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辦公室檔案的管理在當前較為復雜且快節奏的辦公室工作中越來越重要，為了提高辦公室檔案的管理效率，筆者在本文中簡要介紹辦公室檔案管理的現狀和重要性，并著重提出提高檔案管理效率的幾點策略同大家共同探討。
【關鍵詞】
辦公室；檔案管理；重要性；策略
隨著我國企業單位辦公室工作的快速發展，企業工作對辦公室管理的完整性和連續性也有了更高層次的要求，而檔案管理的情況對提升企業單位內部的工作質量有著至關重要的影響，相關人員必須認識到自身工作的重要性并采取一定措施，才能確保檔案工作有序、有效進行。提高辦公室檔案管理工作效率對于提高企業工作水平和服務質量有著重要的現實意義。
一、辦公室檔案管理的現狀
隨著辦公室管理制度的不斷改善，當下企業單位辦公室工作隊伍整合度的提升，相關企業單位均較大程度地擴大了檔案資料的利用范圍，通過增加指定工作人員數量的方法切實提升檔案管理的服務水準，逐步實現辦公室人才資源的優化配置。但由于部分企業內部仍然存在工作人員素質低下、檔案管理手段陳舊以及管理信息化技術含量低的現象，企業只注重“一線”業務、忽視后勤與檔案工作的現象，企業檔案制度不健全，檔案門類較多，達不到檔案管理的基本水準，更談不上高水平的管理。因此仍然需要采取相關措施進行解決，促進檔案管理的效率提升。
二、做好辦公室檔案管理的重要性
辦公室的檔案管理工作在展現一個企業單位的成長過程以及對其單位的未來發展和決策進行有效指導等方面是很有意義的，是單位在開展工作中必不可少的一部分，其工作效率以及管理質量直接影響著辦公室的工作效果，對于提升企業單位內部的協調工作十分有效，檔案管理對于企業單位工作模式選擇和資源配置起著決定性的作用。我們只有通過檔案管理，才能對管理者在制定企業規章制度或進行相關決策時查閱到足夠的資料，并依據檔案資料更好地了解企業狀況做出選擇，為企業其它工作部門的效率保障做好基礎，從而提升企業單位的整體工作成效。
三、辦公室檔案管理效率提高的幾點策略
在掌握辦公室檔案管理的重要性后，對當下部分企業單位存在的管理弊端，我們需要在正確認識檔案管理工作的基礎上采取相關措施，針對性地解決實際問題，便于我們更好地開展辦公室的檔案管理工作。
（一）轉變管理理念。
辦公室的管理一旦停留在舊的階段，整個企業的發展將會失去積極性與生命力。因此，我們應當轉變管理觀念，將新鮮的管理理念貫徹到每一位工作人員的身上，找到當下檔案管理的特點及規律，徹底改善傳統的管理方法，可以通過教育、宣傳等工作方法找到理念轉變的切入點，在辦公室開展日常檔案管理工作的同時，也需要積極創新檔案管理機制，通過對傳統聘任制方式的改變使辦公室檔案管理這項工作具有更好的工作動力及發展潛力。
（二）加強管理手段。
企業單位應當加強先進手段與技術的學習，定期進行現代化管理工作的交流與協調，還可以通過劃分區域、融入信息化管理手段的方法進行管理，要銘記“技術才是硬道理”的發展理念，學會用現代化的科技手段進行檔案管理的改革，還可通過建立管理中心、建立檔案管理軟件等方法來整合信息數據，通過將單位服務對象擴大到社會，則可以通過檔案資源為不同個人與組織提供更為個性化以及特殊性的服務，以此更好地發揮檔案作用。
（三）創新管理體制。
管理體制是辦公室檔案管理效率提升的重要保證，只有在一個好的工作體制的管理下，才能進而完善其他方面。我們應當不斷完善管理體制，增加管理手段，適當建立賞罰制度來激發工作人員的積極性與創造性，有效對管理體制進行創新，提高檔案的利用率，例如通過建立網絡檔案目錄、建立辦公室檔案服務反饋機制、開發適合本校的檔案管理軟件系統等方法對辦公室檔案實現高效管理，以便使其所具有的經濟效益與社會效益得到進一步提升，逐步改善檔案管理的規范性。
（四）重視人員管理。
企業單位必須不斷引進高素質的應用型人才，提高管理人員的專業技術水準，不斷拓寬資金來源，建立信息系統，才能提高工作人員的法律意識和責任意識，減少工作失誤。而對于檔案管理人員來說，也需要在工作開展的同時積極地樹立服務意識，通過對自身檔案管理思想的不斷更新、對于檔案服務工作目標的正確建立將檔案管理思想同時代及本單位現實發展需求同步，以此保證檔案管理工作能夠更好地符合日常工作需求。培養一支一專多能的隊伍，能夠將工作人員的潛在工作能力和良好的工作精神開發出來，從根本上配置資源，提升檔案的利用率。
四、結束語
通過對以上內容的分析，我們對辦公室檔案管理的相關理論知識有了更深層次的了解，認識到辦公室檔案管理與辦公室各項工作密切相關，在辦公室工作中起到重要作用。只有不斷提升辦公室檔案管理的工作效率，才能滿足辦公室工作管理的需求。相信在企業單位及相關工作人員的共同努力下，辦公室檔案管理的水平必定會得到一定程度的提升，真正實現辦公室管理的規范化、科學化，促進企業單位的更高更快發展。
作者：宜玉琴 單位：陜西黃陵煤化工有限責任公司
【參考文獻】
[1]許莉莉.試析檔案資源的管理與運用[J].辦公室業務，2012.
關鍵詞：辦公室；檔案管理；規范化
檔案管理是一項涉及面廣，涉及信息量大的工作。因此，事業單位辦公室檔案管理具有十分重要的現實意義。做好檔案管理工作，有利于進一步提高單位工作效能，更好地服務于單位廣大干部職工。
一、事業單位辦公室檔案管理存在的問題
（1）檔案管理工作的重要性沒有得到重視。隨著時代的不斷發展，信息科技的進步，對辦公室檔案管理工作也提出了新的要求。在進行檔案管理的過程中，現代信息技術的應用對檔案管理工作人員提出了新的考驗，工作人員需要運用相應的辦公軟件協助完成檔案管理工作。在面對以上問題的時候，有時凸顯出檔案管理工作人員的專業水平不夠，缺乏專業的檔案管理技能，運用現代辦公軟件的能力不足等問題。因此，提高對檔案管理工作的重視程度，進一步關注和解決檔案管理人員的素質問題，是事業單位檔案管理亟待解決的問題之一。
（2）辦公室檔案管理信息化建設過緩，設施相對落后。現代技術的發展使得檔案管理更加復雜化，種類繁多的檔案給工作人員提出了更高的要求，不同的檔案類型要求采取不同的方式進行整理和保管。國家檔案行政機構倡導無紙化系統規范，但由于檔案管理的信息化建設沒有完成，使得很多單位的檔案管理工作仍以紙質文件為主，使得對紙質文件的依賴成為目前制度性的選擇。一些數字化信息處于隨機存儲狀態，有些被不定期銷毀，有些被存儲在臨時可移動設備上，沒有建立系統管理模式。
（3）缺乏完善的檔案管理制度。目前多數事業單位沒有建立針對辦公室檔案管理的相應制度和規范，即便有些單位對檔案有相關的管理規范，但由于制度混亂，大多只是流于形式。比如說一些該銷毀的檔案，由于未定期銷毀，仍然保留在檔案室，這樣就大幅度增加了檔案查找的工作量，因而大大降低了實際操作中的執行力。缺乏完善的檔案管理制度，致使檔案管理難以發揮真正的作用。
二、如何加強事業單位的檔案管理工作
（1）提高對事業單位檔案管理工作的重視程度。做好檔案管理工作，首先要使執行者充分認識到檔案管理工作的重要性，采取多種手段對事業單位的相關領導宣傳現代化檔案管理模式的實際功效，使其充分認識高效率的檔案管理工作對本單位整體工作的發展能夠起到極其重要的推動作用。要提高對事業單位檔案管理工作的重視程度，并全心支持改革，采取激勵措施，為檔案管理改革之路掃清障礙。同時，辦公室檔案管理人員應跟隨社會的發展腳步，順應時代的需求，不斷提高檔案管理意識和相關法律意識，尤其要增強辦公室檔案管理人員自身的保密意識，樹立正確的檔案管理觀念。積極參加檔案管理培訓，掌握管理相關操作技能，提高自身素質及檔案管理水平，充分認識檔案管理工作的重要性，提高對檔案管理工作的責任意識。
（2）加快辦公室檔案管理信息化建設。當前，網絡電子信息化檔案管理方式相較于紙質文件管理方式來說，更能凸顯前者超高的工作效率，而且加強了辦公室檔案管理的準確性。充分利用計算機技術存儲，建立網絡信息平臺和電子數據庫，將網絡電子信息化技術應用于檔案管理工作。以電子信息化管理辦公室檔案替代傳統的管理模式，不僅能夠將單位內部的各種檔案分門別類地進行管理，對復雜的檔案資料進行有序整理，而且不會造成辦公室資料長期堆積，避免查找上的困難，節省大量的人力、物力、財力。這樣，在提高了檔案管理工作效率的同時，更能夠及時整理歸類各類檔案文件，使資料檢索變得更加準確快捷。
（3）建立完善的檔案管理制度。對檔案管理體制進行改革，提高辦公室檔案管理工作效率，強化辦公室檔案管理工作的文化事業功能，是檔案事業發展的主要任務。在倡導自主更新的時代洪流下，事業單位想長久穩定地發展下去，需要建立適合自身發展的制度模式。辦公室檔案管理工作直接影響著單位內部各個部門的工作效率，影響著單位的發展。單位應當針對辦公室檔案管理工作制定相應的適用于本單位的體制機制，只有科學管理，使檔案工作按照制度化去運行，才能夠保證工作的質量和效率，促進檔案工作的有序高效進行。
檔案管理改革是事業單位管理改革的一項重要內容，事業單位檔案管理工作在單位中起著極其重要的作用，做好檔案管理工作對本單位整體工作的發展能夠起到推動作用。通過提高對事業單位檔案管理工作的重視程度，加快辦公室檔案管理信息化建設和建立完善的檔案管理制度，使得事業單位辦公室檔案管理更加規范化，從而推進單位各項工作的有序發展。
參考文獻：
[1]趙慧玉.淺析網絡信息化進入高校檔案管理[J].山東紡織經濟，
2010（8）.
一、辦公室檔案管理工作中存在的問題
（一）缺乏完善的制度。新時期，事業單位辦公室檔案管理工作缺乏完善的制度保障，導致了辦公室工作效率低下，影響了辦公室職能的發揮。傳統的辦公室檔案管理工作只是單一地對檔案進行整理、歸檔，沒有利用當前最新的科技進行管理、分類，主要是由于管理制度不完善或是在執行過程中辦公室人員不按規定進行，使得管理制度成為一種擺設，造成了辦公室的很多檔案資料缺失，影響了辦公室職能的發揮。
（二）專業人員缺乏。辦公室檔案管理工作在事業單位工作中占據著非常重要的地位。但是在當前的辦公室檔案管理工作中，很多的領導沒有重視，導致了從事檔案管理工作的人員專業技術不強，對新知識和新技術的接受能力缺乏，影響了辦公室檔案管理工作職能的發揮。
（三）檔案管理設備落后。當前，由于事業單位在辦公室檔案管理工作中的資金投入較少，對于一些高科技和電子產品的引進較慢，導致了辦公室設備的落后。辦公室檔案管理工作依然采用的是傳統的工作方式，這就給辦公室人員增加了工作量，這是導致檔案管理工作混亂的一個重要因素。
二、新時期加強辦公室檔案管理規范的措施
（一）建立科學合理的規章制度。制度建設是保障，只有建立了科學、合理的規章制度才能保證辦公室檔案管理工作的有效進行。新時期，辦公室檔案管理工作要適應時展的需求，在制定新的檔案管理制度的時候要摒棄原來規章制度的束縛，在制度的內容和形式方面要做到創新，堅決杜絕形式化現象，這樣才能保證檔案管理工作做到有據可循。另外，在制定規章制度的時候要充分將現代化的手段結合進去，使檔案管理制度更具安全性、科學性、完整性。檔案管理制度的建立還要包括檔案銷毀制度，對于一些保存到期的檔案，要按照規定及時銷毀，保證辦公室檔案管理工作職能的發揮。
（二）加強辦公室檔案管理人員的綜合素質培養。辦公室檔案管理人員的綜合素質決定了檔案管理水平的高低，因此要提高相關人員的綜合素質。首先，要加強檔案管理人員專業知識和技能的學習。其次，檔案管理人員還要具備現代化的操作手段。這就要求在選拔辦公室檔案管理人員時一定要嚴格。另一方面，為了提升辦公室檔案管理人員的綜合素質，必須要加強對工作人員的專業知識培訓，讓他們時刻對知識進行更新，尤其是計算機專業知識的更新，這是因為信息技術已經滲透到了各行各業中，只有讓檔案管理人員掌握了先進的計算機知識才能促使檔案管理朝著規范化的方向發展。
（三）加強檔案管理信息化建設。加強辦公室檔案管理信息化建設是新時代賦予我們的新要求。在新的形勢下，要實現辦公室檔案管理的科學化、規范化、制度化，必須要將信息技術與傳統的紙質檔案管理相結合，實現辦公室檔案管理的現代化。電子檔案是信息時代下紙質檔案的新發展，電子檔案由兩種形態構成，一種是直接以數字模式產生的數字信息檔案，另一種是通過對紙質檔案進行再加工后形成的原件數字檔案。數字檔案是對傳統的紙質檔案的再現過程，但由于各地區信息化水平的不同，數字檔案建設很多還不完善，影響了辦公室檔案的發展。
三、檔案規范化管理的意義
（一）檔案的規范化管理是實現檔案科學管理的客觀要求。由于辦公室檔案管理是一項非常復雜的工作，通過規范檔案管理過程，能夠節省大量的勞動力和時間，減少不必要的成本投入，同時還能提升檔案管理的工作效率。尤其是在當前科學技術飛速發展的時代，檔案管理更要實現規范化，這樣才能保證檔案管理工作的質量，為其他部門提供最真實、可靠的數據，提高辦公室檔案管理的效率。
（二）規范檔案管理工作能夠促進現代管理手段的豐富。辦公室檔案管理工作的規范化有效地提升了現代化技術的使用。在對檔案管理進行規范化的過程中，需要計算機的參與，這就提升了各部門之間信息交流的水平，同時也提升了檔案管理的利用效率。
1 檔案管理的現狀
1.1 檔案管理信息化不全面
目前很多單位已經開展了檔案管理信息化建設，但普及不全面，發展不深入，特別是經濟欠發達的山區縣，例如本單位的部分檔案還在采用“有紙化辦公”的管理模式。“有紙化辦公”相對于當前繁重的工作量、快速的工作節奏，其查找資料效率低，資料檔案不易保存等問題凸顯。另外，一些會議記錄文件和一些年代久遠的文件都沒有做信息化存檔工作，當查閱舊文件檔案時需要大費周章將文件調出，這也表明目前的信息化建設還不夠全面。
1.2 檔案查閱易造成污損
文書檔案主要材料是由紙質構成， 并進行保管， 很多檔案資料年代比較久遠， 價值相當重要，由于各部門經常需要對歸檔文件進行查閱， 而且審閱文件的時間比較長， 加上受到外部環境因素影響，難免會存在污損、丟失等情況，有些重要檔案如出現損毀， 極難找回替代文件， 會對成文書檔案管理工作做成影響和對文書資源造成損失。
1.3 檔案檢索效率不高
在傳統的檔案管理模式下，文書檔案由于涉及不同的部門，需要專人按照不同的要求對其進行分類存放審查和編目， 工作非常繁鎖。 當辦公人員需要進行借閱文檔時， 一般采用人工檢索文件，首先要進行辦理詳細的借閱登記手續，然后檔案管理員到檔案室查找，特別是對年代久遠文件的檢索時，需要檔案管理員在塵封已久的檔案中查找，這樣一來耗費大量時間、人力、物力。
2 檔案管理信息化的必要性
2.1 檔案管理信息化能提高工作效率
檔案管理大部分依托于人工編寫，隨著檔案操作軟件的研發并應用，人們可以輕松的利用各種計算機功能實現對公路檔案的編制、審核和備案。這種輕便的檔案管理方式不僅大大減輕了檔案員的工作量，提高了他們的積極性，還能減少檔案管理工作上的失誤，提高檔案的精準性。
2.2 檔案管理信息化能優化資源配置
大多數單位對檔案的管理還停留在紙質的要求上，很多檔案資料包括上級批文、會議紀要、相關部門通知等都是通過紙質的形式表現出來。一些重大的項目在后期交檔的時候，都是把檔案資料用車子的形式推進檔案館。這不僅加重了檔案員的工作量，還造成紙質資源的浪費。通過信息化改革，可能一個項目的資料放在一個小小的優盤里就可以，方便交檔歸檔。而且這種存儲方式能加大檔案信息的存儲量，實現資源的合理優化使用。
2.3 檔案信息化管理能提升檢索功能
很多工作在完成之后，就可以形成一套完整的文書檔案，然后放到專門的檔案室。但是這并不意味著這些檔案就可以放置在檔案室里，后期還是有很大的用處。通過建立信息化的檔案管理模式，開發專門檔案管理的電子系統，能方便對檔案的查閱和檢索，極大的提高了檔案的利用價值。
3 信息化檔案管理應用
3.1 建立檔案信息庫，實現檔案信息化
檔案管理的信息化建設的前提是要進行信息的數字化改革與建設。不僅要將現有的書面紙質檔案掃描轉存為電子文件檔案，還要建立檔案信息庫。這樣一來，能夠同時擁有紙質和電子兩種文書檔案信息，解決了記錄信息少以及工作效率過于低下的問題，還能夠滿足單位各部門部門對于檔案信息和資源的需求，能夠保證問題解決與決策的及時性與有效性。此外，單位檔案信息庫應當及時的進行資料信息的補充完善與整體信息庫的更新與維護等，保證信息庫的資料全面且有效。
本單位利用OA辦公系統，按照級別分類建立檔案數據庫。首先按時間進行一級劃分，劃分為永久、30年、10年三種檔案保存類型。其次進行二級劃分，按照行政級別由上級到下級進行存放，如按照肇公，肇公養，肇公財，肇公基、縣委、縣府辦等分類，形成收件管理的歸檔。對于發件管理，按照發件的文號，編制《發文匯集》，建立年度發件文件信息庫。
3.2 檔案系統無縫連接，提高工作效率
傳統的文件檢索模式是人工檢索，這對工作的時效性大打折扣。通過檔案管理系統和OA辦公系統的無縫連接，辦公室檔案管理部門能夠充分的利用檔案信息化的優勢，在確保信息安全的條件下建立資源信息共享的網絡平臺，進行無阻礙的信息傳遞。單位檔案與信息的獲得渠道大大的拓寬，各部門能夠通過OA辦公系統對檔案進行查閱和最新消息進行收取，有利于管理部門與人員工作效率的提高。
在本單位中，每當辦公人員對檔案查閱時，檔案管理員通過檔案管理系統直接連接到所需查閱的文件，取出電子文檔利用OA辦公系統傳輸給查閱者，同時OA辦公系統會及時對查閱者身份、查閱時間、查閱文件進行記錄，建立檔案管理的數據庫。這樣的方式，不但在面對多人查閱同一文件時得到了極大的方便，能夠同時滿足多人查閱，而且不會造成檔案文件的損壞、丟失等現象。
【關鍵詞】辦公室；檔案管理；不足；完善策略在
經年累月的管理工作中，各個崗位開展的工作都與辦公室檔案有著密切聯系。從現階段辦公室檔案管理工作的狀況來看，仍舊存在著諸多管理方面的不足，以往的辦公室檔案管理方式不能滿足企業在現代化發展形式下的需要，導致各方面工作在進展中有一定限度的阻礙。因此，有必要完善辦公室檔案管理，促進企業健康積極發展。
一、辦公室檔案管理基本概念
所謂的辦公室檔案管理即借助文字、圖片、影像等媒介為載體對企業中的人員情況與事件進行詳細記錄與備案，且將記錄的資料分類，做好排擋，按照不同編號合理保存。其中不同的文書檔案有其不同格式、保存方式以及時效性，因此檔案的管理人員應該對企業檔案定期進行歸納與清除。
二、辦公室檔案管理中存在的缺陷
不管企業從屬于何種類別，檔案管理工作都屬于最基本且最為重要的管理工作之一。因為受到不斷更新的科學技術的沖擊，以往傳統的管理方式在向新的管理方式過渡中存在諸多問題，這些問題主要表現在以下幾個方面：（一）檔案管理人員認識程度不足。因為辦公室的檔案管理人員在年齡、受教育水平、能力等方面存在的差異性，所以不能根據企業的實際發展狀況與時代變化速度轉變管理理念，不能及時吸收新的管理手段與策略。同時由于管理從業人員缺乏專業且系統的檔案知識，所以管理工作缺乏有效性，在檔案的搜集、整理、分類、保存中會存在諸多缺陷。在實際管理工作中若管理人員的職業責任感與思想道德達不到應有高度，那么極有可能會影響整個企業的正常運轉。（二）管理人員的管理方式與企業的發展進程不相符。社會的創新與發展，使各行業的崗位分工更加精細化，對檔案管理工作的精密性要求也越來越高，管理工作量加大，各種類型的檔案管理方法、形式以及內容也都呈現著多元化的發展態勢。為了迎合社會發展步伐，檔案管理工作在新時代的影響下也有了新的任務與要求，但目前的某些部門中，檔案管理方法無法真正貼合企業的實際發展需要。在具體管理中不能運用計算機軟硬件設備對檔案歸類與云端儲存，而仍舊采用落后的檔案整理與管理方法，這導致檔案管理工作效率無法提升，一些重要文件經常發生丟失現象，在檔案的編輯、分類、儲存中還會出現人工操作失誤、管理難度增大現象。（三）檔案管理軟硬件設施較為落后。在檔案管理中，一些具有時效性的文件要求進行自動化管理。企業引進管理軟硬件設備需要經費，在實際的管理工作中，企業能夠給檔案工作劃撥的經費有限。
三、完善辦公室檔案管理工作的對策
在企業辦公室檔案管理工作中存在諸多不足，若想擺脫這種落后的檔案管理模式，企業應該積極引進先進的管理設備、轉變管理人員觀念、優化管理工作，促進資源共享，對存在的不足加以改進與完善。（一）增強管理人員的管理意識，制定且完善管理制度。在眾多的企業中，大多數都存在著對管理工作認識不到位或是忽視管理工作的現象。因此企業與管理領導與員工應該增強對管理工作的重視程度，不斷汲取先進的管理方法，增強自身的管理水平，轉變適應時代與企業未來發展的管理理念，制定并且完善管理制度，提升檔案管理工作效率與質量，繼而增強企業各個部門工作效益，提升企業競爭實力，促進企業蓬勃發展。比如：在日常管理工作中，檔案管理人員應該明確不同類別檔案的管理流程；規范檔案標準程序，使用現代化信息管理設備對檔案進行分類，優化管理工作。針對機密性文件應該做好保密工作，在軟硬件設備中做好加密處理并設置使用權限。（二）踐行先進的數字化檔案管理方法。檔案管理工作量越來越大，行業分工也越來越細致化，為了降低檔案在編制、分類、整體、儲存等工作流程中出現的失誤頻率，極其有必要踐行先進的數字化檔案管理方法，將計算機硬件設備與軟件技術、網絡技術作為發展的基礎條件，創建不同形式的管理機制體系，進而能夠更好地滿足不同種類的檔案管理。在創建數字化檔案管理體系中，應將傳統的紙質檔案歸納到數字化管理工作中，通過不同形式的文件增強對紙質文件的管理。例如：圖片形式、影像形式等。企業中的各個管理部門同時還能打破時間與空間的限制，實現檔案文件的云端共享，方便調用與儲存，以此種方式來提高檔案管理工作的實用價值，并且不斷豐富檔案管理工作服務。實現辦公室檔案的數字化，企業應該將其作為重點工作來抓，也只有這樣，才能迎合時展需求，推動企業走在時代的前端，在同行業中站穩腳跟。
四、結語
為了有效發揮辦公室檔案管理工作的重要作用，企業應在日常的管理工作中積極汲取高效的管理經驗，對其中存在的不足合理解決，繼而保證辦公室檔案管理高效且有序開展。在此基礎上，企業應該積極采取有效辦法提升管理人員的基本素質，提高專業技能水平，汲取先進管理模式，促進檔案管理工作的自動化、信息化、創新化，促進資源共享，緊跟企業發展步伐。
作者:李軍 單位:萊州市婦幼保健院
【參考文獻】
[1]杜慧玲.探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業務,2014(5):171-172.
（一）文書檔案主要是以紙質或其他載體
記錄發生的事件、過程記載、物品存檔、關鍵文件為管理對象文書檔案的管理重點主要在于收集和保存資料。分門別類的存放，此階段的工作重心應放在收集、管理、編目編冊、保存等方面。
（二）文書檔案載體的多樣性
文書檔案涉及方面眾多，是單位發展進程中的真實反映和記錄，行政管理、科技檔案、新設備檔案、會計檔案等都是文書檔案所涉及的內容。由于文檔內容豐富多樣。所以文書檔案的保存載體也具有多樣性。例如：照片、錄音、錄像、協議、合同、責任書各類文件以及各種電子檔案等等。
（三）文書工作與文書檔案之間的聯系
文書工作包括文件的整理收集、立卷和歸檔，文書檔案的管理包括文件的書寫材料、文件的格式、是否及時歸檔等。文書工作可以說是檔案工作的基礎和前提條件，文書工作的全過程也是辦公室文書檔案形成的過程。
二、關于醫院辦公室文書檔案管理中存在的問題概述
（一）醫院文書檔案管理的投入過低
由于醫療用房的緊張，醫院存放檔案的地方也十分有限；醫院文書檔案職責不明,管理不完善，醫院文書檔案與醫療病歷檔案的存放于檔案庫房的存放相混合，與檔案管理的標準相差甚遠。醫院文書管理的信息效率過低。
（二）醫院辦公室文書檔案意識薄弱
長久以來醫院多偏重病案檔案，醫院文書與文書檔案相對于病案檔案來說,醫院文書檔案的相對重要性缺乏到位的宣傳。很多人都認為文書檔案沒有存在的價值,相關的科室對于文書檔案也是只保存不利用,有效資源的利用率下降，浪費程度極其嚴重，不能達到預想的可觀狀況。
（三）醫院在文書與檔案工作中存在的不規范現象現下的檔案管理模式下存在這許多的不規范現象。例如：版記不全、文件使用不當、分類不明確、用紙不達標、辦理程序不規范、原稿文件缺損、裝訂不規范等現象。
（四）醫院文書檔案管理工作人員的專業素養有待提高
目前，我國的檔案專業人員隊伍在理論水平、文化水平、專業素養等方面參差不齊。有些檔案管理工作人員缺乏文書檔案管理方面的必要專業知識，責任心主人翁意識的缺失。造成案卷的混亂和收集保存不齊全等現象，不符合辦公室文書檔案管理的規范準則。
三、針對醫院辦公室文書檔案管理工作的一些優化措施
（一）強化醫院文書檔案管理工作的規范銜接實現文書、檔案工作一體化，要求文書人員嚴格把好文件紙張大小、文件格式、筆支選取等等原始一手資料的質量關，實現標準化和規范化，在公文辦理完畢后，應及時整理立卷及歸檔。
（二）提高醫院文書檔案管理人員的專業技能和管理意識醫院辦公室文書檔案管理工作人員需要不斷地積極參加檔案業務培訓，學習檔案專業知識理論，充實和提高自己的檔案管理專業知識。做到與時俱進，辦公現代化是社會發展的必然趨勢，信息社會必然導致大量的電子文件的出現。實現醫院文書檔案管理的現代化。文書檔案管理人員則需要努力成為管理型、復合型和技術性的專業辦公室文書檔案管理人才。
（三）提高醫院文書檔案管理工作人員的積極性
健全相關的規章制度，加強檔案整理工作的檢查與監督，全面提高思想認識，促進文件材料的收集工作。把握好人員的變動和調入關，增強文書檔案管理工作人員的責任感。充分調動辦公室文書檔案管理人員的工作熱情，提高實事求是的工作態度，及時對從事相關文書檔案管理的人員進行相關的待遇到位。
（四）建立醫院文書歸檔的制度
具體到一個立檔單位，不僅要真實、客觀，要有歸檔的時間、范圍、要求，保證文件的完整。文書檔案整理的內容：檔案的系統化（檔案的分類、案卷的排列、檔號的編制）和基本編目（編制案卷的目錄）。
四、結束語
在（醫療機構）新農合經辦機構辦公室的檔案管理中，其在進行規范化管理過程中還存在著各種各樣的問題，使得在辦公室中對檔案管理難以發揮出檔案作為一種信息資源所具有的作用，而規范檔案的管理則可在一定程度上充分的發揮出檔案的信息資源作用，從而實現醫療機構經濟效益與社會效益。因此，本文對在（醫療機構）新農合經辦機構辦公室中檔案管理的規范化對策進行探討，為有效的利用檔案資源做好準備工作。
2提高（醫療機構）新農合經辦機構檔案的管理意識
2．1擋案管理必須與時俱進
要想使（醫療機構〉新農合經辦機構辦公室中的檔案管理工作與時俱進，就必須不斷的提高管理員自身的思想道德與業務水平。就目前來說，缺乏專業性、學歷低與等，直接導致資料的長期積壓與不歸類整理，進而使得檔案的保存、査找與利用都比較困難，乃至無法充分發揮檔案的重要作用⑴。
2．2樹立安全管理檔案的意識
安全管理檔案是對檔案實物的防范，其主要包括：注意防火、注意防盜、注意防潮等。電子檔案則需要注重設備系統以及網絡的安全運行，做好檔案的備份，相關的工作人員在調取或提供檔案之后需要將其保管好。此外，還要加強對檔案管理人員的業務水平加以培訓，使其能更好的勝任這份工作。
3對檔案信息資源進行幵發利用的途徑
3．1加強對檔案信息資源的源頭管理
加強源頭管理是指在檔案進行開發利用時的一些構建工作，首先，進一步提升相關人員的處理水平，對檔案信＆資源的質量嚴格把關。進而使得檔案信良資源的利用價值得以提高。對于已經搜集匯總的檔案，檔案管理工作人員需要科學保存，以此來保證檔案信良資源具備完整性與可用性。并且只有加強對檔案信＿資源的源頭管理，才能實現優良的循環系統，進而為用戶提供及時準確地的信良資源。加強源頭管理需要醫療機構檔案管理部門來完成，各個科室也必須協調配合，年終考評中加入各個科室擋案管理的工作水平，也是一種提髙（醫護人員）新農合經辦機構工作人員積極性和責任心的手段。第二，進一步提高工作人員的綜合素質能力。并加大資金的投人，才能充分的開發并利用檔案信氤資源。
3.2抓住重與，大力突破
對于（醫療機構）新農合經辦機構檔案的管理方式要與時俱進，擋案管理人員需要依據具體清況來抓住重點、大力突破。首先，應進一步加強信tf化的構建，并加快對檔案管理信良化的構建進度。以專題分類與流程簡化以及網絡建設、通過突破重兵來完成經濟效益與社會效益的雙贏。第二，對（醫療機構）新農合經辦機構的檔案信E管理建立自動化的辦公系統。若檔案都記錄在一個系統，那對檔案的管理也將變得簡單化。規范化的電子文件歸檔與管理流程能夠保證檔案信良資源的完整性，進而實現檔案管理的數字信息化以及系統化。
3.3由點及面，層層遞進
加強對（醫療機構）新農合經辦機構辦公室檔案進行管理需用長遠的眼光來看待，是否有完整科學的制度來充分幵發利用（醫療機構）新農合經辦機構檔案的信良資源，（這與醫療機構的經濟效益與社會效益有著一定的關聯。）由點及面、層層遞進的進行檔案管理工作，可以持續發展（醫療機構）新農合經辦機構的檔案管理事業。首先，各科室應展開建設檔案資源信氣化的工作。第二，在推進檔案資源信良化的建設中不斷的＆結經驗，理清？路與創新管理方式。第三，要一步一步完成檔案信氧資源的建設，不能急于求成。以此讓（醫療機構）新農合經辦機構的檔案管理工作得以科學持續的發展。
3.4加大物質與技術的保障力度
檔案管理的一些工作環境與存儲空間以及設備等都是物質的保障。專業性較強的工作人員、具備先進的專業技術與計算機技術的人才是技術的保障，能夠為檔案信息管理提供更好的服務，物質保障、技術保障都不可缺。想要確保檔案管理工作具有長效性，必須在檔案的管理上加大物質與技術的投資。
3.5完善檔案信良與資源的開發利用體系檔案建立的目的是為（病人）
參合群眾以及各定與醫療機構提供服務。所以，檔案管理工作人員的義務便是進一步開發并利用擋案信良資源。對于檔案信良的搜集以及整理，管理人員起到很大的作用。檔案信營、資源的開發與合理利用是檔案管理工作的最終目的。檔案工作人員對信息資源進行搜集整理、編輯加工是檔案被合理利用的關鍵。
4結語
一、辦公室檔案管理基本概念
所謂的辦公室檔案管理即借助文字、圖片、影像等媒介為載體對企業中的人員情況與事件進行詳細記錄與備案，且將記錄的資料分類，做好排擋，按照不同編號合理保存。其中不同的文書檔案有其不同格式、保存方式以及時效性，因此檔案的管理人員應該對企業檔案定期進行歸納與清除。
二、辦公室檔案管理中存在的缺陷
不管企業從屬于何種類別，檔案管理工作都屬于最基本且最為重要的管理工作之一。因為受到不斷更新的科學技術的沖擊，以往傳統的管理方式在向新的管理方式過渡中存在諸多問題，這些問題主要表現在以下幾個方面：
（一）檔案管理人員認識程度不足。因為辦公室的檔案管理人員在年齡、受教育水平、能力等方面存在的差異性，所以不能根據企業的實際發展狀況與時代變化速度轉變管理理念，不能及時吸收新的管理手段與策略。同時由于管理從業人員缺乏專業且系統的檔案知識，所以管理工作缺乏有效性，在檔案的搜集、整理、分類、保存中會存在諸多缺陷。在實際管理工作中若管理人員的職業責任感與思想道德達不到應有高度，那么極有可能會影響整個企業的正常運轉。
（二）管理人員的管理方式與企業的發展進程不相符。社會的創新與發展，使各行業的崗位分工更加精細化，對檔案管理工作的精密性要求也越來越高，管理工作量加大，各種類型的檔案管理方法、形式以及內容也都呈現著多元化的發展態勢。為了迎合社會發展步伐，檔案管理工作在新時代的影響下也有了新的任務與要求，但目前的某些部門中，檔案管理方法無法真正貼合企業的實際發展需要。在具體管理中不能運用計算機軟硬件設備對檔案歸類與云端儲存，而仍舊采用落后的檔案整理與管理方法，這導致檔案管理工作效率無法提升，一些重要文件經常發生丟失現象，在檔案的編輯、分類、儲存中還會出現人工操作失誤、管理難度增大現象。
（三）檔案管理軟硬件設施較為落后。在檔案管理中，一些具有時效性的文件要求進行自動化管理。企業引進管理軟硬件設備需要經費，在實際的管理工作中，企業能夠給檔案工作劃撥的經費有限。
三、完善辦公室檔案管理工作的對策
在企業辦公室檔案管理工作中存在諸多不足，若想擺脫這種落后的檔案管理模式，企業應該積極引進先進的管理設備、轉變管理人員觀念、優化管理工作，促進資源共享，對存在的不足加以改進與完善。
（一）增強管理人員的管理意識，制定且完善管理制度。在眾多的企業中，大多數都存在著對管理工作認識不到位或是忽視管理工作的現象。因此企業與管理領導與員工應該增強對管理工作的重視程度，不斷汲取先進的管理方法，增強自身的管理水平，轉變適應時代與企業未來發展的管理理念，制定并且完善管理制度，提升檔案管理工作效率與質量，繼而增強企業各個部門工作效益，提升企業競爭實力，促進企業蓬勃發展。比如：在日常管理工作中，檔案管理人員應該明確不同類別檔案的管理流程；規范檔案標準程序，使用現代化信息管理設備對檔案進行分類，優化管理工作。針對機密性文件應該做好保密工作，在軟硬件設備中做好加密處理并設置使用權限。
（二）踐行先進的數字化檔案管理方法。?n案管理工作量越來越大，行業分工也越來越細致化，為了降低檔案在編制、分類、整體、儲存等工作流程中出現的失誤頻率，極其有必要踐行先進的數字化檔案管理方法，將計算機硬件設備與軟件技術、網絡技術作為發展的基礎條件，創建不同形式的管理機制體系，進而能夠更好地滿足不同種類的檔案管理。在創建數字化檔案管理體系中，應將傳統的紙質檔案歸納到數字化管理工作中，通過不同形式的文件增強對紙質文件的管理。例如：圖片形式、影像形式等。
企業中的各個管理部門同時還能打破時間與空間的限制，實現檔案文件的云端共享，方便調用與儲存，以此種方式來提高檔案管理工作的實用價值，并且不斷豐富檔案管理工作服務。實現辦公室檔案的數字化，企業應該將其作為重點工作來抓，也只有這樣，才能迎合時展需求，推動企業走在時代的前端，在同行業中站穩腳跟。
一、增強辦公室檔案意識，完善檔案日常管理制度
首先，大多數單位都忽視了辦公室檔案管理工作，檔案管理意識薄弱，導致工作很難取得進步。所以，單位應充分認識辦公室檔案管理工作的重要性，努力改進檔案管理工作，有機結合檔案管理目標，正確樹立檔案管理理念，堅持完善檔案管理制度，強化檔案管理的崗位責任制。如：單位可依據辦公室檔案管理工作實際，積極成立檔案管理工作領導小組，明確制定檔案崗位目標和職責，并把工作目標層層分解開，把責任落實到每一位檔案管理人員身上，并把檔案管理工作實效納入人員的績效考核范圍，逐漸在單位內部形成有序的、不推脫的辦公室檔案管理工作新局面。又如：單位可在內部組織開展知識競賽、座談會等短期性的辦公室檔案管理宣傳工作，強化單位領導及人員的檔案管理意識，確保辦公室檔案管理工作能得到有效的改進和提升。
其次，進一步完善辦公室檔案的日常管理工作。檔案管理制度的建立和完善，首先應明確檔案管理工作流程，并統一建立檔案人員的約束與監督機制，避免人員出現不規范操作[1]。同時，辦公室檔案管理跟日常的文件管理之間聯系密切，可在實際工作過程中一起管理。如單獨建立文件資料管理辦公室，根據文件資料的類別、時期等分別存放好，并貼上標簽，為日后查找提供方便。檔案，檔案保管室的安全性應得到保障，特別是針對一些重要的文件資料，應做好加密工作，把它們單獨存放起來。保密級別不同的文件資料應及時跟進相應的保密期限，如果文件資料的保密必要性已經喪失，就應做好記錄，并整理好，且應要求兩名檔案人員同時參與保密辦公室檔案的管理工作，以便能相互監督，確保辦公室檔案管理工作能有序進行，真正把安全工作落到實處。
二、加強辦公室檔案收集，提高檔案人員素質水平
首先，單位應加強辦公室檔案的收集工作。在辦公室檔案管理工作中，資料的收集是最重要的也是最基礎的工作，所以只能對檔案收集工作進行規范和加強，才能取得理想的辦公室檔案管理效果。一是單位的檔案文書資料應分門別類進行收集和保管，收集的文件資料應格式規范、字跡清晰，并進行妥善保管;二是進一步規范文件資料的收集與使用程序，如對各種文件資料的選用、正文提料、文字編號、主題詞、附件等統一開展規范工作，并嚴格按照檔案管理制度來執行，為整理、使用辦公室檔案提供方便;三是科學建立檔案檢索制度，利用計算機信息技術完善辦公室自動化系統，實現辦公室檔案的網上管理，做好目錄編號工作，提高辦公室檔案收集效率。
其次，組織開展檔案管理人員培訓工作，提高人員素質水平。辦公室檔案管理工作始終都需要每一名辦公室檔案管理人員在日常工作中去落實，而隨著管理技術、信息網絡技術等的持續提升，檔案管理人員的專業素質提升迫在眉睫。然而很多單位從事辦公室檔案管理的人員并不具備專業培訓經驗，對檔案的立卷、分類等都是不得要領、一知半解，專業素質水平跟信息時代的辦公室檔案管理要求存在較大差距。為提高人員專業素質，單位應從不同方面做出改進：一是促使檔案管理人員充分認識到辦公室檔案管理工作的重要意義，通過采取各項激勵措施來提高人員工作積極性;二是時常組織開展一些教育培訓活動，在豐富檔案管理人員專業知識的同時促使他們掌握更多先進的計算機網絡技術，確保他們能在日常的辦公室檔案管理工作過程中熟練運用計算機網絡技術，有效提高工作效率。特別是在越來越泛濫的網絡病毒、技術水平越來越高的計算機黑客等的入侵下，網絡安全事故時有發生，嚴重威脅著單位辦公室檔案信息的安全性，所以人員不斷提高專業檔案管理意識和操作技能水平是異常關鍵的[2]。
三、推進檔案數字化進程，加快實現信息資源共享
首先，加快辦公室檔案數字化進程的推進速度。單位應逐年制定辦公室檔案數字化建設計劃，并加強檢查和監督，確保能有序開展辦公室檔案數字化建設工作。單位應以用戶需求為導向，在追求利益的前提下著眼未來，同步推進辦公室檔案的鑒定與數字化建設，盡早構建檔案數字化目錄[3]。同時，要加大投入，在單位各級檔案部門形成協作機制，集中一切能集中的力量來促進開展辦公室檔案數字化建設工作，強化單位在檔案信息資源產生過程中的主體責任，尤其要嚴格遵循檔案信息資源誰生產、誰負責的基本原則，加快檔案數字化建設進度。另外，單位應堅持實行辦公室檔案的雙套歸檔制度，即紙質檔案與電子檔案，通過選用光盤刻錄、網上傳輸兩種方式來實現手書形式檔案以外的所有辦公室文件資料的電子化歸檔，并針對檔案信息資源實施圖形文件、文本文件并存制度，促使檔案全文檢索目標的實現，全面提高辦公室檔案的查準率、查全率等，最終順利改進辦公室檔案管理工作。
其次，加快實現辦公室檔案信息資源共享。單位應嚴格依據國家新出臺的標準，把技術壁壘打破，統一建立檔案信息管理系統，促進單位及時融合網上辦公應用系統和檔案管理系統，在網上實現檔案信息的生成、整理與歸檔，使辦公室電子檔案信息的入口保持暢通。與此同時，辦公室檔案管理工作應以服務單位發展為重點，探索在單位區域內實現檔案信息資源的共享，遵循先重點后一般、先易后難的原則，以單位需求為導向制定辦公室檔案信息資源的共享目錄，注重提高辦公室檔案管理工作的實效性。如單位可建立電子檔案數據管理中心，利用單位的局域網實現電子信息的網上傳輸，一體化管理各種辦公室檔案信息資源，真正實現信息資源的共享，加快改進信息時代的辦公室檔案管理工作。
