時間：2023-06-02 15:28:17
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【關(guān)鍵詞】基礎(chǔ)工作；檔案管理；現(xiàn)代化
一、實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平
從科學(xué)與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。
1、全面普查案卷，去糟取精
這是實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。
2、重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
3、結(jié)合本館實際規(guī)范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。
4、范題名保證檢索查準(zhǔn)率
檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準(zhǔn)因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請示”凡不要求批復(fù)的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。
另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項中的人名、地點、時間與機構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。
二、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>
傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。因為存儲量大，檔案管理部門不能對已經(jīng)歸檔的檔案材料，進(jìn)行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，檔案管理工作的重點也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔①Y源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對檔案信息資源進(jìn)行管理。經(jīng)過信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實現(xiàn)檔案資源信息的價值和使用價值，它能為經(jīng)濟發(fā)展、科技進(jìn)步、社會繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù)；它能創(chuàng)造最佳的社會效益和經(jīng)濟效益，使之真正成為未來信息社會國 民經(jīng)濟和社會發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。
2、應(yīng)建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案
要實現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，為此，人們要做好以下幾項工作：首先，改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案熔化管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。
另外，在電子檔案使用過程中，我們也應(yīng)注意到一是電子檔案安全性問題。因為計算機網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數(shù)量也急劇增加，特別是計算機網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來的問題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。二是電子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范化和程序化管理；相當(dāng)數(shù)量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數(shù)電子檔案與其相對應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。
三、結(jié)語
在當(dāng)代信息化迅速發(fā)展的今天，在加強檔案管理工作時，要根據(jù)檔案自身的特點，不僅要注重硬件建設(shè)，充分利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更要注重軟件建設(shè)，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質(zhì)，不斷加強各個環(huán)節(jié)的溝通、管理。只有這樣，才能順應(yīng)時代的發(fā)展，準(zhǔn)確、快速地向社會提供有利的信息資源，最終做到既能節(jié)約開發(fā)資源，又能提升信息時代檔案管理的層次和工作效率。
關(guān)鍵詞：檔案管理；基礎(chǔ)工作；作用
中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A
前言
近些年來,隨著國民經(jīng)濟和人們生活水平的飛速發(fā)展,人際之間的交流和交往也變得越來越密切。與此同時,檔案的重要性也逐漸現(xiàn)象了出來,成為企業(yè)工作的種種之中。檔案管理工作的優(yōu)劣直接關(guān)系著企業(yè)工作的進(jìn)度,同時也關(guān)系到每一個群體的基本信息和參考數(shù)據(jù)。就目前企業(yè)發(fā)展而言,檔案工作直接決定著一個員工的工作業(yè)績、獎金和職位的提升等。但是由于交往的密切性,使得目前檔案管理工作數(shù)據(jù)信息量龐大、工作系數(shù)難度高和管理人員現(xiàn)代化管理理念的完善。基于此,在目前檔案管理管理工作越來越受到人們的重視,其基礎(chǔ)管理也得到了人們的關(guān)注。
一、檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用
現(xiàn)代檔案管理中做好檔案管理基礎(chǔ)工作是提高檔案管理效率和管理水平的前提，檔案管理基礎(chǔ)工作直接影響現(xiàn)代檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，因此需要進(jìn)一步完善檔案管理基礎(chǔ)工作，提高現(xiàn)代檔案管理工作水平。
（1）、提高檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化
現(xiàn)代檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是衡量檔案管理水平的重要指標(biāo)，檔案管理基礎(chǔ)工作需要將檔案進(jìn)行分卷整理，歸檔，將檔案進(jìn)行分類管理。一些部門由于對檔案管理工作重視不足，一定程度上存在一些無用的檔案，通過檔案管理工作可以將這些檔案剔除，將現(xiàn)有的檔案進(jìn)行重新組合，提高檔案管理的工作效率。檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化很大程度上取決于檔案查找的效率以及檔案的完整性，檔案基礎(chǔ)管理工作將檔案進(jìn)行標(biāo)題分類管理，對檔案的頁碼和信息進(jìn)行了歸類和管理，提高了現(xiàn)代檔案管理的規(guī)范化水平。
（2）、確保檔案檢索的準(zhǔn)確性
檔案管理基礎(chǔ)工作其中重要的一項內(nèi)容就是進(jìn)行檔案信息的輸人和檔案的歸類，便于今后檔案的查找和管理。做好檔案管理基礎(chǔ)工作可以方便檔案的檢索，隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理也逐漸采用信息技術(shù)，將檔案信息輸人信息庫，方便檔案的檢索和使用。要想及時準(zhǔn)確地找到檔案信息這需要在檔案管理中正確將檔案分類，準(zhǔn)確輸人信息，如果其中一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都難以找到準(zhǔn)確找到檔案。
（3）、提高檔案的利用率
檔案管理基礎(chǔ)工作水平的提高有助于提高檔案的利用效率，在檔案管理基礎(chǔ)工作中會對檔案按照輕重緩急進(jìn)行分類，對于一些比較重要的檔案信息優(yōu)先加工，一些不重要的檔案信息可以稍后加工，這樣可以挑選出一些比較有價值的檔案，提高檔案的使用率。另外在檔案信息輸人信息庫中可以對檔案的檢索進(jìn)行完善，比如可以檢索關(guān)鍵詞或者主題詞，這樣可以提高檢索效率，更快更準(zhǔn)地找到所需檔案信息。
二、檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)狀分析
（1）、缺少高素質(zhì)的檔案管理人員
當(dāng)前大多數(shù)單位的檔案信息管理人員年齡偏大，這種不合理的人員結(jié)構(gòu)一定程度上影響了檔案信息管理水平。一方面年齡比較大的檔案管理人員對于新的檔案管理知識以及檔案管理系統(tǒng)并不熟悉，并且這些工作人員的學(xué)習(xí)這些新的知識存在一定的困難，影響檔案管理水平。另一方面缺少掌握先進(jìn)管理知識和管理理念的檔案管理人員，在信息時代，檔案管理也逐漸采用信息化管理，檔案的存檔和檔案的檢索都可以借助信息系統(tǒng)，由于缺少掌握信息系統(tǒng)的工作人員，一定程度上影響了檔案管理信息化水平的提高。
（2）、檔案管理工作不規(guī)范
檔案的檔號是進(jìn)行檔案基礎(chǔ)工作的重要途徑，而在我國目前的檔案管理工作中，由于管理員的重視程度不夠、專業(yè)基礎(chǔ)不扎實等原因，往往導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范，例如：缺少目錄號、出現(xiàn)一卷多冊等情況、檔號的命名不規(guī)范，導(dǎo)致出現(xiàn)重名等現(xiàn)象，從而影響了檔案的唯一性，以及相關(guān)檔案的及時查找；檔案標(biāo)題不能準(zhǔn)確全面地反映檔案基本內(nèi)容，不利于檔案的定位和價值鑒定；還有一些檔案沒有卷內(nèi)目錄和索引，僅靠標(biāo)題查找，給檔案管理和檢索帶來極大難度；檔案管理不夠仔細(xì)，很多案卷出現(xiàn)缺頁、少頁、斷面等情況，尤其是一些存放時間較長的文檔，此類問題更加嚴(yán)重。
（3）、檔案管理現(xiàn)代化程度不高
目前，我國企業(yè)檔案還沒有完全具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件，傳統(tǒng)的以人工整理和歸檔的現(xiàn)象普遍存在，檔案管理的現(xiàn)代化程度還不高。計算機信息技術(shù)在檔案管理，尤其是信息檢索方面的應(yīng)用還不夠普及，尤其是一些小型的檔案存放館，普及度更低，這一定程度上影響了檔案管理基礎(chǔ)工作的效率，也不利于檔案和資料的及時、準(zhǔn)確、全面查找。
（4）、檔案案宗不科學(xué)
在檔案管理工作中,案宗是最為關(guān)鍵的一部分,但是由于在目前檔案管理體系中,我們對于檔案案宗的認(rèn)識不夠,造成了檔案管理工作中還存在著諸多的問題與缺陷,在應(yīng)用的過程中對于整個館藏內(nèi)容和龐大的案卷數(shù)量而言存在著十分復(fù)雜的問題和隱患,這些問題的存在是一個極為欠缺的工作模式,也是目前工作中對于整個檔案管理質(zhì)量較為欠缺的一環(huán)。
三、檔案管理基礎(chǔ)工作完善措施
（1）、提高檔案管理工作人員素質(zhì)
工作人員素質(zhì)的提高是息息相關(guān)的，檔案管理基礎(chǔ)工作水平的提高與由于當(dāng)前檔案管理基礎(chǔ)工作人員的年齡結(jié)構(gòu)不合理，一定程度上影響了檔案管理的水平。今后需要進(jìn)一步提高檔案管理基礎(chǔ)工作人員的素質(zhì)。一方面需要改善檔案管理工作人員隊伍的年齡結(jié)構(gòu)，增加一些年輕的檔案管理工作人員，增加檔案管理人員隊伍的活力。單位可以引進(jìn)一些掌握新的檔案管理知識的工作人員，這樣有助于引進(jìn)一些現(xiàn)代化的管理方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平。另一方面加強現(xiàn)有工作人員的培訓(xùn)，向他們傳授一些新的檔案管理知識，不斷提高人員素質(zhì)。同時鼓勵工作人員加強自身學(xué)習(xí)，通過學(xué)習(xí)檔案管理知識和信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高工作效率和工作準(zhǔn)確率。
（2）、加強檔案管理工作
首先，從組織上加強檔案管理工作建設(shè)，明確專門的檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，并定期進(jìn)行監(jiān)督和抽查；建立專業(yè)的檔案工作機構(gòu)，配備具備良好專業(yè)知識的檔案人員。其次，健全和完善檔案管理工作體系，結(jié)合現(xiàn)代檔案管理的需求，制定嚴(yán)格的歸檔、保管、鑒定、借閱等工作流程，加強檔案校核力度，實行歸檔審查和借閱等級審批制度，通過流程來把控檔案管理工作的質(zhì)量，明確檔案工作職責(zé)，建立健全工作規(guī)章、管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，并建立相關(guān)的獎懲和考核制度。
（3）、加快檔案基礎(chǔ)工作的現(xiàn)代化步伐
計算機信息技術(shù)在檔案基礎(chǔ)管理工作中，具有重要的作用。尤其是在檔案檢索中，極大地提升了檔案基礎(chǔ)工作的效率，可以通過與檔案號編制、檔案關(guān)鍵詞提取、檔案目錄編制等基礎(chǔ)工作的配合，通過目錄、索引、關(guān)鍵詞檢索等方式，進(jìn)一步提升檔案管理工作水平。加快檔案基礎(chǔ)工作的現(xiàn)代化步伐，首先應(yīng)該逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，降低人工出錯的概率，提升勞動效率和準(zhǔn)確度，其次，應(yīng)該積極推行和使用各類新型計算機信息技術(shù)，重新組合案卷、統(tǒng)一分類號、規(guī)范檔案的題名，建立以計算機檢索為核心技術(shù)的檔案信息化管理系統(tǒng)。
（4）、重新組合案卷，實現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
四、結(jié)語
現(xiàn)代檔案管理方法是滿足現(xiàn)有社會需要的一個重要進(jìn)步,為保證現(xiàn)代檔案管理工作的效率,提高檔案管理的利用效率,檔案管理工作人員需要從基礎(chǔ)做起,全面有效的提高檔案管理工作的基礎(chǔ)質(zhì)量,以現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行深入系統(tǒng)的分析,從而實現(xiàn)檔案管理的綜合性控制要求，以期更好地為現(xiàn)代檔案管理服務(wù)，推動社會的進(jìn)步和發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
[1]周宇飛.在現(xiàn)代檔案管理中檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2013,11:83.
[2]馬雪松.檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用[J].中國新技術(shù)新產(chǎn)品,2011,12:244.
【關(guān)鍵詞】企業(yè)管理 基礎(chǔ)檔案 管理
0.引言
對于企業(yè)來說，企業(yè)基礎(chǔ)檔案的重要性是不言而喻的，它作為一種信息資源，作為企業(yè)的科研、技術(shù)、生產(chǎn)和經(jīng)營等活動的真實記錄，同時也是企業(yè)管理中的重要組成部分。如果沒有信息、數(shù)字以及資料管理就很難在這個瞬息萬變的市場中捕捉機會，另外，企業(yè)保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)的基礎(chǔ)性措施之一也是基礎(chǔ)檔案管理。在發(fā)生知識產(chǎn)權(quán)的糾紛時，企業(yè)基礎(chǔ)檔案往往能起到非常重要。所以，在日常的工作中各企業(yè)應(yīng)該注意各種檔案材料的收集和積累，并且一定要按照要求進(jìn)行科學(xué)的分類和整理，統(tǒng)一管理本企業(yè)各種載體、各種類型的基礎(chǔ)檔案，使基礎(chǔ)檔案得到有效利用。
1..現(xiàn)階段基礎(chǔ)檔案管理存在的薄弱環(huán)節(jié)
1.1.對基礎(chǔ)檔案的重視程度不夠
長期以來，相當(dāng)一部分基礎(chǔ)檔案人員都是處于默默無聞的工作狀態(tài)中，部分領(lǐng)導(dǎo)干部也對基礎(chǔ)檔案工作的重視不夠，認(rèn)為基礎(chǔ)檔案工作不會對企業(yè)的生存發(fā)展起到什么作用，只是一般保管性、事務(wù)性的工作，只要做到不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了，甚至還出現(xiàn)了重要檔案找不到根底的現(xiàn)象。
1.2.基礎(chǔ)檔案管理力量薄弱，管理手段落后
大多數(shù)基礎(chǔ)檔案管理人員身兼數(shù)職，導(dǎo)致對基礎(chǔ)檔案工作的投入精力十分不足；或沒有得到專業(yè)的培訓(xùn)、對基本常識不清楚，導(dǎo)致其業(yè)務(wù)水平比較低；甚至有些基礎(chǔ)檔案管理人員沒有任何從事管理基礎(chǔ)檔案工作的經(jīng)驗，抱著草草應(yīng)對，應(yīng)付了事的態(tài)度，只是在基礎(chǔ)檔案盒中歸置放入日常的事務(wù)材料，以應(yīng)付上級的驗收檢查。但是如果不能將重要的文件按照要求及時嚴(yán)格的整理歸檔，就會對今利用基礎(chǔ)檔案甚至企業(yè)發(fā)展造成非常嚴(yán)重的后果。
2.基礎(chǔ)檔案管理對企業(yè)發(fā)展的重要性
2.1.企業(yè)基礎(chǔ)檔案是企業(yè)日常活動的資料庫
檔案記錄著企業(yè)成長的點點滴滴，一個企業(yè)從創(chuàng)立到發(fā)展，涉及到科技圖紙、文件文書、財務(wù)報表、人事資料、信用憑證、科技成果等大量資料，包括文件、圖文、錄音、影像和實物等等。將這些資料整理保存起來并加以利用就是檔案管理。它不僅僅是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的簡單記錄，更能體現(xiàn)出企業(yè)發(fā)展的規(guī)律和未來發(fā)展的方向。企業(yè)的日常活動，例如做決策、出方案，往往都要查找歷史數(shù)據(jù)，進(jìn)行同比分析或方案對比，沒有檔案就無法進(jìn)行。
2.2.有效的企業(yè)基礎(chǔ)檔案管理可以防患企業(yè)商業(yè)秘密的外泄
企業(yè)檔案無不涉及商業(yè)機密，在市場競爭日益激烈的今天，企業(yè)與企業(yè)之間，國內(nèi)企業(yè)與國外企業(yè)之間，收集信息，利用情報，獲取對方的檔案資料，是出奇制勝、打敗對手、占領(lǐng)市場的重要手段之一。如果沒有統(tǒng)一管理，任憑管理人員個人處置，勢必容易丟失，丟失就有泄密可能。相反，如果企業(yè)的檔案得到公司的重視，管理上規(guī)范有序，管理人員的保密意識強，則能夠有效地防止企業(yè)的商業(yè)機密外泄，保護(hù)公司的利益。
2.3.基礎(chǔ)檔案管理可以簡化工作程序，提高工作效率
企業(yè)管理千頭萬緒，但不論是技術(shù)研究、人力資源、行政管理、業(yè)務(wù)經(jīng)營、采購物流以及財務(wù)資金等等都與事務(wù)性工作離不開（簽章蓋印、信函交寄、文印收發(fā)、企業(yè)檔案）。如果沒有做好檔案的收集和整理工作，一旦以后工作發(fā)生問題就無從查證。工作人員從一開始就要有檔案記錄保存的習(xí)慣，形成科學(xué)規(guī)范的檔案管理流程，這樣有程序有制度的逐級辦理，有利于工作的明確分工，權(quán)責(zé)分明，從而有效提高工作效率。
3.如何更好地在企業(yè)管理中更好地發(fā)揮基礎(chǔ)檔案管理
3.1.強化企業(yè)工作人員的基礎(chǔ)檔案意識
當(dāng)前，在市場經(jīng)濟條件下，人們對基礎(chǔ)檔案工作的重要性及其作用還認(rèn)識不足。這就要求企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者從全局出發(fā)，既重視基礎(chǔ)檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，又重視基礎(chǔ)檔案工作的深化管理和有效利用，使基礎(chǔ)檔案管理工作深人人心。促使基礎(chǔ)檔案人員和企業(yè)工作人員積極配合，通力合作，取長補短。一方面企業(yè)工作人員嚴(yán)格按照程序認(rèn)真積累文件材料，及時整理、鑒定和歸檔。基礎(chǔ)檔案人員則應(yīng)對基礎(chǔ)檔案工作各個環(huán)節(jié)提出要求，指導(dǎo)和協(xié)助各部門做好立卷歸檔工作，發(fā)現(xiàn)和研究工作的新內(nèi)容、新問題，正確樹立基礎(chǔ)檔案的價值觀、時效觀、動態(tài)觀，增強效益意識、信息意識、服務(wù)意識，在實踐中要積極主動地探索新的途徑，使基礎(chǔ)檔案管理的水平得以提高，為企業(yè)的經(jīng)濟建設(shè)添磚加瓦。
3.2.全面提高基礎(chǔ)檔案人員的綜合素質(zhì)
基礎(chǔ)檔案人員的技能和素質(zhì)要求正隨著我國市場經(jīng)濟體制的逐步建立而越來越高，基礎(chǔ)檔案的管理人員知識結(jié)構(gòu)單一與傳統(tǒng)的管理基礎(chǔ)檔案的方法，已經(jīng)無法完全的適應(yīng)時展的新要求。因此，全面提高基礎(chǔ)檔案人員的綜合素質(zhì)就顯得尤為重要和迫切。
3.2.1.倡導(dǎo)行業(yè)精神
基礎(chǔ)檔案工作的行業(yè)精神是基礎(chǔ)檔案工作者所表現(xiàn)的烙盡職守，不圖名利，無私奉獻(xiàn)的行為風(fēng)范它是推動基礎(chǔ)檔案人員自覺提高自身素質(zhì)的“源動力”，一個人只有樹立了正確的世界觀、人生觀和價值觀，只有全身心投人到本職工作中，愛崗敬業(yè)，才能產(chǎn)生渴求知識，吸收“能源”的動機。所以引導(dǎo)廣大基礎(chǔ)檔案人員不斷加強職業(yè)道德修養(yǎng)，樹立扎根基礎(chǔ)檔案工作，專心致志搞好基礎(chǔ)檔案工作的行業(yè)風(fēng)尚。
3.2.2.更新知識結(jié)構(gòu)
新時期基礎(chǔ)檔案工作也面臨著機遇和挑戰(zhàn)，一個好基礎(chǔ)檔案工作者，除有扎實的理論素養(yǎng)和深厚的基礎(chǔ)檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識外，還必須全面學(xué)習(xí)掌握新知識，拓寬自己的知識領(lǐng)域，結(jié)合基礎(chǔ)檔案工作特點，掌握并靈活運用現(xiàn)代化技術(shù)和技能，不斷提高綜合分析能力和編研開發(fā)水平，從而成為有知識、懂業(yè)務(wù)、會管理，勝任本職工作的行家里手。
3.3.適時有效地利用基礎(chǔ)檔案
（1）超前性
要及時準(zhǔn)確地掌握資料信息，將科研、生產(chǎn)、經(jīng)營等實際工作緊密相連，圍繞工作熱點、難點以及重點問題提供基礎(chǔ)檔案資料，為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策提供依據(jù)。
（2）系統(tǒng)性
全面系統(tǒng)地提供基礎(chǔ)檔案信息，并主動為相關(guān)部門提供系統(tǒng)的完備的基礎(chǔ)檔案資料，盡可能地滿足科研、管理和生產(chǎn)的需要。
（3）實用性
開發(fā)利用基礎(chǔ)檔案資源要根據(jù)本企業(yè)的特點進(jìn)行，力求保質(zhì)保量，及時高效為企業(yè)提供服務(wù)。
（4）深人性
基礎(chǔ)檔案工作者必須深人到企業(yè)經(jīng)濟建設(shè)領(lǐng)域，企業(yè)發(fā)展到哪里，基礎(chǔ)檔案工作就延伸到哪里，使之與生產(chǎn)、科研、建設(shè)項目同步進(jìn)行。
3.4.深化基礎(chǔ)檔案管理
（1）實現(xiàn)科學(xué)化的基礎(chǔ)檔案管理的基礎(chǔ)以及重要前提都是建立健全文件等資料的歸檔制度，做好文件等資料的歸檔工作需要形成制度，明確職責(zé)并落實到位。
（2）基礎(chǔ)檔案工作的起點和基礎(chǔ)都是收集好、組卷好文件材料，要求每個部門與工作人員做起，進(jìn)行一次全面的清理和整理，以保證各個類別材料齊全、完整。而組卷工作則應(yīng)遵循：
1）順序原則，一個案卷文件材料是一個類別的全部，并按形成時間順序組卷；
2）代表性原則，將最能反映工作概況的文件放在全部案卷之首，而封面的標(biāo)題應(yīng)是最能準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件材料的具體內(nèi)容；
3）美觀原則，整齊干凈，破損的材料加以修補，厚的材料組成兩卷或數(shù)卷，太薄的材料幾個類別可以組成一卷；
4）內(nèi)在聯(lián)系原則，同類文件可以分聲像、圖片、文字等形式分別組卷、保管，但相關(guān)基礎(chǔ)檔案標(biāo)號要保持一致；
5）經(jīng)常性原則，即堅持平日歸卷，及時歸卷，不散失一份文件材料。
4.結(jié)束語
總之，充分有效地利用檔案資源，對于每一個優(yōu)秀的企業(yè)或企業(yè)集團(tuán)，制定發(fā)展戰(zhàn)略，進(jìn)行科學(xué)決策，開辟新的市場，超越競爭對手等，都具有十分重要的意義。企業(yè)應(yīng)該根據(jù)本公司的實際能力和要求不同程度地加強企業(yè)檔案管理水平，為企業(yè)其他業(yè)務(wù)做好基礎(chǔ)，做好保障工作。
【參考文獻(xiàn)】
檔案管理基礎(chǔ)工作是檔案管理工作的重要組成部分，它在檔案的規(guī)范程度和查找的準(zhǔn)確度上都是不可或缺的，但在一些企業(yè)里檔案管理系統(tǒng)還存在一些問題。
1.1檔案管理人員對基礎(chǔ)工作不重視
檔案管理基礎(chǔ)工作較為繁瑣枯燥，使得管理人員對此應(yīng)付了事。在一些企業(yè)里對檔案的認(rèn)識程度不夠，無法理解檔案管理的重要，將檔案管理視為可做可不做，這就使得檔案管理過程中出現(xiàn)缺失、分類不明等現(xiàn)象。檔案管理對企業(yè)是非常重要的，基礎(chǔ)工作做的不好導(dǎo)致檔案無法調(diào)取，就會對今后的檔案整理工作造成一定的影響。
1.2檔案的分類不合理
很多企業(yè)在檔案管理中出現(xiàn)分類不合理的現(xiàn)象，分類標(biāo)準(zhǔn)太過單一。有些檔案在分類時致使簡單的按照時間分類，完全沒有考慮內(nèi)容，使得在檢索時非常麻煩常會檢索出大量的檔案。還有的檔案頁碼標(biāo)注不全，使得檔案缺頁或者排序不當(dāng)造成檔案的有效性下降。檔案管理缺乏規(guī)范，使得檔案管理混亂，在檔案匯總后就會出現(xiàn)各種問題。
1.3檔案的編號缺失或不準(zhǔn)確
檔案編號也是檔案管理的重要部分，在一些企業(yè)中檔案管理還是按照傳統(tǒng)的進(jìn)行編號，使得許多新的內(nèi)容無法準(zhǔn)確表達(dá)。在檔案管理中還存在這樣的一部分檔案，沒有設(shè)計目錄，使得很多檔案無法被準(zhǔn)確定義，丟失的部分無法確定，已經(jīng)存在的部分無法排序，影響檔案的分類和內(nèi)容的確定。
1.4檔案管理缺少高素質(zhì)的檔案管理人員
在許多企業(yè)中檔案管理人員多是年齡較大的，缺少年輕人，這種結(jié)構(gòu)是不合理的。年齡大的人對新知識接受能力差，很多高新的信息管理方法都無法理解和應(yīng)用，無法正確使用新的檔案管理系統(tǒng)。缺乏應(yīng)用信息技術(shù)的人員也在一定程度上影響了檔案管理。年輕人對新事物學(xué)習(xí)快，探索性強，能更好的操作信息管理系統(tǒng)，推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化。
二、如何加強檔案管理基礎(chǔ)工作的有效性
檔案管理基礎(chǔ)工作在檔案管理中的重要性是毋庸置疑的，它對檔案管理的規(guī)范性準(zhǔn)確性及有效性都有積極的意義。為了實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化就要正確對待檔案管理的基礎(chǔ)工作。切實的落實好每一步。
2.1提高工作人員對檔案管理基礎(chǔ)工作的認(rèn)識
在現(xiàn)實的工作中企業(yè)要加強對檔案管理基礎(chǔ)工作重要性的培訓(xùn)，讓檔案管理人員清晰的認(rèn)識到這份工作的重要，在觀念上強化基礎(chǔ)工作不容馬虎。在實際操作中也要做到準(zhǔn)確規(guī)范。在檔案的分類，訂裝和登記等方面要嚴(yán)格認(rèn)真，做到合理，有效。檔案管理人員的素質(zhì)要高要求，在繁瑣的工作中能堅持不懈怠是非常重要的。檔案管理的好壞也可以看出這個企業(yè)的正規(guī)程度。
2.2加強檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，使其更正規(guī)化系統(tǒng)化
檔案管理中重要的就是對檔案進(jìn)行一系列的分類整理登記。但由于檔案管理不嚴(yán)密，從而影響了檔案的分類和查找。不同的單位檔案形式也不相同，檔案的分類缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，需要各單位能找到屬于自己的檔案管理方式。將檔案的分類和登入做的更細(xì)致，關(guān)鍵詞區(qū)分更完善，就能大幅度提升查找的準(zhǔn)確性和便捷性。建立關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)庫，加速檔案檢索速度。一個完善系統(tǒng)的檔案基礎(chǔ)工作是檔案管理工作系統(tǒng)高效運行的保障。當(dāng)然檔案管理工作不是一成不變的，它也是向著現(xiàn)代化發(fā)展的。那么引進(jìn)現(xiàn)代化的信息技術(shù)和管理手段建立一套全面的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)才能規(guī)范檔案管理基礎(chǔ)工作。有了較高標(biāo)準(zhǔn)的要求，檔案管理人員對檔案的管理會更認(rèn)真，有利于提高檔案管理的查準(zhǔn)率。標(biāo)準(zhǔn)一旦設(shè)立就要嚴(yán)格執(zhí)行，否則就形同虛設(shè)。
2.3強化檔案管理信息系統(tǒng)
信息技術(shù)的快速發(fā)展使得它在檔案管理系統(tǒng)中發(fā)揮著重要的作用，檔案信息大多已經(jīng)變成數(shù)字信息化。但信息管理系統(tǒng)還不夠健全，在很大程度上影響了檔案信息檢索的準(zhǔn)確性。若想實現(xiàn)信息化的管理模式就要完善信息管理系統(tǒng)。首先在信息管理上要優(yōu)化分類，將檔案信息分類填寫細(xì)致，在設(shè)置關(guān)鍵詞時要準(zhǔn)確，提高檢索效率。其次在信息分類中要避免使用符號或意義不明的詞匯，控制題名的長度。在設(shè)置檢索信息時要優(yōu)先一些新的檔案信息，分清主次。同時丟失的檔案也要標(biāo)明，方便查閱。強化信息管理系統(tǒng)的主要目的還是要提高檔案檢索的速度和準(zhǔn)確率。既然在檔案管理工作中融入信息處理系統(tǒng)那就要不斷地進(jìn)行更新，保持與現(xiàn)代技術(shù)的同步性，實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。
2.4加大檔案管理的安全性
檔案管理工作還要注重安全工作，在檔案館要安裝攝像裝置。管理人員要定期查缺補漏，做到檔案管理心中有數(shù)。在管理工作中要定期檢查檔案的保管情況，避免損壞或丟失。只有將基礎(chǔ)工作做好了才能保證檔案管理準(zhǔn)確嚴(yán)密。
三、結(jié)語
關(guān)鍵詞：基礎(chǔ)工作;檔案;管理;現(xiàn)代化
檔案管理是一項系統(tǒng)的工作，不僅需要應(yīng)用先進(jìn)的管理技術(shù)，還需要利用專業(yè)的設(shè)備，只有對管理方法進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，才能提高檔案管理的效率，才能提高檔案管理的質(zhì)量，保證檔案的合理利用。為了促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，相關(guān)工作部門需要做好基礎(chǔ)工作，解決檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的問題，應(yīng)該建立完善的檔案保管系統(tǒng)，提高檔案管理人員的服務(wù)質(zhì)量，保證檔案分類的合理性，增加檔案利用的途徑，以提高檔案管理水平，推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。
1 檔案管理基礎(chǔ)工作存在的問題
隨著社會的不斷發(fā)展，檔案館中的資料越來越多，為了做好檔案的存儲工作，檔案館管理部門需要做好檔案館的擴建工作，要增加檔案館的容量。我國很多檔案館存儲的資料都比較雜，館藏的數(shù)量比較大，案卷的數(shù)量比較多，而且時間跨度比較大。但是，一些檔案館采用的管理制度比較落后，有的檔案館仍然沿用的是封閉式的管理制度，很多檔案管理人員檔案管理任務(wù)就是單純的對檔案資料進(jìn)行保管。很多檔案管理員的專業(yè)性比較差，沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，也沒有掌握檔案管理的技術(shù)與技巧，在日常工作中，缺乏創(chuàng)新意識，而且服務(wù)熱情不高，在工作中以不丟失案卷為工作準(zhǔn)則，這使得我國檔案基礎(chǔ)工作水平比較低。
在很多檔案館中，都存在檔案管理不規(guī)范的問題，有的檔案沒有目錄號，存在一卷多冊的現(xiàn)象，在檔號設(shè)置時存在不規(guī)范操作的情況。有的案卷標(biāo)題不規(guī)范，在制定標(biāo)題時沒有考慮案卷的內(nèi)容，標(biāo)題無法準(zhǔn)確反映案卷的內(nèi)容，這些標(biāo)題一般都存在缺少基本要素或者要素設(shè)計不準(zhǔn)確的問題。有的檔案館中的案卷缺少目錄，案卷的標(biāo)題無法涵蓋檔案的全部內(nèi)容，在檢索的過程中，不利于提高檔案的利用率，而且會浪費用戶較多的時間。有的檔案還存在案卷頁碼不統(tǒng)一的問題，這樣很難確定案卷是否存在掉頁問題。有的檔案館組卷整理比較混亂，在排列的過程中，沒有按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。還有的案卷薄厚不一，美觀性不強，而且不利于提高空間的利用率。一般檔案館的建館時間越長，其館藏的數(shù)量越多，而且存在的問題也越嚴(yán)重，為了改善我國檔案館基礎(chǔ)工作較差的現(xiàn)狀，管理部門應(yīng)該引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)與設(shè)備，提高工作的效率與質(zhì)量。
2 加強檔案管理基礎(chǔ)水平
2.1 做好普查以及檔案整理工作
在對檔案館的案卷進(jìn)行收集與整理時，需要做好全面的普查工作，要采取去糟取精的原則，對檔案館中沒有任何利用價值的案卷進(jìn)行剔除，要定期對檔案進(jìn)行整理與檢查，做好檔案的更新工作，避免出現(xiàn)案卷重復(fù)或者檔案丟失的問題。在對案卷進(jìn)行普查的過程中，需要做好更新工作，要提高檔案的利用率，還要保證檔案的價值。
2.2 保證案卷整理的規(guī)范性
檔案管理工作需要利用先進(jìn)的設(shè)備，在利用計算機技術(shù)后，檔案整理的效率大大提高了，檔案館的工作人員要定期對案卷進(jìn)行整理，要做好案卷的重組工作，保證案卷整理與存儲的規(guī)范性。對缺少明確信息和編碼不正確的案卷進(jìn)行細(xì)致的檢查，做到案卷的形式規(guī)范化。
2.3 統(tǒng)一分類號
在整個檔案管理工作中，對檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類是非常重要的。工作人員應(yīng)該在遵守相關(guān)的法律法規(guī)的前提下，根據(jù)實際情況的不同，運用不同的分類方法。這就要求檔案管理的相關(guān)工作人員對這項工作有充足的認(rèn)識，加強校正工作的力度，確保檔案管理工作能夠按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。達(dá)到相對規(guī)范的效果。這也是為以后的計算機錄入工作打好基礎(chǔ)。
2.4 規(guī)范題名
和檔案管理工作中的分類號一樣，對檔案的題名工作也要重視。在具體的工作過程中，一定要規(guī)范題名，將模棱兩可的檔案歸到一起進(jìn)行后期的查證;將題名不規(guī)范不全面的檔案進(jìn)行檢查和補充。盡量提高案卷題名的規(guī)范化要求，保證檢索的查準(zhǔn)率。
3 推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化
3.1 分清主次
進(jìn)行檔案管理工作的最終目的就是更好地為社會服務(wù)，滿足人們對檔案的查閱和研究的要求。對于龐雜的檔案案卷來說，有些是利用率高，保管價值大的案卷，有些則是相對來說不是很重要的案卷。所以在檔案管理的過程中就要分清主次、輕重緩急，在應(yīng)用計算機管理的時候，對重要的檔案優(yōu)先處理，這樣才能提高檔案管理工作的效率。
3.2 著錄分級次
在著錄過程中，可以將案卷分為三個層次進(jìn)行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄;對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級著錄;而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件，則進(jìn)行文件級著錄。這樣既節(jié)約了時間、人力、與財力又提高了效率。
3.3 利用好檔案原基礎(chǔ)
對于那些案卷基礎(chǔ)較好，又具備全引目錄的案卷，在著錄時，可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引;而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣⒌刂贰r間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。
3.4 使用“關(guān)鍵詞”
“主題詞”雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效，卻同時存在著查找繁瑣、效率低的弊端;怎樣取其利避其弊？我們認(rèn)為，可以采取以“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中，靠思維歸納出提示主題內(nèi)容的詞匯、關(guān)鍵詞進(jìn)行標(biāo)識，待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進(jìn)行處理。這種做法不僅解決了手工標(biāo)引速度慢，計算機自動標(biāo)引不準(zhǔn)確的缺點，而且解決了主題詞的詞義含量問題縮短查找時間，提高效率。
檔案管理事業(yè)在發(fā)展的過程中，需要提高檔案資源的利用率，在收集與整理檔案資料時，要做好剔除工作，對利用價值不高的檔案，不需要將其存入檔案館中。為了提高工作的效率，檔案館部門還需要引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備以及管理理念，一定要保證檔案基礎(chǔ)工作的質(zhì)量，這樣才能提高檔案館的現(xiàn)代化發(fā)展水平。檔案管理人員要重視基礎(chǔ)工作，要保證操作的規(guī)范性，對傳統(tǒng)的管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，以及避免出現(xiàn)檔案丟失或者檔案標(biāo)題不明的問題，檔案管理人員要加強日常的學(xué)習(xí)，提高專業(yè)技術(shù)，這樣才能推進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)。
參考文獻(xiàn)
[1]王赴京.探析如何做好基建檔案管理[J].河北企業(yè)，2014（4）.
關(guān)鍵詞：基礎(chǔ)工作；檔案管理；現(xiàn)代化
1、檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問題分析
由于我國檔案管理工作在應(yīng)用的過程中一直處于一種被控制的狀態(tài)，因此在我國的檔案管理中存在著多種不足與各種不且實際的問題。總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是在改革開放之前監(jiān)理的，是以繁雜的書卷為主要形式的管理過程，在這種管理制度中，其信息量繁雜，處理麻煩是其主要的特點，其中更是由于各種檔案的繁雜使得其中工作的過程中容易在成各種檔案信息的丟失。再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況，這就形成了當(dāng)前檔案管理基礎(chǔ)差的原因與過程。主要問題集中反映在以下幾個方面：
一是檔號不規(guī)范沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多。
二是案卷標(biāo)題不規(guī)范有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍。
三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無法檢索而難以利用。
四是許多案卷未標(biāo)頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)。
五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重如有按時間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的。
六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴(yán)重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問題。
2、實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平
在當(dāng)前社會發(fā)展過程中，人們逐漸認(rèn)識檔案管理的重要性，通過信息技術(shù)與計算技術(shù)來不斷的完善和改變檔案管理過程中存在的多種問題與方式。在管理過程中通過先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備來對檔案實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求。在管理過程中通過計算機技術(shù)對檔案的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。
一.全面普查案卷，去糟取精
這是實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。
二.重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。
三.結(jié)合本館實際規(guī)范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項重要的前期工作。由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細(xì)則》從目前實施的情況來看已經(jīng)起到了提高基礎(chǔ)工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進(jìn)。
四.統(tǒng)一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進(jìn)行分類再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應(yīng)加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。
五.規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率
檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準(zhǔn)因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請示”凡不要求批復(fù)的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。
另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項中的人名、地點、時間與機構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。
3、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
一.分清輕重緩急，循序漸進(jìn)
檔案管理是一個系統(tǒng)化的工作過程，在工作之中要通過各種方式的轉(zhuǎn)變來進(jìn)行檔案管理中的改革。檔案管理的目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。通過對計算機技術(shù)的不斷利用來提高檔案管理過程中的效率和管理方式的轉(zhuǎn)變。計算機與信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理提供了前提和基礎(chǔ)。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進(jìn)程和提高社會利用的效率。
關(guān)鍵詞：改革；檔案管理；服務(wù)
一、我國檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面存在不足呢
檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不到位。檔案管理人員對檔案的重要性未進(jìn)行廣泛宣傳，使得本人和檔案管理人員對檔案中缺少的材料不能及時補充、完善、更新；由于受專業(yè)和時間限制檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密，重視不夠，檔案管理人員也不能及時地掌握檔案管理工作的新知識、新技術(shù)。主要問題集中反映在以下幾個方面：
1、大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無法檢索而難以利用。 檔號不規(guī)范沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多。
2、檔案管理基本上是兼管，屬于非專業(yè)人員管理。檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密，重視不夠。
3、組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重如有按時間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的。
4、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴(yán)重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現(xiàn)電力檔案管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問題。
二、選用準(zhǔn)確的文件
選用準(zhǔn)確的文件是實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件，所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行檔案管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況等問題。
1、優(yōu)化館藏、科學(xué)保管，提高電力檔案利用效率
將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實行電力管理檔案后的利用效率。
2、健全檔案管理制度
健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。建章立制，有章可循，規(guī)范操作。積極主動做好檔案收集工作，做到制度上墻，操作人員有章可循。建立職工借閱檔案登記簿，職工檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，職工檔案材料轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，檔案材料移交表等。因此，我們在收集檔案資料時要做到口勤、手勤、腳勤，及時追補和補充新的資料，真正起到檔案的依據(jù)作用。積極做好宣傳工作，加強檔案管理人員的事業(yè)心、責(zé)任感。積極做好宣傳工作，對收集的材料要認(rèn)真核實，把真實可靠的材料收入檔案，把好質(zhì)量關(guān)。在檔案鑒別過程中，檔案管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)、確保檔案真實完整，充分認(rèn)識到職工檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進(jìn)工作方式、工作方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。在鑒別過程中，能明辨是非，堅決把那些虛假的資料拒之門外，維護(hù)檔案的真實性、可靠性、完整性。著錄是實行計算機管理的一項重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上電力管理檔案又提出了新的技術(shù)性要求所以各個檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細(xì)則》從目前實施的情況來看已經(jīng)起到了提高基礎(chǔ)工作水平的作用并對我館實行檔案電力管理工作有很大的提高。
3、規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率
檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準(zhǔn)因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請示”凡不要求批復(fù)的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。
4、健全規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序
由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。分清輕重緩急，循序漸進(jìn) ，檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)電力管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計算機管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進(jìn)行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進(jìn)程和提高社會利用的效率。
三、結(jié)束語
加強電力檔案管理的發(fā)展，使檔案工作有新的進(jìn)展和突破，就要形成一整套新的檔案思想、檔案觀念抓住當(dāng)前有利時機，加強學(xué)習(xí)、不斷改革創(chuàng)新，沖破原有的思路、模式，才能適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展，才能符合電力檔案管理的需要。
參考文獻(xiàn)：
[1] 夏燕玲. 檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考[J]. 云南檔案, 2010,(03) .
眾所周知計算機作為一種高效處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進(jìn)工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數(shù)據(jù)信息必須是準(zhǔn)確和科學(xué)的否則輸入的數(shù)據(jù)與信息是“垃圾”輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質(zhì)的基礎(chǔ)工作使其充分滿足計算機工作的技術(shù)要求。
那么我國檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面不足和較差呢哪些方面尚不能迅速適應(yīng)計算機管理的要求呢總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面一是檔號不規(guī)范沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多二是案卷標(biāo)題不規(guī)范有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無法檢索而難以利用四是許多案卷未標(biāo)頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重如有按時間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴(yán)重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問題。
二、實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平
從科學(xué)與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。
1全面普查案卷，去糟取精
這是實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。
2重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
3結(jié)合本館實際規(guī)范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細(xì)則》從目前實施的情況來看已經(jīng)起到了提高基礎(chǔ)工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進(jìn)。
4統(tǒng)一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進(jìn)行分類再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應(yīng)加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。
5規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率
檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準(zhǔn)因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請示”凡不要求批復(fù)的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。
另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項中的人名、地點、時間與機構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。
三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1分清輕重緩急，循序漸進(jìn)
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計算機管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進(jìn)行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進(jìn)程和提高社會利用的效率。
2分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進(jìn)行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。
3分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)
對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可 以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣⒌刂贰r間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
4用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率
一、提高認(rèn)識，加強領(lǐng)導(dǎo)重視
當(dāng)今，有很多人甚至是領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不夠重視，認(rèn)為檔案工作在一個單位可有可無，這種觀點不正確的。檔案管理對本單位甚至是國家檔案材料是至觀重要的。首先，作為一名檔案工作者要熱愛本職工作，要有高度的工作責(zé)任感，把自己的檔案工作做好、做細(xì)，在領(lǐng)導(dǎo)和群眾心目中留下一個好的印象，提高檔案管理認(rèn)識，多學(xué)習(xí)，經(jīng)常上網(wǎng)查閱相關(guān)的知識配備相關(guān)專業(yè)書籍，把自己的工作常記于心，要有對工作負(fù)責(zé)的態(tài)度，規(guī)范地、標(biāo)準(zhǔn)的記錄每一次檔案。其次，把本單位一些相關(guān)的文件、材料給領(lǐng)導(dǎo)看，經(jīng)常和同事、領(lǐng)導(dǎo)探討、研究，逐漸使領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理。以自己的工作行為影響他們，使檔案管理這項工作在領(lǐng)導(dǎo)心目中占據(jù)一定的位置。
二、加大資金投入，檔案管理趨于現(xiàn)代化
首先檔案管理現(xiàn)代化要求做到管理規(guī)范化。檔案的整理工作雜、亂，沒有一定的檔案管理基礎(chǔ)的工作人員是很難做好這項工作。檔案管理要達(dá)到的目標(biāo)是方便檢索、快速的調(diào)入調(diào)出，因此，要建立相應(yīng)的規(guī)章制度，讓檔案管理有章可循。同時加強檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓每一位檔案管理人員能做到“五化標(biāo)準(zhǔn)”即：“標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，系統(tǒng)化，精細(xì)化、美觀化”。檔案資料的收集、整理等環(huán)節(jié)都按一定的程序進(jìn)行。
其次，檔案管理現(xiàn)代化還要求管理科學(xué)化。檔案資料內(nèi)容繁雜要能夠做到將各類型檔案科學(xué)歸類，排列有序，便于查找，翻閱，同時也注意新資料的收集積累。
檔案不可隨意擺放，一定要歸類存檔，正確保存，力求資料整理規(guī)范，精細(xì)。可以經(jīng)常邀請上級業(yè)務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行現(xiàn)場業(yè)務(wù)指導(dǎo)。對存在的問題及時查找，并及時改正。對于不同類型的檔案的存取一定要格按照程序，按照規(guī)章制度進(jìn)行，出入均有詳細(xì)登記。
第三，在信息化的今天檔案管理工作要實現(xiàn)現(xiàn)代化尤其要加強硬件設(shè)施建設(shè)。
為了進(jìn)一步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，加快檔案信息化進(jìn)程，我們要加大硬件設(shè)施建設(shè)，按要求配齊配全相應(yīng)的計算機、掃描儀、打印機等，做到硬件達(dá)標(biāo)。同時利用計算機選用或者研發(fā)操作簡便的檔案管理軟件。將檔案科學(xué)歸類，逐一進(jìn)行登記記錄，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。還要強化檔案的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，要充分發(fā)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，實現(xiàn)資源共享，進(jìn)一步推進(jìn)檔案工作的信息化、現(xiàn)代化建設(shè)。
三、提高檔案管理人員的自身素質(zhì)，實行專業(yè)化管理
先進(jìn)的管理手段要求有優(yōu)秀的管理人員。隨著社會的發(fā)展，單位人員需求步伐的加快，檔案管理工作的內(nèi)容也在逐漸增加，所以檔案管理人員素質(zhì)的高低直接關(guān)系到檔案工作管理的效率。為了提高檔案管理人員的自身素質(zhì)，增強他們的專業(yè)化水平，就應(yīng)該多方面的對檔案管理人員進(jìn)行有針對性的培訓(xùn)。要加強檔案管理人員對先進(jìn)的管理設(shè)備的使用，如計算機、防潮系統(tǒng)等軟件的應(yīng)用。我們的社會正朝著信息化和技術(shù)化邁進(jìn)，對檔案管理工作也提出了新的要求，所以作為一名檔案管理人員一定要熟練掌握計算機、管理軟件系統(tǒng)的熟練操作，更新管理理念，及時優(yōu)化檔案管理人員自身的知識結(jié)構(gòu)，保證他們能夠熟練的運用現(xiàn)代化的技術(shù)和方法對檔案進(jìn)行專業(yè)化的管理，只有檔案管理人員的自身素質(zhì)提高了，才能有效發(fā)揮檔案的管理作用，才能減少了檔案管理工作的繁、雜、亂的局面，有效提高檔案管理的工作效率。
四、整章建制，規(guī)范檔案管理標(biāo)準(zhǔn)
