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關鍵詞：知識經濟；知識管理；檔案管理
中圖分類號：F270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）04-00-01
一、知識經濟的主要特征
一是知識已成為企業生產力和生產關系的最大要素；二是知識的來源已經全球化、信息化、多樣化。過去知識的來源并不豐富和直接，而隨著因特網的普及，世界的知識已經融匯在網絡中，隨時隨地可以取得和應用。過去知識主要以書報、文稿為主，而現在有文字、圖像、語音、圖形多種表現形式，又以紙質、電子、光碟等多種媒體表現；三是知識處理與傳播已經網絡化。過去靠面對面培訓，靠電視、廣播。而現在網絡平臺已經深入到企業和家庭，知識已經緊緊地圍繞在我們身邊；四是知識的產權化。雖然大量知識已共享，但作為企業競爭的核心知識正在產權化，以保護創新知識的企業。企業也正以自己的創新知識獲取企業的最大利潤；五是知識管理成為主要的手段，也成為企業的核心管理。知識經濟時代的管理重點已經轉移到知識管理上，因為企業的利潤增長來源主要是企業掌握了別人不具備的知識，而掌握和擁有知識的過程就是知識管理過程。
二、企業檔案管理中存在的問題
（一）傳統企業檔案管理中存在的問題
傳統企業檔案管理的重點在收集、保存資料，記載“歷史”。傳統檔案管理多以實物存檔為管理對象，管理手段主要就是用媒體（主要是紙質或實質）記錄下來，并分類存放在檔案室中。這個階段由于技術手段的限制，管理的重點就在“收集”、“管理”、“編目編冊”、“保存”、“借閱”等工作上。同時，非常強調資料的完整性、安全性，所以過去只有少數的人員能借閱。事實上，傳統的檔案管理起到的最大作用就是記載歷史，使得后人在需要的時候以歷史資料為依據，檔案才產生作用。由于歷史的局限，傳統企業檔案管理主要存在以下問題：一是工作量大，耗費時間長。二是保存占據空間較大。三是查找困難。四是傳統檔案的安全性沒有可靠的保障。
（二）信息時代企業檔案管理中存在的問題
一是收集整理檔案用人多，耗費時間長。與傳統檔案管理一樣，檔案得不到及時地、實時地應用。等整理編號完畢，已經成為“歷史”。有更嚴重的問題是，部分信息管理人員、檔案管理人員不具備整理的能力，致使檔案規范化難以實現。
二是網絡化沒有給企業檔案管理帶采革命性的變化。信息時代的網絡化把全球聯成了地球村，檔案管理不再是孤立地由檔案管理者處理的事情。因為，在信息競爭、知識競爭的激烈狀態下，人們已經沒有時間等待檔案員那漫長的整理過程。只有對檔案進行及時、快捷地處理，才能適應現實社會對檔案的需求。目前就我國各級檔案館來看，檔案管理的革命性變化還沒有真正到來。
三是檔案的分類方法多沿襲舊制。按過去的檔案管理的分類方法，最多再加進一些信息管理的規則，脫離了實際工作規律或習慣，因為絕大多數檔案利用者并不是檔案管理者，他們不知道檔案的編目分類方法，查找起來就顯得非常麻煩。事實上，這也是眾多檔案管理實施信息化以后出現的問題，檔案信息系統依然是檔案管理者自己的系統。
三、企業檔案管理與知識管理的關系
企業知識管理就是通過一定手段，把知識的產生、沉淀、規范、傳遞、應用等過程管理起來，使企業員工快速掌握知識，具備更強的工作能力，極大地提高企業工作質量和效率水平，進而取得利潤。
1.知識資源管理正逐步成為企業管理的核心之一。企業知識大體上分為顯性和隱性兩大類。顯性知識就是已經記載下來、能看、能聽或能讀的知識；隱性知識是存在于大腦中、行為中、數據中，未被記載下來的知識。所謂知識資源狹義上的定義就是顯性知識。知識資源管理，也就是顯性知識的管理。當然，顯性知識也是從隱性知識轉變而來的。知識資源管理是知識管理的重要組成部分之一，它當然是企業管理的核心之一。并且可以說，知識資源對于企業、組織來講，現實感到是最需要管理的，因為它們已經是、或大部份已經是企業的經營成果，它們代表了企業現實的知識資產，所以說，知識資源的管理其實質是對企業核心知識資產的管理。
2.檔案知識管理必然上升到知識資源管理。檔案知識是典型的顯性知識，并且是經過一定規范化處理（格式化編目、編號）得知識資源。當我們認識到檔案知識是知識資源，那么它的管理就要從知識資源管理的角度去認識、去推動。
（1）企業檔案知識管理上升到知識資源管理是完全可能的。因為檔案知識是知識資源，且是規范化處理后的知識資源。按照知識資源的管理過程，它還將應用到工作中，并創新知識、創新工作，這才符合檔案知識管理的規律，才能生存下去，否則檔案知識管理就會走到盡頭。
（2）企業檔案管理上升到知識資源管理也是現實必需的。因為通過上升，檔案知識不再被看成信息，不再按信息管理的規律去管理，由此就能避開信息時代檔案管理的問題。一是通過大家參與，形成共識的知識資源規范處理，避免了過去收集整理只是檔案管理者的事；二是通過支持實際工作，知識資源結合實際分類，解決了過去按檔案方法分類的問題，也解決了檔案知識不能及時或實時應用的問題；三是檔案知識管理真正按知識管理的方法、手段來進行，避免了知識類檔案還按照信息類檔案進行處理的錯誤方式。綜上所述，檔案知識管理上升到知識資源管理既是可能的，也是必要的。
關鍵詞：檔案 管理 措施
一、檔案管理工作中存在的問題
（一）重視程度不夠。長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識存在一些誤區。認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，檔案管理人員只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。這些思想認識，不僅表明了一些人對檔案工作缺乏了解，導致輕視檔案工作，還阻礙了檔案工作的健康發展、科學發展。
（二）管理力量薄弱。目前，由于經費有限，大部分檔案管理人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是手工地將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。
（三）硬件設施不全。各單位檔案管理必備的硬件設施參差不齊，差異較大。個別單位沒有專用檔案室，檔案材料在部門或個人保管。個別檔案室存在狹窄、潮濕、“六防”設備不配套現象，檔案材料霉變、蟲蛀時有發生。有的檔案室沒有必備的切刀、統一的檔案夾和裝訂設備，導致裝卷不規范。
二、檔案管理工作中的基本方法
提高檔案管理的水平，必須實行標準化、規范化的工作程序與方法，必須按照要求進行工作，保證檔案的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節工作順利進行。
1、全面普查案卷。這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為綜合性檔案室由于多年來未做全面的清查，加之移交單位劃分保管期限不準，不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件。所以，剔除這些無用的文件，才能避免今后出現重復與低效率的情況。
2、重新組合案卷。將那些組卷過厚、內容混雜的案卷進行重新組卷能夠避免某種相連的文件組合在一起。在重組案卷的過程中，應對無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷進行重新加工、填寫，保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管，而且可以提高檔案的利用效率。
3、規范著錄工作。著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作，也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。各檔案室應從自己的實際情況出發，根據計算機管理的技術要求制定出適合本單位的著錄細則，提高基礎工作水平。
4、統一分類編號。為了確保檢索的完整性，在分類過程中，要根據《中國檔案分類法》進行分類，做到前后標引一致，同一類文件標引一致，從而達到標準化和規范化管理。
5、規范檢索題名。在填寫檢索題名過程中，要規范機構簡稱，盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。
三、檔案管理工作中的主要措施
檔案管理是學校工作的重要組成部分，它真實地記載著每一個時期的學校發展軌跡，具有很強的信息利用價值。因此，學校的檔案工作應著眼于今后的發展，既要適應今后管理的基礎工作，又要盡快運用現代化管理理論和科學技術，實現檔案管理現代化。
一是指定專人管理。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案管理人員。一方面學校要指定有責任心、能吃苦的同志專職負責檔案管理工作，另一方面要加強檔案工作隊伍建設，加強對他們的教育培養，關心他們工作、生活，充分發揮他們的積極性和創造性。此外，作為檔案管理人員，也要注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環節和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量，
二是配備先進設備。 先進的設備是提高學校檔案管理水平的基礎，也是檔案管理質量的重要保障。把檔案設施建設列入學校基本建設的總體規劃，配置足夠的檔案庫房，庫房內可適當配備空調、去濕機以及防蟲、防火、防盜等基本設備。應該配置計算機、打印機、掃描儀、數碼相機、攝像機等現代化辦公設備，提高工作效率。
三是健全管理制度。建立健全檔案管理制度，是搞好檔案工作的前提條件。學校要根據國家法律法規和有關檔案管理的文件規定，結合實際情況，制定出嚴謹的規范的檔案管理制度，建立科學的檔案組織管理和運行機制，建立檔案管理工作責任制，使檔案管理工作做到依法管理、按章辦事、精細操作、妥善保管。
四是創新管理機制。創新檔案管理機制是新形勢下檔案管理工作的現要求。我們要從服務的社會性、管理的復雜性出發，建立健全檔案管理的責任風險體制、目標管理體制、競爭機制、激勵機制，促使檔案工作人員從事務型向專業型轉變。要強化檔案管理部門的業務指導、監督、檢查等宏觀管理職能，加強后續監管，促進檔案工作的制度化、科學化、規范化。要形成科學分析和創新研究的工作態勢，為檔案工作的發展提供堅實的保障。
四是進行科學分類。科學分類就是按照檔案部門的要求，根據學校的實際情況，按部門、內容等，分成黨群類：包括上級文件、校內文件、計劃、總結、規章制度等。業務類：包括各業務部門的報表、工作日志、各類活動等。人事類：包括職稱晉升、考勤、考核、職工培訓及進修情況等。通過科學分類，便于檔案查找利用
五是實施電子歸檔。檔案信息化建設是當今社會發展的一大趨勢，也是現代檔案管理的基礎，是檔案管理現代化的必經之路。為此，中職學校在案管理中，采用計算機等現代化辦公設施，收集、處理、傳遞、利用檔案信息資料，提高檔案的服務質量。
檔案管理基礎工作是檔案管理工作的重要組成部分，它在檔案的規范程度和查找的準確度上都是不可或缺的，但在一些企業里檔案管理系統還存在一些問題。
1.1檔案管理人員對基礎工作不重視
檔案管理基礎工作較為繁瑣枯燥，使得管理人員對此應付了事。在一些企業里對檔案的認識程度不夠，無法理解檔案管理的重要，將檔案管理視為可做可不做，這就使得檔案管理過程中出現缺失、分類不明等現象。檔案管理對企業是非常重要的，基礎工作做的不好導致檔案無法調取，就會對今后的檔案整理工作造成一定的影響。
1.2檔案的分類不合理
很多企業在檔案管理中出現分類不合理的現象，分類標準太過單一。有些檔案在分類時致使簡單的按照時間分類，完全沒有考慮內容，使得在檢索時非常麻煩常會檢索出大量的檔案。還有的檔案頁碼標注不全，使得檔案缺頁或者排序不當造成檔案的有效性下降。檔案管理缺乏規范，使得檔案管理混亂，在檔案匯總后就會出現各種問題。
1.3檔案的編號缺失或不準確
檔案編號也是檔案管理的重要部分，在一些企業中檔案管理還是按照傳統的進行編號，使得許多新的內容無法準確表達。在檔案管理中還存在這樣的一部分檔案，沒有設計目錄，使得很多檔案無法被準確定義，丟失的部分無法確定，已經存在的部分無法排序，影響檔案的分類和內容的確定。
1.4檔案管理缺少高素質的檔案管理人員
在許多企業中檔案管理人員多是年齡較大的，缺少年輕人，這種結構是不合理的。年齡大的人對新知識接受能力差，很多高新的信息管理方法都無法理解和應用，無法正確使用新的檔案管理系統。缺乏應用信息技術的人員也在一定程度上影響了檔案管理。年輕人對新事物學習快，探索性強，能更好的操作信息管理系統，推進檔案管理系統的現代化。
二、如何加強檔案管理基礎工作的有效性
檔案管理基礎工作在檔案管理中的重要性是毋庸置疑的，它對檔案管理的規范性準確性及有效性都有積極的意義。為了實現檔案管理的現代化就要正確對待檔案管理的基礎工作。切實的落實好每一步。
2.1提高工作人員對檔案管理基礎工作的認識
在現實的工作中企業要加強對檔案管理基礎工作重要性的培訓，讓檔案管理人員清晰的認識到這份工作的重要，在觀念上強化基礎工作不容馬虎。在實際操作中也要做到準確規范。在檔案的分類，訂裝和登記等方面要嚴格認真，做到合理，有效。檔案管理人員的素質要高要求，在繁瑣的工作中能堅持不懈怠是非常重要的。檔案管理的好壞也可以看出這個企業的正規程度。
2.2加強檔案管理的標準，使其更正規化系統化
檔案管理中重要的就是對檔案進行一系列的分類整理登記。但由于檔案管理不嚴密，從而影響了檔案的分類和查找。不同的單位檔案形式也不相同，檔案的分類缺少統一的標準，需要各單位能找到屬于自己的檔案管理方式。將檔案的分類和登入做的更細致，關鍵詞區分更完善，就能大幅度提升查找的準確性和便捷性。建立關聯數據庫，加速檔案檢索速度。一個完善系統的檔案基礎工作是檔案管理工作系統高效運行的保障。當然檔案管理工作不是一成不變的，它也是向著現代化發展的。那么引進現代化的信息技術和管理手段建立一套全面的檔案管理標準才能規范檔案管理基礎工作。有了較高標準的要求，檔案管理人員對檔案的管理會更認真，有利于提高檔案管理的查準率。標準一旦設立就要嚴格執行，否則就形同虛設。
2.3強化檔案管理信息系統
信息技術的快速發展使得它在檔案管理系統中發揮著重要的作用，檔案信息大多已經變成數字信息化。但信息管理系統還不夠健全，在很大程度上影響了檔案信息檢索的準確性。若想實現信息化的管理模式就要完善信息管理系統。首先在信息管理上要優化分類，將檔案信息分類填寫細致，在設置關鍵詞時要準確，提高檢索效率。其次在信息分類中要避免使用符號或意義不明的詞匯，控制題名的長度。在設置檢索信息時要優先一些新的檔案信息，分清主次。同時丟失的檔案也要標明，方便查閱。強化信息管理系統的主要目的還是要提高檔案檢索的速度和準確率。既然在檔案管理工作中融入信息處理系統那就要不斷地進行更新，保持與現代技術的同步性，實現檔案管理工作的現代化。
2.4加大檔案管理的安全性
檔案管理工作還要注重安全工作，在檔案館要安裝攝像裝置。管理人員要定期查缺補漏，做到檔案管理心中有數。在管理工作中要定期檢查檔案的保管情況，避免損壞或丟失。只有將基礎工作做好了才能保證檔案管理準確嚴密。
三、結語
一、推進社區衛生服務檔案管理規范化的必然性
(一)推進社區衛生服務檔案管理規范化，是實現社區衛生服務檔案管理由粗放型向集約技術型轉變的必然要求。對我們來說，社區衛生服務檔案管理是一個新事物，經過幾年的初步探索，對社區衛生服務檔案的類型、內容構成、分類方法、管理要求、提供利用等方面已經有了一定認識，也形成了一定的管理模式，但還缺乏系統性和規范性，仍然處在各自為政，粗放型管理狀態，不利于社區衛生服務檔案管理事業的發展。
(二)推進杜區衛生服務檔案管理規范化，是加強國家檔案資源建設的必然要求。社區衛生服務檔案是社區衛生服務活動的真實記錄和憑證，是一種相對獨立的檔案門類，也是國家重要的檔案資源之一。如果不推進社區衛生服務檔案管理規范化，不提高社區衛生服務檔案管理的規范化水平，國家檔案資源建設將會受到十分不利的影響。
(三)推進社區衛生服務檔案管理規范化，是實現社區衛生服務檔案管理自動化的必然要求。隨著辦公自動化和網絡化的發展，社區衛生服務檔案的自動化和網絡化已經提到了重要議事日程，如果不推進社區衛生服務檔案管理的規范化，使其管理內容、管理方式、方法不加以規范，要實現社區衛生服務檔案管理的自動化和網絡化是根本不可能的。
(四)推進社區衛生服務檔案管理規范化，是充分發揮社區衛生服務職能的必然要求。社區衛生服務具有醫療、預防、保健、康復、健康教育、計劃生育技術服務等六位一體職能，是社區建設的重要組成部分。隨著社區建設的發展，社區衛生服務作為政府實行的具有一定福利性質的社會公益事業，正日益成為社區居民離不開的重要事業。如果不推進社區衛生服務檔案管理規范化，不提高社區衛生服務檔案管理的規范化水平，就很難提高社區衛生服務的水平和效率，影響社區衛生服務作用的充分發揮。
二、推進社區衛生服務檔案管理規范化的主要任務和內容
明確社區衛生服務檔案管理規范化的任務和內容，是推進社區衛生服務檔案管理規范化的關鍵。從目前情況看，推進社區衛生服務檔案管理規范化的主要任務和內容有如下三個方面：
(一)必須規范社區衛生服務檔案的構成
從目前情況看，社區衛生服務檔案主要應包括綜合管理、家庭健康檔案、健康教育、藥品管理、設備管理、基本建設、會計檔案等。
1．社區衛生服務綜合管理類檔案主要應包括對社區衛生服務機構、人員、資格等方面進行管理的過程中產生的相關文件材料和社區綜合健康狀況材料。社區綜合健康狀況材料，主要應包括四個方面情況：①社區人口學資料；②社區患病資料；③社區死亡資料；④社區危險因素調查及評估等。
2．家庭健康檔案是社區衛生服務檔案的核心，主要應包括五個方面：①家庭基本資料；②家族患病史；③家庭健康狀況；④家庭以往患病記錄；⑤家庭成員健康資料(居民個人健康檔案)等。
家庭成員健康資料主要應包括兩個方面，一是以問題為導向的健康問題記錄，二是以預防為導向的記錄。個人健康問題記錄包括：①居民基本資料；②以往病史；③所患疾病狀況描述及治療進展情況記錄；④特殊疾患隨訪記錄表；⑤化驗及輔助檢查記錄；⑥轉診、會診記錄等。預防為導向的記錄包括：①周期性健康檢查記錄；②預防接種記錄；③兒童生長與發育評價記錄；④病人教育記錄；⑤危險因素篩查及評價記錄等。
3．社區衛生服務健康教育類檔案主要應包括健康教育系統、健康教育組織、健康教育計劃、健康教育活動內容、健康促進記錄等。
4．社區衛生服務藥品管理類檔案主要應包括社區衛生服務機構藥品目錄、藥品服用說明書、藥品進出庫清單、藥品采購清單等。
5．社區衛生服務設備類檔案主要應包括社區衛生服務機構購置診斷設備、治療設備、醫療輔助設備、電教設備的隨機文件材料和在使用維護過程中形成的文件材料。儀器、設備要建立總賬、分戶賬、檔案卡；各種儀器設備的說明書、線路圖等資料要分類存檔。
6．社區衛生服務基本建設類檔案主要應包括社區衛生服務辦公、活動場所等基本建設項目的文件材料，如基本建設項目的設計圖、施工圖、竣工圖、工程概算、決算等。
7．社區衛生服務財務檔案主要包括財務決算報表、賬簿、憑證等。
(二)必須規范社區衛生服務檔案的分類方法
可將整個社區衛生服務檔案分成綜合管理、家庭健康檔案、健康教育、藥品管理、設備管理、基本建設、會計檔案等七大類。
1．綜合管理類檔案宜按年度――問題分類法進行分類。就是先將綜合管理類檔案材料按年度分開，然后在每個年度內按問題進行分類。
2．家庭健康檔案類宜采用家庭――姓氏分類法進行分類。先將健康檔案按社區內的各個家庭分類，然后在每個家庭內按家庭成員的姓氏進行分類。
3．健康教育類宜采用年度――問題分類法進行分類。先將健康教育類檔案按年度分開，然后在每個年度內按問題進行分類。
4．藥品管理類宜采用門類――品種分類法進行分類。先將藥品管理類檔案按藥品門類分開，然后在門類內按品種進行分類。
5．設備管理類宜采用類別――設備分類法進行分類。先將設備類檔案按設備類別分開，然后在每個類別內按具體設備進行分類。
6．基本建設類宜采用項目分類法進行分類。將基本建設類檔案按各個具體的基本建設項目進行分類。
7．會計檔案類宜采用年度――類型分類法進行分類。先將會計檔案按年度分開，然后在每個年度內按會計檔案材料的類型進行分類。
(三)必須規范社區衛生服務檔案管理的幾個重要環節
1．必須規范社區衛生服務檔案的收集工作。堅持集中統一管理社區衛生服務檔案的原則，進一步明確社區衛生服務文件材料的歸檔范圍，將社區衛生服務文件材料收集齊全，確保其完整。
2．必須規范社區衛生服務檔案的整理工作。按照上述分類方法，及時將收集來的社區衛生服務文件材料進行系統化的分類整理編號，編制案卷總目錄和分類目錄，為社區衛生服務檔案的保管和檢索利用提供基礎條件。
3．必須規范社區衛生服務檔案的日常管理工作。建立健全檔案查借閱、保護、保密、統計等日常管理制度，強化各種保管和管理措施，加強對社區衛生服務檔案的管理，確保檔案安全，延長檔案壽命。
4．必須規范社區衛生服務檔案的提供利用工作。加強社區衛生服務檔案編研和檢索工作，編制各類必要的檢索工具，優質高效地提供檔案查借閱服務，積極主動地開展檔案提供利用工作，滿足開展社區衛生服務工作的實際需要。
三、推進社區衛生服務檔案管理規范化的主要措施
推進社區衛生服務檔案管理規范化是一件十分繁重和緊迫的重要任務，必須采取綜合有效的措施，從整體上加以推進。
(一)必須加強對社區衛生服務檔案管理規范化的宏觀研究，在管理理論上實現突破。將社區衛生服務檔案規范化管理的研究列入有關計劃，盡快拿出研究成果，以指導實踐。
(二)必須把社區衛生服務檔案管理列為社區衛生服務業務建設的一項重要內容，使其同步發展。將社區衛生服務檔案管理納入社區衛生服務事業的發展規劃和計劃當中，與其同步規劃，同步建設，使社區衛生服務檔案管理工作隨著社區衛生服務事業的發展而同步發展。
(三)必須加強對社區衛生服務檔案管理的業務培訓、檢查和指導。社區衛生服務機構建檔工作起步較晚，管理人員的檔案意識還很薄弱，管理水平較低，如果不加強對其業務培訓、檢查和指導，就跟不上檔案管理科學化、規范化、標準化的發展進程。只有及時培訓、常指導、勤檢查，及時發現并解決管理工作中存在的各種實際問題，才能保證社區衛生服務檔案管理工作的健康有序開展。各級檔案行政管理部門應高度重視社區衛生服務檔案管理工作，切實加強對社區衛生服務檔案管理工作的業務指導。
(四)必須盡快出臺實施社區衛生服務檔案管理的基本業務規范，對社區衛生服務檔案管理提出明確的要求。切實加強對社區衛生服務檔案管理各方面具體業務問題的研究，深入總結社區衛生服務檔案管理工作的實踐經驗，盡快制定并出臺實施社區衛生服務檔案管理的基本業務規范，使社區衛生服務檔案管理有章可循，促進社區衛生服務檔案管理規范化水平的提高。
[關鍵詞]建設單位；工程檔案管理；相關分析
中圖分類號：TV743 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）11-0208-02
檔案管理指的是收集與統計原始檔案中的實體以及檔案信息，對其提供有效管理以及各項服務的總稱，而隨著社會經濟體制以及政治體質的不斷改革，我國的高新科技建設發展也越來越快，建設單位當中的傳統檔案管理也就由此出現了重大的挑戰。本文將對建設單位工程檔案管理進行研究，分別從：檔案管理必要性研究、建設單位工程檔案管理現狀分析、促進建設單位工程檔案管理的有效措施，三個部分進行闡述。
一. 檔案管理必要性研究
檔案管理工作對建設單位發展具有重要意義，檔案記載著建設單位各類信息，這些信息有的相當重要，關系著公司機密。一般工資做重大決策之時都會參考相關檔案，檔案能夠為建設單位發展提供關鍵性的信息。如果一不小心泄露或者丟失了檔案，便會給公司帶來不可估量的損失，有的公司還可能因此負上法律責任。因此，做好檔案管理工作對建設單位本身的發展非常重要。做好檔案管理工作可以為員工提供一個相對穩定的工作環境，還可以鍛煉管理團隊的能力，激發員工的工作熱情，對公司的人才管理也起著不可替代的作用[1]。其次，積極進行檔案管理創新對公司發展具有重要意義。時代在不斷發展，這也對檔案的管理工作提出了越來越高的要求，對檔案管理工作進行創新可以促進建設單位整體競爭力的上升，把企業的發展推向一個更高的平臺。另外，檔案管理的創新可以克服管理工作以往的弊病，徹底地解決檔案管理滯后問題，促進建設單位的有效發展。
二. 建設單位工程檔案管理現狀分析
（一） 檔案管理體制缺乏完善
建設單位檔案管理的體制并不完善。檔案管理工作是一個復雜的過程，包括很多環節，主要包括檔案的分類存檔、檔案的收藏、檔案的使用等工作。檔案的分類非常重要，這關系到檔案使用時的便捷性問題[2]。檔案的收藏也很重要，信息化時代已經到來，檔案除了收藏在檔案室外，還需要電腦存檔，以防丟失。現有檔案管理出現了一個非常奇怪的問題，很多企業非常重視檔案的收藏，卻很少將檔案拿出來利用，這是檔案管理非常忌諱的一個問題。
（二） 檔案管理方法明顯落后
部分建設單位檔案管理方法有明顯滯后性，跟不上時代的發展。部分企業檔案管理還采用以前傳統的檔案室管理，沒有將信息化引入到檔案管理工作中去。信息化時代的到來決定了檔案管理向信息化發展的必然性，一些企業不順應時代的發展趨勢，一定會逐漸失去市場競爭力，被時代淘汰。
（三） 檔案管理缺乏重視
企業不重視檔案管理，沒有針對檔案的管理工作的好壞制定管理制度。有的企業沒有把檔案的管理擺在一個重要的位置，人為檔案的管理只是一項微不足道的工作，這種思維是非常不科學的[3]。還有的企業安排了工作人員進行檔案管理，但并沒有制定科學合理的工作獎懲制度，一旦檔案工作出現了漏洞，公司不知道應該向誰追究責任。此外，檔案管理工作做得好，公司也沒有相應的獎勵制度，嚴重打擊了管理人員工作積極性。
（四） 檔案管理人員素質水平低下
檔案管理人員素質低下。很多企業管理人員的素質沒有達到檔案管理的基本要求，例如有些管理人員分類不明確，有些管理人員不懂在電腦上進行管理，還有些管理人員沒有保密意識，隨便將公司的網站分享給外人，造成信息丟失。因此檔案的管理人員是檔案管理工作的關鍵部分，如果管理人員的素質遲遲得不到提升，對整個公司的發展都會造成不良影響。
三. 促進建設單位工程檔案管理的有效措施
（一） 充分應用激勵機制
公司應該對檔案管理工作引起重視，意識到檔案對公司發展的重要作用。另外，針對檔案的管理工作，公司應該建立科學責任制，這一點非常重要。科學合理的獎懲制度可以帶動員工的工作積極性，而不科學的獎懲制度直接打擊了員工的工作積極性[5]。一個公司如果沒有科學合理的獎懲制度，那么整個公司的管理工作都會亂套。另外，科學合理的獎懲制度可一維護公司的基本利益，一旦公司的檔案管理出現問題，公司可以依據制度將責任追究到部門或者個人，不會出現不知道找誰追究責任的現象。而且，這種做法也可以對員工起到威懾作用，讓員工對自己的工作更加的重視，促進公司更快更好地發展。此外，企業在選擇檔案的管理人員之時一定要嚴格要求，提高管理人員的整體素質。公司在正式聘用管理人員之前，要對管理人員進行專業化的培訓。培訓的內容主要包括管理工作的內容、管理工作的方法、管理工作出現漏洞應該才去的應急措施，只有提高管理人員的專業素質，管理工作才有可能做得更好。在管理過程當中還要能時刻貫徹保密性的原則；要想使責任感很好的加強，就需要對本職工作做到安心與專注，以此使工作的嚴謹度顯著提升；不僅如此，還要為檔案管理人員建立一個有效的培訓體系，依照崗位的不同采用不同的方式進行培訓，培訓內容中包括關于檔案管理工作中所特有的專業知識。還有包括一些其它學科種類，比如像管理學以及信息技術等學科專業的知識培訓。能讓檔案管理工作人員全面提高自身綜合素質[8]。
（二） 擺脫檔案人員的不穩定性、流動性
為確保檔案人員穩定性，企業應對現有檔案管理體制進行完善，促進檔案管理的優化升級。首先在檔案管理的分類方面，相關工作人員一定要對檔案進行精確的分類，不能粗糙將檔案只分為幾大基本類型，相關工作人員在分類時應該在對檔案進行基本分類之后，在在大類下面分出小類[4]。不管檔案使用電腦存檔分類還是收藏在企業專用的檔案室，這個問題都非常重要。其次，在檔案管理的收藏方面，企業一定要注意檔案室的環境，謹防潮濕，并且，企業一定要將檔案輸入電腦進行加密存檔，一旦發生意外，檔案還有備份的可以調出來。最后，企業一定要注重檔案使用，檔案只收藏不使用的話，對公司來說就是一堆廢紙。實際上，檔案的使用價值是非常大的，當公司遇到難以解決的問題時，檔案上的信息可以給公司提供很多參考意見，促進公司的順利發展。
（三） 以績效管理促檔案管理
績效考核是現代企業管理模式的主要方式，我司采用限期定指標考核。沒有規矩，不成方圓，公司領導要制定出科學合理的績效管理制度，對員工工作績效評價系統進行完善，將定量考核與員工工作能力及表現充分結合起來，用數據說話，使績效評估工作更具透明化、公正化，績效管理者應對績效考核體系進行審視，加強與員工的深入溝通交流，保證反饋時效性，管理者還應該廣泛聽取員工意見，并及時做出調整，同時針對不同部門選擇不同的考核工具，制定出科學的考核方案，對員工工作進行有效反饋。績效管理的一項重要原則是量化，檔案記錄了人員狀況、設備儀器、監測數據、原始記錄等各種數據資料，比如各種文件、報表、設備儀器的說明書、監測數據等，做了真實有序的保存，是績效管理過程中需要的重要依據，是績效管理有效運行的證據，為績效管理提供了重要的資料信息和有關文件。因此，檔案是績效管理工作的基礎，對績效管理體系運行產生重要影響。
檔案信息化管理必須注重以下問題：第一，構建安全的計算機網絡外在系統。檔案的計算機網絡設備一定要保證安全性。另外，網絡信息系統的中心機房選址非常重要，要對多方面的環境進行仔細的推敲，不能選擇潮濕的地方，也不能夠選擇電磁干擾性很強的地方[6]。第二，防范網絡病毒。網絡病毒給檔案管理帶來了嚴重地威脅，因此，企業的計算機須安裝殺毒軟件，使用防火墻技術。防火墻可以檢查網絡傳輸的數據的安全性，監控計算機網絡系統的運行狀態。殺毒軟件可以進行病毒查殺，及時阻止危險病毒的入侵，從而確保整個網絡系統的安全穩定運行。第三，對計算機網絡系統及時進行維護，以防出現安全隱患。對計算機網絡進行定期維護可以及時地發現計算機網絡中存在的一些不易發現的問題，并立即采取有效的保護措施，延長計算機的使用壽命。
四. 結束語
檔案管理對于我國建設單位的發展至關重要，隨著時代的發展，傳統的檔案管理方法已經無法跟上時代的發展，檔案管理人員必須及時轉變檔案管理理念，采取行之有效的措施予以解決，促進我國建設單位檔案管理工作效率的不斷提高。
參考文獻
[1] 王曉玲，略論單位建設工程檔案管理[J].經濟研究導刊，2010，14（12）：181-182+193.
[2] 卜凡坤，侯仰增，陳凱.淺談項目建設單位如何做好工程檔案管理工作[J].水利建設與管理，2010，05（23）：8-9.
[3] 馮美芳.工程建設單位檔案管理工作的問題與思考[J].山西檔案，2012，S1（33）：37-38+46.
[4] 折巧玲.研究建設工程檔案管理的創新策略[J].辦公室業務，2012，15（15）：44+46.
[5] 陳燕.關于建設項目工程檔案管理的思考[J].辦公室業務，2013，03（56）：28-29.
[6] 李妹琴.建設工程檔案管理[J].上海建設科技，2013，02（28）：72-74.
關鍵詞：圖書館檔案；優化管理；措施；
中圖分類碼：G25 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01
引言
圖書館檔案管理是高校圖書館現代化建設的重要組成部分。通過分析高校圖書館檔案的作用以及管理工作中存在的問題，提出了優化檔案管理的新思路，要從增強檔 案管理意識、提高檔案管理人員的素質等方面入手，不斷優化高校圖書館檔案管理水平，提高檔案利用率，可以促進高校圖書館各項服務工作更好發展。
一、圖書館檔案管理的問題分析
圖書館的檔案管理有著較好的資源基礎，在隨著信息化的技術不斷進步的同時，以往的檔案管理模式也逐漸的凸顯出其不足之處，對于這些問題必須要得到重視，下面就對于這些問題紛紛進行闡述：
（一）檔案數字化進程緩慢。在檔案整體的結構上的不足檔案數字化的進程緩慢，對于圖書館的館藏文書檔案相對的重大，尤其是一些業務檔案，在這方面較為的豐富，檔案的形 式基本都是紙質為主，在當今的信息化日趨成熟的今天，從量以及載體上就可以明顯的發展，這樣的管理模式已經與當前的發展不相適應，在整體的結構上的優勢愈 來愈小。
（二）檔案管理上操作不規范。在管理上操作不規范，在圖書館的檔案管理方面的一些基礎的設施以及條件等都要比其它的一些部門滯后，這也是對于圖書館的檔案管理沒有得到足 夠的重視造成的，有相當多一部分的圖書館檔案管理方面沒有專業的人員進行管理，這對于圖書館的檔案管理的整體發展起到了阻礙作用，也不能夠有效的對于圖書 館的發展起到很好的促進參考的作用。
（三）檔案管理意識薄弱。許多圖書館都沒有意識到圖書館檔案管理的重要性，工作人員主觀認為圖書管理就是按照傳統方法進行針對圖書進行簡單的文件分類，建立索引就可以了。更 糟糕的是一些領導經常在會議重點討論了檔案管理考核的重要性，但在實際工作中也沒有實行有效貫徹執行，甚至放棄檔案管理。
（四）檔案管理制度不完善、檔案管理水平不高。目前的檔案管理現狀表明，從正規術語文件管理，沒有完整的分類法可循，圖書館檔案管理大多是按照傳統分類方法，如數字法，子母法進行排序放置，而這 種管理方法絕大多數是無法形成真正意義上的相對分類查找。由于檔案管理機構水平不高，崗位職責不明確，責任分工不清，再加上一些圖書館檔案管理人員不固 定，服務質量不均衡，造成了檔案工作發展滯后。有的圖書館甚至沒有專門的檔案管理機構及其專職人員，最終導致圖書館管理水平偏低。
二、圖書館檔案優化管理的必要性
（一）優化檔案管理能夠有效確保圖書館工作的順利進行。圖書館檔案涉及到的內容非常多，包括圖書館工作的原始記錄，圖書館工作人員的工作成果，經驗，對圖書館人員編制進行詳細的記錄，并通過檔案信息反映 了圖書館和博物館的情況及其業務發展中存在的問題是圖書館發展的跟蹤記錄，圖書館的管理和重要的參考價值，以及圖書館的未來發展的真正目標。
（二）檔案管理是圖書館進行科學管理的重要手段。通過建立和完善圖書館檔案管理的科學性，圖書館可以進一步提高其自身檔案管理系統，實現標準化和規范化的管理，充分發揮其在圖書館管理中的作用。另外，對于讀者服務工作的管理過程，能夠進行詳細記錄工作，都是為未來圖書館進一步提升讀者服務質量打下堅實的基礎。
三、圖書館檔案優化管理的措施
（一）優化完善圖書館檔案管理機制。科學規劃圖書館檔案管理機制，優化圖書館檔案信息技術基礎設施建設，提高圖書檔案管理的信息化服務能力，不是幾名圖書館工作人員就可以單獨做的很好 的，有很多檔案材料往往涉及到多個部門，需要協調多方工作進行系統優化服務才行，在健全檔案管理制度，建立檔案保管期限表，文件和資料歸檔范圍，明確保管 期限表制，分保管期間，評估文件，文件規范的符合法律的發展，提高人們的意識，進一步推動圖書館檔案管理建設。
（二）加強檔案數字化建設，建立圖書管理數據庫。所謂圖書管理數據庫管理系統，指的是圖書檔案信息的接收，傳輸，存儲，以實現共享檔案信息管理系統的文件。在今天加速全球化的進程中，實現數據庫管 理系統也使得文件管理從傳統到紙質載體轉變為電子載體，檔案管理員能夠針對圖書信息進行存檔數據處理，有效開展圖書業務管理，共同實現圖書管理信息的協調 處理。
（三）提升圖書檔案管理人員的綜合業務素質。圖書館應設置專職工作人員負責檔案管理，注重員工的檔案管理及其專業技能培訓工作，盡量選擇有著較高教育水平和業務經驗豐富的員工。對于檔案管理人 員，應盡量保持其工作的穩定性。檔案管理人員要定期進行培訓，能夠熟練掌握電腦等現代信息技術，精通圖書館檔案管理系統。要充分認識到圖書管理人員對圖書 館發展工作的重要性，在工作中不斷提升檔案管理人員的綜合素質，不斷轉變其工作觀念，以適應現代社會發展的要求。圖書館檔案管理人員也應提高工作的嚴肅 性，增強工作責任感，及時的準確地對檔案材料進行分類管理。
隨著社會的發展以往的圖書館檔案管理模式慢慢的開始退出了市場，這就要求要有著新的管理模式來更好的促進圖書館的檔案管理，做好這一工作能夠對于組織機構 的可持續的發展有著最為基礎的保障，對于圖書館的檔案管理工作進行創新發展能夠對于自身的水平得到有效的提高，對于其中的一些不足還需要進一步的得到創新 加強，從而把圖書館的檔案管理更現代化的體現出來。
參考文獻：
[1]馬琳.論高校圖書館空間的人性化設計走向[J]. 中州大學學報. 2012（04）
運用計算機以及相關的網絡通信等高新技術是檔案信息現代化管理的重要標志，建立能夠進行相關的存儲處理，檢索復制包含圖文以及音像等內容檔案文獻信息，能夠將檔案保護與檔案信息處理融合為一體的信息網絡系統是現在檔案管理的重要內容。同時，為達到將檔案信息方便快捷地轉化為可利用的社會資源的目的，各級檔案管理單位都在投入大量資金精力更新相關的設備，尤其在針對檔案管理升級工作中，各級檔案管理單位都配置了計算機等現代化辦公設施，這些現代化辦公設施的引入，在檔案現代化管理工作中發揮了日益重要的作用。檔案管理工作者應根據自己從事管理工作的實際情況，為檔案信息管理現代化的實現創造條件。
1 確立檔案管理標準化意識
現代檔案管理，應確立以現代化為主要發展方向的中心思想，應確立以標準化為主要前提的意識：檔案管理以現代化為主要發展方向，就是要建立現代檔案信息網絡，這是以現代計算機技術應用為基礎，實現檔案管理的高效準確。要達到檔案管理的高效準確，就必須確立各項業務工作的標準化基礎，應著力避免內容混亂，系統不協調、設備不配套的混亂狀況的出現，這也是檔案管理工作實現現代化的先決條件。只有實施檔案管理標準化措施，才能使服務工作的質量滿足相關要求，減少相關資源的投入，以達到最佳效益。因此，確立檔案管理工作的標準化意識，是實現檔案管理工作現代化的必要條件。具體來說，應做到以下幾點：
(1)對于不同專業不同內容的檔案，應先按大類進行分別存檔，在這些不同門類的檔案中，還應按照科學的分類辦法以及標準進行分類存檔，實行標準化規范化的檔案管理；(2)對于不同形式的的文字以及音像材料，應實行按形式、時間來具體分類，針對不同的保管期限進行立卷歸檔；(3)應根據自身參與管理的實際工作內容，制定符合實際檔案管理工作特點，便于利用現代化設備進行操作的標準。
2 培養檔案管理現代化人才
科技以人為本，時代的振興和社會的進步，包括各行業的發展，人才的作用是十分重要的，但是現階段中，我國的檔案管理工作的相關人員培養仍處于比較薄弱的環節。大多數檔案工作人員缺乏必要的計算機管理知識，僅能利用現有軟件程序進行簡單的重復操作，一旦遇到系統調整，需求變化管理體系或對系統進行改進就束手無策。因此，如何做好新時期檔案管理工作人才，各級檔案管理單位必須面對的緊迫而現實的問題。隨著現代科技技術在現代檔案管理中的應用的不斷加深，尤其是計算機技術是實現檔案信息管理現代化的必要條件，也就要求具有現代檔案管理工作人員必須具有相當的專業知識，能根據檔案管理工作的自身需要，對相應的軟件程序能作出改有效的完善。這就要求從事檔案管理工作的人員加強相關的計算機知識培訓。要培養檔案管理現代化人才，要做到以下幾點：(1)應根據自身發展需要，對相關的管理人員進行有針對性、實用性的專業培訓，通過培訓使檔案管理人員充分理解相關軟件的作用；(2)應根據自身檔案管理工作的實際特點，要采用合理的用人制度，選擇有工作能力，有實干精神的人員從事檔案管理工作；(3)要培養新時期檔案管理工作人才，不僅要確保他們具有相關政治理論水平、業務水平，還培養其開拓進取的意識，掌握相關的計算機理論知識水平和操作技能，實現檔案管理工作現代化。
3 強化檔案管理現代化意識
總的來說，實現檔案信息現代化管理的重要內容，相關的檔案管理的工作人員應做到以下幾點：(1)盡快學習掌握現代化設備的操作，學習建立檔案信息網絡，拓寬服務領域，提高服務質量，增強檔案管理工作的內容；(2)敢于大膽實踐，利用現有條件，探索出符合實際要求的檔案信息現代化管理的途徑；(3)應加強相關知識的學習，完善自身現代化科學技術體系，提高業務的科學管理水平；(4)轉變傳統的觀念，不斷強化檔案信息現代化管理意識，改變只提供上門查閱的被動服務方式；(5)及時總結探索檔案管理工作的特點和規律，找出快捷有效地為各項檔案管理工作和為社會服務的新途徑。
4 制定檔案管理一體化體系
由于歷史原因，過去很長一段時間內，檔案管理體制基本上處于封閉狀態，所采用的立卷方法和原則不少是沿襲其他國家的檔案管理經驗，集合自身特點總結出來的方法。雖然這套方法在概括檔案文件的特點，保護檔案文件之間聯系，便于查找利用等方面有一定的優勢，但這一方法畢竟已經不能滿足現代大量信息需要查找的要求，相比于不斷完善的現代化檢索技術，這種固有的方法和要求就過于繁雜，應以現代化的方法進行取代，其主要內容就是以計算機系統來完成這方面的工作。而且，由于文書和檔案是由不同的獨立部門分別管理，導致檔案部門不能及時的在文件信息積累的起始階段就轉化為檔案，不能及時投入開發利用。現代檔案管理體系，就應做到在文件形成之初就利用計算機進行有機地聯系，依據計算機系統工程的處理方法將其分成若干系統進行處理，制定統一的規范和標準，利用子系統逐次分類技術達到檔案信息在網上共享。因此，只有制定檔案管理一體化體系，才能有效地提高檔案利用時效，利用發展迅速的現代化技術，提高立卷方法改革的可行性。同時，運用計算機檢索檔案文件，既可以做到只要準確的確定檢索條件，就能夠快速的查到所需文件；又能達到查閱時不需要調動原件，不需要進入庫房的效果。要制定檔案管理一體化體系，就要做到以下幾點：(1)利用計算機加工已形成的各種文獻，建立檔案信息數據庫，通過網絡系統傳輸到有需求的用戶，實現檔案管理部門由管理型向服務型的轉便；(2)利用現有的辦公條件，發展檔案管理的對象，將單一的文件管理收集向多元化的電子檔案收集發展；(3)檔案管理部門在收集紙質文件的同時，也應加強對電子文件的收集，實現多種形式的檔案共管，將工作重點逐漸由文件管理轉移到整體信息的儲存和開發上。
運用計算機以及相關的網絡通信等高新技術是檔案信息現代化管理的重要標志,建立能夠進行相關的存儲處理,檢索復制包含圖文以及音像等內容檔案文獻信息,能夠將檔案保護與檔案信息處理融合為一體的信息網絡系統是現在檔案管理的重要內容。同時,為達到將檔案信息方便快捷地轉化為可利用的社會資源的目的,各級檔案管理單位都在投入大量資金精力更新相關的設備,尤其在針對檔案管理升級工作中,各級檔案管理單位都配置了計算機等現代化辦公設施,這些現代化辦公設施的引入,在檔案現代化管理工作中發揮了日益重要的作用。檔案管理工作者應根據自己從事管理工作的實際情況,為檔案信息管理現代化的實現創造條件。
1 確立檔案管理標準化意識
現代檔案管理,應確立以現代化為主要發展方向的中心思想,應確立以標準化為主要前提的意識:檔案管理以現代化為主要發展方向,就是要建立現代檔案信息網絡,這是以現代計算機技術應用為基礎,實現檔案管理的高效準確。要達到檔案管理的高效準確,就必須確立各項業務工作的標準化基礎,應著力避免內容混亂,系統不協調、設備不配套的混亂狀況的出現,這也是檔案管理工作實現現代化的先決條件。只有實施檔案管理標準化措施,才能使服務工作的質量滿足相關要求,減少相關資源的投入,以達到最佳效益。因此,確立檔案管理工作的標準化意識,是實現檔案管理工作現代化的必要條件。具體來說,應做到以下幾點:
(1)對于不同專業不同內容的檔案,應先按大類進行分別存檔,在這些不同門類的檔案中,還應按照科學的分類辦法以及標準進行分類存檔,實行標準化規范化的檔案管理;(2)對于不同形式的的文字以及音像材料,應實行按形式、時間來具體分類,針對不同的保管期限進行立卷歸檔;(3)應根據自身參與管理的實際工作內容,制定符合實際檔案管理工作特點,便于利用現代化設備進行操作的標準。
2 培養檔案管理現代化人才
科技以人為本,時代的振興和社會的進步,包括各行業的發展,人才的作用是十分重要的,但是現階段中,我國的檔案管理工作的相關人員培養仍處于比較薄弱的環節。大多數檔案工作人員缺乏必要的計算機管理知識,僅能利用現有軟件程序進行簡單的重復操作,一旦遇到系統調整,需求變化管理體系或對系統進行改進就束手無策。因此,如何做好新時期檔案管理工作人才,各級檔案管理單位必須面對的緊迫而現實的問題。隨著現代科技技術在現代檔案管理中的應用的不斷加深,尤其是計算機技術是實現檔案信息管理現代化的必要條件,也就要求具有現代檔案管理工作人員必須具有相當的專業知識,能根據檔案管理工作的自身需要,對相應的軟件程序能作出改有效的完善。這就要求從事檔案管理工作的人員加強相關的計算機知識培訓。要培養檔案管理現代化人才,要做到以下幾點:(1)應根據自身發展需要,對相關的管理人員進行有針對性、實用性的專業培訓,通過培訓使檔案管理人員充分理解相關軟件的作用;(2)應根據自身檔案管理工作的實際特點,要采用合理的用人制度,選擇有工作能力,有實干精神的人員從事檔案管理工作;(3)要培養新時期檔案管理工作人才,不僅要確保他們具有相關政治理論水平、業務水平,還培養其開拓進取的意識,掌握相關的計算機理論知識水平和操作技能,實現檔案管理工作現代化。
3 強化檔案管理現代化意識
總的來說,實現檔案信息現代化管理的重要內容,相關的檔案管理的工作人員應做到以下幾點:(1)盡快學習掌握現代化設備的操作,學習建立檔案信息網絡,拓寬服務領域,提高服務質量,增強檔案管理工作的內容;(2)敢于大膽實踐,利用現有條件,探索出符合實際要求的檔案信息現代化管理的途徑;(3)應加強相關知識的學習,完善自身現代化科學技術體系,提高業務的科學管理水平;(4)轉變傳統的觀念,不斷強化檔案信息現代化管理意識,改變只提供上門查閱的被動服務方式;(5)及時總結探索檔案管理工作的特點和規律,找出快捷有效地為各項檔案管理工作和為社會服務的新途徑。
4 制定檔案管理一體化體系
由于歷史原因,過去很長一段時間內,檔案管理體制基本上處于封閉狀態,所采用的立卷方法和原則不少是沿襲其他國家的檔案管理經驗,集合自身特點總結出來的方法。雖然這套方法在概括檔案文件的特點,保護檔案文件之間聯系,便于查找利用等方面有一定的優勢,但這一方法畢竟已經不能滿足現代大量信息需要查找的要求,相比于不斷完善的現代化檢索技術,這種固有的方法和要求就過于繁雜,應以現代化的方法進行取代,其主要內容就是以計算機系統來完成這方面的工作。而且,由于文書和檔案是由不同的獨立部門分別管理,導致檔案部門不能及時的在文件信息積累的起始階段就轉化為檔案,不能及時投入開發利用。現代檔案管理體系,就應做到在文件形成之初就利用計算機進行有機地聯系,依據計算機系統工程的處理方法將其分成若干系統進行處理,制定統一的規范和標準,利用子系統逐次分類技術達到檔案信息在網上共享。因此,只有制定檔案管理一體化體系,才能有效地提高檔案利用時效,利用發展迅速的現代化技術,提高立卷方法改革的可行性。同時,運用計算機檢索檔案文件,既可以做到只要準確的確定檢索條件,就能夠快速的查到所需文件;又能達到查閱時不需要調動原件,不需要進入庫房的效果。要制定檔案管理一體化體系,就要做到以下幾點:(1)利用計算機加工已形成的各種文獻,建立檔案信息數據庫,通過網絡系統傳輸到有需求的用戶,實現檔案管理部門由管理型向服務型的轉便;(2)利用現有的辦公條件,發展檔案管理的對象,將單一的文件管理收集向多元化的電子檔案收集發展;(3)檔案管理部門在收集紙質文件的同時,也應加強對電子文件的收集,實現多種形式的檔案共管,將工作重點逐漸由文件管理轉移到整體信息的儲存和開發上。
一、失業職工檔案管理現狀
（一）失業職工基礎檔案管理存在不規范的現象
因為失業職工具有流動性強、分散性大的特點，所以在檔案管理的過程中間，
自己和所在的單位都是一種忽視的態度，因此就使得失業職工的檔案記錄消息和內容不全面，時有時無。而單位在管理的過程中，也沒有基本的行為準則和內容要求，在實際的考察中也沒有去全面了解職工的工作經歷、狀況等，這對于單位以后計算員工工齡、調整薪水、養老保險的辦理來說，都是有影響的。
（二）失業職工檔案管理制度目前還不完善
實現利益最大化是大部分企業都在追求的目標，對于員工的檔案管理比較忽
視，還沒有建立起深刻的檔案管理的意識。很多企業的管理者把目光放在企業的生產經營和產品的市場營銷上，在看待失業職工的檔案管理上面的時候，往往都是一種不在乎的態度。有些企業管理者認為員工和企業是一種單純的雇傭關系，既然員工已經離職，那么企業就不必再承擔任何責任，包括負責失業職工的檔案管理。因此，在對于失業職工檔案管理中，大多數企業都比較敷衍，并沒有投入太多的精力去達到失業職工檔案管理的高質量。
（三）失業職工檔案管理過程中的不規范，降低了檔案的利用率
第一，失業職工的檔案填寫都大致相同，個人的實際情況不明確，材料內容還比較分散。第二，失業職工檔案移交的不及時，操作流程不規范。比如說，有的人已經跳槽去了新的事業單位，但是其個人檔案并沒有隨之離開。第三，因為檔案管理的不規范，導致有些人“鉆空子”，利用這些漏洞來偽造虛假材料。這些現象的發生，嚴重影響了失業職工檔案管理的真實性、權威性和嚴肅性。
二、基于失業職工檔案管理現存問題的相關對策
（一）科學的管理失業職工檔案
在管理失業職工的檔案時，要依據科學的管理方法來進行分類、排序和統一編號，同時要建立起全面詳細的目錄和臺賬。專門成立一個檔案庫房，使用不銹鋼的存儲柜來放置檔案，能夠有效的防水、防火、防盜、防止檔案生霉、灰塵侵襲、蛀蟲叮咬等破壞性的現象出現。還要引進科學的檔案保護技術，讓檔案能夠更加完整無缺的長久保存下去。
同時，學會將失業職工檔案數字化，借助信息技術，將失業職工的檔案事無巨細的保存在數據庫里里面，能夠隨時調動和檢索，方便日后的檔案統計工作。創建增加版塊，每當多一個失業人員的時候，計算機系統就會自動添加一個版塊，來存放失業職工的信息。這樣的方法，能夠促使失業職工檔案管理更加規范和科學化，緊跟時代的脈搏，有一定的現實意義。
（二）借助信息技術，方便檔案管理
隨著社會的不斷發展和進步，信息全球化已經在逐步實現。在進行失業職工檔案管理時，也可以充分利用信息技術，讓管理工作變得更加便捷和準確。比如說傳統的失業職工檔案管理在對檔案進行分類的時候，一般都是通過員工的個人理解劃分標準，每一個員工的理解能力都各不相同，因此就導致在分類的時候出現偏差，影響了檔案分類的質量，從而阻礙了工作的正常進行。而借助信息技術，則可以根據關鍵字和主要內容，讓系統進行自動分類，不僅大大節省了分類時間，還提高了分類的準確率。實現失業職工檔案信息化管理，完善檔案管理制度，能夠隨時為需要檔案這提供便利。
（三）規范失業職工檔案管理的流程，提高服務性
首先，要從接收失業職工檔案入手。失業職工檔案要滿足以下兩個基本條件，才能夠被接收：第一，和原單位解除勞動關系的失業職工需要由本人或者原單位辦理檔案保管手續；第二，失業職工檔案中的所有材料都必須完整、規范。在接收檔案之后，要做到手工臺賬和電子臺賬的共同記錄，保證其檔案的完整準確性。其次，失業職工檔案在存檔期間要進行檔案轉移時，要嚴格按照相關手續來進行移交，比如說要出示單位所作出證明的相關證件和辦理轉移的相關手續等。最后，在對失業職工檔案進行管理時，還要提高服務性，熱心為失業職工解答問題，積極宣傳國家優惠政策等。
