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[關鍵詞]檔案管理、基本要求、解決對策
中圖分類號：R661 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）11-0356-01
一、檔案管理存在的問題
1、當前不少單位沒有建立綜合檔案室，各種門類載體檔案沒有實行集中統一管理，業務檔案、會計檔案、特種載體檔案分散保存的現象比較嚴重；歷史的原因造成了許多檔案館位于黨政機關的深宅大院內，儼然一個保密機關，較為封閉。
2、應當歸檔的文件材料沒有及時收集歸檔，散存在部門或個人據為己有的現象屢見不鮮。《檔案法》雖己頒布近二十周年，但檔案法律法規的權威沒有真正樹立起來，檔案執法的剛性也不夠。一種違法行為的長期存在并呈普遍性，至少說明相關法律法規缺乏足夠的震撼力和威懾力。社會檔案意識的增強是做好全社會檔案工作的充分和必要條件，如何培養全社會的檔案意識是每個檔案工作者義不容辭的責任。
二、培養檔案管理意識
1、探索新時期檔案宣傳的新方法建立好愛國主義教育基地，充分發揮愛國主義教育基地的教育功能，教育青少年學生；省、市級檔案部門可編寫圖文并茂、內容豐富的檔案通俗讀物，服務學生教育工作；普及檔案知識，讓學生完整保存成長足跡，通過整理、制作個人成長檔案，學生們重溫自己的成長歷程，增強檔案意識；走進學校，為學生開設檔案專題講座。
2、加強檔案立法、執法力度。檔案法規是檔案工作的指南針，依法治檔，用強制力強化檔案意識的培養。營造以法促規范，以法促發展的良好的工作氛圍，加強動態管理，完善執法機制，重拳強化檔案意識。
3、加強制度建設。其中關鍵的是開展年檢制度和與之配套的將檔案工作納入各縣市區年度綜合目標績效考核制度，這兩項制度對機關單位及其工作人員的檔案工作及意識的全面提高尤為重要，且見效迅速，各地應全面建立。加強重大活動和重點工程檔案管理制度建設，對擴大檔案的知名度與提高檔案意識也大有裨益。
4、重視新農村檔案工作。在我國農村人口占絕大多數，一個地方其他檔案工作做得很好，農村檔案工作未做好，是不完善的，檔案意識的覆蓋面也大有問題。長期以來，只重視機關、企事業單位的檔案工作，農村檔案未引起足夠的重視。正因為農村檔案的薄弱，所以應格外關注。
5、要全面推進民營企業檔案工作。隨著改革開放的步伐，民營企業遍地開花，已成為經濟建設的一支強大力量，民營企業檔案意識的重要性日益突出。通過挖掘檔案的利用價值，為企業發展創造效益，使越來越多的民營企業家認識到檔案的重要作用，將檔案工作作為企業管理的一項基礎性工作來抓，建立符合企業自身發展需要的檔案管理體系，促進民營企業檔案意識的全面提高。隨著改革的不斷深化，檔案管理工作也隨之發生了變化。面對新的歷史時期、新的工作需要，檔案管理工作顯得更加重要。
三、如何做好檔案管理工作
1、增強服務意識，提高服務水平。一個單位的任何一項工作，都必須有領導的重視，才能使這項工作順利開展；領導對檔案工作的價值和認識程度，決定著他們對檔案工作的態度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發展。因此，把檔案工作列入議事日程，是規范檔案工作的需要。對檔案管理人員來說，則應該充分發揮其主觀能動性，以自己的實際行動去影響，去爭取領導的重視。要使一個單位的檔案工作有起色，領導和檔案人員都必須重視檔案工作。就檔案工作而言，檔案人員的工作態度、工作效率、工作質量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。
2、愛崗敬業，使領導滿意自己的工作。領導是否重視檔案工作，很大程度上取決于對檔案工作人員的工作滿意不滿意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，在領導和群眾心目中留下一個好的印象。積極宣傳，使領導增強檔案管理意識。有些單位領導對檔案工作重視不夠，很多都是因為缺乏檔案意識，認為檔案工作在一個單位可有可無，因此，對領導加強有關檔案方面的宣傳是十分必要的，要經常把有關文件、材料給領導看 ，在領導的腦海里留下印象，尤其是一些與本單位密切相關的材料，很可能會使領導看后受到啟發，并在實踐中加以應用。檔案管理人員要經常向領導匯報檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對單位的益處，使領導更加重視檔案工作 。
3、綜合利用各種資源，實現檔案現代化管理。隨著改革的深入發展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如檔案數量越來越多，數量的龐大給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響檔案的質量，只有實現檔案管理現代化，才能有效地解決新形勢下出現的新問題。
4、加強教育培訓，提高管理人員綜合素質檔案管理人員的業務素質水平直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應檔案管理工作的需要，首先要充分發揮檔案工作人員的主觀能動性、創造性，努力提高檔案人員的知水平和管理能力。由于設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提 出了新的更高要求。原來那些傳專統的業務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以必須對檔案人員加強繼續教育，盡快培養既能掌握新技術，又能熟悉檔案專業知識的人才，才能完成檔案管理現代化的任務。
四、總結
綜上所述，科學規范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面?？茖W規范的檔案管理可以不斷地提升一個企業的管理水平，做好檔案的開發和利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。展望未來，機遇和挑戰共存，機遇大于挑戰，只要我們搶抓機遇，避免消極因素帶來的不利影響，充分發揮我國特有的管理優勢，堅持走中國特色社會主義檔案管理道路，一定會實現檔案管理工作的規范化、科學化、法制化。
參考文獻
[1] 劉振華.檔案工作創新談[J].中國檔案，2016，（3）
[2] 李國慶.檔案管理現代化是一項系統工程[J].檔案學，2014
[3] 李淑艷.檔案管理信息化探析[J].經濟研究導刊，2014（18）.
1.1多人管理
我國的人事檔案管理部門是建立在計劃經濟體制下的,很多的人事檔案管理都是由用人單位來保管的.隨著我國經濟體制的建立和改革，流動人口越來越多，很多的單位與個人都不了解人事檔案的基本內容，出現了多人管理的現象，主要體現在兩個方面：第一，分散保管.有的人事檔案保存在過去的單位.有的人事檔案保存在當前的單位，有的人事檔案保存在人才交流部門，甚至有的還保存在個人手上，造成一個單位內的人事檔案處在分散保管的形式.第二，混亂保管.很多單位的人事檔案不僅隸屬于組織、人事、勞動等部門，還隸屬于很多無權保管的部門，導致多人管理的現象.這種人事檔案管理的方法不僅阻礙了人事檔案管理工作的進步與發展，影響其真實與權威性，還阻礙了人才的流動與人力資源的配置.
1.2檔隨人走
目前我國的人事檔案大多數呈現檔隨人走的現象,而這樣現象并不能夠適應現階段市場經濟對人事檔案的基本要求，嚴重阻礙了檔案管理工作的進步，不利于人事檔案的開發與利用.當隨人走的管理方式，造成大部分的人事檔案散布于社會的每一個角落.嚴重影響了人事檔案工作的前進方向和發展.
1.3封閉式管理
目前我國的人事檔案管理的透明度問題受到了很多人的關注與重視，很多媒體也相繼報道出了一些因人事檔案的不透明而對當事人的利益造成損害的案例，這一問題的出項，說明了改革人事檔案管理的必要性.人事檔案是對當事人的個人經歷、工作能力和誠信情況的真實歷史記錄，因此人事檔案應公開化、透明化，若人事檔案過于保密，使得公民對人事檔案有一定的畏懼感，會嚴重阻礙了人事檔案的開發與利用.
1.4手段落后
隨著科學技術的基部與發展，我國的人事檔案在在數字化、網絡化的推動下,手段明顯落后，并不適合現代化技術的需求.部分的單位雖然也在運用計算機進行管理，但其軟件的開發達不到要求，人事檔案管理職員的素質不高，很難熟練使用計算機，造成人事檔案管理的發展并沒有實質性的突破，多數還是手工運行，只是進行簡單的分類，且操作不便，效率低.有的單位只是用計算機進行存儲或是檢索，且存儲量較少，實用性差，對檢索利用的管理有一定的影響，達不到現代化的科學、合理、系統化的管理.
1.5材料、信息不真實
用人單位的人事檔案信息內容完整、準確，是人事檔案部門對人事檔案管理的基本要求，但在實際生活中存在很多的不足，如員工的人事檔案必備資料不完整，包括畢業證書、技能證書等，很多重要的信息找不到，甚至出現鑒別錯誤的問題，將一些手續不全或是有問題的信息進行歸檔，嚴重影響了人事檔案管理信息的真實性.還有的單位對員工的人事檔案信息沒有及時整理并歸檔，造成人事檔案管理的混亂，甚至有的單位并沒有配套的基礎設備，且人事檔案資料隨意放置，且管理環境較為復雜.很多的單位不重視人事檔案管理工作，制度不嚴謹，執行力度不足，人事檔案的轉入、轉出或是查看都不按照相關規定進行，嚴重違反了法律法規.
1.6素質低
隨著人力資源管理的不斷加強，其管理手段也得到了進一步的改革和調整，對管理人員的知識、專業化等提出了更高的要求.但實際與要求之間存在著很大的差距與不足，如管理人員的配備比不足，出現了兼職管理或是無人管理的現象，人事檔案管理人員的素質低，沒有原則性，對人事檔案的認識不足，缺少奉獻的精神，整體的素質低.
2改革與創新
單位的決策人員需要高度重視人事檔案管理的工作，全面掌握檔案管理的基本要求.只有最高領導層高度重視其管理工作，各部門才會主動參與到人事檔案管理工作，表現出員工對人事檔案管理工作的積極性，人事檔案管理人員應真實詳細的記錄員工工作能力和特長興趣等一些基本內容，尤其是職員在單位的工作表現和誠信情況，這對當事人的職業生涯有很大的影響力，它能夠正確判斷員工的人格品行，因此，單位要建立一個完善的人力資源管理制度，就需要從人事檔案管理的改革與創新做起[2].
2.1宣傳
綜合各企業或部門的人事檔案管理實際情況，利用各種手段對其加大宣傳力度，如廣告、報紙、電視或網絡等手段，確定人事檔案在今后工作中的作用和地位.采用宣傳的方法，使公民能夠正確認識到：在市場經濟條件下，不論是單位之間的競爭，還是部門之間的競爭，主要是進行人才競爭.若單位或是部門忽視了人事檔案管理工作，或是不了解人事檔案所蘊藏的人才信息內容，就不會發現并使用人才，及不會在競爭中得到進步和發展.想要增強干部人員的檔案意識，樹立法制、服務觀念，就要將人事檔案管理的工作加入到日常工作中，時時刻刻進行記錄和把握每一個員工的工作表現和能力.
2.2體制
我國的人事檔案已經由“單位檔案”向“社會檔案”的方向轉變，呈現出人事檔案管理工作的社會化的.因為長時間受到社會的計劃經濟制度的約束，人們對人事檔案管理是國家的或是單位的傳統觀念比較根深蒂固，從上學到畢業工作，個人工作的選擇空間很小，造成人事檔案變成了單位檔案.隨著經濟市場的發展，人的屬性也發生了實質性的改變：人是屬于社會的而不是僅屬于某單位或地區的.只是在某時間，個人與部門簽有勞動合同法，存在著勞動關系，若接觸勞動關系，那么人就屬于社會，個人和社會的共同發展的主要條件是人才的流動，因此，切實實行社會化管理的人事檔案管理改革創新，是單位檔案到社會檔案最大轉變.人事檔案管理的制度應以承諾將人事檔案信息與企業的勞動合同分開，才是發展個人流動的前提，才能實現社會化的人事檔案管理.
2.3政策
社會化的管理是人事檔案管理的目標，但創新和決策的層次較高，且需要結合其他的社會創新改革才能夠實現，不能獨自完成，因此，在加強人事檔案社會化的管理制度的前提下，要對其進行政策創新.根據目前的社會發展形勢而言，確定各區域人事管理部門對相關的組織是否對具有人事檔案管理的資格很重要，并進行年審制度，頒發證書.科學、合理性的規范人事檔案的信息，盡量少出現長久或是不合時宜的信息，樹立公開、公正的原則，將人事檔案進行透明化，尊重公民的人事檔案知情權，把人事檔案當作社會信息資料之一,使每一位公民都有維護個人檔案的權利.只有將人事檔案成為透明化，才能充保障人事檔案的當事人合法權利.將行政執法考核的內容加上人事檔案管理歸類，加大考核力度，保證落實各項政策的制度.
2.4真實
人事檔案信息的真實性是對人事檔案的基本要求.人事檔案的真實性主要有兩個方面：第一，客觀性、完整性，這也是最基礎的真實性，人事檔案的客觀完整性，能滿足人事檔案管理人員對職員信息的管理和了解；第二，人事檔案特有的的特性，它不僅能體現人事檔案的價值，還能滿足人事檔案管理人員對職員的選擇和使用.真實性的前提與基礎是第一個方面，第二個方面是對第一個方面的補充和深化.如果人事檔案沒有客觀性與完整性，那么人事檔案就失去了它特有的基礎和權威；若人事檔案的信息沒有真實的特性就會失去它的存在價值和意義.只有這兩個方面相互依存，相互結合，才能體現檔案管理存在的必要性.人事檔案真實性管理是要求人事檔案管理人員需具有政策、責任和創新著三個方面的觀念，針對不同類型的管理人員,采用不同的歸檔制度，特別是能夠反映個人能力、素質水平的資料.
2.5管理進程
網絡計算機的存在為現代化人事檔案的管理工作提供了便捷，人事檔案信息的網絡化，不僅可以進行資源共享，加快檔案透明化的速度，方便當事人的查看，還能真正的發揮人事檔案自身的功能與作用，更好的服務于單位.所以，人事檔案管理的改革可以實行人事檔案網絡化管理，但人事檔案網絡化管理的前提，是人事檔案要進行的電子化.首先將原有的紙質檔案轉換為電子檔案，即將人事檔案內容輸入到計算機內，利用電子化的方法建立個人信息系統.其次在人事檔案電子化后進行網絡化，在保證檔案信息保密的規定基礎上，利用網絡的優勢，將人事檔案內容進行資源共享.檔案信息網絡化是新型的儲存檔案資料的方式，它能夠將不同區域、單位或是載體的人事檔案的資料，用網絡化的方式保存下來，利用網絡形式將信息連接起來，不但能提高人事檔案信息的使用率，還是實現人事檔案信息共享的有效方法[3].
2.6素質教育
對人事檔案管理人員的要求必須專業和知識化，因為這項工作已經向向現代化和科學化的方向進行轉變.因此不但提高了人事檔案管理人員的敬業精神與職業素養，還要求其工作人員必須能夠靈活使用并維護人事檔案當事人的知情權.人事檔案管理人員在工作中不能只聽上級的一面之詞，而隨意錄取或是刪掉某位人力資源管理人員，應嚴格考核，通過競爭、擇優錄取，選拔出真正的人才.此外，還應對管理人員進行相關的職業培訓，提高綜合素質，對今后的職位晉升或是福利待遇上加大關注力度.
3結語
身份證明主要包括居民身份證和暫住證，要求必須是有效證件，不能超出法定有效期。復印件必須清晰，不能模糊不清，如果原件復印不清楚，可放大一倍，但不允許畫描或涂改。3.身體條件證明。必須是縣級或者是部隊團級以上醫療機構出具的有關身體條件證明，查體表上個人信息欄目要填寫完整，并且有本人、醫師簽字，體檢專用章必須壓蓋照片。4.培訓記錄。駕駛培訓記錄上必須記載參加培訓的科目和學時，并且有學員和教練員簽名、培訓機構扣章。一般理論培訓不少于7天，術科培訓不少于20天。其他材料。主要包括：《拖拉機（聯合收割機）駕駛技能準考證明》、《拖拉機（聯合收割機）駕駛人考試成績表》、《拖拉機（聯合收割機）駕駛證業務流程記錄單》。這些材料由規定的崗位按照業務流程遵循“誰辦理、誰簽章、誰承擔責任”的原則完成填寫、簽章（包括辦理日期）。（四）業務領導崗審核。各崗位收集填寫的材料最后匯集到領導崗，經業務領導審核簽章后轉到制證崗，核發農業機械駕駛證。領導崗審核的主要內容：1、駕駛證申請人提供的資料是否齊全、合法；2、辦理程序是否符合規定；3、填寫的格式、內容、簽章是否完整等。
檔案的整理
檔案管理崗應當將以下材料存入檔案：1《.拖拉機（聯合收割機）駕駛證申請表》2.申請人身份證明復印件3.身體條件證明4.考試成績表5.準考證明6《.拖拉機（聯合收割機）駕駛證業務流程記錄單》7.駕駛培訓記錄8.理論考試試卷編目裝訂。檔案管理崗將農業機械駕駛員檔案辦理接收手續后，逐檔填寫《拖拉機（聯合收割機）駕駛證檔案材料目錄》，并進行裝訂成冊。裝訂時，按照以上所列順序排列裝訂，通常采取左側裝訂的方式進行裝訂。填寫檔案袋。拖拉機聯合收割機牌證檔案、拖拉機聯合收割機駕駛員檔案通常采用“一機一檔、一人一檔、分別保管”。因此每輛車、每個人都必須填寫檔案袋。檔案袋上必須填寫完全，不應該存有漏項。駕駛員檔案必須填寫：檔案編號、駕駛證號、駕駛員姓名及家庭住址。為了方便查找檔案，檔案封口處在同一方向應當標注檔案編號。（四）檔案上架。上架是檔案整理的最后一道工序。檔案室保管檔案一般按照分類進行整理和保管的，因此在檔案存放時，首先應按檔案分類來進行，即同類型檔案放在一起。當確定了檔案的排列順序后，就可以安排上架。上架的次序應根據檔案架（柜）的編號依次進行。檔案的存放方式一般有兩種：豎放或平放。拖拉機聯合收割機牌證檔案、拖拉機聯合收割機駕駛員檔案通常采取橫著豎放，開口朝外，并且從左往右、從上往下排列。
關鍵詞 檔案管理 新思路
中圖分類號：D523.2 文獻標識碼：A
一、存在的問題
1、多數醫院因為資金和人員配置的問題往往忽視醫院檔案的作用，通常缺乏明確的任務目標和具體的措施，檔案工作硬件投入不足，檔案現代化管理水平不高，而且因為各家醫院檔案隸屬于不同的行政機關，所以相互之間聯系很少，是各自為政的發展模式。
2、檔案管理模式問題，館藏資料和數據庫“大不全，小不精”，既重復浪費又出現資源閑置。檔案管理分散，不利于檔案的完整和安全。各級醫院在管理檔案時沒有統一的管理標準和模式，各級醫院根據自己的理解和實踐進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。
3、檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高。在醫院目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標考核，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。
4、檔案工作硬件投入不足，檔案現代化管理水平不高，檔案用房狹小，不符合檔案保管的標準，設備陳舊，技術落后，也制約了檔案事業的發展。隨著科技技術的發展，計算機及網絡技術在醫院管理中廣泛運用，醫院管理手段不斷進步。
5、人事管理體制和機制不完善，財力物力的匱乏。許多醫院檔案管理人員都面臨這年齡偏大、專業不對口、學歷參差不齊，只能進行一般工作。醫院大部分的財力物力都被放在醫院的醫療設備的更新、人才的培養和擴建病房等硬件建設上面。對檔案管理這方面投資較少。
二、醫院檔案管理工作的基本要求及其工作的特點
（一）醫院檔案管理工作的基本要求。
1、醫院檔案管理的標準化要求。檔案管理要求統一規劃、統一協調，實行檔案管理工作的標準化、規范化，使得檔案信息資源得以共享。制定各項醫院檔案管理業務標準和技術標準并貫徹實施，還要通過法規手段來實現。
2、檔案管理的基本原則。要達到完整性的要求，一方面要保證醫院檔案數量齊全，成分多樣化，另一方面也要盡量保持醫院檔案間的歷史聯系。
3、醫院檔案管理過程中應盡可能用最少的投資達到最大的效益。由于我國大多數檔案機構經濟條件有限，經濟因素往往在檔案管理系統運營中起決定作用。
4、醫院檔案是珍貴的歷史記錄，往往只有一份孤本，年代越久價值越大。盡可能延長檔案的壽命，保護其安全性，避免醫院檔案中的機密泄露，是檔案管理的基本任務之一。
5、現代醫院檔案管理工作要求現代化，要采用科學的理論和方法，遵循檔案工作的發展規律，把檔案管理活動作為一個復雜的系統來進行科學管理，使醫院檔案管理工作走向更高水平。
6、醫院檔案管理現代化已經成為了一種必然的發展趨勢，各種現代化技術如計算機技術、復制技術、縮微技術、視聽技術等應用在檔案管理當中，可以大大提高檔案管理工作的效率，提高醫院檔案管理的水平。
（二）醫院檔案管理工作的特點。
1、醫院檔案管理過程可以分為檔案室管理和檔案館管理兩個階段。不同階段檔案的作用不同，具有不同的價值，服務對象不同，方式也不同。檔案具有憑證價值和過渡性，具有歷史價值和科學文化價值。
2、醫院檔案管理工作直接關系到醫院切身利益，它的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾。
3、醫院檔案管理活動對檔案形成者的依附性。醫院檔案是在形成者活動過程所產生的，檔案歷來形成者所有與控制，價值和形成者有著密切的關系。
三、醫院檔案管理工作的新思路
（一）提高檔案管理人員的素質，加強學習《檔案法》，增強人們對檔案管理的意識，提高依法歸檔的自覺性。
現代醫院管理向科學化、現代化和標準化發展，對醫院的檔案工作實施全面的管理，在檔案管理中起著領導、指導、決策、監督的作用。大力宣傳檔案工作，使得醫院領導、職工都充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己的日常工作和生活的密切關系，更好的支持檔案管理工作，從而促進全員檔案意識格局的行程。有些人不知道《檔案法》的基本精神，缺乏依法歸檔的自覺性，因而學習、宣傳《檔案法》非常重要。
（二）完善醫院檔案管理的體制建設和制度建設，建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度。
促進檔案工作規范管理，建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進檔案工作規范管理的關鍵。醫院要結合本單位檔案管理的實際要求，根據《檔案法》、《醫藥衛生檔案管理辦法》來制定一系列的檔案管理制度，統一管理，統一考核，促進醫院發展。
（三）實現檔案標準化是檔案管理信息化的根本，檔案管理現代化不僅僅是先進設備的配置，還包括管理方式的標準化。
加強培訓、結合實踐，提高檔案管理人員素質，加大投入，提高配備。通過專業培訓、繼續教育進修學習等提高業務和知識水平，深入臨床一線調查研究，不斷總結探索檔案管理工作，適應檔案業務發展，推動檔案管理水平的提高。加大資金投入，引進現代化的技術和設備是必然條件。醫院充分利用計算機管理應用設計完善的軟件和網絡等現代化辦公設備，實現檔案管理的自動化和現代化。
（四）建立醫院檔案三級網絡管理模式，為檔案的開發利用提供更有利的依據，重視開發，充分利用，發揮檔案的社會效益。
檔案管理的最終目標是使得檔案得到充分利用，加強檔案利用反饋信息的管理，實現醫院信息的橫向聯系，實現資源共享，提高檔案的利用率，充分發揮社會效益。
檔案自古至今都在延續發展，從紙質到電子版，從理論到實踐中，從工作手段到工作方法，從思想意識到管理模式，根據自身的發展特點，響應政府出臺的各種優惠政策，用科學發展觀的理論指導改革現行的管理體制，轉換運行機制，根據自己情況聯合檔案管理體制，實現資源共享和個性化、多元化創新服務。研究知識經濟給檔案管理帶來的機遇和挑戰，針對醫院檔案管理的特點和要求，探索只是經濟時代新形勢下的醫院檔案管理對策，提出具體的針對性的措施，這樣有利于提高醫院檔案管理水平，強化醫院的檔案管理，豐富醫院檔案管理的理論內容，促進醫院現代化的發展，實現檔案管理的理論意義和應用價值。
（作者：河南省中醫院第二附屬醫院審計室科員，主要研究方向：檔案管理與審計）
參考文獻：
[1]張新芳：《醫院檔案管理工作現狀及對策》，《中國科技信息》2005年第21期。
（一）人員問題
工程項目的檔案管理工作人員素質不高，專業的檔案人員緊缺。建筑公司工程項目的文檔保管人員調動頻繁，有些職員剛熟悉工程文檔工作就被調走了，或是辭去文檔收集的工作。工程項目施工單位沒有專職檔案保管人員，各種資料由不同部門的人保管，在工程后期，有些資料簽字手續不完備，需要施工單位或監理人員簽字，但是這些人很難短時間內處理這些事情，延遲了工程文件、檔案整理時間。
（二）管理問題
工程項目的檔案部門長期以來屬于企業的邊緣部門，企業不愿意花高薪聘請專業的檔案管理工作人員，工程項目檔案管理工作發展進度遲緩。建設單位對工程項目檔案的管理理念淡薄，認為工程檔案無法為工程建設產生經濟效益。對工程項目檔案的管理僅局限在“被保管好、不丟失”層面，沒有充分認識到工程檔案是工程建筑公司的重要信息資源、知識資源，能夠為公司創造經濟效益的價值。
（三）技術問題
工程項目檔案是建設公司最寶貴的資源之一，但是當前很多工程項目建設單位仍然以手工操作為主，只是簡單運用office軟件進行文檔輸入，工作效率低下，對相關數據的查找、分析困難重重，遠不能滿足信息時代的要求，工程檔案管理的信息技術的開發和應用已迫在眉睫。工程項目檔案管理不僅需要使用傳統的信息技術，也要逐步建立具備提供多層次、全方位的數據參考的統一平臺。
二、做好工程項目檔案管理的方法
（一）理順工程檔案各參與方的關系
工程項目檔案管理工作涉及多個單位和部門，做好這一工作必須理順工程檔案參與方之間的關系。建設單位要為工程項目的可行性研究準備必要可靠的數據和資料，對招投標文件、施工圖設計、工程監理單位委托、工程驗收文件等準備齊全，嚴格執行，積極協調和設計單位、監理單位與施工單位的關系以保證工程文件、檔。另外勘察、設計、施工、工程監理單位都必須在其資質等級許可的范圍內承攬工程、開展工作。
（二）規范工程文件、檔案填寫的基本要求
工程項目檔案工作能否做到準確與工程文檔填寫的基本要求及其責任是否明確直接相關。檔案是否完整是檔案價值能夠充分實現的前提條件。由于建筑行業的施工是一項長期、繁雜的過程，也是形成工程文件、檔案種類最多、數量最大的重要時期。工程項目文檔的管理必須明確各自的責任劃分，嚴格審核工作開展情況。
（三）建立工程項目檔案管理文化
建立工程項目組織文化可以從以下方面努力：培育良好的工作氛圍，提高組織向心力，明確崗位分工和職責，建立激勵約束機制，提高職員工作熱情，促使員工提升自我工作能力。充分重視挖掘工程檔案的價值，實時更新文檔，根據工程項目建設的進程進行跟蹤服務，定期、不定期地召開工程檔案管理和工程檔案信息資源開發會議，采取有力措施完善現有制度的不足。完善檔案管理的網絡系統，并加強維護，保證交流通暢。
（四）加強檔案管理人員的綜合素質培養
關鍵詞：企業檔案；信息化；管理
一、落實企業檔案信息化管理的必要性
（一）檔案信息化管理是企業發展的必然需求
科學技術的飛速發展給信息資源網絡化帶來了新的契機和挑戰。信息資源突破了過去傳統意義上的數量較少和內容單一的問題，已發展為信息存儲量大、內容涵蓋面廣的基本現狀。這樣引起更多的企業對于信息資源的依賴性也越來越高，從單純的查找、存檔和備案等，已轉化為對信息化資源的全方面的綜合需求。要想實現信息資源的時效性和準確性為企業發展服務，勢必需要采取信息網絡化、資源共享等現代化管理手段。因此，傳統的檔案管理已根本不能滿足于企業發展的需求，檔案信息化管理勢必成為企業發展的必然需求。
（二）檔案信息化管理是企業日常管理模式的重要手段
由于受傳統管理模式的限制，檔案管理難以突破工作環節以及工作步驟的束縛，使檔案管理單純地停留在以業務活動為主的固化式工作流程，導致企業檔案管理的工作水平和工作效率低下。而實現檔案信息化管理的深化和創新，以信息化管理系統為依托，加快文檔一體化的進程，能極大地提高企業檔案管理的工作效率。在檔案信息化管理系統中，業務流程是其中不可分割的組成部分，文件是信息化系統運作中重要的信息基礎，應將兩個流程系統有機地融于一起，也就是在文件信息中將業務信息得以體現，亦或將業務信息直接嵌入文件信息中，最終達到企業檔案信息化管理的有效實現。
二、目前企業檔案信息化管理的基本問題
（一）傳統觀念使企業檔案信息化管理的開展受到局限
基于傳統檔案管理觀念的束縛，使企業對于檔案信息化管理缺乏足夠的重視，仍存在一些認識誤區，認為可以短期內比較顯性地實現預期效益。在過去傳統管理觀念的指引下，對于企業檔案信息化的管理，重產出輕投入，由于對企業檔案信息化管理缺乏一定的科學認知，而和現代企業管理理念嚴重脫離，導致企業檔案信息化管理處于岌岌可危的發展境地。
（二）信息化管理軟件已不能滿足檔案信息化管理的要求
企業信息化管理軟件仍不能完全滿足于各種性質、職能不同的企業檔案信息化管理的基本要求，目前還未開發和應用完全適用于各企業發展的文檔一體化管理系統軟件。在實際的檔案信息化管理中，由于各企業獨立開發的軟件系統具有不規范的數據接口，不能實現共用和互用，使文件和檔案管理的信息化資源在不同階段得不到互換和共享，嚴重影響了信息資源成果全方位的互通。
（三）基礎工作缺乏規范性，制約了檔案信息化進程
檔案信息化管理涵蓋了檔案工作的各方面和各環節，其中主要是檔案標準的建立和實施，以及業務流程的規范化管理。目前在企業檔案信息化管理工作中，仍存在檔案標準和規范相對滯后的現象，檔案信息化系統嚴重脫離于網絡化建設的形式，使信息化資源達不到層次的統一、規范，導致服務性和共享性較差，尤其是各種類型的檔案細則缺乏足夠的相容性，嚴重制約了企業檔案信息化進程。
（四）企業檔案信息化管理與企業體制改革、創新缺乏協調性
很多企業的檔案信息化管理是在傳統的管理體制下運作的，由于企業人事管理部門缺乏先進的檔案信息化管理觀念，尤其是缺乏與企業體制改革、創新協調一致的思想意識，使檔案信息化管理不能與體制改革、創新保持同步，嚴重影響了企業檔案信息化管理對于提升企業綜合競爭力的基礎性作用的發揮。
（五）企業缺乏檔案信息化管理的長遠規劃
企業檔案信息化管理的長遠規劃是企業為實現企業信息化管理的目標而做出的戰略性規劃方針和政策，由于目前很多企業的信息化規劃方案都停留于技術規劃的角度，沒有與企業核心競爭戰略做到切實有效地結合，使企業的檔案信息化管理缺乏明確的目標和方向。
三、強化企業檔案信息化管理的具體措施
（一）摒棄傳統觀念，追求檔案工作的創新
檔案工作的創新就是突破傳統觀念的束縛，開拓適合時代要求的信息化管理工作的新局面。一般來講，主要包含理論的創新和實踐的創新，以理論創新為指導，加強和實踐創新有機的結合，最終促進檔案信息化管理工作的順利開展。實現檔案工作的創新，應遵循檔案工作發展的客觀規律，認真分析檔案工作的發展目標和方向，嚴格遵守國家對于檔案工作制定的規程和規范，不能和企業的實際發展情況產生嚴重的偏離。創新需要企業進行反復的研究和驗證，創新成果必須經得起實踐的切實檢驗，確保符合企業自身檔案信息化管理的基本要求。
（二）建立和健全檔案信息化管理制度
企業檔案信息化主要是通過技術、制度和管理等各方面的創新，并建立科學合理的現代化企業管理模式。企業檔案管理要充分利用檔案信息化的新思路和新模式，采用先進的技術措施和手段，積極實現企業檔案信息化制度的管理和創新。建立和健全符合現代化企業發展需要的檔案信息化管理制度，確保企業檔案工作在競爭激烈的市場環境下得以健康有序的發展。第一，建立企業文件材料管理制度，完善文件的電子化歸檔方法，使企業在信息化發展過程中形成具有較強保存價值的電子文件信息資料。第二，擴展企業檔案信息化管理的收集范圍，依據企業發展要求及時調整檔案信息的接收范圍，尤其要確保對于企業可持續發展具有潛在價值的文件資料的收集工作。第三，建立和健全數字化信息檔案管理制度，嚴格電子檔案信息的數據安全和存儲安全的相關規定。將企業檔案工作和信息化管理進行全方位的銜接，加強對各種類型文件信息資料的有效監控，以確保電子文件和紙質文件的一致性。
（三）建立符合信息化要求的檔案管理系統
隨著信息化技術的高速發展，目前很多高科技的手段已被廣泛應用于企業檔案信息化管理中。企業檔案信息化管理應迎合時展的需求，在企業檔案管理中將現代高科技手段得以科學的應用。第一，計算機系統的應用。充分利用檔案管理的硬件和軟件系統，比如，檔案館管理系統和小型檔案室管理系統等，以確保信息資源整理和歸檔的實現。第二，縮微技術的應用。通過各種現代化高科技手段，對具有潛在價值的文件檔案資料，進行微縮處理和編輯。能有效節約人力和儲存空間，且能確保長期保存。第三，光盤存儲技術的應用。基于光盤本身存儲量大和信息處理便捷的特點，完全適用于檔案信息的檢、參考和查詢等各種綜合服務。第四，現代網絡、通訊和視聽技術的應用。充分利用現代網絡化技術，各種通訊技術，廣播、電視等視聽技術，通過多種渠道將檔案信息資源得以，以實現使用者在不同地域達到資源共享的目的。
（四）加強企業檔案信息化管理人才隊伍的建設
檔案管理人員素質的高低直接關系到檔案信息化進程的發展。檔案管理人員應具備嚴謹的工作態度、完善的檔案管理知識以及先進的管理技術，這是對于檔案管理人員的基本要求。定期或不定期地組織學習和技術培訓以及企業間進行經驗交流等手段，加強業務知識和技術方法的改進，這樣才能做好檔案信息化管理工作，以避免出現失誤而引起檔案刪除或丟失的現象。應加強理論和實踐有機地結合，檔案管理人員需要具備豐富的理論知識，還要將理論知識付諸于實踐中的得以實施，不斷積累綜合的實踐技能。理論與實踐有機結合的培訓方式是提高人員素質的一個重要手段。另外，加強信息化管理的培訓，并嚴格檔案管理系統的熟練使用，以確保檔案信息化管理健康、平穩的運行。
（五）檔案信息進行網上開發，并確保檔案信息網絡的安全防護
配置現代化的各種辦公設備，積極開發和應用符合行業性質特征的檔案管理軟件，并實現檔案信息的網絡化建設，通過網絡實現全方位的信息資源共享。進行檔案信息化管理工作，將各種類型文件、檔案資料等以文字、數據和圖表等載體形式傳輸入網，并制定訪問和檢索的權限，以及文件瀏覽和借閱利用等功能，讓各級領導以及廣大員工都能通過網絡獲取參考信息，也能進行各類載體文件的歸檔，構建信息網絡化高速運作系統。另外，企業檔案信息化管理網絡化系統僅供內部人員被授予權限的情況下使用，建網時應設置安全防護機制，以確保網絡的安全穩定。積極建立檔案信息網絡化的安全管理制度，將檔案信息網絡設置防火墻，安裝防病毒軟件等，并對主機采取高科技的防護措施。同時，應實現級別控制，將用戶訪問權限進行級別確認設置，依據級別的不同規范檔案信息查閱的具體規定范圍，以防止未授權者的違規違章操作。
四、結語
總而言之，企業檔案信息化管理是檔案管理工作上的重大突破和技術創新，給檔案管理工作帶來了新的契機和挑戰，并產生了積極深遠的影響。作為企業檔案管理工作者，應加強思想和行動上有效的配合，積極采取各種先進技術和手段加強企業檔案資源信息化管理的改進和創新，不斷推進檔案信息化管理工作健康、持續發展。隨著科技的發展和時代的進步，在實現資源共享的同時，一定要加強信息資源的安全保密性。我們要切實保證理論知識和實踐有效地結合，迎合現代化信息化發展的要求，將檔案管理工作做的更加完善和具體，以期為企業的健康、高效發展提供快捷的服務。
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關鍵詞：基層醫院 檔案管理 問題 對策
一、基層醫院檔案管理存在的主要問題
（一）檔案管理意識薄弱
現階段，在基層醫院發展的過程中，大部分領導的基層檔案管理意識薄弱，不能夠將檔案管理納入到醫院發展規劃之中，導致部分工作人員不重視檔案管理環節，認為檔案管理對醫院的發展沒有什么作用。此外，部分醫務人員不能夠熟悉和了解在檔案管理材料中的一些具體要求，對檔案的管理只是形式上的存在，并沒有發揮實質上的作用。
（二）檔案管理制度落后
現階段，在基層醫院發展的過程中，包括很多方面的管理制度，例如，醫療制度、護理制度以及財務制度等等，但是，大部分基層醫院卻沒有設置檔案管理制度。因此，在檔案管理的過程中，醫院沒有明確檔案管理的具體負責人員，進而無法實現檔案管理的系統性，不能夠將檔案管理與醫院發展的實際狀況有機的結合在一起，這不利于加快基層醫院的發展進程。
（三）檔案管理人員的專業素養較差
伴隨科學技術的快速發展，以及信息化時代的到來，在檔案管理的過程中，醫院對檔案管理人員提出了更高的要求和標準，要求檔案管理人員應不斷提高自身的專業素養，以適應信息時展的要求。但是，現階段，大部分檔案管理人員的專業素養較差，部分檔案管理人員是從其它部門調劑過來，因此，對檔案管理缺少系統、理論化的管理，這已經無法適應信息時展的基本要求。
二、完善基層醫院檔案管理的對策
（一） 強化檔案管理意識
目前，在基層醫院發展的過程中，檔案管理環節發揮重要作用，能夠記錄和承載單位的歷史記錄，是基層醫院發展不可缺少的重要信息資源。因此，要想加快基層醫院的發展進程，應強化基層醫院領導基層對檔案管理的重視，以使檔案管理能夠納入到基層醫院發展規劃之中，并且還應大力宣傳與檔案法相關的基本條例，進而使基層醫院領導充分認識到檔案管理對醫院發展的重要性，以使醫院檔案管理的進程不斷加快。
（二）建立完善的檔案管理制度
為了有效確保檔案管理工作的順利開展，要求基層醫院應當建立健全檔案管理制度，嚴格按照檔案管理的具體要求，以及醫院自身發展的實際狀況，以使檔案管理制度能夠與醫院發展的實際相結合，明確工作人員的具體職責，使醫院的全體員工都能夠加入到醫院管理之中。此外，對于檔案管理人員，醫院應進行嚴格的考核，使考核與管理人員自身的利益融合在一起，從而調動管理人員工作的積極性，更好的投入到檔案管理之中。
（三）提高檔案管理人員的專業技能與專業素養
檔案管理人員的專業技能與專業素養直接影響檔案管理效率，因此，在基層醫院檔案管理的過程中，提高管理人員的專業技能與專業素養具有很重要的現實意義。這就要求醫院應認識到提高檔案管理人員專業素養的重要性，定期組織檔案管理人員進行培訓，培訓方式可以由單一化轉變為多樣化，例如，可以通過專家講座、座談會議、交流會議等等，逐漸轉變檔案管理人員的認知水平。
此外，醫院的領導階層也應定期參加與檔案管理相關的國際交流會議，吸收其先進的管理理念，引進專業素養較高的管理人員，為其提供良好的工作環境，使其能夠更好的服務于醫院的檔案管理。
（四）明確檔案管理人員的具體責任
目前，在基層醫院檔案管理的過程中，檔案的交接環節至關重要，因此，醫院的領導階層應提高重視程度，將檔案交接納入到重要議程之中。因為在醫院檔案管理的過程中，涉及的內容比較多，并且部門分散、復雜，因此，檔案具有很強的專業性和技術性，這就要求醫院應建立全面、系統的檔案交接制度，改進和完善檔案材料的傳遞制度，實現檔案的動態化管理，一旦發現任何問題，及時找到解決的對策。
（五）加強檔案的開發效率
在基層醫院檔案管理的過程中，要求相關管理人員不應只是停留在整理、保管階段，應始終堅持服務的基本理念，由以往的被動逐漸轉向主動開發檔案信息資源。
例如，檔案管理人員應充分利用各種檔案載體，使檔案內容豐富、形式多樣化，為基層醫院開展文化建設提供有利的素材，以向工作人員弘揚醫院文化，為醫院的發展奠定良好的基礎。
三、結語
綜上所述，通過分析醫院檔案管理存在的主要問題，以及完善的基本對策，我們可以看出，在基層醫院發展的過程中，檔案管理環節至關重要，是基層醫院得以生存和發展的基礎，但是，由于受到多種因素的限制，在檔案管理的過程中，仍舊存在諸多的缺陷，不利于加快基層醫院的發展進程。因此，基于以上存在的問題，這就要求醫院相關管理人員應充分認識到檔案管理對醫院發展的重要性，建立健全檔案管理體制，提高檔案管理人員的專業技能與專業素養，引進專業素養較高的檔案管理人員，明確檔案管理人員的具體職責，強化檔案的開發效率，以使醫院朝向更好、更快的方向發展。
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[關鍵詞]綜合性醫院，檔案；管理；現代化技術
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.18.125
[中圖分類號]R197.323 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）18-0-01
0 前 言
醫院檔案是醫院在從事醫療以及其他各項活動中形成的具有保存價值的各種文件、簿冊、圖表、錄音、錄像以及其他不同載體、不同形式的歷史記錄。檔案管理是醫院管理工作中一個重要組成部分。為適應醫療體制的改革與衛生事業的發展，適應醫院檔案管理的規范化、科學化與現代化的時代要求，當前需要提高醫院管理者和職工對檔案管理工作重要性的認識。因此，健全檔案管理制度以及培養檔案管理人才，合理開發利用現代科技技術是加強醫院檔案管理的有效措施。
醫院管理是一個龐大復雜的系統工程，而檔案管理工作是其中的一個重要方面，加強醫院檔案的規范化、科學化，對醫院的建設和發展有著重要意義。本文通過分析當前綜合性醫院檔案管理的現狀，指出檔案管理中存在的諸多問題，并闡述了加強綜合醫院檔案管理的措施。
1 綜合性醫院檔案管理現狀
1.1 綜合性醫院的內部情況
綜合性醫院是集醫療、教學、科研、預防、保健于一體，并且為人民群眾提供醫療服務的機構。綜合性醫院具有專業性、技術性、科室眾多、部門分散等特點，因此，勢必會出現檔案材料分散和其他問題，嚴重影響檔案管理工作以及醫院各項工作的正常運行。
另外，由于醫院管理評審制度不完備，不少綜合性醫院檔案管理資料審查不合格，影響了科技檔案的系統保存和完整性。因此，必須實現醫院管理工作的評審標準化，采取有效手段解決問題。筆者認為，綜合性醫院檔案管理者應著重了解醫院的檔案管理現狀與發展趨勢，針對管理中出現的問題進行合理有效地改革。
1.2 綜合性醫院檔案管理的情況
1.2.1 醫院管理者不夠重視檔案管理
一些醫院管理者只注重醫療技術與醫院的自身經濟利益，往往忽視了醫院的檔案管理?，F今，很多管理者以應付審查的心態對待醫院檔案管理工作，這樣不僅使檔案管理人員對工作缺乏積極性，導致出現檔案內容不完整、整理效率低等問題，而且也使醫院工作效率低下。
1.2.2 醫院檔案管理工作制度尚不完善及管理人員能力不高
我國醫院以國家對其具體要求為根據，詳細制定醫院的管理制度以及各部門工作人員的相關職責。但是其中涉及醫院檔案管理方面的制度標準很少，這就導致少部分醫院在對檔案管理工作人員目標考核中，沒有檔案管理質量這一項考核指標。
另外，由于醫院管理者重視培養醫療技術人才，所以檔案管理工作人員較少獲得繼續教育培養的機會，因此他們在無法獲得學習檔案管理工作的知識和方法的基礎上，漸漸認為檔案管理工作不重要，并出現工作不積極的現象，進而導致醫院檔案管理工作處理效率低下，無法達到檔案管理工作的基本要求，使醫院正常工作無法有效規范地進行。
1.2.3 現代化技術落后，檔案管理工作效率低
信息化是當今社會發展的趨勢，計算機網絡技術普遍存在于人們的日常生活之中。在醫院中應用計算機網絡技術更有利于人們的生活，但有很多醫院還未建立完整的信息化管理系統，仍處于傳統手工檔案階段，由于沒有實現信息的資源共享，通過手工統計和抄寫很有可能出現錯誤，這都會影響檔案內容的完整性。
2 綜合性醫院檔案管理的發展對策
2.1 提高醫院領導對檔案管理的認知
醫院領導作為檔案管理決策與督促者，其的重視與支持是做好檔案工作的關鍵。醫院領導首先要深刻認識到檔案管理的重要程度，根據醫院特色完善檔案管理制度并把其歸入醫院日常管理工作的范疇之內。醫院領導不僅從思想上要認可，也要從行動上付諸行動，與其他醫院交流檔案管理經驗，吸取精華，實現檔案管理工作的規范科學化發展。
2.2 引進現代化的管理技術，提高檔案管理人員的素質
應用現代化管理技術，可以更工作人員便捷地查閱和有效利用整個醫院的檔案，不僅省時省力，而且提高了醫院工作的效率。這也是實現現代化醫院檔案管理的途徑之一。另外，醫院檔案管理者工作的科學規范進行，需要檔案管理人員能力和水平的提高，需要其學習新知識、新技術，掌控檔案管理的綜合技術。
2.3 建立信息一體化管理模式
醫院檔案動態管理的掌控需要信息一體化管理，建立各個醫院獨特的檔案檢索系統，合理制定相關標準，保證檔案結構清晰、內容完整，系統明確地記錄、存檔，使檔案利用率得到提高。
3 結 語
由于醫院檔案管理工作對醫院的發展有著直接的影響。因此，只有加強檔案管理工作，保證信息內容全面、使用方便，才能時刻為醫院管理者提供直接參考資料，幫助醫護人員、各個科室得到有效的信息。
主要參考文獻
[1]張浩，魯先群.淺談醫院檔案管理存在的問題及對策[J].安徽衛生職業技術學院學報，2013（5）.
一、存在的問題
1.缺乏足夠的檔案意識
在高校實驗室建設階段，我們大部分關注的是實驗教學、實驗室規劃以及儀器采購等，對于檔案管理還缺乏足夠的認知。由于疏于對檔案管理工作的重視，造成實驗室檔案配置的人員工作積極性的缺失，也給基礎設施的建設帶來了一定的阻礙，檔案的接收面臨著一定的困難，給具體的歸檔工作帶來了不便。同時高校實驗室未能科學合理地對檔案進行分類，導致檔案的利用率極低，最后導致檔案工作的進度變得十分遲緩。
2.急需提高檔案管理員的業務素質
出于完善高校實驗室檔案管理工作的目的，首先要確定的是工作人員的業務素質要足夠高，具備最基本的從業能力，掌握一定的檔案管理理論知識。同時基本的計算機與外語能力也是必不可少的，部分進口的設施需要借助這些工具才能得到很好的應用，我們對工作人員最基本的要求就是讀懂操作說明書，然后能夠按照要求操作儀器。隨著高校實驗室的信息化建設，實驗室檔案的管理越來越趨向于電子化了，所以檔案管理員們還應該掌握基本的辦公軟件以及互聯網的使用能力，可以獨立自主地分析處理多媒體數據，學會用信息化管理的模式來進行檔案管理工作。
3.過于分散的存儲檔案
從設備的論證、立項以及驗收的各個環節，各部分的負責人也許存在一定的調動情況，這給檔案管理工作的協調組織帶來了一定的困難。有些時候我們也許要花費很長時間才可以完成資料的收集工作，而且這也有可能給實驗教學大綱以及實驗指導書的修訂環節造成不利的影響，最后反而得到不夠完善的檔案資料。
4.檔案信息服務方式過于單一
現在，實驗室檔案通常存在查詢、復印以及借閱三種服務方式，缺乏檔案編研這一關鍵的組成部分，所以不能進行有效的檔案交接工作。盡管實驗室還存儲著很多的電子版資料，然而假如不能進行開發利用，缺乏科學合理的檔案資源系統，那么這種電子存儲方式也就失去了其存在的價值。
二、解決問題的手段
1.增強崗位責任感
實驗室建設、管理以及運行過程中會直接產生實驗室檔案，實驗室檔案可以準確地記錄實驗室發展的各個組成環節，具有毋庸置疑的舉證作用；通過信息載體的方式，結合實驗室建設階段的成果，能夠給未來解決這類問題提供重要的理論依據，方便科學地預測實驗室的整體規劃與發展方向。
2.提高職業素養
檔案管理工作水平，是取決于檔案管理員的工作能力與基本技能的，因此，有針對性地開展職業技能培訓十分關鍵。實驗室檔案管理工作是一項復雜的工作，它涵蓋了學科建設、采購器具、實驗教學以及實驗室發展規劃等多個方面的內容，因此有關的從業人員應該在平時注重學習，讓自己的理論知識和工作能力都得到顯著的提升。與此同時，對于高校實驗室檔案管理人員來說，必要的信息開發以及文字寫作能力也十分關鍵，這是對每個檔案工作者的基本要求。
3.加強現代化建設
通過計算機技術來進行檔案管理工作，確保檔案管理的規范化，這是我們通過計算機開展檔案管理工作最基本的要求，如此一來，高校實驗室檔案管理的基本需求就得到了極大的滿足。隨著電子檔案的趨勢越來越明顯，檔案管理工作更是走向了智能化與科學管理化，這是未來的一個大趨勢。所以，我們不僅要保留過去的存儲方式，還應該將電子檔案與紙質檔案緊密結合起來，改進檔案的管理方式，促進信息采集、傳輸以及服務效率的不斷提升，擴大信息量，擴展服務領域。
4.進行開發利用
?_發利用高校實驗室的檔案，不僅可以顯示檔案的使用價值，而且可以讓檔案管理工作更加規范。在高校教師以及學生的反饋意見的基礎上，結合檔案管理人員的工作經驗，切實完成實驗室檔案的查閱服務、借出服務、復印供應服務、咨詢服務、信息交流以及數字化網絡服務，提升檔案管理水平。
