時間：2023-08-24 17:02:26
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事業單位檔案管理工作是事業單位管理工作的重要組成部分，是提高事業單位工作質量及工作效率的必要條件。在現代事業單位的發展中，檔案管理是及時、全面掌握單位整體情況的基礎，是分析事業單位運行情況基礎。隨著現代檔案管理工作理論研究及經驗的豐富，事業單位必須加快檔案管理的創新與改革。以此滿足地區經濟發展中對事業單位工作的需求，滿足新時期事業單位改革后的運營管理需求。
2事業單位檔案管理的創新途徑
2.1以事業單位檔案管理現狀及問題的掌握確定工作方向
在事業單位檔案管理的創新與完善中，首先需要對事業單位檔案管理現狀及問題進行調研與分析，以此為基礎確定檔案管理創新途徑及內容，促進工作質量的提高。因此，事業單位應首先對自身的檔案管理進行調研與分析，發現事業單位檔案管理工作中存在的不足，以此為基礎確定工作方向。以具有針對性對策制定與執行，保障檔案管理創新途徑的科學性與適用性。目前，我國事業單位檔案管理中主要存在如下問題，檔案管理工作不重視、檔案管理人員專業素質不高、現代化管理方式應用不足、檔案檢索及利用效率低等問題。因此，檔案管理的創新途徑及方向應針對檔案管理現狀及問題進行制定，促進事業單位檔案管理能力的提升。
2.2創新檔案管理制度，強化事業單位檔案管理能力
針對事業單位檔案管理現狀及問題，事業單位需要對自身的檔案管理制度進行分析與評價。針對事業單位檔案管理需求及管理制度評價結論，確定檔案管理制度創新方向與內容。針對事業單位檔案內容及崗位機構設置情況，對檔案管理制度進行完善與改進。同時，對檔案管理制度中的內容進行創新，結合數字化檔案管理技術應用情況，提高事業單位檔案管理能力。
2.3創新檔案管理服務手段，提高事業單位檔案利用率
在我國事業單位的檔案管理中，檔案利用率較低，影響了事業單位對檔案管理工作的重視，影響了檔案管理工作質量。因此，事業單位檔案管理中應注重服務手段的創新，利用事業單位內部局域網制作檔案部門網頁，并增強網上信息檢索功能。模仿數字化圖書館的建立與運用方式，提高事業單位內部檔案使用率、提高檔案服務手段及服務水平。另外，事業單位檔案管理部門還需要建立在線服務系統，針對現代辦公自動化現狀，提供在線服務功能，促進檔案管理水平及服務水平的提高，促進事業單位領導對檔案管理工作的重視。
2.4創新檔案資源共享，提高檔案管理服務能力
在我國事業單位的運營過程中，許多事業單位需要信息的共享提高工作效率及工作質量。因此，現代事業單位的檔案管理創新中還需要加強檔案資源的共享。針對事業單位間的合作需求、建立聯合目錄及共享體系。通過聯合目錄方式的應用，使事業單位間能夠了解相互檔案資源情況。并以互聯網數字化檔案管理實現信息的互通，促進事業單位檔案管理服務能力的提高。
2.5創新事業單位檔案管理人員培訓機制，提高檔案管理能力
針對我國事業單位數字化檔案管理需求、針對事業單位檔案管理人員素質現狀，我國事業單位還需要創新檔案管理人員培訓機制。結合事業單位信息化檔案管理實施現狀、結合檔案管理工作時間，建立以網絡培訓為主、實體培訓為輔的培訓機制。以此為基礎，實現對檔案管理人員綜合素質及管理技能的培訓，促進事業單位檔案管理水平及綜合管理能力的提高。
2.6強化保密機制創新，促進事業單位檔案管理能力的提升
在事業單位檔案管理中，保密工作是檔案管理的重要內容。隨著數字化、現代化、信息化檔案管理技術應用的不斷深入，事業單位面臨著檔案管理保密工作創新需求。根據數字化、信息化檔案管理帶來的安全需求，事業單位必須建立相應的保密機制。通過信息拷貝、信息傳輸等相關制度的建立，規范檔案管理人員保密工作。同時，對數字化檔案管理的計算機的使用等進行強化，避免數據庫及網絡安全問題帶來保密問題，促進事業單位檔案管理能力的提升。
3完善事業單位檔案管理創新方案評測體系，保障檔案管理工作的有效開展
在事業單位檔案管理創新中，必須建立創新方案評測體系。通過創新方案評測體系的建立，對檔案管理工作的創新途徑、創新內容等進行評測分析。確保創新途徑及創新內容的科學性及適用性，避免創新方案編制不合理、內容不合理等影響事業單位檔案管理工作的開展。通過檔案管理人員、檔案使用人員、單位精英管理人員的參與，保障評測體系能夠對創新方案進行有效評測，確保檔案管理及使用目標的實現。另外，事業單位還應加強創新獎勵機制的建立，以獎勵刺激使基層檔案管理人員能夠根據自身實際工作積極發揮創新主動性，保障創新方案及創新內容符合實際需求，促進事業單位檔案管理創新能力的強化。
4結論
在我國目前的事業單位檔案管理中，電子檔案管理已經漸漸取代紙質檔案管理的模式，并占據著越來越重要的地位。它的高效便捷等優越性給檔案管理工作帶來了進步，然而它的優越性背后也必然伴隨了一定的缺陷。本文通過闡述事業單位電子檔案管理的優勢，淺談其背后的不足，提出建議和改進方案，使電子檔案管理在事業單位的應用中更大程度的發揮自身優勢。
一、事業單位使用電子檔案管理的優勢
電子檔案不僅涵蓋了紙質檔案存儲記錄的一切優點，它還開辟了許多其他領域的存儲功能，例如儲存音頻，視頻，圖像等更全面地檔案信息。它省時省力，便于查找，信息的綜合性強，在很大程度上提升了檔案信息的利用率，減輕了管理人員的工作強度。具體說來，事業單位使用電子檔案管理的優勢主要有以下幾點：
（一）方便、高效、快捷
事業單位使用電子檔案管理，電腦工作替代了人力勞動，從而大大減少了從事檔案管理人員的勞動量，降低了檔案管理人員的工作強度，同時又提高了工作效率。利用網絡進行傳輸，又降低了傳遞成本。不僅如此，電子檔案管理也提高了信息的集中性，綜合各類相關信息集一體，避免信息查詢時出現遺漏。大多電子檔案存儲都是依托于表格的形式，這樣繁瑣的資料檢索就變得一目了然，方便快捷。此外，電子檔案信息存入電腦，這樣就不易丟失，也不容易被他人更改，提升了檔案信息的保密性和安全性。
（二）提高了檔案信息的利用率
檔案存儲的目的就在于對其信息的使用。而要提供有充分利用價值的檔案，就必須要有信息量充足完善的文檔卷宗。但是傳統的文書立卷工作是人為的利用紙張進行立卷，立卷人根據自己對信息的理解來進行操作，這就使得各份文檔卷宗的標準很難達到完全的統一，從而影響了文檔信息的質量和使用價值，給以后的使用工作帶來很大不便。文書檔案管理進行微機管理，使得立卷工作有了統一的標準，大大的提高了心里的利用率。此外，立卷工作量的減少，給立卷人員提供了更多的時間來進行立卷工作的探索和研究。
二、我國事業單位檔案管理中電子檔案管理存在的問題
過分依賴電腦等電子設備，忽視其不安全因素。事業單位中常見的情況有，電腦等存儲設備陳舊，硬件設施落后，無法適應當前的網絡狀態，不能很好的進行存儲和網絡傳輸。其次是一些配套軟件的質量落后，不及時安裝更新，對于一些新型病毒不能有效抵御。電子檔案管理人員安全意識淡薄，不注重電腦加密，不注重對檔案信息的保密和保護。電子檔案管理工作沒有特殊的工作區域，與其他部門工作人員混雜在一起，不做工作分區。不僅如此，電子檔案管理立卷人員還沒有從紙質立卷的工作模式中解放出來，不適應新的電子檔案管理模式，不能合理立卷。另外，目前還沒有明確健全的管理制度，對電子檔案管理工作人員沒有明確的制度約束，不能確保信息的安全性。
三、電子檔案管理的方法及建議
（一）確保電子檔案管理工作的安全性
電子檔案管理工作的重中之重是確保其安全性。首先要具備充足的安全意識。依托于電腦存在的電子檔案，具有不穩定性，電腦自身硬件問題，斷電，網絡病毒的侵害，辦公軟件的不健全都會對電子檔案的生成、存儲、共享帶來損壞或丟失，給存檔工作造成巨大損失。不僅如此，各種不穩定的因素就要求了立卷人員在存檔工作中必備的安全意識。及時對辦公軟件修護和升級，對電腦硬件及時檢修，輸入信息之后養成及時保存的習慣，加大對網絡安全建設的投入，引進先進的技術管理，做到網絡安全的建設，做到計算機的定期更新和升級，防止病毒的入侵。另外，還要完善電子檔案管理的相關法律法規，通過確保網絡環境的安全才能確保電子檔案的安全以減少不必要的損失。
（二）注重對檔案管理人員技能的培訓和專業水平的提高
要提升立卷人員計算機技能，進行定期的學習和培訓，提升其專業素質。電腦的良好使用，人依然是決定因素。檔案管理人員專業素質的提高和電子環境下工作意識的培養是檔案電子化信息化的關鍵所在，這就要求每位立卷人員要在當前的電子管理形勢下，提升自身的專業素養，加強對計算機的認識及軟件的學習，掌握現代信息管理技術，從而提高電子檔案管理工作的質量和效果。
（三）以完善的管理制度做權限約束和監督
加強對檔案管理人員權限的管理，來確保電子檔案信息的安全性。不僅如此，還要加強對內部人員的監督，普及《檔案法》等法規制度，強化管理意識和安全保密意識，使一切電子檔案管理工作有法可依，井井有條。
一、建立健全檔案管理制度
1.加強組織管理。根據人動及時調整檔案管理領導小組，明確了一名局領導分管檔案工作，配備了專職檔案工作人員，健全了由全局各科室“兼職檔案員”組成的檔案管理網絡；同時保證了資金的投入，落實了檔案業務工作所需經費，將檔案管理工作確立為黨組和局務會日常討論議題之一。
2.全面開展自查自糾，強化涉密檔案監管，由專人統一集中管理檔案，對機密件、秘密件任何人不得擅自挪用，凡涉及保密的文件資料嚴格做好傳閱和保存工作，實現“借閱一次，登記一次”。
3.建立健全檔案管理制度，制定并落實了建立了《文件材料歸檔與不歸檔范圍》、《綜合檔案室工作職責》、《文件材料立卷歸檔制度》、《檔案保密制度》、《檔案保管制度》等一些列規章制度，同時將各鄉鎮司法所的檔案工作列入目標考核資料，并要求各鄉鎮司法所嚴格執行，認真落實。明確在文件的收集、整理、立卷、歸檔等重要環節實現制度化、規范化，做到收集齊全、分類合理、組卷科學、歸檔及時。
二、檔案業務建設工作
1.有適宜保管檔案的庫房，基本做到了檔案庫房與辦公室、閱覽室三室分開。檔案庫房門窗堅固、位置適當，達到防盜、防光、防塵、防潮、防鼠、防火、防腐、防高溫等八防要求。備有空調、電腦、打印復印一體機、防盜門、檔案管理軟件等現代化設施和檢索工具，定期檢查滅火設備，確保檔案資料無安全隱患。
2.有數量充足、質量較好的檔案專用柜架，檔案裝訂嚴格按照國家標準要求裝訂。至今本局檔案無霉變、塵污、鼠咬現象，也沒有出現檔案被盜、被毀、涂改、泄密現象。
3.歸檔文件嚴格按照檔案立卷歸檔制度整理歸檔，貼合有關規范要求。同時為提高檔案現代化管理水平，通過應用全市檔案協同管理系統，實行了檔案電子自動化管理，使檔案資料的查找利用更加方便、快捷。
4.將文書檔案、會計檔案、照片檔案、實物檔案、社區矯正檔案、安置幫教檔案及其他專業檔案分門別類整理歸檔，歸檔文件資料齊全；編制了案卷目錄、歸檔文件目錄和必要的全引目錄，并把所有檔案的案卷目錄、全引目錄、歸檔文件目錄輸入計算機，利用檔案協同管理軟件，達到文件級檢索。
5.根據我局實際狀況，建立了閱覽室，配備了借閱登記簿，做到了查閱登記、退檔注銷等手續齊備，檔案管理利用率得到明顯提高。積極開展利用檔案資料。綜合檔案室建立以來，為公證案件處理、法律援助、宣傳、普法考試等提供了基礎資料及咨詢服務。
三、檔案管理工作
農業科技檔案是基層農業科研單位各項工作有序開展的關鍵，是單位發展歷程的真實記錄，是單位日常管理工作的重要組成部分。通過對基層農業科研單位農業科技檔案管理的意義、現狀和存在問題進行分析，提出管理措施和建議，確保基層農業科研單位農業科技檔案管理工作健康發展。
關鍵詞：
基層；農業科技檔案；檔案管理
農業科技檔案是農業科研部門在農業科學研究、生產運用、基礎建設等活動過程中形成的對國家和社會具有保存價值的文字材料、計算材料、圖紙、錄像、照片、實物、標本等不同形式和載體的科技文件材料，是農業科學技術研究活動的真實記錄和技術資源儲備，是從事農業科技研究、生產、技術開發的重要依據，是國家的寶貴財富。
1基層農業科研單位科技檔案的重要性
農業科技檔案是廣大科技人員在平時的試驗研究中積累和保存起來的寶貴經驗、生產試驗技術，是基層農業科研單位管理工作的重要組成部分，是農業科技人員辛勤勞動創造的智慧結晶，科學合理開發利用科技檔案，將有利于促進農業生產、科研技術研究，有利于農業農村經濟發展，有利于幫助農民提高農業產量、脫貧致富。
2基層農業科研單位科技檔案管理現狀
2.1農業科技檔案管理制度不完善
基層農業科研單位制定的檔案工作管理辦法中絕大部分都是對檔案管理員提出的要求及職責，沒有一條是規范科技人員的，即便是在單位日常管理規范中出現也只是蜻蜓點水似的一帶而過；科技人員移交科技檔案完全靠自覺自愿，沒有獎懲，缺乏責任心。
2.2農業科技檔案資料流失嚴重
廣大科技人員對檔案管理認識不到位，沒有認識到檔案對農業科技發展的促進作用，一些應該歸檔的核心材料自我保管，遺失、損壞現象嚴重，特別是一些科技人員因工作崗位變動或退休后，帶走或遺失自行保管的檔案，影響了科研推廣工作的延續性，科研檔案的完整性。
2.3農業科技檔案管理工作不受重視
2.3.1檔案管理意識弱。
基層農業科技檔案是農業科研人員從事科學研究的重要依據和必要條件，然而一些科技人員不愿意將自己記載的原始資料移交檔案室，還有一部分科技人員對單位檔案管理工作不信任，應付性的上交一些檔案資料，致使科技檔案的收集非常困難，檔案管理員無法整理出完整而有價值的信息；其次基層農業科研單位科技檔案管理沒有具體的分管領導負責監督與指導。
2.3.2檔案管理工作人員缺乏自信心。
檔案管理工作平凡而枯燥乏味，是一項消磨性子的活。基層農業科研單位科技檔案管理工作與科研工作相比，領導的重視往往傾向于科研工作，對科技檔案管理工作存在不重視的思想；即便重視也僅停留在口頭上、會議上，沒有落實到實際行動中，導致部分基層單位檔案管理員缺乏自信，認為自己付出的辛勤勞動得不到肯定。
2.4檔案管理員業務素質不高
基層農業科研單位檔案管理專職人員較少，缺乏檔案管理專業人才，大多數都是兼職，工作繁忙而瑣碎，經常是心有余而力不從心。部分檔案管理員缺乏農業科技知識，對農業科研工作也是一知半解，所以科技檔案管理工作只是一般的收集資料、整理歸檔。
2.5農業科技檔案管理工作缺乏創新
基層農業科研單位檔案管理工作思想守舊，大部分只停留在你上交，我保管的工作狀態，工作不積極主動，欠缺創新意識，墨守成規，按經驗辦事，沒有充分發揮主觀能動性，局限于按照上級檔案管理部門和單位領導的要求及指示來完成單位檔案管理工作，有時產生新的想法也只是停留于心動而無行動。
3促進基層農業科研單位科技檔案管理工作的對策
3.1完善農業科技檔案管理制度
明確職責和要求，采取切實可行的措施，把科技檔案管理工作納入崗位責任制考核范疇，明確具體責任和要求，隨時監督，定期考核，在檔案管理制度中明確寫入科技人員移交檔案資料的規定，并實行歸檔與年終評獎、評優、科技成果申報等掛鉤，從而在制度上得到保證。首先基層農業科研單位科技檔案應在下達科研計劃或工作安排時就同時向課題組下達建檔任務，并以此作為項目驗收、考核的依據。課題組負責人要分階段進行科研文件、試驗材料的收集、積累，在每一項研究工作結束后及時整理成冊，審查簽字后上交檔案室進行歸檔，從而保證所移交檔案的真實性、完整性和成套性；其次要指定一名領導負責監督，對沒有按要求及時上交檔案資料的課題組給予相應的處罰，對于完成較好的給予獎勵。
3.2加強宣傳，增強檔案意識
大力宣傳農業科技檔案的重要性，使廣大科技人員進一步認識科技檔案工作的重要意義和作用，積極自覺支持檔案室工作，提高科技人員主動歸檔的自覺性；加強對檔案法及國家關于科技檔案管理辦法的宣傳，增強科技人員的檔案意識。
3.3加強培訓，提高科技檔案管理人員的綜合素質
目前基層農業科研單位要全面引進檔案管理研究專業人才的可能性較小，因此加大現有檔案管理工作人員的培訓顯得尤其重要。加強檔案管理專業技能培訓，盡量為科技檔案管理員創造學習機會，強化檔案管理專業知識，通過培訓提高檔案管理業務水平，提高個人綜合素質；加強農業科技專業知識培訓，熟悉本單位科技研究工作的任務；加強計算機應用知識培訓，掌握檔案管理系統應用操作技能和科技成果信息檢索方面的知識，使農業科技檔案管理更加高效規范。
3.4解放思想，開拓創新
基層農業科技檔案管理員，要解放思想，更新觀念，勇于創新，改變工作方式，變被動為主動，走出檔案室，適時參與或了解本單位、本部門的各項活動，主動跟蹤課題研究進展，與科技人員合作互動，及時收集相關資料；科學合理開發利用檔案資源，盡力為科技人員做到雨前送傘，雪中送炭，從而增強科技人員上交檔案的積極性；不斷更新知識，加強學習檔案管理綜合知識，增強創新意識。
總之，農業科技檔案管理工作是基層農業科研單位健康發展的需要，是單位各項研究工作的有力證據，是單位工作不容忽視的部分，做好基層農業科研單位科技檔案管理工作將會更好的為農業、農村經濟發展服務，為農民脫貧致富做貢獻，然而基層農業科技檔案管理工作是機遇和挑戰并存，希望和困難同在，只要領導重視，全體科技人員積極參與，檔案管理人員正視現實、抓住機遇、知難而上，基層農業科研單位科技檔案管理工作將會邁上新的臺階！
作者：楊書彩 單位：德宏州農業技術推廣中心
廣義的知識管理分為社會知識管理、組織知識管理和科學知識管理。組織知識管理又分為企業知識管理、非營利性機構知識管理、政府知識管理和教育機構知識管理[6]。在知識管理的所有分支中，企業知識管理的研究倍受人們關注，其產生的實際效益也最為突出。政府部門、事業單位成功實施知識管理的案例極少。正因如此，筆者認為有必要在事業單位（諸如檔案館、學校、醫院、科研院所等）開展相應的研究。相比于企業知識管理中的知識產權、科技研發等內容，事業單位檔案知識管理也有其特定的內容，例如各級檔案館特定館藏中蘊含的特定知識、學校科研檔案本身的學術課題項目及教學知識、醫院研究及其發明專利、先進技術等。
二、知識管理理念應用到事業單位檔案管理的必要性、可行性分析
知識管理代表了檔案管理的未來趨勢和走向，有其實施的必要性及可能性。
（一）在事業單位檔案管理中實施知識管理的必要性
傳統的檔案管理注重實體保管，在需要時拿出原始文獻發揮其憑證或參考價值；而知識管理注重挖掘出已有檔案資源中包括其“背景知識”中所涵蓋的顯性知識和隱性知識,對檔案管理有著深遠的意義和作用。第一，知識管理強調的先進手段主動為用戶提供深層次信息、知識，從而實現知識的價值。在提供服務之前更加注重對文件、檔案的前期理解鉆研，促進其開發利用，從而提升檔案管理的價值，提升檔案人員在組織中的地位。第二，實施檔案知識管理可以拓寬檔案管理的范圍。知識管理在實施的過程中可以將原來一概排除在檔案管理活動之外卻與之密切聯系的前期文件、圖書資料等重新納入到檔案工作的范疇，實現大檔案管理。因此，知識管理強調的知識挖掘、共享應拓展到檔案管理的領域，從而促使檔案工作者重視對文件、檔案的開發利用，提升檔案管理的價值[7]。
（二）在事業單位檔案管理中實施知識管理的可行性
實施知識管理需具備以下基本條件：第一，具備新型管理理念的知識管理發起人及其追隨者，以保證知識管理活動的開展；第二，擁有適當的資金以保證知識管理系統工具及相關配套的設備設施；第三，擁有能夠熟練操作計算機相關軟件的專業技術人員，以保證具體項目和內容的實施。事業單位檔案管理擁有天然的優勢可以促成其實施檔案知識管理。首先，事業單位的行政性使政策理念的開展能有自上而下的較為容易的推行模式。其次，政府資金的支持有利于保障實施知識管理專項資金。再次，事業單位檔案管理本來就有專門的工作人員，多年的檔案管理工作在一定程度是在進行知識管理，不過仍需對其進行進一步的專門培訓，并且積極引進更加具有計算機專業背景知識的人才以保證其順利實施。
三、事業單位檔案管理實施知識管理的方法探索
既然事業單位檔案工作實施知識管理勢在必行，那么推進事業單位檔案知識管理的方法則成為重中之重。筆者認為，應該根據事業單位本身的行政性，自上而下推行、從實施主體內部出發逐漸擴展到社會大環境中，從觀念、制度、資金、流程、人員五個方面著手，形成一個有機的合力系統，從而推動這一改革進程。
（一）轉變理念、普及知識，迎接知識經濟時代的挑戰
為了更好地服務社會，發揮檔案的價值，有必要重塑全民的檔案觀念，讓更多的人，特別是檔案管理者，明確知識管理在檔案管理中的重要性，并真正納入實踐中，做好數字檔案館知識創造、知識組織、知識檢索與知識服務。應該經常宣傳檔案的價值和作用，開展檔案情報和咨詢工作，進行檔案用戶心理研究，以更多的利用者為中介，將檔案知識傳輸到各個實踐領域，在廣泛利用中充分發揮其各種效益。
（二）以制度為保證、以試點為龍頭，自上而下推行實踐
在當前檔案實踐工作中，可以考慮利用檔案事業單位的行政性自上而下，逐步推行，檔案行政管理部門擬出事業單位檔案機構實施知識管理的草案，明確實施細則，設立試點單位。在開展工作后的一段時間內定期考察匯總其實施情況、實踐經驗，待期滿時全面總結試驗期間取得的成果、經驗教訓及存在的各種問題，此后可推廣到更大的范圍內實施。
（三）設立專項經費，從資金上保障事業單位檔案知識管理的實施進程
檔案行政管理部門在其制定的方案中給出資金初步預算，協同財政部門審核批準通過，定期為事業單位檔案部門下撥檔案知識管理的專項經費，并派遣小組成員定期和不定期地檢查各單位的經費落實情況，以進一步保證和促進知識管理的實施。
（四）制定基本流程，推進事業單位檔案知識管理的實踐
知識管理實施的基本流程一般認為包括以下幾個環節：明確的目標是做事的先導；鑒別知識要求明確組織的智力資產以使知識明確可用，如組織內部專用備查的常見疑問解答、專家所長、知識地圖；獲取知識的途徑包括引進人才、獲取知識產品軟件等；開發知識使個人知識集體化、深度會談收集專家經驗；共享與轉移知識可以通過各種網絡及實物進行；使用知識用選用易用的軟件和平臺；存儲的知識包括個人、集體和計算機儲存的知識；知識評估即最后工作的評價總結，并與目標進行比較。各級檔案工作者要對蘊藏在檔案中的隱性知識進行積極的挖掘、分析，通過構建組織內部網絡平臺，建立擴大收集知識、共享知識的渠道。
（五）建設學習型組織，提高事業單位檔案管理人員業務素質和能力
1.事業單位人事檔案的現代化管理水平不高
隨著現代科學技術的飛速發展，事業單位人事檔案管理工作的技術手段也在不斷更新，雖然事業單位人事的其他各方面工作都已經逐漸步入了信息化以及現代化的階段，但是大多數事業單位人事的檔案管理工作還是靠手工操作完成的。現代化的技術手段在檔案管理方面效率很高，而且還能降低檔案管理工作的難度，增強事業單位人事檔案管理工作的質量和效率，相反，如果事業單位人事檔案管理工作的現代化水平低下，工作的難度就是增加。
2.流動人員檔案處理不及時
在實際管理過程中，有的事業單位對流動人事管理效率低下，處理不夠及時。比如有的工作人員在由單位人轉化為社會人過程中，出現了分過棄檔不用的情況，導致檔案成為死檔，不僅會給當事人帶來不利影響，也會給事業單位人事部門帶來極大的不便，降低人事檔案管理的效率。另外，如果對流動人員檔案處理不及時，也會影響到事業單位人事工作的正常運行。
二、做好事業單位人事檔案的措施
1.健全事業單位人事檔案工作的管理制度
要保證事業單位人事檔案管理工作順利進行，改變事業單位人事檔案管理工作的現狀，必須要有完善的管理制度來規范事業單位人事檔案管理工作，逐步健全事業單位人事員工的業務檔案，提升員工的思想以及業務素質。只有建立完善的事業單位人事檔案管理制度，才能為人事管理各項工作提供必要的依據，提高人事管理的效率。
2.注重事業單位人事檔案管理的基礎性工作
事業單位人事檔案管理工作主要是對事業單位人事的檔案材料進行收集和管理，增強檔案管理的實效性和針對性。事業單位人事檔案管理應該確保有一定的周期性，要定期對工作進行檢查、整改以及自建，并且對檔案管理的日常工作進行質量監控。對材料信息的管理要統一集中，而且要對收集的檔案材料按類歸檔，提高檔案管理的條理性，避免出現混亂的情況，造成不利影響。人事檔案管理人員要樹立現代化管理意識，保證檔案管理的規范性和科學性。同時要不斷積累經驗，創新管理方法和手段，做好人事檔案的管理工作。
3.發揮事業單位人事檔案管理的新功能
需要進行歸檔保存的文件，在對其進行管理的過程中，一定要遵循檔案的自然形成規律，而且要保證材料之間的聯系，對檔案進行系統的存儲和利用，發揮檔案的新功能和新作用。事業單位人事的檔案一定要盡可能保存原件，并且要統一規格，妥善保存，不斷完善相應的管理制度，避免出現損毀或者丟失的情況，給人事檔案管理帶來各種不便。
4.推行事業單位人事檔案管理的信息化
為進一步貫徹落實《中華人民共和國檔案法》和《省檔案管理條例》，有效保管保護和開發利用檔案信息資源，更好地為我縣轉型跨越發展服務，現就進一步加強機關、企事業單位檔案規范化管理通知如下：
一、工作目標
在“十二五”期間，全縣各機關、企事業單位應全面完成
檔案工作規范化管理的認定和復查工作。
（一）機關檔案規范化管理
對尚未進行規范化考評驗收的機關完成初始評定；2012—2013年對在2002年《省機關檔案工作目標管理辦法》（晉檔字〔2002〕23號）前已達標升級的機關，結合實際情況，按新的評定標準進行相應等級的重新認定；2014年后，對2002年后等級認定連續滿5年的機關進行復查評定，二級部門復查評定時間和主管部門大體一致，已評定等級的單位創造條件上檔升級，以確保檔案工作規范化管理常態化。
（二）企事業單位檔案室規范化管理
對已評定等級的單位，結合實際情況，按2005年《省企業科技事業單位檔案工作規范化管理等級評定辦法（試行）》（2005年4月6日省檔案局印發）評定標準進行相應等級的重新認定；對未申報等級評定的企事業單位應對照評定標準做好檔案工作，管理水平最低應達到A級標準（企業科技事業單位檔案工作規范化管理等級分為“AAA級”、“AA級”、“A級”三個等級，其中“AAA級”為最高級）。
二、工作要求
全縣各機關、企事業單位要嚴格按照相關檔案工作規范要求扎實做好各項工作，重點從以下幾方面加強：
（一）加強組織管理，確保人員、經費、場所、制度“四落實”
1、各單位要加強對檔案規范化管理工作的領導，將此項工作列入重要議事日程，并落實必要的人員、資金、設備。
2、要建立健全檔案工作網絡和各項規章制度，確保各種門類和載體檔案集中統一管理。
3、強化主管部門的檔案監督指導職能，確保檔案的安全和有效利用。
（二）加強收集整理，確保檔案資料的齊全完整
根據國家檔案局8號令的要求，縣直機關年內要完成本機關《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的編制和審批工作。在做好紙質文書檔案收集整理的同時，還應加強電子、聲像、實物、重大活動、專業檔案的管理。
（三）加強規范移交，確保檔案應交盡交
凡納入國家綜合檔案館檔案全宗管理的黨政機關、群團組織、各派機關、國有企事業單位，應采取“逐年滾動移交”方式于每年10月底前將應移交的紙質檔案與該紙質檔案進行數字化處理建立的電子檔案一并移交。移交檔案必須符合進館要求，做到內容齊全完整，整理科學規范。
關鍵詞：衛生事業單位 檔案管理 存在問題 措施
隨著經濟的快速發展，社會不斷進步，檔案管理在衛生事業單位管理中的作用得到領導干部的高度重視。但是當前檔案管理仍然存在一些問題，檔案管理不能適應日益發展的科研、醫療工作，由于檔案管理缺乏具體的標準和統一的規范，制約著衛生事業單位管理的整體水平。
1.衛生事業單位檔案管理存在的問題
1.1單位領導對檔案管理意識薄弱。目前衛生事業單位仍然存在對檔案管理工作認識不足問題，單位領導對檔案管理工作的必要性和重要性的認識不夠，缺乏科學的檔案管理意識。有些領導認為檔案管理對單位的發展微不足道，不重視單位檔案管理。另外，在實際工作中，單位領導在資金投入、人員配置和設施配套等方面的重視力度還不夠；檔案管理缺乏規范的監督、考核和激勵體制；檔案管理與單位的業務建設、單位整體管理不統一，導致檔案管理工作與衛生事業單位建設不能協調發展。
1.2檔案管理制度不健全，缺乏規范化的管理標準。很多衛生事業單位沒有建立統一的管理制度和規范，沒有形成良好的管理模式和管理網絡。由于衛生事業單位管理職能不健全，機構不完善，都會造成單位內部檔案管理格局混亂。檔案管理不健全會影響檔案的利用和管理，阻礙衛生事業單位檔案的信息化建設。
1.3檔案人員素質和技能有待提高。當前很多衛生事業單位檔案管理人員知識面窄，專業知識老化、結構不合理等，影響新形勢下的檔案事業建設。衛生單位事業單位只重視醫療技術人員專業能力和素質的提高，而忽視了檔案管理人員的培訓和教育，使得檔案管理水平很難得到提高；檔案管理人員的管理水平和思想觀念已經落后于時展，難以做到與時俱進，嚴重制約著衛生事業單位的整體發展。
1.4檔案管理的硬件設備不齊全。由于衛生事業單位對管理管理的重視不夠，對檔案管理的資金投入就會減少，難以保證檔案管理中工作的順利進行。如檔案用房狹小，檔案管理設備落后或不齊全，都會影響開展檔案管理工作。計算機和網絡技術已經廣泛地應用到各行各業，而有些衛生事業單位仍采用手工操作，制約著檔案的收集、開發和利用，檔案管理工作的效率低。
2.加強衛生事業單位檔案管理的對策
2.1提高單位全員檔案管理意識，加大宣傳力度。
針對單位人員對檔案管理意識薄弱的問題，有關衛生事業單位要加大宣傳力度，讓所有工作人員和管理者認識到檔案管理的必要性和重要性，檔案管理也是單位管理中的重要組成部分。尤其要讓領導者認識到檔案工作的重要意義。檔案管理人員可通過掌握的檔案信息，積極為單位建設出謀劃策，向領導者多宣傳、多匯報，為他們提供科學的決策依據，讓他們清楚地認識到檔案管理工作對整個衛生事業單位的作用，對醫院護理、醫療、科研教學等方面有著重要意義。檔案管理工作只有在領導者的支持和重視下，才能得到較好發展，才能更好地服務于衛生事業單位的管理。
2.2衛生事業單位要建立健全檔案管理的規章制度，加強體制建設
俗話說：“無規矩不成方圓”，同樣完善的制度建設對衛生事業單位也是不可缺少的內容。目前很多單位沒有建立獨立的檔案管理機構，缺乏檔案管理的自，單位管理出現混亂。針對這些問題，衛生事業單位要制定相應的規章制度，建立完善的檔案管理職能機構，對檔案實行集中化管理，確立其再單位管理中的突出地位。另外，單位還應建立嚴格的考核制度，責任到人，將檔案管理與業績考核與獎懲掛鉤，確保工作人員的管理責任，實現檔案管理工作的規范化。
2.3加強檔案管理人員的培養，提高其素質和專業技能
檔案管理人員的素質和技能水平與檔案管理工作的開展密切相關，所以衛生事業單位要注重檔案管理人員的培養。首先，要提高檔案管理人員的職業道德素質，使檔案管理人員養成工作謹慎細致的工作習慣，熱愛檔案工作，維護檔案材料的真實性。其次，要提高檔案管理人員的專業技能，熟練掌握業務操作能力。衛生事業單位要定期開展檔案管理人員培訓和教育活動，加強他們的專業技能培訓，讓他們能熟練掌握檔案材料的收集、鑒定、整理、統計、保管、利用等技術，具備檔案歸類、編目、立卷和保護等方面的素質，全面提高單位內部檔案管理人員的素養。再次，要培養檔案管理人員敬業愛崗的精神，保持工作熱情。由于檔案管理工作枯燥無味，就需要管理人員具備高度責任感和工作熱情，樹立無私奉獻的服務意識，提高檔案管理工作的積極性和主動性，不斷提高管理水平。最后，衛生事業單位要注重培養檔案管理人員的溝通能力、分析能力、創新能力和綜合能力，保證檔案管理工作的順利進行。
2.4加強檔案管理的硬件建設
衛生事業單位要重視檔案管理工作，加大對檔案管理工作的資金投入，建立完善的硬件設備設施。單位要修建符合標準的庫房，專用庫房能防火、放盜、防高溫、防潮、防蟲等，并且設置檔案管理辦公室，專門的檔案閱覽室，為衛生事業單位的檔案管理工作提供物資和硬件保障。
結語：總之，檔案管理是衛生事業單位管理工作的關鍵環節，應得到單位領導的高度重視。針對檔案管理工作中存在的問題，衛生事業單位要采取有效的對策，提高全員檔案管理的意識，完善檔案管理的規章制度，提高檔案管理人員的整體素質和專業技能，真正保障檔案管理工作的順利開展。
參考文獻：
[關鍵詞]學生；檔案管理；改革
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349(2010)12-0076-01
檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息，是個人信息的重要載體。學生檔案是學生在校學習生活期間真實情況的反映，它記錄了學生在校期間親身經歷的、親自參與的各種活動的信息，是學生個人信息的原始資料，是用人單位衡量學生個人綜合素質和能力的真實準確的憑證。所以，學生檔案管理工作是學校學生工作的重中之重，檔案管理工作的好壞，將直接關系到學生未來的前途和發展。但隨著教育制度的改革和發展，學生檔案管理工作也面臨著新的挑戰，出現了很多問題，如學生檔案不完整、檔案內容不準確、檔案更新不及時等問題。這些嚴重影響了用人單位對學生個體的判斷，進而影響了學生個體的發展。因此，加強和完善學生檔案管理工作是勢在必行的。我們可以從以下幾個方面來加強和完善檔案管理工作。
一、宣傳檔案知識，強化檔案意識
由于學校很少提供給學生了解檔案的機會，所以絕大多數的學生檔案知識是相對薄弱的。久而久之，造成學生對檔案不了解，不關心，覺得檔案僅僅是隨個人而走的一紙文件，并不具有什么作用，和個人利益不相干。為了保護學生的個人利益，提高學生對檔案的重視程度，學校要重視檔案知識的普及工作，讓學生了解個人檔案在學生在校學習生活期間以及畢業后就業時的重要作用。學校可以通過對剛入學的學生開展檔案知識的普及教育工作；對在校學習期間的學生，設置檔案管理選修課，讓學生深入到檔案管理之中去；對畢業生設置就業指導課等多種方法，靈活運用，以達到加大對檔案知識宣傳力度的目的，使學生認識到檔案是和個人利益息息相關的，認識檔案的重要性。
二、提高檔案管理者素質，加強檔案管理隊伍建設
學生檔案管理工作具有較強的專業性，并且有其自身的特點和方法。因此，學校對于學生檔案的管理應當建立一支專業性較強的管理隊伍，以達到高效、準確地管理檔案的目的。但是，由于目前學校學生檔案管理工作大多是以非專業人員為主，檔案管理人員缺少相應的培訓和相關的專業技能知識。面對諸如此類的問題，學校可以一方面加快培養或聘用專業管理人員。一方面定期組織現有檔案管理人員進行檔案管理專業方面知識的培訓，以適應檔案管理工作的需要，進而滿足不斷發展的教學體制和教育制度改革的需求。另外，還應加強學生檔案管理人員的責任意識，提高檔案管理人員的責任心和對檔案的重視程度，防止人為地破壞或更改學生個人檔案。
三、健全檔案管理制度，完善檔案管理模式
建立健全的檔案管理制度是學生檔案管理工作有條不紊地進行的先決條件，是學生檔案管理工作的基本保障。學校應根據國家相關法律制度，結合學校自身檔案管理的特點，不斷摸索，總結經驗：建立起一整套完善的、在學生檔案管理工作中實際可行的、規章制度來規范工作流程，使學生檔案管理工作做到有法可依、有章可循，逐步走上規范化、制度化的道路。另外，規章制度建立后，要嚴格按照規章制度行事，要注重制度的實施，這樣才能建立起行之有效的檔案管理制度和模式。
四、實現檔案管理信息化
目前，學校檔案管理多為人工管理，檔案材料也主要以紙質材料為主，管理方法落后，工作效率不高，檔案資源易損壞，這種管理模式已經越來越顯得陳舊。在信息技術高度發達的當今社會，高品質、高層次的信息化管理手段變得尤為重要，應用計算機和網絡技術的現代化手段已然成為未來檔案管理工作發展的必然趨勢，是學生檔案管理工作能否快速、有效進行的關鍵所在。我們要借鑒當代檔案信息化管理中優秀的科學理論依據和方法，結合學校自身學生檔案管理的實際工作，在實踐中摸索、總結和發展，形成一套符合我們自身發展的信息化管理手段。建立符合我們自身發展的信息化平臺，并將其逐步融于學生檔案管理之中，加快檔案管理的時代步伐，提高檔案管理效率，更好地服務全校師生。
綜上所述，學生檔案管理工作雖然是一項十分繁雜瑣碎的工作，但是意義非凡。做好學校學生檔案管理工作，既有利于促進學校自身的發展建設，又有利于學生畢業后就業工作的順利開展，同時也為用人單位打開了方便之門。
[參考文獻]
[1]李洪蘭，高校學生檔案管理中存在的問題及對策[J]，青海民族大學學報(教育科學版)，2010(2)：126-128
