時間：2023-05-16 15:54:07
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（一）改變了目前文本檔案與聲像檔案分開管理的界限
多媒體技術在檔案管理中的應用，可以使檔案信息中的圖、文、聲像等各種檔案實體有效的集中管理，是檔案管理能夠視聽一體化，使得各種檔案信息都能以非常生動活潑的形勢保存并且再現，使得檔案信息的管理和表現形式更加豐富，而且在很大程度上度改變了檔案信息內容單一、表現乏味的狀況，并且有效改變了目前檔案信息中文本和聲像檔案分開管理的界限。
（二）使得檔案實現無紙世界成為可能
利用多媒體技術可以有效將檔案信息進行數據壓縮、存放在光盤、U盤等快捷內存中，這些內存設備可以海量的存儲各種各樣的檔案信息，從而使得檔案管理實現了無紙化管理，如果給檔案管理加以寬帶、網絡的傳遞應用，那么各個地方之間、各級管理之間都可以通過信息聯網，從而在很短的時間內就可以傳遞大量的檔案信息，大大提高了檔案信息的有效利用，而且增強了各個地方、各級領導、企業內部上下級之間的交流溝通，在很大程度上提高了檔案信息管理和傳遞的效率。
（三）實現聲像檔案的快速查詢，減輕了檔案管理的人工工作量
多媒體技術具有非常強大的圖像、聲音編輯功能，可以高保真、高效率、非常機密的將聲像檔案錄入、播放輸出以及多種檢索再現服務等等從而有效實現了聲像檔案的快速查詢，進一步減少了文件往來傳遞的時間，節省了大量人力物力，最重要的是可以以任意形式對檔案信息進行組合打印輸出，進行主題關鍵詞的檢索，自動進行文件組卷等等，使檔案管理人員有效的從繁瑣單調的工作中解放出來。多媒體技術在檔案管理中的有效應用使檔案管理在很大程度上實現了數字化管理，數字化管理可以有效的將所有的檔案管理信息數字化，自動進行分類、整理、保存、再現，這些管理方式都非常快捷方便，而且檔案信息資料的收集也變得非常方便，所以，多媒體技術在檔案管理中的應用，能夠有效加強檔案數字化管理，大大減少了人工管理的工作量，也保證了蛋糕信息管理的質量和安全。
（四）增加了檔案信息的保密性
多媒體技術在檔案管理中的有效運用大大提高了檔案信息的保密性，使得檔案信息更加準確，多媒體技術利用掃描儀，把文本、圖像等檔案信息為可以被電腦接受處理的數據，而且有效的利用多媒體技術可以避免因復印對檔案原件資料的損壞，最重要的是，多媒體技術有效的避免了檔案文件在復印過程中可能導致的信息泄密和進入其他文件查閱的情況。
（五）提高檔案信息管理能力
多媒體技術在很大程度上簡化了檔案管理的歸檔程序，這是提高檔案信息管理能力，加強檔案數字化管理的重要途徑之一。作為檔案管理工作起點得歸檔工作，一直以來都得到非常的重視。每年，綜合檔案室都要收集大量相關的檔案資料并且進行有效的分類管理和整合存儲，文書處理部門和各檔案業務部門立卷歸檔指導的工作量非常之大，任務繁重，大部分檔案管理人員都將大量時間和精力花在檔案資料歸檔工作上。而多媒體技術的廣泛應用，有效的加強了檔案管理的數字化管理，簡化了繁雜的立卷歸檔工作，如今，多媒體技術的應用下，文書處理部門隨時隨地都可以快速的將各種文件資料檔案通過信息網絡傳遞給綜合檔案室，綜合檔案室管理人員再根據具體情況，利用計算機中的數字化程序對文件資料進行準確、高效的分類、整合以及歸檔，從而高效的完成檔案管理工作。傳統的檔案分類、立卷、編目、移交以及統計等冗雜繁瑣的工作通過多媒體技術都可以快速、高效的完成，大大提高了檔案管理的工作效率，促進了檔案管理的數字化管理，也在很大程度上減少了文書處理部門、檔案業務部門的相關管理人員的工作量，從而給檔案管理提供一個全方位、高質量的信息服務。
二、未來多媒體技術在檔案數字化管理中的應用前景
（一）多媒體檔案虛擬現實系統
未來的檔案管理必定已經在很大程度上實現了數字化管理，其檔案管理方式應該采取真實和虛擬并存的方式，其中，虛擬檔案管理應該采用數字模擬物品以及真實場景的三維模型展示。而且保存真實檔案的庫房不允許人隨意進入，但是虛擬現實技術可以讓操作者完全處在真實的幻覺空間中，操作者也只有戴上特制的眼鏡才能看到真實的檔案資料，因為檔案管理的虛擬完全三維化，所以操作者置身其中就像是處在一個看得見、摸不著的世界，這些虛擬環境和真實情景幾乎一樣，有非常高的真實性，不被人懷疑，這樣虛擬檔案數字化管理可以有效減少檔案資料的不安全因素和信息被毀壞、盜竊的危險。
（二）多媒體保安監控系統
多媒體技術在檔案管理中的有效應用，促進了檔案管理保安監控系統的研究發展，除了原有的功能，保安監控系統還可以進行圖像處理、語音報警、信息存儲和查詢等等，其中報警處理是多媒體保安監控系統的核心部件，報警就會導致一系列的連鎖反應，同時產生相應的語音提示、自動具體報警信息和值班信息，并且提供警報出現的具置，從而采取有效的措施，保證檔案信息的安全性和完整性。
（三）多媒體檔案信息檢索系統
多媒體技術將數字音頻、數字視頻以及通信等多種先進的技術與計算機融合在一起，有效的實現了檔案數字化管理，它具有強大的功能，使檔案信息檢索系統不僅具有多媒體形式的信息，而且能夠以非線性的結構組織信息。
關鍵詞：數字檔案；檔案信息化；信息化建設
中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2012）18-0307-02
0 引言
隨著科學技術的不斷進步，信息化技術已經廣泛應用于各行各業。在檔案管理工作中，運用高科技平臺，采用數字檔案將是非常科學的選擇。就目前我國的情況來看，計算機技術的普及和自動化辦公的不斷滲透，數字檔案已逐漸走入人們的視線，新時代條件下，檔案信息化建設已成為必然趨勢，如何將數字檔案在檔案信息化建設中的優勢發揮出來，如何正確運用現代高科技的數字檔案管理模式解決傳統檔案管理中的問題，體現其在檔案信息化建設中的重要性，將是一個值得探討的話題。
1 淺析數字檔案的管理模式
從古至今，檔案一直都是存在的。檔案是“過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”。傳統檔案是紙張組成、存放和保管需要時間頗為不便，存放時間有限，找起來不方便。檔案數字化，從技術層面理解指的是資源數字化、存儲海量化和傳遞網絡化。數字檔案是一個數字化的信息系統，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存儲，以網絡化的方式互相連接，從而提供及時利用，實現資源共享。現在通過掃描轉為JPG\PDF等格式將紙張電子化，變成圖像甚至矢量圖，加以存儲，并可通過索引被快速找到，可以到局域網、廣域網、單位內部網、國際互聯網，最終實現“數字化檔案”管理網絡的新興檔案管理技術。它是一個建立在現代信息技術的普遍應用基礎上，利用數字化手段，以高速有序的綜合檔案信息資源為處理中心，以高速寬帶通信網絡為技術設施的超大規模、分布式數字信息系統管理。
如圖1所示：現代數字檔案管理主要是通過計算機網絡技術將紙介質檔同原始數據聯系起來，構成整體成為一個檔案信息局域網絡管理系統，再將檔案信息局域網絡管理系統，通過網絡設備和軟件，與全市、全省、全國、全行業的網絡相連或與國際互聯網相連，構成一個廣域的檔案信息網絡管理系統，充分共享檔案信息資源和計算機軟硬件資源。
2 分析數字檔案的具體管理細則
由于數字檔案不同于以往傳統檔案，所以在管理方面也有著自己獨立的方法和步驟。當然也正是因為這樣，在檔案信息化建設過程中其重要性也相應比較明顯。通常傳統的檔案，在管理過程中比較機械，主要是管理一些文獻資料、真跡及其它原始的檔案資料不受損毀，而數字檔案，面對的最住要的問題將是信息安全，所以其在管理上有相應的調整。總體而言，現行的數字檔案管理模式主要分為以下三個層次：
其一，時代與科技的發展使檔案管理對象由傳統的紙質檔案為主，轉變為以數字檔案為主，紙質檔案為輔。檔案載體的歷史演變也經歷了甲骨、金石、簡牘和紙張，直至現今數字檔案采用的磁帶、磁盤、光盤的變化，可以預見隨著社會的發展，這種新型檔案載體數字檔案的出現很快能獲得政府的法律承認。因此數字檔案管理必將成為檔案管理的主要對象。
其二、數字檔案的管理內容包括：數字檔案的歸檔、歷史檔案的數字化、數字檔案的存儲、數字檔案的業務管理、數字檔案的交換和利用。面對新型的數字檔案，應根據檔案管理的要求，加強對本單位電子文件的積累、著錄、歸檔等工作的監督、指導，保證各部門所產生的有保 存價值 的電子文件的齊全、完整、有效。
其三、長期以來，檔案管理一直處于手工操作狀態，檔案的收集、整理、分類、編目、鑒定、保管、檢索、利用、編研、統計等都是人工完成的，而庫房的管理也都是有形的，如：案卷、檔案柜等。隨著數字檔案的建立將最大程度地降低手工操作，而向自動化管理轉型。由于數字檔案的存儲介質具有大容量的特點，擺脫了檔案對存儲空間的依賴性。總之，計算機具有自動分類與組合功能，電子文件的產生與運用，使整個檔案工作轉化為以計算機為核心的自動化辦公，簡化了傳統工作程序，解放了勞動力，改善了辦公環境，提高了辦公的質量和效率。另外，網絡世界的形成，數字檔案能夠通過網絡迅速傳播，檔案信息將成為全民共享的資源。
也就是說，數字檔案在管理的過程中一定是完全按照科學的步驟進行操作的，我們只要按部就班的執行下來，那么這套管理體制的優勢就可以得到最大程度的發揮，而對人們提供的便利也將有最為完美的體現。
3 剖析數字檔案在檔案信息化建設中的重要性
從根本上講，檔案信息化建設，主要是指通過計算機，網絡等高科技手段將傳統的檔案設計成人們可共享，方便查閱編輯的網絡化檔案。它的核心內容是在保證與傳統檔案目的相同的情況下，突出當然使用和保管的安全性及實用性，最大限度的減少人們在查閱檔案過程中的困難，方便人們快速準確的使用儲存所需要的信息。
信息時代，現代科學技術已經廣泛應用于各個領域，作為檔案信息化建設，數字檔案的選用將是其重要的一環。它是實現檔案信息化管理的必然步驟。數字檔案應用于檔案信息化建設中，對于檔案的標準化和規范化來講是非常有利的。對于一個企業來講，隨著員工流動性的不斷增大，其檔案堆積越來越多，如果運用現代企業檔案信息管理技術可以在很短的時間內調查員工的各種狀況，大大增強辦事效率，再如對醫院來講，病人的資料和病史是一筆非常重要的財富，通常會存檔保存，但日益增多的病例將造成醫院檔案管理部門工作量的不斷增加，傳統的紙質檔案管理手續非常復雜，只有通過計算機網絡下的數字檔案系統才能解決工作人員的實質問題。
當然，數字檔案在檔案信息化建設中的作用還不僅如此。檔案技術的人類的歷史發展，一方面是對過去事件的記錄，另一方面也是對未來事件的啟發。所以我們在進行檔案信息化建設的過程中，如何保證檔案信息的有效性和準確性將十分重要。數字檔案的出現使得這項工作變得非常方便，因為它是高科技產物，通過數字檔案的管理可以實現所有檔案及時管理和更新的效果，所以相對于以前的實體檔案，數字檔案在有效性和準確性上有其必然優勢。
此外，數字檔案在檔案信息化建設中還有一個優勢，那就是安全性比較高。這點尤為重要。雖然之前的紙質檔案已經流傳了幾百年，但是其安全性往往沒有數字檔案高，因為數字檔案可以采用安全密匙等高科技手段對重要文檔進行加密，所以同相應的紙質文檔相比，數字檔案的優勢顯現的非常明顯。
總的來講，數字檔案以其方便性，安全性和快捷性等多方優點廣泛應用于各種場合的檔案信息化建設中，其重要性不言而喻。
4 總結
綜合全文，數字檔案在信息化建設中的重要作用主要體現在其方便快捷和安全上，作為一名合格的工作人員，我要做的是最大限度的掌握好數字檔案的建設過程，做到在工作中及時發現問題解決問題，并從中汲取經驗指導以后的工作，當然，在此之前，我們一定要先完全理解其在檔案信息化建設中的重要作用，只有掌握好這些，才能將自己的工作做到最好，也能將數字檔案的優勢發揮到最大。
參考文獻：
[1]秦磊華，肖波.數字檔案館可用性分析——從信息系統的角度[J].檔案學研究，2011，（2）.
（一）在檔案管理中沒有處理好紙質檔案和數字化檔案雙軌制管理的問題
隨著數字化檔案的快速發展，數字化檔案信息的總體規模在逐漸擴大，其數量已經達到甚至超過了紙質檔案，為了對兩種檔案加以區別，并發揮最大的管理效益，需要在檔案管理中對紙質檔案和數字化檔案實行雙軌制的管理。但從目前的數字化檔案信息的管理情況來看，雙軌制管理的推行存在一定的阻力，雙軌制沒有真正得到落實和實行，沒有取得預期的效果。
（二）由于互聯網的發展，數字化檔案信息資源面臨著一定的安全威脅
由于互聯網技術的發展，為了發揮數字化檔案信息資源的作用，可以通過互聯網調取所需的數字化檔案。這種做法的好處在于可以使數字化檔案信息資源得到共享，提高其利用率，但是確定是對于有些機密的數字化檔案信息缺乏有效的保護手段，使得網絡黑客可以侵入檔案管理系統，竊取機密的數字化檔案信息資源，所以，對于數字化檔案信息資源面臨的安全威脅，必須著力解決。
二、解決數字化檔案信息資源管理存在問題的對策分析
考慮到當前數字化檔案信息資源的重要性，我們必須采取相應的對策解決目前數字化檔案信息資源管理中存在的問題，使數字化檔案信息資源管理取得預期目的，實現數字化檔案信息資源管理的最佳效益。隨著數字化檔案信息資源規模的擴大，在解決數字化檔案信息資源管理問題時，一定要考慮到其實際運行情況，做到優化管理措施，創新管理手段，有效堵塞數字化檔案信息資源管理的漏洞。解決數字化檔案信息資源管理存在問題的對策，主要應采取以下幾種措施：
（一）在檔案管理工作中，必須對數字化檔案信息資源管理有足夠的重視
在檔案管理中，數字化檔案信息資源的重要性日益突出，我們必須對其重要性引起足夠的重視，主要應該采取概念宣貫和理念灌輸的方式，從根本上明確數字化檔案信息資源的重要性。從目前的檔案管理中可以看出，只有觀念上重視了，才能保證管理工作得到很好的開展。所以，必須對數字化檔案信息資源管理采取足夠的重視態度，從檔案管理理念上推動數字化檔案信息資源管理工作的開展。
（二）有效解決檔案管理工作中紙質檔案和數字化檔案信息資源雙軌制管理的難題
對待數字化檔案信息資源管理的有效做法是實行檔案雙軌制管理，逐步提高數字化檔案信息資源管理的力度。對于目前檔案管理工作中紙質檔案和數字化檔案信息資源雙軌制管理推進速度慢，推進效果不理想的問題，我們要制定具體的數字化檔案信息資源管理制度，并創新檔案管理手段，實現對數字化檔案信息資源與紙質檔案的雙軌制管理，保證檔案雙軌制管理有效推進。
（三）對關鍵的數字化檔案信息資源實行加密處理，保證數字檔案的安全性
在目前的數字化檔案信息資源中，為了預防關鍵檔案信息泄密，要采取信息加密措施，并升級數字化檔案信息資源管理系統，從根本上保證數字檔案的安全性。為了有效應對網絡黑客對關鍵數字化檔案信息資源的竊取，我們要完善并加強硬件網絡設施，同時采取先進的數學算法和加密手段，保證關鍵數字化檔案信息資源得到有效保護。通過實踐證明，這種加密手段是行之有效的。
三、提高數字化檔案信息資源管理效益的具體措施分析
上文分析了目前數字化檔案信息資源管理存在的問題，以及解決數字化檔案信息資源管理存在問題，從中可以看出，數字化檔案信息資源的重要性日益突出，必須采取可靠的手段不斷提高數字化檔案信息資源管理的效益，滿足數字化檔案信息資源管理的目標。實踐證明，要想提高數字化檔案信息資源管理的效益，就應該從以下幾個方面入手：
（一）將數字化檔案信息資源管理和紙質檔案管理一起，納入到統一的標準化管理體系中來
實踐證明，在檔案管理中，要想提高管理效益，就要建立統一的標準化管理體系，實行統一管理，發揮管理效益。對于數字化檔案信息資源管理而言，要和紙質檔案一起，建立統一的標準化管理體系，完善檔案管理雙軌制。
（二）建立并完善數字化檔案信息資源管理數據庫，保證數字化檔案信息資源管理的有效開展
由于數字化檔案信息資源規模逐漸擴大，涉及種類多數據龐雜，為了實現有效管理，建立數據庫是未來發展的趨勢。所以，要建立并完善數字化檔案信息資源管理數據庫，有效開展數字化檔案信息的管理工作。
（三）統一數字化檔案信息資源存儲格式，便于數字化檔案信息資源的實際使用
為了提高數字化檔案信息資源在數據庫中的存儲效率，節省存儲空間，便于用戶實際調用，我們應該統一數字化檔案信息資源存儲格式，保證在數據庫中以同一種格式出現，便于存儲和利用。
（四）加強數字化檔案信息資源的安全管理建設，保證信息安全
數字化檔案信息資源中包含一些機密的信息，所以我們必須加強安全管理建設，要提高安全管理登記，保證關鍵數字化檔案信息的安全，保證這些機密信息不發生泄漏。
（五）培養數字化檔案信息資源管理專項人才，不斷提高管理人員素質
【摘要】隨著信息時代的發展，檔案管理已由紙質管理向數字化管理轉變。文章探討了紙質檔案數字化的重要性和必要性，并結合目前地方高校紙質檔案數字化的現狀和存在的問題，提出初步解決措施。
關鍵詞 地方院校；紙質檔案；數字化；對策
在全球信息化和信息資源共享的趨勢下，社會對數字化檔案的客觀需求日益加強，傳統的檔案管理手段面臨著巨大的沖擊。因此，國家檔案局于2011 年頒布的《全國檔案事業發展“十二五”規劃》中，把“加快數字檔案館及電子文件（檔案）備份中心建設，完成國家數字檔案館建設總體規劃的編制工作，對電子檔案進行安全有效的管理” 列入主要目標。在這樣的背景下，近三年檔案管理也由紙質時代向數字化時代邁進，紙質檔案的數字化作為實現數字檔案館建設的基礎工作就顯得尤為重要。而作為培養人才的地方高校的檔案部門與其它檔案部門相比，在硬件和軟件上存在著一定的差距，因此對地方院校紙質檔案數字化建設進行分析探討尤為必要，只有在對檔案數字化有清楚認識的基礎上，才能更好地解決好紙質檔案的數字化之路，為今后的地方院校數字檔案館、虛擬檔案館的建設打好基礎。
一、地方院校紙質檔案數字化的重要性
（一）提高效率，降低成本。紙質檔案數字化就是采用現代的科技設備，如掃描儀、數碼相機等對紙質檔案進行掃描和拍攝，加工成圖像或數字文本，然后存儲在光盤、磁帶、磁盤等載體上，并且在電腦上進行識別的數字圖像處理過程。經過數字化處理的檔案可以在計算機上得到很好地保存，需要查尋時方便快捷，可以大大提高效率。地方院校檔案部門實行紙質檔案數字化，能使數字檔案資源不斷豐富，學校的各院（系）、各部門以及校友、社會公眾能通過數字化檔案管理系統即時查詢，利用所需要的檔案數據原文（件）信息，避免了紙質檔案利用方式對檔案實體的多次借出或復印所造成的大量時間和人力的浪費，有效提高工作效率，降低檔案保管和利用的成本。
（二）保護庫存檔案安全的最大化。一直以來，由于傳統的檔案保存方式是紙質檔案和目錄管理，不僅需要大量的庫存空間，而且查找利用必須到庫房，工作量大，管理成本較高，且檔案容易受到損壞，如紙張發黃、發霉、變脆等。而檔案管理由紙質檔案為主轉變為數字檔案為主后，可以通過一定的權限控制直接在網上查閱復制或打印，減少了對庫存紙質檔案查閱和復印次數，降低了庫存檔案的受損速度，解決了檔案反復借閱利用和檔案管理又必須盡可能延長檔案壽命的矛盾，從而最大限度地對庫存檔案進行有效管護，確保檔案實體的完整與安全。
（三）提升檔案工作者的形象和社會地位。在以紙質檔案為主的高校，檔案工作者大多仍從事于比較機械的手工勞動，工作效率低下，這在一定程度上影響了公眾對檔案工作者的評價。紙質檔案的全文數字化管理，既是各級檔案管理部門與時俱進，實施國家檔案事業“十二五”規劃的大事，是促進檔案管理信息化、現代化的具體措施，也是適應信息時展的需要和現階段檔案工作的亮點工程。地方院校檔案數字化項目完成得好，檔案的價值得到充分發揮，檔案工作對本校的發展及服務地方經濟等發揮的作用就顯著，可以大大提高檔案工作者的社會地位。
二、地方院校紙質檔案數字化面臨的問題
（一）缺乏數字化的規范和標準。目前，紙質檔案數字化標準是《紙制檔案數字化技術規范（中華人民共和國行業標準DA/T，31-2005）》。這一規范盡管為紙質檔案數字化工作的開展提供了技術指導和支持，但與紙質檔案數字化工作相配套的管理規范尚未建立完善，如數字化的掃描流程、掃描件使用的文檔和表格等，標準規范較少或各系統、各省市自行其是，或標準的內容不盡全面，尤其是一些地方高校，由于檔案硬件設施、技術水平相對落后，還必須同時接受省級、地( 市) 檔案行政管理部門的領導和管理，在面對某些標準前后不一、上下不一時，無所適從。再加上檔案管理軟件及有關設備硬件的差異，直接影響著數字化過程中形成的電子數據的規范性和共享性，制約著信息交流的程度和范圍，直接影響檔案信息化建設的步伐。
（二）缺乏檔案數字化背景下高校檔案工作復合型人才。信息化背景下，檔案信息化建設需要既精通檔案業務知識，又掌握現代化、網絡化技術等信息技術的復合型人才。受地方高校現行人事制度的影響，目前地方高校檔案隊伍整體素質普遍偏低，年齡結構、學歷結構不合理，計算機水平較差，一直以來，習慣并固守于傳統的紙質檔案管理的工作模式。往往是懂計算機、網絡技術的人員不了解檔案業務，精通檔案業務的人員對數字化及網絡技術研究不夠，有的甚至認為檔案數字化是計算機人員的事，對此項工作的重要性及自身的責任和義務沒有較好地把握，服務意識和綜合素質不強。
（三）紙質檔案數字化過程存在安全隱患，工作流程銜接性較差。為了保護檔案的安全，優化工作流程，地方院校檔案部門大多根據實際情況制定相應的檔案安全措施，如紙質檔案的領取、掃描、數字轉換、掛接等環節的保管制度。但由于紙質檔案數量龐大，參與掃描、掛接等諸環節的人員多，加上計算機硬件、數據導入、導出等不確定因素，檔案信息的安全得不到保障。（四）重視不夠，經費投入不足。紙質檔案的數字化要求具備相應的軟件和硬件條件，要人力、物力和財務支撐。如購置計算機、服務器、掃描儀及相關軟件，聘請專業技術人員或直接將數字化工作外包。在大部分高校尤其是一些地方院校，由于經費困難，學校必須將有限的資金投入到關系學校生存發展的教學和科研工作中，對學校檔案工作的經費投入相當有限。
三、地方院校紙質檔案數字化建設思路
（一）提高思想認識，加強硬件投入。首先，面對信息化的時代要求，地方院校的各級部門應當在思想上有明確的認識，應當充分認識到紙質檔案數字化的重要性和必要性。在信息化時代中，信息公開是必然的要求，而且其公開程度將會越來越高。這樣一來，檔案的社會性質就必然會不斷地得到強化，檔案所涉及到的對象和檔案利用的范圍也會不斷地逐漸擴大。作為培養地方社會經濟發展人才的高校，應當首先充分地認識到檔案數字化建設的重要性，提高思想認識，轉變觀念，發揮高校檔案信息資源在地方經濟發展中的作用。
其次，在有了思想上的明確認識后，要做好建設規劃。紙質檔案數字化是一項龐大的系統工程，地方院校在以往的工作中留下了大量的學生培養、學科建設、人才培養、校園基礎建設、上級文件等檔案，需要花費大量的人力、物力和財力來進行數字化。這種數字化過程不是一蹴而就的，得對館藏檔案進行調查，要求對檔案的類型、數量、利用情況和保存狀況有一個很好的了解。然后再根據情況做一個統籌計劃，然后進行數字化建設，包括掃描儀、服務器等硬件配套設備的采購，數字化時間進度的安排，專職人員和專項經費的安排等，從實際和長遠的目標保證紙質檔案數字化建設的效果，早日對重要檔案和利用率較高的檔案進行數字化，在保證檔案數字化正常建設的同時，也能滿足檔案館正常功能的運行。
（二）做好培養或人才引進工作。要適應信息時代檔案工作發展的需要，必須有一支素質高、業務精的檔案工作隊伍。在地方院校，以前因受管理體制和思想認識等的影響，往往認為檔案室是一個不重要的部門，忽視了檔案部門的作用，因此普遍存在檔案人員配備不足或不合理的現象，導致檔案工作人員素質不高，業務能力不強，從而影響了地方院校檔案部門所發揮的作用。因此，在以后的工作中，除了得引進檔案專業的人才以外，更應當考慮挖掘現有檔案工作人員的潛力，通過送出去參加培訓班、研討學習、考察學習、脫產進修學習等多種形式，使他們的業務知識、能力和技術得到不斷地更新，促使整個部門的業務素質也得到提高，為紙質檔案數字化建設工作順利進行創造條件。
【關鍵詞】計劃生育檔案管理創新;內容;重要性;存在問題;有效方法
創新是社會進步和國家發展的源泉，對于我國國民經濟的提高和社會各行各業的繁榮，有著重要的積極推動作用，社會各領域都應該積極創新，進而取得更優異的發展成績。計劃生檔案管理工作也不例外，相關的計生檔案管理部門必須在計生檔案管理實踐工作中開展創新，依據時展和社會進步需求對計生檔案管理進行數字化建設，從而更好地滿足我國的計劃生育工作發展需要。
1計劃生育檔案管理創新的重要性及創新內容
計劃生育檔案管理能夠為我國開展計劃生育工作提供大量具有實用價值的文件資料，對做好我國的人口控制工作，穩定我國的低生育率有著十分重要的作用。所以，計劃生育檔案管理人員必須充分認識到計劃生育檔案管理工作創新的重要性，同時進一步加強計生檔案的管理力度，力求實現計生檔案信息資源的有效共享。計劃生育檔案管理工作是我國實施計劃生育基本國策的重要信息基礎，通過不斷的對計劃生育檔案信息管理人員進行創新工作宣傳和數字化培訓，可以提升工作人員的工作效率，提升計生檔案管理的數字化建設程度，提高計生檔案的利用率。同時也可以使我國的計生檔案管理人員對自己的工作有更全面深入的認識，更積極主動地開展檔案管理服務。通常計劃生育檔案管理創新包括兩方面的內容：①對計生檔案實施規范化、系統化管理；②進一步提升計生檔案管理人員的綜合素質和檔案管理數字設備的性能。相關計生檔案管理部門在實際工作過程中，必須建立一個規范化、科學化的計生檔案數字化管理系統，進而提升計生檔案管理人員的工作效率和工作質量，增強計生檔案管理工作的權威性。同時計生檔案管理工作人員還應該熟練掌握各種檔案管理新技術和現代化信息設備，能定期維護檔案管理信息化系統，只有這樣才能加強檔案管理的規范性，合理有效地利用各種計生檔案信息資源。并且這種規范化的管理，還可以逐步加強計生檔案信息的真實性，提升我國計劃生育檔案信息的管理水平。開展計生檔案管理創新工作離不開優秀的檔案管理人才和先進的計算機軟硬件設備。因此計生檔案管理部門應該定期的對計生檔案管理人員進行檔案知識培訓和現代信息技術培訓，以增強計生檔案管理人員的檔案業務素質和信息技術專業技能，提高他們的檔案信息管理能力。然后，各級政府還必須撥出一定的專項資金供計生檔案管理部門購買先進的計算機設備、正規的檔案管理技術軟件以及各種信息安全防護軟件，進一步提升計生檔案管理數字化設備的各種軟硬件水平，創建起一個科學先進的計生檔案數字化管理系統，最終促進我國計生檔案管理工作的高效、安全、順利、有序進行，為我國計劃生育工作的持續開展保駕護航[1]。
2計劃生育檔案管理數字化建設過程中存在的問題
計劃生育檔案數字化建設是當前我國計生檔案管理工作中的一項重要任務，它的開展既是順應當今信息時代社會發展趨勢的結果，也是現代計算機技術和互聯網技術在計劃生育工作中大規模應用的必然結果。但是計生部門工作人員仍然應該清醒認識到，我國現階段在計劃生育檔案管理數字化建設過程中還存在一些問題，亟待相關人員深入研究并有效解決，這些問題大致可分為四個方面：
2.1沒有設定統一的計劃生育檔案管理機構
現階段，我國許多的計劃生育檔案管理工作人員其崗位屬于臨時調動，沒有統一的計生檔案管理機構對其考核管理。大部分計生檔案管理人員都沒有經過嚴格的計生檔案管理業務培訓，就直接上崗了。他們不能充分理解計劃生育檔案管理工作的重要性，檔案管理意識差，對各項計生檔案管理操作規定和業務知識也不太清楚，難以勝任日常的諸如計生檔案收集、整合、歸類、存檔等基本的檔案管理工作[2]。
2.2缺乏統一的檔案管理工作標準和完善的檔案管理制度
當前我國并沒有制定統一的計劃生育檔案管理標準，多數計生檔案管理機構都是自行發展，缺少規范化的檔案管理要求和準則。因為我國的計生檔案管理人員很多都是臨時抽調來的，檔案管理專業才能不高，所以他們在計劃生育檔案管理工作中工作表現不佳，常常在工作過程中丟三落四，存在大量的管理漏洞。同時計生檔案管理機構的管理制度也不完善，權責劃分不清楚。檔案管理人員對檔案數量、檔案內容等保密意識不強，一旦出現管理失誤和檔案泄密事件，很難查找具體的檔案管理責任人[3]。
2.3檔案管理數字化建設資金不足
由于我國是一個發展中國家，經濟條件還相對落后，所以我國各級政府在計生檔案管理工作上的資金投入是非常有限的。資金問題是現階段我國進行計劃生育檔案管理數字化建設的最大制約因素，資金不足嚴重限制我國計劃生育檔案信息化管理事業的進一步發展。因為檔案管理經費少，很多計生檔案管理部門就難以購置先進的數字化軟硬件設施，從而難以建設比較規范和科學的高性能計劃生育檔案管理數字化網絡系統。
2.4數據庫建設較為落后
各級計生檔案管理部門的數據庫建設嚴重落后，這也是現階段導致我國計劃生育檔案數字化建設發展緩慢的重要原因之一。雖然我國許多的計生部門依據時展創建起了不同規模的計劃生育信息檔案數據庫，然而因為這些數據庫沒有與先進的檔案管理軟件相結合，“信息孤島”現象嚴重，所以，它們的利用率不高，在進行一般的計生檔案管理時，很多時候仍需人工操作查找，增加了檔案管理人員的工作負擔，降低了計劃生育檔案管理的水平。
3加強計劃生育檔案管理數字化建設的有效方法
3.1提高計劃生育檔案管理人員的綜合素質
因為我國的計劃生育檔案管理人員很多都不是專業的檔案管理人才，所以計生檔案管理機構必須加強對這些人員的定期培訓，從而提高他們的綜合素質，幫助他們更好地勝任計劃生育檔案管理工作。一般在對這類檔案管理人員進行培訓時，其培訓內容可從三方面著手。①對他們進行職業道德培訓，使他們養成良好的職業道德習慣和信息安全保密意識，并讓他們充分認識到計生檔案管理工作的重要性，增強他們的工作責任心。②對他們進行檔案業務知識培訓，提高他們的業務處理能力。③加強他們的計算機技術和網絡技術培訓，從而提高他們的檔案管理設備操作水平[4]。
3.2加大資金投入，購買先進的檔案管理軟硬件數字設備
在進行計劃生育檔案信息化建設的過程中，各類軟硬件設備是建設基礎和建設工具。因此各級政府都必須加大對計劃生育檔案管理數字化建設的經費投入，幫助他們購置先進的檔案管理數字軟硬設備，為更好地開展檔案管理數字化建設工作提供強大的物質保障。
3.3做好計生檔案信息的虛擬化工作
計生檔案信息虛擬化，有利于檔案管理人員對計算機服務器資源進行集中化管理。①通過創建虛擬的計生檔案信息資源，可以增強服務器的管理性能，進而降低檔案信息數字化管理運行成本。②檔案管理工作人員還可以與其它的計劃生育檔案信息資系統相聯合，實現本部門計劃生育檔案信息的共享，提升計生檔案信息的利用率。③在計劃生育檔案管理數字化建設的過程中，不斷創建規范化的檔案信息管理系統，創新檔案信息管理方式等，也非常有利于檔案數據虛擬化的實現。簡而言之，現代計算機設備和互聯網技術的應用，極大地推動計劃生育檔案管理事業的發展[5]。
3.4加強情報監控加強計劃生育檔案的情報監控
對于完善各類計劃生育檔案信息，進行科學的檔案信息管理意義巨大。在計劃生育檔案數字化管理過程中，不斷應用新的信息模式，建立新型數據庫，能夠逐步增強計生檔案信息管理的標準性、適用性和安全性。在進行計劃生育檔案管理時，特別是在信息情報管理過程中，不斷進行網絡咨詢和實時瀏覽，能夠有效控制和迅速更新計劃生育檔案信息。在具體的計劃生育檔案數字化管理工作中，檔案管理工作人員必須具有較強的職業道德意識，充分借助現代互聯網技術、計算機信息技術等方法，對計生檔案分類、歸整，并最終實現計劃生育檔案信息的共享，提升計劃育檔案的利用率，確保計劃生育檔案管理的實用性、嚴謹性和真實性。也就是說計算機技術的應用和互聯網的普及極大地方便了計劃生育檔案管理的信息搜集、信息整合以及信息存儲，提高了檔案管理人員的資料管理效率，促進了我國計生檔案管理事業的進一步發展[6]。
4結語
綜上所述，對計劃生育檔案管理進行創新發展和數字化建設不但有利于進一步促進我國計生檔案管理工作的革新，還能促進計生工作的規范有序開展。所以以各級政府必須大力支持和全力配合計生部門檔案管理機構進行檔案管理創新和數字化建設。雖然當前我國計劃生育檔案管理數字化建設過程中還存在一些不足之處，但只要計生檔案管理工作人員積極學習檔案管理業務知識和現代信息技術，并配合其它一些針對性的措施，這些問題都是可以有效解決的，并且能有效實現計劃生育檔案信息資源共享。
參考文獻
[1]吳媛.初中語文隨筆訓練及作文教學研究[J].課外語文（下），2016，（1）：88，92.[1]王建國.計劃生育檔案管理創新及檔案管理數字化問題[J].中小企業管理與科技，2012（19）：57~58.
[2]李忠平.計劃生育檔案管理創新及檔案管理數字化問題探析[J].科技視界，2013（24）：192.
[3]劉海峰.計劃生育檔案管理創新及檔案管理數字化問題探析[J].黑龍江史志，2015（9）：151.
[4]崔慧.計劃生育檔案管理創新及檔案管理數字化問題探討[J].現代企業文化，2017（6）：105.
隨著我國經濟發展進程的不斷加快，房地產行業的不斷發展，有關房屋檔案的管理方式也上升了一個高度，逐漸由傳統的平面化管理轉為數字化管理。檔案數字化是指結合計算機、多媒體以及數據庫將以各種形式呈現的房屋產權檔案信息轉化為數字化信息，并在此基礎上實現資源共享。接下來，筆者結合數字化管理理念對如何提升房屋檔案數字化管理的服務質量提出幾點合理性建議，以期建立完善的房屋檔案數字化管理體系。
關鍵詞：
服務質量；房屋檔案；數字化管理；對策
隨著房地產業發展進程的不斷加快，有關房屋檔案管理的重要性也逐漸顯現出來，房屋檔案一躍成為重要的信息資源。與此同時，如何豐富檔案信息資源，高效、迅速地為社會服務也成為現階段房屋檔案管理工作面臨的新困難。以實現檔案管理數字化作為房屋檔案管理工作轉型的最終目的，構建高質量、高水平的管理體系、建設完善的房屋檔案數字化管理規范在該形勢下成為解決該困難的重要方式。
1、檔案館應主動進行數字化管理規劃工作
1.1檔案館應加大資金投入。
房屋檔案數字化管理工作若進行順利則會節省大批人力、物力與財力，也會提高館藏的利用率。但是現階段，資金問題一直是困擾房屋檔案數字化管理的重要問題。為了構建完備的數字化體系，檔案館應為管理工作提供資金支持，并投入人力、物力與財力，努力加強檔案數字化建設。當然，一味地投入資金很可能帶來用財不當的問題，為了杜絕這方面的隱患，檔案館還需要強化預算工作和監督工作，在投入資金時先對資金的使用有所預算，以便資金不足時及時給予填補。同時，還要強化監督工作。將每一筆資金的來源、用途、后期支出等活動記錄在冊，以便及時查閱。促使每一筆資金都能有所用，落實到實處。
1.2檔案館應開展業務培訓活動。
檔案管理員業務水平的高低與房屋檔案數字化管理工作效率的高低掛鉤。檔案館為了充分發揮這個管理信息系統的作用，盡早適應該系統就應該定期開展業務培訓活動，讓每一個管理員參與到培訓活動中，盡早接收數字化管理工作的信息。檔案館培訓活動的內容應包括：如何整合和規范庫房紙質檔案；如何制定完備的、科學的檔案入庫；如何科學保存和管理檔案；如何規范管理，使管理規范化、條理化。檔案館開展業務培訓活動既能促使管理員認識到數字化管理工作的重要性，又能為之后的管理工作打下良好的基礎，起到事半功倍的作用。
2、實現房屋檔案數字化管理應注意相關問題
2.1基礎工作問題。
基礎工作問題也是影響房屋檔案數字化管理工作的問題之一。在實現數字化管理之前，檔案館應強化、做好基礎工作。先開始摸底調查，了解整個館內的存量房屋檔案，對這些先前存放的檔案進行整理與歸納，確保這些檔案準確無誤，及時排除殘缺、虛假的房屋檔案資料。在排查之后還要翻看正確的檔案，保證檔案中不出現字跡混亂、排序不符合規定等現象。這樣，才能確保檔案數字化管理工作的有序進行，為接下來的工作打下良好的基礎。
2.2檔案保存問題。
房屋檔案的保存問題應該引起重視，并不是有了數字化檔案就能忽略原始檔案。為了避免產生不必要的問題，房屋檔案保存應采取雙份制。就是在保有紙質檔案的基礎上建立相應的電子檔案，以防紙質檔案丟失后無法查詢相關信息。在采取雙份制之后，相關人員還應該定期瀏覽電子檔案，并將電子檔案上的信息與紙質檔案上的信息進行核對，以確保兩份檔案中的內容信息一致、真實。
3、房屋檔案管理員應創新管理手段
3.1從自身出發，提升專業素質。
房屋檔案數字化管理工作是一項綜合性較強的工作。因此，該項工作所需要的人才一定是綜合性、全方面的人才。從長遠來講，單純掌握計算機技術以及紙質檔案管理技術的人不能勝任數字化管理工作。只有專業性既強、技術又高超，又能掌握多學科知識的人才能勝任這項工作。所以，任職的檔案管理員需要與時俱進，掌握數字化管理理念，不斷更新技能，具備全面的知識結構以及全方位的信息意識。沒有任職的該專業的學生則需要不斷強化理論知識，提升實踐本領，了解數字化管理工作的重要性，在學習上和生活中不斷提升自己，朝著高素質、全方面人才這一方向努力，以此適應未來工作的要求。
3.2努力構建多元化檢索體系。
多元化檢索體系應包括單組條件查詢；組合條件查詢；SV300測繪系統查詢以及地理信息系統查詢等四個查詢方式。檔案管理員需要在工作時竭力構建多元化的檢索體系，以便更好的為社會服務。檔案管理員的工作并不是單一的檢查檔案、錄入檔案，更主要的是要通過自己的工作為人們謀取便利。檔案員需要建立有償查詢和免費查詢服務，明確發揮查詢的有償性與無償性。例如，一般性查詢和檢索都可以是無償性的服務，而設計深層次或者是特殊問題的檢索就應該是有償性的。當然，檔案員還需要設立相關權限，既方便百姓的查詢過程，又避免百姓查閱檔案館的內部檔案。
3.3建立準確的檔案數據系統。
建立準確的檔案數據系統是應對房地產市場的重要舉措，檔案相關負責人員需要利用數據分析在某一階段的房地產市場的發展方向以及現狀。當然，該數據系統不僅僅能平衡房地產的供求關系，為職能部門提供各方面科學的支持，還應該為產權人在產權交易時提供各種信息資料。這是檔案相關負責人員的工作要求也是關乎檔案館能否長遠發展的重要影響因素。所以相關負責人員需要從思想上重視這項工作，用踏實的態度、科學的手段將數字化管理工作落實到實處。
總而言之，基于提升服務質量下的房屋檔案數字化管理可以解決傳統管理方式所帶來的時間、空間利用效果差、員工工作效率低、錯誤多等問題。該管理方式迎合了現階段房屋檔案管理工作發展的需要，是時代的象征，會推動房地產業的發展，從而帶動經濟的發展、推動社會的進步。筆者堅信，數字化的管理方式會逐漸應用到各行各業，也一定為市場的發展帶來積極的影響。
作者：李晶 單位：天津市市區不動產登記事務中心
參考文獻
[1]陳霞紅.房產檔案數字化管理的建設與應用[J].浙江檔案,2010,7.
論文摘 要：信息時代的到來使檔案信息化和數字檔案館的建設變成了可能，本文首先對相關概念及其重要性做了必要的說明，其次針對目前高校在檔案館建設過程中存在的問題進行了分析，最后提出了相關的策略意見。
1.檔案信息化與數字檔案館含義
檔案信息化，就是在相關部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。
數字檔案館是指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構成的數字檔案館群體。數字檔案館具有館藏資源數字化、信息組織與傳輸網絡化、服務范圍擴大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點。
2.高校檔案信息化與數字檔案館建設的重要性分析
隨著信息時代的到來，現代科學技術在高校管理工作各領域中應用廣泛，電子信息傳輸、電子文件、各類管理系統、應用程序以及檔案館館藏檔案數字化等，使得傳統的檔案管理方式已不能滿足新形勢的需要。檔案現代化管理和信息化建沒，成為檔案工作發展的必然趨勢。
高校檔案信息化與數字檔案館是檔案管理更加規范和標準的要求。高校檔案館館藏數量不斷增加，現行存儲空間有限，需要通過數字檔案館來緩解。以網絡技術為主的檔案數字化已經或正在逐步引入到檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到深刻影響。電子檔案管理流程的科學化、規范化、專業化以及檔案信息資源開發一體化，是電子檔案管理重要性的體現。
高校檔案信息化與數字檔案館建設是檔案開發利用，實現服務方便快捷、資源共享的有效渠道。檔案資源是人類社會發展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨有的、不可替代的信息資源，是社會發展不可缺少的重要公共信息資源。在各層次檔案工作中廣泛應用現代化管理技術，與高校信息化工作進行有機結合，充分挖掘出檔案信息資源的潛力，進行最大化的檔案信息數據聚集，實現數據共享，充分發揮檔案信息的經濟價值和社會價值。檔案的數字化建設，將是傳統檔案工作的重大變革。
3.高校檔案館數字化建設中存在的問題
3.1觀念問題
高校檔案管理意識薄弱，對高校建設數字化的檔案館還沒有足夠的意識。很多高校雖然具有專門的檔案機構，也制定了各種檔案規章制度，但貫徹不力。一些領導對本部門檔案工作的重要性缺乏認識，對本部門檔案疏于管理。而一些文件形成者對檔案移交歸檔認識不足。同時檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識也很淡薄，對檔案立卷歸檔的業務指導不夠，監察、督辦不力。通過數字檔案館的建設，一方面可以提高文件形成者、領導者的檔案質量意識；另一方面也可以將檔案管理制度規范融入管理系統之中，使之成為高校檔案管理的自覺行為，從而提高高校檔案管理質量。
3.2技術層面的問題
⑴高校數字檔案館中存儲的是大量的多媒體信息，但是傳統的面向文字信息的結構化關系數據庫不能滿足這一現實要求，需要建立面向對象的非結構化的多媒體數據庫；
⑵通信網絡是傳遞數字化檔案信息的基礎，遠程登錄使數字檔案館的利用不受地域限制。目前，我國互聯網的傳輸速度較慢，網絡安全問題尚未解決，這些都阻礙了數字檔案館的發展；
⑶標準的制定在數字檔案館的建設過程中至關重要，但是目前相應的電子文件標準、多媒體信息標準和數字檔案的著錄標準、全文數據庫的標準等還沒有形成規范；
⑷高校數字檔案館建設的目的是為了實現檔案信息資源的共享，將數字檔案信息在局域網或廣域網上進行傳輸，安全問題變得尤為重要。
4.相關策略建議
4.1加快檔案標準化制定和貫標
推進檔案信息化建設，標準要先行。高校要加強檔案信息化標準的制定和貫標工作。通過調查研究，借鑒國內已有的檔案數字化治理技術標準及規范，通過這些檔案標準化和制度的貫徹，規范高校檔案信息化工作。
4.2重視檔案管理軟件的開發和應用
高校要重視檔案管理軟件的開發和應用。在軟件開發方式上，應依照國家標準并結合高校實際，統一規劃，創新機制，采取與軟件公司、相鄰高校以及科研單位合作等多種形式進行研發工作，最終形成一批有自主知識產權的、符合檔案工作發展趨勢的管理軟件。
4.3安全性方面的建議
數字化的檔案館在安全性方面也要得到加強，加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開、上網安全、網站（頁）建設與檔案信息安全管理體制等方面的規章制度，形成有效的檔案信息化建設激勵約束機制，提高信息安全意識，防止失密、泄密的發生，確保檔案數據庫安全。建立音像檔案庫和電子檔案異地備份庫，開辟數字檔案館數據安全儲存和備份的空間，對電子檔案和音像檔案實行專庫管理。
4.4重視檔案信息化人才隊伍的建設
數字檔案館建設是一項高科技項目，要根據建設需要，培養和引進一批人才，構建一支知識結構合理的檔案工作隊伍，確保檔案館建設正常運行。首先，在提高高校專兼職檔案人員政治素質的同時，要加大培訓力度，加強對他們在應用新技術、新設備、新方法方面的培訓，普及信息技術知識，提高他們掌握和運用現代化技術的技能；其次要根據檔案館(室)人員具體情況，吸收高素質現代化管理人才，對急需的信息化人才可采用引進或不求所有只求所用的柔性流動的方式予以使用，取其所長，開發檔案信息化的項目和產品等。
5.結語
數字化檔案館建設是高校建設工作中的重要工程。數字檔案館將影響到高校在各個領域的發展，為現代社會教育提供可靠的信息服務。高校檔案數字化建設才剛剛起步，仍需依靠政府部門大力支持，同時借鑒國內外先進經驗，不斷推進檔案數字化、信息化建設。
參考文獻
[1]范文霞.加強高職院校電子閱覽室的安全管理的思考.內蒙古電大學刊，2007（09）
關鍵詞：檔案館數字化信息化高校
一、檔案信息化與數字檔案館含義
檔案信息化，就是在相關部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。
數字檔案館是指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構成的數字檔案館群體。數字檔案館具有館藏資源數字化、信息組織與傳輸網絡化、服務范圍擴大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點。
二、高校檔案信息化與數字檔案館建設的重要性分析
隨著信息時代的到來，現代科學技術在高校管理工作各領域中應用廣泛，電子信息傳輸、電子文件、各類管理系統、應用程序以及檔案館館藏檔案數字化等，使得傳統的檔案管理方式已不能滿足新形勢的需要。檔案現代化管理和信息化建沒，成為檔案工作發展的必然趨勢。
高校檔案信息化與數字檔案館是檔案管理更加規范和標準的要求。高校檔案館館藏數量不斷增加，現行存儲空間有限，需要通過數字檔案館來緩解。以網絡技術為主的檔案數字化已經或正在逐步引入到檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到深刻影響。電子檔案管理流程的科學化、規范化、專業化以及檔案信息資源開發一體化，是電子檔案管理重要性的體現。
高校檔案信息化與數字檔案館建設是檔案開發利用，實現服務方便快捷、資源共享的有效渠道。檔案資源是人類社會發展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨有的、不可替代的信息資源，是社會發展不可缺少的重要公共信息資源。在各層次檔案工作中廣泛應用現代化管理技術，與高校信息化工作進行有機結合，充分挖掘出檔案信息資源的潛力，進行最大化的檔案信息數據聚集，實現數據共享，充分發揮檔案信息的經濟價值和社會價值。檔案的數字化建設，將是傳統檔案工作的重大變革。
三、高校檔案館數字化建設中存在的問題
1、觀念問題
高校檔案管理意識薄弱，對高校建設數字化的檔案館還沒有足夠的意識。很多高校雖然具有專門的檔案機構，也制定了各種檔案規章制度，但貫徹不力。一些領導對本部門檔案工作的重要性缺乏認識，對本部門檔案疏于管理。而一些文件形成者對檔案移交歸檔認識不足。同時檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識也很淡薄，對檔案立卷歸檔的業務指導不夠，監察、督辦不力。通過數字檔案館的建設，一方面可以提高文件形成者、領導者的檔案質量意識；另一方面也可以將檔案管理制度規范融入管理系統之中，使之成為高校檔案管理的自覺行為，從而提高高校檔案管理質量。
2、技術層面的問題
⑴高校數字檔案館中存儲的是大量的多媒體信息，但是傳統的面向文字信息的結構化關系數據庫不能滿足這一現實要求，需要建立面向對象的非結構化的多媒體數據庫。
⑵通信網絡是傳遞數字化檔案信息的基礎，遠程登錄使數字檔案館的利用不受地域限制。目前，我國互聯網的傳輸速度較慢，網絡安全問題尚未解決，這些都阻礙了數字檔案館的發展。
⑶標準的制定在數字檔案館的建設過程中至關重要，但是目前相應的電子文件標準、多媒體信息標準和數字檔案的著錄標準、全文數據庫的標準等還沒有形成規范。
⑷高校數字檔案館建設的目的是為了實現檔案信息資源的共享，將數字檔案信息在局域網或廣域網上進行傳輸，安全問題變得尤為重要。
四、相關策略建議
1、加快檔案標準化制定和貫標
推進檔案信息化建設，標準要先行。高校要加強檔案信息化標準的制定和貫標工作。通過調查研究，借鑒國內已有的檔案數字化治理技術標準及規范，通過這些檔案標準化和制度的貫徹，規范高校檔案信息化工作。
2、重視檔案管理軟件的開發和應用
高校要重視檔案管理軟件的開發和應用。在軟件開發方式上，應依照國家標準并結合高校實際，統一規劃，創新機制，采取與軟件公司、相鄰高校以及科研單位合作等多種形式進行研發工作，最終形成一批有自主知識產權的、符合檔案工作發展趨勢的管理軟件。
3、安全性方面的建議
數字化的檔案館在安全性方面也要得到加強，加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開、上網安全、網站（頁）建設與檔案信息安全管理體制等方面的規章制度，形成有效的檔案信息化建設激勵約束機制，提高信息安全意識，防止失密、泄密的發生，確保檔案數據庫安全。建立音像檔案庫和電子檔案異地備份庫，開辟數字檔案館數據安全儲存和備份的空間，對電子檔案和音像檔案實行專庫管理。
4、重視檔案信息化人才隊伍的建設
【關鍵詞】漯河市檔案館；檔案數字化；保護利用
一、檔案數字化業務外包背景
1.內外因素促進作用
隨著黨委政府、企事業單位和社會大眾對檔案重要性的廣泛認知，檔案的社會利用率大大提高，檔案管理部門的檔案保護意識和利用意識也日益增強。傳統手工查詢費時費力，且不利于檔案的利用和保護。內外因作用下，倒逼檔案管理部門途窮思變，加快進行檔案數字化建設，以便檔案的利用和保護。
2.數字化工作人員嚴重不足
漯河市檔案館現有紙質檔案25萬余卷，工作人員19名，檔案數字化加工人員4名，除1名專職從事檔案數字化加工業務外，剩余3名人員均身兼多職，不能全力投入到檔案數字化業務工作中，快速推進檔案數字化建設動力不足。
3.設備、資金投入不足
檔案數字化設備要求高速掃描儀、平板掃描儀，數字化處理軟件等系列高質量設備和軟件，這些設備價格昂貴且更新換代周期短，維護成本高。現有條件下，利用現有人員購買設備加工的成本和效率遠不如把檔案數字化業務外包的成本和效率。此背景下，把這些數字化業務進行外包不失為一種明智的選擇。
二、外包公司的選擇和監管審核措施
在進行此次檔案數字化外包前，漯河市檔案館從未進行過檔案外包業務的實踐，對數字化檔案業務外包沒有任何經驗，為順利推進檔案數字化項目，館領導未雨綢繆，從外包公司的選擇到監管審核措施的安排上都親力親為，面面俱到。
1.檔案數字化外包公司的選擇
（1）公司相關資質、規模及成本
資質和規模是我們檔案館選擇外包公司重要方面，當然，兩者對項目的成敗不構成決定作用，但可以體現外包公司的整體實力和對項目可能出現風險的承擔能力。在保證質量的前提下，盡量把成本控制最低。
（2）項目組成員的專業性及穩定性
檔案數字化外包對項目組成員的專業性和穩定性要求較高，其專業性和穩定性影響著檔案外包項目的總體質量。項目組要求外包公司參與人員須是有成熟經驗的固定員工。
2.建立健全規范的監管審核措施，確保數據安全、檔案安全
數據的質量關系著項目的成敗，關系著利用者的切身利益。雖然對方是業界領先的數字化加工企業，又有相關政府項目的運營經驗，為防萬一，館領導要求數字化監管人員采取措施，劃分責任，切實保證利用者權益。
（1）嚴格管控項目物理環境，確保檔案安全
項目啟動伊始，局館領導就多次強調檔案安全重要性，工作場所要求確保檔案安全。杜絕火源水源，禁止攜帶有違檔案安全的物品入內，安裝監控和報警器，禁止工作人員隨意攜帶檔案出入，禁止無關人員出入項目工作區域等。
（2）專人盯防，執行”三審”制度，確保數據質量
我們各自盯防所監管的全宗，執行嚴格的審查制度。初審看案卷掃描質量 ，是否有模糊、歪斜、黑邊、污損等情況；二審看數字化輸入條目是否與掃描件對照；三審看掃描掛接后是否有掛錯，把好數據質量關。
三、檔案數字化外包的優勢和不足
通過這次外包業務實踐，不僅使我們順利完成上級交付的任務，還使我們開闊了視野，增長了對檔案數字化先進技術和發展趨勢的了解，益處良多。但是也伴隨著諸多問題和風險。現將檔案數字化業務外包的優勢如實向大家作一反饋。
1.檔案數字化業務外包的優勢：
優勢一：速度快、質量高。實施檔案數字化外包前，市檔案館每年數字化任務5萬頁，實施檔案數字化外包后，4個月就已完成20萬頁，完成業務量速度數倍于外包前。受技術、設備因素所限，我們一般將檔案掃描后便直接掛接數據庫。外包公司擁有技術力量和處理軟件，通常掃描后會將檔案掃描影像的黑邊和污損處修復后掛接，掃描件質量較高。
優勢二：成本低。此次業務外包業務量為20萬頁，數字化成本約為0.3元/頁，成本遠低于檔案館自身檔案數字化成本。
優勢三：有利于檔案的保護和利用。檔案存放時間越長，數據毀損的風險就越大。快速推進檔案數字化建設，使之形成數據存放在計算機數據庫，有利于對檔案信息的保護和利用。
優勢四，有利于集中人力完成其他工作和技術儲備。漯河市檔案館數字化加工人員由于長期從事檔案數字化基礎工作，較少時間進行知識的更新和儲備，容易造成閉門造車，固步自封的環境。如果將部分任務外包，可以空出大量人力進行其他檔案工作及知識的積累和更新。
2.檔案數字化業務外包是把雙刃劍，雖然其本身有很多優勢，同樣也伴隨著諸多不足和風險，需要我們檔案管理部門嚴格掌控和監管，揚利除弊，確保檔案安全和數據安全。
不足一：檔案安全風險增加。檔案數字外業務外包現象自出現伊始，其安全性便備受業界的質疑，業界質疑不無道理，畢竟檔案經外人接觸，其安全性變少了一層保障，多了一層風險。
不足二：易造成檔案館工作人員的依賴性。如果檔案數字化長時間依賴外包公司解決，容易造成檔案館工作人員的依賴和惰性，不利于檔案館自身對新知識新技術的積累和掌握，長此以往，檔案信息化自身發展必然受制于人。
不足三：檔案加工快速化帶來其他問題。檔案數字化業務外包的快速開展，必然會衍生諸多問題，如掃描件有重掃、漏掃、掃描件次序混亂、掃描件數量與數據庫數據條目數量不對應原文未掃全等造成原文與目錄數據不能有效對應的問題，這些問題直接影響著利用者權益和檔案館的切身利益，檔案館工作人員必須切實履行監管審核責任，不能有絲毫馬虎。
總之，檔案數字化業務外包是現階段部分檔案管理部門迫不得已采取的一種臨時手段，其目的是加快檔案數字化進程，方便檔案的保護和利用，有利有弊。作為檔案管理部門，面對檔案數字化外包不應一味的固步自封、逡巡不前或將其拒之門外，如能熟悉檔案數字化加工流程，健全檔案數字化業務外包監管審核措施，規范和引導檔案數字化外包企業促其健康發展，檔案業務外包必然會成為檔案數字化建設的一支重要力量。
