時間：2024-01-20 16:57:10
引言：易發表網憑借豐富的文秘實踐，為您精心挑選了九篇檔案管理的分類范例。如需獲取更多原創內容，可隨時聯系我們的客服老師。
檔案的分類問題一直是受到廣泛關注的問題，它是各單位檔案管理中重要的首要問題之一。由于現代各單位的歸檔材料同過去相比無論是在數量、形式還是內容方面都有了較大的變化，現代仍采用全宗號、案卷目錄號、案卷號的編號方法來管理和固定案卷的位置，已經無法滿足現代檔案管理的需要了，也不利于開發檔案的信息資源。為此，人們必須創新檔案管理方式，該文為學校檔案實體分類管理提出一些建議和意見，并淺述增強檔案管理的措施。
1 學校檔案分類中存在的問題
在以往的學校檔案管理中，一般把檔案劃分為文書檔案和教學檔案，并由兩個部門分開保管。隨著學校里各類型文件材料種類和數量的增加，實際要進行歸檔的材料文件越來越多，事實上有很多不屬于文書檔案和教學檔案的其它材料，由于缺乏足夠的分類管理理論指導，以全宗管理的方法很難將這些專業檔案管理妥善，因此，各學校在檔案劃分標準和管理方法上有很大的差異[1]。有的學校將全部關于某個專題的材料不分載體和來源全部歸檔至一起；有的則根據載體形式的不同將同一專題材料分開存儲等，這種情況對檔案的管理和利用非常不利，影響了檔案管理現代化以及信息化發展，也影響了檔案庫的建設。
2 增強學校檔案實體分類管理建議
2.1 提高檔案管理的重視度
為提高對檔案管理的重視度，學校應該重視宣傳和教育我國檔案相關法律法規，以及檔案管理工作的重要性，從而提高對檔案利用工作重要性的認識。還要加強有關檔案的價值、作用以及利用效果的宣傳，不斷發展檔案信息化建設，積極收集保管好檔案資料，并轉變檔案管理的思想觀念，將被動服務的觀念價值轉變為主動服務的觀念價值。
2.2 判斷檔案價值，增強檔案管理
在檔案管理中的每個管理單元，對同一個目標常常是直接或間接地開始工作。雖然檔案劃分無論是形式上還是內容都有所不同，但是，有多種類型的文件之間存在明顯的相關性。因此，在確定歸檔檔案時，要全面掌握文件之間的鏈接價值，并從文件特征的所有方面進行全面的分析，從源文件、內容、時間、文本、形狀等方面進行價值考慮，全面預測社會對檔案的需要。因此，鑒定檔案價值要充分考慮社會的需求，既要考慮當前的需要，也要考慮長遠的需要[2]。在判斷檔案的價值時，要從效益的角度進行分析，這種效益指的是檔案發揮出的作用高于保存成本時具有的保存作用。所以在檔案保存時一定要考慮到檔案的這種收支比，只有確定其價值高于保存成本時，才能進行保存，并努力平衡財力和義務。
2.3 增強檔案保管工作和利用效率
在考慮如何進行檔案分類時，不能忽視檔案的保管和利用問題。大多數學校中一般都只有一個立檔單位，一個全宗檔案庫，因此在考慮檔案實體分類問題時，要全方位的考慮檔案保管和利用問題：第一，對于不同載體和形式的檔案，其保管要求是不同的，雖然其內容上可能會有所關聯，但為了延長實體檔案的壽命，必須分別妥善保管，將相同載體或同一形式的檔案集中保管在一起，將其視為一種組合檔案。第二，要盡量節省檔案庫房存儲箱柜，減少倒架，提高管理效率。對專業類檔案進行分類時，其類目設置不宜過細，一定要控制層次，并能夠通過檢索工具來揭示和反映檔案主題。第三，管理檔案的目的是為了滿足用戶對檔案信息的利用和需求，所以在分類檔案時，一定要盡可能的方便用戶，充分考慮各種因素。
3 增強學校檔案管理的方法
3.1 應用計算機信息檔案管理技術
計算機信息技術為檔案的分類和管理方法提供了更科學，更先進的使用條件。計算機的分類搜索工具，允許檔案館在進行檔案實體分類時，能夠更加注重檔案的保管因素，提高管理水平，使其穩定有序。簡化套裝檔案的數量，并建立一個統一的系統參考編號，并通過檢索系統，將歸檔的同一主題的檔案聯系起來，形成一套完整的文件信息提供給用戶，這樣更易保管載體不同的一組文件。
3.2 靈活進行實體檔案管理
學校在進行檔案實體分類時可以使用“年度-部門”這種分類方法，有利于減少歸檔整理檔案時的工作內耗，以提高工作效率。它形成檔案庫將如實的、客觀的反映出各個職能部門的工作歷史，維護了歸檔文件來源的真實性，是遵循文件形成規律的。由于近些年各個學校規模的擴大，其職能部門也越來越多，為了保證學校檔案管理能夠跟的上學校的發展速度，在設置“部門”分類時，可以按組織機構的類別進行劃分，比如將黨務組織、各群體團隊性部門等統一劃分為黨群類；將學校行政各職能部門劃分為行政類；將學校各二級院系統一劃分為院系類，這樣的分類號可以由“部門分類+部門代號（通常為三位數）”組成，如“XQ017”“HZ331”等[3]。而若是有關黨務工作或行政管理的臨時機構，可以按其掛靠部門進行分類，若是單獨行使職能的臨時部門，則應該單獨進行分類。
論文關鍵詞：合同檔案,歸類,管理,措施
1 企業合同檔案的特征
要想分析企業合同檔案的分類管理，就必須掌握企業合同檔案的特征，具體包括以下幾點。
1.1 法律性
人類社會中，合同制度是一種最為古老的法律制度。對于經濟社會而言，合同以法律形式存在，其目的是為了保障市場交易。合同在合同法的背景下，又賦予了法律效力。合同檔案是一種原始記錄，其記錄內容包括合同變更、簽訂和終止整個過程，因此，合同檔案具有法律特征。
1.2 憑證性
在市場競爭日益激烈的背景下，會引發較多的經濟糾紛。合同既是當事人履行合同義務和權利的憑證，又是法院及仲裁機構處理和解決糾紛的一種法律依據。因此，合同檔案具有一定的憑證特征。
1.3 規范特征
合同的簽訂、變更和終止等環節，必須要在合同法允許的范圍內執行，也因此，賦予了合同檔案規范的特征。就合同的內容和形式等方面而言，合同法均有明確規定。例如，訂立合同的形式有3種，包括口頭、書面及其他形式；內容方面，對合同的當事人姓名、數量、價款和住所等一般條款做了明確規定；還特別規定了合同的格式條款。只有賦予合同法律形式，才具備相應的法律效益。將合同作為檔案保存時，一旦丟失某一部分，就失去了合同部分及全部法律效力，難以維護當事人的合法權益。
1.4 相關文件多
企業合同檔案既包括簽訂的合同文本，又包括簽訂前和簽訂后的任何一個有關材料，例如，簽訂前的洽談、招投標，簽訂后的變更、解除和簽訂等。邀請函、招標書、投標書、評標報告、會議紀要、議價單、會簽審批表及解除協議等，組成了合同檔案，要想確保合同檔案的完整性，就必須做好合同檔案的歸檔工作。
1.5 合同檔案數量多
與行政機關相比，一個完備的企業，每年內制定的合同檔案相對較多，少則幾百件，多則幾千件。在這種情況下，要區分兩種合同檔案的分類方法，從而更有效地做好企業合同檔案的管理。
2 合同檔案集分式歸類方法分析
2.1 以集分式歸類原則為中心
從舊版及新版電力企業檔案分類表來看，主要是依據科技檔案和文書檔案進行歸類，科技檔案包括電力生產、科研項目和建設項目準備。而文書檔案包括行政管理和經營管理兩大方面。在這種歸類措施下，既給合同檔案的分類整理增加了難度，又不利于合同檔案的查找及統計管理。對合同檔案進行歸類時，要以集分式分類原則為中心，依據《合同法》中無名合同及有名合同的種類，重新制定。
2.2 集分式分類表
根據我國合同法有關規定，適用于企業的有名合同包括：買賣合同，借款合同，運輸合同，委托合同，技術合同，承攬合同，供用熱力、水、電、氣合同，技術合同及建設工程合同9種。依據有名合同和無名合同，制定集分式分類表，并在分類表中，將合同檔案分類歸檔，依次為60～69號。
有名合同，又叫作典型合同，是指在法律規定中，確定其規則及名稱的合同。無名合同，又叫作非典型合同，是指在法律規定中，未確定其規則及名稱的合同。本科會計畢業論文
2.3 分類表的使用法方法
將合同檔案分類歸檔過程中，年度、分類號以及件號共同組成檔號，年度為簽訂合同的年份，與合同相對應的具體分類號碼為分類號，件號是在相同年度、相同分類號中，按照合同簽訂時間順序制定的流水號。“—”作為代碼間裂解符號，代碼用阿拉伯數值0～9標注。例如：2014—62—002，該檔號表示2014年度，借款合同中的第二件合同檔案。
3 合同檔案歸類管理的注意事項
在把合同方案轉交至檔案室前，企業要安排一個部門，做好辦理合同的相關工作，防止出現辦理人員和部門相對分散，無法做好合同材料收集工作。
對合同編號實行統一編制，并由合同主辦部門負責，從而有助于合同材料的統計、保管和利用。要按照相關原則編制合同編號。諸如，將合同分為幾大類，同時采用特定符號標記，例如物資類可以采用WJ表示。隨后依據時間順序，在類別號里編制流水號。獨立性是各個合同編號的特性，一旦制定，無特殊情況，不允許私自更改。采用合同編號排列法，對未移交的合同材料進行保管，從而實現簡便、快捷地查找相關合同材料。
移交前，由合同主辦部門統一負責收集合同材料，并保管好。相關文件多和合同檔案數量多是合同檔案的兩大特征，因此，合同主辦部門在收集合同材料時，要將與合同有關的一切文件資料進行收集。檔案室要監督和檢查合同主辦部門合同材料的收集和保管工作，各部門相互配合、協調，確保合同檔案的完整性。
合同主辦部門在規定時間內，將年度全部合同材料上交至檔案室。有些合同在簽訂結束后，存在變更、作廢和解除等問題，難以確定合同最終辦理時間。所以，盡量不要將剛簽訂的合同轉移至檔案室。對于此類檔案，先由合同主辦部門進行收集和保管，待合同辦理時間確定后，轉交至檔案室。
4 結語
企業合同檔案管理，對企業的發展起到極其重要的作用。傳統合同方案的歸類管理，大多采用分散式歸類管理，給合同檔案管理帶來一定難度，不利于合同檔案的查找和利用及統計管理。對于企業合同檔案管理來講，充分利用其管理特性，采用集分式管理能夠更好地實現對于企業合同檔案的有效管理。由此得出結論，在企業合同檔案管理工作中，集分式管理效果更好，更加實用，更符合企業合同管理的需求，能夠在企業合同檔案的查找、使用及統計中達到顯著效果。
參考文獻
[1] 李林峰.企業合同檔案管理難點問題分析及建議[J].中國科技博覽，2013（20）：231.
[2] 王志偉.企業合同檔案管理初探[J].機電兵船檔案，2015（4）：40-43.
[3] 李瑩.淺談企業經營管理中合同檔案工作的重要性[J].商業文化月刊，2015（15）：83-84.
在企業的生產活動過程中，合同已經突顯出其關鍵而重要的地位，合同在企業運營過程中扮演了重要的角色，隨著企業經濟發展層次的不斷上升，企業合同檔案的管理也提上了日程，由于企業的合同檔案數量不斷增加，為了科學、規范、有效地管理好企業合同檔案，為需求者提供便捷準確的服務，需要對企業的合同檔案進行科學合理的分類管理，要采用科學有效的策略和方法，實現對企業合同檔案管理的分類管理、集中管理。
1 企業合同檔案的概念及特征
企業的合同檔案是企業活動中的重要分支，是重要的憑證，詳細記載了企業的經濟活動內容，也是企業履行合同的權利和義務的全部資料，是企業預算、評估和審計不可或缺的內容。合同檔案與企業的市場經濟活動密切相關，可以分為不同的種類，如：
企業經營合同、企業技術合同、企業勞動合同、企業銷售合同、企業工程合同等，在企業的合同檔案分類中，可以呈現出更為直觀和簡單的特征，這些合同檔案都具有其共性和個性，有一般檔案共同的價值和職能，而合同檔案還有其個性，這主要表現在以下幾個方面：
①法律性特征。企業的合同檔案不同于一般的檔案，它的內容載體為合同，而合同是具有法律效應的資料，在《合同法》的背景之下，具有相應的法律效力，合同檔案自然也具有法律效應，這與合同檔案的合同簽訂、合同變更、合同終止相適應，體現出企業的合同檔案的法律性特征。
②憑證性特征。企業的合同檔案是市場經濟的產物，在激烈的市場競爭之中，必然會產生較多的經濟糾紛，而合同是當事人履行合同義務和實施權利的憑證，也是處理經濟糾紛的處理憑證，因而，合同檔案顯現出較為明顯的憑證性特征。
③規范性特征。企業的合同簽訂、變更和終結是在《合同法》的范圍之內有效，可以這樣認為，企業合同檔案不僅具有法律性的特征，而且還有合同檔案所特有的規范性的特征，在法律范疇之內，企業合同檔案必須包括當事人的姓名、合同數量、價款，并且還有規定的格式，如果沒有依照合同的格式條款，則難以展現出合同全部的法律效力，會使企業合同不完善或不規范，這樣，就在無形中使當事人的合法權益受到威脅。
2 企業合同檔案管理的分類優化措施
企業的合同檔案管理要克服分散、無序的缺點和問題，要正視合同檔案管理的混淆、分散化的狀態，實施優化的分類管理措施，減少合同檔案分類管理的難度，有效地查找、利用、統計和管理合同檔案。
2.1 強化企業合同檔案管理機制
在企業的合同檔案管理制度之中，積極健全和完善合同檔案機制，要對合同檔案的相關工作如：收集、整理、編目、上架等，進行制度化的完善和優化，這樣，在制度完善的前提下，才能充分發揮出企業的合同檔案管理效能，從安全的角度上來看，強化企業的合同檔案管理機制，還可以確保企業的商業機密，減少企業的風險，從而促進企業健康、有效的可持續發展。
2.2 要加強合同之間的聯系，做好合同檔案的分類整理
在企業的合同檔案管理中，要增強合同檔案之間的聯系，要使合同檔案的分類整理工作更為順暢，并且在對企業合同檔案收集整理工作中，注重合同文件之間的聯系，單立類目、分類組卷，實現科學的保管和管理。同時，企業要指定獨立的部門負責合同檔案的管理事宜，避免合同檔案管理中的分散化和無序化狀態。
2.3 實施合同檔案的統一編號，利用分類管理
在對企業的合同檔案分類管理中，要將不同的合同文件進行統一的編號，這個工作要依照一定的規則實施，具體如：將年度內的合同文件分為不同的類別如：物資類、工程類等，再加以不同的符號加以區分，確定好不同的類別號，然后再依照時間的順序或者科目的不同編制小的編號，這樣，就可以較好地實現對企業合同檔案的保管、統計和利用。
2.4 注重附屬材料的收集和整理，確保合同檔案的完好 與齊全
在對企業的合同檔案管理進行分類優化的過程中，主管單位要負責合同的齊全和完整，要注重對合同檔案的附屬關聯材料的收集和整理，并且對于這些相關文件資料要加以不定期的督促和檢查，從而確保合同檔案在移交之前的齊全和完整性。
2.5 注重企業合同檔案管理材料的變化情況
在企業的合同檔案管理分類優化過程中，規定在每年的一定時間要進行合同檔案的移交，主管部門要移交上一年度的所有合同文件資料，這個工作相當繁瑣和細致，還存在一些合同檔案的變化情況，諸如：合同簽訂后還會有合同的變更、合同解除、合同作廢等問題，這些相關的合同文件變化情況都要進行及時的把握，由于這些合同文件資料的不確定性，不能一次性地終結，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要關注合同的變化情況，將完結的合同檔案統一移交給檔案管理部門，這樣就會使合同檔案分類管理更為全面和系統化。
3 優化企業合同檔案管理分類的方法
3.1 集分式歸類原則為核心的合同檔案分類管理
企業的合同檔案分類管理要重點對科技檔案和文書檔案進行分類整理，科技檔案主要包括企業的生產、科研內容以及建設項目的文件資料，具有技術性和保密性較強的特點。對于文書檔案的分類整理，包括企業的行政事務的管理以及經營方面的管理內容，這些檔案內容不利于查找和統計，在進行分類、收集、整理的過程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類的原則，以此為核心，進行合同檔案分類管理，要依照《合同法》中的無名合同和有名合同的不同種類，進行重新擬定和分類，從而增強對合同檔案分類管理的有效性。
3.2 集分式分類表
我國企業的有名合同主要涵蓋了九種不同的合同形式，又稱為典型合同，是具有規則和名稱的合同形式；而無名合同又稱非典型合同，是沒有規則和名稱的合同形式。這九種不同形式的合同要以有名合同和無名合同為前提，擬定規范而科學的集分式分類表，并且要在集分式分類表中，對合同檔案進行分類歸檔，進行統一的編號和整理。
3.3 分類表的使用方法
在分類表的分類歸檔整理過程中，年度、分類號、件號是合同檔案分類表中的重要元素，其中：年度是合同簽訂的年份，合同對應的分類號碼為分類號，件號是在同類的合同檔案分類中的流水號。這三個要素可以用于企業合同檔案分類管理中，便于實現對企業合同檔案管理的統一收集、整理和保管。在這種優化的合同檔案分類管理方式下，可以實現同庫保管，利于整理和查閱，實現科學有效的合同檔案管理。
關鍵詞：本科教學評估 教學檔案 分類管理
本科教學工作水平評估根據一定的指標體系，通過系統地收集高校的主要信息和材料，在進行科學分析的基礎上對高校辦學條件和教育教學質量等方面進行客觀評價。高等學校教學檔案是在教學活動中逐步累積形成的具有參考、利用和保存價值的原始記錄，它能夠完整、準確、真實地反映教學管理的全過程，揭示教學單位的教學質量和管理水平，是教學評估的基礎和依據。雖然教學檔案在評估指標體系中沒有單獨設立項目，但是評估指標體系中的大多數指標和觀測點都是以教學檔案為依據的，如教學計劃、教學大綱、試卷、成績、畢業論文等都是評估材料的重要依據。實踐證明，教學評估與教學檔案建設相輔相成、相互促進，教學檔案是教學評估的基礎和依據，同時教學評估又能促進教學檔案建設，提升教學檔案的價值和地位，教學評估工作為提升教學檔案建設水平帶來了新的契機。然而教學檔案材料具有內容豐富、類別復雜、涉及面廣的特點，這就使得教學檔案的詳細分類十分困難。如何根據教育教學規律建立行之有效的教學檔案分類標準是教學管理人員面臨的一個重要問題。
一、本科教學評估方案與高校教學檔案。
(一)本科教學評估方案與高校教學檔案的關系。
在高校教學水平評估方案中，一級指標有七項，其中與教學檔案明顯相關的指標占了三項，分別是：
1 專業建設與教學改革。包括專業、課程與實踐教學三個方面。這部分內容廣泛，是評估材料中的重點和難點。它主要反映專業的總體布局與結構是否合理。專業的設置是否適應社會的需要；改革教學方法與手段的效果：實踐教學內容的科學性和取得的效果等。
2 教學管理。包括管理隊伍與質量監控兩個二級指標。管理隊伍的情況可以從人事檔案中收集。質量監控部分主要就是觀測教學規章制度的建設與執行、各主要教學環節的質量標準和教學質量的監控。
3 教學效果。包括基本理論、技能、畢業論文、思想道德修養、體育、社會聲譽、就業七個二級指標。主要觀測學生基本理論與技能的實際水平、學生創新精神與實踐能力、論文質量、學生體質健康標準、畢業生就業率等。這部分內容比較復雜，涉及多個檔案體系，教學檔案是其中主要一個材料來源。
(二)本科教學評估體系下教學檔案的細化。
對照本科教學評估指標體系中關于教學檔案的指標，筆者根據實際工作情況，將院系教學檔案細化為如下四個方面。
1 基本教學文件：涵蓋教學評估方案中的教學管理指標和專業建設與教學改革的部分指標。對應的教學檔案具體包括教學計劃、教學大綱、教學進程安排、教師授課計劃書、教學任務書、教學日志及考勤表、課表等。
2 日常工作文件：涵蓋教學評估方案中的教學管理指標和教學效果指標。對應的教學檔案具體包括學籍管理、調課管理、學期各類教學總結、各類考試管理和其他日常文件。
3 主要教學環節文件：涵蓋教學評估方案中專業建設與家偶爾改革的部分指標和教學效果兩個指標。對應的教學檔案包括理論課程排課管理、教學改革、教材管理、實踐教學管理、畢業論文管理。
4 教學質量管理文件：涵蓋教學評估方案中專教學效果及教學管理兩個指標。對應的教學檔案包括包括教師教學質量監控管理、各類成績管理。
二、本科教學評估下的“高校院系教學檔案分類管理”運行機制研究
(一)教學檔案分類管理的原則。
1 真實性原則。教學檔案是歷史的原始記錄，必須真實、客觀、可信，因此，必須遵循檔案自然形成的規律進行分類，科學選擇分類方法，合理設置分類項目，從而使教學檔案能夠系統的反映出教學活動的本來面目。這是教學檔案分類管理的首要原則。
2 系統性原則。由于教學檔案是在處理教與學的各種活動中逐漸形成的，它的成分較多，縱橫關系錯綜復雜，因此，在進行教學檔案分類的時候必須遵循一定的邏輯規則，尤其要注意分類標準的一致性和縱橫關系的明確性。如我們在對教學檔案進行分類時縱向可以根據學年進行分類，橫向可以按照檔案職能進行分類，一旦確定分類方法以后，每次分類就都遵循同一標準進行，而不能第一次以學年縱向、職能橫向分類，第二次以職能縱向、學年橫向分類。這是教學檔案分類管理的根本性原則。
3 實用性原則。也是教學檔案分類管理的終極目標。教學檔案是為教育教學、科研和管理服務，它能夠提供詳盡完備的原始材料，發揮檔案的查考和憑證作用，所以在對教學檔案進行分類時就必須考慮其實用性。如根據學年進行教學檔案分類時，我們不能忽視檔案本身的職能特點而生搬硬套進行分類，而要注意檔案的可用性。
(二)教學檔案分類管理的一般方法。
在教學檔案分類管理的原則指引下，筆者認為可以采用如下方法對教學檔案進行分類。
1 按教學檔案的職能進行分類。教學檔案是一個復雜的整體，各種教學檔案的內容、性質、成分、形式各不相同，各有特點。據此，筆者根據本科教學評估方案，具體分析教學檔案的構成，針對不同檔案的特點，提出了按照教學檔案的職能進行分類的方法。按照教學檔案職能進行分類就是在本科教學評估方案體系下教學檔案細化的四個方面。
2 按學年――學期進行分類。在高校實行學年制具有悠久的歷史，早在12--13世紀大學的初建階段，就實行學年制的分科教學制度。我國高校經歷了學分制―學年制一學年學分制這樣一個過程。目前高校多數實行學年學分制這樣一種教學管理制度。它保留了學年制的整齊劃一等特點，為教學檔案按照年度進行分類提供了依據。按學年分類即意味著按學期分類，按學期分類其實是按學年分類的細化。現在高校分為春季和秋季兩類招生，然而無論哪一類別的招生，一個學年都要分為兩個學期，相應的教學檔案就可以在學年之下再根據不同的學期進行分類。
(三)本科教學評估下的“院系教學檔案分類管理體系”的具體措施。
在理清了本科教學評估與教學檔案的關系后，秉著教學檔案分類管理的原則和方法，筆者建立了如下的“院系教學檔案分類管理體系”。
首先，根據筆者提出的職能分工的要求，將本科教學評估方案體系下教學檔案細化的四個方面作為分類體系第一級別，分別予以編號，為1(基本教學文件)、2(日常工作文件)、3(主要教學環節文件)、4(教學質量管理文件)。
其次，將四大職能具體的分工作為分類體系的第二級別，分別予以編號，為1-1(教學計劃)，……，1－7(課表)；2-1(上級文件)，……，2-5(各類考試管理)；3-1(理論課程排課管理)，……，3-5(畢業論文管理)；4--1(教師教學質量監控管理)，4-2(各類成績管理)。
在個人信息法領域中，對人事檔案的基本定位，是“依特定目的而收集的并以一定方式編排的個人信息的集合”[1]。法學界在現代隱私權的基礎上，建構個人對其人事檔案的合法利益的救濟框架，完成該合法利益的權利化。按照侵權責任法的原理，對于作為人格權的隱私權的損害主要是給予精神損害賠償的救濟，也不排除對經濟損失的賠償。根據我國人事檔案制度的規定，本人是根本無法知悉檔案記載的內容為何、檔案記載是否有錯誤、被提供給何人查閱等。不少學者提出在人事檔案的管理中應尊重個人信息自決權，給予當事人請求復核、更正、刪除等權利[2]，即個人的知情與參與等權利[3]。
從個人信息保護的角度而言，與以傳統隱私權保護為基點的隱私權保護機制不同，現代隱私權在權利配置上，要求按照個人信息處理的不同階段進行權利增設與重置，在保護機制上，要求建立個人信息保護所要求的公共監管機制[4]。在目前，我國隱私權保護法制無法完成現代隱私權，特別是個人信息保護所需要的保護架構。
筆者認為，在分析人事檔案制度中，OECD所提出的八項著名指導原則（匯集限制原則、資料內容正確性原則、目的明確化原則、利用限制原則、安全保護原則、公開原則、個人參與原則、責任原則[5]），既可以作為制度分析的工具，也可以作為制度改革的借鑒。本文以我國司法實踐中關于人事檔案管理侵權的判決文書為基礎，結合上述指導原則，以類型化的方式，分析我國司法實踐的現狀，為人事檔案制度改革奠定必要的實證基礎。
二、經驗材料
在我國有關人事檔案管理侵權糾紛的司法實踐中，可以將有關的糾紛歸納為以下幾個類型：
（一）人事檔案因記載不完全導致的侵權責任
該類侵權責任，主要發生于用人單位在檔案信息收集與檔案材料制作中因所記載的事項不完全的情形中，體現為應當記載的而沒有記載，還包括記載錯誤等其他情形。
在“某制藥廠與李某財產損害賠償糾紛上訴案”[6]中，法院認為：“本案中,李某的《企業職工檔案》中只記載了李某自1986年到新疆維吾爾自治區商運司參加工作、工資審批及退休的一些情況,對1985年以前李某參加工作及調動工作的情況均未記載,致使李某1985年之前參加工作的工齡無法認定,故制藥廠應對其記載檔案不全承擔一定的民事責任”。在該案中，法院是把該類侵權糾紛作為財產損害賠償糾紛，而非作為人格權侵權糾紛予以處理的，而且在判決處理上，也沒有給予受害人以任何物質性或者精神性的損害賠償，而是判決加害人承擔補建相應的人事檔案的責任。
在“韓某與某公司財產損害賠償糾紛上訴案”[7]中，法院也認為：“某公司作為代為保管韓某人事檔案的單位理應對韓某的相關人事檔案信息妥善保管，某公司提供的《企業職工檔案》只記載了韓某1985年開始工資套改及退休情況，對1985年之前韓某參加工作的情況均未記載，且某公司對韓某1978年參加工作認可，故對韓某要求某公司賠償其工資損失的訴訟請求，本院予以支持”。
在“吳耀榮訴廣州鷹金錢企業集團公司勞動合同糾紛案”[8]中，法院確認：“由于原告檔案沒有反映原告辭職的有關情況記載，在這階段的職工花名冊也丟失，以致社會保障局無法取得能夠證明原告工作經歷的原始資料，造成原告無法享受視同繳費26年1個月年限的養老待遇，并因此無法享受視同養老保險繳費年限滿25年由政府專項資金全額資助繳納過渡性基本醫療保險費，責任在于廣州市穗光食品廠”。
本部分所研究的后兩個案件判決的重要意義在于，對因人事檔案記載不全而給當事人造成的物質損害（工資損失、過渡性基本醫療保險費損失等）給予了賠償，并沒有給予檔案關系人以精神損害賠償。
（二）人事檔案因保管不善遺失導致的侵權責任
該類侵權案件，可能發生在公共性檔案保管機構（國家機關、事業單位等所屬的檔案部門）與檔案關系人之間，也可能發生在商業性檔案保管機構（企業、職業介紹服務中心、職業介紹所等）與檔案關系人之間，是一種比較多發的人事檔案侵權糾紛類型，而且在是否具有可訴性的問題上，司法機關對行政部門所保管的人事檔案遺失與企業、事業單位所保管的人事檔案遺失，具有二元化的傾向。司法實踐往往對前者持不具有可訴性的立場[9]，而對后者持具有可訴性的立場[10]。
值得注意的是，該類民事案件在糾紛定性上比較復雜，主要是被作為侵權案件予以處理的，且主要賠償的是當事人的經濟損失，但在少數案件中對當事人的精神損害給予了賠償[11]。只有在雙方當事人之間有明確的檔案保管約定的情況下，才可能是被作為違約案件予以處理的。
在“劉巖與北京市朝陽區職業介紹服務中心保管合同糾紛上訴案”[12]中，終審法院認為：“職業介紹中心作為保管人沒有履行合同的義務將劉巖檔案丟失，職業介紹中心具有過錯，其違約行為必然影響劉巖今后就業及享受相關待遇，因此，應對其違約行為承擔相應的責任，賠償劉巖相應的損失，對于損失數額，本院依據劉巖提供的證據結合日常生活經驗，酌定為30000元”。在該案中，在當事人之間存在著明確的人事檔案保管合同（委托存檔協議），所以法院將該案作為違約案件予以處理。
在“李蔚萍訴長葛市歸僑僑眷聯合會勞動爭議糾紛案”[13]中，法院認為：“在原告達到退休年齡時因檔案丟失而無法辦理，對此被告長葛市僑聯應負保管不善的責任，具有過錯。由于無原告檔案材料，造成原告不能及時辦理養老退休手續，給原告的利益已造成一定程度的損失。對原告主張的損失，被告應予賠償”。
在“安陽市北關區彰北街道辦事處與陳建設勞動爭議糾紛上訴案”[14]中，法院支持了初審法院的觀點：“上訴人將被上訴人檔案遺失，影響了被上訴人享受相關待遇，給其取得相關利益造成了可預見的損失，故原審判決根據安陽市的人均生活水平，酌定一次性賠償被上訴人遺失檔案損失并無不當，本院予以維持”。更為重要的是，在該案中，終審法院提出了人事檔案遺失侵權之訴與勞動關系糾紛之訴的相互獨立性問題，即“關于陳建設的身份及雙方是否形成勞動關系的問題。因該糾紛同檔案遺失引起的侵權之訴不屬同一法律關系，本院不予審查，應另行處理”。
在“李傳雅與廣州鋼管廠有限公司勞動爭議糾紛上訴案”[15]中，終審法院認為：“鋼管廠遺失李傳雅檔案造成李傳雅辦理退休手續的延誤，以致于李傳雅未能享受到從2006年7月起每月增加基本養老金100元的調整，該損失應由遺失李傳雅檔案的鋼管廠承擔責任。鋼管廠應按每月100元從2006年7月起計算至本判決生效之日一次性支付給李傳雅，以后每月于當月30日前支付100元給李傳雅至其死亡時止”。該判決將不能辦理退休手續的損失用一次性支付和終身定期金的方式予以賠償，其大膽與創新，令人耳目一新。
在上述案件的損害救濟上，對人事檔案關系人主要是給予了損害賠償的救濟，但是并未言明是對物質利益的損害賠償，還是精神損害的賠償。從合同法和侵權責任法的理論而言，似乎該損害賠償主要是針對物質損害而做出的，均未對檔案關系人的精神損害予以救濟。
（三）人事檔案在勞動關系終止時未及時移轉導致的侵權責任
該類侵權責任，體現為用人單位在勞動合同終止后未能及時移轉勞動者的人事檔案而產生，主要產生于勞動爭議糾紛領域中，而且往往是被作為勞動爭議糾紛予以審理的。
在“青島晶華玻璃有限公司與王政智勞動爭議糾紛上訴案”[16]中，法院進一步闡明：“本案中，晶華玻璃公司在與王政智終止勞動關系后至今未給其辦理檔案轉移手續的事實清楚，故原審法院依據勞動合同法的有關規定，判令晶華玻璃公司為王政智轉移檔案正確，本院予以確認”。在該案中，盡管被告用人單位在相當長的時間內沒有給勞動者轉移人事檔案，但是法院并沒有因此給予勞動者損害賠償的救濟，而僅僅是判決用人單位繼續履行相應的移轉義務。
在“袁媛訴重慶銀行股份有限公司勞動爭議糾紛案”[17]中，法院認定了用人單位未為及時移轉勞動者人事檔案的違法性，即“雙方的勞動關系在1994年已解除，重慶銀行未即時為袁媛轉移檔案資料，不符合相關規定”，而且還進一步明確了勞動者訴請用人單位及時移轉人事檔案的權利屬于用人單位的在勞動合同解除后的附隨義務（后合同義務）且不適用訴訟時效的規定，即“由于原告該訴請系勞動關系解除后用人單位的附隨義務，該請求不適用訴訟時效期間的規定”。以此保護勞動者對自己人事檔案的合法利益。
（四）人事檔案去向信息告知義務不履行而造成的侵權責任
該類侵權案件，體現為用人單位在勞動者的勞動合同中終止后，長期不告知勞動者的人事檔案的去向，給人事檔案關系人（勞動者）造成損害的情形。在司法實踐中，該類案件相對較為少見，而且也是被作為勞動爭議糾紛予以處理的。
在“華某某與上海汽車電器總廠勞工合同糾紛上訴案”[18]中，法院確認：“職工檔案記錄職工的生活、工齡、工作經歷等，用人單位應當妥善保管并在職工離職后及時辦理移交手續且告知檔案的去處以便職工享受其應得的各項政策待遇。上海汽車電器總廠雖然在1993年12月履行了檔案轉移手續，但直至2008年6月才告知華某某，亦有不當之處。原審法院據此酌情判令上海汽車電器總廠賠償華某某養老退休金損失15,000元亦無不當”。
在該案中，法院不僅確認了用人單位對勞動者的人事檔案的基本義務，即在勞動關系存續期間的妥善保管義務和在勞動關系終止后的及時移轉義務，而且還確認了用人單位在勞動關系終止時及時履行檔案移轉義務后及時告知檔案去向的義務，以此保護勞動者的權益。誠為司法能動主義的一大進步。
三、對司法實踐的反思
與對人事檔案制度改革的思考
從對上述人事檔案管理侵權糾紛司法判決材料的整理歸納與初步分析，可以得出如下結論：
首先，在糾紛的性質定位上，有關人事檔案管理中的侵權糾紛的歸類，較為復雜，且多種多樣。既有作為財產損害糾紛，也有作為違約責任糾紛，還有作為勞動爭議糾紛予以審理的。在司法實踐中，還有法院敏銳地提出了人事檔案侵權之訴的獨立性問題。這一點主要是跟目前我國立法上關于人事檔案關系人對其人事檔案的合法利益是否權利化以及如何權利化的規范之闕失有極大的關聯。
其次，在損害賠償的性質和范圍上，在我國有關人事檔案管理中的侵權糾紛的案件中，司法機關普遍傾向于而且也實踐了對給予當事人造成的物質損害應當給予救濟的主張，而對前述各類型侵權行為造成的精神損害，則根本就沒有或者較少給予賠償。此外，在司法救濟中，還普遍使用了非損害賠償的救濟方式，如繼續履行（及時移轉）、恢復原狀（補充建檔）等措施。這是因為在我國司法實踐中，被司法機關所看重的是人事檔案在記載不完全、遺失、不及時轉遞以及去向不明等情形中給人事檔案關系人在就業待遇、繳納社會保險、辦理養老退休等方面造成的經濟損失，忽略了人事檔案管理中的侵權行為對人事檔案關系人所造成的精神損害。可以說，存在著嚴重的將人事檔案關系人對其人事檔案的合法利益財產權化的傾向。這一點與法學理論界將人事檔案關系人對其人事檔案的合法利益人格權化（隱私權化）的基本觀點大相徑庭。
最后，在損害賠償的數額與方式上，法官的自由裁量權起到了主要作用，法官通常會根據當事人提供的證據和日常生活經驗相結合予以認定，既有一次性支付的損害賠償金，也有終生定期支付的損害賠償金。
綜上可以說，從OECD的指導原則而言，人事檔案管理中的侵權行為主要體現為對資料內容正確性原則、安全保護原則和個人參與原則等三大原則的違反。
從法律規范的創制而言，對人事檔案關系人對其人事檔案的合法利益的保護，應當將該合法利益規定為法律上的人格權位階，特別是隱私權的范疇，為了彰顯個人信息主體對其個人信息的權利與傳統隱私權的差異，可以稱之為個人信息自決權。從司法實踐的改善而言，應當注意人事檔案關系人對其人事檔案的合法利益中的人格權因素，在司法救濟上，不僅要給予受害人因人事檔案管理中的侵權行為導致的經濟損失的救濟，而且也要給予受害人因該侵權行為而導致的精神損害的救濟。
注釋：
[1]齊愛民.拯救信息社會中的人格:個人信息保護法總論,北京:北京大學出版社,2009年版,第81頁.
[2]王秀哲.隱私權的憲法保護,北京:社會科學文獻出版社,2007年版,第243頁.
[3]張建文.論人事檔案遺失的權利救濟,北京檔案.2009年第10期,第19頁.
[4]張建文.基因隱私權的民法保護,河北法學.2010年第6期,第11頁.
[5]劉怡君.資訊化社會隱私權之研究――以日本個人資訊保護為中心，淡江大學日本研究所碩士班碩士論文,2005年6月,第84-86頁.
[6]新疆維吾爾自治區烏魯木齊市中級人民法院(2011)烏中民一終字第1059號民事判決書.
[7]新疆維吾爾自治區烏魯木齊市中級人民法院(2011)烏中民一終字第912號民事判決書.
[8]廣東省廣州市天河區人民法院(2009)天法民一初字第3137號民事判決書.
[9]許昌縣人民法院(2010)許縣法行初字第36號行政裁定書.在該案中,法院認為:原告所訴被告因保管不善將檔案丟失不屬于人民法院受案范圍，原告可以向被告或其上級機關及有關部門反映解決.
[10]張建文.行政部門所保管的人事檔案遺失的權利救濟,北京檔案.2011年第7期,第17頁.
[11]河南省安陽市中級人民法院(2009)安民二終字第55號民事判決書.
[12]北京市第二中級人民法院(2011)二中民終字第9927號民事判決書.
[13]長葛市人民法院(2009)長民初字第00699號民事判決書.
[14]河南省安陽市中級人民法院(2009)安民二終字第304號民事判決書.
[15]廣東省廣州市中級人民法院(2007)穗中法民一終字第2563號民事判決書.
[16]山東省青島市中級人民法院(2011)青民一終字第385號民事判決書.
[17]重慶市渝中區人民法院（2009）中區民初字第6132號民事判決書.
[18]上海市第二中級人民法院(2010)滬二中民三(民)終字第1315號民事判決書.
醫院的檔案是記載著醫院各項事物、活動、歷史的資料集合，是匯聚著自醫院建立以來所有成果的匯總。對醫院的發展和成就起著至關重要的作用，醫院檔案管理以其獨特的規范性、保密性、永久性的特點，服務者醫生和患者。醫院檔案管理基本都是有第一手資料建立而成，由層層人員和部門把關檢查，對用紙、用墨、語言、文字都有嚴格的規范要求。醫院的檔案大多數都保存在相對安全的地方，檔案中記載著許多涉及醫院內部和高層的決策或方針，以及患者的個人信息、個人隱私等，有著較大的私密性，醫院的檔案管理工作者做好安全工作，防止檔案中所記載的隱私外泄，杜絕對醫院或患者有所損害的事情發生。傳統的醫院檔案大多都是以文字的形式記載在紙張上，存放在檔案盒中密封保存，在做好安全管理的同時，規范的工作方式和行為方式，可以讓這些檔案永久的保存，不會出現遺漏或損壞。醫院檔案是為了更好的服務患者和醫生，為他們提供方便，同時也是醫院正常工作運作的基礎，醫院的檔案管理者要做好管理工作，配合各部門之間的工作，讓醫院的工作效率更高，更好的為患者服務。
為了適應社會的發展，醫院的檔案管理方式也在不斷的改變，現階段的醫院檔案管理變得越來越有層次感，從不同的角度，不同的方向把醫院檔案分類存放，根據研究目標的不同和醫療方向的分類，漸漸的把各種類的資料和信息分門別類的儲藏，可以更快捷，更方便的為醫生和患者服務。現階段的醫院檔案管理更加具有專業性，傳統的醫院檔案管理大多是由非專業人士管理，對醫學的具體分類不夠明確，現階段的醫學種類繁多，各領域相互影響相互交錯讓傳統的醫院檔案管理者不能及時的有效的把檔案及時存放，因此現階段的醫院檔案管理要有專業性人才的加入，做好各個醫學科目的細化工作，保障醫院的正常運轉，更好的為患者服務。同時在現階段醫院檔案管理中最重要的就是檔案的連續性，醫學的研究過程和研究成果是一個相對緩慢的進程，其周期性較長，醫院檔案管理工作者要做到保證其在研究的同時保存好每個階段向對應的成果和結論，做好醫學研究的配合工作，讓醫院檔案可以更好的服務醫學研究。發揮醫院檔案管理現階段應有的作用。
二、醫院檔案管理現階段所存在的問題
2.1、醫院檔案管理的分類問題
醫院檔案的豐富程度很大程度上決定著醫院的等級、經驗、優良等，它是醫院精神財富的具體體現，而確保各個檔案整齊有序的排放的關鍵就是醫院檔案的分類排放等問題。傳統的醫院檔案的原始積累來源于醫院的各個部門的資料歸納，并沒有積極主動的去收集資料、文件等，其被動、來源渠道單一的特點較為明顯，而檔案的分類又是檔案管理的基本方法，是對檔案進行系統的、規范的管理分類的有效手段。但是在現階段醫院的發展過程中，大多的醫院不在意和注重檔案的分類管理，沒有科學的、規范的方式去分類管理檔案，而且多數原因在于醫院用房緊張，檔案無處存放，各種基礎設施不夠完善，甚至導致醫院檔案的發霉、老化等問題，給資料的查找帶來很大的困難。
2.2、醫院檔案管理人員的專業素質較低
在大多數的醫院中，醫院對于醫院檔案管理的工作并不是很重視，醫院檔案管理者的薪資水平還相對較低，各種基礎設施陳舊，更新換代的水平跟不上醫學發展的步伐，導致現階段醫院檔案管理的水平嚴重的影響著醫院的發展節奏。而醫院檔案管理工作者也沒有能夠正確的認識現階段醫院檔案管理對于醫院發展的重要性，嚴重的缺乏與管理相關的專業知識和法律意識，想當然的以為醫院檔案管理工作就是簡單的文書整理，這種不負責任的想法充斥著大多數醫院檔案管理者的思維中，受到其專業素質和文化水平的限制，導致現在的醫院檔案管理工作大多都處在一個相對混亂、分類不均、亂裝錯裝的階段，使得醫院正常的工作運轉受到了很大程度的阻礙，遠遠滿足不了現階段醫院發展的需求。
2.3、現存的醫院檔案管理制度不夠規范
醫院從開始出現以來，經過不斷的發展變遷和自我完善，都形成了一套適應自己的醫療管理體制，各個部門之間、各個個體之間都有一定的行為規范和行事準則，而醫院在檔案管理方面卻缺少相應的制度規范，使得醫院的檔案管理工作沒有明確的形式準則，檔案管理部門之間沒有相對應的科學規范的流程，缺少對檔案的監督和審查，不成形的醫院檔案管理使得人員松懈、工作散漫、效率極低，及其不利于醫院的正常管理。
三、規范現階段醫院檔案管理
為了配合現階段醫院的發展，醫院檔案管理工作者要做好醫院檔案的管理工作，醫院也要大力的支持其工作，建立健全檔案管理的基礎設施，優化檔案管理的環境，調動每個醫院的部門配合好醫院檔案的管理工作，每個部門都把收集資料和文書的工作做到實處，各個部門都負責起來，積極的配合，方便醫院的檔案管理，同時也能極大地提高醫院檔案管理的完整程度和豐富程度。醫院?n案管理工作者要努力的提高自身的專業素質不斷的學習各種先進的醫院檔案管理手段和知識，豐富自己的見識，開闊自己的領域，積極的學習與醫院檔案管理有關的法律知識，掌握我國法律對醫院檔案管理的要求，提高現階段醫院檔案管理的效率。同時最重要的就是醫院要明確各項檔案管理的制度規范，保障醫院檔案管理工作的正確、正常進行，結合相關的法律為醫院的檔案管理工作制定出一套科學的行為規范，使得檔案管理工作真正的成為方便醫患使用，幫助醫院發展的一項重要組成部分。
關鍵詞：檔案管理基礎工作；檔案管理；作用；建議
伴隨著信息化時代的不斷普及，我國現階段的檔案管理工作也需要朝著信息化，數字化不斷邁進，檔案基礎管理工作作為現代化檔案管理工作中的一個重要組成部分，在檔案管理中做好檔案管理的基礎工作有助于提升檔案管理的整體水平，從而推進我國現代化管理的進程。
1 檔案管理基礎工作在檔案管理工作中的重要作用
1.1 使檔案管理工作變得標準規范
n案的標準，規范是現代化檔案管理的一個基本的要求，檔案管理基礎工作通過將檔案進行分類整理從而可以實現檔案規范化的這一要求，方便對檔案信息的查閱，同時做好檔案管理基礎工作還可以使檔案的管理實現分部門分事項的針對性的管理，提高檔案管理的精準性。然而現階段一些單位并沒有充分認識到檔案管理基礎工作的重要性，在檔案管理工作中不愿意投入很多的人力和財力，從而導致很多企業的檔案管理基礎工作出現問題，出現整體不規范分類不準確等各種情況。例如由于單位對檔案管理工作的不重視的原因，導致在檔案的基礎工作中造成檔案的丟失損害，或者在檔案的分類中出現錯誤，檔案管理基礎工作沒有做好會影響檔案的完整性，也不利于檔案的規整，非常不利于現代化的檔案管理。
1.2 檔案管理基礎工作可以保障檔案檢索的準確性
檔案管理的基礎工作不僅要求檔案基礎工作人員做好檔案的規范性，還要確保檔案檢索的準確性。在檔案管理基礎工作中，檔案管理人員需要在檔案的輸入和歸納過程中保證檔案內容的準確性，提供關鍵詞或者相關的內容概括，對于檔案中內容不完整的內容要進行重新編寫，方便用關鍵詞或者內容概括進行檢索查找，使人們更快的查找到所需檔案的資料。伴隨著信息技術的不斷普及，檔案檢索技術也在不斷的進步，檔案管理基礎工作可以利用現代化的檢索技術提升檔案管理的水平。
1.3 檔案管理基礎工作保障檔案管理的利用率
檔案管理基礎工作要求檔案規范并且方便檢索查找，這就會有效提高檔案的利用率，如果檔案基礎工作沒有做好，就會限制檔案更好的發揮其作用。檔案也有輕重緩解，有的檔案企業會經常用到，使用率非常高，而有的檔案相對使用率就會低，因此在檔案管理基礎工作進行歸納整理分類過程中，可以有選擇的先去歸納整理那些相對比較重要的，使用率高的檔案內容，然后再對使用率較低的內容進行分類整理保存，同時注意不能因為檔案的使用率較低就不整理，要確保檔案內容的完整。
2 檔案管理基礎工作現狀
2.1 檔案管理人員的整體素質不夠高
現階段我國很多單位的檔案管理人員年齡比較偏大，相對年輕人他們的對新知識的接收能力會比較弱，因此就會很難接受新的現代化的檔案管理知識，無法適應檔案現代化管理對員工素質的要求，限制了檔案管理水平，另一方面隨著檔案管理現代化的不斷普及，對檔案管理人員的素質提出了新的要求，而現階段檔案管理的工作人員普遍缺乏現代化的檔案管理知識，檔案管理的知識結構比較傳統落后，對計算機知識的掌握也比較缺乏，傳統的檔案管理方法無法適應現代化的檔案管理要求。
2.2 檔案管理不夠規范
檔案管理基礎工作的一個重要的途徑就是檔案的檔號，然后在實際的檔案管理基礎工作中，由于缺乏對檔案管理的重視，很多員工缺乏專業的檔案分類整理知識，導致很是多員工在進行檔案管理基礎工作時行為不規范，例如在檔案管理基礎工作中，可能會出現缺少目錄號或者檔號的命名不規范等一些列的問題，導致檔案不能及時查找。另外，還有的情況是檔案的標題命名非常不合理，導致檔案內容和檔案標題形成巨大反差，使單位很難精準的查找到所需檔案信息，增加了檢索的難度。另外，由于員工檔案專業知識的缺乏也會導致員工在對檔案進行整理分類時，出現分類不準的情況，使檔案資源變得非常混亂，無法更好的為人們提供服務。
2.3 檔案管理的現代化技術普及度較低
現階段我國的檔案管理大部分還沒有普及計算機管理，還是以人工度檔案進行整理歸檔，而人的精準率很顯然不能和現代化的計算機相比，這樣就不可避免的會出現一些人為的失誤。另外，現代化技術的普及率較低，導致在信息檢索方面不利于檔案的全面查找，在檢索過程中由于內容的漏洞導致查找不到所需資源，使檔案的利用率降低，檔案檢索效率低而且麻煩等一些列問題都限制了檔案的現代化管理進程。
2.4 檔案保管不當造成缺失
現在很多的檔案還沒有完全實現實體向電子檔案的轉化，很多的實體檔案由于單位對檔案管理的不重視導致出現保存不當的現象，有些檔案已經出現少頁，缺角等情況，甚至有些檔案已經完全丟失，無法找回。
3 有效展開檔案管理基礎工作的幾點建議
3.1 提高檔案管理工作人員的素質
檔案管理工作人員的素質很大程度上影響著檔案管理基礎工作的好壞，首先注重檔案管理工作人員的思想道德文化修養和職業道德的建設，使檔案管理人員認真履行自己應該履行的責任，做好自己的工作。另外要加強檔案管理人員專業知識的建設，一方面是檔案管理方面的專業知識，通過提升工作人員檔案專業知識確保檔案工作人員能夠對檔案進行合理的整理分類，操作規范，保證員工可以高效率的完成需要做的工作，另外隨著檔案管理的現代化發展，要求檔案管理工作人員掌握一定的計算機知識，因此需要加強對員工計算機知識的培訓，通過一些現代化的技術的應用來輔助檔案管理工作人員更好的展開檔案管理基礎工作。
3.2 注意檔案管理從起草公文開始，做好檔案管理的前期工作
在檔案管理工作中需要嚴格要求檔案工作的每一個流程，從開始到結束，檔案工作是從公文開始進行的，因此就需要在起草公文的時候就進行嚴格的要求，首先注重收集整理手稿，然后再到文件的接收，做到從文件的手稿到后期接收的文件，每一個流程都有明確的記錄。對于非常重要的文件，要填寫明確的承辦單，保證文件的每一個傳閱過程都有詳細的記錄，隨時可以查閱到文件的去向，方便文件的及時收回，單位領導需要清楚地知道文件的信息報告和處理結果。檔案管理工作應該對文件處理的每一個具體的流程都進行管理，每一份文件的記錄都應該得到妥善保管，做好檔案管理的前期工作，從而確保檔案的完整性。
3.3 推進檔案管理基礎工作向現代化邁進
要想更好的展開檔案管理基礎工作，就需要充分應用現代化的科技技術來提高檔案管理基礎工作的效率，尤其是在進行檔案管理的檢索時，運用現代化的檢索技術可以有效的提高工作效率，通過關鍵詞，目錄等進行檢索方便快捷。另外，推進檔案管理基礎工作現代化建設，可以很多程度上避免一些人為的出現的錯誤，提高了檔案信息的準確率。通過現代化技術對檔案信息整理劃分，統一劃分，逐步使檔案管理信息化。當然在檔案管理信息化的同時一定要注意保證電子檔案的安全性，畢竟現在網絡環境比較復雜，還有可能會受到病毒入侵，存著一些網絡安全隱患，所以在對電子檔案保存時一定要注意電子檔案的安全性儲存，提升對電子檔案的維護水平。
3.4 加強對檔案管理基礎工作的管理監督力度
檔案管理基礎工作的有效展開需要加強對檔案管理的監督力度，明確每個員工的具體職責，由專人負責檔案管理的監督工作，對檔案管理工作人員的工作情況進行定時或者不定時的抽查，確保每個員工都認真的完成好自己的工作。另外，需要健全檔案管理工作的操作流程，明確檔案基礎工作的具體操作步驟，嚴格要求員工按照具體的檔案操作流程來進行檔案管理工作，確保檔案的規范性，避免出現一些列整理分類的差錯。
3.5 提升員工的檔案意識和服務意識
首先對檔案管理工作人員進行經常性的培訓，是員工有能力做好檔案的整理歸類工作，確保檔案的完整性和正確性，其次，就是要培養員工的服務意識，無論是檔案工作還是檔案工作的管理都需要提升員工的服務精神，現階段伴隨著信息化時代的不斷普及，檔案管理工作越來越趨向于可以網上辦公，方便員工更好的為人民提供檔案服務，優質的服務保證檔案管理工作的有效展開。
3.6 將之前的案卷進行重新整理
現階段，各單位隨著檔案的不斷增加，對檔案的整理提出了新的要求，因此對之前的一些整理并不規范的檔案需要進行重新整理的工作，從而使檔案能夠更好的為人們提供服務，適應現代化的檔案管理。在將之前的檔案進行整理的時候應該注意，需要將那些相互之間有管理的檔案整理在一塊。同時對于那些沒有卷內目錄，沒有頁碼，缺少案卷標題或者案卷標題不清楚的檔案要將缺失的內容進行添加，從而確保檔案的規范，檔案的重新整理可以更加方面檔案的保存，也能提高檔案的檢索效率。
4 結語
綜上所述，檔案管理基礎工作作為現代換檔案管理中的一個重要的組成部分，有效的展開檔案管理基礎工作有助于確保檔案的規范性，準確性，提高檔案的使用率，使檔案更好的為人民服務，提升檔案管理水平的同時推進現代化管理的進程。
⒖嘉南
[1]于夢.淺談檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用[J].赤子（上中旬），2014，21：254.
[2]于彬彬，王櫻蓓.檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用[J].人力資源管理，2015，03：189.
[3]許麗英.淺談檔案管理基礎工作在現代化管理的作用[J].經營管理者，2015，11：264.
[4]徐剛領.檔案管理基礎工作在現代化檔案管理中的作用[J].中國衛生標準管理，2015，25：16-17.
關鍵詞：電子信息技術 檔案管理 應用
中圖分類號：TN91-4 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416(2012)08-0088-01
伴隨著社會化大生產時代的到來，檔案管理的信息量日益增大，檔案管理內容的內容日趨復雜化；社會化的生產也使得傳統的勞動密集型逐步向知識密集型方向轉化，為檔案管理實現自動化和程序化提出了現實需要和必要挑戰。電子信息技術可以在檔案管理過程中發揮其智能化、迅速化、科技化的優勢，使檔案管理節省大量的人力、物力和財力成本，讓檔案管理在形成、管理、存儲、利用、分享等方面都發生了翻天覆地的變化，極大提高了檔案管理的效率。信息化時代背景下，要積極探索檔案管理信息化的新模式和信手段。
1、信息技術背景下檔案管理工作的特點
第一，信息技術集成有效促進檔案管理載體發生重大變化。與傳統的檔案管理載體不同，信息技術更多的是將檔案內容轉換成信息化數字內容通過計算機技術和網絡技術、借助相關軟件作為載體予以保存，實現了檔案管理儲存的數據化、虛擬化和數字化。傳統的檔案管理往往是以實物保存為主要的載體形式，受保存空間和時間影響較大，檔案儲存內容很大程度上依賴于載體的可承受能力。信息技術集成條件下的檔案管理載體有效實現了計算機的全程操控，有效實現了檔案數據處理與交換的效能，有效避免了受傳統檔案管理時間和空間約束的限制。信息技術時代下，檔案管理以電子文件、電子圖紙、虛擬圖標形式取代了紙質檔案的設計、存儲，在檔案管理載體上使一次革命化。
第二，信息技術條件下使檔案管理分類發生了根本性變化。在傳統模式下的檔案管理關于文書檔案、基建檔案、人事檔案、科技檔案、單位史志等傳統的分類方式發生了根本性變化，逐步演變成根據信息技術管理模塊功能和具體流程為依據形成的分類標準。信息技術條件下的檔案管理分類主要依托計算機信息和網絡技術，根據事先設定好的人為指令自動、隨時的進行設立和調整。各單位可以根據自己實際情況設定檔案管理的相關分類，例如，對企業生產、經營、財務、管理、人事、組織等方面的詳細狀況進行更加具有針對性、規范性的分類管理。
2、電子信息技術條件下做好檔案管理工作的具體路徑探析
首先，要從思想觀念上充分認識到信息技術的重要性，認識到信息技術在檔案管理實際工作的重要意義。
檔案管理的信息化是信息時代背景下信息技術具體應用的一個重要方面和重要組成部分。伴隨著檔案管理難度的日益保密化、復雜化、以及檔案管理地位日益重要性，檔案文化性質和社會性質逐步被弱化，但被利用的范圍和對象卻在逐步擴大。面對檔案管理新形勢下呈現出來的新特點，必須要高度重視信息技術在解決檔案管理中出現這些挑戰和現實的重要性，高度重視信息技術在解決當今檔案管理中各種問題的可能性和有效性。
其次，根據信息技術應用特點對檔案管理工作做好統籌規劃，使之有的放矢。
檔案管理的信息化，使檔案管理的內容逐步豐富，是傳統檔案管理信息量的幾十倍、甚至是幾百倍；信息化的檔案管理是一項系統性、復雜性的工程。做好信息技術在檔案管理中的應用，就必須要對本單位的檔案狀況進行系統規劃、統籌安排。例如，要對單位檔案的館藏狀況進行系統化的摸底排查，對原有檔案的載體、類型、實物、形態、狀態、數量等基本信息要做到真實、準確的摸底；根據對原有檔案資料的實際情況再選擇合適的信息技術手段，包括掃描儀、相機、攝影機等信息設備的應用。由于檔案信息化過程中一個主要的特點是數字化，但是要實現原有檔案資料的全部數字化是一個漫長的過程，應從保證原有檔案真實性基礎上再去按照“突出重點、照顧特殊、分步推進：的原則對原有檔案的重點項目和利用頻次高的項目首先進行數字化；對于特殊性的檔案資料要區別對待。
再次，信息技術條件下要加快、穩步實現檔案管理的數字化管理和應用。
檔案管理數字化管理是信息技術在檔案管理應用中的必然體現。面對檔案浩如煙海的資源和內容，逐步實現數字化管理是十分必要的。根據檔案管理和利用有效性、高效性的原則，要加快實現檔案管理的數字化。實現檔案管理的數字化可以極大提高檔案高價值、高利用率的特征，更便捷的服務于生產和生活。檔案實現數字化的過程中要針對性的做好相關參數的優化設置工作。例如，因為在對一些紙質檔案進行掃描過程中其掃描參數的設定會對圖像產生巨大的影響，參數不同，成像的質量也就不同、效果區別很大。
3、信息技術在檔案管理工作應用過程中的現實挑戰
信息技術背景下，對檔案管理保密性、檔案管理人員的綜合素質、能力要求等都提出了很高的要求。信息技術應用的公開性要求在檔案管理工作中要更加注重檔案管理的保密性；由于信息技術條件下檔案管理工作是一項既涉及到信息技術應用、維護、管理等技術層面，又涉及到檔案管理的專業層面，對檔案管理工作人員的綜合素質提出了更高的要求。信息技術條件下，檔案工作人員除了繼續做好檔案信息資源的收集和保管工作之外，更多的是了解工作中廣大檔案查詢者對檔案工作的需求狀況，擴大檔案服務面。因此，檔案管理工作人員在平日做好相關檔案管理的日常工作的同時，還要加強研究如何建立起高效、科學、靈活的單位檔案信息體系，更好的服務于實際工作。這的確給信息技術條件下的檔案工作者提出了新挑戰。
參考文獻
[1] 陳峰.論電子信息技術在檔案管理中的應用[J].硅谷,2010(22):113-113.
[2] 王利超.淺談電子信息技術在檔案管理中的應用[J].檔案天地,2010(11):52-53.
關鍵詞：電力系統 檔案 程序化
Abstract: with China's reform and opening up the breadth and depth of the continuous development of our country, the power system department according to the national request to carry on the corresponding reform, change mechanism, innovation of electric power enterprise management mode, to effectively adjust the labor resources and productivity essential factor, so as to achieve the good management results. Power system management of electric power enterprise archives management work is an important part of archives, to realize the modernization of management, enhancing archivist work level and service capabilities, is directly related to the electric power enterprise production and management lifeblood. This article from the power system file program management perspective, from the collection, classification, preservation, utilization of four links to archives program conducted a comprehensive study.
Key words: power system, files, program
中圖分類號：F407.61文獻標識碼：A 文章編號：
1 前言
管理電力系統的檔案是企業生產經營歷程的存儲與總結,同時又涵蓋了大量的生產技術與經營管理的資源。三水供電局綜合檔案室成立于1991年,現有專職檔案員2人,檔案管理三級網絡人員16人,檔案用房300平方米,其中檔案庫房200平方米,擁有庫藏檔案26000余卷（件）,各類編研材料數十種。隨著我國電力系統改革的不斷深化,對企業的生產運營也提出了更高的要求,在新形勢下,強化企業的檔案管理,使其為企業的發展提供支撐與動力,具有重要的意義。電力系統傳統的檔案管理方法導致職責不清、管理效能低下,檔案管理的系統性、規范性、實時性很多問題曾出不窮,已不適應新時期檔案管理的需要,而程序化管理,則以其高效性、系統性為檔案管理提供了有效的手段。
2 電力系統檔案程序化管理的意義
檔案的程序化管理是注重檔案管理不同階段的相互關聯,而實施的一種現代化管理方式,體現了檔案管理內容、方法、制度等方面的層層銜接和遞進的關系,實施程序化管理有助于明確檔案管理人員的職責,提高管理效率。①一方面,實施程序化管理后,要制定不同階段的工作程序和規范,明確每位檔案管理人員的工作職能,明確該階段工作的具體任務和方法,使得每位工作人員能夠各盡其職,工作職能上沒有沒有重疊和交叉,防止“齊抓、不共管”的事件發生。②另一方面,實施程序化管理,可以提高工作人員工作的主動性,整合人力和物力資源,對檔案進行精細化管理,明確崗位責職和階段工作內容,使得減少不必要的重復性勞動。
3 電力系統檔案程序化管理的舉措
電力系統檔案程序化管理分為檔案的收集、分類、保管、應用四個環節,各環節間相互獨立,各盡其職,又密切配合,互相關聯,體現了程序化檔案管理的集約和效能。
3.1 檔案的收集環節
收集階段是程序化檔案管理的第一步,需要對電力企業各部門的研究成果、發展歷程進行系統、嚴格的鑒定,并把有保存價值的資源收集起來。在實際工作中,一方面要在檔案管理部門要建立健全檔案收集工作管理制度,使工作人員能夠對材料進行準確的鑒別,把有價值的材料收集到檔案庫中。另一方面,要為相關電力檔案成果的產生部門制定規范的檔案保存制度,使各部門能夠把每項重要的生產活動和發明創新都能夠準確的記錄下來,以便于檔案管理人員對其進行采集。③第三,要建立協調與溝通機制,檔案管理部門要常規性的對各部門進行檔案成果的收集。
3.2 檔案的分類環節。要將收集的檔案按其形成的內容、特點進行科學分類、系統排列和基本編目、劃定層次,從而形成有一定從屬與平行邏輯關系的、不同等級的檔案分類數據庫。電力企業檔案管理部門要完善檔案登記、分類等相關機制,對檔案分類的范圍、時間、渠道做出具體的要求。④要摒棄單一式分類法, 而應采用復合型的分類方法,即:按不同部門（如:電能生產、電力設施建設、電力營銷等部門）的橫向分類與企業不同時間段運營情況的縱向分類。
3.3 檔案的保管環節。電力系統在檔案保管中要落實好崗位責任制,首先要為管理員設定工作目標與規范,建立健全檔案保管標準與制度,把資料的規格、格式、數量等方面做統一的標準化要求,把檔案的立卷、標題、目錄、時間等工作規范化。⑤其次, 要對管理員的工作進行監管,建內部控制機制,把各項工作落實到每位管理員,要摒棄傳統檔案管理“事中”監督的單一化管理模式,而應實施“事前－事中－事后”立體化監督。在檔案入庫前要掌握庫存情況,在檔案的保管過程中,要發動員工的力量進行互相監督,促使管理員能夠嚴格按照規范和標準操作。在管理人員調動或離任前,必須對其所承擔的保管任務進行全面檢查,方能辦理相關的調動和離任手續,最大限度的保護檔案資料。第三,要把檔案管理與績效掛鉤,對檔案保管中由于人為失誤而造成的損失, 要與員工的工資、福利、職級等切身利益相聯系。
3.4 檔案的利用環節。收集、分類、保管等前三個環節為檔案的最終利用打下了夯實的基礎,對電力系統而言,有效的利用檔案,為企業的生產運營服務才是檔案管理的最終目標。⑥要廣泛創新檔案的利用手段,通過閱覽、借出、交流、咨詢等方式,把企業的電力技術研究成果及經營歷程最大限度發揮余熱, 推進企業的技術改進與自主創新。在檔案的閱覽中,要為創設良好的閱覽環境,利用好檢索工具;在檔案借出中,要履行密級手續,制定相應的登記、借還日期、檔案損壞處理辦法等相關制度。使借閱檔案的人員能夠對檔案的安全性、完整性和保密性負責,杜絕企業檔案的損壞和遺失。在檔案的咨詢中,要制定相應的指導咨詢、檢索咨詢等相關機制,樹立服務意識,最大限制的滿足企業發展的需要。同時,要積極與其它電力企業保持聯絡與交流合作,建立與其它電力企業檔案管理部門的溝通機制,取長補短,不斷對自身的檔案管理進行完善。
4 結束語
總之,在新形勢下,強化電力企業的檔案管理,對于企業的運營與發展具有重要的意義。程序化管理,以其高效性、系統性為電力系統檔案管理提供了有效的手段。實施電力系統檔案程序化管理,要切實抓好檔案的收集、分類、保管、應用等四個環節,使之既相互獨立,各盡其職,又密切配合,互相關聯,最終使程序化管理的集約性與效能性在電力系統檔案管理中發揮巨大的作用。
參考文獻
[1]李紅梅.淺析電力企業檔案管理現代化[J]．青海電力，2007(1)
[2]肖莉.拓寬新視野創新電力檔案管理工作[J].新聞天地(下半月刊),2010,(10):24-25.
[3]黃磊.檔案質量管理體系的構建研究[J].山東大學學報,2010,(04):20-22.
[4]孫家騫.電力企業檔案信息化建設初探[J].科技促進發展(應用版),2010,(10)14-15.
