登陸頁面強制登陸。接著是文件數據，文件數據記錄的包括一般屬性與幾個重要的附加屬性。一般屬性即是檔案的成文時間、收文時間、文件題目、文件字號與類別等，而附加屬性包括文件類型，就是標志該檔案是以何種方式提交的，圖形還是文本，附加屬性還有文件狀態，即檔案是公開還是保密，或是針對哪些級別公開哪些級別保密。一個單位的檔案一般都是繁多而復雜的，往往有許多歷史類檔案，而這些檔案如果全部以文本的形式加以呈現，且完全由人工進行管理，那么必將會出現效率低下的問題，同時也很難將檔案的價值完全發揮出來，所以我們應當將檔案系統與現今科技發展相結合，比如對文件進行掃描，然后將其傳入數據庫，這樣一來又省事又省時。但是與此同時我們不能忽略的另一個重要問題是兩種格式的文件如何在一個數據庫中進行統一，針對這樣的問題，我們可以這樣解決，即在文件表中增加一個文件路徑，針對圖片格式的檔案，可以將該檔案中的圖片文件保存成磁盤文件，接著還需要再創立一個磁盤文件按照順序記錄各個圖片的路徑，數據庫中記錄該磁盤文件的路徑。而對于文本類的檔案，可以將檔案的主體內容存入一個磁盤文件中，數據庫中記錄該文本的路徑。
二、檔案管理系統的設計檔案管理系統
是由不同的動態網頁所構成的，而該系統的各項功能也借助動態網頁得以實現，檔案管理人員、檔案使用人員以及檔案管理系統和后臺數據庫之間的交互，從而實現單位管理與文件管理的功能，而檔案管理人員可以在經過身份驗證后對這些檔案進行管理。對檔案進行的管理包括對檔案的添加修改以及刪除。其中添加頁面與修改頁面比較相似，但是修改頁面上的控件已經有了初始值，而添加頁面中的數據控件默認是空值，所以添加、修改頁面可以在同一個頁面中得以實現，在引用比較具體的頁面時的區分方式是利用URL后的查詢字符串。在對這些檔案數據進行操作管理時，也有需要注意的地方，比如在頁面提交前應當首先進行客戶端的驗證，從而保證提交數據的完整性與準確性，其次為了避免重復記錄在數據提交到服務器后還要進行服務器端的驗證。在對數據庫中的圖形文件進行處理時也有許多應當注意的問題，首先是圖形文件的修改，這是文件管理中一個比較難操作的模塊，在對圖形文件進行修改時，我們一定會重新上傳圖片，與此同時也要顯示出原來的圖片，但是此時圖片的大小與數量尚未確定，可能會是檔案管理系統的頁面出現排序混亂的現象，所以該檔案管理系統中只有刪除圖形文件的功能，沒有修改圖片的功能。而添加圖形文件時也有其比較特殊的部分，即我們無法確定這個文件中具體的圖片數量，即頁面中無法固定文件上傳控件的數量，此時我們可以在進入添加圖形文件頁面前先向服務器提交一個數據表明這個文件包括多少圖片，而后服務器根據這個數據去生成相應數量的文件上傳控件，對于文件上傳我們可以利用程序從提交的數據中分離出圖片信息，或者是使用特定的文件上傳組。與此同時還有客戶端的驗證問題，針對這種問題我們也有相應的解決方案，那就是利用服務器端腳本去生成客戶端腳本。在對該系統進行開發時，我們可以利用MicrosoftVisualInterDev作為系統的開發工具。該工具可以對某些對象的屬性方法進行自動處理，提高了拼寫的準確率與編程速度。同時這個工具還能夠將檔案中的某些關鍵詞句進行藍色加粗顯示，極大地方便了我們的閱讀。在系統完成后，必須應經過相應的測試，模擬實際工作進行測試，保證無問題后可投入運行。
三、檔案管理系統更新的意義
現在，我國眾多公共圖書館中大多數圖書館的檔案管理仍然停留在傳統管理模式階段，即以紙質檔案為主，主要依靠手工操作管理。在這種管理模式下，檔案檢索的速度非常慢，導致檢索效率低下。綜合來說，傳統公共圖書館檔案管理模式中存在以下幾點問題：
1.1管理觀念滯后。在相當長的一段時間內，圖書館檔案的管理都是采用傳統的人工管理模式，這是由于一方面圖書館受到資金及信息等客觀條件的束縛，更重要的是管理層在認識上存在偏差，往往從眼前利益著想，忽略了公共圖書館的服務職能。正是這種管理觀念的滯后，才導致公共圖書館檔案的數字化管理工作一直未能開展。
1.2工作制度缺乏。很多公共圖書館沒有一個檔案管理工作的制度，以至于出現了沒有專業的檔案管理者、管理責任不明、分工不清、管理人員混雜的狀況。在這種情況下，公共圖書館檔案管理工作效率低下，時常出現檔案文件分散、檔案無法準確查詢甚至丟失的現象。
1.3檔案利用率低下。公共圖書館建設的主要目的是方便大眾的需求，然而由于公共圖書館檔案管理受到傳統管理模式的制約，存在一定滯后性和不完備性，因此難以及時地充分地被廣大用戶所利用。究其原因，正是由于檔案資料所涉及的信息太過豐富與廣泛，依靠傳統的管理模式很難快速準確地被用戶所檢索，使得檔案信息利用率極其低下，其價值得不到充分的體現。鑒于上述問題，隨著信息技術的不斷發展，數字化的檔案資料應運而生，它將在一段時間內逐漸取代低效率、高污染的傳統紙質檔案。數字化的檔案資料將成為圖書館檔案的重要組成部分。
2實施圖書館檔案數字化管理的阻礙
2.1資金問題。由于我國很多地區的公共圖書館的條件相對較差，而新型檔案管理模式的運用必須依靠大量的資金投入，購進先進的技術設備。而這對于本身經費不足的公共圖書館來說，成了制約當前公共圖書館數字化建設的最直接的問題。沒有資金的支撐，一切發展都是空談。
2.2技術問題。實施檔案的數字化管理就是利用計算機進行信息的操作、傳輸、存儲、檢索、利用等，它能夠有效地節約時間，實現圖書館用戶的高效辦公，但是，構建這樣的數字平臺受到了相關的技術條件的制約，許多公共圖書館缺乏相關的技術人才，導致數字化工作遲遲未能開展。
2.2.1紙質檔案數字化轉化的規范性問題。紙質檔案數字化加工需要掃描、處理、存儲等工序，此項工作需要有規范化且標準化的技術操作才能保證紙質檔案轉化成數字化產品的質量。因此，公共圖書館需要制定完善的制度，使工作人員在做檔案掃描、圖像處理、圖像存儲等工作時，可以參照標準完成，確保紙質文件的正確轉化。
2.2.2數字化檔案的信息安全問題。隨著全球信息化技術的迅猛發展，在帶給人們巨大利益的同時，也對數字化的檔案信息安全管理造成了很大的技術困擾，主要表現在以下五個方面：（1）管理數字化檔案的計算機硬件出現故障問題。計算機硬件有可能會因為生產廠商、使用年限、外部環境影響等因素而出現硬盤、磁盤、光盤、服務器設備破損等故障，這就會對存儲在計算機上的數字化檔案數據造成一定的破壞或缺失，從而致使數字化檔案信息的長期安全完整存儲受到嚴重威脅。（2）檔案數字化計算機管理軟件出現故障問題。公共圖書館的檔案資源經數字化轉化之后，必須有一個生命力很強大、穩定性很好、可操作性與靈活性較強的數字化檔案管理系統軟件作為支撐。然而，目前實際管理工作中，并沒有一個統一的質量先進、接口靈活、保存數據類型一致、信息能共享的標準化軟件系統，因此，在數字化檔案數據的管理操作過程中，通常出現軟件系統崩潰等故障問題，致使數字關于公共圖書館檔案數字化管理的探討化檔案信息遭到破壞或缺失。（3）檔案數字化管理計算機遭遇網絡黑客或病毒的入侵問題。近幾年網絡安全事件發生較為頻繁，如網絡黑客攻擊、病毒入侵等，一旦計算機遭遇黑客攻擊或病毒入侵，一般都會癱瘓，甚者丟失全部數據，這將是一個非常嚴峻的問題。因此，這方面專業防護的技術問題亟待解決。（4）計算機軟硬件不兼容及系統更換出現故障問題。紙質檔案數字化，是從原來的紙質載體轉移到了磁盤或光盤等新載體上，當原有數字化檔案管理計算機軟硬件或系統過時需要更新（更換）時，就很可能會出現計算機軟硬件不兼容或系統不兼容問題，從而導致計算機出現死機或藍屏等故障，進而丟失數字化檔案數據。（5）管理人員對檔案數字化管理軟件操作不當引起的故障問題。檔案數字化建設與管理在我國還不成熟，很多管理人員并不具備很專業的管理知識，因此，在對計算機數據安全維護的時候，可能會誤刪某些文件或誤點某些不可逆轉的操作程序而致使軟件與計算機出現故障，進而導致數字化檔案信息的缺失。
2.3人才問題。首先，公共圖書館管理人員的老齡化現象較為嚴重，這些管理者在思想上對數字化建設缺乏了解，同時受到身體等原因的限制對于新知識的學習接受的效果并不明顯，對于高科技的運用能力差，因此，對數字化圖書館檔案的管理能力較差。其次，公共圖書館檔案專業化的管理人才奇缺，在人才引進的過程中，也出現了專業人才稀缺的現象，比如信息化管理的技術開發人員和維護人員。很多高校也沒有開設能滿足公共圖書館檔案現代化管理需要的課程，這也是我們所要重視的。最后，由于受到人力資源的限制，很多公共圖書館管理人員身兼數職，一個人精力和專業能力始終有限，不能保證自己在有效的工作時間里準確地錄入相關的檔案信息，從而造成工作失誤。
3實施公共圖書館檔案數字化管理的有效措施
3.1管理觀念與時俱進，多渠道籌集資金。現在，構建數字化的公共圖書館是時展的必然的需求，因此必須重視數字化檔案的管理工作。各地公共圖書館必須設法力爭上級領導對本地公共圖書館檔案數字化建設的資金支持。只有經費及時到位，檔案數字化管理工作才可以順利開展。而且，圖書館如果要獲得長效的發展資金，必須依靠法律、制度和地方性法規、政策的支持才能獲得可持續發展。另外，除了政府部門政策資金方面的支持外，還應該加大對圖書館功能的宣傳，鼓勵更多的人關注圖書館的改革和創新，吸引企業和社會愛心人士的資金，進行相關系統的建設和完善。
3.2合理制定紙質檔案數字化轉化的技術規范。①紙質檔案掃描工作：應該根據幅面的大小、紙張的狀況、頁面顏色、字跡清晰度、是否帶插圖、檔案重要程度等因素合理選擇掃描方式；②掃描后圖像的處理工作：一方面對掃描后圖像的處理應該采用統一的圖像處理軟件進行，另一方面視原紙質檔案紙張大小是否一致、紙張間是否有粘連、是否有裝訂孔等因素來決定圖像的處理流程；③掃描圖像處理完成后的存儲工作：為方便用戶使用，需將處理后圖像按標準格式存儲，一般不同掃描模式掃描處理后的圖像存儲格式都有區別，各地圖書館需事先統一規定好，以方便存儲管理，從而更高效地為用戶服務。
3.3多重技術保障數字檔案長期安全保存。數字化檔案信息的長期保存是公共圖書館在實施數字化檔案管理的過程中最重要的一項內容，必須做到以下幾點：第一，采用必要的加密技術，通過對相關信息設定的變化和編碼保障自身數據庫的安全；第二，購進先進的防火墻技術、操作系統安全內核技術、入侵檢測技術、生物識別技術，而且應該不斷實時更新，確保檔案的安全性；第三，注意計算機、磁盤、光盤等載體的使用期限以及管理軟件系統的實時更新；第四，要注意必須嚴格挑選可靠存儲介質做好信息數據的備份工作，以防計算機癱瘓導致的數據信息缺失。
3.4重視人才培養，提高管理水平。公共圖書館檔案實施數字化管理想要得到長足發展，必須有滿足工作所需的專業技術人才。因此，對既熟悉信息技術又精通檔案管理的復合型人才的培養就顯得極為重要。首先，要加大對現有員工新觀念的養成和新技術的培訓，轉變傳統的工作思想，并能夠熟練運用相關的計算機和網絡信息技術；其次，圖書館在不斷完善的過程中應加強與當地高校的密切配合，為高校圖書館相關專業的學生提供實習基地，以期高校根據公共圖書館實際管理的需要制定培養相關人才的計劃。
4結束語
一、文書檔案信息化管理的優勢
（一）提高辦公效率。在以往的文書檔案收集、整理、歸檔等過程中都需要手工操作，而且對后期的文書檔案進行修改時還需要拆卷拆件重新整合，不僅浪費了大量人力物力，并且辦事效率也低下，而利用了計算機信息化處理技術，文件資料的收集、儲存、分類、利用都變得十分便利，提高了工作效率。
（二）便于規范保管。傳統的文書檔案雖然也制定了整理規范標準，但是由于是手工整理、錄入，工作人員的主觀能動性比較強，想把某一文件歸為哪一類往往在工作人員的一念之差，而利用了信息化管理技術，客觀規定哪一類文件規整為哪一個系統，都由系統程序做了硬性規定，不僅方便規范管理，而且也有利于查找。
（三）便于查閱利用?；谟嬎銠C文書檔案處理系統，使紙質的文書檔案轉變為電子文件，使得文書檔案可以隨時隨地查找，還可以利用大數據分析查尋需要的內容，便于檔案的開發利用，大大提高了查準率，這些都是傳統檔案管理模式無法比擬的。
二、文書檔案信息化管理中存在的弊端
（一）檔案管理人員不適應新的信息化管理模式。部分檔案工作人員文化程度較低，專業知識老化，知識面較窄，計算機水平不高，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展。這一現狀極大制約了檔案工作信息化的發展，部分檔案工作者對于自身工作所面臨的巨大挑戰認識不足，或者滿足于自己已掌握的知識，在接受新的技能后不懂得如何將其應用于實際工作中，或者缺乏應用的動力，不愿花費時間和精力來整合提高新的技能。從目前來看，許多檔案部門缺少高技術人才，其中的檔案信息處理復合型人才就更奇缺，盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就更談不上檔案信息化建設了。
（二）檔案的安全性缺少保障。電子文件是在社會活動中形成的以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料，它的內容不僅容易變化，形式也易于修改，不能保證電子文件的原始性，使其失去參考價值。而且電子文件的存儲介質不固定，可以在電腦、U盤、移動硬盤之間傳遞，很難認定那份為原始文件，而且這些存儲介質易受磁場、電磁波等影響，需要經常做好備份，這些都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗。
三、文書檔案在信息化管理中去弊存利的對策
（一）加強檔案管理人員的現代化管理技能。隨著文書檔案規模的日益擴大，檔案內容的日益豐富，檔案信息載體日益多樣。根據檔案信息化建設的需要，迫切要求培養和造就一批既懂計算機網絡技術，又懂檔案信息管理的高科技復合型人才，為檔案事業持續發展提供技術支持和人才保證。首先要加深對提高政治素質的認識，良好的政治素質是檔案人員的內在要求。其次要加強業務培訓提高專業水平，培訓內容要因需設計，將培訓內容與實際工作相結合。在安排上，除加強專業理論知識學習外，應加大計算機知識的學習，重視網絡知識教育，以適應新時期檔案工作的需要。
（二）提供安全技術保障。由于網絡環境的不安全性，檔案信息在網絡上公開要保證信息安全，要對的信息進行篩選，可以主動公開的檔案信息可以在網上，涉及個人、單位的保密信息只提供閱讀目錄，并采取訪問權限、身份認證等保密措施進行保密，涉及國家秘密的禁止，從而保證檔案信息不被非法訪問、篡改、丟失、泄露。在這基礎上，安全防護軟件開發也需要更新換代，在技術上設置防火墻，實行訪問人身份認證。把企事業單位內部辦公網絡和互聯網分離，外部電腦無法訪問企事業單位內部網絡，無法查看在內部流轉的文件。
借助于圖書管理系統，圖書征訂、新書登記以及圖書編目等功能都可以有效實現，系統規范圖書進庫工作；預借、借書以及還書工作則屬于流通作業，這樣三種作業的工作量就可以得到根本減少。信息查詢模塊，則可以保證在各種條件下，都可以有效的查詢和統計館藏書；系統維護可以合理運用本系統，并且快捷迅速的解決隨時出現的問題，條形碼掃描也是系統所支持的，在實際使用的過程中，掃描槍在掃描圖書ISBN圖書編碼時，從因特網上就可以將圖書相關信息給下載過來，如書名、簡介以及出版社等等，這樣就可以最大程度的降低錄入人員的工作量。
二、電子文件的歸檔與接收
電子檔案的主要來源就是紙質檔案，借助于傳統的方法來收集、處理和鑒定文件，采用一系列的技術手段，促使庫存檔案的數字化得到實現，產生的電子文件符合相關要求。庫存檔案數字化之后，和傳統的紙質文件相比，電子原件可以作為紙質元件的副本使用，因為依然可以有效的編輯和修改形成后的電子文件，同時，在網絡上傳和復制文檔的過程中，人為因素發揮了較大的作用，那么就無法確定它的真實有效以及原始性。因此，在電子文件形成的過程中，就需要形成一份電子文件，將電子文件的靜態和動態數據信息給涵蓋過來，保證電子文件擁有齊全的信息，查詢和辨別起來較為方便，這樣才可以有效增強檔案原始性，在較大程度上提升電子文件的利用程度，同時，電子文件的數據信息方面，也需要對人為干預進行減少，因此，就需要對系統自動提取產生足夠的重視，檔案管理人員如果發現了問題，可以向歸檔人發回。
三、電子檔案的存儲與備份
電子檔案因為過分依賴計算機，那么就不夠穩定，主要原因是計算機的硬件和軟件產品不夠穩定，隨時都可能有意外情況出現，那么就需要科學存儲和備份電子檔案。要嚴格依據技術的發展要求來選擇歸檔各種文件的存儲形式，如文本文件、圖像文件、音頻視頻文件等，可以選擇不同的方式來存儲電子原件，如數據庫存儲、光盤存儲等，在選擇的時候，需要充分兼顧用戶的實際需要。因為計算機的穩定性無法保證，那么在檔案管理中，還有十分重要的一份工作就是電子檔案備份和恢復，這樣才可以保證檔案管理系統的安全和穩定。需要合理有效的備份網絡備份、系統備份和數據庫備份，同時，第三方介質也需要注意存儲，比如可以將專用電腦以及專用的存儲裝置給應用進來，并且不接外網，這樣檔案管理系統的安全性和穩定性方可以得到保證，如果有意外情況出現，借助于備份信息，系統就可以得到有效恢復。
四、電子檔案的檢索和利用
我們需要注意的是，檔案管理工作就是更好的服務于使用者，最終目的就是可以更加方便的檢索和利用電子檔案；在共享檔案管理系統數據時，檔案使用者在對需要的資料進行查找時，可以更加快捷和準確，將信息化的優勢給充分體現出來。和傳統的檔案管理模式相比，電子檔案對于檔案的存在形式是一項根本性的革新，同時，對于檔案的利用和查找方式也造成了很大的改變，可以更好的服務于檔案利用者。同時，電子檔案的維護性管理也需要引起人們的重視。在管理維護方面，主要利用用戶權限來限制；維護下管理包括很多方面的內容，在數據庫管理中，主要是進行一些日常的維護；查詢瀏覽電子原件內各種動態數據信息等等。
五、結語
關鍵詞：企業；文書管理；創新
文書管理工作是單位各類檔案資源的分類整合，是在管理工作中必不可少的一部分。它很好的記錄著各單位的各項工作的具體事項，可以反映出企業單位的規劃發展和對歷史資源的合集。沒有一成不變的東西，隨著時代的發展，老一派的管理工作已經不能適應新形式下的要求。文書管理工作的重要性不言而喻，但現存的文書管理工作存在一些不足，甚至許多企業對文書管理的工作不加以重視，這些種種不足之處不利于企業的長期發展。因此，及時對文書管理工作的創新，使其提供的檔案信息更加準確、及時和完整，足以滿足各方面的需求和當今形式的需要。
一、企業文書檔案管理工作及意義
企業文書管理工作分為文書處理和檔案管理兩大部分。文書處理是進行檔案管理的基礎，另外，檔案管理是文書處理的延伸及其發展。檔案是由許許多多的文件所組成的，文件的完美處理能對檔案工作進行良好的支持。對管理者來說，正確理解文書處理和檔案管理之間的關系，可以將文書檔案管理工作達到事半功倍的效果。在檔案管理過程中，如有發現文書處理部分的不足，可以及時調整。
隨著科技的不斷進步和經濟的快速發展，企業的文書檔案管理工作面臨更加多且雜的文件處理，需要管理的檔案工作日益增多。在信息社會中，檔案作為重要的資源，逐漸得到社會的重視。另外，現在的信息形式多種多樣，聲音、圖像和計算機應用等都可以運用到檔案管理中，為檔案管理提供新的形式[1]。
二、文書檔案管理工作中的現狀及分析
（1）文書檔案管理工作中的滯后表現：緊跟時展的步伐，企業的各項制度都在慢慢創新，但在管理制度方面，尤其是對文書檔案管理的工作不能及時的得到改進。比如說企業中許多部門和企業已經整改重編，在新的制度下進行新的工作，而檔案的管理工作仍然止步不前，有一定的滯后效應。而且文書檔案的管理注重于對檔案的收集、整理和保管，忽視了其工作上與其他部門工作的連貫性，明顯滯后于當前發展的腳步。
（2）文書檔案管理工作中檢索效率不高：文書檔案檢索分為手工檢索和計算機檢索兩種方式，檔案進行歸類整理后基本處于放置狀態，只有當真正需要的時候才進行相應的查詢。以目前的企業查詢來看，檔案的檢索方式大部分屬于手工檢索。首先將檔案進行分類整理和編碼，當需要尋找指定的檔案時可以很快的進行查找。但隨著檔案的數量不斷的增加，檢索的效率會越來越慢。計算機檢索是一種良好的檢索方式，但這種檢索的方式需要對檔案的內容在計算機中輸入，并進行特定的編碼，這需要耗費大量的人力物力，同時需要文書檔案管理人員擁有相應的技術的支持。
（3）檔案管理人員專業知識和技能有待提高：由于目前文書檔案管理工作在我國得不到相應的重視，所以在各個企業單位缺少在文書檔案管理工作的專業技術人員。許多在管理工作中的人員缺乏相關專業知識，也沒有受過專業的培訓，對檔案的歸類整理、編碼放置都不夠熟練，使工作效率和工作質量都相應的降低。特別是在當前信息化時代，檔案管理人員不僅要有更高的專業技能，還需要熟練各種計算機的應用。只有在檔案管理工作人員的專業知識和技能都相對提高的情況下，才能把文書檔案的管理工作做的更好。
三、文書檔案管理工作中的創新措施
（1）管理理念的創新：文書檔案管理理念的創新是在文書檔案管理工作的關鍵。擁有創新意識是一切工作擁有鮮活生命力的前提。文書檔案管理的工作人員應該及時更新思想，緊跟時代的潮流，總結以往的經驗與不足，時刻報以學習的狀態，學習新的管理模式運用到文書檔案管理工作中去，以不斷學習的姿態對文書檔案管理工作進行新的創新[2]。同時文書檔案管理在創新的同時，應該遵守以大局出發的原則，堅持以單位企業的利益為中心。而且文書檔案管理的工作創新，還必須有宣傳意識，檔案管理的工作并不是一個部門的工作，合理的對檔案管理進行適當的宣傳，讓更多的人了解和參與檔案管理的工作。
（2）管理形式的創新：文書檔案管理的創新可以是對文書檔案進行數字化的管理。所謂數字化的管理就是將所有檔案都輸入至計算機中，使紙質稿在計算機中備份，這樣更方便進行查詢工作。因此，在輸入過程中應采用更加先進的技術將紙質稿轉化為電子稿，這樣可以省去人工的輸入麻煩[3]。建立檔案管理系統，只需要用戶的賬號和密碼就可以進行該檔案的調用，這樣既不會在拆開與封口的過程中造成檔案的損壞，還能省時省力。
（3）協調各部門工作及完善文書與檔案工作的銜接：文書檔案的許多利用價值都來自于各部門，因此積極主動的與各部門進行溝通和交流，了解各部門工作的內容和進展。還需要在日常整理檔案的過程中發現不足之處，及時與各部門進行聯系。同時企業也要加強各部門的溝通合作，保證文書檔案管理的收集的順利進行。
四、結語
綜上所述，各單位企業應該對文書檔案管理工作具有足夠的重視，在對文書檔案管理中出現的問題和困難，需要文書檔案管理人員和各部門進行溝通協調，加強各部門間的交流合作。同時運用新型的計算機應用，緊跟時代的發展，提高文書檔案管理的效率，實現文書檔案管理工作的創新，達到更好的標準。
參考文獻：
[1] 李玲.文書檔案的現代化管理[J].山西檔案，2009，51
