時間：2023-07-30 10:16:36
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【關(guān)鍵詞】檔案管理；改革；創(chuàng)新；社會主義核心價值體系
隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，其檔案管理水平有了一定的提高，這些檔案對社會的進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到了至關(guān)重要的作用。而檔案分類指的是按照形式、內(nèi)容、來源以及時間的不同將全歸檔文件進(jìn)行實體分類，分成若干類別和層次，從而形成有機(jī)的體系。在我國檔案管理發(fā)展過程中，檔案的分類管理與創(chuàng)新一直是重頭戲。相較于過去，各種歸檔的材料在檔案內(nèi)容性質(zhì)、形式、載體以及數(shù)量等方面都有一定的變化，在這種情況下固定案卷位置依然采用案卷號、案卷目錄號、全宗號等編號方法顯然存在諸多的不足，不利于對檔案信息資源的開發(fā)和利用，因此，對檔案分類管理進(jìn)行改革和創(chuàng)新就顯得尤為必要了。
一、檔案工作存在的主要問題
1.檔案管理人員不能滿足新時期檔案管理的要求
首先，人員配置缺乏專業(yè)性。檔案管理工作人員存在兼職多、專職少的現(xiàn)象，甚至身兼數(shù)職的情況也時有發(fā)生。此外，檔案管理人員工作變動頻繁，且不能及時的進(jìn)行全面的移交工作，這就增加了確定檔案管理責(zé)任歸屬的難度系數(shù)。這些都不利于提高檔案管理人員的職業(yè)技能，對改進(jìn)檔案工作質(zhì)量產(chǎn)生不利的影響。
其次，檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)欠佳。其具體表現(xiàn)主要為：一是從事檔案管理工作的專業(yè)人才比較少，從事該崗位人員很少有專業(yè)技術(shù)職稱。二是檔案人員缺乏創(chuàng)新意識，由于缺乏專業(yè)的知識和技能，只能滿足于根據(jù)要求做好檔案管理工作，不能充分掌握現(xiàn)代管理技術(shù)，從而導(dǎo)致現(xiàn)階段大多數(shù)檔案管理人員創(chuàng)新意識不足。三是缺乏提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)機(jī)制，從而影響了人員的綜合素質(zhì)。
2.相關(guān)的規(guī)章制度不夠完善
現(xiàn)階段部分檔案管理的規(guī)章制度沒有明確細(xì)節(jié)的要求，其歸檔的效果只是籠統(tǒng)的說明。在歸檔的實際過程中，大多數(shù)只會歸檔紙質(zhì)文件而已。尤其是在電子檔案管理等方面，缺乏相關(guān)制度的規(guī)范指導(dǎo)，電子歸檔會出現(xiàn)一些混亂。如果只是將手工記錄通過掃描存入系統(tǒng)，這實際上并不是真正的電子歸檔。此外，在檔案管理制度沒有建立健全，在檔案管理人員職責(zé)沒有明確規(guī)定的情況下，電子檔案的修改變得更加容易。因此，難以真正的避免人為破壞情況的出現(xiàn)。
3.檔案管理條件比較簡陋
檔案室簡陋已經(jīng)嚴(yán)重影響檔案工作的正常進(jìn)行，甚至個別單位還存在沒有建立檔案室的情況。部分單位盡管有檔案室，但是陰濕狹窄，缺乏與之相配套的設(shè)備，檔案材料霉變或蟲蛀的情況時有發(fā)生，嚴(yán)重影響了檔案的外觀和整潔。
二、檔案分類管理的創(chuàng)新改革思路
檔案歸檔整理工作的關(guān)鍵就是建立檔案分類表，做到清晰、簡化合規(guī)、層級分明，這是提高檔案管理水平的重要保障。因此，在開展檔案分類管理工作中，應(yīng)該注重以下幾個方面：
1.檔案分類的采標(biāo)
就檔案分類而言，有諸多的標(biāo)準(zhǔn)可以指導(dǎo)其分類，不同的分類標(biāo)準(zhǔn)，其邏輯架構(gòu)也不盡相同，所以檔案分類管理中起步工作就是做好采標(biāo)工作。假設(shè)某個單位或者部門在檔案分類的過程中，要遵守檔案行業(yè)的分類標(biāo)準(zhǔn)，亦或者是所屬行業(yè)的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，或者兼顧兩種檔案分類的標(biāo)準(zhǔn)，這需要慎重的考慮和決定。選擇任何一種標(biāo)準(zhǔn)都要以實際情況出發(fā)，杜絕盲目照搬照抄的可能性。有的時候個別部門或單位往往沒有充分分析和調(diào)研其所選擇的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，這樣即便檔案分類表已經(jīng)做好，實際上也無法滿足現(xiàn)實工作的需求。
2.檔案分類的完善
在采標(biāo)慎重選擇之后，基本上初步形成了檔案分類的框架，需要根據(jù)單位屬性、部門屬性進(jìn)行適當(dāng)?shù)耐晟坪驼{(diào)整。在檔案分類表調(diào)整之前，要對各個部門、各個機(jī)構(gòu)的職責(zé)有一定的了解和掌握，各部門建立的文件收發(fā)登記制度要事實監(jiān)督，文件收發(fā)登記表要以充分的職責(zé)分析、業(yè)務(wù)調(diào)研為基礎(chǔ)，進(jìn)而對其所產(chǎn)生的文檔類型做到心中有數(shù)，這是檔案分類管理的基礎(chǔ)工作。實際上需要花費較多的經(jīng)歷和時間來醞釀、熟悉、了解檔案分類表的調(diào)整工作，這樣才能夠確保系統(tǒng)的、準(zhǔn)確的、完整的檔案分類管理。
3.檔案分類的簡化
在檔案分類進(jìn)行調(diào)整和完善的過程中，應(yīng)該秉持歸檔管理工作簡化的原則，對內(nèi)容分類的過分追求反而使得檔案分類管理本末倒置。自“DA/T22-2000歸檔文件整理規(guī)則”的頒布和執(zhí)行，在一定程度上對文書立卷的歸檔方法進(jìn)行了變革，按件整理的方法實際上將很多復(fù)雜的分類工作都省去了。再加上現(xiàn)階段，較高的檔案管理現(xiàn)代化水平，使得檔案信息網(wǎng)上查詢和計算機(jī)檢索成為了可能，文書檔案的分類工作應(yīng)該財務(wù)文書文檔按件管理的方法來起到簡化的作用。此外，檔案分類管理的工作人員，應(yīng)該重視文檔管理的核心理論，即來源原則，強調(diào)在檔案分類整理工作簡化的過程中，在整理館藏檔案的過程中，要以文件的形成機(jī)關(guān)來源為基礎(chǔ)。
4.依法科學(xué)管理
提高檔案工作總體水平的關(guān)鍵就是提高依法科學(xué)的管理水平。管理方式要不斷地完善和改進(jìn)，在全國檔案信息通用數(shù)據(jù)庫的建立健全當(dāng)中充分運用創(chuàng)新的管理手段。隨著我國檔案制度不斷深入的改革步伐，人員逐漸實現(xiàn)了轉(zhuǎn)變，從單位人過渡到社會人，日漸頻繁的人員流動在一定程度上證明了檔案信息庫建立健全的重要性，尤其是確保檔案資料的可靠性、適用性、先進(jìn)性和標(biāo)準(zhǔn)性，為后期實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的信息資源、自動化的管理流程、多樣化的信息載體以及整體化的信息共享等奠定良好的基礎(chǔ)。但是由于不同的單位具備不同的特點，在開展檔案資源信息化工作的過程中要充分考慮到其自身的特點，盡可能的避免軟件不兼容、單位自行設(shè)計、硬件配置不統(tǒng)一等做法。
5.建設(shè)高質(zhì)量的檔案工作隊伍
檔案分類管理工作具有較強的科學(xué)性，這就對檔案分類管理工作人員有較高的要求，具備系統(tǒng)的檔案管理學(xué)知識只是其中最基礎(chǔ)的部分，此外要具備良好的思維能力，這樣才能夠有條理性、科學(xué)性的開展檔案的分類管理工作，增強檔案框架管理的清晰度，為后期的保管、查找以及開發(fā)利用提供便利的條件，從而實現(xiàn)系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理。因此，就現(xiàn)階段而言，著重培養(yǎng)年輕的檔案干部成為了亟待解決的問題，使這些人的能力不斷的提高直至其具備擔(dān)任檔案事業(yè)主力軍的能力和素質(zhì)；對專職、兼職的檔案工作人員，要加強對其知識體系的更新工作，在上崗之前確保崗前培訓(xùn)工作落實到位，尤其是在計算機(jī)應(yīng)用方面，是培訓(xùn)的重點內(nèi)容，這是現(xiàn)代社會的必然要求。同時，要積極的創(chuàng)造良好的內(nèi)外部環(huán)境，吸收、引進(jìn)、聘用高級人才。
三、檔案分類管理的意義
首先，無論是社會、城市、企業(yè)、個人的生存和發(fā)展，檔案都起到了至關(guān)重要的作用，尤其是檔案可以記錄人、物過去的狀態(tài)和具體的情況，為后續(xù)的調(diào)查和利用奠定了良好的基礎(chǔ)，而檔案分類管理正是對這些信息進(jìn)行篩選，并對有效信息進(jìn)行充分利用，這才是信息化時代對檔案的要求。
其次，時代的發(fā)展和社會的進(jìn)步，社會公眾對檔案的意識逐漸培養(yǎng)起來，原先人們對檔案莫不關(guān)系、毫不在意的時代已經(jīng)過去了，現(xiàn)如今人們開始重視檔案的作用，并盡可能的利用檔案帶來的積極效果，而檔案分類正是幫助人們高效的、快速的篩選出對自己有用的信息，這是社會現(xiàn)代化的具體表現(xiàn)。
最后，我國是一個人口眾多的國家，因此，就業(yè)問題一直是值得考慮的民生問題，而檔案分類管理這種檔案細(xì)化的分支，有助于該專業(yè)的學(xué)生向更深層次的方向?qū)W習(xí)和研究，有助于培養(yǎng)該方面的專業(yè)性人才，以此來滿足社會對檔案分類管理人才的需求，在緩解現(xiàn)階段就業(yè)壓力中有一定的貢獻(xiàn)。
四、結(jié)語
檔案管理工作并不是一蹴而就就可以實現(xiàn)的，這是一個復(fù)雜性的、系統(tǒng)性的問題，在開展檔案分類管理工作的過程中，既要保持其內(nèi)在的聯(lián)系，同時也要遵守客觀規(guī)律和自然形成規(guī)律。只有不斷地擴(kuò)充自己的知識領(lǐng)域，在調(diào)查研究的時候做到深入細(xì)致，就一定可以實現(xiàn)科學(xué)化的檔案分類管理，盡可能的加快其轉(zhuǎn)變?yōu)樯a(chǎn)力的速度，從而促進(jìn)我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1]陳慧.試論煤化工項目檔案分類與檔號編制[J].化工管理，2013，（24）：31-31.
[2]朱雯.婦幼保健院檔案分類與檔號編制[J].醫(yī)學(xué)信息，2013，（29）：35-35.
檔案的分類問題一直是受到廣泛關(guān)注的問題，它是各單位檔案管理中重要的首要問題之一。由于現(xiàn)代各單位的歸檔材料同過去相比無論是在數(shù)量、形式還是內(nèi)容方面都有了較大的變化，現(xiàn)代仍采用全宗號、案卷目錄號、案卷號的編號方法來管理和固定案卷的位置，已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代檔案管理的需要了，也不利于開發(fā)檔案的信息資源。為此，人們必須創(chuàng)新檔案管理方式，該文為學(xué)校檔案實體分類管理提出一些建議和意見，并淺述增強檔案管理的措施。
1 學(xué)校檔案分類中存在的問題
在以往的學(xué)校檔案管理中，一般把檔案劃分為文書檔案和教學(xué)檔案，并由兩個部門分開保管。隨著學(xué)校里各類型文件材料種類和數(shù)量的增加，實際要進(jìn)行歸檔的材料文件越來越多，事實上有很多不屬于文書檔案和教學(xué)檔案的其它材料，由于缺乏足夠的分類管理理論指導(dǎo)，以全宗管理的方法很難將這些專業(yè)檔案管理妥善，因此，各學(xué)校在檔案劃分標(biāo)準(zhǔn)和管理方法上有很大的差異[1]。有的學(xué)校將全部關(guān)于某個專題的材料不分載體和來源全部歸檔至一起；有的則根據(jù)載體形式的不同將同一專題材料分開存儲等，這種情況對檔案的管理和利用非常不利，影響了檔案管理現(xiàn)代化以及信息化發(fā)展，也影響了檔案庫的建設(shè)。
2 增強學(xué)校檔案實體分類管理建議
2.1 提高檔案管理的重視度
為提高對檔案管理的重視度，學(xué)校應(yīng)該重視宣傳和教育我國檔案相關(guān)法律法規(guī)，以及檔案管理工作的重要性，從而提高對檔案利用工作重要性的認(rèn)識。還要加強有關(guān)檔案的價值、作用以及利用效果的宣傳，不斷發(fā)展檔案信息化建設(shè)，積極收集保管好檔案資料，并轉(zhuǎn)變檔案管理的思想觀念，將被動服務(wù)的觀念價值轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)的觀念價值。
2.2 判斷檔案價值，增強檔案管理
在檔案管理中的每個管理單元，對同一個目標(biāo)常常是直接或間接地開始工作。雖然檔案劃分無論是形式上還是內(nèi)容都有所不同，但是，有多種類型的文件之間存在明顯的相關(guān)性。因此，在確定歸檔檔案時，要全面掌握文件之間的鏈接價值，并從文件特征的所有方面進(jìn)行全面的分析，從源文件、內(nèi)容、時間、文本、形狀等方面進(jìn)行價值考慮，全面預(yù)測社會對檔案的需要。因此，鑒定檔案價值要充分考慮社會的需求，既要考慮當(dāng)前的需要，也要考慮長遠(yuǎn)的需要[2]。在判斷檔案的價值時，要從效益的角度進(jìn)行分析，這種效益指的是檔案發(fā)揮出的作用高于保存成本時具有的保存作用。所以在檔案保存時一定要考慮到檔案的這種收支比，只有確定其價值高于保存成本時，才能進(jìn)行保存，并努力平衡財力和義務(wù)。
2.3 增強檔案保管工作和利用效率
在考慮如何進(jìn)行檔案分類時，不能忽視檔案的保管和利用問題。大多數(shù)學(xué)校中一般都只有一個立檔單位，一個全宗檔案庫，因此在考慮檔案實體分類問題時，要全方位的考慮檔案保管和利用問題：第一，對于不同載體和形式的檔案，其保管要求是不同的，雖然其內(nèi)容上可能會有所關(guān)聯(lián)，但為了延長實體檔案的壽命，必須分別妥善保管，將相同載體或同一形式的檔案集中保管在一起，將其視為一種組合檔案。第二，要盡量節(jié)省檔案庫房存儲箱柜，減少倒架，提高管理效率。對專業(yè)類檔案進(jìn)行分類時，其類目設(shè)置不宜過細(xì)，一定要控制層次，并能夠通過檢索工具來揭示和反映檔案主題。第三，管理檔案的目的是為了滿足用戶對檔案信息的利用和需求，所以在分類檔案時，一定要盡可能的方便用戶，充分考慮各種因素。
3 增強學(xué)校檔案管理的方法
3.1 應(yīng)用計算機(jī)信息檔案管理技術(shù)
計算機(jī)信息技術(shù)為檔案的分類和管理方法提供了更科學(xué)，更先進(jìn)的使用條件。計算機(jī)的分類搜索工具，允許檔案館在進(jìn)行檔案實體分類時，能夠更加注重檔案的保管因素，提高管理水平，使其穩(wěn)定有序。簡化套裝檔案的數(shù)量，并建立一個統(tǒng)一的系統(tǒng)參考編號，并通過檢索系統(tǒng)，將歸檔的同一主題的檔案聯(lián)系起來，形成一套完整的文件信息提供給用戶，這樣更易保管載體不同的一組文件。
3.2 靈活進(jìn)行實體檔案管理
學(xué)校在進(jìn)行檔案實體分類時可以使用“年度-部門”這種分類方法，有利于減少歸檔整理檔案時的工作內(nèi)耗，以提高工作效率。它形成檔案庫將如實的、客觀的反映出各個職能部門的工作歷史，維護(hù)了歸檔文件來源的真實性，是遵循文件形成規(guī)律的。由于近些年各個學(xué)校規(guī)模的擴(kuò)大，其職能部門也越來越多，為了保證學(xué)校檔案管理能夠跟的上學(xué)校的發(fā)展速度，在設(shè)置“部門”分類時，可以按組織機(jī)構(gòu)的類別進(jìn)行劃分，比如將黨務(wù)組織、各群體團(tuán)隊性部門等統(tǒng)一劃分為黨群類；將學(xué)校行政各職能部門劃分為行政類；將學(xué)校各二級院系統(tǒng)一劃分為院系類，這樣的分類號可以由“部門分類+部門代號（通常為三位數(shù)）”組成，如“XQ017”“HZ331”等[3]。而若是有關(guān)黨務(wù)工作或行政管理的臨時機(jī)構(gòu)，可以按其掛靠部門進(jìn)行分類，若是單獨行使職能的臨時部門，則應(yīng)該單獨進(jìn)行分類。
在企業(yè)的生產(chǎn)活動過程中，合同已經(jīng)突顯出其關(guān)鍵而重要的地位，合同在企業(yè)運營過程中扮演了重要的角色，隨著企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展層次的不斷上升，企業(yè)合同檔案的管理也提上了日程，由于企業(yè)的合同檔案數(shù)量不斷增加，為了科學(xué)、規(guī)范、有效地管理好企業(yè)合同檔案，為需求者提供便捷準(zhǔn)確的服務(wù)，需要對企業(yè)的合同檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類管理，要采用科學(xué)有效的策略和方法，實現(xiàn)對企業(yè)合同檔案管理的分類管理、集中管理。
1 企業(yè)合同檔案的概念及特征
企業(yè)的合同檔案是企業(yè)活動中的重要分支，是重要的憑證，詳細(xì)記載了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動內(nèi)容，也是企業(yè)履行合同的權(quán)利和義務(wù)的全部資料，是企業(yè)預(yù)算、評估和審計不可或缺的內(nèi)容。合同檔案與企業(yè)的市場經(jīng)濟(jì)活動密切相關(guān)，可以分為不同的種類，如：
企業(yè)經(jīng)營合同、企業(yè)技術(shù)合同、企業(yè)勞動合同、企業(yè)銷售合同、企業(yè)工程合同等，在企業(yè)的合同檔案分類中，可以呈現(xiàn)出更為直觀和簡單的特征，這些合同檔案都具有其共性和個性，有一般檔案共同的價值和職能，而合同檔案還有其個性，這主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
①法律性特征。企業(yè)的合同檔案不同于一般的檔案，它的內(nèi)容載體為合同，而合同是具有法律效應(yīng)的資料，在《合同法》的背景之下，具有相應(yīng)的法律效力，合同檔案自然也具有法律效應(yīng)，這與合同檔案的合同簽訂、合同變更、合同終止相適應(yīng)，體現(xiàn)出企業(yè)的合同檔案的法律性特征。
②憑證性特征。企業(yè)的合同檔案是市場經(jīng)濟(jì)的產(chǎn)物，在激烈的市場競爭之中，必然會產(chǎn)生較多的經(jīng)濟(jì)糾紛，而合同是當(dāng)事人履行合同義務(wù)和實施權(quán)利的憑證，也是處理經(jīng)濟(jì)糾紛的處理憑證，因而，合同檔案顯現(xiàn)出較為明顯的憑證性特征。
③規(guī)范性特征。企業(yè)的合同簽訂、變更和終結(jié)是在《合同法》的范圍之內(nèi)有效，可以這樣認(rèn)為，企業(yè)合同檔案不僅具有法律性的特征，而且還有合同檔案所特有的規(guī)范性的特征，在法律范疇之內(nèi)，企業(yè)合同檔案必須包括當(dāng)事人的姓名、合同數(shù)量、價款，并且還有規(guī)定的格式，如果沒有依照合同的格式條款，則難以展現(xiàn)出合同全部的法律效力，會使企業(yè)合同不完善或不規(guī)范，這樣，就在無形中使當(dāng)事人的合法權(quán)益受到威脅。
2 企業(yè)合同檔案管理的分類優(yōu)化措施
企業(yè)的合同檔案管理要克服分散、無序的缺點和問題，要正視合同檔案管理的混淆、分散化的狀態(tài)，實施優(yōu)化的分類管理措施，減少合同檔案分類管理的難度，有效地查找、利用、統(tǒng)計和管理合同檔案。
2.1 強化企業(yè)合同檔案管理機(jī)制
在企業(yè)的合同檔案管理制度之中，積極健全和完善合同檔案機(jī)制，要對合同檔案的相關(guān)工作如：收集、整理、編目、上架等，進(jìn)行制度化的完善和優(yōu)化，這樣，在制度完善的前提下，才能充分發(fā)揮出企業(yè)的合同檔案管理效能，從安全的角度上來看，強化企業(yè)的合同檔案管理機(jī)制，還可以確保企業(yè)的商業(yè)機(jī)密，減少企業(yè)的風(fēng)險，從而促進(jìn)企業(yè)健康、有效的可持續(xù)發(fā)展。
2.2 要加強合同之間的聯(lián)系，做好合同檔案的分類整理
在企業(yè)的合同檔案管理中，要增強合同檔案之間的聯(lián)系，要使合同檔案的分類整理工作更為順暢，并且在對企業(yè)合同檔案收集整理工作中，注重合同文件之間的聯(lián)系，單立類目、分類組卷，實現(xiàn)科學(xué)的保管和管理。同時，企業(yè)要指定獨立的部門負(fù)責(zé)合同檔案的管理事宜，避免合同檔案管理中的分散化和無序化狀態(tài)。
2.3 實施合同檔案的統(tǒng)一編號，利用分類管理
在對企業(yè)的合同檔案分類管理中，要將不同的合同文件進(jìn)行統(tǒng)一的編號，這個工作要依照一定的規(guī)則實施，具體如：將年度內(nèi)的合同文件分為不同的類別如：物資類、工程類等，再加以不同的符號加以區(qū)分，確定好不同的類別號，然后再依照時間的順序或者科目的不同編制小的編號，這樣，就可以較好地實現(xiàn)對企業(yè)合同檔案的保管、統(tǒng)計和利用。
2.4 注重附屬材料的收集和整理，確保合同檔案的完好 與齊全
在對企業(yè)的合同檔案管理進(jìn)行分類優(yōu)化的過程中，主管單位要負(fù)責(zé)合同的齊全和完整，要注重對合同檔案的附屬關(guān)聯(lián)材料的收集和整理，并且對于這些相關(guān)文件資料要加以不定期的督促和檢查，從而確保合同檔案在移交之前的齊全和完整性。
2.5 注重企業(yè)合同檔案管理材料的變化情況
在企業(yè)的合同檔案管理分類優(yōu)化過程中，規(guī)定在每年的一定時間要進(jìn)行合同檔案的移交，主管部門要移交上一年度的所有合同文件資料，這個工作相當(dāng)繁瑣和細(xì)致，還存在一些合同檔案的變化情況，諸如：合同簽訂后還會有合同的變更、合同解除、合同作廢等問題，這些相關(guān)的合同文件變化情況都要進(jìn)行及時的把握，由于這些合同文件資料的不確定性，不能一次性地終結(jié)，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要關(guān)注合同的變化情況，將完結(jié)的合同檔案統(tǒng)一移交給檔案管理部門，這樣就會使合同檔案分類管理更為全面和系統(tǒng)化。
3 優(yōu)化企業(yè)合同檔案管理分類的方法
3.1 集分式歸類原則為核心的合同檔案分類管理
企業(yè)的合同檔案分類管理要重點對科技檔案和文書檔案進(jìn)行分類整理，科技檔案主要包括企業(yè)的生產(chǎn)、科研內(nèi)容以及建設(shè)項目的文件資料，具有技術(shù)性和保密性較強的特點。對于文書檔案的分類整理，包括企業(yè)的行政事務(wù)的管理以及經(jīng)營方面的管理內(nèi)容，這些檔案內(nèi)容不利于查找和統(tǒng)計，在進(jìn)行分類、收集、整理的過程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類的原則，以此為核心，進(jìn)行合同檔案分類管理，要依照《合同法》中的無名合同和有名合同的不同種類，進(jìn)行重新擬定和分類，從而增強對合同檔案分類管理的有效性。
3.2 集分式分類表
我國企業(yè)的有名合同主要涵蓋了九種不同的合同形式，又稱為典型合同，是具有規(guī)則和名稱的合同形式；而無名合同又稱非典型合同，是沒有規(guī)則和名稱的合同形式。這九種不同形式的合同要以有名合同和無名合同為前提，擬定規(guī)范而科學(xué)的集分式分類表，并且要在集分式分類表中，對合同檔案進(jìn)行分類歸檔，進(jìn)行統(tǒng)一的編號和整理。
3.3 分類表的使用方法
在分類表的分類歸檔整理過程中，年度、分類號、件號是合同檔案分類表中的重要元素，其中：年度是合同簽訂的年份，合同對應(yīng)的分類號碼為分類號，件號是在同類的合同檔案分類中的流水號。這三個要素可以用于企業(yè)合同檔案分類管理中，便于實現(xiàn)對企業(yè)合同檔案管理的統(tǒng)一收集、整理和保管。在這種優(yōu)化的合同檔案分類管理方式下，可以實現(xiàn)同庫保管，利于整理和查閱，實現(xiàn)科學(xué)有效的合同檔案管理。
【關(guān)鍵詞】醫(yī)保檔案；規(guī)范化；檔案分類
一、三明市醫(yī)保檔案的現(xiàn)狀與特點
自2012年以來，三明醫(yī)保事業(yè)在不斷探索中前行，通過“三醫(yī)聯(lián)動”，醫(yī)保事業(yè)迎來了新格局。截至目前，三明市醫(yī)保基本情況如下：全市共有參保人數(shù)263.52萬人，其中城鎮(zhèn)職工42.27萬人，城鄉(xiāng)居民221.25萬人，生育保險參保人數(shù)22.65萬人。2019年市中心檔案室共收集、整理、分類、歸檔各類業(yè)務(wù)檔案330卷。全市檔案從業(yè)人員均為兼職人員，共有11名，其中中級職稱3名，初級職稱1名。
（一）醫(yī)保檔案涉及人員范圍廣。醫(yī)保檔案自每個人出生之日起，伴隨其一生，因此，對個人而言，醫(yī)療保障部門檔案是否全面對參保單位和參保人員影響較大。參保種類可分為城鎮(zhèn)職工基本醫(yī)療保險、生育保險、城鄉(xiāng)居民基本醫(yī)療保險、靈活就業(yè)人員基本醫(yī)療保險。醫(yī)療保險基本待遇享受分為干部保健、門診特殊病種、住院報銷、異地就醫(yī)、異地安置、特殊用藥備案等。醫(yī)療保險稽核類有現(xiàn)場稽核、有對手工報銷材料進(jìn)行審核、復(fù)核等等。因此，醫(yī)療保障部門的檔案在其他社會保險類檔案中是與人民群眾聯(lián)系最多、利用最廣，與人民生命健康關(guān)系最密切的檔案類型。
（二）醫(yī)保檔案的組成類型多。組成醫(yī)保檔案的有醫(yī)保中心形成的文書檔案及相關(guān)的合同協(xié)議；參保人員的信息登記表、相片、身份證復(fù)印件，與單位簽訂的合同等相關(guān)材料；住院患者報銷的各種發(fā)票、住院清單、疾病證明書等相關(guān)憑證；醫(yī)院、藥店、診所等定點醫(yī)療機(jī)構(gòu)的開通申請書、信息變更表、賬目沖銷報告等相關(guān)附件；生育保險參保人員的信息登記及待遇申請表等相關(guān)資料；駐醫(yī)院服務(wù)站辦理業(yè)務(wù)時收集的新生兒登記表、門診特殊病種登記表、特殊用藥備案表、異地就醫(yī)申請表等；醫(yī)療保險稽核科到定點醫(yī)療機(jī)構(gòu)現(xiàn)場稽核記錄本、稽核人員到外傷參保人員事故發(fā)生所在地和就醫(yī)地進(jìn)行稽核的筆錄本、對待遇審核科工作人員手工報銷材料進(jìn)行審核、復(fù)核的反饋單等。
（三）醫(yī)保政策的不斷深入。醫(yī)保政策的制定是隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展與參保人員的需要而不斷發(fā)展變化的，因此，不同時期的醫(yī)保檔案有著不同的特點和側(cè)重點。具體表現(xiàn)為：每年住院報銷目錄與比例的調(diào)整與變化，參保單位及靈活就業(yè)人員的繳費基數(shù)基本上是每年一調(diào)，以及個人賬戶劃撥比例的調(diào)整，城鄉(xiāng)居民醫(yī)療保險每年的繳費也在逐年增加（從最初的每年每人20元到2020年每人280元），審批材料的報送等進(jìn)行不斷更新，還有辦理業(yè)務(wù)所提供的材料也在不斷發(fā)生變化（以人民為中心，讓群眾少跑路，最多跑一趟為前提，醫(yī)療保障部門時常調(diào)整提供材料的種類），這些政策上的調(diào)整，導(dǎo)致醫(yī)保檔案材料在不同時期有不同的側(cè)重點。
二、三明市醫(yī)保檔案存在的問題
（一）對醫(yī)保檔案規(guī)范化管理工作重視程度不夠。醫(yī)療保障部門的檔案承載著與醫(yī)保相關(guān)的一切信息，與參保單位、參保人、定點醫(yī)療機(jī)構(gòu)、醫(yī)保中心關(guān)系密切，也是地方政府制訂醫(yī)保政策依托的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)與材料的主要來源。從醫(yī)保檔案業(yè)務(wù)人員的配備、檔案室建設(shè)的水平及年度檔案工作的考核等情況看來，醫(yī)療保障部門的業(yè)務(wù)檔案與三明醫(yī)改差距較大。
（二）信息化建設(shè)水平不高。檔案管理的日常工作都是以紙質(zhì)檔案為主，檔案軟件只用簡單的“陽光文檔”軟件，僅能對檔案進(jìn)行錄入和自動生成案卷目錄、卷內(nèi)目錄及簡單查詢等功能。檔案室的硬件設(shè)備未及時更新，室內(nèi)只是簡單配備了檔案柜、打印機(jī)、計算機(jī)、滅火設(shè)備、溫度計。從檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)要求來看，檔案室還應(yīng)配有相應(yīng)的密集架、防磁柜、溫濕度調(diào)控系統(tǒng)、防盜監(jiān)控系統(tǒng)等。
（三）檔案從業(yè)人員素質(zhì)不高。沒有檔案專業(yè)的人從事醫(yī)保檔案管理工作，市中心與管理部都沒有專職的檔案管理人員，都是兼職人員，平時以其他工作為主，檔案工作為輔。
三、三明市醫(yī)保檔案管理規(guī)范化路徑
針對三明市醫(yī)保檔案內(nèi)容多、變化快、利用多等特點，為保持三明市醫(yī)保檔案的統(tǒng)一性與可持續(xù)性，必須制定統(tǒng)一規(guī)范的管理制度、檔案鑒定及銷毀制度、檔案人員崗位責(zé)任制度、檔案設(shè)備的維護(hù)和使用制度、業(yè)務(wù)檔案管理流程制度、業(yè)務(wù)檔案立卷工作流程制度等。各項制度既要體現(xiàn)檔案管理的專業(yè)特點，又要保持醫(yī)保業(yè)務(wù)開展的方便，且做到最大化服務(wù)參保人員。
（一）建立統(tǒng)一的醫(yī)保檔案歸檔辦法。各科室及各管理部要按照各自工作情況，以方便檔案查閱、利用為前提，根據(jù)《福建省社會保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）》《福建省醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案管理若干制度》，制訂《三明市醫(yī)療保險管理中心業(yè)務(wù)材料歸檔工作流程操作規(guī)程》，規(guī)定由業(yè)務(wù)科室在第二年度上半年對本科室上一年度的材料進(jìn)行收集、分類、整理、組卷、打碼，然后移交給檔案室，對其進(jìn)行編寫卷內(nèi)目錄、填寫備考表、擬寫案卷題名、歸檔驗收、編制檢索工具、編制案卷目錄、裝盒、填寫檔案盒、上架。
（二）建立檔案借閱與利用制度。為了提高醫(yī)保檔案提供利用水平，也為了更方便服務(wù)參保單位和人民群眾的查閱，醫(yī)療保障部門要加強檔案的日常管理，每一份檔案的借閱和利用都要進(jìn)行登記，特別是服務(wù)效果好的、利用率高的檔案要及時讓借閱者對其進(jìn)行評價，確保醫(yī)保檔案有借有還，防止醫(yī)保檔案的遺失及損壞。
（三）加強醫(yī)保檔案的電子信息化建設(shè)。醫(yī)療保障部門需不斷提升醫(yī)保檔案的信息化管理水平，以信息技術(shù)對醫(yī)保檔案收集、整理、歸檔、利用全流程進(jìn)行改造升級。電子檔案與紙質(zhì)文檔相比，具有易保存、方便借閱和歸檔，存儲空間大、物理條件要求低的特點，在調(diào)閱和檢索等方面有很強的便利性。利用“e三明”“微信”“云閃付”等平臺搭建“城鄉(xiāng)居民醫(yī)保繳費”平臺，利用“閩政通”網(wǎng)上辦事大廳平臺，方便參保人員在線辦理業(yè)務(wù)。
（四）提升檔案從業(yè)人員素質(zhì)。應(yīng)加強檔案從業(yè)人員的檔案管理知識培訓(xùn)及檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，加強檔案管理崗位責(zé)任意識和道德修養(yǎng)培養(yǎng)，促使其認(rèn)真學(xué)習(xí)醫(yī)學(xué)、法律和信息化技術(shù)等相關(guān)知識。讓醫(yī)療保障部門的工作人員充分認(rèn)識到醫(yī)保檔案工作的保密性、重要性，確保醫(yī)保檔案的真實性、完整性、安全性、可用性，認(rèn)真將檔案管理工作做好，使醫(yī)保檔案工作有序進(jìn)行。醫(yī)療保障部門要形成醫(yī)保檔案工作和崗位責(zé)任管理相結(jié)合的考評機(jī)制，提高醫(yī)保檔案管理效率。
（五）加強檔案庫房建設(shè)。建立醫(yī)保檔案專用庫房，嚴(yán)格檔案室?guī)旆康慕ㄔO(shè)標(biāo)準(zhǔn)，要求配備必要的防火、防水、防盜、防霉、防潮、防塵、防光、防高溫紫外線、防有害生物以及照明等設(shè)備，并將各項指標(biāo)落實到位。
四、三明市醫(yī)保檔案分類的探討
三明市醫(yī)療保障部門的業(yè)務(wù)檔案分類是在國家、省有關(guān)社會保險業(yè)務(wù)檔案管理要求的基礎(chǔ)上，根據(jù)三明市醫(yī)保檔案利用與科室工作方便的原則，將醫(yī)保檔案分為七大類：一是社會保險管理類，保管期限分為永久、100年、50年、10年，其中基本醫(yī)療保險單位登記材料期限為永久、基本醫(yī)療保險參保關(guān)系轉(zhuǎn)入申請材料及附件期限為100年、基本醫(yī)療保險關(guān)系轉(zhuǎn)出材料期限為100年、職工醫(yī)療保險個人賬戶資金繼承審批材料期限為100年、職工醫(yī)保退休人員審批表及附件材料期限為100年、參保單位基本醫(yī)療保險變動月報材料期限為100年、居民基本醫(yī)療保險參保人員匯總表期限為100年、參保人員放棄補繳申明材料期限為50年、參保人員異地聯(lián)網(wǎng)申報材料期限為50年、基金購買健康保障服務(wù)協(xié)議、合同協(xié)議審批單期限為10年。二是醫(yī)療保險費征繳類，如退休人員補足25年醫(yī)療保險費審批表及附件材料，保管期限為100年。三是醫(yī)療保險待遇類，如門診特殊病種確認(rèn)表和疾病診斷證明書，保管期限為10年。四是生育保險待遇類，如生育保險待遇登記表及相關(guān)附件材料，保管期限為10年。五是醫(yī)療保險稽核監(jiān)管類，保管期限為30年，其中定點醫(yī)療機(jī)構(gòu)、零售藥店信息更改申報材料期限為永久、定點醫(yī)療機(jī)構(gòu)功能新開通審批材料期限為永久、定點醫(yī)療機(jī)構(gòu)退出或暫停醫(yī)保定點申請材料期限為永久、定點醫(yī)療機(jī)構(gòu)開通全省聯(lián)網(wǎng)定點的申請材料期限為永久、稽核情況匯總表期限為30年、醫(yī)療機(jī)構(gòu)變更結(jié)算、沖銷費用的申請、報告材料期限為30年。六是醫(yī)療保險耗材類，保管期限為30年，其中公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)第四批醫(yī)用耗材采購現(xiàn)場議價、專家意見及配送承諾書期限為30年、單位耗材產(chǎn)品信息調(diào)整材料期限為30年、藥品（耗材）聯(lián)合限價采購品規(guī)調(diào)整登記表期限為30年。七是醫(yī)療保險業(yè)務(wù)統(tǒng)計報表類，保管期限為10年、30年、永久，其中城鎮(zhèn)職工基本醫(yī)療保險、生育保險、居民醫(yī)療保險年報表期限為永久、城鎮(zhèn)職工基本醫(yī)療保險、生育保險、居民醫(yī)療保險季報、月報表期限為10年。
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一、確保分類體系具有思想性
檔案分類就是依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，按照檔案來源、時間、內(nèi)容和形式特征的異同點，對檔案進(jìn)行有層次的區(qū)分，并形成相應(yīng)的體系。檔案分類體現(xiàn)了人們對檔案的基本認(rèn)識，是人類主觀意識的反映。
首先，要充分體現(xiàn)依法治檔的理念，中學(xué)學(xué)校檔案實體分類的體系結(jié)構(gòu)、類目設(shè)置、序列編排要以《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施條例》等法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，從實際出發(fā)，突出教學(xué)、學(xué)籍等檔案在中學(xué)學(xué)校檔案中的中心地位，強化行政、管理、安全、思政等各類型檔案的管理，使檔案工作科學(xué)、真實地反映學(xué)校管理工作全貌，全面系統(tǒng)反映新時期中學(xué)職能活動的新情況、新特點。
其次，要充分體現(xiàn)綜合性，學(xué)校檔案的分類體系是一項系統(tǒng)的工程，特別是面向中學(xué)具有普遍適用性的分類體系，涉及面廣，包括法律、法規(guī)、規(guī)章、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、實施細(xì)則等多方面內(nèi)容，并且要將檔案基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)工作組織標(biāo)準(zhǔn)、管理工作程序標(biāo)準(zhǔn)和現(xiàn)代化設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)確應(yīng)用到實踐中，使之符合高等學(xué)校檔案工作的現(xiàn)實需要和長遠(yuǎn)發(fā)展。
再次，要確保具有操作性。我國檔案工作已經(jīng)形成了以《檔案法》及其實施辦法為核心，各行業(yè)檔案管理規(guī)定為主干的法律體系，成為檔案工作的宏觀、原則、概括的導(dǎo)向，確立了檔案工作的基本目標(biāo)。對于中學(xué)學(xué)校檔案工作來說，除了宏觀的導(dǎo)向外，還必須根據(jù)學(xué)校檔案工作的規(guī)律和特點建立具有操作性的工作規(guī)范，為中學(xué)學(xué)校檔案工作的開展提供微觀、具體、量化的保證。對于檔案分類來說，就是要在《中國檔案分類法》的指導(dǎo)下，堅持整體性、結(jié)構(gòu)性、層次性、有序性、開放性的原則，擬定中學(xué)學(xué)校檔案的分類方法。
二、增強分類體系的科學(xué)性
科學(xué)性主要體現(xiàn)在兩個方面，一方面是從實踐的角度來看，要實事求是，符合學(xué)校檔案工作的實際；另一方面是從理論的角度來看，要遵循檔案基礎(chǔ)理論和形式邏輯原則。兩個方面要有機(jī)地結(jié)合在一起，并具有一定的拓展性和包容性，力爭實現(xiàn)分類表的全覆蓋。
首先要形成科學(xué)的概念體系。采用“學(xué)校檔案”這一具有綜合性的概念，學(xué)校在教學(xué)、科研、黨政管理和其他各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料、均屬學(xué)校檔案。中學(xué)學(xué)校檔案以中學(xué)全部檔案為對象，按照不同類型檔案形成的領(lǐng)域范疇以及特點，將形成于同一活動領(lǐng)域的檔案作為一個整體歸入相同的類別。
其次要把握檔案的形成規(guī)律和內(nèi)容、特點，確定統(tǒng)一的實體分類體系，把同一門類檔案的管理性和業(yè)務(wù)性材料集中在一起，適度注意與《中國檔案分類法――教育檔案分類表》（即信息分類）體系的協(xié)調(diào)。再次，確立科學(xué)的類目體系。類目設(shè)置必須有相對穩(wěn)定性。不受偶然因素、短期行為的影響，在較長時期內(nèi)不隨意改變，在類目名稱、檔號模式、標(biāo)識符號等方面，力求做到準(zhǔn)確、簡明、易懂、好記。
最后，類目排列，檔號結(jié)構(gòu)的確定須符合邏輯原則。要充分考慮到中學(xué)學(xué)校檔案記述和反映事物的本質(zhì)屬性和非本質(zhì)屬性的不同，嚴(yán)格按從總到分，從一般到具體的原則劃分。做到各類之間，各類相同級位之間的劃分標(biāo)準(zhǔn)一致。下位類目的外延之和，等于上位類目的外延。同位類目之間界限清楚，不互相交叉和包容。
三、提高分類體系的適用性
首先，要具有適度的靈活性。中學(xué)具有多樣性的特點，不僅分初級和高級中學(xué)，還分普通中學(xué)和職業(yè)中學(xué)等。因此，中學(xué)學(xué)校檔案的分類體系在強調(diào)宏觀和總體原則統(tǒng)一的同時，采用多元、靈活的處理方法，照顧不同類型、規(guī)模、層次院校的特點。各校可以在總的分類體系基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案工作的實際情況和發(fā)展水平，給各校在類目設(shè)置、序列編排、上架檢索等方面以較多的自由度，留有較大的余地。
其次，要具有較好的包容度。根據(jù)中學(xué)學(xué)校檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合檔案記述的內(nèi)容性質(zhì)，可以初步將學(xué)校檔案分為黨群、行政管理、教學(xué)、科學(xué)研究、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事、財會等10大類，在此基礎(chǔ)上對每一類檔案進(jìn)行二級分類，根據(jù)檔案的數(shù)量確定分類的層次。
關(guān)鍵詞：家庭檔案；分類整理；保管
當(dāng)家庭之舟開始在生活的海洋中遠(yuǎn)航之時，真實記錄和反映家庭生活歷史與家庭文化的家庭檔案也就相伴而生。本文就家庭檔案管理具有重要的意義和整理保管談?wù)劥譁\看法。
一、家庭檔案管理的作用和意義
1、家庭檔案是社會檔案財富的組成部份
作為社會“細(xì)胞”的家庭，它所形成的檔案，不僅較全地記載了一個家庭的社會實踐和家庭事務(wù)活動情況，而且也較真實地反映了整個社會局部地區(qū)的歷史面貌。這種微觀檔案，是研究本地區(qū)的歷史狀況，制定本地區(qū)的社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)劃、編寫地方史志等難得的素材。鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)家、私營企業(yè)主以及廣大社會個體的家庭檔案，可以作為研究、對比城鄉(xiāng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r、社會風(fēng)貌的典型資料。
2、家庭檔案是處理糾紛的重要依據(jù)
俗話說“清官難斷家務(wù)事”。原因之一就是因為在家庭糾紛中，當(dāng)事者多為“口說空話”，拿不出白紙黑字的真憑實據(jù)來。譬如，在現(xiàn)實生活中，兄弟分家多年后又為家庭財產(chǎn)分配問題發(fā)生糾紛，有的口角不止，有的引訟。假如我們重視了家庭檔案的建設(shè)，兄弟分別把分家時的財產(chǎn)分配清單保存下來，那就不致于會發(fā)生上述糾紛了，即使發(fā)生了糾紛，也不會使“清官”再為難了。
3、家庭檔案是家庭日常生活的助手
隨著社會生產(chǎn)和科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，人們的生活水平不斷提高，各種電器已經(jīng)普及各個家庭，成為大家生活的伴侶。為了日后正確使用和維護(hù)這些家電，就需要把有關(guān)的圖紙、使用說明書、保修單等歸檔保存起來，否則，一旦出現(xiàn)什么故障會給家庭生活帶來許多不便，以致造成一定的損失。
4、休閑文化的一個重要組成部份
利用家史、自傳、回憶錄和家庭過去與現(xiàn)在的變化情況，可以對家庭成員，尤其是對子女進(jìn)行教育。節(jié)假日或其他空余時間，瀏覽一下家庭中的日記、作品、影集，也能陶冶情操，得到一種精神上的放松與休閑。家庭檔案真實地記錄了長輩們在家庭事務(wù)和社會實踐活動中的一些經(jīng)歷，即使他們與世長辭了，晚輩們還可以看到他們的照片和手跡，聽到他們的聲音，真可謂“音容宛在”。
二、家庭檔案的分類整理與保管
（一）家庭檔案的收集
1、財產(chǎn)檔案――理財、投資的好助手。包括家庭收入、支出賬目，存單、股票等各類投資交易證卡，有價證券、工資條、水電費支出記錄、保險憑據(jù)、借條、合同契約、貴重物品清單和發(fā)票等。
2、證件檔案――一旦遺失麻煩多。包括房產(chǎn)證、土地證、出生證、學(xué)生證、畢業(yè)證、學(xué)位證、工作證、結(jié)婚證、身份證、戶口簿、借書證、職稱資格證書、聘書、獨生子女證和技術(shù)資格等級證書等。
3、說明書檔案――使用、維修不用愁。包括各種家用電器、車輛、防盜門、家具的說明書、保修卡、維修單、電路圖和維修地點、聯(lián)系電話等。
4、音像檔案――逝去的點滴成為永久的記憶。包括家庭成員各個時期的照片，結(jié)婚、壽慶、旅游觀光、聚會娛樂等活動形成的錄音（錄像）帶、光盤、軟盤等。
5、保健檔案――創(chuàng)造幸福生活的基礎(chǔ)。包括嬰兒出生、保健材料：家庭成員病歷、診斷書、醫(yī)療保健卡、B超、x光、cT等檢查結(jié)果及片子，心腦電圖、化驗單、體檢表、血型報告、住院記錄、疫苗接種和藥物過敏記錄、家庭成員意外傷害記錄及醫(yī)院處方、飲食禁忌等。
6、交友聯(lián)誼檔案――親情友誼連結(jié)的紐帶。包括親朋好友的住址、電話號碼，老師、同事、同學(xué)名錄、來往書信、賀卡、明信片等。
7、個人履歷檔案――記錄下人生道路的堅實步伐。包括家庭成員的生日、結(jié)婚紀(jì)念日及入學(xué)、入團(tuán)、入黨、應(yīng)聘、升職、喬遷的日期，自傳、簡歷、日記，獎狀、獎牌、獎?wù)?，各種考試的成績單。
8、榮譽檔案――熠熠如生、催人奮進(jìn)。包括各種榮譽證書、獲獎證明、獎狀、獎牌、獎?wù)隆ⅹ劚取?/p>
9、珍藏品檔案――陶冶情操、修身養(yǎng)性的載體。包括家庭成員個人愛好、收藏，如：書法、書畫作品、學(xué)術(shù)論文、專著、在各類報刊發(fā)表的文章及作品，名人好友題字題詞；古玩、家譜、票證等物品；郵票及封片等郵品，各類藝術(shù)品收藏，書報刊物收藏等等。
10、旅游檔案――開闊視野、愉悅身心。旅游景點門票、導(dǎo)游圖、旅行線路圖、賓館介紹、登程返程車票機(jī)票、游覽日記等。
三、家庭檔案的整理與保管
1、家庭檔案的整理
家庭材料按傳記、證件、憑據(jù)、書信、文書表冊和音像等進(jìn)行分類；根據(jù)材料重要程度或時間順序排列組合；逐一進(jìn)行編號、編目用以固定家庭檔案材料的位置；分門別類裝入檔案盒，填寫檔案盒背脊，方便查找。
在個人信息法領(lǐng)域中，對人事檔案的基本定位，是“依特定目的而收集的并以一定方式編排的個人信息的集合”[1]。法學(xué)界在現(xiàn)代隱私權(quán)的基礎(chǔ)上，建構(gòu)個人對其人事檔案的合法利益的救濟(jì)框架，完成該合法利益的權(quán)利化。按照侵權(quán)責(zé)任法的原理，對于作為人格權(quán)的隱私權(quán)的損害主要是給予精神損害賠償?shù)木葷?jì)，也不排除對經(jīng)濟(jì)損失的賠償。根據(jù)我國人事檔案制度的規(guī)定，本人是根本無法知悉檔案記載的內(nèi)容為何、檔案記載是否有錯誤、被提供給何人查閱等。不少學(xué)者提出在人事檔案的管理中應(yīng)尊重個人信息自決權(quán)，給予當(dāng)事人請求復(fù)核、更正、刪除等權(quán)利[2]，即個人的知情與參與等權(quán)利[3]。
從個人信息保護(hù)的角度而言，與以傳統(tǒng)隱私權(quán)保護(hù)為基點的隱私權(quán)保護(hù)機(jī)制不同，現(xiàn)代隱私權(quán)在權(quán)利配置上，要求按照個人信息處理的不同階段進(jìn)行權(quán)利增設(shè)與重置，在保護(hù)機(jī)制上，要求建立個人信息保護(hù)所要求的公共監(jiān)管機(jī)制[4]。在目前，我國隱私權(quán)保護(hù)法制無法完成現(xiàn)代隱私權(quán)，特別是個人信息保護(hù)所需要的保護(hù)架構(gòu)。
筆者認(rèn)為，在分析人事檔案制度中，OECD所提出的八項著名指導(dǎo)原則（匯集限制原則、資料內(nèi)容正確性原則、目的明確化原則、利用限制原則、安全保護(hù)原則、公開原則、個人參與原則、責(zé)任原則[5]），既可以作為制度分析的工具，也可以作為制度改革的借鑒。本文以我國司法實踐中關(guān)于人事檔案管理侵權(quán)的判決文書為基礎(chǔ)，結(jié)合上述指導(dǎo)原則，以類型化的方式，分析我國司法實踐的現(xiàn)狀，為人事檔案制度改革奠定必要的實證基礎(chǔ)。
二、經(jīng)驗材料
在我國有關(guān)人事檔案管理侵權(quán)糾紛的司法實踐中，可以將有關(guān)的糾紛歸納為以下幾個類型：
（一）人事檔案因記載不完全導(dǎo)致的侵權(quán)責(zé)任
該類侵權(quán)責(zé)任，主要發(fā)生于用人單位在檔案信息收集與檔案材料制作中因所記載的事項不完全的情形中，體現(xiàn)為應(yīng)當(dāng)記載的而沒有記載，還包括記載錯誤等其他情形。
在“某制藥廠與李某財產(chǎn)損害賠償糾紛上訴案”[6]中，法院認(rèn)為：“本案中,李某的《企業(yè)職工檔案》中只記載了李某自1986年到新疆維吾爾自治區(qū)商運司參加工作、工資審批及退休的一些情況,對1985年以前李某參加工作及調(diào)動工作的情況均未記載,致使李某1985年之前參加工作的工齡無法認(rèn)定,故制藥廠應(yīng)對其記載檔案不全承擔(dān)一定的民事責(zé)任”。在該案中，法院是把該類侵權(quán)糾紛作為財產(chǎn)損害賠償糾紛，而非作為人格權(quán)侵權(quán)糾紛予以處理的，而且在判決處理上，也沒有給予受害人以任何物質(zhì)性或者精神性的損害賠償，而是判決加害人承擔(dān)補建相應(yīng)的人事檔案的責(zé)任。
在“韓某與某公司財產(chǎn)損害賠償糾紛上訴案”[7]中，法院也認(rèn)為：“某公司作為代為保管韓某人事檔案的單位理應(yīng)對韓某的相關(guān)人事檔案信息妥善保管，某公司提供的《企業(yè)職工檔案》只記載了韓某1985年開始工資套改及退休情況，對1985年之前韓某參加工作的情況均未記載，且某公司對韓某1978年參加工作認(rèn)可，故對韓某要求某公司賠償其工資損失的訴訟請求，本院予以支持”。
在“吳耀榮訴廣州鷹金錢企業(yè)集團(tuán)公司勞動合同糾紛案”[8]中，法院確認(rèn)：“由于原告檔案沒有反映原告辭職的有關(guān)情況記載，在這階段的職工花名冊也丟失，以致社會保障局無法取得能夠證明原告工作經(jīng)歷的原始資料，造成原告無法享受視同繳費26年1個月年限的養(yǎng)老待遇，并因此無法享受視同養(yǎng)老保險繳費年限滿25年由政府專項資金全額資助繳納過渡性基本醫(yī)療保險費，責(zé)任在于廣州市穗光食品廠”。
本部分所研究的后兩個案件判決的重要意義在于，對因人事檔案記載不全而給當(dāng)事人造成的物質(zhì)損害（工資損失、過渡性基本醫(yī)療保險費損失等）給予了賠償，并沒有給予檔案關(guān)系人以精神損害賠償。
（二）人事檔案因保管不善遺失導(dǎo)致的侵權(quán)責(zé)任
該類侵權(quán)案件，可能發(fā)生在公共性檔案保管機(jī)構(gòu)（國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位等所屬的檔案部門）與檔案關(guān)系人之間，也可能發(fā)生在商業(yè)性檔案保管機(jī)構(gòu)（企業(yè)、職業(yè)介紹服務(wù)中心、職業(yè)介紹所等）與檔案關(guān)系人之間，是一種比較多發(fā)的人事檔案侵權(quán)糾紛類型，而且在是否具有可訴性的問題上，司法機(jī)關(guān)對行政部門所保管的人事檔案遺失與企業(yè)、事業(yè)單位所保管的人事檔案遺失，具有二元化的傾向。司法實踐往往對前者持不具有可訴性的立場[9]，而對后者持具有可訴性的立場[10]。
值得注意的是，該類民事案件在糾紛定性上比較復(fù)雜，主要是被作為侵權(quán)案件予以處理的，且主要賠償?shù)氖钱?dāng)事人的經(jīng)濟(jì)損失，但在少數(shù)案件中對當(dāng)事人的精神損害給予了賠償[11]。只有在雙方當(dāng)事人之間有明確的檔案保管約定的情況下，才可能是被作為違約案件予以處理的。
在“劉巖與北京市朝陽區(qū)職業(yè)介紹服務(wù)中心保管合同糾紛上訴案”[12]中，終審法院認(rèn)為：“職業(yè)介紹中心作為保管人沒有履行合同的義務(wù)將劉巖檔案丟失，職業(yè)介紹中心具有過錯，其違約行為必然影響劉巖今后就業(yè)及享受相關(guān)待遇，因此，應(yīng)對其違約行為承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，賠償劉巖相應(yīng)的損失，對于損失數(shù)額，本院依據(jù)劉巖提供的證據(jù)結(jié)合日常生活經(jīng)驗，酌定為30000元”。在該案中，在當(dāng)事人之間存在著明確的人事檔案保管合同（委托存檔協(xié)議），所以法院將該案作為違約案件予以處理。
在“李蔚萍訴長葛市歸僑僑眷聯(lián)合會勞動爭議糾紛案”[13]中，法院認(rèn)為：“在原告達(dá)到退休年齡時因檔案丟失而無法辦理，對此被告長葛市僑聯(lián)應(yīng)負(fù)保管不善的責(zé)任，具有過錯。由于無原告檔案材料，造成原告不能及時辦理養(yǎng)老退休手續(xù)，給原告的利益已造成一定程度的損失。對原告主張的損失，被告應(yīng)予賠償”。
在“安陽市北關(guān)區(qū)彰北街道辦事處與陳建設(shè)勞動爭議糾紛上訴案”[14]中，法院支持了初審法院的觀點：“上訴人將被上訴人檔案遺失，影響了被上訴人享受相關(guān)待遇，給其取得相關(guān)利益造成了可預(yù)見的損失，故原審判決根據(jù)安陽市的人均生活水平，酌定一次性賠償被上訴人遺失檔案損失并無不當(dāng)，本院予以維持”。更為重要的是，在該案中，終審法院提出了人事檔案遺失侵權(quán)之訴與勞動關(guān)系糾紛之訴的相互獨立性問題，即“關(guān)于陳建設(shè)的身份及雙方是否形成勞動關(guān)系的問題。因該糾紛同檔案遺失引起的侵權(quán)之訴不屬同一法律關(guān)系，本院不予審查，應(yīng)另行處理”。
在“李傳雅與廣州鋼管廠有限公司勞動爭議糾紛上訴案”[15]中，終審法院認(rèn)為：“鋼管廠遺失李傳雅檔案造成李傳雅辦理退休手續(xù)的延誤，以致于李傳雅未能享受到從2006年7月起每月增加基本養(yǎng)老金100元的調(diào)整，該損失應(yīng)由遺失李傳雅檔案的鋼管廠承擔(dān)責(zé)任。鋼管廠應(yīng)按每月100元從2006年7月起計算至本判決生效之日一次性支付給李傳雅，以后每月于當(dāng)月30日前支付100元給李傳雅至其死亡時止”。該判決將不能辦理退休手續(xù)的損失用一次性支付和終身定期金的方式予以賠償，其大膽與創(chuàng)新，令人耳目一新。
在上述案件的損害救濟(jì)上，對人事檔案關(guān)系人主要是給予了損害賠償?shù)木葷?jì)，但是并未言明是對物質(zhì)利益的損害賠償，還是精神損害的賠償。從合同法和侵權(quán)責(zé)任法的理論而言，似乎該損害賠償主要是針對物質(zhì)損害而做出的，均未對檔案關(guān)系人的精神損害予以救濟(jì)。
（三）人事檔案在勞動關(guān)系終止時未及時移轉(zhuǎn)導(dǎo)致的侵權(quán)責(zé)任
該類侵權(quán)責(zé)任，體現(xiàn)為用人單位在勞動合同終止后未能及時移轉(zhuǎn)勞動者的人事檔案而產(chǎn)生，主要產(chǎn)生于勞動爭議糾紛領(lǐng)域中，而且往往是被作為勞動爭議糾紛予以審理的。
在“青島晶華玻璃有限公司與王政智勞動爭議糾紛上訴案”[16]中，法院進(jìn)一步闡明：“本案中，晶華玻璃公司在與王政智終止勞動關(guān)系后至今未給其辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)的事實清楚，故原審法院依據(jù)勞動合同法的有關(guān)規(guī)定，判令晶華玻璃公司為王政智轉(zhuǎn)移檔案正確，本院予以確認(rèn)”。在該案中，盡管被告用人單位在相當(dāng)長的時間內(nèi)沒有給勞動者轉(zhuǎn)移人事檔案，但是法院并沒有因此給予勞動者損害賠償?shù)木葷?jì)，而僅僅是判決用人單位繼續(xù)履行相應(yīng)的移轉(zhuǎn)義務(wù)。
在“袁媛訴重慶銀行股份有限公司勞動爭議糾紛案”[17]中，法院認(rèn)定了用人單位未為及時移轉(zhuǎn)勞動者人事檔案的違法性，即“雙方的勞動關(guān)系在1994年已解除，重慶銀行未即時為袁媛轉(zhuǎn)移檔案資料，不符合相關(guān)規(guī)定”，而且還進(jìn)一步明確了勞動者訴請用人單位及時移轉(zhuǎn)人事檔案的權(quán)利屬于用人單位的在勞動合同解除后的附隨義務(wù)（后合同義務(wù)）且不適用訴訟時效的規(guī)定，即“由于原告該訴請系勞動關(guān)系解除后用人單位的附隨義務(wù)，該請求不適用訴訟時效期間的規(guī)定”。以此保護(hù)勞動者對自己人事檔案的合法利益。
（四）人事檔案去向信息告知義務(wù)不履行而造成的侵權(quán)責(zé)任
該類侵權(quán)案件，體現(xiàn)為用人單位在勞動者的勞動合同中終止后，長期不告知勞動者的人事檔案的去向，給人事檔案關(guān)系人（勞動者）造成損害的情形。在司法實踐中，該類案件相對較為少見，而且也是被作為勞動爭議糾紛予以處理的。
在“華某某與上海汽車電器總廠勞工合同糾紛上訴案”[18]中，法院確認(rèn)：“職工檔案記錄職工的生活、工齡、工作經(jīng)歷等，用人單位應(yīng)當(dāng)妥善保管并在職工離職后及時辦理移交手續(xù)且告知檔案的去處以便職工享受其應(yīng)得的各項政策待遇。上海汽車電器總廠雖然在1993年12月履行了檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)，但直至2008年6月才告知華某某，亦有不當(dāng)之處。原審法院據(jù)此酌情判令上海汽車電器總廠賠償華某某養(yǎng)老退休金損失15,000元亦無不當(dāng)”。
在該案中，法院不僅確認(rèn)了用人單位對勞動者的人事檔案的基本義務(wù)，即在勞動關(guān)系存續(xù)期間的妥善保管義務(wù)和在勞動關(guān)系終止后的及時移轉(zhuǎn)義務(wù)，而且還確認(rèn)了用人單位在勞動關(guān)系終止時及時履行檔案移轉(zhuǎn)義務(wù)后及時告知檔案去向的義務(wù)，以此保護(hù)勞動者的權(quán)益。誠為司法能動主義的一大進(jìn)步。
三、對司法實踐的反思
與對人事檔案制度改革的思考
從對上述人事檔案管理侵權(quán)糾紛司法判決材料的整理歸納與初步分析，可以得出如下結(jié)論：
首先，在糾紛的性質(zhì)定位上，有關(guān)人事檔案管理中的侵權(quán)糾紛的歸類，較為復(fù)雜，且多種多樣。既有作為財產(chǎn)損害糾紛，也有作為違約責(zé)任糾紛，還有作為勞動爭議糾紛予以審理的。在司法實踐中，還有法院敏銳地提出了人事檔案侵權(quán)之訴的獨立性問題。這一點主要是跟目前我國立法上關(guān)于人事檔案關(guān)系人對其人事檔案的合法利益是否權(quán)利化以及如何權(quán)利化的規(guī)范之闕失有極大的關(guān)聯(lián)。
其次，在損害賠償?shù)男再|(zhì)和范圍上，在我國有關(guān)人事檔案管理中的侵權(quán)糾紛的案件中，司法機(jī)關(guān)普遍傾向于而且也實踐了對給予當(dāng)事人造成的物質(zhì)損害應(yīng)當(dāng)給予救濟(jì)的主張，而對前述各類型侵權(quán)行為造成的精神損害，則根本就沒有或者較少給予賠償。此外，在司法救濟(jì)中，還普遍使用了非損害賠償?shù)木葷?jì)方式，如繼續(xù)履行（及時移轉(zhuǎn)）、恢復(fù)原狀（補充建檔）等措施。這是因為在我國司法實踐中，被司法機(jī)關(guān)所看重的是人事檔案在記載不完全、遺失、不及時轉(zhuǎn)遞以及去向不明等情形中給人事檔案關(guān)系人在就業(yè)待遇、繳納社會保險、辦理養(yǎng)老退休等方面造成的經(jīng)濟(jì)損失，忽略了人事檔案管理中的侵權(quán)行為對人事檔案關(guān)系人所造成的精神損害。可以說，存在著嚴(yán)重的將人事檔案關(guān)系人對其人事檔案的合法利益財產(chǎn)權(quán)化的傾向。這一點與法學(xué)理論界將人事檔案關(guān)系人對其人事檔案的合法利益人格權(quán)化（隱私權(quán)化）的基本觀點大相徑庭。
最后，在損害賠償?shù)臄?shù)額與方式上，法官的自由裁量權(quán)起到了主要作用，法官通常會根據(jù)當(dāng)事人提供的證據(jù)和日常生活經(jīng)驗相結(jié)合予以認(rèn)定，既有一次性支付的損害賠償金，也有終生定期支付的損害賠償金。
綜上可以說，從OECD的指導(dǎo)原則而言，人事檔案管理中的侵權(quán)行為主要體現(xiàn)為對資料內(nèi)容正確性原則、安全保護(hù)原則和個人參與原則等三大原則的違反。
從法律規(guī)范的創(chuàng)制而言，對人事檔案關(guān)系人對其人事檔案的合法利益的保護(hù)，應(yīng)當(dāng)將該合法利益規(guī)定為法律上的人格權(quán)位階，特別是隱私權(quán)的范疇，為了彰顯個人信息主體對其個人信息的權(quán)利與傳統(tǒng)隱私權(quán)的差異，可以稱之為個人信息自決權(quán)。從司法實踐的改善而言，應(yīng)當(dāng)注意人事檔案關(guān)系人對其人事檔案的合法利益中的人格權(quán)因素，在司法救濟(jì)上，不僅要給予受害人因人事檔案管理中的侵權(quán)行為導(dǎo)致的經(jīng)濟(jì)損失的救濟(jì)，而且也要給予受害人因該侵權(quán)行為而導(dǎo)致的精神損害的救濟(jì)。
注釋：
[1]齊愛民.拯救信息社會中的人格:個人信息保護(hù)法總論,北京:北京大學(xué)出版社,2009年版,第81頁.
[2]王秀哲.隱私權(quán)的憲法保護(hù),北京:社會科學(xué)文獻(xiàn)出版社,2007年版,第243頁.
[3]張建文.論人事檔案遺失的權(quán)利救濟(jì),北京檔案.2009年第10期,第19頁.
[4]張建文.基因隱私權(quán)的民法保護(hù),河北法學(xué).2010年第6期,第11頁.
[5]劉怡君.資訊化社會隱私權(quán)之研究――以日本個人資訊保護(hù)為中心，淡江大學(xué)日本研究所碩士班碩士論文,2005年6月,第84-86頁.
[6]新疆維吾爾自治區(qū)烏魯木齊市中級人民法院(2011)烏中民一終字第1059號民事判決書.
[7]新疆維吾爾自治區(qū)烏魯木齊市中級人民法院(2011)烏中民一終字第912號民事判決書.
[8]廣東省廣州市天河區(qū)人民法院(2009)天法民一初字第3137號民事判決書.
[9]許昌縣人民法院(2010)許縣法行初字第36號行政裁定書.在該案中,法院認(rèn)為:原告所訴被告因保管不善將檔案丟失不屬于人民法院受案范圍，原告可以向被告或其上級機(jī)關(guān)及有關(guān)部門反映解決.
[10]張建文.行政部門所保管的人事檔案遺失的權(quán)利救濟(jì),北京檔案.2011年第7期,第17頁.
[11]河南省安陽市中級人民法院(2009)安民二終字第55號民事判決書.
[12]北京市第二中級人民法院(2011)二中民終字第9927號民事判決書.
[13]長葛市人民法院(2009)長民初字第00699號民事判決書.
[14]河南省安陽市中級人民法院(2009)安民二終字第304號民事判決書.
[15]廣東省廣州市中級人民法院(2007)穗中法民一終字第2563號民事判決書.
[16]山東省青島市中級人民法院(2011)青民一終字第385號民事判決書.
[17]重慶市渝中區(qū)人民法院（2009）中區(qū)民初字第6132號民事判決書.
[18]上海市第二中級人民法院(2010)滬二中民三(民)終字第1315號民事判決書.
摘要：圖書館蘊藏著大量的歷史與文化，是重要的文化資源，大學(xué)圖書館作為大學(xué)生學(xué)習(xí)與尋求知識的重要場所，只有大學(xué)圖書館在得到有效分類管理下，才能確保大學(xué)生在閱讀，尋找資料過程中更便捷、準(zhǔn)確，本文主要對當(dāng)前大學(xué)圖書館的分類管理現(xiàn)狀就行了分析，就大學(xué)圖書館的分類管理模式提出了一些建議，希望能夠?qū)Υ髮W(xué)圖書館有所幫助。
關(guān)鍵詞：大學(xué)圖書館；分類管理；管理模式
隨著知識經(jīng)濟(jì)時代的到來，人才競爭日益激烈，我國加大了大學(xué)教育投資，尤其是各校圖書館的建設(shè)，大學(xué)圖書館對于學(xué)生綜合素質(zhì)提高有著重要意義，但由于圖書館內(nèi)圖書類型增多、資料形式多樣化等，所以在管理上存在很大困難。為了確保圖書館的有序管理，應(yīng)該進(jìn)行科學(xué)合理的分類管理，為大學(xué)生在圖書館閱讀過程帶來便利，充分發(fā)揮圖書館的育人作用。下文將從圖書館的分類管理現(xiàn)狀出發(fā)，分析存在的問題，進(jìn)而提出有效解決措施。
一、國內(nèi)大學(xué)圖書館分類管理現(xiàn)狀
分類管理作為圖書館的重要工作內(nèi)容之一，由于圖書種類不同、內(nèi)容不同、材質(zhì)不同、形式不同，在圖書館內(nèi)的擺放與保存方式不同，所以需要通過分類管理來方便大學(xué)生的閱讀與使用，也可以方便圖書館工作人員的工作，更好的保護(hù)書籍，提高圖書館的管理效率。目前，國內(nèi)的大學(xué)圖書館已經(jīng)逐漸使用分類管理的手段，比如說，隨著互聯(lián)網(wǎng)與計算機(jī)的全國普及，圖書不僅局限于紙質(zhì)圖書，還包括無紙化書籍、資料，所以，學(xué)校根據(jù)材質(zhì)不同，構(gòu)建了圖書閱讀室與電子書籍閱覽室；根據(jù)書籍的歷史年代不同，很多大學(xué)圖書館進(jìn)行了年代書籍分類，按照作品形成時間分類，可以讓學(xué)生迅速查找到所需年代的書籍資料；根據(jù)圖書、資料的重要性進(jìn)行分類，因為很多書籍、資料具有重要的參考價值，需要妥善保管與收藏，而報刊雜志是更新替換頻繁的，所以應(yīng)該根據(jù)資料使用、保存特點進(jìn)行合理分類。由于大學(xué)包含了多個專業(yè)與學(xué)科，為了方便學(xué)生查找專業(yè)需要資料，圖書館工作人員通常都會根據(jù)不同學(xué)科內(nèi)容進(jìn)行分類。
在完成以上分類的基礎(chǔ)上，大學(xué)圖書館工作人員還會根據(jù)出版時間對圖書進(jìn)行分類、排序，讓大學(xué)生更方便查找、閱讀書籍，同時也為工作人員的有序管理打好重要基礎(chǔ)?，F(xiàn)下，很多大學(xué)圖書館已經(jīng)使用電子條碼，通過計算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)來更妥善的完成圖書分類管理工作，提高圖書館服務(wù)與管理效率。
二、大學(xué)圖書館的分類管理存在問題
盡管，大學(xué)圖書館在管理上已經(jīng)做出了諸多改革與調(diào)整，但是分類管理還存在很多缺陷，需要不斷完善，主要體現(xiàn)在以下幾點。
（一）重要歷史書籍保護(hù)措施不健全
現(xiàn)在大學(xué)圖書館對書籍資料的管理主要側(cè)重于大學(xué)生經(jīng)常使用的學(xué)科專業(yè)資料和報刊雜志類的日常用書，對具有收藏與保護(hù)價值的歷史性書籍、重要檔案文獻(xiàn)等還缺乏有效健全的保護(hù)，尤其是年代久遠(yuǎn)的紙質(zhì)書籍，經(jīng)過多年流傳，很容易受到破壞。學(xué)校按照常規(guī)書籍資料進(jìn)行擺放、管理、保護(hù)，而不進(jìn)行特殊管理、保護(hù)、清潔，就會導(dǎo)致學(xué)校內(nèi)大量歷史性資料、珍貴書籍資料受到損壞，造成了大量歷史資料缺失，影響大學(xué)圖書館的可持續(xù)管理模式建成。其中還包括學(xué)校的珍貴歷史檔案、教學(xué)資料等，往往從辦校開始就保存下來，由于沒有進(jìn)行合理分類管理，資料較多，導(dǎo)致查閱困難，失去其參考意義。由于缺乏健全的重要資料保護(hù)措施，會導(dǎo)致學(xué)校歷史不完整，某些專業(yè)領(lǐng)域發(fā)展受影響。
（二）不利于引導(dǎo)讀者進(jìn)行自助閱讀
大學(xué)圖書館往往都會根據(jù)書籍出版年限進(jìn)行二次分類管理，但大學(xué)圖書館的書籍借閱量和圖書實際出版時間關(guān)聯(lián)并不大。因為很多大學(xué)生在借閱書籍時，往往只了解所需要書籍的大致內(nèi)容、信息，對書籍出版日期并不是很清楚，所以學(xué)生很難利用出版日期尋找到所需要的書籍。通常讀者對書籍資料閱讀比較集中，且有針對性，比如說建筑專業(yè)學(xué)生在借閱書籍時，往往與自身專業(yè)相關(guān)，但是學(xué)校將書籍按照出版時間分類，學(xué)生在查找所需專業(yè)書籍時就因為比較分散，很難快速查找到。
（三）還未全面利用條碼管理技術(shù)
圖書館由于藏書較多，所以在管理上難度較大，條碼管理技術(shù)作為信息技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，也逐漸運用到大學(xué)圖書館的分類管理中，可以運用計算機(jī)系統(tǒng)來幫助學(xué)生完成自助或是半自助的書刊準(zhǔn)確查找，可以掌握書刊擺放在圖書館的準(zhǔn)確位置，從而迅速獲取所需書籍，大大提升了圖書館的分類管理效率。但目前大學(xué)圖書館的條碼管理還未完全使用，條碼管理技術(shù)還未全面運用到學(xué)生自主借書閱讀上，因為圖書借閱人數(shù)多，學(xué)生在查閱后不一定會擺放在原位，所以掃描管理技術(shù)并不能在實際運用中迅速、準(zhǔn)確找到書籍資料，只能作為人為管理的重要輔助工具。
三、構(gòu)建圖書館分類管理模式的有效措施
為了提高大學(xué)圖書館的管理效率，確保大學(xué)生可以自助迅速查找借閱到所需書籍，學(xué)校需要構(gòu)建科學(xué)合理的圖書館分類管理模式。
（一）對歷史悠久、珍貴的書籍采用特殊保護(hù)管理
大學(xué)圖書館在進(jìn)行分類管理時，應(yīng)該將歷史悠久、珍貴的書籍進(jìn)行特殊保護(hù)與管理。建立專門的收藏室，確保室內(nèi)干燥，書籍不會受潮，定期對書籍進(jìn)行清潔與檢查，對于有破損的書籍或是學(xué)校珍貴檔案要進(jìn)行及時修復(fù)。對于此類珍貴材料，圖書館可以將當(dāng)中的信息、內(nèi)容錄入到計算機(jī)中，讓需要查閱的學(xué)生通過電子閱讀方式來完成無紙化閱讀，不損害到書籍?；蛘邔Υ祟愘Y料進(jìn)行復(fù)印備份，供學(xué)生參考閱讀。對于學(xué)校的珍貴教學(xué)資料，圖書館工作人員應(yīng)該定期搜集，然后進(jìn)行匯總、分類、管理，并將所有材料按照學(xué)科、時間進(jìn)行分類，并將此類資料進(jìn)行單獨保存，方便查閱與收藏。
（二）根據(jù)學(xué)生實際需求進(jìn)行合理分類管理
大學(xué)圖書館的建設(shè)目的是為廣大師生提供閱讀、參考的書籍資料，所以應(yīng)該根據(jù)學(xué)校的教學(xué)需求、學(xué)生實際需求進(jìn)行合理分類管理。首先，應(yīng)該根據(jù)書籍種類分類，報刊雜志類、學(xué)科專業(yè)類、百科知識類；其次，應(yīng)該再進(jìn)行詳細(xì)劃分，比如說學(xué)科專業(yè)類，大學(xué)專業(yè)很多，學(xué)校圖書館應(yīng)該根據(jù)學(xué)科不同，將專業(yè)性指導(dǎo)用書按照學(xué)科分類，像是建筑類、經(jīng)濟(jì)類等等；然后再根據(jù)學(xué)生的借閱集中度進(jìn)行劃分，將熱點書籍放在比較顯眼的地方，讓學(xué)生可以迅速找到，而將使用較少的書籍則可以擺放到書架底部或是頂部。通過這樣層層劃分，讓學(xué)生能夠節(jié)約查找時間，并實現(xiàn)圖書館的有效分類管理。
（三）提高學(xué)生圖書分類管理意識、落實條碼管理技術(shù)
由于學(xué)生在閱讀完書籍后，大多都隨手?jǐn)[放，而不是歸還到原始位置，這導(dǎo)致條碼技術(shù)一直未能落實到圖書館工作中。所以，學(xué)校應(yīng)該注重提高學(xué)生的圖書分類管理意識，養(yǎng)成良好的還書習(xí)慣，在規(guī)定時間內(nèi)，將書籍?dāng)[放到原本位置，可以讓條碼管理技術(shù)得到運用、落實，減少圖書館的分類歸檔工作量，方便學(xué)生后續(xù)閱讀，方便管理人員工作，學(xué)生可以通過條碼掃描就了解書籍具置與相關(guān)信息，大大節(jié)約了查找與管理書籍的時間。
四、結(jié)束語
大學(xué)圖書館是大學(xué)生課后學(xué)習(xí)的重要場所，是學(xué)生獲取知識的重要途徑，為了全面提高大學(xué)生文化素質(zhì)，很多大學(xué)都建立了自己的圖書館。由于藏書較多，為了更有效為學(xué)生提供服務(wù)，學(xué)校應(yīng)該進(jìn)行合理的分類管理。注重歷史久遠(yuǎn)書籍的保護(hù)，更要按照學(xué)生實際需求進(jìn)行合理分類，采用新的信息技術(shù)來減少圖書館管理的工作量。（作者單位：貴州財經(jīng)大學(xué)公共管理學(xué)院）
參考文獻(xiàn)：
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一、當(dāng)前我國稅收征管存在的主要問題
為確保國家稅收,發(fā)揮稅收的職能作用,國家在稅收征管方面制定了相應(yīng)的法規(guī)制度,取得了一定的成效。但目前,在稅收征管方面,仍然存在以下幾個方面的問題:
第一,管理監(jiān)督不到位。取消稅務(wù)專管員后,由于把實行專管員管戶向管事制度轉(zhuǎn)變簡單的理解為取消專管員,形成了管理環(huán)節(jié)的空位和斷層,使稅務(wù)機(jī)關(guān)失去了對納稅人的管理和監(jiān)控;二是注重了集中征收,優(yōu)化服務(wù),片面強調(diào)以查代管,形成了管不細(xì)、查不全、征不足、處罰難、效率低的狀況;三是征管格局中的四個系列以及各職能部門間協(xié)調(diào)不好,各自為政,多頭指揮,不通信息,相互扯皮,互相推諉,導(dǎo)致稅收征管全過程運轉(zhuǎn)不正常。
第二,管理手段應(yīng)用不到位。目前管理手段主要是運用計算機(jī)管理,但其監(jiān)控作用不明顯,主要表現(xiàn)為:征管軟件本身還不成熟,使用中存在一些缺陷,在一定程度上還不能滿足征管要求,信息傳遞不通暢,影響收入的完整性,加之有少數(shù)微機(jī)操作人員責(zé)任心不強,不能按規(guī)定及時、完整、準(zhǔn)確地錄入有關(guān)信息,因而計算機(jī)不能全面真實地反映征納情況;部分工作人員不熟悉征管業(yè)務(wù)規(guī)程,無法對征管信息進(jìn)行微機(jī)處理。
第三,管理職責(zé)明確不到位。由于對新的征管模式認(rèn)識不足,征管實踐中削弱了管理,淡化了責(zé)任,在一定程度上造成了底數(shù)不清,稅源不明,監(jiān)控不力,漏征漏管。造成征管質(zhì)量不高的原因,一是少數(shù)單位在認(rèn)識上沒有弄清分類管理的含義,片面理解為對一般納稅人的ABC管理;二是各單位沒有結(jié)合本單位實際制定出切實可行的分類管理操作辦法和措施,因而職責(zé)不明確,管理程序、方法不規(guī)范,管理效果不好;三是大多數(shù)單位職責(zé)雖分解到人、落實到戶,但沒有建立相應(yīng)的制約機(jī)制,沒有配套的考核辦法和措施,使管理工作不能落到實處;四是普遍把分類管理和十率考核、征管軟件運用、征管檔案管理工作割裂開來,沒有利用它們之間的內(nèi)在聯(lián)系理順工作思路,使該四項工作不能環(huán)環(huán)相扣順利開展,而這些原因造成征管質(zhì)量不高,主要體現(xiàn)在:一是登記率不完全真實。二是申報率不準(zhǔn),這有計算機(jī)軟件本身的問題,也有管理人員管理不到位的問題,還有沒有按征管規(guī)程對非常戶進(jìn)行處理的問題。三是申報準(zhǔn)確率難以掌握。由于管理未落實到位,管理人員無法掌握納稅人生產(chǎn)、經(jīng)營和財務(wù)狀況,不能對其納稅的準(zhǔn)確性作出大致判斷,偷逃稅款不同程度存在。另外在雙定戶的定額核定上,由于管理的問題使核定的定額與實際銷售相差甚遠(yuǎn),造成稅款流失。在對大中型企業(yè)和一般納稅人的征管中,同樣存在監(jiān)控不力,稅款流失現(xiàn)象。四是在緩交稅款審核上存在調(diào)查核實不嚴(yán)的情況,客觀上讓一些企業(yè)感到貸款不還不行,費不繳不行,而稅款可緩,能緩就緩。五是依法治稅難,在征管過程中不同程度的存在執(zhí)法難的問題,一些稅務(wù)機(jī)關(guān)正常的稅收保全措施難以實行,或是相關(guān)部門不配合,或是存在來自各方的干預(yù)。
由于上述征管不利,最終影響稅源,不能保證國家財政收入。
二、當(dāng)前加強我國稅收征管的建議
第一,抓好分類管理的落實。隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和社會主義公有制為主體,多種所有制經(jīng)濟(jì)共同發(fā)展的基本經(jīng)濟(jì)制度的建立,納稅人的經(jīng)濟(jì)類型、經(jīng)營方式、組織方式日趨復(fù)雜,能否有效地對納稅戶和稅源變化情況進(jìn)行監(jiān)控是稅收征管的基礎(chǔ),只有打牢這個基礎(chǔ),才能真正提高征管質(zhì)量和效率。分類管理就是針對納稅人方方面面的復(fù)雜性和納稅申報方式多樣化的實際設(shè)立的一種能使稅收征管建立在及時掌握納稅人經(jīng)營情況、經(jīng)營方式、核算方式和稅源變化基礎(chǔ)的一種管理形式和管理方法。由于分類管理是從管好源頭開始,所以應(yīng)從各個方面加強管理,包括將所有納稅戶納入稅務(wù)登記的范圍內(nèi),對納稅戶納稅申報表、財務(wù)會計報表、發(fā)票領(lǐng)用存表等相關(guān)資料進(jìn)行案頭審計,并有針對性的開展各種日常檢查和稅源調(diào)查工作,切實掌握納稅戶的稅務(wù)登記增減變化情況、發(fā)票使用情況、產(chǎn)經(jīng)營情況、納稅情況、減免緩?fù)饲闆r、違章處罰等全部納稅事宜的全過程,并能通過管理及時而準(zhǔn)確地收集整理、傳遞各種涉稅信息、資料,建立健全納稅戶檔案,真正做到底數(shù)清,稅源明,所以應(yīng)該把抓好分類管理的落實作為加強征管的突破口。落實分類管理應(yīng)做到:(1)統(tǒng)一思想,提高認(rèn)識。各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大稅務(wù)干部要把推行分類管理看作是加強征管的基礎(chǔ)和關(guān)鍵,是創(chuàng)收的保證。要正確認(rèn)識分類管理的含義及其內(nèi)容。(2)結(jié)合實際,因地制宜進(jìn)行分類管理,以簽訂責(zé)任書的形式,把職責(zé)明確到人,落實到戶。(3)把分類管理、征管質(zhì)量(十率)考核,征管軟件的運用、征管檔案的管理四項工作有機(jī)結(jié)合進(jìn)行,分類管理中包含了后三項工作的大部分,分類管理搞好了,其他三項基本就能水到渠成了。
