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檔案記載著人類歷史的變遷，檔案也記錄了人類社會財富的積累，其珍貴性不言而喻，而由于檔案承載介質的特殊性，使得其容易遭受突發事件的破壞，破壞的后果就是形成不同程度的有形無形的損失。如何應對突發事件，減少突發事件對檔案造成的損毀，將影響降低到最低，因此對于檔案管理部門繼續建立一套科學合理的行之有效的應急預案管理辦法，使得檔案應急管理工作處于嚴格的可控狀態。
1 檔案部門加強應急預案管理的意義
應急預案是否能夠達到預期效果決定了管理部門能否有效的處置各類突發事件。檔案管理面對的是越來越復雜的社會環境，因此加強應急預案管理，具有十分重大而緊迫的意義。
人類社會的發展史包含著我們承受的自然災害和戰爭災害，因此很多國家、地區都無法躲避突入襲來的自然災害和戰爭災害，在歷史上每次自然災害和人為災難都會對所在地區的檔案造成巨大的難以彌補的損害。嚴峻的檔案突發安全危機，使得檔案部門必須要提高認識，有能力應對各種突發事件。危機既然無法避免，我就要時刻準備著，將危機對檔案的損失降到最低。
應急預案能夠指導相關單位進行應急管理。是應對突發事件的重要管理措施，也是提升檔案部門應急管理能力的關鍵舉措。建立健全應急預案體系，就要求所有的部門和人員必須明確在各自的管理崗位上自身的責任，進而形成統一的聯動狀態，共同應對。建立健全應急預案體系，使所有人具備識別隱患的能力，處置隱患的能力，降低隱患升級的能力。
2015年12月28日全國檔案工作暨表彰先進會議在京舉行，國家檔案局局長李明華在會上指出，要建立應急處置管理體系，從根本降低突發事件的發生的可能性，產生危害的影響面，要進行常規性的應急狀態演練，加大應急狀態演練投入，進而形成應急預案的可執行性，會議提出的要求，明確了當前檔案安全體系建設存在的問題，需要加強的管理的環節，進一步明確了管理者的責任。強調加強應急預案管理工作，確保國家和民族的歷史記憶能夠有效的保存，構建確保檔案安全保密的檔案安全體系，提升檔案安全保障能力，促進檔案事業全面、健康、可持續發展具有重要的現實意義。
2 檔案部門應急預案管理存在的主要問題
從目前我國檔案管理部門的應急預案建立的現狀可以看出，近些年來檔案應急管理能力已經大大加強，但是在一些環節上還有待進一步提高。存在的問題多反映在如下幾個關鍵環節。
2.1 應急預案不健全，聯動性不強
部分省份及地區沒有對突發事件應急管理工作給予足夠的重視，沒有建立應急預案體系，或是現有體系形式化嚴重，可執行性差。南方某省在已經建立檔案網站的市區，只有不足一半的市區公布了應急預案，其中還包括個別形式化的預案，可見重視程度十分有限；從其內容上來看，多集中在應對自然災害的應急預案的制定，而對于社會突發事件的應急預案沒有給予考慮。
2.2 預案內容形式化，可執行性不強
從前文所述南方某省的多個市區現有應急預案來看，存在著預案內容形式化，機械照搬照抄，內容空洞，嚴重與實際不符，沒有可執行性。從中抽查的五份市級自然災害應急處置預案中，幾乎全部與該省的檔案局的預案一樣，可見都是直接在省級預案上進行了名稱的修改，甚至內容都完全一樣，形式主義在應急預案的編制工作上表現尤為突出，甚至存在多個地區市縣互相抄襲應急預案的現象。
2.3 應急預案演練效果差，沒有形成聯動機制
建立了應急預案后，就要根據預案的假設情境進行有目的的演練，例如按照火災或是爆炸的事故情境，組織進行演習演練，從演練的表現上和結果上來確定火災應急預案的科學性與有效性。部分檔案部門開始定期的進行應急預案的演練，并且從中取得了很好的演練效果，但是部分單位仍然停留在紙上談兵的階段，沒有實戰演練，應急預案的演練與應急聯動能力有著直接關系，應急預案演練不足，應急聯動能力就弱，由此產生了檔案應急處置實踐中“不聯不動，聯而不動，聯而亂動，聯而慢動”等混亂現象。
2.4 經費保障不足，影響應急保障能力
只有充足的資金保障才能確保檔案部門能夠順利的開展應急預案管理工作，進而保證技術和設備的有效性，滿足應急預案的需要，確保保證能力的先進性和有效性。很多地區的檔案部門缺少充足的資金保障，存在著設備老化，技術落后，難以保證應急預案的順利實施。對于必要管理設施沒有定期進行維修保養，無法在突發事件出現時，按照預案來實施，已經出現過在發生火災后，由于火災報警設備和噴淋設備的失效，沒能第一時間形成應急預案的第一道防線。因此就要求檔案部門要進行多個資金渠道的投入保障，加大資金投入，保證裝備和物資的有效性，確保應急保障能力強大穩定。
3 檔案部門應急預案管理的基本內容
檔案安全是檔案管理工作最根本要求。這就要求檔案部門積極開展應急預案管理工作的前期規劃和后期實施工作。具體來說，主要有如下幾個方面的內容。要建立應急管理小組，明確責任，分工，在組織上形成分工明確，互相協作的狀態；對所在地區的檔案管理風險進行預測與評估，對人為因素和自然因素進行合理的劃分，對于檔案部門可能出現的安全隱患進行明確。
政府部門加投入，使得應急演練常規化，演練效果具備可執行性，在演練中檢查預案的效果，在演練中篩查預案的效果評價條件，講多次演練的結果進行綜合評估，對評估結果進行分析，然后進一步調整預案的可行性。
4 應急預案管理工作的展望
檔案部門的應急管理機制是檔案安全體系建設的重要環節和主要工作內容。全面、系統的應急管理機制能夠確保檔案部門的應對反應速度夠快，應對反應結果的有效，更好的預防和應對自然和人類社會的災害，最大限度地保護檔案資源的安全，從而保證人類社會歷史的延續性與文明的傳承性。
參考文獻
檔案是中華民族珍貴的不可再生的文化遺產，具有清晰確定的原始記錄作用。檔案資料一旦受到破壞或損毀，將會對我國珍貴的社會記憶產生無法彌補的損失，正是基于此，我國檔案界對檔案安全保護工作十分重視。當前，我國社會處于突發事件高發期，自然災害頻發，社會矛盾日益突出，使檔案館的檔案安全保存工作面臨巨大的風險和威脅。加強我國檔案館應對突發事件的應急管理工作，保護我國珍貴的檔案資源免受各種突發事件的威脅，是當前我國檔案事業持續發展的迫切需要。加強我國檔案館應急管理理論研究，從非常態視角出發，構建我國檔案館應急管理體系，是保護我國檔案資源安全，推動我國檔案事業持續健康發展的重要內容。
1檔案館應急管理研究基點
1.1檔案館應急管理對象的科學界定探討檔案館的應急管理的前提是對檔案館應急管理的對象———突發事件加以科學界定。本文將突發事件界定為一切能威脅或破壞檔案安全、檔案館工作人員安全和干擾檔案館工作秩序，具有突發性、緊迫性、危害性的事件。根據突發事件的發生原因不同，檔案館突發事件可以分為人為因素造成的檔案館突發事件與自然災害因素造成的檔案館突發事件。根據事件發生的不確定性大小，可以把檔案工作中各種事件分成兩類，一類是常規事件，另一類則為突發事件。而在檔案館突發事件中，又根據不確定性的大小依次分為檔案館危機性突發事件（檔案館非常規突發事件）與檔案館常規性突發事件。
1.2檔案館應急管理創新理念檔案館的應急管理應該秉承全程應急管理、協同應急管理與智慧應急管理的創新理念。全程應急管理理念，是檔案館應急管理業務過程所秉承的理念，從縱向拉伸了檔案館應急管理業務流程的“鏈條”，將檔案館對突發事件的風險管理環節納入應急管理業務流程中，真正實現“前端控制”。協同應急管理理念從橫向擴充了檔案館應急管理涉及的范圍，使檔案館系統內外的應急管理相關的人、財、物、信息等實現最優配置，從而使應急管理效果倍增。檔案館智慧應急管理，是全程應急管理和協同應急管理實現的手段和方法，從根本上解決全程管理、協同管理過程中對于資源獲取、管理和協調方面的瓶頸問題。三種理念從三個不同維度優化了檔案館傳統應急管理觀念，三力合一，共同推進檔案館應急管理工作向前邁進。
2檔案館應急管理現狀與困境分析
當前，我國檔案館應急管理環境面臨“內憂外患”。復雜多變的社會環境，災害頻發多發的自然環境以及日新月異的信息技術與媒體環境等“外患”給檔案安全保護帶來諸多風險。與此同時，檔案館應急管理環境也存在諸多“內憂”。客體事件頻發，嚴重威脅檔案安全；檔案館應急管理主體應急管理能力有待提高，對各種可能破壞檔案載體的有害氣體不知曉、缺乏突發事件來臨時的應急搶救技術、對已經初露端倪的危險源不能感知等等。根據對我國檔案館應急管理實踐的調查與訪談，探究其內在原因發現，理論層面，檔案館突發事件應急管理理論支撐力度不夠；制度層面———必要的頂層設計缺失；實踐層面，檔案部門應急管理工作受重視程度有待提高。
3檔案館應急管理體系框架構建
3.1框架構建的理論依據檔案館突發事件的發生發展規律及應急管理周期的變化規律是檔案館應急管理體系構建的理論依據。基于熵理論，檔案館作為開放系統，始終存在著自身熵增加與負熵的引入這樣的相互矛盾運動，在不利環境影響下，系統熵值增大到系統無法承受，系統就進入混亂無序狀態，從而突發事件全面爆發。檔案館采取應急管理措施，逐漸減少系統的熵值，檔案館系統從混亂無序再次變為井然有序狀態，從而達到一個新的平衡。檔案館的突發事件從發生完全結束可以被看做一個完整的生命周期，其中每個階段突發事件的表現形式、危害各不相同，筆者將其生命周期劃分為潛伏期、爆發期、持續期和消退期，而對應于突發事件的生命周期，應急管理周期也對應于應急準備、應急響應、應急處置和應急恢復四個周期，可以明確各階段的應急任務，為在檔案館應急管理實踐工作中開展全程的減災、備災提供理論依據。
3.2框架內容應急管理體系是由管理維、技術維、資源保障維組成的三維模型。第一，管理維：“一案三制”的再度認識。剛性的檔案館應急管理體制、靈活的檔案館應急管理機制、健全的檔案館應急管理法制和完備的檔案館應急預案體系共同決定了管理維。第二，技術維：傳統與現代的完美結合。檔案館作為保存社會原始記錄的“重地”，更需要結合傳統的檔案安全保護技術與現代的高精尖的信息技術來保證檔案館從突發事件的預防，到突發事件來臨時的應急搶救，再到修復還原等全程應急管理的實現。高新信息技術的不斷應用，必然會給檔案館帶來應急管理創新理念。因此，檔案館應急管理不僅需要“戰略”提高，更需要“戰術”支持，必須重視相關技術的研究與應用。第三，資源保障維：應急管理能力提高的強大支撐。檔案館的應急資源即人力資源、財政資源、物資資源以及信息資源，是提高檔案館應急管理能力的基本保障和強大支撐。檔案館應對突發事件應急管理能力的提升，最根本的是應急管理體制的深層次改變。首先，完善檔案館應急管理組織結構設計。加強頂層設計，建立“統”“分”有度、“實”“虛”結合的專業獨立的檔案館應急管理機構；利用法規制度，明確界定檔案館應急管理機構職能與權力，從制度上保障實踐中應急管理工作的高效運行。突發事件應急管理機制是“軟件”，通過規范、翔實的工作流程與規范，體現應急管理相關法律制度與應急預案的思想，使檔案館應急管理職能與任務得以實現，使應急管理法制與體制“具體化、動態化與規范化”。預測預警機制、應急決策與搶救機制、信息傳播機制、恢復重建機制與激勵機制是影響我國檔案館應急管理運行的主要機制。應急管理法律法規是各種強制性的規范、程序，以及各項規定和指南，是應急管理機制和體制實現的保障，保障應急管理機制的有效、有序、有力運行。應急預案是檔案館應急管理綱領性文件，是檔案館應急管理工作的“龍頭與抓手”，體現檔案館應急管理秉承原則和理念，檔案館多層次、全方位應急預案體系，為檔案館應急管理體系奠定了堅實的基礎。
4基于“五力模型”的檔案館應急管理體系實現策略
從風險管理、知識管理、技術管理、文化管理、差異化管理等五個不同維度提升檔案館應急管理的五種能力———防范力、智慧力、硬實力、軟實力與抗逆力，實現檔案館應急管理水平的階躍式發展，從而達到保護我國珍貴檔案資源安全的目標。基于“全程應急管理”理念，需要加強檔案館風險管理，從業務流程角度完善檔案館應急管理工作，提高應對突發事件的“防范力”；基于“協同應急管理”理念，檔案館應加強應急管理知識共享與應用，從資源管理角度提高應對突發事件的“智慧力”；而實現“智慧應急管理”理念，則必須從實現方式與手段角度探討加強信息技術在檔案館應急管理中的應用，提高“硬實力”；鑒于作為組織的檔案館持續發展的需要，必須從組織文化角度，探討提高應急管理“軟實力”———文化力的途徑；基于檔案館應急管理績效的需求，必須考慮檔案館的應急管理差異化，從而以低成本高效率的提高檔案館的應對突發事件的“抗逆力”。五個途徑共同推動檔案館應急管理體系的實現，即“五力模型”。
4.1重視應急風險管理———提升檔案館應急管理“防范力”首先，構建基于脆弱性評價的檔案館風險評估。檔案館的應急管理工作需要真正實現“源頭治理”，加強檔案館常態安全工作的“風險管理”，設置檔案館突發事件發生的“安全柵”，阻止危險源向突發事件的轉化。通過對檔案館的自然環境危險源、檔案館內生風險源、外生非自然風險源等風險源和“硬件”設備的物理脆弱性、管理脆弱性以及技術脆弱性等綜合分析，從而得出檔案館每種風險源的風險值，根據數值順序確定檔案館自身的各種風險等級順序，從而利于檔案館對癥下藥，在有限的安全管理與應急管理經費條件下，合理制定預防規劃和策略，優先控制與應對風險等級高的危險源，經濟有效的防范檔案館突發事件的發生。
4.2開展應急知識管理———提升檔案館應急管理“智慧力”將知識管理應用到檔案館的應急管理工作中，是提高檔案館應急管理“智慧力”的重要手段。根據野中郁次郎的SECI模型，將檔案館應急管理知識分為常態顯性應急知識、常態隱性知識與長非常態顯性知識與非常態隱性知識。檔案館的應急知識管理是一個動態過程，是一個不斷更新的過程。根據“K9知識鏈”體系，結合檔案館應對突發事件的應急管理流程，檔案館的應急知識管理也可以劃分為9個環節。對檔案館的應急知識的管理是既與檔案館業務流程相融合，又非與業務流程環環對應，是既伴隨檔案館的應急管理實踐，而又凌駕于實踐之上的管理過程，經過“PSCA閉環”，實現了應急知識的增值。檔案館基于知識管理的應急管理信息系統構建，有利于我國檔案館共享應急知識管理成果，協同提高應急管理水平。
4.3加強應急技術管理———提升檔案館應急管理“硬實力”首先，實現應急管理工作“端口前移”，必須加強檔案館突發事件防御技術的研究與應用。以盡早發現各種安全隱患，避免突發事件的發生。一方面，完善檔案館環境安全監控技術；一方面，加強檔案館數字信息容災技術在檔案館的應用。其次，加強檔案館突發事件應急響應技術的研究與應用，包括模擬介質檔案災后應急搶救技術與數字檔案及網絡的應急恢復技術。最后，完善檔案館突發事件應急管理平臺建設支撐技術也是新的技術環境下檔案館應急管理工作的重要內容，一方面，應用物聯網技術助推檔案館應急管理智能化，同時云計算協助檔案館實現應急管理資源共享。
4.4做好應急文化管理———提升檔案館應急管理“軟實力”在檔案館應急管理工作中，僅依賴完備的應急法律、制度，完備的應急預案與嚴格的應急管理程序，會使整個應急管理體系欠缺了彈性，利用文化的力量———“文化力”可作為應急管理制度與技術的重要補充。檔案館應急管理文化是檔案館防災避險的安全文化的一個分支。檔案館應急文化培育是應急核心價值觀念潛移默化的在檔案館工作人員中滲透，逐漸被接受以形成自覺文化的過程，需要自下而上的培育與自上而下的總體規劃相結合，并真正成為組織文化的一部分。
4.5強化應急差異化管理———提升檔案館應急管理“抗逆力”我國自然災害分布區域差異化顯著，不同地區面臨的自然、社會災害不同，各個地區的檔案館應該根據各自所在區域的地理、氣候特點，分級、分區域有重點的進行災害的防御，“同中求異”，施行差異化管理是提高檔案館應急管理能力的重要思路，應真正實現應急管理研究差異化、應急管理資源準備差異化、檔案館應急管理能力評估差異化。差異化管理本質上是精致管理，不僅容易調動主體的積極性主動性，而且可以大幅縮減工作成本，提高管理效益，成就各個檔案館的共同價值。
5檔案館應急管理評價體系構建
關鍵詞：突發事件；高校檔案；應急管理體系
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
原標題：高校檔案應急管理體系研究
收錄日期：2013年5月30日
突發事件是指由人為或自然因素引起的突發性危及或可能危及檔案安全和嚴重干擾檔案工作秩序，需要采取應急處置措施以應對的事件。高校檔案作為學校的歷史記憶寶庫，一旦遭受突發事件的危害，后果不堪設想。加強突發事件下的高校檔案管理成為亟待解決的課題。
一、突發事件對高校檔案應急管理提出挑戰
1、風險意識缺乏。存在必然會有風險，不管這種風險是來自于自然的還是人為的。即使是嚴格按國家標準建立起來的檔案館，同樣會面臨各種各樣意想不到的風險，歷史上那些直到今天仍被學術界推崇的檔案建筑與保管措施并不能保證大部分檔案的消亡就是明證。近年來，檔案在突發事件中頻遭損失的情況，暴露出風險意識缺乏的問題。這也是高校檔案部門應當借鑒和警惕的。針對自然突發事件，既有的檔案保護技術和防護措施相對較為成熟，也積累了較為豐富的經驗。近年來人為突發事件在高校有日趨增長之勢，需要格外引起重視。
2、應對能力不足。突發事件下的檔案應急管理包括預案編制、預測預警、信息報送、應急處理、信息、恢復搶救、調查評估等一系列環節，牽涉到組織架構、資源配置、配套支持等。這決定了高校檔案應急管理不能局限于某一環節、某一領域，而必須從更高的層面來進行一種頂層設計，構建起包括應急體制、機制、預案等各方面內容，涵蓋了檔案危機預防、處置和恢復等全過程的檔案應急管理體系。從現實情況來看，這方面還存在許多薄弱環節，缺乏足夠的資源支持，缺乏有效的整體應對能力。加之危機管理框架下的檔案管理研究是一個新興領域，理論研究尚待深化，實踐性有待檢驗。這些都勢必對高校檔案應急管理構成嚴峻挑戰。
3、重要難題來自于分級機制不完備。突發事件應急處置的特點和基于成本效益的分析，都要求檔案應急管理必須保重點、保核心。這就需要有相應的檔案安全分級機制來支撐。正如檔案價值鑒定是檔案工作中最困難的一環，現實中這方面也同樣是弱項。高校檔案機構一方面在存放檔案時考慮到將重要、珍貴檔案集中存放的并不多，另一方面也缺乏針對檔案安全管理狀況的風險等級評估。這就有可能導致在面對突發事件時，難以在有限的時間集中資源重點應對，最終貽誤時機，出現“玉石俱焚”的后果。
二、高校檔案應急管理應對策略
1、樹立檔案風險防范意識。強烈的風險意識是應對突發事件所必須具備的意識。由于產生和誘發的因素很多，突發事件很難做到及時預知預報，它更多的是建立在對既往事件和知識經驗的積累和推斷分析上。當準備投入很大但并未發生或造成后果不像預想的那么嚴重時，就可能造成浪費，這也是導致很多人對此掉以輕心的原因。高校檔案部門相對內向封閉，似乎發生幾率不大，但若無準備，也許不經意間它就悄然襲來，猝不及防下造成的損失可能更大。正是基于強烈的風險意識，國際檔案學界就檔案機構應對突發事件已達成一個共識：最好的救災措施就是預防災害，預防比災后恢復更富有成效。強烈的風險意識有助于我們將著力點放在預防為主，防患于未然。
2、建立高校檔案應急體制。根據2007年頒布的《突發事件應對法》，我國已建立統一領導、綜合協調、分類管理、分級負責、屬地管理為主的應急管理體制。相應地，我們可以在學校應急管理的整體框架下分三個層面組建有關的檔案應急組織。指揮層面，學校整體應急機構可視作檔案應急管理的指揮機構；管理層面，可成立突發事件檔案應急管理領導小組，組長建議由分管檔案工作校領導擔任，設有學校檔案工作委員會的則由委員會主任擔任，組員由檔案部門及相關職能部處負責人組成；操作層面，檔案機構內部成立由檔案業務骨干及有關專家組成的應急小分隊。對于某些檔案突發事件，還要根據有關規定向上級應急管理機構上報處置。據此，通過分級處理、分級響應，形成一個自上而下和充分協調的檔案應急管理組織指揮體系。
3、制定高校檔案應急預案。預案是高校檔案應急管理的核心和關鍵。國外的各類檔案機構包括國家檔案館、地方檔案館、大學檔案館，大多制定了相應的防災計劃或應急處置方案。我國許多高校也制定了有整體的或專項的突發事件應急預案。相對而言，高校檔案應急預案的制定起步晚，更待完善。
4、完善高校檔案應急機制。高校檔案應急機制包括檔案危機預警機制、應急資源調配與調動機制、檔案危機化解機制。本著預防為主的原則，檔案危機預警機制居于首位。檔案危機預警機制，主要是通過制定檔案部門應急預案，加強檔案安全預警和信息報告制度，采取適當的預防措施，避免突發事件發生，減少檔案損失后果。對重要、珍貴檔案，特別要注意進行多重備份或適當集中保管，提高其安全等級和系數，從而以最有限的資源來實施最有效的保護。
5、加強高校檔案應急管理相關研究。高校檔案應急管理作為一個新情況、新問題，其中有很多方面需要去研究。諸如如何判定風險，怎樣防范應對風險，要建設什么樣的應急管理體系，如何評估應急管理的成效，怎樣通過高校檔案應急管理來推動高校檔案管理方式和理念創新等。這就要求我們加強相關的研究，并及時做好相關研究成果的推廣，力求不論是檔案管理理論的成果，還是其他領域應急管理研究的實際進展，都能盡最大可能整合到高校檔案應急管理預案中，從而盡可能為應對突發事件提供理論支持和現實指導。
主要參考文獻：
關鍵詞：突發事件 應急機制 檔案局管理 研究
1 檔案局管理應急機制介紹
通過查閱國內主要期刊數據庫發現，國內關于檔案局應急管理方面的研究文獻數量相對較少，其中中文文獻不足30篇，外文文獻也不超過200篇。對這類文獻的研究內容來看，針對應對重大突發事件的檔案局管理應急機制少之又少，且大多學者將注意力放在了突發事件的預測和演變規律方面，因此檔案局應急管理研究理論還存在較大空白，其理論體系急需補充和發展。經過匯總分析，現有文獻主要特點如下：
1.1 現有相關研究文獻方向十分狹窄，文獻作者多為檔案局或者檔案局基層工作人員，其學術水平相對不高，采用的研究工作和理論基礎不足，研究成果缺乏理論指導性。
1.2 大多文獻將災害管理、危機管理、突發事件視為同一個概念，這也是研究初級階段經常會遇到的問題，而事實上災害只屬于突發事件的一部分，危機事件并不一定就是突發事件，因此，概念混淆容易導致研究方向偏離。
1.3 重大突發事件的發生，往往會給檔案局造成毀滅性的損害，也會對檔案局內部工作人員和讀者造成重大生命威脅，因此，將自然災害、社會災害、地質災害等基礎理論融入到重大突發事件研究當中具有十分重要的意義。但是從現有研究文獻內容來看，很少有學者關注檔案局應急機制的建立和理論研究，更沒有針對如何應對突發事件進行深入分析，大多研究文獻僅僅停留在比較膚淺的層面。
1.4 研究文獻主要為理論分析，缺乏實際案例支撐。這主要與文獻作者在實際工作中缺乏應對重大突發事件能力和經驗有關，也是當前國內文獻主要研究空白之處。
從今后檔案局應急管理發展方向來看，結合多學科知識和理論來分析突發事件發生規律和趨勢，不斷提升檔案管理應對突發事件的能力是重點。當前，國內檔案局尚沒有針對應對重大突發事件建立一套完善的應急管理機制，檔案管理預防突發事件的能力較弱。大多數檔案局工作人員缺乏應對突發事件的經驗能力，安全意識薄弱。在調研過程中發現，不少檔案局工作人員對館內消防應急知識知之甚少，連基本的逃生規則和常識都不了解；檔案局也沒有針對突發事件建立一套完善的緊急工作組織預案；館內沒有具備良好的緊急避難設施和條件；平時沒有重視應對突發事件緊急演練工作，沒有指定緊急逃生路線和方案等。現實工作中的空白，也是相關理論研究的主要方向和思路。因此，針對當前檔案局應急管理需要，以管理學、社會學、行為學和災害應急理論為分析工具，來建立一套完善的檔案局應急管理體系，不斷提高檔案局防范重大突發事件的能力，具有十分重要的現實意義。
2 重大突發事件中的檔案局管理應急機制研究方向
根據《中華人民共和國突發事件應對法》對突發事件的定義，是指發生具有較大偶然性，影響面廣、會造成重大社會損失和危害、需要全社會聯動共同應對的公共自然災害、社會公共衛生事件和公共安全事件等。檔案局所面臨的重大突發事件主要有各類自然災害、公共信息安全威脅以及社會公共安全事故等，這類事件的發生可能會給檔案局和內部工作人員、讀者造成重大危害，這種危害對人員來說有可能是身體上的，也有可能是心理上的，而對檔案局來說，可能是毀滅性的。例如檔案局建筑在事故中倒塌，對館藏文獻造成毀滅性的破壞，威脅工作人員、讀者生命安全，對檔案局的發展產生重大威脅。
綜上所述，當前必須要建立一套完善的檔案局應急管理體系，為檔案局應對重大突發事件提供正確的理論指導。研究目標決定了研究的內容和思路，研究內容要圍繞“以人為本”的思想，本著“未雨綢繆、防抗避救相結合”的工作方針，針對如何保護檔案、檔案局工作人員和讀者的安全開展具體研究工作。研究理論能夠有效指導檔案局建立一套完善地應對重大突發事件的工作機制，不斷降低重大突發事故對檔案局、工作人員和讀者的危害；要指導檔案局建立一套完善的重大突發事件預防應對措施，使得在任何重大突發事件發生后，檔案局人員能夠有條不紊地開展應急自救工作，將事故風險降低到最小程度。概括地說，一套科學合理的應急機制，能夠幫助檔案局有效規避重大突發事件風險，提高檔案資料和館內人員的安全性水平。因此，本文研究方向主要集中在以下幾方面：
2.1 以重大突發事件預防理論、檔案局管理理論為基礎，建立檔案局重大突發事件應對模型，該模型圍繞“以人為本，預防為主”工作方針，不斷強化檔案局人員安全防范意識，通過未雨綢繆、事先預防來提高公眾應對各種突發事件的能力，將事件風險控制在最低范圍內。
2.2 重大事件預防理論框架研究。綜合各種相關理論，例如自然災難應急理論、檔案局學、信息安全理論、緊急避難理論、社會公共安全理論等，建立一套完善的檔案局應對重大突發事件基本理論框架，為指導各地檔案局、檔案局開展重大突發事件應急工作提供堅實的理論基礎和依據。
2.3 重大突發事件預防與應急方案研究，針對如何預防重大突發事件制定一套完善的工作措施和方案，通過評估檔案局建筑安全、館藏檔案保管要求以及館內人員分布特點，不斷完善檔案局內部重大突發事件管理制度和機構，同時指導日常重大突發事件應急演練，切實提高檔案局預防各類重大突發事件的能力。
2.4 選擇具體案例深入分析。通過選取有代表性的案例，來分析重大突發事件發生的前因后果，摸出其發生和演變規律，為今天檔案局開展重大突發事件預防工作提供可靠的指導依據。
3 重大突發事件中的檔案局管理應急機制研究目標和價值
當前檔案局應急機制研究主要集中在預防和應對重大突發事件方面。本著“以人為本，預防為主”的工作原則，圍繞提高檔案局人員、檔案安全來豐富和完善重大突發事件應急管理理論，同時結合檔案局管理應急理論和具體經驗，不斷提高重大突發事件中檔案局的應對能力和響應速度。綜上所述，本文提出了檔案局應對重大突發事件應急理論研究工作的四個圖譜。
3.1 針對重大突發事件，制定檔案局管理應急機制模型圖。該模型能夠詳細列出檔案局在重大突發事件中的管理目標、職責和應對方案，主要強調“以人為本”的應對精神，注重對館內人員的安全保護，力爭將檔案局的人員傷亡和檔案損失降低到最低限度。
3.2 要針對重大突發事件，編制檔案局管理應急機制學科譜。要將涉及到檔案局重大突發事件應急相關的理論納入到檔案局應急機制學科圖譜中，打造多學科知識理論交叉、綜合的檔案局應急機制理論體系，不斷夯實檔案局應對重大突發事件的理論基礎。
3.3 要結合當前社會重大突發事件特點，編制檔案局管理應急機制內容綱要。要提高檔案局應對重大突發事件的能力，必須要編制一套完善的應急機制內容綱要，以提高檔案局應急機制中的預案管理能力。預案是幫助檔案局提升應對各種突發事件的重要手段，能夠針對各種潛在的突發事件做好充足的預防工作，最大程度降低突發事件帶來的負面影響和危害。
3.4 典型案例的選擇、分析與實用研究。分析具有代表性的重大突發事件管理經驗，能夠有效提升檔案局應對重大突發事件的能力。通過學習具體案例的發生起因、經過和經驗教訓，能夠彌補檔案局工作人員應對突發事件實際工作經驗不足的缺陷，可以顯著提升檔案局應對突發事件的總體能力和水平。當前，國內學者在這方面的研究少之又少，理論體系亟待完善和豐富，因此加快這方面的研究具有十分重要的現實意義。經典案例的學習能夠為彌補國內重大突發事件檔案局應急管理研究模型與基本理論的空白，必須要圍繞“以人為本，預防為主”的應急工作方針，不斷提高檔案局人員安全保護水平，為檔案局工作人員和讀者創造一個平安的工作和學習環境。
4 結束語
本文深入分析了重大突發事件檔案局應急工作特點，并提出了有益指導建議。希望本文的研究成果能夠有效指導國內檔案局應對各類重大突發事件，不斷提高檔案局行業應對突發事件的能力，將事故風險控制在最小范圍內，促進檔案局全面健康發展，為完善和豐富重大突發應急事件做出突出貢獻。
參考文獻：
[1]石文明.檔案局安全管理研究[J].信息管理，2009（3）.
關鍵詞：計算機；檔案；管理
中圖分類號：TP3文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044(2007)05-11274-01
1 引言
利用計算機實現檔案管理。是高科技飛速發展的“信息時代”的必然趨勢。具有手工管理所無法比擬的優勢，如檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。這些優點能極大地提高檔案管理的效率及利用工作的水平，也是檔案部門的科學化、正規化管理與世界接軌的重要條件。不僅可使工作人員從繁瑣的手工工作中解脫出來，而且工作效率高、質量好。這樣，大大減少了人力、物力、財力，本文就計算機應用與檔案管理的有關問題進行探討。
2 我國檔案計算機管理目前的狀況
檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二十世紀中后期計算機技術的成熟和發展，為檔案管理提供一種全新的技術手段，使檔案作為一種信息逐步在信息時代展露頭角。在近二十年的計算機管理過程中，各個檔案部門形成了大量的數字化信息，其中既有檔案目錄信息、檔案原文信息，又有檔案利用、統計等方面的信息。根據我國檔案館網的規劃布局，各檔案館管理、保存的檔案以時間、地域和行業進行劃分，因而館藏檔案絕大部分是不重復的。目前，保守地估計在各個檔案部門存儲在計算機中的檔案目錄數據庫多達10億條，約100TB的數據量。隨著數字化檔案館建設工作的展開，數字化的檔案信息將成倍增漲，而現有檔案計算機理系統只能對這些信息進行檢索和簡單的統計分析，遠遠不能滿足檔案管理工作和檔案利用工作的要求，也使得這些檔案信息在數字化后不能被充分利用，造成了大量人力和物力的浪費，因此大力加強我國的檔案計算機管理工作具有重要的意義。
3 計算機檔案管理的實踐途徑
如前文所述，計算機在現代的檔案管理中發揮著重要的作用。而在眾多的計算機應用的實現形式中，檔案網站和數字化檔案館是最重要也是最先進的兩種方式。
(1)檔案網站的建設
檔案網站是檔案機構在公共信息服務網絡上建立的站點，它一般是以主頁的方式提供相關檔案服務和開展檔案宣傳。它的建設是檔案信息化建設的重要步驟，是檔案部門聯系社會的重要窗口。好的檔案網站的內容十分豐富，包括檔案工作信息、檔案機構信息、檔案資源信息和檔案利用服務信息等等，因此功能就十分強大，具體來說有以下幾個方面：(a)檔案網站在檔案機構和網上用戶之間起到橋梁和溝通的作用。檔案網站主頁是檔案機構的廣告牌，具有對檔案、檔案館、檔案工作、檔案事業的宣傳功能。利用網站宣傳檔案工作，具有迅速，及時、直接，極強的交互性、雙向性等特點，能取得較好的宣傳效果。同時其宣傳面較廣，反饋渠道多樣，及時，靈活，如可通過電子郵件，BBS論壇等方式進行反饋。(b)檔案網站的服務功能，其主要表現在兩方面，一是為檔案工作者的服務，二是為檔案用戶的服務，即我們通常所說的檔案利用工作。(c)交流功能,檔案網站的交流功能是指檔案網站能夠為檔案作者之間和檔案工作者與用戶之間的交流提供了一個平臺。
(2)數字檔案館的建設
數字檔案館是利用電子網絡遠程獲取檔案文件信息的一種方式，隨著計算機網絡運行速度的大幅度提高，網絡的進一步延伸，數字化技術的日新月異，數字檔案館的優勢將會越來越明顯。在數字化時代，由于信息量的急劇增加，信息傳遞速度的大幅度提高，一個人、一個地區、一個國家獲取信息的能力的高低將會直接影響其競爭的能力，因此，需要大力建設數字檔案館。數字檔案館將為21世紀檔案館的發展方向。
數字檔案館是傳統檔案館的發展，是以傳統檔案館為基礎，傳統檔案館的某些管理方法、經驗和原則，將會在數字檔案館的管理系統中得以體現，特別是其中本質性的東西不會丟失。數字檔案館的館藏內容，即各種數據庫的內容，將會完全包含傳統檔案館原有館藏內容。從某種意義上說，數字檔案館完全是對傳統檔案館的繼承。雖然數字檔案館是傳統檔案館的發展方向。但在建設數字檔案館的過程中，必須要避免重復建設，在全國范圍內，要進行統籌規劃，合理布局，最終建成以國家檔案局為首，在全國建立幾個檔案信膝中心為輔的局面。因為數字檔案館最大的便捷之處就是打破了時空的界限，人們可以隨時利用檔案館的信息，即遠程利用，此時，檔案網站上的信息必須集中，才能吸引廣人用戶，提高點擊率。
4 計算機檔案管理實施的對策
(1)加快機讀檔案的建設計算機在檔案管理中的普遍應用。使檔案的文本、圖形、圖像、聲音等多媒體的信息在計算機上得以綜合處理，使處理結果以圖、文、聲、像并茂的方式提供給用戶，并且有不老化、不失真、不褪色的性質。所以在現代化的辦公條件下，許多文件和資料從形成直至歸檔都是在計算機上完成的，必將使檔案管理的方式向自動化的檔案管理發展。
(2)加速檔案信息的網絡化建設
上文已述，檔案網站和數字檔案館建設是計算機檔案管理的重要實踐途徑。特別是隨著計算機技術與現代通訊技術的結合，檔案信息可實現聯網檢索，從而打破地域上的限制，加入到社會化的信息網絡中，使計算機相對有限的存貯相互得到補充。各檔案管理部門為實現資源共享，都積極把管理手段轉向計算機的配置、軟件的選用上來，使檔案管理又向現代化邁進一步。現在我國只有少數有能力的單位建立起了大型或中小型計算機系統，進行檔案信息系統管理。而對于一般單位來說，由于人力、物力、財力等種種因素的制約，想要發展大中小計算機系統困難重重，最好立足于地區現有的經濟條件和各單位實際情況，采用當前應用較普及、而且性能與價格比又十分優良的計算機和檔案管理軟件，逐步建立具有各單位特色的檔案管理計算機網絡系統。
(3)加強檔案工作者自身素質建設
首先主管檔案工作的領導應更新觀念，提高認識，充分重視計算機的應用工作，計算機作為一個高科技產品，已廣泛地應用于社會各行各業中，且發揮著巨大的作用，掌握計算機知識是適應時代適應社會的舉措。檔案部門抓普及計算機知識正是為了早日實現檔案工作的現代化管理進程。為實現這一宏偉目標，就要從現在抓起，把這項工作作為檔案部門基礎性工作長期來抓。其二要培養一批高素質高水平的新型檔案專業人員，計算機以其高速運算與極強的數據處理能力給檔案管理者帶來了科學的管理手段與先進的檢索方法。這樣就要求檔案人員的素質要不斷提高。逐步培養他們不僅要熱愛和熟悉檔案工作，而且還要掌握檔案工作中的先進技術和設備以及現代信息技術應用能力和信息加工處理能力。努力掌握計算機管理檔案的理論和實際操作.將檔案的接收、存儲、提供數據和基本情況的報告都利用計算機進行。學習與檔案信息化相關的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理技術知識、外語知識。進而培養和造就一批信息化建設的管理型技術型和復合型人才。
參考文獻：
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[2]項文新，王應海.數字化時代的檔案計算機管理[M].檔案學通訊，2000(4).
檔案管理是黨政機關工作中的一項最基本的組成部分，包括檔案的收集、整理、價值鑒定、保管、檢索、統計、利用等，是機關工作社會信息系統的基石。做好檔案工作，不僅對促進本單位工作具有積極的意義，更因其系統性、歸納性、歷史性對一個區域或一項工作具有深遠的影響。
“6S管理法”起源于日本，被譽為現代企業管理的經典之作，包括整理、整頓、清掃、清潔、素養、安全六要素（日語羅馬拼音均以“S”開頭，故簡稱“6S”）。“6S”管理主要是榱頌岣咝率、保證質量，使工作環境整潔有序、預防為主、保證安全，本職上就是一種執行力、強調紀律性的工作文化，能為其他管理活動提供優質的管理平臺。
現階段，檔案管理需要與時俱進，黨政機關引入現代工廠通行的“6S管理法”，傳統融入現代，二者辯證統一，具有高度契合性，注入新的理念，實現有機融合，必將極大地促進檔案管理工作的規范化、制度化、科學化。
二、黨政機關檔案管理的意義及存在問題
黨政機關檔案管理的重要意義，一是在于前文所述的“對于一個單位、一個區域或一項工作具有重要影響”，尤其是在當前機關工作千頭萬緒、涉及面廣、工作量大、政策性強的背景下，隨著檔案工作越來越被重視，檔案管理的規范化、制度化、科學化也愈發顯得重要。二是在于各類資源的信息儲備，通過對檔案的規范化管理，從而為今后工作留下重要的歷史依據，為領導決策提供豐富、準確、詳實的參考。三是通過檔案的科學性、規范性管理，將碎片式的歷史信息、文字資料、重要文件梳理歸納于一體，加以標準化、制度化，能夠衡量出一個單位各項工作的管理水平，提升自身形象。但傳統意義上的檔案管理，往往存在很多問題和不足。
（一）數量龐雜，分類不清。對于一個單位或一個系統而言，因其工作千枝萬節，檔案管理往往會形成海納百川之勢，可謂上面千條線、下面一根針。如果仍沿用過去的管理方法，將大批量的檔案簡單劃分后裝箱存檔，會對今后的調閱、查詢造成巨大的負擔，嚴重影響工作效率。因此，如何做到讓檔案的梳理、分類、歸檔更加科學化，如何更好地運用信息化手段，如何合理有效保存具有留存價值的實體檔案（如紀念章、獎杯、錦旗等），是今后需要認真考慮并加以解決的問題。
（二）制度缺失，流程不暢。這是檔案管理工作中存在的最大弊端，大多數單位的檔案工作，因其重視程度、工作力度等問題，只是形式上、程序化的簡單堆積、隨意擺放，究其原因是沒有對檔案形成嚴格成型的制度，沒有統一的標準，加之接收、歸檔、移交、借閱、保密、銷毀等流程不明確，很容易造成工作疏漏或遺失，給一個單位造成工作被動。
（三）人才不足、環境滯后。一方面，檔案管理是一項專業性較強的工作，需要長期工作才能做到對檔案了如指掌、分類把握。但很多單位沒有專業的隊伍、專業的人才、固定的崗位、固定的場所，且人員的流動性較強，長此以往便難以保障檔案管理的標準化和延續性。同時，基礎條件投入不足，且很少有單位會嚴格按照《檔案館建筑設計規范》執行，面積過小，環境臟亂，安全隱患較多，缺乏硬件等等，都嚴重制約了檔案管理水平。
三、“6S管理法”在現代檔案管理中的應用
（一）整理――有留有棄、騰出空間，營造清爽氛圍。整理的過程實際上就是鑒別和判定檔案的價值，挑選出有價值的檔案交檔案機構保存，剔除無保存價值的檔案予以銷毀，是檔案管理中最重要也是難度最大的工作。因此，首先要進一步明確檔案室的歸檔范圍，重新清點和歸納所有現存的各類資料，除歸檔范圍之內的必需要件（要物）外，其余無用的、積壓的、暫存的檔案一律消除掉，以此最大程度地騰出空間、用活空間，打造清新舒爽、整潔干凈的環境。
（二）整頓――科學布局、標識管理，嚴格定位歸檔。首先要積極向上級大力爭取空間、硬件等方面的工作支持，保證足量的工作投入；其次要執行標識化管理，將所有文件及物品按照“五定”原則，即：定類、定點、定位、定冊、定柜后上架擺放和保管，同時按照“三級”原則，即：以上級、平級、下級為來源做好歸檔工作。第三要在條件允許的情況下實行信息化管理，收納文件隨時錄入電子化檢索系統。通過以上標識化管理、定位化擺放、信息化記錄，將有利于檔案工作效率的提高。
（三）清掃――清除垃圾、美化環境，務求干凈靚麗。無論是工作場所還是庫房專柜，干凈整潔的環境既有益快樂工作也有益于工作開展。一是全面清理打掃。檔案室實施整體大掃除，重點對檔案存放地點的各邊角和隱藏處進行定點清理。二是制定清掃標準，作為長期固定規范張貼在顯著位置。三要保障設備運行。鑒于檔案管理工作隨機性強、工作量大等因素，每日要隨時查看計算機、打印機、掃描儀、文件柜等設備是否正常運行，尤其是電子化存檔文件更要慎之又慎，避免數據遺失給檔案工作帶來的巨大損失。
（四）清潔――建章立制、貫徹到底，保持最佳狀態。在嚴格落實整理、整頓、清掃的基礎上，制定嚴格的工作制度和程序標準，并一以貫之地執行下去，使每個環節都有據可依、有章可循、有序推進。通過一系列規章制度的落實，讓標識和檔案碼更加明確、物品擺放井井有條、各類文件卷宗整齊劃一，從而更加便于檔案的管理、查詢和借閱，使檔案工作能夠始終維持良好運轉的狀態。
（五）安全――高度重視、消除隱患，確保萬無一失。檔案管理留存著大量的歷史文件和工作記錄，信息的安全性至關重要。因此，要牢固樹立“檔案工作是家事、檔案管理無小事”的思想，務求實現“三個零”目標，即：登記錄入零差錯、設備運行零故障、物品安全零風險。作為檔案管理員，尤其要嚴格對照《檔案館建筑設計規范》，確保檔案保管場所達到耐久、耐火、抗震標準，認真排查防潮與防水、防日光及紫外線照射、防塵與防污染、防蛀、防鼠與防盜等隱患，保證檔案文件的文本安全和信息安全。
（六）素養――養成習慣、明確流程，提高管理水平。檔案管理既是精細作業，也是系統工程，因此檔案管理員要更加注重從兩方面提升綜合素質和業務水平。一方面要堅持習慣養成，強化精細意識和工作執行力，并將過往形成的好習慣、好作風、好制度落實好、傳承好，形成人人依規辦事、工作簡潔明了的氛圍；另一方面要明確工作流程，結合工作崗位實際，重新梳理和細化檔案管理的接收、分類、立卷、歸檔、交接、整理、統計、借閱、保密、鑒定銷毀等流程，以嚴格的“過程控制”，保證檔案管理工作的順利開展。
四、結語
【關鍵詞】紙質檔案；檔案安全；影響及對策
由于紙質檔案的建立需要人工和保管、保存的特殊性，紙質檔案管理與電子檔案管理方面有很大的不同。由于這些不同，紙質檔案管理具有獨特的優勢和劣勢，所以在現代檔案理中，應當運用紙質檔案和電子檔案相結合的方法，在管理和制度方面建立科學的方法，并提高檔案管理人員的素質，科學管理紙質檔案。
一、紙質檔案的特點及缺陷
紙質檔案是指以紙張為載體的信息檔案，而電子檔案是指用現代信息科技，如電腦、光盤、U盤、圖像記錄等方式為載體保留信息的方式。如今，雖然作為新興載體的電子檔案倍受關注和青睞，但傳統的、具有原始性質的紙質檔案也不容忽視。據了解，紙質檔案具有以下特點：1.檔案載體較為單一；2.記載信息的固定性和穩定性；3.信息的隱蔽性和原始性；4.缺乏一定的復用性；5.傳輸較為繁瑣。
二、 紙質檔案對檔案安全的影響及優勢
（一） 紙質檔案可以較為獨立地完成信息記載和傳輸。首先，相比電子檔案等其他記載信息的方式，紙質檔案可以獨立地完成信息的記載。在紙質檔案的記錄中，紙質檔案的閱讀、調閱和使用都可以單獨完成，而電子檔案則更多地需要依靠閱讀工具，如電子計算機技術、光盤技術等高科技，信息與設備結合，只有兩者共同使用才有一定的作用。
（二）紙質檔案載體穩定、可較長期地保存資料。紙質檔案相比其他檔案記載方式有更加穩定、耐用的特點，因為檔案管理的要求一般都要有10年、20年甚至50年或更久的保存度，所以有些電子檔案并不能達到這個要求。因為電子信息會受到多種因素的影響，如環境的防磁性、抗病毒和資料的儲存空間都有較大的要求。
（三）紙質檔案記載方式傳統而便于理解。在檔案管理和查閱、記錄的過程中，一般都需要更快捷的、更簡便的查詢和調閱方式，而電子檔案相比紙質檔案來說，運用的是更為先進的記錄技術和調閱方式。在這個過程中，由于一些檔案管理人員缺乏專業的培訓，或者有些檔案管理人員屬于老一代的“機盲”，在這種情況下，會操作、懂電腦的特別少。所以紙質檔案沒有局限性。
（四）具有保密性。在當今科技發達的年代，科技發達給現代生活帶來了更便捷的生活方式，但信息泄露、信息盜取的現象也更普遍了。所以紙質檔案在這一點上可以確保信息的隱秘性和保密性。只要保管的地方合理，檔案室封鎖嚴密，基本可以保證信息不泄露。因此，紙質檔案的存在，很大程度上保護了原始數據，杜絕了某些別有用心的人希望通過破壞電子數據而達到其特有目的的幻想，維護了檔案的權威。同時，紙質文件在刪改后想不留痕跡幾乎是不可能的。因此，各部門對一些重要數據進行處理時，為確保這些信息的安全可靠性，必須及時備份形成紙質檔案。可以說，辦公自動化系統中的不安全因素，充分體現了紙質檔案存在的重要性，同時也穩固了紙質檔案在檔案中的地位。
三、紙質檔案管理的對策研究
（一）與電子檔案相結合。既然紙質檔案和電子檔案都各有利弊，在建立紙質檔案的過程中，就必須研究電子檔案和紙質檔案各自的特點，可以將紙質檔案作為原始憑證和永久保存檔案，將電子檔案作為備份檔案建立相對獨立又相互聯系的系統。應根據兩者各自的特點分別建立不同的管理系統，分別操作、分別保管、分別利用，并在兩個系統之間建立必要的通道。
（二）集中管理。在紙質檔案管理的過程中，要注意檔案管理的科學性和集中性。建立集中管理的紙質檔案管理制度，不僅可以更好地完成檔案的及時歸檔、整理和取用，還可以防止非檔案保管人員對檔案的完整性和可持續使用性造成的破壞。
（三）建立科學的管理制度。由于紙質檔案的無法更改性和永久性，應必須保證檔案在建立之初就有一個很好的、正確無誤的歸檔和保管。因此，對紙質檔案的科學管理和建立是十分有必要的。并且在建立檔案的過程中，應該為每一份檔案建立相應的記錄制度。實施檔案保管和整理的責任制，確保發生業務之后可以及時地歸檔，在其他人員借閱檔案后，也能及時地整理到位，從而使檔案的保存更加完整。
（四）加強檔案管理人員素質。最后也是最重要的一方面，就是必須加強檔案管理人員的相應素質。第一，檔案管理人員應當了解紙質檔案在保管過程中需要注意的問題，如防潮、防蟲和防腐蝕等。第二，檔案管理人員應記錄在編，防止自管自盜的現象發生。第三，檔案管理人員還需要了解一些現代檔案管理的制度，從而使紙質檔案管理更加科學化。
四、結語
雖然在信息科技大力發展的今天，電子檔案被越來越多地提及，但由于其還有一些無法改變的缺陷，紙質檔案并不能完全被電子檔案代替。所以對紙質檔案的研究仍然十分有必要。在紙質檔案管理建設中，我們也應該跟上科技發展的步伐，在紙質檔案建設上搶占制高點，這樣才能使紙質檔案與電子檔案在發展中交相輝映。
【參考文獻】
一、企業電子檔案的形成與利用
(一)檔案信息數字化
數字化的檔案信息可以通過網絡等現代技術實現異地的遠程利用，為需求者提供方便快捷的檔案信息服務方式和途徑。檔案唯一性、原始性和憑證性是真實記錄歷史的重要體現，因而歷史的延續需要必須最大限度的保護檔案，檔案數字化之后，檔案利用方式主要是使用數字化的檔案信息，檔案原件從而得到了有效保護。檔案信息數字化能夠使不同載體形式的檔案信息得到轉化與再現，它為實現檔案信息資源共享奠定基礎。
(二)電子檔案管理系統
電子檔案管理系統具有簡單、快捷和可以保持檔案原始性的特點。為檔案電子化提供了極大的便捷服務。電子檔案管理系統一般都采用樹形分類結構，使得它的權限控制靈活、簡單;電子檔案管理系統入庫簡單，并提供了入庫前的瀏覽功能，它的界面要素簡單，一看就會，無需復雜的學習過程;最主要的是它具有查詢簡單的功能，為檔案提供利用，實現檔案服務功能提供了舉大的支持作用;對于沒有電子版的檔案，可以提供批量掃描、從而保持檔案的原始樣貌，對于已形成的電子檔案可以提供快捷的入庫管理功能。
(三)實現檔案紙質化向電子化的轉變
在企業檔案管理過程中引進電子檔案管理系統以及大型、高效的電子化儀器后，利用高效掃描儀將紙質的檔案掃描成電子檔案，掃描完成后，對掃描錄入到網絡服務器中的圖像文件進行整理修正，并在網絡數據庫中建立相應的索引信息，從而達到電子檔案的快速自動檢索，并最終為查詢客戶端提供檔案服務。
(四)電子檔案的存儲與利用
電子檔案通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。目前電子文件所采用的介質主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。
對檔案部門來說，電子檔案提供利用的方法有三種：即提供拷貝;通信傳輸;直接利用。
二、電子檔案在企業檔案管理中存在的問題
(一)檔案隊伍的素質與企業的發展還不相適應
歷史原因，許多單位檔案管理崗位屬于人員安置型，造成目前企業檔案隊伍整體素質不高，檔案管理人員中缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，不能很好地適應檔案信息網絡化建設的發展需要。而檔案管理人員的素質直接影響了電子檔案在企業檔案管理中的應用。
(二)企業的檔案管理得不到高層領導應有的重視
很多企業的高層領導對檔案的管理認識不到位，認為它只是文字類的工作，和公司安全生產以及發展建設比較來說是微不足道的。正是由于領導的不重視和部分企業的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作不夠重視，工作責任心不強，直接導致原有一些檔案資料的缺失，企業庫藏檔案資源不夠豐富，影響了日后為企業的發展提供檔案服務和工作支持。
(三)企業的檔案管理缺乏專業部門和專業人員的負責
很多企業的檔案管理人員都不是檔案專業畢業的，對檔案管理工作也是相當的陌生，認為檔案管理工作僅僅是資料的簡單收集和分類、存放，根本意識不到檔案管理工作對整個企業經濟發展的重要性。另外，檔案管理人員的水平低下和頻繁更替也造成了檔案管理的斷檔。此外，相當一部分的企業根本沒有設立獨立檔案管理部門，往往合并在其他部門之下，例如庫房兼做檔案室。這些行為將導致企業檔案資料的歸檔和保管不一致。
(四)企業的檔案管理的信息化建設滯后
首先，個別企業的領導還沒有完全認識檔案信息化建設的重要性，更沒有把檔案信息化納入企業信息化的整體規劃當中，對檔案信息化的人力、物力投入不足，發展滯后。其次，在多數企業中，關于檔案信息化的制度和標準還不夠健全，缺乏具體可行的措施和依據。還有的企業雖然配備了檔案數字化設施，但是由于種種原因的限制，導致其硬件設備使用率低，數字的錄入量非常有限。最后，電力企業的檔案管理部門缺乏高素質的檔案信息化管理人才，這就在很大程度上制約了企業檔案信息化的發展進程。
三、推進電子檔案在企業中加快發展的辦法
(一)提高檔案隊伍的知識水平和管理水平，穩定檔案管理隊伍的結構
各企業應加強企業檔案管理隊伍的知識水平，通過不間斷的培訓和專業技術人才的引進來加強檔案隊伍整體技術水平和管理水平，并在企業內部建立健全檔案管理培訓制度和管理體系，保證檔案管理人員的穩定性，促進檔案管理隊伍的建設。其中崗位培訓是提高其素質的最主要途徑，培訓的方式要因人、因地而異，不可一概而論。
(二)加快檔案信息化的建設，促進電子檔案的發展
電子檔案的發展離不開檔案信息化的支持，只有不斷開發和利用檔案信息資源，不斷創新檔案服務機制，積極主動通過計算機網絡為用戶提供服務，并促進電子檔案在企業中的利用和發展，才能充分發揮電子檔案在企業中的重要作用。
(三)提高對檔案工作的重視，推進電子檔案的應用
企業中的檔案管理人員是想將檔案工作搞好的，但在實際工作的開展中，往往事與愿違，達不到預期的效果。造成這種狀況的一個很重要的原因就是企業領導的不重視、不支持。因此，我們要想將電力企業的檔案管理工作做好，就必須說服企業領導，讓他們能真正的意識到檔案管理的重要性，進而支持我們的檔案管理工作。只有不斷的提高企業領導對檔案工作的重視程度，才能使檔案工作在企業發展中得以快速、健康的發展。
(四)加大電子檔案優點的宣傳力度，普及電子檔案的知識
只有在實際檔案工作中，充分體會到電子檔案的便利和快捷，才能促進電子檔案的發展。電子檔案的優點毋庸置疑，但不是人人都意識到，只有在工作中加大其的使用和宣傳力度，普及電子檔案的知識，使公眾認識到電子檔案的優點，才會有更多地人選擇使用電子檔案。
綜上所述，電子檔案在企業發展中將發揮出巨大的作用，只有不斷加強電子檔案的建設，提高電子檔案在企業中的應用和普及程度，才能促進電子檔案更好的為企業發展服務，從而促進社會經濟建設的不斷進步。
農村經濟經營管理工作逐年得到各級黨委政府的重視，農村承包土地、農村集體資產、農村財務管理、農民負擔監管、農經統計及農業調查等農村經營管理工作越來越受到重視。管好這些檔案資料對黨的農業工作、農村工作至關重要，因而農經工作的檔案資料收集、整理、保管直至移交存檔，也就顯得越來越重要。改革開放以來，農村經濟經營管理工作檔案的管理越來越受到重視，檔案資料也在越來越趨于完善之中，但依然還正在一些問題。所以，加大對農村經營管理檔案管理工作的改進力度，也是進一步推動農經工作和社會事業的發展的重要組成部分。
2農村經濟經營管理檔案工作存在的問題
由于現實種種原因，農村經營管理檔案工作還處于混亂狀態，農經工作資料還有不重視、甚至少數人不當回事的現象。
2.1對農經工作檔案的重視程度不夠
長期以來，相當一部分人員、尤其是一部分老農經人員有不重視農經工作檔案資料的慣性心理。甚至有部分農扣部門的領導、干部對檔案工作的認識存在誤區，一個認識誤區是：認為這些資料‘我’要用的，如果‘你’拿去存檔了，‘我’要用就不方便，用起來去查檔案好麻煩的！認為檔案就是保管著就行，自己是領導、是干部就放在自己柜子里，要用時拿出來用一下，過后又自己鎖著。要么隨便整理一下就可以了，自己認為不要丟失，不要泄密就行了。這種想法和做法使得應該及時存檔的資料長久的滯留在其身邊，本應存檔的資料長時間未入檔。另一個認識誤區是：對于當年本應該移交存檔的材料抱著敷衍的態度，也就是只移交一部分材料，使存檔資料收集不齊全。這種現象導致檔案管理工作質量下降，即影響了檔案管理工作也無形的有影響了工作人員的工作積極性。
2.2檔案管理人員專業技能不高
農經工作的檔案管理人員往往是兼職的，沒有專業的檔案管理知識，對檔案的重要性、管理要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案意識有些淡薄。加之自身本職工作事情多，他們（她們）日常的工作往往比檔案工作顯得更重要，檔案工作就是兼著干的，對檔案工作的管理顯得精力上投入不足，這樣就影響了檔案管理的質量。管理人員在思想意識上提不起來，檔案管理這項工作自身的重視程度就不夠。極個別的檔案管理人員對日常事務中的資料，只是放人檔案盒子里，沒有按年度及時整理歸類、歸檔、并裝訂，這種容易造成遺失情況的現象似乎還未引起重視，同樣是嚴重影響檔案管理質量。
2.3檔案管理硬件設施差
對農經檔案管理必備的硬件設施差，現實工作中農經檔案室要么兼用要么偏狹窄空間小。因硬件設施差或設備不配套，時間長了就會引起檔案材料霉變、甚至蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整，影響保管質量。
3完善農經檔案管理工作的對策
3.1健全農經工作檔案管理制度
上級部門應對農村經濟經營管理的檔案管理工作建立對應的檔案制度。體現如下的要求：
3.1.1 合理、科學。為適應新需要，建立檔案管理制度要符合農村經營管理工作實際和檔案管理工作實際。
3.1.2 簡明、實用。建立的檔案管理制度具有適應農經工作的操作性，分類方便實用、簡便易行、可操作性要強，以更好的發揮檔案管理的作用。
3.1.3 制度要有約束性。領導對檔案工作的重視程度直接影響著檔案工作制度的順利執行，而檔案管理人員是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。
3.1.4 制度要體現嚴肅性。農經檔案管理工作好壞體現了農經檔案管理制度的執行情況，農經檔案工作制度在執行的過程中，應該有上級部門的檢查和業務指導，應提供交流平臺。如果平普拉塔的、抱著不思進取的思想還以老套路管理農經檔案，那再有完善的制度也只會是空殼。
3.2加強農經檔案化采用信息化管理
探索新的管理模式，使農經檔案工作更科學、更實用。信息化是當今社會發展的一大趨勢，應盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高農經檔案工作的效率和水平。
3.3提高檔案管理人員素質
要加強農經檔案工作隊伍建設。一是讓兼職的檔案管理人員接受專業知識培訓，進一步熟悉檔案管理工作的各個環節和基本要求，真正掌握科學管理檔案的原則和方法，這樣既提高工作效率又提高工作質量，同時也提升了服務；二是上級部門應創造條件使檔案管理人員相互間有交流空間，有切磋工作經驗、進行有效溝通的平臺。三是領導要注意對農經檔案管理人員作正確引導，在工作上應體現關心、理解、支持，以充分發揮檔案管理人員的積極性和創造性，不能聽之任之、放任自流、不管不問；四是農經檔案管理人員應選擇政治思想可靠、作風正派、責任心強的人員，要注重自身政治水平的提高；五是通過參加培訓的方式或自學方式提高農經檔案管理工作水平、規范檔案管理工作、提高服務質量。
3.4強化服務意識，提高管理水平
農經檔案管理人員要樹立正確的服務性觀念。要端正服務態度，吃得苦、耐得氣，樹立創新意識，提高服務質量。使農經檔案資料充分地為農村工作服務，這也是農經檔案管理工作者義不容辭的責任。
4結語
