時間：2023-09-26 17:29:13
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現代化檔案數字化管理的特征主要表現為：①以網絡化為基礎的特征。檔案數字化管理的一大特性就是網絡化。隨著互聯網的發展，網絡的運用已經滲透到各行各業。基于網絡化的基礎上進行檔案的管理，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能最大限度的節省相關的人力物力，對于檔案完整性的保持上，網絡化的運作也體現出最大的優勢。②數字化管理模式的特征。對檔案進行數字化的管理就是指基于數字化的基礎上，對各類文件或者是圖紙進行掃描，進而轉化成為電子資源的形式。電子資源的最大優勢就是能最大限度的節省空間，提高管理工作的效率和準確性，而且在查詢和整理環節，也提供了巨大的便捷。③檔案高效使用的特征。檔案管理最終目的是合理應用檔案信息。采用數字化管理模式不僅能夠提高管理的效率同時也能提高對于檔案信息的使用效率。上文已經對檔案數字化管理的含義有了一定的了解，而結合我國檔案管理的現狀來看，檔案數字化管理的推進有一定的現實意義，不僅能夠將管理者從繁瑣的管理工作中解放出來，還能促進整個社會的檔案意識的形成。
2現代檔案數字化管理存在的主要問題
結合筆者實踐工作經驗，認為現代檔案數字化管理存在的問題主要有：①檔案數字化建設缺乏有力的支持。a.缺乏國家與政府的有力支持。我國當前的檔案數字化建設無論是在技術上還是在組織都缺乏政府的支持，沒有明確的技術性與管理性標準，處于自我探索的階段，影響了檔案數字化建設。b.硬件環境問題。我國當前檔案館所開發的計算機軟件，實用性與通用性還比較滯后，且設備的性能不能滿足檔案數字化建設對硬件設備的要求。②檔案數字化建設缺乏統一的標準與規范。片面重視高檔的計算機系統以及先進通信設備的購置，忽視了檔案信息的規范化與標準化建設，這是當前我國檔案數字化建設普遍存在的問題。這不僅增加了檔案數字化建設中的資金投入，還沒能體現出檔案數字化的服務功能。
3加強現代檔案數字化管理的措施
（1）建立健全現代檔案數字化管理制度。①現代檔案數字化管理有別于傳統的檔案管理方式與方法，因此，檔案管理部門要結合自身的實際情況，建立一套新的并適合檔案數字化管理的規章制度，如檔案工作制度、檔案信息的管理規范、檔案信息安全保密制度以及機房管理制度等，使檔案數字化管理有制度的保障，實現檔案數字化管理的規范化與標準化。②樹立安全保密意識。檔案數字化建設中一個重要的問題即是安全問題。電子檔案信息是通過數據的形式儲存在數據庫中的檔案信息，若出現安全問題，就可能造成大量的數據損壞。因此，在檔案數字化建設過程中，要加強安全防范意識，正確操作計算機，并采取有力的措施防止黑客與病毒的入侵。（2）科學利用相關資源。①保證資源的準確性與完備性。對于檔案資源的掃描、入庫以及整理環節一定要注意資源的準確性，不要出現一些過失性的錯誤。檔案資源數字化系統建設之前仍需要一部分人力勞動，而人力勞動難免出現疏忽，因此需要避免資源遺漏現象的出現。②統一配備軟硬件設施。相關軟件硬件設施是檔案數字化管理建設正常進行的基礎保障，其直接決定著檔案資源入庫后一系列工作的正常開展，因此對于軟件硬件設施的統一配備也是建設開始之前必不可少的準備工作，它不僅有利于提高信息資源的使用率，對于一些網絡技術的支持上，同樣也發揮著重要的作用。③定期檢查和更新。社會的快速發展，對于檔案管理工作的更新速度方面有了新要求，對于檔案的更新方面，仍需要大量人力物力的投入，因此在檔案管理數字化建設當中，對于檔案的更新也應得到一定的技術支持，同時還應配備相關的專門部門開展檔案的更新工作。（3）強化現代檔案數字化管理標準化建設。現代檔案管理數字建設并不是一項容易的工作，其涉及的環節諸多，且存在許多容易被遺漏的地方，因此在具體數字化建設過程當中，相關檔案主管部門應提高重視程度，聘請相關的專家對管理系統的構建做出一套詳盡的計劃，并且對于相關的工作原則以及工作任務的分工應盡量細致到每個部分和環節，盡量減少疏漏。信息管理系統建設的過程中，提高相關的硬件操作上的要求，并且對于網絡安全問題采取相關的措施，按照行業化的標準對檔案數字化管理系統進行科學合理的構建。
4結束語
綜上所述，長期以來，檔案資料一般用紙質文檔存儲在檔案室里面，查找檢索時浪費很多時間，存儲空間又大，維護不方便，備份需要大量的人力物力，而且容易出現錯誤。隨著計算機信息技術的發展，現代檔案數字化管理已成為必然的趨勢。
作者:劉玉俊 單位:海東科技投資有限責任公司
參考文獻
[1]鄒薇.新常態下談事業單位檔案的數字化管理[J].卷宗，2016（05）.
一、房產檔案數字化管理的內容
1．標準規范建設。這是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、掃描、存儲、查詢、交換、網上傳輸和管理等方面，制定標準、規范，并指導實施的過程。房產檔案信息化的標準、規范相當于信息高速公路上的“交通規則”，對于確保計算機管理的房產檔案信息和網絡運行的安全、暢通，具有重要的意義。
2．基礎設施建設。主要指房產檔案信息網絡系統和檔案數字化設備。它是檔案傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建設先進的房產檔案信息網絡，才能充分發揮房產檔案信息化的整體效益。
3．應用系統建設。主要內容包括房產檔案信息的收集、管理、利用、安全等方面，它關系到信息建設的速度與質量，集中體現了房產檔案信息化建設的效益和房產檔案信息服務的效果。
4．檔案信息化資源建設。主要內容包括館藏檔案數字化和電子文件的采集和接收。主要形式包括檔案目錄中心數據庫建設、各種數字化房產檔案全文及專門數據建設。
5．人才隊伍建設。房產檔案數字化管理，不僅需要檔案專業人才、計算機專業人才，更需要既懂檔案業務，又熟悉信息技術的復合型人才。
檔案數字化管理是網絡時代的自身基本價值的功能需求，是這個時代檔案工作的新使命。檔案資源數字化管理因為要結合計算機技術的軟硬件環境來實現，在整個管理過程中會凸現出數字化檔案管理的種種優勢與困境。本文分析了檔案資源數字化管理面臨的困境，提出了一些對策。
關鍵詞：
網絡環境；數字檔案管理；優勢；困境
現代信息和網絡技術的飛速發展，電子政務建設的不斷深入，電子文件已不單是一種新型載體，同時也意味著人類記錄信息、傳達和留存信息的方式已經發生了巨大的變化。在漫長的檔案史上是另一次的重大變革。檔案信息數字化、檔案信息資源數據庫、虛擬檔案館等的建設已經提到時代的議程。傳統的檔案管理模式已經逐步不再適應這個時代。
一、檔案資源數字化管理是信息時代的大勢所趨
在重視歷史積淀的文化傳統思想指引下，由于計算機網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術飛速發展，這個過程中產生出來的數字化檔案信息分散存儲于不同載體、不同地理位置，唯有依托于計算機和網絡鏈接的方式才能實現數字檔案信息資源的及時共享。檔案信息化建設迫在眉睫，首先應以運用為導向。隨著社會信息化的擴大深入和政府機構服務社會的數字化需求，電子政務建設在不斷地強力推進。這種行政方式的變革必定促使檔案資源施行數字化管理。檔案數字化管理必須在數據管理的基礎上，圍繞網絡建設這個中心，完善各種業務信息應用系統，然后向縱深的網絡化發展。檔案資源數字化管理勢在必行。
二、檔案資源數字化管理的自身優勢
一是存儲于服務器、磁盤或者光盤等載體上的數字檔案資源，受時空限制比較小，脫離實體檔案，可以無數次的復制，攜帶方便。利用者只需獲得訪問權限，就可以隨時實現異地調閱所需的檔案信息。數字檔案管理系統的運行已經涵蓋了收、管、用、存四個階段，可以實現在線收集，進行目錄建庫、在線接收、脫機接收、文件格式轉換、檔案征集等工作；實現在線管理，進行檔案整理、編目打印、專題組織、檔案鑒定、檔案統計等工作；實現在線利用，進行檔案檢索、全文調閱、視頻點播、照片檔案瀏覽、檔案出證等工作，無論是收、管、用、存哪個階段，操作十分簡單、便捷。檔案管理員通過檔案管理系統將數據進行著錄、保管、利用就可以涵蓋檔案管理的全階段。二是檔案資源數字化管理非常有利于開發庫存的檔案信息資源。實現檔案資源數字化管理后，各門各類數字檔案信息資源通過系統檢索，可以快速實現查找，并且系統自覺對信息進行優化，可以查找到的是相關聯的問題或事件的所有數字檔案資料，不再是單個的文件。這可解決和緩和檔案文獻的客觀狀況與人們實際利用要求之間存在的種種矛盾，極大地滿足檔案資源深層次查詢利用與編研開發。三是確保部門案卷的質量。廣東省廣州市廣播電視大學檔案信息化建設初期結束后，各歸檔部門人員只需要將文件材料數字化后輸入網絡管理系統。檔案室統一接收后，進行立卷編碼保存。這樣非常有利于收齊收全檔案材料。同時也避免了檔案室的檔案管理員因為未能全面了解各部門的工作，而造成的關于材料準確性方面的斷定失誤，影響案卷質量。
三、檔案資源數字化管理面臨的困境
由于數據安全的要求，部署在局域網中的包含著全部檔案信息數據的數字檔案管理系統一般是與外網隔離的。但在目前普遍技術相對落后的條件下，數字化檔案管理還面臨著種種困境。一是檔案資源數字化管理雖然操作方便、傳遞快捷、存儲空間小，檔案裝具、檔案安保系統卻要相應的趨于半智能化或者智能化。一旦性能不穩定，劣勢就會凸顯，其真實性和保密性難以掌控。此外，存儲在計算機里的數字檔案信息資料可以在編輯修改時不留任何痕跡，一經修改后真偽難辨，業務操作主體的可信性、可審計性以及不可抵賴性就無法保證，數字檔案的可據性就大受質疑。二是數字檔案資源對存儲載體依賴性相當強。檔案資源數字化管理后，檔案檢索工具必須以計算機作為依托，數字檔案信息對軟硬件設備的依賴性會很強，不能像紙質文件直接讀取。但是計算機更新換代非常快，造成早期形成的電子數據在新的軟硬件環境中無法讀取，還有的因為應用軟件不兼容數據讀取不了。檔案資源數字化管理的條件必須盡快完備，才能適應外部環境的變化。否則，數據一旦丟失或遭受病毒的侵害，檔案數字化管理勢必成空。三是數字檔案管理系統與其他業務信息管理系統并不兼容。比如廣東省廣州市廣播電視大學教務處使用學籍管理系統和教務管理系統，人事部使用人事管理系統，財務部門使用財務管理系統，總務處使用資產管理系統，機關部室使用OA辦公平臺等。這些業務信息管理系統各自按照自己部門的工作需求來開發，系統設計單位不同，軟件環境差異較大，建設模式與技術架構也不一致，產品接口不合標準，難以兼容，所形成的數據無法轉換，無法完成數字檔案數據直接在線遷移。文件歸檔、數據收集和錄入由此滯后。四是我國目前采取的是“雙軌制”和“雙套制”文檔管理模式。紙質文件與電子文件同步隨業務流程在流轉，最終兩套歸檔。雖然這樣做法有它自身的優勢，但是技術的更新發展，觀念也要相應地更新。文件以紙質形式為主的形勢將逐步轉向以電子形式為主，管理的模式也已經在悄然轉型，未來我國勢必實現以電子形式為主的檔案管理模式。當然，管理模式的轉型是一個相當長期的過程。五是檔案資源利用率不高給檔案數字化管理帶來了阻力。檔案管理的基本職能就是提供利用，主動為大眾服務。這是檔案管理應積極努力的方向，也是檔案管理應具有的義務和職能。檔案資源利用率不高，雖然這些年檔案信息化建設有了加強，檔案數據管理系統通過檔案原件掃描、檔案內容錄入、檔案編研等手段推行檔案信息的網絡利用。但很多單位檔案管理人員信息化水平不高，人工紙質目錄檢索還是檔案查詢的主流手段。數字檔案資源利用率總是得不到提高。
四、如何解決檔案資源數字化管理過程中遇到的困境和難題
基于上文提到的種種情況，參照國內外最先進的技術手段，形成了一些想法，提出以下幾點建議：一是優化檔案資源數字化管理環境。檔案資源數字化管理是一項系統工程，包含頂層設計、系統選型、軟件開發、技術規范、全程參與、歸檔整理、存量紙質檔案的掃描錄入、增量電子檔案的數據管理、多樣化的異地備份、利用平臺、數據安全等，硬件加軟件的系統。通過檔案資源數字化管理系統，來涵蓋文件從生成、流轉、歸檔到移交、保管、利用和銷毀等全過程業務，實現身份統一認證，信息統一分類，權限統一分配，使不同體系的應用系統得以集成到一個統一的框架體系中，實現共享。二是實現互聯互通，對接所有的業務信息系統。在目前這種各個業務信息系統各自為政的狀況下，要實現現有的檔案信息資源多網互聯，多系統信息互通，首先必須實現各模塊軟件的緊密集成，搭建業務應用系統，實現數據的可視化管理和綜合分析應用。通過建立業務組件，為各系統擴展提供接口。在檔案資源數字化管理系統建設的推進中，建立起相關的制度，尤其是電子檔案數據安全管理制度，來強化相應有效的推進機制，促進數字檔案的建設。三是加快人才隊伍建設。網絡時代的檔案管理要實現由過去的手工勞動密集型向以辦公自動化為依托的技術密集型轉型，必須有一支既懂計算機網絡技術又懂檔案專業的高素質、高技能的復合型檔案管理人才隊伍。這是實現檔案信息化，與國家信息化建設相銜接的關鍵所在。
綜上所述，檔案數字化管理終將成為檔案管理現代化的必經之道。針對檔案管理數字化進程的現狀，還需繼續深入研究對策，逐步充分實現檔案數字化管理的網絡共享，早日實現紙質檔案的絕大部分功能。
作者：傅永珍 單位：廣東省廣州市廣播電視大學
參考文獻：
[1]薛斌,馬歡,薛文.我國高校檔案信息化建設存在的問題及對策[J].科技資訊.2014（25）.
1 照片檔案數字化管理的重要性
隨著社會日新月異的發展，各級政府機關、企事業單位以及群眾個體在撰寫史志、社會宣傳、招商引資、多媒體制作、電子郵件等方面的工作需求日益增加。為了適應與滿足倍增的需要，勢必要運用現代高新技術，如信息技術、掃描技術、計算機技術、存儲技術等，與傳統的檔案收集、歸類、整理、保管、查閱、利用等一系列方法相結合，建立起電子照片檔案系統，這就形成了照片檔案的數字化管理。數字化是一個系統工程，主要包括了檔案資源數字化、信息傳輸網絡化、信息資源共享化、信息利用社會化等內容。照片檔案的數字化管理具有其必然性和重要性。
首先，數字化管理使得照片檔案的收集方式更具靈活性。由于這些傳統照片具有稀缺性與寶貴的歷史記憶價值，通常有些照片檔案的所有者并不具有將照片交給檔案部門管理的意愿，并且無法提供可以進行復制的底片，因此，檔案館只能夠通過翻拍的方式來收集所需的照片檔案。倘若照片檔案的所有者對照片保管不妥善，極有可能導致一些珍貴、重要照片檔案永久性丟失，給以后的檔案收集工作帶來麻煩。照片檔案實現電子化管理之后，不僅可以實現照片檔案在相紙、磁盤、光盤等不同載體上的轉移，而且各歸檔單位通過網絡系統就可以直接將照片傳送到檔案部門。
其次，電子化管理的完善讓照片檔案的保存更加安全方便。傳統的照片檔案是以感光材料作為載體，對保存環境有較高的要求，耐久性不佳。無論是黑白照片，還是彩色照片，均會隨著時間的推移出現影像褪色、滲化和消失等現象，使得照片效果大打折扣，甚至到了失真的地步。因此，即使照片能夠保存下來，其所發揮的作用也會受到影響。照片檔案的電子化管理，使得照片檔案的載體變成磁盤、光盤、移動硬盤等，這些載體不僅具有容量大、占用空間小、存放方便等特點，而且保存與復制過程中不會存在變質、褪色等問題。同時，在照片修復上，可以先將老化、破損的照片掃描到電腦，再利用Photoshop等軟件進行修復處理，使得圖片達到較好的效果。
第三，電子化管理實行后，照片檔案的利用會變得更加靈活便捷。人們在查閱和使用照片檔案時，并不一定按內容一對一地調用照片，而是根據所需有所選擇，這給手工操作帶來許多麻煩。同時，照片檔案的使用具有排他性，同一張照片不可能讓多人同時使用。照片檔案電子化管理，使得用戶對照片檔案的利用可通過計算機隨時隨地檢索，使得檔案工作人員的勞動強度大大降低，節省了大量的查閱時間，工作效率得到提升。而且查詢速度快、支持多人同時使用、調看同一張照片而不必動用原件，還可通過通訊網絡以電子郵件等方式進行遠距離傳輸，充分實現檔案資源共享，照片的利用率得到大幅度提高。
2 照片檔案數字化管理現狀分析
近幾年，隨著國家社會的發展和各地經濟的增長，照片檔案管理工作也進入到一個新的歷史發展階段。由于傳統的照片檔案有相應的《照片檔案管理規范》，所以在管理實施的過程中會有章可循，相對規范，但對于數碼照片檔案的管理相對而言就不是那么規范了。
2.1 管理制度不完善
國內雖然早已出臺了《照片檔案管理規范》，但這個規范只適用于傳統照片檔案的管理，具有一定的限制性，對于新興的數碼照片檔案在較長一段時間內一直沒有制定出一套相對完整的的管理規范，這給照片檔案的數字化管理帶來了嚴重的影響。直至2014年，國家出臺了《數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T50-2014），使得數碼照片檔案的管理終于有章可循。雖然各級單位在照片檔案電子化管理工作中，開始執行國家的相關規范，但由于長時間缺乏一套完整的規范，很多的檔案館（室）現行的管理制度仍不夠完善健全，并且存在檔案管理人員對照片檔案的電子化管理意識還較為薄弱的現象，在管理過程中出現執行不嚴格，缺乏力度的情況。另外，一些檔案館（室）的上級管理部門仍未結合實際的具體情況，制定出相適應的電子化管理實施細則，如對數碼照片檔案歸檔時間、歸檔范圍、歸檔要求、保管條件以及數碼照片檔案的利用等未做出具體的規定。因此，實際上，很多單位對于數碼照片檔案管理工作仍然處在一種無章可循、無序的工作狀態，這對照片檔案電子化管理工作產生了直接影響。
2.2 收集、整理難度大
與傳統照片的管理對比而言，數碼照片檔案的收集難度更大。數碼照片具有無底片、不用沖洗的特點，無需產生購買膠卷和沖洗的費用，使得照片數量比以往大幅增加。在這些大批量的數碼照片中，質量參差不齊，也不全都具有收集價值，而且缺乏相應的收集細則，這為檔案管理人員的收集工作增加了許多隱性困難。其次，現今數碼相機的普及率很高，甚至智能手機也具有優質的攝像功能，不僅照片數量增多，收集對象更是難以把握，這使得檔案人員很難將所有照片進行收集歸檔。
與收集工作密切相關的整理工作難度也加大。上述數碼照片的收集已難以做到及時，更遑論做到及時的整理了。數碼照片檔案的數量相比傳統照片?n案的數量更加巨大，在整理數碼照片時既要鑒定篩選，又要進行重命名、刻錄光盤、編寫文字說明等一系列繁瑣的工作，數碼相片的質量參差不齊，檔案管理人員需要對這些照片進行整理、選擇，所以數碼照片的整理很難做到及時、準確。
2.3 安全隱患嚴重
數碼照片的存儲依賴于電子設備和計算機，這給數碼照片檔案的安全帶來了嚴重的隱患。當存儲設備發生故障時，數碼照片有可能就會丟失。數碼相片是數碼文件，其具有數碼文件的易損性、易改性，計算機和操作系統有被病毒感染的危險性，這會造成大量數碼照片被破壞，甚至丟失。
3 加強照片檔案數字化管理的對策
3.1 進一步完善數碼照片收集歸檔制度
數碼照片與紙質照片具有一定的區別，就形成模式和保存載體而言，數碼照片與紙質照片完全不同，數碼照片是電子靜態圖像文件，需要依靠計算機系統進行閱讀、處理。因此，制定適合本地區本單位的切實可行的歸檔制度是首要之舉。各檔案館（室）應當根據當前工作的實際內容以及自身部門的需要來制定一套與當前部門現狀相符合的關于數碼照片檔案管理的規章制度。上級管理部門應當明確提出數碼照片歸檔的各項指標要求，即對數碼照片的格式、分辨率等作出細致具體的規定。檔案管理人員應當專門制作歸檔照片著錄卡片，對每張照片進行逐張編號并按照編號逐張進行錄入說明，包括時間、地點、內容、主要人物和攝影者。嚴禁對拍攝影像進行加工修改，以保證歸檔數碼照片的真實性、完整性和有效性。只有責任到人，工作要求明確，形成常規才可能有效解決照片由于存放散亂而未存或丟失的問題，形成數碼照片檔案收集的工作網。
3.2 建立有效的照片歸檔審核機制
歸檔的數碼照片要求是真實且完整的原始文件，因此，檔案管理人員在收集照片檔案時，首先要打開數碼照片文件仔細檢查，通過讀取照片EXIF 信息，判別圖像是否經過編輯，如添加、合成、修改、挖補等后期編輯制作處理，不允許照片有調整、刪改、壓縮的處理，以確保歸檔數碼照片的有效性和真實性。此外，對于數量巨大的數碼照片必須嚴格審核，篩選條件主要包括照片的主題是否鮮明、有沒有代表性、畫面質量清晰度高不高等，以此確定其保存的價值，才能決定能否轉化為照片檔案。對反映同一內容的若干張照片應去粗取精，將反映事件全貌的或典型細節的圖像文件歸檔，選擇清晰度高的、對活動又具有表現力的、有重要價值的照片歸檔。使得每張歸檔照片都是有效的、可利用的，提高歸檔效率和質量。
3.3 加強安全保護
各檔案館（室）對歸檔的數碼照片要嚴格按照《數碼照片歸檔與管理規范》進行管理，要加強對照片檔案電子化管理工作的執行力度。在電子計算機中建立分類整理完畢的數碼照片電子版，保存方式分別建立三種備份形式，一是只讀式光盤一式兩份，進行脫機保存，遠離強磁場，數字光盤的儲存和利用方便，通用性較強，容量較大；二是移動硬盤，選用存儲容量為500-1000 GB容量的，要注意移動硬盤的存放環境，避免磁化、強光照射和磕碰；三是傳統的紙質照片，應選取一定數量比較常用的且具有代表性和有價值性的數碼照片資料在入檔案時就特殊記錄，輸出一套高質量的紙質照片進行整理存檔，方便臨時使用時閱覽參考。實行一套紙質，兩套電子，三備份制度。
電子版照片備份存檔后可放置在專用的防磁柜中保存，要定期檢查。使用數字光盤和移動硬盤儲存的數碼照片資料，都有丟失的風險，光盤和硬盤都可能因為灰塵、光照、使用過頻、磕碰等環境因素而使壽命縮短，從而造成存儲內容丟失。在數碼圖像都丟失的情況下，也可利用紙質照片進行翻拍、掃描，把丟失的數碼影像恢復過來。
（一）檔案管理方法更加先進
檔案內容的變革直接影響了檔案管理的方法，在傳統的檔案管理中，檔案管理工作人員只需要按照紙質檔案的歸檔和保存方式進行檔案管理即可，可以說管理方法是不變的，但是在檔案數字化管理的過程中，與檔案存儲、檔案安全維護相關的管理行為需要工作人員能夠熟練操作并解決與計算機使用相關的問題，而這些技術又是完全不同的，例如歸檔和調取在計算機上的路徑截然不同，音頻、視頻與文檔形式的檔案資料整合所需要用到的軟件工具也完全不同。數字化的檔案管理辦法完全是基于計算機和網絡使用的，這是檔案管理方法與現代社會主流文化接軌的象征。
（二）檔案管理目的更加多元化
數字化檔案管理的第三個特征就是檔案管理目的更加多元化。以往的檔案管理主要目的在于通過提供以往工作記錄，協助單位預測發展目標，為單位多種決策提供幫助和建議，但不能為普通職員提供相應的檔案服務，也不能通過檔案管理工作體現單位在同等社會組織中的地位，這主要是由于檔案資料共享和調取步驟繁瑣造成的檔案管理目的單一。而數字化檔案管理能夠實現檔案異地調取，從網絡平臺上實現檔案共享亦非難事，這使得“方便個人調用檔案”、“實現服務性檔案管理”也成為檔案管理的目的，國家相關部門亦可通過對各單位檔案的綜合分析得出社會發展的基本面貌。
二、檔案數字化管理中容易產生的問題
檔案數字化管理的多種工作特點使得檔案管理工作面臨著種種問題，致使數字化檔案管理的進程發展受到阻礙，數字化檔案管理的實際效用的發揮不佳。要使數字化檔案管理工作在組織中發揮作用，就必須從發現管理問題入手進行分析，筆者根據多年工作經驗，總結目前數字化檔案管理工作主要的問題包括以下三個方面。
（一）檔案工作人員的職業能力與數字化管理需求不匹配
現代檔案管理工作要求檔案管理人員擁有較高的信息技術知識，能夠妥善處理一些常見的信息文件問題，如及時處理電腦突然死機、硬盤突然崩潰的情況、對與公司機密相關的文件進行多重加密、定期、高效的對檔案文件進行檢查和整理等。而目前大多數單位的檔案管理工作人員都存在職業能力不足的問題，很多檔案管理工作人員年齡偏大，常年工作在傳統檔案管理的模式下，習慣于紙質檔案的管理規則和辦法，在傳統的檔案管理工作中能夠出色的完成工作，但對數字化檔案管理工作的職業能力水平相當低，這導致大多數檔案管理工作人員對數字化檔案管理的接受度較低，有些甚至不熟悉計算機操作，十分容易造成檔案的丟失；并且工作人員在管理思想方面還停留在傳統的檔案管理模式中，認為數字化檔案管理是“沒必要”的，這直接導阻礙了數字化檔案管理的發展。
（二）檔案資料的保管過程中的科技風險難以避免
在現代化管理手段下，使用信息技術是檔案管理工作中必須的一個環節，而檔案管理中的信息技術漏洞十分容易導致檔案安全問題。首先，在檔案管理現代化過程中選用的檔案管理軟件本身有可能是開發不完善的，畢竟應用于檔案管理的軟件是近幾年才開發出來的，軟件的穩定性、對病毒甄別的能力都還在研究當中，軟件自身的程序問題造成檔案丟失的狀況有可能發生；其次，員工在調用檔案的過程中，由于對檔案軟件操作的不熟悉以及對信息類檔案保密的忽視，經常有對檔案資料保管不利的情況，例如于對檔案的隨意存放很可能導致檔案信息泄露，在檔案網絡傳輸的過程中可能被盜取等；最后，由于互聯網網絡本身的漏洞和計算機編碼技術的高速發展，在不具備高級防護系統和專業的信息科技人才的情況下，檔案存儲和管理系統很容易被黑客入侵或者遭受網絡病毒的危害，惡意的網絡攻擊輕則導致檔案信息丟失，重則導致整個檔案管理系統的癱瘓，這對檔案保管來說是重大的威脅。
（三）檔案管理工作的復雜性容易導致程序問題
檔案管理工作包括收集資料、整理資料、歸檔和存儲多個步驟，而數字化檔案管理是基于電子信息科技的，收集資料、整理并且歸檔往往是在一個程序平臺上完成的，如果檔案資料的格式多樣，就必要進行二次加工，而再次錄入很容易引起人為的誤差，檔案的真實性也因此不能保障，這就要求檔案資料在文件格式和存儲形式上的統一；另外，由于檔案管理內容繁復，工作人員比較多，不同工作人員對檔案歸檔和整理的次序如果不能協調統一，則很容易造成同一個檔案被重復錄入的情況，而檔案文件格式問題和系統中檔案重復錄入的問題很容易導致作為檔案管理工作必要支撐的管理軟件的崩潰。
三、完善檔案數字化管理的方法
（一）提高檔案管理工作人員的職業能力
要提高檔案管理工作人員的職業能力，首先要改變檔案管理工作人員的管理理念，這就要求檔案管理工作人員對工作形成科學的、先進的工作意識，即認識到在信息科技的條件下檔案管理工作的創新之處，認識到檔案管理工作的服務性特點，認識到職業能力對檔案管理工作的促進作用。首先應針對年齡偏大的檔案管理工作人員進行計算機類的職業技能培訓，使他們能夠熟練使用計算機進行網上檔案管理和文件傳輸，以提高工作效率；其次，應重視優秀的人才的引進，以保證先進的檔案管理模式能夠有效推行；最后，應根據檔案管理使用的新技術、新軟件的特點，對在崗檔案管理人員的技術培訓，讓工作人員掌握基本的操作技能。檔案管理工作人員還必須提高保密意識，維護檔案的安全穩定。優化檔案管理工作人員的年齡結構和專業素質是提高檔案管理工作人員職業能力的必要措施，重視到對檔案管理工作人員的職業技能培訓和職業道德教育，如舉行“檔案服務大賽”等，使檔案管理工作人員對自己的工作充滿信心，從工作意識上形成正確的、積極的態度是提高他們職業能力的根本方法。
（二）完善檔案安全維護體系
應建立健全安全技術防范系統，積極應用各種先進的計算機加密、防入侵、防病毒等技術，照片修復技術，電子信息恢復技術，計算機處理錄音錄像技術等，為檔案安全提供技術支撐。另外，切實落實異地備份制度，對所有多套檔案或檔案復制件，一定要異地存放至少一套，以防重大災害對檔案造成毀滅性損失。對重要的電子檔案，不但要同質備份，而且要異質備份，及時轉換成縮微品或紙質檔案，以確保它們長久可讀。另外，檔案安全維護體系的建立還必須有財力和人力的支持，因此各單位需要在檔案安全維護上撥放一定的資金，用以專門更新檔案保密系統，或聘請計算機技術人員對單位檔案安全系統進行檢查和漏洞修補；有條件的單位可以自主培養或外聘計算機技術人才，專門負責數字化檔案管理中的檔案信息安全維護，以增強自身的檔案安全管理能力，除此之外，單位還應該重視對員工的檔案安全維護教育，使調用檔案的員工在享受檔案服務的同時為檔案安全負起責任，從檔案使用和保管的細節方面入手，盡量降低檔案安全管理的風險。
（三）制定標準化檔案管理工作規則
目前現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作，各單位檔案部門應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同，造成數字化檔案信息共享困難，通用性、開發性差，導致檔案資源利用率不高，制約了檔案數字化建設的發展。有的單位在投資使用一種檔案軟件不長時間，就發現一些問題，或重新編制，或干脆棄之不用，導致檔案建設資源的浪費，影響單位對檔案數字化建設的信心，也影響了檔案工作人員對數字化檔案管理工作的效率。為了保證數字檔案的兼容性和規范性，必須根據單位的實際情況，制訂統一的格式標準和檔案管理業務規范，使檔案數字化管理在實際應用過程中少走彎路，如制定檔案管理工作的標準化程序，要求檔案管理工作人員將每日的工作內容進行公示和集體檢查等，以保證檔案管理軟件的有效運行。結合行業、地域環境等實際制定并認真落實好《檔案管理標準》、《檔案館工作標準》和《檔案庫房管理制度》、《檔案保管保密制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案管理人員崗位職責》等各種檔案管理制度，也是保證檔案管理工作標準化的基本方法。
四、結語
新時期的經濟發展中，檔案事業是非常重要的組成部分，檔案管理在各行各業的發展中起著非常重要的作用。隨著科學技術不斷發展，逐步完善了計算機技術，人們應用到計算機的強大功能。傳統的檔案管理模式不能滿足新時期的需要，檔案不再是傳統的紙質檔案，已經逐步被數字化管理所替代。將計算機技術應用在檔案管理的工作中來，數字化管理逐漸的應用在新時期的檔案中來。數字化管理有非常多的優點，在檔案管理的實際工作中，還有一些新的問題出現，對新時期的檔案工作進行了詳細的介紹。
關鍵詞：
新時期；數字化管理；檔案資源
檔案的特點是文字非常多、內容量很大，檔案管理工作非常的復雜，檔案查找的效率非常的低，嚴重影響了檔案的應用率，檔案管理人員對檔案保管的安全意識比較薄弱。隨著新時代信息的快速發展，檔案管理逐漸的信息化，檔案信息開始數字化歸檔，為管理帶來了更多的方便，查找資料比較容易，促進檔案管理更加高效。但是在應用和推廣中也出現一些難題有待解決，計算機有時候很容易受到黑客和病毒的進攻，在新時期針對這樣特殊的問題，我們必須采取有效的措施，及時發現問題并有效的解決問題。對檔案數字化管理的優點進行了分析，針對出現的實際問題，提出科學、合理、有效的管理措施，使檔案的數字管理在新時期充分的發揮作用。
1新時期檔案數字化管理的現狀
1.1缺乏專業的檔案管理人員，其素質有待提高。雖然在我國檔案管理工作已經開展了很長的時間，但是檔案管理的相關工作人員仍然存在一些問題，檔案工作人員的背景和業務水平比較單一，各個職位的負責人員分配的不合理。檔案管理人員的老齡化比較嚴重，大部分年輕人認為檔案管理工作沒有挑戰沒有發展，都不愿意從事這項工作，導致了專業的人員段層，雖然有些人的資歷比較高但是思路比較保守，對新時代的數字化管理很不適應，比較排斥現代化的技術手段，不能熟練的掌握電腦的操作和應用，對檔案工作的創新和改進不主動比較被動，信息意識比較薄弱，檔案資源不能得到充分的挖掘。檔案管理的數字化，必須將人才、設備和信息有效的融合在一起才能發揮其重要的作用，先進的技術是由人才來應用和推廣。
1.2先進的數字化設備比較缺乏。檔案數字化管理中的基礎建設主要有：軟件資源建設、硬件資源建設、網絡資源建設等系統，由于資金費用不足，直接導致數字化設備十分缺乏，設備的種類在一定程度上也受到了限制，數字化設備的標準也不能達到國家的具體標準要求，計算機系統和程序的陳舊老化，嚴重的影響了檔案工作的效率。計算機設備是檔案的載體，設備的好壞直接影響檔案數字化管理的步伐，在檔案的管理過程中，現代化的設備非常的重要，好人才必須有先進的設備，必須克服困難，對落后的設備、系統、程序等進行更新，這樣才能更好的提高檔案管理方面的工作效率，必須選擇應用符合國家標準的數字化設備，這樣才能確保檔案資料的真實可靠性，使其能夠更加長遠的保存，充分發揮檔案資料的作用。
2新時期檔案數字化管理的必要性
傳統的信息管理主要是紙質檔案，隨著科學技術的快速發展，紙質的檔案逐漸被電子信息檔案所代替，傳統紙質的檔案在使用的過程中要反復的復印，會用一定的人力、財力、時間上的支出。但是電子信息檔案節約了反復復印過程中浪費，在一定程度上減少了檔案的管理經費，更有利于資源的共享。使檔案資料的歸檔也越來越及時，數字化管理方便檔案的保存和再次利用。新時代電子信息技術得到了快速的發展，在這個好的平臺上，檔案數字化管理得以充分的發展，有了這個平臺，檔案資源為社會提供了好的服務環境。在檔案管理工作中，選擇一個適合的文件管理系統，使檔案信息得到傳遞、共享和交流。總之檔案的數字化可以有效的提高工作效率，檔案資源的交流、共享和傳統的速度得到了提高。除此之外，檔案的數字化管理是社會快速發展的必然成果，隨著社會經濟的發展，人們生活、工作的節奏越來越快，人們對檔案信息的需求越來越大，信息當需要查找檔案資料的時候，需要在第一時間得到正確的反饋。但是信息內容非常復雜、信息量非常的大，只有現代化的數字管理才能更有效的應對。傳統的檔案信息是單獨的、區域的、分散的，只有實現數字化管理，才能實現檔案資源的系統化、全面化、綜合化。
3新時期提高檔案數字化管理的有效措施
3.1大力提高檔案工作人員的專業素養。檔案工作人員的素質高低直接影響著檔案數字化管理的實施和推廣，熟練掌握專業知識，這樣在以后的工作實踐中多多練習，掌握的檔案數字化技能在實際的工作中能夠充分的應用。在新時期的檔案工作，工作人員無論是大事小事都要嚴格要求自己，不斷的創新，用新的方法和先進的技術訓練自己、提高自己，無論是個人專業素質還是個人的品質都要不斷的發展提高，掌握更多的技能和技巧，加強檔案資料的保密意識，堅決杜絕因為個人私利而泄密，提升個人的人格魅力，不斷的超越自己，為檔案數字化管理提供便利的條件。安全意識是檔案管理工作的重要組成部分，加強檔案人員的安全意識是非常必要的，因為檔案人員能夠直接的接觸檔案信息，檔案人員要對保存檔案資料有強烈的安全意識，能夠確保檔案管理工作安全有效。
3.2更新設備、加大經費投資。新時期檔案數字化管理中，資料的整理工作和管理工作直接受到設備的影響，相關部門一定要高度的重視，加大經費的投資，有組織、有計劃的進行設備更新。在軟件設備方面，對計算機系統和程序進行更新，檔案的相關人員在工作中一定要熟練掌握一套切實可用的管理模式。在硬件設備方面，為了提高檔案的工作效率，必須對落后的硬件設施進行更新，平時的使用過程中一定要注意保養，這樣可以延長使用的壽命，加強管理。在工作中借鑒先進的經驗，有利于資源的共享和轉換，建立一套完善的數字化檔案管理體系，提高檔案的利用率。
4結語
總而言之，在新時期的檔案管理中，數字化管理是比較重要的課題，已經得到了廣泛的應用，在工作中逐漸的完善和規范。因此，對于新時期的數字化檔案管理是非常有意義的，相關的技術人員不要忽視仍然要對其提高重視，因為在數字化管理的實際工作中，仍然有一些問題出現，我們要努力改善不足，揚長避短，充分發揮數字化管理的優勢。針對具體情況，檔案管理人員提高安全意識，全體工作人員共同努力，建立并完善相應的管理體系，定期做好檔案資料系統更新工作和檔案資料整理工作，使檔案數字化管理更加的科學合理，促進檔案管理工作的健康穩步發展，促進社會的發展和進步。
參考文獻：
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關鍵詞：計算機互聯網 網絡安全 法制建設
隨著計算機技術的普及和發展，互聯網技術應用已經遍布我們生活和工作的各個領域。中國互聯網信息中心的數據顯示，2010年底中國聯網用戶數量已經超過5億。McKinsey&Co稱中國每月的新增網民數量約為600萬，到2015年將增加到7.5億。數字化、網絡化、信息化改變了人們的生產方式、生活方式和思維方式，網絡信息的確給人們帶來了諸多方便，然而，網絡網絡安全問題卻影響了網絡環境建設，并干擾正常秩序，危害社會，稍有不慎造成經濟損失難以估量。為了確保檔案數字化管理之數據安全，在日常工作中必須高度重視網絡安全工作，不斷加強管理，加強網絡安全技術研究。
眾所周知計算機學科分類從研究方向劃分基本上可以分為計算機系統結構、計算機應用、計算機軟件與理論三個大類，每個分類又劃分數十個學科。近年來國內各大專院校在專業設置上幾乎沒所學校都開設與計算機有關的專業，國家每年通過各種途徑培養計算機科技人才數百萬人次，1994年經原國家教育委員會(現教育部)批準，由教育部考試中心主辦，面向社會，用于考查應試人員計算機應用知識與能力的全國性計算機水平考試體系已經日益完善，全國計算機等級考試(National Computer Raank Examination，簡稱NCRE)為推動計算機技術普及和提高起到了積極的推動作用。
經常上網的朋友都還記得2006年12月至2007年1月，那段讓中國網民遭遇浩劫的日子。“熊貓燒香”在短短兩個多月時間時間內席卷整個互聯網，病毒不斷入侵個人電腦、感染門戶網站、擊潰數據系統，上千萬臺次的電腦遭到病毒攻擊和破壞，給眾多個人用戶、網吧及企業局域網用戶帶來巨大的損失，被《2006年度中國大陸地區電腦病毒疫情和互聯網安全報告》評為“毒王”。在那段令人驚心動魄的日子里無數家著名網站遭到攻擊，數以萬計的計算機相繼被植入“熊貓燒香”病毒。由于這些著名網站的日瀏覽量特別大，致使“熊貓燒香”病毒的感染范圍擴散速度快，范圍廣，許多企業和政府機構相繼中招，其中不乏稅務、金融、能源等關系到國計民生的重要部門。一個技工學校畢業的中專生，沒有受過計算機知識的專門訓練的計算機業余愛好者，竟然荼毒了半個中國的互聯網。若不是由于當初地震引發海底光纜故障，那只頷首敬香的熊貓，極有可能遠涉重洋，荼毒整個互聯網。
網絡的構成是由無數個終端前的個體構成的小群體，進而夠成一個龐大無比的大群體，就個體而言是指每個終端，而終端的操作者通常是一個或者數個人。也就是說，網絡社會的構成最基本要素仍然是人。網絡技術的日趨進步和完善，網絡應用的日漸普及，互聯網已經成為很多人生活工作重要的一部分。就象電被發明以前，蠟燭和各種油燈是每戶家庭夜晚照明用必須物品。然而，這樣一個方便溝通聯絡的信息渠道，卻因為不文明甚至齷齪行為導致變味，甚至與原功效背道而馳。種種現象的發生已經導致了網絡的負面影響不斷加深，很多家長因為孩子迷戀網絡而視網絡如大敵，當然，這雖然只是片面的局部的表象，但卻在一定程度上反映了客觀存在的事實。
當然，也存在一些如“黑客”攻擊、騷擾、制作傳播網絡病毒、流氓軟件等等，作為一種對某種元素不滿的發泄也好，作為對自身“超凡”本領的無忌憚展現也好，這些行為也給其他用戶造成了損失和傷害，也是一種不道德的行為。比如“黑客”可能是由于好奇心使然，也可能是技癢難耐，但卻只實施的過程中給受者造成困擾甚至是巨大的經濟損失，通常這種行為的后果是損人不利己，相信在現實社會中這種損人不利己的行為發生的概率是相當低的，但為什么在網絡上發生率卻如此之高?而且屢禁不止?
即使有各種各樣的“防火墻”、“防病毒”軟件出現并被大規模利用，但這些手段還是不足以防范和控制掌握著更高技巧卻用心不良的網絡使用者，況且，從來就沒有一種真正有效的手段出現過，這是網絡應用的一個巨大缺陷。另外，相關互聯網管理法律的缺失和不完善導致出現不文明行為以及所產生的負面效應局面難以得到有效且合理的處理，這又在一定程上助長了該行為的日益囂張。
計算機、互聯網作為當代高科技產物，在改變著人們的生產生活方式的同時，也深刻影響著社會文化發展。黨的十七屆六中全會《決定》指出：“加強網上思想文化陣地建設，是社會主義文化建設的迫切任務。”我們從事計算機技術、網絡技術教育要著眼于發展健康向上的網絡文化，不斷強調依法管理，加強網絡法制建設，依法懲處傳播有害信息行為。通過依法管理計算機網絡，發展健康向上的網絡文化，通過積極推進網絡法制建設，改變我國現有互聯網法律法規還不完善，與網絡管理執法工作實際需要不相適應的現狀，不斷建立健全互聯網法規體系，實行依法管網、依法辦網、依法上網。要不斷加快立法進程，抓緊制定完善有關計算機、互聯網方面的法律法規，加強對現有法律法規適用網絡管理的延伸和司法解釋工作。同時，加大執法力度，壯大執法隊伍，健全執法體系，落實執法責任，真正做到有法必依、執法必嚴、違法必究。
計算機、互聯網給人們帶來的便捷的同時面臨的最大問題是數據安全問題，檔案數字化管理數據安全問題是不容忽視的，必須采取有效措施妥善解決數據的安全問題。做好檔案數字化管理數據備份工作，不僅要積極做好本地數據備份，還要根據現有條件做好數據異地備份，只有這樣才能在防止本地計算機、互聯網故障的同時，做好防地震、洪水等自然災害造成數字檔案數據安全工作。避免像汶川地震、98長江洪水那樣的重大自然災害造成不可挽回的損失。隨著電子信息技術的飛速發展計算機、互聯網技術日臻成熟，數據庫管理，數據集成的成功經驗比比皆是，要做好數據集成的軟件開發工作，檔案數據化管理系統要像第二代居民身份證管理系統那樣便于數字化檔案錄入數據庫，便于查詢檢索，便于實時更新數據庫管理數據。
一、當前我國檔案管理的主要問題分析
管理制度的發展滯后致使棄檔、死檔等現象已成為檔案管理中普遍的一個難題。從長遠的角度來看，我國制度的改革以及社會的發展隨著人才流動壁壘的減少。我國檔案實施社會化管理成為最終的必然方向。當前我國檔案管理中的“人檔分離”[2]、“死檔棄檔、現象較為嚴重。甚至出現一些“自持檔案”的現象。隨著社會的發展，檔案本身的嚴肅性、準確性以及唯一性，逐漸已經被很多人視同為“雞肋”。
（一）“人檔分離”。因為傳統檔案管理存在較多的問題，加上目前的檔案流動性比較大，因此檔案內容和個人之見出現了一定的偏差，部分檔案，比如認識檔案就不能夠對當事人的實際情況進行體現，作為人事檔案應該要能夠對當事人的各項基本資料體現。檔案一旦何其主體之見失去了聯系，就會出現人檔分離的情況，檔案的價值自然就沒有了，因此檔案必須要和實際相符，這是其特質也是其要求。
（二）“棄檔死檔”。在我國各類人力資源以及社會保障單位網絡上，已經長期開始定期公示“長期失去聯系超過5年的流動人員的人事檔案名單”。每年我國在各類社會保障網及人力資源網站將很多這樣失去聯系超過5年且被公示又無人認領的檔案最后都被入庫封存，成為“死檔”。當前我國面臨的該類棄檔現象已經成為全國各地人才檔案管理部門的普遍遭遇。2002年我國人事部全國人才流動中心就做過一項不完全統計，當年在全國范圍內就至少有超過60萬的“棄檔族”[3]。自從90年代以來，我國的新用工制度就讓流動人口的數量變得更大了，企業單位對檔案的管理也開始采取了分離模式，一些單位公職人員的檔案從單位中分離出去，因此檔案的管理工作開始產生了變化。加之，我國自九七年開始在全國逐步建立統一的城鎮企業職工基本養老保險等制度，辦理退休以及養老保險也逐漸開始與人事檔案脫鉤。
目前社會的流動性比較大，很多的地方都有了相應的服務機構以及檔案管理機構，這樣檔案就會逐漸的和其主人失去聯系，導致了目前的很多檔案均是沒有用的“死檔”，而檔案管理機構對于這些聯系不到本人，無法收取檔案費用的部門也是比較嚴重的損失，檔案是不能夠隨意的丟棄的，即便是當事人不進行手續的辦理亦是如此，所以檔案部門只能夠將這些檔案進行封存，隨著檔案的積累越來越多，這樣的棄檔也在增加。導致了檔案價值的喪失，其實檔案在我國來說，因為國企和事業單位的存在，要在這些單位工作必須要有檔案。
二、我國人事檔案發展的方向和趨勢展望
（一）人事檔案管理向信息化方向發展。因為人事檔案中對個人的過往記錄比較多，雖然是紙質的，也是具備了唯一性，其管理會有問題，增加了風險性，而且遺失后的補辦也是比價困難的，這是目前檔案管理比較常見的問題。我國的檔案事業發展后，政府部門對于檔案信息化管理和數字化管理的關切也是比較多的，但是實際的情況卻并不樂觀，并沒有取得比較好的發展和利用。但要在全國范圍內盡快形成統一的信息化、數字化人事檔案管理體系絕非易事，盡管由于我國人事檔案管理的硬件設備、檔案人員管理的問題以及人事檔案信息化軟件發展的制約不足，但我國人事檔案管理實施的信息化、數字化進程已初現成效，并在全國各地逐步開展各類“社會人才人事檔案電子化服務”項目，這些項目將分類整理的紙質檔案進行電子掃描等信息化處理，形成與實物檔案內容相對應和一致的“人事電子檔案”。檔案管理人員可以輕易通過進入到“數字檔案庫”中查詢當事人的檔案，并顯著提升了日常的辦公效率，如可以及時為當事人或查詢單位開設證明。
（二）電子化、數字化、信息化是其主要的方向。我國的電子技術獲得了比較大的發展，而數字化、信息化的檔案管理模式也讓我們看到了新的方向，其更加的高效，應用前景更加廣闊，加上我國的人口多，檔案信息資源也比較多，比較復雜，如果不進行數字化管理，將會是非常龐大的工作，因此電子化在很多的地方都相繼的投入使用，在部分的單位、企業中也是使用比較多的，數字化人事檔案管理是單位對檔案個人進行了解的一個窗口，實際的應用價值比較大。
關鍵詞：數字化、檔案管理、網絡化
中圖分類號：G270.7文獻標識碼：A文章編號：1006-026X（2013）12-0000-01
前言
21世紀是一個信息技術發展日新月異的時代，信息技術在各個行業各個方面的運用已經越來越普遍，并逐漸成為各個行業競爭的有力技術手段已經各方面進步和發展的不竭動力。而對于信息量巨大，工作量頗高，提供大量信息資源的檔案管理工作來說，計算機技術、網絡技術等數字化技術的變革的沖擊，為其帶來了巨大的機遇以及挑戰，正確的認識檔案管理的數字化發展，并使其向數字化的方向發展，使得檔案管理更加的系統、及時、準確和高速，從而實現對資源更加地有效利用和分享。這樣能夠促進檔案管理行業的發展，減小管理工作過程中的工作量及難度。
一、我國檔案管理的現狀
我國檔案管理是以服務社會主義現代化建設檔案資源為目的，其主體是依據《檔案法》建立的檔案館，檔案館也是集中管理、保存檔案的基地，它能實現諸多檔案管理功能比如：收藏功能、存儲功能、宣傳功能以及傳播功能。同時在我國這樣一個歷史悠久，古文化燦爛的國度，檔案管理不僅具有重要的意義，并一直得到重視，并取得了巨大的發展。發展到現階段，隨著網絡技術、通訊技術等信息技術的進步和發展，對檔案管理也產生了極大的影響。近年來，檔案管理過程中信息化、數字化技術得到了成功地應用，使得檔案管理方面產生了巨大的變革，電子式的文件大批量的產出，以及計算機技術下紙質檔案數字化的進步，促進了檔案包含信息內容的加速，并逐漸出現檔案管理對象檔案實體與檔案信息管理工發生分離的情況。正如我們所知，檔案它是能夠被我們傳輸、表達、感受的，以圖像、文件等為載體的一種信息。現階段，網絡信息技術的發展，必然會導致不同區域的使用人員共享檔案信息的情況，憑借各種數字化技術，檔案管理的工作也將突破地域，形成“移動中的檔案館”，建立起全國乃至全世界范圍內的檔案管理中心，檔案信息將更加容易獲取和傳播。
二、數字化檔案管理的內容及特點
信息化建設的關鍵是實現信息資源的共享以及高效的利用，無論從哪個方面來說檔案都是信息資源的中心，因而對檔案規范化以及標準化的管理已受到社會各行各業的廣泛關注。正是在這樣的背景下，為適應各行業發展的客觀需求，數字化檔案管理運用計算機網絡技術并結合數據庫系統對文字檔案、圖像檔案等檔案形勢進行數字化的管理，全面的管理，并進一步實現檔案系統與辦公系統的無縫銜接。數字化檔案管理是由若干年前西方“數字化圖書館工程”的概念演變而來，是一種利用多種計算機多媒體技術的新型檔案管理形式，基于高速網絡實現跨庫檢索并對海量檔案信息庫群進行管理。
數字化檔案管理包括諸多方面的內容，主要可完成以下工作：首先是以計算機網絡技術，多媒體技術以及現代通信技術為基礎，建立起能過在外部進行信息調整的公共網絡系統。其次是將不同時期、不同類別的檔案信息庫以及多種其他信息庫作為基礎信息，形成能夠將傳統檔案信息轉化，自動生成電子檔案的數據庫形式。再則是實現智能處理，實現數據庫到知識庫的轉變，并運用自然語言進行全網絡的檔案搜索，實現檔案信息的全網絡共享。最后是建立成立體化，全方位一體化的使用體系，及時地處理和提供各類檔案信息，并保證信息資源使用過程中的安全性，提供可靠地安全保密措施。
數字化檔案管理作為一種基于互聯網的分布是檔案管理系統，能夠根據不同的需求提供各類檔案信息服務，數字化檔案管理主要有以下幾種特點及優勢：
1、實現經濟效益的提高。
如今，社會經濟得到的飛速的發展，造成現實的辦公效率難以應付海量的信息，由此形成了尖銳的矛盾，在傳統辦公方式之下，一直是一種粗狂型的模式。也就是一種單純的以增加人員和辦公用具來解決這些問題的手段，這種方法造成企業管理成本大幅度的增加，相反數字化檔案管理一改傳統紙質載體的檔案信息，將其轉化為機讀的檔案信息，不僅在很大程度上減少了管理費用，節約了大量實體空間，還能有效地方便查詢，進而避免了印制紙質資料而造成的浪費和成本的增加。
2、實現辦公效率的提升
數字化檔案管理能夠做到資料的及時歸納和盡早利用。譬如，在企業人事管理的過程中，需要管理對象眾多，并且有極大的流動性和負責性，員工調動，退休等都會伴隨著檔案的移動，要想一絲不茍地準確記錄和了解這些動態的信息，按照以往的管理模式必將消耗大量的人力、物力，而且還可能造成延后。但是利用數字化的檔案管理方式，通過計算機網絡就能輕松準確的統計這些信息，同時回過頭來要想查詢這些信息也是什么的簡單和方便，可以使得相關的工作人員做到對所有信息進行實時的控制和處理。并且，由于計算機技術以及信息都不受物理空間的限制，因而數字化的檔案管理更是能實現檔案的無界性，由此檔案庫也由實體的檔案館變為可供隨時隨地利用的信息處理中心。
3、實現檔案的高效利用
傳統的檔案管理都是在檔案室或者檔案館內進行的，而且是以紙質材料為載體的，這樣給使用者帶來了諸多不便，然而數字化檔案管理則能夠使人們更加方便和精確的獲取所需的檔案信息，網絡化的檔案管理更是能使使用者不受時間以及空間地域的限制，從而大大提高檔案信息的利用效率。
三、數字化檔案管理建設應注意的問題
數字化檔案管理能給我們帶來諸多方面的便利，但與此同時也存在著多個方面的問題和有待克服的困難，為了實現全面檔案管理的數字化建設在，實踐過程中應注意一下幾個方面的問題：
1、系統工程的構建
我們必須認識到檔案管理數字化建設是一項系統的工程，它包括設計、開發、整理等多個方面的工作，而且日常的記錄、保管等工作也具有相當大的工作量，所需要的設備也是多種多樣。為了提高管理系統的效率還應管理查詢系統的設置以達到資源查詢及共享的目的，并進一步開發操作系統、加密系統等已全面提高檔案管理的水平。
2、保證檔案的安全性及可靠性
運用計算機技術的數字化檔案管理最重要的一點就是安全性的保證，全網絡資源共享對其安全也提出了更高的要求。現在網絡技術發展迅速，應注意及時更新保護系統以保證管理系統的安全運行，防止其被惡意破壞或侵入。
3、注意與辦公系統的高效銜接
與辦公系統的銜接將有助于企業對自身進行數字化檔案管理，實現企業財務管理、人事管理等的有效結合，提高檔案管理的效率。實行科學完善的管理規章制度，實現文檔一體化，電子檔案及紙質檔案同步保存，并在兩者之間建立有效的銜接通道，做到數字檔案管理的有跡可循，提高數字檔案的可靠性。
