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第1篇

【關(guān)鍵詞】鄉(xiāng)鎮(zhèn)；檔案管理；新特點(diǎn)

隨著我國(guó)城鄉(xiāng)統(tǒng)籌改革建設(shè)的發(fā)展，人民的生活水平已經(jīng)得到了極大的提高。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的工作在各項(xiàng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)基礎(chǔ)工作中面臨的挑戰(zhàn)和機(jī)遇也越來(lái)越重要。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的管理力度雖不斷提高，但仍未達(dá)到現(xiàn)代信息化的管理水平。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作仍需要投入更多的努力和創(chuàng)新。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理在基礎(chǔ)工作中的作用

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理在基礎(chǔ)工作中的作用：

（一）保留事實(shí)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案屬于與具體工作相適應(yīng)的原始記錄，因此能夠更好的維護(hù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)原始面貌，回溯原始事實(shí)，印證過(guò)往案例、糾正工作失誤等作用，它具有其他參考資料無(wú)法比擬的參考權(quán)威性。

（二）化解矛盾。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的整理和保存相當(dāng)于將鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府機(jī)關(guān)與各村及企業(yè)之間的關(guān)聯(lián)的所有事件作了直接的記錄。在各方出現(xiàn)不同的矛盾和質(zhì)疑時(shí)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案就能夠?yàn)榻鉀Q這些矛盾和糾紛提供直接且有力的證據(jù)。

（三）撥亂反正。當(dāng)前一段時(shí)間的鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作有時(shí)可以通過(guò)借鑒歷史某個(gè)階段中的相似案件來(lái)做指導(dǎo)，同時(shí)在不斷的總結(jié)整理中，發(fā)現(xiàn)前后解決處理問(wèn)題的不足之處，能夠起到積極的撥亂反正作用。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的新特點(diǎn)分析

（一）全宗分類。鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)的基礎(chǔ)工作中檔案管理工作需要處理的檔案一般分為全宗檔案和非全宗檔案兩大類。“全宗”的概念就是涉及一個(gè)機(jī)構(gòu)的所有檔案。少數(shù)檔案的整理和保管只以類別的方式來(lái)進(jìn)行，并不是全宗分類。例如鄉(xiāng)鎮(zhèn)中縣屬機(jī)關(guān)的派出機(jī)構(gòu)所形成的檔案只屬于派出機(jī)關(guān)。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)范圍內(nèi)，包括鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、人大、政協(xié)、紀(jì)委、團(tuán)委、婦聯(lián)和各基層村委等組織都以全宗方式來(lái)整理、保管和轉(zhuǎn)移檔案。鄉(xiāng)鎮(zhèn)作為基層政府，檔案管理的對(duì)象即全部的鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案。現(xiàn)行的鄉(xiāng)鎮(zhèn)行政辦公室往往具有綜合功能，一個(gè)辦公室往往屬于幾個(gè)職能工作者的集合場(chǎng)所。一般這些資料都實(shí)行檔案一體化管理，針對(duì)全部檔案建立聯(lián)合全宗。聯(lián)合全宗在設(shè)立后，所有參建單位的檔案應(yīng)該從組卷的時(shí)候就進(jìn)行區(qū)分，從而完成分卷。全宗名稱應(yīng)該綜合全卷內(nèi)容確定。需要注意的是，有些類似土地普查、人口普查等檔案的建立和處理，應(yīng)該按照非全宗的檔案對(duì)待。這些檔案是由基層集體單位分別立卷、移交鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室進(jìn)行統(tǒng)一的管理。

（二）收集整理。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的資料收集具有很多的制約因素，也充滿了不確定性，所以在具體工作上無(wú)法給出定量的標(biāo)準(zhǔn)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作者首要注意的就是根據(jù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)相關(guān)文件去劃定資料的歸檔范圍。檔案的收集流程應(yīng)該是首先由機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人員將歸檔要求分發(fā)至下屬單位和各辦事點(diǎn)，明確了材料收集的詳細(xì)條款。避免出現(xiàn)文件材料不全的現(xiàn)象，缺項(xiàng)需補(bǔ)項(xiàng)，認(rèn)定范圍界限。同時(shí)積極加強(qiáng)對(duì)文件材料的收集后復(fù)查工作。在統(tǒng)計(jì)性歸檔認(rèn)定書中需要表明材料的歸檔時(shí)間、范圍及當(dāng)前質(zhì)量及進(jìn)度。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的收集工作需要得到上下機(jī)構(gòu)主要領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一重視和支持，積極督促工作者的收集熱情，有力控制各工作環(huán)節(jié)的配套落實(shí)，這樣才能確保鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的收集工作順利完成。

（三）檔案歸類。檔案歸類的內(nèi)容主要在于區(qū)分鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案種類以及實(shí)體材料的分類。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案種類根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)會(huì)有不同的表現(xiàn)形式，每一種表現(xiàn)形式具有的意義也不盡相同。按檔案內(nèi)容分，可以分為文書類、會(huì)計(jì)類、科學(xué)技術(shù)類、專業(yè)文檔類等；按照檔案的收集來(lái)源可以分成機(jī)關(guān)檔案、企事業(yè)單位檔案、村委檔案等；按照檔案內(nèi)容表現(xiàn)形式可以分為紙質(zhì)、圖片、音頻信號(hào)等載體；按照檔案內(nèi)資料的具體文體文種可以分為：公文、表格、圖樣、合同、證書、會(huì)議記錄、活動(dòng)計(jì)劃、規(guī)模統(tǒng)計(jì)表、戶籍登記、賬目表、名冊(cè)錄、合作協(xié)議等；按照檔案的所有權(quán)應(yīng)分成國(guó)家級(jí)、集體級(jí)、個(gè)體級(jí)等。具體到鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理，其對(duì)象就是全鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)的聯(lián)合全宗檔案，包含了黨委、人大、政府、企業(yè)聯(lián)合會(huì)、團(tuán)委等各工作部門的所有文件。想要對(duì)其分類，可以根據(jù)“工作年度-問(wèn)題”區(qū)別分類。具體可以分為黨務(wù)工作類、綜合性工作類、群團(tuán)工作類、人大政協(xié)類、人事管理工作類、會(huì)計(jì)檔案類、城建工作類、政法武裝工作類、農(nóng)林水牧產(chǎn)業(yè)類、財(cái)稅貿(mào)易類、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)類、精神文教衛(wèi)生類等。

（四）檔案存放。

1.建立鎮(zhèn)級(jí)檔案信息管理中心。積極將鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理納入鄉(xiāng)鎮(zhèn)中心工作規(guī)劃序列中，集中鄉(xiāng)鎮(zhèn)信息資源，創(chuàng)造合適的空間來(lái)存放管理檔案，以及各種已公布的現(xiàn)行文件、圖書資料、三農(nóng)經(jīng)貿(mào)信息等材料。當(dāng)然，專門建立的管理中心，有可能因資金投入不足而使得設(shè)施設(shè)備較為簡(jiǎn)單，且由于人員和技術(shù)不足而不利于檔案的長(zhǎng)久存放。

2.由縣級(jí)檔案館統(tǒng)一接收。通過(guò)縣級(jí)檔案館的統(tǒng)一接收，有利于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的保管，由于管理人員和技術(shù)更加專業(yè)，檔案的保存期限會(huì)變得更長(zhǎng)，也同時(shí)避免了材料的漏樣、重樣。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的選入增加了縣檔案館的庫(kù)存實(shí)力，能夠更好的促進(jìn)檔案資源的共存共享。

3.綜合區(qū)域資源建立聯(lián)合檔案室。一個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)有可能因資源不足而存在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的管理不當(dāng)，因此可以積極聯(lián)合在地域上或其他條件上相對(duì)靠近的區(qū)域聯(lián)合組建檔案室，對(duì)檔案室的管理應(yīng)該統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度。

三、結(jié)語(yǔ)

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案因其對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)整體發(fā)展的宏觀描述而顯得十分重要。鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)應(yīng)首先從領(lǐng)導(dǎo)層面加強(qiáng)重視，認(rèn)真部署，積極統(tǒng)籌，正確的判定文件材料的各種分類，努力夯實(shí)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，靈活開(kāi)展鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的整理、歸檔，才能更好的推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳麗英.探析廣電事業(yè)單位檔案管理的改進(jìn)措施[J].城市檔案,2014(2).

第2篇

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案管理；特點(diǎn)；問(wèn)題

事業(yè)單位是國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)的主要力量，在推進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展上發(fā)揮著重大作用，其中，人事檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作重要內(nèi)容，對(duì)于事業(yè)單位人事工作有著直接影響。首先，人事檔案管理管理工作要負(fù)責(zé)管理人才資源信息；其次，人事檔案管理工作為企人才的選拔與晉升等提供主要依據(jù)。然而，當(dāng)前人事檔案管理工作中面臨著許多方面問(wèn)題，具體如下：

一、人事檔案管理工作的主要特征

(一)現(xiàn)實(shí)性特點(diǎn)

人事檔案管理是事業(yè)單位中一項(xiàng)重要工作，主要作用是為事業(yè)單位人事管理提供重要的管理依據(jù)。比如，提供人事管理所需要的人員考核、鑒定等方面資料信息。通過(guò)查看這些資料內(nèi)容，便于事業(yè)單位全面了解與考察個(gè)人情況。事業(yè)單位只有在全面了解個(gè)人情況后，才能夠進(jìn)一步客觀的、合理的對(duì)個(gè)人經(jīng)歷進(jìn)行分析，既實(shí)現(xiàn)對(duì)個(gè)人內(nèi)在潛能的發(fā)掘，又可以實(shí)現(xiàn)對(duì)人力資源的優(yōu)化配置。

(二)機(jī)密性特點(diǎn)

事業(yè)單位人事檔案工作的主要特點(diǎn)是保密性強(qiáng)，為此，事業(yè)單位開(kāi)展人事檔案管理工作之中，務(wù)必要嚴(yán)格的執(zhí)行保密制度，要切實(shí)保證人事檔案管理工作機(jī)密性，避免出現(xiàn)機(jī)密泄露的問(wèn)題，最大程度的減少事業(yè)單位的損失。

(三)真實(shí)性特點(diǎn)

真實(shí)性是對(duì)人事檔案資料的基本要求，只有保障了人事檔案資料的真實(shí)性，才能夠準(zhǔn)確的反映出人才的經(jīng)歷。為此，作為檔案管理工作人員，要認(rèn)真細(xì)致的做好自身的工作，對(duì)資料的整理與鑒別務(wù)必要秉承認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，切實(shí)保證材料具有足夠的真實(shí)性與權(quán)威性，嚴(yán)厲禁止隨意篡改人事檔案資料的行為。

(四)動(dòng)態(tài)化特點(diǎn)

人事檔案資料主要是對(duì)當(dāng)事人經(jīng)歷的記錄，為此，在當(dāng)事人的經(jīng)歷發(fā)生變化時(shí)，要相應(yīng)的對(duì)人事檔案資料做出調(diào)整與更新。為此，對(duì)于人事檔案管理工作的開(kāi)展，要堅(jiān)持動(dòng)態(tài)化的原則，實(shí)時(shí)更新人事檔案資料，確保能夠充分發(fā)揮人事檔案資料作用。

二、事業(yè)單位開(kāi)展人事檔案管理工作需要注意的問(wèn)題

(一)完善相關(guān)制度，明確崗位職責(zé)

為了保障人事檔案管理工作的質(zhì)量，事業(yè)單位應(yīng)重視完善相關(guān)制度，明確各個(gè)崗位的工作職責(zé)。因此，事業(yè)單位應(yīng)立足于自身發(fā)展情況，根據(jù)調(diào)查的結(jié)果，改進(jìn)工作方式并建立規(guī)范化制度。除此之外，事業(yè)單位要做好整理、審查、歸檔以及收集人事檔案資料工作，落實(shí)清理與鑒定人事檔案工作，充分發(fā)揮自身服務(wù)職能。

(二)構(gòu)建完善的管理組織體系

在事業(yè)單位的整體檔案管理工作中，人事檔案管理工作屬于重要組成部分。為此，針對(duì)于人事檔案管理工作，事業(yè)單位要合理分配管理責(zé)任與權(quán)限，采用統(tǒng)一化管理模式，既可以有效提升人事檔案管理質(zhì)量與效率，而且可以節(jié)約人事檔案管理成本，促進(jìn)信息容量的提升，保障檔案信息管理工作全面性。通過(guò)構(gòu)建一體化的管理組織體系，可以提升人事檔案管理工作地位，使其獲得多方面的支持與配合。

(三)改進(jìn)人事檔案工作方式

傳統(tǒng)的人事檔案管理工作忽視信息化技術(shù)手段的應(yīng)用，既無(wú)法提升檔案查閱與利用的效率，又加大了檔案管理的壓力，無(wú)法滿足如今檔案管理工作需要。因此，針對(duì)于這一問(wèn)題，事業(yè)單位應(yīng)加快改進(jìn)檔案管理方式，采用新型的檔案管理方式，推進(jìn)檔案管理工作效率提升，促進(jìn)自身的服務(wù)職能的提升。

(四)加大開(kāi)發(fā)檔案資料的力度

人事檔案管理工作要充分考慮事業(yè)單位發(fā)展需要，做好收集各種人事檔案資源的工作，不斷的充實(shí)檔案的內(nèi)容。然而，就傳統(tǒng)檔案資料內(nèi)容來(lái)看，其主要存在的問(wèn)題是忽視整合人事管理工作所需的德、能、勤以及績(jī)等方面材料，無(wú)法有效反映與體現(xiàn)人才實(shí)際情況。此外，為了提升檔案信息時(shí)效性，人事檔案管理工作中要融入動(dòng)態(tài)化管理思想，為事業(yè)單位進(jìn)行人才考察、選拔與培養(yǎng)等工作提供重要參考依據(jù)。

(五)建設(shè)一支高素質(zhì)的人事檔案管理隊(duì)伍

管理人員作為人事檔案管理工作主要執(zhí)行者與實(shí)施者，其個(gè)人素質(zhì)高低直接影響著工作質(zhì)量。為此，高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍是保障人事檔案管理工作落實(shí)的基礎(chǔ)。因此，作為一名合格的檔案管理人員，不僅要具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，而且要擁有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)。檔案管理人員在平時(shí)工作生活中要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，全面的了解先進(jìn)的管理思想與技術(shù)，并且積極采取科學(xué)的管理方式。此外，事業(yè)單位應(yīng)組織檔案管理人員參與組織建設(shè)與思想作風(fēng)活動(dòng)，強(qiáng)化全體人員對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)，充分發(fā)揮工作人員的作用，保障事業(yè)單位各項(xiàng)工作的推進(jìn)落實(shí)。

(六)加強(qiáng)信息化的建設(shè)

傳統(tǒng)的檔案管理主要是補(bǔ)充人事檔案管理，避免由于信息癱瘓而造成檔案數(shù)據(jù)的損壞，然而，在信息化時(shí)代背景下，人事檔案管理要加強(qiáng)信息化建設(shè)，積極構(gòu)建信息化管理平臺(tái)，從而保障人事檔案管理的安全性與便捷性。因此，有必要對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化建設(shè)，建立起完善的檔案信息平臺(tái)，提高信息平臺(tái)的管理功能，在符合檔案數(shù)據(jù)信息共享同時(shí)，確保各個(gè)部門具有不同的操作權(quán)限。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息化平臺(tái)維護(hù)，促進(jìn)信息化管理水平的提升。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，隨著時(shí)代的進(jìn)步與發(fā)展，事業(yè)單位的人事檔案管理工作的多元化發(fā)展趨勢(shì)愈加明顯。為此，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的改革，采用開(kāi)放化與社會(huì)化的發(fā)展思想，充分的發(fā)揮出人事檔案自身的服務(wù)功能，從而推進(jìn)事業(yè)單位健康、快速、可持續(xù)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]張慧.事業(yè)單位人事檔案管理的特點(diǎn)與問(wèn)題經(jīng)驗(yàn)談[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(7):102.

[2]金麗雙.新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案管理工作創(chuàng)新問(wèn)題淺析[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào),2015,12(19):189.

第3篇

（一）醫(yī)院電算化會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)涵

會(huì)計(jì)電算化檔案主要指的由存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)和通過(guò)計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的書面文檔形式的財(cái)會(huì)數(shù)據(jù)，包括會(huì)計(jì)文檔、報(bào)表和賬簿等，另外還包括財(cái)會(huì)軟件運(yùn)行編制的各種資料、文檔和表格等。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作主要內(nèi)容有：保存會(huì)計(jì)檔案并保證其安全，按要求生成各種標(biāo)準(zhǔn)文檔和數(shù)據(jù)，保障財(cái)會(huì)數(shù)據(jù)的合理利用等。醫(yī)院的會(huì)計(jì)電算化檔案管理是一項(xiàng)十分重要的管理工作，隨著計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的普遍應(yīng)用，醫(yī)院的會(huì)計(jì)核算工作從傳統(tǒng)的手工記賬向利用電算軟件進(jìn)行會(huì)計(jì)記賬轉(zhuǎn)變，因此實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的信息化管理是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院信息化管理的必然趨勢(shì)。

（二）醫(yī)院電算化會(huì)計(jì)檔案管理的特點(diǎn)

1.現(xiàn)代化信息技術(shù)為載體。醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化檔案不僅包括儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)內(nèi)的電子數(shù)據(jù)，也包括打印出來(lái)的紙質(zhì)財(cái)會(huì)檔案，如，藥品盤點(diǎn)表、醫(yī)院收費(fèi)管理系統(tǒng)病人預(yù)交金額、庫(kù)存物資出庫(kù)單等。因此電算化會(huì)計(jì)檔案同時(shí)囊括現(xiàn)代化信息技術(shù)下的電子財(cái)會(huì)檔案和傳統(tǒng)意義上的財(cái)會(huì)紙質(zhì)檔案。2.軟硬件設(shè)施為基礎(chǔ)。和傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案不同的是，電算化會(huì)計(jì)檔案不具有直接可視性，而需要借助計(jì)算機(jī)的硬件和軟件設(shè)施才能查閱、保存和整理。因此電子檔案的管理受到軟件質(zhì)量、機(jī)房物理?xiàng)l件和存儲(chǔ)盤有效期等多種因素的影響。3.工作人員的信息技術(shù)操作水平為前提。電算化會(huì)計(jì)背景下對(duì)相關(guān)財(cái)會(huì)人員的現(xiàn)代信息技術(shù)操作水平提出了更高要求，檔案管理的相關(guān)人員不僅要熟悉財(cái)會(huì)核算的專業(yè)知識(shí)，更要掌握必要的計(jì)算機(jī)和財(cái)會(huì)軟件操作技能。

二、醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化檔案管理的有效建議

（一）提高思想重視程度，創(chuàng)新醫(yī)院電算化會(huì)計(jì)檔案管理理念

新醫(yī)院的電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作和醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視程度息息相關(guān)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)全醫(yī)院上下對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重視程度，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)嚴(yán)格執(zhí)行電子會(huì)計(jì)信息的生成和保存工作，同時(shí)財(cái)會(huì)工作人員應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新會(huì)計(jì)檔案管理理念，學(xué)習(xí)相關(guān)的會(huì)計(jì)和檔案管理法律法規(guī)以及專業(yè)知識(shí)，如《會(huì)計(jì)法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等。醫(yī)院管理層要加強(qiáng)對(duì)檔案和會(huì)計(jì)相關(guān)法規(guī)政策的宣傳力度，讓財(cái)會(huì)人員懂法、知法、守法。最后，要提高對(duì)財(cái)會(huì)檔案的安全和保密意識(shí)，消除過(guò)去重保管輕利用的管理理念，重視會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)的保存，更要重視對(duì)電子數(shù)據(jù)和書面文檔的分析、整理和利用工作。財(cái)務(wù)部門和檔案部門要結(jié)合起來(lái)對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，一方面強(qiáng)化管理檔案意識(shí)，另一方培養(yǎng)信息化意識(shí)，提高計(jì)算機(jī)和電算會(huì)計(jì)軟件操作水平。

（二）完善財(cái)會(huì)電子化的軟硬件設(shè)施

加大財(cái)會(huì)檔案管理的硬件投入，加強(qiáng)軟件設(shè)施建設(shè)。首先，醫(yī)院可以提供專用于會(huì)計(jì)檔案管理的倉(cāng)庫(kù)，保證溫度、濕度和光照等物理?xiàng)l件滿足檔案管理需求，并定期檢查倉(cāng)庫(kù)條件，做好防塵、防潮管理。另外要為財(cái)會(huì)部門配備高質(zhì)量的噴墨或激光打印機(jī)，選用符合醫(yī)院實(shí)際需求并帶有檔案管理功能的會(huì)計(jì)電算化軟件，通過(guò)醫(yī)院專業(yè)的內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)管理員強(qiáng)化醫(yī)院的軟件系統(tǒng)維護(hù)，加強(qiáng)電算會(huì)計(jì)軟件的補(bǔ)丁修補(bǔ)、聯(lián)網(wǎng)和網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，減少計(jì)算機(jī)病毒入侵和網(wǎng)絡(luò)泄密。

（三）健全檔案管理制度

首先，完善檔案借閱制度，電算化財(cái)會(huì)檔案的借閱要按照內(nèi)外有別和嚴(yán)格審批的制度進(jìn)行，任何人不論任何崗位借閱會(huì)計(jì)檔案都要辦理借閱手續(xù)，醫(yī)院內(nèi)部員工如需用到檔案則需要財(cái)務(wù)部門管理人員的審批，醫(yī)院外部人員借閱檔案則需要出具介紹信，并有財(cái)會(huì)部門，主管領(lǐng)導(dǎo)審批。其次，建立保密制度，對(duì)電算化的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分權(quán)限調(diào)用和多用戶管理制度，不同的電算會(huì)計(jì)檔案采用不同的保密等級(jí)，普通會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)可以在醫(yī)院范圍內(nèi)共享；涉及到醫(yī)院機(jī)密的數(shù)據(jù)，則供小范圍內(nèi)專業(yè)人員使用。另外不管是財(cái)務(wù)部門的專業(yè)人員還是其他部門員工借閱會(huì)計(jì)檔案，都不得對(duì)檔案進(jìn)行篡改、偽造、涂抹、拷貝和故意毀壞軟盤等行為，一旦發(fā)現(xiàn)要根據(jù)檔案管理制度采取相應(yīng)的懲罰措施。最后，對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的銷毀工作要及時(shí)到位，建立銷毀管理?xiàng)l例，對(duì)超出管理年限的檔案由檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門聯(lián)合鑒定并進(jìn)行定期銷毀，銷毀后要制定銷毀清單由兩個(gè)部門負(fù)責(zé)人簽字或蓋章。總之，電算化背景下醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案管理工作是醫(yī)院財(cái)務(wù)管理中的重要環(huán)節(jié)，對(duì)提高醫(yī)院的財(cái)會(huì)信息化水平、檔案管理水平都有著積極意義。因此醫(yī)院財(cái)會(huì)檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)具備與時(shí)俱進(jìn)的意識(shí)，通過(guò)技能培訓(xùn)和制度完善加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

第4篇

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化；檔案；管理

數(shù)字化檔案管理不僅通過(guò)采用先進(jìn)的數(shù)字化儲(chǔ)存技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行了有效保管，而且通過(guò)檔案館與館之間的互借以及網(wǎng)絡(luò)相互聯(lián)通的方式構(gòu)建了一個(gè)高速、及時(shí)，準(zhǔn)確系統(tǒng)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。并提高了檔案信息資源管理的有效性和共享性。

一、數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵

信息資源的有效利用和共享是信息化建設(shè)的關(guān)鍵，檔案資源因其標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的操作越來(lái)越受到人們的青睞。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)基于大規(guī)模的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)以下幾種檔案的數(shù)字化管理。如：科技、實(shí)物、文書、聲像、照片、財(cái)務(wù)和人事檔案等。數(shù)字化檔案管理對(duì)價(jià)值較高的檔案數(shù)據(jù)資料等多媒體信息進(jìn)行電子存取。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可看成是存儲(chǔ)數(shù)字信息的倉(cāng)庫(kù)。是計(jì)算機(jī)有序組織的、可處理的信息集合，它使用數(shù)字技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行信息資源的管理與組織，并能夠存儲(chǔ)大量信息，使用者可以借助于網(wǎng)絡(luò)資源來(lái)方便高效地檢索查詢和獲取自己想要了解的信息。并且使用者可以不受地域和時(shí)間限制的對(duì)檔案管理進(jìn)行儲(chǔ)存和訪問(wèn)。檔案作為一種重要的信息資源，在科技高速發(fā)展的今天將迎接信息技術(shù)時(shí)代的重大挑戰(zhàn)。為適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的步伐，充分利用高科技技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，將信息數(shù)字化功能最大限度的發(fā)揮出來(lái)。檔案管理數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必然走向。

二、數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)

（1）經(jīng)濟(jì)效益高。社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展使龐大的信息量和落后的辦公方式形成矛盾，之前一直使用的粗放型模式，造成了企業(yè)成本大量增加。即以增加辦公費(fèi)用和辦公人員這樣一種方式來(lái)解決這一難題。而數(shù)字化檔案管理是機(jī)讀檔案，不再是傳統(tǒng)紙質(zhì)為載體的檔案信息。這樣不僅節(jié)省了占地面積，節(jié)省了保管費(fèi)用。而且方便查閱，因此也避免了重復(fù)印刷而造成的紙張浪費(fèi)和不必要的增加人員的費(fèi)用。（2）辦公效率高。數(shù)字化的檔案管理使信息資料能快速歸檔，并盡快使用。以人事檔案管理為例，由于管理對(duì)象的范圍，并具有很強(qiáng)的流動(dòng)性，如工人進(jìn)廠，退休，流動(dòng)性等，要想準(zhǔn)確了解統(tǒng)計(jì)這些情況，傳統(tǒng)的檔案管理方法必須“歸檔”后才能進(jìn)行查詢。數(shù)字文件通過(guò)網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)管理，能夠準(zhǔn)確地反映當(dāng)前情況。數(shù)據(jù)查詢通過(guò)數(shù)字化檔案管理變得十分簡(jiǎn)單，可以真正做到讓辦公室的工作人員足不出戶便可知曉天下大事，數(shù)字文件實(shí)際上已經(jīng)成為一個(gè)沒(méi)有圍墻的邊界文件，檔案保管也形成了文件實(shí)體保管基地到信息控制中心的轉(zhuǎn)變。（3）檔案利用率高。由于傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體，通常保管在檔案館、檔案室，給使用者造成了極大的不便。數(shù)字化檔案管理使查找檔案更加方便快捷，使用者可以準(zhǔn)確地查詢到到自己所需要的檔案。信息網(wǎng)絡(luò)的實(shí)現(xiàn)大大提高了檔案的利用效率。使用著可以不受空間和時(shí)間的限制，更加便利快捷。

三、提高檔案數(shù)字化管理的建議

（1）提高檔案信息管理的創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)。單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)對(duì)檔案管理工作的影響力頗高，所以對(duì)檔案的管理工作各級(jí)檔案管理部門還應(yīng)該進(jìn)一步落實(shí)加強(qiáng)。單位在人力、物力、財(cái)力上給予檔案數(shù)字化管理工作強(qiáng)有力支持。同時(shí)還要在思想層次上支持檔案數(shù)字化管理工作。在網(wǎng)絡(luò)信息社會(huì)條件下，檔案管理者應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化管理工作所面臨的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)和新形勢(shì)，檔案管理工作者應(yīng)該要加強(qiáng)自身的職業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)檔案管理的主動(dòng)意識(shí)，提高自身對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新意識(shí)及服務(wù)意識(shí)。（2）加強(qiáng)檔案管理人員數(shù)字化檔案管理水平。單位檔案管理者和部門應(yīng)該提高職業(yè)技能，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的操作的技巧，應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)檔案管理者積極參加以計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化技術(shù)為核心的技能學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，并給予必要的支持。檔案管理者還應(yīng)熟練掌握檔案專業(yè)知識(shí)。與此同時(shí)，單位還要積極向社會(huì)各界引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)字技術(shù)精通的專業(yè)人才，并對(duì)在職員工定期培訓(xùn)，使之成為檔案數(shù)字化管理的堅(jiān)強(qiáng)后盾。基于此，不僅可以提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)現(xiàn)代化技能，而且為檔案管理數(shù)字化的實(shí)施創(chuàng)造了良好的條件。（3）推進(jìn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)。檔案管理數(shù)字化的真正實(shí)現(xiàn)要依靠檔案館之間、檔案管理主管部門之間、檔案室之間的共同努力。而不是單靠某個(gè)檔案館所能獨(dú)立完成的，檔案信息數(shù)字化管理的真正實(shí)現(xiàn)，不僅要確保信息資源的共享，而且各級(jí)檔案管理主管部門要及時(shí)制定和更新檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，積極促進(jìn)檔案數(shù)字化管理工作的有效實(shí)施，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化體系的建立，實(shí)現(xiàn)檔案管理與時(shí)代和信息科技的同步發(fā)展。

檔案數(shù)字化管理與傳統(tǒng)以紙質(zhì)為載體的檔案相比，其最大特點(diǎn)就是能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)迅速查詢，其流動(dòng)性也更快。檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)有利于檔案管理信息資源的開(kāi)發(fā)。隨著數(shù)字化檔案管理的不斷深入研究、創(chuàng)新發(fā)展，數(shù)字化檔案管理將徹底代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案給管理方式。

參考文獻(xiàn)

[1]姜亮，張宇陽(yáng).淺談數(shù)字化檔案管理[J].云南檔案.2008（1）

[2]朱寶鈞.淺議高校數(shù)字化檔案管理[J].開(kāi)封教育學(xué)院學(xué)報(bào).2003（6）

第5篇

【關(guān)鍵詞】城鄉(xiāng)居民；社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)；檔案管理

引言

在城鄉(xiāng)養(yǎng)老保險(xiǎn)過(guò)程中，檔案資料能夠提供為其提供科學(xué)的指導(dǎo)和有利的依據(jù)，因此養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理非常重要。這些檔案資料的形式多樣、內(nèi)容豐富，能夠更好的展現(xiàn)參保人的實(shí)際情況，屬于我國(guó)檔案資源的有機(jī)組成部分。在當(dāng)前發(fā)展經(jīng)濟(jì)建設(shè)與社會(huì)發(fā)展形勢(shì)下，城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作的重要性更加凸顯，并且已經(jīng)成為我國(guó)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦部門的首要工作任務(wù)。

一、城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的意義

1.事關(guān)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革進(jìn)程。隨著社會(huì)的進(jìn)步，城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)正在實(shí)現(xiàn)全國(guó)并軌，在推行的過(guò)程中，養(yǎng)老保險(xiǎn)制度根據(jù)實(shí)際情況增加了很多切實(shí)符合人民利益的新內(nèi)容。鑒于中國(guó)社會(huì)的實(shí)際情況，所需要承擔(dān)起的社會(huì)系統(tǒng)的工作量是極其龐大的，想要完整無(wú)誤的記錄每個(gè)人的詳細(xì)信息，那么對(duì)整個(gè)保險(xiǎn)部門的工作都是一項(xiàng)極大的挑戰(zhàn)，也促進(jìn)了城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)制度的進(jìn)一步改革。2.事關(guān)城鄉(xiāng)居民的切身利益。參保人自辦理參保手續(xù)開(kāi)始再到退休之后享用養(yǎng)老保險(xiǎn)所提供的福利，在此過(guò)程中需要辦理很多手續(xù)。首先在辦理入保手續(xù)時(shí)，需要錄入詳細(xì)的個(gè)人信息，將其作為原始資料保存在個(gè)人信息檔案中，建立個(gè)人賬戶，之后所交的保險(xiǎn)費(fèi)都會(huì)將其劃到你的個(gè)人賬戶。新農(nóng)保制度和老農(nóng)保制度在進(jìn)行鏈接時(shí)，或者是居民和職工的養(yǎng)老保險(xiǎn)過(guò)渡之時(shí)，需要辦理保險(xiǎn)關(guān)系和基金的轉(zhuǎn)移手續(xù)，其原始的個(gè)人檔案信息記錄是以后享受社會(huì)保險(xiǎn)福利的重要依據(jù)。城鄉(xiāng)居民個(gè)人的養(yǎng)老保險(xiǎn)信息好壞程度極大的影響參保人所能享受的待遇。

二、城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的特點(diǎn)

1.涉及面廣。我國(guó)作為世界上的人口大國(guó)，據(jù)第六次全國(guó)人口普查數(shù)據(jù)顯示我國(guó)有近50%的人口分布在農(nóng)村，還有龐大的城鎮(zhèn)居民，我國(guó)的城鄉(xiāng)居民保險(xiǎn)所囊括的群體異常龐大，相對(duì)于其他保險(xiǎn)其工程量是極其巨大的。再?gòu)男畔⑸峡矗哂袇⒈l件的參保人的信息錄入，開(kāi)戶，繳納保險(xiǎn)費(fèi)，基金管理，保險(xiǎn)和基金轉(zhuǎn)移等等。整個(gè)業(yè)務(wù)檔案所涉及的信息繁冗復(fù)雜，數(shù)量龐大，包含方方面面的問(wèn)題。2.變動(dòng)性大。農(nóng)村、城市的居民大都屬于城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的服務(wù)對(duì)象，這些對(duì)象基本都沒(méi)有固定工作，因此流動(dòng)性很大，戶籍也會(huì)隨著遷移而調(diào)動(dòng)。尤其是在城市規(guī)模不斷擴(kuò)大的今天，城市人口數(shù)量不斷增多，農(nóng)村人口向城市涌入的趨勢(shì)更加顯著，農(nóng)村勞動(dòng)力也大量向城市移動(dòng)，這些居民常年居住在城市，遠(yuǎn)離家鄉(xiāng)，并且工作單位也經(jīng)常發(fā)生變化。這就為檔案管理工作帶來(lái)了很大難度，居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案構(gòu)建到繳納中的很多問(wèn)題都在變化。3.政策性強(qiáng)。我國(guó)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)要遵從保基本、可彈性、覆蓋廣等基本原則，社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理也必須要與其相適應(yīng)，要采取公平、公正的原則，給予不同參保群體的尊重，雖然這些群體具有一定流動(dòng)性、差異性，但是檔案管理必須要做到一視同仁。保存好參與保險(xiǎn)居民的信息、參保時(shí)限、待遇水平等內(nèi)容，這些都與參保人利益之間有密切聯(lián)系，同時(shí)也關(guān)系到黨的惠民政策是否能夠真正落實(shí)。

三、涉及城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的建議

1.建立和完善現(xiàn)有的城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理機(jī)制。根據(jù)社會(huì)保險(xiǎn)操作流程的相關(guān)規(guī)定，要根據(jù)當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)發(fā)展實(shí)際狀況和養(yǎng)老保險(xiǎn)的特點(diǎn)，建立健全城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)信息檔案管理，做到有理可循，有章可遵。完善管理機(jī)制，及時(shí)入檔，及時(shí)歸檔，切實(shí)做到信息資料的真實(shí)完整，完善制度中檔案管理工作人員的權(quán)利與義務(wù)，績(jī)效考核以及獎(jiǎng)懲制度，做到城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的程序化和規(guī)范化，使得養(yǎng)老保險(xiǎn)信息檔案能夠成為切實(shí)的為人民群眾謀福利的最好依據(jù)。2.提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)水平。想要檔案管理工作實(shí)現(xiàn)效率化，檔案管理工作人員的作用是不可忽視的。因此，相關(guān)部門應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，督促其進(jìn)步，提升工作人員的整體素質(zhì)。相關(guān)部門可以舉辦專家講座，專業(yè)化培訓(xùn)等，從而提升檔案管理工作人能夠熟練掌握工作內(nèi)容，工作流程，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，促進(jìn)我國(guó)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的系統(tǒng)性和規(guī)范性。除此之外，檔案管理人員自己要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，促進(jìn)自己提升，樹立積極管理工作的觀念，從而增強(qiáng)檔案管理人員工作的自主性和責(zé)任感。3.提升檔案管理工作的信息化程度。隨著我國(guó)社會(huì)的快速發(fā)展，老齡化現(xiàn)象越加嚴(yán)重，導(dǎo)致城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)的相關(guān)工作量不斷增加，這也成為了城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理從紙質(zhì)化向信息化管理過(guò)渡的關(guān)鍵原因。在這種工作模式下，就需要信息檔案管理人員提升個(gè)人專業(yè)技能，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的操作技能的學(xué)習(xí)，掌握相關(guān)軟件的使用方式，增強(qiáng)對(duì)電子信息文件的分類，歸檔，整理系統(tǒng)化管理力度，促使城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作更加具有效率和質(zhì)量。結(jié)束語(yǔ)做好城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作，能夠?yàn)槲覈?guó)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)工作順利開(kāi)展，提供更加有力的支持，并更好的保障居民利益，促進(jìn)和諧社會(huì)構(gòu)建。隨著養(yǎng)老保險(xiǎn)工作的不斷發(fā)展，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作也呈現(xiàn)出了一些新的特點(diǎn)，本文對(duì)其相關(guān)管理對(duì)策進(jìn)行了分析，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)檔案管理者提供一些建議和參考。

參考文獻(xiàn)：

[1]高獅.社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的規(guī)范化管理[J].企業(yè)改革與管理,2016(16).

第6篇

【關(guān)鍵詞】檔案管理；數(shù)字化；多元化；保密性

中圖分類號(hào)：G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A文章編號(hào)1006-0278（2015）09-072-01

一、檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、虛擬化

所謂檔案信息數(shù)字化，就是通過(guò)計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代電子設(shè)備將館藏檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文件。“虛擬”傳遞即指信息脫離其所依附的物質(zhì)載體在網(wǎng)絡(luò)上任意流動(dòng)。數(shù)字技術(shù)的出現(xiàn)，為檔案管理實(shí)現(xiàn)虛擬化創(chuàng)造了基礎(chǔ)。如果把全世界的檔案信息都并入互聯(lián)網(wǎng)，從一定意義上說(shuō)，檔案資源可以無(wú)限擴(kuò)大，遠(yuǎn)至大洋彼岸，近到同城鄰里，都可以在極短的時(shí)間里查到所需要的信息資料，從根本上解決了傳統(tǒng)檔案管理的難題，而且具有占地小、容量大、投入少、管理簡(jiǎn)便、查閱方便等優(yōu)點(diǎn)。如今在不少領(lǐng)域，文件均已實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上收發(fā)和傳輸，傳統(tǒng)的物理形式的檔案資料將更多的被電子文件所替代，由此帶來(lái)的直接影響就是無(wú)紙化辦公時(shí)代的到來(lái)。這是科技發(fā)展給辦公方式帶來(lái)的變革，同時(shí)也是檔案管理向信息化邁進(jìn)的基礎(chǔ)。

檔案無(wú)紙化把檔案資料從傳統(tǒng)的物理載體中釋放出來(lái)，而虛擬化則為“去紙化”的檔案?jìng)鬏攧?chuàng)造了條件。隨著人們對(duì)信息檢索需求的不斷提高，檔案管理虛擬化可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)大幅增加館藏，豐富檔案資源，這將直接增強(qiáng)檔案的利用價(jià)值。

二、檔案管理呈現(xiàn)實(shí)現(xiàn)多元化、智能化

隨著新技術(shù)的發(fā)展，檔案資源的載體已呈現(xiàn)多樣化，除傳統(tǒng)的紙質(zhì)、圖片、膠卷等載體外，已出現(xiàn)了光盤、磁盤等為載體的電子文件和數(shù)碼音像制品。多種檔案載體并存必然使檔案館藏多元化，傳統(tǒng)的檔案管理模式和檢索方式已不能適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的要求，因此，檔案管理設(shè)備必須首先實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。

計(jì)算機(jī)技術(shù)特別是未來(lái)語(yǔ)音識(shí)別技術(shù)的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用，將使檔案的管理模式實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、智能化。在新的管理模式下，將實(shí)現(xiàn)文檔一體化，所有的檔案信息都會(huì)被計(jì)算機(jī)自動(dòng)接收，并按照設(shè)定的程序自動(dòng)地進(jìn)行分類歸檔。實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化、智能化，不僅使傳統(tǒng)的靠手工整理、靠體力搬運(yùn)、靠翻卷查閱的檔案管理模式成為歷史，使廣大檔案工作者從大量繁雜的腦力和體力勞動(dòng)中徹底解脫出來(lái)，而且將極大提高檔案基礎(chǔ)工作效率，更加有效地發(fā)揮檔案信息服務(wù)社會(huì)的功能。

三、檔案管理將加強(qiáng)保密性、產(chǎn)權(quán)性

根據(jù)內(nèi)容的不同，檔案資料有著不同的保密等級(jí)。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，保密工作相對(duì)較容易實(shí)現(xiàn)，但是在檔案管理虛擬化、電子化的趨勢(shì)下，檔案資料的開(kāi)放性將空前加強(qiáng)，這對(duì)保密工作提出了新的課題。但是可以肯定的是，但這絕對(duì)不意味著檔案資料的保密性將降低，恰恰相反，保密性將得到更多的保障。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，如密碼技術(shù)的深化、語(yǔ)音識(shí)別、指紋識(shí)別技術(shù)的應(yīng)用，將使文件資料的安全保密性大大提高。而電子文件簽署技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了對(duì)電子文件資料真?zhèn)蔚臉?biāo)注，這一技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用，也在一定程度上為那些具有經(jīng)濟(jì)價(jià)值的檔案資料強(qiáng)化了知識(shí)產(chǎn)權(quán)的歸屬，進(jìn)一步提高了檔案資料的保密性。

四、檔案管理將實(shí)現(xiàn)社會(huì)化、市場(chǎng)化

第7篇

廣義的電算化會(huì)計(jì)檔案，是指存貯會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)（各種憑證賬簿、報(bào)表）和程序的軟盤及其他存貯介質(zhì)，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其他會(huì)計(jì)資料，同時(shí)輔之以打印輸出的各種紙質(zhì)賬簿、報(bào)表、憑證。狹義的電算化會(huì)計(jì)檔案只包括前者，即保存在磁盤、可讀寫光盤、磁帶等存貯介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案。如不作特殊說(shuō)明，下文提到的電算化會(huì)計(jì)檔案均指其狹義概念。與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案相比，電算化會(huì)汁檔案一般具有如下幾個(gè)特點(diǎn)：

1.電算化會(huì)計(jì)檔案比傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。它除了包括打印輸出的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表外、主要是指電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會(huì)計(jì)軟件程序及其全套文檔資料。

2.電算化會(huì)計(jì)檔案較傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案有更多的存貯形式且對(duì)存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質(zhì)賬簿、報(bào)表、憑證的形式存在，另一方面主要以磁性介質(zhì)或光盤的形式存在，包括存貯在計(jì)算機(jī)硬盤上系統(tǒng)正在使用的檔案資料和存貯在軟盤、光盤等存貯介質(zhì)上作為備份使用的檔案資料。后者受存貯介質(zhì)質(zhì)量、存放環(huán)境和存貯有效朗等因素的影響很大，保存不當(dāng)容易遭到破壞。

3.電算化會(huì)計(jì)檔案較傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案易于修改，且不留痕跡。

4.電算化會(huì)計(jì)檔案的使用和會(huì)計(jì)軟件的版本密切相關(guān)。

5.電算化會(huì)計(jì)檔案必須借助于一定的環(huán)境才能再現(xiàn)在使用者的面前，且使用時(shí)具有方便、快捷、直觀，容易產(chǎn)生一些分析結(jié)果，可以對(duì)管理和決策提供較好的支持。

二、電算化會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)注意的問(wèn)題

鑒于電算化會(huì)計(jì)檔案具有上述區(qū)別于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)，在電算化會(huì)計(jì)檔案的管理工作中，除了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)注意的問(wèn)題外，還應(yīng)特別注意以下幾個(gè)問(wèn)題：

1.要特別注意對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案中軟件文檔的管理。這些軟件文檔是進(jìn)行會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)維護(hù)必不可少的資料，它可以幫助理解別人的設(shè)計(jì)思路和編制的源程序代碼，同時(shí)一個(gè)軟件系統(tǒng)由于主客觀的原因不可避免地會(huì)產(chǎn)生一些問(wèn)題，如果沒(méi)有保存完整的軟件文檔，系統(tǒng)的維護(hù)將非常困難，甚至不可能。

2.針對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案受質(zhì)量、溫度濕度、磁場(chǎng)等因素的影響較大，易受破壞的特點(diǎn)。在管理時(shí)應(yīng)注意如下問(wèn)題：

①在選用保存會(huì)計(jì)檔案的存貯介質(zhì)時(shí)，應(yīng)特別注意選用質(zhì)量較好、可靠性較高的介質(zhì)，存貯介質(zhì)的質(zhì)量關(guān)系到會(huì)計(jì)檔案能否被使用，而紙張的質(zhì)量只會(huì)影響到使用效果；

②對(duì)存放在存貯介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)寫好保護(hù)字樣，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場(chǎng)所：

③對(duì)存放往年會(huì)計(jì)檔案的介質(zhì)應(yīng)定期復(fù)制，如每半年復(fù)制一次且最好復(fù)制雙份存放在不同的地點(diǎn)；

④對(duì)使用時(shí)間較長(zhǎng)的存貯介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行替換；

⑤對(duì)硬盤上的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期備份到軟盤或光盤上。

3.針對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案易修改且不留痕跡這一特點(diǎn)，在進(jìn)行管理時(shí)應(yīng)注意如下問(wèn)題：

（1）對(duì)硬盤上的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)具有相應(yīng)的安全保密措施，防止對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行修改。常用的安全保密措施有：

①用戶識(shí)別控制，防止非法用戶接觸會(huì)計(jì)檔案。

②操作日志管理，應(yīng)由系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行操作登記，建立加密的機(jī)內(nèi)操作日志，監(jiān)督系統(tǒng)操作，留下審計(jì)線索。

③數(shù)據(jù)存取權(quán)限限制，對(duì)安全保密程度不等的數(shù)據(jù)，應(yīng)給不同的使用人員賦予不同的操作權(quán)限，防止越權(quán)使用。

（2）對(duì)存放在軟盤或光盤上的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)至少一式兩份分別在會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)操作部門的檔案柜存放，以防止某一方面存貯介質(zhì)損壞造成數(shù)據(jù)丟失或單方面修改會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。

4.針對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案和軟件版本密切相關(guān)的特點(diǎn)，在對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理時(shí)應(yīng)注意保存各種版本軟件系統(tǒng)的軟件檔案和相應(yīng)的磁性介質(zhì)或光盤會(huì)計(jì)檔案。在具體進(jìn)行操作時(shí)可在存貯介質(zhì)的標(biāo)簽上注明軟件的版本號(hào)，保存會(huì)計(jì)檔案的介質(zhì)上標(biāo)明與哪個(gè)版本的會(huì)計(jì)軟件相對(duì)應(yīng)。

第8篇

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；特點(diǎn)；開(kāi)發(fā)利用

醫(yī)院檔案，是醫(yī)院實(shí)施行政管理的重要?dú)v史記錄，是反映醫(yī)院行政管理，醫(yī)療護(hù)理管理，黨務(wù)管理等活動(dòng)的重要憑證，涵蓋著醫(yī)院中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃、年度工作計(jì)劃和總結(jié)、統(tǒng)計(jì)資料，會(huì)議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、基建項(xiàng)目、通告、通知等內(nèi)容，醫(yī)院檔案對(duì)醫(yī)院來(lái)說(shuō)，具有不可替代的參考價(jià)值，其管理更是一項(xiàng)十分重要的工作。

1 醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)

醫(yī)院檔案涉及領(lǐng)域?qū)挕⒎N類多、綜合性強(qiáng)，基本反映了醫(yī)院各項(xiàng)工作及活動(dòng)情況，其具有不同于其他專業(yè)檔案的特點(diǎn)：

1.1 醫(yī)院檔案管理具有綜合性

醫(yī)院檔案幾乎都是通過(guò)醫(yī)院辦公室內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)即醫(yī)院綜合檔案室進(jìn)行管理，從檔案的類型來(lái)看，它統(tǒng)管了諸如人事、基建、科研、財(cái)務(wù)、醫(yī)務(wù)、總務(wù)、設(shè)備以及黨務(wù)等各種載體材料；從文件的來(lái)源看，除了有來(lái)自上級(jí)印發(fā)或本院制定的各種規(guī)定性、政策性和指導(dǎo)性， 業(yè)務(wù)性文件外，還涉及到與本單位業(yè)務(wù)相關(guān)的其他部門或單位的往來(lái)文件或編史修志的材料。

1.2 醫(yī)院檔案具有內(nèi)容上的專業(yè)性

醫(yī)院是以醫(yī)療工作為主體，在醫(yī)療工作中產(chǎn)生和形成的文書檔案，是這種“主體”的真實(shí)反映。因此，它所記述的內(nèi)容無(wú)疑帶有很強(qiáng)的專業(yè)性，如，醫(yī)院發(fā)展計(jì)劃、業(yè)務(wù)診療和技能操作常規(guī)和制度，醫(yī)療科學(xué)研究以及院務(wù)管理等等，這些在檔案管理方面具有明顯的專業(yè)性。

1.3 醫(yī)院檔案管理具有相對(duì)的保密性

檔案管理的最終目的是提供利用，而醫(yī)院檔案具有業(yè)務(wù)性強(qiáng)，相對(duì)保密性等特點(diǎn)，開(kāi)放程度不高，主要利用者局限于本院的工作人員，未能提供更深層次服務(wù)。

1.4 醫(yī)院檔案管理具有階段性

醫(yī)院行政管理科室多，產(chǎn)生的文件資料具有明顯的分散性，為確保醫(yī)院在某一短時(shí)間內(nèi)某項(xiàng)工作（如醫(yī)院管理年活動(dòng)、醫(yī)療質(zhì)量萬(wàn)里行活動(dòng)、優(yōu)質(zhì)護(hù)理活動(dòng)等）所產(chǎn)生的文件材料的連續(xù)性、系統(tǒng)性和完整性，目前，大部分醫(yī)院檔案管理工作基本上以半年或一年為整理周期。

2 醫(yī)院檔案管理的開(kāi)發(fā)利用

檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的一部分，是提高醫(yī)院工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。隨著醫(yī)院服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，醫(yī)院檔案管理的開(kāi)發(fā)利用已為醫(yī)院管理中起到了非常重要的作用，因此，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)尤其重要，科學(xué)規(guī)范的檔案管理，是衡量醫(yī)院業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。

2.1 實(shí)現(xiàn)信息化管理建設(shè)是做好開(kāi)發(fā)利用的手段

檔案信息化是發(fā)展醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的必然要求。檔案信息化可以促進(jìn)醫(yī)院信息化建設(shè)和規(guī)范化管理，提高醫(yī)院信息化管理水平。隨著醫(yī)療業(yè)務(wù)的不斷深入和發(fā)展，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用也顯得更為重要。HIS、PACS、LIS、OA等系統(tǒng)已滲透在醫(yī)院各個(gè)領(lǐng)域，電子病歷的使用，辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，使醫(yī)院檔案管理信息化已迫在眉睫。醫(yī)院各種門類的檔案資料不僅能為廣大醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)、教、研、學(xué)提供豐富、翔實(shí)的信息資源，而且也能為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理提供準(zhǔn)確、完整、可靠的原始數(shù)據(jù)，而檔案信息化在充分發(fā)揮檔案的這些功能方面有著獨(dú)特優(yōu)勢(shì)。實(shí)現(xiàn)檔案信息化，改善檔案管理工作，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理從封閉走向開(kāi)放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能改變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研等業(yè)務(wù)工作服務(wù)。實(shí)現(xiàn)檔案信息化也是順應(yīng)醫(yī)療業(yè)務(wù)工作需要和時(shí)展的必然要求。

2.2 規(guī)范管理制度是做好開(kāi)發(fā)利用的前提

檔案信息化建設(shè)的前提和必要條件是檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。目前雖然已有一些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范出臺(tái)，但還不能滿足檔案信息化快速、有序的發(fā)展，制約著信息交流的范圍和程度直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理，建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。各醫(yī)院要結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際，根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律、法規(guī)，制訂一套比較科學(xué)、完整、系統(tǒng)、切實(shí)可行的檔案管理制度。對(duì)各科室的各類檔案材料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評(píng)價(jià)，同步發(fā)展。

2.3 完善檔案信息資源是做好開(kāi)發(fā)利用的條件

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)的廣泛使用，可以大大增加檔案信息的存儲(chǔ)量，存儲(chǔ)密度比紙質(zhì)檔案高出許多倍。紙質(zhì)載體的文件一般只能記錄文字、圖形、聲音、動(dòng)畫等各種媒體信息。這樣利用很小的空間就可以保存大量的信息，而且開(kāi)發(fā)利用速度快，具有直觀性、選擇性、易操作性。長(zhǎng)期以來(lái)，醫(yī)院在檔案管理方面往往偏重于病案檔案的管理，而對(duì)文書檔案未予以足夠的重視，沒(méi)有專門的、統(tǒng)一的《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，對(duì)納入檔案管理的文書范圍沒(méi)有明確的要求和統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，各醫(yī)院大多數(shù)根據(jù)自己的理解和實(shí)踐進(jìn)行管理，致使各醫(yī)院檔案的整理、收集等工作存在一定程度的不同、形式多樣，室藏結(jié)構(gòu)是否科學(xué)、合理，直接影響到檔案儲(chǔ)藏的質(zhì)量。因此，要有針對(duì)性地拓寬有價(jià)值的檔案歸檔范圍，優(yōu)化室藏檔案種類、數(shù)量，去粗取精，去偽存真，確保收集和儲(chǔ)藏的檔案完整、有價(jià)值、可利用性。同時(shí)，檔案集中統(tǒng)一管理，配置信息系統(tǒng)管理設(shè)備，把檔案資源建設(shè)成為綜合的信息庫(kù)，是醫(yī)院檔案發(fā)展的客觀要求。建立規(guī)范制度，做到歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫(kù)房管理有措施，開(kāi)發(fā)利用有目標(biāo)，提高檔案管理水平，發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用，為檔案的提供利用創(chuàng)造有利的條件。

2.4 提高檔案管理人員素質(zhì)是做好開(kāi)發(fā)利用的保證

檔案管理是一項(xiàng)技術(shù)性相對(duì)較強(qiáng)的業(yè)務(wù)，由于人員編制和機(jī)構(gòu)設(shè)置的局限，多數(shù)醫(yī)院檔案管理人員由醫(yī)院辦公室人員兼職，且平時(shí)檔案業(yè)務(wù)進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)不多，缺乏系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，使許多檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上檔案管理的需要，缺乏創(chuàng)新和活力，導(dǎo)致許多檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)。檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平，醫(yī)院要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)。一是通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、知識(shí)更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識(shí)水平。二是深入臨床一線調(diào)查研究醫(yī)療、教學(xué)和科研對(duì)檔案信息的需求，不斷總結(jié)探索檔案管理工作，適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展，推動(dòng)檔案管理水平的提高。

檔案管理工作是一門專門的學(xué)問(wèn)，尤其對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)更是關(guān)鍵，必須要有大局之眼，細(xì)致之心，對(duì)每一道程序，每一個(gè)環(huán)節(jié)，都要嚴(yán)格把關(guān)，必須建立健全科學(xué)的管理制度，在管理模式，人才隊(duì)伍等方面不斷創(chuàng)新舉措，推陳出新，努力實(shí)現(xiàn)歸口化，標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化的目標(biāo)管理，變死材料為活材料， 使有限的檔案材料發(fā)揮無(wú)限的作用。只有這樣，才能使醫(yī)院檔案管鍾工作保持特色和活力，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的健康發(fā)展，為醫(yī)院發(fā)展建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)的憑證和依據(jù)。

參考文獻(xiàn)

[1]寧延美.淺談醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)與開(kāi)發(fā)利用田[J].世界今日醫(yī)學(xué)雜志，2004，5（1）：68.

第9篇

關(guān)鍵詞:公路工程；科技檔案；管理

中圖分類號(hào)： TU242.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1 公路工程科技檔案資料的內(nèi)容

1.1 綜合性文件資料

主要包括上級(jí)批準(zhǔn)文件；計(jì)劃任務(wù)書;工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料;項(xiàng)目的方案及初步設(shè)計(jì)文件資料;規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料;工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書;工程竣工驗(yàn)收及質(zhì)量鑒定文件資料;工程竣工結(jié)算及其審計(jì)報(bào)告等文件資料;工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。

1.2 公路工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料

主要包括開(kāi)/竣工報(bào)告；圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)交底記錄等文件材料；項(xiàng)目的施工組織設(shè)計(jì)；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)及工程例會(huì)紀(jì)要等；原材料抽檢記錄及各項(xiàng)試驗(yàn)資料;隱蔽工程驗(yàn)收記錄；工程質(zhì)量檢驗(yàn)及評(píng)定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。

2 公路工程科技檔案的特點(diǎn)分析

2.1 單一獨(dú)立性。即一個(gè)單項(xiàng)工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出、最重要的特點(diǎn)。

2.2 真實(shí)性。工程科技檔案是該項(xiàng)工程實(shí)體的一面鏡子似的真實(shí)寫照,是公路工程質(zhì)量監(jiān)督部門進(jìn)行竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)。

2.3 實(shí)用性。工程科技檔案是該工程最原始的記錄,通過(guò)檔案,可以全面考核工程建設(shè)工作，檢查工程是否符合設(shè)計(jì)要求。

3 公路工程科技檔案管理需要解決的問(wèn)題

3.1 檔案材料不完整。檔案材料不完整是公路工程檔案存在的主要問(wèn)題。

3.2 缺乏統(tǒng)一的管理模式。從科技檔案管理機(jī)構(gòu)上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程科技檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業(yè)務(wù)部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。

3.3 缺乏復(fù)合型檔案管理人員。基層單位的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，既缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，又缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，難以適應(yīng)工作需要。

4 嚴(yán)格公路科技檔案管理制度

4.1 思想上要重視工程科技檔案管理工作

工程建設(shè)中普遍存在著對(duì)工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗(yàn)收時(shí)，才開(kāi)始應(yīng)付整理，這給檔案整理帶來(lái)很大難度。其主要原因在于工程建設(shè)管理過(guò)程中，施工單位對(duì)公路工程科技檔案在思想上重視程度不夠。

4.2 建立健全科技檔案管理制度

是做好公路工程科技檔案管理的基礎(chǔ)。為了加強(qiáng)對(duì)公路工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)初期(從工程立項(xiàng)開(kāi)始)就應(yīng)按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公路戒備實(shí)際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。同時(shí)要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、招投標(biāo)機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項(xiàng)目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過(guò)程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項(xiàng)開(kāi)始與檔案跟蹤管理同步。

4.3 嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收檔案資料質(zhì)量關(guān)

使工程竣工驗(yàn)收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。工程竣工驗(yàn)收時(shí)，建設(shè)單位檔案管理人員要同工程項(xiàng)目管理人員，按照公路工程檔案歸檔范圍的要求，對(duì)工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，補(bǔ)缺補(bǔ)漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實(shí)、完備、及時(shí)，歸檔范圍符合要求。

5 加強(qiáng)公路科技檔案收集力度

工程施工文件一般都是按階段形成的。科技管理人員應(yīng)圍繞各個(gè)施工階段的工作特點(diǎn)開(kāi)展收集工作。

5.1 按施工階段分期分批收集歸檔，對(duì)一些中小型工程，可在工程結(jié)束后一次收集歸檔;大型工程可按施工階段分期分批進(jìn)行收集歸檔。公路工程的施工一般要經(jīng)過(guò)前期準(zhǔn)備，設(shè)計(jì)施工和竣工驗(yàn)收等幾個(gè)階段。最關(guān)鍵的是科技檔案部門要了解施工項(xiàng)目，完成時(shí)間，計(jì)劃安排，工作進(jìn)度以及科技文件材料的形成、積累情況等，以便有計(jì)劃、有步驟地開(kāi)展收集工作。

5.2 跟蹤進(jìn)行收集。為保證科技檔案收集的完整性，檔案管理人員要與各業(yè)務(wù)科室緊密配合，掌握各業(yè)務(wù)科室的任務(wù)。在一項(xiàng)科技項(xiàng)目結(jié)束或告一段落時(shí)，要及時(shí)催促該項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和負(fù)責(zé)移交的科技人員進(jìn)行交接工作。移交部門要根據(jù)規(guī)定，造冊(cè)逐項(xiàng)登記，并由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人檢查是否遺漏，防止有些資料和數(shù)據(jù)留在個(gè)人手中，占為己有或認(rèn)為無(wú)保留價(jià)值而隨意棄之。

6 加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，強(qiáng)化公路科技檔案的利用方式

6.1 業(yè)務(wù)指導(dǎo)要到位。首先可以從提高基層信息員的認(rèn)識(shí)入手，站在時(shí)代的高度，增強(qiáng)信息員的歷史責(zé)任感，培養(yǎng)信息員對(duì)歷史責(zé)任的工作作風(fēng)。其次，通過(guò)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、專題講座、傳、幫、帶等形式提高信息員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。以解決信息員能力偏低的問(wèn)題。此外，還可以通過(guò)典型示范，檢查評(píng)比等方法，激發(fā)科技檔案信息員不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力的主動(dòng)性和積極性。

6.2 提供閱覽，便于科技檔案的周轉(zhuǎn)。科技檔案部門在指定的場(chǎng)所接待用戶閱覽檔案，閱后立即歸還。閱覽的方式對(duì)于科技檔案室來(lái)說(shuō)，可以分為本單位用戶閱覽和外單位用戶閱覽兩種;有條件時(shí)，閱覽室也應(yīng)當(dāng)分設(shè)。閱覽的方式有利于保護(hù)科技檔案的安全和提高。科技檔案的利用率，便于科技檔案的周轉(zhuǎn)，利用者調(diào)卷數(shù)量不受限制。在閱覽室為利用者提供利用，是科技檔案利用的最常見(jiàn)的方式;既安全、經(jīng)濟(jì)又劃算，為建設(shè)公路維護(hù)、擴(kuò)建、改建等提供有力的支持。

6.3 利用科技檔案為公路建設(shè)提供依據(jù)。高速公路建設(shè)飛躍發(fā)展，有很多新建的路段，也有很大部分是在原工程的基礎(chǔ)上，維護(hù)、擴(kuò)建、拓展、建設(shè)施工，而原始的數(shù)據(jù)、圖紙、底圖和隱蔽部位的詳細(xì)記錄就是重要的依據(jù)和基礎(chǔ)。這種依據(jù)是真實(shí)的、可靠的、實(shí)用的、準(zhǔn)確的，是其他因素?zé)o法代替的。

7 強(qiáng)化公路科技檔案信息化進(jìn)程

7.1 為了保證科技檔案工作的質(zhì)量，一是要切實(shí)加強(qiáng)科技檔案隊(duì)伍政治思想建設(shè)，建設(shè)一支政治思想過(guò)硬、政策水平強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)高的科技檔案工作隊(duì)伍是非常必要的。二是要對(duì)檔案管理人員的角色重新定位。科技檔案管理人員是信息資源的管理者，不但要具備科技檔案管理專業(yè)知識(shí)，還要具備計(jì)算機(jī)信息技能，以應(yīng)對(duì)數(shù)字時(shí)代信息量巨增的局面，更要掌握市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，法律，電子檔案管理知識(shí)，從而適應(yīng)社會(huì)對(duì)科技檔案工作越來(lái)越高的要求。三是要加強(qiáng)對(duì)科技檔案工作人員的愛(ài)崗敬業(yè)教育，開(kāi)展科技檔案管理人員定向培訓(xùn)。不斷提升科技檔案的管理水平和服務(wù)水平，使檔案管理人員有針對(duì)性地更新自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)。為公路科技檔案管理注入新的活力，為和諧社會(huì)建設(shè)做出新的更大的貢獻(xiàn)。

7.2 強(qiáng)化科技檔案管理的信息化進(jìn)程。一是加大科技檔案信息化建設(shè)的投入力度，加強(qiáng)對(duì)科技檔案管理人員的計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)，為全面推進(jìn)公路科技檔案管理信息化管理創(chuàng)造條件。二是充分運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段積極開(kāi)展公路科技專項(xiàng)檔案信息化管理系統(tǒng)，建立科技檔案信息庫(kù)，把科技檔案資料全部納入信息化管理范疇，特別是對(duì)現(xiàn)場(chǎng)施工記錄和后續(xù)維修記錄，盡量做到直接錄入計(jì)算機(jī)，對(duì)公路科技檔案資料進(jìn)行數(shù)字化加工，為全面實(shí)現(xiàn)科技檔案管理數(shù)字化、信息化奠定基礎(chǔ)。加快實(shí)現(xiàn)科技檔案資料的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)和網(wǎng)格查詢檢索。三是建立健全公路檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)，充分利用現(xiàn)代化管理手段，不斷提高科技檔案資料的開(kāi)發(fā)利用效率和水平。

結(jié)束語(yǔ)

文章對(duì)公路工程科技檔案的內(nèi)涵、特點(diǎn)、存在的問(wèn)題以及有效的管理措施做了較為詳盡的闡釋，期待對(duì)公路工程科技檔案管理工作有所裨益。

參考文獻(xiàn)

[1]徐擁軍.企業(yè)檔案知識(shí)管理模式--基于雙向視角的研究[M].