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第1篇

合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。是與其他法律關(guān)系主體之間設(shè)立、變更、終止、民事權(quán)利關(guān)系的局面文件，包括合同書、信件和數(shù)據(jù)電文（包括電報(bào)、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件）等可以有形的表現(xiàn)所載內(nèi)容形式。合同管理是對(duì)企業(yè)各類草擬、修改、簽訂、履行、變更和解除、合同糾紛解決以及合同歸檔的基礎(chǔ)管理，合同管理也是企業(yè)管理的一個(gè)組成部分。

筆者針對(duì)一些問題，在實(shí)際工作中就如何做好合同檔案的收集、整理、利用談點(diǎn)一些看法。

1.合同檔案的收集

合同的收集質(zhì)量的好壞直接影響到合同檔案工作的質(zhì)量。企業(yè)對(duì)合同的簽訂是統(tǒng)一管理，制訂了《合同管理辦法》。相關(guān)職能部門進(jìn)行了專題討論，并對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目合同承辦部門、貨物驗(yàn)收和票據(jù)結(jié)算、以及部門在合同管理、履行的過程中職責(zé)分工等問題作了進(jìn)一步明確，對(duì)合同簽訂程序進(jìn)行有序的結(jié)合，對(duì)合同立項(xiàng)、談判、起草、簽訂、履行、變更、解除等全過程管理記錄，統(tǒng)一管理。如杭州市錢塘江引水入城、城市地下管道的建設(shè)工程等合同，由于工程規(guī)模大，時(shí)間跨度長，這對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目合同管理中出現(xiàn)的合同簽訂、履行等問題，采取實(shí)時(shí)跟蹤，避免“先改造后補(bǔ)簽”情況，先斬后奏，造成了一系列的合同混亂，對(duì)簽訂的合同，及時(shí)收集，保證了合同管理的安全、完整、齊全。

企業(yè)合同收集的種類有企業(yè)買賣合同；財(cái)務(wù)審計(jì)部借款合同；后勤保障部租賃合同；工程建設(shè)中心的建設(shè)工程合同；科技管理部的技術(shù)合同；企業(yè)法人委托合同；企業(yè)員工的行紀(jì)合同等。到2013年底止，公司共簽訂合同7174份。

2.合同檔案的整理

收集是檔案工作的基礎(chǔ)，整理是檔案工作的升華，檔案科學(xué)的管理基礎(chǔ)在于檔案整理的科學(xué)性，整理的混亂必然導(dǎo)致管理的混亂和利用的困難。而要科學(xué)的整理立卷，科學(xué)的整理，關(guān)鍵要選擇適當(dāng)?shù)恼矸椒ā８鶕?jù)國家檔案局版發(fā)的《電子文件的歸檔辦法》要求。在整理合同的過程中，以方便利用者為最終目的，真正發(fā)揮合同檔案的作用。筆者結(jié)合公司合同檔案實(shí)際情況與特殊性的要求，對(duì)合同檔案采用按件整理的方式，整理遵循保持文件歷史有機(jī)聯(lián)系，更加體現(xiàn)整理的合理性，對(duì)利用者的滿意度起到積極的作用。合同檔案具有較高的潛在經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

2.1合同檔案按照年度分類法

廢棄立卷，以件當(dāng)家。就是以每份合同文件作為一個(gè)獨(dú)立的實(shí)體，進(jìn)行鑒定、歸檔、利用等、一個(gè)年度內(nèi)按月份一個(gè)流水號(hào)。以件的形式來完成合同檔案的分類。保持了每份合同的完整性。合同按件進(jìn)行保角。保角采取環(huán)保材料膠水，在保角的正面，編號(hào)歸檔號(hào)-年度-月份-流水號(hào)，在保管方式上將合同按順序裝入檔案盒，這種歸檔方式不僅減輕了檔案工作的強(qiáng)度，提高了工作效率，有利于保持合同原貌和合同補(bǔ)充歸檔。

2.2編制合同檔案目錄

筆者認(rèn)為編制檔案目錄是檔案管理中的一種檢索工具，在當(dāng)今是電子信息飛速發(fā)展的時(shí)代，同時(shí)為了保持紙質(zhì)檔案的安全完整。

2.3填寫備考表

備考表是對(duì)本盒檔案材料缺損、修改、補(bǔ)充、移出、變更等情況進(jìn)行說明，對(duì)案卷的完整與完善的體現(xiàn)，在備考表中給予注明。

3.合同檔案的利用

第2篇

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；合同檔案管理；責(zé)任成本

中圖分類號(hào)：F206 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1723（2013）02-0089-02

一、引言

合同管理貫穿電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的始終，是一項(xiàng)重要的管理工作。尤其在當(dāng)前的背景下，世界金融危機(jī)的長期影響仍將持續(xù)，國家拉動(dòng)內(nèi)需的方針不會(huì)改變，電力等基建投入加大，使得合同管理問題的重要性凸顯。實(shí)際上，良好的合同管理可以避免、預(yù)防或減少各種糾紛，促進(jìn)工程建設(shè)有序開展，實(shí)現(xiàn)良好的經(jīng)濟(jì)效益。

本文將具體分析合同管理在電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理中的作用，總結(jié)進(jìn)行合同管理的措施和方法重點(diǎn)，并從責(zé)任成本的角度，探討電力企業(yè)合同檔案管理的實(shí)施思路和改進(jìn)策略。具體而言，本文將結(jié)合電力企業(yè)的實(shí)際，分析其合同管理的概念、特點(diǎn)，以及合同管理在責(zé)任成本管理中的地位和作用，結(jié)合責(zé)任成本管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，闡述實(shí)施合同管理的工作要點(diǎn)和應(yīng)用實(shí)施，建立可持續(xù)的創(chuàng)利和創(chuàng)譽(yù)運(yùn)行機(jī)制。

二、合同管理在電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理中的作用分析

一般而言，合同是指平等主體之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。對(duì)于電力企業(yè)來說，總合同是主合同，是一切經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的根本大法。為履行主合同，在實(shí)施過程中，“合同”不僅指合同文本，也包括工程履行過程中的各種簽證和書面確認(rèn)單據(jù)。因此，電力企業(yè)合同管理除了對(duì)合同文本進(jìn)行管理，還要對(duì)書面原始證據(jù)進(jìn)行保存和管理。項(xiàng)目目標(biāo)分解過程中，派生出的各種經(jīng)濟(jì)合同包括勞務(wù)、購銷、租賃等合同，以及分包合同等都需要進(jìn)行積極的管理。總體來看，合同管理對(duì)于電力企業(yè)而言具有以下特點(diǎn)：一是合同標(biāo)的以獨(dú)立工程項(xiàng)目為中心，多結(jié)構(gòu)、多層次的特點(diǎn)明顯。二是項(xiàng)目的邀約條件存在差異，地域性和行業(yè)性特征明顯。三是合同標(biāo)的內(nèi)容復(fù)雜、金額較大，合同具有長期性和復(fù)雜性特點(diǎn)。四是合同簽訂后，各種要素必須按計(jì)劃到位，計(jì)劃性嚴(yán)格。

合同管理在電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理中的作用表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）合同管理是進(jìn)行成本管理的核心

電力企業(yè)的項(xiàng)目實(shí)施全都是通過一系列承發(fā)包合同來實(shí)現(xiàn)。通過對(duì)承包的內(nèi)容、范圍、工期和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、索賠條款等條款的制定和履行和對(duì)管理目標(biāo)責(zé)任的分解，各部門緊密圍繞合同條款履行職能范圍，責(zé)任成本管理工作需要建立有效的合同管理機(jī)制。

（二）合同管理在具備紐帶作用

責(zé)任成本管理實(shí)際上貫穿了項(xiàng)目的全過程，責(zé)任單元的責(zé)任預(yù)算以合同文本形式實(shí)現(xiàn)，是合同管理的基礎(chǔ)，也是制約合同雙方行為的準(zhǔn)則，是聯(lián)系的紐帶。

（三）合同管理能夠保障企業(yè)的合法權(quán)益

合同文件中具有明示或暗示的合同條款或，以及環(huán)境關(guān)系，與承包人的切實(shí)利益相關(guān)，電力企業(yè)可以結(jié)合工程特點(diǎn)利用合同權(quán)利組織施工，提供符合約定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品，對(duì)其違約行為進(jìn)行索賠等。有效的合同管理在這一過程中能夠有效避免潛在虧損，促進(jìn)責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)的分?jǐn)偂?/p>

三、從責(zé)任成本的角度談合同管理的工作和要點(diǎn)

責(zé)任成本，即按照責(zé)任者的可控程度歸集責(zé)任者所應(yīng)負(fù)擔(dān)的成本。責(zé)任成本管理指的是將直接發(fā)生成本和費(fèi)用歸結(jié)到各生產(chǎn)單位和業(yè)務(wù)部門，將其作為責(zé)任單元，并采取合同形式逐級(jí)進(jìn)行承包的方法。責(zé)任成本管理包括設(shè)計(jì)和施工方案優(yōu)化、變更索賠管理、管理費(fèi)用控制等關(guān)鍵環(huán)節(jié)。當(dāng)前，電力企業(yè)競爭日益激烈，大量的糾紛案件是由于合同意識(shí)淡薄、經(jīng)營運(yùn)作不規(guī)范、履約不力等管理責(zé)任缺陷造成。因此，企業(yè)在實(shí)施責(zé)任成本管理過程中，要能夠以企業(yè)合同檔案管理部門為中心，以項(xiàng)目合同管理為重點(diǎn)，建立完善的合同檔案管理和保證體系，使所有的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)處于可控狀態(tài)，提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平。從責(zé)任成本的角度看，合同管理的工作和要點(diǎn)如下：

（一）加強(qiáng)對(duì)合同檔案管理部門和工作人員的培訓(xùn)，建立專門的合同管理機(jī)構(gòu)

要加強(qiáng)電力企業(yè)對(duì)合同檔案管理部門和工作人員的培訓(xùn)，使其掌握合同管理知識(shí)，并在此基礎(chǔ)上建立專門的合同管理機(jī)構(gòu)。實(shí)際上，合同管理涉及工程招投標(biāo)、談判簽約、履行變更及索賠等諸多方面。企業(yè)內(nèi)部核算單位、各職能部門都不可避免地涉及各類經(jīng)濟(jì)合同。因此，要針對(duì)項(xiàng)目特點(diǎn)，采取外培內(nèi)訓(xùn)相結(jié)合的方式，加強(qiáng)施工技術(shù)、工程造價(jià)等相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，培養(yǎng)一批業(yè)務(wù)過硬的檔案合同管理人員，在實(shí)踐中提高綜合素質(zhì)，將企業(yè)合同管理工作有效地組織起來，形成管理網(wǎng)絡(luò)，覆蓋施工企業(yè)各個(gè)層次。同時(shí)，要重視合同締約簽訂前的分析工作。電力企業(yè)應(yīng)該確保簽訂嚴(yán)密的施工承包合同，為履行合同奠定基礎(chǔ)。在施工項(xiàng)目投標(biāo)階段，合同管理部門要會(huì)同有關(guān)部門對(duì)招標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，分析合同難點(diǎn)、風(fēng)險(xiǎn)，形成書面報(bào)告，有效指導(dǎo)投標(biāo)報(bào)價(jià)。在合同簽訂階段，要再次對(duì)合同文本進(jìn)行研究，對(duì)發(fā)現(xiàn)業(yè)主開脫責(zé)任的條款等問題反復(fù)論證，降低合同風(fēng)險(xiǎn)。

（二）對(duì)合同履行情況要進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤

在履行階段，合同檔案管理部門要嚴(yán)格按照合同要求，明確各方的責(zé)任義務(wù)，由各責(zé)任人具體控制，對(duì)費(fèi)用與控制指標(biāo)經(jīng)常進(jìn)行對(duì)比，對(duì)超標(biāo)情況及時(shí)反饋并查找原因。企業(yè)檔案合同管理部門要從宏觀角度對(duì)管理過程中的各種問題及時(shí)予以指導(dǎo)。

（三）加強(qiáng)索賠管理

項(xiàng)目履約中，要認(rèn)真分析研究合同，把準(zhǔn)變更索賠方向，要重視合同履約過程中的索賠管理。要加強(qiáng)分包、分供合同的管理。同時(shí)，要及時(shí)組織項(xiàng)目竣工清算與結(jié)算，集中管理資金和財(cái)務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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第3篇

論文關(guān)鍵詞：合同檔案,歸類,管理,措施

1 企業(yè)合同檔案的特征

要想分析企業(yè)合同檔案的分類管理，就必須掌握企業(yè)合同檔案的特征，具體包括以下幾點(diǎn)。

1.1 法律性

人類社會(huì)中，合同制度是一種最為古老的法律制度。對(duì)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)而言，合同以法律形式存在，其目的是為了保障市場交易。合同在合同法的背景下，又賦予了法律效力。合同檔案是一種原始記錄，其記錄內(nèi)容包括合同變更、簽訂和終止整個(gè)過程，因此，合同檔案具有法律特征。

1.2 憑證性

在市場競爭日益激烈的背景下，會(huì)引發(fā)較多的經(jīng)濟(jì)糾紛。合同既是當(dāng)事人履行合同義務(wù)和權(quán)利的憑證，又是法院及仲裁機(jī)構(gòu)處理和解決糾紛的一種法律依據(jù)。因此，合同檔案具有一定的憑證特征。

1.3 規(guī)范特征

合同的簽訂、變更和終止等環(huán)節(jié)，必須要在合同法允許的范圍內(nèi)執(zhí)行，也因此，賦予了合同檔案規(guī)范的特征。就合同的內(nèi)容和形式等方面而言，合同法均有明確規(guī)定。例如，訂立合同的形式有3種，包括口頭、書面及其他形式；內(nèi)容方面，對(duì)合同的當(dāng)事人姓名、數(shù)量、價(jià)款和住所等一般條款做了明確規(guī)定；還特別規(guī)定了合同的格式條款。只有賦予合同法律形式，才具備相應(yīng)的法律效益。將合同作為檔案保存時(shí)，一旦丟失某一部分，就失去了合同部分及全部法律效力，難以維護(hù)當(dāng)事人的合法權(quán)益。

1.4 相關(guān)文件多

企業(yè)合同檔案既包括簽訂的合同文本，又包括簽訂前和簽訂后的任何一個(gè)有關(guān)材料，例如，簽訂前的洽談、招投標(biāo)，簽訂后的變更、解除和簽訂等。邀請(qǐng)函、招標(biāo)書、投標(biāo)書、評(píng)標(biāo)報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、議價(jià)單、會(huì)簽審批表及解除協(xié)議等，組成了合同檔案，要想確保合同檔案的完整性，就必須做好合同檔案的歸檔工作。

1.5 合同檔案數(shù)量多

與行政機(jī)關(guān)相比，一個(gè)完備的企業(yè)，每年內(nèi)制定的合同檔案相對(duì)較多，少則幾百件，多則幾千件。在這種情況下，要區(qū)分兩種合同檔案的分類方法，從而更有效地做好企業(yè)合同檔案的管理。

2 合同檔案集分式歸類方法分析

2.1 以集分式歸類原則為中心

從舊版及新版電力企業(yè)檔案分類表來看，主要是依據(jù)科技檔案和文書檔案進(jìn)行歸類，科技檔案包括電力生產(chǎn)、科研項(xiàng)目和建設(shè)項(xiàng)目準(zhǔn)備。而文書檔案包括行政管理和經(jīng)營管理兩大方面。在這種歸類措施下，既給合同檔案的分類整理增加了難度，又不利于合同檔案的查找及統(tǒng)計(jì)管理。對(duì)合同檔案進(jìn)行歸類時(shí)，要以集分式分類原則為中心，依據(jù)《合同法》中無名合同及有名合同的種類，重新制定。

2.2 集分式分類表

根據(jù)我國合同法有關(guān)規(guī)定，適用于企業(yè)的有名合同包括：買賣合同，借款合同，運(yùn)輸合同，委托合同，技術(shù)合同，承攬合同，供用熱力、水、電、氣合同，技術(shù)合同及建設(shè)工程合同9種。依據(jù)有名合同和無名合同，制定集分式分類表，并在分類表中，將合同檔案分類歸檔，依次為60～69號(hào)。

有名合同，又叫作典型合同，是指在法律規(guī)定中，確定其規(guī)則及名稱的合同。無名合同，又叫作非典型合同，是指在法律規(guī)定中，未確定其規(guī)則及名稱的合同。本科會(huì)計(jì)畢業(yè)論文

2.3 分類表的使用法方法

將合同檔案分類歸檔過程中，年度、分類號(hào)以及件號(hào)共同組成檔號(hào)，年度為簽訂合同的年份，與合同相對(duì)應(yīng)的具體分類號(hào)碼為分類號(hào)，件號(hào)是在相同年度、相同分類號(hào)中，按照合同簽訂時(shí)間順序制定的流水號(hào)。“—”作為代碼間裂解符號(hào)，代碼用阿拉伯?dāng)?shù)值0～9標(biāo)注。例如：2014—62—002，該檔號(hào)表示2014年度，借款合同中的第二件合同檔案。

3 合同檔案歸類管理的注意事項(xiàng)

在把合同方案轉(zhuǎn)交至檔案室前，企業(yè)要安排一個(gè)部門，做好辦理合同的相關(guān)工作，防止出現(xiàn)辦理人員和部門相對(duì)分散，無法做好合同材料收集工作。

對(duì)合同編號(hào)實(shí)行統(tǒng)一編制，并由合同主辦部門負(fù)責(zé)，從而有助于合同材料的統(tǒng)計(jì)、保管和利用。要按照相關(guān)原則編制合同編號(hào)。諸如，將合同分為幾大類，同時(shí)采用特定符號(hào)標(biāo)記，例如物資類可以采用WJ表示。隨后依據(jù)時(shí)間順序，在類別號(hào)里編制流水號(hào)。獨(dú)立性是各個(gè)合同編號(hào)的特性，一旦制定，無特殊情況，不允許私自更改。采用合同編號(hào)排列法，對(duì)未移交的合同材料進(jìn)行保管，從而實(shí)現(xiàn)簡便、快捷地查找相關(guān)合同材料。

移交前，由合同主辦部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)收集合同材料，并保管好。相關(guān)文件多和合同檔案數(shù)量多是合同檔案的兩大特征，因此，合同主辦部門在收集合同材料時(shí)，要將與合同有關(guān)的一切文件資料進(jìn)行收集。檔案室要監(jiān)督和檢查合同主辦部門合同材料的收集和保管工作，各部門相互配合、協(xié)調(diào)，確保合同檔案的完整性。

合同主辦部門在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將年度全部合同材料上交至檔案室。有些合同在簽訂結(jié)束后，存在變更、作廢和解除等問題，難以確定合同最終辦理時(shí)間。所以，盡量不要將剛簽訂的合同轉(zhuǎn)移至檔案室。對(duì)于此類檔案，先由合同主辦部門進(jìn)行收集和保管，待合同辦理時(shí)間確定后，轉(zhuǎn)交至檔案室。

4 結(jié)語

企業(yè)合同檔案管理，對(duì)企業(yè)的發(fā)展起到極其重要的作用。傳統(tǒng)合同方案的歸類管理，大多采用分散式歸類管理，給合同檔案管理帶來一定難度，不利于合同檔案的查找和利用及統(tǒng)計(jì)管理。對(duì)于企業(yè)合同檔案管理來講，充分利用其管理特性，采用集分式管理能夠更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)于企業(yè)合同檔案的有效管理。由此得出結(jié)論，在企業(yè)合同檔案管理工作中，集分式管理效果更好，更加實(shí)用，更符合企業(yè)合同管理的需求，能夠在企業(yè)合同檔案的查找、使用及統(tǒng)計(jì)中達(dá)到顯著效果。

參考文獻(xiàn)

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第4篇

關(guān)鍵詞：交通企業(yè) ；檔案管理； 創(chuàng)新

規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理，是企業(yè)必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，企業(yè)檔案管理只有不斷創(chuàng)新，才能使得檔案工作的開展與企業(yè)發(fā)展同步，并為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理等各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，發(fā)揮它的重要作用，實(shí)現(xiàn)它的價(jià)值。

一、交通企業(yè)檔案管理概況

交通企業(yè)特點(diǎn)。交通行業(yè)是一個(gè)特殊的行業(yè)，交通作為國民經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)設(shè)施行業(yè)，屬于資產(chǎn)密集型、技術(shù)密集型和管理復(fù)雜型的企業(yè)。集團(tuán)型企業(yè)由于其資產(chǎn)龐大、技術(shù)先進(jìn)、管理復(fù)雜。在交通企業(yè)走向市場的大背景下，采用先進(jìn)的管理思想和現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)手段，降低生產(chǎn)成本、提高企業(yè)競爭力，是必然的選擇

二、企業(yè)檔案工作基本原則

1.基本概念。企業(yè)檔案工作是將企業(yè)自籌建以來各種活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的記錄，即應(yīng)歸檔的企業(yè)文件材料收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。

2.交通企業(yè)檔案的歸檔原則。（1）本企業(yè)在基本建設(shè)、改建、擴(kuò)建、生活后勤等各項(xiàng)活動(dòng)中所形成的具有查考、保存、利用價(jià)值的文件材料，記錄和反映本單位生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的重要史料和證據(jù)，由各部門負(fù)責(zé)人指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)積累、整理后立卷歸檔。（2）凡涉及生產(chǎn)技術(shù)工作的科研成果鑒定、技改及合理化建議項(xiàng)目評(píng)獎(jiǎng)、基建工程竣工驗(yàn)收等必須由檔案人員參加，并根據(jù)科技檔案管理要求審核檔案材料是否齊全完整。（3）文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作應(yīng)列入生產(chǎn)、管理、經(jīng)營、科研、基建等項(xiàng)活動(dòng)的工作計(jì)劃，列入有關(guān)部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制。（4）職工因公外出（包括出境）學(xué)習(xí)、參觀、考察和參加各種專業(yè)會(huì)議，收集獲得的各種文件材料應(yīng)及時(shí)向綜合檔案管理部門歸檔；否則資料費(fèi)不予報(bào)銷。（5）各部門向外單位購買圖紙及技術(shù)資料時(shí)，必須經(jīng)綜合檔案管理部門審核后，由綜合檔案管理部門統(tǒng)一辦理，歸檔后提供部門使用。

三、檔案管理的重要性

1.現(xiàn)時(shí)利用檔案效益——信息資源、無形資產(chǎn)。從檔案的作用的雙重性和擴(kuò)展律來說，它首先是對(duì)檔案的形成者有用，對(duì)檔案的形成單位及相關(guān)人員有用，是現(xiàn)實(shí)作用，它體現(xiàn)的是檔案的第一價(jià)值。2.社會(huì)效益——社會(huì)文化資產(chǎn)。從檔案作用的雙重性和擴(kuò)展律的另一方面來說，它對(duì)全社會(huì)有用，是長遠(yuǎn)作用，它體現(xiàn)的是檔案的第二價(jià)值。例如，某廠作為國家重點(diǎn)建設(shè)工程，它的設(shè)計(jì)、基建、安裝、調(diào)試、生產(chǎn)運(yùn)行及其經(jīng)營管理過程和經(jīng)驗(yàn)，都是極其寶貴的財(cái)富，它對(duì)真實(shí)反映我國的社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)有著重要的作用，而這些作用是呈現(xiàn)擴(kuò)大和發(fā)展趨勢(shì)，這時(shí)檔案的價(jià)值就在檔案不斷被社會(huì)各階層利用、參考時(shí)體現(xiàn)出來，其價(jià)值是不可估量的。3.歷史效益——工作借鑒和鞭策、產(chǎn)生并提高效益的有效依據(jù)。它體現(xiàn)在利用檔案后，對(duì)促進(jìn)歷史研究及維護(hù)歷史真實(shí)面貌、借鑒和鞭策工作、汲取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、取長補(bǔ)短、產(chǎn)生并提高效益發(fā)揮重大作用。通過對(duì)檔案的利用、研究，找出交通生產(chǎn)建設(shè)的成功經(jīng)驗(yàn)，找出交通企業(yè)經(jīng)營管理的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，找出交通生產(chǎn)企業(yè)機(jī)制改革的思路和模式，這將對(duì)我國的交通事業(yè)發(fā)展起著不可估量的作用。

四、做好交通企業(yè)檔案管理工作的措施

1.創(chuàng)新管理模式。（1）集中統(tǒng)一管理。實(shí)體集中管理模式的主要優(yōu)點(diǎn)是檔案機(jī)構(gòu)精干，檔案工作程序單循環(huán)，檔案管理專業(yè)化；檔案收集齊全、信息完整，檔案實(shí)體得到妥善保管，充分發(fā)揮檔案信息的規(guī)模效應(yīng)：在一定規(guī)模內(nèi)檔案管理成本低。（2）分級(jí)管理模式。分級(jí)保管的模式適用于集團(tuán)化企業(yè)，如交通企業(yè)，目前分五大集團(tuán)，企業(yè)集團(tuán)下屬各單位之間主要是橫向聯(lián)系。這些企業(yè)信息流量大，對(duì)信息的完整性和時(shí)效性要求高，與此同時(shí)，各單位內(nèi)部在實(shí)際工作中對(duì)技術(shù)資料或單據(jù)憑證等檔案原件的利用率也高，這就要求檔案分級(jí)管理。（3）職能管理模式。職能管理模式就是企業(yè)內(nèi)部檔案管理職能是集中的，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，而檔案實(shí)體及其信息都由各業(yè)務(wù)部門自行管理，各部門遵循本企業(yè)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、制度，收集保管本部門生產(chǎn)活動(dòng)中形成的檔案，定期移交到本單位檔案庫。由于企業(yè)規(guī)模較小，人員少，檔案信息量少，往往不設(shè)獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)，而是只配置行使檔案管理職能人員，按照國家檔案管理的法規(guī)、方針、政策實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一制度，對(duì)各部門的檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行指導(dǎo)、協(xié)調(diào)和服務(wù)。

2.創(chuàng)新管理機(jī)構(gòu)。（1）選好企業(yè)檔案管理部門負(fù)責(zé)人。企業(yè)檔案部門在企業(yè)是作為輔助崗位，不像主要業(yè)務(wù)部門那樣引人注目，會(huì)直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，這是檔案的工作性質(zhì)所決定的。在大多數(shù)企業(yè)中，檔案管理往往是被忽視的，檔案人員的配置往往不盡如人意，毋庸置疑，這是普遍現(xiàn)象，這也是企業(yè)檔案發(fā)展與企業(yè)其他工作發(fā)展不均衡的原因之一。（2）合理配置企業(yè)檔案管理人員。其實(shí)檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，人員要求也應(yīng)該與之相適應(yīng)，才能將工作做好。如：梯形的年齡結(jié)構(gòu)，保持老、中、青的合理比例關(guān)系；合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)，一方面整體的檔案管理知識(shí)水平要盡可能高，另一方面?zhèn)€體的知識(shí)在熟悉本單位所從事的業(yè)務(wù)專業(yè)上要有區(qū)別，能相互借鑒、吸收、補(bǔ)充，提高整體水平。（3）精心組織企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)人員。檔案管理網(wǎng)絡(luò)人員相當(dāng)于是檔案部門與各業(yè)務(wù)部門的橋梁和紐帶，是一支強(qiáng)大的檔案人員隊(duì)伍。精心組織企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)人員對(duì)檔案工作的開展至關(guān)重要。

3.創(chuàng)新管理機(jī)制。（1）建立激勵(lì)機(jī)制。第一，確立企業(yè)檔案管理目標(biāo)，使檔案人員有奮斗的方向；第二，尊重每一個(gè)人的權(quán)利；第三，使每人對(duì)將來永遠(yuǎn)充滿希望，使他們永遠(yuǎn)保持希望并用自己的努力工作去實(shí)現(xiàn)；第四，建立人才競爭機(jī)制，激勵(lì)優(yōu)勝劣汰，選拔出懂專業(yè)、有能力、有責(zé)任心的人委以重任。（2）以人才培養(yǎng)制度化來保證長效激勵(lì)的思想。通過人才培養(yǎng)制度的建立，給檔案人員創(chuàng)造學(xué)習(xí)和受教育的機(jī)會(huì)，增加個(gè)體競爭力，為企業(yè)創(chuàng)造財(cái)富。以人才培養(yǎng)制度化作為長效的激勵(lì)手段。如將檔案管理員列入企業(yè)的人才培養(yǎng)計(jì)劃，有機(jī)會(huì)被發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)。（3）增加檔案工作者提升的機(jī)會(huì)。檔案人員往往在一個(gè)崗位上干了十多年都沒有變，從而導(dǎo)致管理績效得不到提高。增加提升的機(jī)會(huì)，哪怕在同一崗位，但也有工資薪酬的提升機(jī)會(huì)，可以激勵(lì)職工對(duì)前途充滿希望，激發(fā)自身渴望提升而努力工作的動(dòng)力。

五、結(jié)語

企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新是一個(gè)永恒的主題，我們要通過管理創(chuàng)新研究做好檔案管理。交通企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新工作的研究和實(shí)踐表明，通過企業(yè)檔案管理創(chuàng)新工作，不斷提高檔案工作者的綜合素質(zhì)，提高檔案工作的管理水平和服務(wù)質(zhì)量，能為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展提供檔案信息資源利用保障，為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益、增強(qiáng)企業(yè)的競爭力，為建設(shè)和諧企業(yè)、和諧社會(huì)作貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]成永付.新時(shí)期企業(yè)檔案管理體制、模式的建構(gòu)[D].安徽大學(xué)2007.

[2]張寧.基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案信息服務(wù)研究[D].河北大學(xué)2011.

第5篇

關(guān)鍵詞：科研項(xiàng)目檔案；管理；競爭；環(huán)境；制度

科研項(xiàng)目檔案使企業(yè)在進(jìn)行項(xiàng)目的實(shí)施中對(duì)初期申請(qǐng)、研發(fā)、實(shí)踐等過程的信息保存，是企業(yè)檔案的核心組成部分之一。鑒于科研項(xiàng)目檔案管理與企業(yè)競爭能力日趨密切的現(xiàn)狀，有必要通過對(duì)檔案深化管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)綜合競爭及可持續(xù)發(fā)展能力的提升。

1 建立牢固的企業(yè)檔案工作基礎(chǔ)，打造一流的項(xiàng)目檔案工作可持續(xù)發(fā)展環(huán)境

1、完善領(lǐng)導(dǎo)與規(guī)劃，優(yōu)化宏觀檔案工作環(huán)境及土壤

企業(yè)在進(jìn)行項(xiàng)目檔案的管理中，不僅應(yīng)完善業(yè)務(wù)與技術(shù)水平，還應(yīng)該做好企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃的政策調(diào)整。在進(jìn)行檔案的管理中要進(jìn)行檔案的分管，設(shè)立專門的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行管理；然后積極制定企業(yè)檔案總體發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，確保資金、人才、資金能夠滿足相關(guān)工作的開展，從而為企業(yè)科研項(xiàng)目檔案管理工作的開展優(yōu)化環(huán)境及土壤。

2、完善企業(yè)軟硬件建設(shè)，優(yōu)化項(xiàng)目檔案圍觀發(fā)展環(huán)境

企業(yè)在進(jìn)行科研項(xiàng)目檔案的管理中應(yīng)該完善庫房、辦公室場所等硬件設(shè)施的建設(shè)工作，并對(duì)各個(gè)工作場所進(jìn)行合理的物理隔離，保證檔案庫房等場地能夠適應(yīng)企業(yè)科研生產(chǎn)的發(fā)展要求。另一方面，要積極的在企業(yè)科研項(xiàng)目檔案管理工作中開展信息化建設(shè)，提高企業(yè)檔案管理的信息化水平。通過將檔案信息化與企業(yè)整體信息化進(jìn)行整合、優(yōu)化的方式，打造科研檔案信息文件交流樞紐，從而滿足企業(yè)對(duì)答案信息內(nèi)部交流、使用、管理、控制的目的。

3、加大人才引進(jìn)及培訓(xùn)力度，改善企業(yè)檔案工作人文環(huán)境

第一，企業(yè)檔案管理工作者要熱衷于這份工作，樹立科研項(xiàng)目檔案管理為科研人員服務(wù)的工作理念，本著“用戶第一，服務(wù)至上”的工作態(tài)度，改進(jìn)服務(wù)方式，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，優(yōu)化服務(wù)流程。針對(duì)科研項(xiàng)目檔案專業(yè)性強(qiáng)、內(nèi)容復(fù)雜、載體類型多樣等特點(diǎn)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，了解多學(xué)科的知識(shí)，全面掌握并學(xué)會(huì)運(yùn)用檔案的現(xiàn)代業(yè)務(wù)操作技能與管理方式，確保科研項(xiàng)目檔案管理工作負(fù)荷企業(yè)與社會(huì)發(fā)展的需求，在進(jìn)行檔案工作的開展中要經(jīng)常的思考、分析、總結(jié)、歸納，通過分析企業(yè)及項(xiàng)目的特點(diǎn)發(fā)掘規(guī)律與心得管理方式，正確的理解檔案使用者的使用意圖，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理能力、效果等的提升，提高企業(yè)的綜合競爭實(shí)力。第二，企業(yè)要改善當(dāng)前的檔案工作人文環(huán)境，并積極的向其中注入文化與感情要素，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要充分理解、尊重檔案員工，堅(jiān)持以人為本。在日常工作中還要為員工提供進(jìn)修、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，從而優(yōu)化檔案管理工作者的綜合能力，提高其綜合素質(zhì)，從而完成改善企業(yè)檔案工作人文環(huán)境的目的，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的科研項(xiàng)目檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

4、通過科學(xué)的管控實(shí)現(xiàn)檔案工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)

企業(yè)在進(jìn)行科研項(xiàng)目檔案的管理中，要完善運(yùn)轉(zhuǎn)系統(tǒng)的優(yōu)化工作，堅(jiān)持推進(jìn)“職業(yè)化、專業(yè)化”的發(fā)展方針，強(qiáng)化對(duì)文件資料與信息傳遞過程的管理控制，并積極的優(yōu)化自身的管理運(yùn)轉(zhuǎn)系統(tǒng)及結(jié)構(gòu)，從而讓檔案信息資源滿足企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需求。

2 通過對(duì)企業(yè)檔案工作流程的規(guī)范，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案管理水平的提升

1、建立健全現(xiàn)有管理制度

建立健全管理制度，有助于管理工作的順利開展。因此企業(yè)檔案部門要基于企業(yè)實(shí)際發(fā)展情況及檔案管理狀況有針對(duì)性的建立健全科研項(xiàng)目檔案管理制度體系。在進(jìn)行制度建設(shè)中要將管理辦法、賞罰制度、操作流程等詳細(xì)的進(jìn)行設(shè)計(jì)，確保其符合檔案工作的所有步驟。另外，要提高各項(xiàng)制度要求之間的關(guān)聯(lián)性與互補(bǔ)性，從而保證他們能夠有效的解決在科研項(xiàng)目檔案管理中發(fā)生的問題。

2、做好流程規(guī)范

首先要建立歸檔范圍表與簽署規(guī)定。企業(yè)項(xiàng)目在立項(xiàng)前期，主管部門及負(fù)責(zé)人應(yīng)基于項(xiàng)目研發(fā)領(lǐng)域及要求制定項(xiàng)目歸檔范圍與簽署規(guī)定，并對(duì)其中設(shè)計(jì)的研制形式、過程、要求進(jìn)行詳細(xì)闡述。簽署規(guī)定一般由擬制、校對(duì)、審核等步驟組成，該項(xiàng)目的主要負(fù)責(zé)人要基于程序要求確定簽署角色與職責(zé)范圍。確保簽署流程符合簽署規(guī)定，保證簽署文件的法律效力。其次要先做好檔案歸檔后在進(jìn)行使用。企業(yè)科研項(xiàng)目檔案歸檔的第一種形式是由科研部門組建專門機(jī)構(gòu)，進(jìn)行項(xiàng)目檔案的采集、歸納、整理、制作，帶項(xiàng)目完工后，整卷交付檔案管理部門歸檔處理。第二種形式就是聘請(qǐng)專業(yè)檔案員，由他們進(jìn)行項(xiàng)目檔案的收集、歸檔等工作，科研部門則負(fù)責(zé)實(shí)時(shí)跟蹤、歸檔。若相關(guān)檔案沒有在檔案部門歸檔、備案，則沒有任何效力。通常第二中方法存在三項(xiàng)優(yōu)點(diǎn)：①有效地維護(hù)了企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，避免科研成果被私自存留；②有效地確保該項(xiàng)目檔案歸檔的及時(shí)性、完整性，從資料審查的角度，為項(xiàng)目順利通過驗(yàn)收和結(jié)題打下了良好的基礎(chǔ)；③檔案員通過全程實(shí)時(shí)跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度的方式，更加了解研究的效果，有助于為項(xiàng)目部提供有價(jià)值、實(shí)效性高的信息。

3、提高監(jiān)督效果

受到先進(jìn)管理理念的影響，企業(yè)檔案管理工作已經(jīng)由被動(dòng)服務(wù)方式轉(zhuǎn)向主動(dòng)服務(wù)方式、由后端保管方式轉(zhuǎn)向全程管控。因此，檔案工作應(yīng)與企業(yè)運(yùn)營的各個(gè)環(huán)節(jié)相融合，要積極的主動(dòng)的介入到文件生產(chǎn)源頭、流轉(zhuǎn)過程、歸檔管理的工作中，通過全程實(shí)時(shí)跟蹤監(jiān)控的方式，在源頭上對(duì)檔案質(zhì)量進(jìn)行管控，從而保證歸檔信息的真實(shí)性、有效性與可靠性。

3 通過對(duì)企業(yè)科研項(xiàng)目檔案潛在價(jià)值的發(fā)掘，幫助企業(yè)提高綜合競爭能力

1、基于信息化手段，使檔案工作科研保障職能得以發(fā)揮

通過完善檔案信息化建設(shè)工作，提高企業(yè)科研項(xiàng)目檔案的管理能力。企業(yè)要根據(jù)“檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)”、“檔案信息資源開發(fā)”等政府提出的檔案信息化要求進(jìn)行建設(shè)。要基于企業(yè)宏觀發(fā)展?fàn)顩r，切實(shí)的結(jié)合科研生產(chǎn)工作情況，制定有助于企業(yè)檔案工作可持續(xù)開展的政策，在保證信息安全的前提下，為科研項(xiàng)目檔案管理工作提供科學(xué)、可靠、實(shí)效性高的信息服務(wù)，從而使檔案工作的科研保障職能得以發(fā)揮。

2、建設(shè)知識(shí)資源，提高企業(yè)競爭實(shí)力

知識(shí)資源是企業(yè)之間競爭的核心元素之一。檔案信息資源是企業(yè)知識(shí)資源的重要組成部分。特別是以科研為主的企業(yè)，科研項(xiàng)目檔案更是企業(yè)的智力資本。這些智力資本，作為信息流的主體，同企業(yè)的資金流、物流一起，構(gòu)成企業(yè)競爭和發(fā)展的三大推動(dòng)力。企業(yè)檔案信息資源是企業(yè)資產(chǎn)的組成部門，對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有積極的影響作用。因此企業(yè)要深度發(fā)掘檔案信息資源，做好資源的管理、利用，實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目投入的節(jié)約、加快研發(fā)速度、強(qiáng)化企業(yè)競爭實(shí)力。

3、通過完善企業(yè)文化建設(shè)為企業(yè)發(fā)展引擎提供動(dòng)力

企業(yè)文化是企業(yè)發(fā)展的核心，而檔案管理與檔案信息化建設(shè)則是企業(yè)文化不可分割的以部門，它屬于管理和服務(wù)并重，歷史和科技共同存在的多元企業(yè)文化。而企業(yè)科研項(xiàng)目檔案恰巧反應(yīng)了企業(yè)科技。文化、管理思路的發(fā)展、變革的歷史。通過對(duì)科研項(xiàng)目檔案的深化管理，將正確的對(duì)歷史經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，從而增加企業(yè)文化資源儲(chǔ)量，提高企業(yè)的科技研發(fā)能力與員工對(duì)企業(yè)發(fā)展的認(rèn)同感、文化的歸屬感、責(zé)任的使命感。因此，企業(yè)要基于歷史、技術(shù)、管理層面出發(fā)，完善企業(yè)科研項(xiàng)目檔案的深化管理工作，積極推進(jìn)企業(yè)文化改革發(fā)展，增強(qiáng)企業(yè)的向心力與凝聚力，從而為企業(yè)發(fā)展的引擎提供強(qiáng)勁動(dòng)力。

4 結(jié)束語

綜上所述，基于企業(yè)自身現(xiàn)狀及項(xiàng)目要求完善科研項(xiàng)目檔案管理工作，將有助于企業(yè)綜合競爭能力的提升。因此，在未來發(fā)展中要積極的完善檔案管理制度、流程規(guī)范等，從而完善科研項(xiàng)目檔案的深化管理工作，促M(fèi)企業(yè)健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]蘇娟.面向科研項(xiàng)目生命周期的檔案管理服務(wù)創(chuàng)新[J].教育教學(xué)論壇.2016（23）

第6篇

【Abstract】In the modern economic activities that takes the enterprise as the main body， the role played by the contract file management becomes more and more important. Therefore， the importance of the contract file management in the daily business activities of enterprises is also increasingly prominent.

【關(guān)鍵詞】合同檔案管理；風(fēng)險(xiǎn)；措施

【Keywords】contract file management； risk ；measures

【中圖分類號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2017）05-0106-02

1 引言

我國市場經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，讓以企業(yè)為主體的市場化經(jīng)營成為了中國經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的新常態(tài)。而在市場化經(jīng)營過程中產(chǎn)生的各類合同和檔案，是保護(hù)和證明這些經(jīng)營活動(dòng)合法性的依據(jù)，因此顯得更加重要。然而，由于長期的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制和經(jīng)營習(xí)慣的影響，使許多企業(yè)經(jīng)營者對(duì)于合同檔案管理工作采取了漠視的態(tài)度，由此也提高了合同檔案在管理和使用上的風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。越來越多的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)表明：只有研究和制定出切實(shí)有效的檔案管理辦法，才能從根本上規(guī)避這些風(fēng)險(xiǎn)，保證企業(yè)的健康發(fā)展和有序經(jīng)營。

2 合同檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的主要類型

根據(jù)對(duì)多個(gè)企業(yè)合同檔案管理工作進(jìn)行的綜合研究可以看出，目前合同檔案管理方面的風(fēng)險(xiǎn)已經(jīng)越來越多，這些風(fēng)險(xiǎn)基本上可歸為以下幾類。

2.1 管理不善導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)

上文講過，長期計(jì)劃經(jīng)濟(jì)思維和傳統(tǒng)經(jīng)I理念的桎梏造成了合同檔案管理工作的嚴(yán)重漏洞和缺位，這一類的風(fēng)險(xiǎn)是目前為止最多的。具體而言，一般表現(xiàn)為以下幾條：

①合同格式錯(cuò)誤與內(nèi)容缺失

雖然說中國的市場化進(jìn)程已經(jīng)進(jìn)行多年，但是相關(guān)的法制意識(shí)還沒有跟上。許多企業(yè)的合同經(jīng)手人沒有相關(guān)的法制觀念，對(duì)《合同法》的內(nèi)容知之甚少，以至于其在擬訂合同的過程中常常出現(xiàn)合同格式的錯(cuò)誤或者必要合同內(nèi)容的漏填，從而使合同在使用時(shí)常常處于被動(dòng)地位。

②合同檔案整理方法不符合要求

在電子化辦公模式引入商業(yè)領(lǐng)域之后，傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同已經(jīng)逐漸淡出人們的視野，越來越多的合同檔案采用電腦填寫和印刷的模式制定。雖然這樣給人們帶來了方便，但也給合同檔案管理帶來了一些問題：合同原件對(duì)于企業(yè)來說十分重要，但很多企業(yè)檔案管理者卻只是索要和保留了傳真或者復(fù)印件這樣的合同形式，這樣既不符合合同檔案管理的要求，也容易帶來合同隱患。

③只簽不存造成的混亂

在很多企業(yè)經(jīng)營者眼中都有著一個(gè)固有的觀念，即“只要簽了字、蓋了章就完事，存不存無所謂”，因此在簽訂合同時(shí)為了圖省事或者出于隨意性考慮，企業(yè)經(jīng)營者往往只管簽字畫押，卻并沒有告知合同檔案管理人員及時(shí)將合同檔案存檔，這就使得檔案管理工作產(chǎn)生了嚴(yán)重的混亂，例如遺失，調(diào)包等等。這樣不僅會(huì)影響使用，還會(huì)產(chǎn)生一定的法律困境。

④“人治”取代合同檔案

中國社會(huì)講究人情世故，在商業(yè)活動(dòng)中更是如此，這就讓許多企業(yè)管理者在與別人訂立契約關(guān)系時(shí)一味依賴口頭或者人情關(guān)系，而并不是落于紙面的白紙黑字。這樣一來就使得檔案管理人員陷入“查無此事”的困境。

2.2 必要或者不必要的違約風(fēng)險(xiǎn)

一般而言，合同檔案都是作為證明一段時(shí)間內(nèi)經(jīng)營活動(dòng)存在的憑證，只要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)都會(huì)具有法律效力和約束力。但是必須說明的是，企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)中遇到的情況是隨時(shí)在變化的，因此違約風(fēng)險(xiǎn)在合同檔案使用過程中也是不可忽略的風(fēng)險(xiǎn)類型，必須引起足夠的重視。然而現(xiàn)在很多企業(yè)經(jīng)營者法制觀念淡漠，契約觀念十分滯后，在經(jīng)營過程中經(jīng)常出現(xiàn)隨意毀約、違約的現(xiàn)象。再加上上文提到的幾條風(fēng)險(xiǎn)的共同作用，往往使得企業(yè)在違約之后面臨嚴(yán)重的法律問題甚至刑事懲罰，這從客觀上直接延緩甚至阻礙了企業(yè)的正常發(fā)展。

2.3 保存過程中的安全風(fēng)險(xiǎn)

合同檔案的妥善保存，對(duì)于其被正常使用并在關(guān)鍵時(shí)刻發(fā)揮法律效力是十分重要的，然而，現(xiàn)在很多企業(yè)的檔案管理者對(duì)這一塊的責(zé)任落實(shí)情況令人堪憂。不管是以往的紙質(zhì)合同檔案還是現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)電子檔案，安全問題一直都不容忽視。傳統(tǒng)紙質(zhì)合同檔案保存管理過程中的防火防盜問題自不用說，在電子化檔案時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)被攻擊、電腦被侵入造成的安全風(fēng)險(xiǎn)也是十分嚴(yán)重的，所以，不論何種條件下做好、做細(xì)合同檔案的安全保存工作都是不可忽視的。

3 合同檔案管理中規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的具體措施

上文對(duì)企業(yè)合同檔案管理過程中容易產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)的類型和主要表現(xiàn)做了詳盡的說明，不難看出，不管是哪一類型的風(fēng)險(xiǎn)，其產(chǎn)生的根本原因都在于合同檔案管理工作職責(zé)不到位和具體措施不規(guī)范。在此，本文特別提出了幾條行之有效的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施。

第7篇

【關(guān)鍵字】企業(yè)合同；檔案管理

前言

在當(dāng)今這個(gè)社會(huì)，很多的財(cái)富都是由合同構(gòu)成的，現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營離不開合同，合同不僅是進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要文件，也是很多糾紛的根源。正因如此檔案合同的管理就顯得尤為重要。在合同檔案應(yīng)用越來越廣泛的情況下，如何加強(qiáng)合同檔案的管理是一個(gè)值得思考的問題，文章從以下幾個(gè)方面進(jìn)行分析了合同檔案的各項(xiàng)問題。

1、合同檔案的收集工作

合同要經(jīng)過起草、審核、審批簽署、責(zé)任方簽署才能簽訂完成，而合同檔案的收集、整理和組卷都有很大的不規(guī)律性，因而這一過程中的長時(shí)間流轉(zhuǎn)會(huì)給檔案部門的收集工作帶來一定的困難。為了更好的收集合同檔案，提高檔案管理質(zhì)量，第一，正式合同文本簽字儀式雙發(fā)都應(yīng)到場，根據(jù)合同法以雙方簽訂方蓋章來確定合同成立，在蓋章的時(shí)候?qū)贤M(jìn)行編號(hào)登記使其成為合同檔案的憑據(jù)，合同文本一經(jīng)簽字、蓋章、公證后就即時(shí)收集歸檔。合同檔案的管理人員還應(yīng)用系統(tǒng)、發(fā)展的眼光看待收集到的合同檔案材料，保證相關(guān)的文件如催告函件等也應(yīng)該及時(shí)收集和歸檔，避免合同檔案的遺漏及時(shí)效的損失。第二，檔案管理人員要通過對(duì)合同檔案形式與內(nèi)容的規(guī)范性的分析，在合同審批的過程中應(yīng)該填寫合同審批單，審批單應(yīng)由經(jīng)辦部門填寫，記載合同內(nèi)容、責(zé)任者、金額、經(jīng)辦部門等相關(guān)信息，并實(shí)行一式三聯(lián)的統(tǒng)一格式，附合同文本一并辦理審批流轉(zhuǎn)，另外檔案部門在提供合同檔案利用的時(shí)候一般不應(yīng)提供合同文本的原件，而是提供復(fù)印件。對(duì)合同檔案的查閱應(yīng)該建立起管理制度，加強(qiáng)合同檔案的保密性。只有按上述規(guī)范操作才能真實(shí)反映每一份合同形成的全過程信息，進(jìn)而從根本上解決合同檔案收集難的現(xiàn)象。

2、合同檔案的分類、電子歸檔和歸檔范圍

說到合同檔案的分類自然離不開合同的分類，參照制訂企業(yè)合同檔案的歸檔范圍，一般可按照合同文件類型可按合同文件類型進(jìn)行分類，分為合同準(zhǔn)備前期文件、合同簽訂文件、合同執(zhí)行文件。筆者所在的企業(yè)，合同管理檔案作為一大類，是一級(jí)類目，合同種類作為二級(jí)類目，合同文件類型作為三級(jí)類目。《國家重大建設(shè)項(xiàng)目要求與檔案整理規(guī)范》和《核電文件檔案管理要求》對(duì)合同文件的歸檔范圍在規(guī)范性附錄中均有規(guī)定，可以參照制訂企業(yè)合同檔案的歸檔范圍。

然而隨著檔案信息數(shù)字化處理技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，合同檔案工作從初期的手工操作、查詢、保管到目前的電腦查詢、信息下載、智能監(jiān)控保管，把人們從繁重單調(diào)的勞作中解放出來；同時(shí)也讓所保存的檔案原件得到了更好的保護(hù)。在檔案的查詢利用中，提高了工作效率，降低了管理成本。當(dāng)前很多檔案館都在努力推行數(shù)字化管理，一方面對(duì)館藏檔案進(jìn)行掃描，建立信息管理系統(tǒng)；另一方面，對(duì)新進(jìn)館檔案實(shí)行電子報(bào)送，直接將電子檔案信息錄入已建立的信息管理系統(tǒng)。從實(shí)現(xiàn)合同檔案管理數(shù)字化、建立數(shù)字合同檔案館的長遠(yuǎn)目標(biāo)來看，實(shí)行電子歸檔是其中最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。筆者所在的企業(yè)根據(jù)規(guī)定合同檔案的歸檔范圍為：合同準(zhǔn)備前期文件包括前期準(zhǔn)備綜合性文，立項(xiàng)與相關(guān)文件，資格預(yù)審，詢價(jià)、報(bào)價(jià)，招標(biāo)、投標(biāo)、評(píng)標(biāo)文件、合同推薦及支持文件、談判及相關(guān)文件（含會(huì)議紀(jì)要、來往函件、談判中的臨時(shí)協(xié)議）等。合同簽訂文件包括合同簽字文本及附件、補(bǔ)充協(xié)議書、保函與其它。

3、明確歸檔責(zé)任部門，制訂合同檔案整理辦法

《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中規(guī)定“企業(yè)各職能或承辦部門及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)本部門或項(xiàng)目歸檔文件的完整和系統(tǒng)負(fù)責(zé)；企業(yè)各職能或承辦部門及項(xiàng)目文件形成者應(yīng)負(fù)責(zé)積累文件，并對(duì)齊全、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負(fù)責(zé)；專兼職檔案人員應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理應(yīng)歸檔的文件，并對(duì)歸檔文件的整理質(zhì)量負(fù)責(zé)。”據(jù)此，我們可以肯定合同檔案歸檔責(zé)任部門應(yīng)為合同管理部門，并指定專兼職檔案人員。檔案部門主動(dòng)與合同部門溝通交流，確定歸檔的范圍，制定合同檔案整理模板，最后由合同部門制訂《合同組卷辦法》，檔案部門審查，由合同經(jīng)辦人負(fù)責(zé)合同歸檔文件的收集和整理，并向檔案部門定期移交。并規(guī)定合同準(zhǔn)備前期文件和合同簽訂文件在合同簽訂后1季度內(nèi)向檔案部門移交，合同執(zhí)行文件在合同執(zhí)行完畢后1季度內(nèi)向檔案部門移交。這推進(jìn)了合同檔案整理的規(guī)范性和可操作性。

4、檔案部門跟蹤考核，以推動(dòng)合同檔案歸檔工作

在很多人的認(rèn)識(shí)里，文件整理歸檔是檔案部門的事，職能部門歸檔意識(shí)不強(qiáng)，要做好此項(xiàng)工作，必須要得到公司領(lǐng)導(dǎo)的支持，將職能部門歸檔納入部門績效考核中，與部門獎(jiǎng)金系數(shù)掛鉤。筆者所在的企業(yè)就將文件是否及時(shí)歸檔、歸檔文件是否為原件納入到對(duì)各部門的績效考核中。檔案部門每年年初年度公司文件歸檔計(jì)劃，每月跟蹤考核，并在7月對(duì)歸檔情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，形成報(bào)告由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，通報(bào)公司各部門。且每年年初檔案部門會(huì)向合同部門搜集上一年的合同清單和簽訂日期，對(duì)照清單核查是否已歸檔，統(tǒng)計(jì)未歸檔合同清單，發(fā)與合同部門，督促其在指定期限完成，否則將納入部門績效考核。此舉大大推動(dòng)了合同檔案歸檔工作的主動(dòng)性和及時(shí)性，并確保歸檔文件的原始性。

5、合同檔案工作遇到的問題和思考

合同檔案工作雖然滿足了企業(yè)一部分的需要，但在合同檔案工作中，發(fā)現(xiàn)仍存在一些問題。

1.檔案人員催促合同經(jīng)辦人及時(shí)移交檔案，合同經(jīng)辦人抱怨工作太多，沒有時(shí)間整理，或整理質(zhì)量較差。針對(duì)這個(gè)問題，筆者建議可以考慮采用合同經(jīng)辦人負(fù)責(zé)合同歸檔有關(guān)文件的收集和初步整理，合同部門設(shè)立專職檔案人員負(fù)責(zé)合同檔案的規(guī)范性整理，如制作案卷封面、目錄、備考表、頁號(hào)打印、裝訂等，并負(fù)責(zé)向檔案部門移交。專職檔案人員參與重大合同的招投標(biāo)和談判過程，便于掌握合同相關(guān)有關(guān)情況，利于理解合同檔案的系統(tǒng)性。專職檔案人員保持相對(duì)穩(wěn)定，檔案部門對(duì)其進(jìn)行定期的指導(dǎo)和培訓(xùn)。

2.檔案人員無法及時(shí)掌握合同簽訂情況，不能及時(shí)跟蹤。雖然制定了合同準(zhǔn)備前期文件和合同簽訂文件在合同簽訂后1個(gè)月內(nèi)向檔案部門移交，合同執(zhí)行文件在合同執(zhí)行完畢后1個(gè)月內(nèi)向檔案部門移交規(guī)定。但因?yàn)闄n案部門不能掌握合同是否簽訂，何時(shí)簽訂等信息，無法做到及時(shí)跟蹤。經(jīng)常有非合同部門人員到檔案部門借閱合同，發(fā)現(xiàn)合同沒有移交的情況。針對(duì)這個(gè)問題，可以考慮在信息系統(tǒng)合同管理模塊中加入檔案人員節(jié)點(diǎn)，合同管理模塊與文檔管理之間建立關(guān)聯(lián)，檔案人員可以通過合同管理模塊掌握合同簽訂情況，同時(shí)合同模塊也可以調(diào)閱與該合同相關(guān)的文檔，及時(shí)掌握合同執(zhí)行情況。

6、加強(qiáng)合同檔案部門的管理工作

合同檔案還沒有作為一個(gè)單獨(dú)的管理門類，而是依據(jù)合同的的性質(zhì)、類別等分別納入不同檔案管理門類，不少單位經(jīng)常指定同部門或財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)管理本單位合同檔案。如今企業(yè)的合同數(shù)目增多，使用的頻率也提高，同時(shí)伴隨合同信息資源的深層次開發(fā)，傳統(tǒng)的合同檔案管理工作與如今的形勢(shì)存在了矛盾，我們要推行“重合同，守信用”企業(yè)認(rèn)證工作，建立專業(yè)化的合同檔案管理部門，并不斷提高管理能力。

6.1檔案部門要加強(qiáng)其有關(guān)業(yè)務(wù)部門的聯(lián)系

檔案部門要發(fā)揮主觀性配合業(yè)務(wù)部門定期檢查合同的辦理情況，加大法律宣傳提高業(yè)務(wù)部門的檔案意識(shí)，同時(shí)應(yīng)該明確合同檔案的具體內(nèi)容，了解合同的履行情況，并根據(jù)不斷變化的情況進(jìn)行修訂和補(bǔ)充，清理遺漏的合同材料，對(duì)有期限規(guī)定的合同的辦理情況進(jìn)行通報(bào)和督促。

6.2檔案管理部門要實(shí)行合同安全統(tǒng)一管理

為了避免檔案的缺散流失，這就要求檔案管理部門對(duì)合同檔案文本進(jìn)行集中管理。統(tǒng)一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發(fā)工作。

6.3開展檔案部門跟蹤考核管理

在每年初檔案部門首先要搜集上一年的合同清單和簽訂日期，對(duì)照清單統(tǒng)計(jì)未歸檔合同清單，同時(shí)發(fā)與合同部門督促其在指定期限完成歸檔。接著年度公司文件歸檔計(jì)劃，進(jìn)行每月的跟蹤考核。在年中再次統(tǒng)計(jì)分析這半年的歸檔情況，形成報(bào)告由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，通報(bào)公司各部門。

6.4明確歸檔責(zé)任部門，制訂合同檔案整理辦法

根據(jù)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》的規(guī)定，合同檔案管理部門應(yīng)該配備專職人員進(jìn)行負(fù)責(zé)管理，管理部門和人員應(yīng)該對(duì)歸檔文件的完整和系統(tǒng)負(fù)責(zé)。合同部門制訂《合同組卷辦法》，檔案部門審查，合同經(jīng)辦人負(fù)責(zé)收集和整理合同歸檔文件，完畢后一季度月內(nèi)移交檔案部門。同時(shí)將職能部門歸檔納入部門績效考核中，與部門獎(jiǎng)金系數(shù)掛鉤。

第8篇

關(guān)鍵詞：合同檔案管理 部門立卷 信息化 編研

【分類號(hào)】U231.3；G271

0 引言

地鐵工程建設(shè)周期長、參建單位眾多、專業(yè)復(fù)雜，地鐵工程圓滿順利地建成，合同的作用功不可滅。建設(shè)單位是通過合同制約、管理和監(jiān)督各參建單位，參建單位依據(jù)合同完成各自工程項(xiàng)目。合同在中間是一個(gè)橋梁作用。而一旦發(fā)生糾紛，雙方可以及時(shí)運(yùn)用合同檔案記載的內(nèi)容依法維護(hù)各自的合法權(quán)益，合同又起到了一個(gè)憑據(jù)作用。另外，通過對(duì)合同檔案信息地提煉，把死檔案變成活信息。管理好合同檔案的意義就可見一斑。本文結(jié)合地鐵工程合同的特點(diǎn)及類別，針對(duì)合同管理過程中出現(xiàn)的問題，對(duì)地鐵工程合同檔案管理進(jìn)行了探討，從而規(guī)范合同檔案管理，提高合同檔案管理水平。

1 地鐵工程合同特點(diǎn)及類別

地鐵工程合同檔案具有檔案和合同的共性，又因地鐵工程的特殊性和復(fù)雜性決定了合同檔案還具有以下特點(diǎn)為：專業(yè)性強(qiáng)，合同數(shù)量大，種類多。合同按內(nèi)容可分為工程建設(shè)類合同、運(yùn)營管理類合同、資源開發(fā)類合同、公司人事及行政事務(wù)管理類合同及綜合類合同。工程建設(shè)類合同分為勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、咨詢、建筑承包、安裝承包、裝修承包、物資設(shè)備采購、工程、技術(shù)咨詢和專題研究合同、工程征地、拆遷、借地等與建設(shè)有關(guān)的其他合同、地鐵建設(shè)工程其他資金來源的合同等。合同按檔案類別又可分為管理類合同、基建合同、科研合同、設(shè)備合同、勞動(dòng)人事合同等；

2合同檔案管理現(xiàn)狀

2.1.合同文件材料不符合歸檔要求：合同支撐性材料有些原件缺失，有些為復(fù)印件，附件不齊全等。公司合同管理實(shí)行的是承辦部門與相關(guān)部門審查會(huì)簽相結(jié)合的制度，每份合同都應(yīng)產(chǎn)生合同審批簽發(fā)單、律師意見書、財(cái)務(wù)意見、各相關(guān)業(yè)務(wù)部門意見及其修改稿件和會(huì)議紀(jì)要等等合同支撐性文件材料，但是這些附件材料總是不齊，時(shí)有時(shí)無。

2.2部分合同未能及時(shí)向檔案室移交歸檔。目前除合約部主管的建設(shè)工程類合同定期向檔案室移交歸檔外，其它部門及下屬公司的合同很多還留存在各自手上。如運(yùn)營公司在運(yùn)營期間產(chǎn)生的國產(chǎn)化、科研技改合同；實(shí)業(yè)公司的物業(yè)租賃、廣告發(fā)包承包、合同、房地產(chǎn)開發(fā)、物資采購等合同；辦公室汽車采購、維修合同、辦公用品采購、其他行政管理合同；

2.3移交歸檔的合同文件材料散亂未經(jīng)整理，合同整理組卷困難。因檔案人員對(duì)合同評(píng)審過程不了解，在對(duì)合同進(jìn)行整理組卷時(shí)，常常對(duì)一些看似與合同無關(guān)的材料拿不準(zhǔn)、傷腦筋，對(duì)于過程中反復(fù)修改的合同稿順序更是迷惑，而且因合同附件材料很雜亂，合同附件材料是否齊全、簽章手續(xù)是否完善也很難把握

2.4合同整理組卷工作積壓嚴(yán)重。地鐵工程合同量大，平時(shí)合同都是批量移交，批量簽收。每逢合同利用時(shí)或是突擊組卷或只能提供散份合同文件。未裝訂合同借出可能有合同附件遺失風(fēng)險(xiǎn)。

2.5合同電子文件目前尚未歸檔。

2.6合同檔案管理還停留在初級(jí)的合同整理、歸檔階段，尚未著手合同的編研，合同檔案資源價(jià)值尚待開發(fā)利用。

3合同檔案管理思路

3.1建立合同檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，推行部門立卷制。

由公司檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同檔案，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和培訓(xùn)合約部門及各下屬公司的合同檔案管理工作。合約部門及各下屬公司應(yīng)分別確定一名合同檔案管理人員，負(fù)責(zé)合同及其相關(guān)文件材料的組卷歸檔工作。企業(yè)檔案管理規(guī)范明確指出誰產(chǎn)生誰收集，誰負(fù)責(zé)誰組卷。因?yàn)槊糠莺贤唧w有哪些附件材料，材料之間相互關(guān)系只有承辦人員是最清楚的。讓具體承辦人預(yù)立卷，各部門下屬公司合同檔案管理人員組卷，實(shí)施部門立卷制才能保證合同檔案齊全、完整、系統(tǒng)，又能避免合同組卷工作大量積壓。

3.2制定合同檔案管理制度。用制度固化合同管理各部門的職責(zé)。

合同檔案管理制度是合同管理制度的一部分，通過建設(shè)合同檔案管理制度，規(guī)范合同檔案管理，提高合同管理水平，完整保存合同及其相關(guān)憑據(jù)材料。通過合同檔案管理制度明確合同檔案管理部門職責(zé)，合同歸檔具體要求及合同的利用。通過制度界定各部門各責(zé)任人的整理組卷的義務(wù)責(zé)任。通過歸檔制度明確合同及其相關(guān)文件材料的歸檔范圍及保管期限、歸檔時(shí)間、歸檔程序、歸檔質(zhì)量要求以及歸檔控制措施。用歸檔范圍指導(dǎo)哪些文件材料應(yīng)歸檔范圍。例如有關(guān)修改合同的文書、圖表、傳真件及合同成果性資料等均應(yīng)為合同的組成部分，而一些跟簽發(fā)合同并無直接關(guān)系的審計(jì)材料、其它行政收發(fā)文及聯(lián)系單就不應(yīng)歸入合同。通過歸檔要求固化合同移交清單，明確合同移交附件的準(zhǔn)確頁數(shù)。通過合同利用制度明確合同正本原件無特殊情況不外借，避免合同借出遺失風(fēng)險(xiǎn)。各分公司、各部門員工確因工作需要須借出，須經(jīng)分公司、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。合同還應(yīng)每年清理一次。發(fā)現(xiàn)損毀、遺失，要查明原因及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。單份合同文本達(dá)二頁以上的須加蓋騎縫章，這些均需在合同歸檔要求中明確。

3.3 開展公司合同管理人員內(nèi)部培訓(xùn)，提升合同管理水平。

在公司內(nèi)部開展法制宣傳，增強(qiáng)公司各部門合同管理人員法律觀念，增強(qiáng)合同歸檔意識(shí)。講解合同管理辦法及歸檔要求，明確合同整理細(xì)則，如何鑒定歸檔文件，如何排序，提高預(yù)立卷的案卷質(zhì)量。同時(shí)可通過培訓(xùn)對(duì)合同管理人員日常的合同副本文件的接收、借閱、發(fā)放管理等進(jìn)行規(guī)范。進(jìn)一步提升合同管理質(zhì)理和水平。通過內(nèi)部溝通交流，為下步實(shí)現(xiàn)合同電子文件的移交歸檔做好準(zhǔn)備。

4.4加快合同檔案信息化建設(shè)

公司目前已開發(fā)運(yùn)用合同管理系統(tǒng)用以對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤。但是合同管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)還不能對(duì)接。檔案管理系統(tǒng)的合同信息完全還完全依套手工錄制目錄和掛接電子文件目錄。如果把兩者對(duì)接起來，就能避免大批量的合同文件電子目錄掛接工作量，減少人為失誤。實(shí)現(xiàn)以后同步合同電子目錄與電子文件同步傳輸，即便于合同檔案管理，又方便合同查詢利用利用。

3.5開展合同檔案編研工作，加強(qiáng)合同檔案資源開發(fā)。

通過對(duì)合同信息進(jìn)行著錄，根據(jù)各部門需求，編制各類合同信息小冊(cè)子和合同檔案檢索表，發(fā)放到相應(yīng)部門，或是通過如OA平臺(tái)或是信息管理系統(tǒng)平臺(tái)合同目錄信息等活動(dòng)，即可以從合同中提煉出重要信息方便各部門利用需求，又可通過對(duì)合同信息的匯總給領(lǐng)導(dǎo)層提供決策參考。合同不僅是一種憑證，更是一種資源。把死檔案變成活資源，把死合同變成活信息。

第9篇

關(guān)鍵詞：合同檔案管理

前言

合同是體現(xiàn)平等主體的自然人、法人、及其他組織之間,依照合同法及其有關(guān)法規(guī)和規(guī)定簽訂的設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)的協(xié)議。規(guī)范的合同管理是維護(hù)法人單位合法權(quán)益的有力保障。圍繞合同檔案管理,一直存在某些難點(diǎn)問題,如收集歸檔率低,保管期限劃分隨意性大,管理模式與利用需求存在沖突,開發(fā)利用水平低等,制約著合同檔案管理水平的進(jìn)一步提升。

一、合同檔案的收集

合同檔案收集難是一個(gè)普遍現(xiàn)象。這與合同的形成方式與一般公文有所區(qū)別有關(guān)。從辦理程序看,在一個(gè)法人單位,不同性質(zhì)和類別的合同往往由不同職能部門擬定和承辦,甚至每份合同從起草、審核、審批簽署直至履行完畢都要經(jīng)歷諸多流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié);從合同成立看,合同送交所有責(zé)任方簽署完畢后方才成立,流程多周期長。受內(nèi)外因素的影響,合同容易出現(xiàn)“中途截流”和分散保管的現(xiàn)象,從而給檔案部門的收集工作帶來一定困擾,直接影響合同檔案管理質(zhì)量和開發(fā)編研工作的開展。

如何解決這一問題呢? 關(guān)鍵在于抓住合同流轉(zhuǎn)的中心環(huán)節(jié)。按照《合同法》第32 條規(guī)定:“采用合同書形式訂立合同的,自雙方當(dāng)事人簽字或者蓋章時(shí)合同成立。”而依目前國內(nèi)慣例,合同簽訂成立基本以簽訂方蓋章為準(zhǔn)(簽訂方皆為自然人除外) 。可見,蓋章環(huán)節(jié)是合同檔案收集的關(guān)鍵。如果在合同用印環(huán)節(jié)即注意對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)登記,作為追索合同文本的憑據(jù),有助于提高合同收集歸檔率。

對(duì)一個(gè)全宗單位而言,較為科學(xué)有效的方式是實(shí)行統(tǒng)一格式的合同審批單。審批單記載合同內(nèi)容、責(zé)任者、金額、經(jīng)辦部門等相關(guān)信息,由合同經(jīng)辦部門填寫,附合同文本一并辦理審批流轉(zhuǎn)(一式三聯(lián),格式如下) 。待合同簽署成立后,第一聯(lián)供檔案部門作為合同審批材料,與合同文本一并歸檔;第二聯(lián)存財(cái)務(wù)部門,作為記賬憑證;第三聯(lián)可由合同部門作為專項(xiàng)資料保留。在合同用印階段,文書部門(或檔案部門) 直接在合同審批單編號(hào),并留下第一聯(lián)備案存查,督促合同經(jīng)辦部門在合同正式簽署完畢后及時(shí)辦理移交歸檔手續(xù)。使用合同審批單既可以真實(shí)直觀地反映出每一份合同形成的全過程信息,又使得合同管理流程更加規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)。采用這一方式,并通過制定配套的合同管理和移交制度,則合同檔案的歸檔率得以有效保證,有助于從根本上解決合同檔案收集難的現(xiàn)象。

合同審批單

二、合同檔案管理模式

在國家機(jī)關(guān)和企業(yè)檔案分類體系中,都未將合同檔案作為一個(gè)單獨(dú)的管理門類。換言之,在立卷歸檔階段,合同一般依據(jù)其性質(zhì)、類別和承辦機(jī)構(gòu)等特征,被分別納入不同的檔案管理門類。這自然有其一定的合理性和科學(xué)性。例如將采購合同、工程合同、融資借貸合同分門別類進(jìn)行歸檔有助于保持設(shè)備檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案的成套性與系統(tǒng)性。但是,隨著合同數(shù)量的激增、合同憑證的頻繁調(diào)用以及合同信息資源的深層次開發(fā),傳統(tǒng)做法已無法很好地滿足對(duì)合同進(jìn)行集中查詢、綜合統(tǒng)計(jì)以及編研開發(fā)的需要,與當(dāng)前的利用需求存在一定矛盾。

另外,在保管方式上,以往不少單位出于業(yè)務(wù)工作考慮,往往指定合同部門或財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)管理本單位合同檔案,這也給合同檔案管理帶來一定風(fēng)險(xiǎn)性。首先,合同管理人員(一般為兼職) 檔案專業(yè)知識(shí)有限,合同檔案管理水平參差不齊;其次,合同存放于業(yè)務(wù)部門不利于保管使用和到期鑒定銷毀;第三,一旦組織機(jī)構(gòu)或工作人員發(fā)生調(diào)整變動(dòng),往往容易造成合同散失。因合同憑證丟失導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)訴訟失利的案例并不鮮見。目前,隨著社會(huì)信用體系的構(gòu)建,不少地方開始推行

“重合同,守信用”企業(yè)認(rèn)證工作。收集、分析合同各階段執(zhí)行情況,加強(qiáng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的控制能力,使動(dòng)態(tài)管理合同成為一種新的管理形式和需求。

鑒于合同檔案所具有的特殊屬性,筆者認(rèn)為合同檔案的管理模式須分層次進(jìn)行。第一層次,實(shí)現(xiàn)合同安全統(tǒng)一管理。建議由檔案綜合管理部門對(duì)合同檔案文本實(shí)行集中管理,統(tǒng)一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發(fā)工作,避免檔案缺散流失。第二層次,開展合同執(zhí)行情況跟蹤管理。由合同部門(或財(cái)務(wù)部門) 負(fù)責(zé)及時(shí)記錄合同履行、變更、廢止等完備信息,并及時(shí)收集相關(guān)交易憑證(票據(jù)) 裝訂備查。在分類歸檔方式上,理想做法是合同文本歸檔一式二份:一份用于檔案部門正常分類歸檔,維護(hù)各類檔案的系統(tǒng)完整;另一份提供合同部門(或財(cái)務(wù)部門) 建立合同執(zhí)行信息記錄。為了便于統(tǒng)計(jì)查詢和開發(fā)利用信息,后者可以采取靈活多樣的分類和排列方式,實(shí)行動(dòng)態(tài)管理,列為專項(xiàng)業(yè)務(wù)資料保管。當(dāng)然,機(jī)構(gòu)規(guī)模較小的單位也可結(jié)合本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置情況,指定檔案部門行使上述“二合一”的合同管理職能。

三、合同檔案保管的劃分

對(duì)于合同保管期限,存在兩種極端的看法。一種片面夸大合同的重要性,將合同不分主次輕重一律列為永久保管;另一種則相反,認(rèn)為合同都有履行期限,全部列為短期保管則可。事實(shí)上這兩種做法在認(rèn)識(shí)上都存在誤區(qū),不利于合同檔案的科學(xué)管理和有效利用。劃分合同保存期限時(shí),要聯(lián)系合同價(jià)值進(jìn)行綜合分析。

例如,對(duì)一般經(jīng)濟(jì)合同而言,合同標(biāo)的、履行期限是重要參考指標(biāo);合同作為技術(shù)文檔時(shí),它所依附的設(shè)備儀器、土地不動(dòng)產(chǎn)等使用年限應(yīng)作為考慮因素;有的合同具有深遠(yuǎn)的社會(huì)影響(如反映重大經(jīng)濟(jì)和社會(huì)意義的合資合作協(xié)議等) ,可以考慮列入永久保管。近年來,經(jīng)濟(jì)糾紛案件呈現(xiàn)上升之勢(shì),因此合同爭議的訴訟時(shí)效也在參考之列。可見,盡管鑒定合同價(jià)值并無具體標(biāo)準(zhǔn)可循,劃分保管期限也不宜一概而論,只要善于綜合各方面信息,運(yùn)用經(jīng)濟(jì)的、法律的眼光和動(dòng)態(tài)觀點(diǎn)看問題,就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準(zhǔn)確合理。

四、對(duì)變更、撤銷和失效合同的管理

對(duì)變更、撤銷和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲點(diǎn),容易被忽視。事實(shí)上,由于合同具有法律意義上的特殊憑證效用,對(duì)其變更與解除也應(yīng)慎而處之。

《合同法》規(guī)定,當(dāng)事人協(xié)商一致的,可以變更合同。法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)(解除) 登記手續(xù)的,依照其規(guī)定。因此,對(duì)已簽訂或生效合同進(jìn)行變更、撤銷或解除時(shí),要參照法律規(guī)定辦理有關(guān)審批程序和登記手續(xù),并在合同簽訂方共同見證下將合同文本全部回收,統(tǒng)一辦理變更或銷毀。必要時(shí)還需對(duì)履約執(zhí)行情況作出相關(guān)書面說明,雙方確認(rèn)后備案存查。避免因疏于管理或隨意處置造成受控合同流失,而造成不必要的經(jīng)濟(jì)糾紛或損失。

五、合同檔案信息資源的開發(fā)

長期以來,合同管理中存在的上述現(xiàn)象制約著合同信息資源的深入開發(fā)和有效利用。在編研方式上,除了采取傳統(tǒng)的分類統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)匯總、比較分析等方式對(duì)合同檔案開展一次、二次編研外,還要緊密結(jié)合社會(huì)利用需求,發(fā)掘其獨(dú)特的信息內(nèi)容。應(yīng)當(dāng)注意到,伴隨世界經(jīng)濟(jì)一體化和中國加入WTO ,構(gòu)建各個(gè)層次的信用管理體系已逐漸成為社會(huì)以及企業(yè)界的共識(shí)。積極開發(fā)合同檔案資源,找準(zhǔn)切入點(diǎn),是檔案編研領(lǐng)域新的增長點(diǎn)。合同管理作為信用體系管理的重要組成部分,應(yīng)當(dāng)與信用體系互動(dòng)互惠,從而發(fā)揮更大的現(xiàn)實(shí)意義。