時間：2023-06-19 16:29:05
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檔案管理工作水平與時展不適應的現象導致檔案工作開展起來困難重重，特別是對檔案管理工作提出了更高的要求。檔案工作人員不應該只是檔案的看護人員，自身還應該不斷發展，成為能夠適應社會現代化建設需求的專業型檔案人才。在新的歷史時期，檔案工作只有從思想、業務以及專業知識等多方面不斷提高，才能更好適應新時期檔案工作的需求，解決檔案管理不到位的現象，從而保證利用檔案提供更好的個性化服務。
一、新時期檔案工作面臨的嚴峻挑戰
1.知識經濟到來所帶來的挑戰
進入新世紀以后，逐漸步入到知識經濟時代的道路，當今社會是以知識為基礎，以高新技術為支撐，以創新性的智力為重要依托，依靠知識和信息不斷促進自身向前發展。在這樣的大背景之下，社會對檔案工作的傳統運行模式和工作方式提出了很多全新的要求。在日常工作中，可供我們利用的檔案不僅包括了紙質文書檔案，同時還包括了科學技術材料、專業版學術材料、聲音、影像材料以及事物檔案等多種形式，在利用檔案進行個性化服務過程中，要求能夠在較短的時間內，方便、快捷的查詢到自己所需要的信息，這是新時代檔案新消息服務的總體趨勢，并且這種趨勢已經開始沖擊我們傳統的檔案服務模式，給檔案管理部門帶來極大的挑戰。
2.檔案服務工作面臨的思想障礙
在檔案個性化服務過程中，檔案管理部門中一些工作人員陳舊的思維在很大程度上影響著檔案工作的順利開展。很多工作人員已經習慣了按照既定的規章制度和條條框框的工作模式，只是在片面上強調工作的繼承性、一致性和統一性，缺少辯證的統一理念。在日常工作過程中，只是照抄照搬過去落后的工作思路和工作模式，循規蹈矩，導致了在工作中墨守陳規，創新能力不足，按部就班的開展檔案服務工作。在新形勢下，檔案服務事業發展面臨著很多問題，而針對這些問題還沒有提出對應的解決對策，也沒有任何人的經驗可以借鑒。面對新形勢下所出現的思想問題，需要我們解放思想，不斷更新觀念，這樣才能保證在不斷探索中獲得經驗。
3.檔案利用工作出現了全新的變化
在服務主體方面，過去的服務主要以黨政機關為主，而新時期的服務對象主要是服務企業事業單位，為群眾服務。在服務態度方面，過去主要是以等待人員前來詢問和咨詢，服務方式十分的被動，被服務主體對服務部門存在很大的抱怨，檔案服務不能做到以人為本，個性化服務。而新世紀對檔案服務方式提出了更高的要求，要求檔案部門主動向利用者工檔案服務工作，并做到檔案服務的一對一個性化針對服務。在服務手段上，過去主要是向被服務人員提供原始紙質檔案，檔案服務的信息化程度較低，而現如今的檔案服務手段需要借助互聯網、計算機等多項技術為被服務人員提供網上檔案查閱工作。在服務模式上，過去檔案部門的服務模式主要是單一向用戶提供檔案服務工作，而現如今除了要高效利用好檔案館進行檔案查閱之外，還應該積極開展信箱，電話咨詢等多種方式，為用戶提供多樣化的檔案服務工作。
二、新形勢下檔案工作個性化對策分析
1.保證主動服務
檔案部門主動服務的對象是檔案的利用人員，新時期做好檔案個性化服務需要進行多元化的內容服務，要做好各種檔案的服務工作。在服務工作開展過程中，可以利用查詢、復制等方式對檔案進行推廣，保證用戶所需要的檔案能夠被高效、便捷的利用，最終提供便捷的服務。在檔案工作開展過程中，主動服務是一個創造性的理念，是新形勢下，檔案服務工作的必由之路。在實際工作中要保證樹立全新的服務理念，不斷強化檔案工作人員的服務意識，要從過去傳統的檔案管理向著檔案信息系統管理轉變，改變過去僅限于提供紙質檔案的被動服務模式。在工作中還要正確處理好檔案資料的收集和檔案新秀服務之間的關系，通過對檔案進行深度的挖掘、開發和分析，切實提升檔案的信息質量。在工作中要樹立以質量求生存的服務理念，不斷提升服務質量，改變過去等待用戶上門服務的被動服務模式，要積極主動為用戶提供主動服務，在拓展檔案利用深度和廣度方面不斷加大服務力度，從而切實提升檔案服務工作的整體工作水平。
2.積極運用現代化信息技術
進入新世紀以后，隨著計算機技術、電子信息技術以及互聯網技術的發展和應用普及，檔案管理工作逐漸由過去的手工操作向著現代機械設備操作管理方向轉變。由過去的實際檔案管理向著電子信息化檔案管理轉變，這也是時展的必然產物。對現階段我國檔案工作的現狀來看，檔案電子化儲存和信息化服務對檔案部門既是挑戰又是機遇。在新的歷史時期需要檔案部門在社會環境中重新定位，做好檔案信息化建設過渡期的檔案信息利用工作。實踐證明，如果沒有現代化技術和設備應用到檔案管理工作，檔案信息資源的開發和利用就根本不能進行，也根本談不上所謂的科學合理的利用檔案信息資源。在進行檔案服務過程中，運用現代化的信息處理技術和手段進行檔案信息開發，能夠極大的提升檔案開發和能力的和效率，從而切實提升檔案信息資源利用的效率和檔案管理機構的服務質量和水平。
文獻標識碼：A 文章編號：1674-9944（2017）14-0317-02
1 引言
規范的檔案管理只有與時俱進，才能適應新形勢的需要。然而，日常工作中，很多人對檔案工作的重要性認識不夠，認為檔案管理工作可有可無。其實，檔案管理工作對我國現代企業制度的健康發展起著至關重要的作用。銀行檔案工作作為銀行經營管理活動中不可分割的重要組成部分，在維護銀行和客戶權益、打擊經濟犯罪、防范金融風險、促進經濟和社會發展等方面具有不可替代的信息支持和保障作用。
檔案工作在銀行各項業務發展中，如何能充分發揮服務功效，使檔案管理工作能夠走上科學化、規范化和法制化的道路是本文重點研究的問題。
2 現在銀行檔案管理工作中存在的問題
思想認識不到位，重視程度不高，導致銀行檔案工作的服務功效不能更好的發揮。
部分分行比較重視會計檔案、文書檔案，忽視其他門類檔案的管理，而其他門類檔案管理的疏忽又影響了檔案管理整體工作。由于重抓業務、滯后檔案工作等原因，造成檔案庫房不達標、具有保存價值的檔案不按規定歸檔等現象。多年以來，重視業務發展，而滯后檔案的收集、整理、保管等工作。經常安排檔案管理員補缺其他緊急的工作，而應付檔案工作。
3 提高銀行檔案工作服務功效的解決方案
3.1 提高檔案工作的重視程度
3.2.1 更新完善銀行檔案
更新完善銀行檔案，文件資料歸檔范圍是當前檔案工作開展迫切需要解決的源頭問題。2012年12月，國家檔案局頒發10號令《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》，要求各企業制定適合本企業實際的“文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表”。這項工作，將進一步規范文件材料的歸檔工作，做到“應歸盡歸”、“應收盡收”、保管期限“恰如其分”。目前，總行已經發文，新疆區分行已通過總行審核，將于近期發文。
3.2.2 規范檔案業務管理制度
在銀行發展過程中，會產生各門類專業檔案，如：文書檔案、會計檔案、合同檔案、集中采購檔案等。為確保各門類檔案有章可循、管理規范、便于利用，適應新的發展趨勢，在制定檔案管理總的辦法下，要進一步完善各門類檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等制度，從制度上規范管理檔案。
3.2.3 全面推進依法治檔
在新形勢下，銀行檔案管理部門要強化依法履行監督指導，對檔案管理工作要獎懲分明，通過約談、通報、處分、追究責任等方式，嚴肅查處不按時歸檔、不按期移交檔案、檔案安全管理措施不到位、偽造涂改檔案、損毀丟失檔案、泄露黨和國家秘密等各類檔案違法違紀案件。建立完善檢查情況通報和責任追究制度，對違反檔案法律法規的行為依法追究責任。
3.2.4 加強對檔案工作的指導和檢查
檔案管理部門要加大對各門類檔案管理工作的檢查指導力度，從歸檔范圍、整理方法、管理機制等方面加強指導，開展定期、不定期的檢查。從檔案的收集、分類開始，指導人員要深入了解和研究各門類檔案的特點，進行科學的分類整理，扎扎實實做好基礎工作，集中統一管理各門類檔案。
3.2.5 重視檔案安全管理
近年來，重大自然災害、社會突發事件給檔案工作以慘痛教訓。為了銀行的根本利益，要將檔案資源、檔案利用和安全建設置于同等重要的位置。首先從承重達標等庫房安全及周邊環境安全要素考慮，做到檔案實體在加工整理和利用等環節中的絕對安全。建立預先防范機制，提前做好防范和應對自然災害、人為破壞、技術因素毀壞的各種準備，建立應急反應機制，提高臨險處置能力。抓緊實施異地異質備份工作，充分利用檔案復制、縮微、數字化等方法，形成不同載體形式的多套備份。
3.2.6 嚴格審驗把關移交入庫檔案資料
檔案資料移交入庫的審驗標準重點突出為：審核文件是否為原件；審核歸檔文件是否齊全、內容是否完整；審核文件中的數據是否存在涂改現象；審核文件中是否存在不耐久字跡現象；審核聲像和電子檔案是否規范且有效等。這些標準的嚴格執行，是每一名檔案管理員在檔案收集歸檔中履行的職責。在檔案資料移交入庫的關鍵環節，對歸檔資料進行再次審核，嚴格執行移交登記是檔案管理部門為各門類檔案的規范管理起到監督指導作用，為整個銀行信息資料安全、完整保存履行職責。
3.2.7 檔案信息化建設
隨著檔案數量越來越多，僅僅靠傳統的手工檢索和查找已不能滿足利用的需求。要做好檔案管理工作，就必須創造條件，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，積極利用信息技術手段，利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫，便于檢索。
3.2.8 創造良好的庫房條件
庫房位置的交通便利，能夠使檔案利用方便快捷。同時，檔案庫房應集中布置，遠離易散發火種的工業設施。館內消防設施齊全、通風、溫濕度適宜，為避免地面濕氣影響檔案保管質量，應將檔案放置在二樓（包括）以上的樓層。庫房承重達到1200kg/m2以上。
檔案管理工作的概述
檔案工作實質是檔案管理工作與檔案開發利用工作，具體而言，檔案管理工作是運用科學的原則和科學的方法管理檔案，為黨和國家各項事業服務的工作，把握檔案工作的特點有助于更好的實現檔案科學管理與檔案有效的開發利用。就其檔案管理工作的內容而言，包括檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、編輯與研究、統計和利用服務等內容。
檔案工作的特點
檔案工作的特點主要是指檔案工作區別于其他事物的內在屬性。檔案工作就其本質而言，是管理檔案和開發檔案信息資源為各項目社會活動服務的服務性工作。在一定的條件下，檔案管理水平的有限性與社會活動的多樣性、變化的檔案信息需求之間始終是即統一又對立存在的矛盾。
檔案工作就其基本特點來說，具有服務性、文化性、管理性、政治性與科學性等五個特點。
檔案工作的服務性特點。檔案工作最為顯著的特點是服務性，具體而言，機關檔案工作腰圍提高機關行政效率服務，企業檔案工作要為企業提高生產效率、管理效率、提升企業市場競爭力服務，國家檔案工作則要立足于服務國民經濟和社會發展、科學、教育、文化、衛生等領域。檔案工作區別于其他服務性工作之處在于檔案工作是以提供檔案信息為社會實踐服務的特殊工作。在互聯網+時代，大數據日益影響著人們的生活，因此，對于檔案工作及檔案管理工作而言，更應該在檔案信息資源有效管理、高效實用、資源共享等方面進行改革創新，為經濟和社會發展提供服務。
檔案工作的文化性特點。檔案的內容和用途決定了檔案工作有很強的文化性，具體表現在四個方面：一是檔案具有歷史文化遺產的屬性，檔案信息資源是經濟和社會發展的記載，是社會發展、科技進步、人們生活水平不斷提高的記載，是無形的歷史財富及資產，從記載的內容的連續性上可以看出檔案對于社會形態、文化取向等方面都具有傳承作用。因此，檔案具有歷史文化遺產的屬性；二是檔案的社會傳播作用，檔案的傳播作用主要體現在具有傳播社會文化知識與信息的作用方面，檔案服務工作很重要的功能就是根據社會文化建設與發展的需求，通過各種方式服務，也就是為上層建筑服務，因此檔案的社會傳播作用充分的體現了檔案工作的文化性；三是檔案的社會教育功能，檔案中所記載的內容是社會文化歷程的結晶，是一種凝固的歷史，檔案既反映和維護民族歷史的真實性，也是認識歷史的主要途徑，更是愛國主義教育的重要方式。
檔案工作的管理性特點。檔案作為文檔資料與數據資料的保存方式，在一定程度上是一種資源收集、整合與管理的服務性工作，因此檔案具有管理性的特點，具體主要體現在以下幾個方面：一是檔案工作是一項管理檔案的專業性工作，檔案工作的性質其根本就是檔案的管理工作，其管理對象與內容就是檔案，管理的目的是收集、整理、開發、利用檔案信息資源，為經濟和社會發展服務；二是檔案工作是信息資源管理的重要內容，信息資源管理是依靠現代化的信息技術與設備，對信息資源實施計劃、預算、組織、指揮、控制、協調的一種管理學科活動，檔案作為一種信息資源，也就必須按照信息資源管理工作的目標、內容、要求進行工作與管理；三是檔案管理工作是社會管理活動中的組成部分，檔案就是保存和流轉歸宿的程序性工作，是為經濟和社會發展提供決策參考依據的工作，從系統論的角度上看，檔案工作這一相對獨立的管理系統處于不同規模和層次的更大的社會管理系統之中。
檔案工作的政治性特點。檔案的政治性主要體現在：一是檔案工作的方向是檔案工作政治性的集中體現；二是檔案工作的開放度大小也是檔案工作政治性的表現之一。政治性不但體現在工作方向和開放程度方面，同時也體現在檔案的公開與保密程度上，對于不同層級、級別、內容的檔案，公開的程度，保密的等級都體現了檔案工作的政治性。
檔案工作的科學性特點。檔案工作是一項具有很強科學性的工作，這主要體現在：一是檔案工作是一項為科學研究和科學管理提供必需的信息支撐與管理的工作；二是檔案工作實踐中包含著特殊的規律和豐富的科學內容；三是檔案工作要大量運用現代管理科學的內容和信息技術成果支撐。
建議
關鍵詞：檔案；管理人員；素質
隨著信息和網絡科技時代的到來，檔案信息化、網絡化已成為檔案管理發展的必然趨勢，隨著檔案事業規模的日益擴大，檔案信息載體日益多樣，檔案管理日益先進，對檔案人員的素質也提出了新的更高的要求。
一、政治素質
1、檔案工作是維護歷史真實面貌的重要工作。維護檔案真實是檔案工作者義不容辭的職責。檔案工作的政治性、服務性，決定了檔案專業人員必須具有較好的職業道德素質。此外還要求檔案專業人員必須具備較高的政治品德素質。檔案專業人員的政治品德素質是指政治態度、政治品質和思想作風。它要求檔案專業人員必須遵守憲法和法律，恪守工作紀律和職業道德，嚴守黨和國家的秘密，自覺貫徹執行黨和國家關于檔案工作的一系列方針、政策，不斷加強自身的政治修養。大力倡導和堅持立檔為公的精神，從實際出發，實事求是的維護黨和國家歷史的真實面貌，滿腔熱情的為社會各個方面提供檔案服務，做好檔案管理工作。要想成為一名合格的檔案專業人員，必須做到以下幾點：第一，要有強烈的事業心。事業心是一種堅定的職業信念，對自己從事職業執著的追求，始終以旺盛的精力、滿腔的熱情投入到工作中。檔案專業和其他各種事業一樣，在發展過程中會遇到許多困難和挫折。有強烈的事業心，才能使檔案專業人員有知難而進的信心和決心。第二，要有高度的責任心。檔案專業人員的責任心就在于把黨和國家的寶貴文化財富自覺的管理好、利用好、維護好檔案的完整和安全。第三，要有勇于創新精神。樹立勇于創新的進取心，才能使檔案工作者在工作中大膽開拓，勇于嘗試，進一步加強檔案管理，改善檔案管理條件，逐步實現檔案管理現代化。
2、檔案專業人員的職業道德素質。檔案專業人員的職業道德素質是根據一般社會道德結合檔案工作職業特點提出的生活準則和行為規范，它是職業道德在檔案工作領域中的具體體現。首先，不為名利，甘為人梯，熱心服務。檔案工作的任務、工作對象和工作手段決定了它本身是一項服務性、條件性很強的工作。而檔案工作與其他服務性工作的不同在于它不能通過服務對象直接產生效益，而是通過服務對象利用檔案所取得的社會效益和經濟效益來體現。不為名利、勤奮工作、積極主動、熱情周到的為利用者提供優質的服務，是檔案專業人員職業道德素質的最基本要求。其次，尊重檔案，尊重歷史。檔案職業道德要求檔案專業人員必須維護檔案和歷史事實的原貌，既不能任意篡改和歪曲檔案的內容和特征，也不允許主觀臆斷隨心所欲的鑒別檔案。無論在什么情況下，都要實事求是，堅持據實立檔，據實用檔，尊重歷史，忠于職守，維護黨和國家檔案的歷史真實面貌，同一切篡改檔案、歪曲歷史的行為作斗爭。再次，遵紀守法。由于檔案工作是不同于其他服務性工作，檔案工作者對于利用者不能“來者不拒，有求必應”。必須克服主觀隨意性，按照法律和工作紀律的要求正確處理保密與利用的關系。當前我國對外交流與合作都在日益擴大，外事活動不斷增加，這給國外敵對勢力竊取我國的高科技技術提供了可乘之機。檔案專業技術人員必需具有嚴格的保密觀念和良好的保密習慣，在不違背保密原則的前提下充分開發利用檔案信息資源，確保檔案在政治上的安全。最后工作作風要嚴謹細致。檔案工作是一項科技性、服務性和技術性很強的工作。也是一項復雜、細致、繁瑣的工作，它要求我們在區分全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、注釋檔案內容、利用檔案咨詢及信息反饋等各個工作環節中，都必須做到準確無誤。
二、業務素質
1、檔案人員基本專業技能的培養。保管檔案的目的在于利用，檔案的門類是那么多，各門類之間又是千差萬別，如何去開發利用各門類檔案，這就要求我們要培養出一批具有專業技能有懂檔案的專業干部隊伍，又要有一批全方位、全系統的檔案隊伍，才能使檔案從收集、整理、鑒定、保管、統計到最后提供利用順利進行，才能使檔案工作適應未來社會的需要。要善于理論聯系實際，在工作實踐中學習，不斷提高業務水平，學以致用。對于所從事的檔案業務工作不僅知其然，還要知其所以然，在將理論應用于實際工作的過程中，不斷發現問題，總結經驗，以推動工作的開展和自身素質的提高。
[論文摘要]文秘工作是以為領導機關工作運轉和領導者決策服務為宗旨，在文件、會議、辦事等方面所從事的輔、參謀性、事務性工作。文秘工作既不同于領導工作，又不同于業務部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有自己質的規定性，將對如何做好文秘工作促進檔案管理工作展開討論。
[論文關鍵詞]文秘工作檔案管理
一、提高對文秘工作重要性的認識
文秘工作是以領導機關工作有效運轉和為領導者決策服務為宗旨的，輔助于文件、會議、辦事，為其做好參謀，處理好事務性工作。文秘工作既區別于領導工作，又不同于業務部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有特定的規范性，主要有以下幾方面：
一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來都是從屬于一個領導機構的。它的活動內容主要是圍繞著領導機關和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實際工作中，文秘及其他工作人員需要為領導思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準備工作等；需要及時抓住市場信息，如客戶來電話咨詢工程項目的設計或客戶前來咨詢工民建或城市規劃設計等相關問題，及時與領導、工作人員聯系或直接給予解答；需要做出積極的反應，抓住商機，為領導機關的工作運轉和領導者的決策提供輔工作。
二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來了電話處理電話事務或收發傳真，有了文件取送處理文件，來了客戶接待客戶。協調上下級事務，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要動腦筋，想辦法，凡事超前儲備經驗，進行預測，有多種準備和處理方案，就有望把被動變為主動了。
三是文秘工作的服務性。文秘工作的服務性也是事務性，服務性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點
二、加強檔案管理勢在必行
文秘工作的性質決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行，極為關鍵。
首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領導批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個企業的工作效率；能夠使企業更好地貫徹落實好上級領導部門的精神；為設計人員提供學習進修的信息，使設計人員的技術水平不斷提高，有效地促進經濟效益。可以說，文秘工作的優質服務對墾區的經濟和社會建設都在起著不可估量的作用。因此，以基礎檔案管理為起點，規范運作方法才能夠有效地推動文秘工作規范有序地健康發展。
其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學性和全面性。重大活動重要的信息來源和物質基礎直接關系到文秘工作的科學性、全面性。檔案資料科學性、準確性增強，全面性、可選性擴增，是文秘工作科學、準確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務。
三、文檔工作要更好地為經濟建設服務
文秘部門要加強檔案管理，更好地為經濟建設服務，應從以下幾個方面入手：
一要建立健全檔案管理機構的職能建設，明確分管部門，為檔案管理提供有力的組織保障，并著力開展檔案管理標準、規范的研究制定工作，保證為領導決策提供信息的方向性和準確性。
二要加快檔案信息化建設步伐，提高檔案工作現代化水平，努力做好檔案“三網”（局域網、黨政網、互聯網）“一庫”（數據庫）建設，保證為領導提供決策信息、決策方案的及時性和全面性。
三要及時做好電子歸檔及規范管理工作。主動介入本單位辦公自動化、電子政務建設，通過技術支持與制度建設，建立完善的電子文件歸檔機制，加快實現電子文件與紙質文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領導工作和決策服務的科學性和安全性。
四要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專報專題研究制度，編輯、指導、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。
五要嚴把工程檔案歸檔質量關。這是做好竣工檔案管理的關鍵。高質量的工程檔案來源于領導的重視，來源于工作人員的群體意識，來源于工作程序的合理和管理制度的健全。在領導重視的良好基礎上，檔案員參加工程竣工驗收，參加科研成果鑒定，參加新設備購進開箱是“三參加”的重要內容，也是加強重點工程檔案管理的關鍵。因為要做好重點工程檔案管理，首要的任務就是明確質量標準，把住重點工程竣工檔案的歸檔質量。黑龍江省農墾建筑設計院建筑設計具備國家甲級資質、城市規劃具備省乙級資質、公路行業具備省丙級資質。該院領導十分重視設計工程竣工檔案歸檔工作，每項工程從初設到竣工驗收都層層嚴格把關。
其主要內容是按合同要求，在合同任務書、地質報告、設計方案、報批圖、施工圖、效果圖、質檢、檔案、設計資質等方面，要求建筑設計師、結構設計師、水暖電氣設計師、城市規劃設計師都必須肩負起責任。
四、結束語
作為一名文檔工作人員必須嚴把設計竣工檔案的歸檔質量，歸檔的設計竣工檔案必須達到完整、準確、系統的要求。完整的標志就是指按照要求，將形成的各種形式、種類載體、各種內容的歸檔資料從建設項目的提出、立項審批、勘察設計、到竣工驗收全過程形成的應歸檔的文件都要收集齊全；準確的標志是指檔案的內容需真實地反映工程竣工時的實際情況和建設過程，歸檔的竣工資料與實物一致，圖物相符，賬圖相符，技術數據可靠，簽字手續完備，施工中的設計變更按有關規定進行個性補充或重新繪制，不允許有任何差錯;系統的標志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規律和成套性的特點，保持文件材料之間的有機聯系，進行科學分類和系統排列以便于保管和利用。只有這樣，才能保證為領導和部門有效的服務，更好地優化檔案管理，做好文秘工作。
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本文把人事檔案工作放在改善發展環境的大背景下來探討，突出說明了服務在人事檔案工作中的重要性，認為服務是人事檔案工作的基本職能；存在的問題，認為存在“三個差距”； 以及在人事檔案管理中強化服務的問題：提高服務意識，創新服務體制機制，煉好服務本領。
關鍵詞：人事檔案管理服務
Abstract: The essence of personnel archives work is the service. This is the need of economic and social development needs, the development of enterprises, is the need for talent development. In this paper, the background of the personnel archives work on improving the environment of development, highlighted the importance of service in personnel archives work, that service is the basic function of the personnel archives work; the problems that exist, "the three gap"; and strengthen the service in one thing: to improve service in Archives management consciousness, mechanism innovation service system, builds up the service ability.
Key words: personnel file management; service
中圖分類號：C93 文獻標識碼：A 文章編號：
檔案管理是人事工作的基礎性工作，它不僅具有很強的專業性，更具有很強的服務性。每一個人事檔案工作者，都應該站在改善服務環境的高度，切實增強服務意識，完善服務流程，提高服務質量，更好地服務于人事工作，服務經濟社會發展。
一、增強服務意識，是經濟社會發展的客觀需要
人事檔案工作有諸多屬性，最基本的屬性還是服務。以往我們談人事檔案工作，從專業角度談得多，強調的是“管理”，就是怎么收集、怎么整理、怎么保管、怎么統計等等，就專業談專業，常常把它的服務屬性放在比較次要的位置。其實，在市場經濟條件下，人事檔案工作的服務屬性更加突出。
1、勞動力市場化需要突出服務性。人事檔案工作的服務重要對象就是各級各類人才。經過改革開放30多年的發展，人才已經走上了市場化的道路。人才大多數要通過人才市場，尋找就業單位；同時，用人單位又通過人才市場尋覓人才。在這個過程中，各級各類人才的檔案通常要保留在人才市場。
人事檔案是與當事人的工資、職稱評定等切身利益密切相關的。作為人事檔案管理部門，如果服務跟不上，就可能影響到當事人自身的發展。從這個意義上說，做好服務，就是對當事人負責，就是“以人為本”。
2、改善發展環境需要突出服務性。“人往高處走，水往低處流”。人才的流動同樣如此。尤其是那些高端人才，以及大量的具有較高技能的熟練勞動者，他們不僅追求較高的工資待遇，較好的社會保障，較好的居住條件，還追求較好的工作環境、服務環境乃至社會環境。這些需求的滿足，很大程度上需要政府提供完善、優質的公共服務。
人事檔案工作就是一個基本的服務環境，如果單純停留在管理而不是服務跟不上，就很難吸引人才，留住人才。就開發區來說，它具有較強的探索性、超前性的特點，不僅在產業發展上領先一步，而且常常是人才的高地，在經濟社會發展中起著先頭兵的作用。這一特殊的環境，決定了開發區人事檔案做好服務的極端重要性，因為這里是外來人才打交道最多的地方。可以說，人事檔案服務工作，是一個地區、一個部門服務環境優劣的直接體現。
3、企業的發展需要突出服務性。企業是市場的主體，也是經濟繁榮的重要支撐。在我國的眾多企業中，大型企業因其基礎好，裝備先進，人才充足，生產出來的產品也較有保證。反觀中小企業，雖然總量上占據了絕大多數，但是突出的問題是人才缺乏，不僅造成管理落后、產品質量差、原材料等資源浪費，甚至有的鋌而走險，生產假冒偽劣產品。
為企業提供人才服務，是人事檔案工作的基本職能。人事檔案管理部門應該很好發揮自身這種人才資源優勢，把人事檔案工作與企業人才需求更好地結合起來，不斷滿足企業的各種人才需求，促進我國中小企業的健康可持續發展。
二、當前人事檔案中存在的問題
站在服務的角度看，人事檔案工作作為基礎的公共服務之一，與經濟社會發展對人才的需要，人才本身切身利益的需要以及企業的需要來看，還有許多不相適應的地方。
與經濟社會發展的差距。市場經濟條件下，人才的流動性十分頻繁，這也給檔案工作帶來了巨大壓力。現在許多地方招商引資，上大項目，上高端產業。這些建設，一般來說都伴隨著大量的人才引進。還有社會建設、國家機關招錄工作人員等，都涉及到人事檔案工作。存在的突出問題，就是運轉效率低，一個人從一個單位到另一個單位，光辦人事手續就要好長時間，甚至是幾年的時間。人事檔案工作專業性、政策性都很強，但是這并不影響提高認識檔案工作效率。在講究政策性的同時，切實提高辦事效率，是人事檔案工作需要下功夫解決的問題。
與人才切身利益的差距。人才是一個地方經濟社會發展的寶貴財富。一方面要吸引人才，讓更多的高端人才實現自身價值，另一方面是留住人才，讓人才能夠在安心、舒適的環境下愉快工作。問題是，許多地方十分重視吸引人才，下盡了工作，做足了功課，但是卻忽略了人才的使用，在留住人才上缺乏誠意，缺乏招數，致使引進來的人才不安心，留不住，這樣的例子在實際工作中并不少見。
關鍵詞：檔案行政管理；目標；特征；途徑
檔案行政管理是指以本國各項建設事項的需求為導向，對全國范圍內的檔案工作進行統籌計劃、組織調和、統一制度和監督指導的活動。它是國家整個行政管理領域中的重要構成部分，直接關系到國家的良性運行和協調發展，所以檔案行政管理在整個國家的發展進程中扮演著至關重要的角色。但是筆者發現，在現實生活中，人們對這項工作并不重視，有的人甚至不清楚也不愿意去了解什么是檔案行政管理，其中很大一部分原因是因為人們對該活動的目標和特征概念十分模糊，所以明確檔案行政管理的目標和特征是很有必要的。
1 檔案行政管理的目標
任何一項工作都不是無意義、無目標的，檔案行政管理工作雖然不是人人皆知，但是它也有存在的必要性和合理性，而且也有一定的目標。
1.1 實現檔案工作的總目標
檔案工作的總體目的即是從整體上管理全國各項與檔案有關的事務，持續調整檔案系統內部各部分之間的關系和其與外部各項事務的關系，推進檔案事業的順利發展，為國家經濟和社會運行提供周到的服務和大力的支持。而檔案行政管理的總目標，便是辦理好那些保存著一切 “對國家和社會有保存價值”的檔案國家機關、社會組織及與個體相關的檔案事項，為社會主義現代化建設服務。
1.2 維持依法治檔的社會秩序
當今時代，我國嚴格實行依法治，在這樣的大環境下，檔案行政管理單位也必須嚴格實行依法治檔。檔案行政管理的又一目標就是維持依法治檔的社會秩序，并為其提供組織保障，保證依法治檔的新秩序快速有效地建立。
1.3 協調檔案事業與其他各事業
檔案行政管理單位作為國家的一個重要信息庫，記錄了國家和社會各個領域的大事小事，是重現歷史事實的有效資料，關系到社會其他方面的行進。所以該項工作的第三個目標就是協調檔案事業與社會上的其他各項事業，充當這兩者之間的橋梁，促進社會各個領域的共同成長。
1.4 促進檔案事業不斷發展
檔案行政管理作為檔案工作的一個重要構成要素，牽動著整個檔案領域工作的開展。因此該項活動的第四個目標就是促進檔案工作的不斷發展，這就要求該部門自身首先必須健康有序地開展，然后才能推動整個檔案領域的前進。
2 檔案行政管理的特征
檔案行政管理作為國家行政管理體系中的構成部分，相應地擁有行政管理的普遍特點，但是除此之外，它還有其他行政管理部門所不具備的特性。所以，該項工作的主要特征包括四個方面：執行性、政治性、權威性和服務性。
2.1 檔案行政管理的執行性
在我國，行政機構從屬于國家權力機構，是國家權力機構的執行機構，必須以實施黨和國家權力機構的方針、政策和路線為前提。檔案行政管理機構作為我國的行政機關，必須有效執行我國權力機關的一切方針、政策和路線，這正是檔案行政管理的執行性所在。
2.2 檔案行政管理的政治性
馬克思認為，政府機關是經濟上占統治地位的階級為實現其階級使命而建立起來的組織；國家機關把統治階級的決定升華為法律規定來進行活動，實現其統治職能。行政機關的職責是實施國家權力機關的政策，國家權力機關具有很強的階級性，行政機關也是如此。檔案行政管理部門作為國家的行政機構，必然也有一定的政治性。
2.3 檔案行政管理的權威性
權威是指把一些人的意志強加于另一些人，是以服從為條件的。國家掌握在階級統治的手中，是最具有權威性的主體。行政管理工作是以國家的名義而進行，它代表著國家的要求，并以國家作為后盾。所有被管理的人員，都應該服從于行政機關以及其他相關人員的管理。本文中所說的檔案行政管理活動是國家的行政管理事項，因此具有一定的權威性。
2.4 檔案行政管理的服務性
檔案行政管理是一項服務性很強的活動，這也是這項工作得以生存和發展的根本所在。檔案工作的服務性表現在：服務性是檔案工作得以生存和繼續發展的前提；服務性是體現檔案工作生命機能的本質特性。
3 明確途徑
3.1 加大宣傳力度
首先，檔案行政管理部門要加大宣傳力度，可以通過發放宣傳單頁或制作網絡短視頻來宣傳檔案行政管理的目標與特征。因為現在有很大一部分公民對檔案行政管理這項工作并不清楚，所以他們在這方面也很難積極配合檔案行政管理部門的工作，導致這項工作很難順暢發展。針對這種情況，相關部門要積極做好宣傳工作，讓廣大民眾都能全面地了解檔案行政管理這項工作的目標與特征。
3.2 加強檔案意識
不管是普通民眾還是相關部門的服務人員，都要加強檔案意識。可以通過講故事的形式來加強民眾的檔案意識，讓他們認識并了解到檔案行政管理的目標與特征的重要性。也只有不斷加強民眾檔案意識，才能更好地引導他們明確檔案行政管理的目標與特征，讓全體人民都清楚明白這項工作的意義所在，從而引起對該項活動的重視，最終能夠促進其快速發展。
3.3 轉變體制與模式
在我國，依法治檔早已實行了二十多年，而且取得了比較大的成就，一定程度上推動了檔案事項的順利發展，但相應地也暴露出不少弊端。檔案行政管理的體制與模式和我國現在的經濟發展的要求逐漸不相匹配，這項工作未來將如何繼續存在和發展，檔案行政管理部門、學術界和許多的專業研究人員都在努力地作出分析、反省、總結和探究。依法治檔、實現管理模式的轉變是檔案行政管理單位的一項持久而又艱難的使命，也是檔案事業順利進行的基本保證，還是明確這項工作的目標與特征的重要方法。在現如今的狀況和前提下，只有以行政執法為主導，讓行政指導為輔助，創立新的體制和模式，加強運用法律監督和檢查的力度，實事求是地做到有法必依、執法必嚴、違法必究，才可以從根本上做到依法治檔，讓檔案事業的發展最終達到健康、科學、和諧的標準，使本文所提出的議題真正深入人心。
3.4 強化檔案行政管理部門的指導與監督的職能
強化相關管理與負責部門的指導與監督的職能，是貫徹落實《檔案法》的必然要求，也是明確檔案行政管理的目標與特征的重要途徑。檔案行政管理部門不僅要在宏觀上提供指導，使本部門與社會其他各部門協調發展，還要在微觀上提供服務，促進檔案行政管理這項工作的有效開展。除此之外，檔案行政管理部門還要加強監督職能，本部門的工作人員要提高專業素質，嚴于律己，并發揮自己的作用，積極監督這項工作的開展。
總之，要想明確檔案行政管理的目標與特征，必須要有整個國家、社會組織以及個人的齊心配合與一同努力。
參考文獻
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關鍵詞:檔案;政治品德;專業知識;職業道德
檔案事業是經濟社會發展的重要組成部分，是黨和國家重要的工作之一。新時期為檔案工作提供了無限發展的空間和機遇，同時在發展過程中也遇到了一個個前人沒有觸及過的挑戰和阻力。如何充分利用機遇，突破一個個挑戰，奪取檔案事業不斷向縱深發展，這是擺在我們檔案工作者面前的大問題，也使我們每個檔案工作者應該捫心自問:“我們應具備什么樣的素質來迎接機遇，突破挑戰?”針對這個問題，筆者想和大家在一起，試談一下，新時期檔案工作者的職業要求，僅供參考。
一、要有與新時期主旋律相合拍的政治頭腦
檔案工作者應該是政治頭腦非常清醒的群體。其一舉一動都應該在正確的政治方向、政治立場、政治觀點、政治紀律、政治敏銳性、政治鑒別力的指引下進行。否則，就會墜入“盲人騎瞎馬”的危險境地，使檔案工作誤入歧途。怎樣才能保持清醒的政治頭腦呢?筆者認為必須與新時期主旋律相合拍。
二、要有與新時期檔案事業相適應的知識層面
(一)檔案專業知識
檔案工作者必須系統地學習和掌握檔案學知識，具有較全面扎實的實踐技能。檔案學理論來源于檔案工作實踐，檔案工作實踐又迫切需要檔案學理論的指導。檔案工作者要了解和掌握檔案專業知識，一方面，檔案是一種知識載體，檔案工作者要發揮檔案的社會效益，就要熟悉檔案的內容，掌握檔案內容所涉及的知識。另一方面，檔案工作者在對檔案進行收集、整理、保管、編研、提供利用中始終貫穿著分析、研究、綜合、判斷等各種科學的研究活動。檔案工作者只有熟悉和掌握檔案專業理論知識，并具有一定的廣度和深度，這樣在實際工作中才能發現新情況，解決新問題。
(二)相關科學文化知識
1.掌握文史知識。語言文字與檔案管理和服務是不可分割的，具有較強的語言表達能力，對于搞好檔案信息管理工作具有重要作用。通曉歷史，才能了解檔案產生的歷史背景和作用，更好地熟悉、管理和開發檔案信息資源。書寫水平也很重要，因為檔案工作的各個環節，如編目、著錄、標引等與書寫水平是分不開的，若所寫的文字難以辨認會直接影響檔案作用的發揮。
2.掌握相關學科知識。現代檔案學與相關學科的滲透日益加強，檔案工作者應有重點地學習和掌握相關學科知識。如現代管理學、情報學、圖書館學，還應具有一定的經貿、法律知識。
3.掌握現代化管理知識。隨著檔案管理現代化技術建設和科學技術管理手段在檔案工作中的應用，要求檔案工作者必須熟悉和掌握復印、縮微、音像以及電子計算機等現代化技術知識，才能適應檔案工作發展的需要。
三、要有與新時期檔案工作相需要的職業道德
(一)熱心服務，不為名利，甘為人梯
檔案工作的任務、工作對象和工作手段決定了它本身是一項服務性、條件性很強的工作。而檔案工作與其他服務性工作的不同在于它不能通過服務對象直接產生效益，而是通過服務對象利用檔案所取得的社會效益和經濟效益來體現。不為名利、勤奮工作、積極主動、熱情周到地為利用者提供優質的服務，是檔案工作者職業道德素質的最基本要求。
(二)尊重檔案，尊重歷史
檔案職業道德要求檔案工作者必須維護檔案和歷史事實的原貌，既不能任意篡改和歪曲檔案的內容和特征，也不允許主觀臆斷隨心所欲地鑒別檔案。無論在什么情況下，都要實事求是，堅持據實立檔，據實用檔，尊重歷史，忠于職守，維護黨和國家檔案的歷史真實面貌，同一切篡改檔案、歪曲歷史的行為作斗爭。
(三)遵紀守法，嚴守黨和國家秘密
由于檔案工作不同于其他服務性工作，檔案工作者對于利用者不能“來者不拒，有求必應”，必須克服主觀隨意性，按照法律和工作紀律的要求正確處理保密與利用的關系。當前我國對外交流與合作都在日益擴大，外事活動不斷增加，這給國外敵對勢力竊取我國的高科技技術提供了可乘之機。檔案工作者必須具有嚴格的保密觀念和良好的保密習慣，在不違背保密原則的前提下充分開發利用檔案信息資源，確保檔案在政治上的安全。
參考文獻
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關鍵詞：檔案信息化建設；檔案服務工作；分析和探討
在信息技術的不斷推動下，我國的檔案工作效率和質量都有了明顯的提高。當前社會全面進入了計算機時代，檔案工作要與時展同步，努力實現檔案工作的信息化。在這樣的發展背景下，文章作者結合工作實際，對如何有效開展檔案服務工作進行了分析。
1檔案服務工作問題分析
檔案記錄各種社會生活方式，只有保障檔案工作的順利開展，才能使資料得以完好保存，足可見檔案工作的重要性。信息化時代的作用下，各項檔案信息數量呈現出迅速增長的態勢，要應用信息化的處理方式，進行檔案信息的處理工作，改善傳統檔案工作中的缺陷，這樣來看檔案信息化建設是檔案工作的未來發展方向。檔案工作的水平在社會的發展下有了提高，不僅如此，檔案工作的服務性質也要求檔案部門轉變固有的工作思維，不斷地提升工作質量。檔案工作其實具有的服務性很強，檔案工作人員除了要有正確的服務意識，明確自身的工作方向，不斷提高工作質量外，還要不斷提高軟硬件配置水平和檔案信息質量，使自身的工作能夠始終與時展同步。
2檔案信息化對檔案服務工作的影響
檔案服務工作受到檔案信息化的影響往往是多方面的，包括基礎設備、人才隊伍建設、檔案服務理念等。近年來我國的計算機技術可謂是有了質的提升，可是很多最新的計算機技術卻沒有應用到檔案工作中。僅就現階段的發展而言，我國的檔案基礎設備還很落后，檔案管理條件不足，特別是在檔案服務中應用先進基礎設備的能力還有待于提高，很多工作還需要依靠傳統的人工操作模式，這些都是影響檔案工作健康發展的主要因素，也是我國與發達國家的差距所在。先進的基礎設施有利于檔案工作的有效開展，特別是檔案管理更加科學的今天，將先進的計算機技術應用到檔案管理中，是檔案工作未來的發展要求。基于此，檔案工作的相關部門就應加大基礎設施投資力度，不斷提升檔案信息化的水平，以便為檔案工作的順利展開提供足夠的物質支撐。在人們傳統的思想中對檔案工作缺乏足夠的重視，使檔案信息的利用率大打折扣。在當代社會，人們對信息資源的要求呈現出越來越高的趨勢，這就需要檔案部門定期組織各種檔案知識的宣傳活動，增強人們樹立檔案意識，使檔案服務工作的質量得到提高。檔案是一種重要的信息資源，利用得當才能成為生產力，檔案信息在人們傳統的認知上被看成是一種管理工具，而非服務方式。在經濟社會發展的推動下，檔案信息資源實現了大開發，人們發現檔案信息資源其實具有很強的服務性，這就需要檔案工作人員以正確的服務理念來對待工作，積極地轉變工作觀念，變被動為主動服務，使自身工作能夠更上一層樓。就現階段的發展來看，許多檔案工作人員逐漸在工作中顯現出專業素質不高、科技能力不強的問題，所以檔案工作人員應不斷提高自身的綜合素質，不斷地學習關于檔案的新知識。另外，各級檔案部門應根據自身的情況，積極地組織相關人員進行培訓，還可以與兄弟單位進行經驗交流，使工作人員能夠認識到自身的缺點和不足，這樣不僅有利于自身素質的提高，更為深遠的意義還在于整體檔案工作隊伍也能夠得到提升。現階段很多的檔案部門還使用的是傳統的檔案管理工作模式，它與信息化的時展不相適應，有的檔案部門雖然加大了資金的投入力度，積極的引進了較為先進的檔案管理設備，但卻沒有現代化的管理理念作為支撐，無法為社會提供最先進的檔案管理工作，不利于檔案服務工作的有效開展，這就需要我們從檔案管理工作的特點出發，輔助以現代化的管理理念，不斷提升檔案的利用和服務水平，從源頭上提高檔案管理工作的質量。
3檔案信息化建設背景下檔案服務工作開展的具體方式
要從思想上認識到先進的計算機技術為檔案工作所帶來的深刻變化，變被動服務為主動服務，讓檔案工作的服務性深入到具體的工作中，而不是流于表面。應展開多種形式的服務工作，使檔案信息化下的檔案信息資源的海量性和多重作用能夠得到有效的發揮，擴大信息服務的輻射范圍，以社會實踐的形式，來深入社會，對社會各個方面的需要做到心中有數，轉變傳統的單一化服務模式，使服務質量得到有效的提高。在社會發展的推動下，檔案信息資源的服務對象和用戶使用特點有了一定的改變，為了適應這樣的發展，檔案工作應在服務內容、方式等方面積極地做一些調整。檔案服務工作要不斷加強和社會的交流和溝通，使信息資源能夠更快更好地提供給社會。另外，檔案信息服務應突破已有信息資源的束縛，以社會的需要為風向標，積極擴大自身的業務范圍。檔案館的業務范圍并不只是檔案信息的處理和保管，還可以進行檔案管理和查閱，現如今很多城市的檔案館已經做了有關地嘗試，不僅擴大了服務范圍，而且還擁有了獨特的服務項目，這些都要歸功于檔案信息資源的海量性。檔案服務工作的信息化已經社會發展的必然趨勢了，但是無論朝著何種方向發展，檔案工作人員的素質都是應始終被關注的重點和關鍵。在檔案信息化建設的大背景下，檔案服務工作越來越需要復合型人才，除了是一名優秀的導航員外，還應是中介者和組織管理人員，所以各級檔案部門要努力培養建立擁有專業能力強，并且職業道德優良的檔案工作人員隊伍，也就是人們俗稱的"德才兼備"。這樣的隊伍其自身具有一定的檔案信息處理能力，并且掌握一定的外語知識和計算機技術，使信息化時代下檔案服務工作的質量能夠在此基礎上得到更加穩固的支撐。從資源共享的角度，我們發現，若想提高檔案服務工作的整體質量，需要加強各級檔案部門的橫向交流，促進檔案信息資源共享，建立一個完整的社會信息系統。首先，要完全破除檔案、圖書、文獻等各自獨立的情況，實行統一管理，并發揮集群優勢，將整個信息系統進行整合，從而建立龐大的聯合信息系統，最終實現資源共享，并幫助更多的用戶獲得海量的檔案信息，這也是檔案服務工作的最終目標。現在已經有許多城市運用先進的計算機技術進行檔案查詢工作，所收到的效果都是比較良好的。
4結束語
通過文章的分析使我們不難發現檔案信息化已經是經濟社會發展的必然趨勢了，所以必須得到應有的重視和關注，由于檔案信息化建設的需要，也要求檔案工作不斷地進行提高，特別是在設備、人才隊伍上，應將傳統的檔案工作進行徹底地轉變。這也就是說檔案信息化建設工作要不斷地進行深化，需要檔案工作人員轉變工作作風，以一種服務意識去工作，不斷地提高自身的專業技能，將檔案信息化工作建設得更好，以便為社會經濟的發展做出貢獻。
作者:朱鳳智 單位:中房集團哈爾濱房地產開發公司
參考文獻:
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