時間：2023-07-16 08:29:47
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隨著計算機網絡的運用，電子文件與電子檔案已逐漸運用到各個單位的檔案管理中。電子文件及電子檔案的管理運用，不僅提高了檔案管理的工作效率，同時也為管理人員節省了更多的管理時間，使其能夠充分的投入到其他管理中，從而有效的節約了管理成本。此外，電子文件及電子檔案的管理運用，還在一定程度上創新了管理模式，提高了管理質量。
一、電子文件與電子檔案的特點
電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。與紙質文件相比較，電子文件的特點在于：首先，電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用；其次，電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；再次，電子文件的利用不再受時間和距離的影響；最后，電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
歸檔后的電子文件稱為電子檔案。電子檔案與傳統檔案在信息記錄方式上有著根本的區別，它是以數字代碼方式記錄信息的。電子檔案具有兩個最主要的特性：一是信息的非人工識讀性。經過以數字代碼形式存在的電子檔案必須由計算機特定的程序解碼，人才能識讀它。計算機成為人和信息之間的翻譯。二是系統的依賴性。電子檔案需要依賴于計算機系統，包括軟、硬件系統的應用才具有生命力及發揮作用。電子檔案從生成、處理到歸檔后的一切管理活動都依賴于計算機系統來實現。
二、電子文件與電子檔案的管理
綜上所述，電子文件與電子檔案管理，不僅提高了管理效率，同時還提高了管理質量。然而，由于多方面因素的影響，以至于電子文件與電子檔案管理得不到有效的實施。因而，在完善電子文件與電子檔案管理的過程中，本文提出以下幾種途徑：
1.建立電子文件管理制度
建立完善的電子文件管理制度，是完善電子文件與電子檔案管理的基本前提。其主要理由有：首先，完善的電子文件管理制度，不僅對電子文件的形成、收集、鑒定及管理等實施了全過程的監控，同時還確保管理工作能有條不紊的進行。其次，在管理制度建立的過程中，通過相關條款的約束，明確文件的歸檔時間及相關數據信息，同時還能對計算機的相關軟件及格式等進行管理，從而在一定程度上保障了電子文件的質量。
2.明確電子文件歸檔范圍及方式
首先，電子文件歸檔范圍是電子文件歸檔以至今后電子檔案管理的關鍵環節。由此可見，電子文件的產生，離不開電子文件歸檔范圍的支持。其次，在電子文件歸檔的過程中，主要有兩種方式，即：介質移交和網絡移交。通過這兩種方式，來確保電子文件歸檔后的質量。最后，在電子文件歸檔的過程中，還應對其進行相應的病毒檢測，以此來確保其安全性。同時也為其他電文文件的安全提供了相應的保障。
3.做好歸檔電子文件的技術處理
在歸檔電子文件技術處理的過程中，就需要檔案管理人員能夠深入了解電子文件的具體來源及其管理過程，從而能夠對其進行詳細的了解及掌握，以便為今后的管理奠定堅實的基礎。其次，在處理的過程中，還應結合著文件選擇相應的識別結構，使其能夠在使用的過程中，順利的對其進行查閱。最后，在接受電子文件的同時，還應對其進行嚴格的病毒檢測，從而確保所接收的文件具有安全、可靠的性能。
4.完善電子檔案的保存
在電子檔案保存的過程中，主要有以下幾種方式：首先，在電子檔案保存時，要確保其周圍的環境及溫度，使其符合檔案保存的要求。其次，存放檔案載體的庫房必須按照相應規定進行管理，使其各方面達到所規定的要求。再次，在存放的過程中，必須遠離磁場，同時還應遠離有毒物質。最后，在管理的過程中，應認真核對每一個檔案數據，并及時對其進行更改、調整。
5.電子檔案的利用和更改
在電子檔案的利用和更改中，主要包括以下兩點：首先，為保證檔案的安全利用，管理人員可以針對部分檔案復制出相應的備份，使其在閱讀的過程中，使用所復制的備份資料。其次，在檔案更改的過程中，應由設計師填寫“更改通知單”，并經批準后，檔案人員根據“更改通知單”的要求，復制出修改用盤交設計師以改寫的方式進行修改，經評審后以修訂版本重新歸檔，其相同內容的紙質文件也應同時更改。
6.積極培養復合型人才，提高檔案管理水平
在電子文件與電子檔案管理的過程中，其最終操作者還是人，因而就需要在管理的過程中，能夠對檔案管理人員進行相應的計算機操作培訓。使其能夠在管理的過程中，使用正確的操作方法對其進行操作，同時，還應加強管理人員對網絡的維護及管理意識，使其能夠正確的認識到網絡管理的重要性。此外，管理人員也應在原有的基礎上，不斷更新自己的管理理念與管理模式，只有這樣，才能為電子檔案的安全管理奠定結實的基礎。
關鍵詞： 電子檔案； 傳統檔案； 管理
中圖分類號： G276 文獻標識碼： A 文章編號： 1009-8631（2012）10-0041-01
電子文件檔案與傳統檔案相同之處，它們都具有檔案的基本屬性――原始性。對電子的內容進行修改非常容易，而且改后不留痕跡，但勢必埋下安全隱患，同時，還可對電子文件進行壓縮處理，改變電子文件的清晰度和對比度等等，造成“原件”識別困難。相比之下，相對紙質文件內容進行增刪，改而不留痕跡是不可能的。紙質文件一旦形成原件中所含的內容和形式特征就不會發生變化，人們可以從這些信息上確認文件的原始性。電子文件形成后因載體轉換和格式轉換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關信息證實電子文件的內容沒有發生任何變化，人們便難以確認它的原始性。因此，應該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集，積累開始就要進行記錄，記錄電子文件的管理和使用情況。電子文件形成、處理、保管過程的真實記錄可以證實電子文件的原始性和真實性。
電子文件管理系統本身也應具有實時記錄功能，隨時將需要保留的信息記錄下來。由于這種“跟蹤記錄”具有原始性，它可以成為證實電子文件真實可靠的有效依據。對于收集、積累階段就在網絡系統上傳遞的電子文件，可通過網絡系統的自動記錄功能記錄有關信息，對于以存儲載體方式進行收集，積累的電子文件，還要輔以必要的人工記錄。傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是以擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上修改，一經形成后，馬上貯存到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已經總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因次，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值“的文件，還應包括文件的讀取軟件甚至操作系統。二者間的不同之處具體表現為以下幾點：
一、電子文件檔案的歸檔時間與傳統檔案不同
電子文件可以在文件辦理完畢后隨時歸檔，或在某一時間周期內統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名封簽認證，有檔案工作人員接受登記，按事由原始給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔和完整率，另一方面也負荷電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。
二、電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同
電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得發雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性，保證電子文件的法律憑證地位。
三、電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異
電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機的發展文件形成部門的配合，檔案部門在接受到電子文件后對文件進行合適轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存貯的檔案，保證信息資源方便利用。
四、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同
因為電子文件的特殊性，可以達到文件相應的分類號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可找出相應的文件和相關的上下級行文附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。
五、電子文件查詢利用方式和傳統檔案不同
只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄方式，中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子文件檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發好和利用好，并得到長期保存，是人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續，是所有檔案工作者應盡的職責。隨著檔案信息電子化的發展趨勢，提高單位電子檔案管理水平勢在必行，本人認為還應該從以下幾個方面入手：
（1）從電子文件的收集、積累基礎工作入手。
（2）嚴格電子文件的歸檔管理。
（3）健全電子文件的檢查審核制度。
（4）規范公文制作和控制程序。
（5）加強電子文件軟、硬件設施管理。
關鍵詞： 高校檔案管理工作 電子文件歸檔工作 系統工程
隨著信息技術的迅猛發展，計算機網絡、多媒體技術已延伸到社會的每一個角落，使世界信息化、網絡化；由此產生的大量電子文件，不僅意味著一種新型檔案載體的誕生，而且標志著記錄、傳達、留存信息的方式發生了形式的根本變化，電子文件歸檔亦成為檔案管理工作的必然。做好檔案管理的電子文件歸檔工作，是社會發展的必然要求，也是時代向檔案工作者提出的嚴峻挑戰。正確認識電子文件的特點和性能，是檔案工作者必備的知識點，采取各種措施確保電子文件檔案的完整、真實、準確與安全應成為檔案工作者不懈的追求。
一、高校檔案管理工作的現狀
（一）學校檔案應客觀完整地記錄學校各方面的工作，為學校發展留下真實的軌跡。但由于建設與管理投資原因，檔案保管設備不齊全，規格不一，不能滿足新時期檔案多樣化的需要；不具備最基本的保管檔案的通風、防潮、防霉、防盜、防火條件等國家相關標準要求，使得學校檔案管理工作的發展受到嚴重制約。
（二）由于目前檔案歸檔大多數為紙質、實物，管理工作量大，使用查詢困難；而人們對檔案管理工作重視不夠、對檔案工作意識不強，以及對檔案工作在學校建設中的重要性和必要性認識不到位，造成檔案的實際利用率低下。
二、高校檔案管理的重要性
如何做好高校檔案管理工作，提高高校檔案的實際利用效率，對高校的教育、教學、教研活動，有十分重要的作用。檔案管理是高校發展與建設歷史最真實面貌的反映，是提高教學質量與水平的必要條件；高校檔案是學校教育活動、教學管理、學生學習和學校建設等活動中凝聚而成具有保存或參考價值的檔案資料，反映了學校在各個歷史時期的工作和活動情況；同樣，學校電子文件歸檔也是高校檔案管理最基礎工作之一，隨著辦公自動化程度的不斷提高，必須高度重視并規范電子文件歸檔管理，保障電子文件和電子檔案的安全保管和開發利用，以便更有效地分析利用學校檔案，幫助提高教育管理和學校教學水平，更好地為學校的教學管理服務。
三、電子文件歸檔
（一）體系的建立。
電子文件歸檔工作的完成，必須建立一個體系，依靠一支隊伍，按照一定的流程。在原有檔案歸檔的基礎上，形成一整套電子文件歸檔體系，是一種切合實際的有效途徑。
1?郾傳統的文件――紙質文件的歸檔已有很長歷史，經過多年實踐，已形成相對完善的工作流程和歸檔制度，有較好的工作基礎。開展電子文件歸檔也必須形成一支隊伍來承擔此項工作。但現狀是：一方面，大多數計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員、檔案管理人員具有相對穩定的工作流程和熟練業務水平。另一方面，由于整理紙質檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術手段。為此，必須對現有的計算機與信息管理人員或現有的立卷歸檔隊伍進行必要的相關業務學習的技術培訓，盡快地使他們掌握信息管理自動化或立卷歸檔等相關基本知識的技能培訓，擔負起電子文件歸檔工作的重任。
2?郾相對于傳統的紙質文件，電子文件歸檔所涉及的業務面更加廣泛，受制約的因素更多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三方結合的方法。電子文件形成部門熟悉各項管理業務，了解電子文件的自然形成規律和歷史聯系，是承擔歸檔工作的主要責任者，對電子文件最有發言權；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發揮把關和統籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設計和維護信息管理網絡、管理電子信息的專業技術部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位，三個部門的職能應相互滲透，揚長避短，發揮各自的優勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質量較好的電子文件。
（二）方法與路徑。
1?郾選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負責歸檔。為適應辦公自動化工作發展的需要，人們越來越注重信息工作的系統化和標準化水平，計算機信息系統的開發也從以往的分散各異轉向集中統一，打破子立卷單位的界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內容而建立系統。計算機與信息管理部門負責規劃、統籌本單位信息管理工作，是開發集中統一型信息系統的牽頭部門，成為電子文件信息的匯集點，又具有一定的技術設備及人才條件。由他們負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無疑是最佳歸檔途徑之一。可以利用學校網絡技術建立校行政信息管理系統，比如可分為教學、科研、人事管理三個子系統。教學管理系統與學生注冊中心、財務中心、教務處構成數據交換網，注冊中心負責學生注冊、選課、排課、考表、成績等數據的傳遞；財務中心負責學生交費信息的傳遞；教務處負責學籍、教學計劃、課程、畢業數據的傳輸。計算機與信息中心接收這些數據后，進行集中處理，經匯總的數據通過信息中心又輸送給各業務管理部門共享。隨著每年數據的更新，過期數據應由信息中心按檔案部門的統一要求，進行鑒定，編目整理，通過網絡傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。
2?郾借助計算機信息管理網，開通電子文件歸檔專門網線。隨著各單位計算機信息管理網的建立與發展，越來越多的重要文件被傳輸上網。這些文件經過各業務管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網前，又按照信息管理部門的統一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性，是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網上的，具有保存價值的電子文件，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網絡技術向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網絡在各業務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線，建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統。將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過此系統傳輸給檔案部門。檔案部門經與辦公自動化和信息管理部門協商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求。無論利用何中途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自動從網上下載，以保證電子文件形成部門對其數據的真實性、準確性負責。已經歸檔的電子文件一律用光盤保存。
（三）紙質、電子文件歸檔并舉。
1?郾在現有技術條件上，對一些具有至關作用的文件必須以紙質文件保存。由于電子文件的不穩定性和易修改性，有必要將一些重要的電子文件制成拷貝存檔，以確保文件的安全。在現有基礎上，對一些重要的文件最好采取紙質文件和電子文件一起歸檔的方法，形成內容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應在每一卷紙質檔案的備考表“備注”項中注明相應的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應的紙質文件的檔號及存址，以利于參照互補。不僅如此，還要高度正視電子文件對紙質文件帶來的影響，在做好紙質文件傳統歸檔工作的同時，依靠計算機和網絡技術，將歸檔文件實體與計算機檢索利用相結合、優勢互補，既可完好地保存紙質文件的原貌，又可以實現多途徑檢索、多用戶共享的功能。另外，在做好紙質文件管理工作的基礎上，還要適時做好紙質文件向電子文件的有機轉換工作。
2?郾在磁盤、光盤貯存文件耐久性留存的問題尚未解決之前，電子檔案與紙質檔案將并存很長時間。但從長遠看，在電子檔案存儲的技術條件進一步提高之后，可嘗試對那些參考作用大、情報價值高的檔案，采取以磁、光盤歸檔為主，紙質歸檔為輔的做法，而對那些價值高的檔案，則采取以紙質歸檔為主，磁盤、光盤歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優化館藏，而且能夠減小檔案的體積，緩解庫房緊張的狀況。兩種歸檔方案簡化合一，要經過論證后才能實施。
四、結語
檔案管理的電子文件歸檔實質上是一項系統工程，電子文件收集積累和整理歸檔等工作是一項長期的、艱苦的、細致的、難度較大的系統工作。對高校來說，做好電子文件歸檔工作，首先要領導重視，并且要親自抓好這項工作，各有關部門須盡快接受這一新生事物；其次，制定相關的規章制度，分別對歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求作出具體的規定。只有電子文件歸檔，才能保障學校日常工作及教學、科研中產生的大量的電子文件的檔案管理，才能真實地保證其原始性、真實性和齊全性。電子文件歸檔是檔案工作的發展趨勢，電子文件的出現給檔案工作帶來了一次巨大的變革，把檔案工作人員從大量繁重而低效的手工勞作中解放出來。作為檔案工作者，我們要高度正視電子文件對紙質文件帶來的影響，積極更新知識，學習和發展檔案管理的理論、原則、方法和技術，使兩類文件檔案更好地結合在一起，滿足社會的需要。
參考文獻：
［1］傅榮校.檔案管理現代化.杭州：浙江大學出版社，2004.4.
Abstract:The thesis illustrates the definition and characteristics of the electronic document, and then describes the influence of electronic document on records management. The strategies that we should adopt are proposed to point out the significance of the records management.
關鍵詞:電子文件;檔案管理;影響;對策
Key words:electronic document;record management;strategies;significance
中圖分類號:G271 文獻標識碼:A文章編號:1006-4311(2010)04-0102-01
1 電子文件定義及其特點綜述
(1)電子文件不再是直觀的紙質文件,它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用;(2)電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞;(3)電子文件的利用是可共享的,也不再受時間和距離的影響;(4)電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同,它對保存場地的面積要求不高,而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
2 電子文件對檔案業務管理工作的影響
2.1 傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象,而應用計算機后,電子文件取代了以往的文字材料,它是由擬稿者直接寫在磁盤上,并在磁盤上進行修改,一經形成后,馬上存貯到辦公信息數據中,由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐,已總結出一套工作流程及方法、原則,如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點,也是文書工作和檔案工作的結合點,文件形成后,由文書部門收集立卷后,交檔案部門管理,一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生,隨時更改,存貯在計算機磁盤或光盤中。因此,它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔,必須以磁盤或光盤的形式移交,歸檔范圍也不能只是“辦理完畢,具有保存價值”的文件,還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。
2.2 由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性,其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化,原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大,要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統。根據傳統的檔案價值鑒定理論,文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限,而電子文件一方面由于制作方便,將產生比以往更多的文件,另一方面由于用戶的需要,信息和數據不斷地修改和補充,因此很難劃定固定的保管期限,況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。
3 電子文件對檔案學理論的影響
原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上,另一方面表現在檔案的形式上,如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等,都表現出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性,才使得檔案區別于圖書、情報、資料等其它信息,而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統中,電子文件從起草、修改到印發都在計算機上進行,它便于修改、便于復制的特性,使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。電子文件是計算機文字處理系統中的最后一個文本,沒有草稿與印稿的區別,也沒有正本與副本的差異,甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機器上隨時方便地復制電子文件,這樣文件是檔案的前身,檔案是由文件有條件地轉化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等,便成為檔案界的一系列新課題。
檔案學理論研究的內容是由研究對象所決定的。以往的檔案學理論研究是以紙質檔案為主要對象,電子文件出現以后,檔案工作的對象發生了變化,其理論研究的對象自然也就發生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視,原有的管理思想、管理原則將得到更新和補充,原有的檔案學科體系也將得到充實和完善。
4 檔案界所應采取的對策
4.1 做好歸檔電子文件的技術處理工作,實施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行,這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域,對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導,保護電子文件的原始信息,了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說,通過采取技術處理,將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件,即只能讀不能寫的不可更改的文件,從而識別和保護電子文件的原始結構,保證電子文件的可靠性,使之與紙質文件一樣發揮社會效用。
4.2 解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件,從理論上講能夠長期保存,因為它的信息讀出是無接觸式的,不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內,不怕外界磁場的影響,不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是,由于電子文件形成的時間短,缺乏實際貯存的驗證,所以,電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前,對于長久保存的電子文件,需要定期進行復制,以防止信息損失。
4.3 使檔案管理向立體化方向發展。以前的檔案管理是呈直線狀態的,隨著人們對利用服務工作的重視,使利用工作和其它基礎工作構成一個平面。這種平面結構只反映紙質檔案的情況,隨著電子文件的介入,檔案種類在增加,其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。因此,在原有平面結構基礎上,又增加了一項檔案信息載體內容,就構成三維空間,形成了立體化的管理結構。
4.4 檔案人員知識結構的變革迫在眉睫。檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化,首先要有現代化的人,管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平,不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看,許多檔案部門缺乏現代高技術人才,其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺,大部分檔案人員現代技術水平偏低,甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備,仍不能充分發揮作用,就談不上檔案信息電子化了。可以肯定,加快檔案人員知識結構的變革,多途徑、多層次培養人才,是檔案工作迎接信息技術革命最根本的對策。
【關鍵詞】檔案管理；系統設計
隨著時間的推進，檔案管理的文件也隨之越來越多，如何對復雜多樣的檔案文件進行高效、科學的管理，增加檔案管理工作的效率，滿足其他部門工作對檔案文件的需要，是現代檔案管理部門當下的首要工作內容，更是檔案管理工作的主要目的。特別是對于電子文件檔案來說，電子文件檔案的管理更為復雜、繁瑣，建立一個有效的電子文件檔案管理系統非常關鍵。本文將對電子文件檔案管理進行闡述，并分析如何設計并實現電子文件檔案管理系統。
對于一個國家來說，檔案管理工作的開展成果不僅會對這個國家的社會經濟發展產生影響，也會對政治和文化等方面產生影響。檔案管理工作的發展，會隨著社會經濟的發展而發展，內容也會隨之不斷增多，檔案管理的工作經驗的增多，促進了檔案管理方法的改進。隨著互聯網信息技術的快速發展，通過互聯網技術文件，傳播具有方便、快捷和高效等特點，電子文件檔案也隨之而生。一般來說，檔案管理對于檔案文件的保密性和安全性有一定的要求。電子文件檔案的載體是先進的現代互聯網信息技術和計算機系統等高科技，所以對于檔案管理部門來說，要對電子文件檔案進行有效的管理，就需要建立一個健全的電子文件檔案管理系統。本文將根據電子文件檔案管理的工作的特點要求，對于電子文件檔案管理系統的設計與實現提出個人建議，希望能夠對電子文件檔案管理系統的建立有所幫助。
1.電子文件檔案管理工作的概述
隨著互聯網信息技術的快速發展，通過互聯網技術文件，傳播具有方便、快捷和高效等特點，電子文件檔案也隨之而生。檔案管理是檔案管理部門的工作人員對需要進行存儲的一些文件檔案資料通過收集整理，然后進行歸納分類，再進行收藏保管的活動，最終目的是為了在工作中需要借閱參考檔案文件的其他部門提供工作上的幫助。電子文件檔案管理與傳統紙質文件檔案管理從宏觀上來講，主要工作內容大同小異，但是從微觀上來講又有許許多多的差別，比如其載體不再是紙質材料，其形成與管理都是依靠信息技術和計算機系統，形式多種多樣又較為分散，管理起來具有一定的難度性。
一般檔案管理都有一定的保密性要求，尤其是對電子文件檔案來說，無論是從收集、儲存、保管，還是從服務于檔案利用者、交接等方面來說，電子文件檔案依附于計算機信息系統，其管理在安全保密性方面的保障要求也比較高，檔案管理部門的工作人員要確保電子文件檔案的完整性，要防止被黑客入侵、病毒感染以及計算機故障等不確定因素造成的電子文件檔案泄露、丟失等問題的發生。
總的來說，電子文件檔案的載體是先進的現代互聯網信息技術和計算機系統等高科技，所以對于檔案管理部門來說，要對電子文件檔案進行有效的管理，就需要建立一個健全的電子文件檔案管理系統。
2.電子文件檔案管理存在的問題
電子文件檔案的載體是先進的現代互聯網信息技術和計算機系統等高科技，是一種新的文件檔案資料形式，由于發展的時間較短，經驗相對不足，所以在目前的電子文件檔案的管理工作中存在著一些題有待改善：
1.電子文件檔案在形成與收集過程中容易發生被篡改、刪除、遺漏等問題，對于其是否是原始的電子文件檔案，又是否具有真實性都很難得到判斷。
2.電子文件檔案的形成與收集過程中依靠的是信息技術、計算機系統、硬件設施、軟件等載體，這些載體的安全性較難掌控，存在一定的安全隱患，比如載體損壞、黑客入侵、病毒感染和操作失誤等問題都可能使電子文件檔案出現遺失、損毀、泄露等現象，所以要永久性儲存電子文件檔案面臨著一定的考驗。
3.電子文件檔案管理系統的設計與實現
為了更好地對電子文件檔案進行管理，更好地服務于檔案利用者，設計與實現一個完善、安全有效的電子文件檔案管理系統是當下檔案管理部門的一大任務。通過西方學者的研究分析得出，文件檔案可以分為文檔階段、文件階段、檔案階段這三個不同的生命周期，電子文件檔案管理系統的建立可以參照這三個階段的不同特點進行設計：
1.電子文檔管理系統。由于電子文檔的載體與紙質文檔的載體不同，所以在收集過程中可能會有被改動、遺失或者被惡意刪除等現象存在。所以為了保證電子文檔的真實完整性，在這一環節中要對其進行嚴格審核。
2.電子文件管理系統。在保證電子文檔的真實完整性后，檔案管理部門的工作人員就要建立電子文件管理系統，對收集的電子文檔進行合理分類、整理，然后儲存。對電子文檔的分類、整理要尊重規律符合邏輯思維，才能提高工作效率。
3.檔案信息管理系統。檔案信息管理系統主要的是保證電子文件檔案管理的永久性和安全性。檔案信息管理系統要對電子文件檔案進行維護、備份，防止載體損壞、黑客入侵、病毒感染和操作失誤等問題導致電子文件檔案出現遺失、損毀、泄露等現象。
關鍵詞：檔案管理 電子文件 紙質檔案 差異
自我國進入21世紀以來,世界信息化的高度進步極大的促進了我國信息化領域的蓬勃發展,而電子文件以其傳播速度快、復制和修改簡單等諸多優點受到社會廣大群眾的青睞,目前已經成為人們工作、生活中不可獲取的重要信息工具之一。因此,只有及時有效的分析電子文件與紙質檔案在檔案管理中的差異性,才能真正做好各類檔案的管理工作,建設符合社會發展需求的現代化檔案管理。以下筆者從多個角度對檔案管理中電子文件與紙質檔案的差異進行粗淺的探索。
1、檔案管理中電子文件與紙質檔案信息載體的壽命差異
目前我國檔案管理主要分為電子文件管理、紙質檔案管理兩種。紙質檔案的保存壽命的長短主要取決于紙張的纖維素。因為在紙質檔案管理保存中一旦遇到高溫、高濕、氧化劑等化學作用就會使紙張纖維素發生氧化和水解反應,造成紙質檔案的損壞。因此在檔案管理中,一般對紙質檔案的保存要注意排除外界環境的化學影響,使用科學、合理的保存手段可以加強紙質檔案的保存壽命直至千年以上。
電子文件的載體主要是由磁性物質或者是光盤所構成的。首先,磁盤和磁帶的支持體聚酯底基具有易產生靜電、吸引塵埃、易卷曲的等諸多缺點。其連接地基和磁粉的粘合劑又具易磨損、生霉、脫離等缺點,直接影響著電子文化信息的再次使用。同時,在受到外界磁場影響時,也極易導致磁盤和磁帶的退磁、消磁現象;其次,光盤的信息存取主要是利用激光進行,主要由保護層、盤基、記錄介質等部分組成。而目前市面上使用的光盤記錄介質主要有硒、碳鋁化合物、碲、碲合金以及一些在激光熱效應作用下極易發生物化性質變化的材料。而正是由于這些材料的易氧化、不穩定,電子文件與紙質檔案相比,電子載體的壽命要相對短很多,磁帶、磁盤等電子載體一般使用壽命均不超過10年,而光盤的使用壽命也不超過30年。
因此,針對電子文件使用壽命短、不穩定、易氧化等諸多特點,想要有效的提高電子文件的有效壽命,應該將電子文件存放在非陽光直射并且通風的環境中,同時對電子文件的使用壽命做詳細的標注,在臨近電子文件載體保質期時,應該及時進行電子文件的復制,以免造成不可彌補的檔案信息損失。
2、檔案管理中電子文件與紙質檔案技術壽命的差異
當紙質檔案形成時,它所使用的紙張就會與字跡、內容永遠的結合在一起,非人為變動的情況下不會出現絲毫的改動。
而電子文件主要是依托于計算機,通過計算機技術將電子信息與載體結合在一起,并且通過計算機進行識別、讀取、修改。而一旦電子文件的技術過時,其載體上的信息將無法識讀。主要表現在兩個方面:一方面由于計算機技術革新,以至于新的存儲技術代替舊版的存儲技術。如曾經使用到的存儲載體5英寸軟盤到目前的光盤、U盤,在短短幾十年的技術發展中,最初的5英寸軟盤計數機早已不法識別;另一方面由于經濟體制的變化,致使原生產模式消失。如單個生產廠家所生產的電子文件設備,由于某種經濟原因而導致廠家破產、倒閉,而使其銷售的產品無法再找到配套的產品,以至于計算機無法在識取電子文件信息。
因此,對電子文件來講技術壽命所到來的影響遠遠大于其載體壽命。所以,在檔案管理中,針對每一份生成的電子文件都要相應保留一套運行電子文件的操縱系統、硬件設備等讀取電子文件相關的技術或者在技術更新換代時,及時做好電子文件的一系列轉換工作以適應新技術革新下,電子文件的可讀性和可管理性。
3、檔案管理中電子文件與紙質檔案信息保護的差異
在檔案管理中我們對紙質檔案信息保護的目標主要是延長紙質的使用壽命。因為紙張和紙張上記錄的內容、信息在客觀條件下是結為一體的,在保證紙質文件形體的同時其文字信息就得以保存下來,且不宜更改其信息的原始形態。
而對電子文件而言,記錄電子文件的載體和信息是可分離的,也正因如此,電子文件信息也面臨著隨著被修改、盜竊、銷毀的危險。同時電子病毒作為電子文件信息保護中一個不容忽視的隱形殺手正無時無刻的危險者計算機的系統程序。因此在檔案管理工作中,加強對電子文件的信息保護尤為重要。
在日常電子文件檔案管理中為了確保電子文件信息處于安全、穩定的環境下,檔案管理部門應該加強對電子文件的看管,使用數據加密法、數字水印法、數字時間印章法等方法。數據加密是指對電子文件中的電子信息進行處理,形成一種難以識別、讀取的數據模式。數字水印法是指將作者的標識隱藏于電子文件之內,以確保即便文件被拷貝時,作者的相關重要標識仍然不會被拷貝走,以確保電子文件載體信息的唯一性。而數字時間印章法則是通過計算手段將形成后的電子信息予以信息封鎖,一旦當歸檔的電子文件被惡意修改或者刪除時,由于信息封鎖其修改和刪除時間與網上初始確認時間不符,其電子文件內容、信息不法更改,以確保電子文件的安全性。同時,加強對計算機防火墻技術,存儲和錄入人員職責的權限控制,以此形成科學、有效的檔案信息管理系統。
4、檔案管理中電子文件與紙質檔案管理方法的差異
電子文件與紙質檔案在管理方法上有許多差異,其主要體現在以下兩個方面上:首先,電子文件與紙質檔案在歸檔的方式上不同,導致其管理方式上存在一定差異。因為電子文件是由計算機將電子信息與信息載體緊密結合在一起技術過程,而由于信息載體無法固定,在編輯修改中葉不留痕跡,致使電子文件的原始憑證處于復雜而又多變的環境中,給電子文件的鑒別歸檔帶來很大的困難。因此,對電子文件的歸檔在傳送和處理過程中需要進行數字簽名、信息認證、加密保護等等手段,以確定電子文件的真實性、準確性和原始性;其次,在電子文件與紙質檔案在分類和編目的方式上不同,導致其管理方式上存在一定差異。在電子文件的分類和編目上,由于電子文件在計算機中早已形成一個系統的管理文件,因此檔案管理人員在接收到電子文件時,可以馬上為電子文件自動生成一個唯一的文件號,并且給出電子文件想對應的分類號和檔案號。同時,可以在檔案管理上建立全方位的收索工具,方便電子文件的查詢,極大的降低了檔案工作人員的勞動強度和工作時間;最后,電子文件與紙質檔案在利用方式的不同,導致其管理方式存在一定差異。因為利用者想要查詢電子文件時必須要通過計算機進行識別、讀取,也因此決定了電子文件在使用上需要符合一定的條件,即部分電子文件只有在符合檔案管理要求,成為檔案館注冊會員時才能通過遠程登錄等方式,經過檔案管理中心確認其身份獲取查閱電子文件的授權資格后,才能進行有關電子文件的查閱。因此,在電子文件的管理上,檔案管理中心需要對利用者進行借閱登記并且提供相應的電腦繳費查詢功能。
5、結語
綜上所述,我們可以看出電子文件作為信息化時展的智慧結晶,為傳統的檔案管理工作創造了新的機遇和挑戰。因此,檔案管理工作人員在日常管理工作中不僅要熟練掌握紙質檔案的管理知識,更要充分了解到電子文件與其實施管理上的不同,管理的注意事項。同時,掌握先進的計算機網絡技術,以此加強電子文件的檔案管理工作,做到與時俱進,滿足我國社會主義信息化發展的需求。
參考文獻
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關鍵詞：電子檔案文件；安全管理；風險防范
中圖分類號：G275．7文獻標識碼：A文章編號：1671-7864(2015)06-0195-02
作者簡介：夏忠球(1964－)，男，江蘇太倉人，蘇州健雄職業技術學院工程師，研究方向為網絡安全、軟件技術、數據庫技術及應用。
隨著電子政務的迅速發展，電子文檔成為政府部門和企事業單位體現數據流的主要表現形式，其流程中的瀏覽、復制、修改、打印過程中，存在著極大安全隱患。目前國內對于電子文件風險管理研究正在深入，經過，對于電子文件的風險類型和風險識別的研究，最早是在《電子文件物理歸檔完整性風險檢測研究》一文中提出。目前，國內對于信息化平臺中電子文件風險管理研究停留在比較初級階段，在《識別電子政務系統中的文件風險》一文中，分析了電子文件管理平臺的特點及各階段存在的基本風險。根據安全調查機構的數據顯示，有超過85%的信息泄密來自于企業內部，追溯源頭發現，電子信息的明文存儲和無控流轉是泄密事件頻發的根本。檔案管理人員的風險意識薄弱，對電子文件的完整性、可讀性、可鑒別性等概念認識不足。電子文檔安全管理中具體的保護實施，是廣大檔案管理工作者亟待研究的課題。。
一、電子檔案文件保護的特點
電子文檔的使用頻率已經超過了紙質文檔，給日常辦公帶來了極大方便。電子文檔是由文件內容信息和保存描述信息的元數據二者共同構成，以計算機硬盤、光盤、U盤等物理存儲介質為載體的文字、圖片、音視頻材料。電子文檔資料可以通過網絡傳輸，通過計算機系統存取。電子文檔主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙、紙質文本文檔的電子掃描版、記錄活動的影音文件等。但與紙質印刷品文檔相比較，電子文檔具有更易復制、更易修改、更易刪除和損壞的特點。電子檔案文件具備三個特征：(1)電子文檔真實一致性，是指電子文件的內容、結構和背景信息與電子文件形成時的原始狀況一致，沒有被非法篡改；(2)電子文檔完整性，是指文件的結構、內容、數據等無缺損，可以正常打開閱讀使用；(3)電子文檔有效性，是指電子文件具備法律法規的保障，應用電子簽名與數字證書，嵌入國家認證的數字證書中心頒發的證書，實現文件和載體的完好。根據電子檔案的特征，應從三個方面加強對應的文件保護措施：(1)從電子文件產生、運行、消亡的整個生命周期，加強電子文件運行環境的保護；(2)從電子文件的載體角度，加強對計算機硬盤、網盤等電子文件的存儲介質的保護；(3)從電子文件信息內容的保護出發，加強電子文件信息數據內容的可獲得和可讀取性保護。
二、電子檔案文件管理中的安全風險
當前，電子檔案文件在數據的訪問控制和存儲管理等方面存在諸多問題，其安全風險問題越來越受到重視。
(一)電子檔案在網絡傳輸中的安全風險
電子檔案的在線利用是通過網絡開展，在提供便捷利用的同時，也存在各種安全風險。目前網絡上用戶管理權限漏洞導致存在許多不可預測的安全風險，網絡數據被盜取等諸多安全事件越來越多。
(二)電子檔案文件在訪問控制中的安全風險
在電子檔案利用權限方面，給用戶授予的權限過大，導致權限劃分不清、越權行為的發生。失去對電子檔案的監護控制行為，產生諸如電子檔案文件的二次傳播問題、非法刪除和篡改問題，嚴重的會導致電子檔案的丟失。
(三)電子檔案文件在信息存儲中的安全風險
電子檔案在檔案管理信息系統中的存儲格式一般以常見的Office辦公文檔格式(如doc、xls、pdf、wps)存在，此類可編輯格式的電子檔案如果未經過嚴格的加密防范措施，在信息存儲和利用過程中就可能存在被篡改的風險。
三、電子檔案文件的安全存儲管理
(一)電子檔案文件的歸檔要求
實施電子文件登記檢驗制度，把帶有歸檔標識的電子文件集中，制成歸檔數據集。電子文件拷貝至耐久性的介質載體上，最好一式3份，一份封存保管，一份異地保存，一份供查閱使用。
(二)電子檔案文件的安全存儲
在電子文件的媒介存儲方面，應采用帶有備份功能的文件存儲服務器、磁帶、光盤等。存儲電子文件的存儲介質及包裝盒上要貼上包含編號、保密級別、名稱、軟硬件環境、保管期限等描述性標簽，以方便日常的安全管理。電子檔案文件的存儲安全管理具體要求。
四、電子檔案文件安全管理防范措施
(一)使用檔案信息管理系統對電子文件進行安全歸檔
嚴格按照我國指定的《信息系統安全等級保護基本要求》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》(國家檔案局令第6號)、《電子文件歸檔與管理規范》(國標GB/ti18894－2002)等法規，規范用戶角色分配、介質存儲管理和文件訪問控制等手段對電子文件進行過程控制。在政府機構、企事業單位的檔案信息管理系統中，設計系統管理員、安全管理員、安全審計員三種角色，符合三員權限及職責的有效分離，實現三方管理的相互制約機制及監督機制。其歸檔流程，按照以下步驟：使用用戶名登錄檔案管理系統—在線錄入文件歸檔表—按照目錄進行歸檔分類提交保存—檔案部門在線審核辦理檔案移交手續完成歸檔。
(二)電子檔案文件的加密及跟蹤保護
對電子文檔提供數字標密，并生成電子標簽功能。電子文檔擁有者可在電子文檔生成時，進行實施審批手續制定秘密等級。標密后的電子文檔可識別電子文件的創建者、創建時間、秘密等級等信息，能夠記錄文件的復制、打印和刪除等行為，實現動態跟蹤保護。在設置文件的授權訪問控制方面，可以按照用戶和文件兩個維度，建立二維矩陣式的內部權限控制體系，提供文件的標準授權、文件的定向授權和文件的向上授權這三種授權方式，給予用戶相應的權限。
(三)電子檔案文件的安全傳遞及文件恢復管理
在電子文檔的兩個關鍵階段：文件定密階段和文件外發階段，引入流程審批管理手續，實現對電子文檔使用過程行為的全程追蹤管理。電子檔案傳遞過程中，引入數字指紋技術和數字水印技術實現的安全傳遞管理。在數字指紋和水印中通過嵌入的是信息擁有者的信息和傳遞流向的相關信息，實現跟蹤監控，能夠防范解密后的電子文檔被不明身份的用戶非法篡改。另外，不同城市之間的異地存儲技術目前正應用于電子文檔的保護中，當發生檔案數據丟失時，可以使用備份文件完成數據恢復，保障檔案文件的安全。
五、結束語
總之，電子文檔的安全環境是信息安全范疇的薄弱環節，是防范的重點。在電子檔案文件的形成、積累、鑒定、歸檔及保管方面，需要從管理人員的安全意識、數字指紋物理技術等有效的物理安全防范措施，確保電子檔案文件的真實性、完整性、有效性。
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[關鍵詞] 檔案；檔案管理；雙軌制；措施
[中圖分類號] G740
[文獻標識碼] B
在全球化信息時代的影響下，傳統的單一紙質檔案已不能適應當今快節奏的傳播利用，由以計算機網絡為主導的這面旗子占領了檔案管理領域，并逐步取代紙質檔案。隨著計算機和現代通訊技術在各個領域的不斷普及應用，圖書館檔案管理近年來也隨之由傳統的紙質文件逐步向電子文件轉化，但這個轉化是復雜、持續的，由于各種原因，他們的并存期、依賴期會相當漫長。不過電子文件的入檔比例呈逐年增長態勢，形成兩者并駕齊驅的局面，所以圖書館檔案實行雙軌制管理是現代社會發展的要求，是圖書館檔案管理發展的必然趨勢。
一、檔案管理“雙軌制”的內涵
從形式上看，電子文件僅是形成最終傳統意義上檔案實體的過渡性文件。隨著信息技術的發展，出現了無紙化辦公的情況，電子文件的優勢越來越凸顯，從而對傳統檔案的管理方式提出新的質疑和挑戰。
電子文件的出現，不僅是存儲方式的改變，更是檔案管理范式的轉變。總的來說，檔案“雙軌制”管理主要是指對檔案的存儲采取紙質與電子并存的管理辦法。“雙軌制”不但是管理方式、方法上的調整或者說是某種擴充，更重要的在于它還從根本上改變了傳統檔案管理的理念，是對傳統檔案管理理念的一次揚棄，給傳統的檔案管理注入了新的活力。在管理層面上，“雙軌制”是對紙質檔案和電子文件的并存管理；而在操作層面上，“雙軌制”則意味著從對紙質檔案的管理過渡到對信息、知識和數據挖掘、融合與輸出，是對信息洪流的疏導和規范。
二、實施“雙軌制”管理的必然性及意義
紙質檔案與電子文件由于其各自的特點、文件運行的生命周期以及在整個科研生產過程中所發揮的作用不同，決定了必須對具有同一信息內容的文件施行紙質檔案與電子文件并存管理的“雙軌制”。
電子文件的特點隨著其自身的不斷發展而豐富和擴充。而其中的“可共享性”、“存儲的高密度性”以及“信息的可操作性”是電子文件被大眾認可及迅速普及的主要原因。根據這些特點，相對于紙質檔案而言，電子文件的優勢在于提供方便、快捷的查詢、復制及數據交換、挖掘等信息服務上。這是信息社會或者說網絡社會對檔案管理提出的基本要求。這是一個信息爆炸的社會，如果不對電子文件施行有效的管理，而只是固封于對紙質文件的管理上，那么對海量的信息進行紙質存儲以及從海量的紙質文件中找出所需要的信息將是不可能的事。
雙軌制的管理模式能夠適應現代檔案網絡化、數字化建設的需要，從以檔案實體保管和利用為重點，轉向檔案信息的數字化存儲，實現檔案實體管理和信息化管理相容并有機地結合起來的現代管理模式。這種管理模式既能充分開發、利用檔案信息資源，同時也能起到保護檔案原件的作用。從而將更加重視知識管理在資源配置、業務流程和人才開發等方面的作用，使檔案管理工作進一步走向規范化、數字化、網絡化和社會化。提高檔案管理的水平，發揮檔案的更大作用。
三、構建符合現代檔案“雙軌”管理機制的措施與對策
(一)加強現代化基礎設施建設工作
檔案工作是“利在當代、功在千秋”的事業。所以要想加快實現雙軌制下檔案管理高效率，必須增加經費投入，購置實現檔案管理現代化所必須的一些設備，如高性能的計算機、掃描儀、數碼照相機、數碼攝像機、快速刻錄機、打印機等，以及維護檔案安全的保護設施、配套的軟件等，加強基礎設施建設。沒有堅實的物質基礎也就無從談起檔案管理現代化的建設問題。
(二)做好館(室)藏檔案的優化工作
檔案館(室)對所保管的案卷進行全面、認真、細致的普查，這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。首先要對館(室)藏檔案進行全面的清查工作，剔除那些重份和無查考利用價值的文件和資料，然后按照管理規范和科學的方法重新進行分類、組卷、編目、撰寫案卷標題等，避免在實行計算機管理檔案的過程中出現重復工作。同時，在重新整理的過程中還可以對破損、掉頁、字跡退變等案卷做一些修復和搶救工作，可以說是一舉兩得，也避免了工作效率低的情況發生。重新組卷不僅可以優化館(室)藏、科學保管，而且可以提高計算機管理檔案的利用效率。
(三)解決電子檔案文件存儲問題，加固檔案管理的“雙軌”構架
電子文件的存儲問題是“雙軌制”管理的核心問題之一。電子文件的存儲包括兩個方面的內容，一是海量存儲的問題，一是長期保存的問題。解決這兩個問題的辦法，就目前的科技水平而言，就是通過“在線存儲”、“離線存儲”和“近線存儲”的辦法，對海量電子文件加以長期保存和備份。在線存儲是指授權用戶可以根據需要，隨時下載數據，一般用于存儲被頻繁調用的數據。離線存儲，顧名思義，是對“在線”數據的“離線”備份存儲，因此又稱備份級的存儲。這部分數據不經常被調用。“近線”存儲是對“在線”和“離線”的折中，適用于存儲訪問量不是很大，但又有一定需求的數據。
(四)規范管理，統一接口，打通紙質檔案與電子文件之間的物理隔閡
融合是時代的主旋律。紙質檔案與電子文件并存的管理過程中，必然存在著不相協調的矛盾和沖突。在矛盾處發現一致，在沖突中尋求融合，是檔案“雙軌制”管理的根本出發點，也是構建其“雙軌”管理的理論基礎和實踐的必然選擇。根據時代特征和科研生產的實際需求以及現有的紙質檔案的管理模式，構建一套動態的、發展的，多接口、全兼容的電子文件管理體系業已成為現代檔案管理者的共識。“雙軌制”其實是一種混合管理模式，由于時代的變遷和科學的進步，任何單一的檔案管理模式都難以適應現今復雜的檔案信息格局。“雙軌制”的“雙”也不是字面上“兩種”的意思，或者可以說是一種“混合制”的管理模式。
全兼容是指不但要從軟件上保證紙質檔案與電子文件的一一對應，同時也要從硬件發展的角度，對歷史和將來的數據進行兼容性維護，保證其電子數據和紙質檔案都長期可用，杜絕由于硬件系統的升遷而對歷史數據所造成的毀滅性破壞。唯一性是指一定要保證對包含同一信息內容的紙質檔案與電子文件的一一對應。
其次，要建立健全管理制度，從設計軟件的開發論證，到整個局域網內OA、PDM(PDS)等計設文件管理軟件的架設與管理入手，規范其歸檔和管理流程，統一執行標準和接口，明確從電子文件到紙質檔案轉換接口的唯一性，以保證電子文件的真實可用及與紙質檔案一一對應，打通紙質與電子文件之間的物理隔閡。
再次，運用技術手段，保證紙質與電子文件之間的動態鏈接，以及紙質與電子文件都真實可用，充分發揮“雙軌制”對現代檔案管理的作用與職能。數據庫和網絡技術的結合，可以為海量電子文件以及紙質檔案存儲條目提供快捷的全文檢索或是條目查尋。進一步完善的PDM系統和歸檔管理軟件的無縫對接，為電子文件的適時歸檔、動態修改提供了可行的渠道，又從技術上確保了電子文件的真實可用及其輸出的紙質檔案與實物的完全符合。
(五)加強人才隊伍建設工作
從目前看，許多檔案部門缺乏高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。加之整理紙質檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術手段，而現有的立卷歸檔工作隊伍尚不適應工作發展的需要，不僅需要檔案和計算機專業人才，更需要既懂檔案業務，又熟悉信息技術的復合型人才，必須通過組織業務學習和技術培訓，全面提高檔案人員隊伍素質，提高其綜合業務能力，改善檔案工作人員的知識結構和學歷結構，盡快使他們熟練使用現代化設備，掌握信息管理的基本知識和技能，這樣才能擔負起電子文件歸檔工作和雙軌制下檔案工作的重任。
隨著雙軌制下檔案管理的進一步開展，檔案管理將逐步進入電子化、網絡化階段。我們要以檔案和計算機專業人才為基礎，以復合型人才為重點，按著全國檔案信息化建設的目標和任務，認真做好雙軌制下的檔案管理工作。是一種必然的發展趨勢。因而目前我們只有做好紙質文件和電子文件的并存管理——“雙軌制”的管理，才能更好地迎接“無紙化”時代的到來，實現最為理想的檔案管理。
[參 考 文 獻]
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關鍵詞：企業電子檔案；電子檔案管理問題；解決措施
中圖分類號：G276 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 （2013） 16-0000-01
信息時代的到來，改變了企業的管理方式，從傳統的完全紙質化到如今的電子無紙化，企業檔案的管理發生著巨大的變化。企業檔案也已經成為企業信息資源和資產的重要組成部分，是企業建設、運營、發展的重要記錄，對于企業的發展建設起著至關重要的作用。但是，中國企業對于這方面的應用探索還不長，企業電子檔案的實際管理中仍然存在諸多問題，因此筆者結合自己的實際經驗，給出一些思考和建議。
一、企業電子檔案管理問題
（一）正式電子文件歸檔程序不夠完善。正式電子文件歸檔程序不夠完善，這主要是由于相關程序設計的過程中，檔案管理方面的專業人員沒有參與其中，單純從軟件設計工作人員角度出發來進行程序的設計，立足在一些基本表面的問題，比如邏輯上的歸檔問題，信息的分總問題，可以說考慮的范圍是相對局限，不夠周全的。而由此設計出來的自動化辦公軟件，在一些現實問題上的解決措施有待改進。
（二）文件、檔案系統分屬兩個系統。文件、檔案系統分屬兩個系統，由此導致信息的歸類出現一定出入，在后期信息的應用過程中也會出現一定的紕漏。結合一些公司的實際情況，在信息的分類上有一定出入，但是模式化的系統分類無法滿足現實的需要，對于信息的應用、管理都會有著出入。
（三）電子文件的制作規程和電子文件歸檔制度不相匹配。電子文件的制作規程和電子文件歸檔制度不相匹配，從而導致檔案歸檔制度缺乏一定的約束力。在實際的應用過程中，兩者的制作從事主體不相同，在沒有明確的規則之下，兩者的工作無法有效統一結合。
（四）電子檔案儲存載體安全度無法保證。檔案對于公司來說是有一定價值的信息資料，因此需要有一定的安全保障。電子檔案儲存一般分成兩種，一類是直接通過硬盤儲存器，另一類是利用網絡進行儲存，比如最近比較熱門的云儲存，兩者的安全性都無法完全保證。硬盤儲存，存取方便，但是也十分容易泄露，一旦價值意義高的檔案資源泄露，甚至丟失，會對公司產生諸多不利影響；如果是通過網絡存儲，盡管可以通過網絡很好的備份存儲，但是一些重要的信息仍會會被黑客攻破，或者遭到病毒影響，在安全性上也有所注意。
（五）相關工作人員的綜合素質結合度不高。電子無紙化的檔案管理減少了相關工作人員的工作量，但是對于其素質技能的要求有所增加。企業電子檔案管理，需要其掌握一定的電腦技能，對于相關軟件的應用，自動化辦公系統管理達到熟練的程度，同時工作的責任心也是重要的保障。但是，在現實的情況下，一些資質比較高的檔案管理人員在電腦技能上有所欠缺，而一些年輕的檔案管理人員，還無法把理論更好地結合于實際，對于工作的認識不夠完善深入，甚至某些年輕工作者缺乏工作責任心。
二、針對企業電子檔案管理問題的解決措施
（一）電子檔案監控嚴格化。首先，關于電子檔案的形成監控問題，工作人員應該予以足夠的重視。電子檔案的形成可以說是信息庫的建立，這是一個至關重要的步驟，來保證后期信息利用有價值可言，所以在電子檔案形成的階段，要確保電子文件的真實性和完整性，同時需要確保電子檔案的方方面面都形成有效的監控，以科學、完整、嚴密的制度來規范監控過程，保證監控的效果，比如文件管理制度和體系的科學化、嚴格化，管理內容和執行的有效化等等。
（二）提高電子文件安全性和可識別性。檔案信息對于公司的發展來說有著重要的價值和意義，很多甚至都是絕密文件，一旦泄露，后果不堪設想，因此，提高電子文件的安全性和可識別性有著現實的意義，但是立足具體的措施，我們需要在保存措施上有所改善，首先最重要是需要從源頭開始抓起，形成嚴格的管理制度以及采取有效的技術措施，比如通過網絡云盤來更好地備份以防丟失，以及對于每一個環節都采取一定的監控和監管，最好把每一項責任落實到個人，確保權責明確，以及采取更加嚴格有效的保密措施，增加安全性。
（三）提高電子檔案甄別的技術。電子文件進入網絡運行之后，其復制變得更為便利，也增加了工作的便利度，但同時也增加了其中的風險，比如關于電子檔案真偽的問題，提高其中的甄別技術有著現實的必要，因此在電子文件辦制的時候增加一定的加密措施，比如隱性的條形碼應用。這樣可以避免使用者和顧客對于文件進行篡改，危害企業的利益。
（四）優化電子檔案的鑒定技術。在文件進行歸檔之前，一般需要先進行文件的鑒定，其目的是為了區別文件的價值，根據實際的需要來給出相應的標準，避免統一標準化的分類不利于公司對于信息的應用。在一定有效分類之后，可以方便企業選擇應用，方便公司管理，更好地為公司創造價值。
（五）優化電子檔案歸檔。現階段，電子檔案和文件檔案處于同步歸檔的狀態，實行“雙套制”，但是實際過程中由于電子文件的法律約束力不高、技術問題大導致其使用的效率不佳，甚至在可靠度和有效期上有存在紕漏，因此需要更好地優化電子檔案的歸檔問題，一方面需要著手建立和運用計算機網絡環境下的具有多種特征的電子檔案，另一方面需要繼續發揮實體檔案的作用，發揮實體檔案和電子檔案結合的作用，實現檔案信息在現代社會信息平臺上的有效運轉。
（六）提高相關工作人員的素質。不管外部條件如何改善，軟件設施如何改進，相關的工作人員作為工作過程中的主體，需要發揮出主觀能動性，因此，提高相關工作人員的素質仍然是重要要求，一方面需要有針對性地對員工進行相關的專業化的培訓，另一方面需要提高相關工作人員的工作責任心，同時結合兩者，才能讓整個工作更加有效，有價值。
三、結束語
企業電子檔案管理需要從理論上有所改善，更要立足其中的各個環節有所改善，不管是工作本身，還是各類的工作人員，發現問題才能更好地解決問題，才能讓整個過程在實踐中不斷改進，讓電子無紙化的企業電子檔案發揮出現實價值，促進企業的發展。
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