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第1篇

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；藥學(xué)科技檔案；管理

1.科技檔案的概念

科技檔案是記述和反映本單位科學(xué)研究、技術(shù)開發(fā)、生產(chǎn)技術(shù)等活動(dòng)的，具有保存價(jià)值并按照一定的歸檔制度作為真實(shí)的歷史記錄，集中保管起來的原始科技信息資料，科技檔案有多種信息載體，包括文字、數(shù)字、圖紙、膠片、照片、錄音帶、錄像帶、縮徽等。

科技檔案是本單位在科技活動(dòng)形成的，是科技活動(dòng)的真實(shí)記述。它具有永久或一定時(shí)期保存價(jià)值，是經(jīng)過整理、加工，按照的格式和制度歸檔的信息資料。

科技檔案具有科學(xué)性、專業(yè)性、成套性和服務(wù)性的特征。

2.藥學(xué)科技檔案管理的重要性。

藥學(xué)科技檔案是進(jìn)行藥學(xué)科研、技術(shù)開發(fā)和藥品生產(chǎn)的重要依據(jù)；是成果鑒定、新藥審批、申請(qǐng)專利、技術(shù)轉(zhuǎn)讓的依據(jù)；是藥學(xué)科技成果轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的重要手段；是處理藥物方面案件的法律憑證，是處理科技工作的和成果所有權(quán)糾紛的促裁憑證；是進(jìn)行藥學(xué)科技交漢；發(fā)報(bào)咨詢、技術(shù)服務(wù)的重要工具。

隨著我國經(jīng)濟(jì)體制和科學(xué)體改革的開展以及《藥品管理法》的頒布實(shí)施，藥學(xué)科技工作進(jìn)入了新工發(fā)展階段，新藥開發(fā)和其他科技成果必然逐年增多，對(duì)藥學(xué)科技管理的要求也更高。要求科研部門與科技檔案部門合作，照完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求，及時(shí)將本單位本系統(tǒng)在科技活動(dòng)全過程中形成的科技文件信息歸檔保存。

3.藥學(xué)科技檔案的內(nèi)容

藥學(xué)科技研究活動(dòng)的內(nèi)容十分廣泛而復(fù)雜，作為科技檔案不可能過于繁雜瑣碎。一般來說其內(nèi)容包括：選題報(bào)告，課題研究計(jì)劃書，工作方案論證，預(yù)研報(bào)告，同行評(píng)議意見，批準(zhǔn)文件，科技合作協(xié)議書或合同；研究工作報(bào)告，年終總結(jié)報(bào)告；調(diào)查報(bào)告、實(shí)驗(yàn)、分析、試制、測(cè)試、觀察的各種原即記錄、數(shù)據(jù)、圖紙；經(jīng)過整理的數(shù)據(jù)、配方等；研究過程中產(chǎn)生的圖表、照片、錄像帶、錄音帶、電影片等；原料標(biāo)準(zhǔn)，工藝技術(shù)規(guī)范。質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)；技術(shù)說明；毒理；藥理試驗(yàn)報(bào)告，臨床試驗(yàn)報(bào)告；階段性工作報(bào)告；最后部報(bào)告；科研論文，專著原稿及討論記錄；各種稀有實(shí)物、標(biāo)本、樣品等目錄照片；成果鑒定書，推廣使用報(bào)告，取得社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益的證明；成果獎(jiǎng)勵(lì)文件，包括申請(qǐng)書、評(píng)議書、證書等；研究項(xiàng)目或課題的修定或撤銷等文件；經(jīng)預(yù)算；有關(guān)來往文書。要寫明每種材料的編號(hào)、名稱、頁數(shù)。

4.藥學(xué)科技檔案管理

4.1機(jī)構(gòu)和人員為了搞好檔案管理工作，各級(jí)都設(shè)有檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案館、室；各部委、各廳局也都建立有檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案館。室。各企業(yè)事業(yè)單位逐步建立了檔案室或配備專人負(fù)責(zé)。檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案館。室票據(jù)其任務(wù)和發(fā)展逐步形成專業(yè)化檔案機(jī)構(gòu)。科技檔案管理是檔案和要組成部分，藥學(xué)科技檔案工作在藥物研究單位、藥品生產(chǎn)企業(yè)和高等院校，屬于科研管理和組成部分。其中一部分按照規(guī)定由上級(jí)主管部門或有關(guān)部門歸檔保存，例如研制新藥的文件資料，在通過批準(zhǔn)，取得新藥證書后,其檔案由衛(wèi)生部藥政局收集、整理、交衛(wèi)生檔案館保存。

4.2藥學(xué)科技管理工作的內(nèi)容藥學(xué)科技檔案的具體業(yè)務(wù)工作，包括了科技檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等五項(xiàng)工作。

科技檔案的收集，就是把分散的具有保存和利用價(jià)值科技檔案接收過來。集中保存在檔案館（室）或?qū)I(yè)檔案室，以利于有關(guān)人員利用。這是建立科技檔案基礎(chǔ)和起點(diǎn)。收集工作要嚴(yán)格科技文件材料歸檔范圍、要求和手續(xù)進(jìn)行。

檔案的整理，這是把分散收集起來的科技檔案分門別類，系統(tǒng)排列和科學(xué)編目，便于保管和利用。

檔案的鑒定，是指鑒別科學(xué)、歷史和現(xiàn)實(shí)價(jià)值。通過臨床以確定不同的保管期限，對(duì)那些無須保存的科技檔案，經(jīng)過一定的批準(zhǔn)手續(xù)，可以剔除和銷毀。

第2篇

任何事物都有其自身的運(yùn)動(dòng)規(guī)律，那么，也就具有其自身的特點(diǎn)。醫(yī)院科技檔案也是如此，只有認(rèn)識(shí)到其特點(diǎn)才能按科技檔案特有的運(yùn)動(dòng)規(guī)律進(jìn)行科學(xué)管理，才能發(fā)揮科技檔案的作用。

1．1科技性

科技檔案最根本的特性是科技性。醫(yī)院科技檔案是科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)的真實(shí)性歷史記錄，對(duì)科技成果的科學(xué)性、創(chuàng)新性、實(shí)用性價(jià)值的鑒定與數(shù)據(jù)處理決策具有重要的作用。一切科研項(xiàng)目科學(xué)技術(shù)性質(zhì)的文件，如不加強(qiáng)管理，出現(xiàn)疏漏，將嚴(yán)重影響科學(xué)研究工作。人民醫(yī)院是一所綜合性的三級(jí)甲等醫(yī)院，科技檔案質(zhì)高量大，有效應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)管理科技檔案迫在眉睫。

1．2專業(yè)性

專業(yè)性是科技檔案最突出的特點(diǎn)之一。科技檔案的專業(yè)性不僅使它們同一般檔案相區(qū)別，而且使不同專業(yè)形成的科技檔案彼此之間互相區(qū)別，甚至連表達(dá)知識(shí)的術(shù)語、圖形、符號(hào)等也很不相同。醫(yī)院科技檔案來自不同專業(yè)的科技活動(dòng)，類型最為豐富多樣，而且同一種類的醫(yī)院科技檔案隨著它所記載的科技活動(dòng)的不斷深入，其專業(yè)性也得到了相應(yīng)地加強(qiáng)。因此，反映在科技檔案上，就是不同專業(yè)科技檔案具有明顯不同的內(nèi)容和表達(dá)內(nèi)容的方式。

1．3再生產(chǎn)力

科技成果的利用不是一次性的，而是可以重復(fù)利用的。它能否得到最大限度的開發(fā)利用和有效轉(zhuǎn)化，這需要通過分析與研究，從中吸取有借鑒的有價(jià)值的信息以促進(jìn)科技的發(fā)展和進(jìn)步。通過開發(fā)科技檔案信息資源，就能將科技資源廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，充分發(fā)揮科技檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用。

2科技檔案管理存在的問題

2．1保存難度大

人民醫(yī)院傳統(tǒng)的儲(chǔ)存檔案方法是以紙質(zhì)為主要的存儲(chǔ)載體，極小部分以磁帶、影像帶、膠片為介質(zhì)和電子文檔形式儲(chǔ)存，科技檔案也不外如此。這些存儲(chǔ)介質(zhì)很容易受環(huán)境影響而出現(xiàn)發(fā)黃、霉變、破損、受潮等問題，難以永久保存和備份。而且隨著檔案數(shù)量的與日俱增，存儲(chǔ)空間的需求也越來越大，使醫(yī)院維護(hù)和管理檔案的所占用的空間與成本也越來越大。

2．2查詢難度大

目前很多醫(yī)院仍沿用傳統(tǒng)的以人工為主的科技檔案管理模式。人民醫(yī)院傳統(tǒng)的科技檔案資料查詢的流程是：查科室、查時(shí)間，到案卷目錄，再查到文件目錄，根據(jù)文件目錄記錄的檔案號(hào)信息查到檔案所在庫房的存放地址，然后庫房調(diào)卷，辦理相關(guān)手續(xù)，查閱非常耗時(shí)、耗力。而且一些檔案經(jīng)過反復(fù)查閱后，已經(jīng)出現(xiàn)了破損現(xiàn)象，有的甚至遺失，對(duì)檔案管理造成了很大困擾。

2．3利用效率低

因?yàn)榧堎|(zhì)檔案具有易損壞、低效率、不便于統(tǒng)計(jì)和查詢等問題，很多醫(yī)務(wù)人員感覺很觸頭，不愿意查詢，無形中使檔案的利用率顯著降低。對(duì)于一名醫(yī)務(wù)工作者來講，利用醫(yī)院科技檔案資源進(jìn)行科研工作非常重要，通過分析與研究，開發(fā)科技檔案的利用價(jià)值。因此，為提高科技檔案利用率，醫(yī)院科技檔案管理進(jìn)行數(shù)字信息化建設(shè)刻不容緩。

3加快科技檔案管理信息化

管理手段的現(xiàn)代化是科技檔案管理信息化的核心手段，要加快檔案管理信息化的建設(shè)，筆者認(rèn)為主要做好以下幾方面的工作。

3．1職業(yè)素質(zhì)

科技文件材料的形成是科技檔案的源頭性工作。科技工作在自然狀態(tài)下不會(huì)形成完整、合格、規(guī)范性的科技文件，需要檔案工作者的積極干預(yù)及參與才能形成合格的檔案。一個(gè)現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，必須具備具有現(xiàn)代化管理水平的檔案管理者，科技檔案更是如此。在醫(yī)院現(xiàn)代化科技檔案管理工作中，工作人員不僅本身要具備檔案管理專業(yè)知識(shí)，還要懂得現(xiàn)代化科學(xué)管理檔案的實(shí)質(zhì)內(nèi)涵和特點(diǎn)。檔案管理人員一定要認(rèn)識(shí)到醫(yī)院科技檔案現(xiàn)代化管理是一項(xiàng)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院科技檔案管理工作科學(xué)化、現(xiàn)代化的高標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)工程，需要檔案工作人員全面掌握科學(xué)管理科技檔案的綜合技能，提高自身職業(yè)素質(zhì)。

3．2思想認(rèn)識(shí)

計(jì)算機(jī)能否成功地應(yīng)用在醫(yī)院科技檔案信息管理中僅僅依靠具體工作人員具有現(xiàn)代化管理水平還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，院領(lǐng)導(dǎo)的支持和各部門管理人員的積極參與，尤其是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)思想認(rèn)識(shí)的提高非常重要。在科技檔案管理工作上，大院長需指定專門的分管院長進(jìn)行管理把關(guān)，把科技檔案信息化建設(shè)作為醫(yī)療系統(tǒng)現(xiàn)代化建設(shè)和服務(wù)工作現(xiàn)代化建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容，逐步建立起科技檔案信息平臺(tái)，提高工作水平和工作效率，為醫(yī)院醫(yī)療水平的提高起到積極的推波助瀾的作用。

3．3軟、硬件設(shè)施

加快科技檔案信息化的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，配置與科技檔案管理信息化相適應(yīng)的軟、硬件設(shè)備必不可少。利用計(jì)算機(jī)管理可以減少儲(chǔ)存科技紙質(zhì)檔案所占用的有效空間，保存信息方便簡(jiǎn)單；微機(jī)的儲(chǔ)存量豐富而廣泛，由計(jì)算機(jī)編出的文件分類、主題等目錄，有一整套安全可靠的檢索系統(tǒng)，無論是對(duì)醫(yī)院本身查找資料，還是對(duì)其他查閱檔案的人都會(huì)快捷而準(zhǔn)確，使用者還可以通過電腦、筆記本、手機(jī)等方式接入數(shù)據(jù)中心及時(shí)查閱，省時(shí)省力，提高工作效率。所以，醫(yī)院應(yīng)創(chuàng)造條件，力爭(zhēng)全部使用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，自成體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化。

第3篇

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院科技檔案；信息化建設(shè)；概況

伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化建設(shè)已經(jīng)發(fā)展成為世界各國的必然選擇和共同任務(wù)。面對(duì)這一問題，各行各業(yè)都在試圖利用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)來促進(jìn)自身的可持續(xù)發(fā)展。醫(yī)療行業(yè)作為一個(gè)相對(duì)特殊的行業(yè)，能否運(yùn)用先進(jìn)信息技術(shù)來開展科技檔案的建設(shè)和管理，關(guān)系著在新時(shí)期醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。國家檔案局在2008年就明確提出推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的重要任務(wù)。如何跟上國家信息化建設(shè)的發(fā)展步伐，加快科技檔案信息化建設(shè)，已經(jīng)成為醫(yī)院管理者和檔案工作者必須重視和思考的問題。

一、醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)概況

醫(yī)院科技檔案作為醫(yī)院建設(shè)的重要資源，通常是指在醫(yī)院各種活動(dòng)過程中自然形成的具有一定保存價(jià)值的真實(shí)歷史記錄和文獻(xiàn)數(shù)據(jù)。對(duì)于醫(yī)院而言，這些科技檔案都是十分珍貴的文獻(xiàn)資料。然而，由于醫(yī)院科技檔案形式多且數(shù)量龐大，因此需要相關(guān)管理部門對(duì)科技檔案資源開展科學(xué)的分類整合，這樣才可以在方便保存的同時(shí)實(shí)現(xiàn)快速查詢。在以往，醫(yī)院普遍采用紙質(zhì)的方式對(duì)科技檔案進(jìn)行歸檔保存，這種落后的工作方式不僅加大了工作量，而且不利于保存。因此，緊跟國家信息化建設(shè)的發(fā)展步伐，加快科技檔案信息化建設(shè)，已經(jīng)成為規(guī)范醫(yī)院檔案制度的必然選擇。目前，我國許多醫(yī)院已經(jīng)開始進(jìn)行科技檔案信息化建設(shè)，然而由于各種主客觀因素，科技檔案信息化建設(shè)存在著一些問題，主要存在以下幾個(gè)問題。首先，沒有正確認(rèn)識(shí)科技檔案。專業(yè)性作為醫(yī)院科技檔案最為鮮明的特征，使其明顯區(qū)別于其他檔案。然而，在現(xiàn)實(shí)中，許多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作者沒有正確認(rèn)識(shí)科技檔案的這一特性，將科技檔案和其他檔案混合歸檔。其次，缺乏健全的規(guī)章制度。

長期以來，醫(yī)院檔案管理制度更多地停留于對(duì)實(shí)物檔案資源的歸檔管理，對(duì)科技檔案信息化的建設(shè)尚處于初步發(fā)展階段，并沒有一套完善的規(guī)章制度來指導(dǎo)醫(yī)院科技檔案管理工作的開展。再次，缺乏專業(yè)人才、優(yōu)秀人才。醫(yī)院科技檔案信息化工作具有十分強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性，這就對(duì)檔案工作人員的綜合素質(zhì)有著較高的要求。然而，由于醫(yī)院的特殊性，檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)沒有得到足夠的重視。最后，缺乏必要的基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備。基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備是醫(yī)院科技檔案管理工作的必要保障。在現(xiàn)實(shí)中，醫(yī)院將更多的資金投入到醫(yī)療設(shè)備上，對(duì)科技檔案設(shè)施、設(shè)備的投入?yún)s很少，這影響到了工作的順利開展。

二、加快醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)的重要意義

在傳統(tǒng)的醫(yī)院科技檔案工作中，受限于落后的工作理念和管理方式而出現(xiàn)的各種各樣的弊端，信息更新滯后、檔案查詢困難、保存費(fèi)用較高以及檔案利用率不高等問題都在一定程度上阻礙著醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)的順利開展。醫(yī)院科技檔案作為醫(yī)院發(fā)展過程中十分寶貴的資源，一旦因?yàn)橐馔舛鴵p失掉，則會(huì)產(chǎn)生非常嚴(yán)重的后果。在新形勢(shì)下，加快進(jìn)行醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)不僅符合國家信息化建設(shè)的發(fā)展要求，而且可以有效解決傳統(tǒng)醫(yī)院科技檔案管理中存在的諸多問題。應(yīng)該說，加快醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)不僅有利于更好地規(guī)范醫(yī)院科技檔案管理體系，提高科技檔案管理工作的專業(yè)性，而且有利于更好地保存醫(yī)院珍貴檔案，方便查詢利用，有利于形成科學(xué)合理、規(guī)范高效的醫(yī)院科技檔案管理體系。

三、新時(shí)期醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)管理發(fā)展思路

(一)創(chuàng)新醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)管理理念

隨著各種先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展和普及應(yīng)用，醫(yī)院科技檔案管理工作面臨著適應(yīng)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展的需求問題。受傳統(tǒng)思維的影響，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員容易產(chǎn)生“管理即存放，工作即保管”的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，進(jìn)而在一定程度上忽視科技檔案在醫(yī)院臨床、科學(xué)研究以及醫(yī)學(xué)教育等工作中的支撐作用。在新形勢(shì)下，醫(yī)院要做好科技檔案信息化建設(shè)，就必須不斷創(chuàng)新醫(yī)院科技檔案管理理念，用創(chuàng)造性思維、換位思考思維以及系統(tǒng)性思維指導(dǎo)醫(yī)院科技檔案管理工作，改變單純的存放、保管工作觀念，并主動(dòng)摒棄“坐與等”的落后檔案管理工作方式，積極主動(dòng)地利用信息技術(shù)開展醫(yī)院科技檔案的收集、整理、查詢及利用工作。

(二)依法建立健全醫(yī)院科技檔案管理制度

只有依法依規(guī)建立健全醫(yī)院科技檔案管理制度，才可能確保醫(yī)院檔案工作人員嚴(yán)格按照規(guī)范做事，更好地進(jìn)行醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)。首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和科技檔案管理人員必須學(xué)習(xí)和遵守相關(guān)法律法規(guī)，在工作中始終堅(jiān)持有法必依。其次，應(yīng)注重提高科技檔案管理人員的檔案意識(shí)，并結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況不斷完善科技檔案管理工作規(guī)章制度，對(duì)醫(yī)院科技檔案信息的歸檔、存儲(chǔ)和使用必須制定明晰的審批和備案制度，尤其是對(duì)一些涉及保密的科技檔案文件，更需要提供必要的保護(hù)。醫(yī)院科技檔案資料入庫前，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審核，對(duì)其真實(shí)性、實(shí)用性進(jìn)行核查，以保證其科技檔案資料的真實(shí)可信，從而使醫(yī)院科技檔案管理工作做到有章可循。最后，必須明確工作職責(zé)，將醫(yī)院科技檔案管理具體工作嚴(yán)格落實(shí)到個(gè)人，從而使醫(yī)院科技檔案管理工作做到職責(zé)分明。只有做到以上幾點(diǎn)，建立健全醫(yī)院科技檔案管理制度，才可以真正確保醫(yī)院科技檔案管理工作的正常有序運(yùn)轉(zhuǎn)。

(三)加大醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)力度

隨著我國醫(yī)療事業(yè)的迅速發(fā)展，醫(yī)院的規(guī)模不斷發(fā)展壯大，許多重要的醫(yī)學(xué)科技檔案資源迫切需要得到科學(xué)合理的管理。因此，在新時(shí)期，醫(yī)院必須不斷加大科技檔案信息化建設(shè)力度，投入相應(yīng)的人力、物力、財(cái)力建立科技檔案數(shù)據(jù)庫，充分挖掘和利用醫(yī)院科技檔案資源，以此更好地服務(wù)于醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。應(yīng)該說，科技檔案的信息化建設(shè)是醫(yī)院科技立院的重要基礎(chǔ)。無論如何，醫(yī)院科技檔案的信息化建設(shè)理應(yīng)成為醫(yī)院的重要管理工作之一，必須將其作為重點(diǎn)工作來抓好。

(四)加強(qiáng)醫(yī)院科技檔案專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)

在醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)實(shí)踐中，必須依托先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和多媒體技術(shù)。各種先進(jìn)的信息技術(shù)的應(yīng)用和普及必然會(huì)不斷改變傳統(tǒng)科技檔案的管理辦法和技術(shù)手段，從而使科技檔案管理工作從原始落后的手工操作逐步發(fā)展到自動(dòng)化管理階段，為醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。這必然會(huì)對(duì)醫(yī)院科技檔案管理工作者的綜合素質(zhì)提出更高的要求。因此，醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)的成功實(shí)施，需要一支高素質(zhì)的科技檔案專業(yè)人才隊(duì)伍。首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)必須重視科技檔案管理人才的引進(jìn)工作，醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)自身實(shí)際情況從外部引進(jìn)優(yōu)秀科技檔案管理人才，從而為醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)注入新的活力。其次，醫(yī)院必須注重對(duì)內(nèi)部科技檔案管理人員的培訓(xùn)，通過專家講座、業(yè)務(wù)培訓(xùn)以及在職進(jìn)修的方式不斷提升科技檔案管理人員的專業(yè)能力，從而為科技檔案信息化建設(shè)培養(yǎng)和儲(chǔ)備更多的專業(yè)化人才，提升醫(yī)院科技檔案管理水平。

(五)加大資金投入，采購先進(jìn)的科技檔案設(shè)施、設(shè)備科技檔案管理的關(guān)鍵

在于保管好和利用好現(xiàn)有的科技檔案，這就需要有先進(jìn)的科技檔案設(shè)施、設(shè)備。此處所講的設(shè)施、設(shè)備不僅包括醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)中所需要的硬件設(shè)備，同時(shí)也涵蓋相應(yīng)的軟件設(shè)施。首先，必須保證科技檔案設(shè)施、設(shè)備的齊整性。醫(yī)院應(yīng)投入相應(yīng)的資金，更換原有陳舊的科技檔案設(shè)施設(shè)備，引入最先進(jìn)的科技檔案設(shè)施、設(shè)備。其次，引進(jìn)專業(yè)的軟件設(shè)備。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況建立起先進(jìn)的科技檔案數(shù)據(jù)資源庫，進(jìn)而為醫(yī)院科技檔案管理工作的順利開展提供便利。

四、結(jié)語

對(duì)于醫(yī)院而言，開展科技檔案信息化建設(shè)是十分必要的。本文在分析醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)的重要性及存在問題的基礎(chǔ)之上提出有針對(duì)性的解決策略，主要包括創(chuàng)新醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)管理理念，依法建立健全醫(yī)院科技檔案管理制度，加大醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)力度，加強(qiáng)醫(yī)院科技檔案專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)，投入資金采購先進(jìn)的科技檔案設(shè)施、設(shè)備等，以此來提高醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)水平，更好地保證醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn):

[1]　徐輝，羅林枝.醫(yī)院科技檔案信息化管理發(fā)展思路的探討[J].中華醫(yī)學(xué)科研管理雜志，2006(8):239－240.

第4篇

醫(yī)院科技檔案信息化管理的更好開展，成為了醫(yī)院人才建設(shè)，實(shí)施科教興院戰(zhàn)略的重要基礎(chǔ)。如何根據(jù)醫(yī)院科技檔案的基本特征，在醫(yī)院科技檔案管理各方面采取信息化管理的思路和模式，最大限度地發(fā)揮醫(yī)院科技檔案的作用，成為了醫(yī)院科技檔案管理的重要課題之一，本文就這一課題做一淺析。

1學(xué)科技檔案的基本特征

醫(yī)院的科技檔案主要包括五個(gè)部分:公開發(fā)表的科技論文、論著及其原始資料的收集;研究生的畢業(yè)論文及其相關(guān)實(shí)驗(yàn)原始資料的收集;科學(xué)基金資助課題從立題至結(jié)題期間，所有相關(guān)資料的收集;協(xié)作項(xiàng)目的協(xié)議書，技術(shù)轉(zhuǎn)讓或申請(qǐng)專利的有關(guān)證明等的收集;通過鑒定后的科研成果資料的收集。這五個(gè)重要組成部分均具有以下兩個(gè)特點(diǎn)：

1.1源廣泛

醫(yī)學(xué)本身是一個(gè)多專業(yè)的龐大科學(xué)體系，涵蓋了醫(yī)、藥、衛(wèi)生、微生物、職業(yè)病、生化等。其分科的細(xì)致與多樣性決定了醫(yī)學(xué)科技檔案的來源相當(dāng)廣泛性和分散性。而這些科技檔案均自然形成于每一個(gè)科研機(jī)構(gòu)和有科研能力的單位及個(gè)人的研究工作中，因此無論從內(nèi)容上還是形式上都十分散亂。此外，醫(yī)學(xué)科技檔案的載體材料和形式也頗為多樣化：載體材料包括紙質(zhì)載體、磁盤記錄載體、光盤記錄載體等;檔案形式包括文字材料，獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、證書等實(shí)物，這樣導(dǎo)致科技檔案管理工作量巨大，加之漫長的科研過程和周期，無疑加大了科技檔案收集工作的難度。

1.2利用價(jià)值高

醫(yī)學(xué)科技檔案不僅具有憑證作用，同樣也具有廣泛的參考作用。其內(nèi)容包含了豐富的醫(yī)學(xué)知識(shí)、先進(jìn)的科研思路、方法及大量有價(jià)值的國內(nèi)外科研資料，包括成功或失敗的經(jīng)驗(yàn)，都可為今后科研開展提供參考，并對(duì)避免科研工作低水平重復(fù)或?yàn)榭蒲卸蒲械龋加袠O高的利用價(jià)值。

2充分利用醫(yī)院內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)，創(chuàng)建和完善醫(yī)院科技檔案管理系統(tǒng)。

根據(jù)醫(yī)院科技檔案的兩個(gè)基本特征，如何在醫(yī)院科技檔案管理中采取信息化管理的思路和模式，最大限度地發(fā)揮醫(yī)院科技檔案的作用，成為醫(yī)院建設(shè)中的重點(diǎn)問題之一。本文認(rèn)為由于醫(yī)院科技檔案來源廣泛，而檔案管理人員人數(shù)、人力有限，醫(yī)院可充分利用醫(yī)院內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)，按照科技檔案的管理要求，建立高效的科技檔案管理系統(tǒng)，可促進(jìn)充分發(fā)揮醫(yī)院科技檔案的作用。

醫(yī)院科技檔案管理系統(tǒng)可就以下幾個(gè)方面進(jìn)行創(chuàng)建和完善：

2.1醫(yī)技人員個(gè)人信息管理

以科室為單位，將醫(yī)院醫(yī)技人員的個(gè)人科技檔案信息輸入醫(yī)院科技檔案管理系統(tǒng)。此系統(tǒng)可提供各類科技檔案，如各年度科研項(xiàng)目執(zhí)行匯報(bào)表、各項(xiàng)科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷登記與結(jié)果反饋、論文投稿登記情況表、學(xué)術(shù)會(huì)議審批及學(xué)術(shù)成果統(tǒng)計(jì)表，外出培訓(xùn)以及涉及到個(gè)人的科研教學(xué)信息等。

2.2科研管理

第5篇

醫(yī)院科技檔案是醫(yī)院全部檔案的重要組成部分，它是揭示科技檔案內(nèi)在規(guī)律，區(qū)分同是檔案內(nèi)的科技和文書之間關(guān)系，闡述科技檔案的形成、發(fā)展的必然趨勢(shì)，以及對(duì)在醫(yī)院醫(yī)療活動(dòng)中對(duì)科技檔案的收集及管理問題，科學(xué)地加強(qiáng)科技檔案工作管理工作至關(guān)重要。隨著醫(yī)院改革不斷深入，科技檔案也越來越體現(xiàn)出它的重要性，維護(hù)科技檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，并充分發(fā)揮其作用，是服務(wù)于醫(yī)院，造福子孫的一項(xiàng)非常有意義的社會(huì)活動(dòng)。

1 科技檔案的形成

科技檔案和文書檔案都是人們?cè)谌粘Ｉa(chǎn)實(shí)踐活動(dòng)中真實(shí)記錄，都是最有權(quán)威的史實(shí)證據(jù)。但是它們是有區(qū)別的，最根本的區(qū)別是記述和反映人們不同性質(zhì)的社會(huì)活動(dòng)。科技檔案是記錄反映人們的自然科研研究和生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)，屬于自然科學(xué)范圍之內(nèi)的活動(dòng)。而文書檔案是從人們認(rèn)識(shí)社會(huì)和管理社會(huì)的活動(dòng)中產(chǎn)生的，反映著人們管理社會(huì)的活動(dòng)，即行政管理等，屬于社會(huì)科學(xué)之內(nèi)的活動(dòng)。如在實(shí)際工作中，鑒別一份文件應(yīng)當(dāng)歸哪種檔案，起決定作用的不是文件的知識(shí)內(nèi)容，而是文件所產(chǎn)生的領(lǐng)域，記載科技知識(shí)的文件不一定都?xì)w入科技檔案，反之，歸入科技檔案的文件不一定都記載著科技知識(shí)。內(nèi)容完全相同的文件，往往由于產(chǎn)生領(lǐng)域的不同而歸屬也不相同。如一項(xiàng)工作的初步設(shè)計(jì)及其批準(zhǔn)文件，在工程建設(shè)單位無疑應(yīng)歸屬于科技檔案，因?yàn)樗窃谠搯挝坏钠溆嘟ㄔO(shè)這一技術(shù)活動(dòng)中產(chǎn)生的。但這個(gè)文件在計(jì)經(jīng)委這種綜合性的審批機(jī)關(guān)，一般要?dú)w屬于文書檔案，因?yàn)樗窃谟?jì)經(jīng)委的行政管理或計(jì)劃管理活動(dòng)中產(chǎn)生的，記述反映計(jì)經(jīng)委的管理活動(dòng)。可見，文件的知識(shí)內(nèi)容固然同它歸屬有聯(lián)系，但這不是最本質(zhì)的聯(lián)系，不能完全地反映和解釋這種現(xiàn)象。在查找檔案時(shí)，文書檔案比較強(qiáng)調(diào)時(shí)間，人們往往按照時(shí)間和內(nèi)容提出需求；而科技檔案特別強(qiáng)調(diào)內(nèi)容，人們往往提出查找某工程的檔案要求，而不限時(shí)間。根據(jù)這樣的查找規(guī)律，則要求文書檔案按年代整理，科技檔案按內(nèi)容整理。目前我單位是綜合檔案室，把檔案直接劃分為黨政工團(tuán)檔案、行政管理檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案及照片檔案等，這種方法是可行的，實(shí)際上也就明顯地將文書檔案和科技檔案區(qū)分開了。

2 科技檔案的收集內(nèi)容

醫(yī)院的科技檔案是醫(yī)院的固定資產(chǎn)建設(shè)，從檔案利用者的角度看，科技檔案成套文件的管理是有實(shí)際意義的，它的收集內(nèi)容包括：項(xiàng)目申請(qǐng)報(bào)告及批復(fù)文件；可行性研究報(bào)告；可行性研究報(bào)告是根據(jù)行業(yè)的要求，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目在技術(shù)、工程和經(jīng)濟(jì)上是否合理和可行，進(jìn)行全面分析、論證，作多方案楷較，提出評(píng)價(jià)，為此次的建設(shè)項(xiàng)目的可靠性提供論證依據(jù)。計(jì)劃任務(wù)書；它是編制設(shè)計(jì)文件的主要依據(jù)；建設(shè)項(xiàng)目的選址報(bào)告；資源調(diào)查報(bào)告；方案設(shè)計(jì)；初步設(shè)計(jì)；技術(shù)設(shè)計(jì)；施工圖設(shè)計(jì)；工程各階段設(shè)計(jì)中產(chǎn)生的各類計(jì)算書；征地文件；工程承包合同；施工圖會(huì)審會(huì)議記錄、紀(jì)要；施工組織設(shè)計(jì)；開工報(bào)告和許可文件；施工圖預(yù)算；各種施工記錄；更改設(shè)計(jì)通知單；工程照片、影片、錄音、錄像材料。工程質(zhì)量事故處理記錄和報(bào)告；施工技術(shù)階段小結(jié)或總結(jié)；竣工圖；工程決算交工驗(yàn)收文件。只有將以上所有文件資料收集全后，工程建設(shè)項(xiàng)目正常結(jié)束后，將取得結(jié)果的全套文件資料，進(jìn)行分類、組卷、卷內(nèi)文件排列、卷內(nèi)文件編目、案卷排列、編制案卷目錄、裝盒、上架、收集整理歸檔的程序就完成了。

3 科技檔案的保管和利用

近年來醫(yī)院在科技興院戰(zhàn)略思想的指引下形成了大量的科技資料，因此科技檔案的收集、整理工作就顯得尤為重要，這就要求檔案工作者加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)，嚴(yán)格按照國家有關(guān)科技檔案工作的方針、政策、法規(guī)制定醫(yī)院科技檔案管理標(biāo)準(zhǔn)；要求檔案工作者參與工程項(xiàng)目的有關(guān)技術(shù)活動(dòng)，監(jiān)督、檢查各有關(guān)部門科技文件材料的形成和預(yù)立卷工作。各有關(guān)部門、工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)做好科技文件材料的形成、積累、整理、預(yù)立卷和歸檔工作。底圖采用平放或卷放保管，嚴(yán)禁折疊，防止損壞；其他歸檔文件材料裝入專用檔案盒保管。科技檔案的借用期間，由借用人妥善保管。負(fù)責(zé)安全保密；嚴(yán)禁在檔案上填注、涂改；嚴(yán)禁抽取、拆散和私自復(fù)制、轉(zhuǎn)借、外寄檔案。歸還檔案時(shí)檔案管理人員要對(duì)上述事項(xiàng)當(dāng)面檢查，發(fā)現(xiàn)有違反上述事項(xiàng)的，由檔案室根據(jù)其情節(jié)輕重，提出罰款或行政處分意見，報(bào)主管院長批準(zhǔn)執(zhí)行。同時(shí)檔案庫房應(yīng)采取有效措施，（包括適宜的溫度、濕度、避光、防鼠、防潮等）防止所保管的檔案資料損壞、變質(zhì)。

第6篇

關(guān)鍵詞： 醫(yī)院 科技檔案 PDCA循環(huán) 管理 應(yīng)用

中圖分類號(hào)：R - 0 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

PDCA循環(huán)是由管理學(xué)家戴明提出的一項(xiàng)理論，其作為一種科學(xué)路徑，在全面質(zhì)量管理方面已得到廣泛的應(yīng)用，其能夠?qū)⒁鸭榷ǖ捻?xiàng)目管理內(nèi)容及目標(biāo)，通過P（計(jì)劃）、D（實(shí)施）、C（檢查）、A（處理）四階段循環(huán)控制，從而達(dá)成擴(kuò)大系統(tǒng)功能、提高目標(biāo)質(zhì)量的效果。醫(yī)院科技檔案是組成醫(yī)院綜合檔案的重要部分，主要指的是醫(yī)院在建設(shè)及發(fā)展進(jìn)程中從事的醫(yī)療科研等一系列活動(dòng)及該活動(dòng)所形成的具備儲(chǔ)存意義的圖表、聲像、文字等，它包括各種載體和形式的歷史記錄。將PDCA循環(huán)法充分運(yùn)用于醫(yī)院科技檔案管理過程中，可達(dá)到普遍提高科技管理效益和質(zhì)量的目的。現(xiàn)就醫(yī)院科技檔案管理的現(xiàn)狀和運(yùn)用PDCA循環(huán)法提高醫(yī)院科技檔案的管理水平進(jìn)行深入探討。

一、PDCA循環(huán)的概述

PDCA循環(huán)法是由美國某管理學(xué)家所提出的一種標(biāo)準(zhǔn)化、程序化、科學(xué)化的最基本管理法，其又被稱之為戴明循環(huán)，即通過Plan（計(jì)劃）、Do （實(shí)施）、Check （檢查）、Action（處理）四階段管理路徑，使工作的質(zhì)量于持續(xù)循環(huán)中得以有效提高。上述四階段并非運(yùn)行一次即結(jié)束，而是一次次的循環(huán)進(jìn)行，若部分問題在第一循環(huán)階段未得以解決，則直接進(jìn)入下一循環(huán)中，從而達(dá)成階梯式的螺旋上升。PDCA循環(huán)可在任何一項(xiàng)合乎邏輯的工作中運(yùn)用，且在績效管理方面尤其適用[1]。

P階段需首先制定活動(dòng)計(jì)劃，并確定目標(biāo)和方針；D階段為具體的運(yùn)作以實(shí)現(xiàn)計(jì)劃的內(nèi)容；而C階段需對(duì)實(shí)施計(jì)劃的最終結(jié)果進(jìn)行總結(jié)分析，辨別對(duì)與錯(cuò)，明確實(shí)施的效果，且發(fā)現(xiàn)存在的一系列問題是該階段的關(guān)鍵；A階段則為最重要的一個(gè)階段，此階段需總結(jié)檢查出的結(jié)果并予以處理，即表現(xiàn)較佳的應(yīng)繼續(xù)保持并發(fā)揚(yáng)，或?qū)⑵渲谱鳛橹笇?dǎo)文件以日后遵守，而對(duì)于處理不當(dāng)?shù)牡胤剑瑒t應(yīng)吸取教訓(xùn)并總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，以避免下次犯同樣的錯(cuò)誤；對(duì)于部分依舊未得以解決的問題，則應(yīng)提交到下一次的循環(huán)中以待解決[2]。

二、PDCA循環(huán)在醫(yī)院科技檔案管理中的應(yīng)用

醫(yī)療科技檔案管理是醫(yī)院科研管理及檔案管理的重要工作，隨著醫(yī)療技術(shù)的高速發(fā)展，在醫(yī)院檔案管理中所占的比重逐漸增加，其不僅能夠提高醫(yī)院醫(yī)療科研質(zhì)量，而且能夠促進(jìn)醫(yī)院相關(guān)技術(shù)水平逐步提高。PDCA循環(huán)在醫(yī)院科技檔案管理中的應(yīng)用，具體分為計(jì)劃階段、實(shí)施階段、檢查階段及處理階段等方面。

（一）計(jì)劃階段（P）

醫(yī)院的目的是通過對(duì)科技檔案信息的充分利用，使其在醫(yī)療和科研中發(fā)揮出最大的作用，從而有效促進(jìn)醫(yī)療水平及醫(yī)療質(zhì)量的進(jìn)步與提高。方法是制定規(guī)范的歸檔制度，把醫(yī)院于科教活動(dòng)過程中所形成的具備儲(chǔ)存價(jià)值的數(shù)據(jù)、文字、軟盤、圖表、聲像等相關(guān)歷史記錄，集中保存且綜合應(yīng)用[3]。例如：在科研課題中，應(yīng)進(jìn)行的歸檔記錄主要包括：項(xiàng)目的評(píng)審建議書、項(xiàng)目申報(bào)書、計(jì)劃任務(wù)書、經(jīng)費(fèi)的具體使用情況、實(shí)驗(yàn)記錄、技術(shù)總結(jié)表、科技成果的鑒定證書、性能的檢測(cè)報(bào)告及標(biāo)準(zhǔn)學(xué)術(shù)相關(guān)資料，其涉及的層面還可能包括合同書等。因此，在開始科研課題之前，應(yīng)明確資料均需要?dú)w檔，其中課題項(xiàng)目的評(píng)審意見書和項(xiàng)目申報(bào)書是保存復(fù)印件或是原件，關(guān)于項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的具體使用情況的單據(jù)如何保存等問題均需事先計(jì)劃好[4]。

（二）實(shí)施階段（D）

醫(yī)院的科技檔案管理應(yīng)始終堅(jiān)持科研項(xiàng)目管理的導(dǎo)向，實(shí)行統(tǒng)一集中管理每類檔案，并于業(yè)務(wù)的建設(shè)基礎(chǔ)上突出歸類方案，在醫(yī)院的科技檔案管理中，應(yīng)讓每一位實(shí)施者明白其需要做什么以及如何去做，因此，制度學(xué)習(xí)顯得十分重要。檔案管理的相關(guān)部門應(yīng)該先將獨(dú)立科技檔案的管理規(guī)則先打印好，并粘貼于較為醒目的位置，而其他各項(xiàng)科技檔案管理的明細(xì)規(guī)則也應(yīng)打印好并發(fā)放至各個(gè)相關(guān)科室，同時(shí)組織全院的行政人員及醫(yī)護(hù)工作者進(jìn)行學(xué)習(xí)，以增強(qiáng)醫(yī)院整體科技檔案管理的意識(shí)。

（三）檢查階段（C）

如何確保有力實(shí)施是醫(yī)院在建立綜合科技檔案的管理規(guī)定后最為關(guān)鍵的一點(diǎn)，因此需加強(qiáng)并落實(shí)監(jiān)管檢查過程，且在醫(yī)院日常的運(yùn)作中加大對(duì)科技檔案管理的控制，同時(shí)積極調(diào)動(dòng)醫(yī)院全體職員的主動(dòng)性，并互相監(jiān)督各自的行為[5]。例如：可以由各個(gè)科室的負(fù)責(zé)人和檔案室的工作人員組成科技檔案管理小組，也可每月定期調(diào)查科技檔案管理的滿意度及質(zhì)量。現(xiàn)場(chǎng)控制每一項(xiàng)醫(yī)院科技檔案的管理制度，若發(fā)現(xiàn)存在偏差則應(yīng)及時(shí)予以糾正，防止問題的進(jìn)一步發(fā)展，從而有效避免不良后果的發(fā)生。各個(gè)科室的負(fù)責(zé)人也可安排專人負(fù)責(zé)并通過問卷調(diào)查的方式進(jìn)行。對(duì)于制度運(yùn)行中出現(xiàn)的問題予以認(rèn)真分析，并找出不足及相關(guān)影響因素，針對(duì)性的提出整改建議并限制期限，且改正的意見需具體到人。

（四）處理階段（D）

定期開展檔案管理相關(guān)考核分析會(huì)是PDCA循環(huán)在醫(yī)院科技檔案管理中的一個(gè)重要階段，在該階段中，需針對(duì)所有的滿意度及檢查的結(jié)果予以認(rèn)真分析、探討及總結(jié)，并將考核的最終結(jié)果和針對(duì)提高質(zhì)量提出的相應(yīng)改進(jìn)措施、成效以及對(duì)下一步的意見一并上報(bào)給院領(lǐng)導(dǎo)[6]。因此，院領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)匯報(bào)的結(jié)果提前制定好下一階段的措施，其中包括建立標(biāo)準(zhǔn)、保留及改進(jìn)等，從而形成自下而上，再自上而下的反饋系統(tǒng)，并為下一階段質(zhì)量水平的提高打好基礎(chǔ)。這一階段存在兩項(xiàng)較為重要的任務(wù)，其一為糾正錯(cuò)誤：針對(duì)較好的規(guī)章制度予以發(fā)揚(yáng)，并把要求納入至對(duì)應(yīng)的制度中，使科技檔案管理質(zhì)量更加標(biāo)準(zhǔn)化；其二為把未解決的問題遺留至下一循環(huán)過程，以尋找出最佳解決方案。

結(jié)束語

為提高醫(yī)院科技檔案管理的質(zhì)量水平，應(yīng)將醫(yī)院科技檔案管理的各項(xiàng)內(nèi)容充分納入至院內(nèi)的全面質(zhì)量管理，并與PDCA循環(huán)法有機(jī)結(jié)合。將PDCA循環(huán)法合理導(dǎo)入至醫(yī)院質(zhì)量的管理工作中，不僅需加大對(duì)監(jiān)控管理的力度，實(shí)施以各基層部門對(duì)內(nèi)控制為基礎(chǔ)和區(qū)控中心的宏觀控制有機(jī)結(jié)合，而且需借助定期考核評(píng)分制度，讓每一位醫(yī)護(hù)人員參與到醫(yī)院科技檔案管理的質(zhì)量考核，從上而下明確職責(zé)，各行其職并相互配合，形成監(jiān)、控、管為一體的管理網(wǎng)絡(luò)，為提高、平衡機(jī)發(fā)展醫(yī)療機(jī)構(gòu)的醫(yī)院科技檔案管理質(zhì)量發(fā)揮重要的作用。

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第7篇

科技檔案有四個(gè)主要特點(diǎn)：①真實(shí)性：不僅真實(shí)記錄和反映了醫(yī)院的科技活動(dòng)，而且能夠真實(shí)地說明醫(yī)院科技活動(dòng)的歷史過程；②實(shí)用性：以保證在人們需要時(shí)提供查閱和參考；③保密性：科技知識(shí)在一定時(shí)間和范圍內(nèi)擁有其知識(shí)產(chǎn)權(quán)的有價(jià)性；④專業(yè)性：要求從事科技檔案管理的工作者具有較高的轉(zhuǎn)業(yè)技術(shù)知識(shí)。

科技檔案整理中存在的問題

制度不健全：科技文獻(xiàn)材料產(chǎn)生于科技活動(dòng)的整個(gè)過程，貫穿于每項(xiàng)科技活動(dòng)的始終，任何一項(xiàng)科研活動(dòng)的每一個(gè)工作程序都會(huì)產(chǎn)生反映和記錄其過程或成果的科技文獻(xiàn)材料，經(jīng)過收集、積累和整理，到該項(xiàng)科技活動(dòng)結(jié)束，全部科技文獻(xiàn)應(yīng)齊全無缺，經(jīng)過審查后及時(shí)整理歸檔。但由于制度不健全，在某些科研活動(dòng)中所產(chǎn)生的許多寶貴資料從項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目報(bào)告、原始記錄、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等等缺乏跟蹤性紀(jì)實(shí)的材料積累，也沒有監(jiān)督措施，使檔案形成不齊全、不完善、不準(zhǔn)確，加之醫(yī)院人才的流動(dòng)性頻繁，這些成果往往會(huì)被帶走，大量的資料被浪費(fèi)，對(duì)醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)創(chuàng)新和研究工作造成一定損失。

檔案意識(shí)淡薄：部分醫(yī)務(wù)人員缺乏檔案意識(shí)，不愿將科技文獻(xiàn)材料歸檔。科技文獻(xiàn)材料的形成記載著醫(yī)務(wù)科技人員的勞動(dòng)成果，有一定的價(jià)值和使用價(jià)值，立卷歸檔后有利于開發(fā)和利用，但是仍有部分科技人員思想保守，認(rèn)為留在自己手里用起來方便，而且比較安全，認(rèn)識(shí)不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。致使絕大多數(shù)科技文獻(xiàn)材料在現(xiàn)實(shí)工作中外流，甚至丟失、損壞，結(jié)果影響檔案整理收集。

缺乏科技資料信息資源整體性：科技檔案是醫(yī)院重要的信息資源，由于醫(yī)學(xué)模式的轉(zhuǎn)變，醫(yī)院管理已經(jīng)由單純的經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)化、規(guī)范化管理邁進(jìn)，而忽視科技檔案搜集管理則會(huì)失去檔案工作的完整性，醫(yī)院信息資源缺乏整合性，跟不上新時(shí)期發(fā)展的需要，不利于科學(xué)管理。

零散文獻(xiàn)材料的收集機(jī)制不完善：收集效率不高，對(duì)零散科技文獻(xiàn)材料的收集工作不完善，責(zé)任不清，相互推諉現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，部分零散材料遺失，給以后整理利用形成一定難度。不能及時(shí)歸檔。

立卷機(jī)制不靈活：有價(jià)值的文獻(xiàn)得不到足夠的重視和統(tǒng)一收集，造成檔案收集效率不高。只重視醫(yī)院文書檔案立卷管理，不強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)部門主動(dòng)歸檔，失去了科技檔案的完整性，如有些業(yè)務(wù)科室在某項(xiàng)科研完成后，未經(jīng)科技檔案管理部門處理，就向上級(jí)部門呈報(bào)，不留底稿不存檔，造成歸檔的文獻(xiàn)中只有審批材料。

沒有專職檔案管理人員：由于科技檔案分散管理，大多是兼職檔案員，人員配備隨意，流動(dòng)性大，他們?nèi)狈n案管理專業(yè)知識(shí)，對(duì)科技檔案的收集程序概念含糊不清，影響檔案管理水平，思想觀念和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新的活力。加之其他日常事務(wù)繁忙，根本沒時(shí)間整理檔案，所以很難使檔案整理工作以出色的工作效果使科技人員信任和理解，同時(shí)科技人員很難體會(huì)到檔案收集歸檔給他們帶來的方便和效益。

改善醫(yī)院科技檔案管理的對(duì)策

建立完整有效的監(jiān)管制度：每一項(xiàng)科技活動(dòng)從提出任務(wù)到最終完成任務(wù)，盡管經(jīng)歷著不同的階段，有許多專業(yè)工序，但各階段、各工序之間都是相互聯(lián)系，一環(huán)緊扣一環(huán)，缺一不可的。并構(gòu)成一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的統(tǒng)一體。科技活動(dòng)的這種規(guī)律性和嚴(yán)密性，決定了反映和記錄這一項(xiàng)科技活動(dòng)的科技文獻(xiàn)材料，是一個(gè)獨(dú)立的有機(jī)整體，具有成套性，否則就不能真實(shí)地客觀地反映一項(xiàng)科技活動(dòng)的完整面貌。因此，從制度上明確規(guī)定科技檔案的歸檔范圍和要求，建立符合實(shí)際情況的檔案管理制度，并加以完善實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理和考核，一旦發(fā)現(xiàn)遺漏丟失，及時(shí)查找補(bǔ)救，確保醫(yī)療科技檔案材料整理的完整性，為醫(yī)院科技活動(dòng)服務(wù)。

把醫(yī)院科技文獻(xiàn)材料的形成、積累和歸檔納入各項(xiàng)管理和制度中：一是納入科技工作程序中。例如：某項(xiàng)科研活動(dòng)，要按照科研的工作程序，明確規(guī)定科研準(zhǔn)備階段、研制階段、鑒定驗(yàn)收階段、上報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)階段以及推廣應(yīng)用階段各自應(yīng)形成和積累哪些科技文獻(xiàn)材料。二是納入科技工作計(jì)劃管理中。每項(xiàng)科研工作在計(jì)劃階段都要相應(yīng)地把有關(guān)科技文獻(xiàn)材料的形成、積累列入計(jì)劃之中，同科研任務(wù)同時(shí)下達(dá)，同時(shí)驗(yàn)收。三是納入有關(guān)人員的責(zé)任制中。以強(qiáng)化有關(guān)人員的責(zé)任感。

發(fā)揮各業(yè)務(wù)部門的協(xié)同作用：檔案工作人員應(yīng)該走出去，和各業(yè)務(wù)部門相結(jié)合，了解和掌握科技活動(dòng)的計(jì)劃、程序和進(jìn)展，協(xié)助和指導(dǎo)他們搞好科技文獻(xiàn)材料的形成、積累、整理和歸檔工作。在對(duì)每一項(xiàng)科技活動(dòng)成果進(jìn)行鑒定驗(yàn)收時(shí)，檔案人員也應(yīng)參加驗(yàn)收幫助把關(guān)，這樣對(duì)保證科技文獻(xiàn)材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的歸檔保存以及歸檔后的進(jìn)一步整理和有效利用都有重要意義。

強(qiáng)化對(duì)零散科技文獻(xiàn)材料的收集工作：為使零散科技文獻(xiàn)能完整及時(shí)地歸檔，制定了零散文獻(xiàn)收集歸檔的制度，使零散的科技文獻(xiàn)材料真正起到憑證和查考的作用。因此，不論是歸檔前的形成積累和整理，還是歸檔后的整理編目，都要按照科技活動(dòng)本身的內(nèi)在聯(lián)系和固有的秩序，來決定科技文獻(xiàn)材料的取舍、分類和排列。既不能把屬于同一整體的檔案分散打亂，也不能把一堆互無關(guān)聯(lián)的檔案任意拼湊在一起。

第8篇

關(guān)鍵詞：醫(yī)學(xué)科研檔案；歸檔管理工作；現(xiàn)狀；應(yīng)對(duì)策略

1 醫(yī)學(xué)科研檔案的定義

醫(yī)學(xué)科研檔案管理是科研管理工作的重要組成部分，是科研活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，所以，必須將其納入科研計(jì)劃、管理制度和有關(guān)人員的工作中，并與計(jì)劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結(jié)合。同時(shí)，在工作過程中，必須實(shí)行科研工作和建檔工作“四同步”管理，即下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出歸檔要求同步，檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研文件檔案材料同步，驗(yàn)收、鑒定科技成果與驗(yàn)收、鑒定科研檔案材料同步，上報(bào)等級(jí)、評(píng)審科技成果與檔案部門出具科研課題歸檔情況的證明材料同步。這樣做的最終目的是確保醫(yī)學(xué)科研檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，以便于開發(fā)利用，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)學(xué)科研檔案工作從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理轉(zhuǎn)變，為醫(yī)院工作和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

2 醫(yī)學(xué)科研檔案歸檔管理工作現(xiàn)狀

2.1 科研材料收集不全面

醫(yī)學(xué)科研檔案的內(nèi)容本應(yīng)十分豐富，但是，如果醫(yī)學(xué)科研檔案的管理工作沒有完整的管理體系和完整的資料，將會(huì)直接影響科研檔案管理工作的有效開展，同時(shí)，也會(huì)降低醫(yī)學(xué)科技檔案的完整性和準(zhǔn)確性。醫(yī)院前期大多科研檔案僅保存了最終的申報(bào)、審批材料，一些重要的科研項(xiàng)目形成的科技材料未歸檔，只是在科研人員個(gè)人或課題組內(nèi)部保存和管理，給科研檔案的整理、歸檔和醫(yī)學(xué)科研檔案的日常管理工作造成了一定的困擾。

2.2 科研檔案管理制度不完善

由于醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的時(shí)間跨度大――少則數(shù)月，多則數(shù)年才能完成，導(dǎo)致哪些資料應(yīng)該歸檔，什么時(shí)間收集整理，各種補(bǔ)救措施的施等問題未能及時(shí)形成統(tǒng)一的制度規(guī)定。管理制度不健全，缺乏有效的制約手段是導(dǎo)致醫(yī)學(xué)科研檔案完整、全面歸檔的執(zhí)行和落實(shí)力度不足的主要原因。

2.3 科研工作人員缺乏歸檔意識(shí)

醫(yī)院科研人員往往只重視科研活動(dòng)的過程和科技成果的鑒定與報(bào)獎(jiǎng)，對(duì)科研檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)其管理技術(shù)也不精通。這直接為科研檔案管理工作增添了難度，根本無法保證歸檔質(zhì)量。雖然醫(yī)院成立了綜合檔案室，但是，科研檔案管理人員都是以兼職人員的身份來管理資料，在時(shí)間和精力上得不到保障，同時(shí)，科研人員和兼職檔案管理人員都缺少必要的檔案知識(shí)。

2.4 科研檔案有效利用與開發(fā)不夠

鑒于醫(yī)院建院時(shí)間較長，受醫(yī)療用房場(chǎng)地的限制，各門類檔案無法集中統(tǒng)一管理，所以，只能分室管理，保管方式不達(dá)標(biāo)。在迎接等級(jí)醫(yī)院評(píng)審前，醫(yī)學(xué)科研檔案沒有完全使用專用的統(tǒng)一檔案柜和規(guī)格統(tǒng)一的檔案盒來盛裝保管科研資料，而且對(duì)書面材料、磁帶、光盤等資料缺乏科學(xué)的分類、編排，導(dǎo)致科研檔案的保管質(zhì)量下降，損害程度加大，保管期限縮短。另外，醫(yī)學(xué)科研檔案的專業(yè)性和成套性又導(dǎo)致科研檔案的歸檔質(zhì)量欠佳，醫(yī)院對(duì)檔案的利用和開發(fā)力度不夠，也未將科研檔案與科技生產(chǎn)活動(dòng)聯(lián)系起來。

3 加強(qiáng)醫(yī)學(xué)科研檔案管理的策略

3.1 實(shí)行了科研課題全過程管理

為了保證醫(yī)院科研資料的完整性和科研檔案的真實(shí)性，應(yīng)采取科研課題研究全過程的檔案管理方式。

3.1.1 立項(xiàng)指導(dǎo)

因?yàn)榕R床科研人員不熟悉檔案收集程序，所以，在科研立項(xiàng)時(shí)，由醫(yī)院綜合檔案室專職檔案員協(xié)同科教科的一名兼職檔案員，根據(jù)科研設(shè)計(jì)內(nèi)容，將科研項(xiàng)目的歸檔內(nèi)容和要求書面告知項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，并對(duì)其進(jìn)行指導(dǎo)，同時(shí)，兼職檔案員具體負(fù)責(zé)該項(xiàng)目所形成的各種文件材料的收集工作。

3.1.2 中期檢查

在科研項(xiàng)目開展的過程中，要求科教科的兼職檔案員及時(shí)了解和掌握科研項(xiàng)目的進(jìn)展，檢查項(xiàng)目每一階段應(yīng)形成的原始材料，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，以確保研究活動(dòng)中原始材料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

3.1.3 參與驗(yàn)收

在科研課題結(jié)題驗(yàn)收前，要求項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將該項(xiàng)目的全部文件材料送科教科審核，兼職檔案員要認(rèn)真檢查原始資料、實(shí)驗(yàn)記載形成和管理情況、驗(yàn)收研究材料的形成質(zhì)量。

3.1.4 審核鑒定

醫(yī)院綜合檔案室檔案員要全程跟蹤研究項(xiàng)目，確保材料的完整性，保證科研檔案的質(zhì)量。科研項(xiàng)目結(jié)題后，科教科的兼職檔案員將檔案移交到醫(yī)院綜合檔案室，由醫(yī)院綜合檔案室專職檔案員按照科研檔案的歸檔要求審核鑒定項(xiàng)目的檔案材料，并將它們集中歸檔到醫(yī)院綜合檔案室。當(dāng)各項(xiàng)目組課題申請(qǐng)上級(jí)驗(yàn)收、鑒定、申報(bào)科研成果時(shí)，都可以按照規(guī)定程序向醫(yī)院綜合檔案室借閱。

3.2 建立健全醫(yī)學(xué)科研檔案管理制度

依據(jù)《檔案法》和國家相關(guān)管理?xiàng)l例，結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況和具體要求，制定了包括《醫(yī)學(xué)科研檔案接收保管制度》《科研檔案整理制度》《科研檔案借閱制度》等在內(nèi)的一系列可行的科研檔案管理規(guī)章制度，并明確科研檔案資料管理的責(zé)任和義務(wù)，明確了各科室在檔案管理中扮演的角色，明確規(guī)定了科研人員和科研檔案管理人員在檔案移交、接收、管理和利用等工作中的任務(wù)，使歸檔和立卷有標(biāo)準(zhǔn)、借閱有規(guī)定、管理有制度，確保醫(yī)學(xué)科研檔案各項(xiàng)基礎(chǔ)工作落到實(shí)處。

3.3 全面提高科研人員的歸檔意識(shí)

3.3.1 加大宣傳力度，強(qiáng)化認(rèn)知

利用醫(yī)院局域網(wǎng)、OA 辦公系統(tǒng)和短信平臺(tái)貫徹落實(shí)《檔案法》的相關(guān)內(nèi)容，使廣大醫(yī)務(wù)人員真正認(rèn)識(shí)到科研檔案是醫(yī)院資源而并非個(gè)人的私有財(cái)產(chǎn)。積累和形成醫(yī)學(xué)科研檔案的過程對(duì)醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展有極為重要，它是取得科研成果的重要基礎(chǔ)，在醫(yī)療工作中占有非常重要的位置。因此，應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識(shí)檔案與醫(yī)療工作的關(guān)系，將醫(yī)學(xué)科研檔案的形成過程當(dāng)作醫(yī)療工作的一個(gè)重要組成部分，自覺提高對(duì)科研檔案的認(rèn)識(shí)，主動(dòng)搜集和移交科研檔案，使之真正起到真實(shí)記錄醫(yī)學(xué)科研工作全過程的作用。

3.3.2 加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)

組織醫(yī)學(xué)專業(yè)技術(shù)人員參加檔案業(yè)務(wù)方面的培訓(xùn)，讓他們學(xué)習(xí)更多這方面的知識(shí)，讓科研管理人員和科研人員掌握醫(yī)學(xué)科研檔案的基本知識(shí)以及醫(yī)學(xué)科研檔案保存、收集、歸檔和移交的基本方法。同時(shí)，聘請(qǐng)檔案專業(yè)管理技術(shù)人員指導(dǎo)科研人員完成科研課題、成果歸檔工作，并制作相關(guān)課件為他們進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，結(jié)合課題、成果實(shí)例向科研人員詳細(xì)講解醫(yī)學(xué)科研檔案的存檔方法和要求，從而增強(qiáng)他們的科研歸檔意識(shí)，提高歸檔材料的質(zhì)量。

3.4 提高醫(yī)學(xué)科研檔案的利用和轉(zhuǎn)化價(jià)值

運(yùn)用行政手段和方法集中統(tǒng)一管理檔案是建立科學(xué)的檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)。針對(duì)醫(yī)院檔案保管基礎(chǔ)設(shè)施比較差的問題，醫(yī)院加大了對(duì)檔案工作硬件、軟件設(shè)備的投入力度，重點(diǎn)改善了現(xiàn)有科研檔案的管理?xiàng)l件，配備了收藏音像圖片資料、電子數(shù)字資料的設(shè)備，保證檔案資料的存放符合保管要求――分門別類，整齊規(guī)范，保證室內(nèi)空氣、溫度、濕度要求，做到防火、防潮、防盜、防蟲等，進(jìn)而為利用者方便、快捷地查找檔案資料創(chuàng)造了條件。

4 結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)學(xué)科研檔案是科研管理工作的重要組成部分，是對(duì)醫(yī)學(xué)研究和醫(yī)療實(shí)踐的真實(shí)記錄，是醫(yī)學(xué)科技知識(shí)的載體，它具有專業(yè)性強(qiáng)、成套性強(qiáng)、連續(xù)性強(qiáng)和綜合性強(qiáng)等特點(diǎn)。

參考文獻(xiàn)

[1]白琳茹.淺議加強(qiáng)醫(yī)院科研檔案規(guī)范化管理[J].繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育，2011（06）.

第9篇

關(guān)鍵詞： 醫(yī)院 基建檔案 科學(xué)管理

Abstract： Hospital infrastructure construction archives are original records showing the history and current situation of hospital infrastructure construction. It is the important constituent part of hospital works how to plan, construct and manage. Therefore, the hospital should strengthen the formation and supervision of infrastructure construction archives, and pay attention to scientific management, legel formation of infrastructure construction archives, positive making innovations and rigorous rules.

Keywords： Hospital Infrastructure construction archives Scientific management

醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院基本建設(shè)發(fā)展和科學(xué)管理工作的真實(shí)記錄，是整個(gè)醫(yī)院檔案的重要組成部分，它包括醫(yī)院基本建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)（使用）的全過程中形成的，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料。它不僅是記錄歷史的真實(shí)寫照，也是涉及各方權(quán)益的憑證和依據(jù)。所以，對(duì)醫(yī)院基建檔案必須依照 《檔案法》中的要求，進(jìn)行科學(xué)管理。

一、醫(yī)院基建檔案的內(nèi)容及特點(diǎn)

（一）基建檔案的內(nèi)容

從內(nèi)容上劃分為基建文件材料、施工文件材料和竣工文件材料三部分。基建文件材料是醫(yī)院（建設(shè)單位）形成的有關(guān)建筑申請(qǐng)規(guī)劃、征地、竣工總結(jié)等文件材料；施工文件材料是施工單位形成的施工許可證和有關(guān)地基、基礎(chǔ)原材料的各種記錄及竣工驗(yàn)收的有關(guān)材料；竣工圖紙材料主要包括建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備、電氣等專業(yè)的設(shè)計(jì)說明書和竣工圖紙。

（二） 基建檔案的主要特點(diǎn)

1.專業(yè)性

集中表現(xiàn)在基建檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)都具有鮮明的專業(yè)性特點(diǎn)。

2.成套性

基建工程是以一個(gè)獨(dú)立的工程項(xiàng)目為對(duì)象進(jìn)行的，規(guī)律性地形成了一系列相關(guān)的科技文件。

3.現(xiàn)實(shí)性

指它具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)使用性。其他文件材料歸檔后，基本上完成了現(xiàn)行功能，多半是用來歷史查考，而基建檔案則不同，它不僅沒有退出現(xiàn)行使用過程，而是在較長時(shí)間內(nèi)發(fā)揮現(xiàn)行效用。

4.周期長

一個(gè)完整的基建工程項(xiàng)目要經(jīng)過立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工等階段，在此過程中形成的科技材料要經(jīng)過主管機(jī)關(guān)、建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位等許多部門，一般要經(jīng)過幾年時(shí)間。

二、醫(yī)院基建檔案的科學(xué)管理措施

（一）遵循規(guī)律, 依法制檔

按基建程序控制好基建檔案的每一個(gè)環(huán)節(jié)，從工程建設(shè)項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)價(jià)、決策到計(jì)劃的審批，基建部門的檔案工作人員都應(yīng)及時(shí)地建檔立案，注意檔案資料的積累，以保證資料的質(zhì)量。因?yàn)楣こ探ㄔO(shè)周期長，收集資料多，且涉及面廣、事后難以核實(shí)，因此，基建檔案資料收集必須與工程建設(shè)同步進(jìn)行。

檔案管理人員對(duì)工程項(xiàng)目的各個(gè)細(xì)節(jié)、各個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)進(jìn)行跟蹤收集，要對(duì)工程項(xiàng)目的流程非常熟悉，對(duì)工程進(jìn)展情況心中有數(shù)，對(duì)各種資料進(jìn)行核實(shí)，對(duì)不符合規(guī)范的要及時(shí)更正、完善和補(bǔ)充，保證文件材料的可靠性、完整性和準(zhǔn)確性[1]。工程竣工后，所歸檔的基建技術(shù)資料一定要完整、齊全。從項(xiàng)目的建議書、立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究、方案階段的文件等前期一系列事宜，到工程的整個(gè)設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等所有技術(shù)、管理資料都要一一收集齊全。

（二）科學(xué)地立卷歸檔

建立電子信息平臺(tái)，資源共享。隨著計(jì)算機(jī)的普及應(yīng)用，基建檔案管理在新形勢(shì)下也應(yīng)加大硬件投入，引進(jìn)現(xiàn)代化管理技術(shù)。我們可以將三級(jí)目錄全部錄入計(jì)算機(jī)，能極大地方便檔案的整理、檢索等多項(xiàng)工作，提高工作效率。還可以要求設(shè)計(jì)單位在交付施工檔案的同時(shí)，提供電子化檔案，這可以為數(shù)據(jù)錄入節(jié)省大量的時(shí)間和精力。同時(shí)可以將保存價(jià)值較高的文件資料通過掃描轉(zhuǎn)化為電子化檔案，方便以后直接利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。基建檔案的組卷要遵循文件產(chǎn)生的自然規(guī)律，保持卷內(nèi)各種文件之間的有機(jī)聯(lián)系。一般情況下，建設(shè)項(xiàng)目按單項(xiàng)工程組卷，按先文字后檔案的順序組卷。為了方便管理和查閱，通常要制定三級(jí)目錄：總目錄、分級(jí)目錄及卷內(nèi)目錄。總目錄里要按照檔案分類標(biāo)明總順序號(hào)、工程名稱及存放的柜號(hào)。分級(jí)目錄里要標(biāo)明每一卷的檔案號(hào)及卷名。卷內(nèi)目錄里要列清本卷里所有文件資料的名稱，并做好重要信息的摘要。這樣在查閱檔案時(shí)，就能一目了然,快速準(zhǔn)確地找到所需的文件資料。

（三） 推進(jìn)基建檔案管理工作的數(shù)字化

先進(jìn)的檔案管理?xiàng)l件是提高檔案利用率的基礎(chǔ)，它具有操作簡(jiǎn)便、查詢搜索快捷、統(tǒng)計(jì)功能強(qiáng)大和存貯安全等優(yōu)點(diǎn)，能提高工作效率和質(zhì)量。作為醫(yī)學(xué)科研等機(jī)構(gòu)，應(yīng)該率先實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，采用先進(jìn)技術(shù)，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，切實(shí)把綜合檔案室建成醫(yī)院的文件、文獻(xiàn)資料信息利用中心，把檔案管理從傳統(tǒng)的“手工勞動(dòng)”中解放出來，使廣大利用者足不出戶就能享受到方便、快捷的服務(wù)[2]。

作為醫(yī)院檔案中的重要組成部分，醫(yī)院基建檔案的管理也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的需求，向信息化、數(shù)字化管理快步邁進(jìn)。

確定掃描圖像文件格式。基建檔案經(jīng)過掃描實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)換，能夠保留完整的檔案信息和具有較強(qiáng)的適用性，這是確定文件格式的原則。具體可采用目前使用最廣泛的GIF圖像文件格式。

確定檔案掃描層次和順序。基建檔案掃描時(shí)，以建筑物為單位設(shè)立案卷號(hào)；同一建筑物的不同案卷建文件夾；同一案卷內(nèi)的每張檔案，作為文件夾內(nèi)的一份文件，是可以實(shí)現(xiàn)檢索的最小單元。

為保證實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確檢索，檔案掃描的順序應(yīng)與卷內(nèi)文件排列順序完全一致。確定檔案掃描方向。基建檔案形成格式不一，有橫向和縱向，提供檔案原件利用時(shí),可視情況隨時(shí)轉(zhuǎn)換方向，但在網(wǎng)絡(luò)傳輸中如此則顯得雜亂無序。為此應(yīng)明確規(guī)定以檔案標(biāo)題方向?yàn)檎蜻M(jìn)行檔案的掃描。掃描工作結(jié)束后，應(yīng)在刻錄光盤前對(duì)掃描形成的數(shù)字化圖形文本文件進(jìn)行檢查，保證最終的刻錄光盤無病毒、無自生文件等“雜質(zhì)”。最終刻錄光盤一式多套，作為檔案部門日常使用及留存?zhèn)洳榈萚2]。對(duì)一些形成年代久遠(yuǎn)、破損嚴(yán)重的基建檔案，在掃描的同時(shí)應(yīng)對(duì)原圖進(jìn)行復(fù)制，復(fù)制件與原圖一同保存，從而在客觀上對(duì)這部分檔案采取了搶救和保護(hù)措施。

（四）提高法制意識(shí)，建立健全檔案管理體制

領(lǐng)導(dǎo)重視、支持是提高基建檔案工作的關(guān)鍵。把基建檔案的形成、積累、整理、立卷歸檔工作納入基建規(guī)劃。計(jì)劃、管理制度中，在基建工程的目標(biāo)中提出對(duì)檔案材料的要求，并將其納入基建人員職責(zé)范圍之中，實(shí)行集中統(tǒng)一的管理,做到專人負(fù)責(zé)管理，相關(guān)科室都要設(shè)專職或兼職檔案管理人員，形成網(wǎng)絡(luò)，責(zé)任到人，不斷加大依法治檔力度，保證基建檔案工作的高質(zhì)量[3]。

（五）嚴(yán)格執(zhí)行制度，跟蹤管理，確保資料齊全

建立標(biāo)準(zhǔn)化的基建檔案管理制度是由其復(fù)雜性決定的，這也是基建檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)[4]。為此，要使各項(xiàng)檔案管理工作環(huán)節(jié)都按一定的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行。

三、結(jié)束語

醫(yī)院基本建設(shè)檔案是醫(yī)院進(jìn)行整體規(guī)劃和管理的重要組成部分，是保證醫(yī)院正常運(yùn)轉(zhuǎn)和日后改建、擴(kuò)建工作的重要憑證和依據(jù)[3]。如果忽視了基建項(xiàng)目檔案形成的各個(gè)環(huán)節(jié)，勢(shì)必影響基本建設(shè)檔案的成套性和完整性。

總而言之，基建檔案是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，是醫(yī)院基本建設(shè)的歷史記錄，它反映醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施的整體水平。基建檔案工作是一項(xiàng)管理性極強(qiáng)的工作，其現(xiàn)代化管理水平的高低與醫(yī)院的現(xiàn)代化程度密切相關(guān)。所以，我們應(yīng)從檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)來看待醫(yī)院基建檔案管理的重要性，進(jìn)一步做好醫(yī)院基建檔案的現(xiàn)代化管理工作，以適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展，滿足醫(yī)院的整體需要。

參考文獻(xiàn)

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