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隨著我國干部管理水平不斷提升，干部檔案管理的重要性也日趨凸顯，干部檔案的科學管理和規(guī)范決策，對于企業(yè)管理起著重要作用。
1.1干部檔案信息化有利于提升檔案工作服務質量
干部檔案工作的服務質量主要體現(xiàn)在能夠從以往的被動服務當中轉化為主動服務意識的提升，建立檔案的主要目的是利用檔案服務于管理，進而滿足企業(yè)管理的具體需求，這也是檔案管理的靈魂所在。在信息化的背景下進行檔案管理，能夠提升檔案搜查的速度、改進查閱的方式，有利于提升工作服務質量的同時進行嚴格保密。
1.2干部檔案信息化有利于提升干部信息整合水平
信息化的干部檔案主要依賴于電子計算機和網絡進行分析處理數據，能夠最大程度的實現(xiàn)檔案信息的批量化科學化處理整合，這一方面能夠令檔案管理人員提升工作效率，另一方面也能夠提升工作信息整合的準確性。整合水平的提升主要體現(xiàn)在干部個人信息的準確性和運轉速度的提升上。Ⅲ
1.3干部檔案信息化有利于提升檔案保存價值
信息化的管理有利于完整進行檔案信息的開發(fā)和研究，進行檔案保存價值的挖掘和分析，同時也能夠通過建立信息庫的方式進行及時更新和存儲維護，真正令干部檔案信息成為一種具有保存價值的資源。通過電子計算機的方式進行信息處理，有利于提升干部檔案信息的保存價值、完善其保存體系，提升工作的準確性和時效性，推動企業(yè)管理質量的提升。
二、信息化視角下干部檔案管理創(chuàng)新機制探討
由于我國信息技術領域不斷取得進步，干部檔案信息化的程度也在不斷加深，這就引起了信息化視角下干部檔案管理創(chuàng)新機制的探討，創(chuàng)新也是當前干部檔案管理中不容忽視的重點問題之一，規(guī)章制度的完善是進一步提升干部檔案管理水平的基礎，經費、人員等軟硬件的提升也是檔案管理的重要前提，要推動信息化視角下干部檔案管理機制的創(chuàng)新，首先就要從以下幾個渠道人手，推動干部檔案信息的建設和發(fā)展。
2.1組織領導管理創(chuàng)新機制
通常，企業(yè)管理中干部檔案信息化過程中會存在工作內容繁雜、工作難度偏高，這就需要組織領導管理的創(chuàng)新，這樣才能夠保障信息化視角下干部檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。確立起科學的干部管理信息化流程，成立完整的權責分明的信息化工作小組，對于工作中發(fā)現(xiàn)的問題進行及時溝通和止損，保障領導機制的完整性和科學性，防止問題的發(fā)生。從多個角度進行資金的補充和籌措，保障干部檔案建設和系統(tǒng)經費來源的穩(wěn)定。
2.2標準規(guī)范創(chuàng)新機制
對于干部檔案管理而言，建設的標準規(guī)范的科學程度、數據庫穩(wěn)定性、協(xié)議的安全性，都直接影響到干部檔案管理的質量，尤其在當前，發(fā)展干部人事檔案系統(tǒng)當中，應當堅持以下幾個原則，建立完整準確的電子檔案規(guī)范要求，明確檔案的項目、質量和規(guī)格大小：其次應當建立完善的數據保護協(xié)議，建立科學的照片存儲技術標準；再次應當進行編程協(xié)議管理；最后要制定統(tǒng)一合理的的網絡傳輸協(xié)議。
2.3系統(tǒng)日常管理和維護創(chuàng)新機制
在進行干部檔案日常管理和維護的過程中，應當根據方便實用的原則進行維護，盡量發(fā)揮出電子信息系統(tǒng)的優(yōu)勢，對于干部任免表格、調動表格以及工資年限考核表格進行加密處理，重視人動對于系統(tǒng)的重要意義，認識到年度考核以及退休年齡可能導致的數據變動。保障干部實現(xiàn)常態(tài)化和精確化更新，保障資料能夠得到日常管理和維護創(chuàng)新。
2.4系統(tǒng)安全管理創(chuàng)新機制
對于系統(tǒng)的關注點，首先應當放在安全問題上，與此相對應的是，干部檔案的信息共享是進行檔案建設的一個重要目標。在進行信息化處理的過程當中，發(fā)生檔案信息泄露的問題風險也在不斷提升，相關的技術主要包括虛擬網絡技術等，其中任何一個環(huán)節(jié)都可能成為系統(tǒng)安全管理的臨界點，為干部檔案管理帶來安全威脅。
同時，由于信息化和互聯(lián)網本身兩者相互依存，信息和載體兩者能夠保持分離狀態(tài)，泄密的文件本身具有一定隱蔽性，檔案的相關信息傳播的渠道很可能是網絡，這就導致一旦干部檔案泄密后補救措施很難推行。可以采取第三方監(jiān)控攔截的方式進行源文件的保護，進行對于進入源文件的主體進行身份識別，保障其訪問目的后才能夠進入調取信息。
【關鍵詞】 干部人事檔案 集中管理 發(fā)展現(xiàn)狀 重要性思考
前 言
集中管理，是檔案歸檔整理中的重要管理模式與方法之一，廣泛應用于各個行業(yè)的人事檔案管理工作。其中，干部人事檔案，也不例外，主要采用了集中管理這一方式。雖然對于干部人事檔案集中管理有相應準則，但在發(fā)展的過程中還是不免存在一些問題，如何有效的突破目前干部人事檔案管理的發(fā)展桎梏，如何發(fā)展出更多高效、創(chuàng)新的管理方法與措施、如何保障干部人事檔案集中管理的有效性等都是亟待解決的問題。基于這樣的發(fā)展現(xiàn)狀與研究目標，本文就干部人事檔案集中管理發(fā)展從干部人事檔案集中管理發(fā)展現(xiàn)狀、干部人事檔案集中管理的重要性以及干部人事檔案集中管理發(fā)展的幾點思考等方面展開論述與探究。
一、干部人事檔案集中管理發(fā)展現(xiàn)狀
1.1 干部人事檔案集中管理內容與特點
干部人事檔案集中管理，其目的是為了將干部的人事檔案的信息進行集中化、統(tǒng)一化的存檔、保管。而具體而言，干部人事檔案集中管理的職責與內容主要涵蓋了以下幾點：（1）對干部的人事信息、檔案材料進行記錄、歸檔與保存，從而形成完整的干部人事信息檔案；（2）對干部人事檔案提供借閱、轉遞、調查、保護等作用。在任何合理需要干部人事檔案信息的情況，負責干部人事檔案集中管理的機構有義務提供支持。除此之外，干部人事檔案的集中管理還具有開展干部人事檔案業(yè)務建設、為國家積累檔案史料等作用。而干部人事檔案集中管理工作具有依照特定法律準則、依托專門機構以及保密性較強等特點。由此可見，干部人事檔案集中管理是一項較為復雜的工作。
1.2 干部人事檔案集中管理存在的問題
干部人事檔案集中管理，雖然在過程的很長一段時間里，都基本完成了管理工作的職責與任務，但仍存在一些問題。第一，由于干部人事檔案集中管理手段落后，使得檔案信息存在不準確的現(xiàn)象，究其原因，是從紙質化管理走向信息化管理的轉型發(fā)展環(huán)節(jié)中，不可避免的出現(xiàn)差錯，這也要求我們在記錄、歸檔管理中需要進一步優(yōu)化管理模式；第二，許多干部人事檔案信息不全，普遍存在缺材料的現(xiàn)象；第三，在干部人事檔案制作方面不夠統(tǒng)一化、規(guī)范化，給集中管理帶來了不小的阻礙。干部人事檔案集中管理的發(fā)展可謂是任重而道遠。
二、干部人事檔案集中管理的重要性
干部人事檔案，是反映干部工作經歷、表現(xiàn)等各方面情況的重要信息依據，也是維護一個干部合法權益的重要信證。由此可見，干部人事檔案信息的管理意義重大。
首先，干部人事檔案集中管理，有專門的機構負責，對記錄了干部人事檔案信息的材料進行有效妥善的保管，同時隨著信息技術的深入發(fā)展以及應用到干部人事檔案的集中管理工作中，干部人事檔案集中管理進入了信息化管理時代，檔案材料也開始出現(xiàn)了電子檔案記錄保存的管理方式，使得檔案管理更加的長久且不容易損壞丟失等；其次，干部人事檔案有效的集中管理，能夠便于有關部門在人事調動過程中及時的獲取干部的檔案履歷信息，有效的從這些材料中全面的了解一個干部的發(fā)展及各方面的基本情況，為干部的人事調動提供了有效的保障；除此之外，干部人事檔案，是組織研究干部工作規(guī)律、反映客觀基本情況的重要材料，進行集中管理，既可以保證人事檔案信息的保密性與安全性，同時也組織隨時可能需要使用時提供了便捷。由此可見，干部人事檔案集中管理，是一項不可或缺的工作，需要我們在實踐過程中深入探究，發(fā)展出更多有效的管理手段與措施。
三、干部人事檔案集中管理發(fā)展的幾點思考
基于干部人事n案集中管理發(fā)展中存在的問題，本文就如何做好干部人事檔案集中管理工作，從而維持其發(fā)展的持續(xù)性與高效性，提出以下幾點建議：
（1）重視干部人事檔案集中管理，加大對管理工作的投入。人事檔案管理，無論是對于干部的發(fā)展，還是對于史料的積累與保存，都意義重大；只有在思想上加強重視，在實踐中加大投入，那么才能夠更為高效的做好這一工作。
（2）完善干部人事檔案管理機制，豐富管理工作手段與措施。人事檔案管理，內容較復雜，積累歸檔工作量大，只有發(fā)展更多高效的管理機制與措施，那么才能夠保障檔案信息的萬無一失。
（3）深化改革發(fā)展干部人事檔案集中管理，大力推進信息化管理模式。有效應用信息化技術，優(yōu)化管理流程，簡化管理步驟，讓人事檔案集中管理更為便捷、高效、安全。
結 語
干部人事檔案的集中管理，雖然在發(fā)展的過程中面臨著一些問題，發(fā)展之路可謂是任重而道遠。但只要在具體的管理實踐中，我們只要能夠正確的認識目前的發(fā)展現(xiàn)狀，給予足夠的重視，不斷完善干部人事檔案管理機制，豐富管理手段與方法，那么就一定能夠有效的做好干部人事檔案的管理。
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關鍵詞：人事檔案；企業(yè)管理；人力資源
1 人事檔案對企業(yè)管理的重要性
1.人事檔案是選好管理干部的基礎
現(xiàn)企業(yè)要做好企業(yè)管理工作，就必須首先做好企業(yè)管理干部的選人工作，著重從專業(yè)技能、心理素質、職業(yè)道德等多個層面來篩選人才。而企業(yè)篩選人才的主要工具就是人事檔案，其對于企業(yè)人才的篩選有著至關重要的作用。人事檔案中形形的經歷、一條條的獎懲記錄，都能夠真真切切地折射出求職者的品德、品格、能力及“短板”，企業(yè)便可根據這些信息對求職者進行甄別，從中選擇適合企業(yè)實際需求的管理干部。
2.人事檔案是用好管理干部的基礎
人事檔案是用好管理干部的基礎，具體包括兩個方面的內容：其一，能夠人盡其用。企業(yè)可以從管理干部的個人人事檔案中了解其性格特點、專業(yè)特點及心理特點擁有一個全面的認知，從而根據這些認知來為其提供適合其特點的工作崗位。如為研究方向為市場營銷的管理干部安排一個銷售管理崗位等。其二，能夠促進管理干部的發(fā)展。企業(yè)可以在人事檔案中增加職工的獎懲情況，這樣的手段和方式恰恰能夠激發(fā)管理干部的工作熱情，形成企業(yè)內部良好的競爭氛圍。
3.人事檔案是提拔管理干部的基礎
要發(fā)揮提拔活動的激勵作用，就必須保證提拔的公正性、平等性，也就是說提拔干部要有一個具有說服力的證明，而職工人事檔案，恰恰是廣大職工普遍認可的提拔證明材料。企業(yè)可以根據管理干部人事檔案中日常工作表現(xiàn)及獎懲情況來擇優(yōu)擇先，提拔對企業(yè)做出突出貢獻的管理干部，繼而提高企業(yè)管理工作的質量。
2 企業(yè)人事檔案管理中的現(xiàn)存問題
1.人事檔案管理工作認識不足
國內的市場經濟發(fā)展沒有西方發(fā)達國家成熟，企業(yè)管理思維也尚不成熟，特別現(xiàn)代企業(yè)管理思維尚未全面形成，僅國企、外資企業(yè)及其他大型企業(yè)對人事檔案的重要性達成了普遍共識，而在中小企業(yè)中對人事檔案管理工作重要性的認識還亟待提高，他們更愿意把精力放在能夠直接提高企業(yè)經濟效益的生產活動和經營活動中去，認為人事檔案管理工作無非就是檔案保管，只要保存好人事資料，不弄丟、不損壞就是做好了人事檔案管理工作，片面地把人事檔案管理看作是一個靜態(tài)化的管理，而不能以動態(tài)化的視角來看待人事檔案管理工作。
2.人事檔案完整性、真實性較低
很多企業(yè)都未能夠成立專門的人事檔案管理部門，而企業(yè)職工的人事檔案大多寄存在地方的人力資源與社會保障局，甚至有的企業(yè)從招聘職工到職工晉升、職工離退休都沒有見過職工的人事檔案。職工的檔案長期寄存在人力資源與社會保障局，職工在企業(yè)中的績效考核、工作獎懲情況等都不能及時的裝入個人人事檔案中去，由此造成斷檔情況的出現(xiàn)。一旦遇到實際需要檢查個人人事檔案材料時，為了應付檢查，企業(yè)便會短時間內編造一些虛假的績效考核及獎懲記錄等裝入職工個人人事檔案中去，造成人事檔案信息失真的現(xiàn)象頻頻發(fā)生。
3.人事檔案現(xiàn)代化程度較低
從國內人事檔案管理的現(xiàn)狀來看，現(xiàn)代化信息管理在行政、事業(yè)單位中已全面鋪開，提高了工作效率和工作質量。但在企業(yè)中，人事檔案管理的現(xiàn)代化程度還比較低。盡管市場上已經出現(xiàn)了人事檔案管理軟件，但大多數企業(yè)的人事檔案管理工作都仍然停留在人工管理模式上，人事檔案管理工作量大，且容易出錯。
4.人事檔案管理工作人員素質偏低
一方面，專業(yè)管理人才緊缺。目前國內的現(xiàn)代企業(yè)管理專業(yè)教育仍以研究生階段教育為主，并未走進本科教育的舞臺，而具備研究生學歷的人才大多集中扎堆在上市企業(yè)、外資企業(yè)中，國內一般中小型企業(yè)專業(yè)人事檔案管理人才緊缺，甚至大多為兼職管理。另一方面，隨著信息化水平的不斷提高，從事手工人事檔案管理的管理人才表現(xiàn)出極大的不適應感，亟需提升他們的現(xiàn)代信息技術水平。
3 加強人事檔案管理工作的建議
1.增強人事檔案管理意識
企業(yè)管理者必須認識到認識當管理工作對企業(yè)的重要性，必須認識到企業(yè)的人事檔案管理工作是企業(yè)管理工作的基礎，也是提高企業(yè)管理質量的工具。增強人事檔案管理意識，必須首先把企業(yè)人事檔案管理工作提升到日常工作這樣的一個高度，把人事檔案管理列入年度工作計劃，加大對企業(yè)人事檔案管理的資金投入和人力資源投入，加快人事檔案管理的軟硬件設施建設等。
2.建立嚴格的人事檔案管理制度
嚴格的管理制度是各項管理工作得以有序開展的基礎，為了提高企業(yè)人事檔案管理工作質量，必須建立嚴格的人事檔案管理制度，用制度來約束行為，保證人事檔案信息的完整性和真實性。首先，應建立人事資料歸檔制度。對企業(yè)職工的年度考核，獎懲情況等，應該在本年度及時歸入員工個人人事檔案中去；其次，應建立人事檔案查閱制度。建立查閱臺賬和查閱簽名制度，但凡需要查閱職工人事檔案的，一律進行臺賬登記，并簽署查閱人姓名，規(guī)定查閱歸還時間等；最后，制定人事檔案交接制度。人事檔案從外部流入企業(yè)亦或者是從企業(yè)流出，都應該辦理交接手續(xù)，仔細檢查人事檔案資料的完整性，并在密封處加蓋公章等。
3.建設現(xiàn)代化人事檔案管理系統(tǒng)
一方面，加快信息化基礎設施建設。企業(yè)在充分認識到人事檔案管理工作重要性的基礎上，應加大對人事檔案管理工作的資金投入，購置計算機網絡設備，建立人事檔案管理內網，為現(xiàn)代化、信息化人事檔案管理工作奠定堅實的硬件基礎。
另一方面，企業(yè)應對自身有一個清晰地認知，結合行業(yè)特點等，從市場上選擇適合本企業(yè)人事檔案管理工作實際需求的管理軟件，切忌人云亦云。當然，為了提高軟件的實用性，企業(yè)還可以與軟件開發(fā)公司合作，針對本企業(yè)人事檔案管理工作實際設計一款具有較高針對性的人事檔案管理軟件。
4.加快人事檔案管理人員素質建設
加快人事檔案管理人員的素質建設，需要多方參與，形成合力。首先，應改革國內現(xiàn)代教育體系中的現(xiàn)代企業(yè)管理教育體系，將現(xiàn)代企業(yè)管理專業(yè)教育下落到本科高校教育當中，大面積培養(yǎng)現(xiàn)代企業(yè)管理人才，滿足現(xiàn)代企業(yè)管理人才市場的需求；其次，社會培訓機構也應該積極的參與到現(xiàn)代企業(yè)人事檔案管理人員素質建設的浪潮中，開設現(xiàn)代企業(yè)管理人才培訓班，配合企業(yè)做好人事檔案管理人才素養(yǎng)提升工作；最后，企業(yè)應該加大投入，提高人事檔案管理人才待遇，定期舉行培訓課程，著重提高人事檔案管理人員的專業(yè)技能素質和現(xiàn)代化信息素養(yǎng)。
總之，企業(yè)人事檔案對企業(yè)的一筆寶貴財務，企業(yè)人事檔案管理工作是企業(yè)現(xiàn)代企業(yè)管理工作的重要組成部分，企業(yè)必須從軟硬件設施著手，提高思想認識，加快制度建設，加快隊伍建設，實現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)代化。
參考文獻
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關鍵詞：機關事業(yè)單位；干部人事檔案管理；現(xiàn)狀分析
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
收錄日期：2015年8月28日
一、機關事業(yè)單位干部人事檔案管理現(xiàn)狀
山東省機關事業(yè)單位目前仍沿用傳統(tǒng)的干部人事檔案管理辦法，按照干部管理權限，由主管的組織或人事部門進行統(tǒng)一管理，多數單位是由負責人事或政工工作的人員兼職管理檔案，未配備專業(yè)的檔案管理人員。干部人事檔案的保存仍然是紙質檔案為主，檔案的整理仍局限于傳統(tǒng)的手工模式層面，尚未大規(guī)模采用現(xiàn)代化的電子技術手段建立電子檔案數據庫，導致檔案管理成本較高，管理效率較低，重復勞動現(xiàn)象嚴重。在檔案審核和干部基本信息認定方面，很多地方和單位仍沿用舊時的標準，未能及時更新檔案管理人員的知識技能，導致某些干部的基本情況和個人經歷等信息不準確，甚至不真實。
2014年底，省委組織部下發(fā)了《全省干部人事檔案專項審核工作實施方案》，全面部署了針對山東省公務員、參照公務員法管理人員、國有企事業(yè)單位人員的檔案專項審核工作，重點審核干部的出生時間、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、工作經歷、干部身份、家庭主要成員及社會關系等重要信息，尤其注重審核檔案材料是否涂改造假，干部基本信息是否真實準確，對干部人事檔案的管理提出了更新、更高的要求。
二、機關事業(yè)單位干部人事檔案管理中存在的問題
（一）有關方面對人事檔案重要性的認識程度不夠。一方面檔案管理部門及工作人員對檔案的重要性認識不充分。檔案管理工作常常被認為僅僅是紙質材料的裱糊裝訂整理工作，只要材料不泄露不丟失，做好日常保管工作就算完成任務。導致檔案工作常常處于被動應付狀態(tài)，用哪本查哪本，調哪本整哪本，大大降低了檔案的信息利用率和人事部門的工作效率；另一方面干部本人對檔案不夠重視。有些干部認為自己沒有晉升空間，檔案對自己的作用不大，有的干部不知道哪些材料會入檔，因此填寫時態(tài)度較隨意，經常有誤填漏填現(xiàn)象。殊不知檔案信息與個人的工資獎金、福利待遇、勞動保障、組織關系等密切相關，更關系到干部的晉升、調動、退休等重要環(huán)節(jié)，具有法律效用。
（二）干部人事檔案管理力量薄弱，管理水平較低。人事檔案管理工作是一項專業(yè)性、保密性、政治性很高的工作，看似不起眼，實則對從業(yè)人員素質要求很高。既要具備較高的政治覺悟和責任心，又要有檔案工作和人事工作的經驗背景，還需要優(yōu)秀的判斷力和甄別能力。目前，很多單位的檔案管理人員都是兼任甚至是臨時工作人員，也沒有按照檔案管理要求配備專業(yè)的庫房和硬件設備，檔案隨意堆放在倉庫，或鎖在人事干部抽屜里。從業(yè)人員年齡兩極分化嚴重，大多沒有檔案管理的專業(yè)知識，上崗后也未受過系統(tǒng)的檔案管理培訓，管理檔案僅限于整理裝訂編目等基礎性工作，對干部信息的甄別、審核、認定等重要環(huán)節(jié)的工作力不從心。
（三）檔案材料的完整性、準確性、真實性有待提高
1、檔案材料填寫不規(guī)范，內容不一致。干部人事檔案中最重要的內容包括“三齡、二歷、一身份”，即干部的年齡（出生年月）、工齡（參加工作時間）、黨齡（入黨時間），學歷學位、工作經歷以及干部身份。在《干部履歷表》等需個人填寫的檔案材料中，經常出現(xiàn)以上基本信息不按要求填寫、不同材料填寫的信息不一致的情況。例如：出生年月的填寫，有的材料填寫陽歷生日，有的材料填寫陰歷生日，還要通過萬年歷查詢確定是否能夠換算，給檔案審核和信息認定工作增加了不必要的麻煩。
2、檔案中基本信息有涂改造假現(xiàn)象。隨著近些年干部人事檔案造假現(xiàn)象屢屢曝光，干部檔案的真實性問題成為關注焦點。有些干部早年因為入團、參軍或招工年齡不夠將年齡改大，工作后又將年齡改小；有些干部為了達到爭取提拔機會、延長任期等目的借助職務之便將年齡改小、學歷改高，甚至將偽造的“三齡二歷一身份”材料存入檔案；有些人為了取得干部身份，采取“曲線救國”頻繁調動，從企業(yè)到事業(yè)單位再到機關，一步步解決編制問題。檔案造假現(xiàn)象之所以層出不窮，一是因為違規(guī)成本低，發(fā)現(xiàn)造假一般僅是黨紀處理，甚至只是政治前途暫時受阻；二是因為缺乏糾錯機制，一旦發(fā)現(xiàn)問題，怎樣啟動調查程序、由誰調查、怎樣調查，整個過程執(zhí)行起來隨意性較大，缺乏制度化、標準化的流程。
3、檔案材料收集不完整、不齊全，與干部本人實際情況有出入。檔案材料內容完整齊全，是干部人事檔案管理的基本要求之一，只有不斷充實完善檔案內容，才能客觀地全面反映干部的真實情況。檔案的常規(guī)材料有干部履歷表、每年度的考核材料、工資材料、獎勵材料等，非常規(guī)材料有干部在職上學取得的學歷學位材料，職務職稱調整、調動形成的材料，加入黨派的材料等。這些材料在制作、審批、收集、歸檔等任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會影響檔案材料的完整性。例如，學歷材料一般要有入學、上學、畢業(yè)三個環(huán)節(jié)的系列材料才算完備，有的干部檔案中學歷材料只有畢業(yè)生登記表或者畢業(yè)證書復印件，材料不完備導致學歷認定工作較為困難。
4、檔案轉遞及材料收集過程中審核、把關不嚴格。干部人事檔案管理中會出現(xiàn)材料不完備、不真實的情況，大多由于檔案材料入口沒有嚴把關。一方面雖然管檔單位都會制定人事檔案管理制度，但是實際操作中往往執(zhí)行力度不夠，有些單位或部門在查閱借閱、轉入轉出干部檔案時，不出具介紹信，不辦理查借閱手續(xù)，不按要求填寫檔案轉遞單，不及時回復回執(zhí)單等，形成檔案管理漏洞，導致涂改、圈劃干部信息，抽取、撤換檔案材料的現(xiàn)象時有發(fā)生；另一方面由于檔案管理人員業(yè)務不夠精通、經驗不夠豐富，在遇到干部提供入檔材料不完備、不準確、不真實的情況時，或沒有能力判斷甄別，或當時發(fā)現(xiàn)卻沒有及時處理，導致不合格的材料收入檔案，久之形成歷史遺留問題，給后續(xù)的檔案管理工作帶來一系列麻煩。
（四）檔案管理信息化程度不高，信息滯后，利用水平較低。傳統(tǒng)的干部人事檔案以紙張形式存在，由工作人員手工整理、裝訂、保管，在查閱信息、使用信息等方面存在很大弊端，人事檔案的信息服務也處于被動、滯后的服務狀態(tài)。有些單位甚至沒有專業(yè)化的檔案庫房，更談不上配備信息化高技術人才、建立先進的電子檔案信息庫。有些單位和部門分別開發(fā)了不同類別的信息庫，如黨員信息庫、工資信息庫、公務員信息庫、編制信息庫等，但是這些庫與庫之間資源無法共享，甚至由于數據更新維護不及時，經常出現(xiàn)各個庫的信息互相矛盾的現(xiàn)象。因此，當前干部人事檔案信息開發(fā)利用最大的難點在于能否開發(fā)一款可以整合信息、實現(xiàn)資源共享，方便更新維護、可操作性強的信息管理系統(tǒng)軟件。
三、解決干部人事檔案管理問題的對策建議
（一）提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務水平，確保干部人事檔案的完整性、準確性、真實性
1、成立檔案管理中心，設置檔案管理專職崗位。由于干部人事檔案管理工作的高度專業(yè)性和保密性，建議機關事業(yè)單位以局為單位，設立檔案管理中心，將全局檔案統(tǒng)一收集保管，配備專業(yè)的檔案庫房、整檔工具以及實現(xiàn)電子檔案信息化所需的硬件軟件設施。設置管理檔案專職崗位，每千本檔案配備兩名專職人員，從事檔案的日常管理、更新維護、信息錄入等工作。在人員選擇標準上，必須滿足政治覺悟高、責任心強、工作作風踏實嚴謹條件，且最好具有人事工作或檔案工作背景。聘請專家對檔案管理人員進行檔案和計算機方面的上崗培訓，建立一支專業(yè)的檔案管理隊伍。
2、嚴把檔案材料入口關，確保檔案材料及時收集、歸檔。在機關事業(yè)單位人員入口管理中，對新增的人事檔案及散材料要進行嚴格審核把關，按照干部人事檔案管理規(guī)范，把需要完備、需要補充的檔案材料及時通知到單位或個人，限期補充完整，否則不予歸檔。對于入檔材料的填寫規(guī)范和要求，應當制定詳細的填寫說明和模板，讓填表人員作為參考，同時應強調入檔材料的重要性、與個人利益的密切聯(lián)系，引起足夠重視。審查合格的檔案材料要及時歸入個人檔案，防止散材料積壓過多造成材料遺失或誤放。與此同時，應做好信息錄入工作，為組織和人事部門管理使用干部提供真實、準確的個人信息。
3、建立良好的溝通渠道，確保人事檔案及檔案材料的轉遞順暢。檔案管理部門在與干部個人溝通時，經常會出現(xiàn)干部不愿配合查找原始資料或補充欠缺材料的現(xiàn)象，有的是怕麻煩，有的是認為檔案不重要，缺材料也沒關系。這就需要檔案管理部門建立良好的溝通渠道，做好檔案重要性的宣傳工作，做好檔案保密工作，采取有效的溝通方式避免干部的抵觸情緒，說服其配合組織及時補充收集檔案材料。此外，還應當加強檔案管理部門與紀檢部門、政法部門、教育部門等形成干部人事檔案材料的眾多部門的溝通協(xié)調，加強本單位內部各工作機構在干部人事檔案材料的形成和收集過程中的溝通協(xié)調，確保人事檔案及檔案材料轉遞順暢、收集齊全、歸檔及時。
（二）提高檔案管理信息化程度，建立電子檔案信息系統(tǒng)
1、做好檔案管理信息化前期準備，即做好紙質檔案的完善工作，這是建立電子檔案數據庫的依據和基礎。目前，山東省對干部人事檔案管理的要求是對檔案進行二級分類，即將推行的電子檔案數據庫也將在檔案二級分類的基礎上進行。
2、著手建設干部人事檔案數據庫。目前，軟件市場有很多新型信息管理軟件，應該按照機關事業(yè)單位干部管理的實際需求，引進合適的軟件系統(tǒng)，并對檔案管理人員進行相關的計算機技術培訓，使之熟練掌握數據庫的操作、使用和維護。
3、加強人事檔案信息動態(tài)管理，提高數據庫使用價值。檔案管理部門應制定規(guī)范的工作流程，及時做好新增材料的分類、掃描、錄入，做好干部基本信息的更新，實現(xiàn)信息整合、資源共享，提高檔案管理工作效率。對于上級部門要求報送的信息和數據，加快統(tǒng)計上報時效性。
4、嚴格安全保密制度，迎接網絡環(huán)境挑戰(zhàn)。檔案管理人員應嚴格遵守人事檔案管理的相關政策，對檔案資料的保密級別進行細分界定，運用計算機的加密功能對不同保密級別的信息進行加密，做好防病毒工作，做好電子檔案材料和干部信息的備份與維護工作，確保檔案資料的安全和完整。
主要參考文獻：
[1]林曉云.淺析人事檔案的管理與利用[J].北京檔案，2010.8.
天津市寶坻區(qū)科學技術委員會
[摘要]我國是世界上人口最多的國家，所以，我國的人口及計劃生育工作一直是我國關注的重點。人口及計劃生育工作的好壞將會影響到我國經濟的發(fā)展，社會的進步以及環(huán)境的可持續(xù)發(fā)展等。加強計劃生育工作中的檔案管理，對于提高我國計劃生育水平有著重要的影響。本文從提高人們對計生檔案管理重要性的認識入手，并對檔案管理在計生工作中的重要性做了詳細分析。
[
關鍵詞 ]檔案管理；計劃生育；重要性
隨著經濟的發(fā)展及社會的進步，我國也已經進入到了信息時代，檔案已經成為各項工作的必備工具，在我國這樣的人口大國，計劃生育工作中的檔案管理已經成為一項至關重要的工作，這是因為計生檔案是各項計生工作的法律依據和重要的憑證，做好計劃生育工作中的檔案管理不僅對我國現(xiàn)在的計劃生育工作有重要影響，還對我國以后計生工作的研究有著重要的意義。
1、提高對計生工作中檔案管理的重要性的認識
自1981年我國成立專門的計劃生育機構以來，具有我國特色的計劃生育工作蓬勃發(fā)展著，我國的計劃生育的機制在不斷的完善著，計劃生育體質也在不斷的健全，我國人民的婚育觀念也在計劃生育教育的影響下發(fā)生著重要的變化，但是人們對于計劃生育工作中的檔案管理的重要性認識還不充足，不能使檔案管理在計劃生育過工作中發(fā)揮出其應有的重要作用。因此，應該加強各個部門及各級領導對計生檔案管理重要性的認識，進而使檔案管理在計劃生育工作中盡可能的發(fā)揮其重要的作用。
提高各部門及各級領導對計劃生育中的檔案管理的重要性的認識的方法和途徑多種多樣。例如，可以通過培訓、雜志、簡報等各種形式來加大宣傳的力度，使相關人員認識到檔案管理在計劃生育工作中的重要性，進而加強對計生工作中的檔案管理。此外，相關部門還可以通過對計劃生育工作中檔案管理工作的考核評估來對該工作起到鼓勵和宣傳的作用。
2、計劃生育工作中檔案管理的重要性
2.1計生檔案是計生工作發(fā)展過程的重要依據
人類的發(fā)展，社會的進步，以及現(xiàn)代化建設的迅猛發(fā)展，都是與檔案及檔案工作分不開的，尤其是進入到信息時代，檔案及檔案工作的重要性更是突出。計劃生育的檔案指的就是計劃生育部門在其職能范圍開展各項活動過程中形成的所有檔案的總和。檔案工作指的是專門管理檔案的業(yè)務。近些年，隨著我國社會的進步，我國的計生工作也開始走向正軌，計劃生育的理念也發(fā)生了大的變化，我國的計劃生育工作與我國的經濟社會的發(fā)展結合起來，統(tǒng)籌解決我國的人口問題。我國的計劃生育工作已經由以前的社會制約及行政干預轉為將計劃生育利益導向與社會制約結合，與科學管理、宣傳教育相統(tǒng)一的新機制。各種優(yōu)生優(yōu)惠政策的出臺和落實，得到了大家的認可和支持。計生檔案也又一次記錄了我國新時期的計劃生育工作的方法方式及思想的轉變過程，成為我國計生工作發(fā)展過程的重要憑證。
2.2計生電子檔案是科學管理水平的重要體現(xiàn)
隨著我國科技的不斷發(fā)展，科技在我國的計劃生育工作中的作用越來越突出，人們對計劃生育工作的服務技術也有了越來越高要求。我國的計劃生育工作也跟隨社會發(fā)展的需求，建立和使用各種信息系統(tǒng)及數據庫，使我國的計劃生育工作逐步實現(xiàn)了現(xiàn)代化的科學管理水平。計劃生育的電子檔案大大加快了我國計劃生育工作的效率和工作質量，充分體現(xiàn)了我國計劃生育工作的科學管理水平。
2.3計生檔案對我國計劃生育的利益導向作用有重要的意義
隨著我國社會的不斷轉型，我國的計劃生育工作的工作方法及工作思想也在不斷發(fā)生著轉變，計劃生育的利益導向機制也在不斷的深入，我國的各級相關的職能部門也都出臺針對計劃生育的一系列優(yōu)惠政策。我國在獨生子女等的一些相關優(yōu)惠政策的落實過程中，計劃生育工作過程中形成的一些不同類型的檔案以及一系列相關文件的檔案，此外，還包括一些二孩生育證的管理檔案等，都已經成為那些享受優(yōu)惠政策的相關人員的主要的佐證材料，對我國的計劃生育的利益導向政策有著至關重要的作用。
2.4計生檔案可作為我國人才考核晉升的重要依據
我國任用干部的相關制度越來越規(guī)范化和法制化，各級政府及黨委干部的選拔和任用的過程中都把計劃生育作為選拔和任用的重要門檻，把計劃生育國策的執(zhí)行情況作為選拔和任用干部的首要條件，對于沒有嚴格按照我國計劃生育國策生育的人員將一律取消任用和選拔的資格，所以，在相關的資格審查時，審批和辦理再生育證的相關資料是十分重要的，計劃生育的檔案就為政府及黨委在人才提拔的科學決策過程提供了有用可靠的依據。
2.5計生檔案可以農民致富服務
有了計劃生育的檔案信息，農民可以通過國家提供的各項服務了解并掌握我國計劃生育的相關政策及我國的一些科技信息，進而幫助農民致富。尤其是在幫助貧困的計劃生育家庭進行發(fā)展生產上，提高人們的生活水平，并根據計劃生育檔案信息向他們傳遞我國對于獨生子女家庭及兩個女兒的家庭的優(yōu)惠及獎勵政策，使他們能夠在這些政策中獲利，進而對提高他們的生活水平，幫助他們致富做出貢獻。
3、總結
計劃生育檔案記錄了我國科學技術快速發(fā)展的新面貌，同時計劃生育電子檔案的應用也是我國科學管理水平的重要體現(xiàn)，并且計劃生育檔案也為我國相關部門的干部提拔晉升提供了可靠的依據，此外，計劃生育檔案對我國計劃生育的利益導向作用也有著重要的意義。所以，檔案管理在計劃生育工作中的作用和意義是巨大的，我們必須對這項工作高度重視，提高對檔案管理在計生工作中的重要性的認識，使我國的檔案管理的思想及方法盡快邁向現(xiàn)代化。檔案管理的相關工作人員也要充分利用現(xiàn)代的科學技術及信息管理系統(tǒng)對我國的計劃生育檔案進行高效的管理，進而提升我國計生工作中檔案管理的效率，使檔案管理在計生工作中發(fā)揮越來越大的作用。
參考文獻
[1]魏曉英.計劃生育檔案管理存在的問題和解決途徑[J].蘭臺世界,2013,(z2):129.
【關鍵詞】事業(yè)單位 人事檔案 信息化建設 理由策略
伴隨著事業(yè)單位的人事制度改革，人事檔案管理工作也日益顯得重要。事業(yè)單位的人事檔案是人才信息的重要存儲器，能記載人才的重要信息，反映人員的學習工作經歷、工作表現(xiàn)獎懲情況、工資薪酬、職務職稱、歷史背景，還是組織部門選拔任用干部的重要依據。管理好利用好人事檔案，加強檔案的信息化建設，對于開發(fā)人力資源有著重大的作用。下面就結合自己的工作談談事業(yè)單位的人事檔案管理存在的理由及策略。
一、人事檔案管理工作中存在的理由
（一）不重視對人事檔案管理
人事檔案工作是一項默默無聞的工作，整日里面對的是檔案柜和一本本的人事檔案，不像其他工作那樣有色彩、有味道，怎么努力都沒有明顯的成績。正是這樣的靜默，使得社會及相當一部分領導干部對人事檔案工作的重要性認識不足，且都存在一些誤區(qū)。在人們的心里，檔案工作就是登記、保管的事務性工作，誰都可以做，不是重要的崗位和重要的工作內容，保管好，不遺失、不泄密，能應付外調、查檔就可以，就是好檔案員。所以這是一項最容易被忽視的工作，提到日程上來的機會幾乎沒有。各單位的的檔案工作，基本上是“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”的局面。人員素質不高，工作積極性不高，被動應付，便是檔案管理工作的寫照。
（二）缺乏有效的檔案管理
人事檔案工作只看重以往個人歷史信息記錄的維護，忽視現(xiàn)期內容的補充和更新。一部分人員業(yè)務素質不高，沒有經過專業(yè)的檔案知識培訓，檔案收集意識淡薄。所以工作中對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務處理不當，缺乏全面性、系統(tǒng)性、連續(xù)性；對于應該歸檔的材料沒有及時整理歸檔，檔案的收集、整理、儲存、檢索以及利用等方面，仍沿用傳統(tǒng)的管理策略，整理檔案靠小作坊式加工，檔案材料的檢索基本靠手工完成。如此種種嚴重影響了檔案管理水平。
（二）檔案的搜集管理意識不強
檔案管理工作的主要內容便是材料收集和保管。但現(xiàn)實情況卻是有些檔案員檔案意識淡薄，搜集和保管檔案的重視程度不夠，輕視了這項工作的重要性，導致部分人事檔案材料跟不上個人經歷的變化，給檔案的使用帶來諸多不便。
人事檔案材料不健全。現(xiàn)存人事檔案內容單一，選拔任用干部時，只能從干部人事檔案中得到如年齡、主要經歷、入黨入團、學歷、工資調整等一些基本信息。檔案缺乏動態(tài)管理，人事的繼續(xù)教育、德能勤績、收入、經濟審計、組織考察等重要內容幾乎沒有資料可查。
干部人事檔案管理是一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作，單位應當配備專職人員管理，單獨存放。但實際情況卻不盡如人意，有些單位還是有人兼職管理，或者非專業(yè)人員管理。
（三）人事檔案信息化、現(xiàn)代化水平不高
一些單位雖然配備了微機，但是也僅局限于打印檔案目錄，無法進行人事信息的查詢和檢索。微機成了工作人員的工具，而不是檔案管理的機器。根本不能實現(xiàn)對人事信息的篩選、排序、分類、匯總，沒有形成紙質檔案和電子檔案并存共用的管理機制，跟不上時展對檔案工作管理的要求。很多人事統(tǒng)計工作還是靠原始的手工完成，造成人力資源的極大浪費。
二、做好人事檔案管理的措施
（一）健全制度
結合檔案工作實際，建立健全檔案管理的各種規(guī)章制度，干部檔案工作人員職責、干部檔案查借閱制度、干部檔案保管保密制度、檔案材料的收集制度等。把檔案的管理工作責任落實到人，獎懲分明，確保檔案管理工作有章可循，有據可依，規(guī)范運轉。
（二）加強信息化建設
人事檔案的信息化建設是檔案資源科學、有效整合的手段，建立人事檔案的數據庫就是最好的整合。建立電子檔案，在保管好實體檔案的基礎上，實現(xiàn)人事檔案的電子化，有關信息全部錄入計算機，利用干部人事檔案信息對干部隊伍進行綜合分析，使得檔案的檢索和查詢更加迅速和快捷，為提拔、選用干部和人員考核提供信息和決策依據。在錄入數據庫的基礎上，建立每個人的個人檔案信息平臺，以姓名、崗位、身份證號、本人照片等重要信息作為檢索，以人事檔案的目錄作為條目鏈接。隨時通過計算機增加個人的考核、獎懲、教育、成果等數據資料。在豐富個人信息的同時，突出個人特色，實現(xiàn)檔案的動態(tài)管理和補充。同時要注意電子檔案的安全保密工作，因為電子文字修改后是不留痕跡的，電子檔案的安全保密是檔案信息化管理的前提工作。
（三）配備專職檔案人員管理
具體的管理人員必須使具備一定政治素質、專業(yè)素質，才能做好人事檔案材料管理和存放。但目前一些單位的情況是人員緊張，檔案管理人員多是兼職。對于人事檔案材料份數多，資料復雜的實際，難以應付，造成檔案管理質量的下降。所以新時期的檔案管理人員必須具備一定的檔案業(yè)務知識、電腦操作知識、一定的軟件應用能力和網絡知識。
（四）提高人事檔案利用水平
事業(yè)單位的人事檔案作用尚未充分發(fā)揮出來，首先是在干部的考核、提拔和任用上，沒能發(fā)揮出人事檔案的考核作用。其次是其社會服務功能需進一步加強，人事檔案作為人員各段時期信息的原始存儲器，具有很強的權威性。但長久以來，事業(yè)單位人事檔案管理重保密、輕利用的現(xiàn)象依然存在，人們感覺人事檔案很神秘，削弱了其利用和服務功能。所以，要進一步改善和開發(fā)檔案的利用價值，變被動服務為主動服務，變簡單的基本情況查詢?yōu)槿耸滦畔⒌娜娌樵儯浞职l(fā)揮檔案的作用。
【關鍵詞】人事檔案 管理
中圖分類號：R197.323 文獻標識碼：B 文章編號：1005-0515（2011）1-279-01
加強干部人事檔案管理，提高檔案的自身價值，人事檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作，醫(yī)院人事檔案管理工作已成為醫(yī)院行政管理的重要組成部分。人事檔案是“人的管理”主要依據的基本信息。它既存儲了組織人力資源信息，又是管理的核心“人”的歷史和現(xiàn)狀的一個真實反映[1]。
1 醫(yī)院人事檔案管理的重要性
醫(yī)院人事檔案管理工作已成為醫(yī)院行政管理的重要組成部分。探討新時期醫(yī)院人事檔案管理的好方法，醫(yī)院領導要將干部人事檔案工作納入議事議程，為醫(yī)院領導決策等提供檔案信息服務。當前醫(yī)療體制改革在不斷深化，作為改革核心內容的人事制度改革也在不斷深人進行，醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院人事管理的一個重要組成部分，它為醫(yī)院建設提供各類人才信息和用人依據，是醫(yī)院人才開發(fā)的重要資源，是醫(yī)院人員任用的重要憑證，是人事部門做好人事工作的重要依據，更好地為醫(yī)院選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得更為重要。把干部人事檔案工作與醫(yī)院各項工作聯(lián)系起來，確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，在主動服務和開發(fā)利用上下功夫。
2 建立醫(yī)院人事檔案管理制度
醫(yī)院人事檔案工作是人事工作的重要組成部分，是人事管理中一項必不可少的基礎工作。建立健全檔案管理的各項規(guī)章制度。加強人事檔案管理，促進檔案規(guī)范化，發(fā)揮好人力資源的管理作用，使人事檔案整理工作有章可循。但就整體而言，進一步建立和完善干部人事檔案審核制度和管理責任制度，加大對人事檔案工作的監(jiān)督檢查力，維護人事檔案的真實性、嚴肅性，更好地發(fā)揮干部人事檔案的作用。我院按照上級《干部檔案工作條例》的規(guī)定及要求，制定了我院《干部人事檔案管理人員職責》、《檔案查(借)閱制度》等制度。使檔案管理工作有章可循，行之有效，保證人事檔案工作的正常進行。
3 加強檔案管理人員的綜合素質
檔案管理人員要對檔案工作細致入微，建立接收檔案材料登記薄、借閱檔案登記薄，確保歸檔材料真實完整。做好檔案的管理工作，開發(fā)檔案信息資源和加速管理現(xiàn)代化的步伐，對于提高本單位管理水平，加快工作效率，利用檔案來為醫(yī)院建設服務，都具有積極的促進作用。提高檔案管理人員的素質、加強檔案人員的事業(yè)心、責任感，加強學習，提高業(yè)務素質，提高鑒別能力，對收集的材料要認真核實，做到認真、及時、齊全、完整，分類明確，排列有序、隨收隨放、定期檢查，把好質量關，保證檔案的真實性、可靠性、完整性。
4 加快人事檔案管理的現(xiàn)代化
在人事檔案管理領域，須按照國家標準和行業(yè)標準來實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，也是人事檔案服務于人事工作和人事制度改革和發(fā)展的需要，是我國整個社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個具體組成部分，人事檔案工作的科學化、現(xiàn)代化包括管理手段和管理理念的科學化、現(xiàn)代化。充分借助計算機技術這一現(xiàn)代化手段，應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的，在人事檔案管理工作中，將人事檔案做成信息數據庫，提高檔案管理的準確性和檢索效率，使人力資源管理部門可迅速在數據庫中查找到符合某種特定需要的人才，并針對員工的不同個性制定培訓、激勵計劃等，提升人力資源管理水平[2]。
人事檔案管理是一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作。醫(yī)院人事檔案管理數據庫、人事信息系統(tǒng)的建設是一項長期的任務，人事檔案管理作為人事管理的一部分，需要專人管理、單獨存放。甄別檔案的虛假等，建立起一整套比較完善的管理體制，推動醫(yī)院人事檔案管理，加強檔案管理的現(xiàn)代化手段，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎，從而提升醫(yī)院的整體管理水平，增加醫(yī)院的經濟效益和社會效益。
參考文獻
1運動員檔案管理存在的問題
每名運動員都有屬于自己的檔案，每個檔案內部都包含每名運動員的詳細信息，運動員的檔案關系到日后運動員在社會中的發(fā)展。因此對運動員檔案進行科學合理的管理和整合是必須要做好的工作，這對于我國體育事業(yè)的發(fā)展起到重要作用。根據目前的狀況來看，運動員檔案管理工作中還存在很多問題，這給我國體育事業(yè)管理運動員的過程中帶來很大的挑戰(zhàn)。以下是對運動員檔案管理工存在的問題分析：1.1管理模式和管理思想落后。近年來我國事業(yè)單位在不斷發(fā)展和改革，運動員在錄用方面的形式也相對發(fā)生改變，目前主要的錄用形式是擇優(yōu)錄取。在這種改革模式下，運動員的檔案管理工作也要順應當前形式進行改革，在檔案管理人員自身素質方面也要提高要求。但是從目前的狀況來看，運動員檔案管理人員并沒有提高自身素質、優(yōu)化檔案管理模式，多數管理人員工作積極性不高，嚴重缺乏主動創(chuàng)新精神，不能做到積極主動配合當前檔案管理工作的發(fā)展趨勢，在這類員工的帶動下，檔案管理模式和管理思想嚴重落后。1.2檔案室基礎建設薄弱。運動員檔案管理工作復雜，需要多種程序進行配合才能夠做到檔案的優(yōu)質管理。檔案管理需要配備專用的檔案室，并且需要一些先進設備對檔案進行整合。目前多數單位對檔案管理重視度不夠，檔案管理部門經費嚴重不足，無法引進整合檔案需要的先進設備，甚至有部分單位沒有配備專用的檔案管理室，檔案管理形式多數是依靠人工來錄入和整理，這種方式會使檔案管理過程中出現(xiàn)嚴重的誤差，甚至容易造成檔案丟失。由此可以看出當前檔案室基礎建設仍處于薄弱狀態(tài)。1.3管理人員缺乏培訓和交流。管理人員在運動員檔案管理工作中占據重要位置，管理人員自身素質和管理水平直接影響到運動員檔案管理質量。從實際管理中可以看出，目前檔案管理部門的多數管理人員都是兼職人員，有的甚至是從單位其它部門調過來的員工，因此員工嚴重缺乏檔案管理知識和經驗，在運動員檔案管理的過程中知識根據自己的直觀感受和對表面知識的理解進行檔案管理，這種管理方式會加大運動員檔案管理難度，提高檔案管理出錯率。1.4歸檔材料收集難、不及時。運動員檔案的管理，其相關材料的數量巨大，在實際的工作中，對材料的收集和歸檔經常出現(xiàn)問題。由于對檔案的重要性及歸檔材料意識缺乏必要的宣傳，運動員檔案材料因項目不同、年齡差異、訓練比賽等因素比較分散，收集比較困難。因此，教練員、隨隊干事、隊醫(yī)、科研人員對于檔案重要性認識程度不夠，沒有歸檔材料收集和主動歸檔的意識，導致運動員檔案材料缺失的現(xiàn)象時有發(fā)生。
2加強運動員檔案管理的有效途徑
運動員檔案管理對運動事業(yè)合理化發(fā)展的重要性是有目共睹的，保證管理措施的先進性和科學性，是人們需要重點注意的問題，只有這樣才能夠保證運動員的檔案管理工作順利進行。針對上文中總結的問題，下面本文提出了一些加強運動員檔案管理的幾點建議，為我國運動員檔案管理工作的發(fā)展和改進提供參考。2.1廣泛宣傳，提高檔案意識。宣傳運動員檔案管理的重要性。運動員檔案管理是一項專業(yè)性強且極為重要，艱苦而又默默無聞的工作，管理者應提高各方面的素質，端正工作態(tài)度，加強政治學習，提高政治素質和工作的責任感、積極性。提高對檔案工作的認識水平和敏感度通過座談會等各種形式，宣傳檔案工作，提高廣大運動員、教練員和干部隊伍的檔案意識，使他們意識到運動員檔案是受法律保護的，是關系到運動員自身成長、成才以至退役工作的大事，是關系到國家體育事業(yè)的大事。培養(yǎng)歸檔意識。一經形成就應盡快歸人其檔案中去，運動員、教練員及管理干部隊伍應有意識地將新形成的材料收集齊全，盡快送到檔案管理部門去，以防材料遺失。2.2充實檔案內容，提高檔案利用價值。重視“特色材料”。從運動員進隊開始，就應有意識的充實運動員“特色材料”，如可以填寫《運動員人省隊前比賽情況登記表》、《運動員比賽成績登記表》等等。而這些材料應作為一項重要內容按時填寫，及時歸檔。檔案管理者要與相關部門或單位加強溝通與協(xié)作，擴大范圍。要擴大國內外名運動員檔案材料的收集范圍，對名運動員在訓練、比賽、等各種活動中形成的對其自身與體育事業(yè)發(fā)展有用的材料都應收集。2.3完善檔案管理制度。依據《檔案法》、《檔案法實施辦法》以及干部人事檔案管理規(guī)章制度，完善運動員檔案材料的收集、鑒別、歸檔制度及檔案的整理、轉遞、查借閱、統(tǒng)計制度．按制度辦事，做到日常工作制度化、規(guī)范化，杜絕收集不齊全，內容不完整，歸檔不及時，整理、轉遞不規(guī)范的現(xiàn)象。在此基礎上，利用電子計算機、網絡技術、縮微復制技術、傳真機等現(xiàn)代化管理設備和技術，實現(xiàn)運動員檔案管理的現(xiàn)代化。比如，利用干部人事檔案管理系統(tǒng)軟件進行各項管理丁作等。2.4提高服務意識。管理人員服務意識的低下對于檔案工作的影響是極為嚴重的，因此，在現(xiàn)代運動員檔案管理過程中，需要針對其服務意識做出有效提高。檔案管理工作者應變被動服務為主動服務，主動了解各運動項目的特點和各種賽事情況，利用檔案為運動訓練和比賽服務。改變服務對象的單一性。要積極適應新形勢的要求，在不違反保密規(guī)定的前提下，改變運動員檔案只為人事部門、教練員等干部隊伍服務的狀況，要為運動員服務，如可以建立運動員基本信息數據庫為運動員開放。
運動管理體制的不斷創(chuàng)新和發(fā)展，是體育事業(yè)能夠得以持續(xù)進步的主要推動力量。運動員檔案管理方式的落后，對于體育事業(yè)的進步影響嚴重。面對當今國際體育發(fā)展現(xiàn)狀，全面加強體育系統(tǒng)管理體制的完善是非常必要的，也是促進體育術業(yè)發(fā)展國際化的關鍵手段。針對現(xiàn)階段運動員檔案管理工作中存在的問題，需要采取積極的態(tài)度，保證與現(xiàn)代管理技術相融合，以先進的管理理念對其進行全面分析，強化檔案管理體系創(chuàng)新意識，大力發(fā)展適時的、適用的運動員檔案管理途徑。
作者:孫秀英 單位:黑龍江省田徑運動管理中心
參考文獻
關鍵詞：事業(yè)單位 人事檔案 信息化建設 問題對策
伴隨著事業(yè)單位的人事制度改革，人事檔案管理工作也日益顯得重要。事業(yè)單位的人事檔案是人才信息的重要存儲器，能記載人才的重要信息，反映人員的學習工作經歷、工作表現(xiàn)獎懲情況、工資薪酬、職務職稱、歷史背景，還是組織部門選拔任用干部的重要依據。管理好利用好人事檔案，加強檔案的信息化建設，對于開發(fā)人力資源有著重大的意義。下面就結合自己的工作談談事業(yè)單位的人事檔案管理存在的問題及對策。中國
一、人事檔案管理工作中存在的問題
1、不重視對人事檔案管理
人事檔案工作是一項默默無聞的工作，整日里面對的是檔案柜和一本本的人事檔案，不像其他工作那樣有色彩、有味道，怎么努力都沒有明顯的成績。正是這樣的靜默，使得社會及相當一部分領導干部對人事檔案工作的重要性認識不足，且都存在一些誤區(qū)。在人們的心里，檔案工作就是登記、保管的事務性工作，誰都可以做，不是重要的崗位和重要的工作內容，保管好，不遺失、不泄密，能應付外調、查檔就可以，就是好檔案員。所以這是一項最容易被忽視的工作，提到日程上來的機會幾乎沒有。各單位的的檔案工作，基本上是“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”的局面。人員素質不高，工作積極性不高，被動應付，便是檔案管理工作的寫照。
2、缺乏有效的檔案管理
現(xiàn)階段事業(yè)單位人事檔案工作普遍存在管理理念滯后，管理制度不完善的弊端，尤其在管理上，一些單位管理水平不高，管理手段落后。人事檔案工作只看重以往個人歷史信息記錄的維護，忽視現(xiàn)期內容的補充和更新。一部分人員業(yè)務素質不高，沒有經過專業(yè)的檔案知識培訓，檔案收集意識淡薄。所以工作中對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務處理不當，缺乏全面性、系統(tǒng)性、連續(xù)性；對于應該歸檔的材料沒有及時整理歸檔，檔案的收集、整理、儲存、檢索以及利用等方面，仍沿用傳統(tǒng)的管理方法，整理檔案靠小作坊式加工，檔案材料的檢索基本靠手工完成。如此種種嚴重影響了檔案管理水平。
3、檔案的搜集管理意識不強
檔案管理工作的主要內容便是材料收集和保管。但現(xiàn)實情況卻是有些檔案員檔案意識淡薄，搜集和保管檔案的重視程度不夠，輕視了這項工作的重要性，導致部分人事檔案材料跟不上個人經歷的變化，給檔案的使用帶來諸多不便。
人事檔案材料不健全。現(xiàn)存人事檔案內容單一，選拔任用干部時，只能從干部人事檔案中得到如年齡、主要經歷、入黨入團、學歷、工資調整等一些基本信息。檔案缺乏動態(tài)管理，人事的繼續(xù)教育、德能勤績、收入、經濟審計、組織考察等重要內容幾乎沒有資料可查。
干部人事檔案管理是一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作，單位應當配備專職人員管理，單獨存放。但實際情況卻不盡如人意，有些單位還是有人兼職管理，或者非專業(yè)人員管理。
4、人事檔案信息化、現(xiàn)代化水平不高
在信息技術飛速發(fā)展的今天，快捷的微機技術還沒有被一些單位采用。很多人事檔案管理工作還局限于紙質檔案的建立和保管層面上，人事檔案的電子數據庫沒有建立，管理的重心還是實體管理，實現(xiàn)人事檔案的電子化管理在一些單位還是一句口號。一些單位雖然配備了微機，但是也僅局限于打印檔案目錄，無法進行人事信息的查詢和檢索。微機成了工作人員的工具，而不是檔案管理的機器。根本不能實現(xiàn)對人事信息的篩選、排序、分類、匯總，沒有形成紙質檔案和電子檔案并存共用的管理機制，跟不上時展對檔案工作管理的要求。很多人事統(tǒng)計工作還是靠原始的手工完成，造成人力資源的極大浪費。
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二、做好人事檔案管理的措施
1、健全制度
人事檔案管理是單位管理工作的重要組成部分，首先領導要對人事檔案管理工作給予一定的重視，做到對檔案工作及時檢查、督促、指導，使檔案管理工作真正起到服務于單位整體管理的作用，并能同步于人事制度的改革。結合檔案工作實際，建立健全檔案管理的各種規(guī)章制度，干部檔案工作人員職責、干部檔案查借閱制度、干部檔案保管保密制度、檔案材料的收集制度等。把檔案的管理工作責任落實到人，獎懲分明，確保檔案管理工作有章可循，有據可依，規(guī)范運行。中國
2、加強信息化建設
人事檔案的信息化建設是檔案資源科學、有效整合的手段，建立人事檔案的數據庫就是最好的整合。建立電子檔案，在保管好實體檔案的基礎上，實現(xiàn)人事檔案的電子化，有關信息全部錄入計算機，利用干部人事檔案信息對干部隊伍進行綜合分析，使得檔案的檢索和查詢更加迅速和快捷，為提拔、選用干部和人員考核提供信息和決策依據。在錄入數據庫的基礎上，建立每個人的個人檔案信息平臺，以姓名、崗位、身份證號、本人照片等重要信息作為檢索，以人事檔案的目錄作為條目鏈接。隨時通過計算機增加個人的考核、獎懲、教育、成果等數據資料。在豐富個人信息的同時，突出個人特色，實現(xiàn)檔案的動態(tài)管理和補充。實現(xiàn)上述目的，需要建立在一定軟件系統(tǒng)的基礎上，還要添置必要的設備，比如計算機、打印機、掃描儀等設備，這是需要資金做基礎的，加大對檔案管理的資金投入，使事業(yè)單位的人事檔案管理工作真正實現(xiàn)現(xiàn)代化和信息化。
同時要注意電子檔案的安全保密工作，因為電子文字修改后是不留痕跡的，電子檔案的安全保密是檔案信息化管理的前提工作。
3、配備專職檔案人員管理
事業(yè)單位的人事檔案管理有其自身的特點，其工作性質是專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作。涉及到個人的隱私和一個人的成長、工作、遵紀守法的記錄。具體的管理人員必須使具備一定政治素質、專業(yè)素質，才能做好人事檔案材料管理和存放。但目前一些單位的情況是人員緊張，檔案管理人員多是兼職。把一些非專業(yè)人員安排到這個崗位上。對于人事檔案材料份數多，資料復雜的實際，難以應付，造成檔案管理質量的下降。所以新時期的檔案管理人員必須具備一定的檔案業(yè)務知識、電腦操作知識、一定的軟件應用能力和網絡知識。
4、提高人事檔案利用水平
事業(yè)單位的人事檔案作用尚未充分發(fā)揮出來，首先是在干部的考核、提拔和任用上，沒能發(fā)揮出人事檔案的考核作用。人事檔案管理的收集整理、鑒別、保管，都是為了組織部門用人、選人、調人、獎懲做材料證明，檔案信息的搜集和整理，都是要服務于干部人事工作，為人事決策提供參考依據。其次是其社會服務功能需進一步加強，人事檔案作為人員各段時期信息的原始存儲器，具有很強的權威性。但長久以來，事業(yè)單位人事檔案管理重保密、輕利用的現(xiàn)象依然存在，人們感覺人事檔案很神秘，削弱了其利用和服務功能。所以，要進一步改善和開發(fā)檔案的利用價值，變被動服務為主動服務，變簡單的基本情況查詢?yōu)槿耸滦畔⒌娜娌樵儯浞职l(fā)揮檔案的作用。
三、結束語
事業(yè)單位干部人事制度的改革，給人事檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)，同時也促進了人事檔案的管理。在完善的檔案管理制度約束下，配備專職的業(yè)務人員，加快檔案的信息化建設，開發(fā)檔案的利用價值，為上級領導干部的選拔任用，提供數據的參考。中國
參考文獻：
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