時間：2023-03-08 15:33:34
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在過去的幾十年里，多數事業單位由于其自身性質，對生產成果業績考核工作并不重視，相應的工作檔案的記錄缺乏完善記錄，經常導致脫檔、死檔、虛假檔案的情況存在，再加之人事檔案中相關材料并不完善，使人事檔案的使用價值受到影響，造成檔案利用率較低。
2、檔案管理模式的創新需求
信息化時代，事業單位企業化改革在一定程度上推動了傳統干部人事檔案管理模式的改革。隨著網絡信息技術的應用，人事檔案數據庫的建立能夠讓企業及員工通過該平臺及時方便地獲取實時檔案信息，實現從傳統繁瑣冗雜低效的傳統時代到清晰、快捷、高效的檔案管理模式的轉變，這將讓人事檔案管理更加專業化、規模化。在企業化改革的背景下，相對于過去事業單位單一的人事檔案管理模式，未來的檔案管理模式需要不斷的順應時展，需要以數字化、多元化、綜合化趨勢為主。在企業生產過程中人動不可避免，同時隨著企業化改革的不斷推進，企業員工的綜合能力將越發受到重視，那么將個人德行、工作業績、主要成果作為檔案記錄的主要內容，有利于建立完善綜合檔案管理模式。綜合性檔案應該在原有的檔案基礎上盡可能詳細地記錄員工的履歷情況，掌握更為充分、豐富的資料，以便企業了解員工信息，使之在員工的業績考核、崗位調整的過程中對其作出客觀、準確、綜合的判斷，以適應企業對于人才多元化需求。
3、關于人事檔案管理創新的若干思考
3.1人事檔案材料篩選
知識經濟發展時代，人事檔案需要全面反映的員工個人的履歷情況。一份完整的人事檔案應具有業務、任務及合同等幾個方面的檔案材料。其中業務檔案應全面反映出員工德行、才能、業績等情況，任務檔案方面要表現員工主要的成就、業績，合同檔案方面要維護勞資雙方的權益。作為負責檔案管理的人力資源部門，應以我國相關法律文件為依據，保證所保存的檔案材料的真實性。對接收放出的檔案材料內容進行嚴格確認，并根據審查結果對材料有針對性的篩選，保證檔案材料的真實性、價值性，并做好歸檔工作。有效鑒別檔案管材料是檔案管理工作者的職責所在，這就要求檔案管理者在篩選整理人事檔案材料同時要熟記檔案材料的相關各項政策法規以及材料收集范圍，對鑒別人事檔案材料的各項規定爛熟于心，保證材料質量以及材料真實性，提高其使用的價值。
3.2建立檔案管理新模式
在當今網絡信息化時代，人事檔案管理新體系應主要依據我國的人事檔案管理體系分類、分層次的對檔案分類管理。結合我國當前人事檔案發展情況，綜合健全的檔案管理模式應具備宏觀與微觀相結合、整體與細節的結合。以陜西某地勘集團為例，該單位作為國有大型企業公司，該集團的人事檔案管理工作需要做到各子公司、分支機構的統一，即在集團公司統一的人事檔案管理制度的指導下，各單位、部門根據自身的特點制定相應的部門人事檔案管理規定。同時在進行檔案管理工作時可借助網絡手段，實現對集團公司及下屬子公司人力資源的全面了解。現今企業人事檔案管理通過利用多媒體、指紋、聲音等現代科技手段，在一定程度上彌補了紙質檔案材料的不足。企業單位在查看所需人事檔案材料時，可通過系統檢索、關鍵詞搜索等方式全面直觀了解所需人才的資料。網絡計算機技術的廣泛運用，可以為單位提供優秀、高質量的人力資源信息服務，同時提高了人事檔案管理工作者工作效率，這是當今信息技術運用對人事檔案創新管理的又一大優勢。
3.3強力推動改革工
現在，人類進入了知識經濟時代，人力資源管理也摒棄了傳統的管理方式，在進行人力資源管理的時候也應用了新的方法，使人力資源管理能夠符合時代的要求，在這些新的趨勢的影響下，人事檔案的管理也在不斷地完善，也提出了很多新的要求，所以，應該對這些新的趨勢進行分析，才能確保企業中人事檔案管理能夠起到實質性的作用。
（一）完善企業的核心價值體系。
在進行人力資源管理的時候，企業的文化在人事檔案管理中占據重要的分量，企業要根據自身的企業文化，制定人事檔案管理的相關政策。
（二）建立不同層次的價值評估政策。
在進行人事檔案管理的過程中，在傳統的管理中，一般都是定期對人事進行考核，現在，在對人力資源進行管理的過程中，應該加大人力資源考核評價的力度，將原本單一的考核體系轉變成多元化的考核體系，使考核體系朝著全方位、多領域的角度發展，在人力資源管理的過程中，不僅僅要分析個人的素質，同時也要注重其對企業的績效做出的貢獻，將個人的成績與企業的績效結合在一起，對人力資源的績效進行全方位的考察。
（三）建立以績效為方向的薪酬回報機制。
在企業內部，一定要完善員工的薪酬體系，運用薪酬來激勵人力資源，將人力資源的態度和能力作為薪酬回報的基礎，強度個人力量與團隊力量，強調企業內部合作的機制。
（四）將職業化作為評價人力資源管理水平的重要指標。
職業化指的是在人力資源管理的過程中，要具有一定的知識體系和專業技能，管理人員要具備一定的職業素質和道德，能夠自覺地遵守值得規范，能夠按照職業規范的內容去管理。
2企業人事檔案管理工作中存在的問題
現在，企業在人事檔案管理的過程中還是存在一些問題的，這些問題直接影響到了企業進行人事檔案管理的效率，限制了企業的發展。
（一）企業的服務意識薄弱，沒有上進心。
企業在進行人事檔案管理的過程中，其管理思想不能與時俱進，比較陳舊，在人事檔案管理過程中，管理人員不能創新管理內容，缺乏開拓進取的精神，沒有從根本上認識到人事檔案管理是一項服務型的工作。
（二）企業在進行人事檔案管理的過程中，沒有較強的合作意識。
企業在進行人事檔案管理的過程中，他們都是進行單獨管理的，各個部門沒有加強溝通與合作，但是，企業的人事檔案管理部門與人力資源管理部門是相對獨立的，二者沒有進行有效地溝通，這就導致了企業在進行人事檔案管理的過程中，不能全面管理，不能全面了解人力資源的基本情況。
（三）企業在進行人事檔案管理的過程中缺乏完善的管理制度的約束。
企業在進行人事檔案管理的過程中，人事檔案管理的各個環節缺乏制度的約束，導致認識檔案管理比較混亂，而且不能按照一定的順序實現檔案管理，檔案不能較為客觀地反映人力資源的基本情況。
3加強企業人事檔案管理的工作，促進企業人力資源管理的新要求
（一）企業內部要強化服務意識
在新時期，企業人事檔案管理人員要轉變工作態度，要變被動為主動，積極地為人力資源管理部門提供服務，強化服務意識。
（二）企業人事檔案管理要強化合作意識
企業在進行人事檔案管理的過程中要實現人事檔案管理部門和人力資源管理部門的協作，實現二者相互聯系、相互依存，人事檔案管理部門要為人力資源管理部門提供詳實的資料，使人力資源管理部門在工作的過程中有據可依。
4結語
網絡和信息技術正在改變著我們的生活，特別是人事檔案開放化管理需求給檔案工作帶來了新的契機，這對檔案管理提出了新的和更高的要求。隨著檔案數量和種類的逐漸增多，改變舊有的模式，利用現代科技和信息技術，向檔案信息數字化、網絡化變革，加強人事檔案管理的信息化建設，已經成為人事檔案管理的一個主要趨勢和重要途徑。1.建立健全檔案信息化體系。人事檔案只是企業檔案的一部分，在加強人事檔案信息化建設的同時也應積極推進企業檔案管理工作信息化建設的全面改革，從意識入手，建立健全檔案信息化體系，加快檔案管理工作的現代化進程，同時實現人事檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，檔案管理人員可以及時跟蹤相關人事事務管理動態，能更加主動地抓取到有價值的檔案信息，改變檔案管理工作以往的被動局面，使檔案管理工作真正適應知識經濟的時代要求。2.建立人事檔案信息數據庫。人事檔案管理是一個漫長的過程，從入學直到終生形成的材料是永久保存的，信息量非常龐大。人事檔案記載的信息是與職工的切身利益密切相關的，變動大且復雜，以往的紙質檔案數量多，使得管理和查閱都很不方便。人事檔案信息數據庫建立后，除了個人基本信息外，職稱評聘、工資晉升、干部考核等對于提拔、晉升職稱等方面具有證據性與法律意義的檔案信息都可以從數據庫中求得，人員信息的變動也可以及時得到更新，充分滿足參考利用的需求，使檔案信息查詢更快速，從而使人事檔案管理更科學、高效。3.形成數字檔案，增加檔案的異質存儲模式。紙質人事檔案是最原始的證據材料，具有非常權威的客觀性，尤其一些重要的人物，他們的檔案更具有史料價值。初步統計每份檔案平均每年用于調工資、評職稱等信息查閱要被翻閱兩三次，人事工作中也經常要翻閱查詢有關人員的信息，不利于紙質檔案的保存，因此對紙質檔案的有效保護成為檔案管理的重點，而對紙質檔案進行數字化處理便是最佳保護手段。對那些容易受損壞、利用頻率高、容量大的重要檔案信息，通過掃描等技術處理后形成檔案原始圖像數據，便于保存和提取，紙質檔案實現向電子化的轉變，有利于人事檔案紙質載體的保護。4.人事檔案信息化建設的作用。人事檔案的一個重要作用是干部選拔任用的考察憑證，管理好人事檔案有利于組織人事部門“選人用人”以及考核職工的工作。實現人事檔案信息化，上級領導考察干部和組織人事部門考核企業職工的工作情況將變得直觀、快捷，對于上級領導了解和掌握干部隊伍狀況，考核現職干部在“德、能、勤、績、廉”方面的最新信息能夠起到無法估量的作用，能有效地提高人事檔案信息的利用和使用價值，為企業領導決策提供可靠的依據。
二、創新是人事檔案工作發展的時代要求
檔案事業的發展離不開創新，只有通過檔案工作的創新，才能適應社會發展的需要。信息化時代企業人事檔案管理只有服務于社會，跟上未來發展的步伐，才能適應社會主義市場環境對檔案工作的需要，促進檔案事業可持續發展。1.從服務方式上創新。按照國家有關規定，人事檔案的密級定為“秘密”級以上，這便給人事檔案蒙上了一層神秘的面紗，為提供利用設置了重重關卡，使人事檔案工作的服務內容趨于閉塞。“以人為本”、“為人民服務”是檔案工作的中心所在，首先要服務好人，才能做好管理工作，要使檔案工作的作用充分發揮出來，檔案服務方式必須有所創新。人事檔案管理實現信息化、網絡化，能更多地體現出人事信息的自動化、實時化與開放化。建立人事檔案信息數據庫，在企業局域網內部進行數據共享，使人事檔案不再神秘，每個人都可以在權限范圍內，自由查閱自己的基本信息和其他相關信息。檔案管理從閉塞走向開放，從以往的紙頁翻閱到如今的網絡即時檢索查詢，人事信息數據只需要一次錄入就可以多次反復利用，大大提高了檔案管理人員的工作效率。2.人事檔案對企業未來發展的作用。對人事檔案管理的形態要有所創新，不能始終局限在接收、整理、轉遞等傳統的工作形態，要發揮人事檔案的作用，主動分析人事檔案信息，較全面、歷史地再現各類人才的面貌、特點以及專長，有助于從人事檔案中探索人才成長規律，更好地發現、培養和使用人才，并為企業和部門合理地推薦優秀人才，使得各類人才揚長避短、在企業發展建設中充分發揮才能貢獻自己的力量。人事檔案作為考察和了解人才的重要依據，有助于企業開發人才資源，以適應企業發展對人才的廣泛需求。如果沒有詳細的人事檔案信息分析，我們就無法清晰地了解企業整體的人才儲備情況，也就無法進行科學的預測。由此可見，做好企業人事檔案工作，對于人力資源需求預測是至關重要的。所以，企業人事部門要以企業人才隊伍建設為立足點，做好人事檔案管理和人事檔案信息綜合分析，為企業人力資源管理提供有效的服務。
三、加強人事檔案法律法制的建設
企業人事檔案主要記錄了企業職工的詳細信息，為企業未來發展選拔人才提供了參考。過去很長一段時間內，我國企業一直運用傳統的方式來進行人事檔案管理，管理效率比較低，而且難以充分發揮出人事檔案的作用，已然不能符合現代社會的需求。為此，企業需要采用信息化的手段來管理人事檔案，以便能夠為企業、職工發展提供幫助。
【關鍵詞】
企業人事檔案 信息化管理
企業采取信息化的手段來管理人事檔案具有非常多的優勢。比如企業領導能夠在檔案信息系統上直接查找職工信息，而省去了人工查找的時間。另外，信息化管理方式能夠實現人事檔案資源的智能化管理，可以依據程序進行自動分類、自動分析、自動加工等，這對提高人事檔案工作效益有著重要的意義。
1企業人事檔案管理現狀分析
（1）缺乏完整性和適時性，未能在更廣泛的領域運用。
早期人事檔案管理人員會根據相關規范來檔案立卷折，僅注重如何妥善保管，把完整性和保密性作為重中之重，人事檔案往往只是簡單的材料堆砌與積累，并沒有對員工檔案信息展開更為詳細的分析與運用，再加之，因為企業人事檔案自身就存在著一定的滯后性，記錄的信息可能與職工現實表現并不相符，或者有很多現實表現并沒有及時的更新，形成綜合性的信息材料，使我們無法進行一些深層次的思考，更無法打開人事工作的新局面，致使檔案使用效益甚微。
（2）目前在企業的人事檔案管理中，缺檔、斷檔和死檔的問題時有發生。
之所以會出現這些問題，原因有很多，例如認識檔案管理人員更換而未做好交接工作，或者企業的人員流動較大等等。這些問題的存在為企業人事管理工作的開展帶來了極大的不利影響，也不能使企業更好地掌握員工的動態和現狀，不利于企業發展戰略的制訂與實施。
（3）管理方法落后，工作效率低下。
長期以來紙張一直都是有效管理檔案的主要媒介，但是隨著檔案內容的不斷增加，各類檔案的打印、整理、裝訂、保存和查詢逐漸暴露出了一弊端，比如紙張長時間的保存之后，會出現明顯的泛黃現象，而且字跡會變得模糊不清，查詢期間，需要從很多的檔案中進行查找，便利性差，同時難以共享。近幾年，隨著信息量的增加，人力資源部作為大型企業的核心部門，檔案管理工作量越來越大，傳統的檔案管理方式逐漸陷入被動。
（4）一直沿用的管理體制阻礙了信息化管理的發展。
這主要是因為早期的管理體制將人事管理與檔案管理分離以及紙制檔案歸檔的滯后性使人力資源信息和人事檔案管理脫節，從而造成人員數據信息不完整。
2人事檔案管理信息系統的解決方案
隨著社會規范化、誠信化程度的不斷提高和信息化時代的到來，人事檔案作為人力資源管理的憑證、參考和依據，必須引起各級領導的重視，采取切實有效措施，充分利用員工素質模型，用信息化建立全面、真實、詳細、連續的人事檔案，實現人事檔案信息化與紙質化雙軌制，全面提高人事管理水平，為合理使用人才，加強個人誠信提供強有力的支撐和幫助。作為人力資源管理信息系統的延伸，通過系統的合理設計和管理體制的適當調整，即可實現人事管理系統和人事檔案系統的連接，從而形成完整的個人信息檔案和與之對應的規范化的人事電子檔案。人事檔案管理信息系統功能具體表現如下：
（1）人事檔案管理系統中詳細的記錄了企業人員的各項信息，這些信息實時更新，并且咪每年都上報中央企業。這樣中央企業要想了解某一個員工的信息，只需要查詢信息系統即可。這不僅節省了人員檢索檔案的時間，也減輕了工作人員的工作量。而且由于信息系統中所管理的人員信息都是最新動態的信息，企業領導可能隨時了解到員工的表現情況，這對勞資管理意義重大。
（2）人事檔案信息化之后，便于組織部門對企業部門干部進行考察。信息系統由于維護及時，澤人員更新快速，企業領導者能夠隨時查看員工個人的履歷表，各個部門干部的變動情況。這樣企業領導就能夠掌握企業全體員工的素質情況，以此作出合理的人員調整。
（3）系統不僅支持多種格式的電子文檔文件、圖片文件，還支持音頻及視頻文件，對于某些重要工作或（檔案）場景，可以錄音或利用攝像機拍攝，生成音（視）頻文件保存到電子檔案中，從而使人事檔案的記錄更加生動具體。
（4）系統還可以對人事檔案進行日常的管理，比如記錄人事檔案的借閱信息等各類信息。
3人事檔案信息化管理中注意的問題
（1）進行數據整合。
人事檔案記錄的信息十分龐雜，而且前后所記錄的信息者相距時間比較長，在記錄的過程中，因為主客觀因素的影響，人事檔案中信息中時常會出現差錯，很有可能會出現前后不一致，或者出現相同的信息記錄不同情況。所以企業人事檔案的信息化系統建設前提條件就是做好信息數據的整合工作，保證所獲得信息是唯一正確的信息。這項工作十分繁瑣，需要花費非常長的時間，盡管如此，也需要人事檔案信息建設者努力做到這一點，因為人事檔案中所記錄的錯誤的信息沒有任何的意義，而且可能會引發更嚴重的問題。
（2）轉變管理思路，努力做到人事管理與人事檔案管理相結合。
目前我國企業的人事檔案管理和人事管理分別由不同人員進行管理，有的是兩個部門管理，這樣在檔案收集、信息錄入及檔案移交歸檔案方面就存在諸多不便，筆者認為：人事及檔案管理應該統一管理，實現從人事材料的收集、錄入、歸檔及管理的一體化操作。
（3）注重培養人事檔案管理人員的各方面素質，尤其是政治業務素質。
雖然信息技術的應用，對人事檔案信息化管理起著不可替代的作用，但是人依然起著決定性作用的重要因素。為此，企業定要對人事檔案管理人員進行專業性的培訓，以使其能夠完全掌握最先進的人事檔案信息管理技術，知識層次更加深入。因為人事檔案管理工作特別強調責任，為此，企業必須著重對管理人員進行政治業務素質的培養，以使管理者擁有非常高的政治覺悟，擁有政治責任感，并且具有一定的政治辨別能力。
4結語
綜上所述，可知人事檔案管理工作作為企業管理內容之一，企業充分的重視，這不僅有利于企業未來發展，也能夠為人事檔案管理事業作出一定的貢獻。企業人事檔案管理部門要轉變管理思路，運用現代化的管理模式，以使企業人事檔案管理能夠與時俱進的發展。
作者：劉波 單位：赤峰熱電廠
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一、積極開展各種形式的宣傳活動,提高全員、特別是管理層的檔案管理意識,取得管理層的高度重視和支持
為確保歸檔的順利,各企業應根據《檔案法》、《科技檔案工作條例》等相關的法規、條例,制定企業相應的科技檔案管理辦法,明確崗位職責及相應的歸檔流程,規范科技檔案的工作程序和管理要求。
企業科技檔案是保存備查的直接記述和反映科技生產活動的科技文件,科技檔案是直接反映企業生產、建設、科技和設計活動的直接記錄,歸檔保存的科技文件材料,是把人們在生產、建設、科研和設計等工作中形成的科技文件材料通過各有關單位、生產技術部門集中收集而成的。然而企業科技檔案所能產生的效益的隱蔽性很強,難以計量,不能為企業代來直接效益,也難以立刻見到效益,容易造成企業管理層對科技檔案的收集忽略。這就要檔案管理部門利用多種形式宣傳檔案法規、檔案知識,增強檔案意識,使全體員工都認識到檔案的價值。使管理層懂得重視和做好企業科技檔案管理工作,是對企業歷史負責,為企業實現服務、替企業未來著想,才能更好的使企業得到發展,以得到管理層的更多的理解和重視。
二、檔案部門對檔案的收集要做到事前介入
生產設備檔案是企業的生產的中樞,它記載了設備的結構、性能及其管理使用、維修過程的科技檔案。設備是否能正常運行,在于設備的維護與管理,設備的維護與管理依賴于設備檔案的準確數據。檔案技術人員要參與生產管理,對進入企業的各種設備。檔案管理人員要參加開箱驗收,并做好驗收和缺陷記錄,收集原始資料。特別是對化工企業的鍋、容、管、特設備及主要生產設備應根據設備開箱清單逐項進行驗收。例如:鍋爐設備開箱的驗收主要有鍋爐質量證明書、使用說明書、工業鍋爐內部檢驗報告、鍋爐外部檢驗報告、各種合格證、鍋爐強度計算書、圖紙、整(組)裝鍋爐安裝監督檢驗報告、安全閥檢驗報告、鍋爐安裝質量證明書。壓力容器設備主要有壓力容器產品質量證明書、設備銘牌、鍋爐壓力容器產品安全性能監督檢驗證書、圖紙等。都是企業申請使用登記的基礎材料。企業管理論文如果收集的不全、不仔細,會給企業的辦證使用代來很大的不便。
在參加設備開箱驗收進行資料收集時,檔案人員不僅要認真、仔細的收集,還要了解這些設備的性能,了解它們的原理,了解它們的用途。這樣才能保證檔案資料的齊全、完整、適應企業利用的需要。同時,根據生產技術人員的需要將設備說明書復印成冊分發給生產部門和技術部門,供生產人員和技術人員參考。還要幫助、指導設備技術部門建立、建全設備技術檔案。要做到專業管理與群眾管理相結合。技術管理與經濟管理相結合。
三、對企業科技檔案的收集要做到事中控制
在各生產、技術部門的協助下,才能使收集資料的工作做到及時、準確、完整。平時的收集工作決定資料收集的完整性。生產技術部門不是專業的檔案管理部門,平時往往不太重視歸檔材料的積累和保管,要歸檔時臨時設派人員收集整理文件材料,造成一些需要收集的資料未能收集完整。企業在生產過程中檢查、中修、大修、更換、改造中等都產生大量檔案資料、圖紙資料以及在工程施工過程中產生的施工記錄、工程項目的報告等材料,這些都是反映企業發展狀況的具體憑證和很有保存價值的原始記錄,這都是靠工程技術人員平時的收集來完成;還有部分工程技術人員擔心科技資料交接到檔案局部門后,自己今后利用不方便或為了在工作中自己有的過人表現而封閉技術不愿交出某些關鍵性的技術材料。使得檔案的完整性得不到保障。這要求檔案技術人員在整個生產過程中定期對生產部門提供監督和幫助。宣傳《中華人民共和國檔案法》,強化部門和工程技術人員的檔案意識,使每位技術人員把科技材料的歸檔看作自己的職責和義務。避免關鍵性技術資料由于保管不善和應歸檔而未歸檔造成檔案資料缺失的現象發生。同時檔案技術人員就必需了解工程的性質以及設備性能,掌握工程技術專業的相關基本知識。制定工程資料收集的大綱和具體范圍,避免了移交單位人的主觀移交,使接收的檔案內容不全和形式單一的現象得到改善。
四、對企業科技檔案的收集要做到事后核查和驗收把關
在收集過程中,不僅要收集主要檔案,還要收集次要檔案,從而保證檔案的完整性。另外,在收集的過程中,還要注意收集的有效性,不是有文必檔。做到精密、準確地收集每一份資料,體現收集檔案的準確性。
五、注重培養企業復合型檔案管理人才。
