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學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況，客觀地反映了每個學生在學校期間德、智、體、美等方面發展狀況，也是一個人接受某種教育程度的經歷和他所達到學識水平的信用憑證。
學籍檔案從發生、發展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞及保管利用等幾個階段。但由于學籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現問題，甚至造成嚴重的后果。因此，重視高校學籍檔案質量，切實抓好和不斷提高高校學籍檔案質量顯得十分必要。
一、學籍檔案管理中存在的問題
1.收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內容。在具體工作中，首先應做到內容詳實可信，不能夸大；其次應保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細節問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農歷、公歷混淆等。
2.立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設備和設施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。
3.檔案轉遞的特點環節多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學籍檔案在轉遞的過程中，經過的中間環節較多，無論中間某環節出現差錯，都會影響學籍檔案的順利轉遞，從而影響畢業生的正常工作和學習。
4.檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環節常常與檔案的利用結合在一起。完整的學籍檔案不能散存于個人手中，應由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現有借無還、涂抹、篡改等現象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內容失實等。
二、完善學籍檔案管理工作的建議
1.增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學生本人對學籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領導應重視檔案管理，把檔案建設納入教學計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓的機會，并在經費、設備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發揮管理人員的積極性、主動性和創造性。
2. 制定統一標準并樹立全局觀念。高校學籍檔案管理必須制定統一標準，包括基礎標準、技術標準、程序標準。標準的實施意義就在于統一，要切實改變各自為政、各行其是的局面，主管部門應加強協調，統一要求，在制定各類表格的形式、紙張大小時要考慮到歸檔整理、裝訂、裱糊等問題；要樹立整體觀念，服從大局，用標準去統一行動，用標準去規范管理工作。特別要抓好學生畢業前學籍檔案材料的收集、檢查和審核工作，嚴把質量關，確保檔案材料真實完整、齊全規范。
3. 健全管理制度。嚴謹、科學、完善、配套的學籍檔案工作規章制度，是協調、有序、正常地開展學籍檔案管理的可靠保證。職能部門應建立健全收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、保管保密、轉遞送交和管理職責等各項規章制度，做到有章可循，有據可依，照章辦事。同時，各級領導應該把執行制度作為加強制度建設的重點來抓，使學籍檔案工作規章制度與其他管理制度一樣真正得到貫徹執行。
4. 改進檔案管理手段以提高工作效率。隨著教育事業的迅猛發展，各院校改革力度加大，教學上推行規范化、科學化的管理制度，對學籍檔案管理工作提出了更高要求。過去靠人工整理、歸檔的檔案管理方法，已不適應形勢發展的需要。為了使教學工作與建檔工作同步發展，進一步強化與完善學籍檔案管理工作，學籍檔案管理人員要在不斷提高政治思想水平的前提下，掌握先進的科學技術，熟練使用計算機并努力充實業務能力，包括聽、說、寫、計算和具體操作能力及處理各種事務的能力。目前，不少高校的教務處建立計算機房，引進復印機、打字機、掃描儀等現代化設備，使學籍檔案管理的工作效率大大提高，為畢業生資格審查、學位評審提供了翔實的檔案材料，從而有效地發揮了學籍檔案在教學管理中的重要作用。
5.加強隊伍建設，提高專、兼職檔案員的素質。檔案管理工作是一門管理科學，隨著科技的發展，大大加收了檔案管理工作的現代化，這就要求專職檔案員不僅要學習檔案專業知識、學習檔案法規標準，還要懂得計算機管理檔案的技術和外語知識。檔案工作的職業決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業知識和熱情服務的工作態度，還要具有嚴謹細致的工作作風。
6.大力開發利用學籍檔案信息資源，主動提供服務。學籍檔案信息資源的開發和利用是學籍檔案管理工作的最終目的，也是學籍檔案管理部門的職責。有條件的高校可建立學籍檔案數據庫，如新生錄取登記卡、學生注冊表、學生成績、畢業證書編號、學位證書編號及檔案轉遞情況等，以方便師生們通過計算機網絡檢索，獲得自己需要的學籍檔案材料。如學歷、學位認證、檔案資料查詢等提供有效信息。
關鍵詞：高校；留學生；學籍管理
中圖分類號：G271文獻標識碼：ADOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2011.11.023
文章編號：1672-0407(2011）11-057-02收稿日期：2011-11-6
隨著國際間教育交流規模的日益擴大和我國高等教育質量的提高，來華留學的人數近年來快速增長，越來越多的外國留學生選擇在我國接受教育。隨著外國留學生人數的不斷增加，外國留學生學籍檔案的管理工作也變得日趨重要起來。留學生學籍檔案管理與國內學生學籍檔案管理有相似之處，但是由于外國留學生教育的特殊性，留學生學籍檔案的管理與一般的高校教學檔案還存在一些差別。如何科學、規范地管理外國留學生學籍檔案，并加大開發利用的力度，是新時期高校檔案部門所面臨的一個重要問題。
一、外國留學生學籍材料的特點
外國留學生在整個留學期間形成的文件材料，既有外事管理文件的屬性，又具有教學管理文件的屬性，同時，還有其區別于外事類和教學類文件的自身特點，而這些文件的特點是由留學生自身來源的廣泛性和所學專業的多樣性所決定的。留學生學籍材料呈現出多樣性的特點：
1.由于外國留學生來源范圍的不斷擴大和來源地區的廣泛，留學生學籍材料呈現多樣性的特點。因為各個國家制度不同，外來留學生所提供的申請材料中的個人履歷材料的數量和內容均不同。以我校2010年畢業的外國留學生為例：留學生遍及六大洲，49個國家。其中以亞洲留學生最多，占72％：非洲次之，占18％；歐洲、美洲較少，各占5％；大洋洲僅1人。
2.由于外國留學生學歷層次和學制不同，使外國留學生學籍材料內容多種多樣。如，目前我校外國留學生按學歷層次分為博士、碩士、本科生、進修生、漢語言生、中文短期生等層次，相對應的學制也分為博士、碩士生學制三年：本科生學制四年（醫科五年），進修生和漢語言生分春、秋班，學制半年至兩年，中文短期班是寒、暑假班，為期也只有一到六周的時間。博士、碩士、本科留學生會形成從申請到畢業的一整套留學生學籍材料；而進修、語言和中文短期班的留學生形成的留學生學籍材料僅局限為留學名冊、留學階段證書。
3.由于外國留學生到我國留學時選擇專業分散在所在高校的文科、理工科、醫科等的各個院系，使留學生學籍材料形成呈現分散性的特點。
4.由于外國留學生的留學資金來源不同，使留學生學籍材料中的審批材料的數量和內容也不同。留學資金來源有國際組織資助留學、中國政府資助留學、本國政府資助留學、學校間交換留學、自費留學等。
二、外國留學生學籍檔案管理現狀
（一）外國留學生學籍管理部門不統一，造成留學生學籍材料階段性不完整
高校留學生一般由留學生管理部門和教學部門多重管理，而且管理職能上互有交叉，這就造成了留學生學籍材料形成的分散，因而給留學生材料的完整收集帶來了很大困難。同時，留學生學籍材料形成時間跨度大，需留學生畢業時突擊整理，集中歸檔，容易造成某一階段銜接不善，文件散失，因而收集不全。
（二）外國留學生學籍材料歸檔范圍局限，組卷方法不適宜當前留學生學籍材料特點，影響檔案的管理和利用
1994年《高校檔案實體分類法》頒布以后，高校的留學生檔案一直按照《高校檔案實體分類法》中的歸檔范圍和方式歸檔。在實體分類法中，外事類檔案下設五個二級類目，外國留學生檔案被設置為其中的一個二級類目。因為當時外國留學生數量不多，所以歸檔范圍相對教學類的學籍檔案的歸檔范圍少得多，組卷方法也相對簡單。
近幾年來，隨著留學生數量的增加，留學生產生的文件材料也越來越多，內容也不斷得到豐富，原有的歸檔單位已顯得過于籠統和簡單，已無法體現和適應當前留學生學籍材料的特點。比如，有的留學生由于一些客觀原因，需要休學、離校、復學等，會跨年度產生各種手續類文件材料；有的留學生由于不能適應課業的難度，會產生轉系、轉專業、降級等相關材料。這樣，部分留學生的學籍文件材料相對會有很大增加和不同，歸檔范圍也應適當加以完善和補充。
（三）外國留學生學籍檔案電子化程度低，影響外國留學生學籍檔案的開發利用
教育部在2007年頒發、試行了《普通高等學校外國留學生新生學籍和外國留學生學歷證書電子注冊試行辦法》，該《辦法》規定了對普通高等學校外國留學生接受學歷教育的新生學籍和外國留學生學歷證書統一實行電子注冊，建立外國留學生學歷從入學到畢業的完整信息，供外國留學生和有關機構網上查詢。有的高校這一工作剛剛起步，還遠遠不能適應留學生檔案查詢需要，還有待于完善和實施。
三、改善外國留學生學籍檔案管理工作的對策
（一）全程管理，加強收集
收集工作是檔案管理工作的前提和基礎，關系到外國留學生學籍檔案的管理和利用。針對高校負責管理留學生的部門多且交叉、留學生日常管理和教學管理分開的特點，檔案部門應扎扎實實地加強協調工作，做好不同階段收集工作的合理銜接，做到檔案的收集與文件的全程同步管理。即檔案部門主動、積極深入到留學生所涉及的外事管理部門和教學單位進行專業的檔案收集指導，做到經常收集與集中收集相結合、定期收集與常年收集相結合、主動送交與上門收集相結合，以確保留學生學籍檔案的齊全完整。如，高校檔案管理部門應從外國留學生入校后開始對留學生的文件材料收集、積累、歸檔工作進行具體指導；然后全程負責并協調整個留學生在校學習期間所設部門、院（系）的文件的采集；最后，留學生畢業時，再指導外事留學生部門對已收集積累的文件材料進行整理立卷。這樣，才能保證留學生學籍檔案齊全完整。
（二）健全和完善外國留學生學籍檔案的歸檔范圍
針對來華留學生數量和類別的不斷增加，所形成材料日益豐富的特點和發展趨勢，高校檔案部門應根據利用需求，不斷補充健全留學生學籍檔案的歸檔內容。以我校為例，歸檔范圍明確列出學生在教學流程中形成的各個階段材料，并增加了錄取通知書、護照復印件等反映學生個人信息比較完整的一些材料。
（三）合理改進組卷方法，便于留學生學籍檔案的保管、利用
目前，留學生學籍材料立卷仍沿用外事類管理性文件的橫向組卷方法，如以“外國留學畢業生登記表”為立卷單位，按年度橫向組卷，顯然這樣的組卷方法不利于查找利用，已無法滿足和適應當前日益變化的形勢。針對這種情況，可以借鑒教學類學籍檔案以人為單位的組卷方法， 把留學生學籍文件材料按留學生畢業年度，以留學生個人為立卷單位，縱向組卷。這樣的組卷方法可以系統、規范地立卷歸檔，同時方便留學生學籍檔案的保管和利用。
（四）拓展外國留學生學籍檔案的信息化管理，積極探索網絡化服務
關鍵詞：學生；學籍檔案；管理
貴州省畢節地區衛生學校是國家級重點中等專業學校，又是貴陽醫學院、貴陽中醫學院、遵義醫學院、貴州省廣播電視大學的教學點。在校各專業學生8000余人，開設有護理、社區醫學、藥劑、助產士、影像技術、醫學檢驗、康復技術、高級護理等多個專業。我校不僅學生多、專業多、班次多，而且層次各異，可見學生學籍檔案種類繁多，形式多樣，檔案中的每個數據都要求準確無誤，因此，重視學生學籍檔案管理，切實抓好和不斷提高學籍檔案質量顯得十分必要。
中等專業衛生學校培養的是治病救人的白衣天使，學生在校期間的政治表現、理論考試、臨床實習成績等都與用人單位的選擇、聘用息息相關，更關系到千家萬戶的就醫安全和身體健康。我校目前建立的學生學籍檔案主要包括：學生報名登記表、錄取通知書、戶籍證明、學籍卡、體檢表、新生電子注冊花名冊、學期注冊登記表、成績記錄單、學籍變動登記表、學生獎懲情況登記表、學年鑒定表、實習鑒定表、畢業生登記表、畢業生電子注冊花名冊、頒發畢業證書花名冊、檔案傳遞單、畢業生報到證存根及領取證書的印刷編號及畢業、結業情況等等。學生學籍檔案管理是學生管理的重要組成部分，包括檔案資料的收集、分類、整理、保管、使用、移交等環節，如果在實際管理過程中某一個環節一旦出了問題，就會造成嚴重的后果。現將學籍檔案管理中容易出現的問題及其建議分述如下：
一、學生學籍檔案管理中容易出現的問題
1.新生入學是收集建立檔案的開始，學生基本資料的真實性、可靠性、完整性是這一階段管理的核心內容。錄取通知書、戶籍證明、身份證上的相關資料不吻合，都會直接影響學生畢業證書的簽發以及畢業后的資格考試、注冊等等。例如，姓名使用同音字代替，出生日期農歷、公歷混淆，與戶口產生沖突等。在具體工作中，必須做到內容翔實可信，不能有半點差錯；其次是字體不工整、字跡不清晰而不易辨認，不按規定的筆墨填寫而不便于永久性保存等。
2.立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。容易存在的問題主要是檔案管理人員對檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，途中收集的材料中有缺項、漏項，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設備和設施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。
3.檔案轉遞的特點是環節多、人員雜，容易丟失檔案造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學生學籍檔案在轉遞的過程中，經過的中間環節較多，從學生本人任課教師班主任教務科學生科就業單位人事部門等，無論中間某環節出現差錯，都會影響學籍檔案的順利轉遞，從而影響畢業生的正常工作。
4.檔案的保管利用：檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環節常常與檔案的利用結合在一起。檔案有其本質屬性,也就是原始記錄性,原始記錄就是原件,也就是原稿，一切非原始以外的記錄，不是原稿，也就不是檔案了；所以完整的學籍檔案不能散存于個人手中，應由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度，避免出現有借無還、涂抹、篡改等現象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內容失實等。
二、完善學生學籍檔案工作的管理建議
1.增強檔案意識，加強《檔案法》宣傳；認真執行檔案法，依法治檔，依法護檔；增強各職能科室、教師、教輔人員及學生本人對學籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是學校教育工作的一個重要組成部分。領導應重視檔案管理，把檔案建設納入教學計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓的機會，學習有關電子計算機等先進的科學技術，用多方面的現代化科學知識武裝自己，不斷提高檔案管理的現代化水平，逐步加強檔案的規范化管理。
2.建立健全收集與補充制度：明確工作職責范圍，崗位職責要制度化、規范化。要制定每項任務的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準確率符合標準，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統有序。學籍管理制度統一標準，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉交與管理職責等各項規章制度。在日常工作中，用制度去規范管理工作，使學籍管理工作逐步走向規范化。
3.加強隊伍建設，提高專、兼職檔案員的素質。檔案工作的職業決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業知識和熱情服務的工作態度，還要具有嚴謹細致的工作作風，否則，會給學校及學生本人造成不可挽回的損失。所以要不斷強化學校專職檔案員的職業道德。
4.大力開發利用學籍檔案信息資源，主動提供服務。學籍檔案信息資源的開發和利用是學籍檔案管理工作的最終目的，也是學籍檔案管理部門的職責。有條件的學校可建立學籍檔案數據庫，如新生錄取登記卡、學生注冊表、學生成績、畢業證書編號及檔案轉遞情況等，以方便師生們通過計算機網絡檢索，獲得自己需要的學籍檔案材料。
【關鍵詞】電子學籍檔案管理；管理風險；優點；缺陷；規避措施
一、學校學生電子學籍檔案管理的優點
首先，傳統的學籍檔案管理模式是完全依靠人力，學籍檔案管理人員要負責學籍檔案的抄寫、分類、統計、存儲等，而這些環節的任何一個都需要耗費大量的人力物力，最終導致學籍檔案管理工作資金投入高但工作效率又十分低下。同時，人力的有限和管理人員的主觀性等因素，也容易導致學籍檔案管理工作出現紕漏，稍有不慎就會給工作造成巨大的損失。而采用電子學籍檔案管理模式就可以規避這些問題。電子學籍檔案管理模式是通過采用現代化信息技術快速而又高效地完成學籍檔案的收集、分類、存儲、統計以及查閱等環節，從而實現學籍檔案管理全程的自動化，這相對于傳統的學籍檔案管理模式具有不可比擬的優越性。其次，電子學籍檔案管理是通過文檔的形式來對學生學籍檔案進行存儲。當前學校學籍檔案存儲方式主要是DVD光碟、硬盤、閃存U盤等科技產品，這些存儲器不僅存儲量大、存儲時間長，而且穩定性高、受外界環境影響小，只要存儲器沒有受到損害，其文檔的存儲期遠遠超過紙質學籍檔案的存儲。因為紙質學籍檔案在存儲過程中容易受到蟲害、潮濕等自然環境的影響，同時也容易被人為地損害，而電子學籍檔案就能很好地規避這些問題。最后，電子學籍檔案管理模式可以通過加密、授權限制等各種科學手段來保證學籍檔案的安全性，而這些是紙質學籍檔案無法做到的。所以，電子學籍檔案在方便學校學生及管理人員檢索和查詢學籍檔案的同時也可以通過信息技術的利用來為學生的學籍檔案管理增加安全系數，防止學生學籍檔案信息被惡意篡改，給學生和學籍檔案管理工作造成損失。
二、當前學校電子學籍檔案管理模式存在的缺陷
隨著學校學生數量越來越龐大，就業競爭越來越激烈，以及社會文化的多元化，越來越多的學校對學生學籍檔案管理更加重視，在這個過程中電子學籍檔案管理發揮著非常重要的作用。但是根據具體情況來看，電子學籍檔案并不全是優化，它也有自己的不足，比如與傳統的紙張學籍檔案相比，具有更大的風險性。電子學籍檔案信息的安全性主要涉及檔案信息載體安全性和傳輸安全性。載體安全性主要指存儲介質對信息安全因素的影響。電子學籍檔案通常以磁盤、光盤為載體，這類載體成分比較復雜，性能不穩定，可能出現檔案失真的問題。而且對環境溫度、濕度、防磁、防機械損傷等條件要求較高，易損壞變質，保存年限低。傳輸安全性也就是網絡安全性，網絡的發展使電子檔案在更大的范圍內得到共享，同時，無孔不入的網絡黑客和防不勝防的計算機病毒也給電子學籍檔案的管理帶來巨大的安全隱患。除此之外，電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計算機形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負責人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發，日后難以確定該份材料是否具有真實性和權威性。如果有人出于自己的目的將磁盤中存的內容進行了刪改，是難以發現和確定。
如果沒有積極制定防范風險的措施，那么很容易導致學生的數據錯誤或被盜，所以，在使用電子學籍檔案時一定要注意信息的準確性及安全性，積極主動的制定一些避免風險的措施，以使信息資源更加安全。
三、學生電子學籍檔案管理風險的規避措施
首先，針對于學生電子學籍檔案存儲的不安全性，管理人員應該采取相應的措施來提高存儲設備的安全系數，防止文件的丟失和惡意盜取。而為了達到這一目的，管理人員可以通過實現學籍檔案存儲設備的專機專用來保護相關文件數據不被損害。同時，管理人員應該定期對電子學籍檔案的存儲設備進行更新升級以及對電腦系統存在的漏洞進行定期修復，以此來提高電子學籍檔案管理的安全性。而針對電子學籍檔案存儲數據的不完整性和存儲設備壽命的有限性等問題，管理人員可以通過規范自己的操作、增強自身的職業道德素質來杜絕因人為因素造成的損失。同時可以通過對重要學籍檔案進行備份來減少因數據丟失或損壞造成的種種損失。而為了盡可能地延長存儲設備的使用壽命，管理人員可以通過存儲設備的更新換代以及對其使用后進行及時修復等措施來實現。
其次，管理人員可以利用計算機高端技術來有效地規避電子學籍檔案管理過程中存在的種種風險。學校學籍管理部門主要是管理學生的學籍檔案，所以，技術人員可以利用信息技術對學生的信息系統采取加密處理，而這種加密手段也要突破先前的單一加密方式，采用公開加密和嚴格加密的雙加密模式，公開加密用于學籍文件的發送，而嚴格加密才用于學籍內容的接收，這樣就可以保證電子學籍檔案內容的高度安全，維護學生的利益。除此之外，技術人員還可以對學生電子學籍檔案系統設定身份驗證，以此來控制學生電子學籍檔案的訪問權限。這也是規避風險的措施之一。
最后，管理人員應該加強學校學生學籍管理系統的構建，以此來降低電子學籍檔案管理過程中存在的風險。電子學籍檔案管理系統應該采用目前流行的客戶機服務器和Web服務器等方式來優化系統的構建，以此保證系統的實用性、穩定性和可兼容性，同時通過設立高效的通信機制彩曾強系統的安全險，只有這樣，才能從系統本身優化電子學籍檔案的管理。除此之外，以防萬一，學校還應該實行學生電子學籍檔案與紙質學籍檔案并行的“雙軌制”，以便彌補電子學籍檔案管理的不足。
關鍵詞：職業學院；學生檔案；管理；策略
中圖分類號：G718 文獻標識碼：B文章編號：1672-1578（2015）04-0033-01
隨著國家對職業院校的重視，職業院校無論從招生規模還是學校管理等方面都面臨著新的形勢和要求，特別是管理理念和手段的發展，也給職業院校管理帶來了新的機遇和挑戰。而學生檔案管理工作本身就是一項涉及社會機構多個方面的服務性工作，尤其是高職院校的檔案管理，更是涉及學生個體和高校整體的重要工作，不管是學生的學歷認證、考評、就業，還是未來的晉級和提干，都離不開學籍和檔案，所以這是一項關乎學生現在和未來的重要工作，作為學生學籍檔案管理的主要負責人的輔導員要緊跟時代步伐要求，積極改革創新，為學生檔案管理服好務。
1.加強對學籍檔案管理工作的重視
隨著社會發展和用人單位對高校畢業生要求越來越高，對畢業生鑒定的一個最重要也是最直觀的方法就是看畢業生的學籍檔案情況，高職院校的學籍檔案充分體現了學生在校的實際表現情況，所以占據院校管理工作的重要地位。輔導員作為學生學籍檔案管理人員，要充分認識到自身工作的重要意義，正確認識學籍檔案管理對院校順利發展的重要性，而且要認識到當前信息技術等手段的影響，以及學生社會實踐、頂崗實習等非在校或非考試內容等新形勢，對學生學籍檔案管理帶來的新變化和新要求，積極提高自身管理素養，采用科學合理的方式管理檔案，并有效利用，全面推進學校各項管理工作的有序發展。同時，要強化管理意識，要求輔導員在管理學籍檔案的過程中，一定要認真負責，嚴格把關，細致做好建檔工作，規范遵守學籍檔案移交和保存制度，杜絕弄虛作假、敷衍了事。此外，要加強普及檔案知識，提高學生認真對待自己檔案的意識，讓學生認真填寫每一份資料，盡量避免在將來就業時因檔案問題出現麻煩。
2.提高學籍檔案管理工作的規范性
學籍檔案是跟隨學生一生的、具有考察功能和利用價值的文字性資料，其中主要包括：成績單、考核表、學籍表、畢業登記信息等，真實有效的記錄了每一位學生的成長經歷。由此可見，學籍檔案是反饋教學質量的重要載體，也是學校教學工作的重要記錄，我們要不斷提高和強化對學籍檔案的重視程度，完善學生的學籍檔案，力求做到真實和完整，充分發揮學籍檔案應有的作用，體現學籍檔案的真實價值。輔導員在建立學籍檔案時，應采用統一的格式，并要求各部門對學生的基本信息進行及時完善和更新，并認真考核和鑒定，給出客觀公正的考核意見，用詞用語要準確。所有需要手工填寫的材料一律采用碳素墨水和黑色簽字筆填寫，并保證內容真實、字跡工整、內容準確、無隨意涂改等現象，全面提高學籍檔案的利用率和有效率。此外，由于高職院校的學生人數較多、類型較廣，并具有多元化、開放性、多層次性等特征，所以高職學校的學籍檔案管理工作不但要具有很強的開放性，還要有周期性、重復性，比如，學校中經常出現學生中途休學、退學、轉學等變化，使得日常管理工作量增大，再加上學籍檔案管理本身就比較復雜，且直接關系到學生的切身利益，所以作為學校管理者，應注重完善學籍檔案管理制度，提高檔案管理的規范性和政策性，這是高職學校管理工作的重要方面，做好此項工作，有助于推進教育體制改革的全面發展。
3.采用信息技術加強管理工作
隨著科學技術的快速發展，推進院校學籍檔案管理工作的信息化與科學化，成為高職院校管理工作發展的必然趨勢。然而從實際調查中發現，很多高職院校學生學籍管理也在走數字化的道路，但開展的程度達不到形勢的發展要求，很多輔導員在實際管理中存在著不同程度的問題。作為高職院校輔導員，更要充分利用現代化信息技術，加強各項管理工作，以此為管理的工具和載體，提高學生學籍檔案的管理效率。同時要加強學籍檔案管理部門和院校其他各部門之間的聯系與對接，建立統一規劃的操作平臺，最大限度的節約學校資源，減少不必要的浪費，提高院校管理工作的效率。在推行檔案電子化進程的過程中，要做到電子文檔與紙質檔案共存，同步更新和完善，實現檔案的雙重保障，防止因意外而造成數據丟失。在信息化建設過程中，要充分利用網絡資源進行信息采集，對于從網上錄取學生的學校，要與教育部高校學歷電子注冊系統聯網，實現直接從檔案庫中下載學生的信息資料。例如，通過網絡中的學籍管理系統，可以錄入學生的姓名、年齡、專業、身份證號碼、學籍變動等基本信息，還可以借助音頻功能錄入學生的照片和音容笑貌，使學生在畢業后可以根據企業需求發送自己的檔案信息，給予企業更加直觀的印象，提高學生的就業率。此外，在學生各項成績管理方面，也可以通過現代化信息技術加強管理，通過網絡上傳學生的成績查詢信息，不但可以減輕管理者的工作量，還可以及時反饋學生的學習情況。因此，必須根據院校的實際情況建立完善的網絡學籍管理系統，在各部門、各院系中進行數據共享，也可以在結合自身特點的前提下，完善現有的軟件系統功能，從而滿足院校學籍檔案管理的要求，或者可以采用引進先進學籍管理軟件的方式，在不斷積累經驗的過程中推動院校學籍檔案管理數字化的進程。
4.從整體上提高輔導員綜合素養
由于輔導員是高職院校學籍檔案的管理人員，所以要系統掌握相應的檔案管理知識，并具有扎實的檔案管理能。眾所周知，理論與實踐密不可分，任何理論都來源于實踐，檔案管理工作亦是如此，作為輔導員，首先要全方位的掌握檔案管理的基本知識與技能，不斷提高自身的綜合素養。特別是當前學籍管理網絡化的大趨勢下，輔導員作為學生學籍檔案管理主要負責人，就必須要通過參加培訓和自學等途徑，不斷提高自身計算機操作水平以及各種電腦管理軟件的應用能力，從整體上提高自身的檔案管理水平和能力，適應新形勢下學生檔案管理的要求；其次，輔導員在收集、整理、保管檔案資料時，一定要伴隨分析、探究、判斷、綜合等各種研究活動，只有不斷深入調研，才能在實踐操作過程中發現問題、分析問題，并自主解決問題，也只有這樣才能進一步適應學生學籍檔案管理的新變化和新要求；其三，輔導員要不斷提高自身的思想政治覺悟，加強保密意識，在做好本職工作的同時，為領導解決服務問題。實際上，檔案管理工作效率的高低，不但要做好相關記錄，而且要充分利用學籍檔案，發揮其優勢作用。因此，要想適應新形勢下職業院校學生學籍檔案管理的要求，無論從學院層次還是從輔導員自身都要認識到管理者綜合素養的重要性，并為輔導員們提供各種途徑加強培訓，同時輔導員個人也要積極參與學習，從整體上提高自身管理的素養。
總之，作為高職院校的輔導員，一定要認識到高職院校學生學籍檔案管理的新形勢和新要求，從思想上高度重視學生學籍檔案管理的重要性，并在實際的管理過程中積極采用科學合理的管理方法，適應社會發展需求，不斷完善學籍檔案的管理制度，強化信息資源的開發與利用，逐步提升管理效率，真正做好高職院校學生的學籍檔案管理工作。
參考文獻：
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我國的教育體制在不斷地進行改革。中學生的學籍檔案作為學生信息的憑證，在學生的轉學、休學、復學、升學考試等多方面發揮著重要的作用。通過分析新形勢下信息化管理狀況，對當今中學生學籍檔案管理的實施提出幾個觀點。
關鍵詞:
信息化管理;中學生;學籍;實施
1實現電子學籍檔案的核對功能
學生在入學之后都會給新生進行學籍注冊。以前，學生的學籍信息都是經過人工手寫的，信息在謄錄的過程中容易出現錯誤。實現電子學籍檔案的核對功能是學校信息化管理的一種途徑。現在，學生在校園網上登錄自己的學號信息進行查看，便可核對自己的學籍注冊信息。這樣可以保證每個學生注冊信息的正確，能夠保障學生的權益，減少老師的校對工作量。實現電子學籍檔案的核對功能，是未來幾年學校的學籍檔案管理需要加強的工作。學生入學時注冊的信息數據不是一成不變的。隨著家庭、戶籍、父母單位的變動、電話的更改等多方面的變動，學生的學籍信息也應該做到及時地調整更改。為了能夠及時掌握學校學生信息的變動情況，學校的學籍管理應該實行期報制度:即各學校學籍管理部門要將前一階段學生變動情況生成數據庫信息，每學年的第一學期和第二學期的開學前，將學生的學籍信息重新核對檢查，并將新的注冊信息報送到教育局相關的部門，進行必要的數據更新和維護。不但方便了學生信息的查詢，也方便了學校對學生信息的及時了解。
2學校要建立健全信息化管理制度
學校的管理需做到依法管理，才能有序地實現學籍信息的準確性和真實性。在某些管理制度不健全的學校，會出現冒名頂替他人學籍信息的狀況，這會對被頂替的學生產生不公正的影響，甚至影響到他人今后的升學問題。在學生學籍檔案的信息化管理中，學校應該堅持依法管理，規范管理。可制定相關的制度來“有法可依”，有些學校已經制定了《信息采集錄入制度》《學生信息查詢制度》《協調與保障制度》等。學校應該讓專門的人來負責學籍管理的相關工作，建立健全學生學籍電子檔案的相關制度，對學生的學籍檔案應該妥善保存甚至備份，不得擅自填寫、更改和公開學生的個人學籍信息。學校也不能隨意調整學籍管理人員。如果由于特殊情況確實需要調整工作人員，也應該上報教育局的相關部門。學籍管理要制定相關的制度，并且要嚴格依法實施。這是對學校的要求，也是對學生和家長的要求。在學生辦理轉學、復學、升學等手續時，家長應該按照學校的正常程序辦理學籍檔案的轉移。學校建立健全的信息化管理制度能夠保證學生學籍信息的安全性;能夠推進學校學籍管理工作的高效運轉;能夠減少或避免學生學籍信息的遺漏等。
3設置專門的檔案信息管理人員
電子學籍檔案的信息化管理是一項實踐性極強的工作。每個同學的檔案都需要進行信息化管理，這是一項復雜的工程。所以，需要多人才可以完成。學校通過設置專門的學籍檔案信息管理人員，分工明確，各司其職，共同完成相關的檔案管理工作。學籍檔案的信息管理人員要經過培訓，熟悉計算機電子技術，保證高效率地完成工作任務。要根據任務分配將學籍檔案的信息管理分配到相關崗位，具體的崗位負責不同的具體事務。針對學生的就學狀況，學籍管理人員應及時地做好審核、轉檔、交接等相關工作。現階段，中學生的學習往往隨著家庭的變動而變動。父母的工作一旦變動，學生就可能會出現轉學的狀況。關于學生的學籍檔案問題，在學生開學的時候，學校的相關人員應該給學生作相關的介紹。而在很多學校，這種學籍知識應該讓學生有所了解，以免在轉學、休學、復學的情況下不知所以。專門的學籍檔案信息管理人員在工作時應該做到以下幾點:信息的管理人員要有責任心，學籍的錄入、整理和歸檔是一項復雜的工作，管理人員應該認真、仔細、切不可馬虎;信息管理人員在經過相關的培訓之后，能熟練操作計算機，保證工作的質量;信息管理人員要對所有學生的學籍檔案進行分類，按照年級和學號進行標注，以便于查閱，必要時要備份信息;信息管理人員要對學校的學籍信息管理系統進行經常的維護。
4結語
教育是國家大計，是關乎國家人才培養的最關鍵手段。學校的教學管理和信息化管理必須得到重視。學生的學籍管理制度在目前的中學中還并不是十分健全，針對信息化管理這一塊，學校和教育的相關部門還有很多工作要做。
參考文獻:
［1］袁小鳳．新形勢下中學生學籍檔案的信息化管理［J］．蘭臺世界，2011(8)．
[關鍵詞] 學籍檔案 研究生 檔案管理
筆者根據高校院系的實際情況,就研究生學籍檔案管理工作中存在的問題進行分析,探討對應措施,以形成更具規范與便利的檔案管理模式。
一、學籍檔案管理是院系研究生管理的重要內容
研究生學籍檔案管理是對學生從入學到畢業的整個培養教育過程的質量考核管理，它包括學生的入學與注冊、成績、紀律與考勤、獎勵與處分、轉專業與轉學、休學與復學、退學、畢業與就業等材料。它記錄了研究生在校期間品行、能力、學業等方面的表現，是人事檔案的一個重要組成部分，對其繼續深造或走入工作崗位關系極大。因此，學籍檔案管理是高校學生在校管理內容的核心內容之一,與學生利益包括其離校后的利益密切相關，受到學生的密切關注。做好學籍管理工作，提高學籍管理現代化水平，是研究生管理工作的重要內容。
隨著高校招生數的擴大、辦學形式的多樣化、因公（私）出國（境）的學生數增加、就業渠道多樣化形勢的發展，越來越多的用人單位或部門重視利用學籍檔案來了解畢業生的情況。一方面，畢業生個人在找工作或出國深造時需向聘用單位或國外高校提供其自身的學籍材料；另一方面，用人單位或其他部門為了辨別所招人員的個人信息真偽而需要確認檔案。因此，學籍檔案利用率不斷上升的趨勢給學籍檔案管理工作提出了新的要求和挑戰。
二、加強和改進研究生學籍檔案管理工作的思考
目前，在院系層面上一些院系從各自不同的生源情況以及培養方案出發進行不同的管理，但有的沒有形成規范的學籍檔案管理制度。由于研究生學籍檔案與其他的檔案有所不同，研究生入學至畢業有三到四年甚至更長時間，學籍檔案形成時間跨度大，包括在學期間培養過程的重要材料，沒有規范的管理制度，會出現歸檔不全的問題；又由于研究生教學分散在各院系，院系在立卷整理過程中，容易出現檔案質量參差不齊的情況。
在一些高校中，院系研究生學籍檔案管理，主要有以下問題：
1.研究生入學前檔案資料分散
每年報考研究生的學生，被通知調檔審查一般是5月份與7月份，拿到畢業證書兩次寄檔過程，容易疏忽造成學生檔案丟失或在交接過程中的脫節。又由于考生所在單位有的沒有及時將檔案寄往學生將就讀學校，或者將檔案寄到了非直接負責的檔案管理部門。這樣就使得一些學生在不同階段的檔案，存放在不同的學校，造成學生檔案不完整，不能統一進行規范管理。
2.學籍檔案管理制度不完善
許多高校對研究生學籍管理制度還不夠完善，檔案意識不強，要求不嚴。存在檔案材料不齊全，價值不高的問題。研究生缺乏學籍注冊意識的現象較為普遍。造成學籍注冊、學籍異動記載不全等現象；有的對學生受到處分和取消處分，從休學到復學等等都缺乏登記，使學籍管理難以發揮制約、監督和服務的作用，甚至無法給研究生培養、教學提供科學的、可靠的信息。
3.學籍檔案管理模式和手段落后
目前，多數高校學籍檔案管理的信息化程度較高，已實現系統化。但也有一些學校院系研究生學籍管理，從檔案材料收集、整理、鑒別、編排、裝訂到保管和利用基本上依靠傳統的手工操作，保管技術簡陋單一，與科學化、信息化的要求差距甚大，難以適應研究生教育和培養的需要。有的院系雖自主研發或購買了校內學生日常教務及管理系統，但僅能滿足日常管理的需要。特別是數據庫類型不能兼容，難以保證學籍信息的實效性和準確性，給學生查詢和核對造成極大不便。
三、加強與改進學籍檔案管理工作的舉措
研究生學籍檔案，是研究生在學校期間學習情況的綜合反映，是個人起步的人事檔案資料，我們應該從人事干部檔案管理的高度來認識和看待研究生的學籍檔案管理。加強和改進研究生學籍檔案管理工作，規范與完善研究生學籍檔案管理制度，應受到每一位學籍管理工作人員的重視。針對目前高校存在的問題，提出從新生入學報到、網上信息的錄入、課堂教學管理、檔案資料的歸檔和加強研究生學籍管理工作的領導的舉措。
1.及時了解和掌握研究生新生信息
要求新生根據錄取通知書內的相關信息提前寄給院系，內容：提供個人相關的基本信息、照片、學費、保險等。報到后及時錄入個人信息卡。院系在一個月內做完對每位新生個人信息的審核確認，在二個月內學生完成體檢和個人學習計劃制訂。這些資料是研究生的原始資料，必須列入個人檔案。
2.實行檔案網絡化管理
隨著檔案信息逐漸走向數字化和網絡化，要加強培養熟悉檔案業務和計算機管理的專業人才，改革檔案工作程序，加速網絡化進程。為方便教師及時了解學生以及學生了解自己的成績情況、網上選課、課程安排等，必須加強研究生個人信息、個人培養計劃的網上錄入管理及學生考試成績教師網上錄入的信息化管理工作。同時，要不斷增加經費投入，改善檔案管理設施和條件，使檔案工作向規范化、科學化方向發展。
3.完善研究生個人檔案資料的歸檔
研究生個人檔案中，包含有研究生入學前資料、黨團材料、畢業生登記表、畢業生體檢表、報到證白聯、學位申請書、研究生信息表、學年小結表、研究生階段成績單、獎勵材料、處罰材料等。這些資料需要系統整理，分類組卷，仔細抄寫，力求規范，存檔備查。
研究生學籍檔案屬于機要類材料，歸檔后查閱、轉寄都必須嚴格按照管理辦法執行。研究生成績、畢業答辯材料等重要資料歸檔應一式兩份，一份交由學校檔案館長久保存，另一份入研究生個人檔案，以保證研究生學習階段資料的完整。一旦學生的學籍異動申請生效，學籍管理部門應在作好相關數據的信息化記錄的同時，以書面的形式及時告知相關學院，建立起學籍管理部門、相關學院、個人檔案三方存留的管理機制。
4.增強檔案意識，加強對研究生學籍檔案工作的領導
研究生學籍檔案工作涉及學院各部門，光靠檔案人員負責是遠遠不夠的，必須依靠院系領導的重視和全體教師的共同認識和努力。因此，加強領導，增強全員檔案意識是搞好研究生學籍檔案工作的重要保證。檔案工作要列入學院的年度計劃，由明確的崗位目標責任制，規范考核辦法。檔案人員在提高自身素質和服務質量上下功夫，以提高檔案工作的整體水平。
四、結語
研究生的學籍檔案管理是一個較為系統和復雜的過程管理，必須增強檔案意識，加強領導，樹立以學生為中心的理念，以科學的信息化手段改進學籍管理方式，進一步完善研究生的學籍檔案管理工作，實現學籍檔案管理的規范化和系統化。
參考文獻：
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一、技工學校學生檔案管理的一般特點
檔案是記載個人經歷、政治思想、品德作風、學習和工作能力、學習和工作表現、學習和工作成績等內容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用人才的重要依據。因此，許多技工學校根據《中華人民共和國檔案法》制訂了相應的學生檔案管理的規定，并具有以下特點。
1.學生檔案歸檔范圍趨同。許多技工學校明確規定學生檔案的歸檔內容為，學生在初中、高中（職高）畢業的相關材料、學生在校期間獲得的獎勵與處分材料、有關政治面貌的資料、學籍表、學生教育實習鑒定表、體檢登記表等。同時有些學校為了適應學校學生管理的需要也規定了可以將“其他應當歸檔的材料”作為歸檔內容。但是由于這一規定過于模糊，操作性不強，學校基本上沒有此類檔案。
2.學生檔案表現介質單一。許多技工學校規定，學生檔案歸檔的材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應完整、齊全、真實、文字清楚、對象明確，由承辦部門蓋章，注明形成材料的時間。學生檔案材料的載體一般應使用16開規格的辦公用紙。文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍墨水盒復寫紙書寫。除電傳材料須復印存檔外，一般不得用復印件代替原件存檔。由此可見，目前，技工學校學生檔案的表現介質為紙質檔案。
3.學生檔案利用規定嚴格。例如，技工學校一般都嚴格規定了只有管理者才有權查閱學生檔案，而學生無權查閱和借用檔案。學生只有在兩種情況下才能接觸到檔案，第一種情況是，在擇業期內就業的學生可憑就業協議書復印件或用人單位調檔函調取檔案；第二種情況是，升學的學生可憑所升入學校開具的調檔函或錄取通知書調取檔案。當然，對于其他人員和組織要查檔案需履行相應的手續方能查閱。
二、技工學校檔案管理創新的思路
眾所周知，學生檔案是反映學生個人經歷、學歷、思想政治素質、業務素質和能力素質等情況的文字材料。因此，學生檔案管理工作應當體現依法辦事、規范管理、服務學生、服務社會和專人負責的原則，并在此基礎上力求創新。
1.學生檔案信息收集應當實用化。所謂實用，就是技工學校學生的檔案要能夠反映學生在校學習成長的過程和痕跡。過去，我們收集的學生信息基本上是靜態的信息，不能反映出學生的接受技工學校教育后素質水平的進步，因此缺乏實用性。如果我們從實用化的維度思考學生檔案信息的收集，就會突破已有檔案管理理念的禁錮。使學生檔案信息的收集變得豐富起來。
2.學生檔案信息表現應當多樣化。所謂多樣，就是應用多種介質反映學生成長信息。現在，已有成熟的電子化的管理系統可以記載有關學生的靜態信息。這為我們拓展記載學生成長信息介質，提供了有利條件。因此，我們有必要重視利用影像等記錄手段，將學生的成長信息以多樣化的方式給予記載，這對于學生樹立學習信心，提高自我效能感；對于構建學校教學資源，展示學校教育教學水平，促進學生就業有著積極的作用。
3.學生檔案信息服務應當靈活化。所謂靈活化，就是要用現代檔案管理理念，重新審視我們的檔案管理規定，實現檔案管理在服務上的創新。提倡檔案管理服務是目前檔案管理改革的熱點。我們當然要將涉及學生權益的檔案信息加以妥善保密。但是，隨著檔案管理內容的拓展，有些信息是有利于學生成長的。因此，需要我們將學生檔案中既有利于學生發展，又不侵害學生權益的信息提煉出來，靈活使用，以達到服務學生，服務社會的目的。
三、技工學校學生檔案管理創新的措施
技工學校的中心任務是為國家培養一線實用性技術人才。因此，技工學校學生檔案管理就應著力從各個方面反映學生在校期間的成長歷程，將其既作為學校考察、培養學生的原始材料，更要作為推薦學生就業的重要憑證和手段。這是應對競爭日趨激烈的就業用人市場挑戰，所必須予以重視的工作。
1.應將反映學生技能水平的實習實踐作品作為學生檔案的內容之一。反映學生技能水平的實習實踐作品，可以說是很多技工學校檔案管理的一個重要缺失。當然，這與我們長期以來，凡是檔案就應保密的理念有關。正是這種理念，讓我們覺得學生實習實踐作品沒有保密價值，也就沒有必要歸檔了。我們看到，許多發達國家在學校檔案管理中，特別注重將反映學生成長經歷的信息歸檔，予以長期保存，并將其作為反映學校文化底蘊的重要內容。因此，作為培養高技能人才的技工學校，應將學生實習實踐作品有選擇的加以歸檔。
2.應將有利于學生就業的檔案信息整理復制，并向新生、學生家長和用人單位展示。學生檔案的高效使用關系著學校、學生、用人單位各方面的切身利益。所以，在遵循有關檔案管理規定的基礎上，將那些無需保密但有利于滿足學生和學校發展需要的檔案信息，有計劃的加以整理和復制，是技工學校檔案管理創新的必要措施。
3.應將畢業生就業后能體現學生教育教學績效的信息，追加收錄到其檔案中。當前，終生教育已成為人民的共識，畢業生也是學校發展和在校生成長的重要資源。我們要破除“學生畢業，與學校無關的”看法。所以，我們建議，技工學院要重視畢業生發展信息的收集，這會提示畢業生對母校的歸屬感和責任感，也會激發他們在工作中的榮譽感和成就感。
4.應將學生作為自己檔案建立、完善的主體之一。以人為本，發揮學生自我教育、自我成長的潛能，是當代教育哲學的重要命題。作為學生管理重要內容的學生檔案管理業必須與時俱進。因此，我們認為，讓學生在自己檔案信息構建的活動中有話語權，本身就是對學生的有效激勵，能激發他們的榮譽感。所以，發揮學生作為教育主題的主觀能動性，是提升技工學校學生檔案管理水平的一個重要表征。
關鍵詞：高校；學籍檔案；管理
中圖分類號：G647.24 文獻標識碼：A
文章編號：1673－2111(2008)10－072－03
作者：宗青，湖南財經高等專科學校講師；湖南，長沙，410079
學籍檔案，對于即將走向社會的畢業生來說是極為重要的“信譽卡”，原因在于他記載著大學生成長經歷，思想品德、學習成績、個人特長及身理心理健康狀態等信息。是反映學生綜合素質的重要依據。準確齊全、完整規范的學籍檔案，既是大學生在校學習期間德、智、體、美等方面的真實寫照，又為學生畢業時用人單位招聘人才提供重要依據，而且在畢業生將來步入社會上崗后的定崗、定職、晉級、出國深造等方面發揮重要憑證作用。所以規范高校學籍檔案、建全管理制度是前提。
一、學籍檔案的特點
學籍檔案作為教學檔案管理工作的重要組成部分，是學校對學生在校期間進行管理、考核時直接形成具有保存價值的歷史記錄，它的形成與其它檔案的形成有著很大的區別。
(一)、學籍檔案形成的周期性
學生在校的活動形成了學生檔案，學生檔案的形成周期與其它檔案的形成有許多不同之處。例如：文書檔案整理規定跨年度的文件，除年度計劃、總結等文件外，原則上不允許組在一個案卷中；科技檔案的整理要求以一個項目、課題等為對象，組成若干案卷，卷內文件形成時間不受年度約束；教學檔案整理則要求，以一個學年度為單位進行歸檔。而學生學籍檔案作為教學檔案的組成部分，其形成周期又有自身特點，每個畢業生的學籍形成周期是從學生入校起至畢業為止四年的連續記錄，因此學籍檔案形成是有它自身的周期性。
(二)、學籍檔案內容的廣泛性
學籍檔案的內容與其他檔案有很大的差異，它不但反映了學生的個人情況，而且反映了院(系)常規教學和管理情況，其涉及面是廣泛的，涉及內容是多樣的，具有廣泛性。例如：文書檔案中多項內容不允許組在一個案卷中，而學籍檔案的內容包括學生在校四年各門課程的學業成績、獎懲情況、學籍變動情況、畢業資格審核、個人基本情況以及家庭基本情況等。
(三)、學籍檔案電子文件與紙質文件的共存性
院(系)學籍檔案的管理通常采取紙質檔案與電子檔案共同管理的形式，也就是采用雙軌制。雙軌制管理的好處在于能夠從大量原始文件中快速地調閱所需的內容，大大提高了學籍工作的管理效率，檢索速度和查準率。
二、目前高校學籍檔案管理的狀況
學籍檔案作為學校檔案的重要組成部分，也是學校檔案中所占比率較多的一部分，它真實的記錄了每一位學生在學校的成長歷程。然而，不少高校的學籍檔案管理手段還相當滯后，很難適應當前形勢發展的需要。主要表現在以下幾個方面：
(一)、原始學籍檔案的信息數據不完整，整理不規范。
學生畢業前學籍檔案大多由學生所在班級的班主任老師負責填寫、保管，個別班主任的檔案記錄不規范，有的使用圓珠筆、鉛筆填寫，造成字跡模糊不清，不利于檔案長期保存；有的未按要求填寫，經常出現缺欄、少目現象，使學籍檔案不能準確、完整地反映真實情況；同時，由于信息登記不完整，提供資料欠準確：容易造成同名同姓學生的檔案混亂；給畢業生辦理檔案時引起麻煩。還有的高校原有學籍檔案的檢索工具僅僅是手工抄寫制作的案卷目錄，且由于學籍檔案數量太多，有的沒有制作相應的全目錄，因此，一旦查閱檔案者記不清楚確切的畢業屆次、班級時，僅靠記憶檢索，就猶如大海撈針，花費了大量時間也不一定能找到，大大影響了檔案的查全率、查準率、給查閱者和檔案員帶了一定困難。
(二)、檔案材料內容空泛，不能真實反映學生綜合素質。
集中體現在畢業生鑒定和平時考核方面，內容平淡空洞，評語格調一致，缺泛個性特點。由于畢業生檔案材料的內容只記載其在校學業、成績及政治表現，而他的社會活動能力，組織創新能力等綜合素質方面的材料卻沒有反映。而這些內容恰恰可以從某種程度上反映學生的綜合能力和素質，也正是用人單位所需要了解的重要情況。
(三)、檔案使用效率低，轉遞較為混亂。
一方面雖然絕大部分高校學生檔案室配有計算機，但沒有一套完善的管理系統，畢業生材料沒有全部輸入進去，其作用難以真正發揮。另一方面，目前高校畢業生檔案基本上是落實具體單位之后才能將檔案轉遞出去，在這些轉遞過程中，難免會造成檔案遺失現象
(三)利用現代化技術進行開發利用的程度很有限。主要表現在國家實施電子注冊制度之前相關的學籍檔案管理，屬非公開上網范圍，但實際操作起來有諸多的困難：
其一，1994年《分類法》頒布之前，高校檔案管理沒有統一標準，涉及學籍檔案管理材料的管理潛在著不規范的可能；由于歷年的招生與錄取名冊、學生學籍表、成績表等的填寫以手寫體居多，多年來經手的人眾多，書寫難以規范，其中涉及的數據繁復，表格規格多樣，要對這些材料進行電腦管理并非一蹴而就。
其二，紙質與磁性介質材料的收集脫節。辦公自動化的條件下，教學部門定期對在校學生成績進行計算機著錄，待學生畢業后形成一份完整的紙質材料移交給檔案部門，由于受到技術維護、保密措施、病毒預防等因素的制約，歷時幾年后與紙質材料相匹配的磁性載體其完整性、安全性難以保障，故不同載體要達到同步、完整收集有一定的難度，這在客觀上影響了檔案部門現代化管理的進程。
三、網絡招生對學籍檔案的影響
目前高校遠程網上錄取或局域網錄取，與傳統的招生錄取方式相比，考生電子檔案建立以及被網上錄取考生的紙質檔案的管理方面存在較多混亂，表現在以下方面：
一是考生電子檔案所反映的內容不夠清晰有效，有的指標表達的含義對高校老師而言還存在理解上的困難。
二是電子檔案中的“考生評估”一欄填寫的內容不真實，有的省份填寫認真，有的省份則只有“正常”“合格”等字，有的省份干脆是空白。
三是被錄取考生紙質檔案建檔、寄發存放混亂。過去，開學后全部學生檔案都能到齊，便于對考生進行復查。實行網上招生后，紙質檔案寄發變成多途徑，有的是考生自己帶到學校，有的是由招生辦寄發，有的省份僅送一張錄取學生電子檔案光盤到高校了事，給高校學生學籍的檔案管理帶來了很多不利的因素。
四、規范學籍檔案管理的對策與措施
高校學籍檔案管理工作是一項繁、雜、重的工作，隨著辦學規模的擴大、專業設置和學生人數的增加，原來的學籍管理體系已不能適應高校發展的要求。因此， 運用先進的信息傳播技術建立一套完整的、規范的學生學籍信息資料管理系統，以便快捷地錄入、統計、查詢、檢索學生的各類信息，及時了解學生的學習情況，使不同校區、系部的分級管理達到資源共享，協同管理，實現管理信息化、規范化和科學化。筆者認為學籍檔案的管理機制應根據高教改革的發展趨勢和高校學籍檔案管理的需要，對學籍檔案的管理可從以下幾個方面考慮予以規范：
(一)、加強對學籍檔案的基本管理。
1、增強檔案意識，健全規章制度。增強全員檔案意識是搞好高校學籍檔案工作的重要保證。可采取編制《檔案法學習材料》組織全校師生學習，進行檔案法知識競賽，在簡報上開辟檔案知識欄，以定期介紹檔案小知識等手段提高全員檔案意識，同時健全檔案管理制度，使檔案工作有明確的崗位目標責任制。
2、抓好各個環節，規范檔案管理。從學生一進校起就要把新生的各類表格、卡片進行統一保管。筆、字、項目、頁碼、組卷、裝訂、檢查、轉遞等都必須統一規范。
3、采取計算機檢索，提高利用率。學校檔案室應購置專業的檔案管理軟件將學籍檔案的案卷級、文件級條目全部錄入計算機，借助計算機查閱學籍檔案，以提高檔案利用的查準率和查全率。并可采取以下構想：
(1)網絡版學籍管理系統的構想。根據當前高校學籍檔案信息管理的發展趨勢，以及本校跨校區延伸管理和二級學院分級管理的實際情況，可建立網絡版學籍管理系統的構想。它由學籍信息管理、成績信息管理、教研室成績報送、信息查詢等幾部分組成。該系統從學生入學、在校期間到畢業發證等全過程實現“一條龍”學籍檔案信息化管理。
(2)學籍信息管理模塊的構想。學籍信息管理模塊不但可以批量錄入數據，而且可以從招生庫等其他數據庫導入相關學生資料，按不同校區、系所、專業、學制編班編學號，建立全校學生的基本信息數據庫。可以根據不同條件快捷地查詢各年級、各專業的學生情況，并進行學生休學、復學、留級、退學等學籍異動管理。學生基本信息庫里的資料可以和國家教委的“普通高等學校學籍學歷管理系統”的相關數據進行導入、導出處理。
(3)成績管理模塊的構想。成績管理模塊把過去的成績庫、補考成績庫、重修成績庫等合并成網絡版的成績庫，庫里有學號、姓名、分院、系所、培養層次、班級、專業等字段，可供查詢學業成績用。在滿足不同的條件下，可以統計不同年級、不同專業的學業成績、年級排名，各種數據報表的統計、制作、打印等。
(4)成績報送。各科考試完畢，相關教研室登陸校園網上的“學生綜合信息管理系統”，錄入學生成績并進行試題分析、打印學生成績頻數圖及成績冊，同時將考試成績從網上“提交”給學籍管理科，學籍管理科審核后，再將成績“提交”到學校學生總成績庫，有關人員即時可在校園網各終端機上查閱學生的考試成績。
(5)學籍信息資料查詢。各終端用戶，如不同校區，二級學院、教研室及相關人員可以根據操作權限在校園網上查詢在校學生人數、學生的個人資料和各科成績；學生可以通過校園網查閱并校對自己的學籍資料，查詢各科學業成績；學生的在學成績單、學生證、考試證和學籍卡等可以打印出來；二級學院、政治輔導員可在校園網上查閱學生的補考、重修人數、考試成績、平均成績、打印學生成績冊等。學籍信息管理系統的應用，可以避免數據錄入過程的人為誤差，減少重復勞動，提高工作效率。同時，它與其他的教學管理系統實現資源共享，實現教學管理規范化、信息化和科學化。
(二)加強網上招生檔案的管理。
1、制定相關規定，明確考生檔案管理的政策要求。招生辦必須在每次考生建立電子檔案的同時，建立紙質檔案；被錄取的考生檔案中，應包括電子檔案和紙質檔案；被錄取考生的紙質檔案一律由招生辦歸中管理。
2、保證考生檔案填寫內容的真實性與檔案內容的完整性。考生紙質檔案歸檔項目要統一規范，全日制、函授生、自考生層次教育的檔案都應歸入紙質檔案，內容包括畢業生登記表、考試成績登記表、學生評估表、獎懲情況等，對已參加工作考取大學的考生檔案還應包括其中工作期間的檔案材料。
3、各招辦應承擔學生紙質檔案寄發職責，確保考生檔案的安全性與及時性。為保證數據的完整和防止篡改，檔案部門對檔案要定期備份。
4、各校應盡快建立紙質檔案與電子檔案相結合的學生綜合檔案管理模式。要確保考生紙質檔案能及時準確到位，沒有到位的考生紙質檔案要及時向考生所在招生辦催交；為便于今后查閱，必須對考生電子檔案信息刻錄成光盤。
(三)、加強檔案干部隊伍建設，提高檔案工作人員素質。
