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摘 要 隨著我國計算機的普及和信息技術的發展，各項工作都步入信息化的行列，當然，檔案管理也不例外。電子檔案管理模式在很大程度上提高了傳統檔案管理模式的工作效率，為檔案管理工作提供了便利，但是與此同時也使檔案管理存在著安全隱患。本文主要闡述了電子檔案管理和傳統檔案管理各自的特點，并從中分析他們的異同，進而歸納出兩種檔案管理模式的利弊。
關鍵詞 電子檔案 傳統檔案 檔案管理 利弊
隨著社會的發展，日常辦公逐漸趨于自動化、網絡化和標準化，日常辦公幾乎屬于無紙化，不再需要紙和筆，而是直接在計算機上完成，所以，一般都是電子文件多于紙質文件。隨著電子檔案的增多，電子檔案管理成為必然，如何加強電子檔案管理以防文件的損壞和丟失，實現電子檔案管理的高效、準確、安全是我們在檔案管理工作中應該著重思考的問題。 電子檔案的特點
電子檔案管理不僅要管理電子信息，還要將電子信息與實體檔案緊密聯系起來，實現對電子檔案的識別、處理，并要求能夠在網絡上傳遞。電子檔案的特點主要有：第一、信息不能人工識別，傳統紙質檔案在記錄時都是采用人工可識別的符號，而電子檔案要通過計算機轉換才能夠被人識別;第二、信息的存儲具有高密度性，節省了存儲的空間;第三、信息管理具有方便快捷性，電子信息與載體之間無必然聯系，隨時可以分離，能夠復制存儲于不同介質之中，方便進行異地之間的傳輸和管理，節省時間;第四、方式多樣性，電子檔案與傳統檔案單一的文字記錄不同，可以利用多媒體技術記錄檔案，保持了檔案的生動性[1]。 電子檔案管理與傳統檔案管理的相同之處
電子檔案管理是在傳統檔案管理的基礎上形成的，電子檔案的記錄必須要依附于傳統檔案的真實記錄才能保證電子檔案的真實可靠;電子檔案管理的原理基本與傳統檔案管理相同，只不過是通過信息化的手段將其整合，提高了效率;電子檔案管理與傳統檔案管理所包含的內容相同，電子檔案管理是對傳統檔案的信息進行歸納，擴大了信息容量，實現了資源共享，能夠快速讀取信息。 電子檔案管理與傳統檔案管理的不同之處 電子檔案在歸檔時間上不同于傳統檔案
電子檔案的管理能夠根據文件完成的時間隨時歸檔，而傳統檔案管理要在整個過程結束后制定一個標準的表格在規定的時間內歸檔，在時間上缺少靈活性。由此可見，電子檔案隨時歸檔的好處是可以避免因時間問題而造成的文件丟失，保證了歸檔的完整性。 電子檔案在歸檔方式上不同于傳統檔案
電子檔案都是采用編碼對其管理，但是由于載體的不固定性和可修改性，很可能造成電子檔案的準確性、真實性缺失，而傳統檔案都是按照一定的次序進行編目之后，人工歸檔，保證了文件的真實、安全和完整。因此，在進行電子歸檔時，必須要隨時進行加密和認證，以保證其真實有效。 電子檔案在保管方式上不同于傳統檔案
電子檔案的保管主要是以光盤或磁盤為載體，但是這類載體易老化變質，而且在更換介質的過程中可能會影響文件的可讀性，而傳統檔案的保管需要保證紙質文件不受損壞，在轉移的過程中不丟失，對人工的要求比較高[2]。因此，在對電子檔案進行保管時，要求有關部門使用統一的格式對檔案進行存儲和傳輸，必要的時候可以打印一份紙質檔案作為備份。 電子檔案的查詢方式不同于傳統檔案
電子檔案在查詢使用過程中，可以在獲得權限之后，登錄檔案管理中心查閱相關信息，而傳統檔案在查詢過程中，需要先向上級申請，獲得批準后通過檔案號人工查找，浪費了大量時間，影響了工作效率。 電子檔案管理與傳統檔案管理的利弊
采用電子檔案管理節省了大量時間，可以有效提升檔案管理的效率，方便不同地區和不同部門之間進行數據傳輸，而且在查詢使用中更加方便快捷。除此之外，電子檔案管理符合當今社會的低碳環保理念，無紙化辦公在節約了資金的同時，減少了樹木的采伐，保護了森林資源[3]。
然而，任何一種管理模式都存在著不同程度的弊端。由于我國電子檔案管理起步晚，在法律監管上落后于一些發達國家，電子檔案管理面臨著很多挑戰，如何保證電子檔案的法律效應是一個重要的問題。電子檔案還存在著易丟失或因時間問題無法讀取的問題，所以在管理過程中要注意對文件予以保護和備份。此外，在信息技術如此發達的背景下，電子信息的安全性難以得到保障，各種病毒和黑客威脅著電子文件的安全，這就對管理人員的技術提出了較高要求，要對電子檔案采取加密和設置防火墻等措施。
結束語：
綜上所述，電子檔案管理方式的出現大大提高了辦公的效率，而且有效節約了森林資源，但是與傳統的檔案管理模式相比還有其不足之處，不能完全取代傳統檔案管理。因此，我們要加強對電子檔案管理的研究，推進電子檔案的標準化、安全化、準確化管理，使之更好地服務于社會。
參考文獻：
[1] 李丹一.對比研究電子檔案管理和傳統檔案管理利與弊[J].辦公室業務，2014（21）：88-88.
關鍵詞：電子檔案；傳統檔案；差異共性
傳統檔案是記錄個人或者組織在社會和國家發展中的各種重要的文字文獻，在歷史的發展過程中發揮著十分重要的作用，記錄著人類和社會發展的重大事件和發展歷程，這類檔案在以前較多的是以紙質或者實物的方式來進行記錄和登載。而電子檔案是利用當前最先進的科學計算機技術來進行檔案的記錄，利用電子的文檔和文件進行文字和其他事件的記錄，最后將整體的檔案進行有歸類性地整理和保存，這便是電子檔案的管理方式和管理目的。
1電子檔案和傳統檔案在管理上的差異
1.1電子檔案和傳統檔案的歸檔時間具有差異性
紙質的檔案和電子檔案的歸檔時間是不同的，紙質檔案一般要在進行細致的登入，進行相關的編號和分類處理，再進行細致的核對和審核整理后才能進行相應的歸檔的工作，完成后還要進行日常的處理和看護，歸檔時間還必須進行嚴格審核。而電子檔案可以進行隨時的登記和確認，利用電子計算機快速的計算和統計分類管理功能可以將繁多的檔案進行統一歸檔，且速度極快，最后以電子文件的形式發送給檔案保管和管理部門進行管理。
1.2電子檔案和傳統檔案的歸檔方式存在差異
電子檔案文件可以利用先進的計算機技術中的電子編碼技術，將需要記錄的文字進行數字化，再利用文件將這些數字化的數據記錄下來，不僅記錄耗費空間小記錄信息全面，而且可以實時進行檔案錯誤的修改，將原始憑證中的關鍵信息進行特殊記錄，但是卻較難以進行辨別和確認。而傳統的紙質檔案在歸檔時則只能進行傳統的書面記錄，且無法進行更改，存在較大的局限性，但卻沒有存在電子檔案在電子憑證方面難以辨別和真實的問題。
1.3檔案文件分類和編目方式的不同
電子檔案文件在進行分類和編目時主要還是利用了電子計算機的操作，首先在收到需要分類和編目的電子文件時，可以利用數字化程序對檔案文件進行唯一文件號的編制，根據文件號的規律進行進一步的分類號和歸檔號的編制，管理人員可以根據分類號的歸檔號進行分類管理。而傳統的紙質檔案的歸檔和分類一般是按照檔案的關鍵詞和主題詞進行錄入和分類，在管理時需要耗費大量時間進行主題詞的分類歸納，分類完在進行歸檔管理。
1.4電子檔案和傳統檔案保管方式存在差異
電子文件主要利用的是高內存的硬盤等載體進行保存和管理，而這類物理保存方法容易受到老化和變質的影響使其性能大不如前，其可讀性也會遭受一定的損害，但是由于科技的發展，文件的新載體和新儲存載體的不斷發展也促進著電子檔案的發展提升，傳統的紙質檔案在保管方式利用紙質的文件載體，這也給改善電子檔案保存環境的提供了一個有效方法，在接受完電子檔案后，可以打印出紙質版的檔案用來輔助保存，也是保障電子載體檔案保管的一個方式。
1.5電子檔案和傳統檔案的查詢利用方式存在差異
傳統的檔案的查詢方式主要是利用關鍵詞來進行相關的信息查詢，但是每次的查詢量可能較大，不一定能夠很快地查詢到用戶想要查詢的資料，因此在一定程度上比較浪費人力、物力和精力。而相比傳統的紙質檔案，電子檔案的的查詢方式則更為人性化和高效化，利用電子檔案的歸檔關鍵詞進行搜索，電子計算機可以搜索到用戶輸入的所有的相關的內容，以便讀者的選用，同時讀者還可以通過成為檔案數據庫的相關會員進行遠程登錄操作，在線上線下都可以進行相關的檔案文獻操作和查詢。
1.6不同檔案管理方式對檔案管理工作人員有不同要求
不同的檔案管理方式對于檔案管理的工作人員工作能力也有不同的要求，傳統檔案的管理需要管理人員具有一定的檔案管理知識和技能，能夠對檔案的管理進行基本的整理，但是電子檔案的管理則要求工作人員具有一定計算機操作和使用素質，要掌握最基本的計算機數據庫管理系統的操作要領和技巧，能夠進行電子檔案的分類、查詢和保存等基本管理手段，同時還要有創新能力，對電子檔案的管理方式能夠進行高效率的和高水平的提升，利用相關軟件，將操作技能大大提升，優化電子檔案的管理現狀。
2電子檔案與傳統檔案管理的共性方面
2.1傳統檔案是電子檔案的形成基礎
電子檔案并不是能夠憑空進行記錄的，其發展的基礎仍然是紙質檔案，檔案資源的電子化是建立在計算機科學技術發展的基礎上的，而紙質檔案的信息來源都是來自于社會的各項實際活動信息的記錄，也是反應社會情況的重要載體，因此這些檔案的信息資源是無法自覺地進入電子系統和網絡系統的，需要通過電子檔案化的手段進行錄入和傳播，才能形成電子檔案來進行更好的記錄。
2.2電子檔案管理基本原理是傳統檔案的集成和發展
電子檔案的管理并不是完全隔絕了傳統檔案的管理方法和理論，而是在其基礎上進行了極大的創新和提升，具有著傳統檔案管理方法不具備的多個功能，但是其發展到今天的水平也不是瞬間完成的，而是在發現傳統檔案管理和電子檔案不相適應的缺點和不足，有針對性地從服務和管理方面改善電子檔案的信息服務能力和保存能力，因此從服務手段、服務品質、管理能力和管理效果進行對比，電子檔案的發展都是對傳統檔案的集成和發展，而其為社會服務的功能也將會比傳統檔案更加突出和優秀，進一步增強檔案的實際管理功能。
2.3電子檔案進一步擴大了傳統檔案的信息來源
電子檔案由于其信息保存手段利用了最先進的電子科技技術和互聯網技術，開拓性地將檔案信息記錄變為了電子記錄的方式，使得電子版的檔案可以在網絡中進行檔案信息的傳播和使用，這也是傳統檔案所不具有的一大進步之一，傳統檔案的使用和傳播范圍較窄，而電子檔案除集成了傳統一些較好的優點外，信息來源的豐富更好地完善檔案的社會功能和服務功能，更好地為需求者和閱讀者提供服務。
3結論
綜上所述，隨著經濟和社會的快速發展，對于檔案的要求也越來越高，傳統檔案的記錄和保存方式已經越來越難以適應快節奏發展的社會腳步，因此電子檔案順應時代的需求出現并慢慢取代了傳統檔案的存在，但是電子檔案的發展也不是空穴來風，也是從傳統檔案這一土壤發展而來的，兩者是存在著一定的差異和共性的，在其運行方式、管理方法和傳播服務中都具有極大的共性特點，這也是電子檔案發展的基礎，從這些共性中取得發展的指導，但是電子檔案和傳統檔案也存在著不少差異，也在不斷地更新和加強，力求能夠更好地為社會服務和大眾服務。
參考文獻
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[2]孟繁友.組織機構代碼電子檔案管理及數據采集工作有效性探討[J].標準科學，2015（12）
[關鍵詞]檔案管理 電子文件 信息保護 差異
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）11-0206-01
隨著全球數字信息化的快速發展，管理自動化及辦公自動化進程的加快，人們進行交換文件的手段也逐漸從紙質走向電子媒體。這給檔案事業帶來嚴峻挑戰的同時，也以其全新的管理方式和創新思維模式為檔案管理工作提供了豐富發展的契機，而電子檔案的產生就是這種契機中典型的代表。但隨之而來的紙質檔案和電子檔案的共同期管理也成為一個擺在我們面前的新課題。因此，只有充分認識到電子檔案的特點及其與傳統紙質檔案的本質區別，揚長避短，充分發揮這兩種檔案的作用，才能做好檔案存儲和信息共享工作。
一、 紙質檔案與電子檔案管理工作現狀及發展趨勢
就目前檔案管理工作來看，在紙質檔案和電子檔案管理中存在很多問題：一是管理工作人員辦理程序不規范，技術能力單一，在實踐中不能較好的發 揮開拓與創新意識，致使許多檔案流失和保存不完整；二是存在紙質檔案和電子檔案兩者并存的現象，紙質檔案受時展的影響，規模越來越小，電子檔案則在信 息技術的支持下涉及的領域越來越廣，交叉和融合性發揮越來越好。
二、 紙質檔案與電子檔案簡介及特征
紙質檔案是人們為了紀念并保存一些有意義的事物而產生并加以利用的，也是我們最為熟悉的一種資料保存方式。電子檔案則源于具有保存價值并已歸檔的電子文件，依賴計算機的軟硬件及數據庫等，并存儲在磁帶、磁盤或光盤上，時刻記錄著人們的真實活動。
紙質檔案和電子檔案都具有各自的特征。紙質檔案主要具有保存時間長、易識別、存儲形式直觀等優點，是電子檔案所不能具備和替代的，但同時又 有許多弊端。
三、 傳統紙質檔案管理與電子檔案管理的區別
電子文件檔案化管理是由電子檔案部門集中統一管理電子文件，對電子文件采取社會化、自動化、標準化、網絡化管理，它不由文件形成部門或其它非專業部門來管理電子文件，也和傳統的檔案管理方式有所區別。
1、電子檔案的歸檔時間與傳統檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。而傳統的檔案的歸檔則是由檔案管理部門統一的搜集所填表格和報告，在這個過程中需要經過一定的周期，也就是說要對某項檔案進行統計時，應先制定一個固定的表格和紙質材料，然后進行發放、收回。
2、電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性，真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。傳統的檔案的歸檔方式相對于電子文件就比較簡便，是通過一定部門的證明開據，對現有的材料進行更改，在更改的過程中，由于介質是紙制品，所以沒有嚴格的驗證程序和要求，對于材料的保密性的要求也并不十分高。
3、電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異。電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。傳統的檔案的保管主要是通過對紙制品資料的存儲進行的，也就是說在管理過程中必須要占用一定的空間，而且要嚴格的控制存儲的環境，避免由于受潮和其他環境因素導致紙制品的破損和損毀，所以，傳統的紙制品資料的管理的難度比較大。
4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時 可以編制多角度、全方位的檢索工具 方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。傳統的檔案管理在分類的過程中，需要工作人員和檔案管理人員進行手工的分揀，也就是說要根據不同的類目要求和類型的區別，對各種檔案材料進行手工的逐一整理，這種情況下不僅耗費大量的時間和人力，還容易導致工作失誤，增加了檔案管理的難度，而現代電子文件的檔案化管理就有效的克服了這一問題。
5、 電子文件查詢利用方式和傳統檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經電子文件中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。傳統的檔案管理過程中，要想實現對某一個資料的查詢，必須要通過專門的檔案管理人員的查找和取件，也就是說要耗費一定的時間和精力，但是現代電子檔案的文件管理就有效的克服了這一不足。
四、 紙質檔案與電子檔案應并存管理
國家信息化發展戰略的實施，對社會的各行各業產生著劃時代的影響，尤其對傳統的思維方式和管理模式產生了革命性沖擊。檔案的管理模式包括管理體制、 管理手段必然進行根本性的變革。盡管電子檔案相對于紙質檔案有著某些優勢，而紙質檔案的優點是電子檔案所無可比擬的。對二者進行深入一層的分析，便可以發 現紙質檔案與電子檔案實際上有著某些不容忽視的聯系。在當今信息化社會，紙質檔案和電子檔案的載體不具有繼承性和相互否定性，二者發揮各自的優勢。紙質檔 案是保存和反映歷史真實面目的可靠記錄，電子檔案可以發揮在檢索、利用、傳輸、存貯等方面的優越性。在當前日新月異的數字時代，電子檔案和紙質檔案相輔相成，相得益彰，為社會經濟的發展發揮其巨大的作用。紙質檔案與電子檔案在當前以及今后相當長的一個時期將互為補充，取長補短，長期并存。
五、 結語
綜上所述，我們可以看出電子文件作為信息化時展的智慧結晶，為傳統的檔案管理工作創造了新的機遇和挑戰。因此，檔案管理工作人員在日常管理工作中不僅要熟練掌握紙質檔案的管理知識，更要充分了解到電子文件與其實施管理上的不同，管理的注意事項。同時，掌握先進的計算機網絡技術，以此加強電子文件的檔案管理工作，做到與時俱進，滿足信息化發展的需求。
參考文獻
[1] 彭堅.關于檔案“電子檔案和紙質檔案”管理問題的探討[J].檔案學研究，2012（1）.
關鍵詞:電子檔案 管理 系統
一、系統功能模塊設計的自動化、智能化與人性化原則
電子照片檔案管理系統一般包括數據采集、統計、檢索、和目錄打印等五大功能模塊。一套優秀的系統應將自動化、智能化與人性化充分體現于上述功能模塊中。自動化原則。屬性信息和歸檔信息由軟件自動采集,照片號和底片號可根據構成規則自動生成。需要人工操作的主要是內容信息和部分管理信息,約十余項內容。系統為方便用戶著錄,應提供用戶最方便錄入、最能提高效率的錄入工具,如Txt數據著錄模板、Excel數據著錄模板。大量內容相同的信息可通過下拉式復制拷貝完成,并可無縫導入電子照片檔案數據庫。自動化更體現在:只要著錄的信息準確、規范,就會自動生成各種統計圖表;自動生成各種適合紙質相冊的照片說明標簽、冊內目錄;根據利用和編研需要提供各種專題目錄,如歸檔照片分組目錄、全引目錄、專題目錄、攝影者目錄、年度目錄、內設機構照片目錄等。智能化原則。利用數據透視功能,數據質檢人員可從多個角度觀察數據的準確性和規范化程度,對數據進行清洗、轉換和規范。如照片號、底片號的與構成規則,題名、文字說明、年度、攝影者、拍攝日期等內容信息是否為非空字段。檔案員可自主地從多個角度進行統計分析,如可選擇專題、機構、年度、期限、冊號、組號、照片類型等作為維度,照片號作為計數的度量值,進行單項統計分析或組合統計分析。人性化原則。呈現給用戶的前端工具是“數碼書架”,既形象又美觀,非常貼近生活中的書架和相冊。用戶可建多個書架,每個書架可建多本相冊,每本相冊根據需要可放置幾十張至一百多張照片。相冊的封面、背景、芯頁均“可換膚”,還設計了背景音樂、書立和密碼。最好用的是它的移植性,管理者只需復制和備份Data文件,就可輕松將我們所做的電子照片包括照片說明等信息移植到另一臺裝有“數碼書架”的電腦中。電子照片管理的后臺采用Access或SQLServer數據庫,只需點擊一個按鈕,就能將前臺的電子照片和數據著錄信息傳遞并顯示在后臺數據庫中。這些數據庫中的信息可非常方便地上傳到數字檔案館(室)平臺,或轉成精美的照片陳列網頁,到數字檔案網站,供多人共享。照片檢索提供類似google的模糊檢索和高級檢索功能。
二、電子檔案管理系統的現代化功能
1、數據錄入功能檔案部門一項重要的工作便對對各種類型的檔案(如科技、文書、基建等)進行歸檔,包括錄入完整的工程項目信息、案卷信息及文件信息。一旦檔案信息錄入了歸檔庫,其他用戶即可通過(檢索子系統)在網上瀏覽、查詢,以及通過(借閱子系統)借閱所錄入的檔案。此外,(數據錄入子系統)還將完成所錄入的電子圖紙的批量掛接,以及修改后圖紙的重新歸檔等。檔案管理人員可以通過該子系統,在自定義的界面下錄入、編輯各種檔案數據原件的掛接,可完成項目錄入、案卷錄入、文件錄入等工作,并能對文件進行修改和重新歸檔。
2、數據檢索功能檢索子系統安裝在終端機上,提供檢索數據和瀏覽圖紙等功能。用戶登錄本系統后,首先選擇需要檢索的檔案類型,再用“數據檢索”或“分類檢索”檢索此類案卷或文件信息,若想用本地機上的系統瀏覽文件,可用“文件瀏覽器進行設置,在不同的終端上可以有不同的設置互不干擾。在用戶權限允許的條件下,可以直接瀏覽到所需信息的全文,可以下載到本地機上供檢索者利用。檢索完畢后,應用“退出系統”關閉檢索子系統,防止他人盜用用戶的身份和權力。
3、統計報表功能統計報表子系統的功能主要是根據用戶的要求選擇打印數據和制定報表樣式。如:案卷目錄、文件目錄、案卷封皮、備考表等。
4、數據轉換功能受網絡建設和存儲容量的限制,幾年前的檔案管理軟件主要是管理檔案的條目信息,為了進行數據轉換,首先需要進行轉換關系的定義,即指定原來數據庫的字段與本系統中某檔案類型數據庫字段的對應關系。
三、保障電子檔案的安全
為保證電子檔案的質量,系統應該提供一系列措施保障電子檔案在內容、結構上的安全,如它應該能記錄下那些因為隱含安全問題而被拒的請求等,以確保電子檔案的真實性。為保障電子檔案的真實性、完整性,筆者認為應從電子檔案密級設定、保密技術使用、系統備份與恢復三個方面著手。
1、保密技術。保密技術主要用于保證電子檔案在系統流轉過程中的真實性與有效性。電子簽名技術、電子水印技術、電子印章技術都是現在流行的電子檔案防偽技術。除此之外,一些適合電子檔案長久保存的文件格式也可以防止電子檔案被修改,如PDF文件格式。
2、系統備份與恢復。系統備份與恢復用于電子檔案管理系統在出現突發性事件時的恢復與備份,這項功能是否運行良好直接影響到整個系統的所有實體與功能。僅對利用實體與電子檔案使用者而言,如果用戶在交了費用但是還未得到電子檔案時發生突發性中斷事件,系統備份與恢復將記錄下用戶的交費行為,并在系統的隨后運行中將電子檔案發送給用戶。
3、電子檔案密級設定。電子檔案密級設定的主要目的在于將用戶的權限與相應級別的電子檔案相連。根據我國國家標準DA/T18-1999《檔案著錄規則》,檔案的密級可以分為:絕密級、機密級、秘密級、內部級、國內級、公開級等六個級別。筆者認為,鑒于電子檔案管理系統是面向廣大群眾服務的,服務種類多而且廣,系統可以根據服務的種類劃分更多電子檔案的密級,用戶訂購了哪種類別的服務,則相應具有哪種電子檔案的訪問權。
參考文獻:
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[2]安小米.《城市建設文件、檔案信息集成管理與集成服務的理論框架》.《檔案學通訊》,2004年第2期
關鍵詞：檔案利用；中國石油檔案管理系統；檔案搜索；檔案借閱；檔案報表；檔案編研
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044(2011)21-5049-02
Research on Records Using in Electronic Records Management System
HOU Li-li
(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)
Abstract: Whether the module of records using is good or bad, relates to value and efficiency of Electronic Records Management System in use. The functions of the whole and every modules in Electronic Records Management System of Petro China are introduced.
Key words: records using; Electronic Records Management System of Petro China; records search; records lending; records report; records editing
檔案利用，是檔案利用者通過檔案利用工作系統查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價值得以實現的過程。因此檔案利用模塊，是電子檔案管理系統中最重要的模塊之一，直接衡量著檔案管理系統的使用價值。開發一個好的檔案利用模塊，使檔案管理系統不僅滿足了用戶查詢搜索、借閱等功能，從長遠角度看，將成為一個內容非常豐富的知識平臺和社會資源。項目組在信息部的支持下，與微軟合作開發了中國石油檔案管理系統。本文主要介紹系統中的檔案利用模塊。
1 總體功能結構圖
檔案利用是用戶利用檔案資源進行工作，也就是各部門、各單位使用檔案的過程。包括檔案的搜索、借閱、報表、編研四個子模塊。如圖1。
2 各個子模塊功能
2.1 搜索
系統不僅可以利用檔案名、檔號、類別、歸檔單位、歸檔日期等項結合進行高級搜索，還支持全文搜索。
2.2 借閱
系統除了可以借閱實體檔案以外，還支持電子檔案的在線借閱。電子檔案的借出和歸還都是由系統自動完成，無需用戶手動操作。包括我的借閱、借閱審批、借閱辦理等標簽頁。圖2是檔案的借閱/歸還流程圖。
2.2.1 我的借閱
用于實現用戶的檔案借閱以及個人借閱管理的功能，是用戶自己的工作區。
包括我的借閱單、未歸還檔案和已歸還檔案三個標簽頁。
1）我的借閱單：保存在借閱列表中，但沒有上交審批的借閱檔案；
2）未歸還檔案：已通過審批借出，但未歸還的借閱檔案；
3）已歸還檔案：用戶曾今借閱過，并已歸還給檔案館的檔案。
2.2.2 借閱審批
是對用戶提交需借閱檔案的審核過程。
審批部門包括用戶本單位、歸檔單位、檔案部門和指定的業務主管部門。系統規定了三種審批流程：
1）借閱無密級檔案或借閱本部門有密級檔案，如圖3；
2）跨部門借閱有密級檔案（歸檔部門是一般情況），如圖4；
3）跨部門借閱有密級檔案（歸檔部門為空或歸檔部門和檔案保管部門是同一部門），如圖5；
2.2.3 借閱辦理
是由檔案館用戶進行管理，主要管理檔案的登記、借出、歸還、催還、借閱查詢等操作。
2.3 報表模塊
固定報表模板有檔基表、人員基本情況統計表、檔案利用統計表、歷年各類檔案庫存統計表、檔案庫藏情況統計表等。系統還支持自定義報表模板，檔案工作人員可以根據自己的需求定義報表的行和列。
2.4 編研模塊
編研模塊是為編研人員提供的一個討論平臺，其中包括編研編寫、匯編、參與等工作。
檔案編研的流程是：檔案管理部門人員填報“新建編研課題” 檔案管理部門領導審核 檔案編研。標簽頁包括待審批編研、進行中編研和已完成編研三部分。編研模塊的流程圖如圖6。
3 結束語
中國石油檔案管理系統目前已在中石油多家下屬單位上線。其中的檔案利用模塊以其強大的搜索功能、嚴密的借閱審批流程、方便快捷的電子檔案在線借閱、靈活的報表模板自定義功能以及高效的在線編研平臺，贏得了廣大單位用戶的好評。
參考文獻：
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一、電力系統檔案管理存在的問題分析
（一）電力系統檔案管理的特點
電力系統檔案與傳統意義上的企業行政檔案相比，具有覆蓋度廣、專業度高、利用價值高、檔案管理延續性強的特點。
電力工程是一項綜合度極高的工程，在電網建設過程中，會涉及土木工程、電力生產設備、電氣設備、通信技術、消防以及生態環境等多個層面。而凡是與電網建設及電力生產相關的技術，在應用和實踐過程中都會留下一系列的檔案資料，主要內容包括相關參數、工程方等，方便生產管理。電力系統檔案內容覆蓋面極為廣闊，同時也具有較高的專業度。
電力生產過程中會產生大量的生產記錄檔案，這種生產檔案實際上可以稱為科技檔案，因為它真實反映了生產過程中的方方面面。一方面，它可以作為電力企業的無形資產，提升電力企業的市場競爭力；另一方面，它又是電廠開展日常安全生產運行、檢修維護及技術改造等工作不可缺少的參考資料。在電力生產管理過程中，檔案具有重要的憑證作用和參考價值。
電網的建設往往是為了起到長期的電力生產和電力運營的作用。通常來說，水電站樞紐工程自投產，一般有50年以上的設計壽命，其設備設施的設計、制造、施工建設等技術檔案的保管年限與設備設施的壽命相當或者更長。后期在生產運行中形成的技術檔案詳細記錄了設備設施的缺陷、故障及診斷處理等信息。不同段所形成的科技檔案均為設備設施不可分割的連貫信息，因此，電力系統檔案管理不可間斷，具有很強的延續性。
（二）電力系統檔案管理存在的問題
電力系統檔案管理現階段存在的問題主要體現在以下幾個方面：
首先，電力系統檔案信息化管理、數字化管理的建設工作存在較大的不足。隨著信息技術與計算機技術的高速發展，利用這些先進的科學技術來進行檔案管理，能夠有效地提升檔案管理效率。同時，數字化的檔案保存形式不易遭到物理破壞，檢索過程也更加方便。但由于許多企業本身對于檔案管理的關注度不高，所以檔案管理的信息化建設工作有所落后或停滯，往往浮于表面，而沒有得到真正的落實。
其次，檔案管理的理論研究和業務指導滯后。電力系統檔案管理工作是新形勢下擺在電力系統管理部門面前的新課題，亟須加強這方面的理論研究和政策指導。特別是關于電力系統檔案的產權特征和法律地位問題，電力系統檔案在檔案資源建設中的地位和作用問題，電力系統在產權變更后檔案的流向以及對國家、社會有保存價值的檔案鑒定問題，都需要檔案行政管理部門在實踐中探索和完善民營企業檔案管理模式，出臺相關的政策，指導民營企業檔案工作穩步發展。
再者，檔案管理中存在安全問題。安全問題需要一分為二來進行剖析。一方面，是檔案庫房的安全問題，如庫房的設計布局不合理、庫房準入制度比較混亂等，都會造成檔案資料的遺失；另一方面，在數字化、信息化的檔案管理形勢下，由于內部網絡安全防護力較弱，容易出現檔案信息受到攻擊遺失或者被盜取的現象。
最后，則是電力企業檔案管理基層人員管理素質較低的問題。傳統的檔案管理工作內容簡單，對管理人員的綜合素質要求不高。但想要建設數字化、信息化的電力系統檔案管理形式，就必須要進一步提升電力系統檔案管理人員的現代化操作技術和管理技術。
二、強化電力系統檔案管理的相關對策
（一）完善電力系統信息化檔案管理建設
隨著電力生產精細化管理的深入開展，電力生產人員的工作效率必將逐步提高，利用快捷、高效的方式獲取信息資源成為他們的共同愿望。建立以計算機、互聯網為工作平臺的檔案數字管理系統，將檔案的保存功能向信息中心轉變，開展網上服務，提高利用效率，是滿足利用者服務需求的最有效途徑。一方面，要充分利用變電站局域網建立檔案主頁，使檔案管理系統與辦公自動化系統關聯起來，公開案卷目錄及卷內文件目錄，實現檔案信息網上查詢、檢索，使生產人員更方便查閱檔案室已藏檔案；另一方面，要最大限度地實現檔案資料數字化。檔案資料數字化后，在網上提供有限制性或非保密電子文件的查詢、利用服務，使利用者可以不受地域和時間限制，及時獲取自己所需的檔案信息，使服務變得快捷、高效、準確，大大提高檔案的利用率和使用價值。
在加大電力系統檔案信息化管理平臺建設的過程中，也要注重對信息環境的安全防護建設，不僅要在物理環境上保證紙質檔案的安全，還要保證有一個安全的網絡環境。與此同時，還應該建立嚴格的檔案查閱制度，通過對檔案信息系統用戶分層、設置用戶口令等方式來提升對信息查閱、使用的安全性。
（二）加強對電力科技檔案管理的理論指導
一方面，電力企業應該做好檔案收集、整理的基礎工作，為研究電力科技檔案管理的科學方法提供豐富的資料。在實踐過程中，相關檔案收集人員應該走入電力生產現場，深入了解電力生產過程，了解相關數據產生、變化的過程，從而提升自己整理檔案信息的能力，提升檔案整理的科學性和有效性，避免盲目性的整理。另一方面，在電力企業行業領域內，應該形成一定的信息共享或檔案管理交流活動，通過友好性的管理交流來綜合形成有效的理論指導，促進電力企業的共贏發展局面。
（三）提高基層管理人員的綜合素質
管理水平很大程度上受到管理人員素質的影響。電力企業首先要認識到檔案管理人員的重要性，通過提升福利待遇來進一步招攬高素質的人才。其次則是要對現有檔案管理隊伍進行整合和培訓，進一步優化檔案管理人員的結構，采用夜校培訓、集中學習等措施，不斷提升他們的檔案管理素質。
三、結束語
關鍵詞：電子公文檔案；管理系統；安全機制探究
一、引言
伴隨著信息化技術的快速發展，人們對于電子公文檔案管理提出了更高的要求，不僅需努力提升電子公文檔案的網絡化與智能化，更需注重其安全性。為此電子公文檔案管理部門必須加強對其的安全管理，制定科學合理的管理機制，為管理系統的安全運行提供保障。
二、強化安全管理理念的運行
眾所周知，理念具有先導性作用。隨著網絡的不斷發展，網絡安全隱患問題層出不窮，因此使得電子公文檔案管理也出現較多的安全隱患，進而使得電子公文檔案無法發揮其應有的作用。因此對于電子公文檔案管理部門的領導而言必須從戰略的高度重視對電子公文檔案的管理，制定科學合理的安全管理機制，安排專業的人員進行管理。同時加強對部門人員的培訓工作，增強其管理專業知識，始終在腦海中形成安全管理的理念，只有如此才能確保電子公文檔案得到安全的管理。
三、制定安全管理制度的制定
安全的管理制度可有效的為電子公文檔案的管理提供制度保障，只有確保電子公文檔案在規范的環境下運行，才能有效的加強對電子公文檔案的管理。為進行上述的工作，電子公文檔案管理部門人員必須按照相關的安全要求制定科學合理的安全管理制度，同時確保管理人員嚴格按照管理制度開展工作，使工作流程完全處于安全管理制度的監督之下。例如，對于管理人員而言，必須對管理人員的使用權限加以確定，切勿隨意登記電子公文檔案管理系統，避免出現人為因素。除此之外，還需加強對物理隔離模式的應用，嚴格執行身份認證制度，禁止管理人員以外的人員進入電子公文檔案管理系統，同時還必須加強對制度執行力的監督，避免是安全管理制度有名無實。
四、加強安全管理系統的建設
對于電子公文檔案的管理而言，只有加強各部門之間的協調配合，才能真正實現對其的安全管理。關于某個單位，其電子公文檔案管理系統需要由管理部門與管理人員組成，而安全管理體系則必須將單位中的所有部門進行整合，全部納入到安全管理體系中，以避免出現安全管理漏洞。除此之外，還必須加強各部門之間的工作與技術的協調性，避免使安全管理出現“空白點”，以此來真正發揮安全管理體系的作用。
五、加強數據庫的安全建設
所謂的數據庫安全建設即是指避免使數據庫中的數據遭到非法的入侵與非法下載及使用。目前較為成熟的數據庫管理系統為非關系全文檢索數據庫Trip。其安全機制分為不同的層面，對于數據庫的訪問在數據庫級、記錄級、字段級三個層面予以授權，對用戶的訪問權限與訪問內容進行控制。當數據庫被破壞時，可根據相應的日志文件對原因進行查找，并進行恢復，同時還可對數據庫進行備份，便于相關管理人員的使用。此數據庫擁有四級用戶權限，即系統管理員、文件管理員、用戶管理員與一般用戶（如圖1所示的用戶權限圖）。系統管理員擁有最高的系統管理權限，只有通過系統管理員才可以有效的生成文件管理員與用戶管理員，以實現對電子公文檔案的有效管理，若未經過系統管理員的授權，則任何人不可以進入電子公文檔案的管理系統，使電子公文檔案始終處于安全的運行管理之下。
六、加強應用程序安全的管理
應用程序安全通常被視為電子公文檔案管理系統的安全核心，只有從源頭上杜絕安全隱患的出現，才能有效的確保電子公文檔案系統的安全運行。電子公文檔案管理單位可使用共同的電子公文檔案管理系統，然而必須注意的是不同的部門需要建立不同的數據庫，并建立嚴格的使用權限。為確保系統的安全，管理部門必須不定期的對數據庫資料進行備份并進行歸檔處理。一旦歸檔，數據庫資料將完全被寫入不可擦除的光盤中，使其真正成為不可被刪除的檔案，為日后管理人員的查看提供便利，最為重要的是避免了數據庫資料的丟失。除此之外，為確保系統的安全運行，電子公文檔案管理部門還必須采用安全設計技術。系統可自動的記錄用戶對于系統的任何操作并形成日志文件，使系統管理員可以及時的發現系統存在的安全隱患。
七、拓展安全管理的內容
若想加強電子公文檔案的管理，除做好日常的管理工作外，還必須對安全管理內容進行拓展，以此為加強電子公文檔案管理系統的安全運行提供額外的保障。為實現上述目標，安全管理部門必須加大進行物理安全管理、技術安全管理與軟件安全管理的工作，只有如此才能確保安全管理更為全面的開展工作。為此必須發揮協調機制的作用，各部門各司其職并加強溝通，對于安全隱患及時的發現并排除，尤其是在數據安全方面，管理者需要在U盤、光盤與云存儲中同時進行備份，實現“三管齊下”。
八、結束語
綜上所述，電子公文檔案管理是檔案管理的重要內容，與紙質檔案共同構成了檔案管理體系，雖然我國已進行范圍較廣的電子公文檔案管理應用，然而對于其中存在問題也不容忽視，只有加強全方位的安全管理，才能有效確保電子公文檔案管理系統的正常運行。
參考文獻：
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論文摘要:為了更有效防止文件的非法訪問和輸入、輸出。就需要一套合理有效的電子文檔安全管理方案。以犯罪行為心里學為理論指導,以安全事件過程管理為主線,實現事前預防、事中控制、事后審計的安全管理。
現在大家談論到信息安全,首先想到的就是病毒、黑客入侵,在媒體的宣傳下,病毒、黑客已經成為危害信息安全的罪魁禍首。然而,對計算機系統造成重大破壞的往往不是病毒、黑客,而是組織內部人員有意或無意對信息的窺探或竊取。從技術上來講,內部人員更易獲取信息,因為內部人員可以很容易地辨識信息存儲地,且無需擁有精深的it知識,只要會操作計算機,就可以輕易地獲取自己想要得資料,相對而言,黑客從外部竊取資料就比較困難,首先,他們要突破防火墻等重重關卡,然后,還要辨別哪些是他們想要的信息。
fbi和csi對484家公司進行了網絡安全專項調查,調查結果顯示:超過85%的安全威脅來自單位內部,其中16%來自內部未授權的存取, 14%來自專利信息被竊取, 12%來自內部人員的欺騙,只有5%是來自黑客的攻擊;在損失金額上,由內部人員泄密導致的損失高達60,565,000美元,是黑客所造成損失的16倍,病毒所造成損失的12倍。這組數據充分說明了內部人員泄密的嚴重危害,同時也提醒國內組織應加強網絡內部安全建設。
1 電子文檔泄密途徑主要有以下幾點
1)通過軟盤驅動器、光盤驅動器、光盤刻錄機、磁帶驅動器等存儲設備泄密;
2)通過com、lpt端口、調制解調器、usb存儲設備、1394、紅外線等通訊設備泄密;
3)通過郵件、ftp等互聯網方式 泄密;
4)接入新的通訊或存儲設備,如:硬盤;
5)通過添加打印機、使用網絡打印機將資料打印后帶出;
6)通過便攜式電腦進入局域網竊取信息,帶離單位;
7)隨意將文件設成共享,導致不相關人員獲取資料;
8)將自己的筆記本電腦帶到單位,連上局域網,竊取資料。
此外,還有很多其他途徑可以被別有用心的內部人員利用以竊取資料。
2 傳統解決方案的弊端
傳統方案一:“我們已經部署了防火墻或專網”
防火墻或專網可以防止外部人員非法訪問,但不能防止內部人員有意或無意地通過郵件或者移動存儲設備將敏感文件泄露。
傳統方案二:“我們給文檔設置了訪問口令”
口令并不能從根本上解決問題:先口令可以隨著文檔一起傳播;
其次即使設置了口令只能簡單的區分用戶是否可以訪問該文檔,而不能限制用戶對該文檔的操作權限(如復制、另存和打印等操作)。
傳統方案三:“我們安裝內網安全管理系統封住電腦usb接口、拆掉光驅、軟驅、內網與外網斷開、不允許上互連網絡 ”
文檔的原始作者泄密;文檔在二次傳播的過程中失、泄密。
3 電子文檔安全有效控制方案
為了更有效防止文件的非法訪問和輸入、輸出。就需要一套合理有效的電子文檔安全管理方案。
以犯罪行為心里學為理論指導,以安全事件過程管理為主線,實現事前預防,事中控制,事后審計的安全管理。
3.1制定周詳的事前預防策略
1) 控制信息傳遞途徑,如通訊設備、存儲設備;
2) 通過網絡接入保護,限制外來電腦接入局域網;
3) 報警策略能夠提示非法接入;
4) 互聯網信息傳遞阻斷策略能夠阻斷非法信息傳遞。
3.2 對泄密行為事中記錄和控制,并及時啟動控制和報警策略
1) 對泄密過程進行屏幕記錄,方便現場查看,事后回放;
2) 詳盡的電子文檔操作痕跡記錄,包括訪問、創建、復制、改名、刪除、打印等操作,便于信息泄密事后追查;
3) 集中審查終端共享,防止共享泄密行為。
3.3 詳盡的日志信息,提高了事后追查的準確率
1) 進行電子文檔操作及屏幕記錄;
2) 對互聯網信息傳遞進行記錄,便于信息泄密事后追查;
3) 審計系統用戶日志。
4 電子文檔安全系統功能及技術闡述
1)禁用設備
程序功能:可按某臺、某組或整個網絡禁止使用哪些設備,包括:存儲設備、通訊設備、打印設備、新加入的設備及其它屬性。
管理作用:根據風險評估,制定事前預防策略,根據策略對相應的設備進行禁止,預防文件泄密。可以靈活的開啟,不影響正常使用。
2)報警規則
程序功能:設置某個或某類文件的各種操作報警規則。
管理作用:對泄密者添加泄密設備(如:閃存、移動硬盤等)實現及時報警,對相應的文件或某個類型文件的操作實現及時報警,為安全事件發生后進行及時管理提供幫助。
3)網絡端口管理(接入保護)
程序功能:通過設置禁用139和445端口,控制共享端口。
管理作用:可根據需要靈活的設置外來計算機跟網內計算機的通訊方向。
4)網絡共享
程序功能:可以及時查看和刪除網絡內任意計算機的網絡共享文件夾。
管理作用:員工往往因為工作需要設置共享文件夾,卻容易被別有用心的員工或外來計算機竊取。
5)文檔操作
程序功能:可以詳細的記錄每個員工在本機及網絡上操作過的文件,包括訪問、創建、復制、移動、改名、刪除、恢復以及文檔打印等記錄。
管理作用:讓泄密行為的痕跡得到監控,為泄密行為的事中發現,事后追查提供了幫助,彌補了電子文檔安全管理中的最薄弱環節。
6)鎖定計算機
程序功能:可以鎖定網絡內任意計算機的鍵盤和鼠標操作。
管理作用:若發現網內計算機有非法操作,可及時控制,挽回損失。
7)郵件、ftp和msn監控
程序功能:記錄通過pop和smtp協議收發的郵件正文內容及附件,如:outlook、foxmail等,可記錄通過web方式、ftp收發的郵件、傳輸的文件目標去向及名稱。
管理作用:實現互聯網傳遞信息的安全管理,實現郵件備份管理,提高事后追查的便利性。
8)上網限制
程序功能:通過多種策略規范員工上網行為,比如:收發郵件、瀏覽網頁、ftp、使用其它連接。若外發數據超過一定數值,可阻斷此類行為。
管理作用:方便管理者對網絡行為進行集中控制,避免通過互聯網進行信息泄密。
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關鍵詞：電子文檔控制方案管理
引言
隨著計算機網絡的飛速發展，計算機已經成為企事業單位日常辦公不可或缺的重要工具，大量的文本文件、圖形文件、表格文件、影像文件等電子文檔信息不僅包括企業秘密，更有甚者還包括國家秘密在網絡上共享和傳播，為工作提供了極大地便利，同時也增加了重要信息泄密的風險。在信息安全面臨嚴峻挑戰的形勢下，電子文檔安全工作應當引起越來越多的重視。
1.電子文檔存在的安全隱患和風險
電子文檔是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。主要依賴計算機系統存取并可在通信網絡上傳輸。它看得見，摸不著，在一般管理模式下，通常依賴保密管理制度強制實施，輔以人工監管手段來達到防護電子文檔的安全，但這給日常工作帶來了諸多的不便和風險。它的易傳播、易擴散性也成為了企業管理的安全隱患。主要表現在以下幾個方面：
（1）共享在局域網上的文件夾及文件沒有加密措施；
（2）分散的輸出方式不利于安全管理；
（3）復印、打印設備使用權限難以控制；
（4）打印審批存在效率低、難以記錄的問題；
（5）涉密文件的生命周期安全管理嚴重依賴于人工；
（7）終端用戶的日常操作和網絡行為沒有監控和審計管理，難以形成全面、細致的日志審計和統計報表輸出。
（8） 惡意文件/病毒通過U盤、光盤、網絡輕易進入系統，導致文檔數據丟失。
1.1此外，還有內部人員有意或無意地泄密。
隨著全球信息化時代的來臨，計算機泄密行為呈上升趨勢。一個惡意的泄密事件往往會給企業造成難以估量的后果：輕則需要投入巨額資金進行補救，重則將會使一個企業置之死地。權威數據顯示，幾乎所有的中國企業對電子文檔都沒有任何防護措施，企業對于信息有保護措施的不到3%。一些機密性的資料，電子文檔輕易就可以通過電子郵件和移動硬盤泄密到網絡外部。全球最具權威的IT研究與顧問咨詢公司Gartner調查顯示：有超過85%的安全威脅來自組織內部，而內部網絡各種安全漏洞造成的損失中，30% - 40% 是由電子文件的泄露造成的，而在 Fortune（財富雜志）排名前1000家的公司中，每次電子文件泄露所造成的損失平均是50萬美元。
2.電子文檔安全有效控制方案
為了更有效防止電子文檔的泄密，就需要一套合理有效的電子文檔安全管理方案，保障最核心的電子文檔的安全。
2.1以授權管理作控制
通過技術手段對文檔的查看、下載、打印、修改、刪除等權限進行控制，嚴防泄密，提高保密安全管理水平，變分散、無序的設備輸出管理為集中而有序的監控管理。設備使用、用戶權限可控，避免非授權使用設備，用戶權限可管理。對使用者進行權限設定，來控制其是否有復印、打印、彩色輸出等權限，并且還可通過設定配額以控制輸出；使用者可通過身份認證進行文件輸出；打印機、復印機等輸出設備平時處于鎖定狀態，非授權人員無法使用復印及打印功能。
2.2以數據文檔安全為核心
對指定進程和特定文檔其創建，編輯，保存自動加密，非授權用戶無法明文打開特定文檔；打印輸出采取閉環管理，文件需要先進行審批，審批通過后，通過身份認證，自動嵌入條碼打印輸出，通過條碼進行自動化快速文件回收，全面記錄文件打印、審批、回收等全周期信息，確保打印出的即為經過審批的，且打印內容與審批內容一致，打印者即為得到打印輸出文件的第一人；做到安全打印，避免文件丟失、敏感信息泄露，確保打印內容與審批內容一致，避免誤操作，減少浪費，自動負載均衡，減少排隊。
2.3以監控審計作追查
特定管理人員可查看打印復印日志，可以全程追溯文件生存的全生命周期；通過柱形圖餅狀圖等方式，直觀的顯示任一時間段內,輸出設備的使用負荷、部門輸出、個人輸出情況。全面而詳盡的電子化日志記錄，變紙質人工登記為自動電子化日志記錄，且信息更為全面，便于日后審計和追溯。
3.電子文檔安全系統功能及技術闡述
電子文檔安全管理系統是根據電子文檔安全有效控制方案詳細設計出的一套管理系統，主要應包括以下功能：
3.1安全認證：采用口令加USBKEY等方式通過管理控制臺對登錄系統進行進行身份認證控制，不同的身份在服務器上有不同的存儲區。通過此管理方式，可滿足一人一臺、一人多臺及多人一臺使用電腦的實際情況。
3.2文檔管理：采用文檔標密和定密的方式，對文檔起草、批準、審批和審核全生命周期進行控制。對不同性質的部門、用戶和用戶組制定不同的權限策略，文檔創建時按策略標記文檔權限屬性，屬性包括創建者、可使用的部門和用戶列表。
3.3安全存儲：提供網絡硬盤功能，對加密的電子文檔上傳服務器進行集中存儲，進而實現對本地涉密電子文檔的備份。只有數據擁有者能查看和使用，即使其它合法用戶也不能查看和使用他人的數據。
3.4人員管理：對系統中所有用戶按照人員崗位職責及涉密范圍進行統一的密級管理。采用人員定密的方式對用戶的密級分為絕密、機密、秘密、非密四種。針對不同密級用戶，可配置強制加密策略，在文件交換時，文件不能由高密級用戶傳到低密級用戶。
3.5文檔流轉：根據人員密級和文檔的密級，嚴格控制文檔流轉過程，防止合法用戶對文檔進行非法操作。文件對內部或外部協同流轉時，需提交文檔審核申請修改文件權限，審核的文件副本和操作記錄日志，保障內部文檔安全順暢流轉；外部發送文檔的安全協同。
3.6文檔輸出打印：電子文檔打印輸出需要通過部門或上級領導的審核通過后，才能將電子文檔進行刻錄或U盤導出，導出形式可以根據保密需要進行加密處理。對電子文件打印輸出執行嚴格的打印申請、審批流轉，對涉密文件輸出紙張采用數字水印技術，自動嵌入條碼打印輸出，用戶刷卡輸出，嚴格執行安全保密管理規章制度對于打印管理的要求。
3.7安全管理與審計：根據安全保密管理規章制度設置系統提供系統管理員、安全保密管理元和安全審計員三員，不同管理員的權限設置應相互獨立、相互制約，確保系統滿足“三權分立”原則，各行其職，各盡其責。系統管理員單獨查看某 個文件的操作歷史，安全保密管理員查看整個文件夾的操作歷史，安全審計員查看整個系統所有用戶的操作歷史。
3.8病毒掃描防護：實現病毒掃描引擎，上傳文件，均會進行病毒掃描，如果發現病毒，會通知管理員進行處理。
總之，做文檔安全的目的是為涉密電子文檔的管理提供一套有效的管理辦法，防止內部重要電子文檔被泄密，實現了對電子文檔全生命周期的安全管理。
結束語：
