時間：2023-08-28 16:36:04
引言：易發表網憑借豐富的文秘實踐，為您精心挑選了九篇檔案管理機制范例。如需獲取更多原創內容，可隨時聯系我們的客服老師。
醫院進行自主招聘是根據醫院的實際發展需求而展開的編外人員的招聘，因為只有引進高素質的專業人才，才能促進醫院醫療水平的提高。然而醫院在對這些人員的檔案進行管理的過程中，一些問題也隨之顯現出來，基于此種情況，筆者以醫院實行人事檔案管理機制的優勢作為文章內容的切入點，并對人事檔案管理存在的問題和對策進行了詳細的闡述，希望能對醫院的檔案管理人員提供一些借鑒和幫助。
一、醫院實行人事檔案管理機制的優勢
（一）促進醫院職位結構的合理化
眾所周知，每個事業單位的編制名額都是有限的。但是有時候有限的名額不能滿足醫院對人才的需要。而醫院實行人事檔案管理機制，就打破了編制對醫院人才納入的限制，不僅促進醫院職位結構的合理化，同時也讓醫院納入了大批的高素質的專業人才，提高了醫院的醫療水平的同時，也使醫院獲得了更高的經濟效益
（二）簡化招聘流程，促進醫院用人機制的良性發展
正如上文所述，醫院實行人事檔案管理機制，打破了編制對醫院人才招聘的限制，這樣醫院就可以根據自己的實際需要，自行招聘人才。我們都知道，正式編制人員的調動，過程非常復雜，手續相當煩瑣。而醫院在進行招聘人才的過程中，可以直接通過雙方的平等協商鑒定勞動合同，這樣就簡化了招聘流程，在辦理手續的過程中非常便捷，醫院要嚴格對招聘人員進行考核，施行優勝劣汰的政策，從而促進醫院用人機制的良性發展。
（三）可以有效解決醫院工作人員不在其崗位卻占其編制的問題
隨著各國的頻繁交往，使得各個單位出國學習的人數逐漸增多，在這些人中不乏編制的人員。醫院實行人事檔案管理機制，就會對出國學習不歸的人員進行清理，通過主管部門的審批，就可以空出編位，從而有效地解決了這一難題。
二、現階段人事檔案管理存在的主要問題
（一）“人檔分離”的情況導致無法快速開展工作
我們知道，當職工遇到晉升職稱、函調政審、黨團關系等問題時，是需要查閱該職工的檔案的。而由于人員的人事檔案都是存放在人事機構的，所以，當職工需要對檔案進行查閱時，先要和人事機構聯系，要不就是認識機構去查檔案，要不就是將檔案接回來在進行查閱，這樣不緊降低了工作效率，同時也導致工作無法快速地展開。
（二）人事制度不夠完善
由于醫院和人事機構的工作職責不夠明確，這在一定程度上降低了人事檔案管理的工作效率。目前來看，人事機構對醫院人員的人事檔案的管理工作僅僅停留在保管的層面，致使人事檔案管理的工作并沒有真正發揮它的作用，所以，完善人事制度是大勢所趨，勢在必行的。
（三）加大了醫院檔案管理人員的工作強度
通過以上的敘述我們知道，醫院把人員的人事檔案都是放在人事機構的。所以，醫院的人事檔案管理人員除了做好本職工作外，還要辦理人員在人事機構的檔案移送、查檔等工作。這樣就加大了醫院檔案管理人員的工作強度。
（四）人事機構的人事檔案信息更新不及時
人檔分離，直接導致人事檔案信息更新不及時，因為人事機構保存的所有檔案都是最初的原始資料檔案，但是我們知道職工的職位、職稱是在不斷變化的，所以，這種情況下，人事檔案的內容就顯得非常的滯后。
三、人事檔案管理的有效路徑
對人事檔案進行有效管理是時展的必然需求，加速推進醫院人事檔案管理機制，不僅能提高醫院的醫療水平，更為醫院的高校發展打下良好的基礎。所以，探索人事檔案管理的有效途徑是非常有必要的，具體內容如下：
（一）促進檔案管理人員綜合素質的提升
可以說提高檔案管理人員的綜合素質是順利開展人事檔案管理工作的前提，只有提高了檔案管理人員綜合素質，才能促進他們工作效率和工作能力的提升。促進檔案管理人員綜合素質的提升，不僅提高了他們的工作速度，更使在資料的收集和傳遞的方式上，實現和人事機構的快速連接。
（二）建立健全人事檔案管理的規章制度
眾所周知，制度是約束行為的準繩，要想對人事檔案進行規范管理，就必須建立健全人事管理的規章制度，這也是能夠順利開展人事檔案管理工作的前提，這樣就可以讓人事檔案管理工作有法可依，有章可循。加速推進醫院的人事檔案管理向著良性的軌道發展。
（三）加快推進人事檔案的電子化進程
醫院應緊跟形勢，加快推進人事檔案的電子化進程。首先，積極開發人事檔案管理的系統軟件。其次，建立人事檔案基本信息數據庫以及檔案材料傳遞、接收的數據庫。再次，建立政審證明材料數據庫。最后，就是加強人事檔案工作法制化監督力度。這樣就加速了醫院人事檔案的電子化進程。
（四）對人員的業績記錄在案
醫院想要獲得長久健康的發展，就必須在做好人事檔案管理工作的前提下，對這些人員進行有效的管理，對這個群體的情況要有一個全局的把握。比如，醫院可以對人員的業績記錄在案，具體內容就是他們的技術水平、工作能力、研究成果等。我們知道，人事機構的檔案信息是否完整取決于醫院對這些資料的收集是否到位和及時。因此，醫院應加大人力以及財力的投入，以保證對人事人員的資料收集、傳遞的及時。
四、結束語
完善醫院人事檔案袋里管理機制，對醫院的穩定發展具有非常重要的意義。醫院想要實現對人事檔案進行有效的管理，就必須建立健全人事檔案管理的規章制度，同時還要提高管理人員的綜合素質，加快推進人事檔案的電子化進程。只有這樣，才能讓人事檔案管理機制發揮其真正的作用，從而促進醫院經濟效益的快速提升。
（作者單位為安仁縣第二人民醫院）
[作者簡介：劉，安仁縣第二人民醫院黨支部書記，歷任中學教師、機關干部、鄉鎮領導。]
參考文獻
[1] 許安慶，徐道喜.醫院人事制度現狀與完善[J].江蘇衛生事業管理，2005（16）.
一、我國企業人事檔案管理存在的突出問題
（一）企業人事檔案管理方法落后
盡管從總體上看，我國各類企業都十分重視人事檔案管理工作，但仍然存在著管理方法落后的問題。有的企業對人事檔案管理過于簡單，只是對企業員工的姓名、性別、年齡等信息進行簡單的記錄，而對企業員工德、能、勤、績等方面的記錄較少，無法真實反映企業員工的個人成長經歷和歷史業績。還有一些企業對人事檔案管理盡管雖然記錄比較詳細，但具有較強的格式化，還缺乏分類管理的意識，這種傳統的管理方法不利于形成健全和完善的員工檔案管理體系，無法為企業檔案開發利用奠定良好的信息基礎。
（二）企業人事檔案管理質量較低
盡管我國企業人事檔案管理日益步入規范化，但很多企業檔案管理質量較低，企業員工的檔案缺乏真實性。有的企業人事檔案管理存在著員工信息前后不符的問題，導致企業人事檔案無法更加真實、有效的反映員工的個人信息，不利于企業人事檔案的應用。還有一些企業對于“流動性”較大的員工，根本不建立人事檔案，存在著嚴重的“棄檔”現象。而企業人事檔案的保存更是企業人事檔案管理中的薄弱環節，歸檔立卷工作不及時，查找企業員工檔案十分費時費力，增加了企業人事檔案的管理成本。
（三）企業人事檔案管理模式單一
從我國企業特別是中小企業人事檔案管理情況來看，很多都采取手工管理的方式，信息化管理體系不健全，很多企業還沒有使用檔案管理軟件，計算機、照相機、掃描儀、移動硬盤等現代化檔案管理設備十分匱乏，導致企業人事檔案管理只能靠人工的方式。還有一些企業人事檔案缺乏“開放性”，對人事檔案實行“封閉化”管理，除了企業管理層和檔案管理人員，其他部門以及廣大員工根本無法接觸到人事檔案，導致企業人事檔案的開發利用嚴重不足。
二、我國企業人事檔案管理問題的原因分析
（一）觀念制約
我國企業人事檔案存在上述問題的原因盡管多種多樣，但最為根本的原因是企業對人事檔案管理缺乏重視，還沒有將企業人事檔案管理上升到“人才強企”的戰略高度，因而企業領導層和管理層對人事檔案管理工作不夠重視，在人力、物力、財力的投入方面較少，檔案管理工作更多的是采取“兼職”的辦法被列為捎帶手去做的事情，不利于企業人事管理工作科學發展。這也直接導致很多企業沒有健全和完善人事管理制度，人事管理具有較大的隨意性，監督考核工作也不健全，因而導致企業人事管理工作不夠規范、方法陳舊、模式單一，制約了企業人事檔案管理工作更好的開展。
（三）人員制約
人是生產力中最活躍的因素，企業人事檔案管理的好壞，很大程度是由企業人事檔案管理人員的綜合素質所決定。一方面，由于企業對人事檔案管理工作不夠重視，這就直接導致企業人事檔案管理人員配備不到位，即使配備了專（兼）職人事檔案管理人員，也由于缺乏激勵和約束機制，導致企業人事檔案管理人員工作態度不夠積極，無法將更多的精力用于企業人事檔案管理，更多的是在應付差事。另一方面，由于企業具有特殊性，因而對人事檔案管理人員也提出了特殊要求，人事檔案管理人員既要具備檔案管理知識和管理能力，同時還必須對企業生產、經營等活動更加了解，但我國很多企業人事檔案管理人員不注重加強學習和管理創新，導致很多重要的人事資料無法歸檔，影響了企業人事檔案管理的科學化。
三、完善我國企業人事檔案管理機制的思路
（一）創新企業人事檔案管理理念
理念具有先導性作用。完善我國企業人事檔案管理機制，首先必須在理念創新上狠下功夫。企業領導層和管理層要從推動“人才強國”和“人才強企”戰略的角度，高度重視企業人事檔案管理工作，既要加大企業人事檔案管理工作的人力、物力、財力的投入，為企業人事檔案管理奠定堅持基礎；又要加強對企業人事檔案的組織領導，經常關注和過問企業人事檔案管理工作，幫助解決企業人事檔案管理過程中遇到的問題和矛盾，為企業人事檔案管理工作營造良好環境。
（二）完善企業人事檔案管理制度
制度具有長期性、穩定性、規范性的重要作用，制度是帶有根本性、長期性、穩定性和規范性功能的行為規范。完善企業人事檔案管理機制，必須進一步健全和完善企業人事檔案管理制度。一方面，企業要著眼于新形勢、新任務對企業人事檔案提出的新要求，積極推動企業人事檔案管理制度創新，對于已經過時和落后的制度要進行修改和完善，比如對于企業人事檔案的搜集必須將“取之有據、棄之有理”作為重要原則，確保人事檔案管理更加規范。另一方面，應進一步強化企業人事檔案管理制度的執行力，確保人事檔案的搜集、歸檔、利用等更加規范。
（三）優化企業人事檔案管理模式
健全和安全的企業人事檔案管理模式，對于完善企業人事檔案管理機制至關重要。要建立企業人事檔案協調機制，將企業人事檔案納入到企業各部門的工作內容之中，只要是涉及到人事方面的資料，都應交由人事檔案管理人員進行統籌；要建立企業人事檔案管理內容，對于企業員工的個人資料、基礎材料、業績材料、科技成果材料以及不良表現等材料進行歸檔，通過細化管理完善人事檔案內容；要加強企業人事檔案“信息化”建設，購置信息化建設的硬件設備和軟件程序，優化信息資源，強化開發利用。
（四）打造企業人事檔案管理隊伍
企業人事檔案管理工作具有較強的政策性、保密性和專業性，因而必須由專業人員從事。企業要著力于加強企業人事檔案管理工作，引進和培養一批既具有檔案管理能力、又具有企業管理能力、更具有較強職業素質的復合型人才，特別是要加強對人事檔案管理人員的教育和培訓，著力提升他們的大局意識、責任意識和職業道德，真正通過人事檔案管理人員素質的提升推動企業人事檔案管理工作取得新成效。
關鍵詞：大學生；心理檔案；管理機制；策略
大學生心理檔案，是心理教育機構根據學生身心發展階段的特點，運用心理測評手段，從個人簡介、家庭背景、學習表現、智力水平、個性特征、心理健康狀況、學習動機和態度、思想品德和價值觀等方面入手，記錄大學生在進入大學后適應校園生活過程中的心理健康狀況，用以評定、預測和監控大學生心理行為的管理系統。通過填表、心理測試、動態觀察、個體咨詢等手段收集與整理有關受輔學生的資料，并在此基礎上把學生心理發展情況的系列資料進行歸檔和保存。
1 建立大學生心理檔案管理機制的意義
1.1 有利于在校大學生的成長和發展。大學生心理檔案的建立是大學生了解自我、改善自我的重要途徑之一，大學時期培養學生認識自己、認識他人及承受挫折的能力，是現代社會日益加劇的競爭環境所提出的要求。近年來，發生在大學生中的一些典型案例，也從多個角度和側面證實了大學生心理健康水平在個體成長和發展過程中有著至關重要的作用。[1]
1.2 有利于高校制定科學管理政策，提高管理效益。傳統的管理模式在指導思想上注重和強調“管住”學生，忽視建設和導向；在學生教育管理的內容、方法和途徑上，存在方法陳舊、途徑單一、管理無效的現象；它強調對紀律的要求，注重共性培養。而學生因管束太多，導致獨立意識差，內在的創造潛能得不到有效開發和激活，忽視了人的“自由而全面的發展”，尤其是以激勵促發展的教育管理機制沒有得到充分運用和發展，挫傷了學生積極性，扼制了學生的全面發展。
1.3 有利于改革創新管理方法與手段，密切師生關系。堅持管理創新，首先要確立以人為本的教育管理理念，尊重學生個性發展，進而促進學生全面發展。以人為本的教育管理理念是教育改革和發展的核心，也是教育工作的出發點和歸宿。以人為本的核心在于對人性的充分肯定，對人的自由和民主的追求，最廣泛地調動人的積極因素，最充分地激發人的創造活力，最大限度地發揮人的主觀能動性。“大學的主旋律應是育人，而非制器，是培養高級專門人才，而非制造高檔器材。我們的教育失去了人，忘記人有思想、有感情、有個性、有精神世界，就失去了一切。”[2]
2 大學生心理檔案管理機制建立中存在的問題
2.1 大學生心理檔案內容更新緩慢，缺乏動態性。由于大學生心理檔案具有動態性和發展性特點，其建立并非一勞永逸，而是基于數次心理調查結果所形成的一種歷史記錄。然而，就目前已經建立心理檔案的多數高校來看，普遍存在這樣一種現象，即建立起來的心理檔案內容陳舊且更新速度緩慢。雖然學校方面已意識到學生的心理狀況是不斷發展變化的，歷史的記錄往往不能準確反映學生現時的心理實際，對未來更沒有太大的參考或指導價值，但在具體操作中，學校并沒有定期更新心理檔案的內容與形式，做到對學生心理發展變化的材料定期記錄和收集，以致看似“完整”的心理檔案早已落后于學生心理變化。事實上，如果心理檔案不能及時反映學生的心理狀態，其記錄的內容在一定程度上就失去了存在的意義。[3]
2.2 檔案管理人員專業水平有待提高，管理制度不完備。心理檔案的建立和管理是一項專業性很強的工作，從事此項工作的人員應當具有健全的人格、扎實的心理學知識、廣博的文化知識、豐富的人生閱歷和心理輔導實踐經驗。目前，許多高校的心理檔案管理人員缺乏專業素養和訓練，不利于心理檔案的管理和作用發揮。同時也缺乏完善的管理使用制度，在一定程度上制約了心理檔案功能的發揮。
目前，多數學校除在每學期開學期間對新同學進行例行的心理健康普查歸檔之外，并沒有做到每半年或一年再進行一次補充或完善。而在平時的工作中，更沒有對存在心理問題的學生做進一步追蹤，把持續充實心理檔案作為高校學生管理工作的日常性內容，及時替換掉檔案中的舊有材料，以便更好地掌握學生心理發展規律。因而，其管理的結果也就無法滿足客觀實際的要求，大大降低了心理檔案的使用效率，影響其價值的發揮。
2.3 大學生心理檔案服務性不強，造成資源的浪費。大學生心理檔案是為學生、教師以及高校決策部門服務的。它能幫助教師全面、準確及時地了解每個學生的個性特點、心理需求等，從而使教師在教育工作中能做到有的放矢，提高教育教學質量。心理檔案不能束之高閣，要充分利用這一重要資源，挖掘心理檔案的多角度育人功能，提高高校教育、管理工作的針對性、前瞻性和科學性。[4]
與其他類別的高校檔案的成熟管理機制相比，大學生心理檔案建設起步較晚，管理機制存在明顯的不足。因此，克服大學生心理檔案管理機制中存在的問題，建立一套完善的管理機制，成為適應大學生心理健康教育發展新趨勢，也是提高高校思想政治教育效率的必然要求。
關鍵詞：高校貧困生 檔案管理 有效援助
隨著我國高等教育體制改革的深入，自1983年以來，我國的大學生資助體系發生了巨大的變化，“收費加資助”政策逐漸取代了昔日的“免學費加人民助學金”政策，形成了以“獎、貸、助、補、減”為主的多元化資助體系，用以幫助家庭經濟有困難的學生（即貧困生）順利完成大學學業。做好貧困生的身份認定則是這一資助體系有效運行的前提與基礎，科學界定貧困生在我國大學生資助體系中有著至關重要的意義。
貧困生認定工作的主要開展者是各大高校，為此各大高校進行了不少有益的嘗試，逐漸探索出一套可行而較完善的認定方法與步驟。然而隨著貧困生認定工作的不斷開展，其內部存在的問題日益顯現。以國家助學貸款的評定工作為例，根據我校調查研究表示，在每月只能消費300元以下的307名貧困生中，只有48%的人申請到了助學貸款，有39%的學生不能申請到助學貸款，有13%的學生出于各種原因并沒有申請助學貸款。調查顯示，有32%的學生認為學校助學貸款的評定不能體現學生的需要。貧困生的認定工作仍存在缺陷，工作中缺乏科學性和系統性，致使部分經濟困難的學生在實際操作中得不到國家與學校資助政策的關懷。
在整個貧困生的資助體系中，類似此種情況仍屢見不鮮，其根本原因是：在認定體系中，缺乏一套完整的高校貧困生檔案，或者即使已經建立了高校貧困生檔案，但卻缺乏科學性、系統性與可行性。本文從高校貧困生檔案建立的角度，探討走出貧困生認定工作困境的新思路。
一、完善高校貧困生檔案內容
1.貧困學生的基本情況記錄
家庭背景資料：主要包括學生本人的身份證、戶籍、基本個人經歷、家庭情況、家庭成員基本情況、家庭地址等。
在校基本資料：主要包括學生就讀年級、專業、住宿、醫療、圖書借閱、成績等情況。
2.學生經濟困難情況記錄
這一方面記錄是貧困生認定工作中最重要的一項內容，是高校一般用以評估學生困難情況與程度。因此，此方面記錄的真實性、科學性、完善性足以決定貧困生認定工作的成效問題，乃整個貧困生資助體系中的基礎。主要包括學生家庭困難的基本情況及主要原因、學生獲得資助的情況、學生在校的消費情況。具體包括以下幾個指標：
居民最低生活保障線：學校所在地保障線、學生所在地保障線。
經濟資源指標：家庭人均月收入、家庭人均月支出、家庭年收入與支出之比、家庭資產總值、家庭負債總額。
人力資源指標：家庭成員職業、勞動力情況、家庭有勞動能力與無勞動能力之比、家庭成員的健康、家庭成員教育支出情況、家庭重大支出。
自然資源指標：家庭所在地（城市/農村）、有無特殊性產業。
社會資源指標：家庭親戚及其資助狀況、家庭的社會關系網及其資助狀況（包括入學前與入學后）、受資助的金額與類型、勤工助學的情況。
特殊性指標：有無特殊性重大事件（如事故、災害）。
學生在校消費指標：所在學校一般學生（非貧困生）日常生活支出情況、學生日常生活支出情況、學生與一般學生的日常生活支出之比、學生擁有電腦、手機等高檔消費品情況、學生消費習慣（節儉還是奢侈）、娛樂消費水平。
當然，這些記錄必須具備相應的真實證明材料，如有關學生日常生活支出情況的科學統計數據，后勤部門提供的月膳食卡消費數據、學生家庭所在地的民政部門及父母所在單位出具困難證明材料。
3.貧困學生在校期間的學習、品行及成長記錄
高校貧困學生在受到國家、學校和社會資助后，普遍會開闊眼界，錘煉品格，從而勤奮學習、努力實踐，學會正確對待自己、他人和社會，建立起自尊自信、理性平和、積極向上的健康心態。所以，我們有必要將經濟困難學生的這些變化通過檔案的形式加以記載保存。另外，貧困生檔案還可以包括貧困生接受資助的文件、心理變化的測試表、學習成績表、品行進步的證明、各種獲獎的榮譽證書等。
二、科學化高校貧困生檔案的建立流程
1.確定劃分標準
（1）定性標準
貧困生一般至少要符合下列基本條件之一：來自邊遠地區、革命老區、少數民族地區，家庭收入很低，經濟基礎差的學生；父母雙亡、單親、離異家庭，沒有固定的經濟資助來源，失去家庭依靠的學生；父母年事已高或家人長期患病臥床，家庭缺乏勞動力，收入來源減少、家庭已經背負大量債務的學生；家庭或本人突遭不幸，如遭遇自然災害、意想不到的事故、家人或本人突然患病，面臨突然困難的學生；城市大學生父母下崗或無固定職業和收入，家庭一直生活在貧困線以下或經濟來源減少或中斷的學生；家庭人口多，兄弟姐妹多人上學的學生。
（2）定量標準
在實踐中，高校貧困生評定標準也考慮了多種因素。但其中很多因素難以量化，并且各個高校的標準也不統一。因此在評定過程中傳統經驗主觀判斷因素占了很大部分。對貧困生的認定是一個復雜的體系，需要一個便于實際操作的科學和量化的標準。
①學生在校相對貧困標準――可以運用國際上慣用的公式：
PL=X/2
其中PL表示大學生在校月平均消費水平貧困線，X表示大學生的月平均消費水平(大學生用于大學生活、學習有關消費的平均值)。X值可通過隨機抽取不低于全校學生數的10%的問卷統計獲得，得出本校認定貧困生的量化指標（PL）。
②學生家庭相對貧困標準――我們可以參考生源地與學校所在地的最低生活保障線，科學界定高校貧困生的劃分標準線，并根據當前社會的消費水平及物價水平，動態調整劃分標準線，具體可采取以下兩種標準：
A.根據高等教育所需的基本費用，再結合學校所在地的最低生活保障線來進行高校貧困生的劃分標準線的界定。以我校醫科為例，其每年學費為5760元，說明一個大學生家庭除日常生活開銷外，每年需額外有5760元來支付學費，就是說一個三口之家每個月人均要額外有120元，而廣州市2005年規定的居民最低生活保障線是320元，所以其貧困生的劃分標準線定在440元會比較科學合理。
B.根據2005年浙江省教育廳、浙江省民政廳聯合下發的《關于認真做好高校學生家庭經濟困難情況核實工作的通知》中的規定，將低于低保標準150%以下家庭的高校學生劃分為貧困生。若此規定應用在廣州則其貧困生的劃分標準線是定在480元。
以上兩種方法得出來的標準差異性不大，都可以作為貧困生的劃分標準，具有比較好的指導性。結合廣州市物價，我校的認定標準為：低于200元的為特殊家庭經濟困難學生、高于200元且低于400元的為家庭經濟困難學生、高于400元且低于600元的為一般家庭經濟困難學生。
2.動員和宣傳，收集意見，加強業務培訓
在全面開展貧困生檔案的建立之前，學校向全校學生公布建檔的要求及流程，并進行適當的宣傳，聆聽與收集學生的意見和建議，以達到公平、公正、公開的原則，增強學生的責任感和認同感，不僅可以讓經濟有困難的學生清晰地了解貧困生檔案的意義和建立流程，同時也可對整個貧困生檔案建立細則與制度進行完善和修正。
學校隨同錄取通知書寄送《高等學校學生資助政策簡介》和《入學指南》，向學生及家長公布各項相關的資助政策和措施，并提前讓有需要的學生準備相關資料，為學校資助工作的順利開展作好準備。
動員宣傳對象不僅是學生還包括老師以及相關工作人員。我校提前與捐贈單位溝通，及早確定資助項目，為統籌協調安排資助工作提供了便利，也利于綜合考慮、合理分配各院系相關名額指標。要健全溝通機制，加強與校內外各單位的溝通與聯系。及時與學校財務處、基金會、助學貸款經辦銀行及各資助單位進行有效溝通，建立良好的工作合作關系，爭取各方支持，共同開展學生資助工作。
為使師生了解資助工作要求，學校應注重業務培訓工作。以下是中山大學相關工作安排。首先，針對貸款學生，學校開展了兩次專題培訓會議，通過宣傳、咨詢和培訓，使學生全面了解相關政策。為便于學生詳細了解國家助學貸款的情況、操作流程、提交材料及相關注意事項，學校制作了《國家助學貸款指南》，極大地方便了貸款學生。其次，針對各院系負責資助工作的老師，學校先后分校區開展了國家助學貸款、獎助學工作專題培訓會和咨詢會，并為具體開展貸款工作的老師制作了《國家助學貸款指南》。再次，召開學生資助工作專題交流會，就當年各助學金評選的要求、注意事項進行詳細解讀，進行現場答疑，提前解決了資助工作中可能存在的問題。最后，通過電話、QQ群、郵件等網絡通訊及時與院系溝通相關信息，為院系在資助工作方面提供即時的業務咨詢與指導。
3.學生提出申請
經濟困難的學生向輔導員（班主任）提出書面申請，并根據學校的貧困生檔案建立的要求提交相應的證明材料。
4.成立貧困生認定小組
由輔導員（班主任）召集成立貧困生認定小組，小組成員必須是作風正派、思想正直的學生――包括具有群眾基礎的班干部、宿舍長和同學代表。小組共同討論并審定申請學生的經濟困難程度。一方面使認定程序透明化，有效規范資助工作的管理和監督，最大限度地保證認定工作的公平、公正。另一方面也要保護學生隱私，維護申請學生的尊嚴，避免讓貧困生直面全班同學審視的目光，違背了基本的慈善扶貧倫理要求。同時亦要防止認定工作受到申請對象的人際關系等因素的影響，杜絕學生拉票等現象。
5.認定小組將擬定名單和所需材料上交至輔導員（班主任）初審
6.輔導員（班主任）初審后上報院系審核
7.院系根據各班級上報材料進行審核
確定院系貧困生名單后，將《貧困生登記表》發給各貧困生根據實際情況填寫。院系將本學院的全部貧困生有關信息數據錄入《貧困生名單匯總表》，報學校學生工作部門審批。
8.學校學生工作部門審批后匯總全校貧困生信息
將其全部錄入貧困生電子檔案，《貧困生登記表》和《貧困生名單匯總表》學校與院系各保存入檔。
9.檔案的動態化管理
在貧困生建立了貧困生檔案后，應每年進行一次全面的登記和修訂，整個檔案建立的過程必須遵循客觀、科學、動態、保密、自愿的原則。對檔案進行動態的管理，以下內容必須有動態的變化，其中主要包括：家庭成員的健康情況、家庭人均月收入、家庭人均月支出、家庭年收入與支出之比、勞動力情況、家庭有勞動能力與無勞動能力之比、學生家庭重大支出、學生日常生活支出情況、學生擁有高檔消費品情況、學生受資助情況等，至少一個學期登記一次。可取的做法是，利用假期里組隊進行社會調查，到學生家庭所在地進行社會實踐，并對學生家庭情況進行抽樣調查。
特別需要注意的是對因突發事件造成家庭困難的學生進行即時的補充登記及提供資助。2008年，我國發生了特大冰雪災害和四川汶川大地震，我校立即對家庭受災學生的相關情況進行了摸查統計，共有726名學生家庭因冰雪受災，有172名學生家庭因地震受災，另外54名新生來自地震延考區。我校2008年共有47685人次的本科生獲得各級各項困難補助433.6065萬元。主要包括以下幾項：為家庭在四川汶川地震中受災的學生提供500元/月的生活補助，從5月至12月共發放生活補助19.8萬元；3月，為緩解學生因物價上漲所帶來的壓力，教育部下發一次性伙食補助，我校共為5625名學生發放一次性伙食補貼11.8125萬元；3月，為在冰雪災害中受災的726名學生發放100元/人的受災補貼7.26萬元；4月，為緩解學生因物價上漲所帶來的壓力，教育部下發一次性伙食補助，我校為30763名學生發放一次性伙食補貼246.104萬元；5月，學校為6000名學生發放100元/人的一次性困難補助共60萬元；12月，學校為4024人次經濟困難學生發放200元/人的困難伙食補貼共80.498萬元；為151名因各種原因造成臨時困難的學生發放一次性臨時困難補助8.15萬元。
三、結語
科學界定、即時補充貧困生檔案正是做好困難補助及其它各種資助工作的重要前提。高等院校應建立科學的貧困生檔案，記錄學生在大學期間家庭經濟情況、個人學習、生活、各項能力及重要社會實踐活動等真實情況，建立健全家庭經濟困難學生的信息檔案，確定家庭經濟困難學生的名單及資助等級。要堅持做好摸查統計，注重基礎性工作，使家庭經濟困難學生資助工作良性發展。并注重檔案資料的動態記錄，即時補充資料，尤其是自然災害等突發性事件的受災學生的補助。堅持“實事求是、標準合理”的原則，充分挖掘和利用各種資源，進一步建立和完善“獎助貸補勤減免緩”為一體的資助體系；秉承“獎學助學，重在育人”的工作理念，致力于幫助家庭經濟困難學生減輕生活負擔，著眼于從思想上解決貧困，樹立信心，做到以人為本，促進和諧校園。
參考文獻：
[1]趙政一，謝昌煒.高校建立貧困生檔案芻議.四川檔案，2007，（1）.
[2]倪迎華，劉昊，陳攀峰.高校學生檔案管理存在的問題及應對措施.河北科技師范學院學報（社會科學版），2006，5（2）.
[3]張明英.高校學生檔案管理的現狀及對策.廣西右江民族師專學報，19（3）.
[4]趙炳起.高校貧困生認定機制――優化與重構.教育財會研究，2006，（4）.
[5]薛浩，于建業.高校貧困生檔案的構建.檔案與建設，2004，（10）.
（一）檔案管理工作方法單一
檔案管理工作在工作方法上堅持使用傳統的管理方法，在檔案的分類和歸屬問題上，檔案管理人員的業務能力有所欠缺。在檔案管理工作中有一個普遍的錯誤觀點，認為檔案管理工作工作枯燥，缺乏創造性和吸引力。這是由以在檔案管理的方法上，檔案管理人員缺乏創新的意識，對于現代化的操作手段沒有及時的進行吸收和學習，這就造成了工作上的積極性減弱，檔案管理工作的方式相對就無法實現豐富。檔案管理工作應該在意識和行動上實現統一，以積極有效的工作方法的創新帶動檔案管理人員的業務創新實踐，充分的體現檔案管理工作的現代價值，為干部檔案管理工作帶來新的面貌。
（二）檔案管理工作人員缺乏
專業素質檔案管理工作人員對于檔案管理工作的認知不明確，在工作的態度上給大眾一種悠閑的感覺。檔案管理工作人員的工作壓力不明顯，沒有認識到社會對于檔案信息資源的急需程度。在檔案管理和檔案的查找過程中，檔案管理人員沒有熟練的業務能力，甚至于造成檔案的丟失。檔案管理工作責任重大，關系到人力資源的管理工作，檔案管理人員應該不斷的提升業務能力，注重提升專業素養，將檔案管理工作作為人力資源保障的重要基礎，實現對檔案管理工作的專業化發展，以業務能力和熟練的操作技能實現對檔案管理工作的促進。
（三）檔案管理工作基礎薄弱
檔案管理工作的基礎比較薄弱，其中有很多有效的資源無法得到充分的開發，對于檔案管理工作應該建立一定的管理機制，以提升檔案管理人員的業務素質。通過一定的制度規范和機制的創設，提升檔案管理工作的社會責任感，明確檔案管理工作的工作內容，積極的開發檔案基礎工作的有效資源。提升檔案管理工作的基礎性，為檔案管理工作人員的業務能力的發展創設良好的環境，積極的促進檔案管理工作現實發展。
二、干部人事檔案管理人員激勵機制構建
（一）加強檔案管理人員職業技能培訓
增強職業吸引力檔案管理工作應該注重對檔案管理人員的職業技能進行有效的培訓，通過對先進的檔案管理技術培訓，提升對檔案資源的整合能力。在意識上明確檔案管理人員工作認知，了解檔案管理工作的重要性，提升行業的吸引力。重視啟發式的激勵機制，通過績效考核和獎勵機制，對檔案管理工作人員的主動性和積極性有所調動。鼓勵檔案管理人員積極的進行創新，提升業務能力，實現檔案管理的現代性發展。
（二）調整薪酬分配制度
提升福利待遇檔案管理人員的工作熱情不高，最為主要的原因就是單位的激勵機制不健全，通過有效的獎勵機制的創設，讓檔案管理工作人員的業務能力和工資待遇相掛鉤，在福利待遇上、假期安排上都給予表現突出的員工進行積極的獎勵。通過薪酬制度的調整實現對檔案管理工作的積極性的提升，在保障檔案管理人員基本的薪資待遇的基礎上，加大獎勵制度，讓檔案管理人員提升工作的熱情，以認真主動的態度去投入到工作中去。通過獎勵和晉升制度，促進檔案管理人員積極的進取，主動的學習，加強信息交流培訓力度，自覺的提升自身的業務能力和職業素養。
（三）注重文化交流
實現人文關懷檔案管理工作接觸的工作內容比較單一，因此應該注重對檔案管理人員的人文關懷，促進員工之間的工作交流。通過增加人文關懷等方面內容，提升檔案管理人員的職業歸屬感。構建“以人為本”的干部人事檔案管理人員激勵機制，實現獎懲分明的管理制度，保障每一位員工的基本權益。在日常的工作中，積極的深入到檔案管理工作的基層工作中，了解檔案管理工作人員的業務需求和情感訴求，幫助員工解決工作上的困難。
三、結論
人事檔案管理工作質量偏低的根本原因在于制度落后，管理理念落后，導致人事檔案存儲數量偏低，入庫人事檔案整理工作粗糙。人事檔案管理過程中會有定期整理和清理工作，但是這并不能從根本上解決人事檔案管理過程中的存儲問題和檔案整理質量。陳舊的人事檔案管理模式已經無法適應新經濟時代下的要求，因此，需要注入新的管理理念，更新原有的管理模式。新的管理制度可以保持制度本身的整體性和配套設施的落實程度。實踐是檢驗真理的唯一標準，在實際工作中不斷檢驗新制度的使用價值，不斷完善改進以求符合社會發展要求。
二、人事檔案管理機制創新策略
1、強化人事檔案管理意識
人事檔案作為人事管理機制中的特色管理內容，是個人身份、學歷、政治面貌、思想品德的憑證，在企業單位用人方面人事檔案作用不可忽視。人事檔案事記錄人一生生活工作軌跡的具有法律效益的重要文件，其重要性不言而喻。部分人事檔案管理部門管理意識模糊造成檔案流失或嚴重損壞等現象屢屢發生，因此強化人事檔案管理意識迫在眉睫。面對人事檔案管理過程中出現的問題及時解決，各級領導和工作人員要審時度勢，明確工作內容，尤其是檔案管理人員要不斷提高業務水平，為單位營造好的人事檔案管理機制創新出一份力。
2、完善人事檔案管理機制
人事檔案作為國家機關和公司單位的重要文件，需要嚴密的檔案管理機制，《檔案法》明確要求檔案的分類歸檔要做到有章可循，管理體制要有法可依。人事檔案管理部門要在辨明檔案真實性上嚴格把關，更要做好檔案保密工作。完善的人事檔案管理機制創新可以更好的促進各種實際問題的高效解決。
3、實現人事檔案管理信息化
關鍵詞：檔案管理 可持續發展 創新機制
在社會主義不斷發展完善的今天，我國的檔案管理事業取得了一定的成績。然而，在信息全球化的現代社會，我國傳統的檔案管理在體制、技術方法等方面存在著明顯的不足。傳統理論的許多論述和觀點帶有計劃經濟時代的局限性，與市場經濟條件下的檔案工作難以適應；傳統理論主要建筑在機關、企事業單位檔案室工作內容的基礎上，對當前迅速發展的檔案館工作實踐難以適應；傳統理論重點注重檔案收集、整理、分類、編目、檢索、統計等檔案保管的諸環節，對不斷拓寬的檔案利用工作難以適應；傳統理論研究的對象主要是手工操作的檔案實體管理，對現代信息技術和網絡環境下的檔案信息管理難以適應；傳統理論注重揭示檔案工作的內在聯系，而對日益拓展的檔案工作與社會的外在聯系揭示不夠。在體制方面也存在一定缺陷，檔案行政管理部門的法定地位還沒有真正確立，國家綜合檔案館的主體地位也沒有真正確立。面對這些問題，要知難而上，積極應對，明確目標，找準方向，努力推進檔案工作管理思路創新、管理模式創新、管理機制創新、管理服務創新。
一、管理思路的創新
長期以來,檔案工作者沿襲傳統的管理辦法。日常工作滿足于每年立卷歸檔多少卷,提供利用多少卷次,依然停留在建檔、管檔、看家守攤,你查我找的水平上。在市場經濟高速發展的今天,服務對象需要哪些方面的檔案資料,知之甚少。更談不上主動超前服務,使得花費大量人力物力,歷經千辛萬苦得來的檔案資料成為“死”信息。要形成檔案工作由事后搜集材料變為事前介入、事中參與的檔案管理工作新理念。檔案工作人員要密切聯系實際,以開放的視角,在較高層面上來籌劃檔案工作的建設方略。
二、管理模式的創新
我國有悠久的檔案歷史,檔案工作已經形成了傳統的管理模式。不同時期的檔案工作曾起到過積極作用。但一些傳統的做法已不再適應當前社會發展的需要,必須進行改革創新。如檔案工作管理環節和一些具體操作手段的創新,包括立卷改革,在工作手段上的改進,盡量縮短立卷歸檔周期,也便于推行部門立卷工作。目前許多部門都已將計算機應用于檔案管理,但多數僅局限于各類檔案目錄的輸入、輸出和檢索,而對于檔案的其他方面的應用則較少。因此必須進行革新,比如運用電子掃描技術對紛繁雜亂的圖紙圖像檔案進行微縮處理、采用條形碼來代替檔號,既安全可靠,又方便快捷,以減輕檔案工作人員勞動強度,最大限度地發揮信息化管理優勢,提高檔案管理效率。
三、管理機制的創新
一直以來,檔案管理工作均以經驗管理居多,工作人員的選配也是以具有檔案工作經驗為先決條件。這從某種程度上制約了人才引進,形成了檔案部門的“鐵飯碗”現象。工作人員“混”的思想比較嚴重。必須引進競爭激勵機制,從源頭上解決創新的基礎問題。積極推行全員聘任制,科學設崗,公平競爭,擇優上崗,真正做到優勝劣汰,增強檔案工作者的危機感。逐步建立起人得其事、事納其人、人盡其才、才盡其用、奮發有為、充滿活力的用人機制。通過競爭激發每個人的工作熱情,最大限度地發揮個人潛力。同時,要建立一些相應的創新激勵機制,如鼓勵創新的考核辦法、分配制度、獎勵制度等,努力營造一個鼓勵創新的氛圍。
四、服務職能的創新
服務是檔案工作的根本職能。要從“保管存留”的目的向“服務利用”的目的轉變,就要實現工作模式的轉變,而要實現這種工作模式的轉變就要有具備“服務創新”的理念。首先在確保各類檔案的查準率、查全率的前提下,要做到有預見性的超前服務,有目的地針對服務及有始有終的跟蹤服務。它還包括如何培訓部門專兼職檔案員、如何指導部門檔案工作等。檔案人員應該充分認識到學校檔案館(室)是學校各項工作管理的信息中心,檔案工作人員是這些信息的管理人員;不僅管理檔案實體,還要管理這些檔案實體反映的各種信息。通過對這些信息進行深入細致的加工、整理、分析,可以從更深層次研究檔案所包含的一些實質問題。參與學校各項工作管理,加強服務職能,進而豐富服務的形式,擴大服務的范圍,提高服務的效率和質量,充分實現服務的價值。這些是檔案館(室)拓寬自己工作思路的新舉措。
在社會飛速發展的今天，機遇與挑戰是并存的。在檔案管理過程中，只有用發展的眼光看待身邊事物才有可能抓住機遇，促進檔案管理技術的全面創新，促進檔案管理事業發展與完善。只有時刻注意創新，有可能實現檔案管理的科學化、規范化和法制化。筆者相信，當檔案管理技術創新過程中有所注重，必定能更好地完成檔案管理工作，實現檔案管理的價值。
參考文獻：
[1]力小蓉，李可.拓寬檔案編研范圍發揮檔案信息作用[M].中國醫學管理，2002
一、知識服務的概念
知識管理是一項具有創新性的管理方法，其是社會不斷發展的產物，在應用的過程中，需要先在組織內部建立有效的管理機制，可以挖掘員工潛力，通過對員工的培訓，可以使其掌握新的知識，從而提高工作的效率。知識服務是知識管理的重要內容，其強調對知識的創新，可以提高企業的競爭力，可以培養出更多具有創新意識的高素質人才。在信息大爆炸的時代背景下，員工必須做好知識的補給，要不斷的學習新知識，還要提高創造力。知識服務可以實現人與信息的結合，可以對傳統的管理理念進行創新，有助于提高企業管理的水平。知識服務需要建立相關服務體系，要實現信息的共享，還要做好知識的宣傳工作，使員工積累更多知識，企業可以建立知識庫，將信息資料集中在一起。在知識管理的模式下，要提供信息增值服務，要圍繞知識管理提高服務的水平。
二、知識服務在檔案管理中的實現
知識服務對檔案管理水平的提升有著促進作用，在當前信息時代下，檔案館的管理者需要做好培訓工作，還提高服務管理水平，還要提高檔案文件的利用價值，管理人員需要做好文件價值的鑒定工作，還要加強對檔案的整理與分類，做好檢索設置工作，這樣才能節約檔案查找的時間。在很多現代化的檔案館中，都采用的是后管理模式，這對電子文件的管理有著極大的適用性，可以發揮出檔案機構的職能。加強知識服務，可以提高社會的檔案意識，可以保證檔案收集的全面性，還可以增加檔案利用的價值。強化人們的知識服務意識，可以促進檔案事業更好的發展，下面筆者對知識服務在檔案管理中的實現進行簡單的介紹。
1、檔案知識服務理念的確立
知識服務首先是一種理念，一種認識和組織服務的觀念。與傳統信息服務相比較，知識服務的目標不再是基于文獻物理獲取和傳遞的服務，而是以信息知識的搜尋、組織、分析、重組的知識和能力為基礎，根據用戶的問題和環境融入用戶解決問題的過程中，并能提供能夠有效支持的信息增值服務。因此，檔案管理與服務的目標應以此為主，而不僅僅是基于館藏占有、勞務服務等來體現檔案管理的價值。這樣一種理念的確立，會使檔案工作者重新審視自己的立身之本。
2、檔案信息服務機制的創新
檔案在信息化和市場經濟的大環境下，必然以滿足社會需求為宗旨。社會對檔案顯性知識和隱性知識的雙重需求，使得檔案信息服務的機制應在新環境下有新的發展，其中，檔案信息咨詢機構、文件中心和檔案事務所等商業化服務機構的產生與發展即是應運而生的產物，它豐富了檔案信息服務機制的內容，更好地發揮了檔案信息與知識的作用，這是檔案管理機制與體制在市場經濟環境下的改革與創新。特別是檔案咨詢業的發展，已經由一般信息的處理過渡到利用可以辨別信息并做出取舍的能力來幫助社會組織以及個人的層次，這是檔案信息服務更深層次的變革。
3、檔案知識服務模式的新發展
首先，檔案知識服務將是基于專業化和個人化的服務，而不是“批發性”的服務，它需要檔案工作人員針對具體用戶的具體需要和過程提供服務，這種服務要求縱向上全程跟蹤。其次，應注重網絡環境下的信息服務方式的轉變，網絡服務的特點體現在內容上實行增值服務，包括編制檔案網絡資源導引工具，能為用戶提供專業分類導引和對傳統的檔案信息服務產品增加新的附加值，即“從提供相關信息到提供答案”的重要轉變，這需要檔案人員具備利用“信息解決方案”來滿足用戶需求的能力。它要求我們不僅掌握有關的信息技術，更要研究用戶的信息需求，學習應用信息解決問題的方法，針對查詢問題的具體要求和特點來解決實際問題。這正是知識服務的要求，是檔案信息服務新的發展方向。
4、融入新的事業合作圈
知識管理的重要特點就是在協作系統中求得管理增值與創新，因為知識只有在整合、流動與應用中才可能增值，它需要打破更多的門戶和專業壁壘，需要前所未有的協作精神，才能共享彼此的知識，這一點在電子文件管理中尤為突出。因此，檔案工作此時將不再是檔案部門獨家經營和檔案人員獨善其身的行為了，而必須融入新的合作圈：
①檔案部門將離不開信息技術專家的指導和幫助。檔案管理系統的開發、維護、使用甚至增值都離不開信息技術人員，只有將檔案人員的功能需求和技術人員的開發有機結合起來，才能達到系統的良性運轉；
②檔案部門將更需要與法律專家、安全專家的合作，事實上電子文件管理過程中的一些諸如知識產權問題、證據問題以及隱私權問題等等都遠非檔案部門一家所能擔當；
③與網絡信息服務商（ISP）的合作，將是檔案信息知識服務的又一生長點。目前我國ISP有100多家，大部分從事的是接入服務和提供檢索功能，多數站點沒有自己的較大型的數據庫，更不能提供深層次的信息服務，因而發展后勁不足；
④檔案部門與其它信息源的合作與融合。在網絡時代，利用者關心的將是如何迅速準確的獲取信息，而不是信息的來源，信息共享是根本趨勢，也是知識共享的基礎和前提。可以預料，不僅檔案館室之間需要信息資源的協調共享，而且檔案館、圖書館和其他信息資源中心為避免信息資源管理中的重復和浪費，也會連為一體，組成一種基于通信網絡之上的國家信息系統。
關鍵詞：知識經濟；高校；綜合檔案
眾所周知，高校作為人才培養的一個重要基地，也是教育的起源地所在。在其日常綜合管理工作中，普遍是通過對各種檔案的有效管理來從事各類科研活動與教育教學活動，并用文字、圖標等形式將所有活動項目記錄在案，由此就形成了高校綜合檔案[1]。故從某種意義上講，高校檔案蘊含著寶貴的資源與財富，是其他管理信息無法比擬的，不僅是知識經濟背景下高校全面發展的一個重要依托，同時也是高校繼續展開各項活動的重要依據。為此，積極尋求高校綜合檔案管理辦法，就很有必要。
一、知識經濟背景下高校綜合檔案管理問題分析
（一）對檔案管理認識不足
部分高校領導普遍對高校綜合檔案管理存在著認識不足的問題，多將其當成學校日常行政工作附屬，可有可無，并將精力主要投入在學校基建與科研等事務上，較少將目光放在檔案管理上，從而造成高校檔案管理的不到位。正是因為領導的不重視，造成檔案管理人員缺乏對工作的主動性與積極性，安于現狀，缺乏創新精神，進而出現高校檔案丟失或失真等問題。同時，一些高校依然采用傳統手工檔案處理形式，造成高校檔案管理逐漸流于形式，缺乏必要的利用與服務功能，無法迎合知識經濟發展需求。
（二）檔案安全管理不到位
知識經濟背景下，伴隨各類信息化設備與技術在高校檔案管理工作中的廣泛應用，國內外信息安全形勢的緊迫性也日漸凸顯，致使檔案信息安全管理問題也日漸引起了重視[2]。如檔案信息失真、被篡改，檔案信息被竊取，故強化對高校檔案信息的安全管理很有必要。
（三）檔案利用率低
在部分高校中，因其檔案，特別是科研檔案，多以紙質形式存檔，且只有一份，不允許借出，只能在檔案室查閱。這樣一來，不僅使檔案查閱者無法獲得在短時間內獲得自己想要的信息，而且查閱者的長期翻閱也使得檔案的完整性得不到保障。長此以往，一些有價值的檔案資源無法共享，從而造成檔案資源的遺失。
二、知識經濟背景下高校綜合檔案管理對策分析
（一）形成檔案管理意識
知識經濟背景下，樹立檔案管理意識、革新檔案管理觀念是高校提升綜合檔案管理的基礎所在。為此，高校在日常綜合檔案管理工作中，需做到三點：一是形成檔案開放意識。因知識經濟背景下，檔案已從部分群體特權逐漸向全民開放了，大多數的高校紛紛將檔案資源向廣大師生與公眾開放，只有少部分機密檔案資源被封存。為此，高校檔案管理人員也應樹立檔案開放意識，并具體結合服務者需求，逐步提升檔案工作的服務性與開放性。二是形成檔案時效意識。因知識經濟背景下，社會節奏逐漸加快，基于此，高校綜合檔案管理也需迎合時展需求，逐步提升其時效性，及時收集、整理檔案，結合服務對象需求，第一時間開放檔案信息，以此來提升檔案資源利用的價值。三是形成檔案服務意識。知識經濟背景下，各高校間的競爭也日漸轉向了科研實力與教學質量的競爭，而高校綜合檔案管理工作作為高校展開科研與教學工作的一個重要依據，必然就需要檔案管理者逐步樹立檔案服務意識，切實做好檔案管理工作，從而為檔案利用者提供更優質的服務[3]。
（二）強化檔案信息安全建設
1.制定適合的檔案信息安全管理機制。高校綜合檔案管理者需嚴格落實《中華人民共和國檔案法》與《中華人民共和國保密法》等法律規章制度，制定出迎合本高校綜合檔案管理的檔案信息安全管理機制，以此來保證檔案信息的安全性。
2.落實各類檔案信息及其價值鑒定工作。在日常檔案管理工作中，檔案管理人員需嚴格落實對各類檔案信息及其利用、服務價值的鑒定工作，以此來明確其檔案開放和控制、利用范圍。
3.重點加強對檔案的管理。在高校綜合檔案管理工作中，各單位與各檔案管理人員在管理、利用那些與控制使用檔案的時候，均需嚴格按照國家相關規定與實際工作需求，制定對應的審批手續，不可擅自開放或是擴大其利用范圍；而對于那些已經解密與未被定為密級但仍需加以控制使用的相關檔案，也需按照相關規定處理；對的計算機信息系統，也需實現同互聯網的隔離處理，不可用處理國家秘密信息的計算機連接互聯網，而需同互聯網鏈接的計算機或其它一些電子信息設備也不可存儲、處理或傳遞檔案信息。
4.逐步強化對檔案管理電子設備和應用系統的有效管理。即嚴格參照國家相關規定構建高校檔案管理系統與安全防護體系，強化網絡安全管理工作，嚴格落實各項安全管理機制，確保各類電子設備與軟件可正常使用，以免檔案信息被竊取或篡改[4]。同時，有效檢驗并認證電子檔案的存儲介質，確保其長期可用，并積極展開對高校電子檔案的安全保護技術的大力研究工作，開發出一些有效的電子檔案安全管理技術，以此來確保高校各類檔案信息的安全與有效。
（三）實現高校檔案管理的網絡共享化
綜合檔案的共享，一直以來就是高校廣大教職工與科研工作者展開教育教學與科研工作的前提所在，而現代化電子網絡技術的發展就為這種資源共享提供了可能。首先，從形式上來講，各大高校可充分利用其校園網與辦公自動化系統來實現同校外構建網絡資源共享關系，并在校內網上實現對各類檔案資源信息的與開放等。其次，高校還需積極構建檔案信息檢索平臺，從而讓檔案利用者只需輸入相關關鍵詞就可查找到相關的檔案信息。與此同時，也可在網上開放檔案信息咨詢服務，為檔案利用者提供定向、定題的信息資源，以此來不斷提升高校檔案服務水平。當然，要想更好地解決高校綜合檔案信息的分散性與檔案利用者對檔案信息需求間的綜合矛盾，高校各檔案管理還必須徹底擯棄傳統那種“條塊分割、各自為政”的管理觀念，積極樹立服務意識與資源共享管理，實現各部門同檔案管理部門間的溝通與信息交流，逐步做到檔案信息服務整體化與網絡化發展，最終實現各類檔案資源的全面共享[5]。同時，知識經濟背景下，逐步強化對高校內部各檔案管理人員現代辦公技術培訓工作，同樣也是實現高校檔案資源網絡共享的重要保障。為此，各高校還需積極落實對檔案管理人員的技術培訓工作，逐步提升其綜合素質，為綜合檔案的現代化與信息化管理奠定堅實的人員保障，從整體上提升高校綜合檔案資源的共享率。總而言之，伴隨知識經濟時代的來臨，高校綜合檔案管理工作也面臨著較大的挑戰。基于此，明確高校在綜合檔案管理方面存在的問題，并具體針對問題提出相應的解決方案，對促進高校檔案管理工作實現標準化、網絡化與信息化、規范化管理，有著重要的作用，應給予高度重視。
作者:譚春霞 單位:長春工程學院檔案館
參考文獻：
[1]劉楠.知識經濟時代高校綜合檔案管理的問題及措施[J].唐山師范學院學報,2012(5)：159-160.
[2]譚春霞.談高校綜合檔案管理存在的問題及改進方法[J].黑龍江史志,2014(17)：215.
[3]丁林林.知識經濟時代高校檔案管理工作面臨的挑戰與途徑[J].科技展望,2015(7)：217，219.
