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第1篇

1.1基于管理能力和技術(shù)水平的人為風(fēng)險(xiǎn)

除了基于計(jì)算機(jī)技術(shù)特性的檔案數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)，數(shù)字檔案管理者的管理能力和管理水平也是要加以重視的一項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)因素。由于我國檔案數(shù)字化建設(shè)是近些年才逐步發(fā)展起來的，因此，與之相關(guān)的法律、法規(guī)并不完善。在檔案數(shù)字化進(jìn)程中，從電子文件的形成到歸檔保存，都應(yīng)該有嚴(yán)格規(guī)范的程序管理、科學(xué)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系和業(yè)務(wù)管理制度，而現(xiàn)實(shí)上卻并非如此。一般來說，檔案數(shù)據(jù)災(zāi)難發(fā)生的可能性微乎其微，這樣就造成了檔案管理人員的麻痹大意和僥幸心理，還由于防范數(shù)字檔案風(fēng)險(xiǎn)的成本較高，出于經(jīng)濟(jì)方面的考慮，很難為了提高數(shù)字檔案的安全性投入過高的資金。此外，因?yàn)闄n案管理系統(tǒng)是多用戶、多管理的系統(tǒng)，如果管理不善或者管理人員的操作失誤，很可能導(dǎo)致數(shù)字檔案載體的損害及誤刪除、誤覆蓋、惡意篡改、越權(quán)訪問等安全事故的發(fā)生。

1.2基于自然災(zāi)害的檔案數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)

對于那些突發(fā)的災(zāi)難，如火災(zāi)、雷電、水災(zāi)、颶風(fēng)、地震等，一旦發(fā)生，其破壞程度非常高，范圍廣，而且?guī)缀鯖]有預(yù)見性，很難進(jìn)行預(yù)防，因此，無論是對實(shí)體檔案還是數(shù)字檔案來說，其破壞程度都是難以估量、極具毀滅性的。

2數(shù)字檔案安全管理策略

2.1構(gòu)建行之有效的數(shù)字檔案安全管理機(jī)制

首先，要貫徹前端控制思想。在數(shù)字檔案安全預(yù)防措施中，前端控制是重要內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)事前預(yù)防、未雨綢繆，把災(zāi)難控制在萌芽狀態(tài)。在建設(shè)數(shù)字檔案館的設(shè)計(jì)之初，就要對檔案館的抵御災(zāi)難方面的設(shè)計(jì)重點(diǎn)考慮，并且合理制定數(shù)字檔案的操作規(guī)程，進(jìn)一步完善應(yīng)急預(yù)案、搶救預(yù)案等配套措施。為了防止由于軟硬件升級過快所帶來的讀取問題，在選擇設(shè)備時(shí)，要選擇技術(shù)成熟度高的檔案管理軟件和普及程度高的數(shù)字檔案存貯介質(zhì)。對于檔案技術(shù)力量進(jìn)行合理配置和儲(chǔ)備，不斷地對數(shù)字檔案運(yùn)行環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化。通過前端控制的方法，可以有效地提高數(shù)字檔案保存和維護(hù)的穩(wěn)定性。其次，要開展日常維護(hù)、災(zāi)難備份、恢復(fù)和搶救等活動(dòng)在內(nèi)的全程管理。全程管理貫穿數(shù)字檔案整個(gè)生命周期，通過有效的全程管理，對數(shù)字檔案安全實(shí)現(xiàn)全程監(jiān)測。最后，要對數(shù)字檔案安全管理機(jī)制進(jìn)行后續(xù)監(jiān)督和評價(jià)。劃定數(shù)字檔案安全評價(jià)系統(tǒng)的范圍，選擇適當(dāng)?shù)脑u價(jià)方法和評價(jià)指標(biāo)，對有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、統(tǒng)計(jì)、分析，根據(jù)評價(jià)結(jié)果，不斷地進(jìn)行改進(jìn)，從而提高數(shù)字檔案信息安全管理體系的有效性，提高具體過程的效率，讓數(shù)字檔案信息更加保密、完整、易于使用。

2.2加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的人力資源建設(shè)

要建立健全安全審查制度、崗位安全考核制度、安全培訓(xùn)制度，加強(qiáng)安全管理制度的培訓(xùn)和考核。數(shù)字檔案是由人來進(jìn)行管理的，因此提高檔案人員的個(gè)人素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力以及提高安全意識(shí)是檔案管理工作的重心。只有安全意識(shí)提高了，檔案人員才會(huì)對數(shù)字檔案工作真正重視起來，杜絕麻痹大意的思想，自覺遵守各項(xiàng)規(guī)章制度。對于管理操作數(shù)字檔案信息內(nèi)容的檔案員，尤其要加強(qiáng)安全保障技術(shù)的培訓(xùn)。

2.3采用安全有效的技術(shù)手段與措施

2.3.1對數(shù)字檔案進(jìn)行異質(zhì)轉(zhuǎn)換所謂數(shù)字檔案的異質(zhì)轉(zhuǎn)換，就是把數(shù)字信號轉(zhuǎn)換成文字、圖像、聲音等信號，把數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案、縮微膠卷、聲像檔案等，即異質(zhì)轉(zhuǎn)換或異質(zhì)備份，對于重要的數(shù)字檔案，這是對其長期、安全防護(hù)的有效途徑。因?yàn)槠涿撾x了數(shù)字信號的局限性，讀取時(shí)不再過多地依賴設(shè)備和技術(shù)，讀取方便，因此適合長期保存。經(jīng)過異質(zhì)轉(zhuǎn)換的檔案，脫離電子設(shè)備和環(huán)境，信息安全性提高，不易丟失。信息被"固化"到新的載體上，不僅避免的人為篡改的可能性，還可以對母本信息的真實(shí)性加以檢驗(yàn)，甚至可以用來作為校正其母本的真實(shí)版本或可靠版本，成為真正意義上的檔案。2.3.2對數(shù)字檔案進(jìn)行遷移新型信息存取設(shè)備對舊型檔案載體的不完全兼容性導(dǎo)致了必須采取數(shù)字檔案遷移的措施。計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件正以飛快的速度進(jìn)行升級、換代、淘汰，幾年甚至幾十年后，現(xiàn)在使用的設(shè)備就會(huì)被完全淘汰，不復(fù)生產(chǎn)，最終消失。以此，必須處于淘汰期的舊電子檔案信息存取設(shè)備進(jìn)行儲(chǔ)備，用于遷移或載體轉(zhuǎn)換時(shí)讀取舊型檔案載體上的信息。此外，新/舊信息存取接口轉(zhuǎn)換設(shè)備也是要考慮的一項(xiàng)，如IDE/SATA接口轉(zhuǎn)換器，接口轉(zhuǎn)換設(shè)備可以有效延長舊型信息存取設(shè)備的生命周期。2.3.3對數(shù)字檔案進(jìn)行同質(zhì)備份建立由數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)、備份數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)和完善的災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃組成的備份與恢復(fù)系統(tǒng)。天災(zāi)人禍的發(fā)生難以預(yù)見，但是可以通過一系列措施，將災(zāi)害的破壞程度降到最低，甚至完全避免。數(shù)字檔案信息的備份就是一個(gè)行之有效的措施，通常采取靜態(tài)備份和同步備份相結(jié)合的方式。靜態(tài)備份用以保證歷史信息的完整，可以離線異地保存歷史記錄。同步備份用以保護(hù)當(dāng)前系統(tǒng)的所有數(shù)據(jù)，適用于硬盤數(shù)據(jù)恢復(fù)、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)恢復(fù)、數(shù)據(jù)庫修復(fù)等災(zāi)難數(shù)據(jù)恢復(fù)。2.3.4加強(qiáng)信息安全新技術(shù)的應(yīng)用數(shù)字檔案安全包括很多方面，其中最重要的就是檔案信息的安全性和完整性。完整性即是要防止數(shù)字檔案信息被篡改或丟失，安全性則是要防止內(nèi)容被非法用戶獲取。電子簽名技術(shù)和數(shù)據(jù)加密技術(shù)是保障檔案信息內(nèi)容安全的有效手段。電子簽名技術(shù)能夠可靠地保證自形成時(shí)起，內(nèi)容保持完整、未被更改。目前最成熟的電子簽名技術(shù)就是“數(shù)字簽章”；加密技術(shù)主要涉及加密、解密算法和密匙，數(shù)據(jù)加密技術(shù)可以保障數(shù)字檔案信息的安全性和保密性。

3結(jié)語

第2篇

【摘要題】數(shù)字信息化

【關(guān)鍵詞】數(shù)字檔案館/問題

【正文】

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展和大量電子文件的產(chǎn)生，數(shù)字檔案館的研究和建設(shè)成為我國檔案界關(guān)注的熱點(diǎn)。數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比，有著豐富的數(shù)字化資源、海量的存儲(chǔ)、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開放、信息的共享等優(yōu)點(diǎn)，使傳統(tǒng)的檔案館望塵莫及。然而，它也不可避免地存在一些缺陷和不足，有的甚至可能是致命的缺陷。因此，我們應(yīng)該清醒地認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案館存在的缺陷，數(shù)字檔案館的建設(shè)還存在著諸多的難點(diǎn)和問題亟待深入研究解決。如果對存在的問題視而不見，或掉以輕心，必將給未來的檔案事業(yè)留下巨大而無法彌補(bǔ)的遺憾。

1數(shù)字檔案的憑證價(jià)值問題

檔案的基本價(jià)值有兩方面，憑證價(jià)值和參考價(jià)值，而尤以憑證價(jià)值最為重要，雖然，“目前人們對數(shù)字化檔案具有參考價(jià)值這一點(diǎn)已無疑義，然而，由于一系列技術(shù)和立法問題還未解決，數(shù)字化檔案目前還不具備法律憑證效力”[1]這無疑使數(shù)字檔案的作用大打折扣。因此，確認(rèn)數(shù)字檔案的憑證價(jià)值就成為數(shù)字檔案館建設(shè)中無法回避的難題。目前，主要存在以下幾方面的問題：

1.1認(rèn)識(shí)上的問題。數(shù)字檔案不具備“白紙黑字”的直觀性，必須依賴特定的計(jì)算機(jī)設(shè)備加以解讀。數(shù)字檔案完全脫離了以往人人對檔案“原件”的認(rèn)識(shí)，從而引起人們對其原始性、可靠性的懷疑。而且，有些數(shù)字檔案即使載體保存完好，內(nèi)容亦可能在無形中丟失，它不像紙質(zhì)檔案那樣載體與內(nèi)容“一損俱損，一榮俱榮”。數(shù)字檔案與以往其他載體的檔案都不一樣，從甲骨檔案到簡牘檔案再到紙質(zhì)檔案，只是載體的耐久性有差別，并沒有改變其直觀性，而數(shù)字檔案的非人工識(shí)讀性與其他載體的檔案有著質(zhì)的區(qū)別。要確認(rèn)數(shù)字檔案的憑證價(jià)值，恐怕不僅僅是改變觀念的問題，要真正認(rèn)識(shí)數(shù)字檔案，確認(rèn)其憑證價(jià)值，可能還需要走很長的路。

1.2技術(shù)上的問題。數(shù)字檔案是高新技術(shù)的產(chǎn)物，它給人們帶來極大便利的同時(shí)，也給人們留下了困惑與難題。其一，數(shù)字檔案具有易復(fù)制、修改、刪除的特點(diǎn)，使得檔案“原件”的概念變得難以確認(rèn)。其二，計(jì)算機(jī)硬、軟件技術(shù)不斷更新?lián)Q代，迫使數(shù)字檔案必須不斷適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，不斷地變換載體、格式，因而無法通過載體、格式的鑒定來判定其原始性。其三，數(shù)字檔案不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將其輸出，傳統(tǒng)的字跡鑒定技術(shù)無法分辨數(shù)字檔案的原始性。其四，數(shù)字檔案對背景信息和元數(shù)據(jù)具有很強(qiáng)的依賴性。“電子文件的背景信息常常與文件內(nèi)容信息相分離保存，一旦失去背景信息，文件的內(nèi)容即便仍有意義，但也不再具有憑證價(jià)值。元數(shù)據(jù)是電子文件、電子檔案所特有的，“元數(shù)據(jù)由于其隱含性而易被忽視，而元數(shù)據(jù)一旦丟失或破壞，電子文件的原始性就會(huì)改變。”[2]

1.3管理制度上的問題。“傳統(tǒng)檔案之所以具有憑證價(jià)值，在一定程度上取決于嚴(yán)格的管理制度”，而目前“從電子文件的生成到歸檔都缺乏十分規(guī)范的程序化管理，缺乏嚴(yán)格而科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)體系和業(yè)務(wù)管理制度，一些標(biāo)準(zhǔn)、制度雖已制定，但全面推行尚需時(shí)日”[3]而且也有一定的難度。

2數(shù)字檔案信息的長期存取問題

數(shù)字檔案信息的長期存取問題是數(shù)字檔案館建設(shè)的一個(gè)具體而又棘手的難題。“據(jù)報(bào)道，美國航空航天局在20年前發(fā)射的‘海盜’號火星探測器上的計(jì)算機(jī)中，已經(jīng)有20%的數(shù)據(jù)完全丟失，還有大約4000卷的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)因存儲(chǔ)的格式模糊無法讀出，程序員也無法保證將其恢復(fù)”。[4]數(shù)字檔案信息長期存取所面臨的主要問題有：

2.1存儲(chǔ)的介質(zhì)材料。“現(xiàn)代介質(zhì)的存儲(chǔ)設(shè)備還不可能解決計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)問題”。[5]一般說來，磁盤的壽命是3～5年，光盤也不過30年左右，與能保存千年以上的紙質(zhì)載體相比，其壽命相差甚遠(yuǎn)，而且它還要受到溫度、磁場、記錄存儲(chǔ)格式、硬件配置等多方面的影響，10年前還經(jīng)常使用的5.25英寸的軟盤，現(xiàn)在已經(jīng)沒有一臺(tái)普通電腦可以讀出來。

2.2機(jī)讀語言格式。“計(jì)算機(jī)語言平均每三個(gè)月就會(huì)問世一種，而語言之間的互換大部分存在問題。很難想象，若干年以后，我們用現(xiàn)行的機(jī)器語言描述的數(shù)據(jù)，還能百分之百的還原”。[6]

2.3對設(shè)備的依賴。數(shù)字檔案必須依賴于計(jì)算機(jī)設(shè)備才能讀出，這個(gè)特征對其長期存取帶來很多問題：“如設(shè)備發(fā)生故障、系統(tǒng)癱瘓，電子文件就讀不出來；電子文件對其它設(shè)備環(huán)境的不兼容性，使其只能在某種設(shè)備上處理，而不能在其它設(shè)備上處理；不同軟件環(huán)境形成的電子文件存貯在載體上，有時(shí)難以互換；電子文件加密后，不解密就無法識(shí)別；技術(shù)設(shè)備更新時(shí)，不及時(shí)解決格式轉(zhuǎn)換問題，也無法讀取等等”。[7]

3數(shù)字檔案的失真問題

“檔案數(shù)字化工作的生命線在于其能夠保持檔案原貌”。[8]然而，“就目前的研究水平而言，還難以保質(zhì)保量地完成館藏檔案數(shù)字化的任務(wù)。如已研制出的OCR掃描輸入技術(shù)，其平均識(shí)別率是95%。這對于追求最大程度真實(shí)性的檔案來說無疑是致命弱點(diǎn)”。[9]數(shù)字化的主要方式是掃描加工，在這一過程中造成數(shù)字檔案失真的原因還有以下幾個(gè)方面：其一，技術(shù)參數(shù)選擇不當(dāng)。針對不同色調(diào)、紙質(zhì)和字跡，有時(shí)需調(diào)整不同的技術(shù)參數(shù)，如分辨率、明暗度、對比度等，選擇不當(dāng)會(huì)直接影響掃描的質(zhì)量，造成信息丟失、圖像模糊或產(chǎn)生額外信息，客觀上造成檔案原貌的改變。其二，工作失誤。檔案掃描是大量的重復(fù)勞動(dòng)，難免有時(shí)失誤。如掃錯(cuò)檔案或打錯(cuò)順序，或存錯(cuò)，或在建索引時(shí)鏈接錯(cuò)誤等，如不及時(shí)發(fā)現(xiàn)，將直接導(dǎo)致數(shù)字化檔案失真。其三，轉(zhuǎn)換過程中的失真。在進(jìn)行數(shù)字檔案的遷移或在提供利用時(shí)，往往需要將掃描后形成的圖像文件轉(zhuǎn)換成另一種格式的文件，如果格式選擇不當(dāng)，同樣會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)發(fā)生變化。

4數(shù)字檔案信息的安全問題

安全問題是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)世界最為頭痛的難題，也是數(shù)字檔案館中的重大難題之一。數(shù)字檔案館雖然被稱之為“館”，但它的存在更仿佛是一個(gè)巨大的沒有警察的自由市場，給不法分子帶來可乘之機(jī)，主要表現(xiàn)為：其一，計(jì)算機(jī)病毒。網(wǎng)絡(luò)信息安全的最主要的敵人就是計(jì)算機(jī)病毒。“國外有人估計(jì)，現(xiàn)在計(jì)算機(jī)病毒的傳染每兩個(gè)月增加1倍。網(wǎng)絡(luò)病毒的泛濫已對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)成嚴(yán)重的威脅”。[10]其二，計(jì)算機(jī)黑客。由于網(wǎng)絡(luò)的加密性和匿名性，使入侵者難以被發(fā)現(xiàn)。黑客對信息資源的攻擊，不僅僅是好奇和自我挑戰(zhàn)，程序設(shè)計(jì)高手可以篡改系統(tǒng)控制參數(shù)。其三，有竊取行為的間諜活動(dòng)，窺視其機(jī)密信息進(jìn)行復(fù)制或擴(kuò)散。其四，有意破壞，摧毀系統(tǒng)的信息處理功能或破壞電子通訊裝置。其五，人為或偶然事故造成的威脅。如工作人員操作失誤而產(chǎn)生的不可預(yù)知的事件、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)軟件硬件的故障、電子系統(tǒng)故障引發(fā)的系統(tǒng)問題等，所有這些，都使數(shù)字檔案信息的安全變得十分“脆弱”。

5數(shù)字檔案館建設(shè)的諸多技術(shù)問題

數(shù)字檔案館完全是高新技術(shù)、電子設(shè)備和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支撐起來的產(chǎn)物，離開了高新技術(shù)的支撐，就沒有了數(shù)字檔案館。但是高新技術(shù)也給數(shù)字檔案館帶來了致命的弱點(diǎn)，真是“成也蕭何，敗也蕭何”。諸多的技術(shù)問題成為制約數(shù)字檔案館建設(shè)的難點(diǎn)。

5.1數(shù)字化設(shè)備技術(shù)條件。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的硬件技術(shù)之一是必須有足夠的帶寬，以保證快捷地傳輸文本、語音、圖像、影像檔案，以便實(shí)現(xiàn)多網(wǎng)互連、高速互訪，實(shí)現(xiàn)跨平臺(tái)、跨系統(tǒng)、跨語種的互相轉(zhuǎn)換和鏈接。毫無疑問，足夠的帶寬條件和用戶對網(wǎng)絡(luò)信息傳輸?shù)男枨髮⒁恢笔且粚γ荏w。

5.2技術(shù)難題。數(shù)字檔案館是以信息源、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)的，其相關(guān)技術(shù)是較復(fù)雜較先進(jìn)并且不斷發(fā)展的，它幾乎囊括了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所需要解決的所有問題，技術(shù)密集。如數(shù)字化圖像的存儲(chǔ)與壓縮、數(shù)據(jù)組織技術(shù)、信息檢索技術(shù)、多語言平臺(tái)互換互訪技術(shù)、海量信息存儲(chǔ)與調(diào)配技術(shù)等，既是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的難關(guān)，也是制約數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的難題。此外，“數(shù)字檔案館的建設(shè)和運(yùn)行需要解決一些特殊問題，為此必須開發(fā)應(yīng)用一系列新技術(shù)，如：身份認(rèn)定、智能檢索、信息隱蔽、數(shù)字水印、電子簽章、操作跟蹤、信息加密等，其中有很多技術(shù)有創(chuàng)新性”。[11]這些技術(shù)也都是不容易解決的問題。

5.3技術(shù)過時(shí)問題。在飛速發(fā)展的IT業(yè)中，電腦硬件、操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件及存儲(chǔ)載體等不斷地被新產(chǎn)品所替代，IT產(chǎn)品是真正的“短命鬼”。雖然絕大多數(shù)新產(chǎn)品承諾向下兼容，但其兼容的“代”數(shù)在跨越若干年后，舊的數(shù)字信息就很難被新的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)讀出。“技術(shù)過時(shí)”的陰影一直會(huì)籠罩著數(shù)字信息。專家們提出的解決方案是數(shù)據(jù)遷移，但遷移卻存在著一個(gè)致命弱點(diǎn)，就是每次遷移總會(huì)丟失一定的相關(guān)信息，這些丟失的信息積累起來會(huì)造成數(shù)字檔案信息無法準(zhǔn)確恢復(fù)原貌。

6數(shù)字檔案館建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化問題

數(shù)字檔案館建設(shè)的目的是要使地區(qū)檔案館、全國檔案館乃至全世界的檔案館連成一個(gè)整體，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。這個(gè)整體性的數(shù)字檔案館事實(shí)上是一種基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的數(shù)字化檔案信息資源共享的社會(huì)檔案館系統(tǒng)，是一個(gè)面向?qū)ο蟮姆植际降木W(wǎng)狀結(jié)構(gòu)模式，是由一個(gè)個(gè)相對獨(dú)立的數(shù)字檔案館實(shí)體組成的。要對這分散在各地的數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行組織控制，就必須要有彼此兼容的硬件環(huán)境，要有一致的文件格式、統(tǒng)一的著錄標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)描述標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、全文數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)等等，這些標(biāo)準(zhǔn)也僅僅是幾個(gè)主要的標(biāo)準(zhǔn)。“而實(shí)際上，在數(shù)字檔案館建設(shè)中，標(biāo)準(zhǔn)化是一個(gè)體系，是一個(gè)系統(tǒng)，因此對于我們來說，如何結(jié)合我國實(shí)際，迅速建立起一個(gè)適合我國數(shù)字檔案館建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化體系是擺在我們面前的一個(gè)迫切需要解決的新問題”。[12]然而，要解決這個(gè)問題并不容易，我們面臨著很多問題：其一，一個(gè)嚴(yán)峻的事實(shí)是我國檔案信息系統(tǒng)沒有相應(yīng)的具體標(biāo)準(zhǔn)可遵循；其二，有些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要超出檔案工作的范圍，如綜合數(shù)據(jù)處理格式就需滿足跨行業(yè)、跨部門的要求。如何統(tǒng)一是一個(gè)很麻煩的問題；其三，與整個(gè)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)相銜接的問題；其四，與國際通用標(biāo)準(zhǔn)的接軌問題；其五，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)更新速度非常快，每次技術(shù)設(shè)備的更新，都會(huì)對原標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)生相應(yīng)的影響，因而必須不斷適時(shí)修訂標(biāo)準(zhǔn)。

7數(shù)字檔案館建設(shè)的投入與產(chǎn)出問題

數(shù)字檔案館建設(shè)存在著投入與產(chǎn)出不協(xié)調(diào)的問題。如果我們把數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館作比較，會(huì)對這個(gè)問題看得更清楚。數(shù)字檔案館建設(shè)投入的費(fèi)用是巨大的，而且它的建設(shè)費(fèi)用要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于數(shù)字圖書館的建設(shè)費(fèi)用。由于圖書有復(fù)本，許多圖書館保存的圖書都一樣。因而國家圖書館和省市圖書館的部分圖書數(shù)字化后，其他圖書館特別是中小型圖書館完全可以坐享其成，不必再花費(fèi)資金重復(fù)建設(shè)。而檔案館則不行，全國各個(gè)檔案館保存的檔案幾乎都是孤本，因而檔案館在用于檔案數(shù)字化的費(fèi)用上要比圖書館多，如，僅檔案館進(jìn)行數(shù)字化檔案目錄的“工作量約是圖書館的35倍”。[13]但是檔案館的利用人次與圖書館讀者的人數(shù)相比卻少得多，“以北京市檔案館和國家圖書館（原北京圖書館）為例，前者年利用人次約四五千人，后者一年的讀者數(shù)不少于二百萬人”。[14]兩者相差400倍。“即使一、二史館和中央檔案館三個(gè)國家檔案館的年平均利用人次也不過5960人次”，[15]三個(gè)館加起來與國家圖書館相比仍相差100多倍。檔案館的利用長期處于低谷已是不爭的事實(shí)，就是建成數(shù)字檔案館后，這種情況也不會(huì)改變多少，因?yàn)闄n案信息有保密和時(shí)效的限制，有利用者的限制，并不會(huì)增加太多的利用者，更不可能趕上數(shù)字圖書館的讀者人數(shù)。事實(shí)上，傳統(tǒng)檔案館本來就存在著投入與產(chǎn)出不協(xié)調(diào)的問題，只不過未引起人們的關(guān)注，但是，數(shù)字檔案館的建設(shè)卻拉大了這種不協(xié)調(diào)的距離，使這個(gè)問題凸現(xiàn)出來。它也成為擺在數(shù)字檔案館建設(shè)面前很難解決的問題。

8數(shù)字檔案中的經(jīng)濟(jì)問題

與其說數(shù)字檔案館是高新技術(shù)支撐起來的，不如更實(shí)際地說是由巨額資金支撐起來的，因?yàn)樗械母咝录夹g(shù)和設(shè)備都將由資金來兌現(xiàn)。數(shù)字檔案館的建設(shè)與利用，不論對于檔案部門還是利用者，都有很重的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，經(jīng)濟(jì)問題可能是困擾數(shù)字檔案館建設(shè)的根本性難題之一。

8.1檔案部門方面的問題。

8.1.1數(shù)字檔案館建設(shè)的費(fèi)用問題。數(shù)字檔案館的建設(shè)費(fèi)用是巨大的，開發(fā)一個(gè)稍具規(guī)模的數(shù)字檔案館系統(tǒng)，不論是購買軟件和硬件，還是開發(fā)專用軟件，還是館藏檔案的數(shù)字化工作，都需要花費(fèi)可觀的人力、財(cái)力和時(shí)間，這些都需要有強(qiáng)大的經(jīng)濟(jì)實(shí)力做后盾。而數(shù)字檔案館的建設(shè)說到底，仍是以政府投入為主。但國家的綜合國力不可能在短期內(nèi)發(fā)展到較高的水平。因此，資金短缺是建設(shè)數(shù)字檔案館的最不好解決的難題。檔案館是公益性和社會(huì)性的部門，也不能走“以文養(yǎng)文”、“以館建館”之路，即便是想走此路也走不通，正如上文所述的數(shù)字檔案館存在著投入與產(chǎn)出的巨大反差，即使對利用者收費(fèi)，數(shù)字檔案館也根本不可能收回投資成本。數(shù)字檔案館建設(shè)的巨額費(fèi)用對于本來就經(jīng)費(fèi)緊張的檔案部門來說是有相當(dāng)難度的。而對中西部欠發(fā)達(dá)地區(qū)的大部分市、縣檔案館來說，連維持日常工作的經(jīng)費(fèi)都成問題，建設(shè)數(shù)字檔案館恐怕在相當(dāng)長的時(shí)間內(nèi)都是可望而不可及的。

8.1.2數(shù)字檔案館的使用和維護(hù)費(fèi)用問題。雖然數(shù)字檔案館的建設(shè)費(fèi)用巨大，但它并不是一勞永逸的。它的維護(hù)和使用的費(fèi)用并不少于初建的費(fèi)用。數(shù)字檔案館就像一個(gè)“無底洞”，需要不斷地投入大量資金來維持其正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

8.1.2.1平時(shí)正常的使用和維護(hù)費(fèi)用。數(shù)字檔案館是靠技術(shù)支撐起來的，平時(shí)正常的使用和維護(hù)也需要很大一筆資金才能維持，如通信費(fèi)、數(shù)據(jù)使用費(fèi)和設(shè)備維護(hù)費(fèi)等都需要不斷地支出，且費(fèi)用不低。

8.1.2.2設(shè)備更新費(fèi)用。現(xiàn)代信息處理技術(shù)發(fā)展迅猛，其軟硬件更新非常快，而在市場經(jīng)濟(jì)利益的強(qiáng)大動(dòng)因驅(qū)使下，更加快了這種更新速度，“錄制、存貯信息的設(shè)備、方法及軟件隨著新產(chǎn)品、新方法的問世，正以5-9年的周期更新，新產(chǎn)品、新方法的不斷問世，必將導(dǎo)致原有設(shè)備及軟件的淘汰”[16]。數(shù)字檔案館要維持正常使用，也必須不斷地更新設(shè)備和軟件，但要更新設(shè)備和軟件，卻又要花費(fèi)大量的資金，而且是每隔幾年就要又投入一次。

8.1.2.3數(shù)字檔案信息長期存取使用的費(fèi)用。正如上文所述數(shù)字檔案信息長期存取是數(shù)字檔案館的一個(gè)具體而棘手的難題。而數(shù)字檔案館又必須使用數(shù)字檔案信息，專家們給出了一個(gè)不得已而為之的方案，就是不斷地使數(shù)字檔案信息遷移轉(zhuǎn)錄。但是遷移轉(zhuǎn)錄的費(fèi)用是相當(dāng)可觀的和不可預(yù)知的。一般檔案館能否承受這不斷遷移轉(zhuǎn)錄所需的費(fèi)用，也是一個(gè)既不可預(yù)見又不容易解決的難題。

8.1.3向利用者收取數(shù)字檔案信息利用費(fèi)的問題。檔案法規(guī)規(guī)定檔案館向社會(huì)提供利用檔案，可以收取費(fèi)用。數(shù)字檔案館建設(shè)投資大，收取一定的費(fèi)用也是應(yīng)該的。但是，如何制定收取利用費(fèi)的收費(fèi)制度，如標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、繳納程序等，也是數(shù)字檔案館建設(shè)的難題之一。

8.2利用者方面的問題。利用者的經(jīng)濟(jì)承受能力，也是影響和制約.數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的問題之一。數(shù)字檔案館需上網(wǎng)閱覽，從目前我國上網(wǎng)所需資費(fèi)來看，每小時(shí)的費(fèi)用是發(fā)達(dá)國家的10多倍，而用戶的平均收入又低于發(fā)達(dá)國家的若干倍。我國80-90%的用戶認(rèn)為網(wǎng)絡(luò)收費(fèi)過高，通信費(fèi)難以承受。再一點(diǎn)是下載檔案信息的打印費(fèi)用，盡管并不是要將所有下載的檔案信息打印出來，就是部分打印也需要承受可觀的打印費(fèi)。如果再加上數(shù)字檔案信息使用費(fèi)，這些費(fèi)用加在一起，將會(huì)相當(dāng)高。必將影響利用者對數(shù)字檔案館的使用，也將使數(shù)字檔案館的建設(shè)失去應(yīng)有的作用和意義；

9數(shù)字檔案館法律法規(guī)方面的問題

數(shù)字檔案館建設(shè)中會(huì)涉及到許多法律問題，而這些法律問題恰恰又是亟待解決而又難以一時(shí)解決的問題。

9.1檔案法規(guī)方面的問題。面對數(shù)字檔案館產(chǎn)生的新情況、新特點(diǎn).檔案法規(guī)中的一些內(nèi)容已不適應(yīng)，而要解決起來仍有一定的難度。如對利用者的身份認(rèn)證問題，在網(wǎng)上進(jìn)行借閱限定和身份認(rèn)證不僅增加技術(shù)難度，而且還要增加開支。而對外國利用者來說，由于限制得更嚴(yán)格，在網(wǎng)上操作更加困難。數(shù)字檔案館是開放的，是不受國界限制的，數(shù)字檔案館建設(shè)的初衷就是實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)共享。但如果取消身份認(rèn)證，那么就等于中外利用者都一樣沒有限制。因此，真要修改完善檔案法規(guī)，兼顧到方方面面，還是有相當(dāng)?shù)碾y度。

9.2著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)的保護(hù)問題。在數(shù)字檔案館的環(huán)境下，由于檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，它極容易被獲取、被復(fù)制、被傳播，對利用者控制的難度加大。原來意義上的著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)的保護(hù)方式對權(quán)利人已無法提供有效的保護(hù)，著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)和隱私權(quán)很容易被侵犯。因此，如何對檔案著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)和隱私權(quán)進(jìn)行有效保護(hù)成為數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的一大挑戰(zhàn)。從技術(shù)上說，真正切實(shí)可行的保護(hù)技術(shù)，目前尚屬于極其薄弱的環(huán)節(jié)。從完善相應(yīng)法律法規(guī)方面說，目前進(jìn)展緩慢，尚有許多難題不易解決。

9.3數(shù)字檔案的法律效用問題。對于數(shù)字檔案的法律效用問題，它是數(shù)字檔案館建設(shè)中一個(gè)不能回避的特殊難題。要想讓它得到法律的認(rèn)可，恐怕還需要相當(dāng)長的時(shí)間。而“如果電子檔案的法律憑證問題得不到解決，數(shù)字檔案館的數(shù)字化館藏也就失去了利用的價(jià)值、存在的意義”。[17]

10數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)理論問題

數(shù)字檔案館的建設(shè)必然要受到數(shù)字檔案館理論研究的影響和指導(dǎo)。目前，對數(shù)字檔案館的研究還處于起步階段，許多認(rèn)識(shí)不相同，統(tǒng)一尚需時(shí)日。而且有關(guān)數(shù)字檔案館的一些基礎(chǔ)理論問題，都是一些不易解決的難題。

10.1數(shù)字檔案館的概念問題。自從數(shù)字檔案館概念出現(xiàn)以來，“關(guān)于數(shù)字檔案館的認(rèn)識(shí)并不統(tǒng)一，其定義就有數(shù)十種之多，勢必會(huì)造成對數(shù)字檔案館建設(shè)方向把握上的不一致”。[18]觀點(diǎn)不一樣，建設(shè)的數(shù)字檔案館就不一樣，建設(shè)的難易程度、工作流程、服務(wù)功能、配套措施、系統(tǒng)邊界和社會(huì)影響等等也都會(huì)截然不同”。[19]而統(tǒng)一認(rèn)識(shí)或基本統(tǒng)一認(rèn)識(shí)都非一日之功。但這個(gè)問題不解決，將對數(shù)字檔案館的實(shí)踐產(chǎn)生不利影響。

10.2數(shù)字檔案館的系統(tǒng)邊界問題。“數(shù)字檔案館支持以網(wǎng)絡(luò)連接的相關(guān)檔案部門的數(shù)字化館藏，能夠提供分布于不同地區(qū)的檔案信息。然而信息網(wǎng)絡(luò)的一個(gè)重要特征就是鏈接，這種在技術(shù)上可以無限鏈接的情況下，就涉及到了系統(tǒng)的邊界問題”。[20]數(shù)字檔案館系統(tǒng)邊界的界定決定著數(shù)字檔案館所擁有的功能特性。同時(shí)也決定著數(shù)字檔案信息在信息中的地位。然而，“在圖書館情報(bào)學(xué)界，人們討論數(shù)字化圖書館時(shí)有種傾向，認(rèn)為因特網(wǎng)就是一個(gè)數(shù)字圖書館，任何人都可以到這個(gè)無所不包的圖書館中查閱文獻(xiàn)、學(xué)習(xí)知識(shí)、合作交流甚至著書立說。這就把數(shù)字圖書館的地址空間和信息資源空間定位很廣，其系統(tǒng)邊界也無所不包。它不僅包括了書目文獻(xiàn)管理、信息網(wǎng)絡(luò)信息資源的組織與作用，甚至包括檔案館和博物館的信息內(nèi)容，因此建設(shè)規(guī)模異常龐大”。[21]數(shù)字圖書館的這種“擴(kuò)張”，使本來就處于“弱勢”地位的檔案信息的地位更加岌岌可危，如果不對數(shù)字檔案館的系統(tǒng)邊界給以恰當(dāng)?shù)慕缍ǎ⒉扇∠鄳?yīng)的技術(shù)措施，那么，在不久的將來，數(shù)字檔案館將會(huì)消失在數(shù)字圖書館的海洋里，成為數(shù)字圖書館的一部分。

10.3數(shù)字檔案的概念問題。數(shù)字檔案是數(shù)字檔案館生存的基礎(chǔ)。但是目前對數(shù)字檔案概念的認(rèn)識(shí)卻并不統(tǒng)一和清晰。其一，對數(shù)字檔案概念的研究并未引起檔案界太多的關(guān)注；其二，一些對數(shù)字檔案概念的認(rèn)識(shí)，大部分都是以傳統(tǒng)的檔案概念為基礎(chǔ)的，仍舊把數(shù)字檔案當(dāng)作電子文件的轉(zhuǎn)化物來認(rèn)識(shí)，無非是傳統(tǒng)檔案概念在數(shù)字時(shí)代的翻版。這里暫不說傳統(tǒng)的以文件為屬概念的檔案概念本身就有許多可商榷的地方。單說在數(shù)字信息時(shí)代文件的概念、檔案概念和其他信息的概念都會(huì)受到影響而發(fā)生變化，它們之間有互相融合的趨勢。如何區(qū)分它們將變得越來越困難。在數(shù)字時(shí)代的信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，數(shù)字文件、數(shù)字檔案、數(shù)字圖書、數(shù)字情報(bào)、數(shù)字資料、數(shù)字文獻(xiàn)籌有什么不同？如何區(qū)分它們？如果不能把數(shù)字檔案從這些其他數(shù)字信息中區(qū)分出來，那么數(shù)字檔案的概念的存在就將走向消亡，而在數(shù)字檔案概念基礎(chǔ)上建立起來的數(shù)字館大廈也將隨之傾覆。因此，必須把數(shù)字檔案概念從其他數(shù)字信息中區(qū)別出來，數(shù)字檔案館才能生存。但這是一道擺在我們面前的并不容易找到答案的難題。

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18朱蒙生.傳統(tǒng)檔案館向數(shù)字檔案館跨越所面臨的問題.中國檔案，2003;3

第3篇

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館/問題

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展和大量電子文件的產(chǎn)生，數(shù)字檔案館的研究和建設(shè)成為我國檔案界關(guān)注的熱點(diǎn)。數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比，有著豐富的數(shù)字化資源、海量的存儲(chǔ)、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開放、信息的共享等優(yōu)點(diǎn)，使傳統(tǒng)的檔案館望塵莫及。然而，它也不可避免地存在一些缺陷和不足，有的甚至可能是致命的缺陷。因此，我們應(yīng)該清醒地認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案館存在的缺陷，數(shù)字檔案館的建設(shè)還存在著諸多的難點(diǎn)和問題亟待深入研究解決。如果對存在的問題視而不見，或掉以輕心，必將給未來的檔案事業(yè)留下巨大而無法彌補(bǔ)的遺憾。

1數(shù)字檔案的憑證價(jià)值問題

檔案的基本價(jià)值有兩方面，憑證價(jià)值和參考價(jià)值，而尤以憑證價(jià)值最為重要，雖然，“目前人們對數(shù)字化檔案具有參考價(jià)值這一點(diǎn)已無疑義，然而，由于一系列技術(shù)和立法問題還未解決，數(shù)字化檔案目前還不具備法律憑證效力”[1]這無疑使數(shù)字檔案的作用大打折扣。因此，確認(rèn)數(shù)字檔案的憑證價(jià)值就成為數(shù)字檔案館建設(shè)中無法回避的難題。目前，主要存在以下幾方面的問題：

1.1認(rèn)識(shí)上的問題。數(shù)字檔案不具備“白紙黑字”的直觀性，必須依賴特定的計(jì)算機(jī)設(shè)備加以解讀。數(shù)字檔案完全脫離了以往人人對檔案“原件”的認(rèn)識(shí)，從而引起人們對其原始性、可靠性的懷疑。而且，有些數(shù)字檔案即使載體保存完好，內(nèi)容亦可能在無形中丟失，它不像紙質(zhì)檔案那樣載體與內(nèi)容“一損俱損，一榮俱榮”。數(shù)字檔案與以往其他載體的檔案都不一樣，從甲骨檔案到簡牘檔案再到紙質(zhì)檔案，只是載體的耐久性有差別，并沒有改變其直觀性，而數(shù)字檔案的非人工識(shí)讀性與其他載體的檔案有著質(zhì)的區(qū)別。要確認(rèn)數(shù)字檔案的憑證價(jià)值，恐怕不僅僅是改變觀念的問題，要真正認(rèn)識(shí)數(shù)字檔案，確認(rèn)其憑證價(jià)值，可能還需要走很長的路。

1.2技術(shù)上的問題。數(shù)字檔案是高新技術(shù)的產(chǎn)物，它給人們帶來極大便利的同時(shí)，也給人們留下了困惑與難題。其一，數(shù)字檔案具有易復(fù)制、修改、刪除的特點(diǎn)，使得檔案“原件”的概念變得難以確認(rèn)。其二，計(jì)算機(jī)硬、軟件技術(shù)不斷更新?lián)Q代，迫使數(shù)字檔案必須不斷適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，不斷地變換載體、格式，因而無法通過載體、格式的鑒定來判定其原始性。其三，數(shù)字檔案不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將其輸出，傳統(tǒng)的字跡鑒定技術(shù)無法分辨數(shù)字檔案的原始性。其四，數(shù)字檔案對背景信息和元數(shù)據(jù)具有很強(qiáng)的依賴性。“電子文件的背景信息常常與文件內(nèi)容信息相分離保存，一旦失去背景信息，文件的內(nèi)容即便仍有意義，但也不再具有憑證價(jià)值。元數(shù)據(jù)是電子文件、電子檔案所特有的，“元數(shù)據(jù)由于其隱含性而易被忽視，而元數(shù)據(jù)一旦丟失或破壞，電子文件的原始性就會(huì)改變。”[2]

1.3管理制度上的問題。“傳統(tǒng)檔案之所以具有憑證價(jià)值，在一定程度上取決于嚴(yán)格的管理制度”，而目前“從電子文件的生成到歸檔都缺乏十分規(guī)范的程序化管理，缺乏嚴(yán)格而科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)體系和業(yè)務(wù)管理制度，一些標(biāo)準(zhǔn)、制度雖已制定，但全面推行尚需時(shí)日”[3]而且也有一定的難度。

2數(shù)字檔案信息的長期存取問題

數(shù)字檔案信息的長期存取問題是數(shù)字檔案館建設(shè)的一個(gè)具體而又棘手的難題。“據(jù)報(bào)道，美國航空航天局在20年前發(fā)射的‘海盜’號火星探測器上的計(jì)算機(jī)中，已經(jīng)有20%的數(shù)據(jù)完全丟失，還有大約4000卷的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)因存儲(chǔ)的格式模糊無法讀出，程序員也無法保證將其恢復(fù)”。[4]數(shù)字檔案信息長期存取所面臨的主要問題有：

2.1存儲(chǔ)的介質(zhì)材料。“現(xiàn)代介質(zhì)的存儲(chǔ)設(shè)備還不可能解決計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)問題”。[5]一般說來，磁盤的壽命是3～5年，光盤也不過30年左右，與能保存千年以上的紙質(zhì)載體相比，其壽命相差甚遠(yuǎn)，而且它還要受到溫度、磁場、記錄存儲(chǔ)格式、硬件配置等多方面的影響，10年前還經(jīng)常使用的5.25英寸的軟盤，現(xiàn)在已經(jīng)沒有一臺(tái)普通電腦可以讀出來。

2.2機(jī)讀語言格式。“計(jì)算機(jī)語言平均每三個(gè)月就會(huì)問世一種，而語言之間的互換大部分存在問題。很難想象，若干年以后，我們用現(xiàn)行的機(jī)器語言描述的數(shù)據(jù)，還能百分之百的還原”。[6]

2.3對設(shè)備的依賴。數(shù)字檔案必須依賴于計(jì)算機(jī)設(shè)備才能讀出，這個(gè)特征對其長期存取帶來很多問題：“如設(shè)備發(fā)生故障、系統(tǒng)癱瘓，電子文件就讀不出來；電子文件對其它設(shè)備環(huán)境的不兼容性，使其只能在某種設(shè)備上處理，而不能在其它設(shè)備上處理；不同軟件環(huán)境形成的電子文件存貯在載體上，有時(shí)難以互換；電子文件加密后，不解密就無法識(shí)別；技術(shù)設(shè)備更新時(shí)，不及時(shí)解決格式轉(zhuǎn)換問題，也無法讀取等等”。[7]

3數(shù)字檔案的失真問題

“檔案數(shù)字化工作的生命線在于其能夠保持檔案原貌”。[8]然而，“就目前的研究水平而言，還難以保質(zhì)保量地完成館藏檔案數(shù)字化的任務(wù)。如已研制出的OCR掃描輸入技術(shù)，其平均識(shí)別率是95%。這對于追求最大程度真實(shí)性的檔案來說無疑是致命弱點(diǎn)”。[9]數(shù)字化的主要方式是掃描加工，在這一過程中造成數(shù)字檔案失真的原因還有以下幾個(gè)方面：其一，技術(shù)參數(shù)選擇不當(dāng)。針對不同色調(diào)、紙質(zhì)和字跡，有時(shí)需調(diào)整不同的技術(shù)參數(shù)，如分辨率、明暗度、對比度等，選擇不當(dāng)會(huì)直接影響掃描的質(zhì)量，造成信息丟失、圖像模糊或產(chǎn)生額外信息，客觀上造成檔案原貌的改變。其二，工作失誤。檔案掃描是大量的重復(fù)勞動(dòng)，難免有時(shí)失誤。如掃錯(cuò)檔案或打錯(cuò)順序，或存錯(cuò)，或在建索引時(shí)鏈接錯(cuò)誤等，如不及時(shí)發(fā)現(xiàn)，將直接導(dǎo)致數(shù)字化檔案失真。其三，轉(zhuǎn)換過程中的失真。在進(jìn)行數(shù)字檔案的遷移或在提供利用時(shí)，往往需要將掃描后形成的圖像文件轉(zhuǎn)換成另一種格式的文件，如果格式選擇不當(dāng)，同樣會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)發(fā)生變化。

4數(shù)字檔案信息的安全問題

安全問題是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)世界最為頭痛的難題，也是數(shù)字檔案館中的重大難題之一。數(shù)字檔案館雖然被稱之為“館”，但它的存在更仿佛是一個(gè)巨大的沒有警察的自由市場，給不法分子帶來可乘之機(jī)，主要表現(xiàn)為：其一，計(jì)算機(jī)病毒。網(wǎng)絡(luò)信息安全的最主要的敵人就是計(jì)算機(jī)病毒。“國外有人估計(jì)，現(xiàn)在計(jì)算機(jī)病毒的傳染每兩個(gè)月增加1倍。網(wǎng)絡(luò)病毒的泛濫已對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)成嚴(yán)重的威脅”。[10]其二，計(jì)算機(jī)黑客。由于網(wǎng)絡(luò)的加密性和匿名性，使入侵者難以被發(fā)現(xiàn)。黑客對信息資源的攻擊，不僅僅是好奇和自我挑戰(zhàn)，程序設(shè)計(jì)高手可以篡改系統(tǒng)控制參數(shù)。其三，有竊取行為的間諜活動(dòng)，窺視其機(jī)密信息進(jìn)行復(fù)制或擴(kuò)散。其四，有意破壞，摧毀系統(tǒng)的信息處理功能或破壞電子通訊裝置。其五，人為或偶然事故造成的威脅。如工作人員操作失誤而產(chǎn)生的不可預(yù)知的事件、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)軟件硬件的故障、電子系統(tǒng)故障引發(fā)的系統(tǒng)問題等，所有這些，都使數(shù)字檔案信息的安全變得十分“脆弱”。

5數(shù)字檔案館建設(shè)的諸多技術(shù)問題

數(shù)字檔案館完全是高新技術(shù)、電子設(shè)備和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支撐起來的產(chǎn)物，離開了高新技術(shù)的支撐，就沒有了數(shù)字檔案館。但是高新技術(shù)也給數(shù)字檔案館帶來了致命的弱點(diǎn)，真是“成也蕭何，敗也蕭何”。諸多的技術(shù)問題成為制約數(shù)字檔案館建設(shè)的難點(diǎn)。

5.1數(shù)字化設(shè)備技術(shù)條件。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的硬件技術(shù)之一是必須有足夠的帶寬，以保證快捷地傳輸文本、語音、圖像、影像檔案，以便實(shí)現(xiàn)多網(wǎng)互連、高速互訪，實(shí)現(xiàn)跨平臺(tái)、跨系統(tǒng)、跨語種的互相轉(zhuǎn)換和鏈接。毫無疑問，足夠的帶寬條件和用戶對網(wǎng)絡(luò)信息傳輸?shù)男枨髮⒁恢笔且粚γ荏w。

5.2技術(shù)難題。數(shù)字檔案館是以信息源、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)的，其相關(guān)技術(shù)是較復(fù)雜較先進(jìn)并且不斷發(fā)展的，它幾乎囊括了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所需要解決的所有問題，技術(shù)密集。如數(shù)字化圖像的存儲(chǔ)與壓縮、數(shù)據(jù)組織技術(shù)、信息檢索技術(shù)、多語言平臺(tái)互換互訪技術(shù)、海量信息存儲(chǔ)與調(diào)配技術(shù)等，既是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的難關(guān)，也是制約數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的難題。此外，“數(shù)字檔案館的建設(shè)和運(yùn)行需要解決一些特殊問題，為此必須開發(fā)應(yīng)用一系列新技術(shù)，如：身份認(rèn)定、智能檢索、信息隱蔽、數(shù)字水印、電子簽章、操作跟蹤、信息加密等，其中有很多技術(shù)有創(chuàng)新性”。[11]這些技術(shù)也都是不容易解決的問題。

5.3技術(shù)過時(shí)問題。在飛速發(fā)展的IT業(yè)中，電腦硬件、操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件及存儲(chǔ)載體等不斷地被新產(chǎn)品所替代，IT產(chǎn)品是真正的“短命鬼”。雖然絕大多數(shù)新產(chǎn)品承諾向下兼容，但其兼容的“代”數(shù)在跨越若干年后，舊的數(shù)字信息就很難被新的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)讀出。“技術(shù)過時(shí)”的陰影一直會(huì)籠罩著數(shù)字信息。專家們提出的解決方案是數(shù)據(jù)遷移，但遷移卻存在著一個(gè)致命弱點(diǎn)，就是每次遷移總會(huì)丟失一定的相關(guān)信息，這些丟失的信息積累起來會(huì)造成數(shù)字檔案信息無法準(zhǔn)確恢復(fù)原貌。

6數(shù)字檔案館建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化問題

數(shù)字檔案館建設(shè)的目的是要使地區(qū)檔案館、全國檔案館乃至全世界的檔案館連成一個(gè)整體，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。這個(gè)整體性的數(shù)字檔案館事實(shí)上是一種基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的數(shù)字化檔案信息資源共享的社會(huì)檔案館系統(tǒng)，是一個(gè)面向?qū)ο蟮姆植际降木W(wǎng)狀結(jié)構(gòu)模式，是由一個(gè)個(gè)相對獨(dú)立的數(shù)字檔案館實(shí)體組成的。要對這分散在各地的數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行組織控制，就必須要有彼此兼容的硬件環(huán)境，要有一致的文件格式、統(tǒng)一的著錄標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)描述標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、全文數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)等等，這些標(biāo)準(zhǔn)也僅僅是幾個(gè)主要的標(biāo)準(zhǔn)。“而實(shí)際上，在數(shù)字檔案館建設(shè)中，標(biāo)準(zhǔn)化是一個(gè)體系，是一個(gè)系統(tǒng)，因此對于我們來說，如何結(jié)合我國實(shí)際，迅速建立起一個(gè)適合我國數(shù)字檔案館建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化體系是擺在我們面前的一個(gè)迫切需要解決的新問題”。[12]然而，要解決這個(gè)問題并不容易，我們面臨著很多問題：其一，一個(gè)嚴(yán)峻的事實(shí)是我國檔案信息系統(tǒng)沒有相應(yīng)的具體標(biāo)準(zhǔn)可遵循；其二，有些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要超出檔案工作的范圍，如綜合數(shù)據(jù)處理格式就需滿足跨行業(yè)、跨部門的要求。如何統(tǒng)一是一個(gè)很麻煩的問題；其三，與整個(gè)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)相銜接的問題；其四，與國際通用標(biāo)準(zhǔn)的接軌問題；其五，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)更新速度非常快，每次技術(shù)設(shè)備的更新，都會(huì)對原標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)生相應(yīng)的影響，因而必須不斷適時(shí)修訂標(biāo)準(zhǔn)。

7數(shù)字檔案館建設(shè)的投入與產(chǎn)出問題

數(shù)字檔案館建設(shè)存在著投入與產(chǎn)出不協(xié)調(diào)的問題。如果我們把數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館作比較，會(huì)對這個(gè)問題看得更清楚。數(shù)字檔案館建設(shè)投入的費(fèi)用是巨大的，而且它的建設(shè)費(fèi)用要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于數(shù)字圖書館的建設(shè)費(fèi)用。由于圖書有復(fù)本，許多圖書館保存的圖書都一樣。因而國家圖書館和省市圖書館的部分圖書數(shù)字化后，其他圖書館特別是中小型圖書館完全可以坐享其成，不必再花費(fèi)資金重復(fù)建設(shè)。而檔案館則不行，全國各個(gè)檔案館保存的檔案幾乎都是孤本，因而檔案館在用于檔案數(shù)字化的費(fèi)用上要比圖書館多，如，僅檔案館進(jìn)行數(shù)字化檔案目錄的“工作量約是圖書館的35倍”。[13]但是檔案館的利用人次與圖書館讀者的人數(shù)相比卻少得多，“以北京市檔案館和國家圖書館（原北京圖書館）為例，前者年利用人次約四五千人，后者一年的讀者數(shù)不少于二百萬人”。[14]兩者相差400倍。“即使一、二史館和中央檔案館三個(gè)國家檔案館的年平均利用人次也不過5960人次”，[15]三個(gè)館加起來與國家圖書館相比仍相差100多倍。檔案館的利用長期處于低谷已是不爭的事實(shí)，就是建成數(shù)字檔案館后，這種情況也不會(huì)改變多少，因?yàn)闄n案信息有保密和時(shí)效的限制，有利用者的限制，并不會(huì)增加太多的利用者，更不可能趕上數(shù)字圖書館的讀者人數(shù)。事實(shí)上，傳統(tǒng)檔案館本來就存在著投入與產(chǎn)出不協(xié)調(diào)的問題，只不過未引起人們的關(guān)注，但是，數(shù)字檔案館的建設(shè)卻拉大了這種不協(xié)調(diào)的距離，使這個(gè)問題凸現(xiàn)出來。它也成為擺在數(shù)字檔案館建設(shè)面前很難解決的問題。

8數(shù)字檔案中的經(jīng)濟(jì)問題

與其說數(shù)字檔案館是高新技術(shù)支撐起來的，不如更實(shí)際地說是由巨額資金支撐起來的，因?yàn)樗械母咝录夹g(shù)和設(shè)備都將由資金來兌現(xiàn)。數(shù)字檔案館的建設(shè)與利用，不論對于檔案部門還是利用者，都有很重的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，經(jīng)濟(jì)問題可能是困擾數(shù)字檔案館建設(shè)的根本性難題之一。

8.1檔案部門方面的問題。

8.1.1數(shù)字檔案館建設(shè)的費(fèi)用問題。數(shù)字檔案館的建設(shè)費(fèi)用是巨大的，開發(fā)一個(gè)稍具規(guī)模的數(shù)字檔案館系統(tǒng)，不論是購買軟件和硬件，還是開發(fā)專用軟件，還是館藏檔案的數(shù)字化工作，都需要花費(fèi)可觀的人力、財(cái)力和時(shí)間，這些都需要有強(qiáng)大的經(jīng)濟(jì)實(shí)力做后盾。而數(shù)字檔案館的建設(shè)說到底，仍是以政府投入為主。但國家的綜合國力不可能在短期內(nèi)發(fā)展到較高的水平。因此，資金短缺是建設(shè)數(shù)字檔案館的最不好解決的難題。檔案館是公益性和社會(huì)性的部門，也不能走“以文養(yǎng)文”、“以館建館”之路，即便是想走此路也走不通，正如上文所述的數(shù)字檔案館存在著投入與產(chǎn)出的巨大反差，即使對利用者收費(fèi)，數(shù)字檔案館也根本不可能收回投資成本。數(shù)字檔案館建設(shè)的巨額費(fèi)用對于本來就經(jīng)費(fèi)緊張的檔案部門來說是有相當(dāng)難度的。而對中西部欠發(fā)達(dá)地區(qū)的大部分市、縣檔案館來說，連維持日常工作的經(jīng)費(fèi)都成問題，建設(shè)數(shù)字檔案館恐怕在相當(dāng)長的時(shí)間內(nèi)都是可望而不可及的。

8.1.2數(shù)字檔案館的使用和維護(hù)費(fèi)用問題。雖然數(shù)字檔案館的建設(shè)費(fèi)用巨大，但它并不是一勞永逸的。它的維護(hù)和使用的費(fèi)用并不少于初建的費(fèi)用。數(shù)字檔案館就像一個(gè)“無底洞”，需要不斷地投入大量資金來維持其正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

8.1.2.1平時(shí)正常的使用和維護(hù)費(fèi)用。數(shù)字檔案館是靠技術(shù)支撐起來的，平時(shí)正常的使用和維護(hù)也需要很大一筆資金才能維持，如通信費(fèi)、數(shù)據(jù)使用費(fèi)和設(shè)備維護(hù)費(fèi)等都需要不斷地支出，且費(fèi)用不低。

8.1.2.2設(shè)備更新費(fèi)用。現(xiàn)代信息處理技術(shù)發(fā)展迅猛，其軟硬件更新非常快，而在市場經(jīng)濟(jì)利益的強(qiáng)大動(dòng)因驅(qū)使下，更加快了這種更新速度，“錄制、存貯信息的設(shè)備、方法及軟件隨著新產(chǎn)品、新方法的問世，正以5-9年的周期更新，新產(chǎn)品、新方法的不斷問世，必將導(dǎo)致原有設(shè)備及軟件的淘汰”[16]。數(shù)字檔案館要維持正常使用，也必須不斷地更新設(shè)備和軟件，但要更新設(shè)備和軟件，卻又要花費(fèi)大量的資金，而且是每隔幾年就要又投入一次。

8.1.2.3數(shù)字檔案信息長期存取使用的費(fèi)用。正如上文所述數(shù)字檔案信息長期存取是數(shù)字檔案館的一個(gè)具體而棘手的難題。而數(shù)字檔案館又必須使用數(shù)字檔案信息，專家們給出了一個(gè)不得已而為之的方案，就是不斷地使數(shù)字檔案信息遷移轉(zhuǎn)錄。但是遷移轉(zhuǎn)錄的費(fèi)用是相當(dāng)可觀的和不可預(yù)知的。一般檔案館能否承受這不斷遷移轉(zhuǎn)錄所需的費(fèi)用，也是一個(gè)既不可預(yù)見又不容易解決的難題。超級秘書網(wǎng)

8.1.3向利用者收取數(shù)字檔案信息利用費(fèi)的問題。檔案法規(guī)規(guī)定檔案館向社會(huì)提供利用檔案，可以收取費(fèi)用。數(shù)字檔案館建設(shè)投資大，收取一定的費(fèi)用也是應(yīng)該的。但是，如何制定收取利用費(fèi)的收費(fèi)制度，如標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、繳納程序等，也是數(shù)字檔案館建設(shè)的難題之一。

8.2利用者方面的問題。利用者的經(jīng)濟(jì)承受能力，也是影響和制約.數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的問題之一。數(shù)字檔案館需上網(wǎng)閱覽，從目前我國上網(wǎng)所需資費(fèi)來看，每小時(shí)的費(fèi)用是發(fā)達(dá)國家的10多倍，而用戶的平均收入又低于發(fā)達(dá)國家的若干倍。我國80-90%的用戶認(rèn)為網(wǎng)絡(luò)收費(fèi)過高，通信費(fèi)難以承受。再一點(diǎn)是下載檔案信息的打印費(fèi)用，盡管并不是要將所有下載的檔案信息打印出來，就是部分打印也需要承受可觀的打印費(fèi)。如果再加上數(shù)字檔案信息使用費(fèi)，這些費(fèi)用加在一起，將會(huì)相當(dāng)高。必將影響利用者對數(shù)字檔案館的使用，也將使數(shù)字檔案館的建設(shè)失去應(yīng)有的作用和意義；

9數(shù)字檔案館法律法規(guī)方面的問題

數(shù)字檔案館建設(shè)中會(huì)涉及到許多法律問題，而這些法律問題恰恰又是亟待解決而又難以一時(shí)解決的問題。

9.1檔案法規(guī)方面的問題。面對數(shù)字檔案館產(chǎn)生的新情況、新特點(diǎn).檔案法規(guī)中的一些內(nèi)容已不適應(yīng)，而要解決起來仍有一定的難度。如對利用者的身份認(rèn)證問題，在網(wǎng)上進(jìn)行借閱限定和身份認(rèn)證不僅增加技術(shù)難度，而且還要增加開支。而對外國利用者來說，由于限制得更嚴(yán)格，在網(wǎng)上操作更加困難。數(shù)字檔案館是開放的，是不受國界限制的，數(shù)字檔案館建設(shè)的初衷就是實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)共享。但如果取消身份認(rèn)證，那么就等于中外利用者都一樣沒有限制。因此，真要修改完善檔案法規(guī)，兼顧到方方面面，還是有相當(dāng)?shù)碾y度。

9.2著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)的保護(hù)問題。在數(shù)字檔案館的環(huán)境下，由于檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，它極容易被獲取、被復(fù)制、被傳播，對利用者控制的難度加大。原來意義上的著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)的保護(hù)方式對權(quán)利人已無法提供有效的保護(hù)，著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)和隱私權(quán)很容易被侵犯。因此，如何對檔案著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)和隱私權(quán)進(jìn)行有效保護(hù)成為數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的一大挑戰(zhàn)。從技術(shù)上說，真正切實(shí)可行的保護(hù)技術(shù)，目前尚屬于極其薄弱的環(huán)節(jié)。從完善相應(yīng)法律法規(guī)方面說，目前進(jìn)展緩慢，尚有許多難題不易解決。

9.3數(shù)字檔案的法律效用問題。對于數(shù)字檔案的法律效用問題，它是數(shù)字檔案館建設(shè)中一個(gè)不能回避的特殊難題。要想讓它得到法律的認(rèn)可，恐怕還需要相當(dāng)長的時(shí)間。而“如果電子檔案的法律憑證問題得不到解決，數(shù)字檔案館的數(shù)字化館藏也就失去了利用的價(jià)值、存在的意義”。[17]

10數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)理論問題

數(shù)字檔案館的建設(shè)必然要受到數(shù)字檔案館理論研究的影響和指導(dǎo)。目前，對數(shù)字檔案館的研究還處于起步階段，許多認(rèn)識(shí)不相同，統(tǒng)一尚需時(shí)日。而且有關(guān)數(shù)字檔案館的一些基礎(chǔ)理論問題，都是一些不易解決的難題。

10.1數(shù)字檔案館的概念問題。自從數(shù)字檔案館概念出現(xiàn)以來，“關(guān)于數(shù)字檔案館的認(rèn)識(shí)并不統(tǒng)一，其定義就有數(shù)十種之多，勢必會(huì)造成對數(shù)字檔案館建設(shè)方向把握上的不一致”。[18]觀點(diǎn)不一樣，建設(shè)的數(shù)字檔案館就不一樣，建設(shè)的難易程度、工作流程、服務(wù)功能、配套措施、系統(tǒng)邊界和社會(huì)影響等等也都會(huì)截然不同”。[19]而統(tǒng)一認(rèn)識(shí)或基本統(tǒng)一認(rèn)識(shí)都非一日之功。但這個(gè)問題不解決，將對數(shù)字檔案館的實(shí)踐產(chǎn)生不利影響。

10.2數(shù)字檔案館的系統(tǒng)邊界問題。“數(shù)字檔案館支持以網(wǎng)絡(luò)連接的相關(guān)檔案部門的數(shù)字化館藏，能夠提供分布于不同地區(qū)的檔案信息。然而信息網(wǎng)絡(luò)的一個(gè)重要特征就是鏈接，這種在技術(shù)上可以無限鏈接的情況下，就涉及到了系統(tǒng)的邊界問題”。[20]數(shù)字檔案館系統(tǒng)邊界的界定決定著數(shù)字檔案館所擁有的功能特性。同時(shí)也決定著數(shù)字檔案信息在信息中的地位。然而，“在圖書館情報(bào)學(xué)界，人們討論數(shù)字化圖書館時(shí)有種傾向，認(rèn)為因特網(wǎng)就是一個(gè)數(shù)字圖書館，任何人都可以到這個(gè)無所不包的圖書館中查閱文獻(xiàn)、學(xué)習(xí)知識(shí)、合作交流甚至著書立說。這就把數(shù)字圖書館的地址空間和信息資源空間定位很廣，其系統(tǒng)邊界也無所不包。它不僅包括了書目文獻(xiàn)管理、信息網(wǎng)絡(luò)信息資源的組織與作用，甚至包括檔案館和博物館的信息內(nèi)容，因此建設(shè)規(guī)模異常龐大”。[21]數(shù)字圖書館的這種“擴(kuò)張”，使本來就處于“弱勢”地位的檔案信息的地位更加岌岌可危，如果不對數(shù)字檔案館的系統(tǒng)邊界給以恰當(dāng)?shù)慕缍ǎ⒉扇∠鄳?yīng)的技術(shù)措施，那么，在不久的將來，數(shù)字檔案館將會(huì)消失在數(shù)字圖書館的海洋里，成為數(shù)字圖書館的一部分。

10.3數(shù)字檔案的概念問題。數(shù)字檔案是數(shù)字檔案館生存的基礎(chǔ)。但是目前對數(shù)字檔案概念的認(rèn)識(shí)卻并不統(tǒng)一和清晰。其一，對數(shù)字檔案概念的研究并未引起檔案界太多的關(guān)注；其二，一些對數(shù)字檔案概念的認(rèn)識(shí)，大部分都是以傳統(tǒng)的檔案概念為基礎(chǔ)的，仍舊把數(shù)字檔案當(dāng)作電子文件的轉(zhuǎn)化物來認(rèn)識(shí)，無非是傳統(tǒng)檔案概念在數(shù)字時(shí)代的翻版。這里暫不說傳統(tǒng)的以文件為屬概念的檔案概念本身就有許多可商榷的地方。單說在數(shù)字信息時(shí)代文件的概念、檔案概念和其他信息的概念都會(huì)受到影響而發(fā)生變化，它們之間有互相融合的趨勢。如何區(qū)分它們將變得越來越困難。在數(shù)字時(shí)代的信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，數(shù)字文件、數(shù)字檔案、數(shù)字圖書、數(shù)字情報(bào)、數(shù)字資料、數(shù)字文獻(xiàn)籌有什么不同？如何區(qū)分它們？如果不能把數(shù)字檔案從這些其他數(shù)字信息中區(qū)分出來，那么數(shù)字檔案的概念的存在就將走向消亡，而在數(shù)字檔案概念基礎(chǔ)上建立起來的數(shù)字館大廈也將隨之傾覆。因此，必須把數(shù)字檔案概念從其他數(shù)字信息中區(qū)別出來，數(shù)字檔案館才能生存。但這是一道擺在我們面前的并不容易找到答案的難題。

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第4篇

1．檔案保管方式不同

傳統(tǒng)的項(xiàng)目圖紙等實(shí)物檔案，按照卷冊號有序地存放于庫房的檔案排架上，依照檔案庫的防火、防霉、防盜等規(guī)定進(jìn)行保管。數(shù)字檔案的安全保管建立在數(shù)據(jù)中心的系統(tǒng)安全管理、設(shè)備操作管理、訪問權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份管理等一系列的安全管理措施之上，側(cè)重于防病毒、防攻擊、防災(zāi)害等數(shù)據(jù)安全管理，其安全性明顯高于傳統(tǒng)檔案。

2．檔案利用方式不同

傳統(tǒng)檔案利用需要設(shè)計(jì)人員親自到檔案館借閱，且受限于實(shí)體檔案的數(shù)量、檔案的借閱情況、檔案館的開館時(shí)間等，利用率較低。數(shù)字檔案充分利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸?shù)谋憬菪院蛯?shí)時(shí)性，隨時(shí)為用戶提供瀏覽或下載檔案服務(wù)。數(shù)字檔案的使用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)檔案，使檔案充分發(fā)揮出其自身的價(jià)值。但是，數(shù)字檔案的頻繁訪問也對數(shù)字檔案管理在電力工程設(shè)計(jì)中的應(yīng)用分析文/周惠平檔案系統(tǒng)的健壯性、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的合理性、檔案編研的科學(xué)性，提出了更高的要求。

二、在電力工程設(shè)計(jì)中加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的對策

1．加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)平臺(tái)建設(shè)

檔案管理服務(wù)于電力工程設(shè)計(jì)工作，所以，數(shù)字檔案管理平臺(tái)不是孤立的，而是與協(xié)同設(shè)計(jì)平臺(tái)集成于同一工作平臺(tái)。電力設(shè)計(jì)院的設(shè)計(jì)人員與檔案管理人員，都使用該平臺(tái)進(jìn)行設(shè)計(jì)和檔案管理等工作，并通過該平臺(tái)實(shí)時(shí)在線溝通。在協(xié)同設(shè)計(jì)平臺(tái)上設(shè)計(jì)完成的電力工程，其電子檔案基于網(wǎng)絡(luò)審核合格后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)接收、整理和網(wǎng)上歸檔。應(yīng)用檔案管理業(yè)務(wù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)在線檔案收集，保證了電子文檔的真實(shí)性、及時(shí)性和有效性，并能定期對電子文檔進(jìn)行版本更新，極大地提高了工作效率。

2．構(gòu)建各類檔案信息庫

檔案數(shù)字化是一項(xiàng)細(xì)致而繁瑣的工作，底圖和文書檔案需進(jìn)行掃描，聲像檔案可采用錄像轉(zhuǎn)視頻文件、照片生成電子圖片等方式，集中進(jìn)行數(shù)字化處理。工程檔案采用大流水工作方式數(shù)字化后，需進(jìn)一步進(jìn)行網(wǎng)上編目，自動(dòng)生成流水號、文檔掛接等工作，構(gòu)建各類檔案信息庫。檔案管理平臺(tái)具有電子檔案密級和權(quán)限劃分功能，可以根據(jù)密級和權(quán)限劃分規(guī)則，對全部電子檔案進(jìn)行密級和權(quán)限劃分，從而實(shí)現(xiàn)了檔案信息庫的自動(dòng)安全管理。

3．實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的集中統(tǒng)一管理

第5篇

版權(quán)制度自誕生以來始終追隨著新技術(shù)的前進(jìn)步伐，數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用并沒有改變版權(quán)因新技術(shù)的應(yīng)用而不斷擴(kuò)張的趨勢，這使得靠相關(guān)法律理念得以延續(xù)及其補(bǔ)充修正架構(gòu)形成的版權(quán)制度捉襟見肘，許多傳統(tǒng)的法律規(guī)范需要重新認(rèn)識(shí)和界定。由干本文篇幅所限，下面僅就數(shù)字檔案館建設(shè)中涉及的眾多版權(quán)問題中的幾個(gè)重要問題進(jìn)行闡述。

（一）傳統(tǒng)檔案作品的數(shù)字化權(quán)

數(shù)字檔案館不再是孤立分散的物理存在。是相互聯(lián)合、協(xié)作、整體化的，充分實(shí)現(xiàn)資源共享的服務(wù)網(wǎng)絡(luò)體系，數(shù)字技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境則提供了實(shí)現(xiàn)廣泛的檔案信息資源共享的條件和可能性。傳統(tǒng)的以印刷，膠片等載體形式存在的檔案作品上網(wǎng)傳播的起始步驟是對其進(jìn)行數(shù)字化，使其具備二進(jìn)制數(shù)字狀態(tài)，這就必須明確數(shù)字化權(quán)的權(quán)利歸屬問題.

依照版權(quán)法原理，權(quán)利人的財(cái)產(chǎn)權(quán)與作品利用方式是對應(yīng)的，作品數(shù)字化的實(shí)質(zhì)是增加了作品的利用方式，這甚至是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中利用作品的惟一方式和必要條件，所以從保護(hù)權(quán)利人合法權(quán)益的角度出發(fā)，就應(yīng)將數(shù)字化確定為權(quán)利人的一項(xiàng)專有權(quán)，1999年12月9日，國家版權(quán)局了《關(guān)于制作數(shù)字化作品的著作權(quán)規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》），其第二條規(guī)定：“將已有作品制成數(shù)字化作品，無論已有作品以任何形式表現(xiàn)與固定，都屬于《中華人民共和國著作權(quán)法實(shí)施條例》第五條第1款所指的復(fù)制行為。《規(guī)定》第三條規(guī)定：“除著作權(quán)法另有規(guī)定外，利用受著作權(quán)保護(hù)的他人作品制作數(shù)字化制品，應(yīng)事先取得著作權(quán)人的許可，可以直接向被利用作品的著作權(quán)人取得許可，也可以通過著作權(quán)集體管理組織取得許可。”

無論是我國舊《著作權(quán)法》還是新《著作權(quán)法》，都沒有明確規(guī)定權(quán)利人享有的數(shù)字化權(quán)，但是按照《規(guī)定》的解釋，數(shù)字化權(quán)被包括在了復(fù)制權(quán)當(dāng)中，按照《著作權(quán)法》第二十二條第8款的規(guī)定，檔案館為了陳列或保存的目的，將以傳統(tǒng)載體形式存在的檔案作品數(shù)字化無需取得授權(quán)，亦無需支付報(bào)酬，但除此之外其它目的的對傳統(tǒng)檔案作品的數(shù)字化，都要事先取得權(quán)利人的授權(quán)。

（二）數(shù)字化檔案作品的法律地位

需要明確的問題是，檔案館對以傳統(tǒng)載體形式存在的檔案作品數(shù)字化后，產(chǎn)生的數(shù)字化檔案作品是否受到版權(quán)法保護(hù)及其權(quán)利歸屬。一件作品要受到版權(quán)法保護(hù)，必須同時(shí)具備“獨(dú)創(chuàng)爛”與“有形形式復(fù)制”兩個(gè)基本條件.傳統(tǒng)檔案作品被數(shù)字化，實(shí)際上是將該作品以數(shù)字化代碼形式固定在磁盤或光盤載體上，改變的只是作品的表現(xiàn)和固定形式，作品的獨(dú)創(chuàng)性與可復(fù)制性不會(huì)由于其被轉(zhuǎn)換成數(shù)字編碼形式而喪失掉。所以，對傳統(tǒng)檔案作品數(shù)字化后產(chǎn)生的數(shù)字化檔案作品仍然受到版權(quán)法保護(hù)。2000年11月22日，最高人民法院言判委員會(huì)第1144次會(huì)議通過了《關(guān)于審理涉及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)著作權(quán)糾紛案件適用法律若干問題的解釋》（以下簡稱《解釋》）。其第二條第1款規(guī)定：“受著作權(quán)法保護(hù)的作品，包括著作權(quán)法規(guī)定的各類作品的數(shù)字化形式。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下無法歸于著作權(quán)法第三條列舉的作品范圍，但在藝術(shù)和科學(xué)領(lǐng)域內(nèi)具有獨(dú)創(chuàng)性并能以有形形式復(fù)制的其它智力成果，人民法院應(yīng)予以保護(hù)。

由于作品被數(shù)字化后的獨(dú)創(chuàng)性沒有發(fā)生變化，不產(chǎn)生新的作品，因此檔案館對傳統(tǒng)檔案作品數(shù)字化后，產(chǎn)生的數(shù)字化檔案作品的版權(quán)屬于原權(quán)利人，而不歸檔案館。當(dāng)然，如果被數(shù)字化的傳統(tǒng)檔案作品的版權(quán)原本就歸檔案館所有，則數(shù)字化后檔案作品的版權(quán)也自然歸檔案館。另外，數(shù)字檔案館正在利用自己的技術(shù)與人才優(yōu)勢及網(wǎng)絡(luò)上豐富的檔案信息資源扮演一個(gè)使信息增值的角色。這類增值的檔案作品往往是編纂或編研檔案作品，按照《著作權(quán)法》第十四條的規(guī)定，檔案館在整體上對其享有版權(quán)，但在行使版權(quán)時(shí)不得侵犯作品中包含的原作品的版權(quán)。

（三）信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)

網(wǎng)絡(luò)傳輸與數(shù)字化一樣都是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中利用作品的新方式，同樣受到權(quán)利人專有權(quán)的控制。檔案館數(shù)字化檔案作品上網(wǎng)傳播必須經(jīng)過權(quán)利人的授權(quán)，這在1996年締結(jié)的《世界知識(shí)產(chǎn)權(quán)組織版權(quán)條約》（WCT）第八條“向公眾傳播的權(quán)利”由有明確的規(guī)定。我國新《著作權(quán)法》第十條第12款增加了“信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)”，即“以有線或者無線的方式向公眾提供作品，使公眾在其個(gè)人選定的時(shí)間和地點(diǎn)獲得作品的權(quán)利。”

信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)法律地位的確立，使權(quán)利人對作品的傳播方式的專有權(quán)延伸到網(wǎng)絡(luò)空間，并且能直接傳播作品，行使鄰接權(quán)。這對檔案信息服務(wù)構(gòu)成一種威脅，使檔案館無法充分利用新技術(shù)為用戶開展各種形式的數(shù)字化信息服務(wù)。因?yàn)椴荒軓氖禄诰W(wǎng)絡(luò)環(huán)境與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的檔案作品傳播服務(wù)，將使數(shù)字檔案館的功能開發(fā)受到全面壓抑。

信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)除了阻止檔案館未經(jīng)授權(quán)上載檔案作品外，還會(huì)對檔案館開展的數(shù)字信息緩存，數(shù)字信息瀏覽等服務(wù)起到負(fù)面影，同時(shí)禁止檔案館未經(jīng)授權(quán)把含有檔案作品的數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)相連，使用戶在其個(gè)人選定的時(shí)間與地點(diǎn)訪問并得到這些作品，盡管在這種情況下檔案館并沒有通過網(wǎng)絡(luò)直接傳播檔案作品。網(wǎng)絡(luò)傳播沒有傳統(tǒng)傳播那樣的“權(quán)利窮竭”問題，檔案館從網(wǎng)上合法下載檔案作品僅僅是針對本次下載行為而言的，所形成的復(fù)制件仍然受到權(quán)利人專有權(quán)的控制，未經(jīng)許可不得將其向用戶作新的傳播。

有人認(rèn)為，檔案館取得數(shù)字化權(quán)后，就可以把數(shù)字化后的檔案作品上網(wǎng)傳播。因?yàn)閿?shù)字化和網(wǎng)絡(luò)傳輸都是對作品的數(shù)字化利用，權(quán)利人既然授權(quán)檔案館對其作品進(jìn)行數(shù)字化，就會(huì)自然同意將其作品上網(wǎng)傳播。其實(shí)不然，權(quán)利人授予檔案館數(shù)字化權(quán)，并不意味著同時(shí)授予了檔案館信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)，檔案館若把以傳統(tǒng)載體形式存在的檔案作品上網(wǎng)傳播。必須先后或同時(shí)向權(quán)利人取得數(shù)字化權(quán)與信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)。

（四）合理使用在數(shù)字檔案館的適用性

合理使用是對權(quán)利人專有權(quán)行使限制的主要方法，是指在法律允許條件下。不經(jīng)權(quán)利人許可，不付報(bào)酬地使用他人已經(jīng)發(fā)表的作品。各國著作權(quán)法都針對檔案館制定有合理使用的條款。比如我國《著作權(quán)法》第二十二條第8款，另外第1款、第2款、第6款也可適用。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，對傳統(tǒng)的合理使用原則能否得到適用，學(xué)術(shù)界存在不同的看法。WCT則采取了折衷的態(tài)度，其第十條議定聲明規(guī)定：“不言而喻，本條約允許締約國各方將其依國內(nèi)法中按《伯爾尼公約》被認(rèn)為可接受的限制和例外繼續(xù)適用，并適當(dāng)?shù)匮由斓綌?shù)字環(huán)境。同樣，這些規(guī)定應(yīng)被理解為允許締約方制定對數(shù)字網(wǎng)絡(luò)環(huán)境適宜的新的例外與限制，”這樣，就把傳統(tǒng)的合理使用原則適用于網(wǎng)絡(luò)空間，并給各締約方自行立法規(guī)范網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的合理使用問題留下了余地。

為了滿足數(shù)字時(shí)代檔案信息服務(wù)的需要，許多國家新的立法都對檔案館合理使用原則作了調(diào)整。比如：1998年美國頒布了《跨世紀(jì)千年版權(quán)法》（DMCA），對美國原《版權(quán)法》第108條關(guān)于檔案館的免責(zé)條款作了修訂。在DMCA之前，美國《版權(quán)法》第108條只允許檔案館為內(nèi)部使用之目的制作1份仿真復(fù)制件（非數(shù)字化的）。按照修訂的第108條，允許檔案館制作多至3份的、可以是數(shù)字化的復(fù)制件，條件是不得把這些復(fù)制件向檔案館建筑以外的公眾傳播。如果原格式已被淘汰的話，修訂還允許檔案館將作品用新的格式復(fù)制。DMCA第1201條（d）款又規(guī)定檔案館在法定情形下享有“解密權(quán)”：對相同的復(fù)制件，不能以其他形式合理地獲得的，則對他人作為商品的作品復(fù)制件，僅為獲得1份復(fù)制件，以便決定是否本法允許從事的活動(dòng)，如果對作品解密，不構(gòu)成侵犯作品的技術(shù)措施權(quán)。1999年，澳大利亞頒布的《版權(quán)法修正案》規(guī)定，檔案館可以將檔案作品上載到網(wǎng)站，但只能為用戶提供作品的屏幕瀏覽（不能輸送到打印機(jī)或軟盤）。

新的《版權(quán)法》對檔案館合理使用制度的調(diào)整仍不理想。一方面，與版權(quán)擴(kuò)張的總體趨勢相比，檔案館合理使用的范圍顯得縮小和確定化；另一方面，新的《版權(quán)法》對合理使用制度的調(diào)整偏重于復(fù)制權(quán)，而檔案館對作品的數(shù)字化利用需要的版權(quán)例外并不僅僅限于復(fù)制權(quán)。法律若不能就檔案館對數(shù)字化作品的利用做出更加寬泛的例外規(guī)定，檔案館就可能隨時(shí)受到侵權(quán)指控，或在因用戶違法利用檔案行為而引發(fā)的侵權(quán)糾紛中承擔(dān)連帶責(zé)任。

二、數(shù)字革命和檔案館版權(quán)問題

版權(quán)制度的宗旨是保護(hù)權(quán)利人（版權(quán)人、鄰接權(quán)人）的合法權(quán)益，營造尊重智力成果的社會(huì)氛圍，鼓勵(lì)權(quán)利人創(chuàng)作既多又好的精神產(chǎn)品，還要構(gòu)筑有助于作品傳播利用的法律機(jī)制，促進(jìn)科學(xué)文化事業(yè)的繁榮。可是，版權(quán)理論中始終存在著如何既保護(hù)權(quán)利人對作品的獨(dú)占以承認(rèn)其智力勞動(dòng)價(jià)值，又能使作品得以充分造福于社會(huì)的矛盾。化解矛盾的著眼點(diǎn)是權(quán)利人與社會(huì)公眾的利益平衡，這是版權(quán)制度的基石。

毫無疑問，許多……

三、數(shù)字檔案館建設(shè)中的版權(quán)保護(hù)對策

鑒于數(shù)字檔案館與經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的重大關(guān)系，鑒于我國已經(jīng)加入世界貿(mào)易組織，數(shù)字版權(quán)保護(hù)成為檔案館應(yīng)對國際版權(quán)保護(hù)新形勢挑戰(zhàn)的重要課題。我們有必要以積極的態(tài)度和有效的措施認(rèn)真解決數(shù)字檔案館的版權(quán)問題。

（一）不斷完善版權(quán)制度

數(shù)字檔案館版權(quán)問題的解決最終依賴于版權(quán)制度的調(diào)整與完善，不僅包括版權(quán)基礎(chǔ)理論。基本原則的創(chuàng)新，還涉及具體法律規(guī)范的重新界定。其重要問題包括：數(shù)字檔案館的法律地位、合理使用在數(shù)字檔案館的完善、法定許可制度和數(shù)字檔案館版權(quán)問題的關(guān)系、檔案館的信息存取權(quán)與解密權(quán)、網(wǎng)絡(luò)版權(quán)集體授權(quán)機(jī)制，檔案館的版權(quán)責(zé)任等。

（二）解決《檔案法》與《著作權(quán)法》的沖突問題

檔案作品是一種“特殊形式”的作品，受到權(quán)利人“版權(quán)”和檔案館“管理權(quán)”的雙重控制，對其使用不僅要符合《著作權(quán)法》，還要符合《檔案法》，但是現(xiàn)在《檔案法》和《著作權(quán)法》在檔案的開放、公布（相當(dāng)于《著作權(quán)法》上的“發(fā)展”），利用方面的規(guī)定中存在著多處沖突。比如：〈著作權(quán)法〉規(guī)定，發(fā)表權(quán)屬于權(quán)利人。但《檔案法》第二十二條第1款規(guī)定：“屬于國家所有的檔案，由國家授權(quán)的檔案館或者有關(guān)機(jī)關(guān)公布：未經(jīng)檔案館或者有關(guān)機(jī)關(guān)同意，任何組織和個(gè)人無權(quán)公布。”那么，檔案作品的發(fā)表權(quán)究竟是屬于權(quán)利人，還是屬于檔案館呢？又比如：《檔案法》第二十一條第2款規(guī)定：“由華人民共和國公民和組織持有合法證明，可以利用已經(jīng)開放的檔案，”如果利用的是己經(jīng)發(fā)表過的檔案作品，上述規(guī)定與《著作權(quán)法》并不沖突；如果利用的是未發(fā)表過的檔案，按照《著作權(quán)法》的規(guī)定，這種利用應(yīng)該受到權(quán)利人的控制，并非持有合法證明就可以不經(jīng)權(quán)利人授權(quán)而利用（注：檔案館對檔案作品的“開放”并不意味著權(quán)利人同意·發(fā)表·該檔案作品）。《檔案法》和《著作權(quán)法》的交叉與矛盾，有待進(jìn)一步研究。這對解決數(shù)字檔案館版權(quán)問題有著重要意義。

（三）成立檔案館知識(shí)產(chǎn)權(quán)聯(lián)盟

僅僅依靠法律專家和技術(shù)專家來解決數(shù)字檔案館的版權(quán)問題是不夠的，檔案界要做出自己的努力，為此應(yīng)建立檔案館知識(shí)產(chǎn)權(quán)聯(lián)盟，其任務(wù)包括：開展數(shù)字檔案館版權(quán)問題的研究，提出規(guī)劃與對策；運(yùn)用檔案館集體的力量，向立法機(jī)關(guān)反映檔案館的要求；代表檔案館和權(quán)利人談判，維護(hù)檔案館的合法利益；構(gòu)筑檔案館之間的知識(shí)產(chǎn)權(quán)流通機(jī)制；推動(dòng)檔案館保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的經(jīng)驗(yàn)交流，開展檔案館知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的培訓(xùn)活動(dòng)，促進(jìn)檔案館整體知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)水平的提高等。

（四）提高檔案館保護(hù)版權(quán)的自律性

行業(yè)自律，即通過檔案館采取必要措施來規(guī)范自己和用戶對檔案作品的利用行為，達(dá)到保護(hù)版權(quán)的目的。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，檔案館有必要進(jìn)一步提高保護(hù)版權(quán)的自律性，針對檔案館對數(shù)字化作品的利用特點(diǎn)制定有效的行為規(guī)范。要在檔案館員中開展多媒體技術(shù)。數(shù)據(jù)庫技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等新技術(shù)版權(quán)保護(hù)知識(shí)的普及教育，針對檔案作品數(shù)字化利用的關(guān)鍵環(huán)節(jié)建立嚴(yán)格的版權(quán)制度。要在檔案館與權(quán)利人之間建立溝通機(jī)制，增強(qiáng)檔案館保護(hù)版權(quán)的透明度。樹立保護(hù)版權(quán)的良好社會(huì)形象。檔案館還要對新的檔案作品利用方式和價(jià)格模式開展研究，并予以合理接受，以防止侵權(quán)。

（五）加強(qiáng)對檔案作品的技術(shù)保護(hù)

技術(shù)手段已經(jīng)被納入了版權(quán)保護(hù)的范疇，因此檔案館可以對檔案作品保護(hù)提供技術(shù)支持。比如：加密技術(shù)（對稱加密技術(shù)、非對稱加密技術(shù)）。數(shù)字簽名技術(shù)、數(shù)字時(shí)間戳技術(shù)、身份驗(yàn)證、防火墻技術(shù)和CA認(rèn)證等。

【參考文獻(xiàn)】

1.張照余：《檔案網(wǎng)站建設(shè)維護(hù)過程中著作權(quán)的認(rèn)定與保護(hù)》，《檔案學(xué)通訊》，2001年第6期。

2.連志英：《檔案和著作權(quán)保護(hù)》，《檔案》，2000年第2期。

3.薛虹：《網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的知識(shí)產(chǎn)權(quán)法》，北京，法律出版社，2000年7月第1版。

4.方開玉：《論檔案的開發(fā)利用和著作權(quán)的合理使用》，《檔案學(xué)通訊》，2000年第6期.

第6篇

【論文摘要】文章分析了教學(xué)檔案數(shù)字?jǐn)?shù)字化建設(shè)的涵義，教學(xué)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)以及存在的問題，并針對性提出解決對策。 

教學(xué)工作是高校的中心工作，教學(xué)檔案是教學(xué)工作成果的重要載體，教學(xué)檔案的收集、整理、保存和利用也是教學(xué)管理工作的重要組成部分。目前高校傳統(tǒng)的教學(xué)檔案工作以紙質(zhì)文件材料為主要工作對象,紙質(zhì)檔案的管理工作已有一套比較完善的完整工作流程、管理方法和規(guī)章制度。 

隨著高等教育的快速發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)信息化的快速推進(jìn)，傳統(tǒng)檔案管理工作的手工管理方式已不能滿足信息化時(shí)代的要求,越來越多的教學(xué)檔案將以電子文件出現(xiàn),但卻沒有對應(yīng)的系統(tǒng)的管理制度,教學(xué)檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)迫在眉睫。 

一、教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)的涵義 

檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、ocr技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的教學(xué)檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行聯(lián)機(jī)檢索和閱讀，實(shí)現(xiàn)資源共享。檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作。 

二、教學(xué)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn) 

1．便捷實(shí)現(xiàn)多種媒體信息存儲(chǔ)和傳遞 

電子檔案可同時(shí)將文字、聲音、影像等內(nèi)容集成保存, 并可借助計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)任意組合編輯，極大增加了檔案的編輯性、可讀性、可視性,豐富了檔案的內(nèi)容。 

2．信息存儲(chǔ)容量大 

電子檔案體積小但存儲(chǔ)容量大。一張cd－rom光盤可存儲(chǔ)650 mb，相當(dāng)于30萬漢字的圖書1000冊、35萬張a4打印紙上的文字信息或10萬張圖形信息。 

3．便捷實(shí)現(xiàn)檢索瀏覽 

電子文獻(xiàn)由于具有全文數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)和相應(yīng)的按自身邏輯關(guān)系組織成相互聯(lián)系的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，通過數(shù)據(jù)庫、檢索軟件等技術(shù)，借助某些關(guān)鍵詞，能夠便捷的查找所需要的資料, 大大方便了用戶檢索，提高了檢索效率，免除了翻閱、查找實(shí)體檔案的繁瑣。在教學(xué)檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，檔案管理人員還可通過網(wǎng)絡(luò)完成檔案的收集、整理、歸檔和提供利用；利用者亦可以足不出戶地遠(yuǎn)程訪問檔案材料,網(wǎng)上下載檔案信息, 或遠(yuǎn)距離、高速度的傳輸，真正實(shí)現(xiàn)了信息資源的共享。 

4．提高了教學(xué)檔案的利用率 

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案可被多人在不同地域同時(shí)訪問、瀏覽、下載，同一份電子檔案可同時(shí)為不同的用戶服務(wù),大大提高了檔案的利用率。 

三、教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的主要問題 

1. 缺乏信息化環(huán)境下教學(xué)檔案工作的復(fù)合型人才 

信息化背景下檔案信息化建設(shè)需要既懂檔案業(yè)務(wù)管理，又掌握自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才。受高校現(xiàn)行人事制度的影響，目前檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)仍普遍較低，年齡偏大，計(jì)算機(jī)操作能力一般，習(xí)慣于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案編研模式。而在信息社會(huì),檔案的載體形態(tài)和記錄方式已呈多元化發(fā)展,一些必備的技能如數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和壓縮技術(shù)、檔案信息組織技術(shù)、檢索技術(shù)等還不為多數(shù)人熟練應(yīng)用，更不用說網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下教學(xué)檔案的安全性問題了。 

2.缺少工作標(biāo)準(zhǔn)、工作制度和工作規(guī)范 

檔案材料的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化是教學(xué)檔案信息化建設(shè)的前提和必要條件。信息化背景下計(jì)算機(jī)處理數(shù)據(jù)的“機(jī)械性”對教學(xué)檔案電子化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范提出了更高要求。但目前高校的教務(wù)工作更多受制于購買的教學(xué)管理軟件，加上很多高校有自己的特殊的實(shí)際管理情況，因此個(gè)性化修改之后軟件在通用性、實(shí)用性等方面存在一定的不足，再加上計(jì)算機(jī)軟件及其有關(guān)設(shè)備硬件差異，這些不足和差異都影響著電子數(shù)據(jù)的規(guī)范性和共享性，制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。 

四、加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)水平的對策 

1.加強(qiáng)人員的技能培訓(xùn) 

教學(xué)檔案管理人員是檔案工作的主體,人員的專業(yè)素質(zhì)直接影響教學(xué)檔案信息化的進(jìn)程。因此,學(xué)校要加強(qiáng)教學(xué)檔案管理隊(duì)伍建設(shè),培養(yǎng)一批有豐富檔案專業(yè)知識(shí),有熟練的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力的人來從事教學(xué)檔案管理。 

2.開發(fā)教務(wù)檔案管理平臺(tái)系統(tǒng)，實(shí)施教學(xué)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工程 

加強(qiáng)歸檔的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是目前高校教學(xué)檔案管理最有效的方法。近年來各高校都建立了完善的校園網(wǎng)絡(luò)，并實(shí)現(xiàn)了教學(xué)管理軟件輔助管理，這為高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)提供了一個(gè)強(qiáng)有力的支撐平臺(tái)；教學(xué)軟件和數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用提供了大量的“標(biāo)準(zhǔn)化”電子數(shù)據(jù)和材料，這為教學(xué)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)打下良好的數(shù)字基礎(chǔ)，便于實(shí)現(xiàn)密集存儲(chǔ)和快速檢索；以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主體的信息技術(shù)的應(yīng)用又為教學(xué)檔案的網(wǎng)內(nèi)和網(wǎng)際共享、傳遞打下了良好的交流基礎(chǔ)，這些都為教學(xué)檔案的維護(hù)、網(wǎng)內(nèi)共享、公開和查詢，特別是數(shù)據(jù)進(jìn)一步發(fā)掘提供了最大的便利條件。 

3. 盡快完善規(guī)章制度和工作標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)檔案安全管理 

在數(shù)字化背景下，教學(xué)檔案管理工作的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)尤為重要。校檔案館和教務(wù)處等職能部門，要結(jié)合《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定，盡快出臺(tái)數(shù)字化背景下教學(xué)檔案管理的各項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章，特別是網(wǎng)站建設(shè)和管理標(biāo)準(zhǔn)、檔案管理軟件設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)庫錄入規(guī)范、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)等，使檔案工作有章可循，有規(guī)可依，從而實(shí)現(xiàn)對教學(xué)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的有效管理。 

數(shù)字化檔案給教學(xué)檔案的安全管理提出了更高要求，除了要補(bǔ)充相關(guān)的安全保密制度、建立嚴(yán)格的監(jiān)控機(jī)制、強(qiáng)化從業(yè)人員的安全保密意識(shí)外，還要加大設(shè)備和技術(shù)投入，結(jié)合存貯介質(zhì)使用物理隔離和邏輯隔離等多種安全防范手段，積極對“病毒”和“黑客”等行為，確保檔案的保密和安全。實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性、機(jī)密性、可控性,以及網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性、可靠性 

4．加強(qiáng)數(shù)字化檔案的工作質(zhì)量檢查 

《高等學(xué)校檔案管理辦法》的第十四條規(guī)定:“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度。”網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和工作規(guī)范建立起來以后，高校應(yīng)根據(jù)積極實(shí)施管理糾偏。 并且基于網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的檢查更為便捷，各個(gè)部門根據(jù)管理權(quán)限只要檢查自己管理的模塊數(shù)據(jù)庫中的檔案就可，這樣可有效減少收儲(chǔ)遺漏，更便捷的考核二級學(xué)院的工作質(zhì)量。 

五、結(jié)語 

教學(xué)檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它需要高校投入更大的人力、物力和技術(shù)力量，數(shù)字化教學(xué)檔案建立起來以后，可以通過對立檔單位工作流程在線監(jiān)督進(jìn)一步提高原始數(shù)據(jù)歸檔質(zhì)量，便捷實(shí)現(xiàn)檔案資源在網(wǎng)上的、傳遞、檢索和信息資源共享，從而更好的服務(wù)和保障教學(xué)工作。 

參考文獻(xiàn)： 

第7篇

［關(guān)鍵詞］數(shù)字化；檔案管理；信息安全

一、檔案信息數(shù)字化的主要內(nèi)容

檔案數(shù)字化主要包括檔案目錄信息的數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，以多種類型的檢索關(guān)鍵字為基礎(chǔ)以便于快速檢索；載體檔案的數(shù)字化，是檔案信息數(shù)字化的主體對象，如紙質(zhì)檔案、檔案縮微品、照片檔案、錄音錄像檔案等利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描與信息處理技術(shù)、數(shù)據(jù)庫等新技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化，最后以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)、與網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

二、檔案信息數(shù)字化存在的安全隱患

（一）制度建設(shè)層面缺失。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，要求在開展檔案信息數(shù)字化建設(shè)時(shí)，必須制定相應(yīng)健全的管理制度，以確保檔案信息數(shù)字化工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)有據(jù)可依。但是在實(shí)際工作中，一些單位對制度建設(shè)不重視，使得在檔案信息數(shù)字化建設(shè)中，沒有建立相應(yīng)的管理制度用于規(guī)范工作行為，使其在檔案數(shù)據(jù)采集與加工、檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)及管理、檔案數(shù)據(jù)查詢利用過程中責(zé)任主體不明，無章可循。（二）技術(shù)上的不安全因素。1.使用國外技術(shù)和產(chǎn)品帶來的安全隱患。目前我國大多數(shù)的檔案信息系統(tǒng)所需要硬件、軟件均沒有實(shí)現(xiàn)國產(chǎn)化。我國數(shù)字化信息管理還處在較低的水平，這些國外的產(chǎn)品和技術(shù)特別是操作系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)都存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)和安全隱患。2.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全因素。要提高檔案管理和利用的便捷性，以計(jì)算機(jī)為終端，采用局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)并用的方式是一個(gè)很好的解決方案。不同應(yīng)用系統(tǒng)（管理系統(tǒng)和利用系統(tǒng)）之間的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)處于相對隔離的狀態(tài)，而且設(shè)有必要的防護(hù)措施，但是這樣也無法完全保證檔案信息的絕對安全，檔案管理和利用便捷性和安全性的矛盾時(shí)刻存在。3.安全漏洞帶來的安全隱患。俗話說：“道高一尺，魔高一丈”，計(jì)算機(jī)病毒、黑客攻擊是一個(gè)世界范圍內(nèi)的信息安全難題，雖然近年來我國計(jì)算機(jī)安全技術(shù)領(lǐng)域有了長足進(jìn)步，但它們或多或少在技術(shù)上還存在不完善的地方，在維護(hù)檔案信息安全上還存在著一些漏洞。（三）管理人員的因素。無論是檔案管理還是利用，實(shí)施這個(gè)過程的主體都是人，而人為的因素有很大的不確定性，這會(huì)影響到檔案數(shù)據(jù)的安全。例如，人為的操作失誤，導(dǎo)致數(shù)字化檔案誤刪、泄密；少部分人員職業(yè)操守欠缺，為私利對數(shù)據(jù)有意地篡改，將檔案信息管理的用戶與口令等信息向外部人員透露；管理人員責(zé)任心不強(qiáng)造成備份數(shù)據(jù)丟失、損毀等，這些都對檔案信息安全構(gòu)成威脅。

三、檔案信息數(shù)字化安全的具體措施

（一）制度建設(shè)層面完善。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，制定切實(shí)可行的信息安全管理標(biāo)準(zhǔn)。建立和完善電子檔案信息的采集錄入、信息處理、信息存儲(chǔ)、信息與利用等方面的安全管理規(guī)章制度和操作規(guī)程。在制度中，要根據(jù)工作人員不同的專業(yè)特長，進(jìn)行合理的工作安排，要有明確分工、明確責(zé)任主體、權(quán)限分明，做到在檔案信息數(shù)字化過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)都有人負(fù)責(zé)。發(fā)生泄密或其他事故時(shí)要有相應(yīng)的倒查機(jī)制。明確電子文件的歸檔范圍，明確電子文件的管理人員；明確數(shù)字檔案信息記錄備份要求，對備份時(shí)間、格式、份數(shù)有明確記錄，備份要有專人管理；明確定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查的內(nèi)容和時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)，指定檢查的人員。（二）提高技術(shù)層面安全防護(hù)能力。檔案信息數(shù)字化安全防護(hù)能力在技術(shù)層面上的提高是包括硬件設(shè)施、軟件設(shè)計(jì)、網(wǎng)絡(luò)防護(hù)、通信安全的一個(gè)綜合性課題。（1）應(yīng)提高我國具有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)硬件及軟件的使用率，在核心設(shè)備上可以用國產(chǎn)替代的，要堅(jiān)決使用國產(chǎn)設(shè)備。（2）應(yīng)保障存儲(chǔ)設(shè)備的安全，建立符合標(biāo)準(zhǔn)的電子設(shè)備信息機(jī)房。（3）對內(nèi)部局域網(wǎng)和外部互聯(lián)網(wǎng)要進(jìn)行物理隔離，防止外部網(wǎng)絡(luò)對內(nèi)網(wǎng)的非法訪問。（4）應(yīng)長期跟蹤軟件的使用效果，發(fā)現(xiàn)并及時(shí)修補(bǔ)軟件的安全漏洞，并按要求配備經(jīng)國家有關(guān)部門認(rèn)證的防火墻和殺毒軟件。（5）按照制定的備份機(jī)制與規(guī)范，及時(shí)做好數(shù)據(jù)的備份。（6）建立嚴(yán)格的數(shù)字化檔案信息的安全防范機(jī)制，包括信息登錄訪問控制、用戶權(quán)限控制、信息分類與安全控制。（7）在檔案信息傳輸使用進(jìn)程中建立數(shù)字化檔案傳輸安全控制，包括網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測和鎖定控制、網(wǎng)絡(luò)端口和節(jié)點(diǎn)的安全控制、信息加密控制等。（三）注重管理人員培養(yǎng)。無論是制度建設(shè)還是技術(shù)手段最后都需要具體的人去操作。所以在管理人員的培養(yǎng)方面應(yīng)注意：（1）做好檔案管理人員專業(yè)技能培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力。（2）加強(qiáng)職業(yè)道德培訓(xùn)和相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，使相應(yīng)的人員具備較高的職業(yè)操守和較強(qiáng)的法紀(jì)意識(shí)。（3）結(jié)合檔案數(shù)字化管理自身的特點(diǎn)，通過定期的培訓(xùn)提高從業(yè)人員的信息化水平。數(shù)字化檔案信息的安全管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，在檔案信息數(shù)字化實(shí)施過程及后期的管理、應(yīng)用中，需要從制度、技術(shù)、人員三方面入手，以制度的建立健全為綱，以人員管理為主線，以軟硬件設(shè)施的不斷完善為基礎(chǔ)，確保檔案信息數(shù)字化應(yīng)用的安全。

作者:楊玉宏 單位:內(nèi)蒙古烏蘭察布市微波總站

第8篇

電子檔案的主要來源就是紙質(zhì)檔案，借助于傳統(tǒng)的方法來收集、處理和鑒定文件，采用一系列的技術(shù)手段，促使庫存檔案的數(shù)字化得到實(shí)現(xiàn)，產(chǎn)生的電子文件符合相關(guān)要求。庫存檔案數(shù)字化之后，和傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，電子原件可以作為紙質(zhì)元件的副本使用，因?yàn)橐廊豢梢杂行У木庉嫼托薷男纬珊蟮碾娮游募瑫r(shí)，在網(wǎng)絡(luò)上傳和復(fù)制文檔的過程中，人為因素發(fā)揮了較大的作用，那么就無法確定它的真實(shí)有效以及原始性。因此，在電子文件形成的過程中，就需要形成一份電子文件，將電子文件的靜態(tài)和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)信息給涵蓋過來，保證電子文件擁有齊全的信息，查詢和辨別起來較為方便，這樣才可以有效增強(qiáng)檔案原始性，在較大程度上提升電子文件的利用程度，同時(shí)，電子文件的數(shù)據(jù)信息方面，也需要對人為干預(yù)進(jìn)行減少，因此，就需要對系統(tǒng)自動(dòng)提取產(chǎn)生足夠的重視，檔案管理人員如果發(fā)現(xiàn)了問題，可以向歸檔人發(fā)回。

二、電子檔案的存儲(chǔ)與備份

電子檔案因?yàn)檫^分依賴計(jì)算機(jī)，那么就不夠穩(wěn)定，主要原因是計(jì)算機(jī)的硬件和軟件產(chǎn)品不夠穩(wěn)定，隨時(shí)都可能有意外情況出現(xiàn)，那么就需要科學(xué)存儲(chǔ)和備份電子檔案。要嚴(yán)格依據(jù)技術(shù)的發(fā)展要求來選擇歸檔各種文件的存儲(chǔ)形式，如文本文件、圖像文件、音頻視頻文件等，可以選擇不同的方式來存儲(chǔ)電子原件，如數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)、光盤存儲(chǔ)等，在選擇的時(shí)候，需要充分兼顧用戶的實(shí)際需要。因?yàn)橛?jì)算機(jī)的穩(wěn)定性無法保證，那么在檔案管理中，還有十分重要的一份工作就是電子檔案備份和恢復(fù)，這樣才可以保證檔案管理系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定。需要合理有效的備份網(wǎng)絡(luò)備份、系統(tǒng)備份和數(shù)據(jù)庫備份，同時(shí)，第三方介質(zhì)也需要注意存儲(chǔ)，比如可以將專用電腦以及專用的存儲(chǔ)裝置給應(yīng)用進(jìn)來，并且不接外網(wǎng)，這樣檔案管理系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性方可以得到保證，如果有意外情況出現(xiàn)，借助于備份信息，系統(tǒng)就可以得到有效恢復(fù)。

三、電子檔案的檢索和利用

我們需要注意的是，檔案管理工作就是更好的服務(wù)于使用者，最終目的就是可以更加方便的檢索和利用電子檔案；在共享檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)時(shí)，檔案使用者在對需要的資料進(jìn)行查找時(shí)，可以更加快捷和準(zhǔn)確，將信息化的優(yōu)勢給充分體現(xiàn)出來。和傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，電子檔案對于檔案的存在形式是一項(xiàng)根本性的革新，同時(shí)，對于檔案的利用和查找方式也造成了很大的改變，可以更好的服務(wù)于檔案利用者。同時(shí)，電子檔案的維護(hù)性管理也需要引起人們的重視。在管理維護(hù)方面，主要利用用戶權(quán)限來限制；維護(hù)下管理包括很多方面的內(nèi)容，在數(shù)據(jù)庫管理中，主要是進(jìn)行一些日常的維護(hù)；查詢?yōu)g覽電子原件內(nèi)各種動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)信息等等。

四、結(jié)語

第9篇

1.人力資源檔案數(shù)字化管理的意義。

人力資源檔案數(shù)字化管理是企業(yè)信息化管理的重要環(huán)節(jié)，對提高企業(yè)管理效率、穩(wěn)定員工隊(duì)伍具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。首先，HR檔案數(shù)字化管理有助于實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)信息化。人力資源檔案的數(shù)字化管理是企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分，員工薪酬、績效考核等資料能夠?yàn)槠髽I(yè)經(jīng)營提供重要數(shù)據(jù)信息，能夠有助于企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化管理，更為科學(xué)地經(jīng)營和管理。其次，數(shù)字化管理能相對安全有效地保存檔案資料。傳統(tǒng)檔案資料多為紙制品，長久保持對于儲(chǔ)藏室的空氣濕度和溫度有一定的嚴(yán)格要求，而且還要定期做防蟲防腐處理。但數(shù)字化管理模式下，HR檔案資料可以轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息，并且可以刻錄到先進(jìn)的移動(dòng)硬盤或固態(tài)硬盤中長久保存，偶爾遭遇火災(zāi)或水災(zāi)等非人為因素影響，即便原件損壞或遺失，也不會(huì)使寶貴的檔案資料全盤消失。而且備份資料同時(shí)被毀的幾率較低，因此數(shù)字化管理能夠相對安全有效地保存檔案資料。再者，人力資源檔案數(shù)字化管理有利于提高工作效率和管理水平。傳統(tǒng)的手工管理模式效率低下，失誤率也較高，而檔案資料數(shù)字化管理能夠使檔案的存儲(chǔ)、查詢、借閱建立在快速、高效、穩(wěn)定的基礎(chǔ)上，促進(jìn)HR檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。以往企事業(yè)單位查詢一份人事檔案，需要較多的時(shí)間翻查資料庫，而且要辦理相關(guān)的借閱和歸還手續(xù)，但實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理后，擁有相應(yīng)權(quán)限的管理者或員工，在企業(yè)內(nèi)網(wǎng)或相關(guān)資料庫上就可進(jìn)行查閱，降低了申請查閱時(shí)間，突破了上班時(shí)間的限制，提高工作效率的同時(shí)，降低了檔案信息損壞、磨損或遺失的概率。最后，人力資源檔案數(shù)字化管理有助于量化管理，為管理決策提供可靠依據(jù)。人力資源檔案的信息管理為用人單位用人提供了綜合分析和決策的依據(jù)。企業(yè)績效考核的相關(guān)數(shù)據(jù)檔案可以幫助管理者發(fā)掘效率提升空間，為企業(yè)提升和任免提供可靠的參考數(shù)據(jù)。既能對已有人才資源進(jìn)行綜合的定性分析，也能夠?qū)崿F(xiàn)定量篩選，以實(shí)現(xiàn)人才合理的利用，達(dá)到個(gè)體選優(yōu)，群體的整體優(yōu)化組合。在保存的大量檔案信息中，為企業(yè)管理和決策提供了可靠的數(shù)據(jù)信息，成為企業(yè)決策的助手和參謀。

2.人力資源檔案數(shù)字化管理面臨的問題。

當(dāng)前企事業(yè)單位人力資源檔案管理數(shù)字化主要面臨以下難題：首先，檔案數(shù)量巨大難以快速電子化。當(dāng)前，我國很多企事業(yè)單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)信息化和溝通信息化，但由于大中型企業(yè)的員工數(shù)量多，年代資料積累豐富，使得數(shù)量巨大的人力資源檔案難以快速數(shù)字化。而中小企業(yè)常常受限于網(wǎng)絡(luò)、通訊設(shè)備等成本因素，也很少實(shí)現(xiàn)人力資源檔案數(shù)字化管理。其次，難以保證HR檔案資料的安全性。由于所有人力資源檔案的查閱都在網(wǎng)上進(jìn)行，其檔案原始資料被外部黑客或經(jīng)濟(jì)間諜竊取的機(jī)會(huì)就會(huì)增加。部分企事業(yè)單位仍然未意識(shí)到網(wǎng)絡(luò)安全的重要性，其網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的采購設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)供應(yīng)商都沒有嚴(yán)格的限制要求，導(dǎo)致黑客和經(jīng)濟(jì)間諜可以較為輕松地潛入公司數(shù)字檔案資料庫竊取情報(bào)。而部分企事業(yè)單位的員工警惕性也較低，對于賬戶信息保存不當(dāng)，原始密碼或登錄密碼設(shè)置非常隨意，增加了數(shù)字檔案的管理風(fēng)險(xiǎn)，比如2014年湖南冷水江市工資條泄密事件，直接反映了員工對于信息安全的忽視。

二、信息安全背景下HR檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)路徑

由于信息安全是影響檔案數(shù)字化的重要因素之一，因此本文建議實(shí)現(xiàn)人力資源管理的實(shí)現(xiàn)途徑如下：首先，在保證安全第一位的背景下開發(fā)人力資源管理系統(tǒng)。管理平臺(tái)可以通過Web搭建，或者通過內(nèi)部局域網(wǎng)建立人力資源檔案管理系統(tǒng)，重點(diǎn)是與企業(yè)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等實(shí)現(xiàn)類似的權(quán)限管理策略，以保證內(nèi)部信息安全。企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)也需建立防火墻，以防御外部攻擊。其次，建立人才信息管理數(shù)據(jù)庫。人力資源已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)最為重要的無形資產(chǎn)，準(zhǔn)確的人才匹配能夠極大地提高人力資源的價(jià)值，避免造成人才流失和人力成本浪費(fèi)。因此本文建議在HR檔案數(shù)字化管理中建立適合企業(yè)需求的人才數(shù)據(jù)庫，將檔案資料中的人才信息統(tǒng)一納入數(shù)據(jù)庫中。通過人才數(shù)據(jù)庫，可以預(yù)先設(shè)定內(nèi)部招聘和崗位管理的自動(dòng)統(tǒng)計(jì)分析和崗位匹配，以快速確定應(yīng)聘人員要求和工作要求，并在人才招聘的過程中，以現(xiàn)有的優(yōu)秀員工樣本作為參照樣本選取更為合適的應(yīng)聘者，以實(shí)現(xiàn)高效招聘和培訓(xùn)。企業(yè)還可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)視頻面試，降低異地招聘的成本，擴(kuò)大招聘半徑，以完善企業(yè)員工隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)。第三，建立崗位信息管理模塊。企業(yè)現(xiàn)有的崗位信息不但包括工作內(nèi)容、工作資質(zhì)要求等信息，還應(yīng)當(dāng)包括崗位輪換等重要信息，特別是在化工等有毒有害企業(yè)，崗位輪換提醒設(shè)置可以避免人為失誤導(dǎo)致的嚴(yán)重的工傷事故。在提高工作效率的同時(shí)，可以更為準(zhǔn)確地估計(jì)崗位的設(shè)置和價(jià)值相關(guān)性，也使崗位設(shè)置管理和崗位價(jià)值管理更符合現(xiàn)代企業(yè)管理理念。第四，建立績效考核信息管理模塊。績效考核的具體指標(biāo)和信息不但能夠反映出員工的工作狀態(tài)和效率，還可以反映出整個(gè)工作鏈條上工作效率和合作水平。績效考核的數(shù)據(jù)信息也可以成為采購等部分的重要參考信息，特別是一線操作工的壞件率等信息，不但可以反映出員工的熟練程度，也可以在一定時(shí)期內(nèi)反映出原材料的質(zhì)量合格率等，為企業(yè)管理和決策提供重要的參考數(shù)據(jù)。第五，建立薪酬管理模塊。員工的薪酬信息是企業(yè)的重要核心機(jī)密，有競爭力的薪酬可以穩(wěn)定員工的效率，提高員工的忠誠度，激發(fā)員工的工作積極性，而薪酬信息的統(tǒng)計(jì)和分析也可以成為企業(yè)人力資源戰(zhàn)略甚至企業(yè)戰(zhàn)略的重要參考數(shù)據(jù)，數(shù)字化管理的薪酬檔案能夠更為準(zhǔn)確地篩選和分析數(shù)據(jù)，因此人力資源檔案數(shù)字化管理將為管理者和決策者提供更有價(jià)值的數(shù)據(jù)資料。

三、實(shí)現(xiàn)HR檔案數(shù)字化管理的難點(diǎn)