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關(guān)鍵詞：會計檔案；質(zhì)量管理；過程方法
中圖分類號：F230 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1006-4117（2012）03-0116-01
會計檔案是國家檔案信息資源的重要組成部分，在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展中具有非常重要的作用。微觀上，它是制定一個單位財務(wù)計劃的數(shù)據(jù)源，又是進(jìn)行科學(xué)經(jīng)濟(jì)決策的信息源；宏觀上，它是研究社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律的文獻(xiàn)源，是有利于歷史研究的記憶庫，又是儲備會計工作經(jīng)驗(yàn)、智慧和技術(shù)的知識庫。會計檔案如此重要，但由于種種原因，我國會計檔案的管理現(xiàn)狀卻不容樂觀，存在著管理制度不健全、收集不完整，歸檔不及時、整理不規(guī)范、利用不充分等一系列問題，這些問題的存在嚴(yán)重影響了會計檔案作用的發(fā)揮。借鑒全面質(zhì)量管理理論，分析會計檔案管理的基本流程，研究基于過程的質(zhì)量控制方法，對會計檔案進(jìn)行全過程質(zhì)量管理，是當(dāng)前加強(qiáng)會計檔案建設(shè)，提高會計檔案管理質(zhì)量和效率的最值得嘗試的一種途徑，具有很強(qiáng)的理論價值和現(xiàn)實(shí)意義。
一、會計檔案質(zhì)量管理的基本依據(jù)
（一）理論依據(jù)
檔案管理學(xué)的管理對象包括文書檔案、專門檔案和科技檔案。會計檔案是專門檔案的一個重要門類，檔案學(xué)的基本原理應(yīng)當(dāng)是會計檔案質(zhì)量管理的重要理論依據(jù)之一，會計檔案管理必須始終堅持檔案管理的基本原理。會計檔案質(zhì)量管理必須遵循全面質(zhì)量管理理論的要求，強(qiáng)調(diào)會計檔案管理的全過程控制、全員參與與全方位質(zhì)量管理。會計檔案質(zhì)量控制方法的研究應(yīng)當(dāng)建立在對會計檔案管理流程分析，質(zhì)量要素分析及崗位職責(zé)分析的基礎(chǔ)之上。
（二）法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)
遵循法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定和要求，是保證會計檔案質(zhì)量的根本途徑。會計檔案管理的相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)主要包括1996年7月頒布的《中華人民共和國檔案法》、2000年頒布的《中華人民共和國會計法》、財政部、國家檔案局于1999年1月1日頒布的《會計檔案管理辦法》以及1978年頒布的《會計人員職權(quán)條例》。
（三）實(shí)踐依據(jù)
在充分依據(jù)檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和全面質(zhì)量管理理論的基礎(chǔ)之上，加強(qiáng)會計檔案質(zhì)量管理還必須具體分析會計業(yè)務(wù)實(shí)踐活動的基本特點(diǎn)，把握會計檔案的形成發(fā)展規(guī)律，緊密結(jié)合會計檔案管理實(shí)踐，制定行之有效、具備較強(qiáng)實(shí)踐操作性的質(zhì)量控制方案。
二、基于過程的會計檔案質(zhì)量控制方法
根據(jù)全面質(zhì)量管理理論的要求和過程方法的基本理念，應(yīng)從全過程管理的角度對會計檔案管理各個階段的質(zhì)量控制方法進(jìn)行具體研究。
（一）會計檔案收集階段的質(zhì)量控制
第一，嚴(yán)格依據(jù)歸檔范圍，確保檔案齊全完整。各立檔單位應(yīng)結(jié)合本單位會計檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律，明確本單位會計檔案的歸檔范圍。第二，嚴(yán)格歸檔時間，確保檔案按時歸檔。會計檔案收集工作應(yīng)嚴(yán)格遵照會計部門保管一年期滿應(yīng)移交歸檔的規(guī)定，保證會計文件材料按時歸檔。第三，嚴(yán)格執(zhí)行歸檔要求，確保檔案歸檔質(zhì)量。各立檔單位根據(jù)會計檔案歸檔的宏觀規(guī)定以及本單位具體情況，制定明確而嚴(yán)格的具體要求，保會計檔案的歸檔質(zhì)量。
（二）會計檔案鑒定階段的質(zhì)量控制
第一，嚴(yán)格遵循標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，準(zhǔn)確判定保管期限。各立檔單位鑒定人員要嚴(yán)格遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對檔案的保管期限進(jìn)行準(zhǔn)確判定。第二，全面掌握利用信息，合理處置到期檔案。繼續(xù)保存仍然具有利用價值的會計檔案，集中銷毀不再具有保存價值的會計檔案。第三，確保檔案安全保密，嚴(yán)格遵守銷毀流程。各立檔單位應(yīng)指定專人銷毀檔案，檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守銷毀工作流程。
（三）會計檔案整理階段的質(zhì)量控制
在會計檔案整理階段，第一，嚴(yán)格遵循分類方案，準(zhǔn)確定位檔案屬性，各立檔單位要根據(jù)會計檔案整理階段的質(zhì)量要求，合理確定分類方案；第二，準(zhǔn)確揭示文件內(nèi)容，完整填寫卷內(nèi)文件目錄；第三，準(zhǔn)確擬制案卷題名，規(guī)范案卷編號。依據(jù)分類方案，排列案卷，全面反映案卷內(nèi)容，完整填寫案卷目錄。
（四）會計檔案利用階段的質(zhì)量控制
第一，制度上，建立健全會計檔案的借閱制度、嚴(yán)格會計檔案借閱手續(xù)。各立檔單位應(yīng)對檔案的利用范圍、利用方式、批準(zhǔn)手續(xù)以及歸還案卷的檢查作出明確規(guī)定；第二，手段上，編制多種檢索工具、提高利用需求的反應(yīng)速度。第三，功能上，拓展會計檔案的服務(wù)利用模式、滿足不同層次的利用需求。要探索會計檔案服務(wù)利用的多種途徑，根據(jù)利用者的不同需求，既可以提供會計檔案副本或復(fù)制品，也可以提供會計檔案原件，還可以通過電子網(wǎng)絡(luò)平臺或者提供會計檔案信息加工品，滿足利用者的不同利用需求。
作者單位：61786部隊
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1.理論研究
自從企業(yè)內(nèi)部控制管理理念提出以來，人們就很重視企業(yè)檔案，一些管理專家也都提出內(nèi)控管理機(jī)制中必須要加強(qiáng)檔案管理。如法國管理學(xué)家亨利•法約爾認(rèn)為對“管理機(jī)器”加以考察可以評估并指導(dǎo)企業(yè)進(jìn)行改進(jìn)，他所指的“管理機(jī)器”即為“包羅現(xiàn)在、過去和將來的記錄系統(tǒng)”，這里的記錄系統(tǒng)可以理解為企業(yè)檔案系統(tǒng)。而另一位管理學(xué)家盧卡•帕西奧利也強(qiáng)調(diào)必須關(guān)心內(nèi)部的管理控制，還建議“備忘錄、日記賬和分類賬要編上號碼并注明日期，所有交易的文件都要詳盡完備并永久存檔，以及定期核查以便內(nèi)部控制”，這是早期企業(yè)檔案管理與內(nèi)部控制的雛形?？梢娫诮?jīng)典管理學(xué)家們眼中，完整的企業(yè)記錄和檔案系統(tǒng)是企業(yè)極為重要的管理依據(jù)和控制手段。當(dāng)前，有學(xué)者對檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制關(guān)系研究現(xiàn)狀進(jìn)行了綜述分析(截至2014年1月)。作者以中國知網(wǎng)(CNKI)數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，檢索出有效中文文獻(xiàn)18篇，相關(guān)書籍1本；以EBSCO數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，檢索出有效英文文獻(xiàn)12篇，相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)2部；加上我國頒布的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》(以下簡稱《基本規(guī)范》)以及《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》，共計35份文獻(xiàn)。其中最早的是2000年美國的一份政府檔案，強(qiáng)調(diào)組織的檔案管理對組織內(nèi)部控制的作用。隨著2002年美國《薩班斯-奧克斯利法案》(以下簡稱薩班斯法案)和2008年《基本規(guī)范》的相繼頒布，近年來對該課題的研究也逐漸增多。但總體來看，檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制關(guān)系的研究還處于探索階段，研究成果數(shù)量比較少，研究方法比較單一，研究的深度、廣度和高度都有所欠缺，整體上并沒有形成完備的體系，尚存在諸多理論空白。
2.實(shí)踐發(fā)展
自2001年以來，國內(nèi)外相繼出現(xiàn)了一系列大型上市公司的會計欺詐事件，如美國的安然、世通以及中國的銀廣夏等，這些都反映了企業(yè)控制的嚴(yán)重不力。其中安然事件后的一片混亂，促使美國頒布了薩班斯法案，該法案對于檔案材料的真實(shí)性、完整性都做了強(qiáng)制性要求，同時還要求檔案材料必須滿足信息披露的透明性和及時性。我國各界也逐漸認(rèn)識到，作為市場經(jīng)濟(jì)的主體，企業(yè)只有提高內(nèi)部控制能力，使企業(yè)的各項(xiàng)活動和資源都能夠處于可控、優(yōu)化狀態(tài)，才能提高其核心競爭力。2008年，我國財政部會同證監(jiān)會、審計署、銀監(jiān)會、保監(jiān)會制訂了《基本規(guī)范》，隨后越來越多的企業(yè)也開始執(zhí)行并制定適用、有效的內(nèi)部控制制度。通過閱讀可以發(fā)現(xiàn)，《基本規(guī)范》中多個條款與企業(yè)檔案管理直接或者間接相關(guān)，檔案管理作為企業(yè)信息控制的關(guān)鍵，在企業(yè)內(nèi)部控制過程中的重要性不言而喻，許多企業(yè)也逐漸認(rèn)識到了這一點(diǎn)。如中國長城資產(chǎn)管理公司將檔案作為一個重要的控制點(diǎn)，建立了以“三鐵(即鐵規(guī)章鐵賬本鐵檔案)”為載體的內(nèi)部控制制度，從根本上提高了控制效率，確保了長城公司各項(xiàng)工作在合規(guī)合法的前提下高效運(yùn)轉(zhuǎn)。我公司在制定《內(nèi)部控制手冊》時，也將相關(guān)的檔案管理制度納入其中。
二、檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制的相互關(guān)系
《基本規(guī)范》第五條提出企業(yè)建立與實(shí)施有效的內(nèi)部控制，應(yīng)當(dāng)包括五大要素，即內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督。其中“信息與溝通是企業(yè)及時、準(zhǔn)確地收集、傳遞與內(nèi)部控制相關(guān)的信息，確保信息在企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)與外部之間進(jìn)行有效溝通”，這里的信息包含了企業(yè)檔案信息，所謂“溝通”包含了檔案信息的傳遞、服務(wù)功能。可見，檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制是緊密相關(guān)、不可分割的。
1.檔案管理對企業(yè)內(nèi)部控制的作用
企業(yè)檔案是企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件，它的原始記錄性決定了其基本價值，即具有參考作用和憑證作用。在企業(yè)內(nèi)部控制過程中，這一作用的發(fā)揮顯得更加重要和明顯。檔案管理的對象是企業(yè)各項(xiàng)活動中形成的全部檔案信息，而檔案管理的最終目的是為用戶提供方便、有效的利用?？梢哉f，在現(xiàn)代化企業(yè)管理中，檔案管理負(fù)責(zé)信息的匯集和回饋，通過接收檔案信息、提供信息服務(wù)的循環(huán)運(yùn)行，參與到企業(yè)管理的各個階段，是企業(yè)信息控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。企業(yè)檔案既是企業(yè)有形資產(chǎn)的記錄和憑證，也是專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、知識產(chǎn)權(quán)等無形資產(chǎn)的依據(jù)和證明，在企業(yè)創(chuàng)新、企業(yè)管理和規(guī)避風(fēng)險中具有不可替代的作用，并為規(guī)范企業(yè)管理、輔助生產(chǎn)經(jīng)營、維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益和企業(yè)職工利益、完善法制經(jīng)濟(jì)、解決企業(yè)紛爭提供信息支持?？梢姡髽I(yè)內(nèi)部控制制度的有效運(yùn)行，離不開完善的檔案管理工作。
2.企業(yè)內(nèi)部控制對檔案管理的影響
企業(yè)的內(nèi)部控制機(jī)制能夠有效記錄并監(jiān)控企業(yè)所有活動信息，這對于企業(yè)檔案管理也具有積極的影響。首先，企業(yè)內(nèi)部控制強(qiáng)化了檔案管理的規(guī)范性。依據(jù)內(nèi)部控制制度的要求，檔案人員需對現(xiàn)有流程進(jìn)行梳理，對現(xiàn)有記錄的合理、合規(guī)性進(jìn)行重新確認(rèn)，對遺留問題進(jìn)行調(diào)整處理，對查閱記錄、借閱記錄、借閱臺賬及全部檔案目錄進(jìn)行核對清理，進(jìn)而確保各項(xiàng)信息的準(zhǔn)確。其次，企業(yè)內(nèi)部控制進(jìn)一步確保了檔案信息的真實(shí)性和完整性。由于檔案的特殊性，內(nèi)部控制過程中的檔案管理需設(shè)置兩個風(fēng)險防控流程。一方面，在檔案文件材料歸檔時要認(rèn)真履行交接手續(xù)，保證歸檔文件材料的原始性、完整性和真實(shí)性；另一方面在檔案文件材料的查閱借閱時，要認(rèn)真履行查、借閱手續(xù)，確保檔案文件材料在此過程中不會發(fā)生更改、破損、丟失等情況。再次，企業(yè)內(nèi)部控制完善了檔案管理流程。企業(yè)內(nèi)部控制要求企業(yè)的文件材料及其信息自產(chǎn)生時就要處于有效的控制管理狀態(tài)，打破了文件與檔案管理的明顯界限，實(shí)現(xiàn)文件、檔案的全過程、系統(tǒng)控制管理，保證文件和檔案之間的連續(xù)性。同時由于信息是內(nèi)部控制的重要因素之一，各部門的歸檔積極性也有所提高，由被動歸檔逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃託w檔。總之，企業(yè)檔案管理與內(nèi)部控制工作之間是一種良好的促進(jìn)和循環(huán)關(guān)系。做好企業(yè)檔案管理工作就能夠促進(jìn)企業(yè)內(nèi)控能力的提高，而企業(yè)的內(nèi)控機(jī)制又反過來完善企業(yè)檔案管理工作。
三、企業(yè)內(nèi)部控制過程中檔案管理的強(qiáng)化措施
企業(yè)內(nèi)部控制是一個依賴信息反饋的過程，檔案作為信息的匯集中心，在控制過程中占有非常重要的地位。因此，從內(nèi)部控制的角度出發(fā)，應(yīng)該對檔案管理采取相應(yīng)的強(qiáng)化措施，從而為企業(yè)內(nèi)部控制提供信息保障，促進(jìn)內(nèi)部控制工作的有效運(yùn)行。
1.加強(qiáng)與檔案管理相關(guān)的企業(yè)法律法規(guī)建設(shè)
我國有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和企業(yè)檔案管理規(guī)定為現(xiàn)代企業(yè)檔案管理提供了依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，而《基本規(guī)范》為企業(yè)內(nèi)部控制的合理性開展提供了指導(dǎo)和方法。通過分析檔案管理法律法規(guī)和內(nèi)部控制基本規(guī)范可以發(fā)現(xiàn)，兩者具備相關(guān)性，企業(yè)內(nèi)部控制的實(shí)現(xiàn)需要檔案管理的支持，然而《基本規(guī)范》中雖多處提到了“資料”“信息”“記錄”等，說明檔案管理的重要性，但在具體文字中卻仍未明確指出。同時在我國已頒布的涉及企業(yè)的法律中，也都沒有對檔案工作的明確規(guī)定。但是隨著企業(yè)內(nèi)部控制的發(fā)展，我國社會檔案意識也在不斷提高。近兩年中央有關(guān)部委制定的針對上市公司內(nèi)部控制的規(guī)章中，逐漸對檔案管理提出相關(guān)要求。在全國政協(xié)十一次會議上，曾任國家檔案局局長的毛福民委員提交了“關(guān)于在國家涉及企業(yè)的法律法規(guī)中對檔案管理作出明確規(guī)定”的提案，建議有關(guān)部門在制定、修改有關(guān)企業(yè)法律法規(guī)時，具體明確企業(yè)必須建立業(yè)務(wù)檔案和財務(wù)檔案，設(shè)立合理的保管期限，建立企業(yè)檔案工作制度，保持檔案原始性和完整性等企業(yè)檔案管理內(nèi)容。明確企業(yè)檔案的重要性，加強(qiáng)與檔案管理相關(guān)的企業(yè)法律法規(guī)建設(shè)，這既是內(nèi)部控制與檔案管理的相互影響與促進(jìn)，也是從國家層面出發(fā)，建設(shè)企業(yè)內(nèi)控與檔案管理長效合作機(jī)制的必然措施。
2.加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部檔案制度建設(shè)，完善檔案管理體系
企業(yè)檔案管理體系是由多種要素構(gòu)成的工作系統(tǒng)，一般包括檔案管理體制、檔案工作制度、檔案信息管理系統(tǒng)、主要業(yè)務(wù)內(nèi)容、主要工作流程以及檔案人員和檔案管理設(shè)備設(shè)施等要素。其中檔案工作制度是企業(yè)關(guān)于檔案工作的一組集成配套的管理辦法、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、操作細(xì)則，它是開展檔案管理的行動指南和業(yè)務(wù)尺度，是運(yùn)行和控制檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)?！镀髽I(yè)檔案工作規(guī)范》(DA/T42-2009)中將檔案工作制度的內(nèi)容作為一個制度體系予以重點(diǎn)列出，并指出其構(gòu)成內(nèi)容包含“檔案工作規(guī)章”、“檔案管理制度”、“檔案業(yè)務(wù)規(guī)范”三項(xiàng)內(nèi)容，說明企業(yè)檔案制度的重要性。目前，我國大多數(shù)企業(yè)的檔案制度相對完善，但隨著時間的推移以及內(nèi)部控制工作的發(fā)展需求，檔案工作制度也要不斷修訂，從文件的產(chǎn)生、傳遞到歸檔，都要有明確的管理細(xì)則，權(quán)責(zé)分明，確保檔案的真實(shí)、完整，保證檔案工作的高效、規(guī)范。同時，還要建立有效的檢查措施，定期對制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，在實(shí)踐中自始至終對制度加以落實(shí)，從而滿足企業(yè)內(nèi)部控制度對檔案管理的要求。
3.轉(zhuǎn)變檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)工作流程重組
企業(yè)檔案是企業(yè)各項(xiàng)職能活動的產(chǎn)物，是隨著企業(yè)各項(xiàng)職能活動的開展而產(chǎn)生的。對企業(yè)內(nèi)任何一個部門而言，它所產(chǎn)生的檔案是其各項(xiàng)行為活動的原始記錄，是其職能作用和工作績效的有力憑證，而內(nèi)部控制正是針對企業(yè)各項(xiàng)活動開展的風(fēng)險評價和審計監(jiān)督。因此，各項(xiàng)活動中所產(chǎn)生的檔案是否完整系統(tǒng)，檔案管理是否科學(xué)有序，將直接影響到內(nèi)部控制工作的有效性。在傳統(tǒng)管理環(huán)境下，企業(yè)檔案管理和文件管理以“歸檔”工作為接口銜接，檔案部門缺乏對歸檔前文件的有效控制，這也正是在內(nèi)部控制過程中檔案管理所需要解決的主要問題。要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的有效管理，就應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)企業(yè)檔案管理的靈活性、多樣性，將企業(yè)檔案管理的范圍擴(kuò)展到企業(yè)文件材料形成之時，對檔案工作流程重組，構(gòu)建正確的檔案管理模式，如文檔一體化或企業(yè)信息一體化管理。即打破對現(xiàn)有文件管理的思維定勢，從文書管理和檔案管理的全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從文件生成、辦理到檔案歸檔的全過程管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理前端控制管理的模式。這種模式要求檔案管理要與企業(yè)職能活動同步進(jìn)行，控制監(jiān)督歸檔前的文件管理活動，實(shí)現(xiàn)對文件到檔案的全過程控制，做好歸檔工作；同時還要重視對歸檔范圍和分類體系的重新審視，并與業(yè)務(wù)部門配合，做好企業(yè)重要活動檔案的跟蹤工作，及時收集易散落的文檔，真正使企業(yè)內(nèi)控在良好的檔案信息記錄習(xí)慣和充足的檔案資源基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)。
4.提高人員參與意識，加強(qiáng)團(tuán)隊合作
檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制過程中的地位非常重要，而一個企業(yè)的檔案意識則直接影響到檔案管理水平的高低。因此，要實(shí)現(xiàn)檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制過程中的積極意義，必須從整體上提高企業(yè)的檔案意識。首先，對于企業(yè)管理層而言，要充分認(rèn)識到檔案在企業(yè)內(nèi)部控制中所起的關(guān)鍵性作用。由于企業(yè)檔案的形成、產(chǎn)生和最終歸宿均在企業(yè)內(nèi)部，對外無明顯產(chǎn)品特性，所以往往容易被管理者忽視。但是隨著企業(yè)內(nèi)控的發(fā)展，檔案在其過程中的參考和憑證作用越來越顯著，檔案管理在企業(yè)活動中的重要性也日益凸顯，管理層的重視將更有利于檔案工作的有序開展。其次，對于檔案管理人員而言，其對檔案現(xiàn)象的認(rèn)知水平，是決定企業(yè)檔案管理水平的重要因素。因此要加強(qiáng)檔案管理人員對檔案工作內(nèi)容和檔案工作相關(guān)領(lǐng)域內(nèi)容的認(rèn)識，提升檔案管理思想，學(xué)習(xí)現(xiàn)代企業(yè)制度和相關(guān)檔案管理知識，理解其職能在內(nèi)部控制過程中的作用，從而在日常的檔案管理工作中完成好其分內(nèi)職責(zé)，并促使檔案工作促進(jìn)并支持企業(yè)內(nèi)部控制的有效進(jìn)行。最后，對于其他業(yè)務(wù)部門的工作人員而言，也要具備檔案意識，而這主要依靠檔案人員向企業(yè)員工進(jìn)行宣講來實(shí)現(xiàn)。要使業(yè)務(wù)部門的工作人員認(rèn)識到檔案是其各項(xiàng)行為活動的原始記錄，檔案管理與其職能活動的開展以及內(nèi)部控制工作的進(jìn)行都是緊密相關(guān)的。提高業(yè)務(wù)部門工作人員的檔案意識，有助于推進(jìn)檔案管理與企業(yè)職能活動的同步運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)文檔一體化或企業(yè)信息一體化管理，從而促進(jìn)檔案管理各個環(huán)節(jié)在企業(yè)內(nèi)控體系中順利開展。
四、結(jié)語
中圖分類號：TE09 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
我國的資源稟賦是富煤、貧油、少氣，決定了我國的能源結(jié)構(gòu)極不平衡，因此發(fā)展煤制油和煤化工項(xiàng)目是我國能源儲備戰(zhàn)略的核心內(nèi)容之一。神華集團(tuán)公司踐行的具有自主知識產(chǎn)權(quán)的煤直接液化、間接液化、煤制烯烴等世界領(lǐng)先的核心技術(shù)和規(guī)模最大的工業(yè)化示范裝置，逐步在全國范圍內(nèi)推廣。
由于煤化工建設(shè)項(xiàng)目具有投資大、工期緊、項(xiàng)目復(fù)雜，涉及煤炭、煉化、土木、自備電廠等多行業(yè)、多專業(yè)的特點(diǎn)，每個項(xiàng)目產(chǎn)生的檔案都在2萬卷以上，幾十萬張圖紙，電子文件50萬條之多。為保證工程建設(shè)的順利建設(shè)，嚴(yán)格監(jiān)控文件流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的順利歸檔移交，神華集團(tuán)探索了符合新型煤化工行業(yè)的項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)手冊和項(xiàng)目檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，并在項(xiàng)目建設(shè)中加以應(yīng)用，有效地支撐了神華煤化工項(xiàng)目建設(shè)、生產(chǎn)管理與運(yùn)營、科技創(chuàng)新、技術(shù)升級和改造工作，也為探索和創(chuàng)新整個行業(yè)項(xiàng)目檔案管理體系，保證煤化工行業(yè)檔案管理的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有重要的指導(dǎo)作用，并填補(bǔ)了國內(nèi)本行業(yè)的檔案管理空白。
一、項(xiàng)目檔案創(chuàng)新管理的總體特點(diǎn)
根據(jù)國家檔案局《國家重大建設(shè)工程建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002），參照中石化檔案分類規(guī)定，神華集團(tuán)在多項(xiàng)現(xiàn)代煤化工工程建設(shè)中，探索和總結(jié)出的項(xiàng)目檔案創(chuàng)新管理科研成果，總體有以下特點(diǎn)：
（一）分類標(biāo)準(zhǔn)填補(bǔ)行業(yè)空白
按照“項(xiàng)目階段――文件內(nèi)容/裝置/分裝置――文件內(nèi)容/專業(yè)”分類原則，在國內(nèi)率先編制了“煤制油煤化工基建檔案分類標(biāo)準(zhǔn)”，填補(bǔ)了國內(nèi)新型煤化工行業(yè)基建檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)的空白。
（二）流程化的管理方式
在國內(nèi)率先共繪制了11大類文件的歸檔控制流程圖和節(jié)點(diǎn)說明，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目各主體“傻瓜式”、“標(biāo)準(zhǔn)化”的操作，填補(bǔ)了國內(nèi)新型煤化工行業(yè)文件流程化控制的空白。
（三）統(tǒng)一文本格式
編制了“煤制油、煤化工項(xiàng)目文件歸檔總目錄”，將項(xiàng)目涉及的《國家標(biāo)準(zhǔn)》《地方標(biāo)準(zhǔn)》《行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》諸多文本、表格格式全面進(jìn)行梳理，將所有文件全部整合到10個《標(biāo)準(zhǔn)》文號中，把項(xiàng)目建設(shè)形成的3500多個（種）歸檔文件統(tǒng)一對應(yīng)到這1000多種標(biāo)準(zhǔn)格式中，做到了歸檔文件的模板化和標(biāo)準(zhǔn)化。
（四）規(guī)范文件編碼
構(gòu)建了新型煤化工“項(xiàng)目文件編碼標(biāo)準(zhǔn)體系”，實(shí)行文件“獨(dú)立雙編碼”體系，即本項(xiàng)目各施工單位必須執(zhí)行本項(xiàng)目的編碼體系，并在文件上保留施工單位自身的ISO標(biāo)準(zhǔn)體系的編碼，實(shí)現(xiàn)了文件編號和檔號對應(yīng)。
（五）實(shí)時同步歸檔
通過“項(xiàng)目文件控制管理臺賬”，利用“文件報審節(jié)點(diǎn)追蹤”的方法，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件的同步實(shí)時控制與歸檔。通過記錄每個文件“形成――流轉(zhuǎn)――審定――簽批――傳送――發(fā)放――接收”的時間節(jié)點(diǎn)，保證了流轉(zhuǎn)文件同步進(jìn)行預(yù)歸檔。
（六）電子一體化管理
定制開發(fā)“項(xiàng)目管理系統(tǒng)（PIP）” 中的“項(xiàng)目文檔管理模塊” 與“電子檔案管理系統(tǒng)（EDM）”的接口，實(shí)現(xiàn)電子文件“收集――歸檔”一體化。
（七）明確管理界面
理清了EPC、EPCM和E+P+C等多種合同模式的檔案管理界面，劃定了公司檔案室、項(xiàng)目檔案室、工廠檔案室、項(xiàng)目承包商、項(xiàng)目分包商、項(xiàng)目施工單位等之間9種管理界面關(guān)系和業(yè)務(wù)流程。
（八）檔案量化考核
制定“項(xiàng)目文控檔案考核辦法”，以“項(xiàng)目部+項(xiàng)目組+承包商”的模式，對文件控制質(zhì)量、歸檔進(jìn)度等幾十項(xiàng)考核內(nèi)容進(jìn)行分值量化打分，按權(quán)重比例納入項(xiàng)目整體考核體系中，在進(jìn)度付款中予以考核兌現(xiàn)，保證了項(xiàng)目文件歸檔進(jìn)度和質(zhì)量。
二、項(xiàng)目檔案創(chuàng)新管理的主要做法
（一）煤制油、煤化工行業(yè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)體系的建立
從2002年煤制油、煤化工項(xiàng)目研發(fā)、建設(shè)開始，神華集團(tuán)在充分借鑒《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》（國檔發(fā)〔1991〕20號）《國有企業(yè)文件材料歸檔辦法》（國檔發(fā)〔2004〕40號）中石化《石油化工工程建設(shè)交工技術(shù)文件規(guī)定》（SH3503/T-2001）《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的基礎(chǔ)上，開展了一系列行之有效的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)的研究工作。
建立了文件管理體系。從2004年開始，制訂了煤制油、煤化工的《項(xiàng)目前期和工程設(shè)計基礎(chǔ)資料管理規(guī)定》《工程技術(shù)文件出版管理規(guī)定》《商務(wù)文件控制及管理辦法》《采購文件管理規(guī)定》《工程設(shè)計文件管理規(guī)定》《施工交工資料管理歸檔》程序文件等14個文件控制性規(guī)定，逐步形成了煤制油、煤化工的文件控制和檔案管理制度的雛形。并針對項(xiàng)目建設(shè)、企業(yè)管理進(jìn)行了多輪修改，目前已至第三版，以適應(yīng)項(xiàng)目建設(shè)、公司檔案管理的發(fā)展需要。
建立了檔案管理制度體系。2009年根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)的具體特點(diǎn)和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，制定了煤制油、煤化工的檔案管理制度體系，包括《公司檔案管理辦法》《檔案分類規(guī)則》《基建檔案管理辦法》《文書檔案管理辦法》《電子檔案管理辦法》《檔案考核管理辦法》《項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》《聲像檔案管理辦法》《文件控制管理規(guī)定》《財務(wù)與審計檔案管理辦法》《檔案借閱制度》《檔案庫房管理辦法》《檔案鑒定銷毀制度》《檔案保密工作制度》《文控檔案工作考核辦法》等制度。
建立新型的煤制油、煤化工行業(yè)檔案分類規(guī)則。在分類方法的選定方面，為保持檔號編制的一致性，在除了基本建設(shè)類和設(shè)備儀器類之外，對于其他大類的二級類目是以文件形成的“年度”來定義，其總體分類方法按照“時間――問題/機(jī)構(gòu)-――保管期限”制定的，強(qiáng)調(diào)了歸檔文件的時效性，以便于歸檔管理和利用。
基本建設(shè)類和設(shè)備儀器類按照：“項(xiàng)目階段――文件內(nèi)容/裝置/分裝置――文件內(nèi)容/專業(yè)”的方式分類。其中，專業(yè)性不強(qiáng)的前期、綜合管理類按照是以“文件內(nèi)容和性質(zhì)”逐級細(xì)分；對于專業(yè)性強(qiáng)的技術(shù)類文件則以“裝置（或單位工程）和專業(yè)”綜合考慮進(jìn)行劃分。
上述的分類原則，就把檔案分為二大部分。其中，對于最為復(fù)雜的基建、設(shè)備檔案，在充分研究分析、權(quán)衡后，將其分為四級類目進(jìn)行劃定；其他大類全部按照三級類目進(jìn)行劃定。這樣，既滿足了實(shí)踐工作中的需要，也保持了總體分類方案的一致性和穩(wěn)定性。在分類表的編制方面：
第一，各級類目基本按照“問題兼顧機(jī)構(gòu)”原則進(jìn)行分類編制，避免類目交叉的情況出現(xiàn)。
第二，由于分類表不可能列舉所有文件內(nèi)容，因此在文件范圍中，描述了文件的基本范圍，并按照序號確定了文件卷內(nèi)的基本順序。如果出現(xiàn)表中非列入內(nèi)容，則可以將文件序號順延即可，見圖1。
第三，為了立卷和利用方便，并結(jié)合分類的一致性，將“基本建設(shè)類”中的“科研項(xiàng)目類”文件劃入科學(xué)研究類中，避免此類文件的分散；將“基本建設(shè)類”中的“涉外類文件”分解到基建類相關(guān)類文件中，如涉外合同劃歸合同類管理文件中。
第四，為了便于使用，結(jié)合分類統(tǒng)一性，將類目編碼設(shè)定為2位數(shù)字（項(xiàng)目代碼為字母，案卷號為3位數(shù)字）；在各大類中的三級類目、四級類目中，每類開始都設(shè)置編碼00為綜合類，便于管理各大類聲像、實(shí)物類檔案。
第五，不考慮保管期限作為文件排列順序的影響因素。文件基本范圍中已經(jīng)對文件基本排列順序劃定，沒有特殊情況不予改變。
第六，設(shè)定案卷在庫房中的排列方式。原則上，基本建設(shè)和科研項(xiàng)目類采用“項(xiàng)目――裝置――文件大類（二級類目）――案卷序號”排列，其他各大類文件按“年度――案卷檔號”排列存放。
第七，對基建檔案類目增加項(xiàng)目代號?？紤]到基建、設(shè)備儀器類檔案中，文件類型往往復(fù)雜且數(shù)量龐大，結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，增加基建檔案類目的項(xiàng)目代號，以便于利用。同時，為減少檔號層次，將項(xiàng)目代碼作為建設(shè)期的臨時性符號處理，不作為檔號的一個正式類目級來考慮定義，加以括號，見圖2 。
（二）流程化的實(shí)時歸檔方式
在國內(nèi)率先繪制了11大類文件的歸檔控制流程圖和節(jié)點(diǎn)說明，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目各主體“傻瓜式”“標(biāo)準(zhǔn)化”的操作，填補(bǔ)了國內(nèi)新型煤化工行業(yè)文件流程化控制的空白。
通過“項(xiàng)目文件控制管理臺賬”，利用“文件報審節(jié)點(diǎn)追蹤”的方法，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件的同步實(shí)時控制與歸檔。通過記錄每個文件“形成――流轉(zhuǎn)――審定――簽批――傳送――發(fā)放――接收”的時間節(jié)點(diǎn)，保證了流轉(zhuǎn)文件同步進(jìn)行預(yù)歸檔。
對較復(fù)雜的施工文件的歸檔流程管理和要求：
第一，施工管理部負(fù)責(zé)制定施工文件成冊表，并各項(xiàng)記錄的格式文本；各項(xiàng)目組負(fù)責(zé)審查施工文件所使用記錄表格的規(guī)范性、內(nèi)容的真實(shí)性以及簽署是否完備，并根據(jù)施工節(jié)點(diǎn)，及時組織進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收，并履行相關(guān)的簽署手續(xù)，確保施工文件的及時歸檔。
第二，各項(xiàng)目組要審查承包商、監(jiān)理單位施工過程照片的歸檔情況。施工文件（含監(jiān)理文件）的形成要按照公司的統(tǒng)一格式，按照施工文件成冊表進(jìn)行組卷，其內(nèi)容包括施工記錄，質(zhì)量驗(yàn)收記錄，檢測、試驗(yàn)報告，消防報驗(yàn)、材料報驗(yàn)、監(jiān)理文件等。
第三，承包商、施工單位要有專人負(fù)責(zé)進(jìn)行文件的統(tǒng)一編號，簽署要完備，字跡材料要符合歸檔要求（如藍(lán)黑、碳素），杜絕不符合歸檔要求的字跡材料（如純藍(lán)、紅色等）。
第四，施工文件的收集、積累要對文件數(shù)量、原件、簽署等有效性進(jìn)行檢查、核對，在施工記錄文件進(jìn)行報驗(yàn)時，要加蓋“原件”章，在報驗(yàn)返回時收集原件。經(jīng)檢查合格后，進(jìn)行接收并做好登記臺賬。
第五，監(jiān)理單位、項(xiàng)目組要及時做好相應(yīng)的報驗(yàn)簽證工作，以確保施工記錄文件流轉(zhuǎn)及時、真實(shí)、有效。
第六，施工記錄文件在完成階段性工程（視工程具體情況完成分項(xiàng)或冬季施工撤場前）并辦理報驗(yàn)簽證后，移交存放在項(xiàng)目檔案室一份原件，如因各項(xiàng)檢查需查閱施工文件時，一律在項(xiàng)目檔案室進(jìn)行查閱；在完成分部工程質(zhì)量驗(yàn)收并辦理報驗(yàn)簽證后，承包商、施工單位要及時進(jìn)行整理、分類、組卷等整編工作，并歸檔在項(xiàng)目檔案室；在裝置中交一個月內(nèi)，完成綜合卷、消防報驗(yàn)、竣工圖的整理、歸檔工作，一并辦理歸檔移交手續(xù)，施工文件歸檔流程圖及文件控制臺賬，見圖3、表1。
（三）統(tǒng)一文本格式
編制了“煤制油、煤化工項(xiàng)目文件歸檔總目錄”，將項(xiàng)目涉及的《國家標(biāo)準(zhǔn)》《地方標(biāo)準(zhǔn)》《行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》諸多文本、表格格式全面進(jìn)行梳理，將所有文件全部整合到10個《標(biāo)準(zhǔn)》文號中，把項(xiàng)目建設(shè)形成的3500多個（種）歸檔文件統(tǒng)一對應(yīng)到這1000多種標(biāo)準(zhǔn)格式中，做到了歸檔文件的模板化和標(biāo)準(zhǔn)化，見表2。
（四）規(guī)范文件編碼
構(gòu)建了新型煤化工“項(xiàng)目文件編碼標(biāo)準(zhǔn)體系”，實(shí)行文件“獨(dú)立雙編碼”體系，即本項(xiàng)目各施工單位必須執(zhí)行本項(xiàng)目的編碼體系，并在文件上保留施工單位自身的ISO標(biāo)準(zhǔn)體系的編碼，實(shí)現(xiàn)了文件編號和檔號的對應(yīng)。
例如，S1-HQY-QHZZ-L-101，含義是：寰球院（HQY）氣化裝置（QHZZ）土建專業(yè)（S1）第101份工程聯(lián)絡(luò)單（L）。
施工記錄冊代碼：用S1、S2、S3、S4、S5分別代表不同專業(yè)的施工記錄冊（專業(yè)代碼同上綜合冊）。
文件類別：工程聯(lián)絡(luò)單為L；記錄（非報審）為J；設(shè)計變更為B；（設(shè)計變更由設(shè)計院編號；如果設(shè)計院沒有編碼的，執(zhí)行此編碼）。
承包商代碼：不限于三位。
單位工程代碼：土建、安裝單位工程分別為T、A。
子單位工程、分部、子分部工程代碼：根據(jù)實(shí)際情況，用數(shù)字依次排列表示，其中子單位、子分部若無，用0代替。
（五）電子一體化管理
定制開發(fā)“項(xiàng)目管理系統(tǒng)（PIP）” 中的“項(xiàng)目文檔管理模塊” 與“電子檔案管理系統(tǒng)（EDM）”的接口，實(shí)現(xiàn)電子文件“收集-歸檔”一體化。見圖4。
（六）明確管理界面
理清了EPC、EPCM和E+P+C等多種合同模式的檔案管理界面，劃定了公司檔案室、項(xiàng)目檔案室、工廠檔案室、項(xiàng)目承包商、項(xiàng)目分包商、項(xiàng)目施工單位等之間9種管理界面關(guān)系和業(yè)務(wù)流程。
（七）量化考核檔案工作
制定“項(xiàng)目文控檔案考核辦法”，以“項(xiàng)目部+項(xiàng)目組+承包商”的模式，對文件控制質(zhì)量、歸檔進(jìn)度等幾十項(xiàng)考核內(nèi)容進(jìn)行分值量化打分考核，按權(quán)重比例納入項(xiàng)目整體考核體系中，在進(jìn)度付款中予以考核兌現(xiàn)，保證了項(xiàng)目文件歸檔進(jìn)度和質(zhì)量。
例如：對承包商監(jiān)理單位的考核打分表格，見表3。
三、項(xiàng)目檔案創(chuàng)新創(chuàng)新管理的實(shí)施效果
神華集團(tuán)的煤制油、煤化工檔案分類標(biāo)準(zhǔn)已在神華直接液化項(xiàng)目、神華包頭煤制烯烴項(xiàng)目、神華829（間接液化項(xiàng)目）項(xiàng)目、神華CCS（二氧化碳捕獲技術(shù)）項(xiàng)目、神華寧煤MTP項(xiàng)目都得到了充分的應(yīng)用，為項(xiàng)目建設(shè)、企業(yè)日常管理工作提供了強(qiáng)有力的支撐作用，為企業(yè)提供了便捷、高效的信息管理平臺。其主要應(yīng)用效果如下：
第一，依靠煤制油煤化工原創(chuàng)性的檔案管理新模式，保證了投資達(dá)300多億的神華鄂爾多斯煤直接液化、包頭煤制烯烴兩個國家級重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案專項(xiàng)分別于2009年和2012年順利通過國家檔案局的驗(yàn)收，并列為檔案管理推廣項(xiàng)目。
第二，2010年，神華煤直接液化項(xiàng)目的檔案管理成果獲得煤炭協(xié)會管理創(chuàng)新二等獎。
第三，2011年，神華829間接液化項(xiàng)目、天然氣制氫項(xiàng)目通過檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。
第四，投資500億元的神華寧煤MTP項(xiàng)目都得到了充分的應(yīng)用，國家檔案局正式驗(yàn)收并予以肯定。
第五，2012年“30萬噸煤制油工程高濃度二氧化碳捕集與地質(zhì)封存技術(shù)開發(fā)及示范CCS”項(xiàng)目檔案通過驗(yàn)收。
第六，2013年《百萬噸級直接液化項(xiàng)目關(guān)鍵技術(shù)示范項(xiàng)目》通過科技部鑒定。
第七，到2013年，神華煤制油煤化工檔案管理部門為本單位申請的132項(xiàng)專利、在13個國家申請“神華一種煤直接液化技術(shù)”專利金獎和煤炭工業(yè)協(xié)會科學(xué)技術(shù)特等獎，成功提供了檔案利用服務(wù)。
第八，中煤集團(tuán)公司的煤制油煤化工項(xiàng)目也大力應(yīng)用本《手冊》進(jìn)行檔案管理工作。
第九，該項(xiàng)目的應(yīng)用，為本行業(yè)本公司節(jié)省了100多萬的培訓(xùn)費(fèi)用，為項(xiàng)目建設(shè)提供了有力的文件控制和檔案管理保障，為項(xiàng)目順利建設(shè)和生產(chǎn)正常運(yùn)行提供強(qiáng)大的保障。
第十，為國家對項(xiàng)目的審計提供了有力的憑證作用。
文書是目前辦公室中一個非常重要的工作崗位，在機(jī)關(guān)單位的業(yè)務(wù)辦公過程中起到了非常重要的作用。隨著機(jī)關(guān)單位工作的開展，文書工作的職責(zé)也隨之變大，對于文檔的管理、查詢利用以及文檔銷毀等文書檔案管理工作也成為文書工作的一部分。尤其是近些年，政府機(jī)關(guān)的各種文書類型越來越多，版本的文書數(shù)量也越來越大，傳統(tǒng)的文書工作手工作業(yè)以及紙質(zhì)檔案的辦公管理很難適應(yīng)新時代的需求，很難滿足當(dāng)前社會快速發(fā)展下人們對各種文書檔案的管理要求，亟需一種快速的、科學(xué)的、方便的、自動的文書檔案管理辦法來推動并加快文書工作?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，計算機(jī)已經(jīng)在社會的各個領(lǐng)域、各個行業(yè)中廣泛應(yīng)用，通過計算機(jī)科學(xué)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來加快文書工作與文書檔案管理工作的信息化進(jìn)程，設(shè)計并開發(fā)專門的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)來加快各個企事業(yè)單位的辦公質(zhì)量與效率，最終實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的辦公的文書檔案管理自動化，這對于推動我國企事業(yè)單位辦公效率來說具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。
2文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)開發(fā)的作用
就目前我國辦公室中大部分的文書工作以及文書檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，開展科學(xué)系統(tǒng)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)，從辦公室文書檔案管理制度、工作銜接、工作管理等方面起到非常重要的作用。第一，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)彌補(bǔ)了傳統(tǒng)文書檔案管理制度上的缺失。在很多辦公室中，文書檔案的管理工作歸屬于行政辦公室的范圍，所以在日常的文書檔案管理中嘗嘗出現(xiàn)檔案歸檔不及時、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)低下等情況，這些現(xiàn)象的發(fā)生會導(dǎo)致文書檔案管理工作上的制度混亂，而且制度的不完善也會造成各部門對事故發(fā)生后的相互推諉而使得文書檔案管理更加雜亂無章。通過開發(fā)專門的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)，可以很好地通過技術(shù)來實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格的業(yè)務(wù)流程，從而要求文書管理人員按照界面的操作來一步步實(shí)現(xiàn)文書檔案的管理，突破傳統(tǒng)人為工作方式下形成的文書檔案管理障礙。第二，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)解決了文書職位與檔案管理上的工作銜接問題。在日常的文書檔案管理中，很多企事業(yè)單位是將文書與檔案進(jìn)行了分離，雖然實(shí)施了一部分的管理辦法來提升文書檔案的正確性、科學(xué)性與實(shí)效性，但是由于對文書職位的重視不夠，在人員配置方面往往是一個人多職或他人兼職，工作上的銜接問題非常明顯，導(dǎo)致了當(dāng)前文書檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性和銜接性，文書與檔案管理之間形成了很大的差異性，而且在檔案管理中，文書并沒有讓檔案發(fā)揮其應(yīng)用的作用。文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)將系統(tǒng)角色與文書檔案緊密聯(lián)系在一起，只有真正的文書角色，才能對檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理，實(shí)現(xiàn)了二者之間的銜接性，突破了由于各種管理不當(dāng)造成的工作差距，真正體現(xiàn)了文書對檔案管理的作用。第三，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)通過科學(xué)的管理辦法彌補(bǔ)了傳統(tǒng)文書檔案管理中缺乏專業(yè)管理人才的缺陷。由于傳統(tǒng)的文書工作中，對檔案管理缺乏專業(yè)意識，所以并沒有設(shè)定專門的管理崗位來實(shí)施對文書檔案的管理，對于一般性的文書檔案的管理辦法也很隨意，歸檔工作也效率低下。文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)以嚴(yán)格的業(yè)務(wù)流程為導(dǎo)向，專業(yè)的數(shù)據(jù)算法為基礎(chǔ)來實(shí)現(xiàn)對文書檔案專業(yè)的管理辦法，從而彌補(bǔ)了普通系統(tǒng)用戶在文書檔案管理工作中專業(yè)技術(shù)上的不足，提升了辦公室文書檔案的管理、歸檔等工作質(zhì)量，保障文書檔案管理工作的順利開展。
3文書工作與文書檔案管理工作需求分析與功能設(shè)計
文書工作與文書檔案管理工作內(nèi)容主要是圍繞著辦公檔案來開展，而實(shí)現(xiàn)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)則是要充分了解文書檔案管理工作內(nèi)容，而后分析其在信息化轉(zhuǎn)變過程中需要實(shí)現(xiàn)的功能點(diǎn)，進(jìn)而開發(fā)出對應(yīng)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的文書檔案管理工作。首先，文書檔案管理工作的核心是針對檔案的管理，在企事業(yè)單位的辦公室中，會與其他很多部門進(jìn)行溝通，而文件檔案則是較為正式的一種，文書檔案管理工作首先要接收到相應(yīng)的文件之后，將其進(jìn)行歸檔，而后進(jìn)行文件著錄、案卷著錄進(jìn)行統(tǒng)一的歸納與管理，方便后期的查詢、借閱等的操作。在對文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)中，首先要實(shí)現(xiàn)的是文書檔案的電子化轉(zhuǎn)變。在傳統(tǒng)的工作模式中，常見的檔案大都以紙質(zhì)的形式進(jìn)行下發(fā)與傳輸，所以要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔的電子化轉(zhuǎn)變，通過添加掃描錄入接口來將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字化數(shù)據(jù)來進(jìn)行操作。當(dāng)然，為了改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的工作模式，在實(shí)現(xiàn)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)中添加登記入口，來實(shí)現(xiàn)對檔案的等級工作。同時，在系統(tǒng)中需要添加針對檔案的內(nèi)容修正變更功能，來允許文書人員對檔案內(nèi)容進(jìn)行修改和更正。其次，文書檔案管理工作會將歸檔的檔案借閱給其他人員，會是要對檔案進(jìn)行歸還，所以在實(shí)現(xiàn)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)檔案的查詢、借閱以及歸還的功能，從而提升文書檔案的管理工作?；谏鲜隹紤]，在設(shè)計文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)時需要完成企事業(yè)單位辦公室文書檔案管理的基本工作，同時要本著提升管理效率的原則來實(shí)現(xiàn)各種功能優(yōu)化傳統(tǒng)的文書檔案管理流程。如圖1所示，為設(shè)計的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)框架圖。檔案管理檔案借閱與歸還系統(tǒng)設(shè)定綜合查詢文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)檔案登記掃描錄入文件著錄文件歸檔案卷著錄檔案變更網(wǎng)上預(yù)訂網(wǎng)上查詢檔案借閱檔案歸還借閱人管理綜合檢索檔案統(tǒng)計檔案狀態(tài)設(shè)定年鑒銷毀圖1文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)框架結(jié)構(gòu)圖如圖1所示，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)包括文書檔案管理、文書檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統(tǒng)設(shè)定等四個最為基本的功能。
3.1文書檔案管理模塊
文書檔案管理模塊是實(shí)現(xiàn)最基本的文書檔案管理功能，通過設(shè)計和實(shí)現(xiàn)以下功能點(diǎn)來實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作。1）檔案登記：系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案電子化、信息化、數(shù)字化的關(guān)鍵，在對發(fā)文登記、收文登記和登記進(jìn)行合成，從而生成了最為基本的電子化檔案，為后續(xù)的其他檔案管理的業(yè)務(wù)提供最為基本的數(shù)據(jù)。2）檔案掃描錄入：該功能主要是對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行快速電子化轉(zhuǎn)變的功能，通過高速掃描儀等設(shè)備將紙質(zhì)文檔掃描成固定格式的數(shù)字化文件，而后通過第三方穩(wěn)定軟件將其轉(zhuǎn)化成可編輯、修改的文件進(jìn)行存儲與管理，方便后期的業(yè)務(wù)的使用與處理。3）文件著錄主要是最初的檔案文件進(jìn)行著錄處理，制作成相應(yīng)的目錄、報表等方便后期文書檔案工作的開展。4）案卷著錄：主要是文書檔案的歸類，通過創(chuàng)建案卷來將文書檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類，而后將相應(yīng)的文書檔案歸屬到同一類別中的案卷中，從而形成文檔的分類與統(tǒng)一管理。5）文件歸檔：主要實(shí)現(xiàn)是文書檔案的文件級著錄檔案創(chuàng)建，從而實(shí)現(xiàn)錄入的檔案的歸檔操作。6）檔案變更：主要是對文書檔案內(nèi)容或案卷內(nèi)容的修改與更正，根據(jù)實(shí)際的業(yè)務(wù)需要將其進(jìn)行變更操作，從而更加滿足企事業(yè)單位的文書工作需求。7）年鑒銷毀：針對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案銷毀進(jìn)行數(shù)據(jù)備份的功能，針對檔期的紙質(zhì)檔案按照業(yè)務(wù)規(guī)定要進(jìn)行銷毀，通過年鑒銷毀的功能可以將其進(jìn)行備份，并添加上已銷毀的標(biāo)記，以備不時之需。
3.2文書檔案借閱與歸還
文書檔案借閱與歸還功能主要是實(shí)現(xiàn)其他人員對文書檔案的查詢、預(yù)訂、借閱、歸還的管理操作。1）網(wǎng)上查詢：為了實(shí)現(xiàn)文書檔案管理信息化轉(zhuǎn)變，在文書檔案進(jìn)行歸檔與著錄之后，其他工作人員就可以對當(dāng)前所有的文書檔案進(jìn)行查詢，通過全部查詢的功能或者輸入某些條件來將自己需要的文書檔案查詢出來，根據(jù)其狀態(tài)進(jìn)行預(yù)訂或延遲操作。2）網(wǎng)上預(yù)訂：主要是對文書檔案預(yù)訂操作，當(dāng)查詢到對應(yīng)的檔案未被預(yù)訂或借出，就可以在網(wǎng)上進(jìn)行預(yù)訂。3）檔案借閱與歸還：主要是對文書檔案的借閱狀態(tài)進(jìn)行操作，文書人員可以根據(jù)實(shí)際的工作內(nèi)容將文書檔案的狀態(tài)進(jìn)行變更，從而在文書檔案被借閱或歸還之后快速標(biāo)記其借閱狀態(tài)。在此，對文書檔案的借閱狀態(tài)進(jìn)行設(shè)計，主要分為未預(yù)訂、已預(yù)訂、已借出、未歸還、已歸還，通過幾種狀態(tài)的變更來實(shí)現(xiàn)對文書檔案的查詢、預(yù)訂、借閱與歸還的操作。
3.3綜合查詢
綜合查詢功能主要是方便文書管理人員對其進(jìn)行查詢，如檔案的狀態(tài)匯總查詢，根據(jù)相應(yīng)條件對文書、案卷、各種借閱與歸還信息進(jìn)行統(tǒng)一查詢，從而方便文書人員的文書檔案管理工作的開展，提升其工作效率。同時增加了各種檔案統(tǒng)計表格，以圖表的形式形象化地展示其當(dāng)前的基本狀態(tài)，極大地方便文書檔案管理工作的開展。3.4系統(tǒng)設(shè)定系統(tǒng)設(shè)定主要是對借閱人的管理以及文書檔案基本狀態(tài)的設(shè)定。
4總結(jié)
文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計，主要是以實(shí)際的文書檔案管理工作內(nèi)容為需求，本著優(yōu)化文書檔案管理工作流程和提升效率的原則，設(shè)計了檔案管理、文書檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統(tǒng)設(shè)定等基本功能，從而滿足文書人員的基本工作需求，提升文書檔案管理的工作效率與質(zhì)量。
作者:王琦 單位:南通市人民政府外事僑務(wù)辦公室
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關(guān)鍵詞：社保檔案；管理；創(chuàng)新
社會保險檔案管理工作是社會保險事業(yè)的重要組成部分和基礎(chǔ)。在推進(jìn)和諧社會建設(shè)和社會保險事業(yè)加快發(fā)展的新形勢下，檔案管理工作也面臨一些突出矛盾、困難和問題，直接影響這項(xiàng)工作的有效推進(jìn)，不能發(fā)揮社會保險檔案及其管理部門的服務(wù)作用，不利于社會保險事業(yè)的發(fā)展和人民群眾基本權(quán)益的保障，應(yīng)深入研究，推進(jìn)工作創(chuàng)新，盡快解決問題。
1社保檔案管理存在的主要問題
應(yīng)依法實(shí)施社會保險檔案的管理，依法管好用好社保檔案，讓社會保險檔案發(fā)揮積極作用，為人民提供更好的社會檔案服務(wù)。但當(dāng)前社保檔案管理還存在著一些問題［1］。
1.1依法管理社保檔案意識不強(qiáng)
一些單位缺乏依法管理社保檔案意識，存在造假現(xiàn)象，嚴(yán)重違法違紀(jì)，加重了社會保險檔案管理的不規(guī)范，影響社會保險事業(yè)的發(fā)展。辦理退休時，有很多人想蒙混過關(guān)，用假檔案或假材料辦理退休，給社保檔案的管理帶來了很多問題。社保檔案管理法治意識薄弱，導(dǎo)致檔案管理工作惡性循環(huán)，不利于維護(hù)相關(guān)法律的嚴(yán)肅性，不利于構(gòu)建法治社會［2］。
1.2社保檔案管理體制不順
社保涉及的范圍廣，流程復(fù)雜，包括社會保險、社會福利、社會救助等，從程序方面包括申報、審查、繳納費(fèi)用、保費(fèi)發(fā)放以及權(quán)益維護(hù)等，這些不同的內(nèi)容和程序，構(gòu)成了大量的檔案管理工作。不同社保檔案由于歸屬不同、體制不順，在管理過程中會遇到很大的問題。雖然我們引進(jìn)了先進(jìn)的電子檔案管理系統(tǒng)，但是由于社保檔案管理方面的電子軟件開發(fā)不成熟，實(shí)際工作中存在電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理兩種形式，導(dǎo)致電子檔案管理不能得到充分的利用。在電子檔案管理過程中，由于信息網(wǎng)絡(luò)的開放性特點(diǎn)，可能會出現(xiàn)泄密、更改信息等不良現(xiàn)象。
1.3一些社保檔案管理人員不適應(yīng)工作需要
雖然我國頒布了相關(guān)的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)規(guī)范，在很大程度上對社保檔案管理進(jìn)行了規(guī)范，但是對于檔案管理的具體工作流程，沒有統(tǒng)一的規(guī)范，社保檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)整體上不高，只會對社保檔案進(jìn)行基本的收納，并不能做好必要的管理［3］。尤其是引入電子檔案管理，很多檔案管理人員缺乏計算機(jī)管理技能，不適應(yīng)工作需要。一些社保檔案管理人員基本素質(zhì)低，法律意識淡薄，在工作中出現(xiàn)社保檔案分類不明、劃分保管期限不當(dāng)?shù)葐栴}，個別人員甚至受金錢等誘惑，進(jìn)行檔案造假。
2社保檔案的價值和作用
2.1是維護(hù)參保人員權(quán)益的基本依據(jù)
社會保險檔案是參保人員維系自身利益的法律憑據(jù)。當(dāng)自身的利益受到損害時，憑借社會保險檔案可以維護(hù)自身利益，也是決定參保對象能否有資格享受社會各種補(bǔ)助等權(quán)益的憑據(jù)。社保檔案管理部門應(yīng)創(chuàng)新服務(wù)方式，管好用好社保檔案，為社保業(yè)務(wù)和社保對象提供更好的服務(wù)，充分發(fā)揮社保檔案和社保檔案管理部門的重要職能作用。
2.2有助于維護(hù)社會和諧穩(wěn)定
社會保險檔案的管理有利于社會的穩(wěn)定和諧，社會保險檔案是整個民生檔案的關(guān)鍵組成部分［4］。社會保障體系建設(shè)是現(xiàn)階段構(gòu)建社會主義和諧社會的重要內(nèi)容，管好社保檔案，可以有效推動社保事業(yè)的穩(wěn)定健康發(fā)展，促進(jìn)民生問題的解決。如果在管理過程中出現(xiàn)了差錯，嚴(yán)重的會危害到參保群體的基本利益，引起社會波動。對社保檔案進(jìn)行有效管理，可以讓參保人得到必要的保障，促進(jìn)社會穩(wěn)定。
3社保檔案管理的創(chuàng)新途徑
3.1大力宣傳社保檔案作用
要在廣大干部群眾中組織多種多樣的檔案法律法規(guī)宣傳教育活動，大力宣傳檔案管理工作的重要性以及檔案利用的價值，提高全社會對社保檔案管理重要性的了解和認(rèn)識。在宣傳過程中應(yīng)對管理人員和公眾進(jìn)行《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)的宣傳，例如社保電子檔案可以作為證據(jù)在刑事訴訟中發(fā)揮作用，為人民提供相關(guān)的保障［5］。《檔案法》規(guī)定，一切國家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會團(tuán)體、社會事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)，各單位都應(yīng)將檔案工作納入重要議事日程，定期聽取檔案工作匯報，及時解決檔案管理過程中出現(xiàn)的問題。
3.2推進(jìn)社保檔案管理信息化
針對當(dāng)前檔案管理實(shí)際工作中存在電子檔案和紙質(zhì)檔案兩種管理方式的問題，結(jié)合社會信息化的發(fā)展，應(yīng)進(jìn)一步提升檔案管理水平，讓社會保險檔案管理更為便捷高效；應(yīng)利用信息技術(shù)條件，社會社保檔案管理部門可以對社保檔案的信息進(jìn)行利用和共享，讓社保管理信息發(fā)揮更大的作用。對社會保險檔案進(jìn)行電子化或者數(shù)字化管理，有利于節(jié)省空間，提升管理效率。應(yīng)加大人力物力財力投入，加快推進(jìn)社保檔案管理信息化，提升檔案管理信息化水平。
3.3完善社保檔案管理制度
針對社會保險檔案管理中存在的問題，進(jìn)一步建立健全社保檔案管理制度，使優(yōu)化和整合檔案資源，用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)技術(shù)管理檔案，為民生服務(wù)等都有章可循。應(yīng)加強(qiáng)對社保檔案管理人員的法制教育，使其了解法律規(guī)定，真正懂法、守法、用法，依法管理社保檔案。
本文在分析OA系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)流程的基礎(chǔ)上，發(fā)現(xiàn)文件、檔案一體化管理的主要問題是辦公自動化系統(tǒng)與其檔案管理系統(tǒng)互不兼容的問題，針對該問題結(jié)合文件、檔案一體化管理系統(tǒng)的發(fā)展趨勢給出了解決該問題的方法，即第二種類型與第三種類型，并提出未來的發(fā)展趨勢為第三種類型。
【關(guān)鍵詞】
檔案管理；辦公自動化；資源整合
1引言
當(dāng)前，信息化建設(shè)已經(jīng)成為提升管理水平的重要手段，建立安全、高效的檔案管理系統(tǒng)，成為信息化建設(shè)中的重要任務(wù)。辦公自動化（OA）的廣泛應(yīng)用給檔案資源的整合帶來很大影響，同時也帶來了機(jī)遇[1]。
2OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的需求分析
2.1OA系統(tǒng)基本流程針對高校中各種各樣的應(yīng)用系統(tǒng)，其中最重要的就是辦公自動化（OA）系統(tǒng)。傳統(tǒng)的OA系統(tǒng)其主要功能是公文的處理與流轉(zhuǎn)?，F(xiàn)代的OA系統(tǒng)是內(nèi)嵌了眾多的業(yè)務(wù)活動功能，并集成了眾多的業(yè)務(wù)系統(tǒng)的綜合性辦公自動化系統(tǒng)[2]。其中工作流技術(shù)仍然是OA系統(tǒng)的核心技術(shù)，發(fā)文管理、收文管理這兩個模塊的文檔需要進(jìn)行歸檔。
2.2檔案管理基本流程檔案管理系統(tǒng)用于對單位運(yùn)行過程中生成的一系列文檔進(jìn)行統(tǒng)一管理，檔案管理功能模塊中的文書檔案模塊，需要從OA系統(tǒng)中導(dǎo)入數(shù)據(jù)。傳統(tǒng)的方式將OA系統(tǒng)的文件預(yù)歸檔，然后通過人工方式錄入到檔案管理系統(tǒng)中，這種方式效率低下，且容易出錯。造成該問題的主要原因是由于高校辦公自動化系統(tǒng)與其檔案管理系統(tǒng)互不兼容[3]。
3文件、檔案一體化管理的發(fā)展過程
在解決辦公自動化系統(tǒng)與其檔案管理系統(tǒng)互不兼容的問題上，我們主要分析文件管理（RM）系統(tǒng)、（OA）系統(tǒng)的關(guān)系與檔案管理（AM）系統(tǒng)的關(guān)系，通過分析得出檔案一體化管理系統(tǒng)的發(fā)展趨勢。其發(fā)展過程經(jīng)歷了如下三個過程：
3.1第一種類型AM系統(tǒng)獨(dú)立于OA系統(tǒng)之外該系統(tǒng)的特點(diǎn)為不能掛接于單位內(nèi)部網(wǎng)，不能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)查詢、檢索和瀏覽。單位的AM系統(tǒng)獨(dú)立于與OA系統(tǒng)之外，文件管理RM模塊內(nèi)嵌于OA系統(tǒng)中，負(fù)責(zé)管理OA系統(tǒng)的文件，AM系統(tǒng)負(fù)責(zé)管理檔案；所需的文件不能從OA系統(tǒng)直接導(dǎo)入到AM系統(tǒng)，AM系統(tǒng)對歸檔文件需要進(jìn)行重新錄入。
3.2第二種類型AM系統(tǒng)與OA系統(tǒng)采用接口聯(lián)接此類型是解決兩系統(tǒng)兼容性時，現(xiàn)在大多數(shù)單位采用的方法。AM系統(tǒng)的管理對象主要來自兩部分：①從OA系統(tǒng)預(yù)歸檔而來的電子檔案；②檔案館中的實(shí)體檔案經(jīng)數(shù)字化處理后的電子檔案。第一部分電子檔案由OA系統(tǒng)中RM模塊管理，第二部分電子檔案則由AM系統(tǒng)管理，并在OA系統(tǒng)與AM系統(tǒng)之間設(shè)有數(shù)據(jù)接口，數(shù)據(jù)可以從OA系統(tǒng)直接導(dǎo)入AM系統(tǒng)。此類AM系統(tǒng)適應(yīng)了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的要求，已經(jīng)開始從對檔案實(shí)體的管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷n案信息的管理。但是還存在兩大缺陷：①沒有對文件、檔案進(jìn)行一體化的全過程管理。②檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)功能較弱。
3.3第三種類型RM&AM系統(tǒng)內(nèi)嵌于OA系統(tǒng)該系統(tǒng)的特點(diǎn)為RM&AM系統(tǒng)內(nèi)嵌于OA系統(tǒng)。RM系統(tǒng)是一個中心模塊，就是說業(yè)務(wù)人員在其他管理模塊中生成的電子文件都要受到RM管理模塊的管理。文檔管理系統(tǒng)包括文檔生成、文檔維護(hù)、文檔利用和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)等幾個子模塊。將整個電子文件管理流程分為以下兩個部分：①管理人員通過生成文檔、審批與文檔、文檔分發(fā)、文檔歸檔、文檔利用、文檔維護(hù)等模塊來完成文件從生成、審批、到歸檔保存、維護(hù)的整個過程；②管理人員通過基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)模塊及其他模塊來完成對上述管理過程的全程監(jiān)控。電子文件管理的關(guān)鍵元數(shù)據(jù)就是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，電子文件在生成、審批、到歸檔保存、維護(hù)過程中將陸續(xù)生成相應(yīng)的元數(shù)據(jù)值[4]。三種類型的AM、RM系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的關(guān)系比較如表1。由此可以看出在解決辦公自動化系統(tǒng)與其檔案管理系統(tǒng)互不兼容的問題上現(xiàn)階段采取的主要方式是采用第二種類型，但為了使兩個系統(tǒng)能更好的兼容第三種方式是未來的發(fā)展方向。
4總結(jié)
本文在分析OA系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)流程的基礎(chǔ)上，發(fā)現(xiàn)文件、檔案一體化管理的主要問題是辦公自動化系統(tǒng)與其檔案管理系統(tǒng)互不兼容的問題，針對該問題結(jié)合文件、檔案一體化管理系統(tǒng)的發(fā)展趨勢給出了解決該問題的方法，即第二種類型與第三種類型，并提出未來的發(fā)展趨勢為第三種類型。
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檔案管理工作是事業(yè)單位運(yùn)營的最基本工作，做好這一項(xiàng)工作，能夠幫助事業(yè)單位更好地運(yùn)行和發(fā)展，在新的信息發(fā)展形勢下，檔案管理工作也要符合新的信息化發(fā)展模式。目前我國的事業(yè)單位在檔案管理上還存在著很多問題，如何對檔案管理工作進(jìn)行完善和改革，是新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的方向，也是提高檔案管理效率的關(guān)鍵。
二、新形勢下事業(yè)單位檔案管理改革的必要性
數(shù)字化時代的到來讓很多數(shù)據(jù)的應(yīng)用和儲存變得更加方便，是新時代的信息發(fā)展方向，應(yīng)用新的技術(shù)改革事業(yè)單位的傳統(tǒng)檔案管理方式，也可以提高檔案管理工作的效率，提高事業(yè)單位的工作質(zhì)量。事業(yè)單位的檔案管理改革是建立在信息技術(shù)的基礎(chǔ)之上的，通過對檔案的數(shù)字化和信息化處理，能夠充分發(fā)揮檔案的管理職能，事業(yè)單位的檔案管理工作信息化與效率是息息相關(guān)的。
在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展的時代下，各項(xiàng)信息處理的技術(shù)也在不斷地完善，比如云計算技術(shù)，這種高效率的信息管理方式在社會各個領(lǐng)域的應(yīng)用也逐漸廣泛，同樣身為信息管理的事業(yè)單位檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)將新的技術(shù)運(yùn)用到工作中，適應(yīng)社會的科技發(fā)展。不但事業(yè)單位檔案管理工作處于改革的期間，事業(yè)單位的體制也處于改革時期，改革需要運(yùn)用新的信息化技術(shù)，建立信息化發(fā)展的平臺，因此加強(qiáng)對檔案管理的改革也是推進(jìn)單位體制改革的有效方式。另外傳統(tǒng)的檔案保存方法具有易丟失、易損壞、查找不便的缺點(diǎn)，新的檔案管理方式能夠加強(qiáng)對檔案的保存力度。因此新形勢下事業(yè)單位檔案管理改革是非常有必要的。
三、新形勢下事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀
（一）對檔案管理工作認(rèn)識不到位
受傳統(tǒng)檔案管理工作觀念的影響，一些事業(yè)單位的管理者沒有認(rèn)識到檔案管理工作改革的必要性，把單位的發(fā)展重心都放在了如何提供社會服務(wù)上，沒有意識到檔案管理的重要性。很多事業(yè)單位的管理人員和工作人員，包括檔案管理的工作人員認(rèn)為檔案管理工作不能給單位的發(fā)展帶來經(jīng)濟(jì)效益，這種整體的不正確意識導(dǎo)致在事業(yè)單位的發(fā)展過程中疏忽了對檔案的管理工作，造成對檔案管理工作的人力物力資源投入不合理，影響了檔案管理工作的效率。[1]
（二）檔案管理方式不科學(xué)
現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，信息的處理、儲存、傳播的方式也在逐漸現(xiàn)代化，在計算機(jī)技術(shù)的支持下，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)變得更加先進(jìn)快捷，創(chuàng)建檔案管理系統(tǒng)來幫助管理者進(jìn)行檔案管理工作。在實(shí)際的檔案管理過程中，盡管大多數(shù)事業(yè)單位都采用了計算機(jī)系統(tǒng)來制定管理體系，但一些時候并沒有對檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新，檔案管理者也是缺乏檔案管理的意識和專業(yè)素質(zhì)，使得電子信息技術(shù)沒有很好地應(yīng)用在檔案管理中，造成檔案管理方式不科學(xué)。
（三）檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)不高
檔案管理工作是一項(xiàng)有較強(qiáng)操作體系的工作，對從事的管理人員專業(yè)程度要求也是非常高的，工作人員要具備檔案管理工作的專業(yè)知識，掌握專業(yè)的管理方式和技巧，檔案管理的工作具有一定的枯燥性和單調(diào)性，需要管理者在工作時適應(yīng)這樣的工作環(huán)境，培養(yǎng)仔細(xì)程度和耐心。由于檔案管理工作不受事業(yè)單位的重視，對檔案管理的工作人員審核沒有那么嚴(yán)格，導(dǎo)致了很多工作人?T的專業(yè)素質(zhì)都達(dá)不到良好管理檔案的要求，對檔案分類和整理缺乏專業(yè)性的認(rèn)知，導(dǎo)致檔案的歸納、整理、保管等操作方式不規(guī)范，降低了檔案管理工作的效率。[2]
四、新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革措施
（一）完善檔案管理的業(yè)務(wù)流程
完善檔案管理的業(yè)務(wù)流程指要對檔案管理的流程進(jìn)行重構(gòu)，分析在檔案管理流程中每個環(huán)節(jié)的設(shè)計和工作效率，發(fā)現(xiàn)整個體系中存在的問題，并針對問題進(jìn)行對該項(xiàng)環(huán)節(jié)的優(yōu)化，通過信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對檔案管理也無流程的升級和改造革。新形勢下對信息管理提出的要求是從本質(zhì)上改革，因此事業(yè)單位的檔案業(yè)務(wù)流程改革也要從本質(zhì)上進(jìn)行。
第一要優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，完善檔案管理內(nèi)部部門之間的業(yè)務(wù)銜接工作流程，梳理好檔案管理部門與其他事業(yè)單位部門之間的業(yè)務(wù)流程關(guān)系，動員全體員工投入到完善檔案管理業(yè)務(wù)流程的工作中來。對各項(xiàng)的檔案管理工作流程進(jìn)行審核，如檔案的錄入、編排、維護(hù)、更新、查找、監(jiān)管工作，對每個環(huán)節(jié)都要進(jìn)行合理的規(guī)劃。第二，規(guī)范業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)化在檔案管理工作流程制定中是非常有必要的，通過標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)定將檔案管理流程的體系固定下來，根據(jù)檔案管理的發(fā)展需求和實(shí)際情況，來分配職責(zé)和管理資源，明確每一位管理員工的職責(zé)和所在崗位所負(fù)責(zé)的范圍，將長遠(yuǎn)發(fā)展的理念應(yīng)用到對標(biāo)準(zhǔn)化流程的制定中。[3]
（二）擴(kuò)展檔案管理服務(wù)能力
首先要對服務(wù)的功能進(jìn)行擴(kuò)展，原有的檔案服務(wù)功能大多數(shù)只是對信息的檢索和查看，在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的時代中，檔案的服務(wù)功能要借助信息技術(shù)進(jìn)行擴(kuò)展，可以開發(fā)數(shù)據(jù)的整理功能，讓檔案數(shù)據(jù)能夠執(zhí)自行的按類別規(guī)整、自動篩選、與其他信息建立一個清晰的對比模型，為需求者提供更多的服務(wù)。在檔案的服務(wù)過程中可以增加其他的服務(wù)功能，比如說根據(jù)所查找數(shù)據(jù)提供相應(yīng)的檔案信息，在檢索中設(shè)置高級檢索，讓使用者能夠根據(jù)數(shù)據(jù)發(fā)生的年份或者是方向查找到一類的檔案信息，做到更加迅速地找到需要的具體信息，對檔案的檢索功能更好地運(yùn)用。其次要擴(kuò)展服務(wù)的內(nèi)容，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)都是等需求者有需要時自己使用，檔案管理提供的只是一個數(shù)據(jù)倉庫，在新的服務(wù)模式中應(yīng)當(dāng)改善被動服務(wù)的局限性，逐漸朝著主動提供服務(wù)的方向發(fā)展。
（三）構(gòu)建檔案管理平臺
構(gòu)建檔案管理平臺分為兩個方面，第一個方面是加強(qiáng)硬件上的建設(shè)，檔案管理的平臺可以以事業(yè)單位發(fā)展的平臺為依托，建立屬于自己的發(fā)展平臺，結(jié)合檔案管理的職責(zé)設(shè)計具有針對性的功能平臺，建立更加科學(xué)更加快捷的檔案管理平臺，同時考慮事業(yè)單位對于檔案管理的實(shí)際需求，制定符合檔案管理發(fā)展目標(biāo)的平臺。第二方面是實(shí)現(xiàn)對資源的整合，資源的整合可以通過各類的整理軟件來實(shí)現(xiàn)，檔案管理工作的改革也是要利用好這些整理辦公軟件來進(jìn)行的，將檔案的管理工作融入整個的檔案平臺中來，借助管理平臺實(shí)現(xiàn)對檔案資源的整合，使檔案管理工作發(fā)揮最大的效益。
五、結(jié)語
一、當(dāng)前企業(yè)會計檔案管理工作的現(xiàn)狀
1.會計檔案管理工作形式不斷豐富。隨著電算化環(huán)境下會計檔案管理工作的不斷深入，檔案管理工作的形式持續(xù)豐富，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，檔案管理人員結(jié)構(gòu)發(fā)生變化。財務(wù)部門不僅僅是由專業(yè)財務(wù)、會計人員組成，還需要了解一定財務(wù)知識的程序開發(fā)員、系統(tǒng)操作員、系統(tǒng)維護(hù)員和系統(tǒng)管理員等共同完成企業(yè)會計檔案管理工作。第二，會計檔案管理的業(yè)務(wù)處理范圍變大。電算化會計檔案除了保存會計憑證、會計賬簿和會計報表等主要資料外，還需要設(shè)計計算機(jī)系統(tǒng)可以識別的各種代碼、程序文件和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等，例如用戶使用手冊、操作規(guī)范、科目代碼、計算公式等內(nèi)容。這些項(xiàng)目雖然不是傳統(tǒng)會計核算體系的一部分，但它們是電算化會計檔案管理必不可少的前提條件，是對電算化會計系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)、排除故障、降低風(fēng)險的基礎(chǔ)，是新環(huán)境下會計檔案管理的新范疇。2.會計檔案管理人員職能不斷變化。會計檔案管理人員之間的授權(quán)批準(zhǔn)控制是內(nèi)部控制的重要組成部分。在傳統(tǒng)會計檔案管理中，每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生和確認(rèn)、計量、記錄、報告的各個環(huán)節(jié)都需要經(jīng)過具有相應(yīng)權(quán)限管理人員的審核和簽章，不得越權(quán)審批。在會計電算化的環(huán)境下，檔案管理人員的職能劃分出現(xiàn)了巨大變化。由于電算化功能的高度集中，導(dǎo)致在以會計電算化系統(tǒng)為主的業(yè)務(wù)處理中管理人員職能集中，尤其是一些會計人員的職能由會計核算向會計管理轉(zhuǎn)變，某些會計人員既負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)資料的輸入，又負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)資料的輸出和報送，一人兼任多職，架空了授權(quán)審批程序。因此，需要加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制，控制檔案管理人員對數(shù)據(jù)資料的輸入輸出管理，強(qiáng)化管理人員職責(zé)分離和授權(quán)審批的流程，降低因電子檔案易于復(fù)制、修改和刪除等不安全因素對會計檔案的可靠性造成的威脅和舞弊風(fēng)險。3.會計檔案管理的法規(guī)制度尚不完善?！稒n案法》是檔案工作的基本法律，對企業(yè)檔案管理工作制定了明確的法律規(guī)定?！稌嫹ā芬矊嫏n案管理做出規(guī)定“：各單位對會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告和其他會計資料應(yīng)當(dāng)建立檔案并妥善保管。其中會計檔案的保管期限和銷毀辦法由國務(wù)院財政部門制定?！蓖瑫r，由國家檔案局和財政部聯(lián)合的《會計檔案管理辦法》也指出：“會計檔案管理工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查由各級人民政府財政部門和檔案行政管理部門共同負(fù)責(zé)?！比欢@些規(guī)定被一些企業(yè)錯誤地理解為檔案管理工作由企業(yè)會計部門負(fù)責(zé)人分管而非檔案管理負(fù)責(zé)人分管，從而削弱了企業(yè)內(nèi)部檔案部門的職責(zé)，難以真正起到指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查會計人員的工作，使得單位內(nèi)部建立的會計檔案工作的規(guī)章制度流于形式，在實(shí)際工作中經(jīng)常發(fā)生企業(yè)會計檔案不正當(dāng)?shù)乇皇Ц`、損毀，甚至在發(fā)生法律糾紛時，會計檔案被當(dāng)事企業(yè)雙方搶奪、銷毀。因此，在以法治為特征的市場經(jīng)濟(jì)條件下，會計檔案管理法律法規(guī)的不完善不健全難以保證企業(yè)和社會的健康有序發(fā)展。
二、《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》對加強(qiáng)會計檔案管理工作的影響
1.推進(jìn)企業(yè)會計電算化與檔案管理工作的融合?！镀髽I(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》第四十一條指出“：企業(yè)應(yīng)當(dāng)利用信息技術(shù)促進(jìn)信息的集成與共享，充分發(fā)揮信息技術(shù)在信息與溝通中的作用。企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對信息系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)、訪問與變更、數(shù)據(jù)輸入與輸出、文件儲存與保管、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的控制，保證信息系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。”電算化會計檔案主要包括儲存在計算機(jī)硬盤中的會計資料，以光盤或其他磁性介質(zhì)存儲的會計資料，這些會計資料一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表等一系列數(shù)據(jù)。電算化會計檔案的管理工作是每個單位的一項(xiàng)重要工作，是形成企業(yè)會計信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)。截至2011年，全國已有80%的單位實(shí)現(xiàn)電算化會計檔案的要求，加強(qiáng)電算化會計檔案的管理成為每個單位面臨的重要挑戰(zhàn)。企業(yè)在建設(shè)信息化電子檔案過程中，要加強(qiáng)對信息數(shù)據(jù)資料的整理、篩選和編輯能力，從而高效地利用會計信息。同時，在實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案及時、規(guī)范、完整歸檔的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步建立健全電子檔案的邏輯歸檔和物理歸檔的制度和措施，確保企業(yè)不同版本電算化系統(tǒng)的兼容，從而確保檔案信息的可識、可讀、可用，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的完整和一致，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)會計電算化、辦公自動化和檔案信息化的不斷融合，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)在企業(yè)管理中應(yīng)用廣度與深度不斷推進(jìn)。2.健全企業(yè)電子會計檔案管理的內(nèi)部控制流程。《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》第七條指出“：企業(yè)應(yīng)當(dāng)運(yùn)用信息技術(shù)加強(qiáng)內(nèi)部控制，建立與經(jīng)營管理相適應(yīng)的信息系統(tǒng)，促進(jìn)內(nèi)部控制流程與信息系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)對業(yè)務(wù)和事項(xiàng)的自動控制，減少或消除人為操縱因素。”會計憑證、會計賬簿和會計報表，可以了解企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的來龍去脈，反映企業(yè)對財經(jīng)法規(guī)的遵守情況。第一，制定規(guī)范的歸檔流程。計算機(jī)系統(tǒng)開發(fā)程序、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)程序、相關(guān)代碼等資料都應(yīng)視為電算化會計檔案的一部分予以保存；計算機(jī)中的會計資料在未打印成紙質(zhì)文檔前應(yīng)妥善保管，不得隨意損毀。第二，制度規(guī)范的保管流程。按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類，根據(jù)不同需求，定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。電子檔案保存方式為只讀，并作備份分別存儲。對光盤、磁盤等載體進(jìn)行編號，由專人保管，存儲于防塵、防熱、防磁、防潮、防火環(huán)境中，進(jìn)行定期檢查，確保檔案可用性。使用光盤、磁帶、磁盤、膠片等介質(zhì)保存會計檔案的還需報財政部、國家檔案局備案。第三，制定規(guī)范的備份流程。在電子信息化環(huán)境下，檔案管理人員應(yīng)定期將數(shù)據(jù)資料備份到多種介質(zhì)上，并對備份時間、人員和載體進(jìn)行詳細(xì)記錄和定期檢查，防止信息丟失。3.加強(qiáng)會計檔案管理工作中的授權(quán)審批制度。《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》第三十條指出“：授權(quán)審批控制要求企業(yè)根據(jù)常規(guī)授權(quán)和特別授權(quán)的規(guī)定，明確各崗位辦理業(yè)務(wù)和事項(xiàng)的權(quán)限范圍、審批程序和相應(yīng)責(zé)任。企業(yè)應(yīng)當(dāng)編制常規(guī)授權(quán)的權(quán)限指引，規(guī)范特別授權(quán)的范圍、權(quán)限、程序和責(zé)任，嚴(yán)格控制特別授權(quán)。常規(guī)授權(quán)是指企業(yè)在日常經(jīng)營管理活動中按照既定的職責(zé)和程序進(jìn)行的授權(quán)。特別授權(quán)是指企業(yè)在特殊情況、特定條件下進(jìn)行的授權(quán)。企業(yè)各級管理人員應(yīng)當(dāng)在授權(quán)范圍內(nèi)行使職權(quán)和承擔(dān)責(zé)任?！逼髽I(yè)會計檔案管理的各項(xiàng)內(nèi)容要規(guī)定不同的權(quán)限，普通數(shù)據(jù)資料可實(shí)現(xiàn)大范圍共享，涉及企業(yè)機(jī)密的數(shù)據(jù)資料需要一定權(quán)限才可查閱。針對電子會計檔案易于被修改、破壞且不會留下痕跡的特點(diǎn)，應(yīng)從計算機(jī)程序角度出發(fā)，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的輸入、輸出控制，設(shè)置密碼口令和恢復(fù)機(jī)制，加強(qiáng)操作記錄的控制功能；同時，實(shí)行不相容職位相分離，不同崗位賦予不同權(quán)限，防止越權(quán)操作，例如設(shè)置主管、系統(tǒng)程序員、系統(tǒng)維護(hù)員等崗位，完善不同崗位間的授權(quán)審批制度。4.完善會計檔案管理的法律法規(guī)建設(shè)。《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》第三十一條指出“：會計系統(tǒng)控制要求企業(yè)嚴(yán)格執(zhí)行國家統(tǒng)一的會計準(zhǔn)則制度，加強(qiáng)會計基礎(chǔ)工作，明確會計憑證、會計賬簿和財務(wù)會計報告的處理程序，保證會計資料真實(shí)完整。”企業(yè)檔案管理人員要與財務(wù)負(fù)責(zé)人溝通交流，認(rèn)真完成會計檔案指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查工作，對非法隱匿、損毀的會計檔案和檔案信息失真、虛假披露現(xiàn)象開展檢查，對會計檔案信息加強(qiáng)管理并進(jìn)行會計工作評估。一方面，需要進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)《檔案法》的權(quán)威性，明確不同門類檔案管理工作的法律責(zé)任，另一方面，在《會計法》等具體法規(guī)中涉及會計檔案管理工作的具體規(guī)章制度要與《檔案法》實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一。因此，需要根據(jù)我國的國情，根據(jù)不斷發(fā)展變化的社會經(jīng)濟(jì)，對相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行修訂和完善，使會計檔案管理法律法規(guī)真正成為具有可操作性、指導(dǎo)性和約束力的條文，真正做到有法可依、有法必依。
作者：宋俊霞 許志平 單位：邯鄲職業(yè)技術(shù)學(xué)院
引言
對目前的檔案管理工作而言，信息技術(shù)的應(yīng)用，仍然處于使用的初級階段，在我國，對于信息技術(shù)廣泛使用的優(yōu)點(diǎn)已經(jīng)被人們所認(rèn)知，但是在檔案管理過程中，信息技術(shù)的使用優(yōu)勢并沒有被詳盡的開發(fā)，因此檔案管理工作對于任何企事業(yè)單位而言，雖然非常重要，大部分企事業(yè)單位卻沒有能夠切實(shí)地領(lǐng)會檔案管理工作和現(xiàn)代企業(yè)管理之間的互動關(guān)系，使得檔案管理工作的重要性被突出，電子化信息化特點(diǎn)卻不明顯。
一、信息技術(shù)與檔案管理結(jié)合必要性
1.海量信息處理的需要
現(xiàn)代社會生活節(jié)奏加快，企事業(yè)單位的發(fā)展及業(yè)務(wù)與銷售工作緊密相關(guān)，海量的客戶信息、銷售輔助內(nèi)容、企業(yè)內(nèi)部管理消耗等，都為檔案工作帶來了更大的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的手工檔案記錄已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代企事業(yè)單位的發(fā)展需求，信息技術(shù)最大的特點(diǎn)就是能夠借助網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息的交互記錄和儲存，對于檔案管理而言，信息的儲存是檔案工作的第一步必要工作流程。通過信息的應(yīng)用可以建立起電子化的檔案管理庫，為企事業(yè)單位內(nèi)部信息的讀取、應(yīng)用和共享提供了便捷的可能。
2.實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享的需求
現(xiàn)代化的信息化管理是能夠?yàn)橥粋€企事業(yè)單位內(nèi)部各個不同部門更好地進(jìn)行數(shù)據(jù)共享服務(wù)的過程。檔案管理工作中最重要的功用就是將各項(xiàng)資料和信息數(shù)據(jù)便捷的進(jìn)行整理儲存，并且快速運(yùn)用。在現(xiàn)代化信息技?g與檔案工作緊密結(jié)合的過程中，其基本工作效率可以大力提升，人員的人力資源利用量也大大減少，使得信息儲存共享和再度使用成為可能，在檔案的管理工作中，信息化的讀取非常便捷，因此檔案的查詢不再是一種瑣碎麻煩的事情，在具體資料的管理工作中，檔案數(shù)據(jù)的讀取方便，對于檔案的應(yīng)用更快捷，對于檔案的記錄工作也就變得更加有意義。
3.延長檔案壽命需要
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案承載的信息量是非常有限的，而且儲存起來浪費(fèi)時間，浪費(fèi)空間，又非常容易受到自然因素和嚴(yán)重的人為事故影響，會導(dǎo)致許多寶貴的檔案信息被破壞。檔案在企事業(yè)單位的工作流程中起到非常重要的作用，尤其是人事檔案和財務(wù)檔案如果被大規(guī)模損壞，就可能會對企事業(yè)單位造成嚴(yán)重的影響和損失。企業(yè)使用的信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)儲存的檔案信息可以建立起專門的電子化檔案儲存系統(tǒng)，并進(jìn)行多個備份的儲存，因此珍貴的大數(shù)據(jù)可以通過高效的保存和備份策略保存和應(yīng)用，因此有利于進(jìn)一步的存儲。并且在實(shí)際的使用過程中，可以將信息通過其他的技術(shù)途徑，如光盤儲存、電子掃描等方式將傳統(tǒng)檔案中的特殊數(shù)據(jù)保存甚至還原。
二、信息技術(shù)檔案管理中的應(yīng)用策略
在檔案管理應(yīng)用中，大量地應(yīng)用信息技術(shù)具有明顯的優(yōu)勢，也為現(xiàn)代化的檔案管理工作的效率提升提供了有力的技術(shù)支持，因此為了采用更好的技術(shù)發(fā)展手段來確保檔案管理工作的高效性，就應(yīng)該設(shè)計能夠滿足現(xiàn)代化檔案電子管理要求的技術(shù)體系，使用行之有效的信息技術(shù)手段，為企業(yè)和單位創(chuàng)造出更加高效和準(zhǔn)確的檔案管理保障。
1.檔案管理工作的硬件準(zhǔn)備
信息化技術(shù)必須依托于完善的硬件和局域網(wǎng)，只有完善局域網(wǎng)和信息儲存手段，才能夠?yàn)槠笫聵I(yè)單位的專業(yè)性的信息分類整理、利用和收集的過程，提供必要的硬件基礎(chǔ)。強(qiáng)大的信息支持系統(tǒng)，不僅可以有效地保證電子化檔案的管理過程準(zhǔn)確有效，而且能夠全面地提升檔案工作的處理效率，可以多元化的實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的快速信息反饋和共享機(jī)制，為企業(yè)的現(xiàn)代化溝通和合作提供使用檔案信息的基礎(chǔ)。
2.對檔案管理人員實(shí)施培訓(xùn)
信息化的檔案管理是一種重要的歸納總結(jié)技術(shù)，因此傳統(tǒng)的檔案管理人員的技術(shù)手段和信息技術(shù)水平，已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代的檔案電子化管理需求。尤其是老牌國有企業(yè)或大型集團(tuán)性企業(yè)的檔案管理工作，本身是一個需要檔案管理復(fù)合型人才進(jìn)行綜合服務(wù)的體系化過程。這就需要檔案管理工作和信息技術(shù)體系的快速完善和發(fā)展能夠同步進(jìn)行，因此，企事業(yè)單位必須要保證各管理人員在技術(shù)水平上，能夠與檔案電子化管理技術(shù)保持同步。定期對于當(dāng)管理人員進(jìn)行有針對性的培訓(xùn)，使所有管理人員都能夠滿足黨管理的基礎(chǔ)性需求，并且在不斷的工作過程中提升自身的檔案管理素質(zhì)。
3.提升信息化檔案管理重視度
檔案管理工作在長期的歷史發(fā)展過程中，一直是作為企業(yè)并不重要的文秘工作分支存在的，對于信息的多元化管理工作并不被重視，檔案管理部門的薪金待遇和保存流程都不夠完善，也不利于高素質(zhì)人才的培養(yǎng)和留任。在很多企業(yè)內(nèi)部，關(guān)于檔案的規(guī)范化管理規(guī)定制度并不規(guī)范。因此使用信息化技術(shù)加強(qiáng)對于檔案的規(guī)范化和專業(yè)化管理，必須建立健全相對應(yīng)的檔案管理制度，使得檔案管理流程和傳統(tǒng)的檔案管理模式有所區(qū)分，建立快速的信息同步管理制度，從制度上保證檔案管理工作的實(shí)效。這就需要企業(yè)的各部門、各人員，尤其是財務(wù)部門和檔案管理部門，加強(qiáng)對于信息化檔案管理工作的重視。實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作快速對接，隨著信息化技術(shù)的深入應(yīng)用，將檔案管理工作的流程標(biāo)準(zhǔn)和任務(wù)都進(jìn)行細(xì)化的規(guī)定。這就使得其內(nèi)部的檔案管理工作有所章法、有據(jù)可查，能夠?qū)崿F(xiàn)對于檔案工作的有效監(jiān)督和內(nèi)部的規(guī)范化管理，有利于檔案管理工作的快速完善，為其提供基本的支持。
