時間：2023-02-24 09:34:43
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1 電力企業檔案管理現狀和問題
1.1 檔案信息收集不全面、保存不完善
檔案信息收集不全面、保存不完善是檔案管理的主要問題，有的企業原始檔案和格式不規范、不統一，文件的版面設計、尺寸不一，無法進行規范的裝訂，一些重要文件的簽字更是顏色不一，更有甚者在原始檔案上涂改勾畫，為后期的檔案編制帶來極大的不便[1]。
1.2 檔案管理方式落后
檔案管理需要運用科學合理的方法和工作方式，以更好的為企業發展服務。檔案管理主要分為三種管理模式：分散管理、分級管理、統一管理，在實際工作中，很多檔案管理人員沒有根據檔案信息的類型進行分類，目前，電力企業的檔案管理模式較為單一，大都選擇集中管理。統一管理方式有利于電力企業的檔案管理的完整性，但是這種管理模式往往給管理人員帶來巨大的工作量，造成工作效率低下。
1.3 領導重視程度不夠
領導重視程度不夠也是檔案管理水平低下的一個重要原因，電力企業領導沒有充分意識到檔案管理的重要性，出現重電力建設、輕管理的現象。因為對于建設電力企業來說，最重要的是看到電力企業的經濟效益，因此檔案管理部門在建設中往往被忽視，只有在上級檢查時才進行突擊整理，但是檔案的管理往往差強人意[2]。
1.4 檔案管理人員專業水平不達標
目前，我國的建設電力企業部配備的都是一些文案人員，主要負責文件的存儲和發放，這些文案人員大多學歷低，水平不高，建設單位對于檔案管理員的培訓不及時，導致文檔檔案的質量參差不齊。電力企業檔案管理人員不同于其他工作，需要一些綜合素質較高，具有交叉學科背景的專業人士，知識面廣，既懂電力企業又懂電力企業檔案管理，可以更好的進行消息編輯和分類。
2 建設電力企業檔案管理技巧
2.1 提高管理人員的業務水平
電力企業要安排專人負責檔案保管，在檔案的管理過程中，人是占核心地位的，培養涉及學科廣泛的高素質人才是關鍵。從事檔案的管理人員應首先更新觀念，積極參與互聯網技術、計算機技術、數字化技術等的培訓，并將這些技術應用于檔案管理的工作上，同時還要兼有嚴謹認真、遵守制度的優良品質，絕對不能篡改和泄露檔案的內容。除此之外，檔案管理員還應當堅持終身學習，不斷進行檔案管理的方法創新。
2.2 強化電力企業檔案管理制度
電力企業應當制訂一套適合自身企業發展的檔案管理制度，明確檔案的采集流程和注意事項，在收集完整之后統一核對并進行上報，以此來保證電力企業的檔案信息的質量和完整性。強化檔案管理人員的法律意識，確保檔案信息的安全性，當檔案管理人員離職時務必做好交接工作。同時，還要進一完善和追究責任制度，明確誰來管理誰負責，一旦檔案的管理出現安全和缺失等問題，應對領導進行指責。
2.3 對電力企業檔案進行數字化管理
建立檔案的電子化管理，有利于進行信息傳遞和檔案查詢，防止因自然因素導致紙版文檔的丟失。建設單位應建立網上管理系統，將電力企業的會議紀要、企業決策、安全問題等檔案全部錄入。在對檔案進行數字化管理時，管理員需要借助掃描技術、數字壓縮技術、電腦技術等方式把原始檔案數字化直接上傳，在檔案生成的時候直接將其生成規范的檔案信息，將紙質版的檔案慢慢變成多媒體的形式，不單單要收集文字信息，還可以讓檔案變得“有聲有色”，企業的照片、視頻等檔案也要全部留存電子檔，再通過統一的檔案分類代碼進行歸類管理，便于查詢。電力企業的電子檔案管理應只對有限的人授權，并對電子檔案系統的訪問和檔案更改做好記錄。
2.4 定期接受檔案管理專家的檢查
電力企業的檔案管理部門要自覺接受檔案管理專家的檢查，請指出檔案管理的不足和漏洞，并解答單位工作人員的有關問題。電力企業還要定期舉辦以文檔檔案管理為主題的內部考核比賽，對檔案管理人員水平進行評分，對于檔案保管較好的管理人員給予物質表揚，對于文檔工作有疏忽的管理人員進行批評和懲罰，同時追求其領導的責任。
2.5 保證文檔的保密性
文檔的內容涉及了電力企業的全部過程內容，包括會議綱要、經費使用、質量等，與電力企業的質量和經濟效益密切相關，因此文檔檔案不僅可以作為電力企業現場質量檢測和安全管理的控制手段，如果電力企業出現了安全事故，檔案還可以作為追究事故責任的有力證據。因此，文檔的完整性和保密性的重要是不言而喻的。
一、堅持全面貫徹落實《關于加強新時期檔案工作意見》
全縣各級檔案部門要繼續把貫徹落實《意見》精神作為一件大事抓緊抓好。首先，要通過深入學習，領會其精神實質，統一思想，提高認識，明確新時期檔案工作的任務和責任。同時，要利用多種方式，廣泛進行宣傳，營造發展檔案事業的新環境。其次，要結合實際，分析存在問題，尋找差距，有針對性地研究制定可操作性的措施，提出加強本地區本部門檔案工作的實施意見。各地各部門也要抓緊出臺實施方法。第三，要切實解決好本地區本部門檔案工作發展中存在的突出問題，將《意見》精神落到實處。
二、深化現行文件查閱中心和愛國主義教育基地建設。
各地要認真學習領會*同志對現行文件利用工作的重要批示精神，深刻認識現行文件利用工作的重要意義，全面推進現行文件利用中心建設，把現行文件查閱中心建設納入政務信息公開體系，明確現行文件查閱中心機制，未掛牌的檔案館要抓緊掛牌對外服務，已對外服務的現行文件查閱中心要加強設施建設和資源建設，強化服務意識，把工作做深、做細、做實。同時各地要把檔案館愛國主義教育基地建設納入“文明城縣”創建活動，各級檔案館要充分發揮檔案資源優勢，面向社會，開展各種形式的愛國主義教育活動，積極爭取創建政府掛牌的愛國主義教育基地。
三、全面推進、重點提升，著力推進民營企業檔案工作。
各級檔案部門要認真貫徹全省民營企業工作座談會的會議精神，繼續密切關注民營企業發展的動態，及時了解掌握國有企業改革和發展工作提出的新要求，理順思路，明確工作重點，結合各地實際，創造性地開展民營企業檔案工作。各縣、縣要完成60%的億元產值以上民營企業的建檔工作，規范指導，樹立典型，及時推廣經驗，推進民營企業檔案工作規范發展。
四、繼續開展社區檔案規范建檔工作
各地要根據《加強社區檔案工作意見》的要求，及時總結經驗做法，抓緊推廣，既要有量的發展，要求年內全縣至少100%的社區完成規范建檔。又要有質的提高，進一步健全工作體系、完善規章制度、豐富檔案內容、提高管理水平，有基礎的社區可實施新立卷制度，開展檔案目標管理。同時，要不斷拓展新的領域，要把現行文件查閱中心機制延伸到社區，利用社區檔案資源和設施，設立社區文件查閱室，面向居民開展服務。有條件的地方，應依托社區引導家庭建檔，將檔案管理理念和管理技術推廣到家庭。
五、積極探索信用檔案工作。
各級檔案部門要圍繞各級政府誠信建設，積極幫助有關專業主管部門制定信用檔案采集、整理和利用的方法、標準，配合工商、稅務、質量監督、審計、文明辦等管理監督部門建立和完善信用檔案，幫助有條件的地方建立信用評級數據庫，建立信用網站，公開信用信息，充分發揮信用檔案的監督作用，為整頓和規范縣場經濟秩序、加快“誠信*”建設服務。各地都要抓出一兩個典型，以推動全縣信用檔案建設。
六、圍繞服務“三農”中心，拓展農業和農村檔案工作內容。
要以建設現代農業、繁榮農村經濟、增加農民收入、保持農村穩定為核心，繼續深化農業和農村檔案工作。要配合*農技110被推薦為“聯合國公共服務獎”候選單位工作，抓緊縣、縣、鄉農技檔案的收集和管理。要主動介入“千村示范、萬村整治”工作，深化行政村規范建檔工作。
七、以項目檔案管理為抓手，加強重點工程和工業園區（高新技術園區）檔案工作
各級檔案部門要繼續圍繞我縣“招商引資”“項目推進”中心工作，以項目檔案管理為突破口，切實抓好重點工程、重大技改項目和工業園區（高新技術園區）檔案工作。各級檔案局要組織人員圍繞我縣明確的110個重點項目，開展調研，重點加強對執法檢查發現問題的整改督查工作。同時，要結合實以目標管理為抓手，創造性地開展工作，規范項目檔案管理，服務經濟建設大局。
八、推行檔案目標管理，促進檔案規范化建設
各地要進一步明確檔案工作目標管理認定任務，加大指導和監督，規范運作，確保已列入目標管理計劃的單位都能完成達省標的工作任務，促進我縣檔案工作規范化發展
九、抓住機遇，明確重點，加快檔案信息化建設
1、依托政府電子政務建設，探索電子文件歸檔辦法。各地各部門要將電子文件歸檔管理納入電子政務和辦公自動化建設的總體規劃，爭取整體設計，同步實施，實現文檔管理一體化。要按照國家檔案局《電子文件歸檔與管理規范》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》的規定，結合實際，盡快出臺電子文件的收集、整理、歸檔和接收進館具體業務技術標準，妥善做好電子文件的保真、保密和保存工作。
2、加快實施數字檔案館工程。各級綜合檔案館要認真制訂完善檔案信息數據庫建設規劃，以檔案目錄數據庫建設為基礎，以建成全文數據化檔案館和多媒體數字檔案館為目標，加快檔案館信息化建設。開化、江山、龍游檔案館要繼續開展館藏檔案文件級條目微機錄入工作，要求完成10萬條文件級條目的微機錄入任務，衢江、柯城檔案館也要抓緊開展。全縣各級檔案館都要積極參加省現代化檔案館綜合評估。
3、進一步加強檔案信息網站建設。增加網站信息量，提高網站質量，提升點擊率。未建立局域網的檔案館要爭取建立局域網。
4、購置視頻信息自動采集設備。實現同步接收刻錄電視新聞，解決聲像檔案征集難的問題，進一步豐富優化館藏檔案
十、注重檔案資源建設，努力豐富檔案館藏
一是抓好名人、名產、名勝檔案的征集工作，特別是要更大規模和范圍地收集社會各界為我省經濟和社會發展做出重大貢獻的名人名家的檔案資料，借助名人效應，提升檔案館社會地位。二是抓好聲像檔案的收藏，及時將各新聞單位形成的聲像檔案收集進館。三是抓好國際友人、友好城縣、國外政府組織贈送禮品的收藏。五是抓好散存在社會上珍貴檔案資料的收藏。
十一、強化檔案學會工作
下半年，檔案學會換屆，各地要借機大力發展會員，壯大隊伍。同時要結合檔案工作實際，進一步開展形式多樣的學術研究和業務研討活動，爭取出一批有價值的檔案學術成果，繁榮我縣檔案學術研究。
朝陽區檔案局召開2017年檔案移交工作培訓會會上，區檔案局工作人員結合《2017年檔案移交進館工作內容》和館藏檔案實體，講解了各門類檔案在移交進館前各項準備工作，如何填報移交進館時所需的文件材料，以及“朝陽館室一體化協作系統”的操作方法，并重點強調了確保檔案信息安全和實體安全的重要性，為各單位順利完成檔案移交工作任務打下基礎。今年有檔案移交任務的22家區屬單位的檔案人員參加了培訓。（張敬煜）
豐臺區檔案局啟動2017年檔案行政執法“雙隨機”抽查工作2017年是開展檔案行政執法“雙隨機”抽查工作的第二年。為進一步做好檔案行政執法檢查工作，區檔案局在總結去年工作經驗的基礎上，確定2017年對區屬立檔單位開展三次相對集中的檔案行政執法“雙隨機”抽查工作，并制發《豐臺區檔案局關于開展2017年檔案行政執法隨機抽查的通知》。近日，通過隨機抽取，確定了區財政局等10家一季度執法檢查對象及執法檢查人員名單，并在網站進行了公告，區檔案局將于3月下旬對被抽查單位進行檔案行政執法檢查。（張德元）
門頭溝區檔案局召開2017年檔案接收工作部署會區檔案局有關人員重點講解了本輪檔案接收工作范圍和接收流程，對歷年檔案接收工作中常見問題進行分析，提出解決辦法，并強調了重大活動檔案、重點工程檔案和電子檔案的接收。此次會議，為落實2017年接收工作計劃，規范各單位檔案整理工作，保障檔案進館質量奠定了基礎。全區共62個立檔單位的檔案員參加了會議。（高瑩）
西城區檔案局（館）推新書記憶街道變遷區檔案局（館）分別與牛街街道辦事處和西長安街街道辦事處開展合作編研，出版了兩本具有檔案文化特色的畫冊――《牛街記憶》與《西長安街記憶》。作為區檔案局（館）“留存城市記憶”的重點工程，該畫冊從計劃、編校到付梓出版歷時三年時間，依據檔案史料內容撰寫近8萬字文稿并摘錄千余張珍貴圖片，記述了街道1300多年來的歷史變遷過程。在“十三五”時期，區檔案局（館）將繼續發揮檔案資源優勢，配合我區文化魅力提升工程建設，編研推出具有檔案文化特色的讀物。（龐晨）
海淀區檔案局（館）主動介入街道拆除騰退工作記錄城市發展軌跡近日，市長蔡奇就青龍橋街道轄區內的二河開21號院拆除騰退工作做出重要批示，區委書記崔述強、區長于軍對此項工作高度重視，要求迅速落實市相關要求，同步做好拆除騰退的歷史檔案留存工作。區檔案局（館）在獲悉該項工作動態后，精心部署，主動出擊，責成相關部門及時與青龍橋街道對接，并第一時間赴二河開拆遷騰退辦公室就檔案資料留存工作進行了前期指導，要求根據拆遷騰退安排，在各階段時間節點進行影像資料的留存。（張梅紅）
石景山^檔案局研究部署2017年工作一是抓好檔案基礎業務建設。繼續開展“石景山記憶”主題征集活動；做好市數字檔案館試點工作，著力推進基層檔案室檔案數字化工作。二是抓好檔案服務品牌建設。深入推進“檔案記錄高端綠色發展工程”；密切關注“一軸三園”建設進展；加強對重點工程、重大項目等檔案工作的監管和服務；密切跟進重點領域改革進程，完整收集、規范整理、安全保管改革過程中形成的檔案資料；全面推行社區檔案規范化管理工作。三是抓好檔案文化建設，堅持“六位一體”的檔案文化品牌建設。四是強化重點檔案監管和檔案依法行政。（董艷萍）
房山區檔案局召開2017年度檔案工作研討會會上，全局五科一室的負責人分別提出本科室今年工作的初步構想，共列出檔案業務指導、檔案行政執法、檔案信息化等47項工作。局長就確保2017年度檔案工作順利進行提出了四點意見：一是各業務科室要早動手，搶占先機為全年工作奠定堅實基礎；二是要盡快完善工作計劃，做到思路清晰，責任到人；三是各分管領導要抓難點、促重點，一抓到底，確保各項工作如期完成；四是要充分調動黨員干部的工作積極性，激發潛力提升干事謀事的積極性和創造性。（何濤）
通州區召開檔案館新館建設工作推進協調會前不久，副區長雷曉寧親自主持召開了區檔案館新館建設工作推進會。在聽取區檔案局領導關于新館建設進展情況的匯報以及規劃、國土、新館代建單位的意見后，副區長指出檔案館新館要建成與城市副中心相匹配的高標準、高定位、滿足未來需要的檔案館，要求規劃分局抓緊辦理地塊規控的報審工作，代建單位與相關單位配合啟動征地拆遷工作，區檔案局盡快落實新館設計方案，區發改委積極配合各相關單位完善前期手續的報批。最后，副區長還要求，區檔案局要搶抓機遇，主動作為，理清工程時間節點，全力推進檔案館新館建設，確保工程進度和質量，完善功能需求。（劉穎）
昌平區檔案局積極謀劃2017年重點工作區檔案局2017年將重點推進五個方面工作：一是加速推進檔案法治建設。開展檔案行政執法“雙隨機”抽查，抓住重要時間節點，開展檔案法治宣傳，推進依法治檔；二是全面加強檔案資源體系建設。抓好農業嘉年華等重大活動和工程項目檔案監督指導工作，開展“見證城市變遷，記錄昌平發展”攝影征集工作；三是全面加強檔案利用體系建設。優化查閱環境，創新服務方式，簡化利用手續，提升服務能力，為群眾提供更加滿意的服務；四是全面加強檔案安全體系建設。積極推進檔案館新館建設工作；五是進一步加強隊伍建設。深入開展“強黨性、敢擔當、出實效”主題活動。（湯俊峰）
平谷區檔案局（館）完成公共服務事項梳理工作為了簡化、優化公共服務流程，方便基層群眾辦事創業，區檔案局（館）按照市統一部署，完成了公共服務事項梳理工作，且順利通過市檔案局和區編辦的審核，最終共保留3項其他權利、2項行政確認、1項行政裁決、1項行政獎勵和2項行政審批，共9項公共服務事項，并已錄入“北京市公共服務事項平臺”。此項工作為編制統一的公共服務事項目錄和辦事指南奠定了基礎。（楊有啟）
密云區檔案局制定《2017年鎮街檔案責任制考核辦法》為落實區委區政府與各鎮街簽訂的責任書，做好2017年鎮街檔案責任制考核工作，近日，區檔案局制定了《2017年鎮街檔案責任制考核辦法》，明確了考核范圍、考核依據、考核標準和考核程序，突出日常考核比重，并對被評為市級優秀的鎮街給予加分獎勵，促進鎮街檔案管理水平整體提升，文件將于近期下發。（曹金波）
順義區檔案局（館）檔案目錄數據庫建設穩步推進區檔案局（館）從兩方面著手，建設檔案目錄數據庫。一方面針對館藏檔案，在檔案數字化過程中，建立檔案目錄數據庫。截至目前，已完成98%館藏檔案目錄數據入庫。另一方面對于新入館檔案，要求全區各立檔單位在移交檔案進館時，必須同步移交電子版檔案目錄。2016年全年，區檔案局（館）共接收區地方工業公司、區種植中心等18家立檔單位檔案目錄61785條。區檔案局（館）檔案目錄數據庫建設工作穩步推M。（喬硯潮）
大興區檔案局圓滿完成2016年城市面貌記錄聲像資料接收工作為真實記錄大興區在推進城鄉一體化進程中的城市發展面貌，確保反映區城市發展進程的檔案資料得到完整記錄和有效保護，區檔案局在全區內開展城市面貌記錄照片及視頻資料的接收工作。截至目前，共接收了23家立檔單位報送的城市面貌記錄聲像檔案，其中照片1409張、視頻9.66G，內容涉及大興西瓜節、京臺高速修建、永定河平原造林、新機場征地拆遷、魏善莊鎮城鎮化建設、高米店街道老舊小區改造等重大項目。（錢睿）
萊鋼的檔案工作伴隨企業的發展而做優。2000年通過全國企業檔案目標管理國家一級認定；2001年萊鋼檔案館通過國家登記注冊，國家檔案局以檔函[2001]27號文正式批準；2004年被山東省檔案局考核為山東省特級檔案館。先后被評為全國冶金檔案先進集體、山東省檔案工作先進集體、山東省檔案資源建設先進集體，連續lO年被評為全省開發利用檔案信息資源先進集體。2010年投資3000多萬元建成面積達12322平方米、目前全國企業中最大的現代化檔案館。全公司庫藏檔案82萬卷，獨立全宗84個，擁有機讀案卷目錄46萬條。近10年來，館藏檔案增加量是前30年的3倍。獲全省開發利用檔案信息資源成果808項。
自2005年以來，萊鋼檔案館還是山東省檔案學會企業檔案學術委員會的掛靠單位。該委員會在全國率先創辦了第一份省級企業檔案學術內部刊物——《山東企業蘭臺》（雙月刊），現已召開學術年會7次，辦培訓班6期，出版學術著作2部計76萬字，發表學術成果500余篇，其中策劃并參與研究的課題《企業特殊載體檔案現代化管理研究》被評為山東省2008年重點學術研究成果。山東省企業檔案學術委員會富有成效的活動，得到國家檔案局、中國檔案學會及山東省檔案局、檔案學會領導和業內同仁的高度評價，不僅在全省引領企業檔案工作，而且在全國企業檔案系統也產生了較大影響。
萊鋼的檔案工作之所以做得有聲有色、成績斐然，除了檔案工作者的辛勤努力之外，還與領導的重視和支持分不開。那么，怎樣才能贏得企業領導的支持呢？
準確定位甘于奉獻
企業是經濟組織，經濟組織的首要目標在于創造效益。企業領導的主要精力要投入到企業的經營活動，這是無可厚非的。筆者接觸過不少企業的檔案工作者，有的時常抱怨領導對檔案工作不夠重視，實際上應多從主觀上找原因，看自己是否對從事的檔案工作有個準確的定位。企業檔案工作確實很重要，是企業的一項基礎管理工作，但不能覺得比其他工作都重要。認為企業領導要把檔案工作“高看一眼”才是重視，否則就是不重視，這種認識是有失偏頗的，這是其一。其二，企業的檔案工作一定要服務于企業的中心工作，緊密結合生產、經營、建設、改革、發展，不能偏離這個中心。這樣領導在關注企業中心工作的同時，自然會看到檔案工作。其三，作為檔案工作者要先把該做的事情做好，哪怕自己受些委屈、多付出一些，也要努力創造業績，這樣才能讓領導看到檔案工作存在的價值，增加領導對檔案工作的關注度。
有了準確定位，擺正了心態，還要有甘于奉獻的精神。萊鋼檔案館過去是館處合一的體制，職工曾達到17人，2002年機構改革后，撤處留館，加之檔案人員退休集中，定員只有5人，正常工作的曾經只有4人，兩個科長兩個兵。筆者作為集團公司辦公室副主任，自2002年7月開始分管檔案工作，面對著機構變化、人員銳減但檔案工作職能沒有減少反而隨著“十五”技改工程全面鋪開任務越來越重的現實，著實有點犯難。但是我們靠著強烈的事業心和責任感，靠永不服輸、舍身以赴的拼搏精神，靠近10年來幾乎沒有公休日的奉獻精神，硬是將檔案事業越做越大，館藏檔案由30年前的7萬卷劇增到現在的27萬卷，而人員卻由當時的17人驟減為現在的10名正式職工，一個劇增，一個驟減，導致現在檔案館人均檔案高達2.7萬卷，比國家規定的5千卷檔案配置一人高出近5倍。就是在這樣艱難的環境下，萊鋼檔案館管理的建設項目檔案仍被省檔案局作為示范并召開現場觀摩會推廣，在全省紀檢系統組織建設領域的執法檢查中也得到好評。
自我加壓主動服務
萊鋼檔案館按照企業檔案博物化的原則，乘全國、全省連續開展檔案資源建設年活動這個東風，重在“收”字上下工夫，使萊鋼的館藏檔案不僅數量增加，而且品類齊全，實現了“博物化”。傳統的企業檔案主要是文書、科技和經營3大類，而萊鋼檔案館館藏檔案增加了住房檔案、榮譽檔案、禮品檔案、家庭檔案、聲像檔案、名人檔案、知識檔案及其他特殊載體檔案和工業遺產檔案等。近10年來，我們曾先后進行過幾次大規模的征集活動。2005年，萊鋼實現年產鋼1000萬噸，萊鋼檔案館借此大型慶祝活動，舉辦了全公司首次大規模的檔案展覽，展前全公司廣泛開展了建廠初期各類檔案實物征集活動，征集到各類實物檔案2000余件、大型禮品檔案60余件。2010年，萊鋼檔案館借建，廣40周年之際，為籌辦大型歷史展覽，又在全公司進行了大規模檔案資料征集活動，同時又拍攝錄制了全公司工業遺產檔案2600多分鐘錄像資料、照片近萬張。
值得單獨提出的是，最近萊鋼檔案館在中央檔案館、冶金檔案館、山東省檔案館以及檔案館的支持配合下，將一批建廠初期的珍貴檔案文獻征集入館，其中一份1969年11月10日山東省革命委員會關于建設萊蕪鋼鐵基地上報國務院并總理的報告及國務院領導批示的原件終于在中央檔案館查到，從而為萊鋼是由國務院批準建設的事實找到了文件依據，同時也填補了萊鋼館藏檔案的重要空白，受到了公司領導的高度重視和充分肯定。
除了征集，還有展覽和編研。新館建成后，檔案館利用充足的檔案資源，開設了內容豐富的榮譽室和珍貴檔案特藏室，配合檔案館大型歷史展覽，使檔案資源得到充分利用和發揮。2012年，萊鋼檔案館開展了檔案資源利用編研年活動，萊鋼40年《檔案志》、萊鋼40年《干部任免總覽》、《萊鋼檔案利用成果匯編》、萊鋼《工業遺產圖集》等一大批高質量的檔案編研成果將陸續完成。
以上工作，都是由萊鋼檔案館主動提出和策劃的，是用心想事、潛心謀事、專心干事的結果。正是檔案人員的主動服務和辛勤勞動，贏得了領導的重視和青睞。2010年8月，山東省檔案局在萊鋼召開了全省企業檔案工作會議，代表們參觀了萊鋼檔案工作，這是對萊鋼檔案工作的肯定。
注意技巧贏得支持
檔案部門要養成主動聯系領導匯報工作的習慣，這對做好企業檔案工作非常重要。萊鋼檔案人在工作實踐中注意把握溝通的時機和技巧，采取得當的方式和方法，主動聯系領導，讓公司領導尤其是主要領導多了解檔案工作，最終贏得了支持。
萊鋼新檔案館的建設是歷屆檔案館長都想做成的一件事，但由于種種原因，一直沒有實現。筆者分管檔案工作后，又將新館建設列入了工作計劃。當時看來，建設新館確實非常必要，但投資數千萬元也不是一個小數目，怎樣向領導提出，什么時候提出，這也需要慎重考慮。2005年，萊鋼實現年產鋼1000萬噸的歷史性跨越，企業的效益也不錯，各項建設都在飛速前進。檔案館主辦的慶祝萊鋼實現年產1000萬噸鋼大型檔案展覽開展之際，公司黨政領導集體參觀展覽，筆者便借陪同領導參觀之機，邀請董事長及各位領導順便參觀—下距離展覽很近的萊鋼檔案館，董事長高興地答應了。因當時的檔案舊館是由過去賓館的餐廳和廚房改造而成，消防設施沒有配全，庫房也比較擁擠，使用面積只有1580平方米。當筆者陪同公司領導參觀完低矮簡陋的庫房后，領導們親身體驗到了檔案工作的艱苦環境。這時我抓住機會向董事長提出應該建一個新館的建議和理由，時任董事長姜開文同志聽后覺得有道理，欣然同意。就這樣，萊鋼檔案新館的建設提上了議程。隨后我們迅速開展考察、選址、設計等一系列工作，在公司新任董事長宋蘭祥和分管領導的支持和協調下，經過14個月的緊張施工，一座建筑面積達12322平方米的現代化企業檔案館終于建成，實現了幾代檔案人的夙愿。
為了讓領導持續關注和支持檔案工作，每到新年，檔案部門都要給公司每位領導送上一份特殊的新年禮物——記錄領導一年活動的影集和光盤。當領導們看到自己的工作活動被檔案部門記錄得如此齊全完整，都贊揚檔案人員工作做得很精細，考慮得很周到，因而也對檔案工作留下了深刻印象。同時，檔案館還為公司每位新老領導和模范人物建立了檔案專柜，將領導獲得的各種榮譽和出席國內外重要會議的實物檔案妥善保管，并做到方便利用，這也是主動為領導服務的一種方式。
天津市檔案管理條例全文第一章 總則
第一條 為了加強對檔案工作的管理，有效地保護和利用檔案，為國民經濟和社會發展服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和其他有關法律、法規，結合本市實際情況，制定本條例。
第二條 本市行政區域內的國家機關、社會團體、企業事業單位和其他組織以及個人應當遵守本條例。
第三條 本條例所稱檔案的范圍，包括國家所有的檔案，集體所有和個人所有的檔案中對國家和社會具有保存價值或者應當保密的檔案，以及中外合資企業、中外合作企業的檔案。
第四條 各級人民政府應當加強對本行政區域檔案工作的領導，把檔案事業的建設列入國民經濟和社會發展計劃，保證檔案機構、人員編制和經費適應檔案事業發展的需要。
第五條 檔案工作在市人民政府統一領導下，由市和區、縣檔案行政管理部門實行分級管理。
第六條 各級檔案行政管理部門應當嚴格依法履行職責，做好各自的檔案管理工作。
國家機關、社會團體、企業事業單位和其他組織以及個人都有維護檔案的完整、準確與安全的義務。
第二章 檔案機構及其職責
第七條 市檔案行政管理部門主管全市檔案事業，對本市的檔案工作依法實行監督和指導，并統籌規劃、組織協調。
區、縣檔案行政管理部門主管本行政區域檔案事業，業務上受市檔案行政管理部門的監督和指導。
鄉、民族鄉、鎮人民政府和街道辦事處主管檔案工作的機構和檔案工作人員，負責管理本機關的檔案，并對所屬單位的檔案工作實行監督和指導。鄉、民族鄉、鎮人民政府和街道辦事處的檔案工作部門和檔案工作人員，業務上受區、縣檔案行政管理部門的監督和指導。
第八條 各單位應當明確檔案工作機構或者檔案工作人員，負責保管本單位的檔案，對所屬機構的檔案業務實行監督和指導。各單位的檔案工作機構或者檔案工作人員業務上受同級和上級檔案行政管理部門的監督和指導。
各單位應當加強對檔案工作的領導和管理，把檔案工作納入工作計劃，提供必要的條件，保證檔案工作的正常開展。
第九條 各級各類檔案館是收集、保管檔案和開發利用檔案信息的機構，業務上受同級和上級檔案行政管理部門的監督和指導。
第十條 各級各類檔案館按照下列原則設置：
(一)市和區、縣應當設置綜合檔案館;
(二)市可以設置城建、科技等專門檔案館;
(三)市高級人民法院、市人民檢察院、市級行政主管部門可以設置部門檔案館。
第十一條 全市各級各類檔案館的布局，由市檔案行政管理部門提出方案，報市人民政府批準。
第十二條 綜合檔案館的設置，由市或者區、縣檔案行政管理部門提出意見，報同級人民政府批準。
專門檔案館和部門檔案館的設置，由設置單位或者部門提出意見，經市檔案行政管理部門審核，報市人民政府批準。
檔案館的變更或者撤銷，按照設置程序辦理。
第十三條 檔案工作人員應當具備相應的專業知識。各單位應當保持檔案工作人員的相對穩定。
第十四條 檔案鑒定、評估、咨詢等中介服務機構的專業人員，應當具有相應的專業知識。
第三章 檔案管理
第十五條 國家機關、社會團體、企業事業單位和其他組織及其工作人員在職務活動中形成的文件材料等，由文書部門或者業務部門按照歸檔范圍收集齊全，進行整理、立卷，定期交本單位檔案機構或者檔案工作人員集中管理，不得據為己有或者拒絕歸檔。
第十六條 應當重點收集和保管的檔案范圍，由市或者區、縣檔案行政管理部門確定，并通知有關單位和個人。
第十七條 有下列情況之一的，有關主管部門應當及時向市或者區、縣檔案行政管理部門提供信息：
(一)行政區劃的變動;
(二)單位的建立、變更或者撤銷;
(三)列入市或者區、縣的重點建設工程、重大科學技術研究和技術改造項目以及有關普查項目的立項;
(四)市級機關及其有關部門和區、縣舉辦或者承辦的具有重大影響的活動。
第十八條 各單位的建設工程、科學技術研究、技術改造和重要設備更新等項目進行驗收、鑒定前，應當由該項目主管部門的檔案機構對其檔案管理進行指導，并對檔案進行驗收。
市和區、縣的重點建設項目進行竣工驗收、鑒定前，應當由同級檔案行政管理部門和項目主管部門的檔案機構對該項目檔案進行驗收。屬于檔案館收集范圍的，應當通知有關檔案館參加。
第十九條 國家機關、國有企業事業單位的檔案歸國家所有，列入國有資產管理的范圍。國有企業事業單位轉為非國有單位的，其黨群、行政等管理類檔案，按照隸屬關系分別歸屬于原主管部門或者綜合檔案館，其產品、設備、基建、科研等類檔案按照雙方的協議、合同的規定確定歸屬。
非國有企業事業單位和其他組織轉為國有單位的，其檔案歸國家所有。
第二十條 中外合資企業、中外合作企業以及中外合資、合作項目在協議、合同生效后形成的檔案，為中外雙方共同所有。該協議、合同終止時，檔案原件歸中方所有，外方可以保存復制件。
外資企業形成的檔案歸外資企業所有。
第二十一條 綜合檔案館和專門檔案館收集檔案的范圍，由市檔案行政管理部門提出，報市人民政府批準后公布實施。
部門檔案館收集檔案的范圍，由其主管部門提出，經市檔案行政管理部門審核同意后實施。
企業、事業檔案館收集檔案的范圍，由本單位提出，經檔案行政管理部門審核同意后實施。
第二十二條 檔案應當按照下列規定向有關檔案館移交：
(一)列入市綜合檔案館收集范圍的檔案，自形成之日起滿二十年，向市綜合檔案館移交;
(二)列入區、縣綜合檔案館收集范圍的檔案，自形成之日起滿十年，向區、縣綜合檔案館移交;
(三)列入專門檔案館收集范圍的檔案，自項目結束之日起六個月內，向專門檔案館移交;
(四)列入部門檔案館或者企業、事業檔案館收集范圍的檔案，自形成之日的次年六月三十日前向部門檔案館或者企業、事業檔案館移交。
特殊情況需要提前或者延長移交期限的，應當征得有管轄權的檔案行政管理部門同意。
第二十三條 檔案館和其他檔案機構應當建立健全檔案管理制度，配置適宜保管檔案的專門庫房和設施，按照國家和本市的有關規定接收、整理、保管檔案，防止檔案的損毀和散失。
第二十四條 對于保管條件惡劣或者其他被認為可能導致檔案嚴重損毀和不安全的，檔案行政管理部門有權按照下列規定處理：
(一)列入檔案館收集范圍的檔案，經市或者區、縣檔案行政管理部門檢查和同意，由有關檔案館提前接收入館;
(二)集體所有的和個人所有的檔案中對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案，經有關檔案行政管理部門批準，可以由綜合檔案館代為保管、收購或者征購;
(三)有關檔案行政管理部門采取的其他確保檔案完整和安全的有效措施。
第二十五條 檔案行政管理部門應當鼓勵集體和個人向綜合檔案館捐贈、寄存或者出賣其所有的對國家和社會具有保存價值或者應當保密的檔案。
第二十六條 國家所有的檔案，任何組織和個人不得出賣;需要向國外組織或者個人贈送、交換、出賣其復制件的，應當經市檔案行政管理部門審查批準。
集體所有的和個人所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案及其復制件，嚴禁倒賣牟利，嚴禁賣給或者贈送給外國人。
前款規定的檔案及其復制件，其所有者向綜合檔案館以外的單位或者個人出賣的，必須經市或者區、縣檔案行政管理部門批準。
贈送、交換、出賣兼有檔案性質的文物、古本圖書資料或者其復制件的，適用本條規定。
第二十七條 下列國有檔案復制件，不得向國外組織或者個人贈送、交換、出賣：
(一)未向社會開放的檔案;
(二)未解密的檔案;
(三)有損國家安全和利益的檔案;
(四)影響社會穩定和他人合法權益的檔案。
第二十八條 向市或者區、縣綜合檔案館以外的單位或者個人出賣集體或者個人所有檔案，應當符合以下條件：
(一)遵守國家保密的有關規定;
(二)不得損害國家安全和利益，不得損害他人的合法權益;
(三)向檔案行政管理部門提出申請并提交檔案的原件及其復印件。
第二十九條 單位和個人需要攜帶、運輸、郵寄檔案或者其復制件出境的，按照《中華人民共和國檔案法實施辦法》的規定辦理。
第三十條 單位和個人對進館檔案界定有異議的，由市檔案行政管理部門進行鑒定，鑒定結果應當書面通知當事人。
第四章 檔案的利用和公布
第三十一條 綜合檔案館、專門檔案館應當按照國家和本市的規定，編制開放檔案計劃和實施方案，分期分批向社會公布開放檔案目錄。
第三十二條 綜合檔案館應當建立檔案信息網絡，為單位和個人提供服務。
區、縣綜合檔案館，專門檔案館，部門檔案館，企業、事業檔案館以及其他檔案機構，應當定期向市綜合檔案館報送檔案目錄。
第三十三條 各級各類檔案館實行有償服務，提供檔案按照規定收取費用。收費標準由市檔案行政管理部門會同市物價部門制定。
單位或者個人需要調用其移交、捐贈檔案，檔案館應當無償和優先提供。
國家機關因公務需要查閱檔案的，檔案館應當無償提供。
第三十四條 港、澳、臺同胞和華僑需要利用開放檔案的，須由本市邀請單位、合作單位或者接待單位的主管部門介紹，經有關檔案館同意。
外國組織和個人利用開放檔案的，按照國家規定辦理。
第三十五條 中外合資企業和中外合作企業利用合資、合作中方單位原有檔案的，按照雙方協議、合同的規定辦理。
第三十六條 單位和個人利用檔案館未開放檔案或者其他部門保存檔案的，按照國家和本市的有關規定辦理。
第三十七條 單位和個人利用檔案時，應當按照批準范圍查閱檔案內容，不得在檔案上勾抹、描摹、涂改或者偽造、剪裁、抽取檔案材料。
第三十八條 檔案的公布按照《中華人民共和國檔案法實施辦法》的規定辦理。
第五章 獎勵與處罰
第三十九條 各級人民政府及其有關部門，對在檔案工作中做出顯著成績的單位或者個人，應當給予表彰或者獎勵。
第四十條 有下列行為之一的，由市或者區、縣檔案行政管理部門、有關主管部門責令限期改正，并可以對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員給予行政處分;構成犯罪的，依法追究刑事責任：
(一)損毀、丟失屬于國家所有的檔案的;
(二)擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案的;
(三)涂改、偽造檔案的;
(四)擅自出賣或者轉讓檔案的;
(五)倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈送給外國人的;
(六)違反本條例第十五條、第二十二條規定，不按規定歸檔或者不按期移交檔案的;
(七)明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的;
(八)檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。
在利用檔案館的檔案中，有前款第(一)項、第(二)項、第(三)項違法行為的，由市或者區、縣檔案行政管理部門給予警告，可以并處一千元以下的罰款;造成損失的，責令賠償損失。
企業事業單位或者個人，有第一款第(四)項、第(五)項違法行為的，由市或者區、縣檔案行政管理部門給予警告，可以并處三萬元以下的罰款;有違法所得的，沒收違法所得;并可以依照本條例第二十四條的規定征購所出賣或者贈送的檔案。
第四十一條 攜帶禁止出境的檔案或者其復制件出境的，由海關予以沒收，可以并處三萬元以下的罰款;海關依法沒收的檔案或者其復制件，應當移交檔案行政管理部門;構成犯罪的，依法追究刑事責任。
第四十二條 違反有關檔案管理規定，侵害國家、集體或者他人民事權利的，應當依法承擔民事責任。
第四十三條 有關行政管理部門在實施行政處罰或者責令有關單位和個人依法賠償損失時，應當出具處罰決定書或者責令賠償損失通知書。
罰沒財物時，應當出具市財政部門統一印制的罰沒財物收據。罰沒款按照國家規定上繳國庫。
第四十四條 當事人對有關行政管理部門的具體行政行為不服的，可以依法申請復議或者直接向人民法院提起行政訴訟。當事人逾期不申請復議、不提起訴訟又不履行的，有關行政管理部門可以依照《中華人民共和國行政訴訟法》的規定，申請人民法院強制執行。
第六章 附則
第四十五條 外資企業的檔案管理，按照國家有關規定執行。
第四十六條 本條例自公布之日起施行。
檔案管理的意義檔案管理就其基本性質和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產物質財富，檔案主要也不由檔案管理機構和檔案工作人員產生和利用，它是專門負責管理各部門形成的歷史文件的一種專業，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統不是孤立的，而是各項社會管理系統中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會實踐服務，是檔案管理工作區別于其他工作的特點之一。檔案部門雖然也研究檔案、進行編著等活動，但其目的還是為了更好地適應社會的利用需要，仍具有服務性。在社會歷史的各個階段，檔案管理工作都必然為一定的經濟、政治、文化服務，否則就不會存在，也難以發展。在階級社會中，檔案管理工作體現一定的階級關系和階級利益，為一定的統治階級所掌握，為一定階級的經濟、政治和文化服務，這個服務方向是檔案管理工作政治性的集中表現。由于檔案的內容關系到國家的政治利益和經濟利益，所以中外任何國家對檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對外開放，而多數檔案則要在規定期滿后才開放。這種機要性也是檔案管理工作的一種性質。
Abstract： With the industrial restructuring of coal enterprises， circular economy developed rapidly. The structure of main coal production and the coexistence of a variety of industrial structures formed. Large group enterprises of coal appeared. Each sub-branch， sharing and holding companies work under the unified leadership of large group enterprises， which proposes new thinking topics for archives of coal enterprises about what a records management network need to be built and how to adapt to the development of coal enterprises as soon as possible.
關鍵詞： 煤炭企業；檔案管理網絡；思考
Key words： coal enterprises；records management network；thinking
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2014）03-0178-02
0 引言
隨著煤炭企業改革開放的不斷深入發展，循環經濟得到較快發展，特別是立足煤、延伸煤、超越煤，拉長產業鏈條，形成了以煤炭生產為主多種產業結構并存的格局，煤炭企業紛紛成立了各大集團公司，這就使檔案館的工作必然擔負起集團公司下屬的各子、分公司、參股、控股公司的全部檔案管理工作的任務，建立怎樣檔案管理網絡？形成怎樣的工作體制、運行機制，是擺在我們面前的緊迫課題，需要深入思考，進行一一探討。
1 面臨的問題
1.1 檔案工作運行機制與煤炭企業發展脫軌 目前，不少煤炭企業總是以追求利益最大化為目標，認為檔案工作不會給企業帶來直接、明顯的經濟利益，看重的是與生產經營直接相關的部門或機構的工作，而忽略了檔案館與檔案室及相關部門的作用，不能有序形成以煤炭企業檔案館為中心，以二級單位檔案科（室）為重點，部門檔案資料網點補充的三級檔案管理網絡。致使檔案管理混亂，機構變更、兼并重組、整合過程中出現檔案歸屬無著落，文件資料、技術資料流失的現象嚴重。很多企業決策者和管理者還未意識到煤炭企業檔案工作在企業的長遠利益中所起的重要作用，企業檔案工作被忽視。
1.2 檔案工作管理模式不適應煤炭企業發展需要 隨著煤炭企業改革、改組、改制的不斷深入，集團化大公司不僅規模大，而且子公司眾多，性質各異、區域分散，比如：潞安集團公司是以煤炭為主業，同時始終把循環經濟作為資源型企業，發展煤、電、油、化、硅五大產業為一體的現代化大型企業集團。現有企業檔案管理模式已不適應性企業內部管理體制，企業集團和股份制公司企業之間不再是母子公司之間的上下級隸屬關系，已經逐步轉變為以資產為紐帶的兩個獨立法人單位的新型關系，企業集團原有的內部行政管理關系迅速削弱。企業的生產關系、基本職能、組織機構、管理體制、經營方式、分配方式等都發生了深刻的變化，企業檔案的形成大大超越了原來的范圍，其形成規律也發生了相應變化。再采用過去“大一統”式的以行政隸屬關系而確定的檔案管理體制，必然無法滿足企業個性化的要求，不利于現代企業檔案管理工作的開展。
1.3 檔案管理人員的業務素質與企業的發展需要不相適應 檔案工作是一項十分專業的系統工程，不是人們想象的檔案工作隨便安排個人就能干，沒有技術含量，抱著資料裝裝訂訂，存起來看門守攤就行。檔案工作對檔案人員要求非常高，檔案人員不僅要掌握檔案管理理論，還必須全面了解本企業各個職能部門工作性能，生產經營特點及相關的土建、安裝、礦建等等工程技術方面的知識，有了較廣博的知識面，才能對多方位的工作應對自如。而現行不少企業的檔案人員兼職的居多，客觀上導致對檔案知識的學習、掌握不夠，其素質不能適應煤炭企業檔案工作的需要。
2 煤炭企業檔案管理存在問題的成因
2.1 沒有形成一套強有力的管理網絡核心 形式多樣、性質各異的子、分公司存在，造成煤炭企業檔案館、室、部門各司其職，各自為天，特立獨行，沒有統一的檔案管理網絡核心，不能準確把握上級指示精神和要求。在具體工作規范、檔案管理制度和運行程序銜接不上，職責不明確。
2.2 沒有形成一套系統完備的檔案管理網絡制度 不少煤炭企業檔案管理制度不健全，沒有制定一套符合本企業特色的檔案管理網絡制度。這就給煤炭企業檔案工作在辦事流程及日常工作中自主性較大，易造成檔案管理政策性失控。如：由于檔案管理網絡監管不到位，某些企業工程項目檔案的審批立項與開工不能夠同步，往往先開工后審批，導致重要文件、審批手續不齊全、不完整，造成檔案資料缺失；沒有形成檔案管理網絡制度或檔案管理網絡監管不到位，致使同一煤炭企業下的各立檔單位檔案分類管理沒有統一標準，分類混亂。不能確保檔案資料完整、準確、系統、有機聯系在一起。再如：沒有形成檔案管理網絡制度或檔案管理網絡監管不到位，大型設備不經檔案人員參與驗收簽字，隨意開箱運行，造成檔案資料丟失。
2.3 企業檔案管理人員兼職過多，且大多不具備檔案方面的專業知識 不少單位往往不設立專門的檔案管理崗位，而采取兼職的辦法，極易造成檔案分散保存。同時，檔案管理人員的頻繁更迭、檔案交接手續不完備，必然導致檔案缺失。
2.4 在企業產權變動中，企業和主管部門對檔案處置不力造成檔案流失 如一些公司在關停過程中檔案隨意堆放；在破產清算過程中會計檔案頻繁借出，未辦理借出、收回手續；企業的設備檔案、基建檔案已被原企業辭職員工帶走；職工調出帶走的人事檔案沒有辦理移交手續等，都會給國家、企業造成不可挽回的損失。
3 決解問題的辦法
3.1 建立健全檔案管理網絡體系，統一領導，分級管理 規范全宗管理，統一全宗號。充分發揮檔案核心管理體系，統一領導，分級管理，便于了解掌控各級檔案管理部門工作動向，及時進行監督、指導，有效防止檔案分散管理所造成的檔案管理上的空白和失散。以潞安集團公司為例：1988年潞安集團公司檔案館成立，為確保企業發展到哪里檔案工作就服務到哪里，集團公司檔案館改進工作思路，及時對公司所屬各單位進行調查摸底，對符合構成全宗三要素的單位，給予全宗號。并對有全宗號的單位進行嚴格管理、規范，并下發“關于潞安集團公司調整、變更檔案管理全宗號的通知”。構建了檔案管理網絡體系，形成檔案管理網絡有機整體，便于統一領導，分級管理，有效地保護和利用檔案。
3.2 健全檔案網絡工作體制，堅持依法辦事 建立健全煤炭企業單位檔案網絡工作體制，形成開展工作的有效運行機制，提供堅強組織保證，是做好檔案工作的根本前提。潞安集團公司具體做法：以公司檔案館為龍頭，對公司所屬各立檔單位檔案工作做到“三有”，有目標、有考核、有監督。有目標：開局之年就制訂詳盡的工作計劃和方案，并以文件形式下到所屬各立檔單位執行，從而推動檔案工作開展；有考核：根據每年的工作目標，相應制定考核辦法，進一步推進和完善了公司檔案工作以考核方式引導各立檔單位加強文件材料的歸檔工作，確保檔案安全保管，提高檔案工作者的業務技能，增強為集團的服務意識。
3.3 創新管理模式 建立檔案協助方陣 為建立起“管理科學、服務高效、運轉協調，門類齊全、結構合理”的煤炭企業檔案資源管理利用新模式，實現檔案管理網絡化、檔案資源集約化、人員素質現代化、業務建設標準化、管理工作規范化、服務社會優質化。潞安集團是山西五大煤炭企業集團之一，目前，已形成潞安本部、武夏、忻州、臨汾、晉中、潞安新疆六大礦區，規模增大，機構層級增多，辦公地點分散，這就使得檔案管理工作范圍擴大。潞安集團公司檔案館根據各立檔單位的性質、職能、及地理位置，積極創新檔案管理模式。實施了檔案工作協作方陣管理。將90個立檔單位根據地域，交通情況，劃分十二個方陣，每一方陣設有協作負責單位。這些單位是經公司檔案館深入摸底、調研、經過反復考慮，權衡管理水平、人員素質之后，才被列入負責單位。采用這種管理模式，一方面可以加強各立檔單位之間檔案工作的交流學習和聯系；另一方面又解決路途遙遠，不必要的人力、物力、財力浪費，可以更高效、更快捷地幫助開展工作。這種管理模式，能夠高效、快捷整體推進公司檔案工作協調發展，提高檔案信息資源開發利用，推進公司檔案工作制度化、規范化、科學化、現代化建設，更好地為集團公司服務。
3.4 全面夯實檔案管理網絡基礎，確保檔案工作走向規范化、標準化軌道 由于煤炭企業檔案工作發展不平衡，各種性質的子、分公司檔案管理水平參差不齊，存在太多漏洞，不少單位檔案工作得不到重視；檔案硬件設施跟不上，檔案沒有固定存放處；保管條件惡劣；檔案庫房亂堆亂放雜物等等，嚴重危及檔案安全。所以全面夯實檔案管理網絡基礎，確保檔案作走向規范化、標準化軌道非常必要的。以潞安集團公司為例：該公司檔案館為全面推動集團公司所屬各立檔單位檔案工作上水平上臺階，積極與所在省、市檔案局聯合，制定各項管理措施、下發各種針對性業務指導文件、建立檔案執法檢查制度，開展評比、達標活動。經過不懈努力，不少立檔單位紛紛建立了檔案室、檔案庫，并嚴格按照檔案管理“八防”要求執行、同時配備了相應的專職檔案管理員，制定了相應的檔案管理制度，建立了符合本單位實際情況的檔案分類標準，大大夯實了檔案工作基礎，為集團公司全面推動檔案工作日趨走向規范化、標準化、科學化打下良好基礎。
3.5 用檔案管理網路控制單位、控制人員，防止企業檔案流失 煤炭企業檔案主管部門要及時對自己所轄的各立檔制單位制定《煤炭企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》，根據自己所管轄各立檔單位，有針對性地下發年報統計文件，及時了解掌控全公司各立檔單位檔案工作動向，從而及時掌握破產企業狀況，并精心組織、安排對關閉破產單位開展檔案指導工作，督促這些單位夯實責任，加強檔案妥善保管，確保檔案萬無一失；就人員控制：各立檔單位形成與人事、勞資攜手，檔案不移交，不簽字，不允許調動制度。
3.6 培訓檔案管理網絡圈內檔案人員，需建立靈活多樣培訓機制，提高人員素質 要有一批以煤炭企業檔案館為核心的管理網絡圈內的能勝任煤炭企業檔案工作的管理人員。培訓管理網絡圈內檔案管理人員，可根據本單位實際情況而定。一種方法：選送檔案人員參加檔案專業知識培訓，提高檔案人員業務素質，穩定檔案專業隊伍。另一種方法：直接邀請上級檔案主管部門選派專業骨干人員深入基層，改變以往站在講臺理論教學模式，采用和學員互動教學或直接親自手把手教學，以干代訓，讓從事檔案工作人員盡快掌握檔案工作基本原則、工作流程、分類方法，同時熟悉了解本單位生產、經營、管理、安全、基建等等方面工作內容，提高檔案人員的綜合素質和服務本領。
參考文獻：
[1]徐建民.檔案管理中心[Z].中遠集裝箱運輸有限公司年鑒，2002.
2009年全市檔案工作的總體要求是：以黨的十七大精神和科學發展觀為指導，全面組織實施《*市檔案事業發展“十一五”規劃》，圍繞黨委和政府的工作大局，加快檔案工作“八項工程”建設，加強檔案法制建設、檔案信息化建設、檔案館（室）功能建設和檔案干部隊伍建設，創新發展檔案事業，為服務現代新*建設和構建社會主義和諧社會而努力！
（二）全市檔案工作主要任務
1、用科學發展觀引領檔案事業的發展
科學發展需要檔案事業，檔案事業需要科學發展。一是各級檔案部門和全體檔案工作者要深入學習和實踐科學發展觀，全面理解和把握其精神實質和主要內容，聯系檔案工作的實際情況，認真分析和研究檔案工作中存在的不適應、不符合科學發展觀的思想觀念和突出問題，樹立新的工作理念，確定新的工作目標，開辟新的工作領域，探索新的工作方式，使檔案工作更好地為建設現代新*和構建和諧社會服務。二是增強學習和貫徹市委九屆五次全會精神的實效性，充分認識檔案工作服務于現代新*建設的重要性和緊迫性，找準檔案工作的突破口，確立檔案工作的抓手，銳意進取，頑強拼搏、扎實工作，奮力開創檔案工作追趕型、率先型、跨越式發展的新局面。三是按照市十二屆五次人代會和市政府全會確定的目標和任務，結合檔案工作的實際，制定檔案工作的目標和任務，層層負責、突出重點、狠抓落實，促進檔案事業與經濟社會協調發展。四是對照《*市檔案事業發展“十一五”規劃》的要求，找準差距，狠抓落實，加快檔案事業發展步伐。
2、積極推進檔案法治建設
檔案法治建設是一項長期而艱巨的任務，必須長抓不懈。不但要抓緊檔案立法，更要抓好檔案法律法規的宣傳和執法檢查工作。一是搞好檔案系統“五五”普法宣傳教育活動，認真宣傳《中華人民共和國檔案法》、采取多種形式宣傳《云南省檔案條例》，不斷提高全社會的檔案法律意識。二是各級檔案部門要深入推行檔案系統行政執法責任制，建立健全檔案執法檢查工作長效機制，定期開展檔案執法檢查工作。三是認真組織好《*市檔案管理條例》的立法調研，在學習先進發達地區經驗的基礎上，廣泛征求上級檔案部門和全市檔案工作者的意見，聘請法律專家和學者進行論證，形成提交人大審議稿。
3、加強檔案館規范化管理
檔案館規范化管理是檔案管理的基礎性工作，是實現檔案安全管理和開發利用的前提。一是繼續做好重點工程、重點項目、重大事件、市屬國有破產企業以及到期進館檔案的接收工作。二是開展民生檔案資源建設，將涉及民生部門檔案列入重點監督和接收進館范圍。三是做好到期檔案的鑒定、開放和利用工作。四是加大檔案征集工作力度，要注意收集各種專門檔案和不同載體的檔案，特別是要加強對重大活動檔案的收集，將反映本地區特色的檔案征集進館，不斷改善館藏結構和豐富館藏內容。
4、加快檔案信息化建設步伐
按照《*市檔案事業發展‘十一五’規劃》目標任務，加快檔案信息化建設步伐。一是各縣（市）區檔案部門要積極爭取各級政府和部門和支持，加大投入力度，還沒有建立局域網的縣區，今年內要完成建立檔案局域網任務，并加快利用率高的館藏檔案數字化轉換工作。二是以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，建立面向社會、服務公眾的檔案信息網站，在不涉及國家秘密的前提下，本著資源共享的原則，通過互聯網對公眾提供利用服務。三是認真貫徹執行《*市電子公文歸檔與管理實施辦法（試行）》，做好電子公文的接收管理和提供利用工作。四是在檔案信息管理系統的基礎上，進行*市檔案信息資源共享利用平臺、公共服務平臺和政務信息公開平臺的建設，整合各門類的檔案信息資源。各部門、各立檔單位應加快對檔案的數字化轉換工作，及時向當地檔案館移交。
5、廣泛開展爭先創優活動
今年確定為檔案系統“爭先創優”活動年，在檔案系統內迅速掀起創建先進館（室）、文明單位、爭創一流工作業績活動。一是根據《全國文明城市測評體系》的要求，積極爭取各級黨委和政府支持，開展創建國家級標準化檔案館活動。市檔案館力爭在年內創建國家“一級”館，盤龍、五華、西山、官渡四個區2010年8月以前要實現創建國家級標準化檔案館“保二爭一”的目標任務。其他縣（市）區檔案館要在鞏固提高的基礎上，積極開展創建國家級標準化檔案館活動。二是按照全省檔案工作“八項工程”建設的要求，各級檔案館和檔案室要加快創省“星”級檔案館室活動。還沒有申報省“星級”評審的縣區檔案館，要制定工作計劃，爭取多方支持，在兩年內完成轉“星”或升“星”目標任務。各級機關檔案室、科技事業單位檔案室要創造條件，加快轉“星”或升“星”步伐。使檔案館室進入全省制度化、規范化、科學化管理的先進行列。三是各縣（市）區檔案局館要廣泛動員，精心策劃，認真組織開展創建文明單位活動，為全市檔案系統創建文明行業奠定良好基礎。四是認真組織全市檔案系統“雙先”評選活動。
6、努力提高檔案服務水平
今年在檔案系統全面開展檔案“服務質量年”活動，各級檔案部門和全體檔案工作者要不斷創新服務機制、拓展服務領域、提高服務水平，積極探索建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系。一是以服務民生為重點，不斷豐富檔案工作服務大局、服務經濟社會發展軟環境建設的內容和手段，做好檔案查閱利用服務、現行公開文件查閱中心工作。二是認真貫徹執行《中華人民共和國政府信息公開條例》，把檔案館建設成為各級黨委、政府指定的政府公開信息場所，積極做好政府公開信息提供利用工作。三是圍繞科學發展觀和構建社會主義和諧社會，加強和做好農業農村、林權改革、社會保障、勞動就業、社區等檔案工作的指導服務。四是建立和完善檔案寄存、檔案鑒定整理、檔案搶救保護、檔案目錄、檔案信息資源中心管理工作。五是建立為非公經濟建檔服務體系，積極主動為非公經濟建檔提供指導服務。六是大力宣傳家庭建檔知識，積極做好家庭建檔指導，廣泛推廣家庭建檔。七是積極探索檔案協作組工作方式，抓好機關檔案協作組工作，采取豐富多彩的形式，定期或不定期開展檔案業務學習與交流活動，掀起檔案館室和檔案工作者之間“比、學、趕、幫”的熱潮。
7、高度重視檔案學術研究和理論研討
堅持科技興檔方針，大力開展檔案學術研究和理論研討活動，為創新發展檔案事業作積極貢獻！一是充分發揮各級檔案學會的作用，積極開展檔案學術研究、理論研討活動。二是圍繞市委、市政府和各級各部門的中心工作，積極開展檔案編研工作，特別是做好為領導決策作參考、為部門和單位工作做查考、為民生服務和編史修志作依據的檔案資料編研工作。三是市、縣（市）區檔案局館要做好愛國主義教育基地展廳的參觀接待服務，加強與省內外同行的交流與協作。四是今年內組織1—2次檔案學會會員考察學習活動，開闊視野、拓展思路、增長知識，不斷增強做好檔案工作的能力和本領。
8、堅持不懈抓好檔案安全管理工作
各級檔案部門和全體檔案工作者要高度重視檔案安全管理工作，要增強“責任重于泰山、安全高于一切”的意識，盡職盡責做好檔案的保護者。一是市、縣（市）區兩級檔案部門和各部門、各單位及檔案工作者要高度重視檔案安全工作，加強對檔案安全知識的宣傳教育，強化檔案安全防范意識和責任意識。二是建立健全檔案管理規章制度和檔案安全應急防范機制，確保規章制度落到實處。三是改善檔案館（室）設施和檔案保管條件，做好“十防”工作，保證檔案安全與完整。四是要做好檔案在保管環節和利用環節的安全工作，做好檔案實體安全和檔案信息安全工作。五是做好國家重點檔案的搶救和保護工作，爭取各級政府和各部門的支持，加大投入，對重要檔案進行有計劃的搶救與保護，做好重點檔案保護技術業務指導工作。六是認真做好市級行政中心動遷單位檔案安全管理工作，確保檔案的完整與安全。
（一）加強領導，盡快全面完成檔案館基礎設施建設。首先，要加強領導。我們要將檔案工作納入了主管領導和相關人員的崗位責任制，落實了職責范圍，從而為檔案工作的規范、有序開展提供了保證。要充分認識檔案工作對行業改革發展的重要作用，加強對檔案工作的領導，將檔案工作納入本單位的工作計劃和發展規劃，列入領導的議事日程，確保開展檔案工作所需人員、經費的落實，為行業檔案事業的發展提供人才支撐和物質保證。其次，強化檔案基礎建設。基礎業務建設規范化、標準化是檔案現代化管理的基礎。基礎業務建設水平的高低也是檔案館考評定級的主要條件。做好檔案年度立卷接續工作，徹底消除室藏積存零散檔案未整理現象，及時糾正檔案整理質量問題。要提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。
（二）抓好館庫建設、健全實體管理。檔案館是國家檔案事業的主體，也是文化強國建設的一項重要內容。建立健全了各項檔案管理制度和管理網絡，設置了專門庫房，初步實現了三室分離，較好地滿足了檔案管理的需要。嚴格按照《檔案庫房管理制度》、《檔案員工作職責制度》、《檔案保管保密制度》、《檔案借閱制度》等相關制度，將檔案保管工作落實到人，切實加強對檔案保管保護等規章制度的落實。對檔案館設施設備進行全面檢查，做到防火、防盜、防光、防潮、防高溫、防塵、防鼠、防蟲等八防措施，確保檔案保管安全，做好溫濕度記錄，庫房整潔，無安全隱患。另外，對檔案庫房配備設施，如滅火器、除濕機、電源電線等進行了完好率檢查，并對案卷的數量、質量、霉變情況進行檢查，嚴格落實檔案管理安全責任制。
（三）加強檔案干部隊伍建設。當前，檔案事業發展處于關鍵時期，大量的新情況、新問題需要我們去探討，去解決，在這種新形勢、新任務面前，加強檔案干部隊伍建設，提高檔案干部隊伍素質尤為重要。因此，我們要提高其政治素質、文化素質和業務能力。強化檔案培訓。開展多角度、多方位、多層次的業務培訓活動，強化檔案管理人員的基本功訓練。同時，加強業務學習，提高工作水平。認真學習檔案業務基本知識，做到精益求精；虛心學習發達地區的先進經驗和好的做法，做到相得益彰；以開拓創新的精神探索適應新形勢新任務需要的檔案工作的新舉措，做到與時俱進。檔案管理人員要學習與掌握現代科學技術知識，學習現代化設備的實踐技術、電子計算機技術、網絡技術、多媒體技術等，運用科學的方法和技術管理檔案，以實現檔案管理的現代化，促進檔案工作的發展跟上當今時代的節拍。
二、不斷促進檔案信息化建設
（一）在思想上提高認識。隨著社會經濟的不斷進步和檔案事業的不斷發展，社會各方面對檔案的需求加大，需要我們檔案干部及時適應新形勢發展的客觀要求，進一步提高政治理論和業務水平、增強現代化意識、提高自身綜合素質。因此，在現代的信息化社會里，檔案館要想提高整體素質和服務水平，就必須進行綜合治理和整體改革。檔案館綜合素質及服務水平的提高需要提高檔案館領導的綜合素質，從事檔案管理人員檔案的管理水平、檔案館的軟硬件設施設備的管理操控能力及館藏檔案資源收集開發整理利用的能力。同時，要在心中構筑堅固的思想防線。檔案安全體系建設作為系統工程，在首先提高認識的同時，還必須要做到執著認真、堅持標準，要有盯住不放、抓住不松的精神。特別是在檔案管理中的基礎建設過程中，更來不得半點的馬虎。要樹立“安全第一”的思想，強化責任與防范意識，確保檔案數字化工作的安全性、保密性。并要求大家督促各單位在檔案數字化過程中健全制度、查堵漏洞、杜絕隱患，確保檔案安全萬無一失。
（二）加強檔案信息化建設。檔案數字化是檔案資源信息化的基礎，也是分布式檔案基礎數據庫的重要環節。檔案信息化建設的目標和主要任務是：本著統籌規劃、分步實施、安全保密的原則，加快檔案信息化基礎設施建設，加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，推動館藏檔案的數字化和數據庫建設。建立數字化系統就是利用數字化技術手段，將紙質、照片、錄音、錄像等不同載體的模擬檔案信息轉換成電子信息，形成計算機網絡環境下可利用和共享的各類檔案數據庫，實現檔案資源的社會共享。積極開展編研工作。檔案編研工作要“立足館藏，服務社會”，最大限度挖掘館藏檔案信息資源，緊緊圍繞黨和政府的需要、群眾的需要和社會需要，為領導服務、為基層服務、為社會服務。加強電子文件歸檔管理。加強對本地區機關和企業、事業單位的電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監督、指導，保證各單位產生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。選擇有條件的單位進行電子文件歸檔管理的試點工作，及時總結、推廣經驗，引導、規范機關電子文件的歸檔管理。逐步實現電子文件與紙質文件同步歸檔和有效管理。
一、網絡環境下企業檔案編研工作的特點和優勢
網絡環境下的檔案編研是指通過網絡為主要媒介來實現檔案信息的選題、查找、加工、提供利用和反饋的檔案編研全過程。與傳統檔案編研工作相比較，網絡編研不斷呈現出新的特點和時代特色。
1.先進的網絡技術最大程度地滿足了檔案用戶需求
從傳統的紙質環境到網絡信息平臺，從紙質資源的實體庫房到數字信息資源的數字檔案館，從進館借閱到網絡實時傳輸，新技術給檔案用戶提供了極大的便利。網絡環境改變了檔案用戶需求的實現預期：一方面利用需求在廣度上要求更高，信息技術的發展為滿足檔案用戶需求創造了更加便利的條件，豐富并更新了檔案編研手段，借助數字檔案館系統平臺進行采集、存儲、檢索、傳輸及利用，方便用戶隨時瀏覽檔案網站、在線查閱下載、遠程咨詢服務等。另一方面，利用需求在深度上要求更高，信息技術的發展豐富了檔案信息資源開發的內容和形式，運用數據庫和數據挖掘技術，減輕編研難度，提高了編研成果的質量，激發檔案用戶的信息意識和潛在需求。
2.新技術環境對檔案編研質量提出更高要求
網絡環境為檔案用戶提供極大便利和滿足需求的同時，檔案用戶需求也在不斷變化，他們對信息載體、信息內容的集成、服務形式和手段等提出更高要求。如由單一性向多樣化轉變，由查詢性向知識性轉變，由滯后性向及時性轉變等。新技術為檔案信息多元化的加工提供了可能性，可以縮短檔案編研成果的出版周期，降低成本，擴大傳播范圍。然而，如果檔案編研成果的信息不全、加工錯漏多、整理編排不當、傳遞不及時，會被列入劣質信息的行列而被篩除。
二、當前企業檔案編研現狀和問題分析
1.現狀分析
從當前網絡環境的發展水平來看，檔案用戶需求并未得到很好的滿足，一是因為網絡檔案信息數量巨大、分散無序、動態變化和分布不均衡，影響了檔案需求的有效實現；二是檔案用戶信息利用能力的不均衡性。目前，企業檔案網站建設取得了一些成績，通過設立專欄開展網絡檔案編研工作，如建立網上榮譽資源庫、規章制度庫、培訓資源庫等。應用綜合管理信息平臺實現檔案信息的集成管理，通過一站式檢索、跨庫檢索等方式實現智能化應用。在檔案編研類型上有所突破，呈現多元化趨勢，如將企業工程項目情況、先進事跡、重大創新活動等為素材的企業宣傳視頻檔案傳到網上，提高了信息傳播的生動性和形象性，使編研成果更具有吸引力。
2.存在的問題
首先，網絡檔案編研的數量和質量還不能完全滿足利用者多層次和多角度的利用需求。其次，編研水平和網絡編輯技術有待進一步提高，編研形式較單一，不能最大地發揮網絡提供的便利。最后，檔案編研不能充分利用網絡的互動性，檔案用戶的需求未能得到充分實現。因此，是否滿足利用者的需求是檔案編研工作績效評定的重要標準。
三、開展網絡企業檔案編研的建議
1.高效的開放式檔案編研
（1）館際聯合。檔案編研工作應當最大程度地滿足檔案用戶的利用需求，提高檔案信息的利用價值，因此要注重編研信息的廣泛性和層次性。檔案編研人員必須轉變觀念，通過館際之間的分工和協作，搭建全方位的檔案信息傳播利用平臺，建立起互通互補的新型合作關系，以發揮經濟效益的最大化。
（2）突破部門間界限，形成以編研部門為主導，組織和協調各部門參與的合作機制，實現檔案信息資源的合理化組合，增強檔案編研工作的時效性、動態性和靈活性，以獲得最大的編研效益。
2.采取編研人員與檔案用戶的互動模式
（1）推動知識交流共享。充分發揮專業用戶的作用，加強企業員工之間的合作，促進企業內部隱性知識顯性化。通過對檔案信息資源的收集、分析和挖掘，幫助用戶獲取檔案的知識價值，從而減少不必要的重復勞動和資源浪費，有效提高企業運營效率。
（2）網絡媒介為檔案編研工作提供了全新的互動模式。檔案編研人員根據用戶需求，將編研工作計劃與編研成果到網上，利用者閱覽了檔案編研成果后，通過網上論壇、電子郵件、留言表單、在線實時交流等方式提出意見和要求，據此決定下一步編研工作的安排，并對編研成果傳播后的效果進行調研和評估，跟蹤掌握檔案用戶的反饋意見和新的信息需求，進一步改進檔案編研工作，從而提升企業檔案編研成果的傳播效果。
（3）個性化服務。網絡環境下，用戶的信息需求呈多元化個性特征，表現出對信息的及時性和新穎性的關注。我們針對用戶訪問和檢索的歷史數據分析，最大限度地挖掘并滿足用戶需求。運用網絡編輯技術將編研成果圖文并茂的展現在利用者的面前。用戶既可以利用檔案原件，又可以借助編研成果開展利用和研究，保證了利用檔案的可據性、可視性和可讀性。通過用戶反饋服務，可以將利用過程中遇到的問題提供給檔案館員，以便結合用戶需求，提供更具針對性的編研成果。
3.檔案編研服務項目
（1）加強數字化檔案資源建設，在數字化之前對檔案的利用價值的鑒定是至關重要的。通過鑒定挖掘篩選出館藏檔案中具有廣泛利用價值的檔案，進行優先數字化，并構建數據庫來統一管理館藏數字化檔案，保證數據的全面性和準確性。并建立完善的檔案目錄和索引數據庫、全文數據庫和專題數據庫，主動為利用者服務。
（2）信息導航服務，是將具有主題關聯、專業關聯及其它相關關聯的檔案信息進行整合和分類，建立檔案資源指引庫，便于檔案信息的檢索與獲取。
（3）信息推送服務，是根據用戶需求調查、用戶操作日志等各種需求信息，通過知識元之間的語義關聯自動發現可能需要的知識資源，定向搜集和組織用戶感興趣的檔案信息，及時用電子郵件等方式提供給檔案用戶。同時通過用戶信息需求偏好模型的優化和持續改進，更多地向用戶提供增值服務。
