時間：2023-07-20 16:23:52
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1.相關部門對檔案管理制度重視不足，落實不夠
在水利工程建設過程中，檔案管理工作往往不會被納入工程建設的同布置、同檢查，檔案管理與工程建設質量、進度、安全等問題相比，重視程度不夠。在工程建設之初各參建單位在工程建設各階段對檔案資料管理應承擔的工作職責沒有進行明確，造成了檔案資料管理職責不清。在日常的文件材料管理方面各單位的崗位責任制、文件歸檔制度、文件保管制度、檔案鑒定制度等大多是流于形式，沒有形成有效的管理體制，也就使得水利工程建設檔案管理工作無明確的辦事規程和行動準則。在實際建設施工過程中，各參建單位對文件材料的管理仍舊是以水利工程建設的實施為主，側重于科技檔案的收集、整理。再加之水利工程建設周期較長、文件材料交接手續不到位，檔案驗收無檔案部門參加等因素，使得檔案管理工作的開展未能達到有關規定要求的深度。
2.檔案管理人員非專業，保管環境不達標
調查中的重點水利工程內容大多涉及多領域多專業。工程中的各個單項工程會被分成多個標段，標段內又會分包。參與施工的單位多而雜，素質參差不齊。這些施工單位一般重視技術工作，檔案收集管理意識薄弱，片面的認為工程質量和按時完工才是主要工作內容，對檔案收集管理工作不重視，普遍沒有設置專門的檔案管理機構和崗位。對于文件材料的收集整理工作，基本是由行政人員、技術人員兼職管理，這部分人員中又以參加工作時間不長的青年居多，他們經驗不足，又沒有經過專業檔案培訓，且身兼數職、精力有限。所謂的檔案管理工作只是被動的接受并保存文件資料。再加上工程工期長、臨時機構解散、人員流動性等不確定性因素，還會發生文件材料遺失、缺項漏項、簽章手續不全等問題。這就造成了檔案管理工作明顯滯后于水利工程建設工作的情況，還會出現工程面臨竣工驗收時才會想到檔案收集整理工作的現象。于是，為了能順利完成驗收，就會突擊補材料，這樣材料的真實性就無法保證。此外，水利工程項目在施工建設時都會成立項目部，選址一般都在工程所在地，房屋結構為彩鋼瓦。由于場地和條件的限制，項目部無集中統一管理檔案的檔案室，各參建單位的檔案會放在辦公室的鐵皮柜中保存，項目部環境雜亂，檔案保管的“八防”標準無法達到。
3.檔案收集整理不規范
一是原始資料收集不齊全，整理歸類不合理。因檔案管理人員缺乏檔案專業知識，導致文件資料收集不及時、內容不齊全、整理不規范、分類不準確、卷內文件聯系不緊密，組合不合理，案卷書寫不規范。如工程建設中，各單位只顧及工程數據資料的收集，往往不會留存施工建設場面的影像資料。有的工程連基本的工程施工前后的對比照片都不齊全。有照片的也沒有按檔案整理的要求放入檔案專用照片冊中，并配以詳細的文字說明有。二是案卷內容不完整。工程建設檔案的形成與收集整理沒有系統的流程，歸檔范圍也沒有嚴格的界定，再加上工程建設檔案資料內容繁雜，涉及的單位部門較多，受時間約束較大，造成歸檔材料不完整。如工程施工、監理日志做不到一日一記，出現對應不上的情況；工程的監理，往往只有監理員在工程現場，監理總監不到位，需監理簽字的資料會由他人替簽或集中補簽。三是文件材料的搜集整理與移交接收工作嚴重脫節，造成檔案的缺失。目前，檔案行政管理部門一般不直接參與到水利工程建設實施過程中，這樣就造成水利工程建設過程中文件材料收集和整理工作中出現的問題不能及時被檔案行政管理部門發現，有些因遺漏而未被整理入卷的應歸檔的文件材料，在水利工程完工移交后，能被找到的可能性幾乎為零，從而導致水利工程檔案不可逆轉的缺失，對今后的保管利用都造成很大的影響。
4.檔案信息化程度不高
隨著水利事業的不斷發展，作為水利工程建設主體的地方水務部門的水利工程檔案的數量也在不斷增多。從目前調查的情況來看，水務部門及工程參建單位的水利工程建設檔案管理工作仍然保留著傳統的紙質檔案管理模式。計算機的運用主要是進行登記，檢索工具只有“目錄檢索”一種，檔案信息化程度低。
二、重點水利工程建設檔案規范化管理的建議
1.增強檔案意識，建立完善的檔案管理網絡與制度
朝陽區檔案局第二屆“蘭臺杯?朝陽符號”――城鄉建設成就攝影征集大賽結束大賽歷時一年，至投稿截止日共收到來自社會各界的優秀攝影作品126幅（組），經過專家評選，最終選出一等獎2名、二等獎5名、三等獎10名、優秀獎6名。在首屆大賽的基礎上，本屆大賽影響力進一步擴大，受到社會各界廣泛關注。區屬各單位積極響應，廣大攝影愛好者熱情參與，用鏡頭發現區最美景象，記錄身邊的發展變化，為區城鄉建設發展留下了珍貴影像資料。（張敬煜）
豐臺區檔案館“第二查檔窗口”圓滿完成任務前不久，經試運行，區檔案館向區民政局移交的婚姻登記檔案數字化副本（含影像919489頁、目錄200650條），在區民政局婚姻登記處查檔窗口正式對外提供利用，至此，區檔案館設立的“第二查檔窗口”圓滿完成任務。“第二查檔窗口”是區檔案館為解決利用者往返于區民政局婚姻登記處與區檔案館辦理相關手續的實際問題，以服務群眾“最后一公里”為目的設立的。據統計，自2015年9月以來，共接待利用者6301人，出具證明3920份，影像12399頁，減少群眾查檔往返路程10712公里。（厲從輝）
門頭溝區人大法制委檢查團蒞臨檔案館實地調研近日，由區人大法制委領導帶隊，區法院、區政府辦、區政府法制辦等單位組成的檢查團一行13人蒞臨檔案館政府信息公開查閱中心，實地調研政府信息公開紙質文件查閱和移送工作。檢查團在查看了政府信息公開查閱大廳，聽取了工作人員關于公開文件的移送、查閱流程等介紹之后，對查閱場所設置在檔案館便于群眾知曉、查閱，接收文件集中在政府辦便于各公開單位報送，文件的查閱手續簡化便于利用等方面給予了肯定，并對此項工作提出了指導意見。（車
西城區檔案局赴東城區檔案局學習交流為貫徹落實視察北京時的重要講話精神，進一步發揮檔案工作在強化首都文化中心建設中的作用，不斷加強各區檔案人之間在檔案業務中的橫向溝通和交流，近日，區檔案局一行6人在主管副局（館）長的帶領下赴東城區檔案局學習取經，就口述檔案采集和展陳征集業務與東城區檔案局副局（館）長和相關科室同志進行了座談，并參觀了東城區的館藏陳列。（龐晨）
海淀區檔案局（館）整合社會資源籌辦“海淀三鎮”展覽“海淀三鎮”包括清河鎮、青龍橋鎮、海淀鎮，為區域內建制較早的重要城鎮，歷史悠久。為收集好展覽素材，區檔案局（館）與本地區文史專家廣泛聯系，同時運用“互聯網+檔案”的思維，通過“海淀檔案”公眾微信號向社會征集“海淀三鎮”史料。近期，區檔案局（館）借助海淀文化沙龍平臺，進一步聽取各界意見，明確了辦展思路和方向，為辦好展覽，最大程度發揮展覽宣教效果奠定了基礎。區檔案局還將與區教委對接，把相關素材制作成學區特色教材，使我區中小學生接受更好的海淀歷史文化教育。（李楠）
石景山區檔案局加強對檔案購買服務工作的管理為進一步落實《北京市機關檔案工作指南》，加大檔案安全監管力度，近日，區檔案局對全區各立檔單位檔案購買服務情況進行調查摸底，要求相關單位上報《檔案購買服務情況報告表》并進行數據匯總。據統計，自2015年以來全區有9家單位開展檔案購買服務，涉及8類檔案約50余萬卷（件），服務內容包括檔案數字化加工掃描、紙質檔案裝訂整理及檔案實體寄存托管等，共涉及8家檔案服務公司。今后，區檔案局將加強對此類檔案服務外包的監管，適時檢查，保證檔案實體和信息安全。（李紅梅）
房山區檔案局征集勝天渠口述檔案近日，區檔案局工作人員攜帶錄音筆、攝像機、照相機等專業設備來到張坊鎮，采訪了五位曾經參加修建勝天渠的老人，采集了具有保存價值的原始口述記錄。勝天渠是房山水利建設史上的奇跡，此次征集的主要內容包括修建勝天渠的起因、當初的設計理念、勝天渠名字的由來、人財物如何組織保障、修渠的生活作息、遇到的主要困y、通水當天的情形，以及勝天渠修好之后的利用情況等。（張娟娟）
通州區檔案局與新奧集團通州分公司合作共建檔案工作近日，區檔案局與北京新奧集團通州分公司就檔案業務合作發展達成協議，制定了《北京市通州區檔案局與北京新奧集團有限公司通州分公司共同開展檔案事業協同發展工作辦法》。《辦法》明確了“優勢互補，資源共享，協同發展”的指導原則，建立了合作共建領導小組，制定了協同發展工作職責，雙方以定期召開檔案工作發展聯席會議、學術交流等為合作形式，積極搭建人才培養平臺，實現檔案工作的互利雙贏。共建后，雙方還將選擇合適的機會互派具有豐富實踐經驗和理論知識的人員到對方檔案工作一線深入學習交流，不斷提高素質，拓寬視野。（馮國棟）
昌平區檔案局推出《我們共同的記憶》歷史照片網上展覽近日，為配合6月9日國際檔案日系列宣傳活動，區檔案局努力實踐“服務先行”的工作理念，利用館藏在昌平檔案信息網上推出了《我們共同的記憶》――昌平歷史照片系列網上展覽。目前，網上展覽已第一期《昨日昌平》，包含昌平東關、政府街等6個地標性建筑的歷史照片，后續還將繼續推出不同時期、具有本區特色的生產生活歷史照片資料，讓更多百姓了解昌平歷史、熟悉檔案工作，走進檔案館。（馮飛）
平谷區檔案館啟用新查檔大廳為了更好地服務百姓，區檔案館開辟了新查檔大廳。新查檔大廳總面積200平方米，在功能設置上劃分為查檔接待、政府公開信息查閱、自助查檔三個區域，其中查檔服務臺設置兩個服務窗口，并配有自助取號機和公告電子顯示屏。檔案查閱區和閱覽區提供寬敞明亮的閱覽空間，查檔人可享受有序的一對一服務和舒適的查閱體驗，充分體現了更完善、更舒心的查檔服務理念。新查檔大廳于5月15日試運行，并于6月1日正式啟用。（崔月紅）
密云區檔案局三項措施助力“拆違打非”工作順利進行一是針對路遠山區群眾多的特點，增加午間便民查閱通道和值班人員；二是針對集中查閱份數多、時間緊的特點，開辟綠色通道，專人負責；三是提前做好各鎮村建房檔案索引，確保群眾到館快速及時查閱。據統計，僅一周時間就出具百余份建房檔案證明，為“拆違打非”工作順利開展提供有力依據。（曹金波）
“順義人”展覽在順義區檔案館開展6月11日，順義區檔案館與順義區攝影家協會共同舉辦的“順義人”展覽在區檔案館展出。本次展覽以寫實的方式從不同角度真實記錄了新時代創業的年輕人、普通的基層社會工作者、退休老干部、社區道德明星、民間藝人和教師等各行業的100名普普通通的順義人，在不同的崗位上勇于創新、追求卓越、樂于奉獻的平凡而又偉大之舉。主辦方旨在通過展覽向社會展示順義兩個文明建設的成果和普通順義人文明素|的整體提升，從而進一步激發順義市民知順義、愛順義、建順義的熱情。開展當天，近500人參觀了展覽。（高樹林）
大興區檔案局制作完成《為您服務》宣傳手冊這套漫畫式檔案小知識宣傳手冊，共有5折10頁、16幅圖片、10個檔案小知識，涉及婚姻檔案、電子檔案、查閱檔案等內容，圖文并茂地向公眾普及檔案知識。宣傳手冊主題突出、形式新穎、精練易懂。在今年的國際檔案日活動中，局檔案館向來館參加活動的區屬各單位檔案人員及社會公眾發放350份，收到良好宣傳效果。今后區檔案局將繼續以更貼近公眾需求、易接受理解為原則，編輯制作檔案宣傳手冊，擴大檔案工作對社會的影響力。（楊輝）
1、編制要求
根據拉西瓦水電站工程建設情況，原《水電廠企業檔案分類表（6～9大類）》（簡稱6～9類）中的類目設置不能滿足工程檔案分類的需要。因此，為能準確的反映工程科技活動，管理工程檔案，以“類別劃分明確，分類層次清楚、類別設置靈活、適應計算機管理，能夠準確地反映本工程的性質和特點。”為編制要求，對類目做了相應的設置和調整。
2、編制過程及分類依據
2.1編制過程
為了使檔案分類大綱編制的具有科學性和完整性，達到既貼近施工過程中的收集、方便組卷，同時能滿足水電廠在生產運行中的檔案管理需要，編制工作從兩個方面入手，一是針對拉西瓦工程施工過程中管理的特性；二是根據科技檔案管理的原則，進行了科技檔案分類大綱的編制工作。
2.2主要依據
根據黃河水電公司科技信息標準化管理目標，使科技檔案更好地為工程建設、生產運行以及未來發展服務，考慮到公伯峽、蘇只水電站已經形成了統一的科技檔案分類大綱基本模式，故將《拉西瓦水電站科技檔案分類大綱》中的檔號結構形式確定為“目錄號（代號）+分類號（一）+分類號（二）+案卷號”。
3、檔號組成說明
依照拉西瓦水電站工程檔案分類的需要，科技檔案號由目錄號和分類號（一）、分類號（二）搭配與案卷號一并組成，各號之間用“―”分隔。
檔號結構形式：4段16位，用0～9標識。
目錄號（代號）+分類號（一）+分類號（二）+案卷號
既1021―0000-0000-0000
案卷號
分類號（二）
分類號（一）
目錄號（代號）
4、各大類檔案號形式
4.1 6大類：產品（生產）類
檔號為：1021+6大類+年度+案卷號
4.2 7大類：科學技術研究類
檔號為：1021+7大類+課題號+案卷號
4.3 8、9大類：8大類“基本建設類”，9大類“設備儀器類”
例如：8022施工圖（按合同標段組卷）
檔號為：1021+8022+（單位工程+分部工程）+案卷號（四位號均為案卷順序號）。
【關鍵詞】工程建設；檔案管理；現狀問題；解決措施
隨著國家經濟的快速發展，越來越多的工程得到了建設，從而產生了豐富的建設資料。通過建立檔案加強這些資料的管理，則能了解工程的品質狀態，并為工程的使用維護和后續工程的建設提供參考。但就目前來看，工程建設檔案管理并未得到足夠的重視，有關工作的開展仍然存在較多問題。因此，相關單位還要加強解決問題的措施研究，以確保檔案管理工作能夠更好地開展。
一、工程建設檔案管理的現狀問題
（一）工程建設檔案管理現狀。目前，工程建設檔案管理已經由完善的法律法規作為開展工作的指導，能夠使檔案管理做到有章可循。在法律法規的約束下，建設單位基本能夠履行自身職責，能夠在相關部門的監督指導下開展規范的檔案管理工作。近年來，隨著檔案法律法規宣傳力度的不斷加大，建設單位、施工單位和監理單位等參與工程建設單位都能依法開展工程建設檔案管理工作。現階段，各單位已經完成了檔案管理體制、機構和網絡體系的建設，能夠使工程建設檔案的管理與工程建設保持同步。從總體上來看，有關工程建設檔案管理的規范和標準大多已經能夠在檔案管理工作中得到落實。（二）工程建設檔案管理問題。盡管工程建設檔案工作已經取得了規范化發展，但是目前仍然有一些單位不重視工程建設檔案的管理工作，在工程建設的過程中將絕大多數精力放在施工管理上，忽視了檔案管理工作。在這種情況下，目前工程參建單位用于進行檔案制作的材料不相同，違背了檔案管理的標準和規范。其次，由于缺乏對檔案管理工作的足夠重視，一些參建單位建設的檔案材料缺乏真實性和完整性，以至于檔案的使用價值大打折扣，為后續檔案的利用留下了較大隱患。最后，在檔案收集和歸檔方面，存在簽章不完備、材料缺損和突擊補制檔案等問題，以至于檔案歸檔時常出現不及時的情況。
二、工程建設檔案管理問題的解決措施
（一）落實參建單位檔案管理責任。針對工程建設檔案管理存在的問題，要通過落實各項檔案管理制度來解決問題。為達成這一目標，應落實工程參建單位的檔案管理責任。具體來講，就是在參建單位進行工程規劃許可辦理的過程中，行政主管部門應與其簽訂工程建設檔案管理責任書，從而使各單位明確自身在檔案管理中的責任，并且嚴格履行職責。在實際施工之前，主管部門還應檢查參建單位是否按照標準和要求開展相應的檔案管理工作，并且要求參建單位將檔案管理標準和要求下發到各部門，進而使檔案管理工作切實得到落實。再者，在工程建設的過程中，城建檔案管理部門還應加強參建單位的監督管理，確保其能夠按照工程進度要求完成檔案管理計劃的制定，并嚴格按照計劃落實檔案管理工作。最后，在工程結束后，相關單位要及時完成檔案資料收集、歸檔情況的調查，并確認參建單位提供的檔案是否準確和完整。針對未達標準要求的單位，則要給予一定的懲處，進而使參建單位的檔案管理意識得到提高。（二）實現檔案建設的全過程管理。為使檔案內容的準確性和真實性得到提高，還要加強對檔案建設全過程的管理。首先，應結合合同條款進行檔案管理計劃的制定，以便對工程建設檔案進行全過程管理，進而使檔案的編寫質量得到提高。為達成這一目標，建設單位在與設計、施工和監理等單位簽訂合同時，還應進行檔案工作條款的制定，然后在工程結束后按照條款內容進行檔案的驗收。其次，為使檔案質量得到保證，還應將檔案建立與經濟效益掛鉤，以確保負責人員能夠認真進行檔案的收集、整理和移交。再者，為使檔案管理工作得以有序開展，并且能夠與工程建設保持同步，建設單位應聯合設計單位完成檔案管理協議的編制，并結合工程實際建設情況完成管理流程圖的繪制。最后，在工程建設的過程中，建設單位還應加強對檔案建立情況的經常性監督和檢查，以確保檔案各項管理工作能夠得到落實。（三）嚴格規范檔案管理各個環節。為確保檔案管理質量，還應加強檔案工作各個環節的管理，從而使檔案管理工作得以規范開展。首先，在檔案收集環節，還應從檔案完整性角度進行工作的開展，加強對檔案裝訂規格、紙張大小和材料字跡等內容的管理，從而使案卷的質量得到保證。針對不符合要求的檔案材料，則要退回要求相關單位整改。其次，在檔案鑒定工作中，還應加強檔案內容的檢查，確保其內容齊全。為提高檔案鑒定水平，還應加快新技術的引進，并要求檔案管理人才加強新技術的學習，進而使檔案鑒定工作能夠適應市場發展需求。最后，參建單位還應完成檔案管理的信息化建設，加快檔案管理信息系統的開發和研究，并利用先進的檔案管理軟件開展相關工作。而利用該系統，則能為多方檔案管理工作的開展提供信息交流平臺，并加強對各單位檔案管理情況的監督管理，進而使檔案管理質量得到保證。
三、結論
通過研究可以發現，工程建設檔案管理工作雖然已經取得了一定的進展，但是仍然存在較多問題。針對這些問題，相關部門和參建單位還應聯合進行管理責任的落實，并加強檔案建立的全過程管理，同時加強各個環節的監督管理，以確保檔案管理規范和要求能夠得到落實，進而使參建單位的檔案管理水平得到提高。
【參考文獻】
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[2]米曉霞.淺談電力工程檔案管理現狀及解決措施[J].科技創新導報,2012(34):209.
[3]劉娟.淺談北京市建設工程招投標檔案管理存在問題的解決對策[J].城建檔案,2013(01):67-70.
東莊索橋工程的歸檔資料的現場管理、驗收與移交要點如下：（1）工程歸檔資料的管理，實行項目經理負責制，具體由工程總承包方相關管理部門設計院工程建設管理部東莊索橋項目專職檔案管理員（資料員）負責資料的管理工作。（2）在東莊索橋工程正式通過竣工驗收后三個月內，向業主方廳東莊辦辦理檔案移交，同時將竣工檔案按有關要求移交院信息中心檔案室。（3）需歸檔的竣工資料必須經過分類整理，并應組成符合要求的案卷。（4）向業主方廳東莊辦辦理項目資料移交手續，需按照業主方的資料移交規定或要求進行，且必須明確檔案移交的內容、案卷數、圖紙張數等，并有完備的清點、簽字等交接手續。（5）院信息中心檔案人員負責對項目資料的編制和移交進行指導，并對向其移交的項目文件材料進行驗收、接收和管理。（6）向院信息中心檔案室移交時，移交人應填寫一式兩聯的《工程竣工資料歸檔移交單》隨同歸檔文件一并交由檔案室驗收、歸檔。（7）EPC工程竣工檔案的驗收交接程序為：承包商提交竣工檔案，由EPC工程管理單位審核、驗收、匯總后提交監理審核驗收，再由監理提交給業主項目部審核驗收，竣工檔案最終交業主檔案部門審核驗收。
2做好水利EPC工程檔案管理工作的體會
2.1重視EPC工程檔案管理，設立檔案資料專職管理人員
首先，負責EPC工程的管理部門必須重視搞好檔案工作，只有領導的檔案意識增強了，并且對檔案工作有一定的了解，才能合理安排其檔案管理工作，使總承包檔案工作有序，正常的開展。其次，要設立有檔案管理工作經歷的專職檔案管理人員，參與到工程總承包中去，了解工程項目的總體安排與規劃，了解工程進度，及時收集資料。掌握批復文件、總承包合同、分包合同、設計報告及施工圖、會議紀要、周報告、月報告、工程進度表、支付計劃表等文件是否報送業主，或報送監理審核，還是在總承包方收集。檔案管理人員對工程各種文件進行管理時，要對檔案資料的整理、保管有清晰的思路，若有文件丟失，應該提出的補救措施。
2.2建立健全EPC工程檔案管理制度
工程總承包涉及設計、設備采購、土建施工、安裝、調試等多個分包商，為了確保EPC工程檔案管理工作得以順利開展，必須建立健全總承包檔案管理制度，如《工程檔案管理制度》、《分包商資料移交管理辦法》、《工程竣工檔案資料整編規定》、《工程竣工文件移交的內容和要求》等，以實現檔案的規范化管理，避免出現各分包商相互扯皮、各行其是、無所適從的局面。
2.3共同參與，提高EPC工程檔案管理工作質量
在EPC工程建設中，檔案管理人員應參與工程建設，工程管理人員需參與檔案收集工作。檔案管理人員必須參與設備開箱驗收、工程竣工驗收，參加相關工程會議，并對工程資料進行及時收集、審核、整理、歸檔，以保證工程項目竣工資料的及時、有效收集。同時，工程管理人員應參與檔案收集工作，這對提高檔案的質量有很大幫助。
2.4EPC工程檔案管理工作與工程建設進度同步
EPC工程建設過程中，需做到檔案管理與工程建設兩手都要抓，兼顧彼此、同步開展。檔案工作隨工程開工而啟動，工程建設過程中，必須收集各類資料，如日志、月報表、會議紀要、工程進度報表等，工程建設到哪一步，檔案管理就應該跟進到哪里，以確保竣工資料收集的全面性，完整性。
2.5建立、完善EPC工程竣工檔案管理體系
EPC工程竣工檔案的齊全、完整，關系到整個工程能否順利通過竣工驗收，也關系到工程的安全檢查及今后的運行、維護、改造等。工程總承包方需高度重視EPC工程建設竣工檔案管理的重要性，把工程建設竣工檔案管理體系建設納入到項目管理標準體系建設工作中，確保竣工檔案管理工作順利進行。（1）制定竣工檔案編制管理規范及標準。（2）建立竣工檔案管理工作程序。（3）建立竣工檔案管理人員責任體系。（4）實行嚴格的竣工檔案審核驗收程序。
3結語
關鍵詞：信息化建設；水利；檔案管理
中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A
引言
建筑業經濟化是國民經濟信息化的基礎，運用信息技術對建筑企業進行合理的改造和完善具有重要的作用，從而提高建筑企業的管理水平和發展。隨著我國建筑行業的發展，我國的建筑行業在不斷的完善化，但是我國水利檔案的管理工作還存在著一定的局限性，為了更好的促使水利工程的穩步發展，采用信息化檔案管理，從而促使我國的水利工程建筑更加的規范化，保障了水庫工程今后正常運行和管理，具有十分重要的意義。
1 信息化建設中的水利檔案管理現狀
我國水利化信息管理是在1975年開始起步，2003年《全國水利信息化規劃》出臺，這就意味著水利信息管理的工作在進行全面展開[1]。要完善水利檔案管理體系，依照科學的管理手段進行規范化的管理，確保信息準確無誤；要進行健全的體制管理，結合我國水利實際情況，制定一定的制度，將信息進行歸檔管理，并形成一定的檔案管理規范，形成檔案工作具備法律，促使有法可依，有章可循的局面；對檔案加強業務方面的拓展和開發利用。對檔案管理工作加大硬件與軟件設施上的投入，促使水利檔案信息規范化、科學化，將檔案合理的進行整理，并編好目錄，采用信息化技術進行儲存、查閱，從而提高檔案的利用率。
2 信息化建設中的水利檔案管理工作存在的不足
2.1 水利檔案管理者素質低下
水利檔案管理者由于知識水平有限，思想觀念淡薄，對水利工程信息意識認識不足，按照傳統的檔案管理模式進行管理，這樣就會導致收集的水利信息不夠完整，對水利信息認識不足，導致管理上的困難，資料查找比較繁瑣。對于信息化時代，管理者由于知識有限，面對信息化和科學化的管理接受上能力有限，缺乏拓展精神[2]。
2.2 檔案管理人員技術上的漏洞
雖然現在很多人都會使用計算機，但是對于其功能還不是十分的了解，對于怎樣建立目錄、建立電子檔案在技術上還是比較缺乏的，不夠完善，對待檔案進行數字化統計還缺少專業的技能和水平。
2.3 檔案信息建設上還不夠完善
對一些專業性的軟件，如水質監測系統、水資源管理系統、電子信息管理系統等項目還不能同步進行，缺乏建立統一的管理模式，系統上對各級檔案的管理還不夠完善，處在失衡的狀態，對于電子檔案的建立比較陌生化，更偏重于紙質檔案的建立，對于信息化的管理技術上還比較欠缺。
3 加強信息化建設中的水利檔案管理工作
3.1 加強領導的重視度，帶動水利檔案管理信息化建設
對于水利檔案管理的影響有很多面，如資金的不足，領導重視度不夠，信息化管理人才的缺乏等，但是起到關鍵性作用的還是領導的支持度。領導是決定水利管理規范化的主要核心，確立水利電子政務，落實水利信息化建設與管理同步進行，領導要在經費和人力上加以投入，領導要定期聽取檔案管理匯報情況，了解檔案工作的現狀，提出要求，下達命令，解決工作中實際存在的問題。領導要對檔案管理交流活動進行重視，互相學習，彌補不足，共同提高，共同發展。指導檔案管理者工作，落實每項工作程序，實現信息化管理，技術上創新并得到改進。
3.2 重視檔案管理工作和加快檔案信息化管理
檔案信息資源建設是檔案管理的主要組成部分，是水利工程發展和改進的保障。水利檔案管理的專業性、規范性、科學性是有效保障水利工程水利進行的主要手段。制定一定的信息化檔案管理規范，實現發展戰略上的創新，加強綜合管理，進行業務監督，進行工作漏洞上的指導，建立完善的檔案管理體制，建立水文數據并進行歸檔流程。實現各類信息的收集、管理化標準、有效的進行電子儲藏。提高人員利用信息化軟件管理的規范化，建立水利工程管理目錄，實現更好的查閱，進行電子文件歸納，熟悉硬件與軟件的使用流程，建立信息管理制度，并進行有效、安全的儲存，實現紙質檔案和電子檔案共存[3]。
3.3 以人為本，注重人才的培養
計算機的應用技術固然重要，但是當前人才的培養才是決定檔案管理的主要依據。由于信息化時代的進入，這就要求檔案管理人員必須具備一定的檔案學知識和現代信息技術的掌握。培養一支信息化檔案管理人才隊伍對水利建筑發展具有關鍵性的作用，所以要建立復合型人才隊伍，要制定培養專業知識的計劃，鼓勵工作者去主動學習信息化技術，提高檔案管理工作技能，加強素質提高和責任提高。注意引進先進的科學技術人才和專業的計算機人才，建立強大的計算機IT人才隊伍，優化內部人才結構，從而帶動水利檔案管理，適應時展變化與改革。加強檔案管理者對信息意識的培養，改變傳統的檔案模式，靈活的運用信息技術進行整檔管理，根據實際情況制定培養人才計劃。
4 結語
重視水利檔案管理建設，密切關注水利檔案管理，及時的掌握水利信息的變化做出相對應的政策，提高信息化建設中的水利檔案管理工作，從而更好的促進水利工程建設，促使水利管理更加規范化和科學化，從而達到更好的為水利工程建設服務。
參考文獻
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【關鍵詞】市政基礎設施工程檔案管理 對策
市政基礎設施是指在城市規劃建設范圍內設置，基于政府責任和義務為居民提供有償或無償公共產品和服務的各種建筑物、構筑物、設備等。市政基礎設施工程一般屬于國家的基礎建設，包括城市建設中的各種公共交通設施、城市橋梁、軌道交通、隧道、道路、給水、排水、燃氣、城市防洪、環境衛生以及照明等基礎設施建設，是城市生存和發展必不可少的物質基礎，是提高人民生活水平和對外開放的基本條件。市政基礎設施工程檔案是在市政基礎設施工程建設工程中形成的與工程建設有關，對國家、社會和單位有保存價值的各種文字、圖紙、數據、照片、聲像等不同形式的載體的文件材料，它是工程建設的真實記錄，也是一個城市發展的歷史縮影，與工程質量密不可分。
近年來，武漢市城市建設加速推進，呈現出建設規模大，重大工程多，技術復雜程度高，工程涉及面廣等特點。諸多城建重點單個項目投資超億元，有的甚至高達幾十億元。工程項目涵蓋類型也越來越多，由過去較為單一的道路排水工程、橋梁工程，發展為大型綜合立交、過江隧道、軌道交通、全線高架橋梁等多種類型的工程。同時，市政基礎設施工程的基本施工隊伍也呈現多元化的趨勢，一些專業從事鋼結構施工、隧道施工、地鐵盾構施工的公司加入到武漢市城市建設中來。城市建設的快速發展給市政基礎設施工程檔案管理工作帶來了機遇，同樣檔案管理工作也面臨著空前的挑戰。如何加強市政基礎設施工程檔案管理，保證其真實、完整、準確，并得到妥善的保管和有效的利用，為未來城市發展規劃和設施管養提供重要依據，是各工程建設和管理單位必須引起關注的重要問題。
一、加強市政基礎設施工程檔案管理的重要意義
1、工程檔案是工程建設質量狀況的綜合反映。
隨著量化分析和精細化管理的推進，工程建設質量有了一系列精確的評價體系。當對工程建設質量的評價由感觀性的經驗模式上升到以數據和現狀圖紙為依據的體系化模式時，對工程質量的評價就要以工程檔案為基礎，以指標的量化統計分析為手段進行綜合測評了。由此可見，工程檔案直接反映了工程建設質量。同時，從近年來工程質量事故案例的處理看，一旦工程出現質量問題或重大事故，首先要對工程項目檔案進行全面調查。這是因為工程檔案是工程建設各項活動的真實記錄，具有原始性、真實性、唯一性的特點，它是建設活動的直接產物，全面、綜合地反映工程建設全過程的實際情況，對劃分工程質量責任有著不可替代的作用，是工程建設質量狀況的綜合反映。
2、工程檔案是工程質量管理的重要組成部分。
《城市建設檔案管理規定》明確規定：“列入城建檔案館檔案接收范圍的工程，建設單位在組織竣工驗收前，應當提請城建檔案管理機構對工程檔案進行預驗收。預驗收合格后，由城建檔案管理機構出具工程檔案認可文件”。這就表明，如果工程檔案驗收不合格，工程將無法進行竣工驗收，工程檔案管理已經成為工程質量管理的重要組成部分。同時，建設部《關于認真貫徹國務院第279號令和建設部第78號令切實加強工程檔案管理工作的通知》中也明確指出，建設單位組織工程竣工驗收，應當具備工程檔案認可文件。建設行政主管部門在辦理峻工驗收備案時，應當查驗工程檔案認可文件。這就再次明確了工程檔案在工程建設過程中的重要地位，并將工程檔案管理作為提高工程質量管理的重要手段。
3、工程檔案是城市管理、發展的重要依據。
工程檔案是工程建設活動的真實記載，直接反映了工程項目建設活動的全過程，因此，工程檔案對市政基礎設施工程建成使用后的管理、維修、養護、改擴建等技術工作的決策、設計都起著重要的憑證和依據作用。凡對某項市政基礎設施工程進行維修養護、改擴建，都必須依據該項工程的設計、施工、竣工驗收等方面的詳細記載即工程檔案制定出合理的方案。同時，隨著現代城市建設的加快發展，城市建設不斷向地下和空中縱向延伸，而這一切建設規劃編制的基礎資料就是前期城市基礎設施工程建設留下的檔案資料，而在建工程的檔案資料又將成為今后城市建設發展的重要依據，市政基礎設施工程檔案資料的重要性不言而喻。
二、當前市政基礎設施工程檔案管理工作中存在的主要問題
1、檔案意識不強。
部分單位對工程檔案管理的重要性認識不夠，重施工管理輕檔案管理的現象普遍存在。市政基礎設施工程檔案資料收集整理，本應始于工程前期運作，終于工程竣工驗收，列入管理日程，同步施工進展。但在一些工程項目中，平時不重視工程檔案和內業資料的收集整理，檔案工作與工程建設不能同步管理，資料不規范、收集不齊全。甚至出現為應付竣工驗收或有關檢查搞突擊、“做”資料，的現象，造成原始資料失真，工程檔案造假。加之市政基礎設施工程大多為政府工程，有的工程因工期緊，協調難度大，基本建設手續尚不完備，更遑論其能夠重視工程檔案建設。
2、工程檔案人員素質有待提高。
一項市政基礎設施工程檔案資料應包括招投標、勘察、設計、施工、監理等單位形成的檔案資料，涉及面廣，專業性強。但就工程現場的情況看，大多項目部都未配備專職的檔案管理人員，往往是其他人員兼職或臨時抽調人員擔任，大多沒有參加過正規的檔案業務知識培訓，專業知識欠缺。加上現場工作繁忙，人員調動頻繁，原始資料丟失、損毀嚴重，檔案管理處于一種被動應付狀態，這必然影響到工程檔案的質量。
3、歸檔時間嚴重滯后。
《城市建設檔案管理規定》明文規定：“建設單位應當在工程竣工驗收后三個月內，向城建檔案館報送一套符合規定的建設工程檔案。”但現實的情況是，市政基礎設施工程檔案移交普遍滯后，有的工程甚至竣工多年，工程檔案尚未移交。更有甚者，因市政基礎設施工程特殊性，有的工程完工后不竣工驗收即投入使用，其檔案移交工作更是無從談起。
4、工程檔案質量欠佳。
按照相關規定，工程檔案資料應做到圖物相符、數據準確，填寫、審批、簽章手續完備，不得擅自修改、偽造和后補，應達到完整、準確、系統，符合歸檔要求。可從實際的情況看，市政基礎設施工程檔案資料質量尚存在較大差距。有的項目由于搶工期、趕進度等原因，施工過程中將資料工作放在一邊，到驗收時再來補寫，使資料的真實性大打折扣；一些單位為節約時間，只做一份資料，其余全用復印件代替，有的甚至將其它工程的一些資料放入檔案資料之中，從而失去了檔案資料的真實性，降低了檔案本身的價值；部分檔案書寫不規范，紙張破損嚴重，字跡不耐久，不符合工程檔案歸檔的要求。
三、加強市政基礎設施工程檔案管理的對策
1、提高認識，落實責任是做好市政基礎設施工程檔案管理的前提條件。
加大對《檔案法》、《城市建設檔案管理規定》、《建設工程文件檔案管理規范》及相關市政基礎設施工程檔案工作法律法規的宣傳力度，提高全行業特別是領導同志的檔案意識，使他們認識到工程檔案是工程建設的重要組成部分，是建設經驗的積累和寶貴的技術儲備，是城市建設發展的重要依據。要逐步形成領導重視檔案建設，人人關心檔案建設的良好氛圍。同時，抓好檔案管理工作責任制的落實，明確參建各方和相關人員的檔案管理責任，促進檔案管理工作開展。
2、增大投入，提高素質是做好市政基礎設施工程檔案管理的有力保障。
各工程現場應設置與工程檔案工作任務相適應的機構，配備專門的檔案管理人員，增加人力、物力、財力投入，解決必要的檔案管理工作經費和設施，保障現場檔案整理工作開展。檔案管理部門應定期舉辦檔案管理培訓班，提高檔案從業人員的業務知識和工作能力；要積極主動服務，選派政策水平高、業務能力強的人員充當業務指導員，指導、協助參建單位健全各項檔案管理制度，規范現場檔案資料整理。
3、規范管理，依法治檔是做好市政基礎設施工程檔案管理的首要任務。
為加強工程檔案管理，國家先后制定和了一系列與工程檔案有關的法律、法規和規范性文件，初步形成了我國檔案管理法規體系，覆蓋了工程檔案工作的主要方面和主要環節，工程檔案管理工作基本做到了有法可依。在當前的工作中，首要的是有法必依，市政基礎設施工程參建各方要嚴格落實工程檔案管理法律法規，結合現場實際，制定系統、完善、可行的檔案管理制度和操作辦法，使現場的檔案管理工作有章可循，有序開展。同時，檔案管理部門要加大檢查督促力度，對拒不履行檔案管理相關法律法規規定的行為及時采取措施，加以督促。
4、嚴把質量，加強檢查是做好市政基礎設施工程檔案管理的核心環節。
市政基礎設施工程檔案資料的完整、準確、系統是實現有效利用，發揮檔案作用，實現檔案價值的基礎。在檔案管理過程中，要牢牢抓住收集齊全、材料準確、整理系統這三個環節，嚴把質量關。檔案人員應及時了解工程的立項、勘察、設計、施工及竣工驗收等每個階段，掌握工程建設的具體內容，合理確定個環節文件資料的歸檔范圍，做到既不重復也不遺漏；由于市政基礎設施工程建設施工有較大的動態性，所以檔案資料收集整理必須要與工程建設施工同步進行，檔案人員要隨時掌握工程建設變化情況，確保文件資料的準確。尤其是修改有關文件資料時，一定要按照規定的修改程序進行更正，并保留修改依據和過程記錄，保證內容和數據的準確性；在收集齊全、材料準確的基礎上，檔案人員要遵循市政基礎設施工程檔案的形成規律和成套性特點，保持歸檔文件、檔案案卷間的有機聯系，著眼于方便檔案資料的保管和利用，科學分類，合理組卷，確保質量。
同時，工程質量監督管理機構在日常的監督管理過程中，也應加大對工程資料的檢查力度，特別是加大對質量保證體系資料、施工日志、原材料、成品、半成品檢測報告、地基基礎等關鍵部分、關鍵節點驗收資料、監理日志、監理平行檢驗記錄等資料真實性的核查力度，發現問題及時督促整改，問題嚴重的及時采取行政執法措施，保證施工檔案資料真實、客觀、完整反映工程施工進展情況。
做好市政基礎設施工程檔案資料管理是利國利民的一項大事，也是城市建設發展的必要要求。當前，住建部正組織力量對《市政基礎設施工程施工技術文件管理規定》進行修訂完善，這也顯示了國家重視市政基礎設施工程檔案資料管理的決心。各級管理部門和各參建單位，應以高度的責任感和緊迫感推進市政基礎設施工程檔案管理工作，為更好服務于城市建設發展做出新的貢獻。
參考文獻：
《建設工程質量管理條例》
《檔案法》
《城市建設檔案管理規定》
《建設工程文件檔案管理規范》
[關鍵詞]工程檔案；規范管理；工程質量
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2013.08.048
[中圖分類號]G275[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2013）08-0084-02
1 建設工程檔案的重要性
建設工程檔案是指產生于工程建設的活動中，以文字、圖表、圖像、聲音等為表現形式的原始記錄，具有一定的儲存收藏價值。隨著經濟的迅猛發展，城市建設的日新月異，建設工程的數量日漸增加，而形成于工程中有價值的記錄資料也日益累積：有形成于工程建設前準備活動中的批文、巖土勘察、設計文本、施工圖、投投標文件、施工合同；形成于建設活動中的工程竣工驗收資料、審核資料；竣工后相關單位的驗收資料、工程結算資料、竣工圖及后期附加服務的記錄資料等等。這些檔案記錄了工程建設的方方面面，是最原始最真實的文獻資料，在建設工作中有著極其重要的功能。
（1） 一個建設工程完工后必須要接受驗收，而要檢驗工程質量是否合格，其最重要的依據之一就是建設活動中形成的真實檔案和施工管理記錄文件。這從側面體現出工程建設不是兒戲，是要遵循科學，經受考驗的，這也成為了工程質量等級評價機制的一項評判指標[1]。
（2） 工程施工過程中難免會出現一些問題，而當問題日益凸顯、隱患漸漸形成甚至于工程事故突發，調查人員要對問題出現的原因，事故發生的原因進行調查時，則必須從查看工程檔案開始，進而提出正確的處理措施。
（3） 在工程竣工驗收通過后，建設單位還要履行今后的維修、保養、管理服務，因此，建設工程檔案的儲存就是工程享受后期服務的重要參考依據。
（4） 一個建設工程檔案價值不僅僅限于對本工程的貢獻價值，它還能成為其他同類工程建設的“教材”，具有很高的參考價值，一個高水準的工程建設所形成的全面規范的工程檔案將會是同種工程建設的指明燈，其中展現的經驗、可參考的數據，可借鑒的技術水平是新工程建設中收獲的一大筆財富，因此建設工程的檔案是為更大的經濟效益服務的，它潛在的價值是不可估量的[2]。
（5） 如今城市現代化的發展不斷向周邊農村滲透，城市建設步伐日益加快，而城市的科學規劃則需要建設工程檔案提供相應參考依據。一個城市擴建方案的確立、決策的作出都需要從建設工程檔案中獲取原始資料進行參考，有效地利用檔案可以避免城市建設的盲目規劃，減少不必要資金的流失，把資金用在刀刃上，合理配置人員和物資，達成社會效益和經濟效益的統一。
2 加強建設工程檔案規范化管理的建議
（1） 提高認識，建立健全檔案管理制度。工程的建設周期一般需要好幾年，操作復雜，相關聯的部門設置也繁多，每個程序之間幾乎都有聯系，如果檔案記錄過程中相關人員沒有認真的工作態度，那么很多細微的環節會出現紕漏，甚至被忽略，這樣便使得檔案記錄的資料缺少完整性。由此可知，建立一個規范的檔案管理制度是十分有必要的。完善現存檔案管理制度，① 應該設置專業性較強的專業管理員； ② 以甲方代表作為每個工程點一手檔案的形成和收集，確保歸檔材料的完整性； ③ 人員的配置要優先選擇專業性強職業素養高的人員，并且對其做好培訓工作。
（2） 加強業務培訓，落實檔案工作責任制。工程建設的檔案人員和技術人員都必須要有良好的職業素養和業務水平，因此加強檔案工作的業務培訓是推動檔案規范化管理建設的重要一步，要培養這些人員的法律意識，在專業知識培訓外，要讓他們清醒地認識到工程檔案與工程質量的緊密聯系。要提高工程檔案管理的地位，引起有關部門和人員的高度重視，如若忽視檔案文件的管理就要承擔相應責任，在建設單位和工程承包方簽訂的合同中明確承包法人違反檔案管理規定應付的責任，收集整理檔案材料的各個環節要保證全面到位[3]。
（3） 參照標準，使檔案整理更規范化。一套有價值有完整意義的建設工程檔案通常包括以上級的工程審批文件為前提進行立項，通過合法程序征地、對施工地進行勘察測量，繪制圖表、設計施工方案，有關施工的技術和完工后工程質量檢驗的資料記錄等等。為了方便甲方整理檔案資料，加強檔案管理，統一檔案合格標準，建設部根據實際情況制定了《建筑工程文件歸檔整理規范》，這一規范的內容涉及了可歸檔的資料的范圍、檔案符合歸檔要求的質量標準、檔案進行移交和驗收等，規定詳細明確，給檔案工作者今后的歸檔工作提供了便捷和統一的標準，因此，作為檔案管理人員必要牢記此規范，一切工作活動以規范的要求為出發點，同時要發動思維根據具體情況對檔案管理工作進行完善。
（4） 努力實現檔案工作與工程建設的協調發展。工程項目具有持續時間長、涵蓋面廣等特點，因而為了更好地進行工程項目管理，確保工程項目能順利早日完成，作為工程項目的總負責人，要在項目管理時重視工程檔案的管理，努力實現檔案工作與工程建設的協調發展，從而完善工程項目的管理體系。① 工程監理貫穿于工程項目建設的始終，即從建設項目立項開始到建設項目竣工的所有文件材料、例會資料都需建檔備案； ② 將工程文件材料的歸檔工作納入施工單位日常監理范圍，從制度層面確保工程檔案的管理工作更加完善。
（5） 提高效率，加強工程檔案的信息化建設。現代科技日新月異，市場競爭激烈，傳統的工程檔案管理顯然已經無法適應如今的經濟發展，因此，我們必須把注意力轉移到建設工程檔案的信息化建設上，我們要實現信息收集的迅速化，保證儲存的安全，不斷開發更新更先進的管理手段。比如：在各不同檔案信息的交流共享方面，充分應用網絡的優勢，把各個部門納入統一網絡管理體系，實現信息的快速交換、共享，這既可以節省時間也可以獲得大量精華信息。
3 結 語
建設工程檔案是最原始的記錄，包含著豐富的資源信息，是建設工程領域的重要資料文獻。只有不斷地更新加強工程檔案管理的相關制度，制定管理規范，引進先進的檔案管理技術水平，才能順應發展潮流，符合科學的建設標準，促進現代化城市的建設。
主要參考文獻
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關鍵詞：農業基本建設項目；檔案管理；對策
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A DOI編碼：10.3969/j.issn.1006-6500.2014.02.011
Several Issues of the Archives Management for Agricultural Capital Construction Project
YI Ya-lan， LI Li-yin， ZHANG Chun
（Yangtze River Fisheries Research Institute， Chinese Academy of Fishery Sciences， Wuhan， Hubei 430223， China）
Abstract： Archives management of agricultural capital construction project is a very important part of the agricultural capital construction project management.This paper first analyzes the feature of archives management for agricultural capital construction project， then provides a series of problems that exist in archives management of agricultural capital construction project， and propose appropriate advices.
Key words： agricultural capital construction project；archives management； countermeasure
“十一五”以來，我國對“三農”的投資力度不斷加大，農業基本建設也不斷加強。以農業部歸口管理的農業基本建設資金為例，“十一五”期間，國家安排農業基本建設投資830.97億元，較“十五”增長了1.77倍，2010年投資總量是2005年的2.9倍。與此同時，國家對農業基本建設項目的管理力度也在不斷加強，分別于2003年、2004年、2007年頒布了《農業部基本建設項目財務管理辦法》、《農業基本建設項目管理辦法》、《農業基本建設項目竣工驗收管理規定》及《基本建設項目檔案管理辦法》、《建設電子文件與電子檔案管理規范》等一系列管理辦法。但是，農業基本建設項目的承擔單位很大部分是科研事業單位，專業管理意識較差，重建設、輕管理的思想非常嚴重，尤其是對檔案的管理缺乏重視，沒有將檔案管理提高到應有的層次上。
筆者擬就農業基本建設項目建設檔案管理存在的問題進行分析，并結合自身單位在農業基本建設項目檔案管理過程中的經驗教訓，提出相應的解決對策，力爭對農業基本建設檔案管理作出一定的貢獻。
1 農業基本建設項目檔案的概念
農業基本建設項目，是指全部或部分使用農業部管理的基本建設投資，以擴大生產（業務）能力或新增工程效益、增強農業發展后勁和事業發展能力為主要目的而實施的新建、改擴建、續建工程項目。 農業基本建設項目檔案即指在整個農業基本建設項目建設過程中形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表及聲像等各種載體的文件材料。農業基本建設項目檔案在工程建設階段是農業基本建設項目的全過程真實記錄和歷史憑證，在利用中是國家發展和支持農業的憑證和依據，在農業決策中是國家農業建設項目投資的重要參考。
2 農業基本項目建設項目檔案的特點
2.1 涉及主體多方位性
農業基本建設項目從提出項目方案到項目竣工驗收，涉及主管單位審批、農業部及財政部審批、地方政府部門及設計、施工、監理、材料及儀器設備供應商等多方位的主體，這決定了農業基本建設項目檔案材料來源具有廣泛性。
2.2 涉及內容的整體性
農業基本建設項目的檔案應是以該項目或者該項目的一個單項工程為單位形成的一整套資料，從內容上看是一個有機的整體，從項目方案的提出到項目的批復到施工到竣工驗收，每個階段是緊密相連、不可或缺的，這些構成一個整體。
2.3 涉及專業的復雜性
農業基本建設項目涉及勘察設計、環保、建安、結構、給排水、配變電、消防、儀器設備等眾多專業領域，這些專業領域在整個項目建設過程中的有機結合，決定了項目檔案管理所涉及專業內容的復雜性。
2.4 保存時間具有長久性
根據國家建設部《建設工程文件歸檔整理規范》（GB/T 50328—2001）規定，建設項目檔案資料的保管期分為永久、長期和短期三種，長期保管的基本建設項目檔案資料實際保管期限不得短于建設項目的實際壽命。農業基本建設項目檔案資料在項目竣工驗收后相當長一段時間內仍發揮作用，仍具有較高的保存價值，在保存時間上具有長久性。
2.5 服務三農效益評價的重要性
農業基本建設項目的宗旨是服務三農，增強農業發展后勁和事業發展能力，因而項目建成之后的效益評價就顯得十分重要。應從經濟效益、社會效益及生態效益等方面來綜合評價該農業基本建設項目的效益，能讓建設單位對該項目公益能力做一個自我評估，從長遠來看對建設單位的總體布局以及發展方向具有一定的指導意義，也能為上級主管單位投資決策作為一定的參考。
3 農業基本建設項目檔案管理存在的主要問題
3.1 建設主體對檔案管理意識不強
農業基本建設項目檔案資料不齊全、整理不規范的現狀，究其根源是建設主體對檔案規范管理的意識不強，對檔案管理的認識不到位，一味重視工程質量、進度和資金使用情況，沒有意識到檔案管理的重要性。由于建設單位對檔案管理意識不強，從而施工單位、設計單位及監理單位等各相關單位都不會對規范化的檔案管理有足夠的重視，未按照建設項目檔案管理的要求歸檔資料，或者未設置專業人員專門負責檔案資料的收集、整理工作，從而造成部門資料缺失，影響檔案的成套性和完整性。
3.2 檔案資料收集整理缺乏規范性和實效性
部分農業基本建設項目的承擔者是科研事業單位，這些單位的檔案管理人員對農業基本建設項目的建設過程并不了解，對檔案資料的來源認識不清，無法準確、及時地將搜集到的檔案資料歸類。部分具有法律效力的關鍵性資料原件丟失，僅留存復印件，或者重要文件簽字、蓋章不齊全，文件資料存在涂改痕跡等現象普遍存在，文件資料的整理缺乏規范性，使得歸檔資料的價值大打折扣，也給日后項目驗收帶來一定的隱患。
由于農業基本建設項目檔案存在上述涉及主體多方位性及涉及專業復雜性的特點，從項目立項到竣工驗收需要經歷很長的一個周期，檔案資料不能及時歸檔的現象非常普遍。往往某一建設工序完成，相應的檔案資料歸集并未到位，而項目建設卻進入下個環節，檔案資料后補的現象普遍存在，而這樣留下的痕跡會對日后檔案資料的查閱造成很大的誤差，檔案管理工作不能與建設工程同步發展的現象在項目竣工驗收時常會遭到質疑，對建設單位造成不良影響。
3.3 系統化檔案管理意識薄弱
鑒于農業基本建設項目檔案管理存在涉及內容整體性的特點，項目建設的每個階段是緊密相連、不可或缺的，是一個有機整體。因而項目各個階段產生的檔案資料也應是一個連續的、有跡可循的整體，應將各個階段產生的檔案資料進行系統化管理，不能只重視施工階段的工程資料，而輕視項目立項、初步設計等階段的資料，任何一個階段的檔案資料缺失或者不規范都會造成整體檔案質量下降，建設單位應樹立牢固的系統化檔案管理意識。
3.4 檔案管理的硬件投入不足
國家住房和城鄉建設部于2007年頒布的《建設電子文件與電子檔案管理規范》要求建設項目在形成紙質檔案的同時，還應收集、積累、整理、鑒定、驗收、移交電子文件，并加強電子檔案管理。因而，在此基礎上，農業基本建設項目實現信息化管理是十分必要的。在項目建設過程中產生的大量電子文件，須跟紙質文件一樣，嚴格按照國家相應電子文件的歸檔要求，并與紙質版的同步錄入。這較之前的管理理念、技術處理及設備方面都有了較大變革，而農業基本建設項目的承擔單位絕大部分在這方面的投入是明顯不足的。
3.5 檔案管理人員的專業水平有待提高
建設項目檔案管理人員的專業水平也是影響檔案質量的關鍵因素，由于農業基本建設項目檔案涉及內容的廣泛性，大部分建設單位檔案管理人員并不具備這方面的專業知識，甚至存在兼職人員管理檔案的現象，加上基本建設項目檔案管理方面的培訓比較少，他們對檔案的收集、鑒定、分類、歸檔等工作不熟悉，導致項目檔案資料質量不高、流失嚴重。
4 加強農業基本建設項目檔案管理的對策
4.1 增強檔案管理意識，完善檔案管理制度
首先應加強對建設項目檔案管理規范及農業基本建設項目管理辦法中相關檔案管理規范的宣傳力度，從上到下各級領導都要牢固樹立重視檔案管理意識，使建設單位及施工單位、監理單位、設計單位等相關單位都認識到檔案管理工作的重要性，將檔案管理工作放在與工程質量同等重要的位置，這是做好基本建設項目檔案管理工作的有力保證。
4.2 竣工驗收檔案資料管理與工程建設同步進行
從項目的提出、方案的設計開始，隨著項目建設的環環相扣，農業基本建設項目的檔案資料的收集、整理，與建設項目的立項、勘察設計、建設施工、竣工驗收同步進行，形成全過程化的管理體系，將檔案管理的理念貫穿整個項目建成過程，保證檔案資料的齊全、準確。
由于農業基本建設項目涉及主體的多方位性，參與建設的設計、施工、監理、儀器設備供應商等都是該項目檔案管理的范圍，因而對這個范圍內主體的檔案資料也必須管理到位。例如設計單位應向建設單位提交設計文件資料，監理單位應提供監理日志等一系列資料，施工單位應提供竣工圖等，建設單位應及時做好這些文件資料的收集工作，也可由上述單位分階段向建設單位檔案管理人員移交上述資料，并認真檢查檔案內容是否齊全、質量是否符合歸檔要求，如不符合歸檔要求，應停止進入下一步建設程序，待該階段的檔案資料規整到位后方可進入下一步建設，這樣從源頭上對項目建設檔案質量進行把關，確保檔案資料管理與工程建設同步進行。
4.3 建立系統化、規范化的檔案管理制度體系
建立系統化、規范化的檔案管理制度體系是牢固樹立檔案管理意識的具體表現，只有健全檔案管理制度，才能使農業基本建設項目檔案管理有章可循、有法可依。首先，要力爭將建設項目的一整套檔案資料收集、積累、整理及歸檔落到實處，明確建設過程中建設主體與其他參與主體的職責，使檔案管理意識貫穿于項目建設的每一階段，形成從項目的籌劃、立項、開工直至竣工驗收首尾相接、全過程管理的系統化體系。其次，將檔案資料的管理落實到人，通過制定檔案資料歸檔標準，并將檔案資料管理納入合同管理范圍，通過合同對檔案資料的質量、完整程度、數量等作出規范，明確建設單位對檔案資料的要求，以便對各參與主體形成一定的約束，確保檔案資料規范化。對于不符合歸檔要求的資料，應及時與參與單位溝通、協調，并給予指導解決。
4.4 提高檔案管理人員的專業素質
除了制度上對檔案管理加以統籌規范外，檔案管理人員的專業素質也是影響檔案工作的重要因素。電子信息化的應用和普及，推動了檔案管理的信息化，也給檔案管理人員帶來很大的挑戰。面對檔案管理新技術的挑戰，檔案人員應不斷加強業務學習，積極主動參加檔案管理相關理論培訓和講座，及時學習和掌握運用現代信息，與時俱進，以適應檔案管理現代化的需要。
總之，農業基本建設項目檔案管理是一門系統化工程，應不斷探究其內在規律，加強對檔案的系統化、規范化管理，有效利用檔案管理成果，推進農業基本建設的發展。
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