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【關鍵詞】 知識管理；檔案；信息化建設
一、檔案信息化建設的現狀及存在問題
1、檔案信息化建設的內涵
檔案信息化建設是以檔案工作現代化為導向，堅持用數據庫技術、網絡技術等改造傳統檔案工作，確立傳統檔案在信息化的環境中得到廣泛的應用，不斷促進檔案管理方式、方法的升級改造。檔案信息化建設主要包括檔案信息的數字化、檔案網站建設、數字檔案館建設三個方面的內容。
其中，檔案信息的數字化是在安全性、規范性的基礎上，用掃描、壓縮等現代技術將傳統文件如紙質文件、音像文件集成為有序的數據結構；檔案網站建設主要是面向公眾和用戶的檔案信息公開，主要以檔案機構主頁的形式廣泛傳播檔案工作、檔案資源、檔案利用的信息，是檔案部門服務大眾、宣傳政策和聯系社會的窗口；數字檔案館建設則著眼于無形的信息利用環境，實現檔案資料的網絡化，利用信息網絡遠程獲取檔案文件的現代化信息存儲方式，區別于傳統實體檔案資料館不可移動、不可復制的特點，數字檔案館是無形的信息存儲庫，與實體檔案資料館相輔相成，相互促進。簡言之，檔案信息化建設就是用現代信息技術裝備檔案機構，提升檔案管理的現代化水平，是信息時代檔案管理的特征。
2、檔案信息化建設的現狀
上世紀90年代以來，隨著信息技術在我國各行各業逐步開展應用，一批機讀檔案迅速產生，作為對實體檔案的補充，信息化檔案的應用仍只是檔案管理的輔助手段。傳統的檔案管理依然是主流，實體檔案資料依然是主流，信息技術對傳統的檔案管理模式并沒有形成根本性的沖擊。
上世紀90年代中期以來，各個領域、各個部門紛紛開始應用各種各樣的信息系統，信息化才真正進入到檔案管理之中。隨著信息技術的廣泛應用，信息軟件逐漸取代了傳統的管理系統，信息資源的處置、管理逐步實現了現代化，檔案管理和利用的現代化水平得到了切實提高。2004年國家檔案局《全國檔案信息建設實施綱要》，明確提出要加快檔案信息化基礎設施建設，加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，推動館藏檔案的數字化和數據庫建設，在部分中心城市建設示范性數字檔案館，開展公眾網上查詢檔案信息服務，加快推進檔案信息化標準體系、安全保障體系和人才隊伍建設。各地區、各行業紛紛制定檔案信息化建設實施辦法，至此，辦公自動化（OA）系統、ERP系統、財務管理系統、人力資源管理系統在機關、企事業單位得到廣泛應用。生產、經營、管理過程中的紙質資料文件越來越少，電子文件日益成為主流。
3、當前檔案信息化建設存在的問題
（1）電子文件缺乏統一的標準和規范。檔案管理部門在進行檔案信息化建設中，往往只注重硬件設施的配套和完善，缺少了檔案資源的標準化和規范化建設，具體體現在檔案分類編碼標準一地一樣、一行一樣，缺乏統一的技術定標配置。電子檔案資源難以順暢流通。
（2）檔案管理人員知識結構參差不齊。傳統的檔案管理人員有著熟練的紙質檔案管理技術和方法，且知識更新慢、知識更新主動性不強，新的檔案管理人員則過度依賴于信息技術，對檔案管理的基礎知識掌握不全，尤其是檔案的分類管理知識嚴重欠缺，成為普通的電腦操作工。檔案管理的鴻溝在新老管理人員之間難以逾越。
（3）檔案信息管理模式有待提升。一些檔案管理部門只重視檔案管理信息系統的建設，卻忽視了檔案信息資源的利用。檔案信息只能夠在單位內、部門間進行簡單的信息傳輸，且大多以單機運行為主，檔案資料只限于簡單地進行查詢。即使進行了簡單的數據聯網，數據安全的保障也面臨著一定的風險。
二、知識管理與檔案信息化的理念融合
1、知識管理與檔案信息化建設
知識管理是指在組織中建構一個人文與技術兼備的知識系統，讓組織中的資訊與知識，透過獲得、創造、分享、整合、記錄、存取、更新等過程，達到知識不斷創新的最終目的，并回饋到知識系統內，個人與組織的知識得以永不間斷的累積，從系統的角度進行思考這將成為組織的智慧資本，有助于做出正確的決策，以適應市場的變遷。
知識管理理論把組織中的知識明確劃分為顯性知識和隱性知識兩個方面的內容。針對檔案管理部門的知識管理而言，顯性知識是指存在的檔案資料，這些資料以紙質、音像、電子形式存在，便于進行分類和整理，能夠通過技術手段來進行管理，包括文件、書籍、期刊、情報、報告、資料、規程規范、法律法規等。而隱性知識是指通過對顯性知識的分類和規范，能夠無形中給予知識受眾潛在收獲的知識等。隱性知識的存在依賴于精細化的檔案管理手段，依賴于員工的專業技能、工作經驗等，隱性知識存在于檔案管理者的頭腦中，并通過相關的檔案顯性知識傳達出來。知識管理的理念就是要把相關的顯性傳遞給受眾的同時把成熟的經驗、理念等以固化的方式在組織內部傳承。檔案信息化建設推行知識管理的理念就是使知識的受眾能夠在最大的限度和范圍內獲得共享信息資源，并通過促進隱性知識向顯性知識的轉化實現服務公眾共享資源的目標。這既是檔案管理部門工作創新的目標，也是檔案管理部門服務社會的最終追求。
2、檔案管理呼喚知識管理理念
隨著信息化時代的到來，迅速信息、率先占有信息、平等共享信息成為信息時代勝負紛爭的重要籌碼。檔案管理工作者作為重要的公共知識存儲者應及時把檔案資料、數據文件及時、便捷、準確地傳播到社會，相應地，檔案工作者的角色也要發生變化，正如在上世界90年代，加拿大著名的檔案學者特里·庫克（Terry Cook ）指出檔案工作者應“由實體資料保管員轉變為知識提供者”，提出檔案工作者不應局限于分類整理知識、保管知識，而應該想辦法傳播知識、轉移知識、探尋知識，并提出要“把著眼點從信息轉移到知識上（探尋、傳播、理解），從建立數據庫到建立知識庫上”，“引導利用者從泛濫的具體信息過渡到知識甚至智慧”，倡導把知識管理作為檔案工作者的重要職責。既然涉及到管理，知識管理的內涵就不僅僅是紙質文檔的分類保存，更應該涉及到知識的傳播。
同時，另一位檔案學者高德·拉伯楚克（Gord Rabchuk ）呼吁檔案管理界要緊緊抓住信息時代知識爆炸的特征，把檔案工作同知識管理革命緊密聯系，要通過檔案管理工作為世界各行業的決策者提供有重要參考價值的信息，也即“21世紀檔案工作者將在有關的知識管理決策中，承擔重要責任。”檔案管理本身就是在對知識進行管理。檔案管理工作如對檔案的收集、整理、統計、檢索實質就是對顯性知識進行加工和處理以滿足公眾需求的過程。信息時代的到來要求檔案管理從檔案實體管理轉變為更加關注于通過隱性能力來實現對顯性知識的管理，實現檔案管理的智能化，形成顯性知識和隱性知識的匯集。
三、知識管理背景下檔案信息化建設途徑
1、推進知識編碼化工作
在知識管理中，顯性知識通過傳統和現代的技術手段均可以獲得，而隱性知識助推著顯性知識的可辨性。檔案信息化建設不僅要求顯性知識在更大的范圍得到傳播，而且要求在更大的廣度上有相應的標碼認同，同時要求隱性知識能夠切實服務于顯性知識的傳播。在這種情況下，傳統的檔案收藏中心就需要轉變為知識創新中心，而知識編碼化工作為這種轉變提供了可能。
知識實現編碼的核心思想是將所需的知識標準化。知識實現編碼后能夠提高知識傳播的效率，能夠使知識在更大的范圍得到認可和利用。運用信息化的手段通過知識編碼并存儲編碼化的信息能夠把檔案知識轉變為有條理的顯性知識傳播方式。編碼的過程則成為工作流程，在此基礎上，運用信息技術將工作流程規范化、標準化。最后，建立數據庫，將編碼后的知識放入數據庫，這樣，知識就可以被更廣泛的受眾接收，從而使得知識從無序到有序。
2、推動檔案工作者實現隱性知識相互傳播
檔案是社會生產、管理、經營、歷史的原始記錄，而檔案工作者是熟悉并掌握著這些知識資源。檔案的特殊性決定了檔案工作者的特殊性。在檔案信息化建設過程中，如何把檔案工作者長期工作的隱性知識作用于檔案資料（屬于顯性知識）的傳播是十分重要的任務。在檔案信息化建設中，重要的任務是把傳統檔案工作者的工作經驗與新進檔案工作者相對嫻熟的信息管理技術相結合，形成隱性的知識管理技能。這就要求檔案管理部門要采取多種形式的學習如集體學習制度、技術討論活動、電子論壇形式等，促進檔案工作者的經驗交流。促進隱性知識的相互傳播。
此外，檔案管理部門有必要通過專業技術培訓來提升檔案工作者的整體素質，縮小管理者和普通工作者、不同崗位工作者之間的知識落差，同時要營造平等和諧的溝通環境，檔案管理部門有必要建立平等開放的學習機制，建立檔案工作者之間平等分享隱性知識的激勵機制，使得經驗技能在溝通中得到傳播，新的經驗技能又在傳播中得到升華，從而形成新的隱性知識。
3、實現圖情檔信息資源一體化管理
檔案信息化建設的一個目標是在信息化技術的基礎上，使檔案工作被動的信息服務轉變為主動的知識創新服務。圖情檔作為不同的信息資源，統一于知識管理理念下的信息化建設。圖情檔資源的人為割裂容易造成資源的浪費，不利于資源實現共享，不符合知識管理關于知識傳播共享的信息整合理念。檔案是社會的原始記錄，包含著原始信息，圖書是社會發展規律的認識和集成，記錄著人類對社會發展的思考，情報則是對社會新知識的探索和記載。圖情檔信息資源一體化是數據資源共享的需要，是信息化社會的客觀要求。檔案信息化建設需要把圖情檔資源通過信息化技術進行深度整合，能夠更好地使受眾立體化、全方位地進行知識的學習。
【參考文獻】
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[5] 彭明彧.知識管理背景下檔案工作的定位思考[J].湖北檔案，2004.
關鍵詞：檔案管理；知識管理；關系
1、知識管理提升檔案管理
1.1知識管理可以拓展檔案管理的領域。傳統的企業檔案管理過分強調檔案與文件、檔案與圖書情報的區別，將文件、圖書情報等排除在管理職責之外，從而極大地限制了自身活動的范圍。傳統的企業檔案管理拘泥于歷史記錄的保管，而不是為現實工作服務，脫離于企業價值創造過程之外，從而極大地限制了自身發揮作用的領域。知識管理要求將包括文件、檔案在內的一切載體形態的知識納入管理范圍，并將不同載體形態的知識進行整合與集成，建構一個整體的知識資源體系。知識管理強調在企業各項生產、經營、管理活動中創造知識、共享知識、應用知識，使知識直接服務于企業價值創造活動。這樣，檔案管理就被融入一個更廣闊的活動領域，而與組織的發展戰略、業務活動直接相結合，成為企業日常工作中必不可少的組成部分。
知識管理要求將包括文件、檔案在內的一切載體形態的知識納入管理范圍，并將不同載體形態的知識進行整合與集成，建構一個整體的知識資源體系。知識管理強調在企業各項生產、經營、管理活動創造知識、共享知識、應用知識，使知識直接服務于企業價值創造活動。這樣， 檔案管理就被融入一個更廣闊的活動領域，而與組織的發展戰略、業務活動直接相結合，成為企業日常工作中必不可少的組成部分。
1.2知識管理可以提升檔案管理的價值。傳統的企業檔案管理重保管輕利用，通過查卷、借閱、復印等落后的手段，被動地提供簡單、淺層的檔案服務，不能充分地滿足用戶對信息、知識的需求，不能有效地為企業各項生產、經營、管理活動服務。知識管理強調借助先進的信息技術，最終實現知識的價值，提升企業的核心競爭力。檔案管理現代化通常指三方面的含義：一是在檔案管理中運用現代化的技術和手段；二是檔案管理人員掌握了現代科學知識；三是建立起現代化和科學的檔案管理機制。計算機時代下，計算機技術已經運用到檔案管理之中，使得檔案管理具備了硬軟件基礎，如打印機、掃描儀、數碼相機、計算機等硬件設備被應用到檔案管理部門，而在查詢、利用、存儲等一系列的應用中，都建立了軟件支持，如聯機數據庫、網上信息咨詢平臺等，這就為現代檔案管理智能化提供了有效支持。[1]檔案工作中的人性化管理是指在檔案管理過程中，在充分尊重人、信任人、愛護人的基礎上實現的以人為本的管理理念。具體體現在三個方面：其一、檔案工作人員的人性化管理，包括檔案工作人員的專業素質、服務質量、工作環境、獎懲制度等；其二，檔案基礎工作建設；其三，檔案工作環境的改善。[2]
2、檔案管理促進知識管理
2.1檔案管理有助于沉淀、積累知識。隱性知識占企業知識資源的大部分，而且具有相當重要的價值。但是，隱性知識存儲于企業員工個人的大腦之中，難于管理。根據野中郁次郎和竹內弘高的SCEI模型，對于隱性知識的管理有兩種途徑：一是從隱性知識到隱性知識的“社會化”（socialization）；二是從隱性知識到顯性知識的“外部化”（externalization）。但是，隱性知識“社會化”之后還是隱性知識，仍處于難于管理的狀況，而且當員工流動率較大時，組織的隱性知識資源就易于流失。因此，一些學者質疑“社會化”的真實有效性和普遍適用性。學者貝克曼就認為，“隱性知識只有通過外部化、文件化轉化為組織的能力才能對組織產生價值”。至于“外部化”，就是我們通常所說的隱性知識顯性化，即通過記錄將隱性知識“物化”于文件、檔案之中。檔案管理強調企業在各項活動過程中產生必要的文件，客觀地記錄企業各項活動的全部過程和結果，防止組織記憶的丟失。員工在工作中會自然地運用其隱性知識來認識問題、解決問題，對員工工作過程和結果進行客觀的記錄，形成文件，就可以將其隱性知識部分“物化”于文件之中。這些文件被歸檔保存下來，就實現了組織知識的沉淀。
2.2檔案管理有助于傳播、交流知識。信息和知識的傳播、交流主要有兩種途徑：一是語言，二是書面。語言交流包括面對面的口頭交流、會議交流和電話交流。書面交流主要是指以文件為載體或工具的交流。語言交流的優點是簡潔、隨意，便于及時對某一問題進行深入探討，易于激發知識創新。語言交流的缺點在于：第一，受到時間、空間的限制，信息、知識傳播的范圍較小；第二，信息幾經傳遞以后，容易發生損耗或失真，難以保證信息的真實性；第三，語言交流過程中，時常不會生成相應的書面記錄，從而不利于組織記憶的留存、知識的沉淀，已故美國著名檔案學家謝倫伯格曾經批評電話是“掠奪歷史的大盜”。書面交流的缺點是過于正式、規范，不便于即時對某一問題進行深入探討；文件所要求的規范統一的格式與處理程序，有時會無形中約束員工的知識創新思維。但是，借助現代信息技術的書面交流（傳感技術、計算機技術、通信技術）可以不受時間、空間的限制，信息、知識的傳遞速度快，傳播范圍廣；減少發生信息損耗或失真；便于及時記錄信息、沉淀知識。通過交流，檔案管理人員可以及時了解信息需求，推動檔案管理開發檔案資源，真正實現“開發信息資源，服務四化建筑”；知識管理人員可以針對檔案管理人員的需求，積極地向他們提供技術支持，使檔案資源的開發更加高效快捷安全。
2.3檔案管理有助于理解、挖掘知識。檔案管理的最基本理論和最高原則是“來源原則”（Principle of Provenance）。來源原則起源于近代法國，是在逐步否定事由原則（principal of pertinent）的過程中產生的。來源原則在不同國家表現的模式盡管略有差別，但這并不妨礙各國對來源原則核心思想或者說基本內容的理解和認同。來源依據傳統的“來源”一般是指文件的形成者。電子時代的“來源”是指文件的形成者、形成目的、形成活動、形成過程等，“即文件是由誰、在什么條件下、運用哪些數據、為了何種目的、采用怎樣的結構形式等方面的綜合背景，這些來源信息正是了解、管理和利用電子文件的關鍵所在”。對來源的尊重，使得文件、檔案在記錄“內容知識”之外，還隱含了更深層的“背景知識”。這種“背景知識”可以幫助人們更好地理解“內容知識”，也可以為人們提供尋找知識的線索和評價知識的依據。因此，加拿大著名檔案學家特里?庫克認為，來源維護了文件、檔案的證據價值與相互關系，“這種證據和職能的相互關系是檔案人員的特殊權限范圍，也是使數據變成信息、信息變成知識的關鍵”。[3]
結語
檔案管理和知識管理工作都是企業內部管理工作中的重要內容，加強企業檔案管理和知識管理工作，能夠降低企業經營風險，提高企業發展戰略的有效性和準確性，不斷提升自身的價值，能夠為社會提供更好的服務和發揮更大的作用。
參考文獻
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[2]徐淑霞.淺談檔案工作中的人性化管理[J].學術園地，2009
[3]徐擁軍.檔案管理與知識管理的關系研究[J].山西檔案.2008
摘要醫院檔案信息化建設的最終目的便是使檔案信息得到更好更全面的利用，以此來滿足醫院各方面的需求，為醫院服務病人以及更好的發展創造有力條件。本文通過對知識管理進行概況分析，從知識管理的角度探討醫院檔案信息化建設的重要性以及相應的建設措施。
關健詞知識管理醫院檔案信息化建設重要性措施
隨著信息化時代的發展，信息化技術對各行各業都產生了深厚的影響，而信息化作為現代醫院檔案管理的重要考核標準之一，其信息技術直接關系到醫院檔案管理的效果以及服務水平，現階段，根據知識管理對醫院檔案實行信息化建設，不僅有利于醫院檔案的管理以及信息資源利用，同時對于行業的發展也有一定的促進作用。
一、知識管理的概況
知識管理具體指的是在組織中構建一個量化與質化同時兼備的知識體系，讓組織中的資訊與知識，通過獲取，創造，分享，整合，記錄，存取以及更新等過程，達到知識不斷創新的目的，并反饋到知識體系中，使個人與組織的知識得到有效的積累，從系統的角度進行思考，從而有助于組織的智慧資本做出正確的決策，以適應市場的不斷變遷[1]。
而根據醫院來對知識管理進行分析，就是以人為中心，以信自作為基礎，以知識創新作為目標，將知識看成是一種可開發資源的管理思想，簡單的分析，就是在人在管理過程中對其集體的知識與技術的捕獲與應用的一個過程，其目的就是讓信息的處理能力與知識創新能力能夠有效的結合，從而找出其結合方式，并在整個信息管理過程中以實現知識共享為目標，以恰當的時間將恰當的知識傳遞給最恰當的人，從而最終使其做出恰當的決策。
二、醫院檔案信息化建設的重要性
在如今的互聯網時代，醫院檔案信息化建設不僅可以實現醫院自身的檔案信息系統化，同時醫院也可以通過此平臺開展益民工程，樹立醫院自身的良好形象，提升醫院的經濟效益，如今隨著英特爾網絡的崛起發展，使醫院的檔案工作伴隨著發展機遇的同時也面臨著更多的挑戰，通常情況下檔案信息的收集，整理，存儲以及利用其本質上就是信息資源的生產加工，是一個完整的信息產業體系，而檔案信息作為一種特殊的知識結構，其在人類社會的發展進步中起著不可替代的作用，就醫院而言，病人的檔案信息準確與否，利用是否全面，直接關系到病人的疹斷效果以及治療情況，因此醫院的檔案信息化建設是醫院檔案工作發展之下的必然趨勢，同時也是工作重點，其發展建設的情況也勢必會影響到醫院的現代化管理。
三、基于知識管理下醫院檔案信息化建設的幾點措施
在知識管理的背景下，醫院檔案信息化建設的措施需要從檔案工作的技術層面進行分析，具體如下：
（一）建立電子檔案信息庫
通常情況下，醫院的檔案室由于空間狹小，里面許多關于醫療，教學，科研等具有重要價值的活動內容資源沒有得到充分的利用，而檔案信息化建設實現了檔案信息資源的無限儲存性，也就意味著可以無限度的收集醫療信息資源而不用擔心儲存問題，因此首先要建立一支具有專業技術水平的信息管理人才隊伍，能夠在關健時刻及時找出檔案庫中需要的信息資源，同時要對檔案進行科學的分類，錄入并管理，解決傳統檔案管理中立卷難，工作效率低下等問題，醫院檔案信息化建設實質上就是建立電子檔案信息庫，利用電子設備空間的無限性來完成檔案息化的建設。
（二）建立與發展聲像檔案
通過聲像檔案可以將一些臨床，教學，科研活動內容等完好無損的保留下來，一般情況下醫院的檔案信息具備多層次，多結構以及多視角的特點，為了使這些檔案信息的存在意義與價值能夠可視化的體現出來，可將最有意義的一個瞬間鏡頭或者一段畫面通過錄像的方式記錄下來，這樣聲像的記錄方式其價值意義遠遠大于單純的文字記錄，雖然醫院的聲像檔案較之文字檔案要少，但其特過殊的證明作用卻是文字檔案所不具備的，其可視性以及感觀性是文字檔案不可替代的，因此建立與發展聲像檔案也是醫院檔案信息化建設的重要手段。
（三）利用互聯網共享檔案信息
隨著互聯網的發展，大量的網絡信息鋪天蓋般的向著網民沖擊而去，而且隨著電腦與移動電話的普及，醫院的檔案信息資源從以前的封閉狀態過渡到現在網上資源共享，這就是醫院檔案信息化建設的有力證明。利用互聯網的特性將其作用發揮出來，然后構建醫療信息平臺，以此開設信息服務窗口，不僅可以醫院單位的服務水平，同時對于醫院的聲譽也可以相應的得到提升，而且隨著醫院檔案信息化建設的逐步完善，醫院檔案信息的管理對于醫療改革來說也會起到一定的促進作用。
四、結語
在知識管理的條件，醫院的檔案信息化建設具有重要意義，不僅關系到醫院醫療水平的提高，同時對于醫院的健康發展也起到了一定的監督促進作用，而且通過建立電子檔案信息庫以及聲像檔案等方式可實現醫院檔案信息化建設的目標，達到資源信息共享的目的。綜上所述，本文通過對知識管理進行概況分析，從知識管理的角度探討醫院檔案信息化建設的重要性以及相應的建設措施，以期對我國的醫院檔案信息化建設提供相應的參考意見。
參考文獻：
一、檔案管理與知識管理具有一定的相通性
之所以說檔案管理與知識管理具有一定的相通性，主要表現在二者在管理的對象、目的、流程和技術等方面體現出來。
（一）管理對象的相通性
各類文件是檔案管理的主要對象，知識是知識管理的主要對象。知識的來源主要有兩個方面，一方面是通過自身的各種活動收集進而整理而得到的知識，另一方面是通過購買、贈送等各種方式獲得的文件、書籍等。從這個意義上來看，各類文件、書籍是屬于知識的范疇。由此可見，文件屬于知識，而文件又是檔案管理的主要對象，因此，文件也就成為了檔案管理與知識管理的共同管理對象。所以檔案管理與知識管理在管理對象上具有相通性。
（二）管理目的的相通性
檔案管理的目的是方便社會的利用，滿足用戶的需求。知識管理的目的在于讓知識實現價值，更好的為企業的發展服務，并把知識傳遞給其他人。從這一點上來看，檔案管理的目的和知識管理的目的在于讓人或者社會更好的利用，從而達到一定的目的。因此，檔案管理和知識管理的目的具有相通性。
（三）管理流程的相通性
檔案管理的流程一般主要為接收與征集、整理、鑒定、保管、統計和利用等，知識管理的流程是對文件予以收集存儲、加工整理、鑒定評價、實現價值等。通過對比二者的管理流程，發現二者極具相似性，都是從文件的接收開始，到文件的利用實現價值結束，因此，檔案管理和知識管理在管理流程想具有相通性。
（四）管理技術的相通性
在信息化環境下，檔案管理工作依賴于信息技術的應用，對檔案進行有效收集、整理等。而知識管理也是如此，知識管理離不開現代技術條件的支撐，比如網絡技術、電子郵件、搜索引擎等，這些都是完成知識管理必不可少的重要條件。由此可見，檔案管理與知識管理都需要在信息化的條件下才能完成技術管理工作。因此，檔案管理和知識管理在管理技術上具有一定的相通性。
二、檔案管理與知識管理具有一定的差異性
之所以說檔案管理與知識管理具有一定的差異性，主要體現在管理層面、管理范圍、管理特點等幾個方面表現出來。
（一）管理層面的差異性
檔案管理僅是專業類型的活動，或者管理技術的相關辦法。而知識管理并非僅僅如此，還包括價值觀層面和管理理念層面上的內容，甚至還包括更高層次的管理體系或者管理的方法論等問題。因此，檔案管理與知識管理在管理層面具有一定的差異性。
（二）管理范圍的差異性
檔案管理的范圍主要是文件、檔案等，而知識管理涉及到的范圍就較為廣泛，知識管理不僅要管理到文件、檔案，還要管理到圖書情報、員工的綜合素質和基本要求等各方面。因此，檔案管理與知識管理在管理范圍方面具有一定的差異性。
（三）管理特點的差異性
檔案管理是對文件和檔案的管理，更側重于對文件、檔案的規范性、程序化等方面的管理。而知識管理則鼓勵運用知識進行較為寬松境遇的管理，二者的側重點與管理的特點因此也就不同。由此可見，檔案管理與知識管理在管理特點上有一定的差異性。
三、檔案管理與知識管理相輔相成
之所以說檔案管理與知識管理是相輔相成的，主要表現在以下幾個方面。
（一）知識管理可以有效提升檔案管理
知識管理對檔案管理有著一定的促進和提升作用，主要表現在以下兩個方面。
一是知識管理可以有效拓寬檔案管理的管理范圍和管理領域。傳統的檔案管理強調的是文件和檔案的管理，忽略了文件、檔案對圖書情報等的重大作用，因而限制了檔案管理的工作范圍。知識管理要求把所有的知識納入到自己的管轄范圍內，并將知識進行有效整合，因此，在知識管理的帶動下，檔案管理可以有效的參與到圖書情報管理或者知識管理中去，因而擴大了自身的管理范圍。
二是知識管理可以提升檔案管理的重要價值。傳統的檔案管理就是通過復印、傳真等各種形式的方式對檔案進行利用，而知識管理則要求運用現代技術進行人性化的運用。因此，在知識管理的帶動下，檔案管理可以向著更為人性化的方向發展，更好的去完成自身的工作使命，提升檔案管理的重要使用價值。
（二）檔案管理可以促進知識管理的科學化發展
檔案管理可以促進知識管理的科學化發展，主要從以下兩個方面表現出來。
一是檔案管理的沉淀可以豐富知識管理的內容。目前，傳統的檔案管理中的很多文件都存放時間較為長久，但是這些并不是古董，科學合理的利用反而會成為巨大價值是知識。因此，正是因為有了檔案管理，才有了更為合理的保管這些資料，也更可能為知識管理豐富內容。
二是檔案管理有助于知識管理的傳播和運用。在檔案管理的作用下，很多知識得以保留下來。一般來說，知識的傳播主要通過書面和語言的方式進行。而檔案管理恰恰具備這兩個方面的優勢。所以也就能為知識管理的進一步傳播和運用做好了前提準備工作。
關鍵詞：知識管理 管理技術 檔案管理 數字化
一、檔案管理與知識管理相近相通
（一）管理對象重疊
如今，在檔案管理中，對檔案的分類十分的細致，主要是按照文件或檔案的內容進行不同程度的劃分，而且并對不同年限的的檔案進行明細的標記，并且排列好順序，以方便讀者在進行閱讀時，可以詳細的對檔案進行了解。而知識管理則與文檔管理有很大不同，它主要是對知識進行不同的分析、解釋和研究，也是文件最基礎的組成部分。組織的知識的知識為顯性知識和隱性知識。顯性知識是通過組織自身工作和活動中逐步形成的非文件和收買其他各個組織信息以及通過其他外部因素得到的文件和檔案；主要由收集、購買、交換等方式從外部獲取的圖書、報紙、期刊、數據庫等。目前在進行檔案管理的過程中，我們主要很大一部分是進行知識管理。換句話說其實知識管理其實包含著檔案管理，而且在進行檔案管理和知識管理時，我們所面對的對象其實都是文件和檔案。雖然從表面上這兩個管理方式是有著不同的管理模式，但是隨著科技的發展，這兩個不同的方式，都以及相互聯系和相互包含。
（二）管理目的相近
檔案是以知識形態為世界做出服務的一種方式，是為了滿足社會各界在需要某些知識時能夠提供到相應的檔案的一種管理模式。為組織各項活動提供檔案服務，滿足用戶的檔案需求，是檔案管理工作中的根本目的和管理模式，也是檔案管理工作在應用中的主要出發點和落腳點。知識管理的最終目標是實現知識的價值、提升企業的核心競爭力，為此在知識管理過程中必須通過將知識模式應用在恰當的地方，更是能夠傳遞給需要這些知識的人們，以便于其在工作中能夠對其產生良好的幫助和制定出最佳決策。
（三）管理流程類似
長期以來，我國檔案界將傳統檔案管理業務劃分為六個環節：檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、統計和利用服務。實現文件、檔案一體化管理、集成管理，則還包括文件的制作或接收、傳遞、處理、歸檔等環節。知識管理的流程是知識的產生、收集、存儲、加工、整理、評價、利用等。檔案管理和知識管理的管理流程相當類似：都是對散布在各個角落的文件或知識進行識別，收集，集中在一起。之后再整理，歸納，辨別。最后使之大眾化，可以被所有人利用學習，實現其應有的價值；而在利用過程中又會產生新的文件、檔案或知識，需要對其進行收集、存儲。
（四）管理技術相同
受信息技術全球化的整體趨勢影響下，科學技術越來越發達，信息傳遞越來越迅速，文件和檔案在管理中逐步的出現相互交流和相互的改革控制，各種信息形式的日益復雜化。對于從古代流傳下來的羊皮或絹帛或紙質的文件和檔案，為了能在當前網絡一體化的管理模式下適應發展，應當對其進行數字化處理，使其所傳遞的知識能讓現代人所了解學習。同時也可以保證檔案管理工作和知識管理能夠進行綜合應用。因此，現代檔案管理的全部活動——文件、檔案的制作或接收、傳遞、處理、歸檔、整理、鑒定、保管和提供利用等都依賴于現代信息技術。而知識管理更是信息技術飛速發展的產物，知識管理的實現離不開計算機技術、通訊技術和網絡技術等的應用。
二、檔案管理與知識管理相差相異
1、管理的對象不同
從管理的對象上來看，檔案工作的管理對象是對文本文檔、文獻資料等相關的可記錄與記載的信息進行管理，不論是在傳統的紙質管理模式中，還是在現代化技術下的檔案信息化管理模式中，其所要進行管理與工作的具體對象都是可見、可聞的信息或者數據；但是在知識管理中，它所管理的具體對象有可能是無法用文字或數據經記錄于記載的，比如企業員工在生活實踐中所領悟出的經驗之與知識管理的對象的范圍度進行比較，前者是應該被包涵于后者中的，即：信息包含于知識，知識包含信息。
2、管理的具體流程的不同
檔案管理工作的具體流程主要有信息資料的收集、整理、鑒定、保管、編目和檢索、統計、編輯研究、提供利用等等，其管理流程中的每一個環節都是極其重要的，這主要是檔案信息化管理工作的具體流程，相對較復雜，傳統的檔案管理工作程序就簡單很多了，它只有其中信息資料的收集、整理、館藏與利用四大環節；而知識管理工作中，它所包括的具體工作主要有：建立知識庫；促進員工之間知識的交流；在企業內部建立起尊重知識的良好環境；將知識作為企業的資產進行管理，知識管理需要在企業內部構建一個完整的、量化與質化的知識系統，讓企業員工通過不同途徑獲得相關的知識，并將所獲取的知識轉化為工作績效，最后回饋給企業，促進企業的發展
三、檔案管理與知識管理相輔相成
（一）知識管理提升檔案管理
1.知識管理可以拓展檔案管理的領域
傳統的企業檔案管理過分強調檔案與文件、檔案與圖書情報的區別，將文件、圖書情報等排除在管理職責之外，從而極大地限制了自身活動的范圍。而在管理內容上，現今的大多數企業檔案都只是記錄歷史，保留已有的文件，其實這些對于企業的發展來說，已經成為過去式，并不能帶來太大的利用價值，在當今的時代潮流下，檔案管理應該服務于現實，與時俱進，積極的搜集各種有利于企業進步發展的信息，進而歸檔研究分析，最大的發揮檔案管理的作用，為企業創造更多的價值。
知識管理要求將包括文件、檔案在內的一切載體形態的知識納入管理范圍，并將不同載體形態的知識進行整合與集成，建構一個整體的知識資源體系。知識管理強調在企業各項生產、經營、管理活動創造知識、共享知識、應用知識，使知識直接服務于企業價值創造活動。
2.知識管理可以提升檔案管理的價值
傳統的企業檔案管理重保管輕利用，大部分都是將企業過往的資料保存，所提供的信息自然也都是過時的，不能滿足企業發展的信息。而知識管理可以再分析研究知識的過程中發現新的信息，這樣一來，知識管理體現了檔案管理的意義，進而也提升了檔案管理的價值。。
（二）檔案管理促進知識管理
1.檔案管理有助于沉淀、積累知識
檔案管理可以保留從人類文明開始的一切知識和信息，通過文件或檔案的方式流傳下來，使后來者可以學習借鑒，豐富自身的知識，在此基礎上創新發展，這也是世界能夠得以發展的基礎。
2.檔案管理有助于傳播、交流知識
信息、知識的傳播、交流主要有兩種途徑：一是語言，二是書面。語言交流包括面對面的口頭交流、會議交流和電話交流。書面交流主要是指以文件為載體或工具的交流。
在語言交流的過程中對檔案管理分析與應用是最為關鍵的，但是語言交流也存在一些缺點，比如受時間空間的限制，容易失真，不能以書面的方式流傳下來等。對于書面交流來說，費時費力和文化限制又成為其主要的缺點。
3.檔案管理有助于理解、挖掘知識
檔案管理的最基本理論和最高原則是“來源原則。也就是說文件是在何種條件下被誰用什么方式為達到哪種目的而產生出來的。這些來源信息正是了解、管理和利用電子文件的關鍵所在。
關鍵詞: 教育實習質量控制檔案管理
教育實習是培養合格師資的必由之路,對學生的教師職業意識、教學態度、教學風格、教學方法、教學能力等都會產生深遠的影響。教育實習質量既反映學生質量,又反映學校的辦學水平,是高等學校本科教學工作水平評估的必查項目[1],因此,搞好教育實習的質量控制與相關檔案的規范管理是極其重要的。
一、教育實習的質量控制
教育實習包括課堂教學實習、班主任工作實習、課外活動指導實習等內容,本文主要探討課堂教學實習的質量控制措施。
(一)教育實習指導老師的遴選。
教育實習指導工作應選派具有講師以上職稱(含講師)或具有碩士學位、教育教學經驗豐富、思想作風好、工作責任心強的教師擔任。指導老師應為人師表、教書育人、嚴格要求學生,重視對學生獨立工作能力的培養。
(二)備課會。
備課是教學工作的一個基本而重要的環節。備好課是上好課的前提。對于實習生來說,盡管他們已經學了相關的專業知識和心理學、教育學、教學法等課程,但憑借個人的力量要備好課還是比較困難的,必須借助集體力量、發揮集體智慧。備課會就是集思廣益、共同提高的一條有效途徑。
在編寫教案之前,備課小組在組長的組織下,開一個有指導老師參加的備課會,對教學涉及的一系列問題進行廣泛而深入的討論。備課會上討論的問題包括:這節課教學內容在整個學科知識體系中的地位和作用;教學目的及達成措施;教學重點、難點各是什么,以及如何突出和突破;應采用哪些教學方法;如何引入新課;如何設計教學過程;應使用哪些教具;如何設計板書;如何理論聯系實際;應提出哪些問題讓學生思考和討論;應滲透哪些思想教育以及如何滲透;應培養哪些能力以及如何培養;如何分配課堂時間;如何鞏固新課;應布置哪些作業,等等。在備課會上,教師對發言積極的實習生要予以表揚,對有益的看法充分肯定,尤其要鼓勵實習生提出創造性意見,對實習生的不當之處也要組織討論、總結、完善。
(三)教案的撰寫、修改與熟悉。
教案是教師實施教學活動的具體方案,優秀的教案是上好課的重要保證,實習教案必須是詳案,即教師在課堂上的所有言行均要得以體現。教案一般包括課題、教學目標、教學重點、教學難點、教學用具、教學方法、教學過程、板書設計等內容。
在教案初稿完成后,實習生要根據這節課的教學目的和要求反復修改,直到自己和指導老師滿意為止,然后交原任課老師審批。在教案定稿后,實習生要反復熟悉,做到心中有數、運用自如,即使在課堂上遇到突發事件,也能處變不驚。
(四)試教過關。
備好課是不是就等于可以上好課了呢?對于實習生來說,回答是否定的。在備好課和上好課之間還存在一定距離,只有反復演練才能填充。反復演練不僅能使自己熟悉教案,而且能發現原來教案中的一些不足,從而起到檢驗教案、完善教案的作用,此外,反復演練使自己胸有成竹,能增強自己上好課的自信心。那么,怎樣檢驗實習生的演練效果呢?得力措施莫過于試教過關。
所謂試教過關,就是在上課前兩三天,指導老師聽實習生試講,以檢驗實習生的試講是否達標。要搞好試教過關,首先必須使實習生清楚試教過關的標準,其次要對實習生嚴格要求,嚴格把關。雖然實習生清楚了試教過關的標準,努力有了方向,演練有了目的,但效果到底如何,還受他們自身素質和主觀努力程度的影響,所以要真正使實習生達到試教過關的標準,指導老師還須對他們的備課和自我演練提出要求,并進行督促、檢查和指導,對試教時出現的問題予以糾正,對達不到要求的試教重試。
試教過關,對實習生既是壓力,又是動力。因為要試教過關,實習生就要更加認真地鉆研課程標準和教材,更加深入地了解學生和研究教學方法,更加精心地編寫教案和修改教案,更加主動地反復演練,這有利于提高教學水平。
(五)上課。
上課是教育實習最基本最重要的環節。實習生一定要精心準備,認真上好每一堂課。在上課時,要精神飽滿,全神貫注。在講課過程中,把注意力集中到學生身上,實現師生之間感情和信息的交流,不低頭看教案,不照本宣科,更不東張西望,而要穩重、親切、耐心、熱情、循循善誘,語言簡潔、流暢、生動,沒有口頭禪,聲音宏亮、清晰,讓所有學生都能輕松入耳。另外,既要尊重教案,又要根據課堂實際靈活調整教學方案。
(六)課后評議與自我小結。
每一次上課后,聽課教師與上課教師都要一起召開評議會,評議的項目包括教學內容是否正確,重點是否突出,難點是否突破,教學組織是否恰當,教學方法是否合適,教學語言是否簡潔、生動,教學效果如何等。總之,在評議會上,教師既要充分總結實習生的優點,又要指出存在的不足,并探討改進的措施。實習生要充分聽取大家的評議意見,總結自己在教學上的長處,明確自己的不足及今后改進的措施,真正做到一步一個腳印,一課一個臺階。
(七)實習成績考核。
實習生必須按照實綱的要求,完成實習的全部任務,提高實習報告等實習材料方可參加考核。實習成績應根據學生的實習態度、出勤與任務完成情況等項目進行綜合評分,實習成績評定應采用“優、高、中、及格、不及格”的五級記分制。實習不及格者需要重修,并經考核合格后方能獲得教育實習學分。
二、教育實習的檔案管理
每個學生的實習材料裝訂成冊,然后按學號從小到大順序存檔。每個學生的實習材料包括實習手冊、一份規范的教案、一份班主任工作計劃、一份實結、一份實習論文等內容。實習手冊內容包括實習生基本情況、實習學校基本情況、實習班級基本情況、實習班級學生名單、實習日志、聽課記錄、實習情況匯總表等。每個實習生都要認真填寫實習手冊,其中的每一項內容都要填全。此外,每個實習隊的實習計劃、實結與優秀實習生名單也要歸檔。
建立自我完善、自我約束的教學(包括教育實習)質量監控體系是質量控制的重要保證[2],是高校本科教學工作水平評估的主要目的之一[1],高質量的教育實習和相關檔案的規范管理是一個學校辦學水平高的重要憑證[3]。因此,教育實習的質量控制與相關檔案的規范管理工作,值得每個高校認真對待、積極探索、不斷完善。
參考文獻:
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關鍵詞：知識管理；企業檔案管理；傳統檔案管理；困境分析
企業檔案管理能夠起到穩固企業發展、為企業指明前進方向的作用。通常情況下，企業的檔案具有數據龐大、資料繁多的特點，尤其是公司規模較大的企業，檔案數量更為龐大[1]。然而，當前大部分企業在進行檔案管理時，仍然存在一些問題有待解決。
1 企業檔案管理所面臨的問題與困境
1.1 傳統檔案管理技術落后
傳統檔案管理技術明顯與現代信息技術發展程度存在落差，造成企業管理水平較為落后。隨著信息技術的不斷發展，已經逐漸滲透到我們的日產生活、生產之中。傳統的檔案管理方法通常是采用人工記錄、紙質記錄的方式對企業檔案進行管理。而這種管理方式很容易造成企業檔案丟失或損壞的情況，不利于企業人員進行管理[2]。除此之外，對于具有悠久歷史的大型企業而言，長久積累之后，所擁有的檔案資料數量巨大。而在管理過程中，當管理人員出現交替時，容易出現交接漏洞，導致某些企業重要檔案在此過程中遺失。
1.2 企業檔案管理重視度不夠
企業領導對檔案管理工作的重視度不足，會大大降低檔案管理水平。根據調查顯示，我國大部分企業對檔案管理工作的投入力度均相對較弱，很多企業領導認為檔案管理僅僅只是資料的收集與儲存，而忽略了檔案管理所能帶給企業的指向作用。當企業領導對檔案管理重視不足時，會影響檔案管理工作人員的工作態度。有可能會讓檔案管理人員出現懈怠的工作情緒，極大的影響了檔案管理工作效率。
1.3 企業檔案管理人員素質不高
企業在選擇檔案管理人員時，通常只會關注人才的耐心、細心度，而不會特意選擇具有專業檔案管理能力的人才。甚至在很多企業，為了節省人力成本，會選擇從其他部門，如辦公室部門調任或兼任檔案管理工作。當檔案管理工作人員能力不足時，會降低檔案管理工作的所應有的效果，導致企業領導更加不重視檔案管理工作，呈現出惡性循環的狀態。在檔案管理人員管理制度方面，大多數采用同樣酬勞雇傭人才。長久下來，會讓表現優秀的工作人員慢慢變得失去工作積極性，認為無論做多少工作都會得到相應酬勞，導致工作效率與質量的降低[3]。
1.4 檔案管理搜索性差
在傳統的檔案管理方法中，通常會對所收集的檔案資料進行檔案盒歸納與整理。當需要尋找某份資料時，即便是檔案管理人也很難在短時間內將檔案資料快速搜索出來。當資料年份較長時，甚至可能出現“無跡可尋”的狀況，極大的降低了檔案管理水平。檔案管理中，檔案資料管理的搜索性較差，在關鍵時刻無法及時提供必需資料，可能會對企業造成巨大的損失與影響。
2 基于知識管理的企業檔案管理模式應用
2.1 構建企業檔案文化管理模式
企業檔案管理水平需要良好的企業文化背景進行支撐，先進的企業文化背景可以改變企業人員落后的思想觀念，讓企業員工能夠主動學習新知識與新事物。為了更好的建設企業檔案文化管理制度，企業應當為檔案管理工作人員建立能夠進行知識共享的交流平臺，還可以將檔案管理的相關知識以講座的形式定期在企業進行宣講，讓檔案管理人員能夠接觸到新信息與新知識，以此來提高企業檔案管理水平。
2.2 采用企業檔案信息管理模式
為了能夠滿足知識時代的需求，在基于知識管理的基礎上，將企業的檔案資料信息進行整理與分類[4]。傳統的檔案管理模式下，會出現檔案信息混亂的狀態，導致企業各個部門不能得到良好溝通，檔案信息共享實現困難。而構建完全的企業檔案信息管理制度，可以為企業的檔案資料設立不同類型、專題等進行信息分揀，以求最大程度能夠利用企業檔案，充分利用知識管理優勢，提升企業檔案管理質量。
2.3 充分實現企業檔案的服務性
企業檔案管理的目的之一，就是為了能夠滿足后續人員對資料的查閱與經驗的獲取。在所收集的檔案資料中，包含人事管理資料、企業經手項目詳細資料等很多內容，相當于是企業的成長日記。在企業的成長過程中，通常不會一帆風順，每一次磕絆、損失都能成為后期發展的借鑒。企業檔案管理應當在企業人員需要時提供有用信息，才能充分實現檔案管理工作的服務性。而基于知識管理的企業檔案管理模式，可以利用現代先進技術，改變傳統紙張管理，將檔案管理移動依附于計算機技術中。利用計算機技術，能夠快速搜索所需資料，還可以對重要檔案進行多重備份，避免出現檔案的遺失或損壞，確保了檔案的完整性。
2.4 提高企業領導對檔案管理的重視度
企業領導應當加大對企業檔案管理的重視度，改變傳統管理觀念，充分融合知識管理理念，運用先進信息管理技術，將企業檔案管理的效用充分發揮出來。當企業領導對企業檔案管理工作具有足夠的重視度時，能夠給予企業檔案管理工作更多支持。首先，在資金投入方面。有足夠的資金，檔案管理工作人員才能更主動、更積極的開展工作，還能購買足夠的工作所需設備，充分滿足檔案管理工作需求。然后，在影響力方面。當企業領導對企業檔案管理工作足夠重視時，會感染檔案管理工作人員，讓檔案管理人員能夠在工作時感受到自己對企業的貢獻，挖掘自身的價值[5]。只有這樣，才能顯著提升企業檔案管理質量。
2.5 加強對企業檔案管理人員的培養力度
企業領導在定崗時，為了充分實現企業檔案管理的實際作用，不得S意選擇檔案管理人員。在選擇檔案管理人員時，應當進行綜合性思考，觀察招聘人才的檔案整理能力、檔案收集能力、檔案分析能力以及總結歸納能力。優秀的檔案管理人才不僅能夠將檔案進行有序管理，還能在將檔案資料有序管理的同時，還能從企業的歷史檔案資料中，對企業過去的不足進行總結，進而能夠幫助企業獲得更長遠的發展。除了在初始選擇需要慎重外，企業領導還應當定期開展基于知識管理的檔案管理相關講座，聘請專家進行定期講解。知識在不斷進步，技術在不斷提升，檔案管理人員只有不停歇的進行學習，才能保障自己不會處于落后狀態，才能更好的完成檔案管理工作。同時，對于檔案管理能力強，工作質量高的工作人員，企業應當給予適當的精神、物質獎勵，以此來激發其他工作人員的積極性，讓全體員工能夠保持積極向上、努力工作的狀態。對于管理能力差、工作狀態不良的員工，應當及時進行了解，給予幫助，讓員工可以早日恢復狀態。
3 結束語
綜上所述，傳統的檔案管理模式已經不能滿足我國企業的發展需求。因此，為了能夠真正實現檔案管理在企業中的作用，應當早日進行改革，選擇基于知識管理的企業檔案管理模式，以此來提升企業檔案管理效果，確保企業能夠朝著健康、繁榮方向發展。
參考文獻
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關鍵詞：數字檔案館；知識管理；知識服務
1檔案知識管理的服務方向
知識管理的核心是通過對知識本身的管理（包括顯性知識和隱性知識的管理）和對知識過程的管理(包括知識生成、知識積累、知識分類、知識整理、知識組織、知識挖掘、知識開發、知識服務、知識共享、知識交流和知識評估等)，充分挖掘知識的內在潛力，提高創新能力。
2檔案知識管理的服務模式
2.1主動式知識服務模式：通過檔案用戶需求建模，刪除與主題無關的知識資源，提高知識資源的篩選效率，為檔案用戶提供全過程、全智能化的主動式知識服務。2.2交互式知識服務模式：依托信息管理平臺，通過跟蹤服務，發現和挖掘用戶的潛在需求，以主動提問的方式引導用戶更有效地利用知識。2.3推送式知識服務模式：充分發揮知識庫中知識地圖的效用，記錄和分析用戶以往的檢索需求，通過知識單元之間的語義關聯自動發現相關需求，定制性地推送急需的知識資源。2.4導航式知識服務模式：面對海量的檔案知識資源，需要通過導航式的服務方式為用戶提供服務。
3檔案知識資源的科學規范管理
各類知識資源的科學規范管理不僅能真實反映企業發展歷程，而且對有效保存企業知識，實現企業知識共享，提供有效信息服務，保持企業核心競爭力等方面起到了重要基礎保障作用。3.1重視核心知識資源的科學規范管理，保證歸檔文件的系統完整、安全可靠與長期可讀。3.2加強電子檔案管理：嚴格執行國家相關標準和規范《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T18894-2002)，確保電子文件的標準統一，格式一致，數據規范等。同時綜合管理信息平臺的應用，保證了對電子文件的全程控制。3.3做好紙質檔案的數字化工作。首先要進行重新鑒定。根據本單位實際，將永久、長期和短期檔案進行一次全面系統鑒定，剔除無保存價值的檔案。其次，做好優選工作。把利用率高、價值高、社會需求大的檔案優先數字化，進行全文錄入。最后，要建立檔案目錄數據庫，方便檢索。在數字化工作中，要嚴格遵循規范性、安全性和效益性原則。
4建立符合用戶需求的檔案知識管理體系架構
4.1獲取與轉換：從用戶角度進行組織建設，圍繞企業生產經營、管理決策等核心工作，尤其是重點項目的需求，先建選題目錄數據庫，按照主題或專業等多種分類原則；后建選題內容數據庫，采集相關數字信息，并按照知識化管理的要求進行加工處理，轉換成結構化數字信息，包括信息整理、格式轉換、知識分類、知識編碼等過程。4.2挖掘與發現：構建檔案信息數據庫、數據倉庫和相關知識鏈接，實現檔案信息資源的整合、組織、存儲和更新。同時利用先進的隱性知識挖掘工具，將信息管理系統中的元數據信息、背景數據和用戶信息作為一個集合體，從中發現隱含的有規律的信息，應用特定的算法工具，找出相關的知識聯系。4.3分類和建模：按照分類標準構建有序化的數字檔案信息資源分類體系。充分利用專題數據庫的功能優勢，立足用戶需求建設企業各類知識庫，如院史庫、文檔庫、資料庫、規章制度庫、榮譽庫等，成為企業知識資源管理與知識服務平臺,實現集成化和智能化管理。在檢索方面實現了目錄檢索，全文檢索和空間檢索，提高了檔案的查全率和查準率。4.4反饋和更新：用戶反饋就是判斷、評價知識的價值，將有用的知識信息輸入知識庫。用戶可以將知識服務過程中的任何問題提供給檔案管理員，并提出意見和建議。這樣有助于更好地挖掘用戶需求，提供有針對性的服務，將隱性知識顯性化，并轉化為生產力，具有高邊際效益，成為知識服務的重點。
5知識服務的有效應用
5.1專題服務。充分利用數據庫技術進行整序和知識重組，將檔案的歷史價值體現出來，形成知識密集型的服務內容。檔案編研員通過對檔案用戶的需求偏好分析，查閱相關檔案資料編撰成為系統性強，參考價值高的專題。利用電子檔案舉辦展覽，形式新穎多樣，紙質、照片、錄音、錄像、實物檔案等都可以通過數字化后完整地展現其原貌，使展覽內容豐富，有身臨其境之感。5.2咨詢服務。數字檔案館咨詢服務是利用現代化服務軟件，包括電子郵件、留言表單及在線實時通訊等，解決檔案用戶在尋找相關信息和知識過程中遇到的各種問題，幫助其更好地利用館藏資源，找到所需的信息和知識，實現有一定深度和知識含量的服務。
6促進信息共享與知識創新
知識庫建設是在數字化前提下，向網絡化、合作化和集成化方向發展。創新信息資源建設模式，實現實時通訊、協同工作、共享文件等功能。充分發揮專業用戶的作用與積極性，同時加強館際間的交流與合作，實現網絡信息資源共建共享。
7對企業知識管理者的新要求
7.1在知識層面上，要兼備檔案學專業知識及相關學科知識。對數量龐大的檔案進行科學管理，具備發現和尋找信息的能力；組織和管理信息的能力；評估和傳遞信息的能力。不僅讓用戶更有效率地使用檔案資源外，還可根據檔案提供者的背景資料，找到該主題領域內的知識專家，進一步實現企業知識的交流和共享。7.2在技能層面上，要具備信息管理技能與溝通協調能力。知識庫建設是數字檔案館的中樞工程，是成功實施知識管理戰略的先決條件之一，其規劃、實施、管理、維護、標準建設等都需要相關人員具備較高的綜合素質，不僅要熟悉館藏，還要掌握數據庫管理的基本技能和業務流程。加強知識管理的培訓和學習，營造合作與研究的環境和氛圍。7.3在態度層面上，要具有良好的人格特質。知識管理者具有敬業精神，工作細心、耐心，工作積極主動，樂于學習新知識，有一定的創新能力。總之，在大數據時代晨曦初現的當口，檔案部門在創新性地開展知識管理建設工作中，為社會提供了一種全新的服務模式，使檔案管理工作真正適應知識經濟時代的要求，為企業的發展做出更大更多的貢獻，不斷開創檔案工作的新局面。
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一、合并高職院校干部人事檔案管理與利用存在的問題
1.領導重視不夠，專業人員缺乏
合并的高職院校，干部檔案管理實現了由被動式管理向主動式管理轉變的模式，師資隊伍迅速膨脹，干部人事檔案管理的工作任務加重，然而，部分高職院校沒有配備專用的檔案庫房，沒有設立單獨的人員編制，這樣勢必影響組織人事部門其他工作的順利開展。
2.制度不規范，管理手段落后
合并高職院校由于先前的隸屬關系、辦學規模、管理方式不同等歷史原因，導致出現檔案管理制度規范不一，質量參差不齊、人員構成復雜、管理手段落后等問題。如歸檔材料沒有統一的規格；收集過程中紙張大小不統一；檔案材料沒有進行規范整理，有的甚至沒有進行科學的分類和裝訂；現代化的管理技術和手段尚未得到有效的應用。
3.信息開發利用率差，發揮服務作用程度低
干部人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態和被動服務局面，人事檔案信息資源的開發利用程度不高，往往大多只限于干部考察和發展黨員等方面，在師資培養、人才選拔、人才穩定與年度考核等方面未能真正起到應有的作用。
4.升級達標工作任務繁重
很多學校合并升格后，就趕上了中央組織部要求開展干部“三齡一歷”審核工作，這對干部檔案管理提出了很高要求，而原先幾所學校檔案工作起步不同，有的學校已經經過了上級部門的檢查驗收，達到干部檔案管理目標一級、二級或三級標準，有的規模甚至都沒有按新標準整理過，檔案管理人員的工作任務繁重。
二、解決問題的途徑
1.領導高度重視，提高檔案管理人員素質
學校領導，尤其是主管組織人事工作的領導，應充分樹立起檔案意識，合并高職院校應在機構設置和人員編制上給以充分保證；在檔案經費上落實到位，增添必要的硬件設施；主動關心檔案工作者的工作、學習、生活，當他們在工作中取得了成績或圓滿完成了工作任務時，主管領導應及時給以表揚和認可，同時還要讓他們享受同等的升遷機會，促進人事檔案工作績效的提高。提高檔案管理人員素質，是做好這項工作的重要依據。安排在崗人員進行業務培訓，系統地學習黨和政府制定組織人事工作的政策、法規和檔案專業理論知識，以適應新時期高等職業教育事業發展對高校干部人事檔案管理的新要求。
2.加強規章制度建設，提高檔案管理的現代化水平
建立健全一套完整科學的干部人事檔案管理工作規章制度，真正發揮人事檔案“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時收集、補充、更新和完善人事檔案材料，對收集檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精練，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實。順應時代的發展，增加資金投入，嚴格執行現代化管理標準，注重信息的準確性、唯一性，做到劃分準確、排列有序、條目清楚、查找便捷。
3.建立信息網絡，充分發揮服務效能
干部人事檔案管理信息化包括兩層含義：一是要把檔案中的手寫文字信息電腦化、數字化；二是要把數字化的信息網絡化，要能實現網上人事信息的接收、傳遞、儲存和資源共享。這樣可大大提高檔案的利用效率。
4.充實干部檔案管理隊伍
為切實做好干部“三齡一歷”審核工作，順利實現干部檔案升級達標任務，組織人事部門應當按照政策規定配備適當數量的專職干部從事此項工作，適當時間抽調部分政治素質高、原則性強的同志協助從事那些耗費時多、工作量大、技術性強的工作，這樣可以保證干部檔案工作的長效性，促進干部人事檔案管理上水平。
