時間：2023-05-30 14:34:46
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為了滿足時展的需求，檔案管理工作也迎來了新一輪的改革。信息技術在各個領域中已經高度普及，檔案管理的數字化趨勢已經成為了必然。而城建檔案作為城市發展歷史的“見證者”和“記錄者”，其數字化建設的全面落實也顯得更加迫切，本文針對城建檔案數字化建設的問題進行幾點研究。
【關鍵詞】
城建檔案；數字化建設；思考
引言
在城市建設和發展的過程中，城建檔案是非常重要的依據和參考，它記錄城市建設活動中的重要信息和事件，在社會進入了信息化時代之后，城建檔案管理工作也開始向著全面落實數字化的趨勢轉變，實現檔案管理的數字化，能夠克服檔案檔案管理中存在的諸多問題，同時也能夠緩解當前檔案管理的諸多壓力，促進城建檔案工作的可持續發展。
1.城建檔案管理數字化建設中存在的問題
任何事物的發展都不是一帆風順的，在構建城建檔案管理信息化的過程中，也會遭遇很多問題，管理人員必須要客觀看待這些問題，并積極去解決這些問題，才能夠更快、更好的實現檔案數字化，下面針對城建檔案管理數字化建設中存在的問題進行幾點分析：
1.1我國在檔案管理過程中，長期存在技術落后、管理制度不完善的問題，在實現數字化管理也是如此，計算機軟件與硬件建設方面也非常薄弱，不能做到及時更新。信息時代檔案資源更新換代非常快速，如果基礎性建設不完善，那么數字檔案信息也很難及時更新，同時也不利于信息儲存的安全性與規范性。
1.2從城建檔案管理的特點來看，其具有一定的法律價值，在以往的管理中，紙質檔案是主要的記錄載體，檔案信息在被記錄之后，改變比較困難，因此在保密性和安全性方面與數字化檔案相比，存在明顯優勢。但是實行了數字化管理之后，網絡技術本身存在很多安全隱患，加之我國在網絡管理以及數字化檔案管理方面的法律比較欠缺，數字檔案信息的安全性得不到有力保障。
1.3數字化檔案信息具有一定的共享性，也可以說信息共享是數字化管理的一個突出特征，實現了信息共享，就可以全面提升管理的效率和質量，可以節約大量溝通交流的時間，對于檔案管理工作的意義非凡。但是實現共享的前提是數字檔案形式的規范和統一，必須要統一所有的數字檔案形式，才能夠實現共享。但是目前我國并不具備統一的數字檔案格式和規范，同時在數字化建設方面也比較欠缺，這樣必然會影響日后的資源共享。
1.4傳統檔案雖然管理任務重，但是在保存上相對安全，并且也具有良好的穩定性，保存時間很長，因此傳統的紙質檔案與電子檔案相比具有一定的優勢。而數字化檔案雖然實現了管理空間以及時間上的優化，為管理人員提供了極大的便利，但是缺乏對管理環境依賴性較大，必須要借助完善的信息化系統以及設備來實現，一旦系統環境出現了問題，信息數據就非常容易丟失，電子檔案的穩定性與保存期限都不及傳統檔案，這也成為了我國城建檔案數字化建設中的一大難題。
2.對做好城建檔案數字化建設的基點思考
基于以上對城建數字化建設中存在問題的研究，可以看到制定更加完善的數字化策略已經非常迫切，在信息化的背景下，數字化建設在城建檔案管理中的落實和普及已經成為了一個不可逆轉的趨勢，因此有計劃、有目的的制定建設措施是非常必要的。
2.1前期的全面規劃。全面、科學的規劃是進行城建檔案數字化建設的前提，科學的規劃能夠提成數字化建設的速度，也能夠保障數字化管理的順利進行。首先，要將有價值的紙質檔案進行數字化文檔的轉化，這個轉化工作的工作量非常大，因此管理人員必須要對整體館藏有全面、具體的了解，做好調查分析，在這個前提下，對數字化檔案的轉化工作進行全面規劃，轉化需要依據一定的規范和程序進行，要掌握重點，主次分明，因此做好調查，合理規劃是不可缺少的環節。
2.2加強標準規范建設。由于我國缺乏數字化檔案管理的規范和依據，因此在建設方面遭遇了很多問題。所以在進行數字化建設的同時，必須要強化數字化建設的標準。針對文檔資源共享的需求，建立相關的標準以及規范體系。具體來說包括信息化標準規范、數字檔案的規范等等。
2.3加強信息系統建設。城建檔案的數字化管理主要是依靠計算機網絡，創建出一個檔案信息系統不僅需要一定的設備，還要有相應的軟件，建立一個獨立的網絡平臺紀合檔案的管理和共享在這里要注意信息系統的安全性使用者或者管理者在訪問網站時要進行安全認證和身份認證，以免發生信息被盜或者毀壞等情況的發生保障信息系統和檔案信息的安全。
2.4完善資源渾的建設。城建檔案需要進行基本信息資源庫的建設這里包括目錄數據、目錄中心、全文數據庫以及多媒體數據庫等的建設為了提高數字檔案的專業性河以將工作的重點放在特色資源庫的建設上將各個專業和類型的檔案信息資料建立專門的數據庫使數據庫變得更加條理清晰一目了然提高數字檔案的實用性肩利于檔案管理工作的順利進行。
2.5提高檔案的使用效益。城建檔案作為相關城市資料的提供者除了憑證需要還有應起到其應有的查詢、使用功能，為社會帶來一定的價值城建檔案數字化應滿足建設部門以及社會對于相關檔案資料的需求，并為其提供查詢和使用的服務，以實現檔案的最佳使用效益。
結束語
城市建設的過程中城建檔案的數字化建設是不可忽視的重要方面，并且發揮著不缺取代的作用。為了能夠促進城市建設發展，必須要積極完善城建檔案數字化建設的制度和規范，客觀看待存在于建設過程中的問題，有目的、有針對性的制定建設措施，這樣才能夠以最快的速度實現城建檔案的數字化建設，為城市的建設規范提供更加完善的數據支持。
作者：楊桂榕 單位：黑龍江省大慶市杜爾伯特蒙古族自治縣住房和城鄉建設局城建處
參考文獻：
長期以來由于種種客觀原因，計算機技術在檔案工作中沒有發揮其應有的作用和價值，檔案利用需要與檔案所提供的檔案信息，利用方式之間的矛盾遲遲難以解決造成。檔案管理的信息化遠遠落后于社會信息化的發展。檔案管理的數字化建設已經成為加快國家信息化步伐和發展我國檔案事業的需要。如果不重視檔案室數字化檔案館的建設，不能在網絡上有效的傳遞檔案信息，就無法進入信息時代的快車道，最終將會被信息社會淘汰。
檔案管理數字化是經濟社會信息交流的必然需求。隨著經濟社會的發展，社會各階層對檔案信息的需求日益增大，對檔案信息的要求也更加復雜，社會各階層，各部門之間對檔案信息的交流也更加頻繁。人們渴望足不出戶就能隨時隨地享受到便捷的檔案信息服務，迫切要求檔案管理部門之間建立一種檔案信息交流平臺。實現檔案館之間的檔案信息資源共享。檔案管理數字化是實現檔案管理現代化的重要手段，當今信息時代，如果檔案工作不能緊跟社會步伐。瞄準社會對檔案信息資源的需求和加快創新，提高服務水平和管理效率，一味停留在傳統檔案管理止步不前，守著金山找飯吃，無疑是不現實的。因此檔案工作只能堅持與時俱進。
由于傳統的檔案大都保管在檔案室、檔案館、又大都以紙張為載體，造成用戶利用不便。數字化檔案管理可以使用戶更加便捷、準確的查找到自己需要的檔案，網絡化的實現，更使用戶可以不受時間和空間的限制，大大提高了檔案的利用率。
數字化檔案管理使資料能及時歸檔，盡快提供利用，按照以往的傳統管理，必須歸檔后才能查找，而通過網絡計算機管理的數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，數字化檔案事實上成為了無墻界檔案，檔案庫也從文件實體的保管基地變成了提供方便信息控制中心。
數字化檔案管理將有利于檔案信息資源的開發，與傳統載體的檔案相比，數字化檔案的最大特點是能夠通過網絡迅速流動，數字化檔案的管理，研究和建設將徹底改變檔案的利用方式，沖破檔案利用的限制，促使檔案管理從保管，利用職能向信息采集、管理和信息服務智能轉變。今后隨著計算機，網絡的進一步發展，信息高速公路的進一步拓寬，數字化檔案管理將會得到更好的發展。
各國檔案館都在尋求相適應的現代化檔案運作模式以增強自己在網絡社會中的競爭力，更好的為社會和讀者服務，成為未來社會的公共信息中心和樞紐。在我國，檔案館大部分已經完成檔案業務管理自動化建設，未來的重點應該是檔案的數字化和網絡化建設。
檔案數字化系統分為日常業務管理、檔案數字化采集系統和數字化閱讀系統三大部分組成。每個部分縱向和橫向的各個節點都應到達一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力，部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成是不現實的，不可能齊步走。
日常業務管理包括文件查閱借閱登記，上級來文登記，公文處理擬稿等檔案室日常辦理的業務，這些有些部分已經形成數字化管理，但是還有一些依然用傳統的紙質記錄。為了實現數字化檔案管理就要一步一步盡量利用計算機進行日常檔案管理工作，慢慢形成一套日常業務管理工作的體系，依照體系將常用日常業務綜合起來，保證信息化數字化處理的時候能做到安全、準確、無誤。
檔案的數字化采集系統指的是檔案在收集的時候把紙質文件轉換成數字信息存儲在電腦中進行保管，轉化的途徑有專業的掃描儀，數碼相機，攝錄機等數字設備。實質是檔案信息的數字化，它是指將檔案信息內容轉換為計算機所能識別的數字代碼的過程。檔案數字化通常包括檔案數字化輸入；檔案數字化轉換；數字化檔案接收。將傳統檔案信息輸入計算機，由計算機提供檔案信息為社會服務。
數字化閱讀指的是，將數字化保存的文件提取，進行閱讀。最重要的就是通過網絡進行檔案文件的檢索和查閱。如果能做到這一步就真正的實現了檔案數字化信息化的建設。
檔案網絡化是充分利用現代網絡技術，將各種數字化檔案信息融為一體，進行管理、傳輸、檢索和利用，真正實現檔案信息資源的共享。檔案網絡化管理改變了傳統管理模式下各類信息資源自立門戶、分而治之的狀態，它是檔案信息化的重要標志。現代網絡技術的快速發展，已經形成了融開放式與互動式于一體的信息網絡環境。在此環境下，一方面檔案作為一種信息，融入信息社會化的浪潮是必然趨勢；另一方面檔案管理可以突破傳統時空的局限，在空問上實現異地歸檔、查詢，在時間上真正實現全天候服務。
數字化檔案管理的好處：
1、提高整個部門的工作效率
實施檔案管理的信息化后，部門管理員工可以從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好的從事檔案的收集工作和檔案的編研工作，極大提高職能部門的工作效率。
2、提高整個部門的技術水平
企業的信息化、數字化、網絡化是發展的大方向，每個部門都這方面投入很多的精力。只有實現檔案工作的信息化，才能和礦業公司的發展相協調，適應不斷變化的外部環境。
3、有效的進行檔案的收集工作
檔案的收集需要管理人員付出辛苦的勞動；檔案的分類、整編同樣需要付出辛苦的勞動，如果沒有一個好的管理平臺（管理工具），檔案的收集和整編只能是零星的和不完整的。
4、有效的為科研服務
檔案管理的信息化，將檔案在網絡上共享，科技人員可以在自己的計算機上查閱檔案資料，提高了工作效率；同時檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開發，提高了研究院整體的工作效率和競爭力。
5、有效的為決策服務
科技檔案是研究院最寶貴的無形資產，是研究院投入大量資金、經過科技人員辛勤勞動，由檔案管理人員分類、編目，最終成為研究院的核心競爭力是研究院領導決策的依據。而文書檔案通常是由院領導親自起草，親自下發的，是領導決策的具體體現。所以檔案的信息可以更好的對檔案進行利用，為決策提供依據。
6、部門職能變保管為服務
檔案管理信息化以后，公司的無形資產（企業檔案，包括文書檔案、科技檔案等）可以在網絡上方便瀏覽（有相關的權限控制），為公司領導和設計部門提供優質服務，這樣檔案管理的職能不再是檔案的保管部門，而是公司內部信息的信息中心。
檔案數字化技術是為了順應新時代新發展的時代潮流，是加強檔案管理效率提升的重要途徑，同時其也是目前檔案事業機構應值得推廣的一項先進技術。另外為了使信息數字化檔案的使用價值更為高效，相關檔案管理機構應該積極學習計算機信息應用的先進技術，從而使檔案資料的使用價值能更好的為社會服務。
參考文獻：
【關鍵詞】檔案數字化 人事管理 信息化建設
人事檔案管理數字化建設是需要多學科知識、多專業配合、多部門協作、多環節配套的復雜系統工程，目的在于推廣應用。因此，人事檔案管理數字化建設必須圍繞人事檔案文件的特點來進行，即從實際出發，采用最新信息技術，及時解決建設中的存在問題。
1 人事檔案管理數字化建設的現狀
當今，現代信息技術迅猛發展，成熟的數字化技術已經普及到各行各業。加快數字化建設成為我國現代化建設的國家戰略。因此，以數字化手段做好新時期的人事工作，更好地為經濟建設服務，既是新時期人事工作的客觀需要，也是國家信息化和現代組織人事工作的必然要求，人事檔案管理數字化建設勢在必行。
但長期以來，人事檔案管理主要為人工作業，近期雖使用了計算機，但由于其內容的保密性，推廣情況較差，造成其數字化程度對比同時期其他領域相對落后。現存的信息形式沒有統一規范，信息記錄的流程不科學，使得信息內容不全面，不能滿足對人員個體的微觀管理和對人員群體的宏觀管理的需要。
具體情況有如下幾點。
1.1 人事檔案管理軟件的開發滯后，泛用性不強
人事檔案管理主要對通用性信息進行管理。但目前，人事檔案管理軟件的開發處于無政府狀態，沒有統一的規范文件，各地方自行開發的軟件的不兼容使信息不能互通，制約了數字化進程的推進。
1.2 人事檔案管理的標準化、規范化程度低
人事檔案管理數字化建設的前提是基礎工作內容規范化、標準化。由于歷史原因，人事檔案業務管理基礎較差，案卷保存質量不高， 人事檔案管理無統一標準，當前的制度一般僅著眼于某一地區、部門，使數字化建設的全面實施困難重重。
1.3 人事檔案管理的方式落后
人事檔案管理的技術標準、工作程序標準依舊是人工工作時期制定的，尚未從信息技術的特點和發展方面進行考慮。目前，越來越多的文件資料是以信息存儲設備形式出現，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能適應人事檔案數字化的要求。
1.4 人事檔案管理人員的素質不高
數字化的信息系統管理需要有較高知識層次和掌握了一定技術水平的人員。目前，許多單位和部門缺乏高素質人才，既掌握檔案管理知識，又精通信息技術的復合型人才奇缺。
2 人事檔案管理數字化建設的目標
既然人事檔案管理數字化是時代的需要，那么要想通過其充分利用現有設備實現信息資源共享，提高工作效率，就必須建立現代化的數字化信息管理網絡系統，系統具體要求如下。
2.1 日常業務管理
實現日常人事檔案工作中對檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統計和查閱等業務內容，應主要由四大功能組成：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核及系統維護。
2.2 數字化檔案采集
數字化檔案采集系統應主要負責對紙質檔案材料的數字化采集處理，提供目錄整理、信息采集、數據審核3大功能，并可利用現化代網絡技術實現多人多客戶端的對多本檔案、不同材料的同時采集，實現高效、快捷的檔案數字化采集。
2.3 數字化檔案網上查閱
數字化檔案查閱系統是以專用資源網為網絡基礎，采用B/S（瀏覽器/服務器）模式架構，在組織系統內部實現本地及遠程查檔、閱檔功能。在系統安全方面，有如下三點設計：
（1）可按日期、時間或長期有效等多種方式完成閱檔授權。
（2）對閱檔過程進行詳細的日志記錄。
（3）信息采用加密信道傳輸等多種方式，使系統運行更加安全可靠。
3 檔案管理數字化信息系統建設應注意的問題
3.1 應用軟件應統一
應選用中央組織部推行的，建立在《信息結構體系》基礎上的系統軟件，避免造成數據結構混亂和上下級數據無法溝通與共享。制定文本、照片、聲像等資料的相關采集標準，統一文件格式。同時，對系統所涉及到的其他應用項目，也要制定統一標準，確保信息共享的兼容性。
3.2 應使用先進技術構建數字化系統
建立數字化信息系統會使用到數據庫技術、多媒體技術、網絡技術等。在建立數據庫時，應采用分布式多媒體數據庫，克服圖像和視頻數據容量大引起的調用速度慢等問題，以便在信息數據大量增加情況下，保證信息的調用、管理、更新和存儲。應注重數據源采集和后期制作的質量控制，宜采用高清掃描儀、數字杜比和DVD技術錄入照片、音頻、視頻，確保信息資源的質量。要預先考慮利用互聯網與上級組織人事部門連接，滿足應用軟件實時升級的需要。
3.3 數字化信息系統建設的計劃與完善
要根據系統建設的迫切程度、資金、網絡規模等情況制定工作計劃和建設目標。
（1）擬定數字化信息系統的基本框架，選定或開發系統應用軟件。
（2）進行資料數據的采集與錄入，建立規范化的信息報送、錄入制度，豐富信息資源庫。
（3）在試運行的基礎上完善、改進和提高，收集整理出現的問題，召開專家研討會，集思廣益，提出改進方案。
（4）加大資金投入，在條件成熟的基礎上，推廣成功經驗，提高覆蓋率。
3.4 突出多部門、多方位聯動，加強上下級和相關部門間的協調
外部檔案信息涉及到上級主管部門、基層單位、橫向部門；內部則涉及多個管理職能部門，信息內容包括班子建設、管理、任免、檔案、教育、統計、考核和考察進而黨員統計等方面。因此，數字化信息系統建設必須突出多部門協作、多方位聯動的特點，制定高效合理的信息采集、維護和使用制度，明確界定各級、各部門的責任、權限和義務，形成規范、有序、統一的運行機制。
3 結語
綜上所述，人事檔案管理數字化建設應以建立現代化的數字化信息管理網絡系統為基礎，進行統一的培訓，提高使用者的實際操作能力，實現人事檔案管理數字化建設，更好地為現代組織人事工作服務。
參考文獻
[1]王瑕.淺談干部人事檔案管理數字化信息系統建設[J].四川檔案，2014（01）.
[2]馬煒.關于干部人事檔案管理系統的設計解決方案[J].城市建設理論研究，2012（23）.
作者簡介
王少英（1961-），女，現為吉林省四平市四平賓館助理檔案員。
1.檔案數字化建設的必要性
1.1檔案數字化建設是信息時代的發展要求
隨著科技的進步以及信息時代的飛速發展。人們的生活、學習、以及工作都在這信息化浪潮中發生著巨大改變。辦公自動化水平的提升使無紙化辦公成為了必然，為適應時代的發展需求，檔案管理從傳統的管理模式走向了信息化管理的發展道路。數字化建設比傳統的管理模式更加迅速和準確。
1.2檔案數字化建設是社會發展的需要
檔案所包含的原始憑證是最真實可靠的記載，是國家信息資源的重要組成部分，具有很大的經濟價值。當今的人們已經越來越開始關注獲取檔案信息的便捷性和時效性了。與傳統檔案載體相比較，數字化檔案的獲取更加方便快捷，而且不會損壞到原文件。所以順應社會發展的實際需要，應該盡快改變傳統的管理模式，加快檔案數字化建設的步伐，準確及時的為各個領域提供便利，實現檔案信息資源的共享。
1.3檔案數字化建設是檔案管理發展的必然趨勢
檔案數字化建設之所以會成為檔案管理的必然，是由于傳統的管理和數字化管理存在著幾點顯著的差別。傳統的紙質檔案載體成本高、容量有限，而且一旦遭到破話，將難以得到恢復。而數字化檔案載體成本低、容量大，數字檔案可以通過備份避免檔案受到損害。再加上紙質檔案工作繁瑣、浪費時間和精力，而數字檔案只需通過計算機就可以很方便的在很短的時間檢索到所需的內容。最重要的差別是數字化檔案可以滿足人們在建筑設計和科研等方面的多維需求，這是傳統模式不能相比的。
1.4檔案數字化建設是開發和利用檔案信息資源的基礎
如果能將檔案的數字化工作做的出色，就能實現檔案信息資源的合理開發。開發檔案信息資源的目的是為國家更好的服務，達到社會資源共享的效果。檔案數字化建設之所以說是開發和利用信息資源的基礎，是因為數字化建設可以克服地域的限制，實現大規模檔案信息資源的服務和使用，確保檔案信息資源的準確、時效性。因此，應該加快檔案的數字化建設，使檔案信息資源得到最大限度的開發和利用，為社會主義現代化的建設事業服務。
2.提高檔案數字化管理的對策
2.1建設系統工程，實現信息共亨
檔案電子化建設是一項系統工程，包括總體設計、設備選型、軟件開發、檔案管理、掃描錄入、系統管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等一套硬件加軟件的系統。由于各大型機關、企業日常工作中，每天都要產生大量的文字檔案，需要進行錄入、保管，因此該系統應采取雙服務器、磁盤陳列存儲、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份的解決方案。同時，為了提高利用率，還應設置適當的檔案查詢系統，通過觸摸屏查詢及文檔網絡上傳，達到資源共享的目的。
2.2提供科學技術保障措施
在技術上進行不斷改進和創新，技術創新要多樣化，譬如信息加密技術，數字簽名技術，防火墻技術，操作系統安全內核技術，入侵檢測技術和長期可存取技術等。只有技術的不斷進步與不斷更新才能促進檔案數字化建設的安全性，提供科學有效的技術保障，促進檔案數字化管理的順利進行。
2.3實現數字檔案統一管理
針對檔案數字化建設中的問題，要保障電子檔案的真實性與完整性，需要從管理的角度出發。主要包括對管理體系的加強、提升體系標準化、增強研究體系的支撐體系等。在管理制度上，也要從不同方面來完善。譬如，要改善人員安全管理制度，加強文檔管理，健全系統運行環境安全管理制度等。在建立檔案數字化建設標準體系時，必須依據國家確定的國家信息化相關規定來制定，同時還要與行業和地方的相關政策、辦法相結合，使之形成嚴密的體系，從而使整個數字化建設標準統一，步調一致，有利于部門之間、單位之間、系統之間，乃至整個城市、國家和國際之間的互通互聯。
2.4完善紙質檔案規范處理
由于之前的檔案館存儲的文件等信息主要是紙質文件、圖紙、照片和錄像帶等。所以，現在大部分檔案工作者首要的任務就是將這些檔案資源從各種不同的載體全部都轉化為數字檔案資源，從而實現網上數字信息的傳遞。首先，對提供利用率高的檔案信息，優先進行數字化，將檔案信息的案卷級目錄、文件級目錄、摘要、提綱、重要數據等數字化。然后，利用相應的設備，分階段依據不同的載體，采取不同的方式，著手實施必要的數字化處理。只有通過數字化的轉換，才可使大量的館藏的固定化的信息被激活，使信息管理技術得到發展，從而適應新世紀中高速高效的網絡環境。
2.5加強數據系統設施建設
數據庫建設已成為信息資源開發的重要手段之一，其建設在數字化信息資源管理中有著舉足輕重的地位。基礎設施的優化，需要配備適應數字檔案信息發展所需的軟硬件。檔案部門應根據實際情況、配備適應檔案數字化工作需要的辦公設備，保證能夠滿足檔案資料從輸入、存儲、管理到利用的數字化管理全過程的需要，努力實現網絡、應用、技術和產業的良性互動，促進網絡融合，實現資源優化配置和信息資源共享，充分利用數據庫技術對檔案信息資源進行合理的組織與加工。同時，還要配置先進、適用和可靠的數據庫管理系統軟件，從而提高檔案信息的有序性、完整性、可讀性以及安全性，此外，數據庫技術與網絡技術的完美融合極大地方便了檔案信息資源的開發利用，提高了開發效率。
2.6建立檔案安全保障體系
隨著科技的發展，社會上網絡犯罪的手段也愈加高端，如今網絡違法犯罪等問題日漸突出，譬如，計算機病毒、網絡攻擊、垃圾郵件、系統漏洞、網絡竊密和虛假有害信息等問題層出不窮。要利用殺毒工具、訪問級別控制、防火墻、加密技術和病毒防護技術等全面堵截，防止網絡文件被非法破壞。在加強軟硬件以及網絡安全維護的同時，也不能忽略自然因素對管理工作造成的影響。要采取有效措施，積極預防應對地震、火災、冰雪和洪澇等突發自然災害對重要檔案造成的破壞，避免造成難以估量的損失。數字檔案的存放如果能存放在不同的地方，這樣會大大降低損失率。數字檔案在保管條件上要求高，在選擇存放地點時要多角度、全方位地考察，將檔案的安全風險系數降到最低，確保數字檔案的安全管理。
【關鍵詞】圖書館；檔案管理；數字化；建設
一、圖書館檔案的分類及歸檔管理
1.1 圖書館檔案的歸檔和保管
圖書館檔案管理工作是一個專業性非常強的過程，檔案庫的建立應首先完善其相關文件歸檔系統與制度。目前，我國諸多圖書館針對于檔案管理已經開發了一系列關于檔案管理的法規及責任制度，尤其是對部分珍貴圖書、文獻的管理加強完善了全引目錄、分類目錄、總清單目錄以及借閱登記制度等，而且為了更好地完善圖書館的檔案管理，還可以加大施行專柜、專室和專人保管等策略性措施。負責檔案管理人員也應具備高度的責任心，嚴謹認真地做好對檔案的防火、防光和放潮等防護工作，從而能夠最大程度地保護圖書、檔案，為我國文化建設提供更為優良的服務。
1.2 圖書館檔案的開發和利用
強化我國圖書館相關檔案管理其主要目的是在通過積極主動地開發與利用信息資源，以便為圖書館和社會上其他各項工作提供更多地服務，這樣才能夠為圖書館檔案賦予更好地生命力。因此，筆者據自身經驗來看，關于我國圖書館檔案的開發與利用，主要還是應該從以下三個方面開展工作：
（1）積極配合領導的決策，并及時準確為各項事業工作提供相應的信息資源，最快為領導的決策提供一些必要且有用的服務。這樣一來，領導們的決策、計劃以及總結將具有非常直觀且可靠的參考依據。圖書館檔案管理工作開展的不斷強化，一方面利于其檔案信息資源的不斷豐富與更進一步完善，另一個方面則是可以為領導的決策、計劃及總結滿足更多的需求，無疑這將會大大地促進我國圖書館檔案管理工作的有序運作；
（2）積極配合館單位內部的各項工作，提供檔案的信息資料，可以做到對檢索信息的便捷性、傳輸快捷性，從而為圖書館檔案管理工作打開一個新的局面起到十分積極的促進作用；
（3）完整的圖書館檔案管理制度體系將為圖書館單位爭創多種榮譽提供非常必要的參考保障。總而言之，加強圖書館檔案管理與利用利在千秋且功在當代，每一個不論是提供這種服務還是享受這種服務的公民都應該抓緊、抓好這項工作的開展。
二、圖書館檔案管理的數字化建設
2.1 管理數字化建設
圖書館檔案管理工作對于數字化信息與計算機網絡技術、數據庫技術以及各種多媒體技術的應用與發展是一個新型的檔案信息管理形式，它是舊運營商分散，以數字化形式進行相關存儲，網絡互連可以被用來實現全方位的資源共享。辦公自動化的權威文件管理機關和機構的數字化信息化建設和應用為導向的數據為基礎，其管理網絡平臺的建設要求積極引進新型技術，從而不斷提高各種應用程序和網絡的進一步應用與發展。當前，計算機技術的廣泛應用，使得大量的圖書館信息資源得以以檔案信息為載體而形成規模，這樣也有助于文件數字化管理。
2.2 圖書館檔案數字化管理的主要障礙
由于圖書館檔案數字化管理模式在我國仍然屬于新興事物，且由于目前我國各項生產力的水平明顯不高，科學技術相對不發達的條件也是事實，數字化的圖書館檔案管理工作的開展必然還存在諸多的問題，筆者認為主要具有四個方面的問題：
（1）資源浪費
電子文件和紙質文檔的“雙系統”保存，引致資源的浪費。保存的“雙系統”是具有相同內容的紙質文件和電子文件一齊保存。在一些單位，各部門辦公自動化的網絡管理平臺，在網上傳遞各種信息資源，大幅度提高了管理工作的效率。電子版的信息資源與紙質的檔案資料兩套文檔是相同的內容，而不同類型的并發文件勢必將造成的人力、物力和財力三方面的浪費，且會影響到圖書館檔案的廣泛應用進而影響到電子文件和檔案服務事業的進一步廣泛發展。
（2）電子文件歸檔困難
辦公自動化系統和文件管理系統是不相兼容的，分散性明顯就很難以電子文檔歸檔。經驗數據分析，許多大公司都在使用計算機和網絡技術的辦公自動化系統，而同一單位的檔案室使用的檔案管理系統則是檔案行政管理部門為使檔案現代化管理標準化、規范化、實現資源共享而推廣的檔案現代化管理軟件。由于這兩套系統設計單位不同，不同軟件環境下形成的數據難以轉換，無法進行電子文件歸檔，因而給原始數據的收集和錄人造成了一定的困難。
（3）數字化檔案的利用率不高
辦公自動化系統實施了一段時間，但許多單位和電子文件管理作為一項緊迫的工作任務還在于提高更多地認識，人們依然相信傳統的理念和管理模式，由人工來完成的整個文件檢索過程中有限的文本輸入，編輯和打印的應用，只能看到有限的覆蓋范圍的文件，而忽略網絡的形式傳遞的信息的巨大寶庫，使得電子文檔沒有得到合理地開發與利用。
2.3數字化建設需注重把握的環節
（1）系統的工程建設和信息資源共享。檔案電子化建設是一個系統工程，包括整體設計、設備選型、軟件開發、檔案整理、掃描輸入、系統管理、磁盤備份、查詢管理和安全防范措施等，比如一組硬件和軟件系統。由于大型企業機關在日常的工作中幾乎每天都會產生大量的文本文件需要及時輸入和存儲，因此因此數字化系統就應使用雙服務器雙機備份、磁盤陣列存儲、集中掃描、高速掃描儀、CD-ROM和磁帶等手段加以解決。同時，為了提高利用率，應設置適當的檔案查詢系統，上傳觸摸屏查詢及文檔網絡，實現資源共享的目的。
（2）建立橫向通道和相應的銜接辦公系統。保存電子文件和紙質文件的“雙套”的系統，它建議建立紙質文件和電子文件，即將到來的電子文件和紙質文件之間的一個通道作為文本和圖像共存工作的發展和數字文件的特點，制定特別是要改善管理規章制度，以滿足的實際需求文檔一體化工作系統，歸檔系統，文件保密制度，數字檔案鑒定系統，網絡安全管理系統等。
2.4 相關建議
（1）伴隨著大眾對于的檔案管理的認識意識不斷地增強，全館工作人員應將更加重視檔案工作，認真做好如收集與使用檔案資料的管理工作。反之，檔案意識薄弱，不了解檔案的用處，即使有檔案也不知道使用，勢必影響檔案作用的發揮。目前，我館檔案工作已步入了良性發展的軌道。
（2）提高了系統的基礎檔案工作的規范化管理。按照檔案工作目標管理的要求，建立和完善了一整套的文件管理系統，安全存儲的文件，奠定科學利用圖書館檔案工作規范，高效地開展了一個制度保障良好的基礎。
三、結束語
一般來將，圖書館檔案的原始性和真實性是一個圖書館提供全方位服務最具說服力的保障。建設數字化的圖書館檔案管理模式將為相互促進圖書館服務工作不斷改進與完善提供一個縱向發展的渠道，它會使得服務人群能夠更加具體地、生動地享有圖書館服務功能。筆者撰寫本篇論文意在希望在今后我國圖書館事業的不斷發展進程中更好地得到總結和升華。
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一、疾控檔案數字化建設的重要性
一方面，疾控中心實現檔案管理數字化建設可以大大提高管理效率。以往檔案載體都為紙質文檔，在對其進行管理中不僅需要投入大量精力，還需消耗很多時間，在管理上很容易出錯，并且在二次使用查閱時也較為復雜，檔案管理工作效率較低，且難以得到有效提高。而借助信息技術加強檔案管理數字化建設，不僅能夠大大節省管理人員精力和時間，還能夠降低檔案中錯誤發生率，同時，通過數字化建設后能夠利用各種管理軟件及管理技術進行檔案管理，方便日后查閱、調用、復制及利用檔案，有利于檔案資料的開發利用。
另一方面，實現檔案數字化建設可以進一步優化檔案管理環境。傳統紙質文檔在保存上容易受到溫度、濕度、空氣等外部環境影響，且長期保存過程中難免會出現破損、丟失、數據模糊不清等情況。建立數字化檔案管理系統后，檔案保護和管理條件得以改善，許多以往陳舊模糊的檔案信息便能夠以電子檔案的形式保存下來，這對日后檔案資料分析利用來說意義重大。檔案查閱和整理都能夠借助計算機進行處理，紙質檔案使用頻率逐漸減少，不僅提高了檔案利用率，還能夠提高檔案保存質量。
二、疾控中心檔案管理數字化建設路徑
（一）樹立數字化檔案管理的理念。檔案管理數字化建設基礎是要從思想上樹立現代化理念，打破原有檔案管理格局，沖破封閉管理限制，實現傳統管理向數字化管理的轉變。疾控中心領導者及管理人員應加強對檔案管理數字化建設的?J識，了解數字化建設的必要性和緊迫性，并在單位內展開宣傳，提高職員對數字化建設的理解。同時，疾控中心還應創新檔案管理理念，由以往靜態管理模式轉變為動態管理，結合實際情況樹立數字化管理的正確觀念。另外，疾控中心還應從宏觀上將檔案管理數字化建設納入自身發展戰略規劃中，在實踐中及時發現檔案數字化建設中存在的問題，準確把握問題產生的原因，盡早制定針對性措施解決。
（二）建立科學數字化管理數據庫。檔案管理數字化建設涉及很多數據資料，要想確保數字化建設的順利實施，實現龐大的傳統紙質文件處理向數字化檔案管理的方向轉變，數據庫的建立至關重要，也是數字化建設過程中的必經環節。數字化管理數據庫的建立必須要契合疾控中心自身具體情況，這樣既能夠保證數據系統的合理性、適應性和全面性，同時也更容易與內部工作人員達成共識，顯著提高檔案管理效率。另外，疾控中心針對檔案管理數字化建設制定相應的管理系統，實現信息資源的共享，監督并制約檔案管理數字化建設過程，確保在其建設過程中滿足國家相關法律法規及章程制度要求，更好為民眾、為社會、為政府提供醫療服務。
（三）加大數字化軟件及硬件投入。優質硬件和軟件設施是檔案管理數字化建設的基礎，對此疾控中心應加大財力支持，配置與數字化建設相適應的硬件和軟件設施，這是數字化建設的基礎也是重點。檔案管理數字化建設基礎設備包括存儲設備、網絡設備、操作系統、數據庫管理系統、信息安全系統等，要加強檔案管理數字化建設，必須配備相應的硬件和軟件基礎，比如計算機、網絡、掃描儀、打復印設備等硬件，檔案管理專用軟件以及網絡日常管理與維護，注重軟件及其應用管理的跟進，在軟件和硬件選擇上遵循優勝劣汰原則，在建設過程中不斷提升數字化管理質量，確保檔案管理數字化建設過程的高效實施。
（四）重視復合型檔案人才的培養。疾控中心應加強對檔案管理人員培訓工作的重視程度，努力培養與之相符的現代信息化、數字化、專業化檔案管理人才。一是疾控中心應重視對現有檔案管理人員數字化專業知識的培訓，鼓勵其加強繼續教育，定期對其展開培訓，并且注重培訓工作的數字化針對性，結合管理人員自身實際情況制定培訓計劃。二是引入具有數字化技術知識背景的檔案管理人員，提升檔案管理人員政策待遇、薪酬待遇，優化檔案工作環境，做到能夠“吸引人才、留住人才”。此外，疾控中心不僅要重視提高管理人員數字信息專業技術水平，更要重視檔案管理人員綜合素質的提升。
【關鍵詞】大數據；人事檔案；數字化
1引言
在信息數字化時代，企事業人事檔案記錄著員工在職時工作、學習以及生活的整個過程，其與企事業職工的個人經歷、綜合素質、績效考核以及人事任免等多項工作有著密切聯系。因此，基于大數據的人事檔案數字化管理系統，能夠有效革新傳統人事檔案的管理模式，實現人事檔案管理的標準化以及服務便利化，極大地提高人事檔案管理的水平[1]。基于大數據的數字化管理系統，主要是通過采集所需數據，并對其進行清洗、過濾，以及歸并后放入數據庫，方便未來工作時的信息數據提取以及深度分析，實現數據價值效應化[2]。因此，在大數據環境下，對企事業人事檔案進行數字化管理，這不僅能夠促使人事檔案管理工作具有規范性、整體性，還能夠共享人事檔案信息數據，充分提高利用率。在傳統人事檔案管理模式下，查詢人事檔案需要企事業單位各級職能部門相互協調，在增加人力成本以及時間成本的同時，還影響了后續工作的時效性[3]。基于大數據的人事檔案管理，主要是將企事業員工的各類信息進行技術處理，實現人事檔案相關信息的數字化。與此同時，在大數據環境下，人事檔案會存入特定的數據庫，盡可能保證人事檔案管理的安全性、可靠性。基于大數據的人事檔案數字化管理模式，通過對人數檔案數據信息進行篩選、挖掘以及預配置，來簡化工作流程。一定程度上，既避免了人力資源的閑置與浪費；也能夠通過利用數字化技術手段，提升人事檔案存儲安全等級。此外，為了保障基于大數據的人事檔案數字化管理的質量，需要配備適宜的軟硬件設施。
2當前人事檔案數字化管理現狀
2.1人事檔案利用率低
由于部分企事業單位的人事檔案管理人員責任感以及參與度都比較低，影響了人事檔案管理相關崗位的員工對其工作職責的認知度，無形中增加了人事檔案泄密的概率。在實際的人事檔案管理相關工作中，提供查閱作為日常的利用方式[4]，在查閱檔案之前，仍需要查檔人員填寫查檔審批表格，其過程繁瑣，本質上并沒有為人事檔案的使用服務提供便利。人事檔案管理以及使用過程中缺少便利性，不僅影響了各部門之間后續工作的時效性；還由于逐級上報、審批的過程，花費了更多的人力、物力。當前，人事檔案的相關管理、使用工作只服務于特定對象，并沒有在企事業單位內部形成公共服務的意識，直接導致人事檔案的數據資源利用率不足。傳統的人事檔案管理還是以人工輸入以及紙質歸檔的方式為主，僅靠個人經驗甄別的人事檔案資料，很難保證其真實性以及完整性[5]。此外，部分人事檔案數字化管理平臺，無法對輸入數據的真實性進行判斷。因此，無論是人為工作的疏忽，還是數字化管理平臺遭受網絡病毒攻擊后，導致人事檔案的失真，都會對人事檔案數據信息的利用率產生直接影響。
2.2管理模式陳舊
人事檔案相關管理工作還是以人事檔案管理以及檔案庫房管理為主，在沒有實現人事檔案數字化管理的情況下，工作量是非常大的。因此，在對人事檔案錄入與打印的過程中，傳統的數字化管理模式并沒有提高人事檔案相關管理工作的效率。由于當前人事檔案數字化管理平臺的相應設置并不完善，在進行人事檔案變更管理權限時，只能夠通過手動輸入的方式完成更新。企事業單位的人事檔案庫房面積大，在采用傳統的數字化管理模式時，僅能通過招聘更多相關管理人員的方式保證工作效率[6]。這不僅沒有改善管理弊端，還提高了企事業單位的人工成本。在傳統的人事檔案數字化管理模式中，主要途徑就是提供檔案查閱，并不能對人事檔案中的信息進行分析以及預測評估。此外，紙質歸檔與數字檔案結合的傳統人事檔案管理模式，判斷檔案材料真實性的方式，僅能通過人事檔案管理人員的工作經驗肉眼識別。一定程度上，既無法保證在數字檔案轉換過程中的數據一致性，也無法保證每一個管理環節的真實性。
2.3數字化建設重視程度不足
部分企事業單位對人事檔案數字化管理缺乏充分認知，不愿意投入資金以及專職人事檔案管理人員，直接導致人事檔案不能體現其真正的服務價值[7]。人事檔案數字化管理模式受傳統管理觀念的影響，各類人事檔案數字化的整理、修改以及存儲都得不到制度的支持，導致人事檔案數字化管理困難重重。由于企事業單位的人事檔案數量非常多，不僅需要數字化管理平臺的存儲容量大，還需要大量人力、物力。當前人事檔案數字化管理已有制作數字檔案的規定，但由于管理平臺的軟硬件配置達不到要求，還不具備對人事檔案相關數據的真實性進行查驗的條件。在一定程度上，傳統的人事檔案數字化管理模式限制了其信息化的發展，甚至引發人事檔案相關數據信息的保密問題。當前，人事檔案數字化管理平臺，只支持人事檔案部門內部單機使用。因此，在開放部分人事檔案數據權限共享的過程中，各層級部門未能實現信息共享，無法進一步提高溝通效率。根據當前人事檔案數字化管理現狀，可以通過引入大數據技術，在保證人事檔案相關信息可靠性的基礎上，實現人事檔案相關數據的共享[8]。
3基于大數據的數字化管理系統設計
隨著大數據技術的快速發展，企事業單位的人事檔案數字化管理，不僅包括數字、符號等結構式人事檔案數據，還可以包括人事檔案的半結構式數據。創建基于大數據技術的人事檔案數字化管理系統，不僅能夠彌補人為管理人事檔案的不足，還能夠為人事檔案數字化管理提供分析以及評估，構建管理系統框架見圖1。
3.1系統硬件設計
檔案數字化管理系統選用Mysql數據庫，具有較高的便捷性，并運用Linux操作系統環境器，可兼容Firefox瀏覽器和Windows10瀏覽器，CPU應I5以上，硬盤500G，內存8G，可實現5臺PC服務器同時運作，每臺服務器包含兩個CPU，虛擬服務器4核。
3.2系統軟件設計
3.2.1管理權限模塊基于大數據的人事檔案數字化管理，為了規范人事檔案數據共享的權利及義務，需要明確數字化人事檔案的共享權限及范圍，進而確定數字化人事檔案相關數據的共享層級。通過分析企事業內部不同的數字化人事檔案級別，以及不同的人事檔案操作權限，從而確定檔案可查閱等級。通常情況下，在不可越級查閱數字化人事檔案的前提下，只有經過相關管理部門的審批，才能夠提供人事檔案的查閱服務。這不僅有效防止企事業單位內部人事檔案的信息泄露，還能從源頭禁止訪問者拷貝人事檔案的相關信息。在大數據技術環境下，形成局域網連接，確保了在人事檔案共享的情況下，數據的可靠性，權限設置頁面見圖2。圖2權限設置頁面此外，企事業單位內部的人事檔案具有保密性，不能將企事業單位的內部信息直接放在公共網絡。因此，在數字化管理人事檔案過程中，可以建立私有云計算模式，進而保證該管理模式的私密性以及可控性。3.2.2檔案分類模塊在基于大數據的人事檔案數字化管理過程中，通過大數據的先進手段，完善人事檔案的查閱方式，對檔案進行精準分類。大數據技術的引入，需要配備專職人事檔案管理人員。創新后的管理模式，人事檔案管理人員的工作職責具體包括：定期更新管理平臺相關軟件、協助數字化查閱保密協議的簽訂、保證人事檔案數字化存儲的安全性。
4結語
基于大數據的人事檔案數字化管理系統，改變了原有管理模式的落后性，并通過利用大數據、信息互聯網以及云計算等相關技術，實現人事檔案管理框架化、數字化，縮短人事檔案查閱時間以及提高后續相關工作效率，是人事檔案數字化管理的關鍵。此外，由于企事業人事檔案自身存在特殊性，為盡可能地避免泄密情況的頻繁發生，需要在人事檔案相關電子文件傳閱過程中，建立信息專用傳輸通道，確保操作者的嚴謹性、保密性。
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關鍵詞：醫院；人事檔案；信息化；自助
隨著醫療衛生體制的改革和發展，醫院各項工作都在邁向科學化、規范化、標準化，為適應醫院發展建設，加強醫院檔案管理勢在必行。面對卷帙浩繁的檔案資料，如何實現對病歷、設備、文書、人事、科研等檔案的有效管理成為當今大型醫院的共同思考。筆者結合無錫市中醫醫院人事管理信息化建設實際，就醫院人事檔案管理信息化建設問題進行分析。
一、人事檔案在醫院管理工作中起著極其重要的作用
對于一家醫院來說，人事檔案是醫院人才隊伍建設的重要依據，也是醫院人才隊伍現狀的重要體現，是制訂醫院人才的培養及引進計劃，保證醫院的可持續發展的基礎。人事檔案與職工個人的組織關系、工資待遇等緊密相連，因為反映職工的身份、學歷、職稱而具有法律效用。在醫院的檔案管理工作中，人事檔案是重要的組成部分，是醫院職工晉升及考核的重要依據。工齡計算、工作調動、轉正定級、職稱評審以及辦理各種社會保險等都需要人事檔案。
二、醫院人事檔案管理存在的問題
1.工作量大。
醫院科室多員工多，信息量大，檔案管理專職工作人員卻很少，甚至往往由其他崗位人員兼職擔任。然而在進行員工信息統一維護更新工作時，檔案錄入工作耗時長，專業要求高，工作量很大，如果僅依靠一兩名兼職人員的管理，很難達到錄入的及時性、完整性和準確性。
2.難以及時更新。
由于工作量大，專職管理人員匱乏，就會出現員工信息更新滯后。主要反映在員工信息動態變化缺少空間和不能體現員工的個性與常態的工作動態過程與創新這兩個方面。對員工的基本信息的輸入與分析等，并不是一勞永逸，學歷、職稱、科室調動等員工的變化在原有的管理模式下根本不能動態化管理，老辦法已經不能適應當親醫院管理的需要。
3.管理系統信息化滯后。
目前各大醫院使用的人力資源管理系統，可能有部分檔案功能，但也僅實現了從紙質檔案向以Word或Excel格式的電子存檔的量變。系統難以對人員數據信息實時同步更新和及時地維護，人員數據信息的不完整，難以滿足人事日常工作的基本需求。所以經常出現碰到需要查詢的資料，還是要到檔案室翻閱檔案，更談不上對人力資源的開發與利用。總之，信息系統的自動化一定程度內減輕了檔案工作者的工作量，但檔案的收集、整理、歸類、編目等工作還是主要依靠手工操作。
三、建設員工參與的檔案自助管理平臺
醫院人事檔案管理改革新方向——建設員工參與的檔案自助管理平臺。
1.建設員工參與的檔案自助管理平臺。
筆者所設想的員工參與的檔案自助管理平臺，就是讓把事關員工的信息輸入、修改、補充等檔案初始工作，交還給員工本人。在醫院人事檔案信息化自助平臺上，首先單位給每個職工一人一個賬號，讓他們自己設置密碼、登錄；再請他們自己完善個人信息，經人事部門審核通過后保存；基礎信息的完整錄入后，可生成一個對應員工個人的職業生涯檔案庫，縱向上可以看出一個員工的完整的人事信息的演變，橫向上人事部門可以對整個職工群體進行統計與比對。
2.把簡單的檔案卡片完善為電子檔案庫。
通過這樣一個檔案自助管理平臺，可以把簡單的文本或表格形式的檔案登記卡向完善的網頁式的檔案數據庫的邁進提升，把每個員工的信息，都設計成豐滿的個人檔案庫，如檢索員工學習經歷時，不再是單一的學歷現狀，而可以查詢他歷年來學歷的提升變化。
3.使廣大職工參與到自己的信息完善工作中。
建設需要員工主動參與的檔案信息化自助建設系統在激活員工的主人翁意識的同時，也大大降低了人事部門專員的工作壓力。通過系統平臺，把員工醫德、科研、技能培訓與工作創新都做出較為科學的比對，讓人事部門在醫院檔案信息系統平臺能全面的認識自己的員工，讓員工自己在完善信息的過程中發現不足，及時改進與提升。
4.個人檔案的隱私性與安全性得到保障。
每一個員工使用與工號相對應的賬號登入系統后可以維護或增加個人職稱、學歷、繼續教育等方面的信息，經人事科審核后才能正式入庫。使用一個賬號只能查看對應的自己的個人信息，且修改或增減都必須經過人事科審核，這就保障了信息的保密性和可信度。
5.加強監管力度。
通過構建完善的檔案信息自助平臺的過程，人事部門對各項信息進行了審核、、整理、歸納、綜合、分析與運用。檔案信息的完善有助于提高醫院職能科室部門的管理質量，有助于他們有針對性地促進醫院與員工的不斷提升。
四、結語
建設醫院人事檔案信息化員工自助建設系統與平臺這一理念具有前瞻性，它是以科學的方法、發散性的思維、集體的智慧來解決工作問題的一種方式。這種新興事物可以調動員工的積極性、責任心，發揮其個人對于自身了解的優勢，又可以顯著減輕檔案工作者的工作量，對促進醫院的發展有著重要的積極的推動作用，應該引起廣大醫院管理者的重視。
參考文獻
圖書館檔案管理工作是圖書館中的一項基礎性、服務性工作，在圖書館中有著重要的作用，隨著科技的不斷進步，圖書館的管理檔案工作也慢慢發展成數字化管理，這就讓圖書館在管理上更加方面快捷，但是它的進步也受到一些影響。因此，必須對圖書館資料儲存電子化建設有足夠的認識，要做好調研與運用，達到使這些問題完美的解決，使圖書館資料儲存電子化建設日趨完善。
1 落實圖書館檔案管理數字化建設的現實意義
1.1 提高管理人員的工作效率和工作水平
隨著時代的發展，網絡化辦公已經成為符合時展的辦公方式，“紙上辦公”時代已經逐漸被取代，網絡辦公能夠保存大量的電子文檔，節約資源。圖書館正在利用很多種網絡方法、掃描方法、OCR方法、數據處理方法這些高端方法和裝置，利用這些裝置和科技縮短了管理員步行傳輸過程，使管理員的工作量減少并且提高了工作速度和效率。他們可以通過數字化設備進行各類檔案的信息，只要輸入關鍵字，就可以很快地找出文檔，節省了大量的時間，很大程度提高工作人員的工作效率和水平。
1.2 提高圖書館檔案的完整性與永久性
通過數字化的檢索，可以用很短時間發現并核對缺失的檔案及缺失的內容，利用網上信息查找方式對缺失點進行補充完善，保證信息的完整性；很多工作需要利用計算機對陳舊的照片、殘缺模糊的字跡進行修補，利用的也是數字化的原理；此外，兩個相隔很遠的人需要進行文件傳輸，就可以利用計算機進行網上辦公，與傳統辦公相比，網上辦公具有隨時性、高效性，也保證了傳輸文檔的完整性。
2 當下圖書館檔案管理數字化建設存在的不足
2.1 電子檔案安全性得不到保障，檔案管理數字化建設有待改進
目前，我國圖書館的檔案管理工作在數字化建設方面有許多需要亟待改進的地方，其一，我國缺乏一個完善的圖書館檔案工作查詢和管理系統，不同的單位之間無法有效的進行信息查詢對接；其二，在當前的時展的大環境下，我國很多圖書館的計算機設備都仍然是“大頭電腦”，上網速度很慢，信息儲存能力很低，無法有效及時地更新事物信息，很大程度影響檔案的完整性；其三，電子檔案的安全性低，電子檔案不需要利用密碼查看，所有很多有不良想法的人登錄別人的電腦，隨意對他人的電子文檔進行篡改，導致文檔信息的偏差，有很大安全和利益隱患。
2.2 未能正確處理紙質檔案與電子檔案的關系
紙質信息是文化傳承的重要方式，也是世界文明沿用幾千年的信息交流方式，因此，對圖書館檔案進行數字化建設并不是遺棄傳統的紙質檔案，而是將檔案儲存和查閱變得更加方便快捷，賦予紙質檔案和電子檔案以相互印證和相互備份性。但當前很多圖書館檔案管理人員未能正確處理紙質檔案和電子檔案的關系，側重偏向電子檔案的建設，忘卻了紙質檔案存在的珍貴價值和意義。電子檔案的儲存力要遠遠高于紙質檔案，也能夠隨時發送和修改，但它具備的文化歷史意義卻遠遠不如紙質檔案，它的存在只是促使我們的辦公、信息收集更加方便，不能完全替代紙質檔案，所以我們的側重點不能有偏差，需要清晰電子檔案與紙質檔案的印證關系。
3 采取有效措施，優化圖書館檔案管理數字化建設工作
3.1 兼顧數字化建設與原文資料的發展
原文資料是對事物信息了解收集的重要資料來源，可以通過查詢紙質資料、聲音資料、影像資料等原文資料來進行信息的收集。原文資料具有很高的準確性和考量性，因此，在進行圖書館檔案管理數字化建設時，創造數字化管理環境時還要保證人們的原文資料閱讀需求，盡力將兩者都融入到建設中，保證閱讀的全面性和可考量性，將閱讀環境做到最好優化。
3.2 落實圖書館檔案資源的共享工作
檔案電子化建設是一個系統工程，包括整體設計、設備選型、軟件開發、檔案整理、掃描輸入、系統管理、磁盤備份、查詢管理和安全防范措施等，比如一組硬件和軟件系統。由于大型企業機關在日常的工作中幾乎每天都會產生大量的文本文件需要及時輸入和存儲，因此數字化系統就應使用雙服務器雙機備份、磁盤陣列存儲、集中掃描、高速掃描儀、CD-ROM和磁帶等手段加以解決。同時，為了提高利用率，應設置適當的檔案查詢系統，上傳觸摸屏查詢及文檔網絡，實現資源共享的目的。
3.3 完善檔案信息服務體系。
