時間：2023-02-27 11:14:35
引言：易發(fā)表網(wǎng)憑借豐富的文秘實踐，為您精心挑選了九篇文書檔案管理范例。如需獲取更多原創(chuàng)內容，可隨時聯(lián)系我們的客服老師。
醫(yī)院文書檔案肩負著醫(yī)院重要活動、重大事件原始資料收集、記載以及各級公文轉遞、分類、歸檔等工作，是醫(yī)院管理的有效憑證。同時，對醫(yī)院的文書檔案進行科學化的管理，能有效提高醫(yī)院的管理水平，有利于醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。然而，目前大部分醫(yī)院對文書檔案管理重視程度仍不夠高，且在管理工作方面仍存在一些嚴重的問題需要有待解決。
一、醫(yī)院文書檔案管理工作所存在的問題
1、領導重視程度不夠高，檔案管理者意識淡薄
醫(yī)院大部分領導認為，醫(yī)院只要做好教學、科研等方面工作，就能獲得社會效益、經(jīng)濟效益的雙豐收。同時他們還認為，醫(yī)院文書檔案管理質量好壞不會對醫(yī)院的發(fā)展造成嚴重的影響，且在文書檔案收集、整理方面，增加其人力、物力的投入將會得不償失。因此，在文書檔案管理方面，醫(yī)院投入經(jīng)費較少，設備陳舊，嚴重阻礙了文書檔案管理的發(fā)展。由于領導重視程度不夠，導致部分檔案管理者對醫(yī)院文書檔案管理缺乏法律知識、管理意識，在他們看來，醫(yī)院的文書檔案管理工作就是將醫(yī)院來文進行收集、整理而已，無任何技術含量。
2、檔案管理人員素質低
目前，多數(shù)醫(yī)院將文書檔案交由醫(yī)院辦公室人員進行管理。然而，醫(yī)院辦公室人員由于工作比較忙，加之沒有足夠的精力和時間來管理文書檔案，致使大量的資料因不能及時收集、整理而積壓過剩。而對于從事檔案管理方面的人員而言，由于自身并非專業(yè)性管理人才，且學歷水平低，相關專業(yè)知識、技能欠缺，因而不具備檔案管理工作的基本素養(yǎng)，進而影響文書檔案管理工作的效率和質量。同時，醫(yī)院在文書檔案管理人員培訓方面的機會較少，致使檔案管理者思想較為傳統(tǒng)，依舊停留在以往的管理模式上，且法律意識不高，不能滿足新時展的需要。
3、無健全的文書檔案管理制度
目前，我國醫(yī)院文書檔案管理一般設置醫(yī)院辦公室里面。然而，由于以往檔案設置管理存在一些嚴重的問題，導致患者病例資料、醫(yī)院文書資料散落于各個科室里面，這種管理方式對檔案的綜合利用開發(fā)造成了嚴重的影響，出現(xiàn)管理松散、檔案使用率低等現(xiàn)象，這種現(xiàn)象致使醫(yī)院各部門之間相互推諉，不利于醫(yī)院對文書檔案的管理。
二、改進措施
1、增強醫(yī)院檔案管理者意識
醫(yī)院的文書檔案管理對醫(yī)院的管理具有非常重要的作用，故醫(yī)院領導應特別重視文書檔案管理工作，尤其是要意識到醫(yī)院文書檔案管理工作對于醫(yī)院管理的重要性，進而有利于提高文書檔案管理人員對檔案管理的意識。同時，醫(yī)院管理人員要充分重視文書檔案管理者，如此方能增強醫(yī)院的文書檔案管理工作，并有助于完善醫(yī)院文書檔案管理制度。另外，要貫徹落實醫(yī)院文書檔案管理制度，以促進醫(yī)院文書檔案管理的規(guī)范性、標準性，進而有利于提高文書檔案管理水平。另外，醫(yī)院文書檔案管理工作主要是為醫(yī)院相關人員、患者提供相關資料。隨著現(xiàn)代計算機技術廣泛應用于醫(yī)院管理工作中，因而需要醫(yī)院檔案管理者不斷提高自身的綜合素質水平，同時還要學會運用計算機技術對文書檔案進行管理，便于相關管理人員資料查詢的同時，還能顯著提高文書檔案管理人員的工作質量和工作效率。因此，醫(yī)院檔案管理者要提高自身的服務意識，堅持做好文書檔案收集、整理、歸檔工作，便于為醫(yī)院的使用者和相關管理者提高較為便利的服務。
2、提高醫(yī)院檔案管理者的綜合素質
想要提高醫(yī)院文書檔案管理人員的工作質量和工作效率，并充分提高醫(yī)院的社會效益、經(jīng)濟效益，就必須提高檔案管理者的綜合素質、專業(yè)知識技能。醫(yī)院文書檔案管理工作不僅影響著醫(yī)院的管理水平，而且還影響著醫(yī)院的發(fā)展。因而醫(yī)院需健全相關規(guī)章制度，并充分做好文書檔案管理方面的工作，這有利于促進醫(yī)院的發(fā)展，具有非常重要的作用。同時，檔案管理者的綜合素質也能對醫(yī)院檔案管理水平造成嚴重影響，因而醫(yī)院要設置對檔案管理者考核、培訓方面的項目，進而有助于提高其綜合素質和專業(yè)技能，使醫(yī)院檔案管理者適應新時代的管理方法，能運用電子技術對醫(yī)院文書檔案進行管理，以提高其檔案管理工作的質量和效率，有助于促進醫(yī)院不斷發(fā)展。
3、健全文書檔案管理制度
檔案管理制度內容較為廣泛，如建立檔案保管、利用以及檔案歸檔范圍等制度，這些制度都應該納入醫(yī)院考核方法和崗位責任制當中。由于醫(yī)院文書檔案管理工作具有獨特性，因而需要建立符合醫(yī)院實際的管理模式。目前，多數(shù)檔案管理機構并不是設立獨立的科室，因而在文書檔案管理方面沒有自，大多數(shù)處于被動狀態(tài)。
三、結語
【關鍵詞】管理；文書檔案
一、文書檔案工作的現(xiàn)狀
1、到目前為止，許多單位的文秘工作與檔案工作還在實行分塊管理制度，這種體制從某種程度上是拉大了文秘工作與檔案工作的距離。負責文秘工作的人員檔案意識淡薄，只考慮當前的工作，而檔案工作人員墨守成規(guī)也很少考慮文秘工作，從而二者在銜接過程中出現(xiàn)了諸多不規(guī)范的現(xiàn)象，這也直接影響了文書檔案的建檔質量。
2、在日常的文書檔案歸檔管理中，會出現(xiàn)不同程度的影響文書規(guī)范立卷和規(guī)范歸檔的情況。如歸檔時出現(xiàn)原稿或修改稿的缺失現(xiàn)象；文件偶用鉛筆撰寫或標注，不經(jīng)過復印就直接用原件歸檔，短期內字跡容易變得模糊不清，影響了檔案的質量和存檔價值；紙張規(guī)格不達標，大小16開紙混用現(xiàn)象較多，文件大小不一致，造成裝訂中發(fā)生掉頁、漏頁、壓字等問題，使檔案的美觀性和完整性都受到一定影響；文件歸檔不及時，時有漏歸，棄檔問題也相對嚴重，而相近公文重復與立卷組合無序也是一重大問題。
3、在辦公過程中，現(xiàn)行的手工文件處理方式已經(jīng)運行多年，并且也有一套完善的制度和方法，機關工作人員也習慣了這種文件處理模式，從而我們大部分的文書檔案工作仍然在沿用傳統(tǒng)的檔案管理手段與方式。雖然有些單位使用了計算機，部分也實現(xiàn)了網(wǎng)絡化，但是網(wǎng)絡上并沒有多少可以傳輸?shù)奈臅鴻n案信息，難以達到傳輸?shù)母咄炕途W(wǎng)絡化。利用計算機進行文書處理，尤其是實現(xiàn)文書電子化歸檔還需要一個過程。
二、文書檔案工作的改革措施
隨著檔案改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，而文件和檔案數(shù)量越來越多，也給保管和提供利用帶來了一定的困難。只有實現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。因此，文書檔案管理現(xiàn)代化進程勢在必行，我們要加大力度，創(chuàng)造條件改革現(xiàn)行的文書檔案管理工作。
（一）爭取領導支持
領導對文檔工作不夠重視，大多都是因為缺乏檔案意識，認為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。而要實現(xiàn)文檔一體化必須要上下達成共識才能實現(xiàn)，所以要采取積極有效的措施，通過大力宣傳，轉變領導及辦公人員的觀念，從而使現(xiàn)代文檔工作有一個便捷的信息化平臺。因此，文檔人員要勤向領導匯報文書和檔案工作情況，使領導受觸動、受啟發(fā)；要及時為領導提供相關的文件材料，為領導提供檔案利用信息，努力做好檔案服務工作，使領導逐漸認識到文書檔案工作的重要性。只有這樣，檔案信息化管理工作才能得到領導的大力支持，從而給予更多的資金投入，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應的軟硬件，為文書檔案信息化創(chuàng)造條件，使檔案信息管理工作順利進行。
（二）實現(xiàn)文秘工作與檔案工作的一體化
文秘人員的頭腦中必須要有檔案意識，要站在對歷史負責高度上來保證檔案的質量，來減少檔案部門的工作程序，避免無謂的重復勞動，從而使文檔工作流程科學化、合理化。對辦理完畢的文件材料，應由文秘人員集中統(tǒng)一保管，及時整理歸檔，從而使文件的立卷工作日常化。文秘人員要努力克服畏難情緒，積極創(chuàng)造條件，早日實現(xiàn)文秘工作與檔案工作的一體化，從而提高文書檔案質量。
（三）規(guī)范檔案的基礎工作
在文書檔案管理的實際工作中，要注意區(qū)分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料，具體問題具體分析， 以減少檔案管理中的重復度和信息繁冗度，提高檔案利用的效率和效果。在歸檔工作中，既要掌握重點，分清主次，嚴把全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，從而提高檔案利用價值。建立好全宗卷的案卷目錄，按照檔案管理要求進行科學的分類、整理、編目，對到期的檔案及時進行鑒定、銷毀。同時，各單位可以根據(jù)自身的具體情況制定總的和分步的計劃并逐步實現(xiàn)，使檔案管理工作不斷完善。
（四）促進檔案信息化建設
紙質檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，因而要促使檔案信息化建設加快發(fā)展，在實現(xiàn)了辦公自動化的同時，促使文書檔案信息化建設邁入一個新的臺階。將文書檔案通過網(wǎng)絡融合為一體，實現(xiàn)真正意義上的信息資源共享。以往利用者必須到檔案室才能利用，而網(wǎng)絡化建成后，利用者可以在自己的辦公室對檔案數(shù)據(jù)庫進行瀏覽、訪問。將掃描的文件及電子文件直接與系統(tǒng)掛接，利用者不僅可以查閱所需的信息，還可以下載原件，不必再到檔案室閱覽，從而提高了檔案檢索利用服務質量。而新的文書檔案劇增，檔案信息化管理迫在眉睫。各檔案部門應抓住機遇，加大投入，配齊硬件設備和檔案管理軟件。在管理手段上，要積極參與單位辦公自動化系統(tǒng)的設計與建設，密切結合本單位辦公系統(tǒng)與信息管理工作的實際，提出檔案管理方面的要求和建設，科學推動電子文件歸檔工作。
（五）提高檔案人員的檔案信息化素質
檔案管理工作者的知識水平和整體素質直接影響到檔案工作的方方面面。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對文檔工作人員在業(yè)務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高的要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以，必須對文檔人員進行在職教育培訓，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術，又能熟悉文檔專業(yè)知識的人才。而文檔管理人員要結合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業(yè)務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。
建立文書檔案管理信息系統(tǒng)是檔案的發(fā)展需要，是檔案管理工作中的一個飛躍。要努力實現(xiàn)裝備技術現(xiàn)代化，積極運用網(wǎng)絡等先進技術和手段，進一步提高技術含量和水平，使文書檔案管理手段由舊變新，將文書檔案管理從手工勞動中擺脫出來，實現(xiàn)檔案管理人員對這些檔案資料的自動管理，同時又能滿足利用者的自動查詢，這樣即節(jié)省了人力又保護了檔案原件。而電子文件與紙質文件相比，所涉及的問題更為廣泛、受到的制約因素更多，僅僅依靠檔案部門是難以完成的。因此，各檔案部門、計算機與信息管理部門要各司其職、各揚所長。
參考文獻：
[1] 任愛英《用信息化實現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化――提高企業(yè)文書檔案質量的探索與思考》《商情（教育經(jīng)濟研究）》 2008年03期.
[2]閔濤《淺談文書檔案工作》找法網(wǎng).
一、案卷級文書檔案的整理
（一）分類
分類的首要任務是確定其分類方案，所確定的分類方案為：年度一保管期限一問題（機構）。確定分類方案后，即可按分類方案進行分類，方法如下
1、分年度。也就是從醫(yī)院形成的起始年代開始，將各個年度產(chǎn)生的文書檔案分開。
2.分保管期限。即將各個年度文書檔案依據(jù)《文書檔案保管期限表》和檔案的重要程度劃分為永久、30年、10年（2010年以前為永久、長期、短期）。
3.分問題（機構）。依據(jù)各單位形成文書的實際狀況，將各個保管期限內的文書按問題（或機構），按照黨、團、工、青、婦類、紀檢類工作文件、行政公文、上級批復、重大活動等順序整理。
（二）組織案卷
將各個年度、各個保管期限和各個類別的文書按問題、時間或文件名稱等特征組成案卷。文書檔案的組卷要注意兩點：一是擬寫正確的案卷標題。文書檔案的案卷標題一般由作者、問題和文種組成。二是按文件的排列順序編寫卷內目錄。文書檔案卷內文件的排列應遵循一定的規(guī)律，如按時間、問題、重要程度、文種、作者等排序。卷內文件材料排序后，按排列的順序填寫卷內文件目錄。
（三）案卷排列
永久保管期限內兩年檔案案卷的分類整理和案卷排列。次年的永久黨群檔案要注意接著進行排列，其他年度的案卷排列以此類推。長期和短期檔案的分類整理和案卷排列方法與永久黨群檔案的相同。
（四）編制案卷目錄
將排列好的各個年度的永久黨群案卷依次登記在永久文書案卷目錄之中即可完成案卷目錄的編制工作。編制案卷目錄要注意以下幾點：按年度排列的永久黨群文書案卷順序號也就是永久黨群文書案卷的案卷號；黨群文書檔案永久案卷目錄的編目項目有：案卷號、作者、題名、日期、頁數(shù)、備注等。
（五）案卷上架
將文書檔案案卷按排列好的順序進行上架即可。按文書檔案案卷排列順序上架，也就是按案卷號的順序上架排列，這就可根據(jù)文書檔案案卷目錄中的案卷號在檔案柜架中查找到相同號數(shù)的黨群文書檔案案卷。
二、文件級文書檔案的整理
2000年12月6日，根據(jù)國家檔案局了中華人民共和國行業(yè)標準DA/T22-2000《歸檔文件整理規(guī)則》要求，對歸檔文件整理的原則和具體方法作出了規(guī)定，將“立卷”歸檔改革為文件級整理，文書檔案的基本整理對象從“卷”轉變?yōu)椤凹薄?/p>
（一）分類
所采用的分類方案為：年度—機構—保管期限。確定分類方案后，就可按分類方案對文件進行分類，具體步驟為：
1、分年度。就是將各個年度的文件分開。如該單位成立于1981年，那么就形成了1981年、1982年、1983年、1984年、1985年等類別的文件。
2、分機構。依據(jù)醫(yī)院文書的實際狀況，將各個年度的文書檔案按機構或問題劃分為黨務、院務、人事、醫(yī)務、感控等類型。
3、分保管期限。將各個機構的文件，依據(jù)《文書檔案保管期限表》和檔案的重要程度劃分為永久、30年和10年三種類型；這樣，該年度內的文件就劃分成永久、30年、10年三個保管期限的文件。
（二）排序與編號
將各個機構內的文件按永久、30年、10年三個保管期限分開后，即可對三個保管期限內的文件進行排列，排列原則是“同一事由的相關文件應當排列在一起，時間、重要程度等作為參考因素”。
（三）編目
將排列好并編號的某年永久工作文件按序號在文件目錄中進行登記后就完成了該年度永久檔案文件的編目工作。文書檔案文件目錄的編目項目有：件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注。
（四）裝盒
裝盒是把各個年度各個保管期限內的文件按件號順序裝入檔案盒中的一項工作。裝盒包括填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊項目等工作內容。歸檔文件應嚴格按照件號的先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中相應條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對應地找到文件實體。裝盒時應注意以下問題：
檔案盒的封面應使用全稱或規(guī)范簡稱標明全宗名稱，下加雙橫線。卷脊設置各項檢索項，包括：全宗號、年度、保管期限、機構、起止件號、盒號。備考表放在盒內所有歸檔文件之后，用以對盒內歸檔文件進行必要的注釋說明。備考表上設置的項目包括盒內文件說明、整理人、檢查人和日期。
（五）上架
一、食品稽查文書檔案管理工作中存在的主要問題
1.對食品稽查檔案管理的重視程度不夠。長期以來，有相當一部分部門領導和檔案管理人員對稽查檔案的管理工作存在一些認識誤區(qū)，認為稽查檔案管理工作就是把工作中形成的材料鎖進櫥柜，不丟失、不霉爛，只要“守好攤”，不泄密，能應付利用就可以了，它不是單位的主要工作，不能給單位帶來“政績”。重視業(yè)務輕視檔案工作的思想嚴重影響了文書檔案的管理質量，使得食品稽查檔案管理工作無法適應食品稽查工作管理需求。
2.管理力量薄弱，管理手段落后。食品稽查是一項經(jīng)常性的管理工作，每個環(huán)節(jié)都有詳細規(guī)范的文字記錄，它的工作性質要求必須及時分類組卷歸檔，一旦發(fā)現(xiàn)問題即能做到有檔可查，依規(guī)依法處理，因此它的憑證作用非常凸顯，可是由于部分食品稽查檔案工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性及檔案材料的收集、整理、保管、利用等業(yè)務不太了解，直接影響了稽查工作的嚴肅性和完整性，且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務繁雜使得檔案管理人員只能將稽查文書資料放置于櫥柜，沒有及時整理歸檔，更無從談起根據(jù)這些檔案資料認真研究，尋找線索，查找問題了。
3、檔案室環(huán)境差 ，設施設備不配套。有的縣市區(qū)食品稽查檔案管理部門不具備檔案保管的基本條件，檔案室狹小潮濕，有的單位一旦檔案多了，便將檔案隨地擺放，“六防”要求無法得到落實，導致檔案材料霉變、蟲蛀；有的單位沒有專用檔案室，把檔案同雜物混放在一起，如同一處“百貨倉庫”。
二、食品稽查檔案管理工作的對策
1.提高部門領導對檔案工作的重視程度。一個單位的領導負責的是單位的全部工作，而檔案工作只是其中的一項，檔案工作是其他工作正在進行中或終結后的“事后工作”，它的自身性質決定了它不會是“首當其沖”的工作，也可以說不可能“立竿見影”出“政績”，因此單位領導不可能把它放在優(yōu)先位置去安排部署，同其他工作一樣投入同等的人力物力。但是現(xiàn)實生活中利用檔案解決矛盾糾紛的案例又不時地在我們身邊發(fā)生，一旦我們今日疏忽大意，那將來造成的損失將是無法估量的，因此提高全社會尤其是目前提高部門領導對檔案工作的重視程度又迫在眉睫。
首先，把檔案工作納入單位領導的“責任制”和“一票否決制”。一是責任制，不少地方和部門把單位的工作分成若干項分配到了不同領導的名下，即責任制，同時實行了問責制，即失察問責，單位內部、單位領導和上級主管部門之間層層簽訂責任狀，誰的任務誰負責，誰完不成任務或出了問題誰擔責，部門領導須把檔案工作放在同其他工作同等重要的位置，客觀上起到單位領導重視檔案工作的作用。二是“一票否決制”，目前各地的重大項目建設、農(nóng)村土地確權、美麗鄉(xiāng)村建設等工作都把檔案工作同其他工作一起放在了“一票否決”同等重要的位置，即任何一項工作不到位――其中包括檔案工作，都不能通過竣工驗收。事實證明，這些項目中檔案工作都做得非常好。
其次，把發(fā)生在身邊活生生的案例反復向領導宣講，做到警鐘長鳴。例如幾年前某縣有眾多食用膠加工廠，部分個體老板為了追求利潤最大化，竟用工業(yè)膠和從廢品收購站購買來的舊皮衣、破皮鞋等經(jīng)過加工冒充食用膠投放市場，其結果被中央電視臺揭發(fā)出來并進行了曝光，在全社會引起了巨大反響，涉及到的有關部門和個人受到了懲處。這個案例很值得我們深思，如果當?shù)氐氖称坊椴块T工作認真負責，單從稽查文書檔案就能發(fā)現(xiàn)這些不法企業(yè)的貨源和進貨渠道存在問題，若再深究下去，諸多不法行徑就能消滅在萌芽中。假如提前那樣做了，消費者就不會受到傷害，該事件就不會在社會上造成那樣惡劣的影響，有關部門和人員也就不會受到黨紀政紀的處分，前車之鑒很值得人們特別是單位領導的借鑒。
2.提高食品稽查檔案管理人員的基本業(yè)務素質。食品稽查檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員的自身素質和工作態(tài)度，要注意加強檔案管理人員工作隊伍建設，一是要注重對他們的教育培養(yǎng)，關心他們的工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性，盡最大努力為他們減負減壓，少安排從事與檔案工作不相關的其他工作，使他們把更多的精力投入到檔案管理工作中去。二是充分認識年輕檔案管理人員成長期工作崗位變動頻繁的問題，給他們創(chuàng)造更多接受培訓和學習的機會，使他們盡快適應檔案管理工作的需要。三是作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)的基本要求，努力掌握科學管理的方式和方法，提高工作效率。四是培養(yǎng)檔案管理人員的服務意識。檔案管理人員要樹立“工作就是服務”的觀念。把“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發(fā)點和歸宿點。
3.健全食品稽查檔案管理制度。要按照規(guī)章制度合理性、科學性的要求，建立起符合食品稽查行業(yè)特點和檔案管理實際需求的管理制度。要按照可操作性的要求，建立起以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標的食品稽查檔案規(guī)范要求；要按照制度約束的雙向性要求，建立起既約束領導又約束單位職員的約束機制。要按照制度執(zhí)行嚴肅性的要求，建立起檔案管理追責獎懲機制，對不按規(guī)定管理檔案的進行追責、對工作認真負責、管理規(guī)范的要獎勵重用，充分體現(xiàn)制度的權威性。
【關鍵詞】文書檔案；管理；水平
doi：10.3969/j.issn.1674-4985.2012.10.056
醫(yī)院的文書檔案是寶貴的財富，它包括在工作以及活動中形成的各類文件、錄像、圖表等，是多種檔案載體的集成。科學有效的醫(yī)院文書檔案管理不僅能夠促進醫(yī)院的健康發(fā)展，也有利于患者查詢相關信息，更能促進有關健康及醫(yī)生科學的進步。
1醫(yī)院文書檔案分析
醫(yī)院文書檔案收集是上級領導及部門的公文、醫(yī)院的重大事件和活動的最原始的資料[1]。它是一個醫(yī)院歷史的見證和最有效的憑據(jù)，具有嚴格的規(guī)范性、標準性、保密性及服務性等特點。
1.1規(guī)范性醫(yī)院文書檔案的規(guī)范性主要是指公文的管理，它是整個文書檔案的核心，也是搞好文書檔案管理的最基本保障。它的規(guī)范性主要表現(xiàn)在公文的用紙、檢查、字跡、文種、傳遞嚴格五個方面。
1.2標準性文書檔案管理工作要求技術含量高、操作性強。對于文書檔案的收集、管理、鑒定、保管及利用都要按照立卷原則、工作流程和操作技術的統(tǒng)一。整個過程相互聯(lián)系，層層相扣，具有嚴格的標準。
1.3保密性現(xiàn)在醫(yī)院的文書檔案包括紙質文書檔案和電子文書檔案兩種，雖然這有利于信息的保存，但也給保密工作帶來了一定的難度。紙質的文書檔案一旦形成，它的內容及形式一般不會發(fā)生大的變化，對于是否是原始資料比較容易辨認。但是，電子檔案不具備這些特點，對于電子檔案文件的保密一定要進行加密，并且不定期的改變加密碼或者電子鎖。最為重要的是，應該加強工作人員的保密意識，使他們認識到自己工作的重要性以及因為失密造成的嚴重后果。
1.4服務性文書檔案的服務性主要是為領導進行決策或者智能部門提供資料參考，它表現(xiàn)在利用、編研和統(tǒng)計等工作。搞好服務，首先必須做好醫(yī)院文書檔案的整理工作，使之在使用之時能夠按照要求提供必要的服務，這在文明醫(yī)院、等級醫(yī)院評比的過程中尤其重要。其次是能夠為醫(yī)院各級領導干部的任免升遷、職工的晉職晉升等提供準確詳細的個人資料和依據(jù)，能夠大大提高工作的效率，保證工作的如期完成。再次就是在醫(yī)院大規(guī)模的改革時提供醫(yī)院的基本信息和工作人員的基本情況，以便在領導進行決策的時候能夠掌握第一手的信息。最后就是信息化管理，要提高數(shù)字化的進程，對于已經(jīng)公開的資料或信息要及時上傳到網(wǎng)上，為患者提供更便利的咨詢。
2目前醫(yī)院在文書檔案的管理方面存在的問題分析
2.1文書檔案意識薄弱，對其利用未能發(fā)揮最大作用文書檔案資料如果能夠得到充分的利用，可以創(chuàng)造出不菲的經(jīng)濟和社會效益，促進醫(yī)院管理的規(guī)范化。但是，因為對于文書檔案的重要性宣傳不到位，很多人都認為文書檔案無關大局，甚至認為沒有存在的價值，對于檔案也是只保存不利用，這就造成了資源的嚴重浪費，致使其利用率遠遠不能達到預想的狀況。
2.2管理文書檔案的機構不完善、職責不明醫(yī)院文書檔案的管理一般都存放在行政辦公室的綜合檔案室。但是因為歷史遺留的問題以及醫(yī)院在管理上存在的不足，所以綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、音像檔案等，醫(yī)療病歷檔案則由病案室管理，而X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分別有相應的科室進行管理。這種管理模式不僅不利于綜合的開發(fā)利用，也造成使用效率的低下，并且這種不科學、混亂的管理模式會造成大量的檔案無法進行存儲，甚至可能導致丟失。出現(xiàn)問題各個部門則會相互推諉，完全無法界定具體科室或者個人的責任。
2.3文書檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提高目前，我國的檔案專業(yè)人員隊伍在專業(yè)素質、理論水平、文化程度等方面魚龍混雜，參差不齊，遠遠不能滿足時展的需要[2]。這主要表現(xiàn)在專業(yè)知識的不足、知識結構的老化或不合理、文化水平低、新知識的儲備不足等。這嚴重影響了我國醫(yī)院文書檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，素質低下的管理隊伍也造成了我國檔案管理水平的落后。
2.4對于檔案管理的硬件投入過低因為醫(yī)療用房的緊張，導致存放檔案的地方十分有限，這完全不符合檔案管理的標準。還有管理技術的嚴重滯后，也限制了檔案事業(yè)的進一步發(fā)展。隨著信息化時代的到來，計算機技師在醫(yī)院文書檔案管理的過程中逐步得到推廣，促使其管理水平不斷進步。但是，這遠遠不能滿足快速發(fā)展的需要，人工收集、檢索信息不僅效率低下，也不利于檔案的收集、利用及開發(fā)。
3提高醫(yī)院文書檔案管理水平的方法
3.1加強有關檔案法規(guī)的學習，強化檔案管理意識醫(yī)院要加強對于檔案法規(guī)學習和宣傳的力度，提高管理人員對于檔案管理重要作用的認識，尤其是醫(yī)院領導對于檔案管理的認識。只有領導對檔案管理注重，才有可能把檔案管理工作納入重要的工作議程，使其能與醫(yī)院業(yè)務的拓展保持同步。對于檔案管理工作的重要性一定要大力宣傳，使每一個干部職工都能夠自覺的配合檔案管理工作。醫(yī)療服務是醫(yī)院最根本任務，而只有搞好檔案管理才能促使醫(yī)療服務的提高，所以一定要為檔案管人員提供必要的設施、充足的經(jīng)費，切實提高醫(yī)院的檔案管理工作。
3.2強化服務意識，提高檔案的開發(fā)利用效率檔案管理的最終目的就是為利用提供方便，因此，要強化檔案管理人員的服務意識，既搞好檔案的收集、管理，又努力搞好資料的編研、整理工作，對信息進行有效開發(fā)，使檔案為臨床醫(yī)療、教學、科研服務，為人民群眾的醫(yī)療保健服務，充分發(fā)揮其社會效益。
3.3加強專業(yè)培訓，提高檔案管理人員的素質建立科學合理的檔案管理體系，建立健全檔案管理的規(guī)章制度，這是搞好檔案管理工作的關鍵。隨著時代的進步，醫(yī)院的文書檔案管理也必須建立一套與之相應的科學合理的體系，切實解決好檔案管理混亂問題。檔案管理人員素質是影響檔案管理水平最重要的因素之一，因此，醫(yī)院要把檔案人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，全面提高檔案管理人員素質。通過專業(yè)培訓、繼續(xù)教育、進修學習等手段提高其管理水平，推動檔案管理水平的提升。
3.4實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化隨著科技的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已無法適應現(xiàn)代人們的需求，無紙化辦公及電子技術的普及對檔案管理自動化提出了更高的要求，文書檔案的管理必須由傳統(tǒng)的管理方式向現(xiàn)代信息化的管理方式轉變。用計算機儲存檢索醫(yī)院的各種門類和載體的檔案，方便利用者及時查找、閱讀，既節(jié)省時間，也節(jié)省人力、物力和財力，提高了工作效率[3]。因此，醫(yī)院應充分利用計算機管理，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
4結論
醫(yī)院的文書檔案管理具有自己的特點，結合醫(yī)院的實際加強對其管理，顯然有利于醫(yī)院服務水平的提高。目前，我國的醫(yī)院在檔案管理工作中還存在管理意識薄弱、認識不到位、管理體系不科學、從業(yè)人員素質參差不齊等問題，醫(yī)院必須從提高認識、加強管理和培訓、實現(xiàn)管理的現(xiàn)代化等方面入手，促使我國醫(yī)院文書檔案管理水平的不斷提高。
參考文獻
[1] 范晟瑋.淺析更新檔案管理觀念在醫(yī)院管理的作用[J].醫(yī)學信息，2009，1(12)：22.
[2] 劉彤芳.對醫(yī)院檔案管理信息化建設的思考[J].科技創(chuàng)新導報，2011，4(10)：43.
在我國事業(yè)單位的發(fā)展過程中文書檔案管理工作一直是其中重要的組成部分，而事業(yè)單位文書檔案管理工作的進行需要對于存在的問題進行有效的解決，因此在這一前提下對于新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作進行研究和分析就具有極為重要的現(xiàn)實意義。
一、單位文書檔案管理的特點
（一）文書檔案管理的重點是收集和保存
在一個單位的日常組織和運營過程中，要產(chǎn)生很多的檔案文件，這些檔案文件大多涉及到單位的人事關系、單位組織運營過程中的記載、單位日常文件、單位的書報以及相關物品的存檔檔案等。其在管理的過程中就是將這些東西用檔案記載的方式記錄下來，并且通過分類的方式存放在檔案管理室內。所以，單位的文書檔案管理重點就是將各種資料收集起來，并且做出有效的歸類和記載，在此基礎上進行檔案的保存。文書檔案管理的重點也就放在了資料的收集和保存層面。所收集的資料要求要全面，并且針對檔案所作出的歸類要科學，方便人們的查閱。
（二）單位的文書檔案管理主要是文書工作
單位的文書工作主要包含了文件資料的收集、記載、歸類、整理以及存檔等工作。單位的文書工作的全過程也就是檔案從收集到整理保存的過程。但是，單位檔案的工作是在文書工作的基礎上對單位的檔案進行收集和整理保存的。所以文書工作就成為了單位檔案工作的基礎。檔案主要是來自于文書的工作，文書部門將單位組織和運營過程中的相關資料通過整理和保存，進行整理，定期的向單位的檔案部門提供歸檔。所以，單位的文書工作在很大程度上直接決定了單位檔案的質量。
二、單位文書檔案管理中存在的問題
（一）文書工作與檔案工作的銜接問題。
文書工作與檔案的管理工作有一定的聯(lián)系，但是兩者之間又有很大的區(qū)別。所以，在現(xiàn)實工作中，只有將單位的文書工作與單位的檔案管理工作相互結合，形成統(tǒng)一的管理整體，才能夠在實際工作中取得更好的效果。在實際工作中，大部分的單位都是將單位的文書工作與檔案管理工作分開進行。這樣的工作方式是一個比較科學有效的方式，但是在這樣的工作方式下，單位的文書工作與單位的檔案管理工作就產(chǎn)生了一定的距離。文書工作人員在工作的過程中不重視檔案管理的后期工作，而檔案的管理人員也很少會考慮文書工作的相關問題。這樣的話就使得單位的文書工作與檔案管理工作出現(xiàn)了更大的距離，使得相互之間的銜接存在比較大的漏洞，從而影響到了單位檔案工作的質量。
（二）文書檔案工作人員的缺乏。
當前，在實際工作中，單位的文書檔案工作人員一般情況下都是由別的部門工作人員兼任。這樣雖然在一定程度上節(jié)省了人力資源，并且也節(jié)省了開支。但是，文書檔案工作本身是一項比較專業(yè)性的工作，其要求文書檔案的工作人員能夠有比較好的專業(yè)基礎知識，要有一定的檔案管理知識和經(jīng)驗。所以，這樣的用人模式使得在單位的檔案工作中存在諸如檔案管理范圍不明確，檔案收集不及時、檔案的材料真?zhèn)尾幻鳌n案的分類出現(xiàn)錯誤等。這些問題主要是由于文書檔案的工作人員自身疏忽造成的，這也在一定程度上反映出了檔案文書檔案管理工作人員的自身素質問題。
（三）領導的重視程度不足。
文書檔案的管理工作，在當前大多數(shù)的單位中都是一項比較瑣碎的工作，同時也只是眾多辦公室職能中的一個小部分。大部分的領導對單位的檔案管理工作不夠重視。大部分領導的心中都認為檔案的管理工作只是一個比較簡單的工作，并且在單位的眾多職能部門中也只是一個次要的部門。所以，單位的檔案管理投入缺乏，使得單位的檔案不能發(fā)揮出應該有的作用來。
三、提高單位文書檔案管理水平的建議
（一）提高單位文書檔案管理工作的地位。
要想提高單位文書檔案管理工作的地位，首先就要求單位的領導必須要轉變傳統(tǒng)的思考模式，重視單位的文書檔案管理工作。同時，要從多個方面入手，有效的規(guī)范單位的文書檔案管理工作。同時，要加大對單位文書檔案管理工作的投入，引進相關的專業(yè)設備，著手對單位的文書檔案管理工作進行信息化改造。單位領導要對文書檔案管理工作進行重視，就必須要認識到文書檔案管理工作的重要作用。在決策的過程中要有效的參考文書檔案所保存的資料。只有這樣才能夠有效的提高單位文書檔案管理工作在單位中的作用。
（二）做好文書工作與檔案管理工作的銜接。
單位的文書工作是檔案管理工作的前提，如果兩者銜接不好的，將直接影響單位文書檔案管理工作的實際效果。所以，要做好文書工作與檔案管理工作的銜接，有效的將單位的文書工作與檔案管理工作統(tǒng)一起來。同時，要制定相關的規(guī)范，從細節(jié)處把握好文書工作與檔案管理工作。制定統(tǒng)一的工作標準和規(guī)范，尤其是對于檔案來講，文件的格式、文件的歸類、文件的整理標準等，都要制定一定的規(guī)范，只有在一定的規(guī)范下才能夠有效的將單位的文書工作與單位的檔案管理工作銜接起來。
（三）引進專業(yè)技術人才，做好培訓工作。
對于當前很多的單位來講，文書檔案管理工作沒有專門的工作人員，這無疑對單位的文書檔案管理工作十分的不利。所以，要加強對單位的文書檔案管理工作人才的引進。在引進人才的過程中，要注意選擇那些有一定的文書檔案管理基礎知識，并且具備了與單位相關的知識和技術的高素質人才。對于那些有專門文書檔案管理人員的單位來講，要通過定期的培訓和考核制度，有效的提高單位文書檔案管理工作人員的素質。同時，還要要求員工嚴格的遵守工作規(guī)范，對于文件資料的處理要嚴格的按照標準化流程進行處理。
（四）促進檔案信息化建設
紙質檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，因而要促使檔案信息化建設加快發(fā)展，在實現(xiàn)了辦公自動化的同時，促使文書檔案信息化建設邁入一個新的臺階。將文書檔案通過網(wǎng)絡融合為一體，實現(xiàn)真正意義上的信息資源共享。以往利用者必須到檔案室才能利用，而網(wǎng)絡化建成后，利用者可以在自己的辦公室對檔案數(shù)據(jù)庫進行瀏覽、訪問。將掃描的文件及電子文件直接與系統(tǒng)掛接，利用者不僅可以查閱所需的信息，還可以下載原件，不必再到檔案室閱覽，從而提高了檔案檢索利用服務質量。而新的文書檔案劇增，檔案信息化管理迫在眉睫。各檔案部門應抓住機遇，加大投入，配齊硬件設備和檔案管理軟件。在管理手段上，要積極參與單位辦公自動化系統(tǒng)的設計與建設，密切結合本單位辦公系統(tǒng)與信息管理工作的實際，提出檔案管理方面的要求和建設，科學推動電子文件歸檔工作。
基于傳統(tǒng)手工模式之下，很難將改“卷”為“件”作用發(fā)揮出來。從當前檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀來看，雖然一體化的檔案管理已成為大勢所趨，科學化、現(xiàn)代化的管理也在不斷被深化，但就實際情況來看，我國當前的現(xiàn)代化管理水平仍存在很多不足。比如，在傳統(tǒng)的“立案”整理方式當中，如果出現(xiàn)文件查找困難的情況，就可根據(jù)相關的目錄索引來找尋相關信息。而當前以件的形式的檔案管理，直接導致了檔案檢索工作的單一性，一般而言，僅僅只存在歸檔目錄，同時，歸檔目錄與卷盒之間也沒有必然聯(lián)系，也就是說，文件是否早已記錄入賬，管理者都是一無所知的。而在最初歸檔文件之時，多采用收文簿與發(fā)文簿的登記模式，這顯然會影響到查閱文檔的效率性，大多情況之下不予推薦。此外，如果發(fā)文文號與日期出現(xiàn)某些問題，而其檢索的方式又只能通過目錄來找查，在這樣的情況之下，就只能夠從頁首翻到頁尾，可以說即費時也費力。計算機在改“卷”為“件”的過程中并不具有十分健全的功能。將文書檔案的管理進行改革，不但是計算機時代的要求而且也滿足了時代更替的特性。就文書檔案的歸檔來看，引入計算機進行檔案管理，不僅可以讓原文件的錄入與復制功能得以實現(xiàn)，而且也不會影響到檢索的便利性。但在這里必須指出的是，不是所有文書檔案都適合于單份文件式的文件保管模式。由于保管單份文件自身所具備的特殊獨立性。因此也確保了在計算機管理體系之下，可以查詢文件信息檢索與實體文件安放位置，最大程度將現(xiàn)代化的文件管理同傳統(tǒng)檔案管理相結合。在進行檔案管理之時，引入計算機進行輔助管理，可以有效降低各種人為因素引起的管理混亂。但與此同時，對于不同門類的文書檔案，計算機并不能通用，可以說，在這個過程里，計算機實行的并不是一體式服務，功能并未健全。
二、新時期優(yōu)化文書檔案管理的具體措施
隨著黨的十的召開，對我國各方面都提出了新的任務與工作部署計劃，在這樣一個新的時期，筆者認為要想不斷優(yōu)化文書檔案管理，必須從以下幾個方面開展工作。首先，不斷提升文書檔案工作者自身的責任意識。從一定程度上講，文書檔案管理是一項極為復雜且專業(yè)性極強的工作。勇于奉獻的敬業(yè)精神、良好的工作責任感與職業(yè)道德等都是對其管理者的具體要求，但又不局限于此，扎實的科技知識與專業(yè)理論知識，特別是對現(xiàn)代化的先進管理手段與運用科技水平也是文檔管理者所必須具備的基本能力。因此，只有綜合化極強的管理者才能勝任此位。要不斷通過各種手段宣傳《文書學》《檔案法》等與國家相關的文書工作規(guī)定，確保每一位文檔管理者都可以意識到文檔管理的重要性，并且將其做好是自己份內責任。與此同時，還要將文件資料的積累、整理、鑒定與統(tǒng)計劃入檔案工作者自身職責范圍之內，加強對文書文檔工作的考核與領導力度，不斷提升文書文檔管理水平。其次，提高對文書檔案管理工作方法與程序的規(guī)范力度。要做到這點，要從以下兩個方面開展工作：
1.全面普查所有案卷。將一些無用文件予以剔除，只有如此，才能有效避免在今后的計算機管理當中出現(xiàn)低效率與重復的現(xiàn)象。從一定程度上來講，這也是實現(xiàn)文書檔案管理規(guī)范化與標準化的第一步。
檔案是記錄單位日常工作信息的重要載體，是單位發(fā)展的見證，對問題處理、決策制定以及生產(chǎn)管理等方面都具有很強的指導作用，是單位實現(xiàn)持續(xù)健康發(fā)展的重要前提。而文書檔案管理工作又是檔案管理工作中的重要組成部分，可以有效提升單位日常工作質量和效率。就文書檔案管理工作性質來看是一項服務性、技術性以及政治性比較強的工作，對研究本單位發(fā)展歷史以及制定發(fā)展策略可以起到重要指導性作用，保證單位發(fā)展在大方向上不會偏離前進道路。隨著社會快速發(fā)展對文書檔案管理工作提出了更高的要求，無論是在工作內容、手段還是在相應制度的建立上。因此，單位在進行文書檔案管理工作時必須要認清時展的需求，不斷進行創(chuàng)新，做到與時俱進，以求能更好的提升管理工作水平，做到更及時、準確、完整以及實用。實現(xiàn)文書檔案管理工作創(chuàng)新對促進社會經(jīng)濟發(fā)展，以及實現(xiàn)企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展都具有重要意義。
二、文書檔案管理工作存在的問題
時代在快速前進，傳統(tǒng)文書檔案管理工作機制逐漸不能滿足單位在新時代背景下發(fā)展的需求，逐漸不能滿足人們對檔案的需求。無論是在工作理念還是方式上都具有一定的局限性，存在很多問題。主要體現(xiàn)在一下幾個方面：
（一）文書檔案管理體制不完善
就我國文書檔案管理工作現(xiàn)狀來看，存在比較明顯的問題就是工作體制落后，不能適應新時展腳步。現(xiàn)在大部分單位文書檔案管理工作體制依然受傳統(tǒng)黨政機關大難管理影響，不能明確“藏”和“用”之間關系，往往重藏輕用，使檔案失去了其具有的功效。同時，單位在進行文書檔案管理工作時一般都是上級指示下級執(zhí)行，但是往往是領導抓大頭，各小頭更細化的部分沒人重視，例如檔案規(guī)章制度的建立完善工作就很少有人關注，很大程度上影響了文書檔案管理工作的規(guī)范性、時效性以及實用性。另外，工作體制的不完善側面決定了工作管理人員工作態(tài)度和側重點，一般都是將重點放在檔案資料的收集、整理、保存等前期業(yè)務上，忽視了文書檔案工作的服務性，降低了工作有效性。
（二）文書檔案工作手段落后
隨著信息時代的來臨，對文書檔案傳統(tǒng)手工工作方提出了更大的沖擊，對文書檔案管理工作進行創(chuàng)新，就需要運用高新技術，更近一步實現(xiàn)文書檔案的時效性、實用性以及共享性。但就我國目前文書檔案管理工作現(xiàn)狀來看，很多單位只是為應潮流影響，匆忙配備計算機，在使用程度上比較低。例如有的單位使用計算機只是將檔案轉換為電子文件進行保存，然后脫網(wǎng)單機來編目或提供檢索，不能實現(xiàn)真正意義上的共享。這種工作手段雖然可以提高一定的工作效率，但是卻將信息孤島化，喪失了其具有的分享性質。
（三）管理人員專業(yè)水平低
很多單位文書檔案管理工作不具備專業(yè)人員，工作人員通常是身兼數(shù)職，在工作上分身乏術。同時，工作人員對文書檔案的認識不夠，認為檔案管理就是收集、整理、保存，本身不具備任何技術含量，對其重視程度比較低，這都在很大程度上影響管理工作的順利進行。另外，雖然有的單位具有專門的文書檔案管理人員，但是文書檔案管理部門一般在改革和精簡情況下都是首當其沖，逐漸成為薪資改革、職稱評價以及閑雜人等安置的地方，為文書檔案管理工作帶來很大的不良影響。
三、文書檔案管理工作創(chuàng)新策略研究
傳統(tǒng)的文書檔案管理工作模式逐漸不能滿足時展的要求，想要增強單位競爭力，使其在市場中占據(jù)一定位置，就需要單位對文書檔案管理工作進行創(chuàng)新。主要可以在以下幾個方面進行創(chuàng)新：
（一）創(chuàng)新管理制度
文本檔案管理制度的創(chuàng)新需要結合單位實際發(fā)展需要，針對單位機制不合理地方進行改善，根據(jù)時展要求進行創(chuàng)新，以新制度彌補舊制度的漏洞和不足。其中包括兩個方面：一方面是機構內部制度的確立，以領導責任為基礎建立相應制度，主要為實現(xiàn)電子檔案管理提供支持。另一方面針對檔案執(zhí)行工作建立管理制度，為適應社會發(fā)展對檔案管理工作的需要，不斷對現(xiàn)行的制度及逆行那個評審，針對漏洞和不足來進行改善，保證制度的完整性和效用性。創(chuàng)新管理制度需要根據(jù)實際需求對現(xiàn)行制度橫向和縱向進行改善，保證制度行之有效。
（二）創(chuàng)新工作手段
信息時代的來臨對檔案管理傳統(tǒng)工作方式帶來了巨大的挑戰(zhàn)，以往的手工工作方式逐漸不能滿足時展對檔案的需求，因此必須要對文書檔案管理工作手段進行創(chuàng)新。一方面是對文書檔案進行數(shù)字化管理，文書檔案在單位發(fā)展過程中具有重要作用，承載著單位發(fā)展繼往開來的重任，因此必須要保證檔案內容的完整性。對文書檔案進行數(shù)字化管理就是將以往紙質記載的形式轉變?yōu)樾畔?shù)據(jù)庫的形式，對檔案信息進行編號管理，不但可以提高檔案信息的安全性而且在數(shù)據(jù)信息調取時能夠更加方便。另一方面?zhèn)鹘y(tǒng)文書檔案管理工作人員負責不同方面，在查取時比較麻煩，針對這一點可以對每個工作人員信息進行錄入，并與其工作內容相關聯(lián)，這樣只要輸入工作人員信息就可以調取相應檔案內容。或者是可以通過掃描二維碼和條形碼等方式加快信息錄入和檢索速度，文書檔案管理程序得到縮減，進而提高工作效率。
（三）創(chuàng)新工作人員管理制度
【關鍵詞】文書檔案 管理 問題 措施
文書檔案是在機關、社會團體、企事業(yè)單位或者其他社會組織中，單位的行政活動過程中形成的，具有一定價值的，需要妥善保存的文件，文書檔案管理是對一個單位的檔案管理水平進行衡量的標準，如果文書檔案管理出現(xiàn)紕漏，會直接影響到單位的檔案的完整性和資料的質量。一般文書檔案包括單位的黨委、紀檢、組織、工會、人事、辦公室等部門日常工作中形成的有保存意義的檔案，文書檔案管理工作是日常工作不可或缺的，應該引起單位的足夠重視。
一、文書檔案管理的特征
（一）檔案的形成是由文書工作產(chǎn)生檔案的形成是與文書的工作密不可分的，文書的工作內容是文件的收集、登記、催辦、轉運、承辦、整理和立卷、歸檔工作。可見文書是檔案的來源，文書工作是檔案形成的過程，是檔案管理工作的前提，檔案的管理工作在此基礎上將文件資料進一步收集、鑒定、統(tǒng)計、編研、整理、保管、檢索以及提供利用等。文書的質量比如文件的格式、卷面的質量、資料是否完整齊全對檔案的質量好壞具有直接的影響，文書是否能夠收集完整并且按時歸檔直接影響到檔案管理工作是否做到位，文書部門負責將單位在領導或者日常的行政管理活動中產(chǎn)生的有保存價值的資料進行整理、立卷，將整理好的文件材料定期向檔案管理部門歸檔。
（二）文書檔案的管理重點是完整的收集文件、妥善的保存資料文書管理的對象是已經(jīng)發(fā)生的事件、人事、文件、物品等，管理的方法是借助載體進行記錄、分類、整理、存放。文書檔案的管理工作主要是要保證文件的完整、安全，重點是收集、編目編冊、管理、保存、利用等過程。
二、文書檔案管理工作中存在的問題
（一）檔案的收集不夠及時。文書檔案的管理是從收集各部門的重要文件開始的，但是由于各種原因，有些部門未能及時的將文件交給檔案管理員，這就造成了檔案的收集工作的難度。這種狀況是由于各部門的配合工作沒有做好，時常使檔案管理員不能按時完成工作，不得不常常催要，但是有些文件個別部門確實工作需要，所以導致檔案管理人員只得妥協(xié)，等時間久了一方面管理員容易忘記收集這些資料。
（二）文書工作與檔案管理工作配合不當。文書工作和檔案管理工作是密不可分、相輔相成的，文書工作是檔案管理工作的前提和基礎，從文件的收集、整理、保存、歸檔、借閱上來講，檔案管理工作是文書工作的延伸。但是由于文書工作和檔案管理工作是分屬不同的部門的，造成了工作上的配合不當，文書工作人員沒有歸檔的意識，而檔案管理員也不了解文書的工作內容，兩部門之間缺少溝通和協(xié)調，使工作的銜接出現(xiàn)脫節(jié)。
（三）文書檔案的保存方法不恰當。隨著科技的進步和社會的發(fā)展，辦公設備也在不斷的提高，辦公的自動化水平越來越高，計算機網(wǎng)絡技術的發(fā)展很大程度上提高了文書檔案管理的效率，但是新型的文件材料與傳統(tǒng)紙質的文件檔案的收集、保存、歸檔、利用存在著區(qū)別，也給檔案的統(tǒng)一管理帶來了不便，因為傳統(tǒng)紙質的文件材料沒有電子版的備份，而存在計算機或是光盤中的文件資料沒有打印出來進行整理和保存，這就使檔案的保存不完整、不條理、不統(tǒng)一，給今后檔案的調用、查找?guī)砹寺闊?/p>
（四）文書檔案管理人員的素質有所欠缺。文書檔案的管理工作主要是通過工作人員的人力完成，因此人員的素質直接影響著管理工作，一些單位的文書檔案管理人員沒有受過專業(yè)的培訓與學習，在檔案的分類、立卷等方面缺乏專業(yè)的知識和技能，即使具備一定相關技能的人員也沒有進行后續(xù)的教育和培訓，接受新的檔案管理知識和方法，特別是現(xiàn)在計算機技術的發(fā)展，給檔案的管理帶來了一次革命，管理人員應該認清未來行業(yè)發(fā)展的趨勢，掌握好新的專業(yè)知識，才能不被時代淘汰。
三、提高文書檔案管理工作水平的對策
（一）建立有效的工作程序和管理制度，嚴格按照規(guī)范程序辦理公文。無規(guī)矩不成方圓，文書檔案管理中要建立合理有效的工作程序和管理制度。為了避免途中會再次有人員發(fā)生誤差，在建立工作程序和管理制度時，要詳細的說明，使其簡捷明確，操作性強。在操作過程中，不管任何人員、任何領導等員工都要嚴格按照規(guī)范制度來執(zhí)行，尤其是在公文審核簽發(fā)的制度上，要禁止一切工作人員發(fā)無效公文、濫發(fā)文件等。在審核公文時，要仔細閱查，文件的文體格式是否符合標準，文件附件是否齊全，簽發(fā)手續(xù)是否完善，都符合簽發(fā)標準之后，再進行下一個流程，而且，在簽發(fā)前還需再次復核，以免文件發(fā)生問題。
（二）搞好文書工作和檔案工作的規(guī)范銜接。檔案都是建立在文件的基礎上的，而且，文件質量決定著檔案管理的質量。所以，沒有優(yōu)質量的文件管理，就沒有高質量的檔案管理。在執(zhí)行文書管理的工作人員，一定要具備著較強的檔案意識，對于工作中需要的文書材料要做好整合有效的立卷歸檔，而且，在執(zhí)行文件處理工作時，還要時刻關注檔案管理工作，進一步完善文書和檔案工作一體化的效果。做好這些，需要文書的工作人員一定要對文件材料的質量有著絕對的保證。比如：文書紙張的大小、書寫的格式、文體格式等要統(tǒng)一化、標準化、規(guī)范化等，不能弄得花俏，而且還禁止使用復制紙、鉛筆、紅墨水、圓珠筆等對文件材料進行批閱、譽印、修改、起草等。
四、結語
總而言之，文書檔案管理是衡量單位管理水平的一個重要標準，其管理水平直接關系到檔案資料的完整性。因而需要提高單位文書管理工作的地位，切實做好文書工作和檔案管理工作的規(guī)范化銜接，強化各部門之間的合作，做好文書檔案資料的收集工作，建立完善和管理機制和工作程序，樹立文書檔案管理的規(guī)范化和標準化，從根本上切實提高文書檔案資料的利用率，保證單位的建設和發(fā)展。
參考文獻：
[1]文歸賢.文書檔案管理中存在的問題與對策之我見[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2010（16）
