時間：2023-05-24 18:03:35
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筆者主要從事施工企業檔案管理工作，負責企業內部文書、聲像、會計、科技等方面檔案內容的管理。下文筆者將結合自身的工作經驗和內容，對于現階段施工企業檔案管理工作中存在的幾個重點問題進行分析，拋磚引玉提出相應的解決對策，以期更好的提高施工企業的檔案管理水平。
2現階段施工企業檔案管理工作中存在的幾個重點問題
首先，現階段企業內部對于檔案管理工作缺乏足夠的重視。由于施工企業的業務類型所限制，工程項目施工具有施工點較多，施工周期長的特點。整個施工隊伍具有較強的流動性，其檔案管理工作的開展受到諸多局限。與此同時，施工企業在開展工程項目管理的過程中，缺乏科學的檔案管理意識，整個檔案管理工作流程不夠清晰，檔案資料流動不科學。在發生人動時，檔案資料的交接經常會出現問題，造成了檔案管理工作開展遇到諸多困難。其次，歸檔管理水平有限。工程項目施工的過程中，涉及到的社會活動較多，整個工程檔案較為復雜。工程檔案的管理必須要保證其檔案資料具有完整、客觀、真實、原始的特點。在實際開展歸檔工作中，很多工程檔案中的內容存在著缺失、錯誤等問題，并且相關材料填寫上不符合檔案歸檔要求，難以實現長期的保存。長此以往，檔案就會逐漸發生失真、缺失等現象，難以為工程項目管理提供重要的憑證與依據。與此同時，在檔案的收集上，很多施工企業都采用專人定期收集的方式。這種收集方式的工作量較大，并且整理和保存的過程容易出現問題。這種檔案收集的方式較為被動，并且在檔案資料不斷增加的形勢下，歸檔工作的效率和質量也都難以得到有效的保障。很多施工企業的自動化建設還存在著很多不足，辦公自動化系統的應用不夠深入，整體檔案管理工作依然脫離整個信息化系統平臺而單獨開展。再次，歸檔不及時。一般來說，工程項目管理部門應該在驗收后的一段時間內，按照要求完成檔案資料的一角，在檔案管理工作開展中，很多施工企業的檔案歸檔與移交工作不夠及時，并且拖延、滯后現象較為嚴重。部分工程項目在竣工之后的很長一段時間內，檔案資料尚未完成移交。這種問題的存在，造成了企業對信息資源的管理受到了很大的限制，并且難以實現對技術的總結和改進，不能科學的對自身的施工技術能力和管理能力進行改進與提高，不利于企業的長效發展。最后，從業人員素質水平有限。很多企業的檔案從業人員對于檔案管理工作的價值沒有一個明確的認識，并且忽視檔案信息的重要性。在施工企業中，檔案管理工作一般由新人來進行管理。參與管理的員工不具備足夠的檔案管理能力，沒有經受過專業的培訓，難以勝任檔案管理工作的需求。
3提高施工企業檔案管理水平的對策
第一，加強對檔案管理工作的認識。施工企業的管理者要提高對檔案管理工作的重視，并且認識到檔案信息對企業發展的重要性。對于施工企業來說，工程檔案記錄了企業的發展歷程，是企業重要的信息資產。施工企業的檔案管理工作相對于其他企業來說，管理范圍和種類更多，并且特定檔案的管理標準也更高。對于企業管理者來說，不同層級的管理人員需要對檔案管理工作予以高度的重視，并且不同部門要與之進行量化的配合，對于檔案管理工作中出現的困難和問題進行第一時間的解決，為檔案管理工作提供了一個良好的執行環境。第二，完善檔案管理制度。完善的檔案管理制度，是檔案管理工作的重要執行基礎，也是從基礎層面上就現階段檔案管理工作不規范問題解決的有效措施。施工企業的工程項目一般投資規模都較大，并且施工周期較長。在施工過程中，容易出現人員流動與變更的情況。針對于這種情況，施工企業要指明專人進行專項檔案資料的負責，并且明確相互分工與責任。在施工準備階段，要積極的與監理部門、業主單位進行溝通，做好相關檔案資料的樣本設定，為后續檔案標準化管理提供有效的依據。在發生人員變動等情況時，施工單位也要積極的做好交接的管理，避免由于人動所造成檔案資料的遺失。在檔案管理流程設計上，要結合自身企業的業務特點和內部結構，精簡流程，并且做好各個部門之間的協調職責界定。第三，加強對檔案信息的利用。檔案管理人員要深入了解企業的整體業務結構，并且對于各項工作狀態進行深入的掌握，及時的為企業管理者提供相應的資料，充分發揮企業檔案資源對企業管理、技術、經營、研究等各方面的促進作用。另外，施工企業也要積極的推進檔案管理工作的信息化建設。隨著辦公自動化的實現，檔案資料的形式也逐漸變得豐富，電子檔案的管理也成為了檔案管理工作的一個重要內容。在開展檔案管理信息化建設過程中，通過構建一套科學的信息化管理平臺，可以實現檔案信息的高效管理。通過做好相應的權限分配，提高對檔案信息的利用效率，突破傳統管理方式所帶來的查閱難和管理難的問題。第四，提高檔案管理人員的綜合素質。施工企業要有意識、有計劃的構建一套科學的檔案人才管理機制，對于檔案管理人員隊伍的綜合素質進行不斷的提升。在日常檔案管理工作中，要積極的推進各項培訓工作的開展，結合自身需求，不斷的完善檔案管理人員的業務能力。檔案管理人員也要積極的提升自身的業務能力水平，不斷的自我學習和自我充電，對于新出臺的法律法規政策進行學習和研究，掌握企業檔案管理工作的發展需求，提高自身的綜合業務水平。
4結束語
關鍵詞：水電施工企業檔案管理
中圖分類號：C29文獻標識碼： A
在全社會環保意識不斷提高的今天，水電作為一種可再生的情節能源，成為國家保障能源供應的最佳選擇之一。一大批不同規模及型式的水電工程項目如雨后春筍,星羅棋布在各條江河上。水電施工企業作為工程建設的主體，掌握了工程建設現場的第一手資料，將成為竣工檔案資料的基礎，其檔案資料質量直接關系到工程質量評優和達標投產考核。為此,水電施工企業做好工程建設的同時,必須做好項目檔案管理工作，保證歸檔的資料質量，為整個水電項目建設和使用增值。本文將闡述水電工程建設項目檔案管理的意義和不足，以及更好做好檔案管理工作的對策，以供參考。
一、水電工程建設檔案管理的意義
1、為工程糾紛提供法律依據
水電工程建設周期長、參與單位多、協調內外關系復雜，各專業分包商多，工序交接繁瑣，甚至會遇到不可抗力因素影響。所以，一旦出現一個或者多個問題，時間長了就會累積、演變成糾紛和矛盾，會給工程建設及質量產生很大的影響。比如：工程建設時是否按照標準化的程序施工，有無偷工減料，進場原材料是否合格，中間產品質量是否達到設計要求，單元工程質量是否到達質量標準，進度款是否按時支付，質量缺陷是否按照要求修補和處理等等。這些問題會在工程建設過程形成的資料中反映，每一個施工活動都會形成記錄資料。所以，全面、準確的工程檔案資料將為糾紛和矛盾的解決提供法律依據和憑證。
2、為工程信息查詢提供依據
工程檔案是施工活動中形成的大量真實記載，客觀反映工程內部結構和聯系。包括各分部（項）工程施工方案、措施、隱蔽工程施工、質量驗收資料、設計文件及圖紙以及工程建設過程中的往來文函等，都能在檔案資料中真實的記錄和反映。這些檔案資料對工程的使用、維修、改建、擴建、拆除具有指導作用，對防范自然災害的破壞及破壞后的修復建設都有著不可替代的作用，更是預防自然災害、減少損失的重要手段。
3、施工企業的無形資產
工程檔案管理在一定程度上反映企業的管理能力，也是一個企業軟實力的集中體現。竣工檔案作為水電工程的一個專項驗收項目，其檔案歸檔水平會影響到整個工程是否能通過最終的竣工驗收，更直接影響到施工企業的合同履約能力。良好的合同履約能力將為企業贏得良好的聲譽，幫助企業在激烈的市場競爭中展現雄厚的競爭實力，逐步成為企業的無形資產。
4、開發新技術、新工藝的依據
在國內水電定額調整周期比較長，而物價水平的大幅上漲，為了降低工程施工成本，水電施工企業不得不進行技術開發、技術革新和施工方案優化。因而，要想取得技術開發和革新上的突破，就需要不斷從項目施工方案、技術資料中收集各種數據和資料，進行專門的對照、研究、總結和開發。作為技術方案載體的工程檔案資料，其內容有可能成為先進的施工工藝產生的前身。合理利用檔案，對水電施工企業新技術、新工藝開發具有重要的意義。
二、水電工程建設檔案管理的不足
我國水電建設實行流域梯級滾動開發，建設完成后隨即交付運營單位運行。在交付運行前，要進行竣工驗收。檔案驗收作為竣工驗收前必須通過的專項驗收項目，已經引起了項目法人的高度重視。所以，檔案管理工作有了決策層的支持，已取得重大進步,也日益趨于規范，但目前還存在以下不足:
1、工程檔案管理意識淡薄
為了使水電站早日蓄水發電，盡快為投資方創造效益。業主、監理以及施工企業往往會更注重工程的有形建設,而忽視檔案資料的收集整理，沒有把檔案管理和工程建設同步起來，檔案管理意識淡薄。施工企業的項目經理部更是全身心投入施工生產，所有工作都為施工生產工作讓路，沒有把工程檔案管理納入日常工程建設管理中。特別是在施工階段面臨工期緊、施工任務重等情況下,只重視建設項目的進度、質量和資金的控制,而忽視了工程檔案工作的資源投入，從思想意思上沒有重視檔案管理工作。
2、檔案管理工作開展不及時
水電項目檔案管理點多、面廣、量大,牽涉到較多的部門和單位。比如：施工企業內部各部門、材料采購商，以及專業工程分包商等。在工程建設開工之初，沒有及時建立健全、有效的檔案管理規章制度,或者建立起來的規章制度得不到有效的落實。檔案管理實施細則未及時跟上,對各單位和部門缺乏完善的約束機制。另外，檔案管理工作在開工之初得不到不重視,沒有在各單位之間形成系統的工作規則，往往會造成執行不到位,出現檔案管理工作相互推諉、搪塞、忽視,以及不愿配合、不予支持等不良現象。再者，施工企業項目經理潛意識認為隨便一個人都能做竣工資料，因而沒有配備具有專業知識背景和實際工作經驗的檔案管理專職人員，或者專職檔案管理員工作主動性不強，沒有做到定期收集檔案資料，并加以整理。等到工程項目完工需辦理竣工驗收手續時,再來組織大量的人力、物力,突擊補充檔案資料,導致工程竣工檔案“事后算總賬”的被動局面。
3、檔案資料質量不高
雖然目前水電施工技術已經達到較高的水平，但是水電工程建設仍需要數年時間。水電施工企業因為工作環境艱苦，導致人員流動性非常大。而檔案文件的收集整理工作又具有持續性,各單位對建設過程中形成的資料未及時收集和妥善保管,檔案資料不能按規定及時移交和定期整理歸檔。而且，在施工期間形成的質量評定資料填寫不規范、亂涂亂改的現象普遍存在，甚至有質量表格填寫錯誤的情況。這些現象導致檔案資料的真實性、完整性、準確性難以控制，從而影響到檔案資料的質量。
4、檔案管理人員配備不足
因對工程建設檔案管理不重視,企業或參建單位配備的檔案人員少,多為兼職人員,檔案管理人員工作穩定性差,而且對水利工程檔案收集、整編、管理等要求不夠熟悉,使得水電工程檔案管理質量較差,無法達到國家規定的檔案管理驗收標準。
三、應對水電工程建設檔案管理問題的措施
1、提高檔案管理意識
為加強對水電工程建設檔案的有序管理,在工程項目開始時對企業各部門人員進行檔案法律法規的培訓和教育,增強工程檔案意識,爭取各方面的配合與支持,提高他們做好水電工程建設檔案管理的自覺性和責任感。尤其要向企業各部門負責人宣傳,增強他們的檔案意識,樹立“依法治檔”的觀念,爭取他們的重視和支持,擺脫檔案管理的處于被動的局面。
2、資料管理必備的專業技能
水電工程涉及的專業較多，知識面廣。比如：大壩基礎處理、壩基開挖與保護、金屬結構制作安裝、大壩安全監測等。工程檔案資料都是出自施工現場一線。做好檔案資料管理必須熟悉施工工藝過程和工藝控制特點，了解施工工藝流程，具備一定的的水利水電專業知識。檔案資料管理工作是一項集工程建設管理、檔案管理知識為一體的復合專業工作，所以必須具備一定的水電施工專業知識、檔案專業知識及操作計算機建筑應用軟件的能力。
3、提前介入工程建設前期
檔案管理人員提前介入工程建設前期，能通過實地查看工程建設原始面貌。對施工范圍和工程結構有一個初步的認識，能夠掌握所承包的工程專業劃分情況，熟悉施工圖各專業包含內容，這就為后期檔案管理節省檢索時間，提高借閱效率。例如借閱者要查看某分部工程施工圖，檔案員不用再全部施工圖紙，因為檔案員在前期設計藍圖分發時就已經熟悉了圖紙專業涵蓋內容，就會直接檢索到相應的分部工程圖紙。然后，對自工程開工之初所涉及到的設計調整和修改，有一個直觀的認識，對竣工圖的修改、編制有非常大的幫助。再就是熟悉和校核各類文件，比如：設計變更、工程聯系單、工序報驗單以及其它文件材料的文件編號、書寫材料和紙張是否符合標準，以及施工單位、監理單位和建設方人員審核簽字是否齊全。如果檔案員不提前介入發現問題，等到工程竣工結束后竣工文件移交給檔案室時再發現問題，而相應的工程人員已調到另外新項目，就很難對文件進行補充齊全。
[關鍵詞]電力施工企業；工程檔案；管理
中圖分類號：TM73 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）03-0327-01
引言
隨著我國電力體制不斷改革，工程檔案完整記錄了電力施工企業的發展歷程，記錄了電力施工企業的工程建設成果，體現了電力施工企業的施工水平及檔案管理水平。尤其在電力工程項目管理中，工程檔案是重要的組成部分，工程檔案的管理直接影響到工程的質量及企業的經濟效益。因此，確保檔案信息的完整性和準確性是電力施工企業檔案管理工作的重要任務，其推動了電力施工企業的發展。
1 電力企業施工工程檔案管理的特點及其意義
在新形勢下，由于受到電力體制改革的影響，對電力施工企業工程的檔案管理出現了很多要求，其具體體現在施工工程檔案的綜合分析、利用、形成、管理等方面，并面臨復雜的環境條件。電力施工企業的檔案管理具有技術性強、獨特的行業特點等特征，提高了對檔案資料的要求，使其具有同步性、完整性和詳細性。電力施工企業工程檔案管理的特點主要是：做好電力企業施工工程檔案管理的統籌與提規劃工作，并全程參與工程施工過程，進一步提高施工工程檔案的完整性；完善施工工程n案管理的有關規章制度，規范檔案管理工作的操作流程，使其具有規范性和秩序性；施工工程的檔案管理工作要跟上施工工程的進度，保持步伐一致。做好電力企業施工工程檔案管理工作，有助于提高施工工程檔案管理水平，提高施工工程的質量。
2 電力施工企業工程檔案管理中存在的問題
2.1 檔案管理人員職業素質低
電力施工企業檔案管理部門屬于新增設的部門，管理人員大多數從其它部門臨時調派過來協助工作。由于沒有受過系統性培訓，管理人員將檔案管理工作有序、系統、科學、合理的開展。除此之外，檔案管理工作人員不能有效地確定檔案信息的準確性，基層人員上報什么信息，就將其作為檔案信息，沒有辦法校驗檔案信息的真實性，致使檔案信息資源丟失、失真現象出現。并且電力施工企業中工作人員流動性較大，在崗位上不能擔任很長的時間，檔案管理人員的職業素質及綜合素質較低，用消極的態度對待工作，嚴重導致檔案管理工作難以順利、有效地開展。
2.2 檔案管理沒有按照規定進行，不夠規范
電力系統檔案管理制度的標準化和規范化是實現檔案管理信息化和科學化的重要前提和重要基礎。但是，在日常的工作中卻會因為工作人員的一些不規范的操作習慣對同一個類型的工作存在不用方式的記錄，這就無形中為檔案管理人員再次記錄和檔案使用人員的查找和使用構成了很多的不便。在將紙質檔案進行數字化處理的過程中也會因為這些人為因素的影響降低計算機處理速度和效率。
2.3 電力體系的檔案意識薄弱
雖然有些電力企業建立了相關的檔案管理部門，但是企業在實際生產經營中對于檔案管理的關注度還不夠高，“重經營、輕檔案”的思想十分的普遍，導致很多企業的領導以及工作人員對于檔案管理工作的關鍵認識不夠，所以，在電力體系管理中要能夠不斷創新，注重將檔案管理的實際完成度以及職工的績效考核相掛鉤，逐漸加強企業員工的歸檔意識，保證企業在實際生產經營中所用到的工作文件以及實物都能夠及時的被歸檔。
2.4 檔案管理的智能化和信息化程度不高
數字化和信息化、智能化是未來檔案管理的發展方向，也是提高檔案管理效率和管理水平的有效途徑。目前，由于企業對檔案管理信息化建設的投入不夠，相關部門無法正常開展數字化信息化工作；對于那些已經配備了硬件設備的機構或企業，則存在硬件利用率低，無法充分發揮這些設備的功能和作用；第三，相關專業人才的嚴重缺乏也是導致信息化建設沒有取得重大發展的因素之一。
3 加強電力施工企業檔案管理的有效策略
3.1 加強電力施工企業人員對檔案管理的重視程度
我國對電力施工企業檔案管理工作有著相關的法律要求。電力施工企業人員需加深相關法律的認識，明確檔案管理的重要性。只有加強企業基層人員和高層人員對檔案管理的重視，才能將檔案管理工作融入到企業管理工作中，使基層人員積極配合檔案管理人員收集檔案信息，明確自身的責任，從而提升自身工作能力，提高檔案管理的工作效率。
3.2 提高電力施工企業檔案管理人員的綜合素質
電力施工企業對檔案管理工作人員的選用需謹慎，必須選用經過系統性的專業培訓的檔案管理人員。其能助于電力施工企業建立規范性的檔案管理體系，此外，檔案管理人員還能運用專業理論知識篩選檔案信息，并將其歸類入檔。除了選用專業的檔案管理人員，還需提升檔案管理人員的綜合素質[3]。電力施工企業可以調派檔案管理的骨干人員和其他企業進行檔案管理工作的交流與學習，從而加深檔案管理人員對檔案管理的知識，提高檔案管理能力，并將借鑒的先進的檔案管理模式與理念融入到本企業中，進一步優化電力施工企業的檔案管理工作，為電力施工企業檔案管理工作注入新的活力。
3.3 做好檔案安全防護工作
電力企業要嚴格按照國家關于檔案保管保護的規定，投入必要的資金，做好相應防水、防火、防盜、防蟲、防高溫、防潮、防強光、防鼠、防塵等檔案“九防”工作，切實保障檔案安全。此外，電力企業檔案作為不可再生性資源，要把保障檔案安全作為重大事故和自然災害緊急處置的首要任務，完善安全防范措施，強化安全管理，提高對自然災害的應急處置能力。
3.4 在檔案管理工作中使用計算機信息技術
電力施工企業檔案管理人員需掌握一定的計算機知識，通過計算機將檔案信息制成電子文檔。對視頻、文字、圖片等信息內容進行整合，直觀地表達檔案信息。電子文檔要具有規范性，使用統一的格式。信息技術的發展為檔案管理工作提供了很多便利，以往檔案管理人員需到各個部門收集檔案信息，消耗了大量的時間，降低了工作效率。將計算機技術運用到檔案管理工作中，便于各個部門通過計算機軟件將檔案信息制成電子文檔傳送給檔案管理部門，有效地提高檔案管理工作的工作效率，提高檔案信息的安全性，由于在管理工作中會受到外界因素的影響，致使檔案信息丟失，給電力施工企業造成巨大的經濟損失。
4 結語
電力施工企業需提高檔案管理的工作能力，從而增強企業的信譽度。由于受到電力體制改革的影響，對電力企業施工工程的檔案管理出現了很多要求，檔案管理人員需引起重視，提高檔案管理工作的綜合素質，將計算機技術融入檔案管理工作中，促進電力施工企業持續穩定發展。
1檔案收集整理不及時
沒有形成完整體系工程建設過程中，必須重視檔案的收集整理，及時形成完整體系，確保工程檔案的收集整理效果。建筑企業在實際的檔案管理工作中，還存在對施工檔案沒有及時進行收集整理的問題，影響了檔案的系統性，使施工檔案難以發揮其作用。施工檔案的收集整理受到建筑企業多方面影響，一些建筑企業在工程建設中以經濟效益為最終目標，對建筑工程施工檔案資料收集整理的重要性認識不夠，影響檔案收集整理工作在企業建筑施工過程中的具體實施。建筑工程在建設后期，工程建設技術人員陸續撤離施工現場，帶走部分專業施工技術檔案，導致建筑工程后期施工檔案的分散，給建筑工程施工檔案的收集整理工作帶來困難。檔案整理人員對施工技術檔案等專業性高的文獻資料把控度不夠，整理過程中難以形成具有完整體系的施工檔案，給建筑工程施工項目的檔案管理工作帶來巨大影響。
2建筑工程施工難度提高
施工檔案數量增多隨著社會經濟的不斷發展，對建筑工程的要求越來越高，在一定程度上提高了建筑工程的施工難度，增加了工程項目的施工檔案數量。如果建筑企業沒有做好工程項目施工檔案管理準備工作，依然采用原有施工檔案的收集整理辦法，必然降低建筑工程施工檔案管理質量。建筑工程的施工檔案包括施工過程中形成的所有文檔資料，隨著工程建設難度的不斷增加，施工檔案的數量也在不斷增多，需要建筑企業根據具體施工檔案的收集整理要求，采取相應措施，保證建筑工程檔案收集質量。建筑工程的檔案管理，因為檔案數量的增多，造成檔案管理難度加大，一些沒有保存價值的建設資料，也被保存在施工檔案中，而工程總結、竣工驗收等重要資料卻沒有被完整保存在施工檔案中。
3施工檔案資料的有效性缺乏
保證施工檔案的收集、整理和保存是一項周期性長的工作，在實際的工程建設中，建筑工程的檔案資料因為復印份數少或保管措施不到位，施工檔案資料沒有真正受到保護監管，難以保證其有效性。建設施工過程中，因為某些項目的負責人并不是時時都在施工一線，一些重要的現場資料填寫，會出現代簽現象，難以保證施工檔案的有效性。因為施工檔案管理人員的檔案意識薄弱，沒有及時將施工檔案轉交給業主，或在完成施工檔案的轉交之后，并不及時對施工檔案重新進行收集整理，錯過了施工檔案交付后的最佳整理期，給建筑施工檔案的最終價值成型造成無法挽回的損失。在檔案的利用過程中，一些建筑單位并沒有真正意識到施工檔案的重要性，對施工檔案的利用也僅限于工程驗收證書、工程最終預算等方面的查驗，其他價值性更高的技術文檔并沒有真正利用，給施工人員造成施工檔案實效價值并不大的錯覺。
二建筑施工檔案管理主要問題的成因
1施工檔案管理制度落實效果不夠
目前，在建筑工程中，施工檔案管理工作的具體落實，還缺乏相關管理制度，實際工作中，各建設單位根據自身的實際需求，對施工檔案管理的方式方法存在差異，影響了施工檔案的統一管理。由于沒有健全的施工檔案管理制度，導致建設施工過程中，施工檔案的管理隨意性大，難以保證檔案管理工作質量。隨著建筑工程建設難度的提升，檔案資料數量越來越多，沒有科學、有效的檔案管理制度為檔案管理工作做支撐，導致檔案管理效果難以落到實處。
2建筑建設單位和建設人員重視程度不夠
一些建筑建設單位對檔案管理工作的認識程度不夠，僅僅把工程施工檔案管理工作當做建筑工程中的一般臨時性工作，沒有制定企業內部的施工檔案管理工作制度，缺乏專職施工檔案管理人員，難以保證施工檔案管理質量。施工檔案的收集和管理，在一些建設人員看來是一項苦差事，導致檔案管理積極性不高，施工檔案的收集整理中，沒有做好鑒定驗收工作，材料歸檔范圍沒有明確，影響了施工檔案管理工作效果。
三加強建筑施工檔案管理工作的措施
1明確建筑工程施工檔案的收集整理范圍
要加強建筑工程施工檔案管理工作的質量，首先要保證建筑工程現場施工檔案的收集整理范圍，在明確了施工檔案的收集整理范圍之后，才能保證建筑工程施工檔案的整理效果。目前，建筑工程施工檔案的收集內容主要包括施工前期的準備資料、施工過程中產生的文件材料和項目竣工驗收過程中的所有文檔資料。項目施工前的準備資料主要包括工程建設規劃許可證、開工審批表、設計圖紙等；施工過程中產生的文件資料主要包括設計變更、工程質量檢測報告、工程定位測量等資料；竣工驗收過程中產生的文檔資料包括項目竣工圖、工程竣工驗收報告等。在明確了項目施工檔案的收集整理范圍后，嚴格按照范圍要求完成檔案收集整理。
2加強建筑企業的制度建設
提高檔案管理人員的認識程度企業根據我國對現場施工檔案的具體法規要求，并結合企業實際情況，制定與企業發展相適應的檔案管理制度，保證建筑企業在具體的檔案管理工作效果落實過程中有章可循。建筑企業要積極通過開辦培訓班等形式，提高建筑工程人員對施工檔案的重視程度。建筑企業在施工檔案管理工作中，要克服傳統管理經驗，對施工檔案管理人員進行明確，保證建筑工程施工檔案的質量。
3保證施工檔案的真實有效
對于建筑工程的施工檔案，必須保證施工檔案的真實有效，從檔案形成的源頭開始，把建筑檔案的形成融入到工程建設過程中。在具體的實施過程中，建筑企業必須根據檔案管理制度要求，對檔案形成進行有效跟蹤，保證施工檔案的真實有效。
四結束語
關鍵詞：建筑施工檔案；管理；措施
Abstract: strengthening the project construction of archives management, ensure the project construction management files of complete, accurate, system, security, is file personnel department or the important functions of the librarians, engineering construction project itself is the need, also is the requirement of the archive department. This paper studies how to strengthen the construction file management.
Keywords: construction files; Management; measures
中圖分類號：TU7文獻標識碼：A 文章編號：
建設工程項目施工檔案是項目工程施工管理過程中形成的具有保存價值的各種形式的歷史資料記錄。有序地管理好工程施工檔案，開發利用項目施工檔案信息資源，創新檔案服務機制，積極主動地為工程施工管理服務，應側重做好思想和業務上的充分重視。
一、將工程檔案管理工作提到足夠重視的程度
工程項目施工建設過程中，產生和形成了大量的工程施工檔案資料，真實地記錄了工程施工建設的活動情況和建設成果。有的施工單位對內業資料不太重視，到工程完工后，即將交工驗收，才開始慌忙整理，有時甚至連原始資料都難以找到，給檔案資料整理歸檔帶來很大難度。造成這種被動局面的主要原因有以下幾種。
一是認為收集、整理、保管資料是件苦差事、技術含量低的工作，沒有人愿意去干或者隨意安排沒有經過培訓的人員上崗。沒有配置專職、合格的檔案工作人員，內業資料分散于工程技術部、試驗室、合同管理等部門甚至個別工程施工人員手中。
二是工程到了收尾階段，大部分人員特別是相關技術、管理人員又撤離到新的工作崗位。留下的人員對檔案資料不熟悉，加之有些資料簽字審批手續不完備，需要建設、設計、施工單位或監理人員會簽審核，人員很難一起召回，拖延了檔案資料整理歸檔時間。
三是由于工程施工建設中不注重資料收集，為后期資料整理帶來巨大的工作量。由于對內業資料不重視，造成一系列的不良后果。其一，拖延了工程交工時間。其二，耗費大量人力、物力、財務。其三，為項目檔案管理帶來較大難度。其四對工程質量檢測單位資料審查帶來難度。因此施工單位應在工程建設施工過程加強檔案管理工作，自始至終配備專職、合格的檔案員或資料員，做到工程完工短時間內將內業資料整理結束，為交工驗收做好準備。
二、抓好檔案管理收集、整理、保管、利用工作
一是檔案的收集。收集工作是做好檔案工作的第一個環節，也是最基本最重要的環節。要收集齊全、完整的工程檔案材料，要注意以下幾個方面：其一，關口前移, 建立文件質量控制機制。關口前移，就是指施工檔案資料工作，要從文件形成開始，把好檔案材料來源的質量關。把好檔案資料質量關，關鍵是建立健全質量控制機制：建立崗前培訓制度，將檔案業務培訓作為施工單位人員上崗的必修課；把檔案管理納入相關人員的崗位職責，建立考核獎懲制度；同步檢查，實施檔案資料質量的全過程跟蹤管理。其二，全過程的收集。從工程前期的準備、勘察到設計、施工、竣工驗收等各個階段各個環節以及工程竣工后交付、保修回訪的整個過程中，形成的有查考利用價值的以文字、圖表、聲像、電子文件等記錄形式的檔案材料，都要注意收集積累。其三，全員參與。在整個工程施工過程中，所有參與人員都要重視工程檔案收集工作，以保證一項工程形成完整的檔案材料。有價值的檔案材料往往產生于一線人員手中，檔案部（資料部）不一定了解到。有時當事人隨手毀掉的一張圖、一張紙或一個數據，可能就是一份對以后有重要查考價值的檔案材料，一旦毀掉無法彌補。其四，廣泛收集、積累。為了使檔案材料齊全完整，在收集階段寧多勿少，不要輕易放棄。收集以后再進行分析、審查、鑒定，決定其取舍，但必須是在收集齊全的基礎上完成。其五，做好收集階段的管理工作。在檔案的收集階段，由于工程還在施工進行當中，收集工作也在不斷繼續，這時已經收集和積累的有關材料還不算是工程的完整檔案。為了便于保管和利用，要檔案管理的原則、方法進行整理，建立臨時案卷。待工程結束竣工后，將所收集到的檔案材料重新進行鑒定整理，按照工程項目和檔案的內在聯系組卷立檔，保證其準確性、完整性、系統性、可靠性，移交檔案管理部門，做好管理和利用工作。
二是檔案的整理和立卷。工程施工檔案資料的鑒定、整理、立卷是對檔案的最后一次篩選加工及組合定位，關系到檔案的完整和內在質量以及能否及時準確提供利用的問題。因此，首先要對收集到的檔案材料進行鑒定，根據每份材料在今后的利用價值，決定其取舍。對無保存價值的或價值不大的堅決剔除；對有保存價值的一定保留。在鑒定的基礎上，對檔案進行立卷保存。立卷工作要遵守檔案成套性原則，保持檔案的內在聯系，使檔案內容不斷線，能夠完整地反映一項工程的施工概況和施工成果。
三是檔案的管理和利用。檔案材料在經過立卷以后，就處于定位狀態，等待利用。在工程施工過程中有關人員要有檔案利用意識，要善于利用檔案。信息時代的到來，知識和信息越來越成為比資產更重要的資源，檔案部門作為社會信息產業的組成部分，正面臨著機遇與挑戰。檔案工作要發展，僅靠傳統手工管理己不能適應信息社會對檔案信息資源的需求。結合我司實際情況，為適應社會主義市場經濟需要，為適應建筑市場競爭的需要，建立了信息化平臺，工程建設施工檔案管理工作由傳統的手工管理逐步轉變為計算機管理，并加強各項事務管理，促使檔案管理現代化。利用計算機技術，有計劃、分期分批地把紙質、膠片、錄音、錄像檔案數字化，使工程項目施工檔案信息與現有檔案資源數據庫并網，將己有的數據庫與各分公司及分支機構檔案資源實現互聯，大大提高資源利用率，實現自動化管理，提供方便、快捷的利用服務。
3．結 語
總之，工程項目施工檔案是工程建設項目的寶貴財產，是工程建設者智慧的結晶，是歷史的真實見證。施工企業應該充分認識到工程項目施工檔案的重要性，檔案工作者和工程建設者都應該本著“對歷史負責、為現實服務、替未來著想”的宗旨，共同做好工程項目施工檔案管理各項工作。
參考文獻：
[1] 劉永霞. 淺談建筑工程技術資料的管理[J]. 黑龍江紡織. 2011(04) .
【關鍵詞】檔案管理； 審核； 制度
【Abstract】It is very important to collect and record the engineering materials in the construction process and to manage the archives. Therefore， the project archives are an important part of engineering construction and management， which provides a convenient way for project acceptance and subsequent data query.
【Key words】File management；Audit；System
檔案管理是工程建設與管理工作的重要組成部分，為了引起重視由施工企業項目經理安排固定人員負責施工資料的收集、審查和保管工作。從進入工地開始，施工單位就應對施工檔案的收集、整理和保管提出明確的要求，嚴格履行各種報批、報驗手續和報送份數，所有報批、報驗的資料經辦人都要按照規定嚴格履行簽字手續。
1. 制度建設、組織保障
1.1工程檔案的重要性。 工程檔案是指從工程項目的提出、立項、審批，勘察設計、生產準備、施工、監理、驗收等工程建設的各個環節入手，收集整理在工程施工、工程管理過程中形成并應歸檔保存的文字、表格、聲像，圖紙等各種施工資料。工程檔案是衡量工程質量的重要依據，是基本建設項目管理工作、工程成果04+56 的重要組成部分。建立與加強工程檔案管理工作，是項目建設管理工作的需要。
1.2加強工程檔案建設。 加強工程檔案基礎業務建設，積極采用新技術，開展工程檔案信息化工作，建立工程檔案數據庫，開發工程檔案信息資源，提高工程檔案管理現代化水平，為工程建設與管理服務。
1.3表彰和獎勵制度。 對在工程檔案工作中做出突出成績的部門和人員，給予表彰和獎勵；對于違反檔案工作管理規定的個人，可采取通報批評等方式限期整改，對觸犯檔案法律法規，造成嚴重后果的，依法追究法律責任。
1.4檔案管理交接制度。 項目檔案管理人員負責對所承建的工程文件、資料進行收集、整理，在合同驗收、設計單元工程完工驗收前，完成對有關文件資料的收集整理、歸檔工作；歸檔文件資料必須交主管檔案的專職人員進行審查，并簽署鑒定意見。工程檔案通過驗收后按規定移交給項目建設管理單位，交接雙方應認真履行交接手續。
1.5檔案管理人員調動制度。 工作調動的人員尚未交清歸檔文件資料，不得辦理調動手續。任何個人或部門均不得將歸檔的文件資料據為己有或拒絕歸檔。
1.6檔案整理遵循的規章制度。 案卷應符合《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822-2000）及《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T 28-2002）的要求。歸檔圖紙應按照《技術制圖復制圖的折疊方法》（GB/T 10609.3-1989）要求統一折疊。
1.7聲像材料的整理與歸檔。 指定專人負責反映工程項目建設過程的圖片、照片（包括底片或電子文件）、膠片、錄音、錄像等聲像資料的整理、注釋，并附以詳細的文字說明。電子文件與紙質文件同時歸檔，并符合《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894-2002）。
2. 工程檔案的審核
審核的施工資料，符合《水利工程建設項目檔案管理規定》等相關要求，已歸檔的資料組卷合理，排列有序，竣工圖紙清晰，圖面整潔，竣工圖與實物相符，能真實反映工程實況，簽字手續完備。
2.1審核檔案范圍、數量統計。 審核主要包括以下內容：（1）現場組織機構及主要人員名單報審表（2）施工組織設計（3）設備進退場報驗、混凝土拌合站使用報告（4）施工技術方案、作業指導書、技術交底（5）安全措施文件（6）項目劃分文件（7）施工進度計劃（8）原材及構配件進場報驗（9）各類試驗報告、檢測單位及原材廠家資質報告（10）設計通知（11）變更申請及變更指示（或批復）（12）報告單及批復（13）施工日志（14）工程測量成果報驗單（15）單元工程質量評定文件（16）分部工程驗收文件（17）缺陷處理文件（18）外觀質量評定文件（19）單位工程驗收文件（20）金結及機電等設備文件（21）竣工圖編制說明及竣工圖（22）照片檔案。 以上歸檔資料基本上涵蓋了水利施工的主要內容。
2.2竣工圖編制質量及審核情況。 工程竣工圖是對完建工程的客觀反映，竣工圖編制質量的好壞直接影響工程的運行管理及今后的維修、改造，是檢查施工單位、設備制造廠資料整編工作的要點。對竣工圖嚴格把關，有一般性設計變更（設計變更圖紙面積10%以下），但能在原施工圖上修改補充的，已在原施工圖上更改，更改處注明更改依據文件的編號及更改人姓名、更改時間，加蓋竣工圖章，監理工程師簽字確認。涉及結構形式、工藝、平面布置等重大改變及圖面變更幅度超過10%的，均已另行繪制竣工圖，并通過監理工程師審核，加蓋監理單位印章并簽字確認。
2.3審核過程中發現的問題及整改。 對已完成工程應歸檔的文件資料，主要審查檔案資料是否完整齊全、準確、系統，手續是否完備等。審核過程中，監理工程師嚴把審核檔案資料的“收集關”、“質量關”、“準確關”，如不及時記錄、收集、歸檔，將對工程建設和運行管理造成不可彌補的損失。在資料收集、整理期間加強文檔質量上的審查工作，杜絕對案卷資料涂改、字跡模糊不清、污漬、審核簽字手續不全等問題。出現破損的案卷要及時更換，對案卷題名不準確、文件排列不合理的要進行修改和調整，滿足檔案管理的基本要求。
3. 檔案整理審核及評價
經過審核，施工單位的檔案要（1）真反映了工程建設的實際情況；（2）檔案文字字跡清楚、圖表清晰整潔、簽字蓋章手續齊全；（3）竣工圖圖樣清晰，圖幅完整，能反映工程形象面貌，做到圖物相符，簽字手續完備；（4）歸檔工程文件的立卷、組卷合理，內容要保持有機聯系，形成規律，具有成套特點，符合系統性、完整性要求。
1 水利施工企業檔案管理存在的問題
1.1 缺乏管理意識
由于我國水利施工企業缺乏檔案管理意識，導致檔案不完整現象時有發生。我國個別水利施工企業對檔案管理不夠重視，對其重要性認識不足。沒有將檔案管理工作運用到整個水利工程建設的全過程中，沒有將這一管理工作落到實處，并沒有按照檔案管理制度對客戶或項目工程檔案進行管理。在這種不重視的情況下，使水利施工企業檔案沒能及時整理、排序，導致錯過歸檔時間而影響歸檔的時效性及完整性。
1.2 缺乏健全的管理機制
由于水利施工企業沒有一套完整的檔案管理機制。雖然一些水利企業單位對管理檔案問題制定了幾項制度，但并沒有完整的管理機制，其僅限于將員工檔案進行簡單的整理歸納。但由于水利施工企業人員、客戶及工程項目較多，在沒有完整的管理體制下對檔案進行歸納整理，易造成水利施工企業檔案混亂及殘缺不全。為日后的檔案收集管理及歸檔工作帶來嚴重影響，并為水利施工工作的正常管理帶來不必要的困難。
1.3 沒有固定的保管場所
檔案的保管工作是要在固定的場所來完成的。在沒有固定檔案管理室的情況下，易對檔案的安全性造成危害。而一些水利施工企業并沒有一個固定的檔案管理室，例如，有的水利施工企業，管理員將檔案存放于其他閑置的辦公室或者與其他資料放于一起。由于這些地方沒有采取防潮、防蟲措施，長時間的存放易使檔案受損、受潮，嚴重的會造成檔案字跡模糊、資料不完整。對檔案的長期保管有著較大的阻礙作用，很難確保檔案的安全與完整。同時，這樣的保管方式也是水利施工企業對客戶不負責任的一種表現。
1.4 專職人員匱乏
由于企業的檔案管理員大多是兼職人員，專職人員較少。而兼職人員沒有經過專業培訓，缺乏經驗，對檔案管理的規章制度不熟悉、缺乏管理技巧。因而，在進行檔案管理時易出現搞混檔案等現象。嚴重影響了水利施工企業的檔案管理質量，也不利于企業檔案的歸納管理。
2 檔案管理網絡化改進方法
2.1 加強檔案管理自動化建設
有很多水利施工企業檔案管理的自動化建設不完善。受各個企業技術條件與經濟能力的影響，使企業所選擇的硬件設施各種各樣，水平也高低不一。導致網絡應用軟件及設備率極為低下。很多單位的檔案管理人員仍在使用文字管理和財務管理方式，因此，加強檔案管理的自動化建設不僅為企業提供了一套標準化、多樣化的管理系統應用軟件，更是消除了企業對檔案管理的盲目性，從而提高了檔案管理者的管理水平。
2.2 省時省力、加強電子口令管理
隨著科技的不斷發展，網絡已經成為了新時代的代名詞。在人們使用計算機等手段對水利施工企業檔案進行管理時，它不僅可以快速提高人們的工作效率，而且還省時省力，達到事半功倍的效果。檔案管理員可使用電子網絡對文件的先后順序進行排列，它既降低了人工排列的不準確性，也是對計算機這種網絡管理優勢的一種體現。從而，減少了勞動量，提高了工作效率。在查找檔案時，只需要在網絡系統中輸入檢索詞便可快速查找，既不浪費時間還提高了準確率，又是對其他人員檔案的保護。同時，還促使其他資源得以充分利用。但隨著時間的推移，網絡安全問題也越發嚴峻。因此，為了保證水利施工企業檔案的安全，就必須實施一項嚴密的電子文件安全管理政策，使電子文件的跟蹤登陸系統得以完善。在建立有效的管理體制時，需要按照員工的職責、檔案信息的安全性對管理體制權限進行詳細劃分。在對軟件功能和模式進行周密設置的同時，還應結合電子口令、指紋識別等新技術對此加以防護，提高識別的精確度。其中，電子口令作為我們最常用的信息識別方式，它也有一定的不安全因素。因此，我們要對電子口令進行嚴格管理，以免出現不利因素。同時檔案管理員還可以設置電子文件操作日志，以此作為日后隨機考查的依據。
2.3 提高管理者的信息素養
我國大多數檔案管理員仍停留在以往手工操作的“原始社會”，其這種低信息化素養的水利施工企業檔案管理者已不能滿足我們對當代網絡化信息管理者的要求。同時，也阻礙了檔案網絡化管理的建設發展。據相關研究表明，我國網絡檔案管理的信息化指數為38.46，但具有高等網絡信息化素養的人才指數僅為13.43。我們從這組數據中可以看出，我國檔案網絡信息化水平與人才需求是不平衡的。各個企業檔案管理中心缺少精通網絡技術的復合型人才。因此，提高網絡管理者的信息素養為提高企業管理水平有一定的促進作用。
1.1建筑施工企業檔案資料數量較多，檔案意識淡薄
隨著建筑施工工程項目資料數量的不斷增多,建筑施工企業的質量狀況不佳現象也十分突出。一般建筑施工企業的工程檔案應當包括準備階段建筑施工文件資料的整理工作，施工過程中有關工程文件資料的審核工作，項目竣工驗收階段文件資料的遞交工作。通過目前建筑工程資料的相關數據表明，建筑企業檔案接收的范圍和內容在隨著建筑業的蓬勃發展不斷擴大，但是建筑施工企業往往不注重檔案的鑒定工作,忽視建筑檔案的歸檔范圍,容易導致一些具有保存價值的工程資料的遺失和一些無價值檔案混入檔案的管理中,導致一些有歸檔價值的工程竣工驗收、工程結語和工程結算等重要資料歸檔不全,阻礙了建筑施工檔案的有效利用和優化管理。施工人員檔案意識的淡薄也容易導致建筑施工的質量問題無法得到有效保障,使得檔案的收集整理工作錯過了最佳時機,這給建筑工程檔案資料的歸檔問題造成了不可彌補的缺憾。
1.2建筑施工單位的檔案資料缺乏真實性和有效性
絕大多數建筑施工單位在形成檔案資料的過程中常常因為檔案保管當導致檔案資料不慎丟失或者因制作份數不夠導致在移交建筑竣工文件時經常用復印件代替。還有的會因為建筑項目負責人不在施工現場導致一些重要的審批文件和竣工圖章的簽字工作不完善，施工單位工作人員隨意代簽的現象極為普遍,造成建筑工程檔案資料的真實性和法律效力的降低，不利于順利進行建筑施工企業管理工作的開展。
1.3建筑施工單位對企業資料重視不夠,歸檔不及時
傳統的建筑施工檔案管理方式已經難以適應現代化建筑企業的發展要求，建筑施工單位對企業資料的重視不夠,使得企業檔案歸檔十分不及時。由于整理資料是件苦差事,因而管理人員不愿意去認真細干，以至于在建筑工程的收尾階段,絕大多數技術人員往往撤離到了新的工作崗位。建筑施工單位的一般項目部往往缺少專職的檔案管理人員,使得建筑企業資料往往分散于各個崗位人員手中,建筑工程后期人員的陸續撤離使得施工單位留下的人員不熟悉建筑施工企業的檔案資料,使得檔案資料的簽字手續極不完備,監理人員或者施工單位往往不重視親筆簽字活動,拖延了建筑施工單位檔案資料的整理時間,造成了建筑施工檔案的遺失和檔案的損壞,進而影響了工程檔案歸檔的及時性。
2完善建筑施工企業檔案管理工作的對策探究
2.1完善檔案管理人員的責任機制
國家相關部門應當向建筑施工項目的管理人員大力宣傳《中華人民共和國城市規劃法》、《中華人民共和國檔案法》，使得施工項目管理人員能夠熟悉和掌握《建設工程檔案管理條例》和《城市建設檔案管理規定》等法規文件。項目管理人員還應當明確檔案管理人員的職責,增強建筑工程檔案管理人員的法律意識和檔案管理意識,完善檔案管理制度和建筑工程標準,尤其要貫徹工程檔案管理工作的落實，實現納入工程施工程序計劃管理、有關人員的崗位職責和工程項目竣工文件的收集、整理、歸檔、移交的三納入制度和布置施工任務、編制工程檔案和工程施工進展的三同步制度,確保項目施工過程中檔案文件的積累、整理、歸檔工作職責明晰，有法可依,有章可循。
2.2確保工程檔案資料的真實性和有效性
為了確保建筑工程形成文件材料的真實性和準確性,項目管理人員在建筑項目施工過程中,應當依照相關法律規定明確工作人員的法律責任,由項目責任人員負責簽字工作,絕不允許代簽問題的出現。對于確實因為特殊原因不能進行親筆簽字的,項目責任人員需要出具委托授權書,保證授權委托書與同竣工文件歸檔保存的一致性。在形成建筑施工檔案的過程中,應當防止數據或者文字表達錯誤的出現,一旦發現問題，責任人應當立即修改，保證檔案資料的真實性和合法性。在建筑項目實施過程中,項目管理人員應當將檔案工作融入工程建設的全過程,積極開展自查工作,進行工地的文明考核，跟蹤調查工程檔案資料的形成和進展情況,限期整改檢查出的檔案管理問題。同時還要注意做好建筑單位文件材料的歸檔工作，對不同的建筑工程項目進行系統性的整理工作,提升檔案管理的法律效力和真實性。
2.3增強檔案意識，確定施工企業工程檔案適當的歸檔范圍
建筑施工企業工程檔案的歸檔范圍應當包括:在工程準備階段的檔案文件材料的整理工作，主要有建筑工程開工審批表的填寫工作，建設單位和設計單位的施工圖紙的審核工作，建筑工程的規劃許可證的申請工作等，做好施工圖紙的會審工作和技術交底工作；在施工過程中，還應當做好施工文件材料的整理工作,制定好原材料匯總表，施工設計變更圖的修改和完善，建設單位與施工單位檢驗報告的工程定位測量記錄、工程洽商記錄、工程質量事故處理記錄和隱蔽工程驗收記錄等；在建設項目竣工驗收階段，還應當正確移交竣工驗收報告、詳細的竣工圖和竣工驗收證書等。項目管理人員應當嚴格按照歸檔范圍做好工程檔案的收集整理工作,明確建筑施工企業工程材料的歸檔范圍,進而保證建筑施工工程檔案的完整性和科學合理性,實現建筑施工檔案的優化管理。
3結語
關鍵詞：建筑施工企業;信息化;檔案管理;
中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號：
筑施工企業檔案管理的重要性。
檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音象及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統一體。
1、工程檔案管理是工程質量評定的依據。有了完整的原始工程建設資料，并加以整理歸檔，在整個工程竣工驗收時就能準確無誤的依據這些原始憑證來評定該項工程產品的質量等級是合格還是不合格，這一點建筑施工單位是深有感觸的。
2、工程檔案是處理和判決工程產品使用過程中出現質量問題的依據。
3、工程竣工檔案與施工單位所承建工程的經濟效益有直接的關系。為什么這么說呢，是因為工程竣工檔案是否齊全，與質量等級的評定有直接的關系。
4、工程竣工檔案也是檢驗和衡量施工單位資質和信譽的依據。
工程竣工檔案與我們施工單位是息息相關的，無論是提高承建工程的經濟效益，還是企業的信譽與發展都是非常重要和有利的。
二、檔案管理信息化有利于建筑施工企業提升檔案管理水平。
作為國民經濟建設的支柱產業之一的建筑施工行業，近年來規模不斷擴大，僅以中交二航局為例，經過多年發展，二航局現已成為以大土木為主營業務的集團公司，公司的組織構架大致可以劃分成三個層級類：公司總部、事業部、工程公司、管理型公司、經營型公司、專業公司、項目公司、項目部，現有員工8100多名，擁有各類大型工程船舶80多艘，施工機械設備5200余臺（套），是一個龐大而復雜的系統。二航局每年有超過百項工程在建或開竣工，檔案資料之多可想而知，而且就二航局所屬各單位而言，檔案管理水平參差不齊，有部分存在數量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。在檔案信息化系統部屬前，四公司檔案信息管理僅有單機版管理軟件，實現條目級管理，其余單位均無軟件，管理模式和服務手段落后。要解決這些問題最好的辦法就是實現檔案管理的信息化。
三、建筑施工企業如何實現檔案管理信息化。
要實現建筑施工企業檔案管理信息化，要著手增強檔案管理現代化意識、加快硬件設施建設、創建規范的管理機制和建設復合型的管理隊伍。
（一）、更新觀念，增強檔案管理現代化意識。
沒有檔案管理現代化意識，及時有一流的檔案保護和管理設施，都不能稱其為檔案管理現代化。在實現檔案人員現代化進程中，檔案人員要牢固樹立依靠科技進步和科學管理的理念，建立和時代合拍的檔案意識，切實轉變對檔案管理輕利用、等客上門、封閉等觀念，實現轉變工作作風，實現被動服務為主動服務的轉變，使檔案工作更好的適應現代經濟生活發展的需要。
（二）、加快硬件設施建設，實現裝備和技術的現代化。
1、及時配備檔案管理所需的計算機、掃描儀、刻錄儀等，充分發揮現代技術、微縮技術在檔案管理中的作用，加快檔案信息數字化處理步伐。
2、檔案信息化系統建設。與傳統的紙質載體檔案管理相比，電子文件、電子檔案的管理具有技術含量高、更新快、相關因素多，關聯度高等特點，因此電子檔案對記錄的管理工作提出了更高的要求。檔案信息涉及到企業的方方面面，與各個不同的專業信息系統的數據都有密切聯系，例如辦公自動化系統等，檔案管理信息平臺就是利用各個不同專業信息系統的數據，實現電子文件與電子檔案一體化管理。
近年來，二航局建立了全局檔案信息管理統一平臺，采用服務器組和存儲設備大集中的集群部署模式，建立檔案數據中心，為各所屬單位提供數據集中存儲和應用服務，實現全公司上、下級單位檔案系統互聯互通；實現全局三級單位統一業務規范。二航四公司在二航局的統一部署下上線了PDE檔案系統，實現電子檔案網上移交和網上互查；實現上級檔案業務在線監管和查看；將在建項目納入管理體系，更好地實現工程項目檔案收集、保管和利用，有效整合各種檔案資源，充分發揮網絡優勢，實現檔案信息資源的最大化共享功能，推動公司信息現代化建設和檔案資源數字化建設。目前中交二航四公司PDE檔案系統已實現與OA辦公系統的對接，對公文可直接檢索目錄也可進行全文檢索，可對檔案目錄、正文、附件進行檢索。
（三）、建立規范的檔案管理制度。
在檔案信息化建設過程中，為明細相關責任，保障網絡及數據的安全運行，還需要從實際出發建立規范的管理制度。
1、建立和健全檔案管理業務流程和技術規范，細化電子檔案工作的環節和步驟。統一檔案管理標準，統一檔案類型、統一報表樣式；網絡信息采集、信息整合、數據處理、及電子文件到電子檔案的全程數字化管理；各種檔案類型的數字化管理；檔案全文信息網絡檢索與共享；數字檔案光盤存儲的自動打包，脫離系統、跨平臺的目錄檢索及原文調閱；檔案信息資源共享，各全宗單位可跨全宗移交檔案、網上數據報送，使其檔案信息不再存在信息“孤島”。
目前二航四公司檔案系統已實現：文檔通過協同辦公自動化模塊實現電子文件的及時歸檔、保管、利用；工程檔案通過在線系統、離線客戶端進行了多個項目的收集、編目等工作，目前已應用工程檔案管理中；個人待辦可提醒用戶目前有哪些事情需要處理。主要通過在主頁上顯示和進入相應模塊進行操作。
2、制定必要的安全措施，特別是對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性和完整性。主要定義各檔案類型的開放權限以及可使用檔案系統的用戶。定義用戶的角色、權限以及是否是專兼職檔案員等。權限管理模塊還細分為永久權限和臨時權限，并可對檔案原文的控制進行細化，具體分為瀏覽權限和下載權限，以滿足不同的利用。文件安全控制：對電子檔案的“閱讀、下載、打印”進行三權分立。支持多種圖形、圖像文件格式的管理和瀏覽，無需安裝相應的應用程序，即可通過瀏覽器打開原文進行瀏覽，且瀏覽器和用戶權限進行了集成，可以防止非法用戶的瀏覽、下載、打印。光盤打包離線備份：系統提供了將檔案掃描的原件及其對應的錄入信息，從數據庫中刻錄到光盤上的功能，可以制作出符合國家標準的通用電子光盤檔案。利用廉價的光盤永久保存檔案的原件信息，同時也增加了數據的安全性。制作成的光盤可脫離檔案系統進行檢索或瀏覽原文，光盤可設置登錄密碼，光盤上的內容可進行加密保護。
（四）、制定檔案專職人員與兼職人員的繼續教育培訓與考核工作。 根據國家檔案局相關法規規定，專職檔案人員每年至少要進行兩次集中的在職繼續教育用以提高檔案人員的檔案工作素質和技能。繼續教育包括國家檔案協會會議，檔案知識交流班等用以提高檔案人員技能。 （五）、制定定期檢查與不定期抽查相結合的歸檔工作監督制度。 制定每季度檔案工作自查制度，每季度末由檔案主管、專兼職檔案工作人員開展檔案工作自查。有檔案室和檔案庫房的單位，每月開展一次庫房自查，并上報自查情況總結。制定不定期抽查制度并嚴格執行，在總結抽查過程中遇到問題時要及時輔導兼職檔案人員改正，力爭做到促使檔案工作向完美方向發展。建立完善的企業檔案監督制度，檔案主管要堅持在公司領導支持下，認真落實檔案工作監督職責。
四、檔案信息系統投入運行后取得的效益
從企業管理角度看，檔案管理系統的建立，實現了業務信息與檔案信息的一體化和檔案管理業務自動化，同時為統一管理檔案提供了先進的技術手段，減少了檔案工作人員重復工作量，降低了實現檔案信息化管理的成本，提高了企業信息管理的水平。從檔案利用角度看，由于檔案利用者可直接、快速、方便地在網上查找檔案資源，大大提高了查檔效率。在二航局全局內異地查檔大覆蓋后，其累積節約的費用及時間將更為可觀。
