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第1篇

關(guān)鍵詞：積存檔案；零散文件；組織整理

中圖分類號(hào)： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：

檔案是歷史文件的積累物，現(xiàn)行文件的立卷整理歸檔，一般屬于文書(shū)部門(mén)和有關(guān)部門(mén)的任務(wù)，但是由于歷史檔案的收集及其他某些特殊原因，檔案室需要對(duì)積存檔案或零散文件進(jìn)行整理，或協(xié)助指導(dǎo)有關(guān)部門(mén)整理積存檔案或零散文件，此項(xiàng)工作比較復(fù)雜，是一項(xiàng)較為艱巨的任務(wù)，怎樣才能系統(tǒng)的整理這些文件讓它們的價(jià)值得到充分發(fā)揮呢？本文主要針對(duì)云南省水文水資源局的積存檔案和零散文件的組織整理情況進(jìn)行了闡述。

1 現(xiàn)階段云南省檔案管理工作的實(shí)際情況

到目前為止全省各個(gè)水文觀測(cè)站點(diǎn)當(dāng)中保管的相關(guān)水文資料以及各類檔案材料一共有12萬(wàn)多卷冊(cè)，在這當(dāng)中1928-2007年期間的水文原始檔案大約有10萬(wàn)余卷冊(cè)，1937-2005年期間的整編成果大約達(dá)到了2萬(wàn)余卷冊(cè)，1887-2006年期間刊印成果將近3千多冊(cè)，除此之外還包括文書(shū)、實(shí)物、財(cái)務(wù)、地圖、聲像、基建、專題、設(shè)備、民國(guó)、照片、科技圖書(shū)等各種門(mén)類、載體檔案若干卷冊(cè)，這些檔案仍然以每年3800多卷的數(shù)量快速增加；整個(gè)水文資料檔案排架的長(zhǎng)度達(dá)到了7400米，一共擁有1500多個(gè)檔案柜，3棟?rùn)n案庫(kù)房，庫(kù)房的總占地面積接近3000平方米。此外，全省水文數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)的水文數(shù)據(jù)達(dá)到了400多兆，并且以每年200多萬(wàn)組數(shù)據(jù)的速度在增加。但是，在檔案整理的過(guò)程中積存檔案以及零散文件的整理工作還存在很多問(wèn)題，沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，由于積存時(shí)間過(guò)長(zhǎng)或者過(guò)于零散等原因很容易被人們忽視，導(dǎo)致水文檔案資料不夠全面，水文工作得不到可靠的保障。

2 做好積存檔案以及零散文件的整理準(zhǔn)備工作

2.1制定高效可行的整理工作方案

為了使積存檔案和零散文件的整理工作能夠順利地進(jìn)行，在整理以前，應(yīng)先了解檔案的情況，訂出一個(gè)整理工作方案。此工作方案包括以下內(nèi)容：立檔單位的歷史沿革和檔案狀況，整理的要求和具體方法，工作程序勞動(dòng)組織，以及各次工作完成時(shí)間。根據(jù)所要整理的檔案狀況、數(shù)量以及參加整理的人數(shù)的不同，整理工作方案可詳可簡(jiǎn)。整理工作方案一般以全宗為單位編訂。整理互有聯(lián)系的或同類型的若干全宗時(shí)，也可以合編一個(gè)整理工作方案。

2.2立檔單位的歷史沿革

積存檔案和零散文件的整理，一般是從研究立檔單位的歷史沿革和檔案狀況開(kāi)始的。只有熟悉了立檔單位及其檔案的歷史和現(xiàn)狀，才能深刻地了解和掌握被整理檔案的各種特點(diǎn)，才能正確地解決整理工作中一系列的實(shí)際問(wèn)題。對(duì)立檔單位歷史沿革和檔案狀況研究的結(jié)果，應(yīng)寫(xiě)成書(shū)面材料，通常稱為“立檔單位和全宗歷史考證”，作為整理工作方案的一部分，或作為單行材料。立檔單位和全宗歷史考證，對(duì)檔案的整理和日常管理有多方面的作用。它是制訂可行性整理工作方案和科學(xué)地組織檔案整理工作的依據(jù)，如對(duì)該全宗及其各個(gè)部分檔案的整理要求如何確定，采取何種方法等等，均應(yīng)在研究全宗材料實(shí)際情況的基礎(chǔ)上確定。較為詳細(xì)的歷史考證，不僅是檔案整理的整個(gè)過(guò)程中一種必要的參考材料，它對(duì)判定文件所屬全宗，考證文件日期和所屬組織機(jī)構(gòu)等等，都有輔助作用，而且對(duì)日后進(jìn)行檔案價(jià)值的鑒定工作、編制檢索工具和利用檔案，也有一定的參考作用。質(zhì)量較高的歷史考證，實(shí)際上是一種頗有實(shí)用價(jià)值的工具書(shū)。

2.3 立檔單位的檔案狀況

立檔單位和全宗歷史考證，一般由立檔單位沿革和全宗狀況兩部分構(gòu)成。立檔單位的主要內(nèi)容如下：（1）立檔單位成立的時(shí)間和原因，機(jī)關(guān)名稱的變化，撤銷的時(shí)間和原因，機(jī)關(guān)的名稱；（2）立檔單位的性質(zhì)、任務(wù)和職權(quán)范圍，它在社會(huì)中的地位，它與其他相關(guān)組織的關(guān)系；（3）立檔單位活動(dòng)的情況，如活動(dòng)地點(diǎn)、范圍等；（4）立檔單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置及其職能，機(jī)構(gòu)的變化，立檔單位及其各組織機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人姓名；（5）立檔單位文書(shū)工作制度及其變化情況，文件處理中使用的各種印章戳記及其作用。另外，全宗狀況，即檔案情況部分，一般包括以下內(nèi)容：（1）全宗檔案內(nèi)容與成分的概況；（2）全宗的歷史：檔案入館（室）前的保管處所和保管情況，檔案館（室）接收檔案的時(shí)間等，入館（室）后檔案管理的情況（如是否經(jīng)過(guò)整理，是否受過(guò)損失和經(jīng)過(guò)銷毀，及其它情況）；（3）檔案現(xiàn)狀，如整理、鑒定的質(zhì)量等；（4）檔案被利用的情況。總之，立檔單位和全宗歷史考證，通常在開(kāi)始整理全宗之前寫(xiě)出初稿，在檔案整理過(guò)程中邊使用邊補(bǔ)充修改，全宗整理結(jié)束時(shí)最后修訂定稿，存入“全宗卷”內(nèi)。

3 積存檔案以及零散文件的整理程序

整理積存檔案特別是零散文件，在研究立檔單位及其檔案情況的基礎(chǔ)上制訂整理工作方案時(shí)，必須科學(xué)地安排整理工作程序，它對(duì)于提高工效和整理質(zhì)量具有直接意義。整理積存檔案和零散文件的工作程序大致如下：（1）區(qū)分全宗；（2）全宗內(nèi)檔案的分類（分類中補(bǔ)充區(qū)分全宗）；（3）初步立卷（立卷中補(bǔ)充分類），擬寫(xiě)標(biāo)題草稿；（4）案卷的初步排列；（5）調(diào)整案卷，修改標(biāo)題，系列排列案卷內(nèi)的文件，確定案卷的起止日期；（6）案卷的加工整理：案卷內(nèi)文件編號(hào)，填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄和卷末備考表，卷內(nèi)文件技術(shù)修整，填寫(xiě)案卷封面，案卷裝封等；（7）確定各類內(nèi)案卷的排列順序和案卷編號(hào)；（8）編制案卷目錄。以上這些序列步驟，只是全面系統(tǒng)地整理零散文件的一般程序。在實(shí)際工作中，應(yīng)根據(jù)不同情況，因檔案的狀況和整理的具體要求而采取相應(yīng)的程序安排。從上述步驟的全過(guò)程可以看出如下特點(diǎn)：零散文件整理程序，是在檔案整理工作基本程序的基礎(chǔ)上，有規(guī)律地交錯(cuò)結(jié)合而組成的；零散文件的整理程序及其實(shí)際運(yùn)用較為復(fù)雜，但如運(yùn)籌得當(dāng)，卻又可能擺脫材料由文書(shū)部門(mén)經(jīng)檔案室到檔案館這種常規(guī)流程所造成的限制，而把整理工作程序組織得更為科學(xué)。

4 積存檔案以及零散文件的整理措施

最近幾年以來(lái)，我省水文水資源局在檔案管理的過(guò)程中存在很多問(wèn)題，尤其是積存文件和零散文件的管理，給檔案的管理和搜查造成了極大的困難。在檔案管理過(guò)程中，常常會(huì)由于檔案管理方法以及管理措施過(guò)于落后導(dǎo)致管理效率水平低下，造成管理不規(guī)范。這就要求我們必須不斷的更新改進(jìn)檔案管理方法和措施，提高檔案管理的效率。所以，目前在水文水資源局的檔案整理過(guò)程中需要通過(guò)采用現(xiàn)代化信息技術(shù)來(lái)提高檔案整理的效率，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。

4.1 通過(guò)制定統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，采用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行分類整理

在人工立卷的過(guò)程中，工作人員都是按照自己對(duì)文件的理解進(jìn)行分類，雖然分類標(biāo)準(zhǔn)都能夠統(tǒng)一，但是每一個(gè)人對(duì)文件的理解和判斷都不盡相同，在分類的過(guò)程中也存在一定的不一致現(xiàn)象，難免會(huì)發(fā)生分類不準(zhǔn)確的問(wèn)題，這就直接影響到了檔案的整理質(zhì)量，在日后對(duì)檔案進(jìn)行搜索和利用時(shí)會(huì)產(chǎn)生很多不便。另外傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案整理工作過(guò)于繁瑣，需要大量的勞動(dòng)力，耗費(fèi)過(guò)長(zhǎng)的勞動(dòng)時(shí)間。因此通過(guò)使用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行積存檔案和零散文件的整理，能夠獲得更佳的效果，不需要再對(duì)案卷的標(biāo)題進(jìn)行擬定，可以有效的降低勞動(dòng)強(qiáng)度，縮短勞動(dòng)時(shí)間，并且在利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索時(shí)更加方便快捷，極大程度的減少了檔案整理過(guò)程中由于人為因素而造成的不良影響，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)檔案整理的優(yōu)勢(shì)，有效提高積存檔案和零散文件組織整理工作的效率。

4.2 提高積存檔案和零散文件管理人員的素質(zhì)水平

檔案整理組織工作的質(zhì)量會(huì)直接受到檔案管理人員業(yè)務(wù)水平高低的影響，為了提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，讓其能夠更好的適應(yīng)檔案組織整理工作的需要，應(yīng)該盡可能的調(diào)動(dòng)工作人員的工作積極性，增強(qiáng)他們的工作責(zé)任心。由于積存檔案特別是零散文件不管是從種類上還是從載體上來(lái)說(shuō)，都具有多樣化的特點(diǎn)，所以還需要及時(shí)更新管理方法，這就對(duì)檔案管理人員提出了更多的要求。而過(guò)去所采用的方法已經(jīng)無(wú)法再繼續(xù)適應(yīng)現(xiàn)階段的發(fā)展形式，因此還需要盡快做好檔案管理人員的教育培訓(xùn)工作，幫助其盡快掌握管理新技術(shù)。

5 結(jié)語(yǔ)

總而言之，積存檔案和零散文件的組織整理工作非常重要，隨著信息化的不斷發(fā)展，對(duì)檔案管理的要求也不斷增多，這就要求檔案管理人員能夠做好立檔單位和全宗歷史考證工作，嚴(yán)格按照積存檔案和零散文件的整理程度，不斷的引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)，采取新措施，從基礎(chǔ)抓起，制定統(tǒng)一的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化檔案檢索，完善積存檔案和零散文件的組織整理制度，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育培訓(xùn)力度，確保其能夠?yàn)閷?shí)際工作提供更多更全面的檔案資料。

第2篇

第一，健全水務(wù)工程檔案歸檔制度，制定行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一歸檔目錄和組卷格式。水務(wù)工程檔案包括參建三方的文件資料，每一方的檔案整理的出發(fā)點(diǎn)都是以“我”利用、保障為主，因此對(duì)于建設(shè)管理方而言，收集上來(lái)的施工、監(jiān)理方的工程資料肯定會(huì)出現(xiàn)重復(fù)的現(xiàn)象，如合同文件、工程監(jiān)理、施工招投標(biāo)資料、施工過(guò)程中的工程質(zhì)量和事故處理記錄等。因此，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，制定滿足自身需求的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，給施工、監(jiān)理方標(biāo)準(zhǔn)化的歸檔目錄和組卷格式，減少一定數(shù)量的水務(wù)工程檔案的入庫(kù)。

第二，根據(jù)“誰(shuí)建設(shè)、誰(shuí)存檔”原則，實(shí)行建設(shè)、存檔二合一責(zé)任制。筆者所在單位的檔案庫(kù)房不僅承擔(dān)著局機(jī)關(guān)水務(wù)工程檔案存放的任務(wù)，還承擔(dān)著水務(wù)系統(tǒng)局屬事業(yè)單位重大項(xiàng)目、專項(xiàng)資金項(xiàng)目檔案存放的任務(wù)。局系統(tǒng)一共有17個(gè)局屬事業(yè)單位，目前基本每一個(gè)局屬事業(yè)單位水務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目的工程檔案都要往局檔案室移交，它是造成檔案庫(kù)房面積不能滿足現(xiàn)實(shí)需要的主要原因。對(duì)于局屬事業(yè)單位的水務(wù)工程檔案，局機(jī)關(guān)人員查閱、利用機(jī)率很小，只需要建設(shè)單位保存參建三方的資料，在一定程度上會(huì)大大減少局機(jī)關(guān)水務(wù)工程檔案的入庫(kù)數(shù)量。

第三，大力開(kāi)展水務(wù)工程檔案電子數(shù)字化建設(shè)。局屬事業(yè)單位的大多數(shù)水務(wù)工程項(xiàng)目屬于市重大項(xiàng)目，按照要求工程竣工后，建設(shè)管理方需要將參建三方的水務(wù)工程檔案原件移交市檔案館。因?yàn)樵平贿M(jìn)館后，在建設(shè)管理方保存的都是一些復(fù)印件，紙質(zhì)復(fù)印件和光盤(pán)打印件的法律效力是一樣的，因此對(duì)于一些需要移交市檔案館的水務(wù)工程檔案全面實(shí)行數(shù)字化，刻錄光盤(pán)保存完全可以滿足本單位的利用需求。水務(wù)工程檔案電子數(shù)字化可以大大減少檔案庫(kù)房的庫(kù)存空間，一般情況下，一個(gè)水務(wù)工程檔案都有幾百卷的紙質(zhì)檔案，將檔案信息轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)后，成百上千卷的工程檔案只需用一個(gè)小小的移動(dòng)硬盤(pán)、光盤(pán)便可以輕松保存。

第3篇

關(guān)鍵詞：創(chuàng)新；聲像檔案；收集；保存

聲像檔案是指在社會(huì)活動(dòng)中形成的，以影像、聲音為主，輔以文字說(shuō)明的具有保存價(jià)值的歷史記錄，也稱為聲像資料。其主要是以照片與底片、影片、唱片、錄音帶等不同材料為載體，將有重要意義的事件以最直觀的形式記錄下來(lái)并予以再現(xiàn)，具有現(xiàn)時(shí)性和不可重復(fù)性。在檔案管理經(jīng)費(fèi)不夠充裕的情況下，如何通過(guò)有效的管理，有力促進(jìn)聲像檔案管理工作，是各級(jí)檔案管理人員認(rèn)真研究和探索的問(wèn)題。

一、創(chuàng)新聲像檔案收集的途徑

按照常規(guī)模式開(kāi)展聲像檔案收集工作存在一定的被動(dòng)性和即興性， 不能保證收集聲像檔案內(nèi)容與館藏聲像檔案資源的有效銜接，直接導(dǎo)致聲像檔案的系統(tǒng)性、完整性不理想，也就影響到聲像檔案的利用。為克服常規(guī)模式之不足，就需要?jiǎng)?chuàng)新征集模式，打造成系統(tǒng)、有特色的聲像檔案資源。目前，在絕大多數(shù)單位中，除了攝像有專人負(fù)責(zé)，定期將錄像帶向檔案室（館）移交外，而其它的如照片、錄音帶等大都在各部門(mén)或個(gè)人手中，因?yàn)楫a(chǎn)生這些材料的過(guò)程中，檔案工作人員不可能一一到場(chǎng)。這就為這些聲像材料的收集帶來(lái)了一定的困難，而要收集到原版或原件困難則更大一些。為了及時(shí)將這些聲像材料收集到，除通過(guò)正常的移交外，還應(yīng)運(yùn)用其它的方式：

1、利用各種協(xié)會(huì)或團(tuán)體群眾組織，策劃、開(kāi)展各種主題活動(dòng)，征集聲像檔案資料；也可通過(guò)上門(mén)征集或者代管等形式。有些重要的聲像檔案資料長(zhǎng)年由個(gè)人保存，由于工作崗位的調(diào)整，沒(méi)有及時(shí)移交檔案室，還保留在個(gè)人手中。這就要求我們檔案室人員進(jìn)行上門(mén)征集、實(shí)地尋求等形式。

2、對(duì)一些重點(diǎn)部門(mén)，如辦公室、展教部、文保部等，要進(jìn)行重點(diǎn)收集，要及時(shí)溝通，掌握情況。可采取定時(shí)收集和隨時(shí)收集相結(jié)合的辦法。定時(shí)收集可采取定期收集的方法，隨時(shí)收集可結(jié)合具體的活動(dòng)進(jìn)行。對(duì)散存在民間的聲像檔案，運(yùn)用發(fā)公告、發(fā)文件、上門(mén)實(shí)地尋求等形式，采取有償征集、無(wú)償捐獻(xiàn)、建立名人全宗、個(gè)人代存等方式廣泛征集。

二、拓寬聲像檔案收集渠道

聲像檔案形成渠道多，收集難。如何把反映本單位的聲像檔案及時(shí)收集歸檔，是聲像檔案管理的關(guān)鍵。

1、正常歸檔事后接收，適合常規(guī)活動(dòng)。聲像檔案管理人員可以通過(guò)紙質(zhì)文件、企業(yè)信息網(wǎng)、郵箱等途徑聲像檔案存檔通知，明確歸檔時(shí)間、歸檔范圍和歸檔內(nèi)容、歸檔要求，不定期聯(lián)系催收。

2、搜集事件信息，零距離跟蹤接收，適合臨時(shí)重大事件。聲像檔案管理人員隨時(shí)關(guān)注本單位信息動(dòng)態(tài)、會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要、報(bào)刊及其他信息，掌握本單位重大活動(dòng)、重要會(huì)議及設(shè)計(jì)科研經(jīng)營(yíng)成果獲獎(jiǎng)情況，及時(shí)與單位兼職檔案員及相關(guān)責(zé)任人聯(lián)系，在第一時(shí)間收集檔案資料，形成時(shí)間短，能夠最大程度地保證了資料的齊全完整。

3、廣泛征集。定期開(kāi)展檔案征集工作，明確征集范圍、征集內(nèi)容、整理要求，對(duì)兼職檔案人員業(yè)務(wù)指導(dǎo)。積極獲取相關(guān)部門(mén)對(duì)征集工作的重視和支持。聲像檔案征集人員密切關(guān)注企業(yè)的大事要事，把收集與日常接收結(jié)合起來(lái)。

三、電子文件的收集

1、網(wǎng)上采集。比如，良渚博物院的一些展覽開(kāi)幕式和學(xué)術(shù)報(bào)告都會(huì)及時(shí)的放在本院網(wǎng)上，供全體員工學(xué)習(xí)。還有一些圖片新聞、視頻新聞等也會(huì)有及時(shí)的更新。檔案室工作人員每周都進(jìn)行定期采集，適時(shí)歸檔。

2、將各相關(guān)部門(mén)歸檔的紙質(zhì)照片翻拍成數(shù)碼照片。電子檔案的存放格式為：照片以JPEG 的形式存放，錄音錄像資料經(jīng)轉(zhuǎn)換后以MP3RM 格式存放。這些文件格式的共同優(yōu)點(diǎn)在于壓縮比高，文件尺寸小，跨平臺(tái)兼容性高。RM 格式的視頻文件可以非常方便地將轉(zhuǎn)換后的視頻以多媒體的形式在網(wǎng)絡(luò)中在線播放。

四、創(chuàng)新聲像檔案歸檔與保存方法

聲像檔案的數(shù)字化管理，是檔案現(xiàn)代化建設(shè)的大勢(shì)所趨，有利于實(shí)現(xiàn)聲像檔案的應(yīng)有價(jià)值，也是人類社會(huì)發(fā)展的必然結(jié)果。

1、照片檔案歸檔的數(shù)字化管理創(chuàng)新。對(duì)原有已歸檔的紙質(zhì)照片檔案，可以進(jìn)行掃描，并標(biāo)注說(shuō)明，包括時(shí)間、事件背景、人物、地點(diǎn)。而作為檔案保存的數(shù)碼照片，原則上不要進(jìn)行處理，照片上的原始數(shù)據(jù)，不僅是拍攝時(shí)間與光線條件的記錄，還可以起到原始憑證作用。另外，數(shù)碼照相機(jī)拍攝的照片檔案，可以存儲(chǔ)在硬盤(pán)上，并可編寫(xiě)程序?qū)ζ溥M(jìn)行管理及利用。對(duì)于破舊或由于保管不善造成損壞的老照片，也可以使用Photoshop等圖形處理軟件進(jìn)行修復(fù)和處理，以達(dá)到最佳效果。

2、磁帶、錄像帶、光盤(pán)等其他聲像檔案的數(shù)字化管理創(chuàng)新。對(duì)于原有的磁帶、錄像帶等，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)，轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息，存入硬盤(pán)。在歸檔的過(guò)程中，可根據(jù)其所反映的內(nèi)容或?qū)ｎ}來(lái)進(jìn)行，使同一內(nèi)容或同一事物的照片歸入同一類中。聲像檔案的數(shù)字化管理形成了聲像電子檔案，可以隨時(shí)進(jìn)行歸檔，方便快捷。在接收到電子文檔的同時(shí)，就可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào)或相應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)，在歸檔的同時(shí)，即可進(jìn)行電子檔案的主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)，還可以方便地編制多角度、全方位的檢索工具，便于檢索查詢。

五、聲像檔案數(shù)字化歸檔與保存的風(fēng)險(xiǎn)控制

由于國(guó)內(nèi)外至今沒(méi)有聲像檔案歸檔、保存的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，因此很多單位采取與紙質(zhì)檔案同樣的存儲(chǔ)方法來(lái)保存聲像檔案。聲像檔案歸檔時(shí)采取遷移或多次遷移聲像檔案來(lái)達(dá)到長(zhǎng)期保存的目的，在遷移過(guò)程中常常伴隨著很多風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，存儲(chǔ)硬件設(shè)備在歸檔過(guò)程中也存在著幾個(gè)需注意的問(wèn)題。

1、數(shù)字化格式轉(zhuǎn)換的遷移風(fēng)險(xiǎn)。技術(shù)環(huán)境的變化主要體現(xiàn)在格式的轉(zhuǎn)換方面，格式的轉(zhuǎn)換對(duì)數(shù)字聲像檔案來(lái)說(shuō)具有至關(guān)重要的影響，而通常的格式的轉(zhuǎn)換就是將文件由一種格式（多數(shù)為壓縮格式）壓縮為另一種格式，這里就需要先解壓縮，再進(jìn)行壓縮。數(shù)字聲像檔案格式的轉(zhuǎn)換過(guò)程中，對(duì)檔案的真實(shí)性、完整性都可能造成嚴(yán)重的危害，面對(duì)這樣的風(fēng)險(xiǎn)，《電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/18894―2002）》（以下簡(jiǎn)稱“《規(guī)范》”）做出規(guī)定：音頻電子文件以WAV、MP3 為通用格式，視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI 為通用格式。以WAV 為例，其屬于聲音文件的“源”，上述《規(guī)范》解決了一些風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。但是作為聲音文件的“源”，WAV 占用了極大的存儲(chǔ)空間，而且《規(guī)范》不等于國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，這就導(dǎo)致了格式規(guī)范有被某個(gè)組織或個(gè)人所專有的可能性，如果這個(gè)組織或者個(gè)人消亡，則所有的數(shù)字檔案將成為不可解讀的無(wú)用信息。因此，采用專有格式存儲(chǔ)聲像檔案面臨數(shù)據(jù)丟失的巨大風(fēng)險(xiǎn)。

2、數(shù)字化硬盤(pán)存儲(chǔ)的設(shè)備風(fēng)險(xiǎn)和解決方案。在硬盤(pán)式管理模式下，聲像信息都存儲(chǔ)在硬盤(pán)中，如果硬盤(pán)發(fā)生損壞，就會(huì)導(dǎo)致聲像檔案數(shù)據(jù)的損失。對(duì)此對(duì)存儲(chǔ)聲像檔案的硬盤(pán)采用“自監(jiān)測(cè)、分析及報(bào)告技術(shù)”，監(jiān)測(cè)扇道、馬達(dá)、電路等，當(dāng)監(jiān)測(cè)對(duì)象出現(xiàn)安全值范圍以外的情況時(shí)，會(huì)自動(dòng)發(fā)出警告，并自動(dòng)降低硬盤(pán)的運(yùn)行速度。還可以采用驅(qū)動(dòng)器健康檢測(cè)技術(shù)，讓用戶方便快捷地檢測(cè)硬盤(pán)的運(yùn)轉(zhuǎn)狀況，通過(guò)讀取伺服位置錯(cuò)誤信號(hào)來(lái)計(jì)算出盤(pán)片交換、伺服穩(wěn)定性、重復(fù)移動(dòng)等參數(shù)，并給出圖形供用戶或技術(shù)人員參考，并定期在獨(dú)立系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)上進(jìn)行檢測(cè)，確保檔案安全。

六、聲像檔案數(shù)字化歸檔與保存的措施建議

1、有計(jì)劃、有步驟地開(kāi)展數(shù)字化管理工作。這是實(shí)現(xiàn)聲像檔案數(shù)字化的有效途徑。首先，對(duì)原有的聲像檔案材料進(jìn)行數(shù)字化處理；其次，把數(shù)字化的聲像檔案材料實(shí)行信息資源網(wǎng)絡(luò)化管理。各單位可利用局域網(wǎng)，建立檔案館主頁(yè)，把數(shù)字化的聲像檔案放到局域網(wǎng)服務(wù)器上，直接通過(guò)網(wǎng)頁(yè)點(diǎn)擊來(lái)選擇和播放相應(yīng)的聲像資料，設(shè)立相關(guān)聲像檔案資料庫(kù)查詢專欄，方便檢索；最后，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的防毒措施，對(duì)聲像檔案實(shí)行分級(jí)、分類管理。

2、提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。這是實(shí)現(xiàn)聲像檔案數(shù)字化的組織保證。要加快培養(yǎng)造就一大批既懂檔案理論基礎(chǔ)知識(shí)、又有較高專業(yè)素質(zhì)和現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才。“人才先行”是加快聲像檔案數(shù)字化、信息化進(jìn)程的前提。為此，必須突出做好以下兩個(gè)方面的工作：首先，通過(guò)在職學(xué)習(xí)、脫產(chǎn)培訓(xùn)和外出進(jìn)修等各種方式，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作技術(shù)的再教育；其次，繼續(xù)加強(qiáng)有關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及與信息技術(shù)相關(guān)的專業(yè)英語(yǔ)學(xué)習(xí)，使她們盡快適應(yīng)數(shù)字化、信息化工作的要求。

第4篇

關(guān)鍵詞：電子檔案；紙質(zhì)檔案；共存管理

0 引言

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，檔案信息的存儲(chǔ)方式也不斷地發(fā)生變化，存儲(chǔ)形式多種多樣。但按其記錄性質(zhì)及其采用的技術(shù)和設(shè)備，總體可以劃歸于以文字記錄為特征的紙質(zhì)檔案和以數(shù)字代碼序列記錄的電子檔案。隨著電子計(jì)算機(jī)在檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的滲透和應(yīng)用，時(shí)刻沖擊著以傳統(tǒng)記錄方式為特征的紙質(zhì)檔案，使整個(gè)檔案管理工作發(fā)生著深刻的變化。根據(jù)目前我國(guó)檔案管理工作的現(xiàn)狀，紙質(zhì)檔案與電子檔案的不同屬性和特點(diǎn)，兩者互相依存，相互兼容，協(xié)調(diào)發(fā)展的狀況將會(huì)在檔案管理工作中持續(xù)相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)期。在紙質(zhì)檔案與電子檔案并存時(shí)期，如何科學(xué)有效地管理好檔案工作，完成手工檔案管理向現(xiàn)代化檔案管理的過(guò)渡，是檔案工作者深入思考的課題。

1 電子檔案與紙質(zhì)檔案的各自特點(diǎn)分析

1.1 電子檔案的特點(diǎn)

電子檔案是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成的，以代碼形式存儲(chǔ)于特定介質(zhì)上的檔案。它是電子計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中應(yīng)用的產(chǎn)物，也是檔案現(xiàn)代化的顯著標(biāo)志。電子檔案以其現(xiàn)代化手段，在檔案信息存儲(chǔ)、輸出、處理等方面，具有紙質(zhì)檔案無(wú)法比擬的優(yōu)越性，主要表現(xiàn)在如下幾方面。

（1）檔案信息存儲(chǔ)豐富性

電子檔案信息的存儲(chǔ)介質(zhì)主要有磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)，尤其是光盤(pán)，由于信息存儲(chǔ)的高密度性，使檔案信息存儲(chǔ)量極為豐富，具有“海量存儲(chǔ)”之稱，大大高于紙質(zhì)載體所存儲(chǔ)的信息，這樣既節(jié)省了大量保存紙質(zhì)檔案所占用的空間，又簡(jiǎn)化了各種檔案管理環(huán)節(jié)。

（2） 檔案信息生動(dòng)形象性

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟，電子檔案與多媒體信息相結(jié)合，通過(guò)用視頻、音頻或用數(shù)字代碼形式存儲(chǔ)事物信息的原來(lái)形態(tài)，形象生動(dòng)地再現(xiàn)歷史活動(dòng)狀況，從而改變了紙質(zhì)檔案記錄信息的單一性，使反映出的信息圖、文、聲、像并茂，對(duì)人類社會(huì)活動(dòng)的概貌進(jìn)行全息化

再現(xiàn)。

（3） 信息存儲(chǔ)與利用的迅速準(zhǔn)確性

電子計(jì)算機(jī)具有高效率的信息處理功能，它通過(guò)數(shù)字或代碼，對(duì)信息的數(shù)字編碼進(jìn)行存儲(chǔ)、傳遞、編輯加工處理，由計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)換成可視、可聽(tīng)的信息，從而提高檔案信息開(kāi)發(fā)工作中檔案信息存貯、處理、輸出的能力。

1.2 紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)

紙質(zhì)檔案就是以紙張為信息記錄載體的檔案。自從公元105年?yáng)|漢蔡倫發(fā)明造紙以來(lái)，這種傳統(tǒng)的檔案介質(zhì)一直作為主要的信息載體被使用，它具有以下特征。

（1） 信息與載體的依附性

由于載體與信息的統(tǒng)一，構(gòu)成了紙質(zhì)檔案所特有的屬性——原始記錄性。這種原始記錄性不僅體現(xiàn)在檔案信息的原始真實(shí)性方面，也體現(xiàn)在其存儲(chǔ)介質(zhì)的原始依附性上。在傳統(tǒng)介質(zhì)上，信息與載體是密不可分的，一旦信息與載體結(jié)合，就很難將其分離。同時(shí)，只有通過(guò)依附在紙張等載體上的文字、圖形等，才可以了解其所承載的信息。

（2） 檔案信息的原始憑證性

從其形成過(guò)程來(lái)看，紙質(zhì)檔案是從當(dāng)時(shí)使用的文件直接轉(zhuǎn)化而來(lái)。它客觀地記錄了以往的歷史情況，具有令人信服的憑證功能。與檔案信息相依托的載體，是由特定的責(zé)任人在特定的條件下制作完成的實(shí)體材料。

2 并存時(shí)期檔案管理工作的發(fā)展策略

2.1 更新觀念，提高職業(yè)素質(zhì)。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案人員一直從事著以紙質(zhì)為存儲(chǔ)介質(zhì)的檔案

管理工作，習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理方法和管理模式，面對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)而形成的新型載體檔案，應(yīng)有充分的思想準(zhǔn)備，更新傳統(tǒng)的管理觀念，樹(shù)立檔案現(xiàn)代化的管理意識(shí)，把電子檔案作為檔案中不可缺少的組成部分，進(jìn)行科學(xué)的管理。同時(shí)，面對(duì)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)對(duì)檔案工作的滲透與沖擊，提高職業(yè)素質(zhì)，調(diào)整專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)也是檔案工作者需要正視的一個(gè)重要課題。現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，新型檔案載體隨之產(chǎn)生，這必然引起傳統(tǒng)的檔案管理模式，工作重心，服務(wù)手段等方面的變化，對(duì)檔案專業(yè)人員的素質(zhì)提出了更高的要求，除了具有較高的政治素質(zhì)外，同時(shí)對(duì)他們的專業(yè)素質(zhì)和知識(shí)素質(zhì)提出了相應(yīng)的要求，在以往的檔案專業(yè)人員要具有廣博扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)和文史知識(shí)外，還要具有計(jì)算機(jī)知識(shí)和外語(yǔ)知識(shí)。對(duì)于計(jì)算機(jī)知識(shí)已不局限于計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)的掌握，更應(yīng)該了解計(jì)算機(jī)信息管理和開(kāi)發(fā)利用知識(shí)，并要熟悉掌握計(jì)算機(jī)在檔案各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的應(yīng)用。

2.2 改進(jìn)、創(chuàng)立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與制度

新型檔案載體的應(yīng)用與計(jì)算機(jī)的智能化管理，必然要求其所處理的信息規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息系統(tǒng)的質(zhì)量取決于數(shù)據(jù)的質(zhì)量，要求設(shè)立數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，如已頒布的《檔案著錄規(guī)則》（ GB379215- 85） 、《文獻(xiàn)主題標(biāo)引規(guī)則》（ GB3260- 83） 等，新型載體檔案廣泛應(yīng)用后，建立改善管理業(yè)務(wù)方面的標(biāo)準(zhǔn)已是刻不容緩，如統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，著錄標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)引規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)等； 計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)，新型檔案信息載體存貯格式與轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備、多媒體設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)等，都有待進(jìn)一步改進(jìn)與完善。創(chuàng)立適合于新型載體檔案的管理制度、法規(guī)已提到議事日程，如制定新型載體檔案的管理制度，包括電子文件的歸檔、整理、鑒定、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)； 由于電子檔案自身的某些缺陷，電子檔案的真實(shí)性和其法律地位，也需要建立相應(yīng)的法規(guī)來(lái)維護(hù)與

確定。

2.3 創(chuàng)新檔案管理體系

吸收與創(chuàng)新，探索和建立電子檔案管理體系。以紙張為載體的紙質(zhì)檔案，其管理方法與模式，是經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐證明了切實(shí)可行的。電子檔案的形成與發(fā)展，給檔案管理工作帶來(lái)深刻的影響，在管理內(nèi)容與方式上都會(huì)發(fā)生重大變化。

（1） 在管理方式上，許多管理環(huán)節(jié)可以借助計(jì)算機(jī)管理信息可在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，如電子文件的歸檔，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行機(jī)對(duì)機(jī)的拷貝來(lái)完成，不必對(duì)文件載體進(jìn)行轉(zhuǎn)移，檔案的整理、鑒定、提供利用等工作也可以通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)。其次，在管理內(nèi)容上，電子檔案收集要根據(jù)其形成規(guī)律，應(yīng)全面進(jìn)行階段的、系統(tǒng)的、權(quán)威的電子文件組合，保證電子檔案的完整性。

（2）電子計(jì)算機(jī)的軟硬件環(huán)境，表達(dá)電子文件內(nèi)容的基本格式及有關(guān)元數(shù)據(jù)等必須列入收集范圍；電子檔案的整理不再是紙質(zhì)檔案的組卷，而是通過(guò)對(duì)電子檔案的著錄和組盤(pán)來(lái)完成電子檔案的整理； 電子檔案的鑒定工作有所側(cè)重，由于電子檔案的易更改性，使檔案的篡改、偽造變得很容易且不留痕跡，所以鑒定檔案的真?zhèn)问请娮訖n案鑒定工作的重點(diǎn)，并存在相當(dāng)大的難度； 電子檔案保管，與紙質(zhì)檔案相同的是都以檔案信息的存儲(chǔ)介質(zhì)為對(duì)象進(jìn)行保護(hù)管理，只不過(guò)是存儲(chǔ)介質(zhì)不同而已。由于兩者存儲(chǔ)介質(zhì)不同，檔案保護(hù)的標(biāo)準(zhǔn)、條件也不相同，所提供的保護(hù)設(shè)備、防護(hù)設(shè)施也有差別； 電子檔案的提供利用同紙質(zhì)檔案相比，具有更快捷、更方便的特點(diǎn)，但需要以必要的先決條件和相應(yīng)的措施為前提，電子檔案的提供利用必須有相適應(yīng)的電子轉(zhuǎn)換設(shè)備，所以提供利用工作的重點(diǎn)應(yīng)進(jìn)行電子檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備和識(shí)別文件的建立等工作，以保證其在利用中得以準(zhǔn)確恢復(fù)并易懂。再次，在管理程序上，紙質(zhì)檔案的管理程序基本上構(gòu)成了一個(gè)流程性的工作過(guò)程，而電子檔案的管理程序并不明顯，由于許多環(huán)節(jié)在機(jī)上操作，所以在具體環(huán)節(jié)銜接上并不緊密，有些管理程序有可能同時(shí)進(jìn)行，相互交叉，這些并不影響電子檔案整體管理。

參考文獻(xiàn)

[1] 祁玉萍.電子檔案與紙質(zhì)檔案在管理上的差異[J]. 檔案管理. 2006（05）

第5篇

干部檔案是國(guó)家重要的檔案資料，是國(guó)家能否任人唯賢、知人善用的重要信息依據(jù)和參考條件，良好的干部檔案管理有助于國(guó)家選拔優(yōu)秀的干部和人才，有利于國(guó)家的發(fā)展。

二、當(dāng)前干部檔案管理工作中存在的問(wèn)題分析

（一）干部檔案管理制度不完善

檔案管理工作是依托于管理制度的，但是實(shí)際工作中，檔案管理卻存在著諸多的漏洞，其一，當(dāng)前干部檔案管理缺乏銜接性，如檔案的整理、歸檔、監(jiān)督、查閱等各個(gè)環(huán)節(jié)相對(duì)獨(dú)立，這不僅加大了管理的難度，還令檔案管理因缺乏相應(yīng)的保障而難以發(fā)揮其功用；其二，對(duì)于干部檔案管理工作缺乏約束及獎(jiǎng)懲制度，如實(shí)際工作中會(huì)出現(xiàn)檔案資料內(nèi)容缺失、私自翻閱他人檔案甚至是檔案涂改、造假的情況，但是相應(yīng)的處罰卻難以跟上，這嚴(yán)重影響了檔案管理的秩序和價(jià)值。

（二）領(lǐng)導(dǎo)重視程度不足

領(lǐng)導(dǎo)在工作中起著帶頭和方向性的作用，但是在干部檔案管理的實(shí)際工作中，領(lǐng)導(dǎo)干部卻沒(méi)有發(fā)揮其積極作用，有寫(xiě)領(lǐng)導(dǎo)干部甚至輕視檔案管理工作的重要性，認(rèn)為檔案無(wú)非就是一份履歷，無(wú)足輕重，不僅忽視檔案的利用，還會(huì)造成檔案管理的問(wèn)題，如檔案管理的環(huán)境及人員安排上由于經(jīng)費(fèi)投入不足而較為隨意，選拔、提升、任用干部時(shí)，不是以檔案作為首要參考而是靠印象和關(guān)系等，甚至由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視不足而影響檔案管理的工作人員的積極性，最終影響干部檔案科學(xué)管理。

（三）檔案管理人員素質(zhì)不高

檔案管理的工作人員業(yè)務(wù)水平的高低、專業(yè)技能的強(qiáng)弱、管理機(jī)創(chuàng)新意識(shí)等都會(huì)影響檔案管理的科學(xué)程度和水平。實(shí)際工作中，很多的檔案管理人員在管理檔案方面是欠缺的，存在著難以把握檔案真實(shí)性和完整性的問(wèn)題，甚至在發(fā)現(xiàn)可疑檔案時(shí)，也缺乏確切的調(diào)查核實(shí)；另外，還存著這歸檔不科學(xué)、檔案借閱隨意性大等問(wèn)題，這會(huì)影響檔案利用價(jià)值。另外現(xiàn)在的干部檔案管理人員往往缺乏創(chuàng)新精神，檔案的管理工作較為傳統(tǒng)和落后，效率和現(xiàn)代和程度都很低。

（四）檔案管理中檔案材料的問(wèn)題

當(dāng)前干部檔案存在著內(nèi)容不實(shí)、手續(xù)不全的問(wèn)題。內(nèi)容不實(shí)主要表現(xiàn)在一些干部隨意編寫(xiě)自己的履歷及共組經(jīng)歷，真實(shí)的工作年齡及時(shí)間甚至在不同的檔案中不一致，這對(duì)于利用檔案做參考來(lái)進(jìn)行干部的任用和選拔是不利的。另外，一些干部的檔案中存在手續(xù)并不完備就歸檔的情況，具體如檔案材料缺乏單位公章或者個(gè)人的簽名等。總之吧，檔案內(nèi)容不實(shí)或者手續(xù)不全等問(wèn)題都會(huì)影響干部檔案作用的發(fā)揮。

三、加強(qiáng)干部檔案管理的對(duì)策

（一）完善檔案管理制度

制度是管理的基礎(chǔ)，加強(qiáng)和健全干部檔案管理的制度，明確檔案管理工作的各項(xiàng)具體職能，是做好干部檔案管理最基本的工作。干部檔案管理工作要建立相關(guān)的規(guī)章制度，甚至是有法可依，在具體的檔案工作中，從檔案的收集、審核、歸檔，到檔案的查閱和歸還等，都要建立相應(yīng)的流程和規(guī)定，健全檔案管理各環(huán)節(jié)工作和整體要求，這不僅可以杜絕檔案管理的鉆空子等問(wèn)題，還能夠增強(qiáng)檔案管理的效率，為干部檔案管理工作提供基本保障和依據(jù)。

（二）提升領(lǐng)導(dǎo)和工作人員素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理工作的隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理工作涉及到領(lǐng)導(dǎo)和具體的管理人員兩方面的主體，因此提升領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的意識(shí)及素質(zhì)，是必要的保障。領(lǐng)導(dǎo)作為工作具有指導(dǎo)和方向性的作用，基于實(shí)際工作中領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理的情況，首先要端正領(lǐng)導(dǎo)階級(jí)對(duì)于檔案管理的正確認(rèn)識(shí)，如可以對(duì)領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)培訓(xùn)或者學(xué)習(xí)，樹(shù)立正確的觀念，促進(jìn)其在工作中的方向指導(dǎo)作用。其次，對(duì)于具體的檔案管理人員，要在態(tài)度和能力兩方面加以提升：一方面要培養(yǎng)管理人員的思想意識(shí)及工作態(tài)度，培養(yǎng)其工作積極性和責(zé)任心，確保思想意識(shí)上的進(jìn)步和創(chuàng)新；另一方面，針對(duì)目前管理人員專業(yè)性差的特點(diǎn)，要加強(qiáng)專業(yè)技能的培訓(xùn)，打造一支專業(yè)性強(qiáng)、素質(zhì)高的干部檔案管理隊(duì)伍。

（三）加強(qiáng)檔案材料的整理及管理

首先，針對(duì)檔案形式陳舊、材料不齊全的問(wèn)題，要做到及時(shí)收集和更新檔案資料和內(nèi)容，確保最新的檔案材料在第一時(shí)間送交相關(guān)部門(mén)做檔案歸檔，確保干部檔案真正做到真實(shí)反映干部的工作情況和個(gè)人的真實(shí)水平。另外還要做到檔案材料的查漏補(bǔ)缺工作，確保將所缺材料進(jìn)行及時(shí)補(bǔ)充，保證檔案的完整和質(zhì)量。

第6篇

關(guān)于農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理出現(xiàn)的規(guī)范性問(wèn)題及如何加強(qiáng)

隨著現(xiàn)在社會(huì)保障制度的完善和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們?cè)絹?lái)越富裕，越來(lái)越多的人開(kāi)始選擇參加養(yǎng)老保險(xiǎn)。但是關(guān)于農(nóng)村養(yǎng)老金保險(xiǎn)的管理工作上，就出現(xiàn)了很多的問(wèn)題。首先就是關(guān)于農(nóng)村和城鎮(zhèn)的起點(diǎn)不同問(wèn)題，因?yàn)槌鞘械陌l(fā)展更加的迅速，相對(duì)于農(nóng)村來(lái)說(shuō)，國(guó)家也會(huì)給予更多資金上的支撐，所以在養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作上，就已經(jīng)有了相對(duì)完整的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理制度。而農(nóng)1險(xiǎn)制度本身就要落后于城鎮(zhèn)的養(yǎng)老保險(xiǎn)制度，相對(duì)的檔案管理也就并不是十分的完善。這就使農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理缺乏應(yīng)有的的規(guī)范性，這是農(nóng)民群眾不能很好的享受應(yīng)有的利益，影響了社會(huì)保障制度的發(fā)展。

面對(duì)農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)制度缺乏規(guī)范性的問(wèn)題，我們可以用一下幾種方法進(jìn)行加強(qiáng)：1.建設(shè)相對(duì)完整的農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理制度。我們現(xiàn)在還沒(méi)有一個(gè)相對(duì)完整的農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的制度，所以在檔案管理上存在很多的漏洞。如果想要盡快的加強(qiáng)農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理，一個(gè)相對(duì)完善的農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理制度是十分重要的。2.政府加大對(duì)農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的資金投入，城鎮(zhèn)的社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理，相對(duì)于農(nóng)村存在著很大的差距，政府的支持是很重要的因素。所以想要提高農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理，政府可以加大對(duì)農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的資金投入，來(lái)給予支持。3.提高農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理人員的素質(zhì)。不論在什么方面管理人員的素質(zhì)，都是管理工作上的重要因素。所以加強(qiáng)農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理人員的素質(zhì)，是可以更好的對(duì)農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案進(jìn)行管理。

關(guān)于農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理出現(xiàn)的法律問(wèn)題及加強(qiáng)方法

到現(xiàn)在為止，我國(guó)關(guān)于農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的法律基本沒(méi)有，所以在農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理上沒(méi)有相對(duì)的法律規(guī)范。由于沒(méi)有完整的法律體系的壓制，人們?cè)趯?duì)待農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作就會(huì)出現(xiàn)懈怠，導(dǎo)致了農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的工作十分的不穩(wěn)定。還有就是農(nóng)民們大多文化程度并不高，沒(méi)有很好的法律意識(shí)，也就導(dǎo)致了不能很好的維護(hù)自身的利益，給很多不法行為創(chuàng)造了空間，以至于農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)制度發(fā)展的滯后。

所以為了可以使農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)制度的發(fā)展和管理工作可以更好的進(jìn)行，我們要有一個(gè)相對(duì)的法律制度。這個(gè)法律制度的建立，必須要從實(shí)際出發(fā)，針對(duì)農(nóng)村最基礎(chǔ)的情況進(jìn)行分析，制定出相對(duì)合理的法律，來(lái)規(guī)范農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)管理工作。還要加大對(duì)農(nóng)村的相關(guān)法律宣傳，來(lái)提高農(nóng)民的法律意識(shí)，讓他們可以用法律的武器來(lái)維護(hù)自身的利益。

關(guān)于農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的檔案保存的問(wèn)題

目前來(lái)說(shuō)，農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案都是用紙質(zhì)手寫(xiě)進(jìn)行保存的。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，農(nóng)村流動(dòng)的人口越來(lái)越多，就涉及到了檔案的調(diào)入和調(diào)出的問(wèn)題。在這種檔案經(jīng)常的流動(dòng)的情況下，這些檔案就會(huì)出現(xiàn)一定的破損和丟失。還有就是環(huán)境的因素，在農(nóng)村生活的環(huán)境相對(duì)較差，國(guó)家建立的相對(duì)的機(jī)構(gòu)的建設(shè)也沒(méi)有很全面，不論是辦公地點(diǎn)還是辦公設(shè)備，都存在著明顯的不足。還有就是對(duì)于檔案的存放地點(diǎn)，它的環(huán)境要相對(duì)來(lái)說(shuō)更加差。就是因?yàn)樵谶@樣艱苦的條件下，導(dǎo)致了農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的殘缺和丟失，這對(duì)于農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理工作也是一個(gè)相當(dāng)大的問(wèn)題。

第7篇

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)實(shí)力的飛躍增長(zhǎng)，水務(wù)行業(yè)得到了蓬勃發(fā)展。水務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目的增多使水務(wù)工程檔案庫(kù)存量日益增大，庫(kù)房壓力也越來(lái)越大。如何有效地解決水務(wù)工程檔案庫(kù)房的有限空間和日益增長(zhǎng)的檔案數(shù)量之間的矛盾是水務(wù)工程和檔案管理部門(mén)的共同需求。在此針對(duì)當(dāng)前筆者所在單位水務(wù)工程檔案庫(kù)存管理存在的問(wèn)題，提出如下方法解決。

第一，健全水務(wù)工程檔案歸檔制度，制定行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一歸檔目錄和組卷格式。水務(wù)工程檔案包括參建三方的文件資料，每一方的檔案整理的出發(fā)點(diǎn)都是以“我”利用、保障為主，因此對(duì)于建設(shè)管理方而言，收集上來(lái)的施工、監(jiān)理方的工程資料肯定會(huì)出現(xiàn)重復(fù)的現(xiàn)象，如合同文件、工程監(jiān)理、施工招投標(biāo)資料、施工過(guò)程中的工程質(zhì)量和事故處理記錄等。因此，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，制定滿足自身需求的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，給施工、監(jiān)理方標(biāo)準(zhǔn)化的歸檔目錄和組卷格式，減少一定數(shù)量的水務(wù)工程檔案的入庫(kù)。

第二，根據(jù)“誰(shuí)建設(shè)、誰(shuí)存檔”原則，實(shí)行建設(shè)、存檔二合一責(zé)任制。筆者所在單位的檔案庫(kù)房不僅承擔(dān)著局機(jī)關(guān)水務(wù)工程檔案存放的任務(wù)，還承擔(dān)著水務(wù)系統(tǒng)局屬事業(yè)單位重大項(xiàng)目、專項(xiàng)資金項(xiàng)目檔案存放的任務(wù)。局系統(tǒng)一共有17個(gè)局屬事業(yè)單位，目前基本每一個(gè)局屬事業(yè)單位水務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目的工程檔案都要往局檔案室移交，它是造成檔案庫(kù)房面積不能滿足現(xiàn)實(shí)需要的主要原因。對(duì)于局屬事業(yè)單位的水務(wù)工程檔案，局機(jī)關(guān)人員查閱、利用機(jī)率很小，只需要建設(shè)單位保存參建三方的資料，在一定程度上會(huì)大大減少局機(jī)關(guān)水務(wù)工程檔案的入庫(kù)數(shù)量。

第三，大力開(kāi)展水務(wù)工程檔案電子數(shù)字化建設(shè)。局屬事業(yè)單位的大多數(shù)水務(wù)工程項(xiàng)目屬于市重大項(xiàng)目，按照要求工程竣工后，建設(shè)管理方需要將參建三方的水務(wù)工程檔案原件移交市檔案館。因?yàn)樵平贿M(jìn)館后，在建設(shè)管理方保存的都是一些復(fù)印件，紙質(zhì)復(fù)印件和光盤(pán)打印件的法律效力是一樣的，因此對(duì)于一些需要移交市檔案館的水務(wù)工程檔案全面實(shí)行數(shù)字化，刻錄光盤(pán)保存完全可以滿足本單位的利用需求。水務(wù)工程檔案電子數(shù)字化可以大大減少檔案庫(kù)房的庫(kù)存空間，一般情況下，一個(gè)水務(wù)工程檔案都有幾百卷的紙質(zhì)檔案，將檔案信息轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)后，成百上千卷的工程檔案只需用一個(gè)小小的移動(dòng)硬盤(pán)、光盤(pán)便可以輕松保存。

第四，豐富水務(wù)工程檔案的信息檢索內(nèi)容，建立目錄中心，使其能夠滿足不同人群、不同機(jī)構(gòu)對(duì)檔案資源的利用需求。健全水務(wù)工程檔案信息檢索內(nèi)容，增加工程檔案參建三方的內(nèi)容信息、工程竣工時(shí)間、檔案保管單位等，制作局屬事業(yè)單位和市檔案館內(nèi)所有水務(wù)工程檔案的目錄，不僅可以釋放局機(jī)關(guān)檔案庫(kù)房的庫(kù)存空間，還為檔案利用者提供最大的方便，發(fā)揮水務(wù)工程檔案的最大價(jià)值。

第五，培養(yǎng)和造就一支高素質(zhì)、穩(wěn)定的檔案鑒定人才隊(duì)伍。檔案管理員要加強(qiáng)自身專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，不斷提高檔案鑒定能力。在水務(wù)工程檔案收集階段，檔案管理員就要對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)于不屬于工程檔案歸檔范圍的文件材料要嚴(yán)禁歸檔；在水務(wù)工程檔案管理工作過(guò)程中，對(duì)于一些已經(jīng)沒(méi)有檢索需求、保管價(jià)值或者不完整的工程檔案，檔案管理員通過(guò)鑒定后，及時(shí)將已經(jīng)失去檔案價(jià)值的水務(wù)工程檔案銷毀。如果確實(shí)不能銷毀，可以將失去檔案價(jià)值的水務(wù)工程檔案及時(shí)清理、轉(zhuǎn)移，將它們存放到保管成本相對(duì)較低的庫(kù)房，給未來(lái)的水務(wù)工程檔案預(yù)留一定的庫(kù)存空間，以滿足水務(wù)工程建設(shè)的需要。

參考文獻(xiàn)：

［1］曲慧明張秋燕.如何實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理中小庫(kù)房與大收藏的和諧統(tǒng)一.北京檔案2011（1）.

第8篇

[關(guān)鍵詞]人事檔案；管理；棄檔：材料

據(jù)統(tǒng)計(jì)，全國(guó)至少有60萬(wàn)“棄檔族”，60萬(wàn)這個(gè)數(shù)字與每年超過(guò)千萬(wàn)的流動(dòng)人員大軍相比，尚不及其百分之一，但棄檔這種現(xiàn)象給中國(guó)的人事檔案制度帶來(lái)的思考卻是深層次的。所謂“棄檔”，這主要是指存檔人長(zhǎng)期不繳納存檔費(fèi)用或存檔人完全不理會(huì)檔案，也包括一部分自持檔案者，在檔案管理部門(mén)看來(lái)也就是檔案成了“死檔”。本文將針對(duì)高校人事檔案管理工作存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，提出人事檔案管理的解決措施。

一、高校人事檔案管理存在的問(wèn)題

(一)檔案材料填寫(xiě)不規(guī)范

高校人事檔案是師生個(gè)人經(jīng)歷、思想道德表現(xiàn)、工作能力、工作成績(jī)、學(xué)習(xí)情況、健康情況，以及所受到的獎(jiǎng)勵(lì)和處罰等情況的歷史記錄。大多數(shù)學(xué)生根本不知道平時(shí)填寫(xiě)的履歷材料最終將放入檔案袋里，因此他們?cè)谔顚?xiě)姓名、出生年月、參加工作時(shí)間時(shí)隨意性太強(qiáng)。除此之外，從現(xiàn)存的檔案材料來(lái)看，雖然規(guī)定材料統(tǒng)一使用16開(kāi)辦公用紙，但各高校印制的紙張大小不同，致使有的表格超過(guò)裝訂線，給檔案的保存和整理帶來(lái)了麻煩。

(二)檔案材料不全，內(nèi)容失真

材料是檔案管理工作的主要對(duì)象，是開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)的基本條件。由于歷史原因，我國(guó)現(xiàn)存的檔案材料反映個(gè)人經(jīng)歷、家庭情況以及社會(huì)關(guān)系的較多。這些材料大多注重過(guò)去，重歷史而輕現(xiàn)實(shí)，反映個(gè)人現(xiàn)狀的東西，如個(gè)人能力、技術(shù)專長(zhǎng)、德才表現(xiàn)、工作成績(jī)等方面的內(nèi)容較少。而在書(shū)寫(xiě)檔案過(guò)程中，抽象語(yǔ)言較多，具體、動(dòng)態(tài)的東西比較少，甚至還有一些虛假的東西摻雜其中。這些情況具體反映了檔案的嚴(yán)肅性和權(quán)威性還有欠缺之處，致使檔案本身的價(jià)值和作用就難以得到完全體現(xiàn)。

(三)檔案管理手段落后

在科技、信息高速發(fā)展的時(shí)代，信息管理和技術(shù)相聯(lián)系的做法已經(jīng)成為追求高工作效率的重要手段。但是由于受到各種舊觀念和人力、物力、財(cái)力等因素的影響，致使管理方法和管理手段還比較落后，不適應(yīng)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的需要。首先，檔案信息的儲(chǔ)存主要以紙張為主，未能實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)電子存檔。其次，檔案材料的采集和管理基本上靠手工操作，缺乏基本的管理設(shè)備和先進(jìn)的管理手段。再次，大部分高校的院系沒(méi)有設(shè)置專門(mén)的檔案室，造成檔案丟失的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。最后，檔案的傳遞未能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，需要的資料不能及時(shí)提供，使得檔案管理具有一定的滯后性。

二、存在問(wèn)題的原因

(一)檔案意識(shí)淡薄

高校未能在學(xué)生畢業(yè)之前加強(qiáng)對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致大多數(shù)學(xué)生對(duì)自己的檔案不關(guān)心，不重視，最后還出現(xiàn)“棄檔”這種現(xiàn)象。緊接著就是畢業(yè)生在畢業(yè)之際，忙于尋找理想的工作崗位，對(duì)檔案存放就不會(huì)有過(guò)多的考慮。特別是在外打工的高校畢業(yè)生來(lái)說(shuō)，由于用人單位只重視畢業(yè)證和個(gè)人能力而不重視個(gè)人檔案，導(dǎo)致高校畢業(yè)生也只重視畢業(yè)證，而不重視自己的檔案。由于這種對(duì)人事檔案的重視程度不夠，導(dǎo)致高層次人才中無(wú)檔人員逐漸增多，檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的“人檔分離”、“人質(zhì)檔案”、“棄檔”等現(xiàn)象越來(lái)越多，給人事檔案管理帶來(lái)新的挑戰(zhàn)。

(二)檔案的作用體現(xiàn)不明顯

在目前階段，檔案作為個(gè)人身份的一種象征，其作用還是毋庸置疑的。某人才中心的陳處長(zhǎng)指出，盡管檔案的某些功能在弱化，但其作用在兩方面還是有所體現(xiàn)：一是辦理社會(huì)保險(xiǎn)，如養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)等，無(wú)論在原單位供職的人還是從辭退職后另求新職者，在交納養(yǎng)老保險(xiǎn)金和退休后保險(xiǎn)金的發(fā)放問(wèn)題上，個(gè)人檔案記錄的工齡、工資、待遇、職務(wù)、受保時(shí)間等都成為主要依據(jù)。二是辦理自費(fèi)出國(guó)手續(xù)之用。中國(guó)出入境管理?xiàng)l例中明確規(guī)定，必須對(duì)自費(fèi)出國(guó)人員進(jìn)行身份認(rèn)定、政審等程序。有些人因人事檔案斷檔，不能出具有效證明，會(huì)導(dǎo)致出國(guó)手續(xù)辦理不暢通或不予辦理。那些因棄個(gè)人檔案而出現(xiàn)斷檔的人，就會(huì)在實(shí)際的利益上遭受損失。

(三)流動(dòng)檔案不斷增加

隨著高校招生人數(shù)不斷增加，每年接受的檔案也成倍增加，導(dǎo)致管理的工作更加沉重復(fù)雜。檔案的增加一方面使得高學(xué)歷、高職稱人才競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈，另一方面也使得高學(xué)歷、高職稱人才的流動(dòng)越來(lái)越頻繁。在人才流動(dòng)的過(guò)程中，部分單位采取扣檔的方法想留住人才，而又有部分單位采取不要檔案或者重建檔案的方法來(lái)吸引人才，加之部分人才檔案意識(shí)薄弱，最后導(dǎo)致檔案管理權(quán)限不清，職責(zé)不明，人事部門(mén)很難進(jìn)行有效的管理。

三、高校人事管理檔案問(wèn)題解決對(duì)策

(一)加強(qiáng)宣傳力度，增強(qiáng)對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)

首先，高校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)要予以高度重視，大力宣傳《檔案法》，普及檔案知識(shí)，把檔案法制建設(shè)納入普法宣傳計(jì)劃；加大檔案管理資源投入，改善基本條件，加強(qiáng)和完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立人事檔案專用庫(kù)房，做到檔案室、閱檔室、辦公室“三分開(kāi)”：加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促：建立健全檔案管理工作考核機(jī)制，對(duì)檔案工作實(shí)行定性、定量考核管理。其次，作為高校畢業(yè)生檔案的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)該努力做好咨詢服務(wù)工作，利用多渠道向高校畢業(yè)生宣傳有關(guān)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)人事檔案的管理業(yè)務(wù)：對(duì)落實(shí)了就業(yè)單位但檔案不能及時(shí)或無(wú)法轉(zhuǎn)出的高校畢業(yè)生，要做好與其本人和用人單位的聯(lián)絡(luò)，請(qǐng)他們將工作后形成的檔案材料及時(shí)轉(zhuǎn)移到檔案管理地。最后，高校畢業(yè)生要及時(shí)向就業(yè)單位的人事部門(mén)咨詢，辦理好相關(guān)手續(xù)。

(二)提高高校管理人員的素質(zhì)

作為人事檔案的工作人員，要充分認(rèn)識(shí)到本職工作的重要性，要不斷地完善自己的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)水平，通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)提高自己管理能力，及時(shí)遞交檔案，積極、主動(dòng)地開(kāi)展檔案工作。首先，高校應(yīng)該對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓他們系熟悉人事檔案工作環(huán)節(jié)和基本要求。其次，檔案管理人員在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中要保持高度的責(zé)任心，減少工作中的失誤和差錯(cuò)。最后，高校應(yīng)該組織檔案考察小組，隨時(shí)檢查檔案人員掌握的專業(yè)素質(zhì)和政治素質(zhì)。管理人員除了具有熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)的能力，還必須能夠結(jié)合檔案管理中出現(xiàn)的新問(wèn)題，修改程序系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)高效、動(dòng)態(tài)管理，積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷發(fā)展的高校教育提供有利的人力資源。

(三)加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

隨著社會(huì)的發(fā)展，人才流動(dòng)的數(shù)量和質(zhì)量也會(huì)逐漸提高，在更大的范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理方式已經(jīng)是必然趨勢(shì)。首先，人事檔案管理要應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)編制各種檢索工具，實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化，建立人事檔案信息庫(kù)，充分利用計(jì)算機(jī)把人事檔案原始材料通過(guò)電子設(shè)備轉(zhuǎn)換成數(shù)字模式存儲(chǔ)到磁盤(pán)等存儲(chǔ)設(shè)備上，方便進(jìn)行檔案的登記、統(tǒng)計(jì)、查閱等工作，使人事檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化。其次，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，檔案人員可以直接進(jìn)行信息采集與核對(duì)，有關(guān)部門(mén)可隨時(shí)將本部門(mén)形成的重要電子文件通過(guò)校園網(wǎng)或其他局域網(wǎng)發(fā)送到檔案室，或直接將數(shù)據(jù)信息向檔案室數(shù)據(jù)庫(kù)錄入檔案室也可定期到各部門(mén)的專門(mén)文件夾中采集歸檔資料。最后，高校應(yīng)該建立人事檔案信息管理網(wǎng)站，以人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫(kù)為核心，以人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)為服務(wù)手段的高校人事檔案信息網(wǎng)站，通過(guò)網(wǎng)站將檔案信息服務(wù)直接面向用戶形成用戶與人事檔案信息管理者之間良好的互動(dòng)，還可以實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會(huì)共享，以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。

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[6]藺芳，葛龍英，淺析新時(shí)期人事檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J]，黑龍江史志，2009(3)

第9篇

通過(guò)運(yùn)用科學(xué)的管理手段以及管理方式對(duì)民政檔案進(jìn)行管理，可以有效的確保民政檔案管理工作順利開(kāi)展，并且為民政檔案管理工作的深入改革以及可持續(xù)性發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。一般來(lái)講，基層民政檔案管理與過(guò)人民群眾的關(guān)系最為緊密。在我國(guó)邁入經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展新常態(tài)的階段，怎樣加強(qiáng)、深入落實(shí)基層民政檔案管理，相關(guān)的研究人員根據(jù)工作經(jīng)驗(yàn)淺談對(duì)此問(wèn)題的想法。

1現(xiàn)階段我國(guó)基層民政檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 我國(guó)各級(jí)民政部門(mén)工作人員缺乏對(duì)民政檔案的管理的重視程度

造成這種情況出現(xiàn)的主要原因是由于各級(jí)民政部門(mén)對(duì)民政官案管理工作的重視程度不夠，使得民政檔案管理工作一種沒(méi)有得到重視。雖然上級(jí)單位與基層單位對(duì)民政檔案管理的認(rèn)識(shí)得到了同意，同時(shí)也對(duì)提升了對(duì)民政檔案管理工作的重視程度，同時(shí)也在民政檔案管理方面增加的投入。但是雖然民政檔案管理工作在整體上朝著正規(guī)化的方向發(fā)展，但是在個(gè)別基層單位中仍然存在著一些檔案管理人員對(duì)民政檔案管理的重要程度重視程度不夠的情況出現(xiàn)，缺乏工作所必須的檔案管理相關(guān)知識(shí)以及法律知識(shí)，在檔案管理的過(guò)程中依舊使用傳統(tǒng)的方式，重視業(yè)務(wù)、輕視工作。并且存在著極為個(gè)別的領(lǐng)導(dǎo)缺乏正確的思想認(rèn)識(shí)，這直接導(dǎo)致了檔案管理人員在民政檔案管理的過(guò)程中只出工不出力。

1.2 在檔案管理過(guò)程中對(duì)檔案資料的收集不全

在民政檔案管理過(guò)程中的資料收集過(guò)程中，是由多科室協(xié)同進(jìn)行的。但是由于在民政管理過(guò)程中，不同科室之間的工作步調(diào)并不一致，這就造成了民政管理部門(mén)在進(jìn)行檔案材料收集管理的過(guò)程中信息收集不全面，甚至一些人員為了今后工作的方便，對(duì)某些有重要參考價(jià)值的材料留在手中，不上交，這就造成了一些民政檔案的缺失，嚴(yán)重的影響了民政檔案的完整性，同時(shí)也在一定看程度上影響了對(duì)檔案的發(fā)掘與利用，同時(shí)也對(duì)日常的服務(wù)工作造成了極大的影響。

1.3 民政檔案的利用效率較低

基層民政檔案管理有其自身的特點(diǎn)，例如：民政檔案管理涉及到的種類多也比較復(fù)雜、同時(shí)管理的數(shù)量非常大。但是由于在檔案收集過(guò)程中的問(wèn)題，造成檔案收集不全，使得在進(jìn)行優(yōu)待撫恤、復(fù)轉(zhuǎn)軍人接受、安置等工作時(shí)有很大的工作阻礙，嚴(yán)重的影響了了民政部門(mén)的工作效率。

2民政檔案管理的對(duì)策

2.1 增加相關(guān)法律法規(guī)的宣傳力度，加強(qiáng)檔案管理工作人員的意識(shí)

對(duì)于民政部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)來(lái)講，必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，與此同時(shí)也要求相應(yīng)的檔案管理人員需要重視對(duì)檔案管理系統(tǒng)使用的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理目的、要求的認(rèn)識(shí)程度，加強(qiáng)對(duì)民政檔案管理的認(rèn)識(shí)。并要?jiǎng)訂T和組織民政部門(mén)的全體工作人員參與到檔案管理的工作中來(lái)，同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)工作中的一些文件的收集與管理工作。對(duì)于那些不能即時(shí)收集的資料要進(jìn)行記錄，以便于日后對(duì)其進(jìn)行填補(bǔ)。

2.2 需要加強(qiáng)基層民政檔案工作的管理

2.2.1 領(lǐng)導(dǎo)需要加強(qiáng)對(duì)民政檔案管理工作的重視程度，同時(shí)加大投入的力度

基層民政部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)需要根據(jù)民政檔案管理工作中的實(shí)際情況，加大對(duì)民政檔案管理工作的投入，例如，為方便民政檔案管理工作的開(kāi)展可以按照相關(guān)的工作要求，購(gòu)買具有明顯分類功能的檔案盒、對(duì)專用的檔案計(jì)算機(jī)以及檔案管理工具進(jìn)行更新。

2.2.2 加大宣傳力度，強(qiáng)化收集意識(shí)

對(duì)全體民政干部進(jìn)行培訓(xùn)，使民政干部了解檔案管理的相關(guān)規(guī)定和目的，不斷提高民政干部參與檔案管理工作的主動(dòng)性、積極性和自覺(jué)性，認(rèn)真督促各股室、局屬各單位主動(dòng)整理檔案資料。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)日常資料的收集、保管，對(duì)不能立即收集的，要做好登記，便于以后的整理歸檔，確保檔案的完整性和實(shí)用性，為領(lǐng)導(dǎo)查閱和決策做好服務(wù)工作。

2.2.3 是及時(shí)整理檢查，提高管理效率

對(duì)全面地收集干部人事檔案資料及時(shí)進(jìn)行整理歸檔、登記等，充實(shí)完善干部人事檔案，同時(shí)采取定期和不定期自檢，做好有關(guān)材料的查漏補(bǔ)缺工作。加強(qiáng)日常規(guī)范檔案查閱、復(fù)印以及借閱程序。對(duì)于需要?dú)w檔的人動(dòng)、工資調(diào)整等材料，及時(shí)通知相關(guān)人和局屬單位負(fù)責(zé)檔案管理工作人員，并按干部管理權(quán)限及時(shí)收集存檔，確保現(xiàn)存檔案不丟失，無(wú)紕漏。

2.2.4 嚴(yán)格執(zhí)行制度，加強(qiáng)業(yè)務(wù)交流