時間：2022-06-23 02:46:34
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檔案信息化管理已經成為檔案管理工作發展的必然趨勢，信息化管理充分的利用了計算機網絡技術，有效的提高了工作效率，能夠更加充分的利用檔案信息資源，發揮檔案管理的潛在價值。檔案信息化管理需要在工作理念以及模式方面有所改變，以適應檔案信息化管理的需求。首先對檔案信息化管理的優勢進行了分析，然后進一步闡述了做好檔案信息化管理的措施，對于提高檔案信息化管理工作水平具有重要的意義。
關鍵詞：
檔案信息化；優勢；管理方法
檔案信息化建設是科學技術發展到一定階段的必然產物，也是檔案管理工作的一項創新，對于提高檔案管理工作效率具有重要的意義。信息化管理相對于傳統的紙質檔案具有很多優勢，不僅在信息處理方面更加便捷，同時為檔案信息資源的開發利用提供了有利的平臺，能夠更加充分的發揮出檔案管理的內在價值，將檔案管理工作的服務范圍不斷拓寬，做到了資源利用最大化，這是實行檔案信息化管理的重要意義。
1檔案信息化管理的優勢
1.1加快檢索速度、提高檢索準確性
按照傳統方式，檢索檔案需要相關工作人員在案卷及目錄中進行手動查找，查找效率不高，也很容易出現差錯。通過對檔案管理實施信息化管理模式，不但可以極大地提升檔案信息的查找效率。而且還能大大地降低出現差錯的可能性。除此之外，借助檔案信息化管理模式的自動化以及智能化功能，即使是較為復雜的模糊查詢也可以順利實現。
1.2提高檔案信息利用率
隨著科技的進步，環保理念的加強，無紙化辦公受到關注，并得以在各個部門踐行，辦公自動化程度得以很大提高，這樣就出現了辦公數字化與紙質檔案信息之間的矛盾問題。通過采取檔案信息化管理模式，檔案信息可以數字化形式呈現，從而直接應用與辦公數字化系統之中，不但有效解決了辦公數字化與傳統紙質檔案信息之間的不協調問題，同時還為使用者提供了極大的便利。
1.3方便信息遠程傳輸
按照傳統模式，使用檔案信息主要有兩種途徑：一是實際到相關的檔案管理部門進行查找；二是發傳真或者郵寄，這為使用者帶來極大的不便。而檔案信息化管理模式的應用，借助信息網絡，使用者通過自動檢索即可實現與檔案管理部門之間的檔案信息傳輸，特別當二者相距較遠時，這種便利性則更加突出，在很大程度上節省了人力、物力和財力。
1.4有利于實現資源共享
辦公自動化可以與檔案信息化管理實現有效銜接，這樣可以實現檔案信息的收集、整理、管理以及使用過程的一體化，同時可以同步完成檔案信息文件的生成、管理和使用，發文、歸檔以及使用三者同步開展成為可能。
1.5提升檔案管理工作效率
檔案信息化管理模式下，從生成電子檔案開始，之后的信息收集、檢驗、歸檔、入庫以及使用的各個環節的相關工作都可以依托于自動化工作平臺得以實現，這樣就實現了檔案信息管理相關工作從傳統方式向自動化和智能化方式過渡，無論是檔案管理還是檔案使用，都出現了質的變化，體現了傳統工作方式與先進科學技術的結合。
2推進檔案信息化管理的策略
2.1轉變管理理念
計算機和信息技術的快速發展，已經對檔案管理工作產生劃時代的巨大影響。隨著辦公自動化進程的加快，大量機讀檔案錄音、錄像、照片等新型電子文檔的形成已納人檔案管理。要解決一個觀念問題，就是要求我們檔案的現代化建設不是簡單地用計算機代替手工勞動，也不是把傳統的管理方式搬到網絡管理上來，而是要借助現代信息技術，引進先進的管理理念，對檔案管理中不適應的一些做法進行改革。盡快樹立起現代化的觀念是每一個檔案工作者緊迫的必修課，是促進檔案管理步人現代化的第一步。
2.2創新管理方法
隨著時代的發展，社會環境不斷的發生變化，由此對于各個單位的發展造成了一定的影響，而檔案管理在單位發展過程中發揮了重要的作用，其是單位在長期工作的過程中所產生的具有重要價值的資料記載，對于單位的長期發展具有重要意義。所以在新的歷史條件下，檔案管理工作需要與時俱進，轉變管理理念，創新管理方法，以市場經濟發展形勢為依托，實行檔案信息化管理，能夠有效的提高工作效率，更好的為單位的發展創造有利的條件。
2.3完善內部管理
為了推進檔案信息化管理工作進程，需要制定完善的內部管理體系，明確檔案信息化管理的運作流程，對于系統內部各個環節的運行需要制定詳細的規范標準，為信息化管理工作的開展提供有利的依據。加強各個部門之間的協調管理，積極配合檔案信息化管理工作的運行。明確崗位職責，制定完善的規章管理制度，并且將其徹底的貫徹落實，為檔案信息化管理打下堅實的基礎。
2.4要有先進的設備和技術
檔案信息化管理工作的高效開展，還需要強大的設備與技術力量的支持。設備是開展檔案信息化管理的硬件條件，也是最為基礎的需求。所以單位應該給予足夠的資金支持，配備先進而齊全的計算機網絡設備，為信息化管理工作的開展提供基礎保障。技術是檔案信息化管理的重要因素，在實行信息化管理模式后，一切工作的開展都需要依靠計算機網絡來完成，所以對工作人員有較高的要求。檔案管理人員不僅要具有扎實的專業知識，同時對于計算機網絡技術還要熟練操作。工作人員在具有一定的技術要求的基礎上，還要具有良好的職業道德和認真的工作態度，由于檔案管理是一項繁瑣的工作，所以需要檔案管理人員在開展工作的過程中要認真細致，確保檔案信息的真實性和完整性。檔案信息具有一定的保密性，所以要求檔案管理人員嚴格遵守職業道德，嚴禁外泄檔案信息。
2.5加強檔案信息化管理的安全工作
在實施檔案信息化管理工作中，由于網絡本身具有開放性的特征，所以在進行檔案信息處理時，需要做好安全保護工作，切實保障檔案信息的安全性。安全保護工作的開展需要從工作人員以及技術兩個方面來實施，工作人員是檔案信息的直接接觸者，所以要制定嚴密的規章制度，對檔案管理人員進行進行制約，其實最根本的因素還應該從管理人員的職業道德方面去開展，嚴格遵守工作條例，確保檔案信息的安全性。此外，還應該做好充分的安全技術防范措施，通過軟件的設置來防止檔案信息的失竊和惡意篡改，這些都需要強大的技術支持。對于不同等級的檔案信息，要設置管理權限，從而提高檔案信息的安全性。
結束語
檔案信息化管理有效的提高了工作效率，通過信息化建設，為檔案信息資源的開發利用提供了有利的條件。為了推進檔案信息化管理進程，需要及時轉變管理理念和管理方法，完善內部管理制度，加強先進設備和技術的引進，做好檔案信息化管理的安全保護工作，為檔案信息化管理工作的順利實施創造有利的條件。
作者：楊艷梅 單位：黑龍江省松花江林管局林木種子站
參考文獻
[1]張瓊.檔案信息化管理的創新[J].消費導刊,2012(12).
【關鍵詞】檔案；檔案信息化；措施
1.檔案信息化的定義和內涵
1.1定義
所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務。
1.2內涵
檔案信息化可以從以下幾個方面來理解：第一，要實現檔案信息的數字化和網絡化；第二，要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；第三，要實現檔案信息高度共享；第四，要引發檔案管理模式的變革。
2.檔案信息化管理的必要性
由于檔案需長期保存，為提高存儲環境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害，每年大量投入文檔的保管經費已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失耽憂。由于檔案需反復查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應用有待全面解決。信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。無論是從政治、經濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術兀不顯示其獨特的魅力，成為現代社會和現代牛活不可缺少的工具。可以說，現代信息技術成為實現科學開發檔案信息資源的關鍵條件。
3.加強檔案信息化管理的措施
《全國檔案事業發展“十二五”計劃》又把信息化建設列為戰略重點之一，明確了“十二五”期間檔案信息化管理的主要任務。歸納其主要內容有：制定檔案信息化管理的有關標準，研制、推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規范、聯通各區域網絡，建立全國檔案信息網絡，并人國家信息網。實現館藏檔案數字化、傳輸網絡化、資源共享化、服務對象與需求擴大化。
3.1加強基礎設施建設
電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高各類檔案館、檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設和完善局域網。使各項工作都網絡化，加強檔案的利用。
3.2檔案信息資源建設
3.2.1檔案的電子化
所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。加強電子文檔資料的歸檔工作，利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化，建立全文數據庫，以便于查找利用。
3.2.2加強檔案目錄數據庫建設
我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求，需要加強檔案目錄數據庫建設，開發標準化的檔案管理系統，加強檔案目錄的輸入，保存。
【論文摘要】信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。計算機技術的快速發展使我們步人了一個信息化的時代，無論是從政治、經濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術不斷顯示其獨特的魅力，成為現代社會和現代牛活不可缺少的工具。
1、檔案信息化的定義和內涵
1.1定義
所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務。
1.2內涵
檔案信息化可以從以下幾個方面來理解：第一，要實現檔案信息的數字化和網絡化；第二，要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；第三，要實現檔案信息高度共享；第四，要引發檔案管理模式的變革。
2、檔案信息化管理的必要性
由于檔案需長期保存，為提高存儲環境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害，每年大量投入文檔的保管經費已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失耽憂。由于檔案需反復查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應用有待全面解決。信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。無論是從政治、經濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術兀不顯示其獨特的魅力，成為現代社會和現代牛活不可缺少的工具。可以說，現代信息技術成為實現科學開發檔案信息資源的關鍵條件。
3、加強檔案信息化管理的措施
《全國檔案事業發展“十五”計劃》又把信息化建設列為戰略重點之一，明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務。歸納其主要內容有：制定檔案信息化管理的有關標準，研制、推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規范、聯通各區域網絡，建立全國檔案信息網絡，并人國家信息網。實現館藏檔案數字化、傳輸網絡化、資源共享化、服務對象與需求擴大化。
3.1加強基礎設施建設
電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高各類檔案館、檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設和完善局域網。使各項工作都網絡化，加強檔案的利用。
3.2檔案信息資源建設
3.2.1 檔案的電子化
所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。加強電子文檔資料的歸檔工作，利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化，建立全文數據庫，以便于查找利用。
3.2.2 加強檔案目錄數據庫建設
我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求，需要加強檔案目錄數據庫建設，開發標準化的檔案管理系統，加強檔案目錄的輸入，保存。
3.3檔案信息化人才的培養
從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息化了，因此，信息化建設人才需要深厚的檔案學基礎理論，熟悉檔案工作的規律，從而創新更科學、更先進的管理方法，因此必須通過各種途徑加強檔案業務人員培訓工作。提高檔案業務人員的管理水平。
【參考文獻】
關鍵詞： 檔案管理 網絡化 信息自動化 檔案工作者
隨著科技的進步，信息化已不可避免地進入了檔案管理領域。因此，新形勢下檔案信息化建設成為歷史發展的必然趨勢。檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數字化信息這種主要形式向社會提供服務為重心的轉變過程。在這樣的轉變過程中要實現檔案信息的數字化和網絡化；要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；要實現檔案信息高度共享，而這必將引發檔案管理模式的變革。
一、檔案信息化管理的重要性
改善檔案管理工作。只有實現檔案信息化，才能沖破檔案利用的種種困境，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。用翔實的檔案信息支持決策和管理。決策及時正確，管理措施得當，要靠完整、可靠的信息和快速綜合分析能力保證。對此，檔案信息有其獨特優勢，可以發揮重要作用，檔案人員要管好檔案，就是提前介入電子文件和管理工作中，以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，使信息發揮最大效益。提高檔案管理信息化水平，是實現檔案管理工作各個環節現代化，提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。檔案管理自動信息化系統是一項運用多學科知識、多專業配合、多部門協作、多環節配套的復雜系統工程，研究探討如何提高檔案管理自動信息化水平，加強對系統的協調組織、管理變得尤為重要。
二、提高檔案的標準化、規范化水平
目前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提升。特別是基層的檔案館（室），目前系統的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能沒有充分發揮。它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一項系統工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。
三、提高系統的整體水平
根據系統論思想和集體化要求，檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點應是提高系統的整體水平，只有少數先進節點是不可能組成先進系統的。
四、重點抓好數據庫建設，以提高檔案管理成效
目前檔案信息自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學地管理和方便地使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進的過程。
五、重視人才管理，推進檔案信息自動化
檔案信息自動化系統的骨干力量是計算機技術隊伍，其素質水平直接影響自動化水平的提高。當前有些單位的隊伍不穩，有人才流失現象。計算機技術人員的培養教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對他們進行政治思想教育，培養其事業心和奉獻精神；有計劃地組織進修，掌握信息技術的新知識；在工作條件和生活待遇上給予關心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長、流動規律，以形成最佳人才結構，這些方面都需要給予重視。
六、客觀務實地改進檔案管理
檔案信息自動化系統的管理體制要使高度集中管理和方便使用相結合。目前我國檔案信息自動化系統的管理體制，同時存在集體統一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業基礎上發展起來和系統建設從“微機起步”有關。應下決心解決分散現象，從管理制度上保證業務技術規范、標準，硬軟件的選用，上下各個層次和各專業辦公自動化等都應納入統一的檔案信息自動化系統管理之中，實行集中統一管理，不能各行其是，自建系統，造成信息分割和資源浪費。
七、完善檔案信息化標準體系
完善檔案信息化標準體系首先應實現文檔一體化管理。為此應集中力量研究制定一批急需的檔案信息化標準，做到黨群、行政、經營、生產技術檔案、科學技術研究課題檔案、設備儀器檔案、會計檔案、基建檔案的設計、底圖、工程檔案、人事檔案等管理規范。加快研究和制訂電子公文歸檔，形成有效的檔案信息化建設激勵約束機制，推動檔案信息化建設有序開展。
八、檔案信息服務要網絡化管理
網絡化的管理改變了傳統管理模式下各類信息資源各立門戶、分而治之的狀態，將工程檔案與文書檔案、技術資料、圖書、報刊等信息的管理融為一體。科技檔案、文書檔案、圖書資料等信息通過網絡融為一體，連成一片，形成包含各種信息資源在內的“公司信息資源系統”，實現所謂的“信息資源共享”。
九、加強安全防范，采用先進的信息安全技術
實踐證明，無論是信息系統的安全還是信息資源的安全，技術手段都是最基本、最有效的防護手段。包括操作系統和應用系統的安全技術、網絡安全技術、加密與身份認證技術等。要建立完善的安全管理管理制度，電子文件的形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管和利用等各個環節，都有信息更改、丟失的可能性。這種更改、丟失并不像紙制檔案那么容易發現。因此，電子檔案的管理需要建立一整套嚴整的安全措施，從每一個環節解決信息失真的隱患。
隨著科技的進步，信息化已不可避免地進入檔案管理領域。我國社會主義市場經濟體制的建立和逐步完善，使檔案工作面臨從傳統向現代信息化的重大轉變，而如何加速實現檔案管理的信息化，提升檔案的利用水平，成為需要檔案工作者不斷探討和研究的問題。
1 檔案信息化所面臨的風險問題
館藏檔案數字化是開發和提供檔案利用的主要手段，數字化加工可能引起檔案原件磨損、檔案丟失、檔案信息泄密、以及因參數設置或操作工序等問題引起從模擬到數字轉換過程中檔案信息的不完整、不準確、不標準等風險。
數字檔案信息依附的軟硬件網絡環境存在先天不足和技術方面的風險。網絡、計算機、服務器、存儲設備、系統軟件和檔案管理信息系統是數字化檔案信息賴以生存的IT基礎環境，也是引發檔案信息安全問題的風險基地。
檔案信息化應用系統的專業技術性和知識綜合性，以及以指數方式快速增長的電子文件的存儲與保管，要求對檔案信息實施科學組織、合理存儲、有效管理和安全備份，這對具有傳統知識結構的檔案工作者而言是個挑戰，若不及時參與繼續教育，更新知識結構，了解和研究電子文件及其工作機理，檔案人員將會面臨難以應對電子文件管理工作之風險。
2 保證檔案管理信息化安全建設的有效措施
2.1 提高檔案管理人員的信息化意識，并加強人才隊伍建設
檔案信息化管理具有一定特殊性，與傳統檔案管理相比，其通過對計算機技術的有效運用，促進了檔案信息的自動登記、歸檔、查詢和傳遞的實現，有效的提高了檔案管理效率。但檔案信息化管理對檔案管理人員的綜合素質和崗位技能都提出了嚴格的要求，檔案管理人員應當全面了解電子文件的特征和電子檔案的全程管理模式，熟練運用網絡安全防護系統，切實提高檔案信息化管理效率，保障檔案信息化管理的安全性。檔案管理人員應當不斷學習新知識和新技術，豐富自己頭腦，積極參與單位組織的培訓活動，切實提高檔案管理人員自身信息化意識和專業能力，切實提高檔案管理的有效性。
檔案信息化管理過程中，檔案管理人員始終是檔案管理的主體，是影響檔案現代化管理水平的重要因素，因此檔案管理人員應黨堅持與時俱進，全面提高檔案管理人員自身的檔案管理意識，加強人才隊伍建設，推進檔案信息化管理的穩定持續發展。在現代社會經濟發展形勢下，高素質的檔案信息化管理人才應當具備專業的檔案管理意識，并具備合理運用現代信息技術的能力，因此相關部門應當定期組織檔案管理人員參加檔案信息化管理培訓，不斷提高自身專業素質，增強責任意識和崗位技能，加快推進檔案信息化管理的人才隊伍建設，推進檔案信息化建設的順利開展。
2.2 建立技術保障體系，保障應用軟件安全
為保障檔案信息資源的安全，應當對檔案管理信息系統進行安全防護，不同類型的信息技術產品的使用，應當從系統保護、信息保存等多個方面入手，建立規范的技術保障體系，為檔案信息化管理提供可靠的技術支持。與此同時，應當結合檔案信息化管理的實際情況，研發身份識別認證系統，合理設置檔案權限，確保只有合法用戶才有權限進入系統內查詢相關檔案信息資源，以保證系統的安全穩定運行，提高檔案信息化管理的有效性。一旦出現內部檔案管理人員非法操作查看檔案信息資源的情況，應當采取有效措施進行處置，并充分做好檔案數據信息的加密工作，保證應用軟件運行的安全性。
2.3 加強檔案信息安全保障體系建設
當前國家層面上對電子文件管理的要求是同時保管紙質文檔和電子文檔。《電子公文歸檔管理暫行辦法》中指出，電子公文形成單位應當將具有長期保存價值的電子公文制作成紙質公文，并連同電子公文原載體一同歸檔保存，并建立有效的聯系，便于后期查詢和利用。電子檔案是信息時代的產物，為提高其保存和管理效率，應當加強檔案信息安全保障體系建設，積極采取有效技術措施保障信息安全。當前檔案信息化管理中比較常用的安全技術主要有密鑰技術、簽署技術、身份驗證、防火以及水印等技術，而在管理方面，主要以異地備份和存用分離的方式加強對檔案信息資源的安全管理，全面提高檔案信息化管理的安全性和可靠性。
檔案信息化管理的主體是人，電子文件的制作和管理也是由人來完成的，因此在檔案信息化管理過程中，應當對參與電子檔案的制作和管理的相關人員加強思想道德教育和素質、資質審查，堅決不允許責任意識差、思想道德品質差的人員參與到電子檔案的制作和歸檔過程中，切實保障電子檔案與歸檔電子文件的真實性和安全性。在日常檔案信息化管理工作中，應當定期組織開展活動，培養檔案管理人員的思想品質和道德意識，調動其工作積極性，強化檔案管理人員的責任意識，提高其檔案管理水平，為檔案信息化管理工作的順利開展打下堅實的基礎。與此同時，應當積極建立電子檔案管理的崗位責任制，堅決落實工作責任，保證檔案信息化管理全過程的真實性和有效性。
2.4 加大投入，增配軟、硬件設施
高質量檔案信息化的實現必須投入大量的人力、財力、物力。根據檔案管理的實際需求配置相應的軟硬件設施。當前的檔案管理資金主要來自政府撥款，為了加快改造的步伐，也可以采取收入資金的方式。如果遇到一些阻礙，也可以向上級主管部門溝通，并商榷解決辦法，加強檔案信息化的發展。
2.5 病毒防范與治理
病毒對檔案管理具有一定的威脅，所以信息化檔案管理人員應該根據實際情況建立起高級病毒防范網，對不斷升級的病毒都提出相應的解決辦法。對相關管理人員的信息技術培訓十分必要，有利于提高其安全意識。
2.6 建立監督執行體系
對檔案信息化管理工作進行監督能夠提高檔案工作的質量。一方面要強化對整個檔案信息化管理工作的過程控制和跟蹤，保證每一個步驟都能夠有效落實，實現信息化管理的要求和目標。檔案管理工作的信息化保障工作通過監督分析和管理，進一步推進相關標準和規范的升級。
在經濟迅速發展的今天，房地產業也獲得了蓬勃的生命力，得到了迅速的發展。而房產檔案管理作為房地產業的重要組成部分，在房地產業蓬勃發展的今天也起到了巨大的作用。
一、對房產檔案作用的認識
房產檔案主要是指房地產業的管理部門在房地產發證登記、交易買賣、房屋拆遷、建筑用地和租賃用地中，通過收集、整理等過程，按照特定的方法形成的能夠直接反映房產產權人、房屋現實狀況和土地使用狀況的文件材料，這些材料主要以文字、計算材料，圖紙，圖表，照片，錄像帶，錄音帶等各種形式為載體。
在房產檔案建立形成之后，當房產的產權以各種不同的形式不斷的發生變化時，或者是，當房屋的現有狀態發生轉移或變更時，房產檔案的內容必須不斷地被補充一些新的材料，才能夠保證其真實性和連續性，防止發生各種不必要的糾紛。
二、房產檔案管理的特點分析
（一）具有法律的依據性
房產檔案是對產權變化和房屋的現有狀態轉移或變更的記錄，對調解各種糾紛起到了重要的作用，它是確認產權和房屋現有狀態的重要依據，是除了產權證書外，另一種被法律所認可的憑證。當前各種房屋交易糾紛紛至沓來，這時，房產檔案就起到了重要的作用，成為了重要的法律依據。
（二）具有區域的壟斷性
房產管理屬于屬地管理，而且每個地區都只有一個房產管理部門，因此房產管理就具有了區域的壟斷性。因此，房產管理部門的工作效率就決定了該地的房地產業的發展情況。因此，為了該地區房地產業的不斷發展，保持市場的秩序化，房產管理部門就必須加大硬件設施，實現信息化管理。
（三）具有社會的信息性
房產檔案作為反映房產產權人、房屋現實狀況和土地使用狀況的文件材料，本身就具有社會的信息性。即使對房產檔案進行了信息化管理，但是，它仍是信息傳遞的載體，具有社會的信息性。
（四）具有動態性
當房產的產權以不同的方式在發生變化時，或者，當房屋的自然狀態發生變化時，房產檔案的內容就必須進行補充，詳細并及時的記錄房產的產權、房屋的自然狀態變化的具體情況，這就決定了房產檔案管理具有動態性。
（五）具有使用的頻繁性
房產檔案在社會生活中經常會被用到，例如：買賣、繼承、抵押房屋時，或者是發生房屋糾紛時，又或者是房屋的自然狀態發生變化時。所以房產檔案具有使用的頻繁性。
三、房產檔案管理的缺陷分析
人工的房產檔案管理存在著多種缺陷，主要可以分為三類：第一類是房產檔案有積攢的現象，房產檔案資料因為數量大、種類繁多、房產信息變更快等原因，造成了房產檔案不能得到及時的整理和分類，這也就造成了房產檔案的堆積現象；第二類是房產檔案管理部門的管理水平不高，主要是因為房產檔案管理部門的硬件設施簡陋，這就造成了房產檔案管理部門的工作效率低，管理水平不高；第三類房產檔案的動態性給工作帶來了一定的難度，因為當買賣、繼承、抵押房屋時，或者是發生房屋糾紛時，又或者是房屋的自然狀態發生變化時，房產檔案的內容就必須進行補充，對發生的各種情況進行最詳細的記錄，而且因為房地產業的迅速發展，各種變更每天都會發生，并且數量十分巨大，這就給房產檔案的管理工作帶來了許多的困難。
因為人工的房產檔案管理存在著許多的缺陷，所以房產檔案的信息化管理就獲得了巨大的發展空間，它可以在一定程度上解決大部分的問題。
四、房產檔案的信息化管理分析
隨著科學技術的不斷發展，以計算機為主要核心的房產檔案信息化管理也得到了廣泛的應用，而且也會逐漸代替復雜的人工房產檔案管理。房產檔案的信息化管理有利于改變工作模式和工作方法，極大地提高房產檔案管理的效率；有利于提高房產檔案管理的質量和和水平，保證房產檔案得到及時的整理和更新。
房產檔案的信息化管理首先可以有效地保護房產檔案的原件，滿足使用者的各種需要；其次是可以深層次的揭示房產檔案的具體內容，進行傳統的房產檔案服務，主要包括提供目錄，進行查詢、復制和借閱等服務；然后是可以將繁瑣的房產檔案進行濃縮，提取其中的精華，去除沒有利用價值的房產檔案信息，減少房產檔案的信息量；最后是可以對房產檔案中的原件信息進行綜合的分析和研究，提高信息的準確性。
同時在對房產檔案進行信息化管理是應該堅持做到：第一，保證做好房產檔案信息化過程中的技術處理工作；第二，保證做好信息化房產檔案的保存工作；
第三，保證工作人員的綜合素質，具有良好的工作效率；第四，保證各部門之間具有清晰的職能分配；第五，采用信息化和紙質文件相互協調的房產檔案管理。
【關鍵詞】房產檔案；信息化；數字化；科學化
房產檔案是指房產管理部門在進行房屋產權登記、調查、變更及轉移等房屋權屬管理活動中形成的具有保存價值的諸如文字、圖表、圖紙等文件資料。它具有專業性、動態性、真實性和法律憑據性，一般以分為紙質檔案和電子檔案。房產檔案作為房屋產權登記工作的重要依據和房地產經濟信息的重要組成部分，在推動房地產經濟發展的進程中具有十分重要的作用。因而，充分認識新時期房產檔案管理的特點，做好房產檔案信息化管理，滿足市場經濟條件下的房地產發展的迫切需要，是房產檔案工作者義不容辭的職責和義務。
一、房產檔案管理信息化的現狀
近年來，隨著城市化進程的加快和住房保障體系建設的不斷完善，房產檔案數量激增，利用率也大幅度提高，與此同時，舊的房產檔案管理的弊端逐漸暴露出來，如使用效率低、查閱困難、不能共享，已不能適應新時期房產檔案工作的發展需要。房產檔案管理信息化這一概念提出已經有些年頭了，但真正全面落實并不理想。目前，多數房產管理單位都配備了計算機、通信網絡等軟硬件設備，并不同程度上建立了房產檔案管理自動化系統，有的系統僅僅局限于單機簡單查閱房產檔案，詳細查詢仍需借助紙質檔案，有的檔案信息系統只能進行一般性的信息采集。為進一步健全信息化、數字化、自動化的房產檔案管理系統，真正建立起房產檔案信息采集、整理、利用等一體化的房產檔案信息系統，各級房產檔案管理部門需要借助快速發展的信息化技術，不斷提高房產檔案管理的工作效能。
二、房產檔案管理信息化體系的優點
房產檔案管理信息化是指在房產檔案管理過程中利用計算機、掃描儀、網絡傳輸等現代信息技術，對檔案信息資源進行采集、存貯、查詢和開發利用。隨著房產檔案管理信息技術的日趨成熟，檔案管理信息化模式有以下優勢：（一）通過實現房產檔案資料的數字化存儲。將紙質房產檔案信息存貯并轉化為數字化電子信息，可以大大降低紙質檔案材料的消耗，明顯延長檔案資料保管的時間。（二）通過建立完善的數字化房產檔案數據庫，實現房產檔案的信息化管理。對檔案數據中的全部信息分類快速檢索，給房產檔案信息的查詢、利用帶來了極大的便利，提高了房產檔案查詢的準確率和查速率。（三）實現房產檔案資料的信息化共享。房產檔案信息化系統借助網絡系統進行數字化的信息傳遞，使市縣區各級房產管理部門之間的房產檔案信息資源互聯互通，極大地提高房產檔案利用的范圍和效率。
三、房產檔案管理信息化建設的幾點建議
房產檔案管理信息化建設是新時期市場經濟條件下房地產發展的迫切需要。房產檔案管理的信息化、數字化、自動化，更新了房產檔案管理模式，實現了房產檔案資源的科學化管理。房產檔案管理信息化建設是一個循序漸進的過程，需要在實踐中不斷地完善和提高，重點抓好以下幾項工作：（一）注重決策的科學性和民主化。檔案信息化建設的成功與失敗，科學的決策至關重要。在實際工作中，要注重行政領導與檔案業務、專業技術、后勤等相關部門共同研究，共同謀劃，科學制定中長期發展目標，完善階段性建設規劃，體現民主化決策，科學解決信息化系統建設過程中出現的各種困難。（二）選定科學的技術路線。檔案信息化建設是一個系統性工作，從最初設計到最后的投入使用，都要經過嚴格的規劃，科學的決策，在快速發展的信息時代背景下，選擇科學的檔案信息化管理系統，實現系統的高效性、合理性、經濟性。（三）建立較為完備的房產檔案信息數據系統。現有房產檔案主要分為文本檔案和圖片檔案兩類。房產檔案信息化要對這兩類檔案進行數字化處理，將文本和圖片檔案資料自動轉換成數字化文本信息系統。在檔案管理信息化建設的過程中，開發和建設數據庫是一個必不可少的重要環節，只有建立完善的房產檔案數據庫，才能完成房產檔案資源管理的系統化、科學化、高效化。（四）打造素質過硬的房產檔案管理隊伍。人才建設是檔案信息化建設的根本保障，檔案信息化建設過程中需要大量的知識型、技術型、創新型、管理型人才，在建設房產檔案信息化的過程中，必須重點抓好人才隊伍建設；注重崗位人才的繼續教育，優化人才培養機制，借助人才競爭機制，構建一支高素質的房產檔案管理隊伍。
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關鍵詞：醫院 檔案信息化 管理
檔案的信息化管理是在信息時代背景下產生的檔案理論與實踐。隨著計算機網絡技術的廣泛應用，使醫院檔案信息化管理進入了現代化管理的先進行列，傳統的醫院檔案管理方式已無法適應醫療改革的整體需要。為了充分發揮檔案管理在醫院社會化服務中的巨大作用，醫院應積極探索將檔案信息化管理技術與方法有機結合，提高醫院檔案的信息化管理水平。
1.檔案信息化管理的基本內容
檔案信息化管理是指在檔案管理過程中，將檔案資料通過加工處理，應用數字化原理和計算機網絡，對檔案資源進行科學合理的配置、開發和利用，以實現檔案信息資源的社會共享。醫院檔案的信息化應包括以下幾方面：
1.1檔案資源信息化。檔案資源信息化是指將檔案資源經過信息加工和計算機網絡的傳輸保存，將原有的檔案資源轉化成數字化信息，實現檔案資源的合理配置與有序開發，進而實現檔案資源的社會共享。
1.2管理流程規范化。為保證文檔的一致性，要求醫院的辦公自動化系統與檔案管理系統兼容匹配，以便通過專用軟件實現檔案分類、編目和排序，為此首先需要規范管理流程，確定崗位員工的工作標準，以減少人為調控和干預。
1.3檔案檢索分級化。檔案檢索分級化指在施行檔案信息檢索制度的前提下，通過醫院網站和因特網可準確檢索到所需要的影像資料、存檔文件、原始記錄、醫療文獻等。
2.醫院實現檔案信息化管理的必要條件及重要性
2.1實現檔案信息化的必要條件
隨著計算機技術的不斷發展與廣泛應用，醫院的檔案管理已經步入數字化的信息管理軌道。檔案的數字化包括檔案目錄數字化、檔案原文數字化以及數字化目錄與文件的接收。
2.2醫院實現檔案信息化管理的重要性
信息時代，隨著醫院檔案種類和載體的多樣化、檔案管理方法的不斷出新，對醫院檔案數據庫建設提出了新的更高的要求。醫院檔案包括人事檔案、管理制度、醫療文件、各類報表、影像資料、設備檔案等等，醫院檔案數據庫建設應堅持以用為先的優選原則和目錄與全文數據庫建設同步的原則，即做到常用先上，重要先上；把醫院檔案目錄與全文數字化同步建設，這樣做一方面可以滿足一般檢索的需要，另一方面可以滿足對信息內容查詢的需要，有利于文檔一體化管理，有利于在網絡中實現資源共享，更好地發揮電子檔案的作用，實現檔案數字化加工與利用同步。
2.2.1醫院檔案信息化是檔案服務社會化的必然要求。在信息化時代，強化檔案管理的現代化意識、科技化意識、計算機管理檔案意識,在加快檔案由手工管理向計算機數字化管理的轉變工作中是至關重要的。增加檔案人員計算機技能管理內容十分必要。檔案管理中應用計算機技術時，要從重管理、輕利用的傳統模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，主動面向知識經濟主戰場，把檔案工作的重心轉到為知識經濟和各項事業發展提供優質服務的軌道上來。
2.2.2醫院檔案信息化是提升檔案管理水平的需要
醫院檔案信息化是檔案工作現代化的需要，是提高工作質量和效率的需要。通過檔案數字化接收電子文件，使傳統介質檔案數字化，從而使數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作實現有序化、標準化和規范化，避免各自為政，互不兼容，以提高工作效率，實現管理的現代化，從根本上提高檔案管理和利用的水平。
2.2.3確保醫療事業可持續發展的需要
傳統的檔案管理處于一種封閉的環境下,收集的也只是上級發來的紅頭文件、科研課題等等,沒有對信息進行深層次的開發和加工,致使應變能力不強,競爭力不高。而檔案信息化面對的是遠程的看不見的,是背靠背的服務,服務方式是公開的透明的全方位的,服務質量要經得起網上的檢驗。這就要求我們要更新服務理念,拓寬服務領域,提升服務質量，使檔案信息資源得到更加充分的開發利用，同時可以延長檔案壽命。
3.醫院實現檔案信息化管理應做的工作和需解決的問題
醫院實現檔案的信息化管理有很多優勢，是一項比較繁雜的系統工程。但工作量較大，如需對現存檔案室的紙質檔案進行數據化處理，通過掃描縮微等手段，將其轉換成電子文件；還要利用文檔處理軟件按照標準要求對數據庫進行規范整理，以便于檢索利用。同時要對醫院職能科室和業務科室提供網上利用平臺，搞好遠程服務。還要采取數據備份，數據加密，設置防火墻等多種防護措施，確保檔案信息安全。同時要根據電子信息技術的不斷完善與進步，要對電子文件進行轉換升級，使其處于可用狀態，保證紙質檔案與電子文檔并存。醫院要想徹底實現檔案信息化管理，不但需要完成上述工作，還需要大量的資金投入。如需要投入的設備就有計算機、掃描儀、數碼相機、刻錄機、縮微設備、打印機、復印機等，還需要進行信息的安全防護，這些都需要很大的經費投入。另外，這些電子產品更新換代速度快，生命周期短，其后續的維修、更換、升級等也必須要有大量的資金投入，同時還需要有滿足工作要求的既懂檔案管理、又會計算機操作、又通衛生管理的復合型人才的投入。因此，就要求我們必須正視問題所在，盡快完善醫院的基礎設施。目前大部分醫院的局域網建設還不完善，辦公自動化系統實施不利，無法形成醫院檔案專業體系，檔案信息化管理也由此受到制約。因此必須加強醫院的基礎設施建設，包括軟硬件方面的設施建設，重視人才的培養，加強檔案安全管理。引入科學實用的網絡安全應對策略，加強監控，以滿足檔案信息化建設的需要，保證醫院檔案信息化管理工作的順利開展。
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1 當前實行社保檔案信息化管理的重要意義
在科學技術飛速發展的今天，社會保險檔案管理工作也需要與時俱進，脫離原本的以紙質、光盤以及磁盤等為介質的管理模式，逐漸向以計算機為技術支持的現代化檔案管理轉型。其中，實現社保檔案信息化管理的優勢如下：
1.1 減輕管理人員勞動強度，提高管理效率
在我國檔案管理事業發展至今，已形成了一套成熟完整的管理流程，但是傳統的管理模式在檔案的收集、整理、檢索等工序，總會花去檔案管理人員大量的時間以及精力，特別是在檔案檢索環節，管理人員需要對照紙質目錄在大量的紙質檔案中抽調出所需檔案，其效率十分低下。然而在新時期計算機技術的合理運用，相關管理人員可以在掌握必要的計算機技術基礎上，依靠相關程序自動生成檔案信息，將這些信息匯總起來共同形成社會保險檔案數據庫。管理人員只要在系統中輸入關鍵詞就可以快速而準確的抽調出相關檔案信息，極大減輕了管理人員的工作強度。
1.2 紙質檔案轉化為數字檔案，節約檔案管理成本
以往傳統的社會保險檔案通常為紙質材料，不僅成本較高，同時紙質檔案在存儲、管理以及檢索方面都會存在一定難度，這就在一定程度上增加了管理人員的工作量，且管理效率也不理想。而在新形勢下，先進的計算機技術已迅速蔓延至人們生活工作的方方面面。相較于其他存儲、傳遞模式，成本低廉以及方便快捷等特點也讓計算機技術運用優勢大大提高。在社會保險檔案管理中，計算機技術的運用讓紙質檔案逐漸被電子檔案所取代，這一方面降低了檔案本身的制作成本，節省檔案存放占地空間，另一方面也節省了大量的人力資源。
1.3 信息化管理有助于社保檔案永久、安全的保存
以往傳統的社保檔案由于以紙質為主，受自然因素以及人為因素的影響，很多檔案信息并不能得到永久、安全的保存，特別是那些年代較為久遠的檔案，有時會因為人為疏忽或者受潮、灰塵等因素而遭到不同程度的破損，當使用時就會出現檔案信息缺失或者字跡模糊等現象，給社保檔案的利用造成困難。但是信息化管理則不同，它可以將紙質檔案轉化為文字、圖片、音頻等電子形式，在很大程度上減少了檔案信息丟失或者字跡模糊等現象的發生。同時，由于電子版檔案可進行多次備份，就算計算機硬件本身出現問題，相應的檔案管理系統也不會就此崩潰，利用其它硬件依然可以恢復或者重建，進而保證了社保檔案的完整性。
2 新時期加強社保檔案信息化管理的有效策略
2.1 加大宣傳，提高大眾對社保檔案信息化的正確認識
可以通過電視臺、報紙或者網絡平臺等媒體進行社保檔案信息化的宣傳，提高社會公眾對社保檔案信息化的正確認識，并對其有一個深入理解以及支持。提高社會公眾的認識不僅僅是因為社保檔案的信息化是一項技術手段的革命，更重要的是一場生活方式、管理方式以及思想觀念的革命。目前，我國的社保檔案事業正處于發展的關鍵時期，我們需要抓住機遇，積極開拓進取，制定和執行科學的戰略方針，來為今后社保檔案事業創造新的契機。另外，作為社保檔案信息化工作的領導者，也需要深切了解到檔案信息化的內涵、目標以及目的，并且對社保檔案信息化的內容以及具體實現過程等有一個清楚的認識。意識決定行為。在相關領導的帶領下，進一步加大對社保檔案信息化建設的投入力度，從而為實現社保檔案的信息化管理提供必要的設備以及人才支持。
2.2 構建一個完善的社保檔案信息化管理配套體系
第一，加強設備部門、系統開發部門以及網絡運營部門之間的交流、合作，且社保單位應該對自己的發展要求有一個充分掌握，并將信息化管理作為發展載體，依照相關發展需求研發符合自身需求且運行穩定的信息管理系統。
第二，就目前來看，我國多地社保單位的統籌程度都不容樂觀，并沒有積極構建以檔案信息化管理為基礎的發展格局，進而給社會保險檔案的信息化發展造成了極大阻礙。所以，我們需要切實提高社保檔案管理統籌程度。
第三，建立健全社保檔案管理制度。在新時期，為了進一步完善社保檔案信息化管理配套體系，提高信息化管理水平，需要建立相應的個人信息更改管理制度以及安全管理制度，以此來為約束和管制管理人員的行為，避免因??人私欲而隨意更改他人的檔案信息。
2.3 提高社保檔案信息化管理水平
第一，各社保單位需要設立人才培養的專項資金，積極加強對社保檔案管理人員信息化技能以及職業素養的培養。具體來說，相關單位需要根據本單位的信息化管理建設程度，定期或不定期的組織檔案管理人員進行必要的強化訓練與教育培訓，將其培養成符合本單位發展需求的復合型人才，這也是保證社保檔案信息化管理效率的前提。
第二，不斷擴展和延伸社保檔案的功能。相關社保單位可以根據社保發展的基本要求，對社保檔案信息化管理中所包含的信息進行深入分析研究，分析信息的變化趨勢，積極探索其中存在的問題，并提出有建設性的建議。舉例來說，我們可以通過分析參保人員的年齡變化趨勢，來對未來社保資金支出的壓力信息進行分析，為今后社保單位的健康發展做好各項資金安排。
2.4 規范檔案經辦隊伍，提高檔案的準確性、完整性
在以往的社保檔案信息化管理中，由于當時操作人員錄入信息的不規范，使得很多參保人的姓名或者身份證號碼等存在錯誤，再加上參保人地址錄入不詳細以及電話號碼錯誤等，都給社保檔案管理帶來的諸多不便。為有效避免這一問題，相關社保單位可以組建一支三人以上的工作小組，主要負責修改參保人員的各項信息。與此同時，還需相關部門提供參保人員的二代身份證復印件及相關證明資料，以此來確保參保人員的信息完整以及準確。
