時間：2023-07-18 16:35:58
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【關鍵詞】檔案；檔案管理；高職院校；畢業生
檔案管理工作是一項管理性、服務性工作，是黨和國家各項建設事業必不可少的環節，深深植根于人類社會生活，與人類社會發展同步，并隨著社會文明程度的提高，越來越深入到社會生活的各個方面，在經濟與科技發展、精神文明及和諧社會建設中發揮著越來越重要的作用。
在人事聘用制度的日趨完善以及畢業生就業“取消統一分配、實行雙向選擇”的大背景下，高校學生畢業后去向越來越復雜，相應的檔案管理方式亦越來越多，形式各種各樣，這對檔案管理工作及管理工作者提出更高的要求。現筆者就新時期高職院校畢業生的檔案管理淺談如下：
一、新時期檔案管理的重要性
狹義上的檔案工作就是檔案室和檔案館圍繞檔案所進行的一系列業務工作，是利用科學的原則和方法管理檔案，為社會各項事業服務的工作。高職院校畢業生檔案工作是高校工作的組成部分，是提高高職院校工作效率和工作質量的必要條件，是維護學校歷史真實面貌和學生切身利益的一項重要工作。
（一）檔案是社會發展的保障
檔案它以打印文字、親筆手稿、照片、錄音帶、錄像帶的形式保留著真切的歷史痕跡。隨著《中華人民共和國檔案法》頒布實施，我國檔案事業步入了新的歷史發展時期，走上了依法管理的軌道，各級檔案部門解放思想，改革創新，逐步把工作重點轉移到為社會主義物質文明和精神文明建設提供檔案的利用服務上來，檔案事業的宏觀管理得到全面加強，檔案在為社會各方面服務中發揮了重要作用。
（二）檔案是高職院校學生工作查考的依據
檔案是歷史的真憑實證，是第一手的參考材料，是在社會實踐活動中直接形成的、客觀地紀錄了歷史情況的最可靠的憑證。高職院校學生檔案是學生在校期間學習成績、德智體發展和受嘉獎或處罰情況等歷史記錄，它可以為學生就業、升學、參軍及政府機關、企事業單位聘用人才提供備查的依據。
二、新時期高職院校畢業生檔案管理的特點及存在的問題
（一）新時期高職院校畢業生檔案管理的特點
1. 按照國家教育主管部門就高職院校畢業生檔案管理工作的相關規定，學生畢業離校后因各方面原因檔案暫時沒帶走，可由學校負責管理兩年，期滿之前學生必須將檔案轉到工作單位或各城市人才中心進行有償管理，否則后果自負。
2. 畢業生檔案管理專業化程度低。大部分高職院校沒有專業的部門和人員管理，均由學生工作處或系部代為管理。檔案管理人員不固定，管理意識不強；絕大多數管理員沒有進行過專業培訓，業務能力差。
3. 學生檔案管理多樣化。自從國家實施大專院校學生畢業自謀出路政策后，畢業生檔案管理呈現出多樣化、復雜化。一是畢業生考上公務員或到事業單位工作檔案隨即調走的；二是參加專升本考試進入本科院校轉走的；三是畢業后直接轉到人才交流中心或戶口所在政府部門管理的；四是在學校所在城市或其他城市企業工作暫時將檔案放在學校，兩年后轉到工作單位或企業所在相應城市的人才中心托管的；五是即不轉亦不帶、在學校寄存滿兩年后也不來拿走的。
（二）新時期高職院校畢業生檔案管理存在的問題
一是隨著教育體制改革的深入及招生制度的放開，各類中等專業學校通過合并或其他形式升格為高職大專院校，且在師資力量和硬件設施不足的情況下不斷擴大招生規模，由于人員不足或沒有專業的部門和人員負責，以致造成畢業生檔案工作被忽視，管理混亂，發生檔案袋沒封口、學習成績由學生自己到教務處打印裝袋、部門協調欠缺學生的部分資料沒有裝袋進檔等問題。
二是學生檔案材料質量差。隨著社會的進步，科學技術的發達，現代化辦公設備已逐漸替代了傳統的辦公用具。電腦、電傳、復印機等已經運用到社會的各個領域，它的普及使我們的社會有了一個新的飛躍，大大提高了辦公效益和辦公質量，與此同時也出現了一個不容忽視的問題：那就是由這些現代化辦公用具產生的文字材料耐久性差、易褪變。而學生檔案大多為電腦打印輸出、復印機復印的文件材料直接歸于檔案中，保存保質期短。
三、規范高職院校畢業學生檔案管理的意見與建議
檔案管理工作是各方面管理的重要組成部分，是維護一個部門歷史真實面貌的一項重要工作，在單位管理工作中發揮著舉足輕重的作用，只有充分重視此項工作，采用科學管理的工作方法，才能順應新時期文書檔案管理發展的需要，繼而利用檔案材料和檔案信息在日常工作的有效價值，指導和服務于管理工作，實現其工作的特有職能。
（一）領導重視，加強檔案管理
學校要把畢業生的檔案管理作為日常工作來抓，指派一名領導分管，成立專業部門，明確專人具體負責，切實把高職院校畢業生的檔案管理從以往的學生工作處或系部代管中脫離出來，實現檔案規范化、專業化、科學化。
（二）增大投入，加強檔案館庫建設
檔案館庫是檔案工作最基礎的保障，是實現檔案服務功能的必要前提。檔案館庫的地點、大小、結構、設施非常重要，在一定程度上影響到檔案館服務功能能否充分發揮。本著“功能運行20年不落后”的基本原則，館庫要按學校應屆畢業生數量最大規模進行建設，設備設施要按學生比例的120%進行配套。
（三）學習培訓，加強檔案隊伍建設
檔案工作要適應新形勢的發展需要，必須加強檔案人員隊伍建設。要加強培訓學習，學習科學發展觀和學生管理工作知識，學習檔案工作所需的各種新知識、新技能，做到學以致用，理論指導實踐，切實把高職院校畢業生檔案管理各項工作落到實處，避免出現學生缺檔、漏檔以及檔案材料丟失等情況發生。
（四）規范管理，加快檔案信息化建設
檔案部門要加強檔案信息化基礎設施建設，按照學生所在系部、專業進行電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，推動畢業生檔案的數字和數據庫建設，建立健全學生檔案流動情況登記制度，做到隨時可查、隨要隨調。對畢業后檔案暫寄存在學校的學生，要明確專人對學生的畢業動向實施跟蹤管理，并在兩年寄存期滿前通知本人到校轉移檔案，從而實現檔案信息化管理整體推進。
（五）嚴把質量，實現檔案標準化
為較好地解決現代化辦公用具產生的字跡材料保存期限不長，易褪變的問題，確保學生檔案的安全，利于畢業學生的就業、創業和再深造，更好地服務于社會、服務于經濟。因此，學校在學生入學時即時對學生檔案所用紙張等材料作質量要求，幅面尺寸規格要統一、規范，符合國家標準，注重公文字跡是否牢固清晰，耐保存。
總之，做好檔案管理工作，可以使檔案在為國家建設創造社會效益的同時，促進檔案事業的發展。搞好高職院校畢業學生檔案管理，是保障學生自身利益的具體表現，是政府機關、企事業單位合理用人、用盡其才的借鑒與參考。因此，必須全力做好檔案管理工作，為社會進步、經濟發展提供更有效的檔案服務。
【參考文獻】
關鍵詞：大學畢業生 人事檔案 科學分析
高校畢業生的檔案問題，原本不是一個很難破解的難題。探究問題出現的原因，多由大學生主觀因素而造成，從而導至畢業生個人工作生活上的被動局面。大學生不能正確地對待檔案問題，歸由于對檔案的重要性認識不夠，認為只要有了畢業證、學位證，就可以相對輕松地上崗就業。于是長期對自己的檔案置之一邊，不管不顧，將記錄自己重要人生履歷的歷史信息主要載體放諸腦后。等到真需要檔案的時候，又一時取不到手，錯失人生中有限的幾次絕佳機會。
1、大學生畢業后的檔案留存現狀
經在工作中調查，大學生畢業后的檔案多放于高校與人才中心（人才市場）。
1.1 仍將檔案放置于高校
當前，高校畢業生多為自主擇業，有的畢業生畢業一兩年甚至畢業幾年時間仍沒有找到合適的工作，因沒有工作單位，就沒有辦理檔案移交手續，檔案仍存于高校中。有的畢業生已找到了工作，由于所找的工作單位對檔案要求不嚴格，對畢業生的檔案沒有強制性的轉移要求，學生本人也就將檔案問題放置一邊，甚至忘記個人檔案一事。有的畢業生即使找到了工作，也不愿將檔案轉入相應的人才市場，因為各地的人才市場每年數百元的存檔費對剛畢業的大學生們來說是一筆不菲的開支，不如放在高校之中，即無存檔費一說，又有安全性系數可言。
1.2 檔案放在各地人才市場
各省市的人才檔案管理中心一般經常對失去聯系超過5年的流動人員的人事檔案進行網上公示，以促使相關人員回人才交流中心交納檔案保管費。從各地公示的檔案中，公示的檔案份數規?？胺Q龐大。有的省市的人才中心在公示期滿后仍沒有前來辦理相關手續的畢業生，進行解除原檔案的托管關系。 部分人才市場，即使多次公示，許多檔案的相關人員一直也不露面，所存的檔案也成了“死檔”，有的檔案一二十年了，都無人前來過問，更何談交納檔案保管費了。
2、“棄檔”原因分析
當前的就業形勢十分嚴峻，大學生找工作難已成一個普遍的社會問題。由于人才流動的加快，幾十年前的那種受制于檔案、戶口的就業模式已早不適應于當今大學生就業的選擇。這一方面說明了社會的進步，另一方面，也引發了不重視檔案問題的趨勢，這種人才擇業模式，導致了整個社會漠視檔案的現象。由此也發生了大量“棄檔”現象的發生。
2.1 就業單位不重視檔案
在人事制度改革不斷深化的前提下，人事檔案的重要性有所減弱，它不再是就業單位考察、選拔人才的惟一標準。 大學生的擇業觀和思想上追求自由的個性，人才流動也處于頻繁的狀態，完整的人事檔案不再成為就業與人才進步的重要根據。由于畢業生工作單位的不確定性、不穩定性，致使有的大學生寧愿將個人檔案放在高校內，也不愿意轉到人才市場，除非找到了相對來講比較正式的工作單位，才想到去找自己的檔案。有的由于工作變動過于頻繁，最后主動放棄了個人的檔案。 部分事業單位在選拔人才時，不再以檔案為準，人力資源部門將本單位的人員分為事業編制、長期合同編制、短期合同編制、非固定工等三六九等的用人機制，也導致對檔案的要求不再那么嚴格。重視專業和技能，已成為最大的用人標準，檔案則放置一邊了。
2.2 對檔案的用途知之甚少
盡管人事檔案的作用正在進一步弱化，從而減少了檔案中客觀記錄的科學性。在當前的社會轉型期，人事檔案的作用仍不能由其他方面來代替。大學畢業生不重視自身檔案問題，很大程度上是由于對檔案的認識上有欠缺，對檔案的重要性認識不足。
3、長期不重視檔案易發生的問題
盡管檔案的作用在部分大學畢業生中沒有引起足夠的重視，但當他們在選擇就業時，尤其在報考國家公務員或事業單位崗位時，檔案是必須要過的一關。檔案中有不良記錄，勢必影響到大學生的就業選擇。重視并妥善安置自己的檔案，作為一個忽視的問題，擺在了大學生的工作日程上。
3.1 檔案放高校工齡難計算
沒有完整的人事檔案，用人單位將不能為其計算工齡。畢業生到人才交流服務中心辦理了人事后，人才中心將為其辦理轉正定級、年度考核、檔案工資審批等手續，計算成本工齡。畢業生檔案放在高校中，畢業生與學校之間無人事隸屬關系，學校沒有資格為畢業生出具涉及人事關系的證明。檔案留在學校，不但不能計算工齡，還會影響到今后的轉正定級及職稱評定事宜。
3.2 檔案保存不善沒有資格報考公務員
有的高校由于與畢業生的聯系不暢，把畢業生的人事檔案轉回原生源地的人事部門，而畢業生本人不想在自己的原籍就業。致使他沒有資格在目前居住的城市報考國家公務員，嚴重影響了個人的發展。
3.3 戶口難以落戶
有的畢業生不重視檔案問題，在畢業后的戶口落戶時，遇到了很大的麻煩。按照國家的戶籍管理規定，大學生的戶口落戶，需要相關的檔案、干部介紹信、落戶證明等手續，由于檔案管理不善，或不知個人檔案在何處，即使找到了工作，在相關城市落戶時也是一件麻煩事。戶口落不下，就辦不了新的身份證。不但如此，在畢業生的工齡計算、研究生考試、公務員考試、職稱評定、醫療養老保險的上交、出國手續辦理、結婚生育審批上等都離不開個人的檔案。
1 加強學校對畢業生檔案管理的重視程度
現階段，學校畢業生檔案管理部門對于檔案管理工作時，對于管理工作存在一定的誤區。在進行檔案管理工作時，只負責保管，而不加強對檔案準確性的負責。認為只要不將學生的檔案丟失，在上級部門進行檢查時，能夠及時的進行外調和查檔工作就可以了。但是，對于學生來說，檔案記錄著個人經歷，并且對工作后的辦理養老保險，考取公務員等，都要進行查閱檔案。所以，學校必須加強對畢業生檔案管理的重視。
2 規范檔案材料的整理
首先組織人事 需要對畢業生檔案材料進行分類的管理工作，使更加便利查找和存取的方式進行保管，同時組織人事 還要制定專門的工作崗位，把責任落實在人上，防止檔案出現丟失和損壞的情況。具體保存方式，可以依據檔案館或組織人事檔案室的一些方法。同時，在進行對檔案文件進行整理時，需要工作人員保證檔案的美觀大方，在書寫時盡量選擇碳素墨水。同時，需要對工程不同階段的檔案文件進行按階段歸檔，保證檔案的合理有序。
3 加強對檔案管理的創新工作
3.1 提高創新觀念
進行畢業生檔案管理的創新管理工作，首先就需要改變相關畢業生檔案管理部門固有的管理看法，使其接受新的創新管理理念。通過對高素質人員的培養以及對相關工作人員的定期進行培訓學習，使其可了解到最新的學生管理方式，緊跟社會發展的腳步，把所學習到的先進的管理理念運用到畢業生檔案管理中，再結合畢業生檔案管理的自身特殊性，制定一份先進的管理方案。通過對工程相關工作人員的綜合素質的提升，建立一支具有高素質的專業檔案管理隊伍，不斷吸取新知識，保持工程管理方式的先進性。另外，需要明確畢業生檔案管理的創新管理具有緊迫性，每一份畢業生檔案，就關系到畢業生的前途問題。同時也要樹立正確的思想觀念，積極的反思以往工作經驗，不斷通過對畢業生檔案管理管理的創新，保持畢業生檔案管理水平維持在一個較高的水平。
3.2 重視加強人才開發交流服務中心機構建設
進行創新管理，需要進行建設一個完整有效的人才開發交流服務中心機構，在其中對于相關部門的權利和責任進行明文規定，更加有效的保證了各部門聯接工作，使其意見更夠統一，減少對管理措施進行創新工作時的阻礙工作。有效的提升工作的管理效率，提高畢業生檔案管理的質量水平。另外，對于人才開發交流服務中心機構中工作人員的選擇，盡量要選擇綜合素質較高，實踐能力較強并且具有創新意識的員工，使其能夠制定出更為完善的管理措施。更為有效的保證了人才開發交流服務中心機構順利運行，以及建筑畢業生檔案管理的創新管理，提高管理水平與高素質人才投身管理實踐中的熱情。
3.3 建立創新管理機制
管理機制在畢業生檔案管理施工中具有較為重要的作用，畢業生檔案管理的管理工作人員，應積極的對相關管理機制進行創新管理。積極的引進外界具備現代化優點的管理機制。在管理機構內部，工作人員可提出一部分的激勵檔案管理人員進行創新管理的鼓勵制度，提高工作人員對自身工作的熱愛。
4 檔案工作人員綜合素質不高的問題以及解決措施
4.1 工作人員綜合素質不高
進行畢業生檔案管理的工作人員中，大多數缺乏專業知識。在開始工作之前沒有經過系統的培訓，綜合素質不高，不了解畢業生的檔案管理方式，同時不重視檔案收集整理工作質量。極易導致最后造成整理的學生檔案出現錯誤，嚴重不符學生實際情況等，對學生今后進入社會和工作，造成不良的影響。
4.2 加強人員綜合能力的措施
4.2.1首先加強畢業生檔案管理中專業人才管理，檔案管理專業人員是保證畢業生檔案管理工作的重中之重，作為整個檔案管理工作的操控核心，要提升檔案收集整理的質量，首先就要對檔案收集整理的專業人員進行培訓工作，保證這些參與檔案管理的工作人員都具有極高的專業素質和正確的職業觀。使其在進行收集整理或者是在進行檢查檔案工作時更有利。減少在工作時的失誤。所以定期對于畢業生檔案管理專業人員進行有效的培訓工作已刻不容緩。
4.2.2其次提高畢業生檔案管理專業人員的專業素質，建立相應的責任制度。保證畢業生檔案管理工作的有效進行，提高相關工作人員的質量意識，對于畢業生檔案管理專業人員的綜合素質和工作積極性進行調動，使其增強其對工作的責任感和相關科學技術水平。使其具有準確率第一的觀念，嚴格按檔案管理標準進行工作，明確其工作職責。同時加強管理階層對于工作人員的領導監督。
4.2.3保證人員具有較高的專業素養和綜合能力。才能做到對畢業生檔案管理工作的保證。只有畢業生檔案管理工作人員具有進行施工的綜合素質，并發揮自身所掌握的知識和技能的有利影響，就可有效推動檔案收集整理工作的順利進行，避免人的因素阻礙工作的進行，進而提高檔案收集整理工作的規范性。
5 運用信息化技術手段
現如今社會的任何方面都越來越注重科技的投入，科技對于社會來說就是第一生產力，運用高科技的信息化技術手段，進行畢業生檔案收集整理管理。修復在檔案收集整理數據上出現的一些混亂性的情況，針對這點，必須在畢業生檔案管理檔案管理工作中，充分引入適當的信息化技術手段，促使其能夠高效地參與到檔案管理中來，進而為檔案管理效率以及準確性的提升做出大幅度的貢獻。
針對目前高職高專畢業生人事檔案管理的現狀，我們提出有效的解決措施，具體從以下幾個方面進行。
1.加強人事檔案重要性的宣傳與教育作為高職高專院校和人才服務機構，應該向畢業學生大力宣傳人事檔案的重要性，提升他們對人事檔案的認知度，在畢業之后充分做好相關的檔案轉接工作，掌握檔案的所在地;及時與人才服務機構保持長期的聯系，進而有效地降低檔案的遺失和銷毀率。
2.做好充分的聯絡，保證人事檔案的完整性人才服務機構要強化責任意識，對人事檔案進行規范化管理，對來了解檔案去向的學生，要細心地服務，并做好檔案的調取工作。對已報到的學生，應做好相關的手續辦理登記工作，并與學生之間取得長期的聯系。對不能及時將畢業生檔案轉出的，應與用人單位和學生本人保持聯系，以便后期將檔案轉入。一旦畢業生的信息發生改變，應與人才服務機構及時取得聯系，并且需將畢業之后的各項信息也納入到人事檔案，保證人事檔案的完整性，并提升它的利用價值。
3.提升人事檔案的轉接質量造成檔案遺失的主要原因是人檔分離，而根本原因就是辦理檔案轉移的程序繁瑣，浪費經歷和時間。因此人才服務機構在人事檔案的轉移辦理方面要及時，或實行遠程辦理服務，通過郵寄來完成相關的辦理，進而提升學生的檔案管理意識。
4.完善人事檔案管理制度人事服務機構是在滿足社會發展需求的基礎上誕生的，它也可以視為一種社會流動人才管理部門。而人事檔案就是實施管理的重要依據。因此，必須完善人事檔案管理制度，使人事服務機構、畢業生以及高職高專院校之間保持聯系，完善人事的內容，對人事檔案的管理與轉移進行全方位，有效提升人力資源利用率。
5.改進檔案管理部門的服務質量與服務內容一般情況下，高職高專畢業生的人事檔案主要由人才服務機構代為保管。因此，人才服務機構必須掌握社會對人事檔案內容和信息的需求，及時和學校溝通，并填充內容，使其信息具有完整性，進而提升檔案的價值。在服務的內容和機制上，使其更加全面和完善，如參加各類考試資格審核、黨團組織關系管理、轉正定級、養老保險以及聘用合同簽證等，這樣才能體現出檔案的真正價值，使學生紛紛加入到存檔的隊伍之中來。
6.用人單位應重視檔案的建設與延續企事業單位應將高職高專畢業生在各個階段的個人信息及時記錄進去，包含的內容主要為業績、綜合素質與能力、評價、工作中的表現、經權威部門認定的業績考核信息以及工作的變更等。使個人的信息能夠完全被社會最大化地掌握，并使檔案的內容一直處于動態和不斷豐富的過程，提升它的實用價值。
二、結語
關鍵詞：高職院校 畢業生 檔案管理 問題 對策
高職院校畢業生檔案管理工作也是高職院校畢業生就業工作的一個重要環節。一所學校畢業生檔案管理工作是否制度化、規范化，不但事關高職畢業生的切身利益，也衡量著學校畢業生就業工作的整體管理水平。
一、高職院校畢業生檔案管理存在的問題
1.缺乏畢業生檔案管理的相關規章制度。健全的規章制度是衡量一所高職院校管理水平的重要標志，是學校規范化管理的基礎，也是開展工作的政策基礎。與學校其它工作相比，高職院校普遍缺乏畢業生檔案管理制度。以為例，全區37所高職院校中，目前僅有3所學校制定了畢業生檔案管理相關規章制度，其它學校在這方面基本處于空白。
2.畢業生檔案管理部門混亂。許多高職院校并沒有高度重視畢業生檔案管理工作，多將其作為年度畢業生就業工作的掃尾工作去做。由于僅將畢業生檔案管理看作是畢業生就業工作的邊緣化工作，在畢業生檔案管理部門的設定方面存在諸多問題?，F在許多高職院校畢業生檔案管理部門多為就業工作部門和各系部兩級管理；也有的是由就業工作部門或由系部單獨管理；個別院校甚至沒有固定管理部門，由校領導臨時指定部門管理。由于政出多門，給畢業生檔案規范化管理造成了障礙。
3.畢業生檔案整理不規范。由于高職院校畢業生檔案管理部門非學校專職檔案管理部門，又多缺乏完整的畢業生檔案管理規章制度和專業檔案管理人員，致使許多高職院校的畢業生檔案整理不規范，突出問題在畢業生檔案資料歸檔方面。由于對檔案管理業務不熟，缺乏統一的標準，檔案管理人員在檔案材料歸檔方面業務不熟悉，導致畢業生檔案資料歸檔不完整。許多用人單位反映，同一院校的畢業生，其檔案資料標準不一，相差甚遠，給用人單位選用、任用畢業生造成了一定障礙。
4.畢業生檔案保管不規范。畢業生檔案保管是畢業生檔案管理工作的重要環節，卻也是高職院校畢業生檔案管理的一個弊端。由于學校每年都有未就業畢業生，也有一些用人單位不接收畢業生檔案的情況，致使一部分畢業生檔案留在了學校由學校保管。為解除未就業畢業生的后顧之憂，讓他們安心地繼續尋找工作，教育部規定，未就業畢業生檔案其學校應免費為其保管兩年。這是學校為畢業生做好后繼服務的重要舉措，但這項便生措施并未得到很好的落實。一些畢業生因多方面原因，沒有如期來校辦理自己檔案的轉遞事宜，由于一些高職院校畢業生檔案管理部門的多頭化，管理制度不健全，致使許多畢業生檔案成為“死檔”，失去了檔案應有的功能，甚至一些畢業生的檔案由于年頭較長，出現了檔案丟失的情況。
二、規范高職院校畢業生檔案管理的措施
1.制定畢業生檔案管理規章制度。高職院校必須將畢業生檔案管理規章制度建設作為規范畢業生檔案管理的首要問題去抓。要適應新時期高校畢業生就業體制改革的需要，適時制定學校畢業生檔案管理相關制度，對諸如畢業生檔案管理職能部門、檔案資料歸檔、檔案移交接收、檔案轉遞、留校檔案管理等問題在規章制度中予以明確規定，用制度去規范學校畢業生檔案管理存在的問題，摒棄人為隨意的落后檔案管理模式。
2.加強畢業生檔案管理人員的培養。畢業生檔案管理工作是一項認真細致的工作，不但要求檔案管理人員具備一定檔案管理知識和工作經驗，還必須熟悉高校畢業生就業工作流程且認真負責，細致耐心。由于目前多數高職院校都沒有設置檔案館，專職檔案管理人員相對較少，如果將畢業生檔案工作整體移交檔案部門管理，也存在諸多問題?；谶@種情況，高職院校應立足現實，以學生管理人員及畢業生就業指導人員為根基，通過校內外多種途徑，加強他們的檔案知識及業務培訓，使他們能夠掌握一定的檔案管理知識，成為合格的畢業生檔案管理人員。
3.積極探索畢業生檔案管理的新模式。隨著我國社會主義市場經濟的確立，我國高校畢業生就業體制發生了根本性的變革，畢業生就業渠道呈現出多元化模式，這給高職院校畢業生檔案管理造成了新的問題，傳統的畢業生檔案管理模式已無法適應現行的畢業生就業體制，亟待創新。
高職院校要牢固樹立“一切為了學生”的人本理念，以服務學校畢業生就業工作大局，服務學生為根本目標，以盤活畢業生檔案效用為目的，積極探索畢業生檔案管理模式。對于畢業生檔案管理機構、檔案材料歸檔、轉遞、留校檔案的保管等易發問題，進行創新改革，構建起符合高職院校校情的畢業生檔案管理新模式，使畢業生檔案管理制度化，規范化，能夠促進高職院校畢業生就業服務體系更加完善，更好地為學校畢業生就業工作及畢業生服務。
關鍵詞:高校畢業生 檔案管理 轉遞
高等院校畢業生檔案是國家人事檔案的一個組成部分,它是記錄大學畢業生到目前為止的全部學習、生活、社會實踐等情況,是高等學校進一步教育、考查、培養更高層次人才的第一手資料,更是用人單位選拔聘用、考核培養人才的主要依據。在知識經濟時代、我國市場經濟逐步建立完善的大背景下,高等院校學生檔案工作出現了不少新的問題。因此,深入探討高校學生檔案管理中需要解決的一些問題,對于準確、完整地提供人才信息、促進大學生就業,甚至于對完善國家人事檔案管理都有著不可小覷的現實意義。
一、高校畢業生檔案工作存在的主要問題
1.缺少具有針對性的法律法規的約束
近年來,教育部和國家檔案局針對高等學校檔案管理頒發了《高等學校檔案管理辦法》。該辦法規定:關于高等學校全日制在校生規模在1萬人以上應當設立檔案館。(參見《高等學校檔案管理辦法》第二章第六條),由于沒有相關的約束條文,各個高校的學生檔案管理體制并不統一:有的高校將學生檔案放在綜合檔案室實行綜合管理;有的把學生檔案和干部人事檔案放在人事處一起管理;有的干脆把學生檔案放在各個院系,由輔導員分散管理。就筆者所在學校目前在校生人數已達到11000人,而學校設立的檔案室只安排不到兩名的相關人員進行臨時管理。畢業生檔案是在畢業生離校前一個月由系部輔導員移交至學生處就業指導服務中心,再由學生處就業指導服務中心安排一至兩位老師采取晚上、周末加班等方式在極短時間里將畢業生檔案進行整理、轉遞。因為學校沒有為檔案室分配明確的定員編制,也沒有具體的辦公經費及制訂工作量考核標準,所以,造成一些部門和個人也不愿意投入大量的人力、物力和財力實行專項管理。于是,畢業生檔案管理、轉遞工作就在這不規范的環境中勉強運行,其結果不言而喻。
2.學生檔案管理缺乏規范化
高校學生在校階段產生的檔案材料,如果沒有及時歸入檔案,就會出現問題。就以筆者所在院校在2009屆畢業生檔案整理過程中發現的問題為例:(1)歸檔材料手續不符合要求。比如有的高校畢業生登記表沒有學生本人簽名;存在沒有蓋學校印章,用系部印章取而代之的登記表;輔導員因疏忽忘記將高校登記表放入到學生檔案袋。(2)檔案材料沒有明確的排序要求,資料容易混亂。最常見材料有以下幾種:論文評審意見書、學生成績表、優秀學生(干部)登記表、獎學金申請表――如果同一類型材料(表格)多次出現,就會出現排序雜亂無章的問題。(3)書寫用筆不規范。我在整理畢業生檔案時,發現有一部分檔案材料采用圓珠筆、純藍墨水筆書寫的,按要求應該是純黑色鋼筆或水筆等。
3.檔案管理模式老套,缺乏信息化
大學生在校期間形成的檔案是其所有檔案的一部分,它記錄大學畢業生到目前為止的全部學習、生活、社會實踐等情況。由于檔案袋的容量有限,加之一些檔案材料需要保密特殊性,就目前紙質檔案材料而言,還真是有點勉為其難,盡管各行各業邁向信息化發展,然而,我們高校畢業生的檔案卻有點“返祖還原”現象,從事過生源數據上報的同志都知道高中階段都已經有電子錄檢表(以江蘇省為例:上報數據至教育廳時,需事先在擴展項1里面查清楚該學生在錄檢表的哪一本哪一頁哪一行),在一定程度上暴露出檔案管理體制、管理模式、方法手段滯后于信息時代。
4.檔案轉遞單位不明確,用人單位接受檔案管理不規范
(1)隨著就業政策改革,畢業生到中小型企業、外資企業、私營和民營企業就業的人數不斷增多,有些單位和學生不清楚檔案的管理制度,以為就業協議書上的檔案轉遞單位直接就是工作單位,但是這其中絕大多數單位沒有機要接受權,導致檔案不能正常轉遞甚至丟失。
(2)學校按要求轉遞檔案,但是由于接受單位沒有規范畢業生檔案管理制度而造成檔案丟失的現象,例如研究生檔案需要分兩次寄出――學生收到調檔通知函件要求寄出當時的檔案政審,學生畢業時再寄出后面產生的檔案材料,有的單位收到檔案后沒有把兩次檔案合并在一起或者沒有及時地將沒有被錄取的學生檔案退回,這也容易造成檔案丟失。
二、高校學生檔案管理工作的對策與措施
1.加強相關法規建設,確保畢業生檔案管理、轉遞工作有效開展
近年來,黨和政府有關部門十分重視檔案管理工作,不久前頒布了《高等學校檔案管理法》,不過里面缺少具體對畢業生檔案管理、轉遞具體工作細則的說明。這一空白,使得畢業生檔案管理、轉遞“八仙過海,各顯神通”。為此,筆者建議相關部門在《高等學校檔案管理法》的指導下,從工作的實際出發,盡快出臺諸如《高等學校學生檔案管理工作細則條例》此類法規,明確具體的單位負責畢業生檔案,確保學生檔案管理工作有法可依、有章可循。隨著我國高等教育普及化步伐的加快,再加上剛剛過去的金融危機的影響,畢業生未就業比重快速提升,這就要求我們必須將畢業生檔案管理、轉遞工作做實、做牢,確保檔案準確無誤轉遞。
2.及時收集、有效整理
畢業生檔案記錄的雖然是他們大學期間數年的成長歷程,但是,“不積跬步,無以至千里”,筆者個人建議要從他們被錄取進校那一天起就做好建檔工作,入學后立即根據其系部、專業群體性特點,按照國家檔案法規的要求,收齊有關材料。以后一經形成,盡快存入。就目前而言,大學生在校期間參加國家和地方的各種競賽、技能、等級(計算機、英語)、職業資格落英繽紛,社會實踐活動層出不窮,入黨入團、評優獲獎屢見不鮮,每一份材料、每一張證書都是大學生們能力與成長的記錄。檔案管理者本著一切為了學生、為了學生一切的工作理念,定期地向有關職能部門索取、征集學生材料。尤其畢業之際是畢業生檔案材料形成的最集中、最重要的時間段,這個時期是對畢業生在校期間德、智、體、美、勞的全面總結和評價,形成的材料大致有:論文評審意見書、學生成績表、畢業生登記表、畢業生體檢表等。
3.盡可能多地把信息化技術應用于高校畢業生檔案管理的各個環節
筆者所在院校通過畢業生上網直接輸入學號和姓名查詢派遣單位和檔案轉遞情況,據不完全統計比沒有用系統相比學生檔案轉遞后查詢量減少50%。一定程度上減少了了信息管理的重復勞動,減輕檔案管理的日常事務性工作,還大大提高了畢業生檔案查詢的效率。
4.加大宣傳力度,提高畢業生對檔案重要性的認識。
(1)在學生畢業前做好宣傳工作,可以通過發放就業指導手冊、開設就業指導課程、組織模擬簽約以及檔案管理專題講座等形式,強化畢業生的檔案意識,讓畢業生充分認識到人事檔案不是可有可無的,對畢業生今后的就業、生活等各方面都有極其重要的影響。
【關鍵詞】高校畢業生 檔案意識 弱化原因 對策
一、高校畢業生檔案管理的重要性
檔案是一個反映學生在?；顒拥淖钤嫉挠涗?，檔案是學生在校學習生活的最直接證明。借助檔案，可以更好地了解過去把握現在并預見未來。高校畢業生檔案作為我國認識檔案重要的組成部分，記錄著學生在校期間的種種活動，它是反映學生素質的一個最直觀依據。學生畢業不如社會，用人單位要想了解一個學生的綜合素質，借助其檔案就能有一個大致的把握。同時，檔案礙事學生在今后的職業生涯中進行單位選拔以及任用考核的關鍵依據。特別是在我國的企事業單位以及國企等，對于檔案非常的看重。很多學生在畢業之初并不重視檔案問題，在步入社會好幾年后，發現在職稱申請以及辦理各種保險手續時會有很大的麻煩，很大一部分原因就是因為當初畢業之際對于檔案的存放管理不加重視造成，導致后其產生很多的麻煩。認識到檔案管理的重要，采取妥善的檔案保管方式，對于今后的工作、生活等有著積極的幫助。
二、高校畢業生檔案意識弱化的表現
1、不關心檔案的去向，沒有檔案管理的意識。實際調查研究中會發現，當前高校學生畢業后，對于檔案的重視程度較差，有些學生根本沒有認識到檔案的價值，很多學生根本不關心其檔案的內容和具體去向。最為普遍的表現就是很多畢業生認為自己的檔案在今后的工作單位發揮不了什么作用，而有些學生就職于一些民營企業或者私營企業，更是用不上其檔案。所以學生多數懷著無所謂的態度，很多學生再到了需要檔案的時候，回學校相關部門進行查詢時，才發現其檔案已經寄回到生源地畢業生管理部門，在要查找的困難性就很大了。
2、高校畢業生不了解檔案制度。造成檔案材料的規范性中存在著很多的問題。所以建檔時就會有很多問題的存在。例如有些學生用繁體字簽名或者填寫表格時使用圓珠筆填寫，又得填寫時日期也不完整，文書資料的規范性較差，甚至出現信息不真實的狀況，造成檔案沒有一個完整的體系，檔案殘缺不堪，無法全面反應畢業學生的全貌，可無法向就業單位提供真實可靠的決策依據。
三、分析高校畢業生檔案意識弱化的原因
1、我國傳統檔案管理制度上存在著極大的缺陷。受到我國傳統制度的影響，人事檔案管理都是多頭管理，不僅組織人事部門對人才進行管理，人才管理機構、職業介紹機構以及人才管理服務機構等都會有涉及，這樣多頭的管理制度直接造成了檔案管理中的檔案流失，最為明顯的一個問題就是“棄檔”。而且因為人事檔案在管理內容上相對單一，檔案信息的可信度低，可利用性也低。當前的檔案中存放的大都是學生的學歷情況、政治面貌以及上學經歷等，檔案的內容標準化、單一化，對于畢業生的各種綜合技能，例如創造能力、協調能力以及個性特點和特殊才能等都沒有一個直觀的反應。僵化死板的人事檔案管理工作導致其根本無法發揮其服務功能，也就無法為學生提供正確的指引。為了吸納特殊人才和高層人才，有些單位甚至擅自為引進的人才重新建檔；為了阻止人員調動或者挽留人才，有些單位調扣壓檔案，不按相關規定轉交檔案，索要學生索性棄案，這也是造成棄檔和死檔的一個重要原因。
2、高校在檔案管理上存在不足的原因
2.1高校沒有健全完善的檔案管理體制做支撐?，F如今，很多高校存在著學生檔案管理體制根本不統一的現狀，沒有強有力的規章制度對檔案進行管理，很多學校甚至在檔案管理的人員配置上存在著問題，沒有專門的人員進行這一工作，通常都是畢業生在離校前臨時突擊整理，完成畢業生檔案轉遞工作。正是由于對于檔案工作的漠視，導致高校畢業生對其自己的檔案重要性也認識不到。
2.2高校對于檔案管理部門的宣傳力度不夠。很多學校在檔案管理上，沒有有效的法規制度做約束，造成畢業學生對其檔案應該享有的權利和義務了解的內容特別少。當前普遍存在的一個問題就是當前很多高校的檔案管理一直處于默默無聞的狀態，檔案與學生之間有著一定的距離，所以造成無法對學生形成影響。受到傳統觀念的影響，有些檔案管理部門認為檔案與機密工作有著密切的聯系，造成實際工作中受到很大的約束性，不允許學生任意翻看檔案材料，最終對于檔案價值的發揮造成了制約。
2.2高校檔案管理人員沒有服務意識和責任心。很多高校在檔案管理上的投入不足，無法配備專職的檔案管理人員，所以很多檔案管理人員都是兼職的，無法將其全部精力投入到畢業生檔案管理工作中去，也就無法對畢業學生進行專業的服務。而且正是因為投入不足，無法形成科學化和規范化的管理理念，造成高校學生無法很好地適應人才市場對其檔案要求。
3、高校畢業生個人因素。受到當前嚴峻的競爭形勢的影響，很多畢業生為了能夠找到一份好的工作，忙于參加各種招聘會，積極進行面試，而且各種壓力的襲來，造成其根本無暇顧及其檔案問題。同時因為制度上的缺陷，導致很多畢業生其實檔案管理意識很薄弱，所以都忽視了對自身檔案問題的關注。都認為當前工作主要還是看能力，檔案所起的作用其實很小，所以很多涉及到檔案的問題都在需要時集中爆發出來。
四、強化高校畢業生檔案意識的對策
1、對現行的檔案管理制度進行革新，同時強化檔案管理的服務功能。進行檔案管理制度的革新，應當從檔案的開發利用上下功夫，加強檔案的服務功能才能更好地將其社會控制性加以淡化。對檔案內容進行豐富，可以提高檔案信息的簡潔化和準確化，還能對個人的信用和業績等加以補充，這樣檔案所有者的個人形象將更為豐滿。建立相關部門，可以由政府主導，對其進行劃區域管理不僅可以充分節約社會財力、物力，而且還能便捷其服務。總之，完善健全的檔案管理制度，對于檔案傳遞過程中的速度和安全都有極大的保障。也可以避免出現有些人沒有檔案、有檔案卻沒人的現象的出現。
2、強化對檔案管理的宣傳及引導。檔案能否得到妥善的管理和保護，直接取決于學生檔案意識的高低，而且檔案意識的高低還對檔案管理能否更穩健的推進有著極大的影響。加強對檔案管理服務機構的宣傳，運用多種形式多種渠道進行廣泛的引導和宣傳，切實提高檔案管理工作的透明度。在檔案管理中落實對學生求學、應聘以及社會保險的繳納、職稱的評定和社會活動等方面的考量。幫助畢業生更好地認識到檔案的重要性。在加強檔案管理的宣傳工作上，對于檔案法應當進行積極的宣傳，提高對檔案法規的徹底貫徹與執行。
3、積極推進信息化和網絡化的檔案建設。當前社會經濟技術不斷進步，科學技術水平也不斷提高，網絡技術和信息技術在人們生活的方方面面都有著很大的影響。檔案的管理工作中加強對新技術的運用，使用光盤、此案等大容量的載體保存檔案，建立電子檔案，實現檔案信息資源的共享，不僅能夠提高檔案管理的效率，后期的維護工作執行起來也較為便利。落實檔案管理的信息化和網絡化建設，對于檔案管理部門而言，既是機遇又是一種挑戰，如果能夠很好地把握住這一機遇，就能抓住工作中的主動權，開創全新的檔案管理模式，但是如果對網絡化和信息化接受程度較慢，認識也不夠深遠，就會落后于時代。
4、創新檔案管理的形式，建設個人業績及誠信的檔案管理。檔案是個人身份的最忠實記錄，也與個人的誠信和職業道德有著最密切的聯系。當前我國高校畢業生檔案管理中存在著一個比較明顯的問題就是無法對檔案進行即時信息的管理，學生在步入社會后的工作成績等無法進行動態化的反應，所以就無法適應當前人才市場多方面的需求。革新現在的檔案管理制度和方法，結合當前的市場環境和信息條件，實施動態化的檔案管理，將個人誠信和個人業績進行建檔，可以更好地發揮檔案管理的效率，最終服務與檔案工作，提供更加優質的服務。
結束語
綜上，高校畢業生檔案弱化，會帶來極大的不便，這就需要各方加強努力，高校檔案管理部門應當不斷更新其知識結構，切實服務好畢業生和用人單位，對于傳統檔案管理中存在的不足應當予以摒棄，采用新的管理理論和管理技術，提升高校檔案管理的效率。同時，畢業生自身也應當加強思想認識，從思想態度層面加強對檔案的重視，明確其檔案的去向，深刻認識到檔案在其學習、生活以及工作中不可或缺的作用，最終幫助其更好地成長就業。
參考文獻：
[1]鄧利華.增強檔案意識提高高校檔案管理水平[J].科技情報開發與經濟，2015（08）：166-167.
【關鍵詞】大學生 檔案 管理系統 數據庫 設計
【中圖分類號】 G 【文獻標識碼】A
【文章編號】0450-9889（2014）08C-0186-02
幫助大學生就業是各高校的主要工作之一。傳統的畢業生雙選會由于其時間所限，給畢業生和用人單位“雙選”的時間很短，相互的了解程度有限，在一定程度上影響了就業的簽約率和學生就業后工作的穩定性和持續性。為了解決上述問題，我們在健全學生傳統檔案的同時，開發了大學畢業生檔案信息管理系統，保存和管理畢業生求職時需要展示的、用人單位需要了解的檔案信息電子副本，解決了檔案信息查詢時空的限制。
一、系統組成
系統采用客戶端瀏覽器、Web服務器、數據庫服務器組成的三層B/S結構。用戶使用統一的瀏覽器界面，終端用戶幾乎不需要培訓，降低了系統應用成本，更適合于全校大規模推廣應用。
系統使用Microsoft Visual Studio 2010為Web編程工具。Microsoft SQL Server是Microsoft公司推出的功能強大的數據庫系統，與Windows系統緊密集成，具有良好的性能和可伸縮性。本系統使用的數據庫系統是Microsoft SQL Server2005，系統開發和運行環境為Microsoft Windows2003，主要功能模塊如表1所示。
表1 大學畢業生檔案信息管理系統主要功能模塊
數據管理 檔案信息審核 綜合查詢
登記修改檔案信息 數據備份 用戶及權限管理 班級審核 院系審核 學工處審核 檔案室歸檔 校內檔案信息查詢 就業狀態查詢與統計 用人單位查詢
二、主要實現技術
（一）數據庫設計
系統的數據庫使用Microsoft SQL Server 2005，利用SQL Server Management Studio可以可視化地完成數據庫設計工作。
系統的數據庫與原有的大學生注冊繳費管理系統的設計與實現、大學畢業生就業信息管理系統等管理系統共用一個數據庫，并共享其中的數據詞典等基礎數據，用戶表則添加檔案管理相應的角色和權限字段，新增加的表只有檔案信息表，大大簡化了數據庫設計，同時也保證了數據的統一，便于管理和使用。
檔案信息表的字段包括基本信息、簡歷、素質評價、課程成績、處分、獲獎、任職、資格證書、畢業鑒定等幾部分的字段。其中的個人相片、綜合素質評價表、在校任職評價、課程成績表、獲獎證書、各類資格證書、實習鑒定總表、畢業生登記表、處分決定等字段均用于保存相應的圖像路徑及名稱，以充分展示信息的原貌。
（二）文件上傳
檔案的建立涉及大量各類圖像文件的上傳。使用.NET的文件上傳控件FileUpload可以方便的完成。通過Request.PhysicalApplicationPath屬性可以獲取當前正在執行的服務器應用程序的根目錄的物理文件系統路徑。調用 SaveAs 方法即可將文件保存到Web服務器上的指定路徑。但在使用中必須注意兩個問題：限制上傳文件的類型和限制上傳文件的大小以防上傳木馬文件、大文件到服務器。使用PostedFile 屬性來訪問基礎 ContentLength 屬性并返回文件的大?。ㄗ止潱?，通過比較上傳文件和設定的文件大小，即可控制最大上傳文件的大小。調用Path.GetExtension方法返回要上傳的文件擴展名，然后和設置的文件擴展名進行比較，即可限制上傳文件的類型。通過使用AJAX技術實現網頁異步更新、在不刷新建檔頁面的情況下就可以獲取上傳的文件路徑及文件名信息。
（三）用戶密碼使用MD5加密
MD5就是采用單向加密的加密算法，不能對加密了的密文數據再解密成原來的明文數據。MD5算法有兩個重要特性：第一是任意兩段明文數據，加密以后的密文是不相同的；第二是任意一段明文數據，經過加密以后，其結果永遠是不變的。也就是不可能有任意兩段明文加密以后得到相同的密文、加密特定的數據得到的密文一定是相同的。
本系統將用戶密碼等關鍵數據采用MD5加密后再存儲到數據庫可以保證密碼安全。微軟在.NET架構中引入了MD5算法，在使用Visual Studio 2010編程時可以直接使用.NET 架構中提供的相關類來實現MD5 加密，這些類位于命名空間“System.Security.Cryptography”中。
（四）使用觸發器保護已審核信息
觸發器是SQL Server數據庫應用中一個重要工具，是一種特殊的存儲過程，當對表執行INSERT、UPDATE或DELETE操作時，觸發器就會自動執行。SQL Server為每個觸發器都創建了兩個專用表Inserted表和Deleted表，這兩張是系統在內存中創建的、與應用觸發器的表結構相同的兩張邏輯表，其中Inserted表的數據是插入或是修改后的數據，而Deleted表的數據是更新前的或是刪除的數據。當觸發器完成工作后，這兩張表就會被刪除，不會存儲在數據庫中。
本系統在檔案信息表中設置了觸發器，如果檔案信息已經審核并經檔案室歸檔，當數據被修改時觸發器會自動把數據重新更新回來，如果記錄被刪除則回滾，達到保護已審核信息的目的。
（五）權限控制
根據登錄用戶的角色不同，利用Session變量實現對其權限的控制。用人單位必須獲得畢業生本人提供的驗證碼或取得學校教育管理部門的授權碼、并在規定的時間內方可查詢學生的檔案信息。
使用函數DATEDIFF可以限制用人單位的查詢天數。當DATEDIFF（ day， '開放查詢的日期'，Now（） ）的計算結果大于允許查詢的天數時，禁止查詢。
三、關鍵代碼設計
（一）文件上傳及其類型控制
Dim savedir As String = "upfile＼" '定義上傳文件保存相對目錄
Dim apppath As String = Request.PhysicalApplicationPath '獲取上傳文件的物理路徑
Dim extension As String = System.IO.Path.GetExtension（FileUpload1.FileName） '獲取上傳文件的擴展名
If （FileUpload1.HasFile） Then
Dim savepath As String = apppath & savedir & FileUpload1.FileName
If （extension = ".jpg"） Or （extension = ".JPG"） Then '指定上傳文件類型
FileUpload1.SaveAs（savepath） '保存上傳文件
Else： Lable1.Text = "該類文件禁止上傳 "
End If
End If
（二）控制圖片顯示大小
Dim Photo As Drawing.Image = System.Drawing.Image.FromFile（savepath） '獲取上傳的圖片
Dim sourceWidth As Integer = Photo.Width'取得圖片寬度，以像素為單位
Dim sourceHeight As Integer = Photo.Height'取得圖片高度
If sourceWidth2 > 600 Then'如果圖片寬度大于600像素
Dim tuWidth=600'定義顯示的寬度為600像素
Dim tuHeight = 600 * sourceHeight / sourceWidth'同時按比例縮小其高度
End If
（三）MD5加密
下面以修改密碼為例說明MD5加密的方法。
Dim md5Hasher As New MD5CryptoServiceProvider（）
Dim hashedBytes As Byte（）
Dim encoder As New UTF8Encoding（）
hashedBytes = puteHash（encoder.GetBytes（TextBox1.Text）） '計算MD5
Dim sBuilder As New StringBuilder（） '創建可變字符串
For i = 0 To hashedBytes.Length - 1 ' 將每一個 Byte的 hash 碼格式化為十六進制字符串
sBuilder.Append（hashedBytes（i）.ToString（"x2"））
Next
Dim newmm_16 As String = sBuilder.ToString ' 返回十六進制字符串，用于寫入數據庫。
接下來是連接數據庫并寫入新密碼的代碼，從略。
四、實際應用及效果
（一）系統部署
系統的WEB程序和數據庫分別部署在兩臺Windows2003上。WEB程序需要IIS6.0以上及.NET4.0的支持并設置Internet 來賓賬戶對文件上傳目錄擁有寫權限。
考慮到安全性，數據庫服務器使用局域網地址，SQL Server 2005需要啟用本地和遠程連接以及SQL Server Browser 服務；在 Windows 防火墻中需要為 SQL Server 2005 創建例外，設置SQL Server 2005每天一次自動備份作業和定時刪除過時備份數據作業。
（二）使用流程
系統使用流程如圖1 所示。
圖1 系統使用簡明流程
學生未提交審核前均可以隨時修改，提交審核后，各班輔導員、院系均可以執行退修操作，院系已經審核后則需要院系管理員權限才可以執行退修操作。院系已經審核并經檔案室歸檔的信息不允許修改。
（三）應用效果
系統的應用為各類檔案信息需求者提供了高效、靈活、便捷的查詢服務，得到了學校領導、老師、學生和用人單位的好評。系統應用不僅推進了就業工作的效率和質量，也促進了學生的檔案積累和自我提高的意識，從而間接促進了教學質量和綜合素質的提高，提高了高校檔案的信息價值和社會效益。
【參考文獻】
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[2]張洪 Session的原理及應用[J].電腦編程技巧與維護，2011（2）
【基金項目】廣西教育科學規劃課題（2011C0160）
關鍵詞：報到證 檔案管理 思想教育 就業指導
中圖分類號：G641 文獻標識碼：A
1 高校畢業生報到證現狀及其利弊
報到證的歷史是一個不斷發展的過程，它源于統包統分就業體制下的“派遣”，走向“雙向選擇”就業體制下的“報到”，因而兼具服務性、政治性和管理性。
1.1報到證的社會作用
面臨畢業的高校畢業生要想順利離校走向社會，除了拿到畢業證、學位證外，還需要用心管理好自己的報到證、檔案、戶口，而這個報到證就是管理自己檔案、戶口的重要依據，否則即使畢業了，也不能順利走向工作崗位或不利于今后發展。很多畢業生畢業時忙于論文答辯、找工作等，根本沒有認識到報到證的重要作用，認為它只是一張無用的“介紹信”而已，殊不知，報到證雖然是計劃經濟體制下的產物，很多重要作用都已經隨著歷史漸漸淡化，但在如今市場經濟體制下仍然發揮著一定的社會作用：一是記載畢業生初次參加工作的時間，二是用人單位、人才機構接收畢業生的有效文字證明，三是便于畢業生主管部門準確掌握各地學生的就業情況，更好地制定出促進高校畢業生就業的相關政策，四是為畢業生落實自己的檔案和戶口提供依據，五是檔案材料的重要組成部分。
1.2報到證的弊端
報到證的前身“派遣證”還有很多其他作用，比如干部身份證明、國家統招計劃內的學生、計算工齡、轉正定級、規定時間報到等。隨著市場經濟的發展和“自主擇業，雙向選擇”政策的深入，這些作用基本不復存在，報到證也因此衍生出了很多問題，其弊端日益明顯。一是我國并無相關報到證的法律依據，其合法性受到質疑；二是干部身份無法證明，除非是考入編制的學生才能享有；三是國家統招的全日制畢業生這個作用其實在畢業證上已經充分證明，并且全國聯網有據可查，報到證這個作用顯得多余；四是報到證期限現在并沒有嚴格規定，很多畢業生畢業后一兩年都沒有去報到；五是絕大部分回原籍的報到證與工作單位不是同一個地方，報到地也根本不看畢業生的報到證，很多學生的工作單位也不知道報到證是什么，因而履行報到手續也失去了它應有的意義；六是改派報到證手續繁瑣，攜帶材料多且不易找齊，因為報到證白聯在檔案袋里面，解約證明在原用人單位，加上新簽約單位證明、學校介紹信、畢業證等原件材料很難一次找齊，如果是外地工作學生為了一次改派至少得耗費2個工作日，并且改派還要收取150元的費用，加上路途費用等，無疑又是一筆經濟和精力負擔。
2 畢業生檔案管理的作用及方法
2.1畢業生檔案管理的作用
高校畢業生檔案管理工作其本質上是一項政治性的工作，它必須遵循國家檔案辦法，依照集中統一、便于利用、維護檔案完整與安全的原則，按規定執行管理。畢業生檔案主要包括高考錄取材料，黨團材料、畢業生登記表、體檢表、成績單、獎懲材料、就業通知書、年度鑒定表、實習材料等。主要記載了畢業生在校期間的思想表現、學習情況、家庭情況、社會實踐等內容，是用人單位錄用畢業生的重要參考依據，也是補辦相關畢業或學歷證明等的重要證明材料，同時也在職稱晉級、購買醫保社保、落戶、升學、出國、移民等方面發揮重要作用。
2.2畢業生檔案管理的方法
很多畢業生在畢業時都對檔案一無所知，甚至不聞不問、隨意處置，畢業后根本不清楚自己檔案在哪里，直到需要時才恍然記起，然后四處尋找補辦，給生活和工作帶來了很多麻煩。按照國家政策規定，現階段對畢業生的檔案管理主要有如下方法：
一是落實了工作單位且用人單位有人事管理權的畢業生可以直接將檔案從學校寄送至工作單位。其優勢是日后辦理保險、職稱轉正定級等十分便捷，劣勢是有些用人單位存在扣留n案問題，束縛人員自由流動。
二是沒有落實工作單位的畢業生，可以將檔案留校2年，兩年后若學生未對檔案作任何處理，學校會直接將檔案寄回生源地。其優勢是學校保管畢業生檔案安全可靠、不收費用，劣勢是存在學校的檔案永遠是學籍檔案，不是人事檔案，涉及工作工齡等人事證明就沒辦法出具。
三是畢業時無論就業還是未就業都可以將檔案轉回生源地，優勢是辦理手續簡便，適合在生源地就業的畢業生，劣勢是如果以后不在生源地就業的話就需要重新轉遞檔案，重新改辦報到證。
四是把檔案存放在人才機構，其優勢是便于隨時調取檔案，適合創業和靈活就業的學生，劣勢是畢業生與人才機構交流少，信息不暢。自從2015年《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》出臺后，檔案存放在人才機構不再收費，導致很多人才機構拒絕收外地生源畢業生檔案。
3 畢業生報到證與檔案的關系
畢業生檔案去向和報到證去向既存在關系，又不完全相關。報到證是檔案投遞的依據，是檔案的重要組成部分，檔案包含有報到證，檔案憑借報到證寄送。然而，“檔案存放地”和“報到證抬頭”是兩碼相關的事，一般報到證抬頭就是用人單位名稱，也是檔案存放單位，但有很多特殊情況。
