時間：2023-07-06 16:19:35
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一、當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題
（一）管理載體傳統(tǒng)老舊
“無紙化辦公”的新風(fēng)已在強調(diào)節(jié)約公司成本和追求現(xiàn)代科學(xué)管理的現(xiàn)代公司的擁護下發(fā)展良好，但作為事業(yè)性質(zhì)的醫(yī)療機構(gòu)，尤其是屬于國家事業(yè)單位的公辦醫(yī)院，財政支持使其對于辦公用紙這類“小事”覺得不值一提。當(dāng)前還有很多醫(yī)院的人事檔案管理材料為紙質(zhì)材料。紙質(zhì)材料的制造成本和使用成本都很高，且不易保存，多年之后質(zhì)量會大打折扣。
（二）管理路徑不夠通暢
檔案管理涉及各行各業(yè)，尤其是人事檔案設(shè)計的范圍更廣，在電子技術(shù)飛速發(fā)展的時代，檔案熟悉花管理也成為必然。由于紙質(zhì)材料的信息傳遞單一性，紙質(zhì)材料的信息只能通過人工轉(zhuǎn)移、物物交接甚至需要親自抄寫的傳統(tǒng)方式傳遞，因而其管理路徑不夠通暢。
（三）管理意識稍顯薄弱
人事檔案管理中的重要一環(huán)便是管理意識，由于人事檔案管理不具有直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益的作用，其隱性的對于組織的幫助又不容易被察覺，因此人事檔案管理崗位總是備受冷落，單位對于管理意識是薄弱、落后且不易進步的。
（四）管理人員素質(zhì)較低
首先，醫(yī)院的人事檔案管理人員在聘用上屬于能力較弱型，扮演著“文件袋保管員”的角色，工作能力、工作效率較低；其次，醫(yī)院對于人事檔案管理的忽略直接導(dǎo)致人事檔案管理人員積極性不高，工作思想散漫，在新型人事檔案管理方法出現(xiàn)時很少主動學(xué)習(xí)。
（五）管理效率嚴(yán)重低下
綜合以上幾點，當(dāng)前大部分醫(yī)院的人事檔案管理還處在“人—紙”階段，絕大多數(shù)工作都是人工操作，傳遞性差，準(zhǔn)確性低。查詢、轉(zhuǎn)移、歸類、審核的過程中經(jīng)常出現(xiàn)“一步錯步步錯”的情況，甚至造成人事檔案損壞，嚴(yán)重影響人事檔案管理效率。
21世紀(jì)是數(shù)字化信息時代，利用數(shù)字化信息開展醫(yī)院人事檔案管理工作可以在傳統(tǒng)人事檔案管理出現(xiàn)的嚴(yán)重病癥上補一劑良藥。數(shù)字化信息開展工作既要求被管理物的數(shù)字化，更要求管理者的數(shù)字化，因此，利用數(shù)字化信息開展醫(yī)院人事檔案管理工作對人事檔案管理的雙方主體都提出了更高的要求。
（一）醫(yī)院人事檔案管理者的數(shù)字化
俗話說“事在人為”。倘若配備先進的管理設(shè)備而沒有先進的管理人才同樣達不到預(yù)期效果，因此要先將醫(yī)院人事檔案管理者數(shù)字化。目前我國醫(yī)院人事檔案管理者老齡化嚴(yán)重，計算機水平普遍較低，很多尚處于只會開機、打開文件夾和網(wǎng)頁的階段，因此要及時更新?lián)Q代，培養(yǎng)、儲備檔案管理和計算機水平都較高的復(fù)合型人才。
（二）醫(yī)院人事檔案設(shè)備的數(shù)字化
與醫(yī)院人事檔案管理者的數(shù)字化相比，設(shè)備的現(xiàn)代化要求看似比較容易，其實不然。科學(xué)的管理系統(tǒng)、管理軟件的重要性眾所周知。要積極引進先進的管理設(shè)備，只有提高人事檔案管理的客觀條件方能提高水平。
（三）醫(yī)院人事檔案與管理者二者的數(shù)字化信息標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化
數(shù)字化信息的有效利用一定要建立在標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的基礎(chǔ)上。比如數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化有利于醫(yī)院科室之間、部門之間、院所之間的數(shù)據(jù)體系更完整；應(yīng)用技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化有利于整個醫(yī)院人事檔案技術(shù)處理可以做到無縫銜接；管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化有利于醫(yī)療體系人事管理系統(tǒng)之間的相互交流；信息統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化有利于進一步提高醫(yī)院人事檔案管理效率。
三、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)路徑
（一）打開思想，改變思路，高度重視
當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作的傳統(tǒng)老舊很大程度上歸結(jié)于醫(yī)院對于人事檔案管理工作的不重視，忽視了人事檔案管理工作對于一個組織的隱性能量，故而對其軟硬件、人工的水平和素質(zhì)要求偏低。改變這種情況必須要從思想抓起，人事檔案是醫(yī)院的寶貴財富，提高醫(yī)院人事檔案管理工作的思想重視程度，對于其工作的需求提供必要的條件。
（二）新老交接，提高標(biāo)準(zhǔn)，培養(yǎng)人才
老一輩醫(yī)院人事檔案工作者的確在之前多年的工作中貢獻過卓著力量，對他們給予充分肯定的基礎(chǔ)上也要看到時代在發(fā)展，科技在進步，長江后浪推前浪的現(xiàn)象已經(jīng)逼迫醫(yī)院的人事檔案管理水平需要高水平、高素質(zhì)、專業(yè)化的管理人員為我們的管理工作添磚加瓦。要對醫(yī)院人事檔案管理工作崗位提出更高的工作要求，提高醫(yī)院人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。可通過專業(yè)人事檔案管理培訓(xùn)來提高人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，包括新時期人事檔案管理的專業(yè)知識、計算機操作、業(yè)務(wù)技能和信息安全學(xué)習(xí)，其中計算機操作即使最基礎(chǔ)的要求也是最關(guān)鍵的技術(shù)手段核心，努力培養(yǎng)合適的新型人才。
（三）兩件更新，兩手都抓，兩手都硬
硬件和軟件的科技含量和技術(shù)含量直接關(guān)系醫(yī)院人事檔案管理工作的水平高低。人事檔案信息數(shù)字化管理對計算機核心技術(shù)的依賴性較高，硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)的匹配同樣不容忽視。首先，要加強對人事檔案信息的環(huán)境管理，信息技術(shù)和計算機軟件對外部環(huán)境有一定要求；其次，科學(xué)技術(shù)更新?lián)Q代的速度非常快，計算機軟件必將經(jīng)常更新。然而軟件技術(shù)的更新卻有可能與硬件設(shè)施不匹配，從而導(dǎo)致原有數(shù)據(jù)的流失，不利于人事檔案管理。
（四）隊伍建設(shè)，注重安全，注意穩(wěn)定
建設(shè)一支高水平、高素質(zhì)、專業(yè)化的醫(yī)院數(shù)字化信息人事檔案管理工作團隊實屬不易。隊伍建設(shè)前應(yīng)確保數(shù)字化信息崗位人員的安全意識是否滿足崗位要求，數(shù)字化工作是一項充滿安全保密性的工作，需要團隊的整體性和安全性；其次，由于醫(yī)院屬性較為特殊，人事檔案管理隊伍建成之后盡量確保管理人員的相對穩(wěn)定，在不必要換崗和流動的前提下盡可能保證醫(yī)院人事檔案人員的相對穩(wěn)定，既有利于熟悉業(yè)務(wù)，又有利于隊伍的穩(wěn)定性。
四、實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理需要創(chuàng)新
現(xiàn)代化人事檔案管理需要新的人事檔案管理模式.基于建立國家人事檔案管理中心的構(gòu)想,本文提出了未來人事檔案管理“三位一體”模式,即國家人事檔案管理中心集中進行傳統(tǒng)人事檔案管理、數(shù)字化人事檔案管理和人事檔案網(wǎng)絡(luò)共享管理。
（一）建立醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理云數(shù)據(jù)庫
《關(guān)于改變傳統(tǒng)人事檔案管理制度的建議》早在07年就被提出，阿里巴巴公司提出的“云數(shù)據(jù)”技術(shù)也已應(yīng)用多年，但是至今這些先進的管理理念和數(shù)據(jù)處理技術(shù)都沒能在醫(yī)院人事檔案管理工作中體現(xiàn)出應(yīng)有的作用。建立醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理云數(shù)據(jù)庫已成為利用數(shù)字化信息開展醫(yī)院人事檔案管理工作創(chuàng)新的首要創(chuàng)新點。
（二）建立醫(yī)院人事檔案網(wǎng)格化交叉體系
以傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案母系統(tǒng)為基礎(chǔ)，建立涵蓋醫(yī)療人員戶籍、社保、成長、信用等方面的子系統(tǒng)，并完成網(wǎng)格化信息交叉。體系的完善既幫助醫(yī)院人事信息的全面匯總，又可幫助醫(yī)院內(nèi)部人才的選拔和干部的任用。
（三）學(xué)習(xí)利用新技術(shù)新方法
信息技術(shù)發(fā)展雖然迅猛，但由于信息技術(shù)引入人事檔案管理領(lǐng)域起步較晚，各項工作的信息化進程并沒有借成熟的信息與電子技術(shù)而加快。我們應(yīng)當(dāng)吸取經(jīng)驗教訓(xùn)，努力學(xué)習(xí)其他領(lǐng)域或者其他國家的先進技術(shù)，用在我國醫(yī)院人事檔案數(shù)字化工作中。軟件上可使用大區(qū)域通用的高級別人事檔案管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換流暢，提高醫(yī)院人事檔案工作效率。硬件上可依據(jù)實際需求和工作環(huán)境情況選擇配置相應(yīng)的數(shù)碼產(chǎn)品幫助人事檔案數(shù)據(jù)信息電子化。技術(shù)上引進先進技術(shù)，如射頻、芯片、磁條等數(shù)據(jù)存儲、讀取技術(shù)，既可以幫助大量電子信息的處理又可以保障信息的安全性和存儲的長期性。
五、利用數(shù)字化信息開展醫(yī)院人事檔案管理工作需注意的問題
（一）與時俱進，不斷進步
利用數(shù)字化信息開展醫(yī)院人事檔案管理工作具有長期性、延伸性、進步性。需要長期不斷的與時俱進、跟進學(xué)習(xí)，同時要勇于超越現(xiàn)有技術(shù)，愿意摸索，敢于突破。要緊緊盯住時代最前沿的數(shù)字化信息技術(shù)發(fā)展成果，將其運用到醫(yī)院人事檔案管理實踐之中。這其中既是一個環(huán)境更新、人員學(xué)習(xí)的復(fù)雜過程，也需要醫(yī)院對于此項工作的政策支持和財力幫助。
（二）牢記根本，不忘初心
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；人事檔案管理；數(shù)字化；實現(xiàn)
數(shù)字化主要是把復(fù)雜信息進行轉(zhuǎn)化，通過轉(zhuǎn)換后的數(shù)字和數(shù)據(jù)，合理構(gòu)建數(shù)字化模型，將其轉(zhuǎn)換成一系列的代碼之后，正確融入計算機中，從而對其進行統(tǒng)一處理。在醫(yī)院的人事檔案管理的過程中，需要利用數(shù)字化檔案管理模式，讓人事檔案管理的效率得到全方位的提升。
一、醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字化管理概況
（一）管理現(xiàn)狀分析。目前我國醫(yī)院人事檔案管理主要是采取手工操作的工作模式，不僅加大了管理人員的工作難度，而且還造成了醫(yī)院人事檔案出現(xiàn)混亂與零散的狀態(tài)。現(xiàn)有的計算機設(shè)備，也只是簡單地對人員基本信息進行登記。對于計算機設(shè)備的應(yīng)用相對較少，僅存在于醫(yī)院人員信息登記工作中，所以為了全面提升醫(yī)院人事檔案管理的效率，需要將數(shù)字化信息技術(shù)全面融入其中，現(xiàn)今，在一些較為大型的城市中，醫(yī)院人事檔案管理逐步采用數(shù)字化的方式進行檔案信息的錄入―管理―查詢。從總體的趨勢上看，醫(yī)院數(shù)字化檔案管理體系處于快速發(fā)展階段。
（二）數(shù)字化檔案管理的意義。由于醫(yī)院的人事檔案管理較為復(fù)雜，尤其是各種人員情況變動以及科室之間的信息交流與傳遞都需要對人事檔案進行查詢或者應(yīng)用。進行數(shù)字化檔案管理不僅能夠讓人事檔案管理的效率得到全面的提升，而且還能讓信息的錄入以及整體的查詢更加便捷。因此，構(gòu)建數(shù)字化醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)十分必要。
二、醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化實現(xiàn)過程
（一）人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立。要實現(xiàn)人事檔案管理的數(shù)字化，首先需要建立一個信息數(shù)據(jù)庫。可以通過云數(shù)據(jù)進行相應(yīng)數(shù)據(jù)的儲存。為了能夠?qū)崿F(xiàn)整體的辦公自動化，需要將HIS信息管理技術(shù)應(yīng)用到云數(shù)據(jù)的整體管理中，同時還要做好紙質(zhì)檔案與信息化檔案的相互交替。現(xiàn)在部分醫(yī)院已經(jīng)開始實現(xiàn)檔案管理自助管理，不僅將紙質(zhì)檔案全部融入到信息數(shù)據(jù)庫之中，而且還利用云數(shù)據(jù)的儲存效果，進行了信息檔案的整體備份，這樣信息數(shù)據(jù)不會因為系統(tǒng)的更新和維護而出現(xiàn)數(shù)據(jù)的丟失。在進行數(shù)據(jù)信息的圖案采集過程中，需要先建立一個整體的信息目錄，然后利用Office辦公系統(tǒng)中的word和excel進行圖文處理，讓檔案數(shù)據(jù)更加清晰化、具體化。對于不同信息文件的份數(shù)以及頁數(shù)一定要與電子檔案進行全面的對應(yīng)，從而達到良好的設(shè)計效果。其次，還要做好信息系統(tǒng)交互界面的處理工作，其檔案信息在經(jīng)過前臺處理之后，一般較為規(guī)范。然后后臺系統(tǒng)維護人員要及時對檔案信息進行上傳并進行良好的維護，保證查詢?nèi)藛T能夠快速準(zhǔn)確地查詢到信息數(shù)據(jù)。這樣，人事檔案信息數(shù)據(jù)才能得到全面的建立。
（二）查詢系統(tǒng)的設(shè)計。在進行數(shù)字化系統(tǒng)管理的設(shè)計過程中，需要對醫(yī)院人事檔案查詢系統(tǒng)進行優(yōu)化設(shè)計。醫(yī)院人事檔案管理的開展，工作重點在于提供數(shù)字化服務(wù)，進而實現(xiàn)人事檔案更新以及加工等工作。而醫(yī)院人事檔案管理在創(chuàng)建查詢系統(tǒng)時，應(yīng)將其便利、反應(yīng)靈敏作為本質(zhì)，為檔案管理提供便利，使管理人員依據(jù)自身需要完成具體的管理工作。在查詢系統(tǒng)中需要具有豐富字段，例如：學(xué)歷和姓名，專業(yè)能力以及工作情況等，從而根據(jù)字段查找所需內(nèi)容，為動態(tài)管理提供有力幫助，實現(xiàn)全面管理的目的。
同時，在進行查詢系統(tǒng)的優(yōu)化方面，應(yīng)該結(jié)合查詢?nèi)藛T的習(xí)慣以及查詢方式作出相應(yīng)的改變。可以采用時間、病歷以及入院時間等方式進行查詢系統(tǒng)的設(shè)計。這樣不僅能夠提升查詢的效率，還能優(yōu)化系統(tǒng)的應(yīng)用性能。
（三）數(shù)字化檔案信息的持續(xù)更新。在進行醫(yī)院人事檔案的整體管理過程中，需要對其檔案進行全面性的管理。一般情況下，由于信息檔案的數(shù)據(jù)相對而言較為復(fù)雜。因此，在進行數(shù)據(jù)信息的處理過程中，需要對其不同的數(shù)據(jù)進行持續(xù)性的更新，尤其是對于人員職稱、職務(wù)、學(xué)歷、獎懲的變化情況以及人員進出情況等都要進行持續(xù)性的更新。因此，在進行信息系統(tǒng)的管理過程中，需要建立自動化服務(wù)站。及時對不同的信息數(shù)據(jù)進行刷新，從而提升檔案的整體管理效率。
（四）建立分級管理模式。由于人事管理的模式具有一定的變化性，所以在進行醫(yī)院的信息管理過程中。需要采用分級管理的模式，對單位中的用戶進行等級管理制，對各科室的人事信息都進行分類統(tǒng)計，并登記在冊。這樣，數(shù)字化檔案的管理就不會出現(xiàn)任何的紊亂，同時在信息的錄用、檢閱以及刪除的過程中，需要對云數(shù)據(jù)中的相關(guān)信息進行同步操作，從而達到良好的管理效果。
（五）管理人員素質(zhì)的提升。醫(yī)院人事檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理，管理人員對數(shù)字化技術(shù)的掌握與運用是關(guān)鍵。因此，要加強對管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不僅要提高檔案管理業(yè)務(wù)水平，而且也要熟練掌握信息技術(shù)手段。管理人員在對檔案軟件中各個模塊掌握的同時，還要熟練地運用辦公軟件。管理人員只有提升自身的綜合素質(zhì)才能適應(yīng)人事檔案數(shù)字化后對其崗位的迫切要求。
三、結(jié)語
醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化實現(xiàn)過程相對復(fù)雜，但在整體的操作過程中，需要建立良好的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，同時做好查詢系統(tǒng)的相關(guān)設(shè)計。并建立相應(yīng)的分級管理模式。定期對數(shù)字化檔案信息進行更新，從而實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化、信息化。
【關(guān)鍵詞】人事檔案；數(shù)字化；管理
【中圖分類號】C270【文獻標(biāo)識碼】A【文章編號】1672-5158（2013）07-0452-01
0.引言
人事檔案作為組織人才信息的重要載體，它不僅是組織對一個人進行全面考察和了解的重要參考依據(jù)，也是記載一個人經(jīng)歷的準(zhǔn)確完整信息。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使人事檔案信息數(shù)字化管理得到了極大的便利條件的同時，也提出了諸多問題和挑戰(zhàn)。
一、人事檔案數(shù)字化管理面臨的問題
1.人事檔案信息安全性容易受到威脅
在信息化條件下，雖然人事檔案信息管理便利性得到了較為明顯的體現(xiàn)，但是其信息安全性同時受到了一定的威脅。第一，人事檔案信息管理人員自身素質(zhì)不高，其安全意識和保密意識較弱，特別是對于一些向公眾進行的信息缺少嚴(yán)格審查和管理，在缺少計算機安全知識和網(wǎng)絡(luò)安全知識的情況下，操作人員的信息管理操作程序不規(guī)范，數(shù)據(jù)備份不及時；第二，由于在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)中，電腦病毒橫行，或者是一些黑客對信息管理系統(tǒng)的惡意攻擊。
2.人事檔案信息保管環(huán)境較為嚴(yán)格
在傳統(tǒng)人事檔案信息保管過程中，主要是以紙質(zhì)材料的保管為主，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，紙質(zhì)檔案材料保管技術(shù)也越來越成熟，其保管環(huán)境已經(jīng)得到突破性的發(fā)展。但是，由于數(shù)字化人事檔案信息主要是光盤或U 盤，而人事檔案信息保存和使用的壽命也主要是取決于信息保存載體壽命的長短。
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，人事檔案保管信息載體的更新?lián)Q代速度也在不斷加快，同時也帶來了使用和保管不穩(wěn)定的問題。而且，人事檔案信息數(shù)字化保管中使用的光盤和 U 盤，其保存條件更為苛刻，保存環(huán)境要求更高，容易受到外來磁場、有害氣體、灰塵、濕度、光線等外界干擾因素的影響，造成信息丟失等問題。
3.人事檔案信息數(shù)字化管理所依賴的計算機軟件技術(shù)更新?lián)Q代較快
人事檔案信息數(shù)字化管理的重要基礎(chǔ)是其所依賴的配套設(shè)備、應(yīng)用軟件對數(shù)字信息轉(zhuǎn)換程序、操作系統(tǒng)等，這也是人事檔案數(shù)字化信息在讀出和檢索等方面的技術(shù)基礎(chǔ)。但是，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)更新?lián)Q代速度的不斷加快，計算機升級速度也隨之提高，造成計算機軟件和硬件系統(tǒng)之間可能出現(xiàn)不匹配的問題，可能產(chǎn)生存儲在光盤和 U 盤上的信息出現(xiàn)無法讀出，以及新的操作軟件和原有操作軟件無法有效轉(zhuǎn)換等問題。
4.人事檔案信息管理人員素質(zhì)較低
在傳統(tǒng)人事檔案管理中，人員需要具備專業(yè)性的檔案管理技術(shù)，即可勝任檔案管理工作的要求，但是在現(xiàn)代信息技術(shù)條件下，人事檔案信息數(shù)字化管理技術(shù)的發(fā)展對人事檔案信息管理人員的素質(zhì)提出了一個更高的要求。他們不僅僅是要具備一些專門的人事檔案管理知識，而且還要具備掌握網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的技能，對一些專門的操作系統(tǒng)軟件要求熟練掌握。
雖然我國有許多組織人事檔案管理部門已經(jīng)看到這種發(fā)展趨勢，而且也補充了一些信息技術(shù)專業(yè)人才進入檔案管理人員隊伍。但是，從總體上來看，我國人事檔案信息數(shù)字化管理的專業(yè)技術(shù)人才較為缺乏，特別是對于那些既懂得人事檔案管理專業(yè)知識，又懂得計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)的專業(yè)復(fù)合人才尤為缺乏。
5.人事檔案信息真實性維護較為困難
人事檔案信息數(shù)字化管理技術(shù)的發(fā)展對于人事檔案管理來說，既帶來了極大的便利，也對信息真實性的確認(rèn)造成了極大的影響。因為傳統(tǒng)人事檔案信息的修改和復(fù)制都會留下較為明顯的痕跡，容易進行辨認(rèn)。然而，在信息化管理條件下，人事檔案信息的修改、移動、復(fù)制和重新編輯等程序，都不容易留下痕跡，從而造成人事數(shù)字化檔案在真實性方面難以得到有效體現(xiàn)和保持。
二、人事檔案信息數(shù)字化管理完善對策
針對人事檔案信息數(shù)字化管理中所面臨的五個方面的問題，可以從以下幾個方面采取措施，加以完善。
1. 選擇適合人事檔案信息數(shù)字化管理的操作系統(tǒng)
操作系統(tǒng)作為現(xiàn)代人事檔案信息數(shù)字化管理的軟件基礎(chǔ)，需要和硬件相互匹配。針軟對件技術(shù)和操作系統(tǒng)的這個特征，在對人事檔案信息數(shù)字化管理操作系統(tǒng)進行選擇的時候，一定要注意該系統(tǒng)在技術(shù)方面是否符合要求以及是否具有前瞻性。該系統(tǒng)相關(guān)信息和數(shù)據(jù)在進行轉(zhuǎn)移的過程中，是否具有安全性；該系統(tǒng)在進行更新的時候，必須要安全可靠。操作系統(tǒng)在進行技術(shù)更新?lián)Q代的時候會因為新的操作系統(tǒng)存在安全隱患而造成數(shù)據(jù)被竊取的可能；該系統(tǒng)必須具有系統(tǒng)仿真安全性。人事檔案信息在進行數(shù)字化復(fù)制或者是保存的時候，要求具有較高的軟件基礎(chǔ)，避免使人事檔案信息被輕易所復(fù)制，從而確保該系統(tǒng)具有系統(tǒng)仿真性。
2. 合理選擇人事檔案信息數(shù)字化管理的載體
載體作為人事檔案信息數(shù)字化管理的硬件基礎(chǔ)，其在人事檔案信息數(shù)字化管理中具有直接影響作用，所以要能夠在與傳統(tǒng)人事檔案管理載體相結(jié)合的基礎(chǔ)上，合理選擇人事檔案數(shù)字化管理載體。在對載體進行選擇的過程中，首先需要考慮的第一要素是人事檔案信息相關(guān)數(shù)據(jù)是否具有安全性和不可更改性，以及載體壽命長短的問題，這與許多組織所考慮的速度和便捷因素是有較大不同的。
3.加強人事檔案信息數(shù)字化管理的安全性
在市場經(jīng)濟條件下，我國人事檔案管理部門的職能已經(jīng)越來越多向服務(wù)方向開始進行轉(zhuǎn)變，人事檔案信息管理部門必須要能夠盡可能多地進行人事檔案共享系統(tǒng)的建設(shè)，盡可能多地對人事檔案信息進行公開，從而實現(xiàn)人事檔案信息的共享。所以說，在市場經(jīng)濟條件下，人事檔案信息的共享性和安全性是一對難以調(diào)和的矛盾。
在這樣的條件下，我國人事檔案管理部門一方面要能夠以法律為依據(jù)，主要是以計算機病毒防治管理辦法、保密法、檔案法等相關(guān)法律法規(guī)為基礎(chǔ)，重點建設(shè)人事檔案信息計算機網(wǎng)絡(luò)管理安全保障體系。其次，人事檔案信息數(shù)字化管理部門要能夠加強安全性教育，要能夠把人事檔案信息安全性教育作為一項長效機制來抓。再次，人事檔案信息管理部門一定要能夠采用正版殺毒軟件，定期對本組織人事檔案管理系統(tǒng)進行防毒和殺毒，從而確保人事檔案信息的安全性。最后，要能夠?qū)鹘y(tǒng)人事檔案信息保管方法和現(xiàn)代人事檔案信息管理方法進行有效結(jié)合，對于一些非保密信息可以采取數(shù)字化方式進行保存，但是對于在一定級別以上的人事檔案則采取傳統(tǒng)方式進行保存，從而實現(xiàn)人事檔案信息管理的效率和安全的有效統(tǒng)一。
4.提升人事檔案管理隊伍人員素質(zhì)
當(dāng)今，現(xiàn)代信息技術(shù)迅猛發(fā)展，成熟的數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)普及到各行各業(yè)。加快數(shù)字化建設(shè)成為我國現(xiàn)代化建設(shè)的國家戰(zhàn)略。因此，以數(shù)字化手段做好新時期的人事工作，更好地為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，既是新時期人事工作的客觀需要，也是國家信息化和現(xiàn)代組織人事工作的必然要求，人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)勢在必行。但長期以來，人事檔案管理主要為人工作業(yè)，近期雖使用了計算機，但由于其內(nèi)容的保密性，推廣情況較差，造成其數(shù)字化程度對比同時期其他領(lǐng)域相對落后。現(xiàn)存的信息形式?jīng)]有統(tǒng)一規(guī)范，信息記錄的流程不科學(xué)，使得信息內(nèi)容不全面，不能滿足對人員個體的微觀管理和對人員群體的宏觀管理的需要。具體情況有如下幾點。
1.1人事檔案管理軟件的開發(fā)滯后，泛用性不強人事檔案管理主要對通用性信息進行管理。但目前，人事檔案管理軟件的開發(fā)處于無政府狀態(tài)，沒有統(tǒng)一的規(guī)范文件，各地方自行開發(fā)的軟件的不兼容使信息不能互通，制約了數(shù)字化進程的推進。
1.2人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度低人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的前提是基礎(chǔ)工作內(nèi)容規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。由于歷史原因，人事檔案業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)較差，案卷保存質(zhì)量不高，人事檔案管理無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)前的制度一般僅著眼于某一地區(qū)、部門，使數(shù)字化建設(shè)的全面實施困難重重。1.3人事檔案管理的方式落后人事檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工作程序標(biāo)準(zhǔn)依舊是人工工作時期制定的，尚未從信息技術(shù)的特點和發(fā)展方面進行考慮。目前，越來越多的文件資料是以信息存儲設(shè)備形式出現(xiàn)，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能適應(yīng)人事檔案數(shù)字化的要求。
1.4人事檔案管理人員的素質(zhì)不高數(shù)字化的信息系統(tǒng)管理需要有較高知識層次和掌握了一定技術(shù)水平的人員。目前，許多單位和部門缺乏高素質(zhì)人才，既掌握檔案管理知識，又精通信息技術(shù)的復(fù)合型人才奇缺。
2人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)
既然人事檔案管理數(shù)字化是時代的需要，那么要想通過其充分利用現(xiàn)有設(shè)備實現(xiàn)信息資源共享，提高工作效率，就必須建立現(xiàn)代化的數(shù)字化信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，系統(tǒng)具體要求如下。
2.1日常業(yè)務(wù)管理實現(xiàn)日常人事檔案工作中對檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計和查閱等業(yè)務(wù)內(nèi)容，應(yīng)主要由四大功能組成：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核及系統(tǒng)維護。
2.2數(shù)字化檔案采集數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)應(yīng)主要負(fù)責(zé)對紙質(zhì)檔案材料的數(shù)字化采集處理，提供目錄整理、信息采集、數(shù)據(jù)審核3大功能，并可利用現(xiàn)化代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)多人多客戶端的對多本檔案、不同材料的同時采集，實現(xiàn)高效、快捷的檔案數(shù)字化采集。
2.3數(shù)字化檔案網(wǎng)上查閱數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)是以專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S(瀏覽器/服務(wù)器)模式架構(gòu)，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實現(xiàn)本地及遠(yuǎn)程查檔、閱檔功能。在系統(tǒng)安全方面，有如下三點設(shè)計：
（1）可按日期、時間或長期有效等多種方式完成閱檔授權(quán)。
（2）對閱檔過程進行詳細(xì)的日志記錄。
（3）信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運行更加安全可靠。
3檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的問題
3.1應(yīng)用軟件應(yīng)統(tǒng)一應(yīng)選用中央組織部推行的，建立在《信息結(jié)構(gòu)體系》基礎(chǔ)上的系統(tǒng)軟件，避免造成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)混亂和上下級數(shù)據(jù)無法溝通與共享。制定文本、照片、聲像等資料的相關(guān)采集標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一文件格式。同時，對系統(tǒng)所涉及到的其他應(yīng)用項目，也要制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保信息共享的兼容性。
3.2應(yīng)使用先進技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化系統(tǒng)建立數(shù)字化信息系統(tǒng)會使用到數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。在建立數(shù)據(jù)庫時，應(yīng)采用分布式多媒體數(shù)據(jù)庫，克服圖像和視頻數(shù)據(jù)容量大引起的調(diào)用速度慢等問題，以便在信息數(shù)據(jù)大量增加情況下，保證信息的調(diào)用、管理、更新和存儲。應(yīng)注重數(shù)據(jù)源采集和后期制作的質(zhì)量控制，宜采用高清掃描儀、數(shù)字杜比和DVD技術(shù)錄入照片、音頻、視頻，確保信息資源的質(zhì)量。要預(yù)先考慮利用互聯(lián)網(wǎng)與上級組織人事部門連接，滿足應(yīng)用軟件實時升級的需要。
3.3數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)的計劃與完善要根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)的迫切程度、資金、網(wǎng)絡(luò)規(guī)模等情況制定工作計劃和建設(shè)目標(biāo)。
（1）擬定數(shù)字化信息系統(tǒng)的基本框架，選定或開發(fā)系統(tǒng)應(yīng)用軟件。
（2）進行資料數(shù)據(jù)的采集與錄入，建立規(guī)范化的信息報送、錄入制度，豐富信息資源庫。
（3）在試運行的基礎(chǔ)上完善、改進和提高，收集整理出現(xiàn)的問題，召開專家研討會，集思廣益，提出改進方案。
（4）加大資金投入，在條件成熟的基礎(chǔ)上，推廣成功經(jīng)驗，提高覆蓋率。
3.4突出多部門、多方位聯(lián)動，加強上下級和相關(guān)部門間的協(xié)調(diào)外部檔案信息涉及到上級主管部門、基層單位、橫向部門；內(nèi)部則涉及多個管理職能部門，信息內(nèi)容包括班子建設(shè)、管理、任免、檔案、教育、統(tǒng)計、考核和考察進而黨員統(tǒng)計等方面。因此，數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)必須突出多部門協(xié)作、多方位聯(lián)動的特點，制定高效合理的信息采集、維護和使用制度，明確界定各級、各部門的責(zé)任、權(quán)限和義務(wù)，形成規(guī)范、有序、統(tǒng)一的運行機制。
3結(jié)語
關(guān)鍵詞：醫(yī)院 人事檔案管理 數(shù)字化
當(dāng)前醫(yī)院正在高速發(fā)展，隨著而來的大量的人員流動與調(diào)動問題需要解決。傳統(tǒng)的人工操作已經(jīng)無法滿足大多數(shù)醫(yī)院的人事檔案管理要求，通過建設(shè)數(shù)字化信息檔案資料管理系統(tǒng)，使得人事檔案管理走向科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，這也是所有醫(yī)院未來發(fā)展的趨勢。
1、 醫(yī)院人事檔案管理簡介
1.1 傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理概況
作為醫(yī)院行政管理中的重要環(huán)節(jié)，人事檔案的管理在整合人力資源、促進醫(yī)院整體發(fā)展等方面發(fā)揮了巨大的作用。對于一家醫(yī)院來說，人事檔案是醫(yī)院人才隊伍建設(shè)的重要依據(jù)，也是制訂醫(yī)院人才的培養(yǎng)及引進計劃，保證醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。據(jù)不完全統(tǒng)計，當(dāng)前國內(nèi)仍有很大一部分的醫(yī)院使用傳統(tǒng)的方法進行人事檔案管理，對歷史性的記錄比較注重，注重對靜態(tài)性紙質(zhì)資料的描述，但帶來的直接問題是工作過程繁瑣、工作量大、效率低下。隨著時代的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，已經(jīng)無法滿足時展對醫(yī)院行政管理提出的要求，在很大程度上阻礙了醫(yī)院的發(fā)展。
1.2 數(shù)字化人事檔案管理建設(shè)的意義
現(xiàn)代化的發(fā)展使醫(yī)院的管理越來越科學(xué)化和規(guī)范化，醫(yī)院人事檔案的信息化管理已經(jīng)成為醫(yī)院現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容之一。目前，各大醫(yī)院的規(guī)模在不斷擴大，人員組成也更加復(fù)雜，既包括專業(yè)的醫(yī)務(wù)人員，也包括管理、財務(wù)、后勤等行政人員，這就給人事檔案的管理帶來了更大的挑戰(zhàn)。因此應(yīng)該把建立醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字化服務(wù)作為醫(yī)院人事管理工作的發(fā)展目標(biāo)，從而彌補傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理的不足，而且還可以使醫(yī)院管理更加全面、快捷。對醫(yī)院的人事調(diào)整以及未來發(fā)展都有重大的意義。
2、 傳統(tǒng)人事管理中出現(xiàn)的不足
2.1 檔案管理沒有引起重視，管理意識薄弱
很長時間以來，檔案管理工作因不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟收益，給檔案管理人員造成了該項工作可有可無的錯誤觀念，其隱性的對于組織的幫助又不容易被察覺，因此人事檔案管理崗位總是備受冷落，單位對于管理意識是薄弱、落后的。對檔案管理的不重視直接導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理者對檔案管理的重要性認(rèn)識不足，再加上沒有受過專業(yè)知識和專業(yè)技能的培訓(xùn)，造成大部分相關(guān)人員管理意識淡薄，知識更新不夠，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。
2.2 管理制度不完善，管理人員素質(zhì)較低
目前我國醫(yī)院人事管理系統(tǒng)中存在的首要問題就是缺乏完善的人事檔案管理制度。由于醫(yī)院的工作重心往往放在服務(wù)社會、治病救人上，領(lǐng)導(dǎo)對人事管理工作沒有提起足夠的重視，導(dǎo)致現(xiàn)行的管理制度老舊、不完善，無法應(yīng)對一定的人動帶來的影響。除了制度不完善，管理員素質(zhì)低也是造成人事管理工作不足的重要因素之一。醫(yī)院對于人事檔案管理的忽略直接導(dǎo)致人事檔案管理人員積極性不高，工作思想散漫，在新型人事檔案管理方法出現(xiàn)時很少主動學(xué)習(xí)。檔案管理人員素質(zhì)整體偏低，不具有嚴(yán)格的經(jīng)過專業(yè)訓(xùn)練的業(yè)務(wù)素質(zhì)，思想落后，不能夠與時俱進，使檔案管理工作的效率和質(zhì)量受到了嚴(yán)重的影響。
2.3 檔案資料單一，正確率不高
由于大多數(shù)醫(yī)院的人事管理檔案管理工作是由醫(yī)院內(nèi)部的專門人員來擔(dān)任的，檔案內(nèi)容相對來說過于單一，僅僅局限于人員的姓名、年齡、學(xué)歷、工作部門等基本方面。對于員工的其他相關(guān)工作經(jīng)驗、重大獎罰等信息缺少記錄，在進行人事調(diào)動以及崗位調(diào)換時，無法得到足夠的相關(guān)人員的參考資料。很難對人才的綜合素質(zhì)做出中肯的評價。很多的人事檔案大多由人工操作，不僅費時費力，而且最終檔案的準(zhǔn)確性也無法得到保證。如年度考核、晉升工資、學(xué)習(xí)進修等需要不斷更新或增加，就會出現(xiàn)許多材料需要一起歸檔的現(xiàn)象，這樣難免會有錯誤的歸檔，此時就要重新整理上千卷的檔案，在此過程中又難免會對檔案造成損壞、丟失，從而導(dǎo)致影響檔案資料的安全性。
3 、數(shù)字化人事檔案管理建設(shè)的好處
3.1 檔案信息整合，實現(xiàn)了信息共享
傳統(tǒng)的人事檔案管理會因為要求的不同進行記錄，這是紙質(zhì)檔案管理的缺點，這使得信息的共享和傳遞受到限制。數(shù)字化人事檔案可以充分利用自己的技術(shù)優(yōu)勢自動對人事檔案的各類電子信息進行歸類和總結(jié)，同時利用數(shù)字技術(shù)的輸入、編程、輸出等手段提高對人事檔案的分類效率和管理水平。數(shù)字化操作可以對醫(yī)院人員的人事調(diào)動進行記錄，并可以建立明確的醫(yī)院人事管理工作流程，將醫(yī)院人事管理與醫(yī)院其他部門工作結(jié)合起來，提高醫(yī)院管理工作的效率，加強醫(yī)院信息資源的整合。另外數(shù)字化管理系統(tǒng)也為醫(yī)院的行政管理提供了一種高效的共享機制，促進了醫(yī)院各部門之間的有機結(jié)合，增強了醫(yī)院的整體凝聚力，提升了醫(yī)院的工作效率。
3.2 人事檔案管理效率提高
將數(shù)字化管理模式引入到醫(yī)院人事檔案管理中，使得檔案管理的工作效率有了明顯的改善，與傳統(tǒng)的信息管理手段相比，計算機的運算速度快、信息存儲量大、計算精度高，通過快速查找、編輯等操作，可以及時提供出準(zhǔn)確、時效的人事資料及相關(guān)數(shù)據(jù)。必要時還可以從系統(tǒng)中下載有關(guān)信息以便在他處使用，從而避免了人工翻閱紙質(zhì)檔案帶來的不便和手工抄錄帶來的人為因素的影響，最大限度地保證了數(shù)據(jù)信息的完整性和正確性。除此之外，電子信息化的人事檔案管理系統(tǒng)還提供多種字段結(jié)合的檢索方法，相比于手工檢索方法，電子檔案精確檢索、效率更高，無需再到檔案室翻閱原件，大大節(jié)省人力、物力、降低了成本，促進了醫(yī)院的高效發(fā)展。
3.3 檔案信息的保存以及安全性得到有效保障
醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字化實現(xiàn)，也是提高醫(yī)院人事檔案管理安全的客觀要求。傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案由于材質(zhì)不宜長時間保存，因而一些時間比較久遠(yuǎn)的人事檔案難免會出現(xiàn)破損、損壞、丟失以及字跡不清的問題，不利于醫(yī)院的長久化發(fā)展。信息化管理人事檔案材料，使得因重復(fù)使用紙質(zhì)檔案堆原始資料產(chǎn)生的不可逆性損壞能夠很好地避免了，能夠完整準(zhǔn)確地保存各類原始數(shù)據(jù)和資料，使人事檔案的使用期更長久。同時數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)還可以為用戶提供專屬的賬號和密碼，并為相關(guān)管理人員提供訪問權(quán)限設(shè)置，保證了醫(yī)院管理系統(tǒng)的安全性。
4、 結(jié)語
隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，社會經(jīng)濟和發(fā)展離不開數(shù)字化、信息化手段。醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設(shè)是時展的趨勢，利用數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不僅可以解決傳統(tǒng)管理上的諸多問題，還可以提高管理的整體效率以證檔案信息的保存期限。因此醫(yī)院的數(shù)字信息化人事檔案管理建設(shè)需要得到足夠重視，跟緊信息時展的步伐。
參考文獻：
數(shù)據(jù)庫建設(shè)缺乏系統(tǒng)性數(shù)據(jù)庫建設(shè)是實現(xiàn)人事檔案數(shù)字信息化的關(guān)鍵。當(dāng)前，人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)依然存在諸多弊端。首先，數(shù)據(jù)庫信息量不足，數(shù)據(jù)真實性不高，質(zhì)量低下，嚴(yán)重降低了數(shù)據(jù)庫的查全率和查準(zhǔn)率；其次，大部分單位的職稱評審軟件、工資調(diào)整軟件、人事檔案管理軟件存在沖突，數(shù)據(jù)庫通用性不強，難以實現(xiàn)高度的資源共享，因此便無法體現(xiàn)出數(shù)字信息化技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢；最后，數(shù)據(jù)庫本該屬于動態(tài)的過程，但由于相關(guān)人員無法及時進行數(shù)據(jù)更新，導(dǎo)致數(shù)據(jù)無法真實反映客觀情況等問題。
二、實現(xiàn)人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)的途徑
（一）加大科學(xué)規(guī)劃投入力度
各單位要加大對人事檔案信息化建設(shè)的資金投入，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投資力度，全面推動人事檔案的現(xiàn)代化發(fā)展。加強基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)；構(gòu)建完善的安全防御體系；引進最新的軟件系統(tǒng)，開發(fā)符合自身發(fā)展需要的專門檔案管理軟件；構(gòu)建人事檔案信息檢索體系，充分發(fā)揮人事檔案在職稱評審、人員聘用以及調(diào)動升遷等方面的重要作用，為實現(xiàn)本單位人事檔案的可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造優(yōu)越條件。
（二）加大數(shù)據(jù)庫建設(shè)力度
首先，加快目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。以每個人名分設(shè)一個人事檔案條目，條目承載內(nèi)容具體包括姓名、性別、職稱和檔號等。目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是實現(xiàn)人事檔案管理信息化的起點，姓名和檔號是最基本的數(shù)據(jù)信息，將其存入電子媒介，以此來建立目錄數(shù)據(jù)庫，可為檔案查閱創(chuàng)造便利。其次，加快全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)。人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)是個漫長的過程，要循序漸進，逐步開展。要建立人事檔案全文數(shù)據(jù)庫，在進行重點科室檔案全文數(shù)字化的基礎(chǔ)上，逐步實現(xiàn)全單位的檔案全文數(shù)字化建設(shè)。以電子掃描的形式，依照人事檔案十大類別順序，逐步將數(shù)據(jù)信息存入電子媒介，實現(xiàn)人事檔案全文數(shù)據(jù)全面入庫。再次，加快基本內(nèi)容信息庫建設(shè)。依據(jù)人事檔案十大類別的信息內(nèi)容加以信息整理，將每個目錄的基本信息加以歸納。采用專門的人事檔案管理軟件，按照目錄逐一添加基本信息，以此建立人事檔案基本內(nèi)容信息庫，不斷拓展檔案查閱和開發(fā)利用的功能作用。最后，加快人事專題信息庫建設(shè)。將副高以上職稱的人員基本信息進行匯總，建立專門信息庫；將榮獲省市級殊榮人員的基本信息進行匯總，建立獲獎人員信息庫；將工作人員的學(xué)術(shù)成果目錄進行匯總，建立學(xué)術(shù)成果目錄信息庫，并逐步將其完善為學(xué)術(shù)成果內(nèi)容數(shù)據(jù)庫。
（三）加大人才培養(yǎng)力度
人事檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵是培養(yǎng)一支德才兼?zhèn)涞膶I(yè)人員隊伍，以實現(xiàn)人事檔案工作人員需要長時期的知識積累和現(xiàn)代化技術(shù)培訓(xùn)。目前檔案管理人員隊伍存在素質(zhì)較低和極不穩(wěn)定的現(xiàn)狀，勢必會影響人事檔案管理工作的持續(xù)性。所以，要站在長遠(yuǎn)角度來考慮問題，確保人事檔案管理隊伍的穩(wěn)定性。加強同人事檔案干部的交流與互動，及時解決他們工作和生活中遇到的問題，讓他們安心工作，全力推進人事檔案管理數(shù)字信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。
三、結(jié)語
一、人事檔案數(shù)字化的意義
1.減少查詢時間，提高工作效率
傳統(tǒng)的干部檔案查閱，基本上都是先根據(jù)姓名查看檔案號，再根據(jù)檔案號調(diào)出檔案，然后手工翻閱，如果要查詢一本比較厚的干部檔案，查閱人員需要花費很長時間。而數(shù)字化電子檔案只需要在計算機的人事系統(tǒng)上輸入姓名直接查詢并按所需查閱內(nèi)容點擊查閱，只需要幾秒鐘就能調(diào)閱一本檔案。實現(xiàn)了快速查詢和檢索，使干部檔案得到了充分的開發(fā)與利用。
2.節(jié)約干部檔案的管理成本
過去，要提高檔案的利用率，通常都是用增加檔案人員和辦公費來實現(xiàn)，導(dǎo)致檔案的管理成本大幅增加。而數(shù)字化電子檔案管理使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)省了紙質(zhì)檔案信息在保護或修復(fù)過程中所需的人力、設(shè)備與耗材的費用，避免了人員的浪費，也節(jié)省了庫房硬件環(huán)境所需的費用，極大地降低了檔案的管理成本。
3.有利于對檔案原件的保護
將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案信息，既方便了利用，也減少了翻閱對紙質(zhì)檔案的傷害，保護了檔案的原件，避免紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，使檔案能長期或永久保存，有效地保證了檔案的完整和安全，延長了檔案材料的壽命。
二、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的途徑
1.通過醫(yī)院網(wǎng)上招聘系統(tǒng)，建立完善的干部信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集流程管理。
一是統(tǒng)一字段的設(shè)置。求職者在填報求職信息的過程中，通過系統(tǒng)設(shè)置的列表框、復(fù)選框等方式，對字符類較統(tǒng)一的項目作屬性限制，避免錄入過程中出現(xiàn)差錯，如身份證號碼、出生年月、性別、籍貫、簡歷時間等，同時也通過眾多的數(shù)據(jù)驗證程序，驗證輸入數(shù)據(jù)的合法性，數(shù)據(jù)庫表字段的設(shè)置也會設(shè)置一些限制，如果誤差太大，也一樣會在提交過程中提示無法執(zhí)行，從而促使求職者檢驗并更正數(shù)據(jù)。提高數(shù)據(jù)精確度。
二是細(xì)化個人信息模塊。在個人信息模塊設(shè)置上，根據(jù)干部檔案的十大類的分類要求進行設(shè)置，求職者在錄入信息時，特別在個人履歷、資格證書、獲獎情況、科研成果、學(xué)術(shù)論文、在校學(xué)生工作任職情況、家庭情況、證書圖片上傳中必須進行細(xì)化填寫，以便于入職后的人事檔案系統(tǒng)的豐富與建立。
三是多媒體技術(shù)的運用。計算機的多媒體技術(shù)為招聘工作提供了豐富多彩，效用優(yōu)良的媒質(zhì)，以多媒體記錄招聘人員信息，以其信息量大、高密度存儲、便于使用等諸多優(yōu)點，成為我院招聘工作中一大亮點，為醫(yī)院選拔人才提供了可視、可讀的信息，擺脫了以往記錄個人材料單一的紙質(zhì)文字記載，利用多媒體信息技術(shù)生動全面記錄各專業(yè)考生網(wǎng)上視頻面試信息、考場面試視頻信息和音頻信息，面試官評語及評分，臨床科室考核情況、心理測試分析、專業(yè)理論及英語考核、體檢情況、招聘考核小組意見及錄用批示等材料，針對檔案實體情況，制定合適的處理方案，如紙質(zhì)、照片等材料，通過高速掃描儀進行數(shù)據(jù)的采集、壓縮、儲存等數(shù)字化處理，成為各錄用人員統(tǒng)一的數(shù)字化檔案信息，最大限度地將檔案實體上所負(fù)載的信息保留下來，準(zhǔn)確、完整、真實記載各類人才原始的檔案資料。
四是整合人員數(shù)據(jù)，醫(yī)院網(wǎng)上招聘系統(tǒng)與人事檔案管理系統(tǒng)實行無縫對接，建立入職人員電子檔案。
2.建立審查監(jiān)督機制
在干部電子檔案收集的過程中，注意把好“三關(guān)”：一是審查關(guān)，人事科和人事檔案室嚴(yán)格履行審查手續(xù)，從電子檔案材料形成開始就把真實性、合法性和實用性作為人事電子檔案材料鑒定和取舍的標(biāo)準(zhǔn)。二是程序關(guān)，人事電子檔案形成涉及多個部門和環(huán)節(jié)，既有組織形成的材料，也有個人提供的材料，嚴(yán)格遵守個人上傳證件材料與個人檔案記錄一致的原則，忠于真實，杜絕弄虛作假。建立個人誠信記錄及職業(yè)信用記錄，使之成為個人職業(yè)生涯的信用資本。三是處罰關(guān)，嚴(yán)肅處理檔案材料中弄虛作假或故意不作為兩種極端行為，對偽造檔案，篡改檔案等行為給予嚴(yán)厲的制裁。
三、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的成效
1.為“知人”“善任”提供全面的材料
由于電子檔案中記錄的是干部的個人履歷情況、誠信狀況、干部在錄用、考核、專業(yè)技能、專業(yè)資格、科研成果、晉升、培訓(xùn)教育、獎懲情況、工資福利、健康狀況等方面情況的記錄，改變了以往人事檔案內(nèi)容單一的模式，注重反映一個人的個性特征，通過對入職人員績效以及信譽做出的評估，建立員工翔實的個人職業(yè)信用檔案，為單位選拔人才提供詳盡的材料，為個人職業(yè)生涯規(guī)劃的設(shè)計、穩(wěn)定干部隊伍提供有效的數(shù)據(jù)分析。
2.個別材料向個人公開增加透明度
通過人事檔案管理信息服務(wù)平臺，輸入職工姓名及工號和密碼，實現(xiàn)人事檔案遠(yuǎn)程化查找和利用。把人事檔案信息數(shù)據(jù)庫中除一些組織考察材料、群眾意見匯總等涉及保密的檔案仍要繼續(xù)保密外其他一些非保密信息向個人開放，如履歷表、年度考核表等自己填寫的表格，對這些信息個人只有查閱權(quán)利而沒有修改權(quán)利。在一定范圍內(nèi)開放檔案，保證職工對檔案的知情權(quán)，便于檔案的利用，促進檔案的完整、真實和透明。人事檔案信息部分向個人開放，不僅方便了職工對檔案的利用，而且增強了公眾的檔案意識，對人事檔案工作也起到了監(jiān)督的作用，使人事檔案更好地為公眾服務(wù)。
3.減少對紙質(zhì)檔案的傷害
通過掃描儀把紙質(zhì)的原始檔案中利用頻率高、利用價值高的檔案材料傳輸?shù)接嬎銠C中，形成個人檔案信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，有效保護紙張載體和字跡，利用部門或上級領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)需要進行查閱、打印、摘錄，避免反復(fù)調(diào)用原件，更好地保護實體檔案。
4.數(shù)據(jù)共享，達到資源的有效利用
通過建立人事檔案管理信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)多個平臺進行訪問，為不同部門提供各類人員基本信息的共享。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，不僅可以支持人事管理部門的管理，為綜合研究分析本單位人員信息，開展高層次的檔案信息服務(wù)和人才選拔工作提供幫助，為人事部門科學(xué)的決策提供準(zhǔn)確信息，更方便領(lǐng)導(dǎo)調(diào)閱，為領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門提供全方位的人員信息，有利于人才的挑選，通過實時服務(wù)，提高人事檔案管理效率和人事檔案利用效率。
5.實現(xiàn)人性化管理，提高工作效率。
司法檔案是人民法院在審判執(zhí)行工作和司法政務(wù)、司法事務(wù)管理活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，具有證據(jù)價值和監(jiān)督功能，可以說是人民法院歷史的記憶。司法檔案是公安、檢察院、法院、司法四大權(quán)力機關(guān)所產(chǎn)生的業(yè)務(wù)檔案的統(tǒng)稱。有些司法檔案在一定的時間內(nèi)具有保密要求，有些具有永久的保密要求，這些檔案信息如果隨意擴散，會造成個人隱私、工作秘密、國家秘密的泄漏，是敵對分子、爆料人員、案件當(dāng)事人刻意竊取的材料，哪里有需求，哪里就有買賣；這些司法檔案數(shù)字化的加工人員，有機會知道敵對分子、爆料人員、案件當(dāng)事人所知道的信息，這些信息一旦泄漏，會對國家、對社會、對案件審判的公平性產(chǎn)生不利影響；所以，對司法檔案數(shù)字化操作人員，納入保密管理的戰(zhàn)線，加強保密管理是非常必要的。司法檔案的完整與安全乃是其功能充分發(fā)揮的基礎(chǔ)。該歸檔不歸、檔案滅失，都將影響檔案功能的發(fā)揮。確保司法檔案的完整必須規(guī)范司法檔案的整理和交接，明確司法檔案的歸檔范圍、期限、檢查驗收和落實考核等方面的內(nèi)容。司法檔案的安全，既涉及檔案的物理安全，又包括保密安全。
2 司法檔案數(shù)字化過程中的保密控制
1.對檔案的內(nèi)容進行保密控制
說道檔案工作，人們不由得想起了電視劇中的“保密局”，其實這是人們對于檔案工作中一個重要的工作內(nèi)容：保密工作的關(guān)注和認(rèn)識。如果檔案資料不能夠妥善的進行保存和保密，那么就會使得檔案資料出現(xiàn)歪斜的風(fēng)險。上到國家經(jīng)濟發(fā)展和國防建設(shè)的檔案資料，下到每一個人的個人檔案信息都是需要嚴(yán)格的保密的。試想，如果這些檔案資料都外泄到敵方手中，那么我們將完全暴露在別人面前，何談戰(zhàn)略思想，哪里還能在國際或者人際關(guān)系中保護自己。所以說，檔案資料最重要的就是檔案內(nèi)容的保密工作，這是檔案管理的重要工作內(nèi)容。然而司法檔案資料數(shù)字化的過程中，因涉及到大量的檔案信息，需要不同的操作人員進行數(shù)字掃描，不可避免的有檔案外泄的風(fēng)險，所以檔案管理部門應(yīng)該切實的出臺相關(guān)的措施，對檔案內(nèi)容進行保密控制。
2.確保檔案保密的控制實施
檔案資料的保密不單單在于檔案資料的保密條款，更重要的是對檔案資料保密進行有效的執(zhí)行和控制實施。司法檔案在數(shù)字化的過程中，存在的不安全和有外泄風(fēng)險的預(yù)先分析是司法部門應(yīng)該需要去思考和判斷的。結(jié)合司法檔案數(shù)字化中的操作人員、儀器設(shè)備、環(huán)境等不確定的因素，進行深入的分析研究，并且制定相關(guān)的措施，有效的對檔案保密進行管控。在司法檔案數(shù)字化的過程中，人的因素是所有因素中最重要的，也是風(fēng)險最大的。人的不安全行為是與人的心理特征相違背的、非理智的行為。為此，可通過加強教育來控制人的不理智行為。首先，應(yīng)組織工作人員學(xué)習(xí)檔案安全保密的相關(guān)規(guī)章制度。其次，科學(xué)地設(shè)計檔案數(shù)字化工作流程，明確各個環(huán)節(jié)需要注意的安全保密問題和需要遵循的原則，從而提高參與人員的安全保密意識。人是檔案數(shù)字化工作的主體，強化人員管理，能為安全保密工作奠定堅實的基礎(chǔ)。
3 提高司法檔案數(shù)字化過程中操作人員保密意識的措施
1.嚴(yán)明崗位職責(zé)要求，深化思想認(rèn)識
提高司法檔案資料在數(shù)字化過程中的保密成效，首先就是要提高每一個檔案數(shù)字化操作人員的職責(zé)意識，嚴(yán)明操作崗位的職責(zé)要求，深化每一個檔案數(shù)字化操作人員的思想認(rèn)識。在這樣的基礎(chǔ)之上，充分的發(fā)揮每一個檔案數(shù)字化操作人員的主觀能動性，切實的提高其工作成效和檔案資料的保密性。
2.明確數(shù)字化過程中的人員分工
在司法檔案資料數(shù)字化的過程中，相關(guān)部門應(yīng)該切實有效的根據(jù)檔案資料數(shù)字化的內(nèi)容、要求、流程等，對操作人員進行統(tǒng)一、協(xié)調(diào)的工作劃分。根據(jù)每個流程的工作性質(zhì)和內(nèi)容，安排相對應(yīng)的工作人員從事更為細(xì)致的工作。明確數(shù)字化過程中人員的分工，有利于劃分檔案資料保密性的責(zé)任大小，便于分析各個環(huán)節(jié)中可能出現(xiàn)的問題，并且及時的進行相關(guān)的改善和提高。
3.實行嚴(yán)格的抽查和階段性的驗收
司法檔案資料的數(shù)字化過程，是一個工程量大、程序復(fù)雜的事項，需要大量的人力、物理、財力的支持，所以在司法檔案數(shù)字化的過程中，相關(guān)部門應(yīng)該切實的做好相關(guān)檔案資料數(shù)字化的抽查工作，以防止檔案資料的錯誤分類，甚至檔案資料的掃面錯誤給后期檔案調(diào)閱工作帶來的極大麻煩。此外，司法檔案數(shù)字化工作中，相關(guān)部門還應(yīng)該組織有關(guān)的工作隊伍進行定期或者不定期驗收，鼓勵和引導(dǎo)更多的數(shù)字化操作人員積極投入到檔案數(shù)字化的工作中，充分發(fā)揮自身的主觀能動性。
4.嚴(yán)格操作人員的錄用和培訓(xùn)機制
在司法檔案數(shù)字化的過程中，相關(guān)部門應(yīng)該嚴(yán)格進行操作人員的錄用和培訓(xùn)機制。人員選拔和業(yè)務(wù)水平培訓(xùn)。在任何實踐活動中，起到?jīng)Q定性作用的參與主體都是人類。因此，在進行檔案數(shù)字化工作過程中，首先要對于工作人員進行合理的選拔和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以確保日后檔案數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)工作、檔案管理和利用工作。也就是說，在進行人員選拔時，要偏向選擇工作細(xì)致、具有較強責(zé)任心的專人，同時，在進行人員培訓(xùn)時也要注重道德素質(zhì)與專業(yè)技能方面的培訓(xùn)。
【關(guān)鍵詞】人事檔案管理 信息化 數(shù)字化
傳統(tǒng)的檔案信息存儲通常是以紙質(zhì)文檔進行分類、存儲，再經(jīng)過人工進行檢索和進行維護。且進行檔案備份需要大量的人力和物力，人工處理的過程中還需進行必要的糾錯。檔案信息化通過對傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔進行掃描再錄入到計算機存儲系統(tǒng)中，使得人事檔案管理更容易進行實時的同步備份，使得人事檔案管理的存儲空間更小，維護更加快捷、方便和安全[1]。
一、當(dāng)前我國人事檔案管理的主要問題分析
管理制度的發(fā)展滯后致使棄檔、死檔等現(xiàn)象已成為檔案管理中普遍的一個難題。從長遠(yuǎn)的角度來看，我國人事制度的改革以及社會的發(fā)展隨著人才流動壁壘的減少。我國人事檔案實施社會化管理成為最終的必然方向。當(dāng)前我國人事檔案管理中的“人檔分離”[2]、“死檔棄檔、現(xiàn)象較為嚴(yán)重。甚至出現(xiàn)一些“自持檔案”的現(xiàn)象。隨著社會的發(fā)展，人事檔案本身的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性以及唯一性，逐漸已經(jīng)被很多人視同為“雞肋”。
（一）“人檔分離”。由于傳統(tǒng)的人事檔案管理模式弊端叢生。隨著人才流動的特征，“人檔分離”現(xiàn)象屢見不鮮。很多人事檔案，已經(jīng)無法真實的反映出當(dāng)事人的狀態(tài)，久而久之，人事檔案就會隨著其分離的狀態(tài)從根本上達不到其應(yīng)承擔(dān)的固有使命，從一定程度而言。這樣的人事檔案已經(jīng)喪失了其應(yīng)有的“檔案”的價值。人事檔案應(yīng)能夠首先反映出當(dāng)事人客觀真實的歷史記錄，而當(dāng)前我國的“人檔分離”狀態(tài)本身也成為了我國當(dāng)前人事檔案中的一種真實狀況的描述和反映。
（二）“棄檔死檔”。在我國各類人力資源以及社會保障單位網(wǎng)絡(luò)上，已經(jīng)長期開始定期公示 “長期失去聯(lián)系超過5年的流動人員的人事檔案名單”。每年我國在各類社會保障網(wǎng)及人力資源網(wǎng)站將很多這樣失去聯(lián)系超過5年且被公示又無人認(rèn)領(lǐng)的檔案最后都被入庫封存，成為“死檔”。當(dāng)前我國面臨的該類棄檔現(xiàn)象已經(jīng)成為全國各地人才檔案管理部門的普遍遭遇。2002年我國人事部全國人才流動中心就做過一項不完全統(tǒng)計，當(dāng)年在全國范圍內(nèi)就至少有超過60萬的“棄檔族”[3]。我國至上世紀(jì)九十年代開始，隨著新的用工制度建立，加劇了我國人員流動性，企業(yè)職工檔案管理也逐漸開始與企業(yè)分離，很多曾經(jīng)的“單位公職人員”隨著檔案管理逐漸與原單位的分離。逐漸顯現(xiàn)出其向“社會人”角色的一種轉(zhuǎn)變。加之，我國自九七年開始在全國逐步建立統(tǒng)一的城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險等制度，辦理退休以及養(yǎng)老保險也逐漸開始與人事檔案脫鉤。
隨著我國各地人才服務(wù)機構(gòu)的托管檔案的增多，每年和檔案主人長期失去聯(lián)系的“死檔”數(shù)量不斷增加。交費率低且持續(xù)不繳費致使成為的“死檔”令人才中介機構(gòu)頭痛不已，因為誰都不敢隨便銷毀或者故意丟棄這些人事檔案，就算這些當(dāng)事人不來辦理相關(guān)手續(xù)，其檔案也不能隨意丟棄。各地的檔案部門將人事檔案視為“棄檔” 封存起來。而在封存期內(nèi)，由于無任何當(dāng)造成很大的影響。在當(dāng)前我國現(xiàn)行的人事管理制度下，這些原本已經(jīng)喪失“價值”的人事檔案，其余威仍在，由于我國特殊的人事制度背景下，特別是在國企、事業(yè)單位以及想進入國企或事業(yè)單位的人員而言，人事檔案將成為其入職前的必不可少的基礎(chǔ)資料之一。
二、我國人事檔案發(fā)展的方向和趨勢展望
（一）我國人事檔案管理的信息化方向。由于現(xiàn)有人事檔案中的很多當(dāng)事人的個人經(jīng)歷的記錄方式仍是紙張的保存，其檔案案卷具有唯一性，一旦遺失和損毀都將難以彌補，另外進行查詢和流轉(zhuǎn)效率低下已成為共識的普遍問題。隨著我國檔案事業(yè)的發(fā)展，我國政府職能的相關(guān)機構(gòu)幾乎在每年的統(tǒng)籌和總結(jié)大會中都會提及人事檔案的信息化管理和數(shù)字化進程，然而我國在人事檔案利用和服務(wù)方面的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化方面盡管已經(jīng)取得一些較為明顯的進展。但要在全國范圍內(nèi)盡快形成統(tǒng)一的信息化、數(shù)字化人事檔案管理體系絕非易事，盡管由于我國人事檔案管理的硬件設(shè)備、檔案人員管理的問題以及人事檔案信息化軟件發(fā)展的制約不足，但我國人事檔案管理實施的信息化、數(shù)字化進程已初現(xiàn)成效，并在全國各地逐步開展各類“社會人才人事檔案電子化服務(wù)”項目，這些項目將分類整理的紙質(zhì)檔案進行電子掃描等信息化處理，形成與實物檔案內(nèi)容相對應(yīng)和一致的“人事電子檔案”。檔案管理人員可以輕易通過進入到“數(shù)字檔案庫”中查詢當(dāng)事人的檔案，并顯著提升了日常的辦公效率，如可以及時為當(dāng)事人或查詢單位開設(shè)證明。
（二）我國人事檔案進行電子化、信息化以及數(shù)字化成為必然方向。隨著我國全國開展得一輪信息化檔案工作使得我國很多地區(qū)人事檔案已經(jīng)實現(xiàn)了電子化，但與檔案研究領(lǐng)域的學(xué)者們的設(shè)想仍有一段顯著地差距，隨著我國人才流動的特征，當(dāng)前很多單位和企業(yè)的人才其實際上過去的歷史行為以及個人信用記錄很難真正被現(xiàn)單位了解，而構(gòu)建起一個“數(shù)字化”的人事檔案將有助與每一個用人單位都能夠及時客觀的了解到當(dāng)事人的公共行為以及誠信記錄。“數(shù)字化”管理也已經(jīng)成為了我國人事檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的必然要求。
三、總結(jié)
人事檔案管理數(shù)字化的好處使得用戶進行檔案檢索更加快捷和方便，在當(dāng)今信息化網(wǎng)絡(luò)時代，如何利用互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)高效的人事檔案目錄公布、開放，同時讓用戶可以借助互聯(lián)網(wǎng)進行交互應(yīng)用已成為檔案管理人員所關(guān)心的最核心的問題。而傳統(tǒng)人事檔案運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行日常管理以及提升數(shù)字化應(yīng)用水平和質(zhì)量已成為了大勢所趨。
參考文獻：
[1]王露露.淺議干部人事檔案數(shù)字化工作[J].才智，2012，（21）：350.
