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第1篇

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制；高校；合同管理

一、引言

隨著財(cái)政部《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》的實(shí)施，高校內(nèi)部控制建設(shè)得到重視，合同管理是其中一項(xiàng)重要內(nèi)容。經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)部控制管理體系以防范經(jīng)濟(jì)損失、法律糾紛、名譽(yù)受損為目的，根據(jù)合同類型分類確定歸口管理部門和合同執(zhí)行部門；明確簽訂合同的業(yè)務(wù)和事項(xiàng)范圍以及合同授權(quán)簽署權(quán)限；明確合同擬定、審批、執(zhí)行、登記保管等環(huán)節(jié)的程序和要求；定期檢查和評價合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，采取相應(yīng)控制措施，促進(jìn)合同有效履行；加強(qiáng)合同信息安全保密工作，切實(shí)維護(hù)學(xué)校的合法權(quán)益。隨著相關(guān)主管部門對教育經(jīng)費(fèi)使用的規(guī)范化程度和使用績效的重視，經(jīng)濟(jì)合同管理日趨重要。

二、合同管理內(nèi)部控制的目標(biāo)

1.合同內(nèi)部管理制度體系完整。合同實(shí)行歸口管理、分級負(fù)責(zé)，合同授權(quán)審批和簽署權(quán)限明確。合同業(yè)務(wù)所涉及的崗位設(shè)置合理，符合不相容崗位相分離原則，各崗位職責(zé)分工明確。合同歸口管理部門、財(cái)會部門與職能部門之間有暢通高效的溝通協(xié)作機(jī)制。2.合同調(diào)查充分。詳細(xì)調(diào)查合同相對方的主體資格，對其資信、信譽(yù)、經(jīng)營狀況及履約能力有明確的掌握。合同談判準(zhǔn)備充分，合同內(nèi)容與條款按照自愿、公平原則經(jīng)過充分磋商，雙方權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任明確，確保實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)，學(xué)校權(quán)益得到可靠保障。3.合同文本準(zhǔn)確表達(dá)簽訂雙方的真實(shí)意思。合同文本有嚴(yán)格的審核程序，法律關(guān)系復(fù)雜或后果影響大的合同文本適用會審制度。合同審批簽署權(quán)限合理，有規(guī)范的授權(quán)制度，合同簽署在簽署人的權(quán)限范圍內(nèi)。合同用印程序規(guī)范合理。4.合同履行全程跟蹤監(jiān)督管理，確保得到全面有效履行。合同價款支付嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行。合同糾紛在合規(guī)合法的前提下及時得以解決，維護(hù)學(xué)校利益。合同執(zhí)行過程中，履約條件發(fā)生變化能夠及時根據(jù)需要得以調(diào)整。合同補(bǔ)充與變更的授權(quán)審批權(quán)限明確，報告及時。5.合同簽訂、履行、變更等情況登記完整、準(zhǔn)確。合同簽訂、履行、變更等情況登記完整、準(zhǔn)確，合同和相關(guān)資料被及時統(tǒng)計(jì)、分類、歸檔和妥善保管，合同信息安全保密工作到位，合同管理檢查評估機(jī)制健全，合同實(shí)現(xiàn)全過程封閉管理。

三、合同管理控制風(fēng)險點(diǎn)

（1）合同內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐，導(dǎo)致合同存在風(fēng)險隱患。（2）對須報經(jīng)國家有關(guān)主管部門審查或備案的文本合同，未履行相應(yīng)程序。（3）合同的授權(quán)審批權(quán)限不明確，出現(xiàn)未經(jīng)授權(quán)或越權(quán)審批，可能造成學(xué)校經(jīng)濟(jì)損失和法律訴訟的風(fēng)險。（4）合同文本擬人員和合同審核人員責(zé)任劃分不清晰，缺乏有效溝通和協(xié)調(diào)，導(dǎo)致合同審核人員發(fā)現(xiàn)的合同不當(dāng)內(nèi)容和條款未能被糾正。（5）合同審核審批滯后，可能導(dǎo)致合同存在的問題不能被及時發(fā)現(xiàn)，造成學(xué)校經(jīng)濟(jì)損失和法律訴訟的風(fēng)險。（6）合同的簽署權(quán)限不明確，出現(xiàn)未經(jīng)授權(quán)或越權(quán)簽署合同，可能造成學(xué)校經(jīng)濟(jì)損失和法律訴訟的風(fēng)險。（7）合同簽訂授權(quán)書缺少授權(quán)范圍、授權(quán)時間、授權(quán)人簽字蓋章及被授權(quán)人個人信息，可能導(dǎo)致被授權(quán)人濫用授權(quán)，造成學(xué)校經(jīng)濟(jì)損失或引起外部法律糾紛。（8）未按規(guī)定程序加蓋學(xué)校合同專用章，或未經(jīng)授權(quán)在合同上加蓋學(xué)校各二級單位的公章、合同專用章，可能造成學(xué)校經(jīng)濟(jì)損失或引起外部法律糾紛。（9）合同條款中存在未明確約定的事項(xiàng)或約定不當(dāng)事項(xiàng)，沒有及時補(bǔ)充、變更協(xié)議，導(dǎo)致合同無法正常履行。（10）對合同履行缺乏有效的監(jiān)督，未能及時發(fā)現(xiàn)已經(jīng)或可能導(dǎo)致單位經(jīng)濟(jì)利益受到損失的情況；或未能采取有效措施彌補(bǔ)損失，致使單位遭受損失；或由于疏于管理，未能及時催收到期的合同款項(xiàng)等。（11）未能詳細(xì)登記合同的訂立、履行和變更情況。（12）未對合同履行情況進(jìn)行有效監(jiān)督并跟蹤記錄，可能導(dǎo)致合同糾紛處理時無依據(jù)可追溯。（13）合同變更未按規(guī)定嚴(yán)格審核審批或者審核審批流于形式，可能導(dǎo)致合同無法正常履行，造成學(xué)校面臨經(jīng)濟(jì)損失和法律訴訟風(fēng)險。（14）合同糾紛處理意見未經(jīng)審核，可能導(dǎo)致糾紛無法處理或處理不當(dāng)，造成學(xué)校在訴訟或仲裁中處于不利地位。（15）合同及相關(guān)資料的登記制度不健全，可能導(dǎo)致合同登記混亂，合同序號不順，或未詳細(xì)登記合同的訂立、履行和變更情況，影響合同的正常履行和糾紛處理工作。（16）合同及相關(guān)資料歸檔不規(guī)范，可能導(dǎo)致合同資料丟失，影響合同的正常履行和糾紛處理的舉證工作。（17）因保管不當(dāng)導(dǎo)致合同泄密，導(dǎo)致單位或國家利益遭受損失。

四、高校合同管理現(xiàn)狀

高校內(nèi)部控制體系建設(shè)開展時間短，無論是在理論還是在經(jīng)驗(yàn)、意識方面都存在欠缺之處。1.在管理機(jī)制方面。大部分高校負(fù)責(zé)合同監(jiān)督管理的歸口管理部門、歸口管理職能不明確，缺少合同履行監(jiān)督機(jī)制，未對合同履行過程進(jìn)行監(jiān)管。學(xué)校未建立適用于全校范圍內(nèi)的合同糾紛處理機(jī)制，無法對合同經(jīng)辦部門的合同糾紛處理提供指導(dǎo)，合同經(jīng)辦部門遇到合同糾紛自行處理而無需經(jīng)學(xué)校審核，可能因處置不當(dāng)給學(xué)校帶來聲譽(yù)、法律、經(jīng)濟(jì)等損失。2.在合同訂立環(huán)節(jié)。同類型經(jīng)常性業(yè)務(wù)沒有制定統(tǒng)一文本的格式合同，不能有效規(guī)避合同文本擬定過程中的風(fēng)險；對合同當(dāng)事人資信狀況和履約能力調(diào)查不夠充分，容易造成履約困難的風(fēng)險；在合同簽署環(huán)節(jié)無權(quán)越權(quán)簽訂合同，可能會造成合同失效、業(yè)務(wù)不能正常開展。3.在合同履行環(huán)節(jié)。各業(yè)務(wù)部門、職能部門各行其是，合同簽訂、審查、監(jiān)督、法務(wù)等工作分散進(jìn)行，缺少統(tǒng)一管理，松散的管理方式極易導(dǎo)致合同履行方面的風(fēng)險發(fā)生。比如合同違約條款未能按實(shí)際違約情況履行，分步實(shí)施的合同未能按既定時間節(jié)點(diǎn)履行到位，收入合同因不涉及預(yù)算支出考核而無人追討款項(xiàng)等情況。4.在合同管理內(nèi)部控制方面。由于對內(nèi)部控制的理論方法掌握不透徹，認(rèn)為控制效果與控制流程的環(huán)節(jié)多少成正比，參與流程控制的部門環(huán)節(jié)越多，控制效果就越好。基于這種認(rèn)識基礎(chǔ)之上的合同管理內(nèi)部控制，往往導(dǎo)致程序煩瑣、影響工作效率。同時參與控制流程的各部門相互依賴，反而影響內(nèi)部控制質(zhì)量。5.專于合同管理的人力資源匱乏。合同管理工作、內(nèi)部控制流程的實(shí)施，都要依靠具有相應(yīng)專業(yè)能力的人力資源。高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、合同管理的參與者大多為教師兼任，除了部分專業(yè)技術(shù)崗位外，都較缺乏會計(jì)、審計(jì)、基建、法律等方面的專業(yè)知識，即使有足夠數(shù)量的業(yè)務(wù)培訓(xùn)也難以達(dá)到較高的專業(yè)水準(zhǔn)，往往導(dǎo)致內(nèi)控管理流于形式，控制質(zhì)量因?yàn)槿肆Y源的匱乏而受到相當(dāng)制約。6.合同管理內(nèi)部控制信息化建設(shè)滯后。沒有建立完善的內(nèi)部控制信息化平臺系統(tǒng)，將合同管理的相關(guān)業(yè)務(wù)流程和關(guān)鍵風(fēng)險點(diǎn)控制嵌入到信息系統(tǒng)加以固化。即使使用了信息化的合同管理系統(tǒng)，也存在信息孤島的現(xiàn)象，單一地進(jìn)行合同業(yè)務(wù)管理，沒有做到與其他信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通，因此無法有效解決業(yè)務(wù)管理與內(nèi)部控制兩張皮現(xiàn)象。7.缺少對合同執(zhí)行過程的跟蹤管理。合同管理具有持續(xù)性、動態(tài)性的特征，尤其對履約階段多、時間跨度大的合同。目前的合同管理內(nèi)部控制，對合同磋商、簽訂及保管等方面關(guān)注較多，對履約過程關(guān)注不多，履約過程中主要依靠項(xiàng)目實(shí)施部門自我監(jiān)督，既是裁判員又是運(yùn)動員，控制薄弱。

五、加強(qiáng)高校合同管理的對策與建議

（1）強(qiáng)化制度建設(shè)，明確合同歸口管理部門，組織對合同業(yè)務(wù)的統(tǒng)一管理，使得松散的合同管理工作形成有機(jī)的整體；由其負(fù)責(zé)擬定合同管理相關(guān)制度并監(jiān)督參與合同管理的各業(yè)務(wù)單位、職能部門嚴(yán)格執(zhí)行以確保合同管理水平；建立合同歸口管理部門主持、相關(guān)職能部門參與的合同履行過程監(jiān)督機(jī)制，對合同履行情況跟蹤管理；對于學(xué)校日常發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，牽頭相關(guān)業(yè)務(wù)部門制定學(xué)校統(tǒng)一條款、經(jīng)過相關(guān)職能部門尤其是法務(wù)部門審定的格式合同，規(guī)范合同簽訂。（2）加強(qiáng)對內(nèi)部控制理論的學(xué)習(xí)理解，全面把握合同管理過程中的關(guān)鍵風(fēng)險點(diǎn)，區(qū)分不相容崗位，在此基礎(chǔ)上合理設(shè)計(jì)合同管理內(nèi)部控制流程，既要避免煩瑣的程序影響工作效率，也要確保流程的控制效果達(dá)到要求。同時，只有對內(nèi)部控制理論理解透徹，才能實(shí)現(xiàn)對內(nèi)控流程有目的、有方向的動態(tài)調(diào)整，推動內(nèi)部控制程序不斷優(yōu)化發(fā)展。（3）重視加強(qiáng)合同管理流程參與部門、人員的內(nèi)控意識、內(nèi)控能力培訓(xùn)。任何系統(tǒng)、流程的運(yùn)轉(zhuǎn)都離不開人的因素。人力資源在合同管理流程中既是實(shí)施控制管理的主體，又是被控制管理的客體。因此合同管理控制對參與其中的人員提出了更高的要求，不僅要求業(yè)務(wù)水平高的復(fù)合型人才，更要對內(nèi)部控制相關(guān)理論理解透徹，同時也要具備良好的內(nèi)部控制職業(yè)道德。（4）通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的應(yīng)用，將合同管理流程加以固化，既涵蓋了合同管理的整個生命周期，極大提高了合同管理業(yè)務(wù)的處理速度，也減少了差錯和舞弊的發(fā)生，從而更加規(guī)范、更加高效。同時通過信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)用，使合同業(yè)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)規(guī)范管理、互聯(lián)互通，為高校實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的數(shù)據(jù)管理提供了良好的平臺支撐。

參考文獻(xiàn)

1.代利剛.高職院校合同管理現(xiàn)狀及對策分析.商業(yè)會計(jì)，2019（10）.

第2篇

【關(guān)鍵詞】合同 內(nèi)控 措施闡述 重要性

一、加強(qiáng)對合同管理內(nèi)部控制措施闡述的意義

對內(nèi)部控制措施作一闡述，有利于內(nèi)控人員加深對相應(yīng)措施的理解和延伸創(chuàng)新措施;進(jìn)一步提高監(jiān)督作用;提高風(fēng)險控制人員對風(fēng)險預(yù)測的能力;更重要是對合同管理制度完善奠定良好的基礎(chǔ)。

二、合同管理內(nèi)部控制應(yīng)對措施制定的有力保障

首先，建立健全落合同管理的機(jī)構(gòu)、人員配備和人員培訓(xùn)，建立合同歸口審查和分級管理制度;其次，建立合理的內(nèi)部分工合作機(jī)制，及明確合同業(yè)務(wù)部門和承辦人、合同審查部門和承辦人、合同批準(zhǔn)機(jī)構(gòu)和人員及合同歸檔部門和承辦人的職責(zé);然后，提高相關(guān)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，在充分掌握公司經(jīng)營理念的基礎(chǔ)上，從相關(guān)專業(yè)、財(cái)務(wù)、法律的綜合角度，制定相應(yīng)的應(yīng)對措施;最后，合同簽約雙方秉著誠實(shí)守信的原則，嚴(yán)把結(jié)算環(huán)節(jié)，完善合同登記制度。

三、合同管理內(nèi)部控制應(yīng)對措施的具體闡述

合同管理中主要存在三大類風(fēng)險，它們的存在都會使企業(yè)的有形和無形利益遭受損害。

（一）第一大類，簽訂合同方面：

1.對于“未訂立合同或合同對方主體資格未達(dá)要求，可能導(dǎo)致企業(yè)合法權(quán)益受到侵害”的風(fēng)險，在經(jīng)濟(jì)活動中，發(fā)生的可能性較少，但是某些外包主體還就是發(fā)生過。在我從事財(cái)務(wù)工作的山西呂梁某地煤礦，當(dāng)時，為了加快資源整合推進(jìn)速度，該煤礦執(zhí)行“先上車，后買票”的原則，山西大同一支施工經(jīng)驗(yàn)豐富的井巷掘進(jìn)隊(duì)，在不具備主要施工資格的條件下，為該礦盲目施工，半年后，向礦方結(jié)算施工進(jìn)度款，掘井隊(duì)才發(fā)現(xiàn)雙方從未訂立合同，進(jìn)而發(fā)現(xiàn)由于自己無相關(guān)資質(zhì)，不具備法人資格，不具備訂立合同的能力，造成千萬元的經(jīng)濟(jì)損失。所以，企業(yè)對外發(fā)生經(jīng)濟(jì)行為，必須先訂立書面合同，而且合同訂立前，應(yīng)當(dāng)充分了解合同對方的主體資格、信用狀況等有關(guān)內(nèi)容，確保對方當(dāng)事人具備履約能力，還有，對于應(yīng)簽訂書面合同而未簽訂的，財(cái)會部門有權(quán)拒絕付款，并及時向公司領(lǐng)導(dǎo)報告。

2.對于“未經(jīng)授權(quán)對外訂立合同或合同內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐，可能導(dǎo)致企業(yè)合法權(quán)益遭受損害”的風(fēng)險，雖然未經(jīng)授權(quán)訂立合同一般被認(rèn)定為無效合同，但《合同法》規(guī)定“相對人有理由相信行為人有權(quán)的，該行為有效，這樣就會對企業(yè)造成損害”，為此，主要針對合同訂立人員，進(jìn)行考察和素質(zhì)教育、懂法知法;辦理合同章加蓋前，必須首先確保合同已經(jīng)被合理編號與審批，并且企業(yè)法人及經(jīng)授權(quán)的人已經(jīng)在合同上簽署或加蓋個人印章，合同章加蓋后，保管人員應(yīng)立即收回并妥善保管。與此同時，做好合同章的使用登記以備查。倘若遺失或被盜，應(yīng)立即采取妥善措施并報告負(fù)責(zé)人，盡可能將影響和損失控制在最小范圍。授權(quán)書要按規(guī)定程序辦理，同時要實(shí)行備案制度和超過規(guī)定時限及時收回的要求。對于可能存在的疏漏或欺詐，應(yīng)當(dāng)組織法律、技術(shù)、財(cái)會等專業(yè)人員參與談判，談判過程中重要事項(xiàng)和參與人員的主要意見，應(yīng)予以記錄并妥善保存，這樣，根據(jù)協(xié)商談判的結(jié)果，按照自愿、公平的原則，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任，擬定合同文本，做到條款內(nèi)容完整，表達(dá)嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確，相關(guān)手續(xù)齊備。合同訂立后，應(yīng)當(dāng)對合同文本進(jìn)行嚴(yán)格審核，對影響重大或法律關(guān)系復(fù)雜的合同文本，組織內(nèi)部相關(guān)部門進(jìn)行審核，根據(jù)不同意見，認(rèn)真研究，慎重對待，必要時，需對合同條款作出修改。

（二）第二大類，履行合同方面

對于“合同未全面履行或監(jiān)控不當(dāng)，可能導(dǎo)致企業(yè)訴訟失敗、經(jīng)濟(jì)利益受損”的風(fēng)險，單位應(yīng)當(dāng)遵循誠實(shí)信用原則，嚴(yán)格履行合同，未按合同條款履行的，財(cái)會部門有權(quán)拒絕付款。對合同履行實(shí)施監(jiān)控，在合同履行過程中，發(fā)現(xiàn)先失公平、條款有誤或?qū)Ψ接衅墼p行為等情況，或因政策調(diào)整、市場變化等客觀因素，導(dǎo)致企業(yè)利益受損，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定程序及時報告，并經(jīng)雙方協(xié)商一致，按照規(guī)定權(quán)限和程序辦理合同變更或解除事宜。其實(shí)，合同能不能履行，對其監(jiān)控到不到位很重要。人們往往只注重合同數(shù)量、金額，對合同規(guī)定雙方權(quán)利和義務(wù)及附加條件，忽略不計(jì)，但合同糾紛常常就在忽略的地方出現(xiàn)，發(fā)生時，經(jīng)常會給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)和聲譽(yù)等方面不可估量的損失。

（三）第三大類，合同糾紛處理方面

對于“合同糾紛處理不當(dāng)，可能損害企業(yè)信譽(yù)和形象”的風(fēng)險，企業(yè)應(yīng)當(dāng)依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，在規(guī)定實(shí)效內(nèi)與對方當(dāng)事人 協(xié)商并按規(guī)定權(quán)限和程序及時報告。若經(jīng)協(xié)商一致的，雙方應(yīng)當(dāng)簽訂補(bǔ)充書面協(xié)議;若經(jīng)協(xié)商無法解決的，應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。另外，合同糾紛既然已發(fā)生，說明該合同為不成功合同。亡羊補(bǔ)牢，為時不晚，企業(yè)應(yīng)當(dāng)組織法律等相關(guān)專業(yè)人員，精細(xì)策劃，制定方案，積極應(yīng)對外來訴訟，力求把損失降到最小程度。

另外，在合同修改方面，應(yīng)采取的措施，1、變更或解除合同的審核程序與合同訂立前審核程序相同。2、對于合同訂立、履行過程中出現(xiàn)的違法違規(guī)行為，應(yīng)當(dāng)追究有關(guān)機(jī)構(gòu)或人員的責(zé)任。3、若對方違約的，應(yīng)當(dāng)按合同條款約定收取違約金，違約金不足以彌補(bǔ)企業(yè)損失時，應(yīng)當(dāng)要求對方賠償損失，必要時應(yīng)當(dāng)采取相應(yīng)的保全措施;若自身違約的，應(yīng)當(dāng)由合同承辦部門以書面形式報告企業(yè)有關(guān)負(fù)責(zé)人，經(jīng)批準(zhǔn)后履行相關(guān)賠償責(zé)任。

第3篇

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制 合同管理 調(diào)研 策略

中圖分類號：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2016）09-054-02

內(nèi)部控制以責(zé)任、牽制、程序、手續(xù)等各項(xiàng)制度為控制依據(jù)，建立健全合理的組織機(jī)構(gòu)，明確部門和個人的職權(quán)范圍及其責(zé)任界限，規(guī)定授權(quán)處理程序及相互聯(lián)系、相互制約的內(nèi)部流程和方法。當(dāng)今的內(nèi)部控制體系建設(shè)不僅只是企事業(yè)單位內(nèi)部的查錯糾弊行為和防范風(fēng)險的手段，它已經(jīng)上升為受到政府監(jiān)管和社會大眾關(guān)注的強(qiáng)化法人治理的重大舉措。財(cái)政部了多項(xiàng)內(nèi)部控制規(guī)范要求和行業(yè)操作指南，標(biāo)志著強(qiáng)化內(nèi)部控制不再是傳統(tǒng)意義上的大中型國企、上市公司等企業(yè)適用的管理制度與手段，它同樣成為行政事業(yè)單位、各行業(yè)經(jīng)營活動加強(qiáng)管理和建設(shè)服務(wù)型政府的基石和重要途徑。《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》（以下簡稱內(nèi)控規(guī)范）自2014年1月1日起在全國行政事業(yè)單位內(nèi)正式施行，該規(guī)范為行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)提供了一個內(nèi)容全面、框架清晰、路徑明確的指引，圍繞國家治理現(xiàn)代化和依法治國，制定了一系列針對以權(quán)利制衡權(quán)力、預(yù)防、厲行節(jié)約反對浪費(fèi)等方面具有針對性的制度安排。

一、內(nèi)部控制調(diào)查與結(jié)論

A單位為一事業(yè)單位，其經(jīng)費(fèi)主要由國家財(cái)政保障，財(cái)政補(bǔ)助撥款不足部分由單位經(jīng)營創(chuàng)收彌補(bǔ)。下屬事業(yè)單位6個，投資興辦國有企業(yè)2個。為掌握《內(nèi)控規(guī)范》施行之后內(nèi)部控制制度建立健全和執(zhí)行情況，2015年10月，我們對A單位所屬8個單位展開了全面的內(nèi)部控制調(diào)研。我們在制定調(diào)研提綱的基礎(chǔ)上，主要運(yùn)用了調(diào)查問卷、實(shí)地查驗(yàn)、個別訪談、抽樣和比較分析等方法對A單位內(nèi)部控制的現(xiàn)狀和執(zhí)行情況進(jìn)行了調(diào)研，并選取了合同管理的控制情況進(jìn)行了符合性測試和實(shí)質(zhì)性測試。

（一）內(nèi)部控制制度建立健全的調(diào)查情況

調(diào)查表法，就是評價人員按照內(nèi)部控制的要求，考慮理想的控制模式，將需要調(diào)查的全部內(nèi)容制成固定式樣的表格，由被評價單位工作人員根據(jù)實(shí)際情況回答，以此來了解測試內(nèi)部控制的一種方法。我們設(shè)計(jì)了包括工程項(xiàng)目、對外投資、合同管理和內(nèi)控方法運(yùn)用等12項(xiàng)內(nèi)容，對每個控制點(diǎn)只需回答“是”、“否”或“不適用”，問卷發(fā)放給8個單位的職工回答，我們按照各單位職工總數(shù)的20%比例發(fā)放，調(diào)查結(jié)果的可靠性與被調(diào)查者和收到多少反正相關(guān)，容易發(fā)現(xiàn)被評價單位內(nèi)部控制系統(tǒng)中存在的缺陷和薄弱環(huán)節(jié)。A單位在制度設(shè)計(jì)方面的缺陷主要表現(xiàn)在會議分類管理、車輛單車核算、信息內(nèi)部公開等方面。如在各種內(nèi)部控制方法中運(yùn)用比例最低的是信息內(nèi)部公開制度，問卷調(diào)查其中一部分的內(nèi)容見表1。

（二）內(nèi)部控制執(zhí)行情況的調(diào)研

我們依據(jù)內(nèi)部控制五要素框架和《內(nèi)控規(guī)范》，結(jié)合A單位實(shí)際情況設(shè)計(jì)了內(nèi)部控制調(diào)查的14個項(xiàng)目和110個內(nèi)容。調(diào)查表的內(nèi)部控制執(zhí)行情況按照事業(yè)單位的屬性進(jìn)行設(shè)計(jì)，劃分為良、中、差、無和不適用5個級別，依次從控制機(jī)制、風(fēng)險管理、流程控制、貨幣資金控制、實(shí)物資產(chǎn)控制、對外投資控制、預(yù)算管理控制、采購環(huán)節(jié)控制、合同控制、流程手續(xù)檔案控制、工程項(xiàng)目控制、績效考評、信息溝通和內(nèi)部審計(jì)14方面進(jìn)行考核，由各單位負(fù)責(zé)人根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)分值進(jìn)行自我賦值得分，權(quán)重系數(shù)是根據(jù)指標(biāo)間的相互關(guān)系確定。設(shè)計(jì)合理的標(biāo)準(zhǔn)調(diào)查表，容易發(fā)現(xiàn)被評價單位內(nèi)部控制系統(tǒng)中存在的缺陷和薄弱環(huán)節(jié)，保證調(diào)查效果。就內(nèi)部控制框架而言，事業(yè)單位與企業(yè)之間沒有根本區(qū)別。但在內(nèi)部控制體系的目標(biāo)與內(nèi)容方面兩者會有所不同，企業(yè)在預(yù)算管理控制和采購環(huán)節(jié)控制方面會有部分不適用的內(nèi)容，但不影響總體評價。

（三）調(diào)查結(jié)論

經(jīng)過對回收問卷的統(tǒng)計(jì)分析，可以得到8個單位的內(nèi)部控制執(zhí)行情況的得分：

調(diào)查總體認(rèn)為A單位普遍建立了一套較為完善的內(nèi)部控制體系，符合國家相關(guān)法律、行政法規(guī)和部門規(guī)章的要求，其內(nèi)控制度遵循了全面性、重要性、制衡性和適應(yīng)性的原則。其存在的主要問題表現(xiàn)在兩方面：

1.內(nèi)部控制調(diào)查顯示各單位內(nèi)部控制整體水平不均衡，部分單位尚未將《內(nèi)控規(guī)范》的要求落實(shí)到本單位的制度建設(shè)中。一些單位內(nèi)部控制制度不健全，一些內(nèi)部控制虛設(shè)，管理權(quán)限失控，職責(zé)不清，內(nèi)部控制存在著設(shè)計(jì)缺陷和運(yùn)行缺陷。根據(jù)COSO內(nèi)部控制框架，內(nèi)部控制包括控制環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息與溝通、監(jiān)控五個相關(guān)要素。其中，控制環(huán)境是其他因素構(gòu)建的基礎(chǔ)，控制環(huán)境一般包括機(jī)構(gòu)設(shè)置與權(quán)責(zé)分配、人力資源政策和組織文化等。A單位應(yīng)從崗位設(shè)計(jì)和職責(zé)權(quán)力分配入手，讓控制環(huán)境在內(nèi)部控制的建立與實(shí)施中發(fā)揮基礎(chǔ)性的作用。

2.從內(nèi)控方法運(yùn)用來看，突出問題是信息內(nèi)部公開方面較差。由于內(nèi)部信息的不透明，為管理者的提供了空間，國有資源的運(yùn)作就會出現(xiàn)隨意性和隱蔽性的狀態(tài)。信息不公開，就沒有競爭與監(jiān)督的壓力，各類導(dǎo)致內(nèi)部控制失衡的現(xiàn)象就會發(fā)生。A單位要以此內(nèi)控調(diào)研為契機(jī)，堅(jiān)持以公開為常態(tài)、不公開的例外原則，推進(jìn)決策公開、執(zhí)行公開、管理公開、服務(wù)公開、結(jié)果公開。

二、合同管理內(nèi)控制度的調(diào)研

合同管理為內(nèi)部控制的關(guān)鍵崗位之一，在開展內(nèi)部控制制度建立健全情況和內(nèi)部控制執(zhí)行情況調(diào)查的同時，我們選取8個單位的合同起草、審查、簽訂、執(zhí)行、備案及監(jiān)督管理方面進(jìn)行實(shí)地查驗(yàn)。經(jīng)濟(jì)合同，作為平等主體之間訂立的民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議，不論事業(yè)單位還是企業(yè)，在合同管理環(huán)節(jié)及其風(fēng)險管控方面也具有一致性。2014年以來，8個單位對外簽訂了100萬元以上重大經(jīng)濟(jì)合同61份，合同金額10575.15萬元，其中以企業(yè)對外簽訂的合同居多。A單位簽訂的合同類型主要有四類，包括技術(shù)咨詢和服務(wù)合同、租賃合同、購銷合同和建設(shè)工程合同。

（一）經(jīng)濟(jì)合同管理情況

A單位經(jīng)濟(jì)合同管理主要有兩種模式。一種是單位制定了經(jīng)濟(jì)合同管理辦法和技術(shù)服務(wù)項(xiàng)目管理辦法，對合同起草、審查、簽訂、執(zhí)行、備案、監(jiān)督等方面進(jìn)行了明確的規(guī)定。有專門機(jī)構(gòu)對合同進(jìn)行了歸口管理，負(fù)責(zé)合同專用章的管理、合同文本檔案的存檔和編號及合同履行的監(jiān)督。某設(shè)計(jì)院的合同監(jiān)管部門為綜合經(jīng)營室，其合同簽訂的流程如下：

第二種模式是合同由各單位、各部門自行管理。對外簽訂合同實(shí)行授權(quán)委托制，經(jīng)濟(jì)合同簽訂由部門參與洽談、起草，各部門管理存放合同檔案，進(jìn)行合同登記、統(tǒng)計(jì)、歸檔等日常工作。

（二）合同調(diào)研中發(fā)現(xiàn)的問題

1.個別合同不能得到有效履行，款項(xiàng)無法如期收回。一些技術(shù)服務(wù)合同，由于分部實(shí)施，項(xiàng)目驗(yàn)收要待各期項(xiàng)目全部完成后才能進(jìn)行，不能在合同約定的期限完成。還有一些項(xiàng)目因主體工程變更，導(dǎo)致技術(shù)服務(wù)順延。另外，由于個別業(yè)主經(jīng)濟(jì)出現(xiàn)異常，已驗(yàn)收項(xiàng)目的尾留款不能如期入賬。

2.部分合同條款不全面、缺少委托手續(xù)。根據(jù)《合同法》《民法通則》的規(guī)定，不僅可以是法定代表人可以簽訂，而且委托人也可以簽訂，但是其必須有委托授權(quán)書，書中明確委托事項(xiàng)的范圍時間等問題。調(diào)研中發(fā)現(xiàn)個別合同基本要素不全，合同主體資格未達(dá)要求，條款不完整或約定的意思不明確、不具體。如違約者承擔(dān)違約責(zé)任等條款等于沒有約定，簽訂合同時未充分考慮到自身的風(fēng)險。另外，個別企業(yè)對外出借資質(zhì)，看似合同總額大，但單位實(shí)際收益小。這些因素都容易產(chǎn)生法律風(fēng)險。

3.部分單位沒有對合同實(shí)施歸口管理，對經(jīng)濟(jì)合同的簽訂流程沒有進(jìn)行制度上的規(guī)定和約束，缺乏有效的內(nèi)部控制。顯然A單位的第二種合同管理模式不符合內(nèi)控規(guī)范的要求。一些簽訂的合同由相關(guān)部門自行保管，沒有統(tǒng)一登記編號，對近年簽訂的合同統(tǒng)計(jì)不清，在糾紛發(fā)生后尋找合同原本大費(fèi)周章。

三、內(nèi)部控制視角下合同管理策略

當(dāng)前經(jīng)濟(jì)環(huán)境實(shí)際上是一種契約經(jīng)濟(jì)，單位對外發(fā)生經(jīng)濟(jì)行為，除即時結(jié)清方式外，應(yīng)當(dāng)訂立書面合同。合同是對外交易的主要手段，我們有必要從內(nèi)部控制視角約束合同管理，預(yù)防潛在風(fēng)險。為增強(qiáng)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)和運(yùn)行的有效性，我們針對A單位在合同管理方面提出以下改進(jìn)建議：

首先，增強(qiáng)內(nèi)部控制意識，提升內(nèi)控執(zhí)行力。內(nèi)控范強(qiáng)調(diào)了單位負(fù)責(zé)人對本單位內(nèi)部控制的建立健全和有效實(shí)施負(fù)責(zé)。首先是行政事業(yè)單位的負(fù)責(zé)人提高內(nèi)控意識，明確崗位職責(zé)，自上而下，各個職能部門都要將內(nèi)控意識融入日常工作之中，樹立內(nèi)控制度的權(quán)威性。依照《內(nèi)控規(guī)范》檢查內(nèi)控制度設(shè)計(jì)的薄弱環(huán)節(jié)，確保不相容的崗位間相互制約、相互監(jiān)督。內(nèi)部控制重點(diǎn)從單位層面、業(yè)務(wù)層面出發(fā)，明確領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)責(zé)任職能，清晰組織機(jī)構(gòu)劃分，規(guī)范執(zhí)行機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)流程，加強(qiáng)管控監(jiān)督意識。使制度本身能夠突出重點(diǎn)，彌補(bǔ)不足，營造一個良好的內(nèi)部控制環(huán)境。以制度保障執(zhí)行，提高組織運(yùn)行的理性化程序。強(qiáng)化風(fēng)險控制，合理確定風(fēng)險應(yīng)對策略。對合同風(fēng)險管控的重點(diǎn)包括合同文本的合法性、經(jīng)濟(jì)性和嚴(yán)密性，關(guān)注合同的主體、內(nèi)容和形式是否合法，對方當(dāng)事人是否具有履約能力，合同權(quán)利和義務(wù)、違約責(zé)任和爭議解決條款是否明確等。對技術(shù)服務(wù)項(xiàng)目中合同款項(xiàng)無法如期收回問題，建議以項(xiàng)目負(fù)責(zé)人為主，加大合同資金的追償力度，解決部分合同不能如期履行的問題。

其次，基于內(nèi)部控制運(yùn)行機(jī)制，對合同實(shí)施歸口管理，建立內(nèi)部核算管理制度。內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)質(zhì)上是一個信息系統(tǒng)，是一個對信息進(jìn)行收集、核對、整合、傳遞的過程，并且通過反饋機(jī)制進(jìn)行溝通與改進(jìn)。按照《內(nèi)控規(guī)范》的要求，設(shè)立專門的合同管理機(jī)構(gòu)，擬定合同管理制度和實(shí)施細(xì)則，參與重大客戶的資信調(diào)查，對各類合同進(jìn)行法務(wù)審查，統(tǒng)一管理合同專用印章和合同檔案。建立資金收繳臺賬和合同履行情況登記表，實(shí)現(xiàn)合同管理與預(yù)算管理、收支管理相結(jié)合，并由單位審計(jì)部門定期對自己的收繳情況實(shí)行跟蹤檢查與監(jiān)督。合同歸口管理部門應(yīng)強(qiáng)化關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制，如對簽約主體資格、合同協(xié)議履行、變更或解除進(jìn)行有效監(jiān)控。把握重點(diǎn)合同，對一些標(biāo)的較大、風(fēng)險較大的合同實(shí)行會審制度。

第三，提高內(nèi)部信息的透明度，運(yùn)用激勵機(jī)制調(diào)動工程技術(shù)人員對外承攬項(xiàng)目的積極性。利用信息技術(shù)搭建信息共享的平臺，對于單位承攬的技術(shù)服務(wù)項(xiàng)目，應(yīng)該信息公開、財(cái)務(wù)公開，運(yùn)用民主決策程序，采取技術(shù)人員內(nèi)部競標(biāo)的方式選擇項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目參加人，增加技術(shù)服務(wù)項(xiàng)目的透明度，做到機(jī)會公平、規(guī)則公開、結(jié)果公正。與此同時，單位負(fù)責(zé)人要運(yùn)用激勵機(jī)制鼓勵工程技術(shù)人員對外承攬項(xiàng)目的積極性，規(guī)范外攬項(xiàng)目收入分配秩序。控制出借資質(zhì)行為，預(yù)防風(fēng)險，提高單位收益率。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人不但關(guān)注合同中的自身利益，更要提高技術(shù)服務(wù)質(zhì)量，保質(zhì)保量完成項(xiàng)目任務(wù)書，樹立良好的契約意識。

參考文獻(xiàn)：

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[2] 謝海娟，何和陽，劉曉臻.基于五大目標(biāo)的企業(yè)內(nèi)部控制評價體系指標(biāo)研究[J].財(cái)會通訊，2016（3）

（作者單位：黃河上中游管理局 陜西西安 710021）

第4篇

【關(guān)鍵詞】內(nèi)部控制；房地產(chǎn)；合同管理；方法

一、引言

房地產(chǎn)公司合同管理是房地產(chǎn)公司內(nèi)部控制的重要內(nèi)容。本文就內(nèi)部控制下的房地產(chǎn)公司合同管理方法為主題，分別從房地產(chǎn)公司合同管理常見的問題以及完善房地產(chǎn)公司合同管理方法兩個角度進(jìn)行分析，希望可以對我國房地產(chǎn)事業(yè)的發(fā)展起到一定的幫助作用。

二、房地產(chǎn)公司合同管理常見的問題

（一）合同訂立缺乏嚴(yán)格的審核程序，導(dǎo)致合同內(nèi)容出現(xiàn)問題

目前，我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度越來越快，房地產(chǎn)行業(yè)更是如火中天地發(fā)展著。房地產(chǎn)公司的每一項(xiàng)業(yè)務(wù)都離不開經(jīng)濟(jì)合同，每一份合同都和房地產(chǎn)公司的經(jīng)濟(jì)利益有很大的聯(lián)系，而近幾年房地產(chǎn)市場比較火爆，企業(yè)利潤可觀，一部分房地產(chǎn)公司往往忽視合同的管理，覺得合同管理不是公司的重要經(jīng)濟(jì)行為。殊不知合同一旦出現(xiàn)了問題，會給企業(yè)帶來無法挽回的損失，對一些小企業(yè)甚至?xí)霈F(xiàn)滅頂?shù)臑?zāi)難，究其原因，主要是合同管理不到位，在合同訂立方面是由于缺乏嚴(yán)格的審核程序，具體工作人員忽視合同中的一些細(xì)節(jié)問題，而導(dǎo)致合同內(nèi)容不嚴(yán)謹(jǐn)、合同條款不合理造成的。

（二）合同執(zhí)行過程中監(jiān)管不到位，導(dǎo)致合同執(zhí)行不力

在合同的執(zhí)行過程中必須要有一些必要的監(jiān)管行為，這樣才可以保證合同的順利執(zhí)行，也可以降低房地產(chǎn)公司的風(fēng)險。在實(shí)際工作中，有許多的房地產(chǎn)公司往往會忽視對合同執(zhí)行的監(jiān)管工作或者監(jiān)管不是非常完善和科學(xué)。這樣一來容易造成合同執(zhí)行不力，甚至出現(xiàn)合同違約的現(xiàn)象，給公司造成不必要的損失，所以，企業(yè)應(yīng)當(dāng)明白合同的執(zhí)行并不是一個人或是一個部門的事情，在監(jiān)管的過程中需要許多的部門一同來完成，這樣才可以保證合同及時有效地執(zhí)行，確保公司的經(jīng)濟(jì)利益不受損失。

（三）對合同管理缺乏正確的認(rèn)識

由于合同的內(nèi)容不夠嚴(yán)謹(jǐn)曾給某些房地產(chǎn)公司造成非常嚴(yán)重的麻煩，許多房地產(chǎn)公司也都予以借鑒，大多都提高了對合同制定的重視程度，但是大多數(shù)房地產(chǎn)企業(yè)尤其是一些小型房地產(chǎn)企業(yè)，在合同制定并簽訂結(jié)束之后便認(rèn)為結(jié)束了，對合同后期的管理沒有統(tǒng)一的管理流程，僅僅只是將合同交給相關(guān)的人員，對合同未執(zhí)行完畢的一些細(xì)節(jié)沒有后續(xù)跟進(jìn)，更沒有對合同進(jìn)行復(fù)審的環(huán)節(jié)，這樣除了制定和簽訂的人員之外，其他工作人員對合同的內(nèi)容并不是很了解，很容易導(dǎo)致合同未執(zhí)行完畢的部分出現(xiàn)拖拉、甚至違約現(xiàn)象，給企業(yè)造成不必要的損失。

三、完善房地產(chǎn)公司合同管理的方法

（一）建立起一套完善的適合本公司的合同管理制度

在內(nèi)部控制下的合同管理部分，房地產(chǎn)公司需要根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)的引導(dǎo)，并結(jié)合企業(yè)自身的特點(diǎn)和戰(zhàn)略目標(biāo)，制定一套合理的適合自己的合同管理制度。合同管理制度對合同涉及的各部門職責(zé)要有明確的規(guī)定，對合同制定、簽訂、執(zhí)行及后續(xù)管理各環(huán)節(jié)均要有詳細(xì)明確的規(guī)定，做到合同制定前、制定中、制定后均要有相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，切實(shí)維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益不受損失。

（二）設(shè)立規(guī)范的組織機(jī)構(gòu)

房地產(chǎn)公司要想管理好經(jīng)濟(jì)合同需要建立規(guī)范的組織機(jī)構(gòu)。首先，需要對相關(guān)員工進(jìn)行必要的培訓(xùn)工作，要讓他們在思想上對合同管理的工作加以重視；其次，需要建立一個專門的部門對合同進(jìn)行嚴(yán)格管理，合同管理部門的人員必須是能力強(qiáng)、素質(zhì)高、經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的員工；最后，需要根據(jù)房地產(chǎn)公司的具體情況來制定合同管理體系，使企業(yè)的合同管理制度更加完善。

（三）加強(qiáng)對合同各個環(huán)節(jié)的監(jiān)督管理

房地產(chǎn)企業(yè)想要加強(qiáng)對合同的管理，就必須加強(qiáng)合同各階段的審核監(jiān)督工作。

1.加強(qiáng)合同制定前的管理。首先需要對制定合同的規(guī)范非常熟悉，對合同的訂立內(nèi)容充分了解；其次，了解合同對方的各方面情況，確保對方當(dāng)事人具備合同履約能力；另外，對于涉及專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同要組織法律、技術(shù)及相關(guān)人員參與談判。

2.對合同制定中的監(jiān)督，要對合同的細(xì)節(jié)部分加以重視，防止在合同中出現(xiàn)漏洞，給企業(yè)造成不必要的損失。在這個環(huán)節(jié)要嚴(yán)格按照企業(yè)合同簽訂程序進(jìn)行，相關(guān)部門及人員對合同按程序進(jìn)行審核，特別注意合同的主體、內(nèi)容和形式是否合法，合同內(nèi)容是否符合企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，合同各項(xiàng)條款是否簽訂明確等。

3.合同履行過程中的監(jiān)督及控制。一是如果在合同履行過程中發(fā)現(xiàn)條款有誤、對方有欺詐行為，或國家政策變更、市場變化等客觀情況發(fā)生，可能或已經(jīng)對企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益造成不利影響時，應(yīng)及時按程序上報并和對方協(xié)商變更或解除合同事宜。二是合同履行中有糾紛的，及時安排相關(guān)部門及人員與對方協(xié)商解決，協(xié)商無法解決的按約定選擇仲裁或訴訟。三是加強(qiáng)合同登記的管理和監(jiān)督，定期對合同進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、登記和歸檔，詳細(xì)登記合同的訂立、履行和變更情況。另外，定期將相關(guān)員工集結(jié)起來，讓他們總結(jié)在此段時間內(nèi)合同各環(huán)節(jié)所遇到的問題和不足，并確定改進(jìn)方案，防止以后出現(xiàn)同樣的問題。

四、結(jié)束語

隨著房地產(chǎn)行業(yè)的快速發(fā)展，企業(yè)管理方面便會出現(xiàn)各種各樣的問題，比較重要的一點(diǎn)就是合同管理問題。本文以內(nèi)部控制下的房地產(chǎn)公司合同管理方法為題，分別從房地產(chǎn)公司合同管理常見的問題以及完善內(nèi)部控制下的房地產(chǎn)公司合同管理方法兩方面進(jìn)行分析，提出了一些對房地產(chǎn)公司來說相對適用的方法，希望可以為一些房地產(chǎn)企業(yè)加強(qiáng)合同管理方面有所幫助，從而達(dá)到提高房地產(chǎn)公司的經(jīng)濟(jì)效益以及社會效益的目的。最后，衷心的祝愿房地產(chǎn)行業(yè)能夠順利發(fā)展，再上一個新的臺階。

參考文獻(xiàn)

[1]余宜林，張海東.合同管理在施工企業(yè)中的重要地位[J].交通標(biāo)準(zhǔn)化.2004(10).

[2]鄧亞吳，張濤.基于VaR方法對房地產(chǎn)公司樣本數(shù)據(jù)的建立[J].智富時代.2015(S1).

第5篇

關(guān)鍵詞：醫(yī)院內(nèi)部控制；經(jīng)濟(jì)合同；合同管理

合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立變更、終止、明確相互民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系而訂立的協(xié)議，其建立在平等、互惠、公平、誠信的基礎(chǔ)上。合同在現(xiàn)代復(fù)雜的經(jīng)濟(jì)活動中是重要的契約形式。經(jīng)濟(jì)活動越活躍，簽訂的經(jīng)濟(jì)合同越多。企業(yè)對外發(fā)生經(jīng)濟(jì)行為，除即時即清方式外，均應(yīng)訂立書面合同。由于醫(yī)院長期以來是公益性的社會團(tuán)體，對于合同管理的概念意識淡薄，缺乏先進(jìn)的系統(tǒng)管理理念，存在諸多弊端和問題，因此加強(qiáng)合同監(jiān)管勢在必行。

一、醫(yī)院合同管理存在問題

1.合同管理制度不健全

部分醫(yī)院在合同簽訂前未認(rèn)真審核對方的主體資格，且沒有制定必要的會簽制度，致使簽訂的合同在內(nèi)容上存在疏漏。合同常出現(xiàn)內(nèi)容不完整，表達(dá)不準(zhǔn)確，條款不全面等現(xiàn)象。不僅影響了合同效力，且容易引發(fā)合同爭議。醫(yī)院財(cái)務(wù)未設(shè)立專門崗位管理合同，合同管理人員沒有系統(tǒng)學(xué)習(xí)過合同法，法律意識淡薄，責(zé)任心較低，導(dǎo)致醫(yī)院訂立出無效合同，不受法律保護(hù)。

2.合同格式不統(tǒng)一

醫(yī)院的合同種類較多，但卻沒有針對各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的格式合同文本，一般都是以對方單位提供的樣本為合同文本。由于此類文本大多由對方單位擬定，因此會在相關(guān)條款上顯失公平，給醫(yī)院造成損失。

3.合同監(jiān)控不嚴(yán)格

合同履行過程中，管理人員監(jiān)控不嚴(yán)格，導(dǎo)致合同履行不全面，使醫(yī)院陷入訴訟困境。合同產(chǎn)生糾紛時，由于缺乏法律知識，處理不當(dāng)，致使醫(yī)院聲譽(yù)和利益遭受損失。

二、醫(yī)院合同管理總方針

經(jīng)濟(jì)合同管理就是對整個交易過程實(shí)行監(jiān)控的行為。具體來說，事前管理就是在簽訂合同前對合同的抗風(fēng)險性進(jìn)行嚴(yán)格控制；事中管理就是合同履行過程的監(jiān)督；事后管理就是合同履行完成后后續(xù)問題管理。合同管理的目的就是規(guī)范醫(yī)院的經(jīng)營行為，提高經(jīng)濟(jì)效益，防范市場風(fēng)險。

首先，醫(yī)院應(yīng)該確定經(jīng)濟(jì)合同的歸口管理部門。根據(jù)衛(wèi)生部頒布《醫(yī)療機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)內(nèi)控制度規(guī)定（試行）》，由于醫(yī)院財(cái)務(wù)部門是合同付款的最終部門，因此作為合同的歸口管理部門是恰當(dāng)?shù)摹Ｘ?cái)務(wù)部內(nèi)應(yīng)設(shè)專門崗位負(fù)責(zé)全院的合同匯總管理。嚴(yán)禁不具備法人主體資格的部門直接或間接借用法人名義對外簽訂經(jīng)濟(jì)合同，以維護(hù)單位的合法權(quán)益，確保對外簽訂經(jīng)濟(jì)活動的合法、合規(guī)。醫(yī)院應(yīng)設(shè)相關(guān)規(guī)定以規(guī)范合同簽訂前各管理部門及其職責(zé)。

其次，醫(yī)院應(yīng)制定出合同擬定、審批、執(zhí)行等環(huán)節(jié)的具體程序和要求，定期檢查和評價合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)。如可制定如下合同簽訂流程圖：

其中，各經(jīng)濟(jì)活動部門是經(jīng)濟(jì)合同的承辦部門，院長辦公室是合同章的主管部門，財(cái)務(wù)處是經(jīng)濟(jì)合同的歸口管理部門，負(fù)責(zé)審核和合同文本歸檔管理，紀(jì)檢辦公室、審計(jì)處是經(jīng)濟(jì)合同的監(jiān)督部門，醫(yī)院聘請的法律顧問負(fù)責(zé)對合同的合法性進(jìn)行審查。在合同會簽審核應(yīng)同時提交的資料有：合同簽訂審核表；合同文本；其他文本（包括營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、招投標(biāo)文件、詢價資料、報價單）等。

三、合同訂立和履行過程中的具體風(fēng)險控制點(diǎn)及控制措施

1.合同簽訂前應(yīng)辦理相關(guān)的立項(xiàng)申請手續(xù)

立項(xiàng)申請由各使用部門填寫，申請內(nèi)容包括：合同的內(nèi)容、數(shù)量、價格、估算的金額等。申請經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由承辦科室會同醫(yī)院的財(cái)務(wù)、審計(jì)部門進(jìn)行細(xì)致的市場調(diào)研。對于不需要進(jìn)行集中采購的單項(xiàng)或批量金額達(dá)到50萬元以上的貨物和服務(wù)項(xiàng)目、金額100萬元以上的工程項(xiàng)目需進(jìn)行社會公開招標(biāo)；對于金額50萬元以下10萬元以上的項(xiàng)目，部分醫(yī)院規(guī)定需要組織醫(yī)院辦公會或黨委會決定項(xiàng)目的立項(xiàng)申請。承辦科室在提出申請前不得分解數(shù)額較大的經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目。

2.對對方主體資格的合法性進(jìn)行考察

合同訂立前，承辦部門及合同歸口管理部門應(yīng)當(dāng)充分了解對方主體資格是否合法。合法的主體是整個交易的基礎(chǔ)，如果主體不合法，會使整個交易處于不穩(wěn)定狀態(tài)，隨時可能導(dǎo)致合同終止履行。主體資格考察的大致內(nèi)容有：營業(yè)執(zhí)照是否真實(shí)有效，資質(zhì)及等級證書，審查法人證書及法人委托證書，自然人的檢查身份證明或其他證明身份的證件，其他組織或合伙企業(yè)檢查其執(zhí)照等。

其次，還要考察對方的信用狀況，包括： 對方的社會信譽(yù)和履約能力，核實(shí)對方的資產(chǎn)（資金）證明，產(chǎn)品的市場占有率及近三年是否有重大違約，是否涉及重大經(jīng)濟(jì)糾紛或經(jīng)濟(jì)犯罪案件等不良記錄等。醫(yī)院應(yīng)該制定詳盡的調(diào)查方案和注意事項(xiàng)，使醫(yī)院占據(jù)主動地位。部門經(jīng)辦人審核完成后，應(yīng)留存復(fù)印件，歸檔保存。合同雙方談判時，必須有兩人以上參加，不得由一人辦理合同業(yè)務(wù)的全過程。對于影響重大，涉及金額較高的專業(yè)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，應(yīng)當(dāng)組織法律、技術(shù)、財(cái)會等專業(yè)人員參與談判。談判過程中的重要事項(xiàng)和參與人員的主要意見應(yīng)予以記錄并妥善保存，作為編制合同條款的依據(jù)。

3.嚴(yán)格審核合同文本，實(shí)行合同示范文本制度

醫(yī)院應(yīng)對合同文本進(jìn)行嚴(yán)格的審核，并實(shí)行合同示范文本制度。凡已有統(tǒng)一示范文本的，應(yīng)按照示范文本補(bǔ)充有關(guān)專用條款后擬定合同文本。無統(tǒng)一示范文本的，由合同承辦部門組織草擬合同文本。所有合同文本均應(yīng)按合同審批程序報批。

在制定合同文本的過程中重點(diǎn)關(guān)注合同內(nèi)容的規(guī)范性，法定要素的齊全性，違約責(zé)任等關(guān)鍵條款的明確性及簽章填寫的規(guī)范性等。對于重大的或復(fù)雜的合同文本，應(yīng)當(dāng)組織內(nèi)部相關(guān)部門進(jìn)行審核。相關(guān)部門提出不同意見的，應(yīng)當(dāng)謹(jǐn)慎對待，必要時對主要條款進(jìn)行修改。

醫(yī)院訂立的經(jīng)濟(jì)合同由承辦部門提出，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核同意后交財(cái)務(wù)、審計(jì)、紀(jì)檢、法律顧問審核監(jiān)督并簽署意見，由法人代表或其授權(quán)的委托人簽訂，加蓋醫(yī)院合同專用章。涉及重大事項(xiàng)的需上報院長辦公會討論。授權(quán)簽署的合同，應(yīng)由院長簽署授權(quán)委托書。醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)合同一般應(yīng)簽署六份，雙方各執(zhí)三份。財(cái)務(wù)處、院長辦公室、承辦科室各留存一份。財(cái)務(wù)處為合同最終存檔部門，應(yīng)留存正本。財(cái)務(wù)處合同管理人員對合同按科室分類歸檔，并對每份合同逐一編號保存。編號可以以日期結(jié)合承辦部門進(jìn)行分類。

4.關(guān)注合同管理的規(guī)范性

合同歸口管理部門及合同的承辦部門，應(yīng)建立合同管理臺帳制。實(shí)行專人登記保管，避免因不及時歸檔造成合同遺失的問題，健全合同簽訂部門與財(cái)務(wù)部門的溝通機(jī)制，避免經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)與會計(jì)核算脫節(jié)。同時，應(yīng)針對不同性質(zhì)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，按其合同條款嚴(yán)格把關(guān)，遵循誠實(shí)信用的原則嚴(yán)格履行合同，對合同履行實(shí)施有效的監(jiān)控。關(guān)注合同執(zhí)行的規(guī)范性，強(qiáng)化合同執(zhí)行力度，及時主張權(quán)利并承擔(dān)義務(wù)，對于特殊事項(xiàng)應(yīng)及時簽訂補(bǔ)充協(xié)議或修訂合同文本。

5.加強(qiáng)合同專用章的管理

醫(yī)院的合同章保管制度應(yīng)充分運(yùn)用不相容職責(zé)相分離的原則，發(fā)揮部門間的監(jiān)督制約機(jī)制，做到合同管理與合同專用章管理崗位相分離。經(jīng)過會簽程序的合同由承辦科室的經(jīng)辦人持合同原件與經(jīng)濟(jì)合同審批表到合同專用章的管理部門蓋章才能生效。對于未經(jīng)過會簽及未經(jīng)合同歸口管理部門編號的合同，不予蓋合同章。合同專用章由醫(yī)院統(tǒng)一刻制，嚴(yán)格按照授權(quán)范圍使用。醫(yī)院對外簽訂的合同一律使用合同專用章，其他印章無效，否則財(cái)務(wù)部門不予付款。對于多頁的合同還需加蓋騎縫章，防止合同丟頁、漏頁。

6.加強(qiáng)合同付款管理

財(cái)務(wù)部門辦理合同付款時，合同管理崗人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同條款審核后辦理。對于按規(guī)定應(yīng)該簽訂合同卻沒有簽訂合同的，及未按規(guī)定進(jìn)行會簽的合同的，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒付。對未按條款進(jìn)行付款履約的，財(cái)會部門也有權(quán)拒絕付款。

7.建立合同的歸檔、保管與查閱制度

承辦部門應(yīng)配合財(cái)務(wù)部門定期對合同進(jìn)行清理核對工作。如有遺失、毀損要查明原因，及時處理，并追究相關(guān)責(zé)任。合同原件在無特殊的情況下不得外借。如有關(guān)人員應(yīng)工作需要確需查閱，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可以復(fù)印件借出，并辦理登記手續(xù)。

8.定期對合同履行、管理情況進(jìn)行評估

醫(yī)院應(yīng)按照內(nèi)部控制的要求，每年至少對合同履行、管理情況進(jìn)行評估一次。醫(yī)院合同管理部門應(yīng)及時檢查合同管理制度的運(yùn)行情況及其效果，對不適應(yīng)實(shí)際情況的制度提出修訂和完善意見。當(dāng)合同終止或履行完畢，應(yīng)對該合同簽訂和履行各環(huán)節(jié)存在的問題和采取的措施是否適當(dāng)進(jìn)行評估，對存在的問題應(yīng)分析原因，追查責(zé)任人。

總之，在醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同的管理中，應(yīng)以合同法及合同內(nèi)部控制規(guī)范作為工作的指引。對經(jīng)濟(jì)合同實(shí)行動態(tài)的、全過程的跟蹤管理。合同管理的相關(guān)人員在合同的每個環(huán)節(jié)，都要嚴(yán)格把關(guān)，以提高自身管理水平及業(yè)務(wù)素質(zhì)，促進(jìn)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動健康有序的蓬勃發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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第6篇

關(guān)鍵詞：施工單位；內(nèi)部控制；合同管理；措施

一、引言

對于施工單位來說，合同管理無疑是至關(guān)重要的。這不僅關(guān)系到企業(yè)和業(yè)主的責(zé)任和義務(wù)，同時，與企業(yè)的現(xiàn)實(shí)成本利益相掛鉤。如果不能將合同管理的作用發(fā)揮到最大，這將給企業(yè)帶來巨大的法律風(fēng)險。《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》中明確指出了合同管理是企業(yè)做好內(nèi)部控制的重要途徑之一。在我國國民體制改革的影響下，當(dāng)下的經(jīng)濟(jì)競爭壓力越來越大，同行業(yè)內(nèi)的法律風(fēng)險也越來越高，甚至一些風(fēng)險在未來的發(fā)展中將帶來巨大的危害。因此，企業(yè)需要加大對企業(yè)內(nèi)部控制中合同管理的力度，以確保將各種風(fēng)險降到最低。

二、施工企業(yè)內(nèi)部控制的特征以及合同管理的作用

（一）企業(yè)內(nèi)部控制的要素及特征企業(yè)內(nèi)控是企業(yè)內(nèi)部控制的簡稱，具體是指企業(yè)在一定條件下，為了提高經(jīng)營效率、達(dá)成經(jīng)營目標(biāo)、實(shí)現(xiàn)財(cái)產(chǎn)安全、保障經(jīng)營活動等而在企業(yè)內(nèi)部采取的自我調(diào)整、控制、評價、計(jì)劃等的管理手段。企業(yè)內(nèi)控的有效性往往取決于企業(yè)的整體的管理水平。企業(yè)內(nèi)控的主要形式有：事前、事中、事后。主要內(nèi)容包括：施工流程控制、環(huán)境控制、信息數(shù)據(jù)控制、風(fēng)險評估、內(nèi)部監(jiān)管等。由此看來，企業(yè)內(nèi)部控制囊括了企業(yè)所有的運(yùn)作程序，而不只是監(jiān)管部門的責(zé)任。（二）合同管理在施工單位的作用在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)程中，企業(yè)間的經(jīng)濟(jì)往來主要是通過合同的形式來完成的。可以說企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益、發(fā)展前景都與合同管理有著密不可分的關(guān)系，甚至可以影響著企業(yè)的命運(yùn)。合同管理主要是指企業(yè)對以自身為當(dāng)事人的合同依法定制、審查、監(jiān)管、控制、履行、終止等一系列行為的總稱。其原則包括：動態(tài)性原則、系統(tǒng)性原則、全過程性原則。這三大原則其中有一個原則履行不好，將給企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟(jì)損失。從上世紀(jì)七十年代開始，外國施工企業(yè)就開始非常重視企業(yè)內(nèi)控中的合同管理，在近幾年的發(fā)展歷程中，合同管理已經(jīng)逐漸發(fā)展為工程項(xiàng)目施工管理的一個重要分支。由此看來，合同管理是降低合同風(fēng)險，確保企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動正常進(jìn)行的必要手段，是企業(yè)的核心內(nèi)容。

三、施工企業(yè)合同管理存在的不足

（一）在企業(yè)內(nèi)部控制中對合同管理的認(rèn)識不到位。就大部分施工企業(yè)而言，他們往往更加重視工程的招投標(biāo)管理和施工的具體措施。將合同管理視為內(nèi)部管理部門的分內(nèi)之事，對企業(yè)的整體經(jīng)濟(jì)效益不會造成巨大的影響。因此，并不會將合同管理重視起來。但這就導(dǎo)致了合同管理人員不能夠真正的了解合同管理的全部流程和實(shí)施的意義，甚至?xí)霈F(xiàn)在施工單位與業(yè)主進(jìn)行業(yè)務(wù)往來時，由于日常信譽(yù)度評價較高，將合同流程簡化，更有甚者甚至不簽合同。諸如此類的現(xiàn)象將使得施工企業(yè)陷入法律風(fēng)險的境地。（二）合同管理制度的執(zhí)行力度低下。內(nèi)部管理制度執(zhí)行力度不夠的具體表現(xiàn)為：一方面，施工企業(yè)往往制定合同管理的制度，但是制度是根據(jù)《合同法》等相關(guān)法律規(guī)范制定的，不能做到根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況制定，導(dǎo)致企業(yè)在實(shí)施合同管理時無法將制度規(guī)定落到實(shí)處；另一方面，施工企業(yè)的部分領(lǐng)導(dǎo)居于合同管理的位置之上，導(dǎo)致合同管理不能有效進(jìn)行。（三）合同管理效率不高，綜合評價程度不夠。合同文本沒有經(jīng)過法律顧問和內(nèi)部法律監(jiān)管部門的審核，那么就會導(dǎo)致部門核發(fā)權(quán)力喪失，例如，公司業(yè)務(wù)部門在杭州進(jìn)行的招投標(biāo)的活動時，既沒有考慮建設(shè)監(jiān)管規(guī)范的差異，又沒有考慮所在單位太原和杭州的稅收差異，如果此時直接按照太原的稅收管理制度簽訂施工合同，那么必將會給企業(yè)帶來很大的經(jīng)濟(jì)損失。（四）忽略了合同的動態(tài)管理，后期監(jiān)管不到位。合同履行是一個動態(tài)過程，主要流程主要包括簽約、施工、變更、結(jié)算等多個環(huán)節(jié)。在施工過程中往往會出現(xiàn)很大的突發(fā)事件導(dǎo)致施工不能如期進(jìn)行。施工工期的順延、設(shè)計(jì)變更等都將成為合同管理中的問題，此時合同管理就顯得至關(guān)重要了。

四、施工企業(yè)內(nèi)部合同監(jiān)管不足采取的應(yīng)對措施

（一）建立健全施工企業(yè)合同管理體系。合同管理是一個相對復(fù)雜的系統(tǒng)工程，施工企業(yè)應(yīng)該按照內(nèi)控體系的規(guī)范制定出適合企業(yè)發(fā)展的合同管理體系。由此來降低施工企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險，保證將企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益最大化。梳理完善施工企業(yè)合同管理的主要措施主要有：1.將各部門在合同管理中的職責(zé)劃分清晰。在專業(yè)化分工愈發(fā)精細(xì)的現(xiàn)代施工企業(yè)當(dāng)中，沒有哪一個部門能夠清晰的了解和判斷企業(yè)涉及的合同管理風(fēng)險。因此，將職責(zé)劃分清晰能夠提高員工的內(nèi)控意識，也突出了合同管理的重要性。例如，經(jīng)營管理部門負(fù)責(zé)審查合同的技術(shù)性和工程項(xiàng)目的可研究性，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審查合同資金的支配方向，法律部門負(fù)責(zé)合同管理的稅務(wù)風(fēng)險等。2.按照內(nèi)部控制的要求設(shè)計(jì)合理的合同管理程序。合同管理的程序必須要嚴(yán)格體現(xiàn)授權(quán)權(quán)限，部門分工，流轉(zhuǎn)順序等多個內(nèi)容。施工企業(yè)應(yīng)該將合同管理匯總的管理流程梳理清晰，并按照內(nèi)部控制的要求制定針對性措施，將管理流程進(jìn)一步完善。施工企業(yè)合理的合同管理程序?qū)ㄟ^聯(lián)簽審批制度來呈現(xiàn)，由此來實(shí)現(xiàn)對合同訂立全過程的監(jiān)管。3.加大合同管理考核力度。施工企業(yè)應(yīng)該把合同管理的內(nèi)容納入管理部門績效考核的內(nèi)容當(dāng)中，這有利于調(diào)動員工的主動性。定期舉行合同管理的演講和重要合同履行情況的評價，通過總結(jié)以往合同管理的經(jīng)驗(yàn)和技巧，深化員工對合同管理的概念。（二）發(fā)揮合同管理在內(nèi)控中的作用。隨著施工單位在不斷的向國外發(fā)展的步伐，合同管理的領(lǐng)域也隨之而擴(kuò)大。施工企業(yè)通過合同管理及時揭示企業(yè)在施工經(jīng)營過程匯總的合同風(fēng)險事項(xiàng)，提出內(nèi)部控制的具體建議，目前已經(jīng)引起了決策領(lǐng)導(dǎo)的重視。只有將有效的合同管理作為一種控制機(jī)制，才能夠使得施工風(fēng)險降到最低。施工企業(yè)要積極發(fā)揮合同管理在企業(yè)內(nèi)控中的重要性，按照《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第16號——合同管理》要求，合同管理需要落到實(shí)處，實(shí)施合同統(tǒng)一管理，明確各部門職責(zé)分工，建立健全企業(yè)考核及責(zé)罰制度，使得經(jīng)濟(jì)管理水平不斷提（三）提高施工企業(yè)合同管理人員的素質(zhì)。人才是21世紀(jì)最稀缺的資源，人決定著管理體系運(yùn)行的好壞。另外，合同管理也在隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展而變的更加復(fù)雜，合同管理的工作壓力越來越大，相應(yīng)的施工企業(yè)內(nèi)控對合同管理人才的要求不斷提高。這就促使著企業(yè)必須建立起一支強(qiáng)大的合同管理人才隊(duì)伍，以此來降低企業(yè)法律風(fēng)險。施工企業(yè)要選擇具有法律和經(jīng)濟(jì)專業(yè)知識的高素質(zhì)復(fù)合型人才，加大對他們的培訓(xùn)力度，定期要求專業(yè)的合同管理顧問或律師來為其講解業(yè)務(wù)相關(guān)的知識，提高企業(yè)合同管理人員的綜合素質(zhì)。

五、結(jié)語

綜上所述，施工企業(yè)的內(nèi)部控制是企業(yè)運(yùn)行發(fā)展的前提，而合同管理又是內(nèi)部控制的核心。因此，企業(yè)要想長遠(yuǎn)的發(fā)展，就必須要加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制的合同管理，相信在未來的發(fā)展道路中，施工企業(yè)一定能夠在海內(nèi)外擁有更加廣闊的市場，發(fā)展道路一片光明

參考文獻(xiàn)：

[1]周俊林.淺談合同管理在施工企業(yè)內(nèi)控中的運(yùn)用[J].上海煤氣，2013（01）.

[2]蘇曼沙.合同管理在施工企業(yè)內(nèi)控中的應(yīng)用研究[J].中小企業(yè)管理與科技(上旬刊)，2016（01）.

第7篇

一、TX公司簡介

2010年8月正式注冊的TX公司，注冊資本額是1.8億元人民幣，根據(jù)業(yè)內(nèi)的世界通行最高標(biāo)準(zhǔn)T4建造，是我國目前唯一一間獲得T4認(rèn)證的信息服務(wù)商。TX公司的經(jīng)營業(yè)務(wù)非常多樣化，具體包括銷售電腦硬件以及軟件、提供專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)服務(wù)、提供系統(tǒng)集成與對接服務(wù)等。TX公司的結(jié)構(gòu)設(shè)置非常簡單，具體有：營銷部、資源部、客戶部以及財(cái)務(wù)部，各個部門的主要職能分別為：銷售公司的產(chǎn)品以及服務(wù)、管理系統(tǒng)集成以及軟件對接服務(wù)、處理客戶的咨詢與投訴等客戶服務(wù)、真實(shí)記錄會計(jì)信息與數(shù)據(jù)。TX公司具體的銷售業(yè)務(wù)整個過程為：營銷部負(fù)責(zé)與客戶接洽，并和客戶磋商合同細(xì)節(jié)，最終敲定產(chǎn)品的銷售價格，然后簽訂銷售合同，并將客戶的資料單獨(dú)建立檔案，上傳到管理系統(tǒng)之中；客戶部按照營銷部上傳的銷售合同向資源部發(fā)送訂單，并要求其根據(jù)訂單要求配置相應(yīng)的產(chǎn)品；資源部按照訂單信息完成相應(yīng)的資源配置；與此同時，財(cái)務(wù)部按照具體的合同信息開具發(fā)票并催繳銷售款。經(jīng)過筆者的實(shí)地調(diào)研，發(fā)現(xiàn)TX公司當(dāng)前對銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)控管理完全滿足內(nèi)控機(jī)制的要求，只不過對于應(yīng)收賬款以及銷售合同的管理方面還存在一定的疏漏。下面，就以銷售合同的管理疏漏為出發(fā)點(diǎn)，探究應(yīng)該如何做好內(nèi)控關(guān)鍵點(diǎn)的管理，進(jìn)而提升內(nèi)控機(jī)制的有效性。

二、 TX公司銷售合同管理現(xiàn)狀

合同是交易雙方關(guān)于產(chǎn)品交易所有約定的法律表現(xiàn)形式，是規(guī)范企業(yè)交易行為的重要保證，而且一旦交易雙方發(fā)生了糾紛，那么合同就是解決糾紛的最佳法律依據(jù)。若企業(yè)沒能管理好銷售合同，那么不但會造成企業(yè)內(nèi)部管理的低效盲目，經(jīng)營活動風(fēng)險的提高；還會令企業(yè)的應(yīng)有權(quán)益得不到相應(yīng)的保證。當(dāng)前，TX公司在銷售部業(yè)務(wù)人員和客戶經(jīng)過平等協(xié)商之后，會仔細(xì)列明合同的交易條款，并簽訂正式的銷售合同，公司有統(tǒng)一的合同格式，一式六份，雙方各執(zhí)三份；其中，財(cái)務(wù)部保存一份、銷售部保存一份、客戶部保存一份。合同正式生效之后，交易雙方會根據(jù)具體的條款開展合同管理工作。下面是筆者對TX公司銷售合同管理情況進(jìn)行的隨機(jī)調(diào)查結(jié)果：

（一）銷售合同管理現(xiàn)狀 有一個這樣的真實(shí)案例：TX公司將一處空置的機(jī)房出租給Y公司，雙方經(jīng)過磋商之后簽訂了租賃合同，合同約定：Y公司第1年承租TX公司空置機(jī)房的40%；第2年承租TX公司空置機(jī)房的80%；第3年承租TX公司空置機(jī)房的100%。合同約定的執(zhí)行日期是2011年6月1日。可是，實(shí)際上Y公司比合同約定的時間早了兩個月進(jìn)駐，2011年4月1日就已經(jīng)將服務(wù)器挪到了TX公司的空置機(jī)房中。于是，TX公司要求Y公司進(jìn)行合同條款修改，把合同時間改為2011年4月1日開始，之后兩年的順延時點(diǎn)都是4月1日。之后的合同修改工作，TX公司覺得既然Y公司已經(jīng)承認(rèn)了提早入駐的事實(shí)，那么在修改的合同上蓋章是遲早的事，就沒有繼續(xù)跟蹤之后兩年的順延時點(diǎn)變化的修訂。于是，在結(jié)算租賃費(fèi)用的時候，交易雙方就2012年以及2013年的順延時點(diǎn)存在分歧。但是因?yàn)門X公司并沒有Y公司蓋章的修改條款補(bǔ)充件，所以無法追討應(yīng)有的權(quán)益，只能按照初始的合同，損失了兩個月的租金收入。

（二）導(dǎo)致銷售合同管理問題的原因分析 筆者在梳理TX公司整個銷售合同管理流程之后，發(fā)現(xiàn)導(dǎo)致管理問題的原因主要有：

（1）TX公司剛剛成立不久，因此還處在起步初期，為了擴(kuò)大業(yè)務(wù)規(guī)模與占領(lǐng)市場份額，公司關(guān)注的是市場與銷售行為，公司上上下下都無形中秉承著“所有工作都是為了實(shí)現(xiàn)更好的銷售目標(biāo)”這一經(jīng)營理念，相比起靜態(tài)的合同管理，公司更加重視的是銷售額的增長速度與幅度。

（2）公司將重要資源都集中投放到了營銷部，令其在公司中屬于很“大”的部門，全權(quán)負(fù)責(zé)銷售合同的全過程，因?yàn)樾枰⒁馀c管理的環(huán)節(jié)太多，而且整個合同的簽訂過程有時需要很長時間，所以管理中難免存在疏漏。另外，營銷部具體進(jìn)行銷售合同的管理時，不但是合同的簽訂人，還是合同的審核人，因此監(jiān)督機(jī)制完全處于空白狀態(tài)，導(dǎo)致了管理中的盲區(qū)。

（3）TX公司暫時還沒有完善的信息管理系統(tǒng)。當(dāng)前，TX資源部是基于OSS系統(tǒng)配置各項(xiàng)產(chǎn)品與服務(wù)資源的；財(cái)務(wù)部則基于用友財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)做賬；營銷部則基于CIM系統(tǒng)進(jìn)行客戶以及合同的管理。很明顯，各個部門的系統(tǒng)之間缺乏有效的銜接機(jī)制，導(dǎo)致數(shù)據(jù)在部門之間的傳輸非常低效，從而缺乏相應(yīng)的監(jiān)督管理輔助。

三、TX公司銷售合同管理改善建議

（一）理順銷售合同管理流程 通過筆者的調(diào)查分析，認(rèn)為銷售合同并不是靜態(tài)的管理對象，應(yīng)該將合同管理貫穿于產(chǎn)品銷售的全過程，具體流程如下：

（1）準(zhǔn)備環(huán)節(jié)。具體可以拆解為：初步洽談交易事項(xiàng)達(dá)成銷售意向針對具體的交易價格、交貨方式、回款方式等磋商按照公司的統(tǒng)一合同模板，填充合同的詳細(xì)內(nèi)容合同進(jìn)入審核階段。

（2）簽訂環(huán)節(jié)。按照上環(huán)節(jié)的磋商結(jié)果，交易雙方簽訂正式的銷售合同。

（3）履行環(huán)節(jié)。雙方蓋章合同即生效，生效以后交易雙方就需要按照合同的約定履行自己的義務(wù)。另外，公司還應(yīng)該做好合同執(zhí)行的管理工作，并對合同執(zhí)行情況進(jìn)行科學(xué)的評估。

（二）明確銷售合同管理過程中的風(fēng)險 具體有：

（1）文本風(fēng)險。如果公司設(shè)定的合同模板中有重要約定事項(xiàng)的疏漏或者措詞方面存在歧義，就很容易導(dǎo)致TX公司的正當(dāng)權(quán)益受到損害；另外，如果TX公司未與交易對象簽訂銷售合同，同樣也有可能造成公司資產(chǎn)的損失；如果合同約定的事項(xiàng)違背了國家的法律，那么不但會導(dǎo)致TX公司受到主管部門的嚴(yán)厲處罰，造成經(jīng)濟(jì)損失，還會嚴(yán)重影響企業(yè)的聲譽(yù)，進(jìn)而打擊企業(yè)的競爭力。

（2）審批風(fēng)險。如果TX公司審批合同的過程不規(guī)范，存在越權(quán)審批的情況；或者公司未嚴(yán)格管理好合同印章，導(dǎo)致那些不符合公司管理要求的合同也同樣蓋上了印章；或者合同簽訂之后，隨意改動其中的條款；或者合同保管不善，導(dǎo)致信息外泄或者合同遺失等。

（3）執(zhí)行風(fēng)險。合同的執(zhí)行過程中，同樣也有可能產(chǎn)生各種風(fēng)險。不論是合同的履行還是合同的變更以及終止，都有可能導(dǎo)致 公司蒙受一定的經(jīng)濟(jì)損失，因此，一旦發(fā)生上述的情況， 公司必須積極采取應(yīng)對措施，力爭將自身的損失降至最低。

（三）設(shè)計(jì)合理的銷售合同內(nèi)控機(jī)制 具體如下：

（1）TX公司應(yīng)該在管理理念中加入“誠”“信”二字，具體怎樣做到，當(dāng)前最需要做的就是設(shè)定合理的管理目標(biāo)。企業(yè)的治理結(jié)構(gòu)中，最高級別的就是董事會，董事會掌控著企業(yè)整體的發(fā)展方向與戰(zhàn)略，因此，關(guān)注的是長期發(fā)展，自然設(shè)定的管理目標(biāo)也應(yīng)該系統(tǒng)化、合理化、務(wù)實(shí)化，不能只看重眼前利益，聚焦于短期的經(jīng)營數(shù)據(jù)。 公司的管理層受到董事會的直接領(lǐng)導(dǎo)，并向董事會匯報管理工作，管理層具體的工作職責(zé)就是將董事會制定的公司發(fā)展目標(biāo)分解為更加細(xì)致、更加具有針對性的分目標(biāo)，讓這些目標(biāo)不但能夠推動公司經(jīng)營業(yè)務(wù)的發(fā)展，還能把信用風(fēng)險穩(wěn)定在可控水平之內(nèi)。另外，管理層需要謹(jǐn)慎做出承諾，一旦做出了承諾就必須盡量遵守，從而讓客戶對公司產(chǎn)生信任感；在公司內(nèi)部也要積極培養(yǎng)誠信為本的人文氛圍，借助常規(guī)的管理工作，向員工灌輸誠信經(jīng)營的企業(yè)經(jīng)營理念，并將風(fēng)險防范意識牢牢植根于員工的腦海中。

（2）基于TX公司當(dāng)前內(nèi)控體系，可以在管理銷售合同的過程中，重點(diǎn)關(guān)注以下方面：首先，TX公司提供的產(chǎn)品和服務(wù)與普通企業(yè)有很大區(qū)別，而且客戶群都是企業(yè)個體，銷售過程中必須明確約定服務(wù)的起始時點(diǎn)與時長，以及所需提供的相應(yīng)資源，銷售合同必須雙方蓋章。合同簽訂好了之后，TX公司會按照合同的約定向客戶提供相應(yīng)的服務(wù)，而且已經(jīng)提供的服務(wù)客戶必須簽字確認(rèn)收到，并蓋上合同章，以表示TX公司已經(jīng)完成了合同約定的部分事項(xiàng)。其次，完善合同印章的管理。TX公司應(yīng)該安排專門的部門負(fù)責(zé)管理印章，并將已經(jīng)得到審批蓋章的合同，歸檔分類管理；如果是金額巨大或者對公司發(fā)展影響深遠(yuǎn)的合同，必須請交易對方的授權(quán)人到場當(dāng)面簽訂蓋章，若是需要TX公司先蓋好章之后寄給交易的另一方，那么除了在合同指定的蓋章位置蓋章之外，還必須在合同的每頁之間蓋上騎縫章，以免出現(xiàn)對方私自修改條款的情況；如果雙方在談判之后，書面合同未能及時準(zhǔn)備好，無法立刻簽訂的，必須在合同準(zhǔn)備好的第一時間進(jìn)行補(bǔ)簽；合同簽訂以后，公司應(yīng)該安排客戶部管理好交易對方的資質(zhì)以及合同副本；財(cái)務(wù)部留存一份進(jìn)行收款備案，合同的正本則交由營銷部存檔；TX公司需要對合同高度保密，嚴(yán)禁公司人員泄露任何合同中的信息，違者將追究其責(zé)任，必要時還應(yīng)采取法律手段。再次，必須保證銷售合同文本的嚴(yán)謹(jǐn)性。TX公司應(yīng)該安排專業(yè)人員進(jìn)行合同文本的審閱，確認(rèn)其中的價格、數(shù)量等信息不存在歧義，而且意思表述清楚。當(dāng)前，TX公司暫時還沒有專門的法律人員，因此，需要聘請專業(yè)的律師到公司進(jìn)行合同中約定的權(quán)利以及義務(wù)的確認(rèn)；財(cái)務(wù)部則負(fù)責(zé)審閱付款相關(guān)的合同約定事項(xiàng)；客戶部則審閱售后服務(wù)條款。第四，明確不同級別管理人員的審批權(quán)限。因?yàn)門X公司的銷售行為都是發(fā)生在簽訂合同以后，所以其會按照客戶具體的訂單信息進(jìn)行資源與服務(wù)的配置，因此在明確不同級別管理人員的審批權(quán)限時很難按照金額給定權(quán)限。這時候，筆者建議其可以把審批權(quán)限劃分為兩部分：即授信金額以及銷售實(shí)價。具體說明的話，如果合同約定的銷售實(shí)價低于公司報價的60%，或者授信金額高于50萬元人民幣，那么就需要營銷總監(jiān)親自進(jìn)行審批；如果合同約定的銷售實(shí)價高于公司報價的60%，但低于公司報價的80%，或者授信金額在10萬元至50萬元人民幣之間，那么營銷經(jīng)理有權(quán)進(jìn)行審批；如果合同約定的銷售實(shí)價高于公司報價的80%，或者授信金額低于10萬元人民幣，那么營銷人員有權(quán)進(jìn)行審批。不過，這里需要注意的是，上面探討的審批權(quán)限完全是針對營銷部內(nèi)部來說的，合同必須還要經(jīng)過其它部門以及公司總經(jīng)理的最終審批。如果公司因?yàn)榻?jīng)營的需要，要改變合同模板，那么一定要聘請專業(yè)法律人士進(jìn)行審閱，確定沒有法律漏洞的情況下才可以正式使用。合同的審批過程涉及的部門很多，而且每個部門的審批都需要一段時間，因此，若是每個部門都拖拉一點(diǎn)的話，那么合同的履行肯定會受到嚴(yán)重的影響。筆者建議TX公司設(shè)定合同的審批責(zé)任時間，針對當(dāng)前的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，合同在每個部門的審批時間不可以超過3天，一旦超出了時間上限，營銷部可以進(jìn)行提示，如果該部門仍然繼續(xù)拖延，那么就需要直接進(jìn)入下面的審批環(huán)節(jié)，當(dāng)然，未會簽部門在合同中的責(zé)任不會獲得豁免，公司默認(rèn)其審批通過了合同的各項(xiàng)條款，若是將來合同的履行過程中出現(xiàn)了問題，那么未會簽部門同樣需要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。第五，分離銷售合同管理中不同權(quán)限人員的崗位。為了提升銷售合同的管理效率，TX公司應(yīng)該將審批、執(zhí)行、監(jiān)督的崗位分離開來，絕對不可以一人兼多職，這樣可以有效避免權(quán)力交叉而產(chǎn)生的瀆職以及舞弊行為，降低公司銷售合同管理過程中的風(fēng)險。第六，完善合同違約處理機(jī)制。合同在履行的過程中，由于受到很多因素的綜合影響，因此，未必都能順利執(zhí)行到最后，出現(xiàn)變更或者違約的情況，有時也是正常現(xiàn)象。針對這種情況，筆者認(rèn)為，TX公司需要做好與當(dāng)事人的協(xié)商工作，盡量爭取達(dá)成一致，從而將損失降至最低。至于具體的合同糾紛處理，則需要根據(jù)糾紛情況，進(jìn)行相應(yīng)的處理；如果雙方在履行合同的過程中有糾紛，那么可以按照合同的約定進(jìn)行調(diào)節(jié)處理，若雙方能夠達(dá)成一致意見，則需要簽署糾紛調(diào)節(jié)備忘錄；若雙方?jīng)]能達(dá)成一致意見，則需要提交仲裁機(jī)構(gòu)仲裁或者提出訴訟。

（3）雖然TX公司各個部門都應(yīng)用了信息化系統(tǒng)，但是由于系統(tǒng)之間沒有有效的銜接機(jī)制，導(dǎo)致銷售合同的審批以及管理工作變得更加繁瑣復(fù)雜，管理效率也非常低下。筆者認(rèn)為，TX公司應(yīng)該開發(fā)出高度集成的系統(tǒng)，或者實(shí)現(xiàn)不同系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)對接，從而提升公司內(nèi)部信息流通的速度。

第8篇

摘 要：合同是企業(yè)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動的重要法律文件，同時也是產(chǎn)生爭議和糾紛的根源，企業(yè)需要建立一系列制度體系和機(jī)制保障來完善合同管理，促進(jìn)合同管理的作用得到有效發(fā)揮，使企業(yè)在履約過程中維護(hù)自身的合法權(quán)益，避免和減少企業(yè)損失，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

關(guān)鍵詞：合同 合同管理 誠實(shí)信用 登記管理

合同是企業(yè)與自然人、法人及其他組織等平等主體之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。企業(yè)合同管理是指企業(yè)對以自身為當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。合同的管理也成為企業(yè)發(fā)展的一個重要組成步驟，加強(qiáng)合同管理，有利于規(guī)范、約束市場主體交易行為，優(yōu)化資源配置，維護(hù)市場秩序。

一、企業(yè)合同管理內(nèi)部控制中存在的問題

1.在合同簽訂前錯誤判斷被調(diào)查對象的信用狀況，或在合同履行過程中沒有持續(xù)關(guān)注對方的資信變化，致使企業(yè)蒙受損失。對被調(diào)查對象的履約能力給出不當(dāng)評價，將不具備履約能力的對象確定為準(zhǔn)合同對象，或?qū)⒕哂新募s能力的對象排除在準(zhǔn)合同對象之外。

2.合同法制觀念淡薄，風(fēng)險意識差，重大的經(jīng)濟(jì)行為僅靠個別領(lǐng)導(dǎo)表態(tài)或一紙“意向書”，不簽訂合同就開始履行，一旦發(fā)生糾紛，企業(yè)的合法權(quán)益很難得到保護(hù)。

3.忽略合同重大問題或在重大問題上做出不當(dāng)讓步。談判經(jīng)驗(yàn)不足，缺乏技術(shù)、法律和財(cái)務(wù)知識的支撐，導(dǎo)致企業(yè)利益損失。泄露本企業(yè)談判策略，導(dǎo)致企業(yè)在談判中處于不利地位。

4.選擇不恰當(dāng)?shù)暮贤问剑贤c國家法律法規(guī)、行業(yè)產(chǎn)業(yè)政策、企業(yè)總體戰(zhàn)略目標(biāo)或特定業(yè)務(wù)經(jīng)營目標(biāo)發(fā)生沖突。合同內(nèi)容和條款不完整、表述不嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確，或存在重大疏漏和欺詐，導(dǎo)致企業(yè)合法利益受損。有意拆分合同規(guī)避合同管理規(guī)定等。對于合同文本須報經(jīng)國家有關(guān)主管部門審查或備案的，未履行相應(yīng)程序。

5.合同審核人員因?qū)I(yè)素質(zhì)或工作態(tài)度原因未能發(fā)現(xiàn)合同文本中的不當(dāng)內(nèi)容和條款。審核人員雖然通過審核發(fā)現(xiàn)問題但未提出恰當(dāng)?shù)男抻喴庖姟：贤鸩萑藛T沒有根據(jù)審核人員的改進(jìn)意見修改合同，導(dǎo)致合同中的不當(dāng)內(nèi)容和條款未被糾正。

6.企業(yè)或合同對方當(dāng)事人沒有恰當(dāng)?shù)芈男泻贤屑s定的義務(wù)，合同生效后，對合同條款未明確約定的事項(xiàng)沒有及時協(xié)議補(bǔ)充，導(dǎo)致合同無法正常履行。在合同履行過程中，未能及時發(fā)現(xiàn)已經(jīng)或可能導(dǎo)致企業(yè)利益受損情況，或未能采取有效措施。合同糾紛處理不當(dāng)，導(dǎo)致企業(yè)遭受外部處罰、訴訟失敗，損害企業(yè)利益、信譽(yù)和形象等。

二、加強(qiáng)企業(yè)合同管理內(nèi)部控制的措施

（一）建立健全的合同機(jī)構(gòu)

合理的合同管理模式不應(yīng)是針對某個時點(diǎn)、不應(yīng)是靜態(tài)的、也不僅僅是某個部門的事務(wù)，而應(yīng)該是連續(xù)、動態(tài)、相關(guān)責(zé)任部門共同的管理過程，其中包括：對合同相對人資信狀況的調(diào)查、合同條款的談判、合同樣本的起草和制定、技術(shù)性條款的設(shè)立、特別條款的約定、爭議事項(xiàng)解決機(jī)制的設(shè)立、合同的簽訂、合同的履行及爭議發(fā)生時相關(guān)部門的聯(lián)動等一系列環(huán)節(jié)。

合同的法律審查就是圍繞這一系列具體環(huán)節(jié)而展開的風(fēng)險預(yù)防和實(shí)時控制活動，是整個合同管理的核心，但其也離不開相關(guān)部門依各自職責(zé)和從各自角度的密切合作。在具體操作上，對合同管理實(shí)行歸口、分級、劃塊管理模式；合同歸口管理部門為合同一級管理部門；負(fù)責(zé)為業(yè)務(wù)部門提供法律服務(wù)，建立健全合同管理制度，監(jiān)督檢查和考核合同管理情況，參與重大合同的論證、談判、起草、審查、簽訂及合同糾紛的處理，統(tǒng)一管理法定代表人授權(quán)委托書和公證事宜，負(fù)責(zé)合同備案文本的管理，考核合同管理人員，組織合同管理知識培訓(xùn)等；各業(yè)務(wù)部門為合同二級管理部門，負(fù)責(zé)本部門的合同立項(xiàng)、可行性調(diào)查、文本草擬、簽訂、履行、爭議解決和履行過程中的檔案管理等，并向合同歸口管理部門定期匯總、上報合同履行情況；相關(guān)部門負(fù)責(zé)合同專用章的使用及合同履行完成后的文本歸檔工作。

（二）提高合同管理人員素質(zhì)

一要選好合同審查和管理的專職人員；二要建立崗位責(zé)任制，明確責(zé)、權(quán)、利。除此之外還應(yīng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)和法律培訓(xùn)，通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使得公司全員都能掌握基本合同常識和簽約技巧。例如，能認(rèn)識無效合同、可撤銷合同和有效合同的差別；在合同簽署過程中，合同承辦人會有意識地看擬蓋章的合同全部條款是否與已審查的合同條款相一致，合同對方加蓋的公章是否為有效的公章（而不是加蓋部門章，分公司是否獲得總公司授權(quán)，簽字的經(jīng)辦人是否有有效的授權(quán)書），加蓋的公章是否清晰可辨及擬蓋章處的合同主體名稱是否與合同約定權(quán)利義務(wù)一致（如有的合同保證人名稱被變更見證人），在合同文本上修改過的地方對方當(dāng)事人是否蓋公章予以確認(rèn)；此外，還能加強(qiáng)和提高防詐騙（刑事）、反欺詐（民事）的識別能力等等。

（三）企業(yè)應(yīng)當(dāng)與合同對方當(dāng)事人一起遵循誠實(shí)信用原則

1.強(qiáng)化對合同履行情況及效果的檢查、分析和驗(yàn)收，全面適當(dāng)執(zhí)行本企業(yè)義務(wù)，敦促對方積極執(zhí)行合同，確保合同全面有效履行。

2.對合同對方的合同履行情況實(shí)施有效監(jiān)控，一旦發(fā)現(xiàn)有違約可能或違約行為，應(yīng)當(dāng)及時提示風(fēng)險，并立即采取相應(yīng)措施將合同損失降到最低。

3.根據(jù)需要及時補(bǔ)充、變更甚至解除合同。一是對于合同沒有約定或約定不明確的內(nèi)容，通過雙方協(xié)商一致對原有合同進(jìn)行補(bǔ)充，無法達(dá)成補(bǔ)充協(xié)議的，按照國家相關(guān)法律法規(guī)、合同有關(guān)條款或者交易習(xí)慣確定；二是對于顯失公平、條款有誤或存在欺詐行為的合同，以及因政策調(diào)整、市場變化等客觀因素已經(jīng)或可能導(dǎo)致企業(yè)利益受損的合同，按規(guī)定程序及時報告，并經(jīng)雙方協(xié)商一致，按照規(guī)定權(quán)限和程序辦理合同變更或解除事宜；三是對方當(dāng)事人提出中止、轉(zhuǎn)讓、解除合同的，造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)向?qū)Ψ疆?dāng)事人書面提出索賠。

4.加強(qiáng)合同糾紛管理，在履行合同過程中發(fā)生糾紛的，應(yīng)當(dāng)依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，在規(guī)定時效內(nèi)與對方當(dāng)事人協(xié)商并按規(guī)定權(quán)限和程序及時報告。合同糾紛經(jīng)協(xié)商一致的，雙方應(yīng)當(dāng)簽訂書面協(xié)議；合同糾紛經(jīng)協(xié)商無法解決的，根據(jù)合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。企業(yè)內(nèi)部授權(quán)處理合同糾紛，應(yīng)當(dāng)簽署授權(quán)委托書。糾紛處理過程中，未經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)，相關(guān)經(jīng)辦人員不得向?qū)Ψ疆?dāng)事人做出實(shí)質(zhì)性答復(fù)或承諾。

（四）嚴(yán)把合同結(jié)算的重要環(huán)節(jié)

合同結(jié)算既是對合同簽訂的審查，也是對合同執(zhí)行的監(jiān)督，一般由財(cái)會部門負(fù)責(zé)辦理。主要管控措施：（1）財(cái)會部門應(yīng)當(dāng)在審核合同條款后辦理結(jié)算業(yè)務(wù)，按照合同規(guī)定付款，及時催收到期欠款；（2）未按合同條款履約或應(yīng)簽訂書面合同而未簽訂的，財(cái)會部門有權(quán)拒絕付款，并及時向企業(yè)有關(guān)負(fù)責(zé)人報告。

（五）完善合同登記管理制度

（1）合同管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)合同登記管理，充分利用信息化手段，定期對合同進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分類和歸檔，詳細(xì)登記合同的訂立、履行和變更、終結(jié)等情況，合同終結(jié)應(yīng)及時辦理銷號和歸檔手續(xù)，以實(shí)行合同的全過程封閉管理；（2）建立合同文本統(tǒng)一分類和連續(xù)編號制度，以防止或及早發(fā)現(xiàn)合同文本的遺失；（3）加強(qiáng)合同信息安全保密工作，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得以任何形式泄露合同訂立與履行過程中涉及的國家或商業(yè)秘密；（4）規(guī)范合同管理人員職責(zé)，明確合同流轉(zhuǎn)、借閱和歸還的職責(zé)權(quán)限和審批程序等有關(guān)要求。

由此可見，企業(yè)的合同管理已不再是簡單的要約、承諾、簽約等內(nèi)容，而是一種全過程、全方位、科學(xué)的管理。我們只有依法實(shí)施規(guī)范的合同管理，對違反制度的行為做堅(jiān)決斗爭，全面履行合同，我們還要實(shí)現(xiàn)合同管理信息化，只有這樣，才可以維護(hù)企業(yè)的良好信譽(yù)、合理規(guī)避市場風(fēng)險、保證其順利實(shí)現(xiàn)預(yù)定的經(jīng)營目標(biāo)，不斷提高經(jīng)營管理水平和經(jīng)濟(jì)效益，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的事業(yè)不斷發(fā)展和完善。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉赫.《怎樣進(jìn)行工程項(xiàng)目合同管理》.中國電力出版社.2009年01月01日.

第9篇

    關(guān)鍵詞:電算化;會計(jì)信息系統(tǒng);內(nèi)部控制

    隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,電子計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理技術(shù)在會計(jì)領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用,會計(jì)已經(jīng)從原有的記賬、報賬向著經(jīng)營管理領(lǐng)域的深度和廣度發(fā)展,對企業(yè)的內(nèi)部控制產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響,提高了企業(yè)的運(yùn)營管理效率。但是,由于計(jì)算機(jī)技術(shù)自身的問題以及會計(jì)人員業(yè)務(wù)水平和個人素質(zhì)等原因,會計(jì)信息系統(tǒng)的應(yīng)用也存在著許多問題。因此,必須加強(qiáng)會計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制以保證財(cái)務(wù)實(shí)行電算化后的系統(tǒng)正常、安全、有效的運(yùn)行。

    一、會計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的變化

    (一)內(nèi)部控制的組織形式發(fā)生了變化,控制范圍擴(kuò)大在傳統(tǒng)的手工會計(jì)工作環(huán)境下,內(nèi)部控制的原則是:職務(wù)相分離,職權(quán)不相容,不同的工作人員在各自確定的工作領(lǐng)域內(nèi)工作,各司其職,各級主管依照相應(yīng)的制度進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督。在電算化會計(jì)環(huán)境下,授權(quán)控制是最主要的組織原則。工作人員利用授權(quán)程序所提供的文件和口令,獲得相應(yīng)的權(quán)利,在會計(jì)電算化系統(tǒng)里處理授權(quán)范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)。內(nèi)部控制的形式已經(jīng)由原來的制度控制轉(zhuǎn)變?yōu)橹贫瓤刂坪统绦蜍浖刂啤＿@就意味著在新的會計(jì)工作環(huán)境下,加強(qiáng)財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)權(quán)限控制、口令管理程序控制、修改程序控制、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)權(quán)限控制等工作成為內(nèi)部控制的又一項(xiàng)重要的工作。

    (二)內(nèi)部控制的數(shù)據(jù)處理方式發(fā)生了變化

    在傳統(tǒng)手工會計(jì)工作環(huán)境下,科目匯總表、資產(chǎn)負(fù)債表、借貸試算平衡以及相關(guān)的財(cái)務(wù)報表分析均需要進(jìn)行人工匯總計(jì)算,使得財(cái)務(wù)人員的工作量很大,同時也容易造成數(shù)據(jù)上的計(jì)算錯誤。在電算化會計(jì)環(huán)境下,只需錄入原始數(shù)據(jù)或通過外部系統(tǒng)轉(zhuǎn)入機(jī)制憑證并在計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件的指導(dǎo)下進(jìn)行會計(jì)分錄,通過憑證的審核、修改、確認(rèn)由計(jì)算機(jī)自動完成打印輸出,科目匯總、借貸平衡等工作均由計(jì)算機(jī)自動完成,同時可以根據(jù)需要生成會計(jì)報表。(如圖:1)大大降低了財(cái)務(wù)人員的工作量,也避免了計(jì)算加總等工作出現(xiàn)的錯誤。

    (三)數(shù)據(jù)記錄方式和保存介質(zhì)的變化帶動內(nèi)部控制的變化

    手工會計(jì)方式下,數(shù)據(jù)記錄主要依靠工作人員的手工記錄,出現(xiàn)記錄錯誤的可能性加大,而且同一類數(shù)據(jù)可能會重復(fù)多次記錄。數(shù)據(jù)保存介質(zhì)是“紙”介質(zhì),保存這些介質(zhì)需要占用很大的空間,還需進(jìn)行放火、防水、防潮、防盜等工作。在電算化會計(jì)工作環(huán)境下,數(shù)據(jù)保存介質(zhì)是“磁盤”,磁性介質(zhì)。磁性介質(zhì)的采用節(jié)約了數(shù)據(jù)的保存空間,也使數(shù)據(jù)的存取方便了許多,同時通過數(shù)據(jù)拷貝、轉(zhuǎn)入等方法避免了手工記錄中出現(xiàn)重復(fù)記錄的現(xiàn)象。磁性介質(zhì)的保存除了需要紙介質(zhì)保存所需的部分工作外,還要進(jìn)行防病毒、防磁化等工作。由于磁盤存在著物理易損性,需要對磁盤進(jìn)行備份工作。

    二、會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制存在的問題

    會計(jì)電算化系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制是內(nèi)部會計(jì)控制的特殊形式,隨著計(jì)算機(jī)的發(fā)展特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展會計(jì)電算化系統(tǒng)將向著更加深廣的方向發(fā)展,將給企業(yè)的財(cái)務(wù)管理和經(jīng)營管理帶來新的機(jī)遇。會計(jì)電算化系統(tǒng)取代傳統(tǒng)的手工會計(jì)系統(tǒng)將是一種趨勢。但會計(jì)電算化系統(tǒng)在我國還是新生事物,與傳統(tǒng)的手工會計(jì)系統(tǒng)相比還存在著許多問題,具體表現(xiàn)在以下幾個方面:

    (一)職務(wù)相分離,職權(quán)不相容原則的重要性下降傳統(tǒng)手工會計(jì)信息處理的一條重要原則就是職務(wù)相分離,職權(quán)不相容原則。電算化后,這一原則的重要性下降甚至得不到遵循。由于系統(tǒng)操作的高度集中,許多崗位可以合并,許多手續(xù)合并到計(jì)算機(jī)統(tǒng)一執(zhí)行,會計(jì)工作人員大大減少,從而使一些不相容的職務(wù)得不到分離,降低了工作人員相互牽制的效力。如,有些會計(jì)人員既從事數(shù)據(jù)的輸入、輸出工作,又負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的報送,這樣就增加了他們在未批準(zhǔn)的情況下直接對使用中的數(shù)據(jù)和程序進(jìn)行修改、復(fù)制或刪除等操作的可能性,從而使會計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性及安全性受到威脅,也增大了作假舞弊的可能性。

    (二)會計(jì)電算化系統(tǒng)授權(quán)存在安全隱患

    傳統(tǒng)手工會計(jì)授權(quán)下,對于每一項(xiàng)業(yè)務(wù)的每個環(huán)節(jié)都有相應(yīng)工作人員的簽名或印章。簽名或印章的訪寫、仿造具有一定的難度。會計(jì)電算化系統(tǒng)授權(quán)方式是口令授權(quán),口令授權(quán)存在于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)部。口令對于稍懂計(jì)算機(jī)操作知識的人來說根本算不上什么秘密,因?yàn)榭梢岳@過財(cái)務(wù)軟件的相關(guān)控制措施,通過打開計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫進(jìn)入財(cái)務(wù)報表等系統(tǒng),則所有的財(cái)務(wù)秘密均可見。同時,業(yè)務(wù)人員可以利用特殊的文件或口令,獲得某種權(quán)利或運(yùn)行特定程序進(jìn)行業(yè)務(wù)處理,從而給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。例如:收買公司業(yè)務(wù)人員,通過非法取得他人口令,開出銷售提單;非法核銷客戶應(yīng)收賬款及相關(guān)資料;掌握公司顧客訂單密碼,開出假訂單,騙走公司產(chǎn)品等。口令一旦被竊取,很難發(fā)現(xiàn)。

    (三)會計(jì)電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)執(zhí)行主體和保存介質(zhì)存在安全隱患

    會計(jì)電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)執(zhí)行主體是計(jì)算機(jī)。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)由硬件和軟件構(gòu)成。由于硬件系統(tǒng)存在物理易損性,一旦硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障或因停電等其它非人為原因,將導(dǎo)致數(shù)據(jù)不能被處理,會計(jì)工作不能進(jìn)行。數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確、高效主要依賴于財(cái)務(wù)軟件的質(zhì)量和性能。一旦軟件質(zhì)量出現(xiàn)問題將會影響到數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確和速度。一旦程序中出現(xiàn)嚴(yán)重的病毒,將會嚴(yán)重危害系統(tǒng)的安全,若不能及時排除病毒很有可能擴(kuò)大損失。會計(jì)數(shù)據(jù)主要保存在計(jì)算機(jī)的磁盤或者外在軟盤、光盤中,一旦磁介質(zhì)由于受熱、受潮、折損等原因出現(xiàn)損壞,保存的會計(jì)數(shù)據(jù)將會丟失,如果沒有相關(guān)備份的話,將給會計(jì)電算化系統(tǒng)造成嚴(yán)重的損失,嚴(yán)重的影響到企業(yè)的會計(jì)工作。磁性介質(zhì)以磁信號存儲信息,如果數(shù)據(jù)被人為惡意修改不會留下任何痕跡。

    (四)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制出現(xiàn)新的問題

    網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是一個開放的環(huán)境,在這個環(huán)境下,任何信息在理論上都有可能被訪問到。會計(jì)電算化系統(tǒng)下,會計(jì)信息通過物理通信線路傳輸存在著很大的安全隱患。例如:網(wǎng)絡(luò)信息來源的多樣性,有可能導(dǎo)致審計(jì)線索的紊亂;網(wǎng)絡(luò)信息很有可能在傳輸過程中被非法攔截或者被人為篡改;網(wǎng)絡(luò)中存在的病毒和網(wǎng)絡(luò)“黑客”的侵襲都可能給網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的會計(jì)電算化系統(tǒng)帶來危害。

    (五) 會計(jì)電算化系統(tǒng)下差錯的重復(fù)性和蔓延性

    傳統(tǒng)手工會計(jì)系統(tǒng)下,由于數(shù)據(jù)處理環(huán)節(jié)相對分散,一個環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤,下一個環(huán)節(jié)還可以發(fā)現(xiàn)并更正。但是,會計(jì)電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理集中化、自動化,數(shù)據(jù)可以轉(zhuǎn)入、拷貝,因此一個業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)錯誤往往會重復(fù)出現(xiàn)幾次,從一個環(huán)節(jié)蔓延至其它環(huán)節(jié),導(dǎo)致整個系統(tǒng)數(shù)據(jù)失真,使得錯誤的嚴(yán)重性加大。例如:在錄入原始會計(jì)數(shù)據(jù)期間,錄入的錯誤數(shù)據(jù)就會再次用到會計(jì)科目匯總的過程中,影響到會計(jì)科目匯總的結(jié)果,導(dǎo)致科目匯總數(shù)據(jù)的錯誤。在進(jìn)行經(jīng)濟(jì)指標(biāo)分析時,又可能會再次使用到錯誤的科目匯總數(shù)據(jù)。從而,因一個數(shù)據(jù)的錯誤而導(dǎo)致一連串系統(tǒng)的錯誤,從而影響到整個會計(jì)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)失真。

    三、加強(qiáng)和完善會計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的若干對策

    會計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制是內(nèi)部審計(jì)工作的一部分,也是企業(yè)經(jīng)營管理的重要環(huán)節(jié),內(nèi)部控制的好壞成敗將決定著企業(yè)經(jīng)營管理的得失成敗。世界上凡是經(jīng)營管理成果出眾的企業(yè),一定擁有出色一流的電算化會計(jì)信息內(nèi)部控制系統(tǒng)。在我國,會計(jì)電算化系統(tǒng)尚處于初級階段,加強(qiáng)和完善會計(jì)電算化系統(tǒng)將是十分重要和必要的。

    (一)加強(qiáng)和完善會計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度

    1.加強(qiáng)會計(jì)電算化系統(tǒng)業(yè)務(wù)人員組織控制

    在會計(jì)電算化系統(tǒng)環(huán)境下,要對手工系統(tǒng)環(huán)境下的結(jié)構(gòu)做出調(diào)整,對各類會計(jì)崗位進(jìn)行重新的劃分,在授權(quán)過程中運(yùn)用內(nèi)部審計(jì),按照權(quán)、責(zé)、利相結(jié)合原則建立崗位責(zé)任制。對財(cái)務(wù)軟件的開發(fā)人員、維護(hù)人員和會計(jì)業(yè)務(wù)操作員、出納員進(jìn)行合理的崗位分工。形成三類工作崗位:系統(tǒng)設(shè)計(jì)與維護(hù)崗位、賬務(wù)處理崗位和專業(yè)核算崗位,堅(jiān)持不相容崗位相分離原則。

    2.加強(qiáng)會計(jì)電算化系統(tǒng)操作和維護(hù)控制