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第1篇

一、加強(qiáng)人事檔案管理基礎(chǔ)工作的意義

高校人事檔案管理工作是高校人事工作的重要組成部分，是一項(xiàng)集政治性、政策性、專業(yè)性、技術(shù)性為一體的工作，涉及集體和個(gè)人雙重利益，在學(xué)校人事管理工作及學(xué)校發(fā)展中起著重要的作用。隨著國家人事制度改革的深化，人才市場(chǎng)的不斷擴(kuò)展，對(duì)人事檔案管理規(guī)范化要求更加迫切，人事檔案基礎(chǔ)工作規(guī)范化，是實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理規(guī)范化、信息化的前提，能真正使檔案在組織人事工作中達(dá)到“觀其卷，知其人，用其長”之效果，為高校的人才選拔和人才交流提供祥實(shí)的信息，進(jìn)而有利于高校干部人事管理工作的順利進(jìn)行。基礎(chǔ)工作的規(guī)范能提升干部人事檔案的價(jià)值，人事檔案作為“人的管理”的基本信息的主要依據(jù)，它既存儲(chǔ)了組織人力資源信息，又是管理的核心，是“人”的歷史和現(xiàn)狀的一個(gè)真實(shí)反映，二十一世紀(jì)的競爭是人才的競爭，真實(shí)準(zhǔn)確、完整系統(tǒng)的人事資源信息，有利于進(jìn)一步與社會(huì)接軌，加快人才流動(dòng)頻率，提高人們的就業(yè)自由度。

二、做好高校人事檔案基礎(chǔ)工作的方法

1.健全和完善人事檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度

按照干部人事檔案管理工作的條例、規(guī)定，結(jié)合實(shí)際制訂和完善本校干部人事檔案工作的規(guī)章制度，如《高校干部人事檔案管理工作實(shí)施辦法》、《高校干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》、《高校干部人事檔案整理工作細(xì)則》，制定材料的審核、檔案的保管和保護(hù)、查（借）閱、轉(zhuǎn)遞等工作的規(guī)定、辦法、制度，實(shí)行依法治檔，依法管檔。

2.規(guī)范人事檔案材料的收集工作

人事檔案材料收集要做到完整、齊全。在具體收集工作中要明確人事檔案材料的形成來源，理清收集渠道，這是做好檔案材料收集工作的前提條件。材料形成來源有組織人事部門形成的，有個(gè)人形成的；基層單位形成的，上級(jí)機(jī)關(guān)形成的；本部門形成的，其他部門形成的。檔案管理人員要根據(jù)《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，盡可能將各級(jí)層、各部門、社會(huì)群團(tuán)組織等形成的材料，如：干部履歷表、年度考核表、晉升工資審批表、干部調(diào)動(dòng)審批表、干部轉(zhuǎn)正定級(jí)審批表、職稱評(píng)審呈報(bào)表、教師資格審批表、優(yōu)秀教師、教育工作者登記表、（離）退休審批表、教師公開招聘錄用、聘用干部、續(xù)聘解聘、辭職、干部任免、入黨入團(tuán)、政審、公派出國、出境、各類獎(jiǎng)勵(lì)、處分、學(xué)歷學(xué)位、教育、教學(xué)、科研材料，以及記載干部個(gè)人德、能、勤、績、廉等各方面材料。這些方面材料形成量大，有規(guī)律，時(shí)間性強(qiáng)，檔案管理人員必須抓住時(shí)機(jī)，第一時(shí)間收集齊全，成套材料必須保持其完整性，不可缺頭少尾，對(duì)于因歷史原因而無法收集完整的材料要按規(guī)定寫出書面說明。要建立人事檔案材料收集工作網(wǎng)，確保檔案材料收集的保障性，各部門在材料形成之日起一個(gè)月內(nèi)及時(shí)歸檔，做到隨辦、隨收、隨審、隨歸。所收集的材料數(shù)量要精選，內(nèi)容質(zhì)量要好，有一定保存價(jià)值。

人事檔案材料收集要真實(shí)準(zhǔn)確。人事檔案材料必須是由法定作者形成，材料文字清楚、所指對(duì)象明確，材料內(nèi)容符合檔案人的客觀實(shí)際，材料內(nèi)容沒有涂改造假，沒有模棱兩可的語言。凡頭尾不清、來源不明，又查不清或?qū)ο蟛幻鞔_的材料不能歸檔。

收集的人事檔案材料要規(guī)范，手續(xù)要完備。收集的材料必須是辦理完畢的正式材料，凡規(guī)定需由組織蓋章的必須有組織蓋章，審查結(jié)論、處分決定、組織鑒定、民主評(píng)議、年度考核和干部考察中形成的綜合性材料，要求本人簽署意見者，本人必須簽署意見或由組織注明本人已閱知。任免、評(píng)審等之類的審批表須注明任免或評(píng)審職務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)、批準(zhǔn)時(shí)間及批準(zhǔn)文號(hào)。出國出境審批表須注明出去的任務(wù)、目的和往返時(shí)間等。

3.做好人事檔案的整理工作

首先，整理人事檔案時(shí)要根據(jù)材料形成的歷史條件、主要內(nèi)容、用途，辯證唯物的甄別材料的真?zhèn)魏捅４鎯r(jià)值，并確定其是否屬于歸檔范圍。其次，對(duì)鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工、裝訂六個(gè)步驟，嚴(yán)格遵循《干部檔案整理工作細(xì)則》，嚴(yán)格把關(guān)，既不能整“欠”也不可整“過”，做到嚴(yán)格審核、準(zhǔn)確分類、排列有序、目錄清楚、裝訂整齊。

檔案材料審核鑒別工作必須以《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定為依據(jù)。

一是審查檔案材料是否齊全、完整。對(duì)原已歸檔且歷史上形成的材料可維持原狀，對(duì)新歸檔的材料屬于成套的必須齊全，屬于單份的必須完整。凡時(shí)間、來源和對(duì)象不明確或查不清的材料，一律不得歸檔。

二是審查材料手續(xù)是否完備。凡不符合歸檔要求或手續(xù)不完備的材料不可歸檔，要審核登記后統(tǒng)一到材料形成部門補(bǔ)辦手續(xù)后方可歸檔。

三是要審查鑒定檔案中的材料是否屬于所管人員的材料及應(yīng)歸入人事檔案的內(nèi)容。有同名異人、張冠李戴者，及時(shí)糾正調(diào)整。有不屬于歸檔范圍的內(nèi)容和重復(fù)的材料，要清理出去，并在《剔除檔案材料登記表》中登記后，按照銷毀規(guī)定集中銷毀，不得擅自處理。

四是審查人事檔案歸檔材料的載體和記錄材料是否符合檔案保護(hù)要求。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，歸檔材料必須統(tǒng)一使用16開規(guī)格的辦公用紙，字跡材料應(yīng)是耐久或比較耐久的，不得使用圓珠筆、復(fù)寫紙、紅墨水、純藍(lán)墨水及鉛筆書寫，不采用噴墨打印件、傳真件歸檔，應(yīng)選用激光打印件或靜電復(fù)印件歸檔，歸檔材料采用原件，一般不得使用復(fù)印件。對(duì)歷史上形成的且已歸檔的有保存價(jià)值的材料，可在維持原貌下進(jìn)行必要的裱糊或復(fù)制。

干部人事檔案分為十大類，即：履歷；自傳；考核鑒定材料；學(xué)歷學(xué)位、職稱、職業(yè)資格、個(gè)人科研學(xué)術(shù)水平、培訓(xùn)材料；政審、三個(gè)時(shí)間認(rèn)定；黨、團(tuán)組織材料；獎(jiǎng)勵(lì)；處分；工資待遇（轉(zhuǎn)正定級(jí)、招聘、任免調(diào)動(dòng)、退（離）休、、辭職、退職、出國（境）、黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)、派、群團(tuán)會(huì)議等形成的審批表、登記表）；其他材料。排列順序?yàn)椋焊刹浚▽I(yè)技術(shù)）職務(wù)變動(dòng)表、目錄、檔案材料、備考表。而每類檔案材料要根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料形成的時(shí)間排列順序。一般情況下第一、二、三、四、七、九、十類適用于按時(shí)間排序，但特殊情況可特殊處理，如第四、九類中含有不同性質(zhì)的材料，采取二級(jí)分類法排序，先將性質(zhì)相同的材料集中后，再按時(shí)間順序排列。而第五、六、八類適用于按材料內(nèi)容和材料之間內(nèi)在聯(lián)系排序。分類是檔案整理工作的重要一步，要做到認(rèn)真鑒別，準(zhǔn)確歸類。

技術(shù)加工即對(duì)一些字跡材料不符合要求或紙張破損，以及紙張不規(guī)則或卷角、折皺等的檔案材料，在保持其原貌狀態(tài)下采用復(fù)印、掃描、拍攝、拆剪、補(bǔ)粘、折疊的方法進(jìn)行復(fù)制、加工。在技術(shù)加工過程中不得損毀文字、照片，不得涂改、圈劃、污損、撤換。

4.規(guī)范高校人事檔案的日常管理工作

人事檔案的日常管理是檔案基礎(chǔ)工作的環(huán)節(jié)之一。如檔案的傳遞、接收、保管和保護(hù)、查借閱、檔案檢索等，要嚴(yán)格按照干部人事檔案管理八項(xiàng)制度操作，實(shí)行依法管檔，科學(xué)管理。

檔案歸檔入庫后排架是一個(gè)重要環(huán)節(jié)，科學(xué)合理的排架有利于檔案管理人員快速準(zhǔn)確的查閱到檔案，提高工作效率。目前高校人事檔案均根據(jù)各自實(shí)際選擇其排架方法，常用的有：部門+姓氏筆畫排架法、籍貫+姓氏筆畫排架法、姓氏拼音排架法、漢字結(jié)構(gòu)排架法、新的拼音排架法五種方法。筆者單位總結(jié)各方法利弊后采用的方法是：部門+姓氏編碼排架法，即以學(xué)校各學(xué)院或部門劃分為類區(qū)，再采用四角號(hào)碼對(duì)姓名進(jìn)行編碼，取每字四碼中的任意碼組成一組x位數(shù)的號(hào)碼（依習(xí)慣而?。?，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，兩字姓名用0補(bǔ)齊，從0—9的順序往下排。重名重姓者可通過部門區(qū)分，另外可在檔案盒脊附上標(biāo)簽，除編碼、姓名外，再加上籍貫，查閱起來更加科學(xué)方便快捷，此方法簡單明了，只要掌握四角號(hào)碼編碼口令即可，案卷間不必預(yù)留空余，易于隨時(shí)增加或減少，便于Excel下操作。

第2篇

一、增強(qiáng)檔案法制意識(shí)，健全檔案管理制度

我國的《檔案法》第十條規(guī)定：“對(duì)國家規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據(jù)為己有。”學(xué)校檔案是全校員工勞動(dòng)智慧的結(jié)晶，是重要的信息資源和歷史憑證，所以，凡屬職務(wù)工作中形成的多種載體的文件材料，盡管是自己的心血所獲，但不為己有，應(yīng)按規(guī)定向本單位檔案部門歸納。因此，加強(qiáng)《檔案法》的宣傳和學(xué)習(xí)，提高全體員工的檔案意識(shí)，是我們各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作者義不容辭的責(zé)任。檔案的收集工作又涉及學(xué)校工作的方方面面，文件材料收集能否齊全完整，特別需要各科室和老師的緊密配合和協(xié)助支持。各科室要切實(shí)落實(shí)兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科室文件材料的收集、整理、歸類，并按時(shí)將檔案材料統(tǒng)一移交學(xué)校檔案室保管。檔案工作人員要提防部分“賬外”材料的流失情況出現(xiàn)，即重視收集紅頭文件，而忽略了如無文頭、無編號(hào)、不蓋章的文件或材料，如教師在其他報(bào)刊雜志上發(fā)表的教學(xué)或教育的文章、教學(xué)手記等，或使用后需要?dú)w檔的材料當(dāng)垃圾隨便丟棄，這都會(huì)造成檔案的不完整性。要建立完善的文件材料歸檔制度、檔案保管制度等，要利用各種會(huì)議、宣傳欄宣傳《檔案法》，讓員工都知曉檔案是怎么一回事。學(xué)校要重視檔案工作，要指定一名副校長分管檔案，在人力、物力、時(shí)間上給予協(xié)助支持，對(duì)檔案員在收集資料過程中遇到的難題，要及時(shí)給予幫助解決。作為檔案工作人員，也要提高自身的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，要不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新方法，掌握新的技巧，還要有創(chuàng)新意識(shí)，跟上時(shí)代的步伐。要學(xué)會(huì)熟練操作計(jì)算機(jī)管理檔案，懂得規(guī)范準(zhǔn)確地使用檔案軟件，隨時(shí)將手中的資料錄入計(jì)算機(jī)中。

二、注意收集辦學(xué)方向的文件材料

學(xué)校在貫徹教育方針，樹立現(xiàn)代教育觀念時(shí)，根據(jù)每個(gè)學(xué)校具體的環(huán)境條件制定適合學(xué)校總體發(fā)展的規(guī)劃，年度工作計(jì)劃和專題工作總結(jié)，會(huì)議記錄，專題材料，簡報(bào)，還有各處室依據(jù)學(xué)校的總體發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃制定的實(shí)施辦法、工作細(xì)則等。學(xué)校檔案工作人員，隸屬學(xué)校辦公室，對(duì)及時(shí)了解學(xué)校重大活動(dòng)有得天獨(dú)厚的有利條件，應(yīng)充分發(fā)揮自己的優(yōu)勢(shì)，主動(dòng)跟蹤學(xué)校的重大活動(dòng)，了解學(xué)校長期規(guī)劃和年度計(jì)劃的主要內(nèi)容，預(yù)測(cè)各類文件材料的形成規(guī)律，制定文件材料收集計(jì)劃，特別要在各項(xiàng)重大活動(dòng)結(jié)束之后，及時(shí)向有關(guān)部門和人員收集應(yīng)歸檔的文件材料，其中圖片、相片、錄音、錄像等聲像材料應(yīng)該請(qǐng)有關(guān)部門和人員做好文字說明。有關(guān)辦學(xué)方向的檔案材料，體現(xiàn)了一個(gè)學(xué)校的辦學(xué)水平和學(xué)校管理的總體能力，是上級(jí)對(duì)學(xué)校工作進(jìn)行考核時(shí)必查的檔案材料，因而是學(xué)校檔案工作中的一個(gè)重點(diǎn)，其特點(diǎn)是不能按常規(guī)在學(xué)年結(jié)束后進(jìn)行文件材料的收集，而應(yīng)在學(xué)校重大活動(dòng)結(jié)束后，隨時(shí)收集，以保證歸檔文件材料的完整性、針對(duì)性和實(shí)效性。

三、常規(guī)管理文件材料是學(xué)校檔案的重要組成部分

學(xué)校檔案管理是學(xué)校常規(guī)管理的組成部分，學(xué)校常規(guī)管理的主要內(nèi)容有：各學(xué)科教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱；課程要求及安排、課程表：教師編寫的教案；教學(xué)階段教學(xué)質(zhì)量分析、總結(jié)；儀器設(shè)備購置造冊(cè)登記；學(xué)校進(jìn)行基本建設(shè)文件資料及各項(xiàng)建筑物質(zhì)量達(dá)標(biāo)驗(yàn)收等過程中形成了專門的基本建設(shè)檔案；學(xué)校進(jìn)行財(cái)務(wù)管理，會(huì)計(jì)核算時(shí)形成了會(huì)計(jì)檔案；安全工作是學(xué)校管理一個(gè)不可缺少的環(huán)節(jié)，每學(xué)期都制定了一系列安全管理制度、責(zé)任書等。學(xué)校常規(guī)管理過程中形成的各種文件材料，是學(xué)校檔案管理的重要組成部分，它對(duì)提高學(xué)校日常管理質(zhì)量和工作效率有著重要的參考作用，但這些檔案材料一般分散在學(xué)校各職能部門，要有效地提高學(xué)校檔案的利用效率，學(xué)校所有檔案就必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，以便統(tǒng)一開發(fā)檔案信息資源，有小弟為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。

四、教學(xué)文件材料是學(xué)校檔案的主體

學(xué)校教學(xué)質(zhì)量是學(xué)校檔案全宗至關(guān)重要的內(nèi)容。當(dāng)前學(xué)校在進(jìn)行素質(zhì)教育實(shí)踐中，大力開展以“學(xué)會(huì)做人、學(xué)會(huì)生活、學(xué)會(huì)學(xué)習(xí)、學(xué)會(huì)發(fā)展”為主線的系列活動(dòng)，從《大學(xué)生守則》、《大學(xué)生日常行為規(guī)范》入手，舉辦有關(guān)知識(shí)競賽，培養(yǎng)學(xué)生從遵紀(jì)守法的良好的行為習(xí)慣，養(yǎng)成愛國家、愛人民、愛學(xué)習(xí)、有理想、守紀(jì)律的政治素質(zhì)，學(xué)校在德育方面形成的文件材料為學(xué)校教學(xué)質(zhì)量檔案增添了新的內(nèi)容；學(xué)校在日常教學(xué)實(shí)踐中，形成的課程安排，教學(xué)計(jì)劃，學(xué)生各科成績冊(cè)，體能、技能測(cè)試的材料及學(xué)生入學(xué)、畢業(yè)名冊(cè)等文件材料，是學(xué)校正常教學(xué)管理和教學(xué)質(zhì)量的重要檔案。學(xué)校的根本職能是引導(dǎo)學(xué)生德、智、體、美、勞全面發(fā)展。建立完善的教學(xué)質(zhì)量檔案，是分析教學(xué)質(zhì)量、提高教學(xué)質(zhì)量不可或缺的第一手資料。學(xué)校檔案管理應(yīng)根據(jù)學(xué)校教學(xué)工作的規(guī)律在學(xué)年結(jié)束后及時(shí)收集有關(guān)材料，按年段、班級(jí)進(jìn)行分門別類，編制檢索工具。

不斷提高學(xué)校檔案管理水平，直接關(guān)系到學(xué)校的辦學(xué)質(zhì)量，完整齊全的檔案材料并經(jīng)系統(tǒng)整理的檔案能科學(xué)地、系統(tǒng)地位學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)，學(xué)校檔案室要發(fā)揮前端調(diào)控功能，從立卷歸檔起，就注意有重點(diǎn)、有計(jì)劃地收集，整理學(xué)校各門類的檔案，把基礎(chǔ)打牢，發(fā)揮學(xué)校檔案資源建設(shè)的基地作用，把對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案集中管理，采取切實(shí)有效的措施，改進(jìn)工作思路，拓展工作對(duì)象，創(chuàng)新工作手段，豐富學(xué)校檔案資源，使檔案信息有取之不盡，用之不竭的來源，確保檔案資源開發(fā)利用工作的質(zhì)量和效率。

第3篇

民族醫(yī)學(xué)院校檔案工作是一種默默無聞的幕后輔工作，因而常常被人忽視，但檔案工作又是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)決策、事業(yè)發(fā)展不可缺少的重要組成部分。隨著信息化社會(huì)的到來，檔案開放性要求越來越高，檔案工作內(nèi)容越來越細(xì)，從對(duì)傳統(tǒng)檔案的保護(hù)到新型載體的應(yīng)用，從檔案史料的分析研究到現(xiàn)代生活、工作需要的檔案咨詢，檔案工作不斷拓展，工作的空間越來越大[1]。如何使民族醫(yī)學(xué)院校檔案事業(yè)做到創(chuàng)新發(fā)展，是檔案工作人員義不容辭的責(zé)任。我院綜合檔案室既是檔案工作的職能部門，又是永久保存和提供利用各類檔案的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，在履行檔案管理職責(zé)過程中經(jīng)常要與各職能部門發(fā)生關(guān)系，協(xié)調(diào)工作的好壞直接影響學(xué)院整體檔案工作計(jì)劃的實(shí)施。因此，筆者認(rèn)為協(xié)調(diào)是檔案管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，其水平高低直接制約著檔案事業(yè)的健康發(fā)展，在此淺談幾點(diǎn)建議措施。

1 不斷創(chuàng)新學(xué)習(xí)是提高協(xié)調(diào)能力的基礎(chǔ)

現(xiàn)在已進(jìn)入信息時(shí)代，學(xué)院檔案工作要適應(yīng)新時(shí)期經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需求，服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)，服務(wù)學(xué)院發(fā)展。面對(duì)接收保管的檔案內(nèi)容、數(shù)量、種類、載體等越來越多，越來越復(fù)雜，檔案工作人員必須更新觀念，樹立創(chuàng)新意識(shí)，適應(yīng)時(shí)代變化的速度和節(jié)奏，最大限度地滿足利用者的檔案信息需求[2]。并加強(qiáng)創(chuàng)新學(xué)習(xí)，認(rèn)真學(xué)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀，努力鉆研檔案業(yè)務(wù)，充實(shí)協(xié)調(diào)基礎(chǔ)，不斷提高檔案綜合管理技能。在創(chuàng)新學(xué)習(xí)中修養(yǎng)語言藝術(shù)，提高個(gè)人素質(zhì)，在日常檔案管理工作中尤其重要。學(xué)院綜合檔案室主要面對(duì)教職工和學(xué)生，這一群體的特殊性，對(duì)檔案工作者在做好協(xié)調(diào)工作中提出了更高的要求。因此在日常工作中要特別注意語言、語氣及禮貌用語，對(duì)到檔案室要求提供服務(wù)的人員，不論職位高低，都應(yīng)一視同仁，以熱情、誠懇的態(tài)度對(duì)待每一位查閱和咨詢者。并根據(jù)不同對(duì)象的喜好、個(gè)性，盡量用討論的語氣，在討論過程中做到真實(shí)、誠懇、和諧，使雙方感到滿意和信服。另外，電話聯(lián)系方式也是日常檔案管理工作中常用的方法之一，要堅(jiān)持用“您好”開頭、“請(qǐng)”字在中、“謝謝”結(jié)尾等禮貌用語，使對(duì)方理解和支持您的工作，有利于樹立檔案人員和檔案部門的良好形象。

2 發(fā)揚(yáng)團(tuán)隊(duì)精神是提高協(xié)調(diào)能力的保證

堅(jiān)持為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為教學(xué)科研服務(wù)，為全院師生員工服務(wù)是學(xué)院綜合檔案室的根本指導(dǎo)思想。檔案工作是一項(xiàng)涉及全院各職能部門的專門性業(yè)務(wù)工作，檔案管理工作者要主動(dòng)深入各部門熟悉情況、收集材料、指導(dǎo)業(yè)務(wù)、對(duì)外交流等，不僅要和本單位的人打交道，而且還要經(jīng)常與各兄弟院校甚至機(jī)關(guān)、企、事業(yè)單位的同行探討業(yè)務(wù)及進(jìn)行學(xué)術(shù)交流活動(dòng)。這就要求檔案人員要善于社會(huì)交往和靈活處理各方面的關(guān)系，增強(qiáng)協(xié)調(diào)和協(xié)作意識(shí)。比如在實(shí)際工作中，經(jīng)常遇到部分職能部門領(lǐng)導(dǎo)及各處室兼職檔案員因工作變動(dòng)的關(guān)系，由此出現(xiàn)工作步驟不協(xié)調(diào)，沒有按規(guī)定時(shí)間移交合格檔案，影響學(xué)院檔案工作計(jì)劃實(shí)施。這時(shí)專職檔案人員要深入調(diào)查，積極協(xié)助，解決職能部門的實(shí)際困難，使檔案部門和職能部門之間合作協(xié)調(diào)融洽。檔案室工作人員還必須在思想上和行動(dòng)上統(tǒng)一起來，樹立服務(wù)、協(xié)作的意識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，積極奉獻(xiàn)。要善于處理好個(gè)人和集體等關(guān)系，互相配合，互相支持，形成一個(gè)召之能來、來之能戰(zhàn)、戰(zhàn)之能勝的團(tuán)隊(duì)，使團(tuán)隊(duì)精神發(fā)揚(yáng)光大，協(xié)調(diào)能力增強(qiáng)，推進(jìn)學(xué)院檔案工作的健康發(fā)展。

3 實(shí)行目標(biāo)管理是提高協(xié)調(diào)能力的關(guān)鍵

檔案目標(biāo)管理為傳統(tǒng)的檔案管理注入了生機(jī)和活力，要實(shí)現(xiàn)檔案工作目標(biāo)管理，最根本的就是要依靠學(xué)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的大力支持和全院專兼職檔案人員的密切配合，制定出切實(shí)可行的檔案目標(biāo)管理工作方案，有了一個(gè)符合本單位、本部門發(fā)展的目標(biāo)，才能更好地組織和協(xié)調(diào)大家做好檔案工作的積極性、主動(dòng)性、創(chuàng)造性[3]。如果職能部門沒有實(shí)行檔案目標(biāo)管理，就很難統(tǒng)一大家的意志和步伐，有些人就可能會(huì)出現(xiàn)檔案意識(shí)薄弱，不思進(jìn)取的被動(dòng)工作局面。實(shí)踐工作中認(rèn)為檔案目標(biāo)管理工作應(yīng)把握要點(diǎn)，從檔案形成部門的源頭抓起，因?yàn)闄n案來自各職能部門，產(chǎn)生于各項(xiàng)工作之中，只有從檔案形成部門的源頭抓起，才能使各職能部門的領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案人員個(gè)個(gè)明確目標(biāo)內(nèi)容各自要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)，做到“千斤重?fù)?dān)層層挑，人人肩上有指標(biāo)”。人人樹立實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的中心意識(shí)與觀念，使每位工作人員心往一處想，勁往一處使，相互協(xié)調(diào)一致，團(tuán)結(jié)合作，避免在檔案管理工作各環(huán)節(jié)中出現(xiàn)漏洞，使學(xué)院檔案工作由被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)，提高了檔案部門的管理地位，促進(jìn)了學(xué)院檔案管理水平的全面提高。

4 建立健全規(guī)章制度是提高協(xié)調(diào)能力的源泉

要建立健全學(xué)院檔案綜合規(guī)章制度，制定好學(xué)院及各職能部門檔案工作崗位責(zé)任制，各崗位職責(zé)清楚、分工明確，力求把合理的分工和有效的協(xié)作統(tǒng)一起來，使每個(gè)部門檔案工作都圍繞著學(xué)院中心工作積極開展，始終圍繞中心，服務(wù)大局是做好協(xié)調(diào)工作的源泉。同時(shí)在日常檔案管理工作與各部門工作關(guān)系中，協(xié)調(diào)工作一定要貫徹平等合理的原則，所謂平等，就是要把自己、被協(xié)調(diào)對(duì)象以及參與協(xié)調(diào)各方擺在平等的位置上，以熱情、誠懇的態(tài)度進(jìn)行協(xié)調(diào)，堅(jiān)持協(xié)調(diào)通氣，商量為主，以理服人，才能把協(xié)調(diào)工作做好。同時(shí)檔案室協(xié)調(diào)工作既要堅(jiān)持原則性，又要注意靈活性，例如實(shí)行部門立卷是保證歸檔材料齊全和完整，提高案卷質(zhì)量的關(guān)鍵所在。而檔案部門應(yīng)根據(jù)檔案法規(guī)賦予的權(quán)利，依法幫助兼職檔案員更多的了解黨和國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，掌握文件材料形成、積累的規(guī)律，以及立卷歸檔的基本方法和操作技能。更重要的是要做好涉及到交叉性文件材料歸檔的部門與部門之間的協(xié)調(diào)工作，讓全體兼職檔案員都能共同遵守檔案管理規(guī)章制度，使學(xué)院檔案工作在法制軌道上前進(jìn)。

參考文獻(xiàn)

[1] 許桂清，王志.信息化變革的檔案管理探析[J].中國檔案，2006，389(3)：7-8.

第4篇

關(guān)鍵詞 高職院校檔案工作“兩個(gè)體系”建設(shè)

中圖分類號(hào)：G271.6文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1002-7661（2011）09-0023-03

高校檔案資源的建設(shè)和利用是體現(xiàn)檔案存在價(jià)值的重要途徑，是檔案事業(yè)發(fā)展的動(dòng)力源泉，也是檔案工作賴以存在的基本依據(jù)。加強(qiáng)“兩個(gè)體系”建設(shè)，提升檔案服務(wù)能力是當(dāng)前建設(shè)和諧社會(huì)檔案管理工作的必然要求。

一、建立覆蓋全院師生的檔案資源體系是提升高職院校檔案工作服務(wù)能力的重要前提

檔案資源具有客觀性、真實(shí)性、有效性的特點(diǎn)，與其它信息資源相比，其主體優(yōu)勢(shì)不言而喻，在領(lǐng)導(dǎo)決策中往往占有非常重要的不可替代的地位。因此，建立科學(xué)合理的檔案資源體系，全面開發(fā)檔案資源，有利于學(xué)校組織層面和領(lǐng)導(dǎo)層面進(jìn)行科學(xué)決策和管理。

1.注重信息收集，加強(qiáng)檔案管理。一方面要根據(jù)學(xué)院檔案管理的要求，抓好上級(jí)單位發(fā)給本校的材料的傳閱和歸檔，定期對(duì)文件材料進(jìn)行清理檢查，確保材料齊全；另一方面，強(qiáng)化文書管理，抓好學(xué)院活動(dòng)所形成的文件材料的收集，使“帳外”材料的作用得到充分發(fā)揮。高職教育發(fā)展迅猛，一些新建或合并重組的高職院校，檔案工作普遍不規(guī)范，檔案館藏結(jié)構(gòu)又不盡合理，檔案資源的現(xiàn)狀遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足廣大教職員工的需求。因此，應(yīng)當(dāng)對(duì)那些沒有多大利用價(jià)值的檔案材料及時(shí)清理，同時(shí)及時(shí)豐富與學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作密切相關(guān)的檔案信息資料，豐富與教職員工利益密切相關(guān)的檔案信息資料，將這些檔案資料優(yōu)先整理編目，方便教職員工利用。

2.強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理能力。學(xué)院檔案管理工作的好壞，關(guān)鍵在于檔案工作人員的素質(zhì)。因此，必須加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其是對(duì)現(xiàn)代檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)。這就要求檔案工作人員一方面積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)理論，另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，運(yùn)用現(xiàn)代化管理知識(shí)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，提高管理水平，使學(xué)院的檔案工作跟上辦公自動(dòng)化步伐，為學(xué)院教學(xué)、科研和其他工作服務(wù)。

3.實(shí)施學(xué)院檔案二級(jí)管理模式。學(xué)院檔案室是檔案管理的一級(jí)單位，各處、室、系、部為檔案管理的二級(jí)單位。各系部因?yàn)楣ぷ餍枰?，在條件允許的情況下，可考慮建立系部檔案室，院級(jí)檔案室對(duì)檔案歸檔范圍和歸檔目錄進(jìn)行全面修訂和完善，在廣泛征求各處室系部意見和建議基礎(chǔ)上，形成學(xué)院一級(jí)檔案歸檔范圍和歸檔目錄，經(jīng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)班子審訂后正式實(shí)施，各處室系部要在規(guī)定期限內(nèi)向?qū)W院檔案室如數(shù)上繳檔案，嚴(yán)格履行檔案逐份交接手續(xù)。各處室系部根據(jù)實(shí)際工作需要，在學(xué)院檔案室專業(yè)人員指導(dǎo)下，制定本處室系部檔案歸案范圍和歸檔目錄（二級(jí)檔案），建立相應(yīng)的管理制度，處室系部檔案要單獨(dú)編號(hào)，將實(shí)際目錄索引上繳學(xué)院檔案室備案，二級(jí)檔案以3年為周期，周期滿后3個(gè)月整體移交院檔案室，進(jìn)行專區(qū)管理。各處室系部要設(shè)專兼職檔案管理員，院檔案室負(fù)責(zé)對(duì)專兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和日常工作指導(dǎo)。實(shí)施檔案二級(jí)管理模式，就是為了明確院級(jí)檔案室和各處室系部的工作職責(zé)，細(xì)化管理，最大限度地保證檔案資料保全，切實(shí)發(fā)揮檔案資料對(duì)教學(xué)和管理工作的參考、借鑒作用。

4.推進(jìn)檔案資料的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。適當(dāng)擴(kuò)大院校文印室規(guī)模，增加必要的設(shè)備，對(duì)工作人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)，學(xué)院及各處室系部的文件經(jīng)主管院領(lǐng)導(dǎo)或部門領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)定稿后，向文印室提供電子稿，由文印室按照統(tǒng)一格式進(jìn)行印刷，這樣既可以實(shí)現(xiàn)文件資料的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，又可節(jié)約紙張等能源，符合國家和省倡行的節(jié)能降耗的要求，更為重要的，可使檔案管理規(guī)范化，方便查閱。

二、建立方便全院師生的檔案利用體系是提升高職院校檔案工作服務(wù)能力的重要基礎(chǔ)

構(gòu)建新時(shí)期覆蓋師生員工的高校檔案利用體系是高校檔案部門落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的集中體現(xiàn)，是促進(jìn)檔案事業(yè)又好又快發(fā)展的必然要求。

1.一切以教職工為中心，加強(qiáng)教職工需求調(diào)研工作。檔案工作人員要經(jīng)常深入基層，密切聯(lián)系全院師生，由于高職院校以教學(xué)育人為核心，以教師為主導(dǎo)，因而調(diào)研也要以教師為主，要充分了解教師群體的學(xué)術(shù)需求、實(shí)際需求和普遍需求，同時(shí)，也要區(qū)分學(xué)院不同類別的檔案用戶，需求也會(huì)有所不同，因此，調(diào)研要全面兼顧，而又不失針對(duì)性。

2.創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，深化檔案資源的開發(fā)利用。學(xué)院檔案管理部門應(yīng)當(dāng)通過設(shè)立公共查閱室和網(wǎng)上公開等方式，為全院師生利用檔案創(chuàng)造便利條件。要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，依托數(shù)字檔案館、電子文件中心等平臺(tái)，將不同部門的查卷檔案信息進(jìn)行整合利用。要穩(wěn)步推進(jìn)實(shí)施檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)工程，按照“突出重點(diǎn)、分步實(shí)施、統(tǒng)一格式、整合共享”的要求，為建立全院統(tǒng)一的檔案資源體系打下扎實(shí)基礎(chǔ)。

3.把握學(xué)校工作規(guī)律，超前做好檔案信息收集整理工作。學(xué)校很多工作是有周期和規(guī)律性的，檔案部門要善于把握學(xué)校工作的周期性和規(guī)律性，提前做好相關(guān)信息的收集整理工作，就會(huì)在方便廣大教職員工利用方面取得較好成效。

三、完善檔案工作“兩個(gè)體系”建設(shè)的條件是提升高職院校檔案工作服務(wù)能力的重要保證

筆者認(rèn)為，高職院校要充分發(fā)揮“兩個(gè)體系”建設(shè)在學(xué)院發(fā)展中的作用，關(guān)鍵是要強(qiáng)化檔案管理制度建設(shè)、建立一支素質(zhì)優(yōu)良的檔案工作隊(duì)伍和加快檔案工作信息化的進(jìn)程。

1.加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)。切實(shí)建立起檔案管理“三納入，四同步”有效監(jiān)督和保障機(jī)制?！叭{入”即把檔案管理工作納入學(xué)院及各處室系部的工作計(jì)劃，納入管理制度，納入專兼職檔案人員的職責(zé)范圍；“四同步”即學(xué)院及各處室系部在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收工作的同時(shí)，要布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案管理工作。

2.加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)。高校檔案人員要在不斷提高自身素質(zhì)上下功夫，為做好檔案利用工作夯實(shí)基礎(chǔ)。首先要有超前意識(shí)，掌握新時(shí)期高校檔案工作規(guī)律，把握高校檔案工作動(dòng)態(tài)，抓住時(shí)機(jī)，主動(dòng)出擊，為學(xué)校各類利用主體提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。其次，要強(qiáng)化學(xué)習(xí)，通過學(xué)術(shù)交流等方式，不斷更新知識(shí)，提高自身分析問題和概括問題的能力，特別是檔案編研能力，提高檔案資源可利用的價(jià)值。再次，要與時(shí)俱進(jìn)，特別是要掌握現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案開發(fā)利用中的應(yīng)用技能，提高檔案開發(fā)利用的本領(lǐng)。

3.加快檔案工作信息化建設(shè)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)等高新技術(shù)手段的廣泛使用，高校各種信息逐步實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，電子檔案與日俱增。高校檔案部門應(yīng)充分采用現(xiàn)代化技術(shù)手段，將現(xiàn)有館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，加快檔案局域網(wǎng)的建設(shè)進(jìn)程；盡快做好與校園網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)的有效鏈接，使檔案館通過聯(lián)機(jī)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源收集和傳遞方式的網(wǎng)絡(luò)化；通過多媒體技術(shù)改善利用電子檔案的環(huán)境，解決目前檔案信息提供少、傳遞慢、效率低的問題，進(jìn)而提高服務(wù)速度和質(zhì)量。

總之，高職院校檔案管理工作是學(xué)院基礎(chǔ)工作的重要組成部分，一個(gè)學(xué)校的管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學(xué)特色，常常可以從檔案中反映出來。因此，我們?cè)谧龊脵n案的收集、整理、歸檔工作的同時(shí)，又要做到主動(dòng)提供服務(wù)，使檔案的價(jià)值得以充分體現(xiàn)，使之在學(xué)校的發(fā)展中發(fā)揮出更大的作用。

參考文獻(xiàn)

第5篇

一、高?？蒲袡n案管理工作存在的主要問題

1.檔案意識(shí)淡薄，歸檔不齊全。高?？蒲袡n案收集的準(zhǔn)確性與完整性的統(tǒng)一是保證存檔材料質(zhì)量的前提，然而由于高?？蒲腥藛T對(duì)檔案知識(shí)和管理法規(guī)知之甚少，普遍存在檔案意識(shí)淡薄的傾向，出于對(duì)技術(shù)成果保密原因，科研人員往往將科研活動(dòng)中形成的重要記錄、原始數(shù)據(jù)與關(guān)鍵材料等過程性文件料私自留存，如有的科研課題有開題報(bào)告，缺論證意見，或者只有研究總結(jié)或成果論文，缺乏科研計(jì)劃、技術(shù)報(bào)告、實(shí)驗(yàn)記錄、成果鑒定及推廣等方面的資料。還有科研人員不了解歸檔范圍，只知紙質(zhì)材料需歸檔，不知其他載體如光盤、照片、錄像帶等材料也要?dú)w檔。也有些科研人員擔(dān)心獲獎(jiǎng)證書、專利證書、鑒定結(jié)果等原件上交了自己用起來不方便，所以自留原件，只交復(fù)印件，導(dǎo)致科研檔案材料復(fù)印件過多。諸如此類現(xiàn)象勢(shì)必影響科研檔案的完整性、系統(tǒng)性和利用價(jià)值。

2.制度不到位，職責(zé)不明確。目前，大多數(shù)高校雖制定出科研檔案歸檔辦法，但沒有建立健全的科研檔案管理規(guī)章制度和對(duì)課題組進(jìn)行檢查的約束機(jī)制，未明確科研檔案管理過程中科研管理部門、科研檔案管理員、課題負(fù)責(zé)人的職責(zé)，管理部門的人員只能是要求課題負(fù)責(zé)人把他們的成果歸納完整，材料上交齊全，但主辦人交與不交根本無法控制，他們拿什么材料就歸什么材料，檔案管理人員對(duì)歸檔要求也只能在口頭上作一些說明、解釋而不能強(qiáng)求，監(jiān)管力度非常小，這使得高校的科研檔案管理工作時(shí)常處于半失控狀態(tài)之中，從而造成科研管理工作與科研檔案管理工作嚴(yán)重脫節(jié)，“四同步”管理原則無法從根本上得到貫徹落實(shí)。

3.科研檔案的過程管理未受重視。高?？蒲泄芾聿块T是科研課題主管部門與課題組、課題組與檔案管理部門之間的橋梁與紐帶，是來源性文件和成果性文件的匯集點(diǎn)，在科研檔案建設(shè)中本應(yīng)發(fā)揮主導(dǎo)作用。但是在高?？蒲泄芾砉ぷ髟u(píng)估中往往把科研課題級(jí)別、經(jīng)費(fèi)、成果鑒定或獲獎(jiǎng)成果、成果轉(zhuǎn)化和推廣情況等作為衡量高校科研水平的重要標(biāo)志和考核高?？蒲泄芾砉ぷ鞯闹匾笜?biāo)，因此這些立項(xiàng)、經(jīng)費(fèi)及成果管理等受到高?？蒲泄芾聿块T的高度重視，成為高?？蒲泄芾砉ぷ鞯闹攸c(diǎn)和核心，而科研檔案的過程管理往往由于其長期性、事務(wù)性、瑣碎性的特點(diǎn)而不受重視，從而造成科研管理過程中科研檔案建設(shè)力度不夠。

二、加強(qiáng)高校科研檔案管理工作的對(duì)策

1.加強(qiáng)宣傳，提高各級(jí)人員檔案意識(shí)。要使科研檔案工作順利開展，必須堅(jiān)持廣泛、深入、持久的檔案法規(guī)宣傳，通過多種形式宣傳《檔案法》、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》和《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律、法規(guī)及檔案知識(shí)，使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、科研管理部門和科研人員提高檔案法制觀念，認(rèn)識(shí)科研檔案管理工作的重要意義，尤其認(rèn)識(shí)到科研檔案管理工作對(duì)保證和促進(jìn)高?？蒲泄ぷ魉鸬降闹匾饔茫瑥母旧侠斫?、支持、參與科研檔案的歸檔工作。尤其讓科研人員明確“負(fù)責(zé)科研文件材料的形成、積累、立卷、歸檔”是其應(yīng)盡的職責(zé)和義務(wù)，從而在思想上重視科研檔案工作，自覺承擔(dān)積累科研檔案資料的義務(wù)，主動(dòng)履行科研檔案歸檔的職責(zé)。

2.加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高科研檔案管理人員綜合素質(zhì)。提高科研檔案管理人員整體素質(zhì)是做好科研檔案管理工作的前提?？蒲袡n案管理人員不僅要有端正的工作態(tài)度，高度的責(zé)任感，還要能不厭其煩、主動(dòng)加強(qiáng)與課題負(fù)責(zé)人的聯(lián)系，認(rèn)真檢查、指導(dǎo)和督促課題負(fù)責(zé)人收集、整理各類科研材料并及時(shí)歸檔。這就需要科研檔案管理人員具備較高的思想政治素質(zhì)、科研管理素質(zhì)和豐富的檔案管理知識(shí)。為此，檔案管理部門應(yīng)注重加強(qiáng)科研檔案管理人員的檔案法規(guī)學(xué)習(xí)，并定期組織其參加業(yè)務(wù)知識(shí)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化培訓(xùn)，幫助科研檔案管理人員及時(shí)掌握新形勢(shì)下科研檔案管理規(guī)范程序。

3.強(qiáng)化管理，建立健全的科研檔案管理制度。建立健全的科研檔案管理制度是科研檔案管理工作走向規(guī)范化的關(guān)鍵。高?？蒲泄芾聿块T和檔案管理部門應(yīng)明確職責(zé)，密切配合，履行各自的職能，建立健全適應(yīng)新形勢(shì)下的科研檔案管理制度，對(duì)科研檔案的歸檔時(shí)間、保管期限、歸檔范圍、整理要求、保密規(guī)定等要做出明確規(guī)定。在制度中真正落實(shí)“三納入”即將科研檔案工作納入科研管理制度，納入科研工作計(jì)劃，納入科研人員的工作職責(zé)范圍；同時(shí)做到“四同步”，即下達(dá)科研任務(wù)與提出科研文件材料的歸檔同步，檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研文件材料形成同步，驗(yàn)收、鑒定科研成果與驗(yàn)收、鑒定科研檔案同步，上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科研成果與檢查科技檔案歸檔情況同步。如要求結(jié)題的項(xiàng)目須持科研檔案員開具的歸檔情況證明才能召開結(jié)題鑒定會(huì)，評(píng)優(yōu)的項(xiàng)目須持科研檔案管理員開具的歸檔情況證明才能參加評(píng)優(yōu)。此外，還要制定科研檔案保密及知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的相關(guān)規(guī)定，強(qiáng)調(diào)須嚴(yán)格遵守保密法規(guī)，在利用時(shí)限定使用范圍，對(duì)于一些有產(chǎn)權(quán)的，要保護(hù)其產(chǎn)權(quán)不受侵犯，還要保證他們隨時(shí)都能便捷地利用到所需的科研檔案，從而使科研人員放心地將檔案材料移交到檔案部門。同時(shí)，在制度中還要制定一些制約措施，如把個(gè)人科研檔案的歸檔情況與年終工作實(shí)績考核掛鉤。

4.充實(shí)力量，設(shè)立專門科研檔案室和配備專（兼）職檔案員。隨著高?？蒲惺聵I(yè)的發(fā)展，科研檔案越來越多，為了加強(qiáng)科研檔案建設(shè)的過程管理，充分發(fā)揮高校科研管理部門在科研檔案建設(shè)中的主導(dǎo)作用，可在高?？蒲泄芾聿块T設(shè)立專門的科研檔案室，配備專（兼）職檔案員?？蒲泄ぷ骶哂衅涮囟ǖ囊?guī)律，科研管理與科研檔案管理工作也必須與之相適應(yīng)，從研究課題立項(xiàng)到總結(jié)、驗(yàn)收，然后申報(bào)成果和獎(jiǎng)勵(lì)，最后進(jìn)行成果推廣應(yīng)用，整個(gè)過程周期較長，且每個(gè)階段在時(shí)間上并非連貫的過程，所以為適應(yīng)科研管理部門對(duì)科研檔案邊管理邊使用的特點(diǎn)，每一階段完成后形成的檔案文件應(yīng)由科研部門的檔案室保存，待課題全部工作結(jié)束后再移交至學(xué)校檔案管理部門，既可保證檔案材料的及時(shí)歸檔，不至于因過早移交到檔案管理部門而影響科研管理部門的后續(xù)管理工作?？蒲泄芾聿块T設(shè)立專門的檔案室和配備專（兼）職檔案員是實(shí)現(xiàn)科研管理部門與檔案管理部門業(yè)務(wù)銜接的有效途徑。

第6篇

【關(guān)鍵詞】二級(jí)學(xué)院 教學(xué)檔案 管理

1 教學(xué)檔案管理的類型和內(nèi)容

1.1綜合管理類檔案

包括上級(jí)部門下達(dá)的教學(xué)指導(dǎo)材料；學(xué)校教學(xué)管理；學(xué)院教學(xué)會(huì)議記錄；教學(xué)管理制度；教師教研活動(dòng)；教學(xué)工作計(jì)劃；專業(yè)建設(shè)規(guī)劃；師資隊(duì)伍建設(shè)情況；教學(xué)管理隊(duì)伍情況等。

1.2專業(yè)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)類檔案

包括實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的材料及實(shí)驗(yàn)室的論證、評(píng)估、申報(bào)及審批材料、儀器設(shè)備的購置計(jì)劃、報(bào)告、安裝調(diào)試、保修單、移交文件、檢修使用故障記錄、使用情況統(tǒng)計(jì)等。

1.3教學(xué)與實(shí)踐類檔案

包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱；教學(xué)日歷；教案、多媒體課件；教學(xué)任務(wù)書；課表、學(xué)生測(cè)評(píng)；試卷管理；調(diào)課記錄；期末考試安排；學(xué)生成績；畢業(yè)論文；畢業(yè)實(shí)習(xí)考核表等。

1.4學(xué)生管理類檔案

包括專業(yè)學(xué)生名冊(cè)；學(xué)籍更改；各門課程成績冊(cè)；學(xué)生個(gè)人檔案，學(xué)位清冊(cè)；就業(yè)指導(dǎo)；畢業(yè)生去向；畢業(yè)生調(diào)查等。

2 教學(xué)檔案的作用

2.1查考與憑證作用

教學(xué)檔案是高校教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理工作狀態(tài)的記載。它是全體師生員工在教學(xué)活動(dòng)中直接形成的。因此，在查考材料和處理問題時(shí)，它可以為人們提供無可質(zhì)疑的證明材料。高校在開展教學(xué)研究活動(dòng)、編寫校史、查閱學(xué)生情況等都起著重要的歷史憑證作用。

2.2為提高教學(xué)質(zhì)量提供依據(jù)

一所學(xué)校和學(xué)院的教學(xué)質(zhì)量如何，這些都與教學(xué)檔案息息相關(guān)。有完整的教學(xué)檔案也就有了比較多的經(jīng)驗(yàn)和成果，并加以完善和提高，為教學(xué)活動(dòng)提供借鑒和分析，才有可能提高教學(xué)質(zhì)量。

2.3為加強(qiáng)教學(xué)管理提供參考

教學(xué)管理水平在很大程度上得依靠教學(xué)檔案。通過對(duì)教學(xué)檔案中有關(guān)內(nèi)容的分析、總結(jié)、從宏觀上明確學(xué)校的發(fā)展方向，制定教學(xué)計(jì)劃，更好地安排師資，并可根據(jù)實(shí)際需要制定短期規(guī)劃和長遠(yuǎn)規(guī)劃。

2.4教學(xué)檔案是教學(xué)經(jīng)驗(yàn)交流的有利工具

學(xué)校要發(fā)展，有時(shí)需要接受兄弟院校的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，要了解學(xué)校的規(guī)劃、專業(yè)設(shè)置、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱等等。將這部分檔案進(jìn)行科學(xué)地集中統(tǒng)一管理后，勢(shì)必方便兄弟院校間的經(jīng)驗(yàn)交流，促進(jìn)教育事業(yè)的發(fā)展。

3 二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理存在的問題

3.1教學(xué)檔案材料收集不全面

二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案工作規(guī)范程度低，層級(jí)歸檔機(jī)制不明，師生員工的檔案意識(shí)不強(qiáng)，不少教學(xué)檔案散存于部門或個(gè)人手中，沒有定時(shí)收集整理；檔案材料不歸、漏歸現(xiàn)象嚴(yán)重。

3.2數(shù)據(jù)不統(tǒng)一，材料不規(guī)范

統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)繁多，相互間不一致現(xiàn)象嚴(yán)重。諸如學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)、畢業(yè)論文答辯、科研獲獎(jiǎng)統(tǒng)計(jì)、歷年考研學(xué)生人數(shù)統(tǒng)計(jì)等各類數(shù)據(jù)出處甚多，相互不一；有的教學(xué)檔案未按檔案歸檔要求進(jìn)行規(guī)范。

3.3教學(xué)檔案服務(wù)方式落后

當(dāng)今的時(shí)代是一個(gè)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的全新時(shí)代，但很多學(xué)院的教學(xué)檔案信息仍停留在運(yùn)用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，信息化管理手段明顯滯后。

4 二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理策略

4.1樹立正確的教學(xué)檔案管理思想

教學(xué)檔案的管理應(yīng)由主管教學(xué)的院長具體領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)。加強(qiáng)教學(xué)檔案工作應(yīng)從幾個(gè)方面著手:一是要建立教學(xué)檔案室，按照集中統(tǒng)一管理的原則，把分散在教學(xué)部門和個(gè)人手里應(yīng)歸檔保存的教學(xué)文件材料集中起來，進(jìn)行統(tǒng)一管理；二是要配備專職教學(xué)檔案管理人員；三是要把教學(xué)檔案工作真正納入學(xué)院教學(xué)工作計(jì)劃，把教學(xué)檔案工作作為教學(xué)管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容來抓。

4.2建立健全完善合理的教學(xué)檔案管理制度

制定嚴(yán)格的制度，使檔案管理能夠做到按章辦事。將教學(xué)材料的歸檔工作同年終考核及職務(wù)晉升、職稱評(píng)聘等掛鉤，從而增強(qiáng)檔案工作的責(zé)任感和歸檔的積極性。教學(xué)檔案要確定保管價(jià)值與保管年限，同時(shí)要從長遠(yuǎn)利益出發(fā)，不斷依據(jù)變化了的實(shí)際情況對(duì)庫存資料、分類原則、目錄編碼等進(jìn)行調(diào)整，使教學(xué)檔案在數(shù)量與質(zhì)量兩方面保持動(dòng)態(tài)平衡，以便于開發(fā)利用。

4.3提高教學(xué)管理人員素質(zhì)與水平

教學(xué)檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到檔案工作質(zhì)量的好壞，檔案人員不僅要精通檔案管理業(yè)務(wù)，還要了解所涉及的專業(yè)知識(shí)；不僅要熟悉手工管理方式，還要掌握檔案現(xiàn)代化管理的基本技能；不僅要會(huì)立卷歸檔保管，還要有科學(xué)管理、主動(dòng)服務(wù)、有效提供信息資源的意識(shí)。為此，就要加強(qiáng)對(duì)高校檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)，以掌握新的檔案管理技能和方法。

4.4教學(xué)檔案信息化管理，提高工作效率

充分利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的編目管理，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)檢索，提高查詢效率。建立了一批電子教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫。另外要充分利用校園網(wǎng)絡(luò)資源優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案材料的遠(yuǎn)程檢索與鑒定利用，真正實(shí)現(xiàn)資源共享，從而提高教學(xué)檔案的利用價(jià)值。

二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理是高校管理的重要組成部分，它是改進(jìn)教學(xué)工作、促進(jìn)教學(xué)交流、提高教學(xué)質(zhì)量的信息資源。

參考文獻(xiàn)

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第7篇

第一條為規(guī)范高等學(xué)校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護(hù)和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其實(shí)施辦法，制定本辦法。

第二條本辦法所稱的高等學(xué)校檔案（以下簡稱高校檔案），是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。

第三條高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃。

第四條國務(wù)院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區(qū)、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區(qū)域內(nèi)高校檔案工作。

國家檔案行政部門和省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政部門在職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)對(duì)高校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第五條高校檔案工作由高等學(xué)校校長領(lǐng)導(dǎo)，其主要職責(zé)是：

（一）貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，批準(zhǔn)學(xué)校檔案工作規(guī)章制度；

（二）將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展；

（三）建立健全與辦學(xué)規(guī)模相適應(yīng)的高校檔案機(jī)構(gòu)，落實(shí)人員編制、檔案庫房、發(fā)展檔案事業(yè)所需設(shè)備以及經(jīng)費(fèi)；

（四）研究決定高校檔案工作中的重要獎(jiǎng)懲和其他重大問題。

分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助校長負(fù)責(zé)檔案工作。

第二章機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配備

第六條高校檔案機(jī)構(gòu)包括檔案館和綜合檔案室。

具備下列條件之一的高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案館：

（一）建校歷史在50年以上；

（二）全日制在校生規(guī)模在1萬人以上；

（三）已集中保管的檔案、資料在3萬卷（長度300延長米）以上。

未設(shè)立檔案館的高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立綜合檔案室。

第七條高校檔案機(jī)構(gòu)是保存和提供利用學(xué)校檔案的專門機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)具備符合要求的檔案庫房和管理設(shè)施。

需要特殊條件保管或者利用頻繁且具有一定獨(dú)立性的檔案，可以根據(jù)實(shí)際需要設(shè)立分室單獨(dú)保管。分室是高校檔案機(jī)構(gòu)的分支機(jī)構(gòu)。

第八條高校檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)是：

（一）貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，綜合規(guī)劃學(xué)校檔案工作；

（二）擬訂學(xué)校檔案工作規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)貫徹落實(shí)；

（三）負(fù)責(zé)接收（征集）、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管學(xué)校的各類檔案及有關(guān)資料；

（四）編制檢索工具，編研、出版檔案史料，開發(fā)檔案信息資源；

（五）組織實(shí)施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作；

（六）開展檔案的開放和利用工作；

（七）開展學(xué)校檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)；

（八）利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動(dòng)，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能；

（九）開展國內(nèi)外檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動(dòng)。

有條件的高校檔案機(jī)構(gòu)，可以申請(qǐng)創(chuàng)設(shè)愛國主義教育基地。

第九條高校檔案館設(shè)館長一名，根據(jù)需要可以設(shè)副館長一至二名。綜合檔案室設(shè)主任一名，根據(jù)需要可以設(shè)副主任一至二名。

館長、副館長和綜合檔案室主任（館長和綜合檔案室主任，以下簡稱為高校檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人），應(yīng)當(dāng)具備以下條件：

（一）熱心檔案事業(yè)，具有高級(jí)以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷；

（二）有組織管理能力，具有開拓創(chuàng)新意識(shí)和精神；

（三）年富力強(qiáng)，身體健康。

第十條高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)為高校檔案機(jī)構(gòu)配備專職檔案工作人員。

高校專職檔案工作人員列入學(xué)校事業(yè)編制。其編制人數(shù)由學(xué)校根據(jù)本校檔案機(jī)構(gòu)的檔案數(shù)量和工作任務(wù)確定。

第十一條高校檔案工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法，愛崗敬業(yè)，忠于職守，具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和相應(yīng)的科學(xué)文化知識(shí)以及現(xiàn)代化管理技能。

第十二條高校檔案機(jī)構(gòu)中的專職檔案工作人員，實(shí)行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或者職員職級(jí)制，享受學(xué)校教學(xué)、科研和管理人員同等待遇。

第十三條高等學(xué)校對(duì)長期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案工作人員，應(yīng)當(dāng)按照法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定采取有效的防護(hù)措施防止職業(yè)中毒事故的發(fā)生，保障其依法享有工傷社會(huì)保險(xiǎn)待遇以及其他有關(guān)待遇，并可以按照有關(guān)規(guī)定予以補(bǔ)助。

第三章檔案管理

第十四條高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立、健全檔案工作的檢查、考核與評(píng)估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作，明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，提高學(xué)校檔案管理水平。

第十五條高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)對(duì)紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。文件材料的歸檔范圍是：

（一）黨群類：主要包括高等學(xué)校黨委、工會(huì)、團(tuán)委、派等組織的各種會(huì)議文件、會(huì)議記錄及紀(jì)要；各黨群部門的工作計(jì)劃、總結(jié)；上級(jí)機(jī)關(guān)與學(xué)校關(guān)于黨群管理的文件材料。

（二）行政類：主要包括高等學(xué)校行政工作的各種會(huì)議文件、會(huì)議紀(jì)錄及紀(jì)要；上級(jí)機(jī)關(guān)與學(xué)校關(guān)于人事管理、行政管理的材料。

（三）學(xué)生類：主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。

（四）教學(xué)類：主要包括反映教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究等活動(dòng)的文件材料。按原國家教委、國家檔案局的《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》（（87）教辦字016號(hào)）的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

（五）科研類：按原國家科委、國家檔案局的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》（國檔發(fā)〔1987〕6號(hào)）執(zhí)行。

（六）基本建設(shè)類：按國家檔案局、原國家計(jì)委的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》（國檔發(fā)〔1988〕4號(hào)）執(zhí)行。

（七）儀器設(shè)備類：主要包括各種國產(chǎn)和國外引進(jìn)的精密、貴重、稀缺儀器設(shè)備（價(jià)值在10萬元以上）的全套隨機(jī)技術(shù)文件以及在接收、使用、維修和改進(jìn)工作中產(chǎn)生的文件材料。

（八）產(chǎn)品生產(chǎn)類：主要包括高等學(xué)校在產(chǎn)學(xué)研過程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。

（九）出版物類：主要包括高等學(xué)校自行編輯出版的學(xué)報(bào)、其他學(xué)術(shù)刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發(fā)行記錄等。

（十）外事類：主要包括學(xué)校派遣有關(guān)人員出席國際會(huì)議、出國考察、講學(xué)、合作研究、學(xué)習(xí)進(jìn)修的材料；學(xué)校聘請(qǐng)的境外專家、教師在教學(xué)、科研等活動(dòng)中形成的材料；學(xué)校開展校際交流、中外合作辦學(xué)、境外辦學(xué)及管理外國或者港澳臺(tái)地區(qū)專家、教師、國際學(xué)生、港澳臺(tái)學(xué)生等的材料；學(xué)校授予境外人士名譽(yù)職務(wù)、學(xué)位、稱號(hào)等的材料。

（十一）財(cái)會(huì)類：按財(cái)政部、國家檔案局的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào)）執(zhí)行。

高等學(xué)?？梢愿鶕?jù)學(xué)校實(shí)際情況確定歸檔范圍。歸檔的檔案材料包括紙質(zhì)、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式。

第十六條高等學(xué)校實(shí)行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。

學(xué)校各部門負(fù)責(zé)檔案工作的人員應(yīng)當(dāng)按照歸檔要求，組織本部門的教學(xué)、科研和管理等人員及時(shí)整理檔案和立卷。立卷人應(yīng)當(dāng)按照紙質(zhì)文件材料和電子文件材料的自然形成規(guī)律，對(duì)文件材料系統(tǒng)整理組卷，編制頁號(hào)或者件號(hào)，制作卷內(nèi)目錄，交本部門負(fù)責(zé)檔案工作的人員檢查合格后向高校檔案機(jī)構(gòu)移交。

第十七條歸檔的檔案材料應(yīng)當(dāng)質(zhì)地優(yōu)良，書繪工整，聲像清晰，符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求。電子文件的歸檔要求按照國家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。

第十八條高校檔案材料歸檔時(shí)間為：

（一）學(xué)校各部門應(yīng)當(dāng)在次學(xué)年6月底前歸檔；

（二）各院系等應(yīng)當(dāng)在次學(xué)年寒假前歸檔；

（三）科研類檔案應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目完成后兩個(gè)月內(nèi)歸檔，基建類檔案應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目完成后三個(gè)月內(nèi)歸檔。

第十九條高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案進(jìn)行整理、分類、鑒定和編號(hào)。

第二十條高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國家檔案局《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，確定檔案材料的保管期限。對(duì)保管期限已滿、已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)有關(guān)部門鑒定并登記造冊(cè)報(bào)校長批準(zhǔn)后，予以銷毀。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案。

第二十一條高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)采用先進(jìn)的檔案保護(hù)技術(shù)，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。對(duì)已經(jīng)破損或者字跡褪色的檔案，應(yīng)當(dāng)及時(shí)修復(fù)或者復(fù)制。對(duì)重要檔案和破損、褪色修復(fù)的檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)數(shù)字化，加工成電子檔案保管。

第二十二條高校檔案由高校檔案機(jī)構(gòu)保管。在國家需要時(shí)，高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)提供所需的檔案原件或者復(fù)制件。

第二十三條高等學(xué)校與其他單位分工協(xié)作完成的項(xiàng)目，高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)至少保存一整套檔案。協(xié)作單位除保存與自己承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的檔案正本以外，應(yīng)當(dāng)將復(fù)制件送交高校檔案機(jī)構(gòu)保存。

第二十四條高等學(xué)校中的個(gè)人對(duì)其從事教學(xué)、科研、管理等職務(wù)活動(dòng)所形成的各種載體形式的檔案材料，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定及時(shí)歸檔，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。

對(duì)于個(gè)人在其非職務(wù)活動(dòng)中形成的重要檔案材料，高校檔案機(jī)構(gòu)可以通過征集、代管等形式進(jìn)行管理。

高校檔案機(jī)構(gòu)對(duì)于與學(xué)校有關(guān)的各種檔案史料的征集，應(yīng)當(dāng)制定專門的制度和辦法。

第二十五條高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)所存檔案和資料的保管情況定期檢查，消除安全隱患，遇有特殊情況，應(yīng)當(dāng)立即向校長報(bào)告，及時(shí)處理。

檔案庫房的技術(shù)管理工作，應(yīng)當(dāng)建立、健全有關(guān)規(guī)章制度，由專人負(fù)責(zé)。

第二十六條高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真執(zhí)行檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度，并按照國家有關(guān)規(guī)定報(bào)送檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

第四章檔案的利用與公布

第二十七條高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定公布檔案。未經(jīng)高等學(xué)校授權(quán)，其他任何組織或者個(gè)人無權(quán)公布學(xué)校檔案。

屬下列情況之一者，不對(duì)外公布：

（一）涉及國家秘密的；

（二）涉及專利或者技術(shù)秘密的；

（三）涉及個(gè)人隱私的；

（四）檔案形成單位規(guī)定限制利用的。

第二十八條凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個(gè)人，在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關(guān)登記手續(xù)后，均可以利用已公布的檔案。

境外組織或者個(gè)人利用檔案的，按照國家有關(guān)規(guī)定辦理。

第二十九條查閱、摘錄、復(fù)制未開放的檔案，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。涉及未公開的技術(shù)問題，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案形成單位或者本人同意，必要時(shí)報(bào)請(qǐng)校長審查批準(zhǔn)。需要利用的檔案涉及重大問題或者國家秘密，應(yīng)當(dāng)經(jīng)學(xué)校保密工作部門批準(zhǔn)。

第三十條高校檔案機(jī)構(gòu)提供利用的重要、珍貴檔案，一般不提供原件。如有特殊需要，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

加蓋高校檔案機(jī)構(gòu)公章的檔案復(fù)制件，與原件具有同等效力。

第三十一條高校檔案開放應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的閱覽室，并編制必要的檢索工具（著錄標(biāo)準(zhǔn)按《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）執(zhí)行），提供開放檔案目錄、全宗指南、檔案館指南、計(jì)算機(jī)查詢系統(tǒng)等，為社會(huì)利用檔案創(chuàng)造便利條件。

第三十二條高校檔案機(jī)構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)。

高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)為社會(huì)利用檔案創(chuàng)造便利條件，用于公益目的的，不得收取費(fèi)用；用于個(gè)人或者商業(yè)目的的，可以按照有關(guān)規(guī)定合理收取費(fèi)用。

社會(huì)組織和個(gè)人利用其所移交、捐贈(zèng)的檔案，高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)無償和優(yōu)先提供。

第三十三條寄存在高校檔案機(jī)構(gòu)的檔案，歸寄存者所有。高校檔案機(jī)構(gòu)如果需要向社會(huì)提供利用，應(yīng)當(dāng)征得寄存者同意。

第三十四條高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)積極開展檔案的編研工作。出版檔案史料和公布檔案，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案形成單位同意，并報(bào)請(qǐng)校長批準(zhǔn)。

第三十五條高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)采取多種形式（如舉辦檔案展覽、陳列、建設(shè)檔案網(wǎng)站等），積極開展檔案宣傳工作。有條件的高校，應(yīng)當(dāng)在相關(guān)專業(yè)的高年級(jí)開設(shè)有關(guān)檔案管理的選修課。

第五章條件保障

第三十六條高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)將高校檔案工作所需經(jīng)費(fèi)列入學(xué)校預(yù)算，保證檔案工作的需求。

第三十七條高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)為檔案機(jī)構(gòu)提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房，對(duì)不適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展需要或者不符合檔案保管要求的館庫，按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》（建標(biāo)103-2008）的要求及時(shí)進(jìn)行改擴(kuò)建或者新建。

存放檔案應(yīng)當(dāng)設(shè)有專門庫房。

存放聲像、電子等特殊載體檔案，應(yīng)當(dāng)配置恒溫、恒濕、防火、防漬、防有害生物等必要設(shè)施。

第三十八條高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為檔案機(jī)構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施，加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行。

第六章獎(jiǎng)勵(lì)與處罰

第三十九條高等學(xué)校對(duì)在檔案工作中做出下列貢獻(xiàn)的單位或者個(gè)人，給予表彰與獎(jiǎng)勵(lì)：

（一）在檔案的收集、整理、提供利用工作中做出顯著成績的；

（二）在檔案的保護(hù)和現(xiàn)代化管理工作中做出顯著成績的；

（三）在檔案學(xué)研究及檔案史料研究工作中做出重要貢獻(xiàn)的；

（四）將重要的或者珍貴的檔案捐贈(zèng)給高校檔案機(jī)構(gòu)的；

（五）同違反檔案法律法規(guī)的行為作斗爭，表現(xiàn)突出的。

第四十條有下列行為之一的，高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分；構(gòu)成犯罪的，由司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任。

（一），造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的；

（二）違反保密規(guī)定，擅自提供、抄錄、公布檔案的；

（三）涂改、偽造檔案的；

（四）擅自出賣、贈(zèng)送、交換檔案的；

（五）不按規(guī)定歸檔，拒絕歸檔或者將檔案據(jù)為己有的；

（六）其他違反檔案法律法規(guī)的行為。

第七章附則

第四十一條本辦法適用于各類普通高等學(xué)校、成人高等學(xué)校。

第四十二條高等學(xué)校可以根據(jù)本辦法制訂實(shí)施細(xì)則。

第8篇

人事專員年度工作計(jì)劃(一)

1、完成各部門所需人員的增補(bǔ)，滿足人力資源需求，并通過各種渠道招聘人員，計(jì)劃人員招聘數(shù)量達(dá)500人左右。針對(duì)現(xiàn)階段人員流失較為頻繁的現(xiàn)象作出相應(yīng)的對(duì)策及措施，查找出原因并進(jìn)行改善，盡量穩(wěn)定員工。

2、部門人員的實(shí)際需要，有針對(duì)性、合理地招聘一批員工，以配備各崗.

3、做好人員流動(dòng)率的控制與辭工人員糾紛與處理。既保障員工合法權(quán)益又維護(hù)公司的形象和根本利益。

4、規(guī)范各部門的人員檔案并建立存好檔案，嚴(yán)格審查全體員工檔案，對(duì)資料不齊全的一律補(bǔ)齊。

5、作為行政人事部的一員，應(yīng)以身作則，這樣才能保證在人員偏緊的情況下，大家都能夠主動(dòng)承擔(dān)工作，使公司各項(xiàng)工作正常進(jìn)行。

6、配合采購和財(cái)務(wù)部門，嚴(yán)格把好促銷員的進(jìn)、出關(guān)。

7、開始對(duì)員工宿舍5S進(jìn)行定期檢查并評(píng)分，以提高宿舍管理及衛(wèi)生清潔。

最后，感謝各位領(lǐng)導(dǎo)能夠提供給我這份工作，使我有機(jī)會(huì)和大家共同提高、共同進(jìn)步;感謝每位同事在這一年來對(duì)我工作的熱情幫助和悉心關(guān)照。雖然我還有很多經(jīng)驗(yàn)上的不足和能力上的欠缺，但我相信，勤能補(bǔ)拙，只要我們彼此多份理解、多份溝通!也希望今后通過自身的努力和公司給予的平臺(tái)能創(chuàng)造和發(fā)揮出更好的水平，希望公司在10年豐收更大的喜悅，吸納更多的人才!相信公司明天會(huì)更好!

人事專員年度工作計(jì)劃(二)

一、人員調(diào)配管理

本年度重點(diǎn)做好新興工業(yè)園投運(yùn)期間的人員調(diào)配工作。

1、根據(jù)公司新的體制設(shè)置及人員定編，抽調(diào)部分優(yōu)秀管理人員及生產(chǎn)骨干到工業(yè)園工作，使技改項(xiàng)目投運(yùn)后，能夠正常的安全經(jīng)濟(jì)運(yùn)行。

2、根據(jù)公司各部門、單位人員崗位定編、缺編情況，隨時(shí)作好調(diào)配工作。及時(shí)、準(zhǔn)確下達(dá)人事調(diào)令和人事指令，力爭使人力資源達(dá)到最佳合理配置。

二、勞動(dòng)合同管理

做好勞動(dòng)合同的簽訂、解除及勞動(dòng)合同檔案管理等工作。本年度重點(diǎn)做好xx年6月30日194人勞動(dòng)合同到期員工的續(xù)訂工作。針對(duì)本次續(xù)簽工作，在今年勞動(dòng)合同管理工作的基礎(chǔ)上，需進(jìn)一步運(yùn)作新的管理辦法，對(duì)生產(chǎn)工人及其他工作人員擬采用中期(2年)、短期(1年)合同，對(duì)部分人員采取不再續(xù)簽合同的管理辦法。

三、人事考核評(píng)價(jià)

為進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)員工在一定時(shí)期內(nèi)工作能力等方面的評(píng)價(jià)，正確把握每位員工的工作狀況，建立公司正常、合理的人事考核評(píng)價(jià)制度，從而為員工的獎(jiǎng)懲、晉升、調(diào)整等提供客觀依據(jù)。根據(jù)公司目前生產(chǎn)經(jīng)營狀況，制定人事評(píng)價(jià)制度，進(jìn)行人事考核評(píng)價(jià)。對(duì)不合格人員實(shí)行在崗試用、待崗培訓(xùn)或轉(zhuǎn)崗，以保證員工隊(duì)伍的高效率、高素質(zhì)。

四、獎(jiǎng)懲管理

結(jié)合公司實(shí)際，對(duì)在生產(chǎn)、科研、勞動(dòng)、經(jīng)營管理等方面，成績突出、貢獻(xiàn)較大的，分別給予獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)有違反勞動(dòng)紀(jì)律，經(jīng)常遲到、早退，曠工;完不成生產(chǎn)任務(wù)或工作任務(wù)的;不服從工作分配和調(diào)動(dòng)、指揮，或者無理取鬧，聚眾鬧-事，打架斗毆影響生產(chǎn)秩序、工作秩序和社會(huì)秩序等情況的員工，分別給予行政處分或經(jīng)濟(jì)處罰。

五、人才儲(chǔ)備工作

根據(jù)公司現(xiàn)狀，結(jié)合先進(jìn)企業(yè)的管理經(jīng)驗(yàn)，做好招聘工作計(jì)劃，參加全國性或區(qū)域性的大型人才交流洽談會(huì)，直接引進(jìn)高層次、高學(xué)歷人才獲得技術(shù)過硬、品德優(yōu)秀的人才隊(duì)伍。擬在xx年招聘應(yīng)屆大學(xué)本科生10名左右，專業(yè)主要有：熱能與動(dòng)力專業(yè)5-7人，電氣專業(yè)2-3人，化學(xué)專業(yè)2-3人。

六、員工職稱評(píng)定、職業(yè)資格證年審工作：

隨著對(duì)人才資源的進(jìn)一步重視，職稱評(píng)定等項(xiàng)工作已得到社會(huì)的普遍承認(rèn)與重視。

1、做好xx年度公司員工申報(bào)職稱工作的辦理，重點(diǎn)做好申報(bào)初級(jí)及中級(jí)職稱人員的手續(xù)辦理。

2、做好公司員工職業(yè)資格證書的年審與辦理工作。按照勞動(dòng)部門要求，做好職業(yè)資格證書年審工作，同時(shí)根據(jù)實(shí)際適時(shí)做好職業(yè)資格證的申報(bào)及辦理。

七、其他人事管理工作：

1、做好員工季度勞保及勞動(dòng)用品發(fā)放及管理工作，及時(shí)做好員工勞保用品的補(bǔ)充及相關(guān)制度修訂工作。

2、做好員工人事檔案材料的收集、整理建檔工作，保證檔案的完整性、齊全性、保密性;

3、嚴(yán)格按照公司規(guī)章制度，認(rèn)真辦理員工的辭職、辭退、除名、開除退廠手續(xù)。嚴(yán)格退職手續(xù)的辦理，做好退職員工錢、財(cái)、物的交接監(jiān)督，不留后遺癥，并做好人事部門工作總結(jié)。

人事專員年度工作計(jì)劃(三)

一、加強(qiáng)制度建設(shè)，為人事人才工作提供制度保障

1.建立目標(biāo)管理制度體系，編制院(部)、部門年度目標(biāo)任務(wù)書，修訂完善院(部)年度綜合考核辦法。

2.根據(jù)學(xué)校事業(yè)發(fā)展需要，調(diào)研起草第四輪處科級(jí)機(jī)構(gòu)設(shè)置及處科級(jí)干部崗位職數(shù)調(diào)整方案。

3.調(diào)研起草各類崗位分類考核、教輔崗位分類設(shè)置、第二輪專業(yè)技術(shù)崗位分級(jí)聘用等實(shí)施辦法。

4.根據(jù)國家和省事業(yè)單位收入分配制度改革相關(guān)政策，調(diào)研起草學(xué)?；A(chǔ)性和獎(jiǎng)勵(lì)性績效工資實(shí)施方案。

5.在現(xiàn)有編制和崗位職數(shù)內(nèi)，積極探索適合我校職稱評(píng)聘改革的相關(guān)制度。

二、加強(qiáng)教師隊(duì)伍建設(shè)，努力提升教師實(shí)踐創(chuàng)新能力

6.加大人才引進(jìn)力度。認(rèn)真落實(shí)2014年人才引進(jìn)計(jì)劃，剛?cè)嵯酀?jì)，大力引進(jìn)高水平人才;積極主動(dòng)做好進(jìn)人考核、簽訂聘用協(xié)議以及報(bào)到接待、安置等服務(wù)工作;做好2015年人才引進(jìn)計(jì)劃及人才引進(jìn)政策的編制工作。

7.科學(xué)編制并落實(shí)教職工教育培養(yǎng)計(jì)劃，通過學(xué)歷深造、專業(yè)培訓(xùn)、國內(nèi)(外)訪學(xué)與交流等形式，切實(shí)提升專業(yè)技術(shù)及管理人員的專業(yè)能力。

8.認(rèn)真實(shí)施青年教師隊(duì)伍建設(shè)若干意見，做好新進(jìn)教師導(dǎo)師制的考核管理、新教師崗前培訓(xùn)、高校教師資格認(rèn)定等工作，全面提升青年教師綜合素質(zhì)。

9.繼續(xù)做好中青年教師掛職鍛煉、專業(yè)技能培訓(xùn)、職業(yè)資格證書資助等工作，豐富應(yīng)用型教師實(shí)踐創(chuàng)新能力發(fā)展內(nèi)涵，提升教師實(shí)踐創(chuàng)新能力。

10.做好“雙能型”教師的培養(yǎng)工作，通過實(shí)踐教學(xué)、應(yīng)用型橫向合作項(xiàng)目、掛職等多渠道多形式提升教師的教育教學(xué)能力和實(shí)踐創(chuàng)新能力，組織開展第三批“雙能型”教師資格認(rèn)定工作。

11.組織開展專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘工作。做好正、副教授等評(píng)議推薦及講師評(píng)審工作，為教職工提供及時(shí)準(zhǔn)確的政策信息及專業(yè)咨詢;組織開展試用期滿人員定崗定級(jí)，以及校聘副高、中職的評(píng)聘工作。

12.做好高等教育振興計(jì)劃人才項(xiàng)目組織申報(bào)工作，組織開展第二批校級(jí)優(yōu)秀青年人才基金項(xiàng)目的評(píng)選工作。

13.認(rèn)真落實(shí)本科教學(xué)評(píng)建整改任務(wù)，對(duì)照評(píng)建整改內(nèi)容，制定相應(yīng)的整改措施，做好外聘兼職教師隊(duì)伍建設(shè)工作，進(jìn)一步改善教師隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。

三、強(qiáng)化崗位管理，穩(wěn)步推進(jìn)人事分配制度改革

14.推行目標(biāo)管理。為適應(yīng)校院兩級(jí)管理和工作重心下移的需要，認(rèn)真做好院(部)、部門年度目標(biāo)管理的考核工作。

15.做好第四輪處科級(jí)機(jī)構(gòu)設(shè)置及處科級(jí)干部崗位職數(shù)調(diào)整方案的實(shí)施工作，組織開展第二輪專業(yè)技術(shù)崗位分級(jí)聘用、各類崗位分類考核、教輔崗位分類設(shè)置等工作。

16. 按國家和省相關(guān)政策，全面啟動(dòng)我?？冃ЧべY制度，認(rèn)真落實(shí)我?；A(chǔ)性和獎(jiǎng)勵(lì)性績效工資實(shí)施方案。

17. 認(rèn)真做好教職工(包括合同制聘用人員)年度考核工作，組織開展人事和合同制聘用人員的聘期考核及續(xù)聘等工作，做好各類人員調(diào)配、輪崗、辭職等手續(xù)辦理工作。

18. 做好在職及離退休人員工資、津(補(bǔ))貼及相關(guān)福利的審核發(fā)放，規(guī)范校本部合同制人員的聘用、工資福利及檔案管理，認(rèn)真辦理擬退休人員的退休手續(xù)、做好退休工資的審核報(bào)批等工作。

四、其他工作

19. 推進(jìn)人力資源信息化建設(shè)。適時(shí)啟動(dòng)我校人力資源信息管理系統(tǒng)二期工程，做好人事處網(wǎng)站建設(shè)工作;做好全校人事人才、師資隊(duì)伍、工資福利等信息的統(tǒng)計(jì)與上報(bào)，數(shù)據(jù)庫采集，法人年檢等工作。

20. 加強(qiáng)干部人事檔案管理。按照國家一級(jí)干部人事檔案室建設(shè)目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)干部人事檔案室的軟硬件建設(shè);做好各類人員檔案的日常管理和服務(wù)等工作。

第9篇

一、新建本科院校教學(xué)評(píng)估檔案管理存在的主要問題

雖然教學(xué)檔案對(duì)于新建本科院校有著重要的作用，但是卻仍然存在以下問題：

（一）新建本科院校辦本科時(shí)間不長，教學(xué)檔案總體建設(shè)缺乏規(guī)范

新建本科院校的教學(xué)檔案建設(shè)工作隨著升本籌備工作的開展和深入，逐步走向規(guī)范，但是離《普通高校檔案管理工作辦法》的要求差距還很大。新建本科院校大多由兩個(gè)或者兩個(gè)以上規(guī)模相當(dāng)，類型相近學(xué)校組建升格而成，由于原各校建立的時(shí)間或早或晚，各校辦學(xué)指導(dǎo)思想、辦學(xué)宗旨、辦學(xué)層次以及千差萬別 ，新組建本科院校后存在原各校檔案體制管理不統(tǒng)一問題，有的新建本科院校實(shí)行統(tǒng)一管理，有的新建本科院構(gòu)實(shí)行分散管理。另外，由于辦學(xué)經(jīng)費(fèi)匱乏等原因，某些高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教學(xué)檔案的管理與建設(shè)缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，在重視教學(xué)工作以及其它管理工作的同時(shí)，忽視了檔案工作的存在， 在“迎評(píng)”過程使得教學(xué)檔案建設(shè)與管理存在管理不規(guī)范等一系列問題也暴露無遺，主要表現(xiàn)在教學(xué)檔案的總體建設(shè)進(jìn)展緩慢 ，存在著檔案材料不完備 、檔案數(shù)據(jù)不全面、重新排序以及管理體制重新理順等問題。這些問題嚴(yán)重阻礙了新建本科院校教學(xué)管理規(guī)范化和現(xiàn)代化的步伐。

（二）教學(xué)檔案管理手段滯后，制度不健全，缺乏規(guī)范化的管理

新建本科院校由于大多數(shù)辦學(xué)時(shí)間不長，硬件設(shè)施跟不上。組建合并前的原各學(xué)校，有的學(xué)校已配備專用的計(jì)算機(jī)，實(shí)行教學(xué)檔案機(jī)檢，有的學(xué)校特別是原來中等職業(yè)學(xué)校教學(xué)檔案管理手段落后，還停留在紙質(zhì)檔案、檔案柜保管的狀態(tài)，有的甚至缺乏存放教學(xué)檔案的場(chǎng)所，且大多數(shù)檔案還依靠“半手工式”手段進(jìn)行操作處理，工作效率低，嚴(yán)重影響了評(píng)估檔案的有效利用。教學(xué)檔案的管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，它需要嚴(yán)格的制度規(guī)范和科學(xué)的管理。近幾年由于不斷擴(kuò)招，學(xué)校各院系教學(xué)評(píng)估檔案缺乏規(guī)范化的管理，檔案規(guī)章制度不健全，管理方法欠缺不到位 ，學(xué)校、各二級(jí)學(xué)院、教研室三級(jí)建檔和存檔部門沒有嚴(yán)格落實(shí)崗位責(zé)任制 ，沒有切實(shí)明確權(quán)責(zé)，建檔歸檔機(jī)制也不夠完善，從而導(dǎo)致了本科教學(xué)工作合格評(píng)估檔案存在材料重復(fù)歸檔和建檔，教學(xué)檔案材料整理不規(guī)范，甚至出現(xiàn)不歸檔或者漏檔的現(xiàn)象。

（三）教學(xué)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平整體素質(zhì)較低

1999年至2007年，教育部先后批準(zhǔn)建立了208所普通本科院校，占全國740所本科院校的28%。這些新建本科院校院校雖然學(xué)校級(jí)別提升了，但是檔案工作并沒有隨之提升，人員的配置僅能應(yīng)付基礎(chǔ)檔案收集、整理、歸檔和利用，處于低層次的開發(fā)利用狀態(tài)。另外，在新建本科院校的發(fā)展過程中 ，對(duì)學(xué)校辦學(xué)定位、辦學(xué)模式、人才培養(yǎng)等宏觀問題的認(rèn)識(shí)和做法會(huì)發(fā)生變化 ，教學(xué)管理機(jī)構(gòu)也多次進(jìn)行整合變動(dòng) ，教學(xué)管理隊(duì)伍流動(dòng)性大，導(dǎo)致造成教學(xué)檔案資料的不連續(xù)性和不完整性。有少數(shù)新建本科院校教學(xué)檔案管理還沒有配備專職的檔案管理人員，基本采取兼職管理辦法，教學(xué)檔案基本上由教務(wù)處人員和各院（部）教學(xué)秘書、教務(wù)員兼任，它們受過檔案專業(yè)知識(shí) 、專業(yè)技能培訓(xùn)的機(jī)會(huì)較少，業(yè)務(wù)水平整體素質(zhì)較低。由于教學(xué)管理人員檔案意識(shí)淡薄，往往造成學(xué)校評(píng)估結(jié)束后，出現(xiàn)教學(xué)評(píng)估檔案支撐材料交接不清，被當(dāng)事人拿走（當(dāng)作私人財(cái)產(chǎn)），而未能將重要的或起關(guān)鍵作用的支撐材料復(fù)印件存檔 ，造成教學(xué)工作合格評(píng)估檔案不完整而導(dǎo)致以后的評(píng)估復(fù)查的困難和利用不便。

二、實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)評(píng)估檔案科學(xué)管理的措施

（一）以評(píng)估為契機(jī)，完善教學(xué)檔案建設(shè)，構(gòu)建評(píng)估檔案管理的制度和體系

首先，高校教學(xué)工作合格評(píng)估工作既是對(duì)新建本科院校教學(xué)質(zhì)量水平的檢查 ，也是對(duì)高校檔案管理水平的一次重要檢驗(yàn)。要高度重視各部門教學(xué)檔案管理工作，學(xué)校成立評(píng)建工作領(lǐng)導(dǎo)小組，將教學(xué)評(píng)估檔案建設(shè)列入學(xué)校的工作計(jì)劃，投入專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，配備相應(yīng)檔案用房，不斷改善學(xué)校檔案室館舍和二級(jí)學(xué)院（部）檔案用房條件 ，適當(dāng)添置專用電腦、復(fù)印機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備 ，符合本科教學(xué)工作合格評(píng)估對(duì)學(xué)校檔案館舍和二級(jí)學(xué)院（部）檔案用房硬件方面的要求。

其次，《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》與《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》是新建本科院校檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的重要基礎(chǔ)和依據(jù)。沒有規(guī)矩難以成方圓，任何一項(xiàng)工作如果沒有相應(yīng)的制度管理， 勢(shì)必難以有效地開展。為了切實(shí)發(fā)揮評(píng)估檔案管理的作用，促進(jìn)高校教學(xué)評(píng)估檔案管理的規(guī)范化，必須根據(jù)國家有關(guān)檔案法規(guī)和本科教學(xué)工作合格評(píng)估指標(biāo)體系，切實(shí)建立健全高校教學(xué)評(píng)估檔案管理的工作規(guī)章制度，完善教學(xué)評(píng)估檔案管理的體系，如教學(xué)檔案工作規(guī)范 、部門歸檔立卷制度、教學(xué)檔案實(shí)體分類辦法、電子檔案的歸檔管理辦法等 ，使評(píng)估檔案材料管理的各個(gè)環(huán)節(jié)有章可循，使高校檔案管理的建設(shè)納入規(guī)范化、科學(xué)化、制度化的管理軌道。

（二）規(guī)范教學(xué)評(píng)估檔案的整理，確保教學(xué)評(píng)估系統(tǒng)性與完整性

本科教學(xué)工作合格評(píng)估對(duì)于檔案工作是一次全面的考驗(yàn)和檢閱。“迎評(píng)”學(xué)校要順利通過本科教學(xué)工作 合格評(píng)估 ，首先要認(rèn)真學(xué)習(xí)《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作水平評(píng)估方案 （ 試行） 》，領(lǐng)會(huì)普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作合格評(píng)估指標(biāo)體系內(nèi)涵，，圍繞“指標(biāo)體系”做好支撐材料的整理歸檔工作。

一是要做好常規(guī)教學(xué)檔案與評(píng)估檔案的無縫銜接。檔案在教學(xué)評(píng)估中的作用非常重要，但同時(shí)對(duì)教學(xué)檔案管理工作也帶來不利影響。因?yàn)槌Ｒ?guī)的教學(xué)檔案管理是按《高校檔案管理規(guī)范》進(jìn)行收集、分類、整理、歸檔的，而在本科教學(xué)工作合格評(píng)估中形成的評(píng)估檔案是按評(píng)估指標(biāo)體系歸檔 ，由于要求不同、分類不同形成差異 。所以，我們抓住迎評(píng)階段的有利契機(jī) ，抓好兩者之間的無縫銜接，在整理常規(guī)教學(xué)檔案的時(shí)候要有意識(shí)地關(guān)注評(píng)估指標(biāo)體系中所需要的材料 ，需要復(fù)印的就復(fù)印。在迎接評(píng)估過程中整理的評(píng)估檔案同樣也須關(guān)注常規(guī)教學(xué)檔案的需要，對(duì)那些原先在教學(xué)檔案中沒有的材料 ，特別是有保存價(jià)值的材料應(yīng)補(bǔ)充到常規(guī)教學(xué)檔案中去，使得常規(guī)教學(xué)檔案內(nèi)容更加全面、豐富。

二是教學(xué)評(píng)估檔案應(yīng)評(píng)估指標(biāo)體系進(jìn)行模塊管理。教學(xué)評(píng)估檔案管理應(yīng)進(jìn)行分級(jí)模塊管理――校級(jí)評(píng)估檔案室和二級(jí)學(xué)院（部）評(píng)估檔案室管理 。在本科教學(xué)工作合格評(píng)估過程中很多指標(biāo)體所需檔案不在校級(jí)歸檔的范圍內(nèi)，所以我們應(yīng)按照評(píng)估的實(shí)際需要，加強(qiáng)和完善二級(jí)歸檔的內(nèi)容，建立二級(jí)學(xué)院（部）為主的二級(jí)檔案保管單位。評(píng)估檔案建設(shè)與日常教學(xué)檔案建設(shè)要求也存在差異，評(píng)估檔案建設(shè)具體回 應(yīng)《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作水平評(píng)估方案 （ 試行） 》中提出的每一個(gè)問題 ，客觀地反映近3年來新建本科院校本科辦學(xué)的工作狀態(tài)教學(xué)檔案，是以日常教務(wù)職能活動(dòng)的寫真記錄為主要內(nèi)容，比如試卷、畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）等。我們對(duì)于評(píng)估檔案類別號(hào)應(yīng)按評(píng)估指標(biāo) “一級(jí)指標(biāo) 、二級(jí)指標(biāo) 、觀測(cè)點(diǎn)”的順序進(jìn)行編號(hào)分類與編號(hào)設(shè)置，按照原始性、真實(shí)性、針對(duì)性、時(shí)效性的原則對(duì)佐證材料進(jìn)行收集、篩選、凝煉、整合加工、審定、立卷等環(huán)節(jié)進(jìn)行模塊管理 ，模塊管理必須符合唯一性 、穩(wěn)定性的要求 ，即同一立檔單位的檔案不得重號(hào) ，并方便插卷但不能隨意變動(dòng)。

（三）加強(qiáng)教學(xué)檔案管理人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力培訓(xùn)

檔案工作水平的高低，取決由于檔案工作人員素質(zhì)的高低，由于檔案工作專業(yè)性較強(qiáng)，教學(xué)管理信息復(fù)雜多樣，檔案管理人員需要較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力和管理技術(shù)。所以新建本科院校應(yīng)該結(jié)合自身特點(diǎn)對(duì)教學(xué)管理人員，特別是教學(xué)秘書、教務(wù)員進(jìn)行不定期計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)方面的培訓(xùn) ，提高他們的檔案業(yè)務(wù)素質(zhì) 、管理技術(shù)和現(xiàn)代化服務(wù)水平 ，使其更好地為廣大師生員工提供檔案信息服務(wù)。