時間：2023-06-25 16:10:18
引言：易發(fā)表網(wǎng)憑借豐富的文秘實踐，為您精心挑選了九篇檔案管理中的合同管理范例。如需獲取更多原創(chuàng)內(nèi)容，可隨時聯(lián)系我們的客服老師。
（一）合同檔案管理工作不受企業(yè)重視
目前很多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)重視業(yè)績高于一切，以為檔案管理就是結(jié)束工作后的收集資料，也沒有專設(shè)檔案部門，這種不重視企業(yè)檔案管理工作，沒有完善的合同管理制度，對于合同管理過程中出現(xiàn)的問題沒有及時認(rèn)真的產(chǎn)生防范意識，導(dǎo)致部門和個人都沒有明確的崗位責(zé)任心，更加沒有監(jiān)督和檢查合同檔案歸檔的完成情況，這就容易造成合同原件丟失，導(dǎo)致不必要的經(jīng)濟損失。此外，現(xiàn)在的合同管理人員大多是兼職，不是專業(yè)的合同人員，他們對自己的工作性質(zhì)存在認(rèn)知偏差，缺乏對于合同管理工作的基本認(rèn)識，他們的合同管理知識體系不完善，甚至沒有任何專業(yè)知識。正因為如此，他們在收集完檔案資料后，很少會及時歸納整理，經(jīng)常會出現(xiàn)由于不及時歸檔合同資料導(dǎo)致的合同檔案整理工作混亂乃至停止的情況。除此之外，管理人員更換過于頻繁也是合同檔案管理工作錯誤頻發(fā)的原因之一。
（二）合同檔案資料收集困難
有效的合同包括當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行方式、違約責(zé)任、解決爭議方法8要素，合同的起草、審核和履行更需要一連串的復(fù)雜環(huán)節(jié)。出于對自身利益的考慮，合作雙方所擬定的合同都有不同的側(cè)重點，各單位的下屬職能部門所擬定和承辦的合同內(nèi)容也都存在差異。而為使合同能正常履行，需要所有責(zé)任方達成共識，并在合同上簽字，使合同產(chǎn)生法律效益。這使得合同檔案資料收集具有周期長，流程復(fù)雜等特點，增加了資料收集的困難性，和合同中途流失的風(fēng)險，不利于部門開展合同收集工作。因此，在合同檔案的收集管理工作中，常會產(chǎn)生合同檔案收集中斷、或是意見不統(tǒng)一又要重復(fù)協(xié)商的情況，這使得合同檔案的完整性、及時性、規(guī)范性得不到有效保障。
（三）合同檔案管理工作不夠規(guī)范
大部分中小企業(yè)沒有完整的合同歸檔管理工作管理辦法，使得企業(yè)合同管理中，合同內(nèi)容不完整成為了普遍?F象。有些合同承辦人沒有基本的合同法知識，法律知識體系不完善，也是導(dǎo)致合同內(nèi)容不完整的原因之一。此外，合同格式的不規(guī)范，對合同檔案的質(zhì)量也有影響，合同承辦人不盡責(zé)，缺乏責(zé)任心，在工作中經(jīng)常會出現(xiàn)地址、數(shù)字、格式等可以避免的人為錯誤。在實際合同管理中，管理人員多會依照自已的思維和習(xí)慣來對合同檔案進行歸納和分類，沒有依托相應(yīng)的合同管理專業(yè)制度，這會加重日后檢索的困難，使需要歸檔的合同檔案條目不清，難于整理。
2 企業(yè)檔案管理工作改進意見
（一）統(tǒng)一企業(yè)合同檔案的歸檔范圍和分類方法
合同檔案的分類整理說白了就是合同的分類整理，以項目建設(shè)企業(yè)為例，合同可以分為勘察、設(shè)計、設(shè)備采購、建安施工和監(jiān)理等，在合同檔案的歸檔管理工作中，可以根據(jù)不同的合同種類，將合同歸檔分為勘察、設(shè)計、采購、建安工程、監(jiān)理、技術(shù)服務(wù)和其他等。再將合同文件按照合同前期準(zhǔn)備文件、合同簽訂文件、合同執(zhí)行文件分成三個類型。
另外，檔案整理工作需要提高信息化水平，利用現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)庫及信息索引技術(shù)可以使工作效率得到明顯提升。而信息化的前提就是統(tǒng)一合同文本格式、合同編碼原則和附件清單內(nèi)容等信息。
（二）明確企業(yè)合同檔案的責(zé)任人和責(zé)任部門
根據(jù)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中的規(guī)定，本項目負(fù)責(zé)人和企業(yè)內(nèi)負(fù)責(zé)本項目的各承辦或職能部門，有責(zé)任保證本項目或部門里的合同歸檔文件的完整性和系統(tǒng)性；項目文件形成者和企業(yè)內(nèi)負(fù)責(zé)本項目的各承辦或職能部門，應(yīng)負(fù)責(zé)收集合同文件，并對合同文件的完整性、準(zhǔn)確性和成果質(zhì)量負(fù)責(zé)；需要歸檔的合同文件由檔案室專職人員、承辦合同部門人員，同時負(fù)責(zé)整理和收集，并對其整理質(zhì)量負(fù)責(zé)。
合同歸檔管理工作的好壞直接影響企業(yè)未來的發(fā)展，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視合同檔案管理工作，制定切實可行的追責(zé)制度，將合同檔案管理職責(zé)明確到部門及崗位職責(zé)上去，明確獎懲制度，對于出現(xiàn)問題的部門及個人予以適當(dāng)?shù)膽土P，對于業(yè)績優(yōu)秀的人員應(yīng)予以嘉獎，以此來調(diào)動員工的主觀積極性，培養(yǎng)更多熱愛檔案事業(yè)的年輕人。
（三）加強合同歸檔管理人員專業(yè)技能培訓(xùn)
企業(yè)管理人員應(yīng)該定期給合同歸檔管理人員提供培訓(xùn)，逐步完善員工的法律知識和合同管理知識，提高員工業(yè)務(wù)綜合水平。要求員工定期匯報工作情況，保證領(lǐng)導(dǎo)能夠及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題和隱患，提早解決。同時將績效管理制度引入合同檔案管理工作中，與獎金、晉級評定掛鉤，加強合同管理人員的崗位責(zé)任心和自信心，增強員工主觀能動性。此外，企業(yè)的合同歸檔管理人員應(yīng)盡可能保持固定，培養(yǎng)專業(yè)人員，這樣能保證合同檔案歸檔工作的連續(xù)性。
合同管理人員本身也要積極提高自身綜合業(yè)務(wù)水平，把握原則，懂得斡旋，當(dāng)不同的合作單位之間，企業(yè)各部門之間，特別是領(lǐng)導(dǎo)與項目負(fù)責(zé)人之間存在意見分歧時，要勤跑腿，多動嘴，按照主要領(lǐng)導(dǎo)的主張去溝通，在溝通中求大同存小異。其次要變被動服務(wù)為主動服務(wù)，將滿足用戶的需求擺在首位。
（一）電子文件檔案歸檔背景
隨著電子商務(wù)、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的發(fā)展，在21世紀(jì)的今天，產(chǎn)生的電子文件也越來越多，如何實現(xiàn)電子文件檔案的歸檔，也就是安全的移交到檔案館、電子文件信息不受損害，以及電子檔案的安全利用，是電子文件保護和使用的重要問題。目前，保護電子文件不被修改、盜竊、刪除的技術(shù)途徑主要是防火墻、存取權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密、數(shù)字水印、數(shù)字印章等①。
（二）3A安全技術(shù)的簡單介紹
認(rèn)證：認(rèn)證提供了對用戶的認(rèn)證，通常采用用戶輸入輸入用戶名與密碼來進行權(quán)限審。
其原理是每個用戶都有一個唯一的權(quán)限獲得標(biāo)準(zhǔn)。由AAA服務(wù)器將用戶的標(biāo)準(zhǔn)同數(shù)據(jù)庫中每個用戶的標(biāo)準(zhǔn)一一核對。如果符合，那么對用戶認(rèn)證通過。如果不符合，則拒絕提供網(wǎng)絡(luò)連接。
授權(quán)：比如，登陸系統(tǒng)后，用戶可能會執(zhí)行一些命令來進行操作，這時，授權(quán)過程會檢測用戶是否擁有執(zhí)行這些命令的權(quán)限。簡單而言，授權(quán)過程是一系列強迫策略的組合，包括：確定活動的種類或質(zhì)量、資源或者用戶被允許的服務(wù)有哪些。授權(quán)過程發(fā)生在認(rèn)證上下文中。一旦用戶通過了認(rèn)證，他們也就被授予了相應(yīng)的權(quán)限。
審計：這一過程將會計算用戶在連接過程中消耗的資源數(shù)目。這些資源包括連接時間或者用戶在連接過程中的收發(fā)流量等等。可以根據(jù)連接過程的統(tǒng)計日志以及用戶信息，還有授權(quán)控制、賬單、趨勢分析、資源利用以及容量計劃活動來執(zhí)行帳戶過程。
驗證授權(quán)和帳戶由AAA服務(wù)器來提供。AAA服務(wù)器是一個能夠提供這三項服務(wù)的程序。當(dāng)前同AAA服務(wù)器協(xié)作的網(wǎng)絡(luò)連接服務(wù)器接口是“遠(yuǎn)程身份驗證撥入用戶服務(wù) （RADIUS）”。
二、檢察系統(tǒng)中電子檔案歸檔安全性分析及不利因素
（一）影響電子檔案安全性的不利因素
1.缺乏集中統(tǒng)一的用戶身份認(rèn)證機制
用戶身份認(rèn)證是建立安全應(yīng)用系統(tǒng)的第一道防線，各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)和設(shè)備管理的用戶身份各自為政，互不相同，其認(rèn)證的方式呈現(xiàn)多樣化，用戶登陸不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)可采用完全不同的登陸方式，管理員對于用戶的管理在后臺是分散的②。
2.缺乏集中統(tǒng)一的資源訪問授權(quán)機制
各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)對于資源的授權(quán)訪問方式不同，資源訪問授權(quán)分散于各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，缺乏集中的資源訪問授權(quán)，使得管理員對于配置細(xì)粒度資源訪問以及授權(quán)往往感到力不從心。
3.缺乏集中統(tǒng)一的日志審計機制
同樣，系統(tǒng)資源的訪問日志以及系統(tǒng)資源的關(guān)鍵操作審計信息也是分散的，使得管理員對于系統(tǒng)安全時間的分析和追中變得十分復(fù)雜。
而3A安全技術(shù)可以很好的從認(rèn)證、授權(quán)和審計這三個方面解決上述問題。
（二）電子文件檔案歸檔的安全性分析
電子文件給檔案帶來了新的挑戰(zhàn)，包括容易被刪除和被篡改等問題。同時，產(chǎn)生的電子文件形式多樣，復(fù)雜，量多阱及建立文件的系統(tǒng)的快速變化都是不小的問題。當(dāng)前，我國主要對電子文件的元數(shù)據(jù)歸檔，電子文件的存儲介質(zhì)的安全保護和環(huán)境保護、電子文件存取訪問控制等技術(shù)進行了大量研究。然而，由于電子文件數(shù)量的急劇增加和檔案信息載體的多樣化.檔案保護理論與技術(shù)研究的范圍和重點正在逐步擴大，從廣義上來講，電子文件歸檔的信息安全保障的內(nèi)容包括檔案信息內(nèi)容安全、存儲安全、系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡(luò)安全、利用安全和管理安全等③。基于以上原因，文章通過分析電子文件在移交歸檔與提供利用的安全需求和特點，在研究電子文件檔案的安全架構(gòu)基礎(chǔ)上，提出一種運用XML技術(shù).以數(shù)據(jù)安全為核心的具有真實性、完整性、可防篡改驗的電子文件歸檔的安全方案…，實現(xiàn)基于網(wǎng)絡(luò)的電子文件的安全移交，保證電子文件在移交過程中的真實性、完整性和安全性，以及實現(xiàn)電子文件檔案在提供利用時提供合法性的證明，從而達到電子文件移交與利用的立體式、多層次的網(wǎng)絡(luò)安全保障體系。
三、電子文件歸檔安全模式設(shè)計
上面從理論方面對解決檔案歸檔進行了介紹，接下來，將從簡單的模式設(shè)計思想方面來介紹如何運用3A技術(shù)在檔案歸檔中解決真實性、完整性和不可篡改性這三性問題。設(shè)計思想的主體是基于XML的安全模式。
（一）基于XML的電子文件檔案歸檔信息傳輸安全模式
整個模式可以劃分為三個階段：
第一階段：歸檔單位對歸檔信息的收集處理。
第二階段：檔案館對歸檔信息的存儲處理。
按照歸檔方式分為邏輯歸檔和物理歸檔兩類， 在歸檔信息收集過程中可分為歸檔文件與歸檔信息分離和歸檔信息封裝歸檔文件兩種形式進行。邏輯歸檔時，只將歸檔文件的相關(guān)信息生成傳輸信息； 而在物理歸檔時， 除了背景等相關(guān)信息外，在傳輸信息中還要將文件本身封裝進去，從而達到物理歸檔的目的④。
（二）XML文檔加密與解密
文檔加密/ 解密包括文檔加密、文件解密兩過程
1.XML文檔加密
（1）數(shù)字簽名。進行數(shù)字簽名過程是根據(jù)Head結(jié)點下的Signature結(jié)點信息，采用相應(yīng)的簽名算法（如RSA、哈希算法等）進行數(shù)字簽名，然后將簽名后的信息值封裝入SignatureValue結(jié)點下，XML簽名標(biāo)準(zhǔn)給出了多種可用簽名算法。
（2）文檔信息加密。文檔加密算法可根據(jù)需要選擇，如DES，RSA等，也可根據(jù)需要應(yīng)用不同的加密強度，其選擇是根據(jù)Head結(jié)點下Encryption結(jié)點中的信息。對要加密的結(jié)點其下的信息經(jīng)過加密后封裝稱EncryptedData結(jié)點形式，加密后的信息存放在CipherValue結(jié)點下。
2.XML文檔解密
（1）數(shù)字簽名驗證。字簽名的目的是驗證文檔信息的發(fā)送者的合法性。在接收到文檔后，就是對Head結(jié)點中的Signature結(jié)點下的信息應(yīng)用解密模塊進行數(shù)字簽名驗證。
（2）文檔信息解密。文檔的解密同樣根據(jù)Head結(jié)點中的Encryption結(jié)點信息，利用解密模塊對Body結(jié)點下的EncryptionData和FormatData結(jié)點下相應(yīng)結(jié)點進行解密，得到文檔的還原體。
保證電子文件歸檔的真實性、完整性和有效性除了要制定相應(yīng)的管理制度管理規(guī)范， 更為重要的要靠必要的技術(shù)手段，文章針對電子文件歸檔過程的真實、完整、有效，簡單提出了電子文件檔案歸檔的安全模式的構(gòu)想，為即將建立電子文件檔案歸檔平臺打下了堅實的安全基礎(chǔ)。
注釋：
①李仕寶，許寧，蔡彥虹.電子文件歸檔與電子檔案管理初探[J].農(nóng) 業(yè)科技管理，2005，24（5）：41-43.
②壬萍國.外電子文件檔案長期存取技術(shù)追蹤[J].情報科學(xué)，2002，20（2）：213-215.
【關(guān)鍵詞】檔案管理信息系統(tǒng) 院校教學(xué) 設(shè)計開發(fā)
21世紀(jì)，計算機技術(shù)的應(yīng)用日漸廣泛，借助其強大的數(shù)據(jù)歸納、處置功能，能夠?qū)崿F(xiàn)許多繁雜數(shù)據(jù)的妥善處理，將其應(yīng)用于院校的檔案管理中，能夠極大的提高管理的效率和質(zhì)量。隨著技術(shù)應(yīng)用的優(yōu)勢逐漸體現(xiàn)，檔案管理信息系統(tǒng)成為各高等院校著力設(shè)計和開發(fā)的重要系統(tǒng)，對高校檔案管理的發(fā)展起到無可取代的推動作用。
1 院校教學(xué)檔案的基本內(nèi)容
教學(xué)檔案是高校在進行教W活動中形成的檔案資料，包括文字、圖表、音頻、視頻等，是高校發(fā)展的縮影，具有極高的紀(jì)念和參考價值。按照檔案的內(nèi)容分類，院校的教學(xué)檔案大致分為以下幾類：
1.1 文件、規(guī)定等政策性資料
該類別涵蓋上級教育主管部門、學(xué)校、學(xué)院等下達的各類與教學(xué)活動相關(guān)的文件、規(guī)定，是對教學(xué)活動進行框架搭建、完善，制度體系理順和重、難點問題處置的重要資料，應(yīng)該將其作為重要的檔案內(nèi)容進行妥善的整理、歸檔。
1.2 教學(xué)大綱、培養(yǎng)目標(biāo)等實踐性資料
這是對教學(xué)的文件、規(guī)定的細(xì)化和落實，包括具體的教學(xué)培養(yǎng)目標(biāo)、要求，專業(yè)設(shè)置和課程設(shè)計等。在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)該對專業(yè)教學(xué)的教材、老師備課的教案和教學(xué)評價等進行整理，形成歸檔資料。
1.3 學(xué)生名冊、成績等學(xué)生資料
學(xué)生作為教學(xué)活動的對象，其個人資料是極為重要的，是教學(xué)檔案的基礎(chǔ)構(gòu)成。概況來說，包括學(xué)生的姓名、籍貫等基本信息，所學(xué)專業(yè)級課程學(xué)習(xí)情況，在校表現(xiàn)和畢業(yè)跟蹤等。是院校檢驗和反思自身教學(xué)質(zhì)量的重要資料。
2 檔案管理信息系統(tǒng)的功能需求分析
2.1 海量數(shù)據(jù)高速處理
毋庸置疑，院校的檔案資料數(shù)據(jù)量是極為龐大的，且呈現(xiàn)顯著的逐年增長態(tài)勢，對信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理能力提出極高的要求，設(shè)計的檔案管理信息系統(tǒng)必須能夠快速存儲和處理海量的教學(xué)檔案，滿足院校對檔案管理工作的需要。
2.2 系統(tǒng)服務(wù)器虛擬化
伴隨這數(shù)據(jù)總量的增加，院校的檔案存儲所需要的計算機硬件的容量大幅提高，導(dǎo)致相關(guān)費用占據(jù)院校財政支出的較大比例，給院校的發(fā)展造成極為不利的影響。鑒于此，應(yīng)該借助先進的云技術(shù)，通過系統(tǒng)服務(wù)器的虛擬化降低對系統(tǒng)硬件的要求，起到降本增效的目的。
2.3 多平臺高效利用
檔案管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用初衷在于提高檔案管理和利用的便捷性。所以，應(yīng)該順應(yīng)計算機終端的多元化發(fā)展潮流，構(gòu)建計算機、手機等多種載體的檔案管理系統(tǒng)平臺，實現(xiàn)檔案的高效利用。
2.4 檔案管理安全防護
檔案管理信息系統(tǒng)是依托網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建的數(shù)字化檔案管理體系，受到檔案屬性和網(wǎng)絡(luò)特性的影響，系統(tǒng)的安全防護成為設(shè)計和開發(fā)的重點，應(yīng)該設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限和訪問限制，對用戶進行分類和管理，以此提高檔案管理的安全水平。
3 院校教學(xué)檔案管理信息系統(tǒng)的功能架構(gòu)
按照各自功能的差異，系統(tǒng)的功能架構(gòu)分為三個層次，即平臺層、檔案管理層和業(yè)務(wù)規(guī)則模塊。
3.1 平臺層
所謂平臺層是指檔案管理信息系統(tǒng)的基本框架，包括管理系統(tǒng)的用戶界面、基本的功能按鈕和系統(tǒng)所能提供的基礎(chǔ)服務(wù)等。該層次是教學(xué)檔案管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)所在，直接關(guān)系到系統(tǒng)的功能性。因此，必須重視該層次的設(shè)計和開發(fā)工作。
3.2 檔案管理層
檔案關(guān)聯(lián)信息系統(tǒng)是面向教師和學(xué)生的系統(tǒng)，理應(yīng)包涵學(xué)生和教師兩部分內(nèi)容，進行設(shè)計時，應(yīng)該對檔案管理層進行分別設(shè)計，賦予不同的權(quán)限、功能和職能，確保用戶身份與檔案管理需求的相匹配。
3.3 業(yè)務(wù)規(guī)則模塊
該模塊是對檔案管理工作進行梳理和歸類，形成相應(yīng)的數(shù)字檔案管理體系，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化改進，形成體系齊全、架構(gòu)合理的教學(xué)檔案管理分支。
4 檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā)思路
4.1 系統(tǒng)設(shè)計與開發(fā)的軟硬件設(shè)施
硬件是支持系統(tǒng)設(shè)計與開發(fā)的基礎(chǔ)，應(yīng)該根據(jù)院校的檔案管理的內(nèi)容、數(shù)據(jù)量和功能需求進行謹(jǐn)慎選擇，確保功能與需求相適應(yīng)。此外，還應(yīng)該考慮系統(tǒng)未來升級的可能，注意其拓展性和兼容性。本系統(tǒng)打算采用B/S結(jié)構(gòu)，前段頁面采用jsp技術(shù)開發(fā)，后臺程序基于Servlet+JavaBean技術(shù)及MySql數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)的最終目標(biāo)是大部分?jǐn)?shù)據(jù)顯示和操作都能再瀏覽器中完成，達到簡單易用，權(quán)限明確，穩(wěn)定，方便維護，擴展性良好的特點。
4.2 檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā)步驟
4.2.1 數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建
對于院校的檔案管理信息系統(tǒng)來說，數(shù)據(jù)庫是數(shù)據(jù)存儲、管理和調(diào)用的核心所在，應(yīng)該高度重視，通過妥善的構(gòu)建策略實現(xiàn)檔案資料的合理存儲。在進行設(shè)計時，首先對檔案數(shù)據(jù)庫的概念結(jié)構(gòu)進行梳理，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)圖，之后進行數(shù)據(jù)模型的轉(zhuǎn)化，形成精練的邏輯結(jié)構(gòu)，進而構(gòu)建數(shù)據(jù)庫。
4.2.2 主界面的設(shè)計
主界面是系統(tǒng)面向用戶的主要內(nèi)容，其設(shè)置的合理性和便捷性直接關(guān)系到用戶的使用體驗。一般來說，檔案管理信息系統(tǒng)的主界面采取菜單式設(shè)計，即在界面的左側(cè)和上方設(shè)計對應(yīng)各功能的菜單，通過鼠標(biāo)單擊即可完成相應(yīng)功能菜單的調(diào)取，進而按照相應(yīng)的指令進行操作完成檔案的管理、查詢等功能。
4.2.3 用戶管理
從用戶的賬號功能角度分析，用戶分為三類，一是教師、二是學(xué)生、三是管理員。進行設(shè)計時，應(yīng)該確保管理員具備足夠的權(quán)限，對系統(tǒng)進行日常的維護，確保系統(tǒng)的正常運行。與此同時，應(yīng)該給予教師、學(xué)生不同的功能權(quán)限，使其能夠有效利用檔案管理信息系統(tǒng)。
4.2.4 附屬功能的實現(xiàn)
在實際的檔案管理工作中，涉及到打印、復(fù)制等多項內(nèi)容，這是檔案利用的主要途徑，系統(tǒng)在進行設(shè)計時應(yīng)該考慮此問題，留設(shè)相應(yīng)的打印、復(fù)制接口，從而實現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)的打印、復(fù)制等附屬功能，提高系統(tǒng)利用的便捷性。
5 結(jié)束語
綜上，借助檔案管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)院校教學(xué)資料的有效管理是社會發(fā)展的需要，能夠提高檔案管理的效率和質(zhì)量，應(yīng)得到院校的支持，實現(xiàn)系統(tǒng)的快速構(gòu)建和應(yīng)用完善，發(fā)揮信息化的優(yōu)勢，推動數(shù)字化校園建設(shè)。
參考文獻
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各區(qū)（縣）勞動和社會保障局、各職業(yè)介紹服務(wù)中心：
為了做好按提前退休工種辦理退休工作，經(jīng)研究，在本市職業(yè)介紹服務(wù)中心存檔的人員和檔案在街道的失業(yè)人員中，符合提前退休工種條件的，可以辦理退休。現(xiàn)將有關(guān)問題通知如下：
一、辦理在本市職業(yè)介紹服務(wù)中心存檔的人員和檔案在街道的失業(yè)人員按提前退休工種退休的有關(guān)工作，按照我局《關(guān)于嚴(yán)格按照國家規(guī)定辦理企業(yè)職工退休有關(guān)問題的通知》（京勞社養(yǎng)發(fā)〔1999〕63號）的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
二、上述人員辦理按提前退休工種退休時，個人提出申請由職業(yè)介紹服務(wù)中心或街道（鎮(zhèn)）勞動科按規(guī)定填寫《職工提前退休審批表》，報所在區(qū)、縣勞動和社會保障局審批。
三、各單位在審批時，要嚴(yán)格進行審查，以存檔前或失業(yè)前的檔案明確記載為準(zhǔn)，后補的材料無效。
【關(guān)鍵詞】工程建設(shè)；合同管理；制度
1、合同的作用
在工程項目中，合同管理貫穿于工程的整個建設(shè)周期。在這個動態(tài)的管理過程中，只有在建設(shè)各方的共同合作下，才能確保進度管理目標(biāo)得以實現(xiàn)。特別是大型的建設(shè)項目其建設(shè)規(guī)模大、投資多、周期長，參與建設(shè)單位間的關(guān)系復(fù)雜，這勢必導(dǎo)致在建設(shè)過程積累大量的、各式各樣的工程合同。工程合同的價值量和質(zhì)量對企業(yè)尤其重要，直接影響企業(yè)建設(shè)工程施工全過程。作為衡量工程目標(biāo)的主要依據(jù)，只有在確定工程的建設(shè)實施和合同管理同步進行的情況下，工程的竣工驗收才能有效進行，由此可見，工程的合同管理直接關(guān)系著項目能否順利開展竣工驗收工作，做好工程建設(shè)合同管理工作也就顯得十分重要了。它的作用主要體現(xiàn)在以下幾個方面：
1.1合同是安排項目施工的指導(dǎo)性文件
每一個建筑單位都應(yīng)該建立的合同管理制度。在簽訂合同后，合同管理人員要對各級項目管理人員和各工作組負(fù)責(zé)人進行合同交底，對合同的主要內(nèi)容做出解釋和說明，形成合同交底制度。工程的材料、設(shè)備應(yīng)按合同約定的規(guī)格、數(shù)量、價格進行采購，工程的進度、質(zhì)量等目標(biāo)也需要根據(jù)合同要求組織施工，除此之外，項目部門還要根據(jù)工程合同中所規(guī)定的內(nèi)容，進行工程施工組織、計劃、竣工結(jié)算的編制和報送。
1.2合同是進行索賠的依據(jù)
合同索賠主要包括以下內(nèi)容：一是由于業(yè)主違約引起，主要指業(yè)主未按《示范文本》規(guī)定完成應(yīng)該完成的工作，以及未能按時撥付預(yù)付款、工程款，拖延圖紙審批，拖延對承包方提出變更、索賠的答復(fù)等；二是由于工程項目本身變更引起，如工程量的變化、材料價格變化、現(xiàn)場簽證等；三是由施工條件和環(huán)境變化引起，如一周內(nèi)連續(xù)停水，停電超過8h，連續(xù)大雨不能進行室外作業(yè)等。
1.3合同是控制工程成本和進行竣工結(jié)算的依據(jù)
合同簽訂后，該工程的預(yù)算成本就可確定下來。組建項目班子時，根據(jù)預(yù)算成本按照市場法則確定責(zé)任成本，確定工程的人工費、材料費、機械臺班費，及其它直接費和間接費等。項目經(jīng)理組織施工時，首先可將以上費用分解到各分部、分項中去，其次可確定各崗位成本，一旦成本確定，就應(yīng)合理用工、用料、控制人工費用、管理費用等，為節(jié)約工程開支、辦理工程結(jié)算打下基礎(chǔ)。
2、加強工程合同管理的措施
伴隨著工程設(shè)計、實施、竣工驗收、運行等階段工作的開展，各參建單位之間的關(guān)系越來越復(fù)雜，最終在管理層上會形成一些具有保存價值的記錄文件，它們的表現(xiàn)形式可以是多樣的，并同時是工程建設(shè)與管理工作中的重要內(nèi)容。當(dāng)前情勢下，很多工程合同管理工作卻表現(xiàn)出一定的落后性和低效性，很難滿足時代所賦予的新要求。為加強合同管理，提高合同質(zhì)量，保證合同的全面履行，以提高合同的履約率、維護企業(yè)的合法權(quán)益和提高企業(yè)經(jīng)濟效益，個人建議做好以下幾方面的工作：
2.1增強管理人員的檔案意識
做好工程合同的管理工作，意識是關(guān)鍵。首先要爭取項目經(jīng)理部對合同管理工作的支持，把合同管理工作像抓進度、質(zhì)量與成本控制那樣抓緊、抓好、抓牢。其次要增強合同管理人員的檔案意識，使他們知道自己承擔(dān)著歸檔的法律義務(wù)，以及依法利用合同檔案的權(quán)利。最后要說明的是，檔案意識是合同管理人員的最基本的素質(zhì)與要求，對合同管理工作起著至關(guān)鍵性的作用，這也是做好工程合同管理工作的可靠基礎(chǔ)和基礎(chǔ)前提。
2.2建立完善的管理制度
企業(yè)必須建立一套完善的合同管理制度，才能保證合同管理工作順利進行。從項目的立項階段開始，工程建設(shè)就應(yīng)該把竣工驗收的檔案管理工作與五大目標(biāo)等同視之，設(shè)置相關(guān)的機構(gòu)部門與管理人員，并構(gòu)建一個完整的管理體系，專門負(fù)責(zé)工程項目竣工驗收階段的資料收集、整理和檔案管理工作。除此之外，還應(yīng)建立一套可靠的管理方針和實施細(xì)則，使每個檔案管理人員都明確自己的管理職責(zé)，保證日常工作的規(guī)范，充分發(fā)揮工程合同在工程各個方面的作用。
2.3加強合同信息化建設(shè)
伴隨現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和新型載體的應(yīng)用越來越廣泛，這這種趨勢下，傳統(tǒng)的檔案管理模式必將被淘汰，信息化的檔案管理模式也就呼之欲出了。因此，我們需要借助信息技術(shù)建立合同管理系統(tǒng)，如合同檔案庫、合同分析系統(tǒng)等。工程建設(shè)應(yīng)該運用這點，充分利用先進的科學(xué)技術(shù)，開展檔案的信息化管理工作，并建立合同檔案數(shù)據(jù)庫，加快合同信息化建設(shè)的節(jié)奏，全面提升工程的檔案管理水平。
2.4加強專業(yè)知識的培訓(xùn)
要想要做好工程合同的管理工作，對檔案管理人員素質(zhì)、能力的培養(yǎng)不可或缺。因此，在工程合同管理工作中，管理人員既要懂得檔案管理的專業(yè)知識，全面了解合同的內(nèi)容、特點、規(guī)律和方法，又要學(xué)習(xí)了解相關(guān)的管理法規(guī)，增強對工作崗位的責(zé)任心和使命感。由此可見，勢必要加強對現(xiàn)行合同管理專業(yè)知識的培訓(xùn)工作，使工程從由始至終都規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，增強工程管理的整體水平，保證工程資料的檔案質(zhì)量。
2.5嚴(yán)格控制竣工驗收關(guān)
一般而言，工程在竣工驗收前，都會對工程合同進行專項驗收，一旦出現(xiàn)合同驗收不合格的情況，是不可以進行竣工驗收的。所以在工程竣工驗收過程中，工程合同的各級管理部門與相關(guān)工作人員一定要嚴(yán)格控制竣工驗收關(guān)，要仔細(xì)審查各類工程合同資料，保證竣工檔案的真實性與可靠性，盡可能地將工程合同應(yīng)有的作用發(fā)揮出來。
3、結(jié)語
合同是企業(yè)安排施工、進行索賠、控制工程成本和進行竣工結(jié)算的依據(jù)，也為轉(zhuǎn)移風(fēng)險提供可能。所以企業(yè)不僅要重視合同的簽訂過程，還應(yīng)重視合同管理，加強相關(guān)法律法規(guī)的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，提高制度建設(shè)水平，建立科學(xué)的合同管理體系。可見，加強合同管理更對合理確定和有效控制工程造價、提高投資效益有著重要意義。
參考文獻
[1]李幼琴.建設(shè)工程合同管理探析[J].企業(yè)技術(shù)開發(fā),2007,26（6）：54-55．
關(guān)鍵詞：檔案管理；合同檔案；探討
中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1673-8500（2013）03-0064-02
合同檔案記錄了企業(yè)在各類活動中與自然人、法人或其他組織就設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系而形成的合同、協(xié)議、意向書及其過程。合同除具有一般檔案共性外，還有三個獨特的特點，就是憑證性、規(guī)范性和時效性。合同作為企業(yè)對外經(jīng)營活動的憑證性依據(jù)，具有規(guī)范的形式要求和嚴(yán)格的時效屬性，規(guī)范的合同管理是維護企業(yè)合法權(quán)益的重要保障，而合同檔案形成經(jīng)歷環(huán)節(jié)較復(fù)雜，材料多，參與人員廣、履行時間長，在管理過程中很容易造成疏漏。因此，如何規(guī)范合同材料收集、整理、歸檔、利用，使之成為保障企業(yè)合法利益的有力憑證和依據(jù)，如何使合同檔案更好地開發(fā)利用，是每個企業(yè)必須重視的課題。
一、健全規(guī)章制度，明確管理責(zé)任
合同及其輔證材料多而繁雜，合同管理也必須健全相關(guān)管理制度，明晰合同檔案管理責(zé)任，明確責(zé)任單位和責(zé)任人；目前企業(yè)的合同管理普遍是“誰主管誰負(fù)責(zé)、誰簽訂誰履行”，所以合同履行完畢后就保存在各個職能部門中。檔案管理部門對合同管理人員不提出歸檔要求，合同人員就不會主動將應(yīng)歸檔合同材料整理向檔案管理部門歸檔，而合同檔案是企業(yè)維護經(jīng)濟利益的重要法律依據(jù)，因此為保障企業(yè)合法權(quán)益，從制度上明確合同檔案的管理是做好合同檔案管理的關(guān)鍵。
在市場條件下，企業(yè)為實現(xiàn)一定的經(jīng)濟目的，明確相互權(quán)利義務(wù)關(guān)系而簽訂的合同是民事合同，這種通過合同確立法律關(guān)系的行為是一種民事法律行為，由于合同這一特性決定了合同的主管部門為法律顧問部門。一般而言，合同管理都采用統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的模式，企業(yè)法律顧問部門對一定金額以上的合同及重大合同進行審核備案，普通合同的簽訂法律顧問部門一般是會簽及目錄留底。在合同的管理流程中，合同檔案的歸檔是合同管理流程的閉環(huán)處理環(huán)節(jié)，合同管理主管部門應(yīng)在合同管理制度中明確合同檔案的歸檔要求。檔案管理部門更要積極主動與法律顧問部門就企業(yè)經(jīng)營管理實際情況明確合同檔案的歸檔范圍、歸檔要求，從制度上明確合同簽訂部門需對合同檔案管理負(fù)責(zé)，并指定專門人員跟蹤已簽訂合同收集、積累、整理和及時歸檔，企業(yè)合同檔案管理專責(zé)要做好統(tǒng)計、核查歸檔管理工作，在檔案管理制度上規(guī)范合同檔案的分類整編，使企業(yè)檔案管理形成橫向到邊、縱向到底的檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，保證檔案管理不留死角，確保合同檔案管理達到優(yōu)質(zhì)高效，具備規(guī)范性和時效性。
二、強化合同檔案過程管理，確保合同檔案管理完整性
（一）合同檔案齊全完整的重要性
合同檔案包括合同考察、洽談、簽訂、履行、變更、解除和解決糾紛等過程中所形成的所有書面材料及封存樣品等實物。合同檔案文字類原始檔案有合同文本及附件、補充協(xié)議或變更或解除合同協(xié)議、對方資信調(diào)查資料、來往文書、會議紀(jì)要、會談記錄、現(xiàn)場簽證、會簽單及合同招投標(biāo)過程形成的資料等。由于合同涉及面廣、環(huán)節(jié)多、實施時間長，如大型建筑工程需要幾年時間，特別有些單位只注重主合同的收集，對相關(guān)會議紀(jì)要、簽證、變更等助證材料收集管理不規(guī)范，容易造成合同檔案資料不完整，嚴(yán)重的會影響了合同結(jié)算、合同糾紛的解決，部分經(jīng)濟合同還牽涉到合同參與人員的廉政問題。如某企業(yè)十幾年前進行一項大型技改工程，其中基礎(chǔ)工程抽沙回填。有關(guān)管理人員十幾年后被誣告，說當(dāng)時該工程采取圍標(biāo)，招投標(biāo)造假，且在工程結(jié)算時隨意加大工程量并收取回扣等。檢察機關(guān)到單位進行取證，查閱了當(dāng)時合同檔案資料，由于此工程檔案從招投標(biāo)文件、合同、竣工圖、施工竣工文件收集完整，所有收集的文件都是原件，并收集了招投標(biāo)和簽署合同過程的影像檔案和會議紀(jì)要，整個工程起止過程材料十分齊全、準(zhǔn)確，足以證明合同招投標(biāo)過程主要是合法合規(guī)的；決算金額比合同額大的原因十分清楚，其證據(jù)材料（如設(shè)計變更通知單、工程量簽證單等）也十分齊全，檢察機關(guān)認(rèn)為該工程的合同檔案資料完整規(guī)范，具有較高的可信度，最終采信該檔案材料，還了當(dāng)事人的清白。因此，確保合同檔案資料的完整性、規(guī)范性非常重要。
（二）明確、規(guī)范合同管理流程，保證合同檔案收集及時、完整
合同檔案的齊全完整需合同主辦單位、歸口管理部門、主管部門（法律顧問部門）、檔案管理部門的共同努力。為了確保合同檔案資料收集齊全，需從企業(yè)工程程序、工作流程中規(guī)范各部門的工作行為，保證企業(yè)工作的規(guī)范化。合同主辦部門應(yīng)及時收集、整理合同簽訂、履行等相關(guān)資料。對方先行簽章的正式合同交付我方簽章，合同生效的同時合同主辦部門就將合同正本及相關(guān)資料提交合同歸口管理部門歸檔；對于我方先行簽章的合同交付對方簽章后，應(yīng)在規(guī)定時間（如10個工作日等）內(nèi)取得對方簽章的正式合同文本，及時交合同歸口管理部門歸檔。履行時間長的合同當(dāng)雙方主要權(quán)利與義務(wù)履行完畢后應(yīng)及時交合同歸口管理部門。
（三）合同檔案的收集要求
合同檔案形式與內(nèi)容的規(guī)范要求合同檔案的全面性與準(zhǔn)確性較高，檔案管理部門接收合同檔案齊全完整的程序決定了收集工作的質(zhì)量。合同檔案的收集應(yīng)及時才能保證其齊全完整，合同文本一經(jīng)簽字、蓋章、公證后應(yīng)實時歸檔，雙方在談判過程中互致的信件、傳真、電子數(shù)據(jù)資料等是確認(rèn)雙方權(quán)利義務(wù)的重要憑證，合同主辦部門經(jīng)辦人應(yīng)隨時收集、整理和保管，避免合同檔案的遺漏和有效性的損失。
三、明確合同檔案歸檔范圍、整理要求，規(guī)范合同檔案的分類整編
（一）明確合同檔案的歸檔范圍
除在管理制度規(guī)范明確責(zé)任單位和責(zé)任人、健全責(zé)任網(wǎng)絡(luò)外，還要明確規(guī)范收集范圍。一般情況下，一般性合同應(yīng)歸檔的材料包括以下幾個方面內(nèi)容：（1）合同文本（原件，不可缺。（2）合同會簽表。（3）合同的附件 （合同有附件的不可缺）如：技術(shù)協(xié)議，方案書等。（4）變更、轉(zhuǎn)讓、終止等合同補充協(xié)議 （有補充協(xié)議的不可缺） 。（5）合同資信資質(zhì)材料，包括：對方營業(yè)執(zhí)照、資格證、特種經(jīng)營許可證等資信資料；對方簽約人、法定代表人身份證明或授權(quán)委托書。（6）合同簽約依據(jù)性材料，包括：詢比價及招投標(biāo)資料、意向書、備忘錄、會談記錄、中標(biāo)單位選擇說明等。（7）合同履約過程材料，（履約過程有文件產(chǎn)生的應(yīng)歸檔）包括：送達回執(zhí)或確認(rèn)書、往來信函、電報、傳真、電子郵件、質(zhì)量異議書、催款通知書等。（8）合同驗收材料，包括：合同竣工（交貨、發(fā)貨）確認(rèn)單、驗收確認(rèn)書、測試報告、工作報告、驗收報告。（9）合同終結(jié)表。重大合同除包括一般合同歸檔范圍的八方面內(nèi)容外，還包括合同形成過程中的有關(guān)上級主管部門及政府（或相關(guān)部門）報批文件、批準(zhǔn)證書、領(lǐng)導(dǎo)批示等文檔資料。
合同檔案歸檔時一定要齊全完整，歸檔合同文本和相關(guān)材料以及每份文件的頁數(shù)等方面都應(yīng)保持齊全完整，否則不能稱作一套完整的合同檔案。針對每個項目要收集的資料列出清單，合同歸口管理部門按照檔案整理規(guī)范的要求整理好履行完畢的合同檔案，檔案部門接收合同檔案時根據(jù)合同統(tǒng)計臺賬與檔案移交清單認(rèn)真核對，并檢查檔案質(zhì)量。有合同管理軟件運行條件的單位可將電子文本實時邏輯歸檔，再按規(guī)定進行合同檔案實體歸檔和電子版的物理歸檔。
（二）合同檔案的整理要求
合同檔案的整理必須保持一份合同內(nèi)相關(guān)資料的有機聯(lián)系，保證合同的完整性；應(yīng)當(dāng)充分利用原有的整理基礎(chǔ)，不宜打亂其原有的保存狀況，整理后的合同檔案要便于保管和利用。
（三）規(guī)范合同檔案的分類整理
合同檔案資料繁多，尤其工程合同，合同檔案實行按“件”歸檔方式，按照“一事一檔、一項一檔”原則，分門別類，由各合同主辦部門負(fù)責(zé)合同履行過程涉及到的履行、變更、廢止信息的收集，統(tǒng)一交合同歸口管理部門整理。對單項合同（如采購、單項工程、融資借貸）及系統(tǒng)性較強的合同（如建筑、財務(wù)等），在整編中可多設(shè)一級類目，使合同檔案間關(guān)系更加清晰。檔案管理部門要肩負(fù)起合同檔案指導(dǎo)責(zé)任，指導(dǎo)相關(guān)業(yè)務(wù)人員按規(guī)范做好合同材料的整理歸檔工作。
四、重視合同檔案信息開發(fā)利用，維護企業(yè)合法權(quán)益
合同檔案歸檔資料繁多，要利用好合同信息管理，建立系統(tǒng)、方便、快捷的查詢信息系統(tǒng)相當(dāng)重要。檔案管理部門應(yīng)及時編制合同檔案檢索工具，及時有效地提供合同檔案利用服務(wù)。合同檔案的利用應(yīng)制度化，按保密規(guī)定設(shè)定利用者權(quán)限，并按規(guī)定進行登記。檔案管理部門可對合同檔案信息進行綜合整理，形成專題匯編，方便利用。
一是利用現(xiàn)代數(shù)字化管理手段建立合同管理應(yīng)用系統(tǒng)，并與檔案管理系統(tǒng)通過接口直接歸檔電子版，提高合同檔案運轉(zhuǎn)效率，通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)瀏覽、快捷傳輸、實時歸檔、實現(xiàn)資源共享，便于服務(wù)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營。
二是加強對企業(yè)管理人員業(yè)務(wù)和相關(guān)法律知識的培訓(xùn)，增強工作主動性和提高法律意識，積極配合合同歸口管理部門開展定期檢查合同檔案歸檔情況，確保檔案信息完整。
三是做好合同檔案的專題匯編和檔案利用實例的編寫。專題匯編便于合同檔案的利用，利用實例的編寫是凸顯檔案價值，促進檔案工作的發(fā)展。
綜上所述，合同檔案的管理通過制度規(guī)范合同管理程序、把好合同檔案收集源頭、抓好合同形成關(guān)鍵點，使合同檔案的收集、保管、提供利用有序規(guī)范，對維護企業(yè)的合法權(quán)益，促進企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營持續(xù)發(fā)展具有重要意義。
參考文獻：
合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。是與其他法律關(guān)系主體之間設(shè)立、變更、終止、民事權(quán)利關(guān)系的局面文件，包括合同書、信件和數(shù)據(jù)電文（包括電報、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件）等可以有形的表現(xiàn)所載內(nèi)容形式。合同管理是對企業(yè)各類草擬、修改、簽訂、履行、變更和解除、合同糾紛解決以及合同歸檔的基礎(chǔ)管理，合同管理也是企業(yè)管理的一個組成部分。
筆者針對一些問題，在實際工作中就如何做好合同檔案的收集、整理、利用談點一些看法。
1.合同檔案的收集
合同的收集質(zhì)量的好壞直接影響到合同檔案工作的質(zhì)量。企業(yè)對合同的簽訂是統(tǒng)一管理，制訂了《合同管理辦法》。相關(guān)職能部門進行了專題討論，并對招標(biāo)項目合同承辦部門、貨物驗收和票據(jù)結(jié)算、以及部門在合同管理、履行的過程中職責(zé)分工等問題作了進一步明確，對合同簽訂程序進行有序的結(jié)合，對合同立項、談判、起草、簽訂、履行、變更、解除等全過程管理記錄，統(tǒng)一管理。如杭州市錢塘江引水入城、城市地下管道的建設(shè)工程等合同，由于工程規(guī)模大，時間跨度長，這對招標(biāo)項目合同管理中出現(xiàn)的合同簽訂、履行等問題，采取實時跟蹤，避免“先改造后補簽”情況，先斬后奏，造成了一系列的合同混亂，對簽訂的合同，及時收集，保證了合同管理的安全、完整、齊全。
企業(yè)合同收集的種類有企業(yè)買賣合同；財務(wù)審計部借款合同；后勤保障部租賃合同；工程建設(shè)中心的建設(shè)工程合同；科技管理部的技術(shù)合同；企業(yè)法人委托合同；企業(yè)員工的行紀(jì)合同等。到2013年底止，公司共簽訂合同7174份。
2.合同檔案的整理
收集是檔案工作的基礎(chǔ)，整理是檔案工作的升華，檔案科學(xué)的管理基礎(chǔ)在于檔案整理的科學(xué)性，整理的混亂必然導(dǎo)致管理的混亂和利用的困難。而要科學(xué)的整理立卷，科學(xué)的整理，關(guān)鍵要選擇適當(dāng)?shù)恼矸椒ā８鶕?jù)國家檔案局版發(fā)的《電子文件的歸檔辦法》要求。在整理合同的過程中，以方便利用者為最終目的，真正發(fā)揮合同檔案的作用。筆者結(jié)合公司合同檔案實際情況與特殊性的要求，對合同檔案采用按件整理的方式，整理遵循保持文件歷史有機聯(lián)系，更加體現(xiàn)整理的合理性，對利用者的滿意度起到積極的作用。合同檔案具有較高的潛在經(jīng)濟價值。
2.1合同檔案按照年度分類法
廢棄立卷，以件當(dāng)家。就是以每份合同文件作為一個獨立的實體，進行鑒定、歸檔、利用等、一個年度內(nèi)按月份一個流水號。以件的形式來完成合同檔案的分類。保持了每份合同的完整性。合同按件進行保角。保角采取環(huán)保材料膠水，在保角的正面，編號歸檔號-年度-月份-流水號，在保管方式上將合同按順序裝入檔案盒，這種歸檔方式不僅減輕了檔案工作的強度，提高了工作效率，有利于保持合同原貌和合同補充歸檔。
2.2編制合同檔案目錄
筆者認(rèn)為編制檔案目錄是檔案管理中的一種檢索工具，在當(dāng)今是電子信息飛速發(fā)展的時代，同時為了保持紙質(zhì)檔案的安全完整。
2.3填寫備考表
備考表是對本盒檔案材料缺損、修改、補充、移出、變更等情況進行說明，對案卷的完整與完善的體現(xiàn)，在備考表中給予注明。
3.合同檔案的利用
鐵路工程項目在合同管理標(biāo)準(zhǔn)化過程中應(yīng)嚴(yán)格按照合同管理制度動態(tài)化、合同分類清晰化、合同成本目標(biāo)化、合同簽訂流程清晰化、簽訂過程主管化、成本控制層次化、合同檔案管理部門化、過程化、常態(tài)化、合同管理相關(guān)崗位互控化的原則進行管理。
一、合同管理制度動態(tài)化
沒有規(guī)矩不成方圓。任何一個機構(gòu)都要有自己的管理制度。制度的建立是基礎(chǔ)，制度的執(zhí)行是關(guān)鍵。制度的建立不是一件一勞永逸的事情，項目管理機構(gòu)建立之初的制度隨著管理工作的推進，管理范圍和形勢的變化，很多制度已經(jīng)成為工作的制約和瓶頸。所謂不破不立，對原有制度的修訂和改進是一個永遠(yuǎn)都沒有止境的工作。比如項目管理機構(gòu)建立之初的合同內(nèi)審制度一般是比較粗糙的，審核部門少，在合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)很多人不知情，對合同的順利履行有一定的影響，于是內(nèi)部審批制度就改成所有部門負(fù)責(zé)人都參與的人人皆知的制度，但在這一制度的執(zhí)行過程中又發(fā)現(xiàn)這樣的內(nèi)審制度有著主次不清的毛病。目前內(nèi)審制度經(jīng)過調(diào)整已經(jīng)變得主次分明、合理有效了。舉這樣一個例子，只是說明合同管理制度化，不只是包含對既有制度的執(zhí)行，還應(yīng)該包含對制度的修正。即合同管理制度動態(tài)化。
二、合同分類清晰化
項目管理機構(gòu)管理的項目種類多，既有地方項目，又有更新改造項目又有國家鐵路建設(shè)項目，還有保密項目。這給合同管理工作帶來一定的挑戰(zhàn)。經(jīng)手的各類合同既要符合國家的法律、地方法規(guī)、行業(yè)的規(guī)章，又要符合鐵道部和鐵路局相關(guān)規(guī)定，這就需要吃透大量法規(guī)和路局文件，才能做到拿到一個合同就知道從哪里下手辦理。項目管理機構(gòu)須針對本項目常見的合同整理出一套細(xì)化的合同辦理思路，拿到任何一個合同，就把它放到這個框架中，也就是對合同進行分類，按類辦理。
對合同的清晰分類看似是合同管理中不值得一提的小事，但卻直接關(guān)系到合同處理的方法，如果處理不好，會為以后的合同審計等工作帶來壞的影響，必須引起足夠重視。
三、合同成本目標(biāo)化
項目管理機構(gòu)投資控制的任務(wù)很重。由于工期長、經(jīng)濟形勢變化快，鑒修概算批復(fù)期的物價指數(shù)、人工成本等影響合同成本的因素在項目中相關(guān)合同實際簽訂時會有較大的變化，當(dāng)然這種變化有時是對成本控制有利的，但大多數(shù)時候是不利的。這就對合同簽訂的成本控制提出了較高的要求：不超概算為基本目標(biāo)，能有所降造、合同成本最小化是最終目標(biāo)。為了實現(xiàn)這一目標(biāo)，項目管理機構(gòu)在合同管理中以合同簽訂流程清晰化、簽訂過程主管化、成本控制層次化為原則，為這一目標(biāo)的實現(xiàn)提供了很好的保證。
四、合同簽訂流程清晰化、簽訂過程主管化、成本控制層次化
項目管理機構(gòu)須形成較為合理的合同簽訂過程管理程序。由于項目管理機構(gòu)簽訂的合同大多數(shù)具有較多的專業(yè)元素，這就決定了專業(yè)工程師（包括物資）在合同簽訂中的主導(dǎo)地位，這并不是說專業(yè)工程師就是萬能的，由于合同主管和財務(wù)主管部門人員位于合同簽訂過程的下游，在多年的工作中積累了大量經(jīng)驗，因此，合同簽訂前的合同洽商，由承辦人與合同相對方進行聯(lián)絡(luò)、溝通、洽商，計財部等其他部門在概預(yù)算情況、類似合同文本提供等方面配合合同承辦部門的工作。如需要組織洽商會議的，由經(jīng)辦人組織。洽商前由合同經(jīng)辦人將合同概況、合同談判進展、談判難點、擬談判內(nèi)容、談判原則等告知主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)參加洽商人員，洽商后由合同經(jīng)辦人將合同談判內(nèi)容和進展、結(jié)果形成合同談判登記記錄，作為合同檔案的一部分。
這樣的機制保證了合同一直處于有人主管的狀態(tài)中，因為合同后期的履行和監(jiān)管主要是由主管工程師負(fù)責(zé)的，由于各相關(guān)部門人員都參與了合同的簽訂洽商，熟知合同的技術(shù)要求、驗工、付款等條款，從而使合同執(zhí)行過程各部門之間的磨合和協(xié)調(diào)過程提前，從而最大程度減少了合同執(zhí)行成本。
這樣的機制又保證了合同成本的可控。所謂三個臭皮匠頂一個諸葛亮。主管工程師在技術(shù)上是有優(yōu)勢的，對合同涉及的工作量有很好的把握，也能吃透相關(guān)價格依據(jù)，但在價格談判上可能缺少相應(yīng)技巧，因此項目管理機構(gòu)的價格談判就分為三個層次：主管工程師層次；合同洽商會議層次；項目負(fù)責(zé)人層次。一個合同經(jīng)過這樣三個層次的把控，經(jīng)過多幾個人的慧眼識別，就能很好發(fā)現(xiàn)對方報價中隱藏的陷阱，才能從根本上降低成本，最大限度實現(xiàn)合同成本控制目標(biāo)。
五、合同檔案管理部門化、過程化、常態(tài)化
毫無疑問，合同簽訂過程至關(guān)重要，但中國人常說蓋棺定論，可見結(jié)局也同樣不可小視。法律工作尤其重視證據(jù)，而合同管理中的檔案管理工作就是一個收集證據(jù)的過程。項目管理機構(gòu)要非常重視合同檔案的歸集、整理工作。合同承辦人按項目管理機構(gòu)合同管理部門要求跟蹤合同履行結(jié)束前相關(guān)情況，并圍繞合同收集、管理和保管合同簽訂前、合同簽訂、合同履行和合同結(jié)束各個環(huán)節(jié)形成的合同相關(guān)資料。原則上在合同履行結(jié)束后十日內(nèi)將上述資料歸檔、裝訂成冊并形成資料清單送交合同管理員；合同管理員在合同簽訂履行過程中也及時收集合同審查、簽訂過程中散落在各處的相關(guān)資料、如果參加合同洽商，也要及時協(xié)助經(jīng)辦人做好會議記錄登記整理工作，一邊形成完備的合同檔案。
合同檔案管理不能等到合同履行完畢了再去收集資料，那時已經(jīng)為時過晚，所以檔案管理的過程化、常態(tài)化非常重要，洽商記錄不過夜，合同簽訂登記表填制不過夜。
另外，項目管理機構(gòu)還要對已經(jīng)簽訂的合同建立合同檔案路徑管理目錄。在檔案路徑管理目錄的指引下，就能順藤摸瓜，找到存放在綜合部、物資、工程、安質(zhì)、財務(wù)部門的批準(zhǔn)文件、相關(guān)招投標(biāo)資料、圖紙、驗工計價、財務(wù)付款憑證等資料。
對于比較重要的合同文件資料，可建立掃描版的電子檔案，以便于使用。
六、合同管理相關(guān)崗位互控化
關(guān)鍵詞：建設(shè)項目；檔案管理；管理模式；合同化
近年來，隨著建設(shè)領(lǐng)域的市場化和投資主體的多元化發(fā)展，項目管理變得急功近利，建設(shè)領(lǐng)域的“三重三輕”現(xiàn)象日益凸現(xiàn)，即重項目投資、進度和質(zhì)量管理輕項目檔案管理；重檔案驗收前突擊整理輕項目建設(shè)中對檔案的過程管理；重項目檔案的齊全完整輕對項目檔案進行規(guī)范化整理。上述現(xiàn)象導(dǎo)致項目檔案管理中通常采取的“源頭控制”、“全過程管理”等措施因缺乏約束力而收效甚微。因此，亟須創(chuàng)新建設(shè)項目檔案管理模式，提升檔案部門“話語權(quán)”，加大對項目檔案管控力度，補上建設(shè)項目檔案管理的“短板”。筆者經(jīng)過多年的建設(shè)項目檔案管理實踐和探索，認(rèn)為建設(shè)項目檔案合同化管理模式有利于實現(xiàn)項目檔案的科學(xué)、有效管理，下面，從三個方面進行分析探討。
1 建設(shè)項目檔案合同化管理模式的可行性分析
建設(shè)項目檔案合同化管理模式即在合同條款中明確項目檔案的質(zhì)量要求、管理職責(zé)、違約責(zé)任，通過履行合同條款實現(xiàn)項目檔案規(guī)范化管理的工作機制。筆者認(rèn)為，合同化管理模式具有可行性和可操作性，原因如下：
1.1 從法定依據(jù)分析。《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）第4.2款明確規(guī)定“在簽訂項目設(shè)計、施工、監(jiān)理合同、協(xié)議時，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項目文件以及所提交文件的整理、歸檔責(zé)任”。[1]另外，由于合同是聯(lián)系業(yè)主和參建單位的橋梁和紐帶，項目實施的過程也是合同履行的過程，項目檔案管理作為項目管理工作的重要組成部分，理應(yīng)通過合同的訂立和履行來實現(xiàn)。因此，通過強化合同管理來實現(xiàn)項目檔案的規(guī)范化管理具有法定依據(jù)。[2]
1.2 從業(yè)務(wù)需求分析。項目檔案作為項目建設(shè)的歷史見證，業(yè)主和參建單位都期望進行規(guī)范化管理，便于日后查考利用。但由于一些參建人員的專業(yè)技能不能滿足項目檔案科學(xué)管理的需要，需要建設(shè)單位檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。而建設(shè)單位檔案部門由于工作千頭萬緒，不可能在項目檔案管理中事必躬親，需要參建單位擔(dān)負(fù)起項目檔案的收集、整理和歸檔責(zé)任，雙方互補性強，容易對合同中的檔案管理條款達成共識。
1.3 從預(yù)期效果分析。建設(shè)項目的合同涵蓋設(shè)計、施工、監(jiān)理、采購、環(huán)保、地質(zhì)勘測等種類，涉及所有參建單位，覆蓋所有建設(shè)環(huán)節(jié)，項目建設(shè)過程中產(chǎn)生的每一份檔案資料均可以通過合同條款的履行實現(xiàn)無縫管理。不會導(dǎo)致無主檔案或責(zé)任缺失的情況發(fā)生，有利于項目檔案的齊全、完整和有效管理。同時，因合同具有法律約束力，可以有效規(guī)避傳統(tǒng)管理模式缺乏管控手段的弊端，預(yù)期效果明顯。
2 建設(shè)項目檔案合同化管理模式的基本框架
2.1 規(guī)范招標(biāo)文件，為建設(shè)項目檔案合同化管理打好基礎(chǔ)。在傳統(tǒng)管理模式下，因多數(shù)招標(biāo)文件很少涉及檔案管理的具體內(nèi)容，導(dǎo)致在合同中增加檔案管理條款時，遭到合同乙方的抵制。為此，經(jīng)與相關(guān)部門充分溝通和協(xié)調(diào)，在項目招標(biāo)書中增加了檔案管理的具體要求，投標(biāo)方需對檔案管理條款進行點對點應(yīng)答，作為中標(biāo)單位簽訂合同的依據(jù)，避免了在合同簽訂和履行中出現(xiàn)推諉“扯皮”現(xiàn)象，為項目檔案合同化管理提供了依據(jù)，奠定了基礎(chǔ)。
2.2 固化參建單位職責(zé)，為建設(shè)項目檔案合同化管理提供法律保障。合同作為固化簽約方權(quán)利義務(wù)關(guān)系的載體，合同約定的內(nèi)容直接影響項目檔案管理的效果，因此，合同內(nèi)容既要全面，又要突出重點，既要措施有力，又要具有可操作性，既要權(quán)責(zé)明晰，又要賞罰分明，大體包括以下三個方面：
2.2.1 質(zhì)量要求。為確保項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，合同條款應(yīng)對項目檔案的形成、積累、整理、驗收、歸檔工作提出具體的質(zhì)量要求：①項目檔案載體及字跡材料要求；②項目檔案的歸檔范圍；③項目檔案的整理規(guī)范；④項目檔案的驗收內(nèi)容及評分細(xì)則；⑤項目檔案的歸檔要求。
2.2.2 管理職責(zé)。合同條款在確定參建單位的管理職責(zé)時，應(yīng)總分結(jié)合，職責(zé)明晰，形成橫向到底、縱向到邊的項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，便于參建單位各司其職，各負(fù)其責(zé)，共同做好項目檔案管理工作。由于監(jiān)理單位負(fù)責(zé)對項目進行投資、進度和質(zhì)量控制，在監(jiān)理合同中明確并落實監(jiān)理單位在項目檔案工作中的監(jiān)管職責(zé)，是實現(xiàn)對文件材料實時監(jiān)控和全過程管理的關(guān)鍵所在。[3]具體來講，建設(shè)單位負(fù)責(zé)前期依據(jù)性文件及竣工驗收后形成的各類文件的收集和整理，勘察設(shè)計單位負(fù)責(zé)勘察設(shè)計文件的收集整理，施工單位負(fù)責(zé)竣工技術(shù)文件的收集和整理，供貨單位負(fù)責(zé)設(shè)備隨機資料、安裝調(diào)試、軟件研發(fā)、功能測試等文件的收集和整理，監(jiān)理單位除負(fù)責(zé)監(jiān)理文件的收集整理外，負(fù)責(zé)匯總各單位移交的歸檔文件，并編制移交清冊。
2.2.3 違約責(zé)任。為提高參建單位對項目檔案的重視程度，合同應(yīng)設(shè)立檔案質(zhì)量保證金條款。根據(jù)投資規(guī)模，保證金的比例一般占合同額的0.5%～3%，如果驗收時檔案綜合評定分?jǐn)?shù)在90分以上（含90分），竣工驗收后一個月內(nèi)全額退還檔案質(zhì)保金；如果檔案評定分?jǐn)?shù)在60分～90分之間（含60分），則扣除檔案質(zhì)量保證金的30%并要求限期整改；若檔案評定分?jǐn)?shù)在60分以下，則沒收全部檔案質(zhì)保金，將其中一部分作為聘請專業(yè)檔案服務(wù)機構(gòu)進行整理的經(jīng)費。
2.3 強化項目法人管理義務(wù)，為建設(shè)項目檔案合同化管理提供組織保障。建設(shè)單位作為項目建設(shè)的法人代表，是項目檔案管理工作的組織核心，對整個項目檔案工作負(fù)有組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)的總體責(zé)任。除做好本身的檔案收集、整理工作外，還要對勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、環(huán)保、供貨等單位進行監(jiān)督、指導(dǎo)、培訓(xùn)、檢查等，合同條款應(yīng)明確項目法人的權(quán)利義務(wù)：
①審閱監(jiān)理周報，建設(shè)單位檔案部門應(yīng)通過監(jiān)理周報對檔案管理工作進行動態(tài)監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。②編制項目檔案管理手冊，將有關(guān)項目檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范編制成冊，通過多種形式對相關(guān)人員進行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高項目專兼職檔案人員業(yè)務(wù)技能。③邀請行業(yè)主管機關(guān)檔案部門或檔案行政管理機關(guān)對項目檔案的管理情況進行檢查指導(dǎo)，加強過程管控，消除隱患，防患于未然。④組織項目檔案竣工驗收。根據(jù)合同條款中檔案驗收評分細(xì)則，對項目檔案的組織管理情況、齊全完整性、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、編目整理情況、安全保管情況逐項打分，確定檔案驗收等級。
2.4 嚴(yán)格落實質(zhì)量保證金支付會簽制度，為建設(shè)項目檔案合同化管理提供管控手段。為增強檔案質(zhì)量保證金的管控效果，筆者所在單位采取了質(zhì)保金支付會簽制度，即向參建單位支付檔案質(zhì)量保證金，應(yīng)履行項目主管部門、財務(wù)部門、檔案部門三方會簽制度，只有三方全部簽字同意，方可進行款項支付。[4]檔案質(zhì)量保證金是項目檔案管理實踐中摸索的行之有效的方法，對提高參建單位對檔案工作的重視程度，提高參建人員的檔案意識，提升檔案部門在項目建設(shè)中的話語權(quán)，提升項目檔案管理水平具有重要意義。
3 項目檔案合同化管理應(yīng)注意的幾個問題
為讓合同化管理模式切實取得成效，真正體現(xiàn)出傳統(tǒng)管理模式不具有的法律約束力、經(jīng)濟管控力等優(yōu)勢，在實施過程中應(yīng)處理好以下幾個問題：
3.1 加強溝通協(xié)調(diào)。建設(shè)項目檔案合同化管理模式的順利實施，需要同很多部門進行充分的溝通和協(xié)調(diào)，在取得理解和支持的基礎(chǔ)上，積極促進建設(shè)流程的再造，例如：在項目招標(biāo)書的編制中增加檔案部門會審職責(zé)，在合同簽訂中增加檔案部門會簽環(huán)節(jié)，在竣工驗收中強化檔案部門的組織管理職責(zé)，在檔案質(zhì)保金支付中賦予檔案部門“一票否決權(quán)”，提高檔案部門在項目管理中的話語權(quán)，以增強管控手段的有效性。
3.2 完善配套制度。單純采用合同控制建設(shè)工程檔案質(zhì)量，容易產(chǎn)生抵觸情緒，必須建立和完善一系列檔案管理制度、項目檔案業(yè)務(wù)規(guī)范，[5]在項目檔案的形成、收集、積累、整理、驗收、移交歸檔等工作中做到有據(jù)可依，減少管理的隨意性，增加管理的合法性，做到規(guī)范、有序，為合同化管理順利實施保駕護航。
3.3 量化考核指標(biāo)。在項目檔案合同化管理中應(yīng)改變“做多做少一個樣，做好做壞一個樣”的“大鍋飯”考評機制，完善正向激勵措施，量化考核指標(biāo)。例如：將項目檔案驗收結(jié)果作為建設(shè)單位檔案部門年度績效考核的加（減）分項目，90分以上增加1分，60分以下扣除1分，有利于相關(guān)人員盡職盡責(zé)做好項目檔案管理工作。
3.4 推行項目檔案管理后評價。建設(shè)單位檔案部門應(yīng)積極推行項目檔案管理后評價制度，在竣工驗收后審視各個工作環(huán)節(jié)和做法的利弊得失，汲取經(jīng)驗教訓(xùn)，進一步改進工作方法，優(yōu)化工作流程，完善作業(yè)模式，確保建設(shè)項目檔案管理機制的運行活力。同時，將項目檔案管理后評價同合同爭議解決結(jié)合起來，在實踐中摸索管控分歧和解決爭議的有效途徑和方法，并逐步優(yōu)化、完善合同條款，促使項目檔案合同化管理模式日臻完善。
結(jié)論：實踐證明，建設(shè)項目檔案合同化管理模式有利于提升檔案部門在項目檔案管理中的話語權(quán)，通過合同管理強化項目檔案管理，目標(biāo)明確、措施具體、管控有力，為項目檔案的科學(xué)、有效管理提供一種新的思路和模式。
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