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電子檔案管理，就是通過計算機等手段來記錄文件內容并且保存管理。記錄過程簡單易操作，不會用到筆墨等辦公用品，并通過網絡進行永久保存。與傳統的檔案管理方式相比，電子檔案管理有如下特點：
1.1 在時間上
電子檔案管理和紙質檔案管理存在著一定的差異，體現在采用電子檔案管理的方式可以做到在記錄的同時歸檔，或者在一定的時間和范圍內，在滿足檔案管理部門要求的情況下，可以通過網絡把文件發送給管理的機構并進行歸檔，這一點，可以節省送檔案，打印檔案等不必要的時間，為人們的工作生活提供了很多便利。傳統的紙質檔案管理方式略顯麻煩，它需要提前設定計劃或者安排時間，以便相關部門把文件資料集中歸檔，并且需要特定部門進行回收和處理。這一過程既浪費時間，又浪費人力物力。
1.2 在方式上
二者的歸檔方式具有一些差異。電子檔案的管理，需要掌握一定的信息技術操作的能力，并且會操作相關的軟件。操作過程為：工作人員通過相關的管理軟件，在各個檔案上粘貼標簽，每一份檔案都有單獨的編號，以便歸檔。這樣的過程操作起來比較繁瑣。而紙質檔案管理比較簡單，開證明就可以辦理。
1.3 在存儲方面
電子存儲方式和紙質的管理方式也存在差異。電子檔案是在計算機或者網絡上存儲，但計算機或者網絡易出現故障，或者電子數據會出現紕漏，不利于檔案的保存。因此，現在的電子檔案管理有所改進，一般情況下要進行備份，還要對文件的具體格式進行轉換，操作完成后才進行統一的保存。而傳統的紙質檔案管理只需要保存好紙質的資料，使之不受損壞即可，但是對環境的要求會比較高，需要干燥安全的環境，因此更加困難。
1.4 在管理的方法方面
電子檔案管理的方式比較復雜，需要對待管理的檔案進行分類，并需要對資料進行編目，在接受文件的第一時間，工作人員需要給每一份檔案一個唯一的編號，同時還有給出相應的類別號、檔案號、文件號，以便在使用時能夠方便查找。這樣，在查找使用時，就可以通過專業的檢索工具進行電腦檢索。
1.5 在查詢使用方面
電子檔案管理和傳統的檔案管理也存在一定的差異。電子檔案管理可以在計算機上操作，無需固定地點和時間，但需要注冊用戶的個人信息，在使用時通過個人帳號和密碼才能夠登陸查詢或使用所需檔案文件。而傳統的檔案管理則需要向相關部門進行申請，并且有工作人員幫忙查找才能使用檔案，這個過程效率比較低，浪費時間。
2 電子檔案管理的優點和缺點
2.1 電子檔案管理的優點
用計算機或網絡進行電子檔案管理這種方式，最大的優點就是可以大大提高工作效率，無論是在保存方式上，還是在查詢使用方面，都節省了寶貴的時間，尤其是在傳輸方面，電子檔案管理通過網絡進行傳輸，省去了打印，發送等步驟，節省了時間，同時省去了不必要的花費，現如今隨著專業管理軟件的開發和不斷完善，使電子檔案的管理變得更加方便和規范。
采取計算機信息技術這種形式進行檔案管理，不僅提高效率，也對環境保護作出了一些貢獻。首先就是采用網絡的形式進行檔案管理，節省了紙張，這一點不僅節省了資金，同時也減少了對樹木的砍伐，保護了樹木和環境，其次是這種方式可以減少筆墨和辦公用品的使用，再一次節省開支，避免了不必要的浪費。
2.2 電子檔案管理的缺點
使用這種方式進行檔案管理，除了以上我們例舉的幾個優點之外，還存在著一些不足，主要有以下幾點：
1.立法不夠完善，雖然我國法律部門已經制定了一些關于檔案管理方面的法律章程，但不健全的法律實施環境也給電子檔案管理帶來了許多挑戰，受法律保護范圍不夠明確，法律實施困難，破壞性大等問題仍然存在，這需要我們在此領域進行進一步的研究和完善。
2.計算機等電子信息技術的不安全性也給電子檔案管理帶來了不安全性，這體現在計算機易出現漏洞或中毒的情況，一旦計算機發生硬盤損壞現象則不利于檔案的保存。因此，這需要我們在技術上進一步的完善，我們需要加強電子備份，運用云技術等新興技術手段進行保存，并且還要通過加設密碼，定期清理消毒，安裝殺毒軟件等方式進行維護。
3.用于管理電子檔案的存儲設備容易發生過期、老化或亟待更新等問題，長時間保存或許會出現無法讀取等嚴重后果。這就需要相關的工作人員定期維修更新，并且備份保存。
4.對于工作人員的技能要求較高，因為電子檔案管理需要工作人員具有熟練的操作技能，這就需要工作人員有專業的技術儲備以及長期的工作經驗。因此需要長期鍛煉或進行技術培訓。
3 可采取的措施
（1）根據電子檔案的存儲特點和方式，進行科學的計劃安排，確定傳輸時間，并在年內進行信息匯總處理，及時增加新的信息。
（2）由于電子檔案的信息處理都是通過計算機等設備完成的，所以應招募合格的信息操作人員，并及時進行培訓。
（3）保管時應注意環境條件，電子檔案的保存需要適度的環境，保存檔案的設備需要防塵，防磁，防劃。工作人員也應對存儲設備維修更新技術有一定的了解，以便能夠及時處理設備的突發狀況，保證檔案的安全。
（4）健全電子檔案查詢使用的相關制度，設立實名制，并進行權限限制，確保使用者通過身份進行實名登陸，以確保檔案的安全。
關鍵詞：傳統檔案管理；電子檔案管理；對比分析
紙質資料是傳統檔案管理存儲的主要內容，其存在形式多種多樣，如文字、圖表等，并且具有一定的保存價值。硬盤和計算機光盤是電子檔案管理的主要存儲介質。電子圖表、電子信件和電子文書是電子檔案的主要表現形式。與傳統的紙質檔案不同的是，通過利用計算機和網絡技術，不僅實現了檔案的存儲，還實現了資料的傳送和處理。
當前，信息化、多元化成為時展的主題，對于檔案管理的質量和效率，人們提出了更高的要求。在很大程度上，傳統檔案管理無法滿足這一需求。然而，不可否認的是，傳統檔案的特點，決定了它的不可替代性。同時，電子檔案管理因其便捷性、高效性等特征，同現代人們的生活息息相關，電子檔案管理必然是檔案管理的發展趨勢。
1 電子檔案管理與傳統檔案管理的特性分析
1.1 電子檔案管理與傳統檔案管理的共性
首先，無論是傳統檔案管理還是電子檔案管理，兩者的基本原理是共通的，電子檔案是傳統檔案發展到一定階段的產物。電子檔案管理在傳統檔案管理的基礎上，對其進行優化和整合，并充分運用信息化技術。與傳統檔案相比，電子檔案管理無論在管理方式上，還是在管理質量以及技術水平上，都明顯優于前者。但這一點并不否定兩者基本原理上的共通性。
其次，電子檔案并不能孤立地存在，同傳統檔案之間有著密不可分的聯系。傳統檔案所管理的信息，具有很大的真實性，屬于社會實踐數據。電子檔案管理，由于受到網絡安全、計算機信息安全等潛在隱患的影響，其信息的真實性和可靠性，需要傳統的檔案資料來加以保證。
最后，電子檔案的信息量，隨著傳統檔案的出現而逐漸擴大。電子檔案是基于信息技術而建立的，大容量正是其優勢之一。各種各樣的檔案信息，都可以存儲為電子檔案，同時還使資源的共享成為可能。由于電子檔案是依托計算機技術而存在的，因此在調用所需資料時，十分便利。此外，利用電子檔案的記錄，在需要查看實體的傳統檔案時，可以很方便地調出，直接獲取所需的資料和信息。
1.2 電子檔案與傳統檔案管理上的差異
1.2.1 管理方式不同
電子檔案實現了檔案的一級管理，這是由電子檔案的本質特征所決定的，這一點同傳統檔案存在很大的區別。在傳統檔案管理工作中，工作人員的工作量非常大，在管理檔案時，首先需要確定和填寫檔案的類型以及日期，然后根據類型的不同選擇適當的存儲位置。在電子檔案管理工作中，管理人員對于接受到的文件，可以及時確定檔案的檔案號，接下來采取相應的主題來標注檔案的類型，檔案號具有唯一性，整個操作過程有著很高的效率。
1.2.2 保管方式不同
電子檔案存儲的載體是硬盤和電子光盤，在長期的存儲和使用過程中，硬盤和光盤會逐漸老化，同時由于計算機和現代技術的不斷更新，載體的老化將導致檔案信息的失真，檔案的正確性和可靠性降低。傳統的檔案管理在一般情況下，不會出現檔案信息丟失的問題，并且具有紙質備份。同時，由于無需網絡的參與，因此不會受到病毒入侵的威脅。
1.2.3 歸檔方式不同
可重復性和可逆性是電子檔案不同于傳統檔案的特性。管理人員修改檔案信息時，并不會留下修改的痕跡，人們雖然不再為最初檔案歸類失誤而煩惱，而且可以及時更正錯誤信息，但是卻提高了電子檔案內容失真的可能性。與之不同的是，在傳統的檔案管理工作中，在進行歸檔操作時，同類檔案之間的聯系較強，擺放檔案時，也是按照科學的順序來分類的。檔案管理人員依照相應的程序來進行歸檔操作，因此操作的痕跡將會被保留下來。這一點保證了檔案的真實性與原始性，彌補電子檔案管理的不足。
2 電子檔案管理的利與弊
2.1 電子檔案管理的優點
2.1.1 電子檔案管理的出現，有利于綠色環保事業的開展
無紙化的辦公模式是電子檔案管理的一個特色，在很大程度上降低了紙質文件的使用數量。制造紙張的原材料是樹木，檔案管理所需的紙張少了，所需的樹木也會隨之減少，因此有效改善了樹木砍伐的狀況，保護森林資源。此外，筆墨、訂書釘、曲別針等工具是紙質文件的必備工具，隨著紙質文件數量的減少，對于這些工具的需求也必然有所降低。
2.1.2 電子檔案管理提高了傳統檔案管理的效率
檔案管理工作的主要內容，即檔案的歸檔、存儲和查詢。傳統檔案管理模式下，這些工作所需的時間較多，因此檔案管理工作的效率也受到了影響。而電子檔案管理模式下，檔案歸檔、存儲、查詢的時間明顯縮短，管理效率獲得提升。數據傳輸是電子檔案管理所采取的主要方式，既方便了資料的傳遞和共享，又提高了檔案信息管理和查詢的時效性，并且不需要張貼和打印文件。
2.2 電子檔案管理的弊端
信息載體的老化和變質現象，是電子檔案管理工作中不得不面對的難題，因此必須加強電子檔案的安全備份工作，防止因信息載體變質老化而導致的無法讀取資料的問題。目前，云技術是一種較為常用和有效的保護方式。
電子檔案管理的操作程序較為復雜，這就對檔案管理人員的素質和專業水平提出了更高的要求。因此為了確保電子檔案的真實性和可靠性，應加強管理人員的技術培訓工作。
黑客攻擊和病毒這些潛在的復雜網絡風險，在電子檔案的數據傳輸和共享過程中，威脅著數據信息的安全，因此應做好信息安全的管理工作，利用多種方式保護好電子檔案資料，如檔案加密、網絡防火墻等等。
雖然我國的檔案管理水平得到了一定的提高，且國家也出臺了相應的電子檔案管理法規，但是一些具體的細則仍不夠完善，相關部門應該推出相應的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發展保駕護航。
3 結束語
電子檔案管理模式較傳統檔案管理來說，在很多方面都有了提升，最為直觀的表現就是檔案管理的效率得到提高，電子檔案管理方式的出現有利于環保事業的開展。傳統檔案管理具有其不可替代的優勢，電子檔案管理與傳統檔案管理兩者有著很多的共性，在現階段和將來的一段時間內，電子檔案管理還不能完全代替傳統檔案管理，相關人員應該在進行傳統檔案管理時，良好的融入電子檔案管理的優勢，提高檔案管理質量。
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紙質檔案管理
長久以來，紙質檔案一直是各單位存儲相關信息不可或缺的手段。以紙張為載體的紙質檔案，通過檢索手段就可查詢相應信息資料，無需使用科技設備，而且只要紙張防腐措施得當就能夠實現長久保存，這點與電子檔案存在較大的差異。地質單位的資料同樣如此，通過建檔相應地質資料，形成可供查詢的地質資料信息庫，能夠為單位部門提供區域內各類地質資源信息。紙質檔案具有可查詢、可長久保存的特點，其管理特點也比較突出。紙質檔案管理的特點具體可概括為三個方面：第一，紙質檔案存儲所需空間巨大，工作量大，管理難度高。紙質檔案依托紙張的存儲形式，決定了其需要投入相應數量的人力資源用以維持檔案的日常維護。尤其是對于地質資源檔案這類涉及信息門類復雜的檔案來說，更加需要一定數量的工作人員保證各類資源檔案的安全，同時，也需要保證相關地質資料信息能夠被及時地獲取。第二，紙質檔案整理編修難度高，工作強度大。對于紙質檔案管理者來說，最具挑戰性的工作是整理和編修檔案。從地質資料檔案具體情況來看，當單位對某個區域的地質資料進行重新調研時，或者是勘探出新的資源儲量、類型等信息之后，就需要對原有的紙質檔案信息進行更新，這時就需要對檔案進行重新整理乃至編修。由于紙質檔案完全依托檔案管理人員手動錄入，在更新這些資料的時候也需要使用同樣的手段，這時就必須根據新加入的地質資源信息資料的情況，對原存檔的檔案進行編修。第三，紙質檔案管理涉及的預防性內容較多。例如，紙質檔案涉及場所內防火、防腐、防盜等，在管理上都需要采取相應的措施，而這些也只是預防性基本措施，當不可抗力和意外事件發生時，對紙質檔案造成的損害往往也是不可逆的，諸如地震、洪災等都是無法采取有效措施的，只能在管理中設置相應預防性措施，這些都為紙質檔案管理增添了難度。
電子檔案管理
電子檔案特點依托電子信息技術存在的電子檔案，其本身的特點十分鮮明，一方面體現在內容的多樣性，另一方面體現在存儲空間的小型化。從內容上看，由于引入了電子信息技術，電子檔案的內容存儲不再局限于文字信息和紙質的圖片信息，視頻影像、音頻成為電子檔案存儲信息的全新形式。全新的信息載體形式豐富了檔案內容，讓更多信息形式存入檔案成為可能。以地質資料為例，過去紙質檔案中收納資源地貌、資源構成等方面的信息，只能通過文字和照片形式進行初步認識，要對地質信息進行深度了解，只能借助專家分析。而電子檔案能夠通過視頻和音頻形式存儲當時專業的評價，這對獲取地質信息之后對其進行二次加工具有重要幫助，增強了信息使用效率。而從存儲空間上看，電子信息技術通過對信息的數字化，將占據大量空間的紙質資料信息轉入磁盤中，極大地降低了存儲空間，更降低了檔案管理的難度。電子檔案管理特點從電子檔案的特點來看，電子檔案的管理也具有一定的特色，可以從三個方面進行概括：第一，電子檔案管理技術含量高，對管理人員素質有著一定要求。不同于紙質檔案，電子檔案管理除了要求具備檔案管理基本職業能力之外，還需要有一定的信息技術使用能力。例如，地質資源電子檔案在涉及相關地質資料更新時，需要管理人員具備對其中文字、圖片、視頻與音頻的操作能力，以保障信息更新的準確性。第二，電子檔案整理編修難度雖然降低，但工作量依然不小。由于電子檔案涉及更多內容的承載形式，例如對文字圖片與音視頻信息的編修，不再是簡單的文字編輯工作，涉及更多視頻及音頻的上傳、下載、說明等編輯工作，這些在海量信息之下的工作依然是比較艱巨的。第三，電子檔案管理涉及更多的是數據庫的安全。盡管存儲電子檔案的數據庫多是由專業技術人員指導，但檔案管理人員也需要關注數據庫安全問題，及時對存儲檔案數據庫情況進行了解，檢查是否存在漏洞乃至被入侵等問題。
紙質檔案與電子檔案管理比較
對紙質檔案與電子檔案的差異進行比較，有助于提高目前正處于紙質檔案信息化階段的各單位的風險意識，降低其存在問題帶來的影響，從而更好地進行檔案信息化工作。存儲形式決定的管理環境的異同將紙質檔案與電子檔案差異置于同一視角進行比較，能夠更加清楚地認識到兩者之間的差異。從風險視角來看，紙質檔案的存儲是以實物空間實現的，這種存儲形式受到紙張保存要求的限制，對其所在場所濕度、溫度等都有一定要求，否則信息保存將面臨很大的風險。電子檔案盡管存儲形式不同，不受限于物理空間，但同樣面臨這種風險，其內部的存儲元器件對所處環境的塵埃、磁場等因素都有著要求，一旦存儲元器件受到傷害，其保存的信息同樣會面臨巨大風險，這是兩者在面臨風險時的相似之處。而兩者所面臨風險的不同則較為直觀，相對來說，紙質檔案對物理環境的要求較高，需要在能夠達到長久保存效果的物理場地進行持續的人為干預，即便采用某些設備進行溫度和濕度控制，也依然需要人為的干預。而電子檔案的存儲元器件對防塵、防磁場等方面也有著一定要求，目前大部分場所基本都能夠達到這種要求。也就是說，除了極端塵埃和磁場的場所外，電子檔案存儲元器件因受物理環境影響而消失的風險概率是很低的。從兩者比較的結果來看，紙質檔案對管理環境的要求更為嚴苛，而電子檔案管理的要求則相對更為寬松。但同時必須注意到的一點是，傳統紙質檔案管理環境對紙張造成的影響是長時間的，不會瞬間導致信息湮滅，其發現問題是可以修復的，只是需要做大量的工作；但是電子檔案如果受到極端環境影響，將會出現所有信息瞬間湮滅的可能，且難以修復。信息查詢方式的異同從查詢方式來看，紙質檔案和電子檔案的查詢邏輯是一致的，兩者都是通過一定的查詢方式來定位信息所在存儲位置，從而獲取信息。區別在于紙質檔案完全依靠人工的檢索方式，需要耗費更多的時間和精力先定位信息位置，再獲取信息。而電子檔案依靠算力極高的計算機進行，其檢索方式可以有多種，包括關鍵詞、時間等定位信息的存儲位置，進而獲得所查詢的信息。相較于紙質檔案信息查詢，電子檔案信息查詢能夠短時間內定位到所需的信息，無疑是更為高效、精確的。當然，電子檔案的這種高效、精準查詢信息的優勢也并非完全優于傳統紙質檔案的信息查詢方式。這主要是因為傳統紙質檔案信息查詢依靠人工實現，而人類具有機器所欠缺的“智慧”。以地質資源信息為例，若要查詢“內蒙古地區”相關信息，計算機所定位的只是單純的字段、指令，但是通過人工檢索就能夠甄別出信息中哪些更貼近查詢者所想要了解的“內蒙古地區”的資料。
檔案管理信息化對策
通過對紙質檔案與電子檔案管理的對比可以看到，對于當前事業單位進行檔案管理信息化而言，要進行高效的檔案信息化建設工作，不是簡單地將信息化技術引入檔案管理工作中，而是需要在明確兩者異同的基礎上，同時考慮到當前檔案管理在制度、管理人才方面的不足。對此，提出幾條紙質檔案管理信息化的對策。強化檔案管理信息化建設目前，事業單位紙質檔案管理的模式已經十分成熟，但是檔案管理信息化程度有限，紙質檔案管理在轉向電子檔案管理的過程中存在一定風險，因而各事業單位需要強化檔案管理信息化建設力度。通過對比紙質檔案與電子檔案，得知應當在梳理目前事業單位紙質檔案管理現狀的同時，加強對電子檔案管理的深刻認識，以便能有效、有步驟地將信息化技術引入當前紙質檔案管理中，使其為本單位檔案管理工作改革助力，這是當前檔案管理信息化建設的重點。基于這種觀點，事業單位檔案管理信息化建設強化工作不僅是對單一信息技術的使用，更追求傳統與新型管理模式的有效對接。一方面，事業單位傳統紙質檔案管理模式不能被拋棄，在向電子檔案轉型的過程中要考慮兩者并行。以地質資源檔案管理為例，要選擇性地對部分類型地質資源檔案進行電子化，尤其是一些傳統紙質檔案管理模式下查詢比較費時費力的內容，同時，對于一些比較重要的地質資源檔案，還是應以安全性為第一要務。另一方面，事業單位強化檔案管理信息化建設。在加強紙質檔案信息化建設的過程中，必須使檔案管理全方位覆蓋到整個管理周期，要求傳統紙質檔案管理模式與電子檔案管理模式實現有效對接，即不僅要涉及傳統檔案管理模式存儲和使用這兩個主要過程，還要在建檔、存儲、銷毀等所有環節實現銜接，通過信息化手段讓傳統紙質檔案在所有環節欠缺的部分得以完善，這樣才能發揮出檔案管理信息化的作用。
強化紙質檔案管理與電子檔案管理的依存性
在事業單位檔案管理信息化過程中，紙質檔案管理不能簡單地被電子檔案管理模完全取代。從另一個角度來看，這意味著在工作推進的過程中兩者必然是共存的，且存在一定的影響。要規避這種影響帶來的風險，并且最大程度地發揮出兩者的作用，就必須強化紙質檔案管理與電子檔案管理的依存性。以地質資源檔案為例，地質資源紙質檔案在信息化過程中，對極為重要的地質資料檔案采用傳統紙質檔案管理模式的同時，要對部分檔案進行電子化，這并不意味著兩者完全不相關，而是可以將重要的紙質檔案電子化當作新增備份，同時電子化的部分地質資料也并不是從紙質檔案中完全剔除，而是管理重點有所側重。未被電子化的地質資料檔案側重于紙質檔案管理模式，電子化的則側重于電子檔案管理模式。信息檢索過程同樣如此，檢索復雜的地質資源信息檔案依托電子檔案優勢，實現檢索流程優化，同時紙質檔案也能夠發揮出電子檔案目前難以實現的作用，即前文提到的人工檢索所具備的“智慧”，彌補計算機檢索信息匱乏的不足。強化兩者的依存性，讓檔案管理逐漸從傳統模式向新的電子信息模式過渡，可以避免不必要的風險。提高檔案管理人員素養通過紙質檔案和電子檔案管理的對比發現，管理人員的素養在檔案管理信息化過程中極為重要。事業單位要想更好地實現檔案信息化，必須擁有除掌握傳統紙質檔案管理技術之外的信息化管理人才。對此，研究認為目前各事業單位在檔案信息化推進過程中必須重視從傳統紙質檔案管理人才隊伍中挑選出業務精通、學習能力強、善于鉆研的人員進行信息化管理培養。研究通過對比傳統紙質檔案與電子檔案管理，提出檔案管理信息化的對策。當下事業單位對檔案管理信息化的重視程度越來越高，在充分考慮傳統紙質檔案與電子檔案管理各自存在的風險的基礎上，對兩者進行直觀對比，能夠相對客觀地認識到這一過程中的重點工作，并最大程度地規避工作開展過程中的不利因素。基于這一觀點，當前事業單位在實際檔案管理信息化工作推進中，應兼顧傳統紙質檔案與電子檔案兩者，根據自身實際情況進行調整。
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[關鍵詞]電子檔案；傳統檔案管理；分析
[中圖分類號]G27 [文獻標識碼]A [文章編號]1671-5918（2015）14-0081-02
前言
近年以來，隨著我國電子信息技術的不斷發展和完善，辦公條件的自動化和標準化正在不斷進行完善。同時，現代計算機技術和通信技術在辦公上發揮著越來越重要的作用。從本質上改變傳統辦公條件，從而更好地實現了辦公上的自動化，但是，可能會對企業機構的內部檔案管理產生巨大的影響力，為此，針對當前電子檔案和傳統檔案管理方面的共同點和不同點進行分析，希望能夠更好地為建立更加完善的檔案管理出一份力。
在當前的電子檔案管理中，電子檔案管理主要是在社會生活中形成的，充分利用計算機盤片和磁盤等一些化學磁性材料為平臺的文字資料，當然，其中也包括是電子文書和電子信件以及電子圖紙等等方面。
但是，電子檔案與傳統的檔案管理有著非常大的區別，電子檔案管理必須要通過復雜的編碼和解碼過程，才能進行相應的處理。同時，這也可以進行相應的復制并且存儲在不同的介質當中，利用者只是需要獲得相應的使用權，就能夠隨時查閱相應的電子檔案中的各種信息。
一、電子檔案管理與傳統的檔案管理共同點分析
（一）檔案管理信息的完備
傳統的檔案管理是電子檔案形成的基礎之一，并能夠將其迅速將信息資源轉為電子化資源，這是當前電子檔案管理最為顯著的特點之一，但是，在電子檔案管理信息資源的建設過程中，需要傳統檔案管理的有效支持。在當前企業和管理機構中，信息資源是不會自動地進入到網絡的，除此之外，還需要活動的開展者直接以電子形式提供上網服務外，還有一部分是需要依靠具體傳統檔案館進行搜集和整合資源，之后就將這些信息資源完整地輸入到檔案中，只有轉錄為電子檔案后才能網上使用。只有這樣，才能有效地發揮好電子檔案的效用。雖然有了電子檔案，但是也不能忽略傳統檔案管理工作，必須要努力做好相應的管理工作，通過建設更加完備的檔案信息數據庫，有利于開展今后的各種活動。同時，電子檔案管理的原始性和真實性必須要有傳統檔案管理的信息作為保證，尤其在當前電子檔案缺乏相應的法律效應的前提下，就必須要充分好傳統檔案的保障作用。
（二）電子檔案逐步拓展了傳統檔案的信息資源
總體上說，由于電子檔案管理的信息資源量都是非常大的，想要輕易地將各種信息資源搜集到檔案中去，才能更好地進行使用，在利用電子檔案資源的時候，可以達到最佳的效果，在利用電子檔案管理調出實際檔案的所在地和具置，之后就可以直接進行使用，這種比傳統的檔案管理尋找方式更加便捷，這是當前電子檔案管理和傳統檔案管理兩者結合的完美體現。
（三）在檔案管理基本原則上的一致性
所有的檔案管理方式都是在繼承前者檔案管理方式上形成的，電子檔案和傳統檔案管理兩者也是這種關系，都是充分利用技術條件來進行一系列的整合改進形成的，在工作管理方式上在前者的基礎上進行革新，達到工作的高效率，同時，對于其自身的服務方式和質量方面都有明顯的提升，這是當前信息時代所賦予電子檔案管理新的職能，使得將傳統檔案管理中的社會功能進一步延伸和拓展了。
二、電子檔案和傳統檔案管理之間存在的差異性分析
（一）檔案的歸檔時限上有所不同
現階段來看，電子檔案和傳統的檔案管理的歸檔時間上具有較大的區別，其中，電子檔案可以在文件辦理之后隨時都可以進行歸檔處理，又或者是可以在指定時間內統一進行歸檔整理，通過計算機的方式制成文件形式，通過網絡傳送到檔案部門中去，讓電子數碼簽名封簽進行相應的認證，同時，讓檔案管理人員進行接收，并記錄相應的歸檔信息，詳細記錄檔案分類號，嚴格限定相應的訪問等級，這樣就能夠方便用戶進行相應的查找和利用。通過這樣的方式，可以極大提升文件的安全系數，從而確保歸檔的效率和完整率，更為重要的是，嚴格遵守了電子文件自身的特點，使得文件傳送更加方便快捷，有助于避免檔案管理的資源流失，以及相應的病毒侵害。
（二）歸檔方式上有所不同
通常情況下，電子文件所采用的電子編碼技術，其中文件的內容上的可以進行相應的編輯和更改，使得在原文件上不留下一點痕跡。同時，還可以刪除和更改某些鑒別文件中的關鍵性信息，但是，我們可以發現，正是由于這些問題的存在，使得電子文件在傳輸過程中對信息的真實性產生一定的疑問，需要鑒別的過程非常復雜而且困難。所以，相應的技術人員在進行更改信息時候，就特別要注重數字簽名和信息上的認證，切實做好相應的加密保護措施。這樣就能夠更好地保護文件在傳送過程中信息的真實性，以免發生各種錯誤，使得電子檔案的法律憑證更好地進行確立。
（三）電子檔案和傳統檔案管理方式上的不同
在當前的電子檔案管理上，電子文件的分類和編目上與傳統檔案管理有著本質上的區別，其中，電子文件與紙質的文件相比，具有一定的特殊性，電子文件可以實行文件的一級管理，并且，檔案管理部門在接受文件的同時，可以相應的給每一個文件編制一個文件名稱，同時進行相應的分類和歸檔號，嚴格根據上下行之間的關系，之后就可以給出相應的文件號。
在文件歸檔時，可以更好地進行主題詞著錄，只有在技術條件成熟的時候，進行多角度和全方位地進行檢索，這樣就能夠在很大程度上方便用戶查找相應的文件和各種附件，極大降低了檔案管理工作人員的勞動強度。
（四）兩者在保管方式上存在較大的差異
在電子文件的載體上可以會發生變質的情況，但是，隨著各種信息技術的革新發展，以及新的存儲介質產生和發展，這些因素都有可能會影響到電子文件的可讀性，所以，檔案管理在接收一份電子文件的同時，必須要打印出一份紙質檔案進行備份，這樣就能夠在很大程度上降低電子文件信息資源的損失。但是，這也不是最好的解決辦法，最佳的辦法就必須依靠計算機技術管理部門和文件形成部門之間進行高度合作，在當檔案管理部門接收相應的電子文件時，必須要對格式進行相應的轉換，使得所有的文件格式以統一的方式進行保存，這樣就能在計算機技術發展后，能夠及時準確地讀取出之前所存儲的信息資源，從而更好地確保信息資源的安全性。
（五）兩者查詢方式上的不同
在電子檔案和傳統的檔案管理中，在查詢方式明顯有著非常大的區別。電子檔案查詢方式上，必須要在一定的技術條件上，用戶先進行注冊、登記，才能成為獲取相應電子文件的各種信息資源，這樣，在用戶成為會會員之后，就可以隨時進行遠程登錄進行查詢各種資源，同時，用戶還需要借閱登記和繳納查詢相關費用。而傳統檔案管理，并不需要進行獲取相應的需求，而是可以直接進行查閱相關信息，兩種從查詢方式上可以看出，電子文件查詢方式上更加方便快捷，而傳統的檔案管理查詢流程較為繁瑣和困難。
（六）管理人員的技術要求不同
在電子文件的管理人員上，兩者也存在較大的差別，從某種程度上看，電子文件的管理工作是一項專業性強的工作，需要熟悉計算機各種流程的專業性人才，只有在熟練掌握各種計算機知識，以及各種載體使用性方面的知識，才能成為一名電子檔案管理人員。同時，管理者必須要對自身的計算機知識進行實時更新，熟練運用和操作各種運用軟件，才能勝任這一工作。而對于傳統檔案管理人員來說，管理工作并需要太強的專業技能，只需要對相應的用戶進行登記，日常負責打理各種管理方面的事務便可，所以，從兩者管理人員的素質上，可以看出，電子檔案管理和傳統檔案管理人員素質上存在很大差別，但是，還是需要對電子檔案和傳統檔案管理工作上進行高度關注，加強管理人員的專業素質培訓，才能更好地推動檔案管理工作的穩健發展。
關鍵詞：電子檔案管理；傳統檔案管理；區別；醫院檔案
隨著我國科學技術水平的迅猛發展，電子文件檔案化管理方式被社會企業廣泛推廣和使用，因為傳統的檔案管理已經不能滿足社會現代化的發展和需要，但是電子文案檔案化管理又不能完全取代傳統的檔案管理。因此，針對電子文件檔案化管理和傳統檔案管理特點的不同，將其在醫院檔案管理中的應用進行分析，找出二者之間存在的差異性。
1 電子文件檔案化管理的概述
電子檔案管理是在傳統紙質檔案管理的基礎之上被廣泛開發應用出來的，從電子文件檔案的本質體征來看，它是利用電子計算機等網絡手段對檔案進行管理、歸納和分類的一種形式，這種辦公自動化的管理方式可以有效的使電子文件完成自動化和社會化的管理模式。這種模式適應現代社會發展，能為醫院的檔案管理工作提供實時準確、方便快捷、高效的檔案信息內容[1]。
醫院檔案部門經過用電子計算機等先進的技術手段對檔案信息內容集中管理，并把檔案中的內容進行系統保存，存儲成符合要求的電子檔案。然后再由相關的檔案管理人員進行分類和整理存儲到磁盤中，在必要的情況下要對其進行備份保存。電子文件檔案化管理，需要對使用者進行確認，然后為檔案部門提供方便的信息內容查詢途徑。
2 電子文件檔案化管理的特點
電子文件檔案是在社會生活中不斷發展起來的，它是指通過電子計算機網絡磁盤等設備進行存儲和分類。電子檔案既與傳統紙質檔案相對應，又與其相互關聯，電子檔案是通用的電子圖像文件集合，通常是以案卷為單位的。電子文件檔案中主要包含電子圖表、報表、文件以及電子圖書等。
電子文件檔案化管理和傳統的檔案管理存在差別，因為電子檔案一定要經過計算機網絡進行復雜的編程和解碼之后才能被供給使用。電子檔案中的內容可以被粘貼復制存儲到不同的媒介之中，比如優盤、磁盤等。當醫療工作者想對其進行利用時，就可以利用電腦等設備對它進行調出然后查閱出相關的檔案信息內容。與傳統檔案化管理相比，電子文件檔案化管理有如下幾個特點：①傳統的紙質檔案內容比較直觀，醫護人員不用借助其他設備進行查閱。而對電子檔案進行查閱時，一定要借助現代化的辦公設備，比如電腦、手機等才能查閱利用。②傳統的紙質檔案在進行傳送交接時，需要通過人工進行傳送。而電子檔案就可以直接利用電子計算機等設備進行傳送和處理。③傳統的檔案在使用時，會受到時間和空間的影響。但電子檔案的使用可以達到共享性，不受時間、空間以及距離等問題的影響。④傳統的紙質檔案的保存環境比較復雜，而且需要占用一定的空間。而電子檔案則不同，它不需要相應的保存場地，但是電子檔案在進行保存時需要防磁性能條件比較強[2]。
3 電子文件檔案和傳統檔案管理之間的不同之處
3.1在歸檔方式上的區別 傳統檔案管理在歸檔時需要醫院檔案管理人員進行整合、編碼和分類，需要花費大量的時間和人力，它有相應的載體，在工作人員進行編輯的過程中，出現錯誤更改起來比較困難。而電子檔案則不同，它需要工作人員使用計算機網絡進行技術編碼，操作起來比較節省時間，但是電子檔案的載體卻不能固定，工作人員在操作的過程中可以不留痕跡的對信息內容進行修改，這樣就會使得原始性的文件缺乏可靠性。為此，電子檔案在歸檔的過程中，要在傳統檔案管理的經驗基礎上進行身份和信息驗證，減少在傳輸過程中出現錯誤，以此來確保檔案文件的真實準確性[3]。
3.2在歸檔時間上的差別 傳統文件檔案管理在歸檔時間上比較單一，需要系統的時間規定和期限。而電子檔案在文件整合后，醫院檔案管理人員可以對其進行隨時歸檔，還可以對計算機等設備進行設置歸檔日期，在某一時期進行統一歸檔，文件形成以后計算機網絡會自動整合和分類，方便使用者查閱和使用。電子檔案的隨時歸檔性，能夠減少文件漏歸等問題的出現，快速便捷，提高檔案利用效率。
3.3在文件分類、編目等管理方式上的區別 傳統檔案管理在分類和編目過程中，需要工作人員進行人工系統操作，需要檔案工作人員的工作勞動強度較大。而電子文件檔案管理有其自身的特殊性，它可以直接對檔案文件進行分類和編目。在技術條件允許的情況下，醫院檔案管理工作人員在編輯過程中可以安裝檢索工具，以方便日后醫護人員對檔案信息的檢索和查詢，進而減少檔案工作人員的勞動時間。
3.4在保管方式上區別 傳統檔案管理在保管方式上，需要相關的檔案存儲室，檔案工作人員需要對檔案管理存儲室進行定期檢查并打掃。而電子檔案管理需要工作人員把檔案文件信息存儲到檔案管理中心的相關設備中或刻入到光盤中由相關工作人員進行保管和整理，占用空間小保存時間久[4]。
3.5在查詢使用方式上的區別 傳統檔案管理在查詢使用時，需要醫院檔案管理人員進入檔案室進行翻閱查找，查閱的過程比較復雜。電子文件檔案在查詢和使用時，它只需要檔案工作人員注冊相關登記手續，然后在檔案管理中心進行登陸就可以對檔案文件進行查閱和使用。
4 結論
綜上所述，科學技術水平的不斷提高，為電子文件檔案化管理提供了技術支持，但是從醫院的檔案管理來看，電子檔案管理并不能完全取代傳統檔案管理，傳統檔案管理方式要為電子檔案管理提供基礎經驗。盡管目前的電子文件檔案化管理在醫院檔案管理中存在著一定優勢，但是電子檔案在管理過程中也存在一定的弊端，需要傳統檔案管理對其進行輔助，才能夠使得檔案文件更好的服務于醫院工作人員。因此，即使電子檔案和傳統檔案存在差別，但是要讓他們共同發展服務于醫院工作的需要中。
參考文獻：
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關鍵詞：傳統村落村級檔案檔案管理
傳統村落檔案是指專門被列入“中國傳統村落”名錄的村落而建立的檔案。從檔案內容上看，主要包括三個方面：一是傳統村落物質肌理信息，如村落布局、特色民居、街道走向、重點文物等檔案，這是村落個性化的標志和賴以生存的物質外殼；二是傳統村落歷史文化的信息，如歷史傳承、村規民約、民風民俗、非物質文化遺產等檔案，這是村落文化傳承的基礎，也是傳統村落保存價值的體現；三是傳統村落在當今社會發展中的變化信息，如人口變遷、房屋改建、新農村建設等檔案，這是人們縱古觀今，感受時展的依據。從檔案介質上看，主要包括紙質、實物及電子媒介等；從檔案門類上看，主要包括文書、基建、照片、錄音、錄像等。傳統村落檔案管理工作，則是按照一定的原則和方法，完整記錄、系統收集、科學管理和有效利用傳統村落檔案的一項專門工作，是主動、全面、及時地為傳統村落保護提供服務的工作。目前，在落實要保護好古村落的講話精神，村落文化保護逐漸成為全社會共識的背景下，加強傳統村落檔案管理工作，傳承傳統村落文化，成為保護傳統村落工作中不可或缺的重要組成部分。基于此，本文以近年來門頭溝區傳統村落檔案管理工作為例，介紹地區傳統村落檔案管理的現狀，針對其存在的問題及原因進行分析，并提出相應的解決對策。
一、傳統村落檔案管理工作現狀
門頭溝區傳統村落資源豐富，是北京市完好保存傳統村落的典型。門頭溝區現有的186個自然村，其中33個村莊依然較完好地保持著古村原貌，在北京市54個古村落中占68%。北京市入選的5個中國歷史文化名村中有3個在門頭溝區，分別是爨底下村、靈水村、琉璃渠村。在已公布的“中國傳統村落名錄”中，北京市有21個，其中有12個在門頭溝區，即琉璃渠村、三家店村、爨底下村、黃嶺西村、靈水村、葦子水村、馬欄村、千軍臺村、碣石、沿河城、西胡林、東石古巖。
在保護傳統村落的背景下，門頭溝區檔案史志局聯合區農委、文委、旅游委等多個部門共同推進傳統村落保護發展工作。自2014年開始，傳統村落檔案管理工作在新農村建設檔案工作的基礎上，建立了以村書記主管、村委或村官兼任檔案員的檔案管理網絡。2016年，門頭溝區檔案史志局根據傳統村落檔案管理內容，結合傳統村落中民居修建問題突出、村落傳統文化遺失及人口外流等現象，重點對相關信息檔案管理情況進行調查。調查發現：建立村落歷史文化遺產檔案占41.7%；建立村落發展變化方面檔案的占33.3%；建立村落物質肌理檔案的占25%。可見，門頭溝區傳統村落檔案建檔工作已經初見規模。
二、傳統村落檔案管理工作存在的問題及原因
傳統村落檔案是傳統村落歷史發展的見證，也是傳統村落保護傳承的文化支撐。從門頭溝區傳統村落檔案管理情況調查的結果看，目前傳統村落檔案管理工作仍然存在一定的問題亟待解決。
（一）收集不齊全，導致傳統村落特色檔案明顯缺失
傳統村落檔案有別于其他村級檔案，具有鮮明的個性特色。按照2013年7月，住房和城鄉建設部、文化部、財政部聯合印發《關于做好2013年中國傳統村落保護發展工作的通知》中提出的“一村一檔”和中國傳統村落檔案管理要求，摸清傳統村落家底，記錄現狀，是傳統村落的建檔主旨。從門頭溝區的實際情況來看，由于魍炒迓淶蛋甘占工作沒有制定統一的收集標準和明確收集范圍，也沒有根據傳統村落的特點制定收集重點，從而造成傳統村落特色檔案明顯缺失。從歸檔內容來看，存在重要的檔案收集不全，信息丟失的現象。以首批入選的爨底下村、靈水村為例，檔案中村落肌理信息不全，主要街巷布局、特色房屋布局、古樹古井古寺廟的方位等信息并沒有歸檔。從檔案的載體來看，大部分村落只有單一的紙質檔案，少量的照片檔案，錄音、錄像、圖紙等載體檔案目前尚沒有正式列入傳統村落檔案的歸檔范圍。
（二）保管機制不健全，導致傳統村落檔案家底難清
作為保管主體的傳統村落，其軟硬件條件有限，鄉鎮一級檔案部門支持力度不夠，加上傳統村落牽頭單位又沒有有效的保管機制，導致傳統村落檔案保管問題突出。以門頭溝區為例，大多數傳統村落沒有專門的檔案室，不具備檔案的保護技術、保管條件，檔案無法實行分級保管。而鄉鎮一級行政機關又沒有建立相關檔案代管機制，致使一部分照片、音像檔案散落在個人手中，甚至遺失。同時，涉及傳統村落保護工作的部門之間檔案保管要求不統一，檔案交叉重復或遺漏缺失，導致檔案家底不清。
（三）檔案管理共享機制不健全，難以開展有效的檔案利用服務工作
隨著傳統村落保護工作的深入，門頭溝區涉及傳統村落保護工作的部門越來越多，形成的檔案信息各具特色。由于這些部門之間缺少統一規劃與協調，沒有建立起檔案資源共享的平臺，導致檔案管理較為混亂，難以開展有效的檔案利用服務工作。以門頭溝區為例，區文委從保護文物的角度制定和編制了《古村落保護辦法》《門頭溝區傳統民居修建手冊》，對全區33個傳統村落中的傳統建筑、村落選址和格局特征、非物質文化遺產等相關信息建檔；區農委則按照傳統村落保護的整體要求，為傳統村落制定村落檔案；區旅游委從發展旅游出發，完成了對傳統村落的旅游基礎設施建設項目建檔。
三、傳統村落檔案管理工作的對策
傳統村落檔案是適應傳統村落保護而建立的檔案，屬于村級檔案又不同于一般意義上的村級檔案，無論是從歸檔范圍、檔案門類、檔案載體等方面都應具有鮮明的特色。目前，傳統村落建檔和管理工作仍舊處于探索階段，建議圍繞檔案收集、保管、利用工作要求，盡快建立科學規范的傳統村落檔案管理體系，以便為傳統村落保護工作提供全方位的支撐。
（一）明確收集范圍，豐富建檔門類，增強傳統村落檔案特色
1.明確檔案收集范圍。針對傳統村落特色檔案內容缺失的問題，檔案部門要根據傳統村落保護的整體要求，與傳統村落保護的主管部門協調制定規范統一的檔案收集范圍，細化村落肌理、村落文化遺產、村落變化等與村落保護傳承密切相關的檔案歸檔范圍。在規范統一的標準下，強化個性鮮明的特色檔案。在收集村落肌理檔案上，爨底下村要突出“元寶形”村落的特點；在收集村落歷史文化檔案上，靈水村要突出“舉人村八德”的特色；在收集村落發展變化的檔案上，黃嶺西村要突出“房屋改建、新農村建設”的特點，以形成個性突出、特色鮮明的檔案信息。
2.豐富檔案載體門類。傳統村落保護是一個立體式、全方位的保護，從物質外形到文化內涵，凡需要傳承保留的都在保護范圍之內，因此檔案收集管理工作也要全方位入手，充分利用現代化手段，建立聲像、基建等檔案門類。具體而言，利用圖紙、照片、錄像等載體，全方位收集街道走向、房屋坐落、文物古跡、名人名宅等信息資料，完整記錄歷史原貌和歷史文化，豐富傳統村落肌理信息。
3.搶救文化遺產檔案。村落肌理是物質外殼，村落文化是傳承的內涵。門頭溝區傳統村落千軍臺歷史久遠，文化底蘊深厚。隨著歷史發展，其村落肌理發生較大變化，物質外殼幾近消失，但作為村落保存的古幡會卻生生不息，傳承著千軍臺久遠的歷史文化。可見，在傳統村落檔案管理工作中，還要特別注意對文化遺產的搶救。建議組織專門力量，對傳統村落古稀老人進行走訪座談，全面記錄村落歷史文化信息，特別是要積極開展對村落“活”檔案的收集，諸如口述史、民間傳說、村戲等。
（二）建立保管聯動機制，確保傳統村落檔案底數清
鑒于村級檔案保管條件有限，涉及傳統村落保護工作責任單位眾多的客觀實際，要確保傳統村落檔案保管底數清，就要建立檔案保管聯動機制。由主管傳統村落保護工作部門牽頭，與檔案部門合作，協調鄉鎮、文化、規劃、旅游、財政等相關單位，聯合下發文件，建立傳統村落檔案保管聯動機制，并把傳統村落檔案保管列入工作日程，形成以村級為主、鄉鎮為輔，相關單位支持的聯動檔案管理工作機制。同時，根據各級工作職責和特點，明確保管范圍和責任，分工合作，確保檔案保管工作跟上魍炒迓潯；さ牟椒ァ
論文摘要：在我國社會實現由計劃經濟向市場經濟轉型的過程中,人才的流動已經成為一種客觀的事實,,但是在傳統人事檔案管理制度中總是存在著主觀隨意性強、容易弄虛作假、以及多頭管理混亂等弊端,使得檔案制度改革難以實施。本文主要從人事檔案管理制度改革出發,從人才強國的戰略高度,提出了相應的改革意見和建議。
檔案是知識的寶庫與歷史的見證，是人們在長期的社會實踐活動中積累形成的寶貴歷史材料，記錄社會不同時期、不同階段的發展歷程，對了解歷史、查考現實、總結經驗教訓、制定政策規劃、教人育人，具有極其重要的作用。如一個單位在制定各項改革方案、描繪未來發展藍圖時，都要參考檔案資料;又如學校、單位、企業，通過檔案編寫史料、舉辦展覽、電教宣傳等方式來教育人、感染人，增加職工的責任感、榮譽感、歸屬感等等。
一、傳統人事檔案管理中的弊端
（一）主觀隨意性強
傳統人事檔案中有“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”的規定。這一規定源自干部人事檔案制度，并應用到其他人事檔案規定中。對當事人保密的目的一般認為是安全的需要以及方便組織管理，但正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實性和可靠性，因為信息壟斷而使“組織意見”主觀隨意性增強。
（二）弄虛作假,以檔謀私
在傳統管理方式控制下，“以檔謀私”現象屢屢出現。欲從行政部門、國有企事業單位跳槽的人受到單位扣留檔案不放人的“人質檔案”現象并不鮮見。部分“棄檔族”在進入需要人事檔案的單位就業辦理調轉、報考公務員、考研等時候，也徒嘆“檔到用時方恨無”。現實中有個別人通過在檔案中偽造干部履歷、入黨材料和專業證書，靠弄虛作假，平步青云走較高級領導崗位;也有單位個別領導通過檔案打擊報復，給職工帶來極大的傷害。不同形式的虛假檔案,“以檔謀私”現象的屢屢出現,使檔案制度的嚴肅性、準確性、惟一性屢受挑戰。由于傳統的人事檔案管理無法適應我國經濟的高速發展，而新的人事檔案管理方式尚未建立完善，當前的檔案管理工作出現一些新情況和新問題。
（三）社會主義市場經濟進程中呈現“棄檔族”
過去個人只能對人事檔案所決定的命運無條件接受，而在現在這一轉軌時期，大量新階層與流動人員在很大程度上擺脫了它的影響。根據不完全統計，全國各級人才流動中心為15.4萬個國有和非國有單位代為管理保存的三四百萬份人事檔案中，至少有60多萬份與主人失去聯系。作為60多萬“棄檔族”中很多人是“漂”到大城市就業，檔案現在對他們來講沒有什么用;有人甚至長期拖欠人才流動服務中心檔案托管費，且未作補交的打算。調查顯示:有68%的被訪者認為檔案在他們求職及職業發展中不重要或作用不大，而且越是年輕人和非黨員，越是不重視檔案。對于流動人員而言，調整檔案工資、進行職稱評審、提供合同鑒證、辦理社會保險和出國政審等人事項目實際上也并不需要。流動人員并不在國有單位，按照黨政機關、事業單位的工資制度給他們定級、晉資可謂是畫蛇添足。
（四）在非公企業，不關心員工人事檔案
與部分人自動拋棄檔案相應的是許多非公企業在招聘員工時也并不關心人事檔案。企業經理通常是采取“合格不合格干了就知道”的方式評價聘用員工。某咨詢公司的一項調查表明，不關心員工人事檔案的企業占了調查總數的80%。在政府機關或國有企事業單位，情況就不一樣了,人事檔案在提干過程中“還是相當重要的。”如今，企業必須在市場上尋找最優秀的人才，以應對激烈的競爭。但現有的人事檔案，在很大程度上已經不能夠幫助他們正確判斷某個人的真實才能和準確的客觀背景，有些甚至提供了與實際情況截然相反的結論。因此，它已越來越成為用人單位的一塊“雞肋”:“食之無味，棄之可惜”。三是對人事檔案處于越來越忽略的狀態。目前，眾多跨國公司、民營企業、上市公司越來越多地轉向去做人才的背景調查，而對人事檔案基本上都處于越來越忽略的狀態。用人單位在忽略舊的人事檔案的同時，卻又發現或多或少需要建立每個人員的新“人事檔案”，只不過這份“人事檔案”現在有著更多不同的形式:有的企業是建立在人事信息管理系統之中，有的企業干脆自己建立在人才中心保管的人事檔案之外的“第二人事檔案”;然而這些都處于各自為政的狀況，隨著市場經濟的發展和各種所有制市場參與者的大量涌現，具有社會公信力的集人才信息與信用的人事檔案管理制度又確實有其存在的價值，現行的人事檔案管理制度乃“棄之可惜”。
（五）人事檔案管理改革難以推進的原因
人事檔案雖小，但關系到千百萬勞動者的切身利益，關系到我國人事制度改革進程的進一步深入，關系到依法治國和人才強國戰略的具體實施。由于傳統體制下人事檔案管理牽涉到組織、人事、勞動、檔案等多個主管部門，檔案的功能則延伸到民政、公安、教育等其他有關部門，特別是由于檔案收費管理為政府所屬人才流動服務機構、職業介紹機構帶來巨大收益，致使目前人事檔案制度改革舉步維艱，大大落后于干部人事制度改革的整體進程。
二、對新型人事檔案管理制度的設想
（一）明確流動人員人事檔案管理的公共服務性質
在組織人事部門成立人才交流機構之前，干部人事檔案一直是由組織人事部門集中統一管理的，在性質上屬于公共服務，而且帶有很強的政治性。出于深化機構改革和機關轉變職能的需要，黨委組織部門和政府人事部門在成立人才交流服務機構后，把流動人員檔案管理這類比較具體的事務性工作委托或授權給人才交流服務機構負責，但這并未改變流動人員人事檔案管理的公共服務性質。所以應當進一步明確流動人員人事檔案管理的公共服務的性質，維護人事檔案的真實性、嚴肅性,完善流動人員人事檔案管理的公共服務體系和人才流動社會化服務體系。
（二）建立人事檔案管理相互分離的管理制度
從長遠看，我國的人事檔案制度改革必須明確所有社會組織都具有建立和保管本單位人事檔案的權利和責任，不管公共部門或三資、民營企業都應在法律規定的制度和原則下享有人事檔案的管理權。為保障流動人員權益和各單位的專有知識信息，非公單位的人事檔案應以單位為中心建立，主要用于企業日常管理，不得作為個人身份證明隨個人在不同單位之間調動。個人到新的單位供職服務，則新的服務單位應重新為其建立檔案。個人離職后原單位應在若干年內保留其人事檔案。
個人求職或服務的新單位欲了解查閱其原單位的人事檔案由本人書面授權，原單位應無償提供。非經個人授權，任何單位和個人不得以任何理由扣留、公開、披露個人檔案信息。
（三）發揮好人事檔案管理工作服務作用
檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務內容。比如《人事檔案管理暫行規定》第七條明確:“人才流動服務機構應認真做好流動人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉遞等管理工作，認真做好與流動人員人事檔案管理有關的流動人員身份認定、檔案工資記載、出國(出境)政審工作，經授權做好相關的職稱資格考評、合同鑒證、社會保險等社會化服務工作。”為了適應服務人事工作的需要,《規定》還要求“做好流動人員檔案材料的收集工作，不斷充實流動人員人事檔案的內容。”這些服務內容是今后人事檔案管理的很重要內容,也是發揮檔案作用，促進經濟發展的有效途徑。
(四)執行“收支兩條線”
為了保證規定落到實處，應當收取少量服務費，必須嚴格執行物價部門批準的標準，并接受群眾監督。但是要堅決執行“收支兩條線”，收取的服務費要如數上繳政府財政部門，不得私自截留。“收支兩條線”是對行政事業費的管理措施，對企業則無法執行，這也從另一個側面說明了企業是不能管理流動人員人事檔案的,因為那樣一來，實際就把這項公共服務變成了企業行為。
總之，只有以“以人為本”和“以民為本”來進行人事檔案管理制度的合理改革，才能使人事檔案成為一個透明、適度開放的個人社會公信平臺，才能充分保障人事檔案當事人的合法權利得到保障，才能解除就業者的后顧之憂，讓人們安居樂業，使現有制度的既得利益者在公共平臺上實現共贏，促進社會主義和諧社會建設。
參考文獻
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【關鍵詞】水利；檔案管理；傳統；現代
自古以來，水利事業就是國民經濟發展的有力支柱，從前的水利檔案管理工作大多是管理各種紙質檔案，如今隨著科學技術的高速發展，各種先進的技術和設備不斷應用于生產實踐，同時我國正在大力推進信息化建設的進程，在這種形勢下，水利檔案管理工作也要與時俱進，從傳統方式向現代方式轉變，在各部門的不懈努力下，目前我國水利檔案管理工作正在向現代管理方式轉變，已經取得了很大成果，但是不得不注意到，水利檔案管理工作從傳統方式向現代方式轉變還存在一些制約因素，還需要我們進一步加以解決，解決這些問題有利于水利檔案管理工作的發展進步，有利于水利事業的良好發展，同時也有利于我國信息化建設的推進，可見本文研究內容具有一定的現實意義。
一、水利檔案管理工作從傳統方式向現代方式轉變的制約因素
現如今，計算機網絡技術已經得到普及，廣泛的應用于人們的生產、生活以及學習當中，水利檔案管理工作中也應用到了計算機網絡技術，與此同時，水利檔案管理工作的工作方式也需要轉變，現代技術對傳統的水利檔案管理方式提出了挑戰，近些年以來，我國大力推進信息化建設，各部門不懈努力，不斷將水利檔案管理工作進行轉變，在此過程中面臨著一些制約因素，筆者認為，阻礙水利檔案管理工作從傳統方式向現代方式轉變的制約因素主要有以下幾個方面。
主觀認識不到位。人的主觀認識對實踐活動具有很大影響，如果人的主觀認識不到位，會對實際工作產生很大干擾，目前在水利檔案管理工作中，一些工作人員尚且沒有認識到傳統方式向現代方式轉變的重要性，認為水利檔案管理工作只是一項基礎性工作，沒必要大費周章，工作人員的這種錯誤意識，無疑會阻滯水利檔案管理工作從傳統方式向現代方式轉變，例如在實際工作中，由于工作人員認識不到位，人們往往忽視了水利檔案管理工作，會導致檔案管理工作與建設管理工作不同步，資料收集沒有及時性，資料傳遞也比較滯后，未來水利檔案管理工作想要更好的從傳統方式向現代方式轉變，必須要解決這一問題，糾正工作人員的主觀認識。
二、水利檔案管理工作從傳統方式向現代方式轉變的基礎條件及途徑
（一）水利檔案管理工作從傳統方式向現代方式轉變的基礎條件
筆者認為，水利檔案管理工作想要從傳統方式向現代方式轉變，還需要一些基礎條件，只有具備了這些基礎條件，水利檔案管理工作才能良好發展，順利的向信息化工作模式轉變，而這些基礎條件主要包括以下幾個方面。
1. 法律保障。任何一項事業都離不開法律保障，只有具備了健全的法律保障，在實際工作中才能有法可依，實踐工作才能規范化，水利檔案管理工作想要從傳統方式向現代方式轉變，必然離不開法律保障，在以后的發展中，應該進一步完善各項法律法規，健全相關的技術標準，這樣一來，水利檔案管理工作從傳統方式向現代方式轉變的過程中，就具備了法律保障，可以在爭取的軌道上前進。筆者認為，在實際工作中應該通過相關法規，進一步明確電子檔案的憑證價值以及證據資格，進而避免人們對電子檔案產生“信任危機”，同時制定完善的技術標準，使實際工作更加有章可循。
2. 技術措施。在信息化建設大潮中，不可缺少的是現代化技術，隨著社會的不斷進步，各個領域都已經離不開技術措施的支持，水利檔案管理工作想要從傳統方式向現代方式轉變，必然需要相應的技術措施，在實際工作中，應該對傳統的紙質檔案進行處理，使之不斷實現數字化，充分應用手工錄入、掃描等各種措施，將其它載體形式上的檔案資料輸入計算機當中，這項工作比較繁瑣，比較耗費精力，但這是水利檔案管理工作從傳統方式向現代方式轉變的必由之路，必須細心做好這項工作。另一方面，要充分利用數字化檔案生成等技術，同時運用信息安全技術，為水利檔案管理工作從傳統方式向現代方式轉變提供技術支持。
3. 人才支持。信息化建設需要人才儲備，水利檔案管理工作想要從傳統方式向現代方式轉變，也離不開人才支持，在以后的發展中，水利檔案管理工作需要吸納更多的高素質專業人才，只有全面提高工作隊伍的整體水平，才能順利實現傳統方式向現代方式轉變，有了專業人才的帶動，工作人員才能更快的從傳統工作模式中得到突破，專業人才熟識水利檔案管理工作的新理念，對各項業務比較了解，熟悉行業標準，擅長運用現代化技術，可以在很大程度上推動水利檔案管理工作從傳統方式向現代方式轉變。
三、結語
水利事業就是國民經濟發展的有力支柱，目前我國信息化建設的進程不斷推進，各行各業都向著信息化的方向發展，各種先進的技術和設備不斷應用于生產實踐，我國水利檔案管理工作正在向現代管理方式轉變，已經取得了很大成果，但是不得不注意到，水利檔案管理工作從傳統方式向現代方式轉變還存在一些制約因素，還需要我們進一步加以解決，筆者認為，水利檔案管理工作想要從傳統方式向現代方式轉變，應該具備法律保障、技術措施、人才支持，同時應該降低成本、提高管理效率，糾正工作人員的主觀認識，轉變工作人員的工作重點以此來推進水利檔案管理工作從傳統方式向現代方式轉變。
參考文獻
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關鍵詞：水利檔案；管理方式；轉變
1 利檔案管理方式轉變的必要性研究
一般以紙質為主要載體的水利檔案在現代信息化的社會中有許多局限性，紙質的檔案信息容量較小，查閱費時費力，這不僅使得水利工作效率低下，更給檔案管理工作帶來諸多不便。所以，實現水利檔案管理從傳統向現代方式的轉變具有很大的必要性，這是發展水利事業的時代化要求。
1.1 檔案管理方式的轉變為水利事業現代化提供重要保障
水利檔案是對水利事業起步與發展、出現的問題及解決方案的記載，幾乎記錄了一切關于水利事業的活動，其數據量大、涉及方面廣，參考性強，實踐性強等特點無不體現著對水利發展的重要作用。當水利工程遇到問題時，可以查閱檔案的解決方案再結合現實情況來解決。也為水利事業的發展提供經驗與教訓。
現代化的先進技術使得水利檔案的載體形式發生了變化，趨于多元化。現在越來越要求水利檔案公開化，現代化的管理方式使滿足這種需求成為可能。同時也豐富了水利檔案信息公開的方式，除了書報等傳統的方式外，還能用電視、手機、網絡等現代技術來傳播。
在現代信息化的社會中，水利檔案管理量越來越大，空間存放限制性很大，因此需要轉變傳統的管理方式，促進水利事業的現代化進程。將紙質的檔案管理方式向電子檔案管理方向發展，這樣可以保證保存質量，提高工作效率，提高檢索速度，為水利事業的現代化發展提供方便。
1.2 檔案管理方式的轉變符合水利檔案工作發展的需要
就水利檔案資源來說，記錄和保存數據也應是很重要的事業。對檔案的管理對水利事業的發展有很重要的影響。例如近幾年內陸地區實現對水利資源有效利用的成功案例說明了水利事業新的發展。正是這樣，檔案資源管理也需有新的轉變。如在檢索方面，若一頁一頁翻資料則會費時費力，對水利工程造成影響。無論怎么講，水利檔案管理方式轉變為現代化的方式，是其自身發展的需要，符合水利檔案工作的發展要求。
因此，促進水利檔案管理向現代化方式轉變成為重中之重同時也是非常緊要的工作。計算機等先進的技術應用于水利建設檔案管理方面會更好地促進水利事業的發展。這種技術也為轉變水利檔案管理方式奠定堅實的基礎，為促進自身的發展提供了行之有效的辦法。
2 水利檔案管理方式轉變的基礎條件及限制因素研究
2.1 水利檔案管理從傳統向現代方式轉變的基礎條件
首先是法律的保證。我國是法制國家，對水利檔案管理方式從傳統向現代轉變的方面要進行法律的保護，針對現代化的管理方法進行立法，因為傳統方式所依賴的法律不能適應現代的管理方式。所以要健全法律法規，對水利檔案管理工作給予法律保護。
其次，要有技術措施。在轉變管理方式，實現現代化管理方面，不僅要改變外部環境，更需要加強技術措施工作。過硬的技術基礎才能更好地運用現代化的管理方式，并且積極地促進水利事業的發展。
2.2水利檔案管理從傳統向現代方式轉變的限制因素
計算機網絡技術不斷發展，水利檔案管理引用該技術并得到較好發展。然而，在水利檔案管理方式向現代化轉變的過程中存在著一些限制性的因素。
首先，一些水利檔案從業人員沒能正確認識到檔案管理的重要性，認為檔案管理對水利建設的發展沒有太大作用，不會造成很多影響。因此在轉變水利檔案管理方式上重視程度不夠。
其次，水利檔案內容復雜，而施工時間長等因素又使得具體信息轉換為檔案的過程漫長而復雜。這對管理方式的改革也具有限制性。
另外，一些基層水利檔案從業者習慣用傳統的管理方式，不習慣用計算機來整合。而且在電子存檔技術方面存有缺陷，使得原始數據存有質疑，這也制約了管理方式的轉變。
3 水利檔案管理向現代方式轉變的途徑
3.1 建立堅實的理論基礎
隨著經濟政治體制的改革，水利檔案管理工作也隨著有了相應的改變。對于我國的水利檔案管理，應該積極探索相關的理論知識，建立一套完整全面的水利檔案管理理論體系，為管理工作奠定堅實的理論基礎。總結之前的工作經驗，吸取教訓，以便于有效而正確地開展新時期的檔案工作。把以往的工作經驗提升到理性的認識中來，并進行系統化的處理。從而實現對實踐的指導作用。
水利檔案管理學是國家檔案的重要組成部分之一，分屬于檔案學的一個分支。所以，積極探索水利檔案管理的理論，是轉變管理方式的重要措施，同時也是促進我國檔案工作研究的重要方面。堅實的理論是促進水利檔案管理從傳統向現代方式的基礎，是促進管理工作有效開展的保證。
3.2 制定標準化的管理
標準化的管理是從國家部門的角度來設置的，是對某項重復的工作進行概念化的規定，以統一的操作標準，這樣有利于是活動開展更有秩序。在水利檔案工作的標準化當中，篩選出管理時用到的技術手段和管理提綱，對實踐操作和實施的規范與標準進行修改和完善，使之成為一整套標準化的方法，以此來改善檔案管理工作，提高工作水平和效率。制定標準化的管理是促進水利檔案管理從傳統向現代化轉變的客觀要求。
實現管理的標準化是水利檔案工作的有效手段，水利檔案管理采用現代化方式則需用最新的科技和標準化的管理來進行，以此來提高效率、完善經驗、加強管理。相反，若沒有一套行之有效的標準化管理體系，從業人員各做各的，那么必將會造成水利檔案管理混亂的局面，現代化的管理進程也不會得到發展。
3.3 共享水利檔案資源
從現在的實際情況中可以知道，水利檔案資源被部分部門壟斷，每個地區都完全壟斷自身資料，很少與它地進行交流。而這樣的情況造成各個地區水利發展不平衡，更阻礙了我國整體水利事業的發展進程。
水利檔案資源的共享與管理方式的轉變是相輔相成的。共享資源、加強交流、積累經驗促進了現代化管理方式的發展。另一方面，現代化的水利檔案管理方式，利用信息化手段使得資源共享成為現實。這樣不僅促進各地的交流，又有效地解決了水利事業現代化發展過程中的一些問題，提高了檔案管理的效率和質量。這樣，任何人可以通過網絡技術在任何時間都可以檢索到所需要的水利信息，是現代化水利檔案管理的重要體現。
4 結束語
水利檔案管理工作是水利事業的一個重要方面，實現水利檔案管理從傳統向現代方式的轉變具有非常重要的意義，也是現代化的水利事業發展的需要。近些年，我國在檔案管理工作方面取得了較大成果，但并未完全實現檔案管理方式向現代化管理的過渡。若要完成這一過渡則需要與本地區的實際情況相結合，這樣才能更加科學而有效地向現代化的管理方式轉變，避免棘手問題的出現。總之，實現水利檔案管理從傳統向現代方式的轉變勢在必行。
參考文獻
[1]魏穎，郭雅.談水利檔案管理工作的現代化[J].蘭臺內外.2011（03）.
