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2000年12月6日中華人民共和國檔案行業標準《歸檔文件整理規則》正式頒布實施，結束了文書檔案過去以六個特征為主的傳統組卷方法，開始了簡便易操作的歸檔文件整理。我縣自2002年開始，大部分機關單位文書檔案整理適用歸檔文件整理方法。歸檔文件整理就是將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，并使之有序化的過程。在這里，需要理解“件”的含義。何為“件”？“件”是歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與簽批單、底稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件。“為一件”就是將文件材料的實體裝訂在一起，編目時也被視為一條條目。
一般情況下，歸檔文件整理大致有文件材料收集、分年度、分級別、分類別、分保管期限、文件裝訂、排列、加蓋填寫歸檔章、編目、裝盒、入庫等程序。
收集工作就是按照黨和國家的有關規定要求，通過一定的方式和手續，把分散在機關各科室部門、個人手中或散失在其它地方的文件材料，集中到單位檔案室實行集中統一管理。收集工作是檔案工作的基礎，是檔案工作中極為重要的一環，文件材料收集要做到齊全完整。
對于文書檔案，要依照國家檔案局第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》對單位文書檔案材料進行收集，要以“我”為主，即本機關單位形成的文件材料是收集歸檔重點。我們不僅要重視紅頭文件，還應重視其他非紅頭形式文件收集，如會議記錄、會議紀要、工作總結報告、黨團員（干部）名冊、介紹信、人員調配、工資表、各種統計報表、合同協議等等。總之，凡是反映本機關工作活動、具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。
分年度就是區分文件材料的所屬年度，把不同年度的文件分開。不同年度的文件一般不得放在一起歸檔。一般根據文件成文最后的落款日期進行劃分。有幾種特殊情況：跨年度召開的會議文件材料歸入會議結束年；跨年度形成的案件文件材料歸入案件辦結的年度；跨年度的復文一般應與來文或去文一起歸入復文的年度；跨年度的計劃規劃歸入開始年，跨年度的總結歸入最后一年。
分級別就是在保持文件之間有機聯系的基礎上，將上級機關、本機關、同級機關與不相隸屬機關和下級機關的文件材料分開整理。但對聯系密切的文件，如請示與批復等，不能為了分級別而將其分割開。實際操作中我們可將文件大致分為國家、省、市、縣等級別。
分類別就是根據本機關制定的文書檔案分類方案，將每份文件進行分類。可分為組織機構分類法和問題分類法。組織機構分類法，就是將歸檔文件材料按其形成或承辦部門進行分類。問題分類法，就是按照文件材料所記述和反映的問題進行分類。我縣大部分機關單位采用“問題分類法”，都制定了《本機關文書檔案分類方案》，依據該方案對文件進行劃分類別，在劃分類別時一般同時要求提煉出歸檔文件的主題詞，將文件所在類別和主題詞用鉛筆在文件左上角標出。
機關文書檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。劃分保管期限時要按照本機關文書檔案保管期限規定進行。在這里，我們將國家檔案局8號令第七、八條關于文書檔案永久、定期的內容摘錄如下，供參照劃分期限。
永久保管的文書檔案主要包括：
（一）本機關制定的法規政策性文件材料；
（二）本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；
（三）本機關職能活動中形成的重要業務文件材料；
（四）本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統計報表等；
（五）本機關機構演變、人事任免等文件材料；
（六）本機關房屋買賣、土地征用，重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料；
（七）上級機關制發的屬于本機關主管業務的重要文件材料；
（八）同級機關、下級機關關于重要業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。
定期保管的文書檔案主要包括：
（一）本機關職能活動中形成的一般性業務文件材料；
（二）本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；
（三）本機關人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本機關一般性事務管理文件材料；
（五）本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結、統計報表等；
（六）上級機關制發的屬于本機關主管業務的一般性文件材料；
（七）上級機關和同級機關制
發的非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料；（八）同級機關、下級機關關于一般性業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料；
（九）下級機關報送的年度或年度以上計劃、總結、統計、重要專題報告等文件材料。
文件裝訂就是采用符合檔案保護要求的裝訂材料，將歸檔文件以“件”為單位裝訂在一起。一般采用棉線使用縫紉機或“三孔一線”方法左側裝訂，且將文件左、下側對齊。裝訂前應對破損的、字跡易褪變的文件進行修裱、復制，對超大紙張的文件進行折迭，去除文件上易銹蝕的金屬物等；裝訂時，要按一定順序給文件排序，一般順序為：正文在前，簽批單、底稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；收文處理閱辦單在前，正式文件在后；來文和復文作為一件時，復文在前，來文在后。
文件排列，就是依據事由原則確定全宗內歸檔文件先后順序的過程。機關文書檔案的文件排序首先需在同一個保管期限內將同一事由的文件排列在一起，同一事由的文件可按文件重要程度排列，也可按文件形成的時間先后順序排列。其次將不同事由的文件按照文書檔案分類方案中的不同問題、分類集中排列起來。對于某一次會議材料、統計報表、信息簡報等成套性的文件應集中排列在一起，保管期限按照其中文件的最高期限來劃定。
歸檔章一般加蓋在每份文件的首頁上端居中空白位置。項目有全宗號、年度、件號、類別、保管期限、盒號等。式樣如下：
蓋歸檔章和填寫內容時需用耐久性材料，如紅色印泥、碳素墨水等。
全宗號是檔案館給立檔單位所編制的代號。沒有向縣檔案館進行過移交的單位沒有全宗號，暫時可不填寫，待檔案館給定全宗號后再填寫。
類別是按單位制定的文書檔案分類方案中的大類，可簡寫為“一、二、三”等。
年度是歸檔文件的形成年度，用4位阿拉伯數字填寫，如“2005”，不能簡化為“05”。
期限是按照已確定的歸檔文件保管期限，分別填寫“永、30年、10年”。
件號是文件的排列順序號，同一保管期限、同一年度內從“1”開始編號，即永久、30年、10年分別編號，每年形成三個流水號。
盒號是文件所存放的檔案盒位置號。同一保管期限從“1”開始編號，可一年一年續編；也可以同一保管期限、同一年度內從“1”開始，即永久、30年、10年分別編號，每年形成三個流水號。
裝盒將歸檔文件按照件號的先后順序裝入檔案盒。基本要求是將同一年度、同一保管期限的歸檔文件，根據檔案數量多少裝不同規格型號的檔案盒。不同年度、不同保管期限的歸檔文件不應混裝入同一盒內。同一類別的檔案可根據數量多少可裝一盒或多盒，保證檔案材料與盒的厚度適宜即可。
盒脊及封面和備考表需填寫完整仔細。盒脊及封面要與歸檔章填寫項目一致，并注意規范整潔，美觀大方。封面主要填寫的項目是全宗名稱即立檔單位的全稱；盒脊背填寫項目主要包括全宗號、年度、保管期限、機構（問題）、起止件號、盒號等，其中，起止件號填寫盒內第一份歸檔文件的件號和最后一份歸檔文件的件號，中間用“—”連接。結合實際操作，建議盒脊背與封面內容均沿盒線居中的位置用印章加蓋。備考表主要是對盒內歸檔文件作必要的注釋說明，主要包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期，其中，盒內文件情況說明重點填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。
編目即編制歸檔文件目錄，需按照排定好的順序以“件”為單位逐一編目。在目錄中一件即為一條條目。結合縣檔案館使用的八九數碼檔案管理軟件信息系統，為便于移交檔案目錄轉入軟件數據庫，歸檔文件目錄使用Excel格式，內容設置樣式如下：
全宗名稱為立檔單位全稱。
年度為歸檔文件形成年度，用4位阿拉伯數字。
保管期限為永久、30年、10年。
盒號、件號與歸檔章上的填寫保持一致。
文號為文件的發文字號。
題名為文件標題，沒有標題或標題不規范的應自擬標題，外加方括號“[]”。
責任者為發文機關或署名者。聯合發文是多個責任者的，可填主辦單位。
成文時間為文件的形成時間，以8位阿拉伯數字標注年月日，如“20050102”。
頁數為該份歸檔文件的總頁數，文件中只要有圖文的頁面均為一頁。
備注填寫歸檔文件需要補充和說明的情況。
關鍵詞：電子檔案管理系統；收集整理；檔案歸檔；檔案上交；檔案匯交；檔案分發；檔案接收
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044(2011)22-5279-02
Research on Collection and Arrangement in Electronic Records Management System
HOU Li-li
(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)
Abstract: Collection and arrangement of records, the core module of Electronic Records Management System, which occupy most part of work, relate to whether the advantages of Electronic Records Management System comparing with old handwork management of records are really obvious or not. The functions of the whole and every module of collection and arrangement in Electronic Records Management System of Petro China are introduced.
Key words: electronic records management system; collection and arrangement; records filing; records handing in; records distributing; records receiving
傳統檔案業務的一般原理是：部門檔案歸檔人員將實體檔案提交到檔案管理部門，由檔案管理部門人員負責檔案的入庫管理。由于不能充分發揮電子文件的優勢，造成手工勞動量大，操作程序復雜，人力、物力資源浪費，而且檔案利用率極差。為了加快中國石油天燃氣集團公司信息化的發展，統一各個下屬單位檔案管理規范，形成中石油檔案共享知識平臺，項目組在信息部的支持下，與微軟合作開發了中國石油檔案管理系統。
系統的原理是：部門檔案歸檔人員將檔案電子條目錄入，經過歸檔部門領導和檔案部門領導審核后，檔案電子條目自動提交給檔案管理部門，隨即可同步提交實體檔案和清單，由檔案管理部門人員進行檔案整理和入庫維護。這部分功能主要由系統中收集整理模塊完成。本文介紹收集整理模塊的總體功能結構和各個子模塊的工作原理。
1 總體功能結構圖
“收集整理”模塊主要包含“檔案歸檔”和“檔案上交”的功能。
檔案歸檔的目標為協助歸檔部門和檔案部門的用戶將電子和實體檔案歸到中國石油檔案管理系統中，以達到提供借閱利用的目的。檔案上交的目標是實現油氣勘探開發類檔案的匯交和分發。圖1是收集整理模塊的總體功能結構圖。
2 檔案歸檔
檔案歸檔包含預歸檔、歸檔整理、檔案整理三個子模塊。
2.1 各個子模塊任務
2.1.1 預歸檔
1）歸檔部門人員對待審核檔案的電子條目進行錄入、編輯、提交；
2）歸檔部門領導審核；
3）檔案管理部門領導審核；
2.1.2 歸檔整理
1）部門歸檔人員對不需審核的電子條目錄入、編輯、移交；
2）部門歸檔人員對實體檔案的同步歸檔：歸檔清單打印、實體檔案同步移交到檔案管理部門；
2.1.3 檔案整理
檔案管理部門人員對歸檔部門提交的電子和實體檔案編輯、實體整理、歸檔辦結；
2.2 檔案歸檔流程步驟
如圖2，系統提供四種歸檔流程，可由各單位根據本單位業務情況選擇使用。
2.2.1 標準流程歸檔
對應上圖的全部五個步驟12345。
2.2.2 直接歸檔
歸檔流程從第四步開始，即從“歸檔整理”步驟開始，這種歸檔流程完全以實體歸檔發起，去掉了前面三步電子條目先歸檔的過程，檔案歸檔只經過45兩步流程完成。例如：總部的檔案歸檔就是這種流程。
2.2.3 檔案部門審核
對應標準歸檔流程去掉第二步，即1345。對應系統中就是檔案條目在“預歸檔”步驟由檔案部門審核通過后，進入到“歸檔整理”步驟，由部門歸檔人員進行實體歸檔工作。
2.2.4 歸檔部門審核
對應標準歸檔流程去掉第三步，即1245。對應系統中就是檔案條目在“預歸檔”步驟由歸檔部門審核通過后，進入到“歸檔整理”步驟，由部門歸檔人員進行實體歸檔工作。
3 檔案上交
檔案上交分為檔案匯交、檔案分發、檔案接收三個子模塊。如圖3，源單位（如油氣田A、油氣田B……）把檔案上交到目標匯交單位（如勘探開發研究院）。如圖4，由檔案產生部門將檔案分發到各個下屬單位檔案部門（如A單位檔案部門、B單位檔案部門……），由這些部門利用“檔案接收”功能，將檔案接收到系統的收集整理模塊中，進行編輯和存檔。
4 結束語
中國石油檔案管理系統目前已在中石油多家下屬單位上線。作為檔案系統的核心模塊――收集整理，以其簡潔的歸檔程序、嚴密的在線審批流程、兼容的條碼和清單打印功能大大方便了用戶單位的推廣和使用，促進了企業的減員增效。“電子文件先歸檔、實體隨后”的管理理念，使歸檔部門確保實體檔案要和相應的電子檔案一致，并同步提交到檔案管理部門。跨部門、跨地區的不同單位間檔案的匯交、分發和接收，只需幾個簡單步驟即可在線完成。電子條目的錄入項設置嚴格遵守《中國石油天然氣集團公司檔案管理手冊》規定的檔案基礎業務規范和檔案信息化規范。系統統一了中石油各個下屬單位檔案管理規范，將成為中石油集團公司檔案管理平臺和共享知識中心。
參考文獻：
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一、加強并創新檔案管理意識
不少企業或者組織對于人事檔案管理是不重視的，認為整理人事檔案無非是將所有人的主要經歷、政治面貌、品德作風進行簡單的登記保存而已，對于企業或者組織的發展毫無意義，同時還要分配人事檔案管理人員，對于組織來說無非是又一項支出。加強人事檔案管理的第一步，也是首要環節就是要加強醫院內部的人事檔案管理意識。
首先，在醫院的管理者之間應該達成一致意見：對人事檔案管理樹立重視意識。這有利于人事檔案管理的有效貫徹實施，自上而下地推進人事檔案管理工作的開展。對于人事檔案管理給予更多的資源，包括人力資源，招聘專門的檔案管理人才；物力資源，提供人事檔案管理資料室，配備基本的辦公用品；財力資源，提供更多款項，為人事檔案管理工作的順利進行提供有效的物質保障。其次，提高全員的檔案意識，通過公布文件、通知、公告等，來讓醫院全員了解認識檔案管理的重要性，增強各崗位人員的工作積極性與責任感，提高全員的工作效率。最后，人事檔案管理人員應該增強責任意識，確保人員充分履行工作職責；人事檔案管理人員也應轉變檔案管理理念，解放思想，創新觀念，開拓思路，尋找一種高效、創新且具有“人性化”的人事檔案管理方法。
二、建立健全人事檔案管理機制
人事檔案管理機制是人事檔案管理的重要保障，也是人事檔案管理得以順利進行所需要遵循的依據。人事檔案管理機制需要建立健全人事檔案管理制度，將人事檔案的管理過程規范化、程序化、專門化。通過科學的方法以及利用現代化信息技術管理手段，規定檔案更新周期、更新時間、托管人員、可以翻閱人員、可使用人員等，明確職權與分工。對人事檔案進行科學性、系統性、全面性地管理。人事檔案管理的主要分為“收集信息―整理信息―分類歸檔”三個主要步驟。建立健全人事檔案管理機制需要從人事檔案管理的三個主要步驟入手，逐步進行規范，并且對每個步驟的著重點進行總結強調。
首先，收集信息。這是人事檔案管理的基礎。收集信息能否有效進行關系到人事檔案的信息是否全面。收集信息作為人事檔案管理的重要環節必須強調細致性和全面性。收集信息需要將檔案管理人員按科室進行分工，明確責權，從收集信息的第一步開始到分類歸檔的最后一步截止，負責該科室檔案的人員不能更替，若有特殊情況，一定要做好交接工作，明確檔案管理人員的責任意識與保密意識；其次，整理信息。這是人事檔案管理的關鍵步驟。對人事檔案信息的整理強調檔案管理人員的協作分工，醫院各個科室的人事檔案最好由專門的人員進行整理，即在檔案管理之前所分配的人員。最后，分類歸檔。人事檔案的管理，不僅僅是強調對檔案的收集、整理與保管，更重要的是能夠有效利用科學的人事檔案管理，來促進醫院內部的人才考察與人才選拔。所以分類歸檔時，應該注意檔案類別的系統性與檔案使用時的便捷性。
三、創新人事檔案管理方法
關鍵詞：檔案管理；現代化；要求
Abstract: The progresses of the society, the development of the times, want everything to keep pace with the times. File management is no exception, the pattern of modernization management, modernization of the standardized operation, and integration into the world economy is the important step. This article starts from the modernization of the archives management content, necessity and requirements of the three aspects of the development of the modernization of the archives management.
Key words: file management; modernization; requirements
中圖分類號：G271文獻標識碼：文章編號：
引言
隨著社會的不斷進步和信息技術的飛速發展，信息成為當今社會的寶貴資源，信息的價值將隨著社會的發展進步不斷上升，無論是個人生活還是企業發展、科學研究等都離不開信息。21世紀的檔案，將是一個知識、信息高度密集的領域，檔案工作現代化、專業化、技術化、信息化程度越來越高，這就要求一切都要與時俱進。現代化的模式管理，現代化的規范操作，是和世界經濟接軌的重要步驟。
一、檔案管理現代化的內容
檔案管理現代化從內容上講主要包含有以下四方面的內容：檔案資源的信息化、檔案保護的現代化、管理手段的現代化以及檔案管理的標準化等四點。但是從其概念的外延上講，檔案管理的現代化指的則是―個相對的、發展的、動態的概念范疇，因為在不同時期都會賦予檔案管理現代化的各種內容。
（一）檔案資源的信息化。在當前信息化的大時代背景下，信息化已逐漸地發展成為各行各業實現現代化發展內容的主導，因為以信息化的手段逐漸地推動現代化的進步是我國今后國民經濟以及社會發展的主要趨勢和方向。而在檔案資源的管理領域實現信息化更是作為高科技的信息技術在檔案管理領域層面所實施的創新實踐，主要的工作內容和步驟是將檔案資源以及與檔案管理相關的各項管理程序，通過科技化的手段實現信息系統加工以及計算機網絡整體的運轉和傳輸，最終實現檔案管理資源在整體上的合理配置和有效的開發利用，并進一步實現整個檔案信息資源的全社會共享。
（二）檔案保護的現代化。一般來講，傳統意義上針對檔案保護的現代化主要指的是針對檔案庫房、與檔案管理相關的設施設備以及檔案載體保管保護的整體水平方面所實現的現代化。伴隨著科技的進步和發展，新型存儲介質快速發展以及現代化信息技術的持續涌現，發展出了一些新型的承載檔案信息的載體，較有代表性的如機讀檔案、電子檔案、聲像檔案等等，都是科技化發展的結果，較之原有的傳統的信息存儲方式，這些針對信息的記錄和存儲方式更加方便、全面和高效。所以也正在被越來越多的人廣泛應用。因為新型的載體檔案在使用方式以及存儲方面都和傳統的檔案信息的存儲介質存在著顯著的差距，所以，相關的檔案管理部門應當著重加強針對新型載體的檔案存儲及管理的方式進行高效的研究，以便于使其更好地服務于檔案管理的工作。
（三）管理手段的現代化。一般情況下，檔案管理手段的現代化的內容主要包含有以下幾個方面：首先是理論手段的現代化，這個具體指的是要實現檔案現代管理方法的理論和應用層面的現代化，適當地通過開展針對已經形成規模的現代化管理方法的學習和借鑒，然后通過針對自己實際情況的結合，在實踐中實現自身的提高和進步，并最終實現具有自己特色的檔案管理現代化的理論體系。其次是要保證先進技術手段在檔案管理實現現代化過程中的應用，在開展檔案管理現代化的過程中一定要持續地將現代社會中較為先進的技術設備、手段以及相關的技術成果逐步地引入到檔案管理現代化的實踐過程中，最終全面、高效地實現檔案管理的專業化和自動化。
（四）檔案管理的標準化。從本質上講，檔案管理的標準化也作為檔案管理實現現代化的重要基礎而存在的，因為檔案管理的現代化的實現基礎是建立在先進的技術、嚴密的分工以及廣泛協作的情況下的，而針對檔案標準化的實現則主要是通過制定并積極貫徹相關的一系列的各種標準和規范，進一步使得相關的技術應用以及分工協作實現統―的標準和依據，最終可以保證檔案管理的各項工作實現有機地聯系和統一，并在最終的檔案的管理下現代化的過程中取得最優的效益。
二、實現檔案管理現代化的必要性
實現檔案管理的現代化不僅僅是檔案行業實現自身的突破和發展的需要，同時更是時展的需要。科技化的進步帶動了一切相關行業的發展和進步，檔案管理行業如果想要實現高效、科學的發展，那么就必須保證自己要時刻緊跟時展的步伐，同時在這個過程中逐漸地發展并完善自身，這樣才有可能不在行業競爭中被淘汰。另外一個方面檔案管理的現代化的實現也是迎合了時展的需要，在幾乎所有行業都實現高科技化的騰飛發展的時候，如果檔案管理行業還在固步自封，滿足于自己的小進步的話，那么就不僅僅會跟整個時代脫軌，同時更會被狠狠地甩在時展的脈搏之后。
三、實現檔案管理現代化的要求
目前我國的發展正處在一個轉型時期，時代的進步和發展需要各方面齊頭并進，關系到發展命脈的檔案的存儲和管理更需要十分重視。而要實現檔案管理的現代化則主要可以從以下四個方面開始著手。
（一）實現檔案館管理現代化。這一過程的實現要求首先要實現管理思想的現代化，因為思想觀念的現代化是保證實現檔案管理現代化的基礎和前提，所以，如果想要實現思想觀念的現代化，那么就必須要保證解決人對于檔案管理層面的相關認識問題的現代化。同時還要求所有檔案館的全體成員尤其是負責檔案管理的直接責任人，一定要秉持認清形勢，更新觀念，解放思想，勇于改革的思想作風，同時還要不斷研究新情況，探索新的管理模式和途徑。
（二）必須做好檔案館各項基礎工作。伴隨著科技化、信息化社會的到來，人們在對于高效化、科學化地開發并利用檔案管理信息方面的需求越來越旺盛，呼聲也越來越高，在這種情況下，就要求檔案館在相關基礎工作的開展方面必須要實現新的突破、更高層次的發展。因為只有把檔案館最基礎的工作和步驟搞好了，才有可能最終順利地實施檔案管理的現代化，同時也才能使得現代化管理手段得到最好的發揮。同時從未來發展的角度來看，一旦搞好了檔案館的基礎建設工作，那么不僅有利于當前人們對于相關信息的提供利用，同時也為現代化管理的實現奠定了堅實的基礎。從工作內容上講，要做好檔案館的基礎工作，因為只有將基礎工作做得越加地細致和全面，同時準備工作做得越充分，那么檔案管理現代化的目標才越可能順利地開展進行。
（三）全面地保管好各種內容、各種不同載體材料。在針對檔案館的相關信息進行管理的過程中，針對不同種類的信息所進行的檔案管理，是最終實現檔案管理現代化的核心內容。伴隨著科學技術的全面進步和發展，針對檔案的種類以及存儲載體的不斷更新，發展出了一系列的管理手段和方式，除了包含有紙質檔案外，另外還包含有照片、錄像帶、錄音磁帶以及磁盤等其他方面，這種情況的存在，就要求相關的檔案管理人員必須要在此基礎上研究出一套適合自己的管理方法，這樣才能為最終實現檔案管理現代化的發展趨勢貢獻力量。
（四）必須實現保管條件以及管理手段的現代化。在保證保管條件以及管理手段的現代化的方面主要應當做到以下四個方面。首先是要保證實現針對檔案庫房溫濕度的自動控制，因為這是關系到未來能否實現現代化管理的一項重要內容。其次是要保證更新檔案裝具的現代化，這也同樣決定之后是否可以順利地實現檔案管理現代化的一個十分重要的條件，再次是要全面保證實現檔案載體在材料應用方面的小型化和縮微化，因為這關系到對于相關信息存儲設備的移動和攜帶方面的便攜性；最后是要求要廣泛地應用電子計算機來針對相關的檔案信息管理進行貯存和檢索工作，這實現檔案管理現代化的必要條件，同時也是大勢所趨。
四、結束語
總之，在當前的時代背景下，實現檔案信息管理的現代化不僅僅是檔案館生存發展的需要，同時更是契合時展的必要之舉，所以這就要求相關的檔案管理方面的工作人員在保證自身素質提高的同時，還要盡可能地實現相關管理手段的現代化，這樣才能順利、高效地實現檔案管理現代化工作的全面實現。
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一、當前我國檔案管理面臨著的難點問題
（一）檔案管理流程的不明確
檔案從收集一直到錄入檔案，這中間需要的步驟是相當多的，而這些步驟的處理，對于今后檔案的使用率以及利用率存在著很大的影響。而就目前的檔案管理來說，存在著流程不清楚的情況，從檔案資料的收集，到檔案資料的整理，到檔案的堅定，再到檔案的保管與管理以及檢索工作的建立，最后到檔案的標引。這些繁瑣的工作是不可缺少的，也是能夠幫助檔案管理建立流程的過程。但是當前檔案的管理流程的不明確，在檔案的整理過程中僅僅重視檔案資料的收集等等一些重要的步驟，未能對一些小細節的重視，檔案的管理工作也未能夠深入的開展，最終也將影響到檔案資料的使用價值。
（二）檔案管理人員的重視程度不夠
就目前來說，檔案的管理需要的更多的是專業人員能夠對相應的資料進行科學的整理。二就目前來說，檔案人員管理首先在思想上的不重視，會造成在資料的收集以及最終的整理過程中都存在著障礙的。而在另一方面，檔案管理人員重視不夠也體現在專業素質上，為具備較高的專業素質，未能夠對檔案資料的管理提供專業的檔案的管理能力，從而保證檔案的管理的有效性。一方面是思想上的不重視，另一方面是專業能力未能夠達到時代的要求，這兩者情況的出現，都影響了檔案資料的最后作用的正常的發揮。
（三）檔案管理方式的簡單化
隨著經濟的不斷發展，各個組織之間的各項活動逐漸增多，所形成的檔案資料是相當多的，而這對于檔案管理的壓力是相當大的。所以說，采用科學化的管理的方式，對于檔案資料的管理是相當有意義的。其實就目前來說，很多地方的而管理方式未能具備實現計算機管理的條件。很多檔案管理仍舊是采用人工歸檔的方式，這樣的檔案管理，影響了檔案管理的有效性，在一定程度上影響了基礎檔案的工作效率。同時依靠人工進行的檔案管理，對于檔案的編排以及最后的查找都形成了一定的阻礙。并且此時他們的檔案管理僅僅停留在保證資料的完整性上，已經忽視了檔案其他的參考價值。
二、提高我國檔案管理的解決措施
（一）進一步完善檔案工作的制度建設
對于檔案工作的管理，首先應該建立明確的制度流程，保證檔案從收集到最后的錄入檔案，能夠有一個流程制度，去保證工作的的順利進行。而在這其中，需要從業人員具備專業的素質，能夠對當前的工作流程了然于胸，從資料的收集、保管、鑒定等流程制定相應的工作標準流程規范。與此同時還應該加強，檔案工作的校核力度，這樣能夠保證檔案資料的正確性。而一旦出現資料的錯誤，也能夠及時的挽救，從而保證了資料的有效性。當然要在這個過程中，仍舊是需要一定的監督機制的。因為這是檔案管理工作出現問題追責機制的基礎，也能夠更好去規避在檔案管理中可能出現的問題。
（二）不斷提升檔案管理人員的專業素養
隨著計算機技術的不斷發展，越來越多的管理方式受到了計算機技術的影響，當然了，檔案管理工作也不例外。就目前來說，我們需要通過培訓以及資料的宣導等多種方式去幫助檔案管理人員去建立一個高效的、專業的檔案管理素養，提升他們的檔案管理技能。首先，要讓他們從思想上重視檔案管理工作，檔案的管理不僅僅是簡單的資料的保存，其中還是需要其他很多的方面的，比方說資料的查閱、資料的總結等等，都是需要檔案管理從中發揮作用的。在思想上的重視，接下來便是需要提升從業人員的專業素質，可以通過日常工作的總結，還有一些先進經驗的學習。
（三）加快檔案管理工作的現代化
計算機技術的使用，能夠更好的幫助我們進行檔案的管理，不斷提升檔案管理工作的效率。提高檔案管理工作的效率，需要加快檔案管理工作的現代化，應該積極推行以及使用各類新型計算機信息技術，幫助在重新組合案卷、統一分類號、規范檔案等方面的作用，同時建立以計算機檢索為核心技術的檔案信息化管理系統。
1.重視醫學院檔案管理工作，完善各類檔案
檔案管理工作的健全，是實際操作中，最有效的辦法是自上而下推動檔案管理的建設，首先是意識上的轉變，學校內部的管理層要重視此項工作，做好預算，引導和宣傳檔案管理工作的重要性，進而激發社會對此項工作的重視，畢竟檔案價值的利用有利于社會醫學建設。因此，學校各級負責人認真對待檔案管理工作，在預算計劃下，加強必要的投入，增強責任心，能夠建立檔案體系，并利用檔案價值提高學校的培養人才的效率。政府和企業加強與學校的合作，通過共同建設和相互利用醫學檔案價值資源，提高資源利用成果的運用效果，相互合作促進檔案管理的工作。
2.建立專門管理機構，培養專業人才
檔案管理工作需要有較強的責任心和認識提高，在此基礎上，需要醫學院校付出實際行動，首先需要建立檔案管理系統，該系統有利于扭轉檔案管理混亂的狀況，通過檔案管理系統的平臺來統籌醫學院的檔案管理工作。其次，利用檔案管理系統，優化管理系統的操作，建立檔案管理機構，該機構充分規范檔案管理工作的操作內容和步驟，加大檔案管理工作的規范性。最后，通過專業人才的加入，優化檔案管理工作，提高效率和醫學檔案資料價值利用的有效性。檔案管理人才的培養需要建立在檔案管理系統之上，學校通過吸引人才計劃，提高檔案管理部門的地位，充分利用檔案管理系統服務學校人才培養和科研實驗的作用價值。保證各類先進文明理念從檔案管理資料價值體現出來。
3.做好檔案收集工作
3.1定期集中收集。檔案管理部門應嚴格制定年度立卷歸檔時間期限，督促指導各單位集中將在工作活動中形成的各類檔案材料按照歸檔要求收集整理歸檔，確保各類檔案資料的完整、系統、科學、規范，并按期向學校向檔案部門移交。要做好檔案資料的定期集中收集，還需要有完整配套的實施措施，檔案管理部門應制定和及時調整適應本校檔案管理的歸檔范圍、相關制度以及歸檔質量要求，建立健全學校檔案收集工作網絡，使學校檔案收集工作形成一個網絡化管理體制。只有在全校專(兼)職檔案人員相互配合，密切協作下，才能為學校檔案收集工作提供可靠的保證。
3.2普遍收集與重點收集相結合。由于高校各部門產生和形成的文件材料種類很多，為保證學校各類檔案資料收集齊全完整，應采取普遍收集與重點收集相結合的方法全面收集，防止遺漏。在普遍收集的基礎上，還必須突出重點，進行收集。采取現場跟蹤，加強對重點部門、重點事件、重大課題、重要人物等各類檔案材料的收集，對于應歸檔的文件材料，應及時進行歸檔并簽字驗收，有效地防止醫學院校重要檔案材料的丟失和遺漏，保證文件材料的齊全完整。
3.3加快檔案信息化建設進程。檔案管理系統不僅僅包含了檔案目錄級別的開發，還需要增強檔案全文掃描的數據庫建設，通過掃描檔案使用率較高的（統計數據可實現），易破損或老化的檔案資料，此類資料的優先入庫，網上可以直接全文檢索，有利于檔案價值得到更好地利用和開發。高校互助平臺的建立也是未來檔案信息化建設的重要步驟和趨勢之一，通過各個醫學院之間的平臺對接，實現資源相互利用，有利于提高醫學檔案價值使用率，共享的價值大于相互孤立的檔案管理平臺。
3.4開展網上查詢服務。在學校的網站提供“檔案檢索查詢”和“網上咨詢”功能，或者通過微信平臺、微博平臺來增強互動，從而有效提高檔案信息的利用和共建全面性、系統性的檔案管理工作。
二、結語
一、精心組織，落實責任
1、狠抓落實，確保檔案工作萬無一失。配備具有較好政治、業務素質的專職檔案人員，并保持相對的穩定，責任到人，嚴格執行檔案工作制度，對各部門形成的各種材料的搜集、整理、立卷和歸檔進行監督和指導，維護檔案的完整、準確與安全。
2、增加設備，提高檔案管理工作信息化程度。檔案管理的規范化，直接反映在檔案設備的升級換代上，檔案庫房溫濕度表、溫濕度周記儀；檔案消毒設備；影像檔案儲存設備，微機的全程控制。這些檔案設備的添置，極大地改善了檔案管理的硬環境，為提高檔案管理工作科學化程度起到了關鍵的作用。
二、明確思路，突出重點
1、強化圍繞企業中心工作，為領導決策和企業發展提供及時、可靠的資料。從對企業負責的高度，深刻認識檔案工作的重要性，從思想上、行動上確保檔案工作為企業發展服好務。
2、強化為基層部門檔案工作的指導和服務，做到細心和精心。檔案工作煩瑣復雜，尤其企業檔案工作涉及面又廣，這就需要檔案工作者要做到細心周到的服務，精心嚴謹的作風，以最快的速度準確地收集到需歸檔建檔的資料。
三、夯實基礎，提升水平
1、全面普查案卷，去糟取精。由于多年來未做全面的清查，加之移交單位劃分保管期限不準，不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件，所以首先要剔除這些無用的文件。
2、重新組合案卷，實現案卷規范化。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷重新加工填寫，以保證全部案卷更加規范。
3、統一分類號保證檢索查全率。根據《電力檔案管理文件匯編》制定出具體細則。根據每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區分。統一認識統一標準，從而達到標準化和規范化管理。
4、規范題名保證檢索查準率。在填寫題名過程中要規范機構簡稱，盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。
四、加快推進現代化管理進程
1、分清輕重緩急，循序漸進。檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用，在推進計算機管理的過程中應先根據各卷宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有卷宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。
2、分級次著錄，省時省力。為三個層次進行著錄，將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理可以減少著錄條目和錄入條目，提高效率。
3、分門別類，充分利用檔案原基礎。對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引。對那些特殊形式的檔案則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號，大大地提高著錄速度。
五、轉變觀念，創新模式
1、檔案工作也要創新。主動、超前服務，形成檔案工作由事后搜集材料變為事前介入、事中參與的新的檔案管理工作理念。檔案工作只有日日思變、天天求新，才能以超前的意識、超前的節奏、超前的服務贏得利用者的滿意。
2、檔案工作管理模式要創新。包括檔案工作六個環節和一些具體的操作手段。要在立卷制度上更新，在工作手段上改進，盡量簡化長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調檔利用，又能盡快完成歸檔程序，取消一些繁瑣的不必要的過程、環節、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期，這樣也便于推行部門立卷工作。目前許多檔案部門都將計算機應用于檔案管理，但多數僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出或檢索，而在檔案管理其它方面的應用則較少。如采用條形碼來代替檔號，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。
1 傳統會計檔案特點
傳統會計檔案主要以紙質形式呈現，進行會計數據的記錄、核算和管理，一般包括會計憑證、賬簿、會計報表等會計核算資料， 用于記錄和反映單位的資金流來源、流向和其運營情況。 傳統檔案材料對真實性、可靠性、時序性等要求程度高，不可隨意變更、打亂，反映信息更加直觀、憑證一般為原始文件， 有助于會計檔案使用人員第一時間了解和掌握會計財務信息，是會計部門常用的一種檔案管理方式。 但傳統會計檔案本身也存在著缺點與不足，具體表現為紙質形式檔案在時間和空間上局限性大，查閱時受時空影響，導致使用者無法在第一時間在任意地點查閱會計檔案； 而且傳統會計檔案的儲存工作較為繁瑣，不僅需要按照時間順序管理，還要注意防止紙質資料遭受破壞，耗費大量的人力、物力和財力。
2 電算化會計檔案特點
電算化會計檔案是由當前網絡信息技術的發展催生的，具有高效性和實時性，科技程度高，對會計人員的職業水平和電腦技術水平要求高。電算化會計檔案不僅存有原有會計檔案的相關內容，同時還涵蓋相應的存儲系統軟件、財務會計文檔與會計程序內容。電算化會計檔案的存儲形式以電子形式（磁盤或光盤存儲）為主，輔助打印的紙質形式，存儲形式多樣化，也可利用電腦硬盤、軟盤等存儲介質進行數據備份， 存儲環境需要注意電子干擾的影響。 電算化會計檔案可以通過計算機和軟件系統進行瀏覽傳輸，進行簡便快捷的數據分析，利于管理者掌握單位運營狀況、制定決策，且不受時空限制。電算化會計檔案在安全系數方面的要求水平是較高的，磁盤、硬盤等會很好的將數據進行存儲，并在依據相應技術方式的前提下對數據展開修改，且相關人員能夠通過網絡對會計檔案進行復制、瀏覽、修改、銷毀等，導致重要信息的外泄，信息安全性難以保障。 保存電算化會計檔案要求必須具備高強度的防火墻系統，防止電腦病毒和黑客的入侵，保障其安全性。
3 傳統會計檔案與電算化會計檔案管理比較
3.1 會計檔案的形成
傳統會計檔案與電算化會計檔案管理的差別是相對明顯的，主要的體現方面多是會計檔案的構成辦法與步驟內容。會計檔案的形成方式是二者最明顯、最根本的不同。 傳統會計檔案主要通過會計人員手寫登記憑證、賬簿，完成匯總材料，屬于紙質檔案。 而由于操作工具的變化，電算化會計檔案的形成主要通過計算機和會計管理軟件系統，由會計人員錄入財會信息，最終保存下來，形成會計檔案，智能化與人工化對比， 存在著本質區別。 在形成步驟方面，傳統會計檔案采用平行記賬方法，將原始憑證手工抄錄形成記賬憑證，再根據此憑證完成日常記賬和總賬目，匯總成年度報表， 所有這些表格即構成會計檔案。 電算化會計檔案的形成采用集中處理方法，通過會計軟件系統輸入、輸出、存儲、備份數據，四個步驟環環相扣，輸入數據即將原始憑證錄入系統， 輸出數據就是將系統錄入的數據進行打印，存儲數據將數據保存到存儲介質上，備份數據則定期將數據復制存放，保障信息安全。
3.2 會計檔案的歸納
因為會計檔案在形成辦法與步驟方式方面存在差別，使得兩者在對工作進行歸納時同樣會使用或出現不同的內容。傳統會計檔案歸檔時將原始憑證、記賬憑證、賬簿、報表等歸納整理，而電算化會計檔案歸納管理時除了將打印的上述紙質材料歸檔外， 還需要對系統核算的軟件、硬件材料進行歸納。 首先要對軟件的質量進行把關，不合格者進行重置或維護處理，防止軟件問題導致數據丟失和可靠性下降。 其次收集軟件系統的開發資料和維護資料。 開發資料指系統開發中的系統說明書、程序設計資料、測試報告、手冊等，有助于系統地理解和運用，維護資料則涉及維護指南、規劃等。 而且在檔案歸納中要將存儲數據信息的磁盤、光盤等介質進行電子標示和設置外部標簽，按時間順序歸檔，防止出現混亂，影響會計檔案管理質量。
3.3 會計檔案的管理方式
傳統會計檔案管理方式主要人工管理紙質材料的收集、整理和儲存，管理時需要注意檔案的時間順序，分類分時排列，同時關注儲存環境條件， 防止潮濕等條件造成Y料的損毀丟失。 電算化會計檔案管理方式則偏向智能化，由于電子文件對計算機和存儲設備要求高，因此對耐久性問題需要加以考慮，管理時不僅要注意設備問題， 還要提防網絡病毒和黑客等網絡犯罪手段，一旦出現此類問題，財務信息就將遭到泄漏、損壞。 因此在檔案管理中應定時查毒、殺毒，保障檔案的安全性。
4 結束語
總之，信息技術的進步推動了會計電算化技術的產生和發展，會計電算化檔案管理逐漸取代了傳統紙質化會計檔案管理。傳統會計檔案和電算化會計檔案特點鮮明，前者簡明直觀，時空性差；后者實時性好，管理難度高。 二者在會計檔案的形成、歸納和管理方式方面存在著諸多差異，必須加以明確，以便于會計檔案管理工作的順利進行。
參考文獻
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[2] 王慶東.傳統會計檔案與電算化會計檔案的比較研究[J].蘭臺世界， 2014（1）：60-61.
【關鍵詞】檔案管理 知識管理
一、檔案管理與知識管理
檔案管理分為廣義和狹義兩種，廣義主要是指對建立的檔案進行保管；狹義主要是指對已經入庫的檔案進行日常養護工作。而在我們日常的檔案管理中，除了妥善放置檔案和對檔案進行維護外，還有就是對于檔案內容信息進行管理。對于檔案內容的管理，其實是一種對于檔案內部具有使用價值的知識管理。
知識管理起源于商業管理，是誰具體提出知識管理這個概念重說紛紜，知識管理主要是管理團隊通過科學合理的管理方式，對于知識資源進行重組和分配，保證其得到有效利用。我國對于知識管理的主流解釋是，將組織的智力和記錄型信息轉化為更大的生產力。從上述定義可以看出，我們將知識管理定義為利用對于知識的有效管理和利用，提升企業的效益。
二、檔案管理和知識管理
（一）檔案管理和知識管理的相異點
從檔案管理的定義上可以看出，檔案管理僅僅是對于檔案的管理，遵循嚴謹的制度，采取先進的管理技術，保證檔案的真實性和價值。在管理中，管理人員沒有自主地參與，完全遵從現有制度進行管理，一切符合檔案管理的程序。
知識管理不僅僅是對于檔案的管理，還包括對于檔案中的內容進行學習，然后通過管理人員的智慧，將從檔案中得到信息進行重組，找到具有價值的信息并加以利用，來創造出更大財富或找到提高生產力的方式方法。對于知識管理來說，更加強調管理人員的參與性，管理人員的主觀能動性的參與部分非常多。
（二）檔案管理和知識管理的相同點
檔案管理和知識管理都是進行檔案或知識管理，并且通過良好的管理實現檔案或知識其本身的價值。但從二者的具體管理方式上分析，主要有以下幾個相同點：
（1）管理對象。不論是檔案管理還是知識管理，其管理的對象都具有知識的屬性。檔案管理的對象主要是由文字、圖標記錄的信息型知識，可以讀取或運用并找到最終利用價值；知識管理的對象是記錄型知識的顯性價值和隱形價值，通過管理人員的分析利用找到最終的利用價值。
（2）管理目的。我國《檔案法》中對于檔案的管理目的進行了明確規定，對檔案工作實行統一管理，保證檔案的完整性和真實性，從而提供詳實信息便于查閱。保證檔案提供信息的真實性，是滿足社會或個人對于檔案信息的要求，也是檔案管理的目的。知識管理的目的則是通過群體的智慧找出信息的顯性價值和隱形價值，充分發揮出知識的自身價值來服務于社會。因此，不論是檔案管理還是知識管理，其最終的目的都是服務社會。
（3）管理流程。對于檔案管理的流程，基本分為以下六個步驟：①資料接收，②整理，③鑒定，④保管，⑤統計，⑥利用。而知識管理的流程主要分為以下七個步驟：①知識產生，②收集，③存儲，④加工，⑤整理，⑥評價，⑦利用。不論是檔案管理還是知識管理，其流程都是線性而有序的。因此，二者的管理流程十分相似。
（4）管理技術。隨著科學技術的發展，特別是計算機技術的發展，對于管理人員來說是一項福音。通過計算機強大的存儲能力和快速地查找能力，不論是檔案管理還是知識管理，都是以計算機為主要的管理技術進行管理。從而保證提供給客戶詳細、準確的信息。因此，二者的管理技術基本相同。
參考文獻：
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