時間：2023-05-23 11:32:00
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[關鍵詞]知識轉移 咨詢公司 檔案信息管理
[分類號]G275.9 F270.7
隨著知識成為重要的生產要素和機構的核心戰略資源，對知識轉移的探討研究也在不斷深入。而作為知識轉移重要第三方的咨詢公司，其知識轉移的內涵和要求有何不同，其基石是什么，知識轉移與咨詢公司檔案信息管理的關系如何，有何共通之處，又該如何把握和結合，都有必要認真探討研究。
1 知識轉移與咨詢公司檔案信息管理
1.1 知識轉移的內涵及其特征
從1977年Teeee提出知識轉移的概念起，國內外對知識轉移內涵的探討一直不斷深入。與知識管理興起于工商管理一樣，最初理解知識轉移是基于其對企業管理的功能和意義，由此產生了“功能說”，如Kogut等認為企業轉移知識的能力是企業存在的重要理由，知識轉移的目的是吸收新知識和有效利用新知識，通過知識轉移，將那些使組織獲益的知識加速應用，從而使組織獲得競爭優勢。
隨后產生了“過程說”，如斯德哥爾摩經濟學院的Hendrik等人提出知識轉移是一種知識傳遞者與知識接受者之間的溝通過程；Hansen也認為知識轉移是機構成員間的知識遷移和吸收；許強等認為知識轉移是知識從轉移方向知識接受方傳遞，并讓接受方理解和接受的過程；Davenport等提出“知識轉移=知識傳達+知識接收”，接收知識意味著對信息的充分理解并能夠據此采取行動；Krogh等認為知識轉移的過程分為初始化、轉移和整合三個階段；詹青龍等指出知識轉移是指知識勢能高的主體向知識勢能低的主體轉移知識的過程。
隨著研究的深入，對知識轉移的認識逐漸上升到本質和宏觀層面，如陸俠等認為知識轉移是指建立起技能傳授、學習和知識管理的體系，將戰略設計、組織和績效設計、管理流程設計、系統流程設計各方面知識在員工中進行貫徹，讓大家對相關知識消化吸收，保證系統的運行；施琴芬等認為知識的轉移是通過組織的地域維度、業務維度及職能維度來降低組織風險的不確定性，破除一些節點問題和壁壘枷鎖；而譚大鵬、霍國慶等撰文對此進行概括比較，他們認為知識轉移是一個特殊的知識傳播過程，是在受控環境中進行的，其根本作用是縮小人類個體或組織之間的知識差距并促進人類的共同發展。
根據以上學者的概念界定，可以看出知識轉移具有以下主要特征：
首先，知識轉移具有較強的目的性和主動性。與知識傳播和擴散不同，知識轉移是在組織機構有意識的主導下開展的，旨在促進個體和組織的共同可持續發展，因而更為主動和積極，更強調方法和策略的計劃性、針對性。如當企業自身不具備某類知識轉移條件時，就會選擇向咨詢公司等第三方尋求獲得知識源的策略。
其次，知識轉移活動是受控的和可控的。所謂“受控的”包含兩層含義：一方面指的是并非所有的知識都能順利地實現轉移，只有可編碼的知識才能更好地為接收方所理解和接納；另一方面是指知識轉移往往需要在受控環境中進行，這樣能保證知識轉移的效果和效率，還能更有效避免被動的知識外溢。由此機構需要設計可控的平臺系統，以保證對知識轉移的過程和結果進行控制。
再次，知識轉移的過程具有增值性和創新性。知識轉移不只是一個被動的接受和繼承的過程，而是一個創造性的同化和內化的過程。知識通過轉移產生增值、裂變、聚合后，進而就會形成新的知識。因而，知識轉移過程伴隨著知識使用價值的相應回報，轉移完成后往往能達到知識供需雙方彼此雙贏，乃至多方共贏。
此外，知識轉移的對象更為廣泛和深刻。與傳統信息利用和傳播只關注顯性知識不同，知識轉移關注隱性知識的共享和擴散。劉麗萍指出，知識具有“波粒二相性”。知識“粒”是指作為實體的知識(即顯性知識)，知識的“波”是指作為過程的知識(即隱性知識)。因知識轉移產生的作用有知識結果的轉移和知識過程的轉移，而后者的影響將會更持久、更深遠。
1.2 檔案信息管理為咨詢公司知識轉移提供保障和支持
咨詢公司開展知識轉移活動的前提是：擁有足量的、可靠的信息和知識儲備。因而對于咨詢公司來說，廣義的檔案信息管理不僅包括人事檔案、會計檔案、文書檔案等，還包括根據其業務范圍和服務導向建立的各類知識庫(即知識檔案)。在這個知識庫中不僅要有事實性的知識(Know-What)、原理性的知識(Know―Why)和技術性的知識(Know-How)，還要建立專家檔案。因為隨著客戶需求專業化和精細化程度的提高，任何公司都難以獨立完成咨詢課題和任務，只有掌握了“誰擁有知識(Know-Who)”，才能更好地實現知識轉移方與接受方的匹配。這對于中小型咨詢公司而言更是立命之本，楊文等在對福建36家管理咨詢公司進行調研時發現，絕大多數管理咨詢公司都無力聘請全職的管理咨詢師，只好聘請兼職顧問，在整個咨詢項目運作過程中，管理咨詢公司負責接單，再“下單”給管理咨詢師“生產”，而后公司負責“交貨”及“客服”。
1.3 知識轉移有利于咨詢公司檔案管理的發展和價值實現
檔案信息管理是基礎性工作，事關咨詢公司的生存和可持續發展，而檔案管理本身也是一個承上啟下的過程，需要建立素質優良、繼往開來的檔案工作團隊，在筆者塒中山卓力、佳信等幾家咨詢公司的調研中發現，由于員工流動性較大，經常導致公司業務開展存有難處和困境：一方面新上崗的檔案人員，對于原有檔案存放規律和技術不甚了解，相關信息無法及時查找；另一方面，大量的咨詢信息和客戶信息及時歸檔，存入知識庫，一旦業務員辭職或離職，這些重要信息也隨之而去，對公司損失頗大。而知識轉移的提出，對咨詢公司及其檔案管理工作的發展都是極為有益和有利的。
2 面向知識轉移的咨詢公司檔案信息管理維度分析
所謂管理維度，是在對管理活動要素類型進行剖析的基礎上，對管理活動空間范圍和視角方位的具備程度、判斷條件和評價標準的表示，即對管理活動賴以存在的內外條件予以判定、描述和評價的概念集合。管理維度的分析與構架，一般要從兩個以上具有互斥性的視角進行，這無論對于管理理論研究，還是管理活動實踐的歸納和指導，都具有積極意義：一方面，有助于引導管理學研究的視角創新，一個新的管理維度的描繪，是建立在對管理活動的要素、環節和生存空間的重新認識和挖掘基礎之上的，必然帶來研究視角的重新發現和研究定位的修正，能拓展管理學的研究視野，推動管理學研究理念的創新；另一方面，能直接提供新的分析方法和理論框架。對管理維度的描述實質上是
對各類管理活動的內核分析，為分解和區別管理要素類型提供了思路和方法，并確定各類要素在管理中所司職責，管理維度的重新審視和劃分，正是管理模式重新構建的前提和基礎，為其提供可資利用的方法和框架。
中國人民大學的胡鴻杰教授通過對管理活動機理層面的考察，提出任何管理活動都包括資源、方式和內容三個主要維度：
所謂管理內容，即指管理活動的對象及其所要實現的職能和任務，對于某一特定的管理活動和行為，其管理內容既可以是具體的對象標的，也可以是抽象的過程，還可以是具有更深內涵的職能，特別是在許多宏觀的管理活動中，對程序和職能的管理更是其日常工作的主要內容。如檔案管理活動中，檔案工作者和檔案信息自然都是管理內容，而對文件案卷的收集、整理等過程也是管理內容，此外檔案管理機構的職能同樣還是管理內容，只是考察的層面和范圍不同而已。
至于管理資源，一般認為無非就是“人力、物力、財力”資源，再加上近年來比較吸引眼球的“信息資源”，這些理解和認知比較通俗易懂，但也略顯粗淺和表象，對管理資源缺乏深層次的思考，只注意到了直觀的顯性資源，忽略了管理中的隱性資源，胡鴻杰教授則撰文指出，管理資源還可分為基礎性資源和“特有資源”兩個層次，前者有如人力資源、物力資源、財力資源和信息資源等，為管理活動提供外在保障，后者諸如規則、權力、人脈和文化等，為管理提供內在保障，管理活動中兩類資源都是不可或缺的。
管理方式是指依據管理內容的特點和要求，對管理資源進行整合、配置的方法與途徑，依據不同的標準管理方式有不同劃分，如根據是否產生口語或書面語行為，可以分為言語型與非言語型管理方式；根據發生的場合，可分為直接型管理方式與媒介型管理方式；根據對資源處理的程度可分為一次管理和二次管理兩個不同層次的方式等。文件(檔案)方式是其中的言語型、媒介管理方式，是社會與機構管理方式中最重要、最通用、最經濟的一種，具有確定性、規范性、可控性等比較優勢。
從這三個維度對檔案信息活動進行考察，不僅能引發對檔案管理活動的重新認識和把握，既有助于理解和深度挖掘檔案信息資源，又能凸顯其在管理中的保障作用，有利于減少或避免管理資源重復建設，一定程度上改變對管理資源的浪費或漠視現象，從本源上促進管理資源的最優配置，還有助于管理方式的規范與創新，為解決當前諸多社會管理問題提供新的思路和方法，具有實踐意義和現實價值。三維度分析如圖1所示：
咨詢公司的檔案信息管理也同樣不能置身于這三維度空間之外，下面即依此分維度對其中的知識轉移相關問題進行分析和探討。
2.1 內容維度的知識轉移
一般認為，檔案信息管理的主要是文書檔案、會計檔案等傳統內容，這就有必要首先了解和明確檔案信息的特點。和寶榮教授指出檔案信息具有聯系性和積累性的特點，李國慶指出檔案信息作為信息資源的一個重要組成部分，除了具有信息的一般特點外，最大優勢在于其真實性、可靠性、權威性和憑證性。在傳統環境下，這些特點通過固化在特定載體(如紙張)上予以保證，而數字環境下，則有賴于元數據信息了。當然圖書與情報類信息也需要元數據，但不同的是，這一類的元數據信息主要用于知識的組織和檢索，主要關注知識載體形式和內容分類關聯，而歸檔信息的元數據更側重于知識的來源信息及知識產生者的背景結構，借此來保證知識源的可靠性。
szulanski認為，在知識轉移的初始階段，知識源的可靠性、轉移的預期困難是影響知識轉移效率的重要因素。當知識源的可靠性沒有得到確證，即當知識源并不被認為是可信賴的、講信用的或有見識的時候，知識源的知識轉移將非常困難，它的建議和示范將被質疑并受到抵制，這也叫“知識作用的未實證性(unpmvenness)”。因而咨詢公司根據其業務范圍和服務導向所建立的各類知識庫，為了確保其真實可靠，必須依據檔案管理的要求和標準進行，自然也就是檔案信息管理內容的重要組成。
這一維度的知識轉移主要在咨詢公司和客戶之間進行，除了滿足用戶需求提供可靠的編碼化知識源之外，相應背景信息共享與遷移也是十分必要的。
2.2 資源維度的知識轉移
任何一種管理都是耗資源的，如前所述，既需要人力、物力、財力和信息等基礎性資源提供的外在保障，也需要權力、規則和文化等管理的“特有資源”提供內在保障，管理活動中這兩類資源都是具有支撐性的，缺一不可。咨詢公司檔案信息管理也離不開人、財、物等資源的保障，如設備和裝具的配備、人員的培訓、信息的加工和服務等，同樣檔案管理水平的提升還需要權力、文化層面的支撐，如公司高層的重視和強調(特別是像北大縱橫等大型咨詢公司)，一則有利于各個部門的檔案信息整合；二則利用權力資源可以督促實現將存儲在員工個人電腦(乃至人腦)中的知識信息予以全面及時的轉移和歸檔，以豐富公司的財富和資本。
這一維度的知識轉移主要在咨詢公司內部進行，不僅要在檔案信息管理人員中予以傳播與接納，如一方面要熟悉檔案工作需要哪些資源；另一方面也要掌握這些資源能在何處獲得，又該如何獲取。這類知識轉移更要推廣到公司業務部門和相關領導，使他們形成概念、習得程序，最終養成大力支持檔案信息管理的習慣和氛圍。
2.3 方式維度的知識轉移
咨詢公司檔案信息門類較多，其機密性高低不一，因而信息組織的方式和使用權限的控制存在較大的差異性。這就需要重視對檔案信息管理方式的知識轉移，以促進機構檔案工作的可持續發展。方式維度的知識轉移重點和難點在于管理技能和經驗等隱性知識，檔案信息管理從原理上講是比較直觀和簡單的，但是具體的操作需要長期的經驗積累和技能熟悉，也絕非一朝一夕能做好的。
這一維度的知識轉移還存在于咨詢公司和客戶之間，不過這主要是指開展檔案管理咨詢業務和有檔案管理專業優勢的公司。如浙江省首家公司制檔案中介機構――杭州偉邦檔案管理咨詢有限公司，就針對機關、團體、企事業單位提供檔案咨詢與指導、檔案培訓、檔案技術推廣、檔案人才租賃等相關的專業服務，而方式維度的知識轉移即是此類公司的核心優勢之一。
3 面向知識轉移的咨詢公司檔案信息管理實現策略
如上文分析可見，不僅檔案信息管理在咨詢公司知識轉移中起著基礎性和關鍵性的作用，關注知識轉移對于檔案信息管理也大有裨益，兩者互為依托、相互促進。而實現面向知識轉移的咨詢公司檔案信息管理需要在以下幾方面予以強調和努力：
3.1 主動調研掌握公司檔案管理中知識轉移內容
首先是咨詢公司領導層要從宏觀上對檔案信息管理中的知識轉移有充分的認識和把握，深入調研公司管理中知識轉移的層次和范圍，明確哪些顯性知識必須按照檔案信息的標準和要求予以存儲、傳播和控制，哪些個體隱性知識應該顯性化為組織知識并予以
及時存檔，把握檔案信息管理各個維度的知識轉移內涵和要求；具體操作執行的檔案管理信息工作者更要積極主動，對具有潛在價值、有必要作為檔案信息保存的知識，與業務人員共同商討，擬定歸檔范圍并明確共享權限，業務人員也要認真配合，提出建設性意見和需求，以框定知識轉移的目標和范圍。
3.2 優化檔案信息管理中知識轉移的資源保障
所謂資源保障就是為知識轉移創造必要的軟硬件環境。一方面要在人、財、物等基礎性資源上對檔案信息管理予以必要配備和支持，在檔案信息管理人員梯隊建設上要引起足夠重視，盡早做好準備，有計劃、有步驟引導檔案專業人員間的業務交流和知識轉移，讓新生力量在日常的檔案信息工作中充分習得管理技術和技能，避免突然的工作移交帶來的措手不及；另一方面要利用權力和公司文化等特殊資源，大力宣傳、積極引導和推動各類檔案信息知識轉移，不僅在信息管理人員中，更要在業務部門里，形成健康的知識存檔和歸檔意識，培育良好的知識轉移的習慣和氛圍。
3.3 量身打造面向知識轉移的檔案信息管理系統
咨詢公司要著力開發和建設面向知識轉移的檔案信息管理系統，一方面要依據和符合本公司的客觀實際，另一方面也要保證系統的可擴展性和通用性。如在設計知識采集功能模塊時，要對本公司業務流程予以梳理和考察，在各關鍵環節中嵌入背景信息捕獲器，保證歸檔知識的可靠性和可用性；而在知識傳播功能模塊中，要實現目錄信息開放的同時，對知識內容進行有效控制，這一方面是指利用技術手段嚴格控制資源使用權限；另一方面是指實現知識轉移環境的控制，以提高資源利用率和知識轉移效能。
3.4 有力控制、有序開發咨詢公司知識資產
在拓展和豐富檔案信息資源的類型、數量的同時，檔案管理人員要建立和完善公司資產檔案，特別是對無形資產的歸檔和建檔，不僅要及時接收和控制公司核心知識，保證其安全性和可用性，還要與業務人員積極配合，有條件地對之進行開發和傳授，使之不斷增值和升值，增加知識轉移的吸引力和動力。
3.5 創新咨詢公司檔案管理中知識轉移的路徑和方法
一、高校教師綜合檔案的管理與利用現狀分析
1.高校教師綜合檔案的管理與利用現狀盡管在知識化、信息化、網絡化的環境下，高校的人事管理、教學管理、科研管理等領域的數字化、信息系統化都已經成為現實，學生的選課、各類人員對教師的評價、學生課程考試成績的錄入與查詢等過程都是在網上直接完成，教師的授課計劃、科研成果的統計等都要求上交的是電子版。但是，高校的人事、教學、科研等各個管理部門的信息系統基本都是相對獨立，彼此互不兼容。結果就是，教師的各類檔案數據是分別存于不同的系統中，對利用與保管都存在不方便之處。即使對教師的同類檔案來說，也基本處于多級分散的保管模式。高校的教學、科研工作是多部門多級的分散管理體制，從而在相關檔案的收集與保管方式上也形成了多級多部門的分散管理模式。一般情況下，高校的教學與科研檔案，一部分由院（系或科室）級的教學與科研秘書處分別收集、整理、鑒定、保管，如教師的授課課程檔案、教師每年的科研成果等數據；一部分則由相關職能部門（即教學部門、科研部門等）在其職能活動過程中直接收集形成。若干年后或每年，院（系或科室）級單位會將相關檔案上交主管部門或學校檔案館，各主管部門（即教學部門、科研部門等）若干年后也會再轉交學校檔案館。在利用方面，基本上只是在考核或評定職稱等過程時才有利用活動產生，而且各部門的檔案，只是對部分管理級的用戶開放；檔案館盡管對學校用戶全面開放，但是有所限制，比如有的要收費，有的有時間限制，而且其收錄的檔案本身不太齊全，尤其是科研檔案，多數根本就沒有建。所以，每到考核或評定職稱時，上到相關職能部門，下到教師個人，都分別忙于重新組織、查找相關資料，而相關的信息系統，比如教學檔案、科研檔案、檔案館等系統都無法提供全面、準確、完整的相關材料。本人曾對熟悉的幾所高校做過一些調研，對教師的檔案管理模式基本類似上述的分散與多級保管方式，在其利用方面基本沒有主動的作為。2.高校教師綜合檔案管理與利用中存在的問題（1）沒有形成對教師的所有檔案數據統一歸檔與專門管理的制度，沒有一個統一的信息管理平臺。由于沒有形成對教師所有業務活動過程的文檔進行統一歸檔專門保管的制度，也就沒有一個統一的高校教師檔案信息管理平臺，使得高校教師檔案的統一管理與開發利用極為不便。現實中，高校檔案館很少真正有綜合的教師檔案這一類。對高校教師的教學檔案、科研檔案、人事檔案采取的是分部門且多級的管理模式。即使在信息化程度比較高的教學檔案管理這一塊，也是多級的分散保管，而且也基本沒有做到電子文檔的一體化管理。（2）分散多級保管模式造成資源浪費嚴重。因為各部門之間數據管理模式不同，數據結構不一致，移交檔案館的過程中有個格式轉換問題，格式轉換本身就是資源浪費，同時還有可能造成數據丟失。（3）分散多級的保管模式導致高校教師檔案的利用率較低。高校有關人事、教學、科研等部門及其二級管理部門的信息保管主要為本部門的管理活動服務，一般不對外，而檔案館的檔案收集又有時滯而且不全。所以，用戶使用教師檔案信息很不方便，教師檔案的利用率一直比較低。（4）分散多級的保管模式不利于高校教師檔案知識資源價值的整體發揮。現行的分散多級保管模式導致對高校教師檔案資源的整體構建與管理進行的研究也很少，盡管找出幾篇有關資源整合與一體化管理方面論文，但都只是研究教學檔案或人事檔案的文檔一體化管理，而教師的業務檔案是包括多方面的。分散保管的教師檔案是不便于對檔案中隱性知識的挖掘，即對檔案的深入整序的，同時也不利于對人才的整體評估與認識。因為只有集中統一保管的教師檔案才能體現出個人或某部門甚至學校的教學、科研的整體水平與進展過程。總之，高校教師檔案的分散多級管理模式不利于高校組織內知識的融合、共享、創新與傳播，不利于其知識資源價值的充分發揮。
二、高校教師綜合一體化管理
1．高校教師綜合檔案一體化管理的基本內涵如前所述，高校教師綜合檔案分散多級的保管現狀，存在諸多問題。改進的基本思路應該是充分利用現代信息管理技術，尤其是數字化與計算機網絡技術，實現高校教師綜合檔案數據的一體化管理與利用。一體化的基本內涵包括三個方面：其一，教師個人各類文檔數據的一體化管理，即通過制定標準、統一的建檔與歸檔制度，將教師個人的人事、教學、科研等方面文檔數據集中統一保管，以方便利用；其二，教師各類業務文件的制作、形成到歸檔過程的一體化管理。主要是指依托校園網及相關信息管理技術，對教師的各類業務檔案文件的形成過程實施全程控制，然后直接經網絡鑒定、上傳、歸檔、入庫，實現教師業務檔案的全程電子化管理，做到從各類文件的初級制作（包括教師個人或各級管理部門）到審批、傳達、實施、歸檔等過程的文檔一體化管理，以減少中間過程的重復勞動及數據的丟失；其三，教師個人綜合檔案數據在一定范圍內公開、共享與利用的一體化管理。主要指依托校園網及相關技術與制度，實現在高校內部的某些范圍內對高校教師個人檔案數據的共享與開發利用。實現途徑應該是開發出能一體化管理教師個人基本信息及各類業務檔案數據的綜合檔案管理信息系統，系統的用戶應涵蓋形成檔案并可能利用檔案的一般教師、學生、各級職能管理部門與各級研究部門等，但共享與利用的權限或范圍可依用戶身份不同而專門制定。2．高校教師綜合檔案一體化管理的實現方略實現并達到上述三個一體化管理的目標，既要有行政管理制度方面的保障，也要有具體技術方案的支持，還要有高校各個職能部門及其管理人員與教師個人的積極配合。但最主要的還是要構建一個統一、相對規范的信息管理平臺與管理制度。其實施要點包括：首先，要制定對高校教師所有業務活動過程統一建檔、系統保管的專門檔案管理制度，這是實現高校教師綜合檔案一體化管理的第一步。其次，綜合運用數據庫系統技術、系統集成技術、網絡技術等現代信息技術，組織專門機構、專職人員，開發高校教師綜合文檔管理信息系統。從現實層面上來說，高校教師的各類檔案應該分別保存在不同的已有信息系統中，其自動化、信息化程度應該還比較高，比如教學信息有教務管理信息系統，人事檔案有人事檔案管理信息系統等等。所以，實施高校教師綜合檔案一體化管理的關鍵措施是要在各子系統（如教務管理信息系統、人事信息管理系統、科研信息管理系統等）的基礎上，應用系統集成技術，構建一個統一的信息管理平臺，即能一體化管理高校教師個人及其各類業務文檔的綜合文檔管理信息系統。這一過程可由高校指定相關管理部門（如高校檔案館或圖書館）與有軟件開發能力的信息公司合作完成，開發的關鍵技術是系統集成技術與數據庫系統技術。系統的開發過程必須在文檔一體化管理理論、電子文件生命周期理論的指導下，運用數據庫系統技術、信息系統集成技術等現代信息技術，針對高校教師業務檔案的數據構成（包括教師個人的人事、教學、科研等方面數據）及各類文檔的形成過程，分析并規劃系統的整體構成及功能結構，包括各子系統的構成與功能結構，進而建構系統統一的數據庫數據模型并實現系統的統一規劃，最終完成系統的集成及其相關軟件的開發、調試、實現等。該系統應該具備：利用分布式數據庫管理系統原理統一保管教師個人基本信息及其所有業務活動過程的各類檔案數據的功能；有完備的檔案檢索功能，既包括對個人各類檔案數據的分別檢索功能，也包括對某教師所有檔案數據的綜合檢索功能，還包括對某個時段某類檔案或某部門某類檔案等的統計檢索功能（可以針對考核或人才評估等的具體要求設定）等；有嚴格的用戶類型及其權限管理措施。最后，在考慮檔案數據的特定保護需求的情況下，在數據庫的設計階段，充分運用數據庫保護技術與原理，設計并規劃系統各類文檔數據的全程控制以及數據的安全保密與數據共享的平衡控制機制。數據庫系統的安全保護措施包括許多方面，此處主要是指：一是通過數據模型設計階段的數據結構、數據操作、數據完整性約束等三個基本要素的統一設計，實現對整個數據庫的數據進行統一控制的機制，最終實施對各類教師業務文檔的全稱控制；二是通過對系統各類用戶及其權限的統一規劃、管理，形成對系統檔案數據的安全與完整性的統一控制，最終實現系統檔案數據保管的保密要求與共享利用的平衡。其中第一方面的控制，主要由軟件開發者與數據庫管理員共同設計完成，相關內容的論述將在后續文章中完成，此處重點談談第二方面的控制。第一，針對各類教師業務檔案的形成過程，明確各類參與建檔、保管甚至利用檔案的系統用戶類型（包括教師本人，各院的教學與科研秘書，各職能部門的相關檔案管理人員等）；第二，明確各類用戶在系統運行過程中的職責與任務，包括要完成的相關數據的上傳、鑒定、歸檔等過程任務等；第三，運用數據庫的安全保護措施，對各類用戶進行統一的權限控制與管理。包括對系統用戶的名稱與密碼的統一管理，對系統運行過程中各類系統用戶的身份識別（以保證系統用戶的合法性），對進入系統的所有合法用戶的審計與跟蹤（以保證合法用戶對系統數據的合理使用）等；第四，在上述措施下，還要制定針對檔案保管、查詢、借閱等過程的具體限定措施，以實現系統內各類用戶對權限范圍內相關數據的共享與利用。
單位：熊志云單位：湖北大學
學者覃兆劌從“雙元價值”的角度分析，認為檔案價值分工具價值和信息價值兩部分。前者作為一種行為方式，人類的初衷在于它的結構形式所賦予的功能被稱為工具價值；后者作為記錄或者文獻歸屬的實體，其內容的價值被稱為信息價值。工具價值是一種普遍意義的價值，而信息價值是一種個性價值；工具價值是檔案的社會屬性，信息價值是檔案的自然屬性。1969年，美國經濟學家加爾布雷斯(Galbraith，1969)提出知識資本(intellectualcapital)的概念，到了20世紀90年代，管理學界出現了知識管理的提法，在知識管理時代里，檔案的工具價值由于技術和理論的發展更加彰顯，檔案的信息價值也得以更加重視。對檔案界一個最意味深長的意義在于：檔案知識競爭性加劇，知識共享成為時代追求。
1.1知識管理下技術和理論的發展更加突出了檔案的工具價值。第一，技術發展拓展了檔案的處理空間。檔案電子化之前，對檔案的處理主要是對實物檔案的存儲，由于實物檔案本身重量大，搬運、移挪都很不方便，因此，一些重要的檔案都是重保存輕利用。而且即使被利用，開發程度也很低，僅限于復印和翻印。技術的發展帶來了知識存儲翻天覆地的變化，信息處理設備的普及極大地釋放了檔案管理的空間，檔案的生命周期得到大幅度延伸。電子化的存儲方式重新賦予了檔案管理新的職能，正如在第十五屆國際檔案大會上達成的共識一樣：檔案機構應該在管理和知識中定位，在觀念更新和技術革新中起到有意義的帶頭作用。第二，知識管理理念有助于實現檔案知識的共享。知識管理強調學習、共享和組織文化，是通過吸納組織有效信息和對信息的再開發來實現組織的知識塑造，以達成組織運轉更有效的目的。檔案是知識的重要組成部分，檔案自有的公共性決定了檔案知識的共享性，特別是檔案電子化的普及為知識積累和知識共享提供了強大的技術支撐，加速了檔案知識共享的進程。
1.2知識管理背景下檔案信息價值被更加充分認可。第一，檔案知識屬性發生改變：由文獻走向答案。知識經濟時代以前，檔案學界普遍認為檔案是“知識存貯的一種載體”，并且也已認識到“貯存和傳播知識的檔案財富，無愧為人類社會進行精神再生產和物質再生產的一種智力資源”。步入知識經濟時代，知識已成為重要的戰略資源，甚至被認為是“唯一有意義的資源”。檔案知識管理不但要為用戶提供相關的文獻資料，更重要的是要為用戶千方百計地提供解決問題的答案(知識)。正如麗貝卡•巴克利所說：“我們不需要更多的文獻，我們需要的是更多的答案。毫無疑問，關注知識服務，是檔案管理理論與實踐應該探討的問題，它將是檔案專業職能定位的新起點。”第二，電子文檔的普及擴大了檔案的內涵。電子文檔的出現使文件與檔案之間的區別極大縮小，客觀上使得檔案的內涵得到極大擴大，由此也促發了檔案界和社會對檔案知識屬性和知識價值的新思考。英國知識管理大師安妮•布魯金在《企業記憶——知識管理戰略》一書中指出，檔案資源在知識管理中的核心地位以及知識管理為檔案管理實現跨越式發展提供了前所未有的空間，能否從檔案中獲取有用的信息和資源已經成為是否具備較高學習能力和信息處理能力的標志，檔案不再是堆積在一起的泛黃的故紙，而是閃耀著智慧的資源庫。可以說，在知識管理背景下，檔案的使用日益便利和充分，技術發展拓寬了檔案的使用空間，而知識管理理論的不斷推進使檔案知識共享深入人心。正是由于充分認識到檔案價值，更多人想從檔案中找到想要的問題答案，檔案管理者才需要不斷供給更加優質的檔案知識資源。一旦這種供給跟不上社會的需求，將會陷入一種競爭性索取的狀態，這種狀態又將放大檔案知識的價值，引發更加嚴重的索取。
2競爭的本質
從檔案“雙元價值”的角度分析知識管理時代下的檔案價值，檔案的工具價值也即檔案的社會屬性屬于檔案利用的向度，反映了人們對檔案開發利用的程度；而檔案的自然屬性卻反映了知識的本初價值。檔案在起源上來說是人類對憑證信息的合目的的控制，這里的“控制”，強調了檔案從根本上是一種功能，人們可以借以維護憑證信息的證據力，其表現為有利于顯示其憑證價值的資源組織、價值鑒定、保管和利用；“合目的”強調了人類借助檔案功能的心理需求以及管理技術上的主觀能動性，其表現為鮮明的時代特征；“憑證信息”則是對通常定義中“原始記錄”或“原生性”的拓展。所以，檔案的工具價值是檔案屬性的根本，而在知識管理時代下，我們需要更加放大檔案的工具價值，更加充分地開發檔案使用價值，這樣才會符合檔案的時代定位，才能在基于知識競爭的語境下獲得更多的知識。而依據對目前存在的檔案競爭性問題的分析，顯然，我們對檔案知識的開發還未到位，檔案知識供給并不能滿足人們對知識的渴望。故此，我們可以說，對檔案知識的競爭性索取，其實質是：檔案部門對檔案的開發并沒有跟得上社會需求，檔案知識供給短缺，導致無法實現檔案知識共享。
3緩解競爭，實現檔案知識共享的建議
供給和需求是資源的必然邏輯，尤其是當知識成為資本后，對知識的追逐更加強勁。在知識管理背景下，檔案使用者或大眾需要更多的檔案知識，同時日新月異的信息處理技術也便利了檔案管理者對檔案的開發，可以說，擴大檔案知識供給順應時勢，而我們要做到的就是順勢而為。對于檔案知識開發而言，在知識管理時代下，檔案管理者們更需要提高自身管理水平，緊跟時代要求，掌握更多的信息技術開發本領，拓寬視野，最大限度開發檔案價值，更充足供給檔案信息價值，以進一步實現檔案知識的共享。
3.1提高檔案管理人員管理水平，契合社會需要。知識管理以前的檔案管理重點工作是保管檔案，知識管理背景下的檔案管理則是更快地從紛繁復雜的檔案中開發出有價值的信息和知識，并加以利用和共享。檔案管理人員已經轉化為知識的提供者和篩選者，成為組織中不可缺少的知識管理者、學習資源提供者。而檔案的共享趨勢使檔案管理者由幕后站到臺前，由保管信息到開發信息，這些變化促使檔案管理者掌握更多的知識，不僅具備檔案專業知識技能，更要掌握檔案機構的歷史沿革、發展趨勢、管理流程、未來動向以及其他組織的發展動態。在對檔案的篩選利用中還要求理解社會、經濟發展趨勢，政府的政策意向和本組織運行發展的關聯性，這已經使得檔案管理人員成為一個具備發展戰略眼光、管理學知識、經濟學知識、計算機信息技術、檔案學知識的復合型人才。只有這樣，才能和社會需求的檔案管理人員的素質相契合。
3.2重視檔案知識開發，實現知識資源供給。知識開發是利用多種處理技術對所獲取的知識進行系統的分析、加工、處理、存儲、整合的過程，使無序的知識轉化為適合于組織利用的知識體系。對檔案的開發一方面要注重知識的采集，一方面注重知識的開發。對檔案知識的采集需要檔案管理人員從浩瀚的檔案資源中找到當今社會所需要的信息知識，這需要知識開發人員具備寬廣的視野、深邃的眼光和敏銳的嗅覺去采集知識，找到社會需要的檔案知識；知識開發則是對采集到的知識進行系統的分析、加工、處理、存儲、整合的過程，使無序的知識轉化為適合于組織利用的知識體系，重新發現檔案知識的價值，運用于社會。這就要求檔案管理人員緊跟時展要求，運用檔案管理技術和理論開發更多的優質檔案知識，實現優質的資源供給，滿足社會需求，為實現知識共享打下質量基礎。
關鍵詞：人事制度；人事檔案管理；特點；影響
作為人事制度改革中的重要內容，人事檔案管理質量的高低會嚴重影響到人事制度改革的順利實施，所以，在市場經濟時代，充分認識到人事制度改革的現實意義，根據社會的發展形勢，合理進行人事檔案管理工作，不斷提高人事檔案管理工作的效果，為人事制度改革的順利推進打下良好的基礎，逐漸受到事業單位的關注。
一、傳統人事檔案管理的熱點
1.與員工的切身利益息息相關
在計劃經濟時代，為了滿足人力資源的管理需求，很多事業單位建制定了專門的人事檔案管理制度，并且根據員工身份、職責的差異，建立起基層檔案和領導檔案。但是，沒有正式工作的農村居民和城鎮待業人員，一生也不會擁有人事檔案。所以，在計劃經濟時代，人事檔案不僅僅能夠決定我國公民的身份和職責，而且管理著個人晉升、調動、社會保險和事業單位福利以及退休等方面，甚至會影響到員工子女的工作。因而，人事檔案可以說是員工身份和職責的象征，與員工的自身利益密切相關。
2.能夠控制員工的行為
雖然人事檔案記錄了員工的工作經歷，但是，卻不是由員工個人管理和保存，只有用人單位才能夠調動人事檔案，員工本人以及其他的事業單位沒有權利去調用人事檔案。而且，在進行人事檔案制度改革之前，我國主要是采用員工與人事檔案互不分離的管理制度，所以人事檔案會隨著員工變動的情況進行改變，反之，如果人事檔案沒有遷移，那么員工將無法進行工作調動。人事檔案是員工的社會象征，對于員工有著非常重大的意義，所以，員工必須服從事業單位的安排，不得擅自離開自己的工作崗位，從而限制了員工的流動。
二、新時期人事檔案管理的特點
1.國企員工可以“無檔入職”
在人事管理制度改革和發展的情況下，以前的終身聘任制度已經不能適應社會發展的需求，人事檔案的存在價值遠遠低于計劃經濟時代，員工也不再一味的依附于企業生存，有無人事檔案已經不再會影響到下崗工人的再就業。
2.個人“無檔就業”的意愿得以實現
在市場經濟快速發展的形勢下，社會對于各類人才的需求也不斷提高，人事檔案管理制度也隨之興起，在聘用工作人員時，事業單位更加側重于員工的綜合素質。而員工會與事業單位簽訂勞動合同，不再受到傳統的事業單位人事檔案管理制度的約束，有一定的選擇權利，可以促進人才的流動。
三、人事制度改革對人事檔案管理造成的影響
1.打破人事檔案對于員工的束縛
目前，事業單位通常會采用合同契約制度進行人事檔案管理，打破了傳統的人事檔案對于人才的限制，使得市場競爭機制下人才的配置更加地合理，因為合同契約制度不僅打破了傳統的社會身份階級的觀念，避免了傳統的終身聘任制用人機制的弊端，而且能夠充分發揮人才的優勢，讓員工能夠有足夠的時間和大量的空間去選擇、研究自己真正擅長的領域。
2.破除了以前的身份象征
傳統的人事檔案會很細致、具體的規定個人身份，并且根據人員的身份給予不同的待遇，這種分類方式，比較片面、武斷，難以充分挖掘人才的潛力。而當前的人事檔案管理制度打破了原有機制的限制，可以充分體現出因人而異、因人制宜的管理方式，具有科學性和公平性，能夠最大限度的發揮人才的積極作用。
3.積極完善檔案資料中的個人信息
在社會發展的推動下，人事檔案信息的公開程度不斷提高，所以，在管理過程中，根據時代的發展趨勢，事業單位需要及時收集和整理個人信息，避免信息內容的失真、重復，在記錄過程中，精細、真實、準確的記錄個人信息，全面反映出個人的真實情況，以便于檔案資料的使用。
4.建立專門的人事管理機構
近年來，隨著時代的發展變化，社會人員的流動越來越快，而原有的人事檔案管理已經難以滿足檔案的管理需求，所以，需要認真考慮成立專門的人事檔案管理機構，讓專業的工作人員進行管理，并且需要加強監督力度，確保管理人員人員能夠及時收檔、入檔、歸檔，不斷提高管理人員的工作效率，從而有效解決檔案管理中出現的一系列問題。總之，人事制度改革是一項復雜而長期的改革工程，會涉及到事業單位的眾多部門，所以，需要樹立科學的管理意識，慎重對待檔案管理工作，不斷提高人事制度管理工作的質量，為人事制度的改革打下堅實的基礎，從而推動人事制度改革工作的順利實施。
參考文獻
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關鍵詞：知識管理、企業檔案、影響方向、方式區別
中圖分類號： G472.4文獻標識碼： A 文章編號：
一、知識管理服務與傳統管理服務的區別1. 知識服務首先是一種觀念，一種認識和組織服務的理念。即以信息知識的搜尋、組織、重組的知識和能力為基礎，根據企業決策者、經營者、管理者的問題和企業環境融入他們解決問題的過程中，提供能夠有效支持知識應用和知識創新的服務。從觀念上看，它與傳統的信息服務不同。2. 知識服務是對企業的決策者、經營者、管理者的目標驅動的服務。它關注的焦點和最后的評價不在于是否提供了信息，而在于是否通過服務解決了企業的決策者、經營者、管理者的問題。而傳統的信息服務的基點、重點、終點都是信息資源的獲取和傳遞。3. 知識服務是面向知識內容的服務。它非常重視的是對企業的決策者、經營者、管理者的需求的分析，根據問題確定他們的需求，通過對信息的分析和重組來形成恰好符合需要的知識產品，并能夠對知識產品的質量和它對企業生存、發展的實用性、可行性進行評價。而傳統的信息服務則只是基于簡單的、文獻物理式獲取的服務。 4.知識服務是面向解決方案的服務。它關心并致力于幫助企業的決策者、經營者、管理者找到解決方案的辦法。信息和知識的作用最主要的體現是對解決方案的貢獻，解決方案的形成過程，又是一個對信息和知識不斷查詢、分析、組織的過程。知識服務將圍繞著解決企業生存、發展、競爭的方案的形成和完善而發展，而傳統的信息服務則只是滿足于對具體信息、數據或文獻的提供。 5.知識服務是貫穿于對企業決策者、經營者、管理者解決問題的整個過程的服務。這種知識服務應貫穿于企業的決策者、經營者、管理者進行知識捕獲、分析、重組、應用的整個過程的全程式服務，應根據他們的需求動態地、連續地組織服務，而不像傳統信息服務那樣以固有的模式、固有的過程或固有的內容的服務。6. 知識服務是面向企業增值的服務。它關注和強調利用自己獨特的知識和能力，對現有資料進行加工形成新的具有獨特價值的信息產品，為企業的決策者、經營者、管理者解決其知識和能力所不能解決的問題。通過知識和專業能力來為企業的決策者、經營者、管理者創造價值，通過顯著提高他們的知識應用和知識創新效率來實現價值，通過直接介入利用知識的創新過程的最困難部分和關鍵部分來提高價值，而不僅僅是像傳統的信息服務那樣基于資源占有，機構的物理式的積累、規模生產等來體現價值。
二、現代企業檔案管理中知識服務的方式1. 知識服務是融入對企業的決策者、經營者、管理者之中和對他們決策過程的服務，而不是基于信息機構的服務，也不是游離于對企業利用者之外的服務。它將需求服務人員和企業的決策者、經營者、管理者之間的聯系更明確、更緊密，要求建立起一種針對企業的具體的利用者或利用過程的服務責任制。2. 知識服務將是基于專業和個人化的服務。專業化要求按照具體專業或課題領域、經營目標來組織和實施服務，保證對企業服務的對象，企業環境的把握；保證知識服務的質量；個人化，要求針對個別的企業決策者、經營者、管理者的具體需要和過程提供知識服務，保障對服務對象的了解和聯系，保障對服務對象的決策過程的跟蹤和全面信息服務。3. 知識服務將是基于集成的服務而不是依靠大而全的系統服務。它應當通過系統集成、服務集成等多種方式聯合、協調，利用多種知識、資源、人員、系統、服務來組織和提供對企業的經營和發展的知識服務。4. 知識服務將是基于自主和創新的服務，不再是標準化和事務性工作。它要求知識服務的人員根據實際情況動態地搜尋、選擇、分析、利用各種知識，動態地設計、組織、安排、協調有關服務工作和服務目標，要求具有自主的管理意識和權利，具有創新精神、研究能力和管理能力。
三、知識管理是企業檔案工作走出困境的方向
傳統企業檔案工作要適應外部環境的變化、走出當前面臨的困境，唯有進行根本性的變革和創新。而根本性的變革和創新需要有先進的管理理念與管理模式指導。而能夠指導企業檔案工作創新的管理理念與管理模式就是知識管理。因為知識管理是知識經濟時代的管理范式，它能從各個層面為企業檔案工作創新提供新的思維。
1、知識管理是知識經濟時代的管理范式
當前，全球最根本的社會經濟背景、時展潮流是知識經濟的興起。知識經濟是直接依賴知識和信息的生產、分配和使用的經濟。在知識經濟時代，知識成為了關鍵的經濟資源和比較優勢的主導的、甚至可能是唯一的源泉。知識經濟作為一種完全不同于農業經濟、工業經濟的全新的經濟形態，必然需要一種全新的管理理念、管理模式和管理方法與之相對應。“因為知識社會是一個組織的社會，其中心器官是管理。僅僅管理就能使今日的所有知識成為有效。”知識管理強調通過知識應用、知識創新，充分發揮知識在經濟生活中的作用，最大限度地實現知識的價值，順應了知識經濟這種“空前關注知識的價值”的要求，因而成為知識經濟時代的管理范式。
2、知識管理是企業檔案工作創新的方向
知識管理是指應用現代信息技術對知識進行積累、組織、評價、傳遞和應用、創新，以實現知識的價值，提升企業的核心競爭力。知識管理的出發點是知識是企業的戰略資源，知識管理的根本目的是實現知識的價值、提升企業的核心競爭力，知識管理的基本活動是知識的積累、組織、評價、傳遞和應用、創新，知識管理的技術支撐是現代信息技術。作為知識經濟時代的管理范式，知識管理必然為包括檔案工作在內的企業各項管理活動提供創新的思路和視角。
3、知識管理的根本目的
檔案管理不能只重視檔案的收集、整理和保管，而應該從關注對檔案實體的管理轉移到關注對檔案所存儲的信息、所蘊含的知識的管理。在檔案收集過程中，應該不僅確保正式文件的歸檔，而且加強隱性知識的記錄與收集，加強非正式文件、外部信息的收集，從而將檔案收集活動拓展為知識積累活動。在檔案整理過程中，應該在檔案實體分類的基礎上，按照用戶的檢索偏好與利用習慣，進行多維度、深層次的檔案內容分類（知識分類），從而使檔案整理活動演進為知識組織活動。在檔案鑒定過程中，應該不僅重視檔案的憑證性價值、長遠價值和保存價值，而且關注檔案的情報性價值、現實價值和利用價值，從而使檔案鑒定活動創新為知識評價活動。在檔案服務過程中，應該貫徹以用戶為中心的理念，通過信息化、網絡化、智能化手段，開展主動服務、個性化服務、全過程服務與超前服務，努力為用戶提供具體的知識與問題解決方案（而不僅僅是檔案實體本身），從而將檔案服務活動提升為知識服務活動。
四、總結：
說到知識資源管理，就不得不說一說知識管理。從知識管理審視企業檔案工作，可以促使企業檔案工作很好地適應外部環境變化的要求，通過挖掘企業檔案的知識價值，為企業價值創造活動服務，為提升企業核心競爭力服務，以適應現代企業制度建立和市場競爭日益激烈的要求；通過應用現代信息技術，以應對電子文件涌現的沖擊；從而最終走出當前面臨的困境，進而取得利潤。
參考文獻：
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【關鍵詞】圖紙檔案；電子化；問題
長久以來，檔案管理工作不被人們所重視，因為管理者認為檔案管理僅僅是對于案件或人事的保存，因而檔案管理工作不能發展自身優勢為企業帶來利潤。隨著管理者觀念的轉變，檔案管理越來越受到人們的重視，其中圖紙檔案是檔案中最多的成分，在實踐中合理開展圖紙檔案的電子化管理不僅能加強檔案科學化管理，還能保證檔案的秘密化保存，在關鍵時刻被管理者所用。電子化管理檔案可以為管理者的決策做出依據，為企業帶來利潤，加快企業發展腳步。
1 電子化管理技術
由于傳統的圖紙檔案存在不易保存，且對其編目、整理、保管、檢索時常遇諸多不便，中原油田檔案管理處對其所保存的圖紙檔案進行了電子化管理的嘗試。現將其所用技術簡述如下：
1.1 合理運用圖形掃描
通過手動及自動參數設置進行技術開發，形成針對蘭曬圖、清繪圖、鉛筆草圖及受潮變形圖的綜合掃描技術，以保證蘭曬圖的掃描質量。運用二維自適應閾值掃描技術，較好地解決了鉛筆草圖掃描難的問題；運用自動電子扭曲拄術，解決了受潮變形圖掃描的輸入圖形失真的難題。該處早期保管的圖紙文件由于長期卷放，有些圖紙發黃變脆，發生粘連，將這些重要的圖紙檔案利用上述方法掃描進計算機變成電子文件，可以永久保存。
1.2 光柵圖處理技術在電子化管理技術中的運用
該項技術用于對掃描過程中不能消除或不能徹底消除的光柵圖質量缺陷作最后修正，以提高光柵圖質量，并為自動矢量化準確識別光柵圖的圖元細節作準備；光柵圖處理技術，可完成光柵圖的角度旋轉，傾斜校正，消蘭去污，光柵圖分割，局部提取與合并，光柵圖透明疊加，光柵圖的編輯，為舊圖翻新、衍生及重復利用提供了技術方法。利用此項技術可以將保存的白圖、膠片圖、地形圖等圖紙翻新或進行電子化處理。
1.3 開展光柵圖矢量化技術
此項技術可完成光柵圖到矢量圖的轉換，采用自動矢量化和手動矢量化方式，完成光柵圖線條及區域的輪廓線、中心線輪廓線及中心線的矢量化追蹤，文字的模式識別，形成在工種及專用領域內廣泛使用的矢量圖的雛形。
1.4 開展矢量處理技術
這項技術利用矢量加工程序提供繪圖工具及命令，對已矢量化的矢量原始圖形的矢量實體進行編輯、區域平滑填充等，生成供繪圖儀輸出的完美的矢量圖。
1.5 光柵矢量混合處理變動對象
此項技術可對光柵圖局部需要變動的對象做手工矢量化，而其余部分仍以光柵圖像格式保留，并以光柵矢量混合方式輸出。該項技術可快速生成圖形，常用于報告插圖。
1.6 圖像的輸出
利用大幅面彩色噴墨繪圖儀完成AO以下幅面的彩色掛圖、彩色圖冊（雙面/單面）的成套繪制出版。
2 圖紙檔案電子化管理的缺陷與不足
2.1 組卷分類混亂。一個企業有多種各個部門的卷宗，按照不同時段、不同類型的分類各種各樣。多種卷宗沒有一個統一的分類，會導致主題與內容不明確，還會導致組卷的重復與缺漏。所以按照統一的標準分類卷宗，不僅可以使檔案案卷的科學性規劃，還能保證案卷不丟失、不重復，因而在方便使用。
2.2 由于電子文件易于修改并可不留痕跡，因此，在進行整理、鑒定、復制、調閱等各個環節的工作中應遵守操作規程，建立必要的備份，以防止信息的丟失和失真，維護電子圖形檔案的可靠性。
2.3 由于早期受計算機軟、硬件環境的限制，使制作形成的圖紙文件沒有足夠的存儲空間來存儲電子圖形文件，應優先將利用較頻繁的圖紙檔案利用掃描儀掃人計算機轉儲在光盤上保存。
2.4 電子文件不同于普通圖紙文件，它不需要防腐等防護措施，它需要加強對計算機系統的防御。如果計算機操作系統中病毒，很有可能導致對于圖紙檔案的損壞或缺失。只有保證計算機操作系統本身的平穩運行才能保證圖紙檔案的完整的保存。
2.5 為了延長光盤的使用壽命，有條件的單位可使用“空氣夾層”型光盤，此種結構光盤的記錄介質位于兩個盤基的中間，密封性好.或避免灰塵、水分、熱、有害氣體對記錄介質的直接影響。
2.6 安全系統不夠先進，由于管理者對檔案秘密化管理意識不強，在電子化保存圖紙檔案時沒有設置密碼，很容易加大非法分子進入檔案管理系統，對檔案機密進行泄露或損壞，而一旦檔案被損壞，很難重新健全相關圖紙檔案。所以設置進入密碼，以防非法分子進入相關管理系統，保證檔案的秘密性。
3 案件科學管理的措施
3.1 統一分類，加快檢閱速率
隨著計算機行業的發展，統一分類號操作變得方便快捷。所以相關工作人員利用現代化管理知識，應統一分類號，保證案卷的合理性與統一性，做到檔案的不丟失、不重復，方便尋找與使用。管理人員應更新管理觀念，加大對檔案管理工作的投資，配備先進的硬件軟件設施，使檔案管理工作有序的進行。
3.2 加強對工作人員的專業培訓
要使案件能夠被清楚、真實的收集整理，必須保證案件電子化管理中的各個關節環環緊扣，這就要求了檔案管理工作人員認真、踏實的工作，并且自身有著豐富的專業知識儲備。如今國有企業的案件檔案管理工作人員大多沒有經過專業的培訓，無法掌握專業知識，做好本職工作，所以強化專業培訓，提高團隊專業素質成為了檔案管理工作的核心。培養專業化人才，加強圖紙檔案電子化管理。
3.3 統一標準，增強可操作性，確保歸檔質量
要確保案件檔案的真實性與可靠性，要做到明確歸檔方式與時間、嚴格保證歸檔檔案的質量、按個按照歸檔程序歸檔，減少操作失誤，填寫歸檔的說明，為檔案提供依據。認真整理好每一分案件，減少案件在歸檔時因操作失誤給企業帶來的不便。
4 結束語
圖紙檔案不僅可以記錄企業發生的典型案例或者公司員工的重要信息，還是一種對信息的處理與分享。它在企業生產、技術科研、大學生就業以及干部考察等方面起著重要的作用。規范化、科學化、現代化的檔案管理是必不可少的一部分。電子化的檔案管理能夠有效地提高企業的人力資源管理水平，所以有效的提高檔案管理效率是提高企業整體的核心，直接影響到了企業的發展。總而言之，檔案管理在社會進步的同時也在進步，檔案管理者要想使檔案管理機制實現科學化，順應時代的腳步，就必須轉變觀念，開展圖紙檔案電子化管理。
【參考文獻】
【摘要】隨著政府和用人單位對人事制度的改革，人事制度面臨著巨大的機遇和挑戰，在人事活動中非常重要的檔案管理制度也存在著一定的問題。就此，筆者針對人事制度改革對人事檔案管理的影響進行了分析和探討。
關鍵詞 人事制度改革；人事檔案管理；影響
隨著我國社會主義市場經濟體制的改革，我國的人才需求量急劇增加，用人單位進行了大量的人員招聘活動，相比而言，以往的人事管理制度已經無法滿足現有的需求，人事制度改革的步伐也逐步加強，人事制度的改革使得人事檔案管理產生了一些與之相關的問題。
一、人事制度改革前人事檔案管理的主要特點
（一）人事檔案是員工身份的象征。人事檔案是通過各種人事活動記錄個人經歷和德才表現的過程，這些檔案是以個人為單位的備考查的文件資料，它記錄了從人員的選拔、使用過程中的一系列過程——個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀態及獎勵處罰等方面的原始記錄。在現有的經濟制度下，根據身份的不同人事檔案可分為工人檔案和干部檔案，部分城鎮居民因為沒有工作或工作不穩定等問題，往往是沒有人事檔案的。在過去，人事檔案決定個人的社會身份，人事檔案所記錄的內容決定個人的晉升、調動工作、招工、公費醫療、加薪、福利待遇及退休等情況。人事檔案也間接關系到員工子女工作等問題，人事檔案不僅是個人身份的象征，還極大程度的與個人切身利益相關。
（二）人事檔案是控制員工的重要工具。人事檔案不是由個人進行保管的，它由用人單位進行管理，一般來說，能調動人事檔案的只有用人單位，檔案本人是無權調用的。我國的檔案管理制度是“人檔合一，人走檔隨”，檔案是根據個人的生活、學習、工作地點而改變的，如果人事檔案不能遷移的話，個人所呆的地理位置就很難改變，這是極其不利于個人發展的。人事檔案如此重要，卻由用人單位進行管理，個人的去留也不得不服從于單位，這限制了人員的流動，使得用人單位和人員的關系比較僵化，不利于企業人事管理，企業的發展都是以人為本的，人員與企業管理存在矛盾會阻礙企業的正常平穩發展。
二、人事檔案管理制度隨社會發展出現的新特征
（一） 國有企業員工可以“無檔生存”。隨著人事管理制度的改革和發展，過去那種終身聘任制度已經不再適宜，員工對企業的依附感也逐步降低，那些下崗工有無人事檔案已經不再完全影響他們另謀出路，人事檔案存在的價值已經不如計劃經濟時代那么強烈。
（二）個人可根據實際情況選擇“無檔擇業”。市場經濟在逐步發展，對人才的量和人才的質有了巨大的變化，新的用人機制也由此產生，企業的用人需求也變成注重員工的能力和素養，合同的形式建立起了契約關系，為員工與用人單位所采用，過去那樣綁死在人事檔案上的情況開始變少，這不僅促進了社會人才的流動，也使得人員的工作更加自由民主。
三、 人事檔案管理的相關問題
（一）人事檔案信息反映問題。原有的人事檔案中非常注重個人的政治行為，個人的政治歷史、組織鑒定、社會關系等內容的收集非常具體詳盡，而個人的現實情況，個人具體專業能力、特長特點、業務業績等卻缺少足夠的整理歸納，描述一個人的全貌在人事檔案中無法體現，有效的信息無法從部分使用者或有針對性的使用者中體現，市場經濟制度下對相關人才的需求無法滿足，人事檔案的使用效率無法體現。
（二）人事制度與法律相互影響。人事檔案制度規定有些違背了公民的知情權，比如：任何人不得查閱或是借閱自己或直系親屬的檔案，這與憲法中公民享有知情權的權利不相符合。封閉式的人事檔案管理沒有具體的處理辦法，健全建立相關制度是現在市場經濟體制和發展模式下必須加強的任務之一。
（三）服務意識不強，缺乏進取精神。人事檔案工作要涉及的內容非常多，現在各級檔案管理水平不足，檔案管理條件差異較大，防盜、防火、防潮等措施在檔案管理中不夠完善，存放保管人事檔案的環境有較大隱患。同時，落后的人事檔案管理制度也是非常影響人事檔案管理發展的。雖然現代化信息技術迅猛發展，解決了非常多的人事管理工作，給生活帶來了便利，但由于人事檔案沒有實現統一的標準化信息管理，信息并不能得到全面的交流和共享，加之人事檔案管理人員的要求無法有具體規定，專業素質和專業技能水平不到位，人事檔案管理工作量大、整理繁瑣不便，使得工作人員缺乏足夠的熱情，檔案信息的利用效果取決于檔案服務人員的態度，工作人員態度消極怠慢，缺乏開拓進取的精神使得人事檔案管理工作效率低下，工作進程緩慢。
（四）傳統人事檔案管理制度的弊端。國企事業單位中聚集了大量的高素質、高水平人才，這是人力資源中最寶貴的財富和資源。一些人因學習、生活或工作興趣等緣故需要進行工作調動時，用人單位常常通過強壓個人人事檔案來阻礙人員流動，這種現象非常不可取，不僅限制了人才的發展，而且企業的聲譽和地位會受到一些不良影響。同時，這也制約了社會人才的合理流動和優化配置。用人單位在對人才進行評定時，缺乏科學合理的評價體系，大部分是依據人事檔案中記錄的內容，這是非常片面的舉措，員工的專業技能、貢獻情況、業績水平并沒有得到具體體現，從而使得員工在待遇和晉升方面產生了極大的不公平，這種不客觀的評定打擊了員工的工作積極性，阻礙了員工工作能力的正常發揮。
（五）社會轉型期造成人員管理制度混亂。現在社會對人才的重視程度越來越高，很多用人單位通過大量的手段和優惠政策來吸引人才的參與加盟。許多單位不愿放走那些高層次的人才，限制人員的流動是通過截留人事檔案的方式進行的。企業采取三不要政策（遷移戶口、人事檔案、調離手續）的辦法來吸引人才，太過急于求成，造成了很多優質人才出現“棄檔”現象，人才市場管理的隱患由此產生。在一定程度上，這些現象，造成了人才市場的混亂，產生了部分欺詐行為，許多人員不與原單位解除勞動合同就另謀其他職位，分內工作并沒有交接到位，給原單位經濟效益和工作的正常開展造成了不良后果。而有部分人，為了獲得更好的就業機會，不惜出賣原單位的商業機密，這些可恥行為就是因為人事檔案管理制度不規范不健全造成的。
四、人事檔案管理的改革措施
現在，社會各方都在尋求好的辦法來解決傳統人事檔案管理制度中的弊端。比較好的理念有兩種，一種是建立公開的人事檔案社會化管理制度，就是進行社會機構統一協調管理，將人事檔案、戶籍檔案、人事制度協調進行，這種方法比較靈活方便。另一種方法是從社會外部解決，提出科學合理的人事制度改革，在兩種理念的結合下，開展良好和諧的人事管理制度。
（一） 減低人事檔案對人的制約限制。現行的人事制度中比較普遍的實施措施是合同契約制度，傳統的人事檔案對人才的束縛已經逐漸消退，市場作用下對人才的優化配置非常重要，這不僅可以打破傳統的社會身份階級觀念，減少過去用人機制的終身聘任制，讓員工有充分的時間和空間選擇自己真正擅長的領域進行研究，最大限度發揮人才的優勢。
（二）身份象征由此破除。傳統的人事檔案對個人身份劃定太過具體，人員的身份享受不同的待遇。這是非常不公平、不科學的分類，現在制度下強制打破原有機制非常有利于現有人事檔案的管理，因人制宜、因崗制宜是現在人事制度最明確的體現。
（三）人事檔案信息的完善。人事檔案的信息公開程度在社會發展的推動下越發強烈，在此情況下，人事檔案管理應該順勢發展，及時收集個人有效人事檔案信息，避免信息重復或陳舊，在記錄過程中做到真實、準確、精細，反映個人全貌需要全面具體真實，不造假。
（四）人事檔案管理機構需要建立。社會人員流動在當代社會發展中越來越快，原有的人事檔案管理無法保證正常的人員檔案管理。可以考慮新成立專門的人事檔案管理機構，由專業的人員進行負責管理，加強檔案的監督體制，有利于提高檔案管理的工作效率，從而解決檔案管理中不公平不科學的一系列問題。
參考文獻：
[1]王曉.人事檔案管理的問題與對策[J].檔案學通訊，2013（2）.
[關鍵詞]企業檔案知識管理管理體制生命周期
一、新時期企業檔案管理體制、模式的建構背景
隨著數字化、網絡化的不斷深入檔案本身也發生了轉變。首先檔案本身在數字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉變依賴機器識別的代碼型(電子檔案)。檔案管理模式也從傳統手工模式不斷發展，歷經單機數據管理模式、網絡信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發生了相應的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應調整。20世紀對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產生和發展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉化為檔案看做是一個整體過程、檔案整體運動過程由于檔案價值形態的變化可劃分為若干個階段、不同階段的檔案與服務對象、保存場所和管理方式之間具有內在的對應關系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎，檔案生命周期理論準確揭示了檔案運動階段的前后銜接和相互影響，為實現檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據。
二、新時期企業檔案管理體制模式——信息一體化管理模式
1.信息一體化管理
信息一體化管理，其實就是指企業的檔案工作、情報工作、圖書工作的一體化。在企業，這種綜合性信息管理機構一般稱為信息中心。信息中心在為企業服務的過程中，既要注意提供歷史的信息和現時的信息，又要注重超前性、預測性信息的采集、篩選、提供。一方面可以利用檔案史料中的信息編寫反映企業發展歷程、企業文化、科技成果等編研成果，為展現企業的輝煌歷史、提高企業的市場信譽和增強企業的社會效益提供詳實、可靠、生動的憑證;另一方面，還可以依托現代信息技術和網絡技術，在網上采集與企業業務有關的信息，并進行篩選、匯編，為企業的科學決策和管理提供含量較高的有價值的信息。這種圖、情、檔一體化管理模式主要適用于一些信息技術基礎較好的大型企業，在原有圖書機構、檔案機構或情報機構的基礎上構建統一的信息管理實體機構。這種管理模式便于建立計算機管理系統，實行現代化管理，同時也有利于實現對信息資源的聯合開發利用。
2.檔案一體化管理
檔案一體化是我國文件和檔案工作發展的內在要求。文件、檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎，借助計算機和網絡技術，從系統論的角度出發，對文件工作和檔案工作進行統籌規劃和科學管理，使之實現系統化和規范化，從而發揮各自以及總體的最大效能，確保從企業現行文件到檔案管理的高效和優化。具體來說主要包含以下幾個方面：
(1)檔案一體化的目標
實現從現行文件到檔案整個運動過程的全面控制和科學管理。科學的檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎，在文件從產生到最終轉化為檔案的過程中，既加強企業內部文件、檔案工作的一體化，也注重各個不同文件職能機構的業務銜接，從而使文件到檔案全過程都得到有效控制。
(2)檔案一體化的原則
在實行信息一體化管理的過程中，必須要遵循以下原則：全程管理原則，電子文件環境中，文件、檔案界限不再顯而易見，文件和檔案工作人員界限也日趨模糊，文件與檔案工作實行全程管理，將可以大大提高信息共享，提高效率；前端控制原則，前端控制原則是以文件生命周期為基礎，將文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作是一個完整的過程。在這個過程中，文件形成是前端，處理、鑒定等是中端，永久保存或銷毀是末端。前端控制是對整個管理過程的目標、要求和規則進行系統分析和科學整合；集成管理原則，集成管理是對管理要素的科學重組，是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理體系的功能度，因精密組合而減少疏漏，提高可靠性，增加相關作業密度，減少重復而降低功耗，提高管理效率。
(3)文件、檔案一體化管理的具體內容
文件、檔案一體化管理的具體內容包括文件、檔案生成控制的一體化、流程管理的一體化和信息利用的一體化。文件、檔案生成控制的一體化指在文件最初生成階段、對電子文件就是在系統設計階段，就應當樹立檔案管理意識，確保生成文件符合檔案管理功能要求;流程管理的一體化指對檔案運動流程實施統籌規劃、全面控制和綜合管理。信息利用的一體化指對文件、檔案信息進行合理協調，使文件、檔案都能發揮最大的效用。
(4)文件、檔案一體化管理的技術保障
文件、檔案一體化管理的技術保障是計算機和網絡技術為代表的信息技術。檔案一體化管理不只是理論上設想的一種管理思路和模式，更多是實踐中需要實施的一種管理方法和手段，它需要強大的技術支持。首先，數字化技術的應用和推廣簡化了文件、檔案管理的工作程序、提高了文件、檔案管理的工作效率，并且也改變了文件的生成方式和載體性質。其次，網絡技術的出現改變了文件運轉的的方式和特點。這些都使得文件、檔案一體化管理有了實現的技術基礎。
參考文獻：
關鍵詞：素質；技能；管理；問題
1 提高檔案管理人員思想素質
學習和熟悉國家相關的法律法規，增強開拓意識，多學習跟檔案管理方面的業務知識，充實自己的業務水平，更要靈活運用和掌握管理理論與各項業務工作。以滿足不同層次信息的需求，同時維護檔案的原始性和真實性。
2 提高檔案人員在工作中的專業技能
隨著社會日益進步和一些法律法規的出臺對檔案工作的要求，要有重點、有目的地培養檔案人員知識與技能。事業單位的檔案管理人員，都是由辦公室、財務、政工的人員兼職工作，各個科室管理各個科室的檔案工作，沒有專業檔案人員統一管理。檔案管理員也是兼職的，沒有相對過硬的業務技能，平時檔案管理部門可以加強檔案方面的培訓，一般可采用集中培訓和自學等多種方式，掌握多項檔案方面的裝訂、整理等技能，以適用新形勢下的業務工作需要。
3 加強檔案的日常管理 。
1、建立一人一檔制。首先是人事檔案的管理，將每一位職工的檔案整理齊全，每次調整工資、年度考核表、職稱評審、榮譽等跟檔案有關的資料，要全部裝訂在個人檔案內，確保個人檔案資料的完整性。其次工資檔案以電子表格和紙質的形式雙向存檔，包括歷年歷次的調資、職稱、崗位設置、競聘情況，建立一人一檔，加上目錄這樣檢索方便，一目了然，可作為職工成長電子檔案備查。最后日常收發文件的管理，按規定進行文件的裝訂整理保管，特別對保密文件、保密資料必須在辦公室內進行傳閱，未經批準不得擅自擴大傳閱范圍；不準擅自復印或抄錄保密文件，不得將文件帶出辦公室；確因工作需要攜帶外出的，需經局領導批準，并要妥善保管。借閱保密文件、保密資料須按閱讀范圍借用，并辦理登記、簽字手續。用完后，要及時歸還。
2、加強存儲設備管理。管理好檔案工作是現代信息的產物，對今后查閱工作帶來更加便捷的服務。今年來對城市建設檔案具有重要的科技價值、文化價值、經濟價值，城建檔案的有效利用不僅能夠創造經濟效益，還能促進城市的發展與建設。信息時代背景下，面臨新的變化，城建檔案的運用出現了許多新的困境，如缺乏信息化建設、保密 程度低等。通過建立專業隊伍，完善相關法律法規，并借助社會力量，可以在一定程度上促進城建檔案的運用與發展。一個單位的檔案工作，是建立現代化的信息管理的新時代，對其今后的檔案工作發展起到更廣更先進的道路。
4 檔案管理工作中存在的問題
1、對檔案管理工作的重視程度不夠。在一些事業單位兼職的檔案人員只要做到自己保管的檔案做到不丟失、不泄密，對外來需要查詢的資料，能提供數據就可以了，甚至有些領導對檔案管理任務檔案工作沒有“含金量”，就是個保管而已，從很大程度上阻礙了檔案工作的發展。
2、對檔案管理工作存在薄弱環節。由于檔案管理人員沒有相關業務知識，也沒有進行專門的業務工作培訓，對檔案工作的資料收集和整理歸檔等業務不太熟悉，也不知道哪種是長期保存、哪種是限期保存，怎樣進行專業裝訂保管，平時也是根據自己的經驗摸索工作，也沒有投入相當精力去學習和探索相關的先進經驗，把自己覺得需要保管檔案資料只是放入檔案盒，根本沒做整理歸檔，做好查詢目錄登記工作，在日常工作中影響了查閱檔案的簡單性和清晰性。
3、對檔案管理工作配備的硬件設施不完善。事業單位的檔案基本都是擺放在各個科室中負責管理，沒有配備專業的檔案硬件設施環境，有的單位雖然配備了專用檔案室，也是邊邊角角地方，有的檔案室通風設施不完善，防光、防火、防潮、防有害氣體、防蟲、防盜設備不配套，容易引起檔案材料的霉變和蟲蛀等不安全因素，有的單位管檔工具和檔案夾基本工具都無法購置齊全。 也影響檔案擺放的美觀整潔及完整。
5 檔案管理工作的應對機制
1、加強檔案管理員的業務學習。單位檔案管理工作的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員的業務水平。作為檔案工作人員，一定要注重自身專業水平的提高，通過自學和參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環節的基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高整理檔案管理技能。
2、采用信息化管理策略。因傳統紙質檔案的保存不僅會占用大量空間，收發和查找也很繁瑣，而且隨著時間的推移，很容易因為紙的老化或者蟲蛀問題帶來檔案信息的缺失或部分字跡不完整的問題。利用計算機等現代化管理，可以減少檔案工作查詢工作的繁瑣性和重復性。那就需要我們盡可能地運用當代新科技，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多領域都已使用計算機，現在在國內有些領域，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。檔案管理實現數字化是今天信息化時展的必然趨勢。
