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第1篇

關(guān)鍵詞：學(xué)籍管理；學(xué)籍檔案；規(guī)范化

學(xué)籍管理與檔案管理都是學(xué)校最基礎(chǔ)的管理工作。學(xué)校檔案中很重要的一部分就是學(xué)生學(xué)籍檔案。學(xué)籍管理、學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化為學(xué)校教學(xué)的有序開展和學(xué)校的持續(xù)發(fā)展提供了有力保障。

一、學(xué)籍是對(duì)學(xué)生身份的確認(rèn)，學(xué)籍狀

態(tài)反映著學(xué)生學(xué)習(xí)的過程與結(jié)果學(xué)籍是對(duì)學(xué)生身份的確認(rèn)。只有通過高等學(xué)校學(xué)籍管理部門在“中國(guó)高等教育學(xué)生信息網(wǎng)”（以下簡(jiǎn)稱“學(xué)信網(wǎng)”）注冊(cè)學(xué)籍，才能正式成為某高校的學(xué)生。只有注冊(cè)了學(xué)籍的學(xué)生，才能在修夠規(guī)定的年限且成績(jī)合格后，取得學(xué)歷證書。學(xué)籍狀態(tài)反映著學(xué)生學(xué)習(xí)的過程與結(jié)果。

（一）學(xué)生的各類學(xué)籍異動(dòng)（休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、留級(jí)、轉(zhuǎn)專業(yè)等），從一定程度上反映了學(xué)生的在校學(xué)習(xí)狀態(tài)。如休學(xué)，有的學(xué)生休學(xué)的原因?yàn)樯眢w疾病，表示該部分學(xué)生在校期間，身體素質(zhì)較差；有的學(xué)生休學(xué)的原因是思想壓力大，精神衰弱，說明該部分學(xué)生心理素質(zhì)較差。再以退學(xué)來說，有的學(xué)生退學(xué)的理由是經(jīng)濟(jì)困難而放棄了學(xué)業(yè)；還有的學(xué)生退學(xué)的原因是無(wú)法在規(guī)定的年限內(nèi)完成相應(yīng)的學(xué)分，因而不得不選擇退學(xué)。這些學(xué)籍異動(dòng)在一定程度上反映了學(xué)生的學(xué)習(xí)狀態(tài)。

（二）學(xué)生的各類獎(jiǎng)懲信息直接反應(yīng)了學(xué)生的在校表現(xiàn)。學(xué)生的各種獎(jiǎng)勵(lì)，如三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、優(yōu)秀團(tuán)干等或反映出學(xué)生思想積極上進(jìn)、或反映出在校學(xué)習(xí)成績(jī)優(yōu)異、或反映出學(xué)生具有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力；而各種懲罰，如警告、記過、留校察看、開除等，則或反映學(xué)生違反校紀(jì)校規(guī)、或反映學(xué)生成績(jī)低劣。

（三）畢、結(jié)業(yè)結(jié)論，反映了最終的學(xué)習(xí)結(jié)果。在規(guī)定的年限內(nèi)，修完規(guī)定的學(xué)分或規(guī)定的課程全部及格，將獲得畢業(yè)證書，相反，則只能結(jié)業(yè)離校。符合學(xué)位授予條件的學(xué)生，還被授予學(xué)位證書。畢業(yè)證書與學(xué)位證書則是對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)結(jié)果的最終宣判。因此，學(xué)籍確認(rèn)了學(xué)生的身份，監(jiān)控著學(xué)生的學(xué)習(xí)過程，反饋了學(xué)生的學(xué)習(xí)結(jié)果。

二、學(xué)籍檔案是學(xué)生學(xué)習(xí)身份與學(xué)習(xí)過程最有力的證據(jù)

學(xué)籍檔案主要包括：新生入學(xué)材料（新生登記表、新生花名冊(cè)、新生錄檢表）、學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)材料（升級(jí)、留級(jí)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等）、學(xué)生成績(jī)總表、學(xué)生學(xué)籍卡、學(xué)生獎(jiǎng)懲材料、學(xué)歷學(xué)位證明材料。新生入學(xué)材料（新生登記表、新生花名冊(cè)、新生錄檢表）顯示著學(xué)生參加升學(xué)考試的類型、參加考試的年份，錄取院校及專業(yè)，甚至包括升學(xué)考試每門課程的分?jǐn)?shù)。這些材料可以最有力地證明學(xué)生升學(xué)的有效性。學(xué)生的學(xué)籍卡記載了學(xué)生更為詳細(xì)的信息，包括學(xué)生的籍貫、生源地、社會(huì)關(guān)系、求學(xué)經(jīng)歷、家庭住址等，更能有效證明學(xué)生的身份。學(xué)生的學(xué)籍異動(dòng)材料（升級(jí)、留級(jí)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等），可以成為學(xué)生身份變動(dòng)或?qū)W習(xí)期限變動(dòng)的有力憑證。學(xué)生成績(jī)冊(cè)、各種獎(jiǎng)懲材料，可以有效說明學(xué)生在校課程學(xué)習(xí)的好壞，平時(shí)表現(xiàn)的優(yōu)劣。也成為用人單位選聘學(xué)生的重要參考資料。

三、學(xué)籍管理與學(xué)籍檔案管理相輔相成、相互促進(jìn)

學(xué)籍管理與學(xué)籍檔案管理雖分屬不同的部門，但二者是相輔相成、相互促進(jìn)的。學(xué)籍管理的規(guī)范化有助于檔案材料的豐富與完善，檔案管理的規(guī)范化也有助于倒逼學(xué)籍管理的規(guī)范化。

（一）學(xué)籍管理的規(guī)范化有助于檔案材料的豐富與完善

學(xué)籍管理的規(guī)范化、制度化，必然會(huì)將每一項(xiàng)工作涉及的重要原始資料進(jìn)行歸類存檔，必然有助于學(xué)籍檔案材料的豐富與完善。一個(gè)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)，每一個(gè)階段、每一個(gè)重要事項(xiàng)都會(huì)留有一定的印記。如一入學(xué)，就有新生錄檢表、新生花名冊(cè)、新生登記表；最后畢業(yè)的時(shí)候，成績(jī)表、畢業(yè)生登記表及學(xué)歷學(xué)位證明的材料都會(huì)作為重要的原始資料進(jìn)行存檔。學(xué)籍管理過程的規(guī)范化可以使學(xué)生的所有重要的原始資料得以歸檔保存。一個(gè)負(fù)責(zé)的學(xué)籍管理人員在完成必要的學(xué)籍管理工作之后還需要把學(xué)生各類原始資料進(jìn)行分類整理并存檔，工作不僅著眼于當(dāng)前更要著眼將來，為學(xué)生、學(xué)校的歷史負(fù)責(zé)。

（二）檔案管理的規(guī)范化有助于倒逼學(xué)籍管理的規(guī)范化

檔案管理的規(guī)范化制度化，必然會(huì)對(duì)歸檔條目進(jìn)行細(xì)分，同時(shí)要求各對(duì)口部門按照條目及時(shí)將所屬材料進(jìn)行按類歸檔。這樣必然倒逼學(xué)校各部門，包括學(xué)籍管理部門進(jìn)行規(guī)范操作，同時(shí)保存原始資料。因?yàn)橐鏅n，學(xué)籍管理必要的程序就不能省去。任何有關(guān)學(xué)生學(xué)籍的操作必須按照規(guī)范的程序進(jìn)行并留存記錄；因?yàn)橐鏅n，任何負(fù)責(zé)人在簽字的時(shí)候就必須得謹(jǐn)慎，違反國(guó)家或?qū)W校規(guī)定的事情就不能隨便簽字，否則檔案會(huì)永遠(yuǎn)記錄，簽發(fā)者必須承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。這樣，檔案的規(guī)范化、精細(xì)化管理倒逼學(xué)籍管理走向規(guī)范化。總之，學(xué)籍管理與學(xué)籍檔案的管理都是學(xué)校管理的基礎(chǔ)工作。沒有規(guī)矩不成方圓，在某種意義上，學(xué)籍管理與檔案管理是綱，綱舉目張。只有學(xué)校有著規(guī)范的學(xué)籍管理、規(guī)范的檔案管理，才能為教學(xué)的有序開展與學(xué)校的持續(xù)發(fā)展提供保障。

作者:李志君 單位:山西大學(xué)教務(wù)處館員

參考文獻(xiàn)：

[1]成小芬.近二十年高校學(xué)籍檔案管理研究綜述[J].宿州教育學(xué)院學(xué)報(bào),2014,(2).

[2].解穎嫻.高校學(xué)籍檔案管理存在問題與解決對(duì)策[J].宿州教育學(xué)院學(xué)報(bào),2008,(1).

第2篇

關(guān)鍵詞：高校；學(xué)籍；管理

1 引言

高校學(xué)籍檔案記載了一個(gè)學(xué)生在校時(shí)的基本情況，不僅能夠反映其德智體美各方面的綜合素質(zhì)，也是其教育過程中達(dá)到知識(shí)水準(zhǔn)的基本信用憑證。高校逐步認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案的科學(xué)管理對(duì)于高校自身和學(xué)生發(fā)展的意義，從教育科研、教學(xué)、學(xué)生管理各個(gè)角度來看，加強(qiáng)學(xué)生學(xué)籍檔案管理具有一定的現(xiàn)實(shí)價(jià)值。然而，不少高校的管理手段和理念仍比較落后，不能滿足社會(huì)發(fā)展和高校發(fā)展的需要，加強(qiáng)檔案管理并使其發(fā)揮相應(yīng)的作用，是學(xué)籍檔案人員所應(yīng)關(guān)注的問題。

2 我國(guó)高校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）高校學(xué)籍檔案管理制度不夠完善

目前，在高校學(xué)籍管理方面，并沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，也沒有一個(gè)符合實(shí)際情況、可以遵循的管理規(guī)章制度。在高校內(nèi)部，每個(gè)部分都希望采用最適合自己的管理方式，導(dǎo)致檔案在歸檔的時(shí)候出現(xiàn)問題。在管理上權(quán)責(zé)不夠明確，有的時(shí)候管理檔案的工作人員并不了解學(xué)生的真實(shí)情況，與實(shí)際工作脫節(jié)，無(wú)法保證一些材料能夠真實(shí)準(zhǔn)確的歸檔。一些學(xué)生為了更好的就業(yè)，不惜在檔案上造假，有時(shí)一個(gè)班級(jí)出現(xiàn)多個(gè)學(xué)生會(huì)主席，學(xué)校有時(shí)為了使畢業(yè)生獲得就業(yè)就會(huì)，甚至將一些學(xué)生處分的材料扣除，正是由于缺乏制度上的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，造成了檔案失真，學(xué)籍檔案和畢業(yè)生的誠(chéng)實(shí)信用度下降。

（二）高校學(xué)籍檔案管理的方法不夠科學(xué)

由于管理制度的欠缺，導(dǎo)致一些高校的檔案管理方法也比較落后。只要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是學(xué)籍檔案的編排比較混亂，有的學(xué)院按照學(xué)生的專業(yè)來分，有的學(xué)院按照學(xué)生的專業(yè)交叉編排、有的學(xué)院按照學(xué)生的畢業(yè)年份來分，總之沒有形成一個(gè)相對(duì)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，形成相對(duì)規(guī)范的做法。另外，一些學(xué)籍檔案的組卷和裝訂也不夠規(guī)范，缺少總的案卷目錄，一旦有卷宗缺失或者被改動(dòng)，工作人員很難發(fā)現(xiàn)，電子檔案學(xué)籍管理正在逐步普及，但是很多高校并沒有嚴(yán)格施行。

（三）高校學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊

學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)比較復(fù)雜的綜合性工作，很多管理人員并沒有意識(shí)到這一問題，而是認(rèn)為檔案管理就是簡(jiǎn)單的材料堆砌，而不需要進(jìn)行系統(tǒng)的分析。其實(shí)，在實(shí)際工作中。通過學(xué)生檔案的記錄信息和去留情況，不斷開發(fā)有效信息，可以更好的為學(xué)校教學(xué)服務(wù)。但是相關(guān)的管理人員很少受到過這一方面的專業(yè)培訓(xùn)，沒有沒使用過計(jì)算機(jī)等技術(shù)輔助完成工作，簡(jiǎn)介造成了學(xué)籍檔案管理水平的落后。

3 我國(guó)高校學(xué)籍檔案管理應(yīng)采取的對(duì)策

（一）加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案管理的意識(shí)

目前高校學(xué)籍管理所涉及到的學(xué)院和專業(yè)繁多，很容易造成管理上的混亂，因此，要提高對(duì)學(xué)籍檔案管理的重視，不斷制定并完善更加健全的管理制度。很多高校在不同地點(diǎn)開設(shè)了分校，學(xué)生的成分也比較復(fù)雜，管理的時(shí)間跨度變大，更需要學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)籍檔案管理統(tǒng)籌規(guī)劃，將檔案管理正規(guī)化，嚴(yán)格制定檔案管理的流程，努力實(shí)現(xiàn)檔案歸檔的真實(shí)性，一旦查找可以快速獲得有效的信息。在日常的工作中，做到管理有章可循。建立透明的監(jiān)督機(jī)制，明確權(quán)責(zé)，一旦出現(xiàn)問題，可以有效的解決。

（二）引進(jìn)更加先進(jìn)的檔案管理方法

一般來說，學(xué)籍檔案包括入學(xué)注冊(cè)、成績(jī)考核、畢業(yè)證書等材料，是一個(gè)學(xué)生學(xué)習(xí)和生活的最原始記錄，也是教學(xué)和學(xué)校管理的重要部分。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)對(duì)高校畢業(yè)生的就業(yè)影響越來越大，學(xué)生的原始資料對(duì)于就業(yè)單位來說具有一定的參考價(jià)值，成為了企業(yè)選聘人才的重要參考之一。為了更好的指導(dǎo)高校的教學(xué)、科研工作，應(yīng)當(dāng)引進(jìn)更加先進(jìn)的檔案管理方法，講究檔案分類，便于信息的查找。不僅從學(xué)校的角度進(jìn)行一個(gè)統(tǒng)一的編號(hào)，同時(shí)，分配到不同學(xué)院，也應(yīng)當(dāng)遵循相同的規(guī)律實(shí)現(xiàn)信息的管理。要學(xué)習(xí)一些先進(jìn)的管理方法，如利用計(jì)算機(jī)軟件檔案信息記錄分析，分析數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)學(xué)校在教學(xué)之中出現(xiàn)的問題。

（三）加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案人員的素質(zhì)

檔案管理人員既要了解學(xué)籍管理的政策、方針，也要熟悉基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)操作。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，如今更需要掌握電子管理技術(shù)，同時(shí)由于信息技術(shù)的更新?lián)Q代，要求學(xué)籍檔案人員加大對(duì)單位內(nèi)從業(yè)人員的繼續(xù)教育力度，增加相關(guān)的素質(zhì)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)能力訓(xùn)練，對(duì)管理人員的素質(zhì)提出更高的需求。除了日常性的操作，管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)高校自身的需求制定科學(xué)的管理模式，多管齊下，真正實(shí)現(xiàn)科學(xué)的學(xué)籍管理。這就需要高校加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)，不斷提升其管理能力和水平。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈，高校為了提升自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力，不僅要從教師的教學(xué)、科研，學(xué)生的就業(yè)等方面發(fā)力，也需要不斷提升管理的能力和細(xì)節(jié)。積極探索，善于思考，將高校的學(xué)籍檔案管理落到實(shí)處，不斷滿足社會(huì)的發(fā)展和高校的需求。

參考文獻(xiàn)

第3篇

[關(guān)鍵詞] 學(xué)籍檔案 研究生 檔案管理

筆者根據(jù)高校院系的實(shí)際情況,就研究生學(xué)籍檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析,探討對(duì)應(yīng)措施,以形成更具規(guī)范與便利的檔案管理模式。

一、學(xué)籍檔案管理是院系研究生管理的重要內(nèi)容

研究生學(xué)籍檔案管理是對(duì)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)培養(yǎng)教育過程的質(zhì)量考核管理，它包括學(xué)生的入學(xué)與注冊(cè)、成績(jī)、紀(jì)律與考勤、獎(jiǎng)勵(lì)與處分、轉(zhuǎn)專業(yè)與轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)與復(fù)學(xué)、退學(xué)、畢業(yè)與就業(yè)等材料。它記錄了研究生在校期間品行、能力、學(xué)業(yè)等方面的表現(xiàn)，是人事檔案的一個(gè)重要組成部分，對(duì)其繼續(xù)深造或走入工作崗位關(guān)系極大。因此，學(xué)籍檔案管理是高校學(xué)生在校管理內(nèi)容的核心內(nèi)容之一,與學(xué)生利益包括其離校后的利益密切相關(guān)，受到學(xué)生的密切關(guān)注。做好學(xué)籍管理工作，提高學(xué)籍管理現(xiàn)代化水平，是研究生管理工作的重要內(nèi)容。

隨著高校招生數(shù)的擴(kuò)大、辦學(xué)形式的多樣化、因公（私）出國(guó)（境）的學(xué)生數(shù)增加、就業(yè)渠道多樣化形勢(shì)的發(fā)展，越來越多的用人單位或部門重視利用學(xué)籍檔案來了解畢業(yè)生的情況。一方面，畢業(yè)生個(gè)人在找工作或出國(guó)深造時(shí)需向聘用單位或國(guó)外高校提供其自身的學(xué)籍材料；另一方面，用人單位或其他部門為了辨別所招人員的個(gè)人信息真?zhèn)味枰_認(rèn)檔案。因此，學(xué)籍檔案利用率不斷上升的趨勢(shì)給學(xué)籍檔案管理工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。

二、加強(qiáng)和改進(jìn)研究生學(xué)籍檔案管理工作的思考

目前，在院系層面上一些院系從各自不同的生源情況以及培養(yǎng)方案出發(fā)進(jìn)行不同的管理，但有的沒有形成規(guī)范的學(xué)籍檔案管理制度。由于研究生學(xué)籍檔案與其他的檔案有所不同，研究生入學(xué)至畢業(yè)有三到四年甚至更長(zhǎng)時(shí)間，學(xué)籍檔案形成時(shí)間跨度大，包括在學(xué)期間培養(yǎng)過程的重要材料，沒有規(guī)范的管理制度，會(huì)出現(xiàn)歸檔不全的問題；又由于研究生教學(xué)分散在各院系，院系在立卷整理過程中，容易出現(xiàn)檔案質(zhì)量參差不齊的情況。

在一些高校中，院系研究生學(xué)籍檔案管理，主要有以下問題：

1.研究生入學(xué)前檔案資料分散

每年報(bào)考研究生的學(xué)生，被通知調(diào)檔審查一般是5月份與7月份，拿到畢業(yè)證書兩次寄檔過程，容易疏忽造成學(xué)生檔案丟失或在交接過程中的脫節(jié)。又由于考生所在單位有的沒有及時(shí)將檔案寄往學(xué)生將就讀學(xué)校，或者將檔案寄到了非直接負(fù)責(zé)的檔案管理部門。這樣就使得一些學(xué)生在不同階段的檔案，存放在不同的學(xué)校，造成學(xué)生檔案不完整，不能統(tǒng)一進(jìn)行規(guī)范管理。

2.學(xué)籍檔案管理制度不完善

許多高校對(duì)研究生學(xué)籍管理制度還不夠完善，檔案意識(shí)不強(qiáng)，要求不嚴(yán)。存在檔案材料不齊全，價(jià)值不高的問題。研究生缺乏學(xué)籍注冊(cè)意識(shí)的現(xiàn)象較為普遍。造成學(xué)籍注冊(cè)、學(xué)籍異動(dòng)記載不全等現(xiàn)象；有的對(duì)學(xué)生受到處分和取消處分，從休學(xué)到復(fù)學(xué)等等都缺乏登記，使學(xué)籍管理難以發(fā)揮制約、監(jiān)督和服務(wù)的作用，甚至無(wú)法給研究生培養(yǎng)、教學(xué)提供科學(xué)的、可靠的信息。

3.學(xué)籍檔案管理模式和手段落后

目前，多數(shù)高校學(xué)籍檔案管理的信息化程度較高，已實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化。但也有一些學(xué)校院系研究生學(xué)籍管理，從檔案材料收集、整理、鑒別、編排、裝訂到保管和利用基本上依靠傳統(tǒng)的手工操作，保管技術(shù)簡(jiǎn)陋單一，與科學(xué)化、信息化的要求差距甚大，難以適應(yīng)研究生教育和培養(yǎng)的需要。有的院系雖自主研發(fā)或購(gòu)買了校內(nèi)學(xué)生日常教務(wù)及管理系統(tǒng)，但僅能滿足日常管理的需要。特別是數(shù)據(jù)庫(kù)類型不能兼容，難以保證學(xué)籍信息的實(shí)效性和準(zhǔn)確性，給學(xué)生查詢和核對(duì)造成極大不便。

三、加強(qiáng)與改進(jìn)學(xué)籍檔案管理工作的舉措

研究生學(xué)籍檔案，是研究生在學(xué)校期間學(xué)習(xí)情況的綜合反映，是個(gè)人起步的人事檔案資料，我們應(yīng)該從人事干部檔案管理的高度來認(rèn)識(shí)和看待研究生的學(xué)籍檔案管理。加強(qiáng)和改進(jìn)研究生學(xué)籍檔案管理工作，規(guī)范與完善研究生學(xué)籍檔案管理制度，應(yīng)受到每一位學(xué)籍管理工作人員的重視。針對(duì)目前高校存在的問題，提出從新生入學(xué)報(bào)到、網(wǎng)上信息的錄入、課堂教學(xué)管理、檔案資料的歸檔和加強(qiáng)研究生學(xué)籍管理工作的領(lǐng)導(dǎo)的舉措。

1.及時(shí)了解和掌握研究生新生信息

要求新生根據(jù)錄取通知書內(nèi)的相關(guān)信息提前寄給院系，內(nèi)容：提供個(gè)人相關(guān)的基本信息、照片、學(xué)費(fèi)、保險(xiǎn)等。報(bào)到后及時(shí)錄入個(gè)人信息卡。院系在一個(gè)月內(nèi)做完對(duì)每位新生個(gè)人信息的審核確認(rèn)，在二個(gè)月內(nèi)學(xué)生完成體檢和個(gè)人學(xué)習(xí)計(jì)劃制訂。這些資料是研究生的原始資料，必須列入個(gè)人檔案。

2.實(shí)行檔案網(wǎng)絡(luò)化管理

隨著檔案信息逐漸走向數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，要加強(qiáng)培養(yǎng)熟悉檔案業(yè)務(wù)和計(jì)算機(jī)管理的專業(yè)人才，改革檔案工作程序，加速網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。為方便教師及時(shí)了解學(xué)生以及學(xué)生了解自己的成績(jī)情況、網(wǎng)上選課、課程安排等，必須加強(qiáng)研究生個(gè)人信息、個(gè)人培養(yǎng)計(jì)劃的網(wǎng)上錄入管理及學(xué)生考試成績(jī)教師網(wǎng)上錄入的信息化管理工作。同時(shí)，要不斷增加經(jīng)費(fèi)投入，改善檔案管理設(shè)施和條件，使檔案工作向規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展。

3.完善研究生個(gè)人檔案資料的歸檔

研究生個(gè)人檔案中，包含有研究生入學(xué)前資料、黨團(tuán)材料、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生體檢表、報(bào)到證白聯(lián)、學(xué)位申請(qǐng)書、研究生信息表、學(xué)年小結(jié)表、研究生階段成績(jī)單、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處罰材料等。這些資料需要系統(tǒng)整理，分類組卷，仔細(xì)抄寫，力求規(guī)范，存檔備查。

研究生學(xué)籍檔案屬于機(jī)要類材料，歸檔后查閱、轉(zhuǎn)寄都必須嚴(yán)格按照管理辦法執(zhí)行。研究生成績(jī)、畢業(yè)答辯材料等重要資料歸檔應(yīng)一式兩份，一份交由學(xué)校檔案館長(zhǎng)久保存，另一份入研究生個(gè)人檔案，以保證研究生學(xué)習(xí)階段資料的完整。一旦學(xué)生的學(xué)籍異動(dòng)申請(qǐng)生效，學(xué)籍管理部門應(yīng)在作好相關(guān)數(shù)據(jù)的信息化記錄的同時(shí)，以書面的形式及時(shí)告知相關(guān)學(xué)院，建立起學(xué)籍管理部門、相關(guān)學(xué)院、個(gè)人檔案三方存留的管理機(jī)制。

4.增強(qiáng)檔案意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)研究生學(xué)籍檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)

研究生學(xué)籍檔案工作涉及學(xué)院各部門，光靠檔案人員負(fù)責(zé)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，必須依靠院系領(lǐng)導(dǎo)的重視和全體教師的共同認(rèn)識(shí)和努力。因此，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)是搞好研究生學(xué)籍檔案工作的重要保證。檔案工作要列入學(xué)院的年度計(jì)劃，由明確的崗位目標(biāo)責(zé)任制，規(guī)范考核辦法。檔案人員在提高自身素質(zhì)和服務(wù)質(zhì)量上下功夫，以提高檔案工作的整體水平。

四、結(jié)語(yǔ)

研究生的學(xué)籍檔案管理是一個(gè)較為系統(tǒng)和復(fù)雜的過程管理，必須增強(qiáng)檔案意識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，樹立以學(xué)生為中心的理念，以科學(xué)的信息化手段改進(jìn)學(xué)籍管理方式，進(jìn)一步完善研究生的學(xué)籍檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化和系統(tǒng)化。

參考文獻(xiàn)：

[1]孫榮平, 劉樹生. 淺析高校學(xué)籍檔案的管理與完善[ J] . 黑 龍江教育, 2005, ( 3) : 13- 17.

第4篇

針對(duì)學(xué)籍檔案的管理，在過去都是要通過大量的儲(chǔ)存空間來進(jìn)行管理工作。其中的信息內(nèi)容就包括了相應(yīng)的考試成績(jī)數(shù)據(jù)、社團(tuán)實(shí)踐數(shù)據(jù)、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)等的數(shù)據(jù)。而因?yàn)樵谶M(jìn)行教學(xué)中的各種生活瑣碎繁瑣且數(shù)據(jù)量較大，這就導(dǎo)致了在進(jìn)行學(xué)籍檔案管理的時(shí)候，就容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。

伴隨著信息化的進(jìn)程，學(xué)籍系統(tǒng)的改革也就有了現(xiàn)實(shí)意義的存在必要，這不論是在空間結(jié)構(gòu)上還是在存儲(chǔ)的管理上都有一定的效應(yīng)。而針對(duì)這些我們進(jìn)行以下的討論從而說明，數(shù)字化信息系統(tǒng)對(duì)于高校學(xué)籍檔案管理的重要性。

1 檔案數(shù)字化的現(xiàn)實(shí)存在意義

首先我們應(yīng)該理解的是數(shù)據(jù)檔案的現(xiàn)實(shí)意義，所謂的數(shù)據(jù)檔案，就是指在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行學(xué)籍檔案統(tǒng)計(jì)，然后通過計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)等多種尖端科技進(jìn)行存檔管理。而這樣的數(shù)據(jù)管理，不論是在統(tǒng)籌還是在運(yùn)行中，計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)都可以十分輕便的將工作任務(wù)輕松的完成。而最重要的是，在過去對(duì)于學(xué)籍檔案，每個(gè)學(xué)校每年都會(huì)有數(shù)以萬(wàn)計(jì)的檔案調(diào)入和調(diào)出，這對(duì)于教育系統(tǒng)來說，都是十分繁瑣的問題。但是隨著信息化的到來，僅僅只需要比原來要小的多的一個(gè)硬盤或者一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)就可以錄入大量的數(shù)據(jù)，同時(shí)幾臺(tái)電腦就可以完成所有的數(shù)據(jù)處理任務(wù)。

2 高校學(xué)籍檔案的信息化管理含義

首先，數(shù)字信息化的管理模式提高了工作的效率，這一點(diǎn)，在進(jìn)行了信息化管理的行業(yè)都已經(jīng)體現(xiàn)出來了。在進(jìn)行高等教育的過程中，由于所需要的數(shù)據(jù)比較龐大，所以這就造成了高校學(xué)生的信息數(shù)據(jù)量出現(xiàn)了前所未有的擴(kuò)大，而近些年高校教育也針對(duì)社會(huì)實(shí)踐進(jìn)行了相應(yīng)的改革，這對(duì)于原本資源管理就比較緊張的學(xué)籍檔案管理工作來說，就更加重了其工作的任務(wù)量。面對(duì)新的行情，信息化的存在意義就有了歷史性的意義了，最簡(jiǎn)單的說，就是原本需要三人進(jìn)行的工作，現(xiàn)在僅僅需要一個(gè)人就可以完成，如，在過去需要三個(gè)管理人員進(jìn)行分工的調(diào)查、錄入、管理工作，但是現(xiàn)在僅僅一個(gè)管理員坐在電腦前就可以通過信息系統(tǒng)進(jìn)行認(rèn)證和管理，這樣就大大的提高了檔案數(shù)據(jù)管理的工作效率。

其次，網(wǎng)絡(luò)化的管理方式針對(duì)資源方面，實(shí)現(xiàn)了更為便捷的資源共享。在進(jìn)行學(xué)籍檔案管理的歷史中，由于高校涉及的學(xué)科比較廣，所以針對(duì)同校不同院，這就不屬于一個(gè)檔案管理儲(chǔ)存，那么在展開分析的過程就會(huì)出現(xiàn)很嚴(yán)重的拖延。再簡(jiǎn)單點(diǎn)的說就是，假如某高校的分屬院校在其他的城市招生教育，那么在沒有數(shù)字化的學(xué)籍管理，那么在進(jìn)行人員調(diào)配過程中，就會(huì)出現(xiàn)拖延，而原來需呀三天五天才能完成的任務(wù)，現(xiàn)在可能僅僅需要一天或者幾分鐘就能夠完成了。其主要原因就是數(shù)字化的學(xué)籍檔案管理實(shí)現(xiàn)了同屬院校的信息共享，這樣在不同位置可以通用一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，這就可以為教育工作完成相應(yīng)的教學(xué)任務(wù)。

再次，科學(xué)化的管理方式在一定程度上保證了檔案的完整性。我們?cè)谝酝慕虒W(xué)管理中也難免會(huì)遇到一些檔案遺失的問題，那么在進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理中，不可能做到每一份都進(jìn)行備份，從而在某一個(gè)同學(xué)在原始檔案文件遺失以后，在進(jìn)行補(bǔ)檔的時(shí)候也僅僅只能證明其曾在這里進(jìn)修過。但是，數(shù)據(jù)化管理的學(xué)籍檔案，就可以完全的彌補(bǔ)這項(xiàng)缺點(diǎn)。因?yàn)閿?shù)據(jù)檔案的保存只需要一個(gè)簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)庫(kù)，可能數(shù)據(jù)庫(kù)比較龐大，但是現(xiàn)在科學(xué)化的進(jìn)程中，對(duì)于這一點(diǎn)完全可以忽視。而當(dāng)紙質(zhì)檔案遺失以后，還可以通過數(shù)字檔案進(jìn)行完整的拷貝打印，從而保證了在學(xué)生檔案的后期管理中，完成相應(yīng)的任務(wù)管理。

最后，先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)，降低了管理成本。我們?cè)谶M(jìn)行高校的學(xué)籍檔案管理中，因?yàn)檫^去的管理模式需要大量的人力物力，進(jìn)行檔案的管理的存儲(chǔ)，但是由于現(xiàn)在的數(shù)據(jù)管理介入，都簡(jiǎn)化了其中的大量問題，這樣在無(wú)形之中其實(shí)為我們的工作減輕了很大的負(fù)擔(dān)，同時(shí)也降低了大量的成本。

3 在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)管理中遇到的問題

在日常的數(shù)據(jù)管理中，我們不得不說仍存在著很多的問題，這里進(jìn)行一定的總結(jié)和分析。

首先，在進(jìn)行管理中，由于數(shù)字化水平無(wú)法達(dá)到目標(biāo)要求。當(dāng)今數(shù)字化檔案管理，已經(jīng)被高校編入了管理行列之中，而各高校也相當(dāng)?shù)闹匾曔@一個(gè)管理模式，但是我國(guó)數(shù)字化時(shí)代開始的比較晚，所以相對(duì)的數(shù)字技術(shù)還不是十分的發(fā)達(dá)，在進(jìn)行管理中，很多問題都不能有效的解決。與此同時(shí)在進(jìn)行這項(xiàng)管理中，也存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)。面對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)崩潰、黑客等問題，都可能會(huì)出現(xiàn)一定的危機(jī)。

其次，在進(jìn)行管理中，缺乏這一類能夠勝任任務(wù)的數(shù)據(jù)管理人才。我們可以理解的是，這類人才對(duì)于數(shù)據(jù)管理和檔案管理，都具有相應(yīng)的知識(shí)儲(chǔ)備和經(jīng)驗(yàn)，在進(jìn)行相應(yīng)的工作中，可以很好的完成這樣的工作，但是由于我國(guó)發(fā)展較晚，這類人才緊缺，也就導(dǎo)致了無(wú)法將這項(xiàng)任務(wù)在短時(shí)間內(nèi)妥善完成。

再次，學(xué)籍檔案系統(tǒng)并不完善。現(xiàn)在我國(guó)的高校在對(duì)學(xué)籍檔案工作的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中都已經(jīng)做出了相應(yīng)的努力，但是即便如此，學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)到今天為止，仍舊不是很完善。這一點(diǎn)，在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)都無(wú)法改善。

最后，高校學(xué)籍檔案的信息化建設(shè)還不夠充分。現(xiàn)在，即便很多的高校已開始有了建設(shè)信息化的檔案管理機(jī)構(gòu)，可是在進(jìn)行實(shí)施的過程中，仍舊由于沒有經(jīng)驗(yàn)，無(wú)從開始進(jìn)行。而在進(jìn)行這項(xiàng)改革中，其主要的問題還有就是學(xué)校的投入資金不能夠完成這項(xiàng)任務(wù)，這就導(dǎo)致了現(xiàn)在的高校學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)不能夠很快的架設(shè)完成。

4 建設(shè)數(shù)字化的學(xué)籍檔案管理措施

如何構(gòu)建合理科學(xué)的數(shù)字化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，對(duì)于學(xué)校對(duì)于社會(huì)都是一個(gè)迫切的需求。那么針對(duì)上面的問題，我們進(jìn)行如下的應(yīng)對(duì)策略，應(yīng)該可以在一定程度上完成 這項(xiàng)建設(shè)任務(wù)。

首先，投入資金進(jìn)行相應(yīng)的人才培訓(xùn)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，這樣在根本就可以解決硬件設(shè)施不齊備的問題。

第5篇

【關(guān)鍵詞】高校 學(xué)籍 檔案管理 發(fā)展

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的人才市場(chǎng)不斷擴(kuò)大，對(duì)高校的畢業(yè)分配影響越來越大，而高校的學(xué)籍檔案憑著數(shù)量多、利用率高與專業(yè)領(lǐng)域廣等優(yōu)勢(shì)，受到了社會(huì)廣泛的認(rèn)同及應(yīng)用，與其他門類的檔案相比，學(xué)籍檔案價(jià)值的優(yōu)越性更大，但在現(xiàn)代高校中，學(xué)籍檔案管理還存在一些不足之處，需要采取相應(yīng)的對(duì)策給予解決，以促進(jìn)高校學(xué)籍檔案的管理發(fā)展。

1.高校學(xué)籍檔案內(nèi)涵

高校學(xué)籍檔案作為學(xué)校檔案的重要構(gòu)成，主要指的是學(xué)生通過考試合格，并有招生辦正規(guī)錄取，且辦理入學(xué)手續(xù)之后，獲得正式學(xué)籍的高校學(xué)生，字入學(xué)開始至畢業(yè)離校間所形成的具有利用價(jià)值的查考原始資料。其內(nèi)容主要包含高考成績(jī)單、入學(xué)通知書、學(xué)生登記表、學(xué)年成績(jī)單、學(xué)籍卡與獎(jiǎng)懲材料等。學(xué)籍檔案具有法律憑證、提供原始資料支撐與人才模式改進(jìn)的參考等作用，也為用人單位的人才選拔提供了相關(guān)的咨詢服務(wù)功能，因此，加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案的合理管理是必要的。

2.高校學(xué)籍檔案管理存在的一些不足之處

2.1學(xué)籍檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足

在高校管理中，學(xué)籍檔案管理所發(fā)揮的作用是隱性、潛在與滯后的，很容易被高校領(lǐng)導(dǎo)所忽略，強(qiáng)化學(xué)籍檔案管理水平，是需要資金投入的，但投入和回報(bào)間沒有立竿見影之效果，所以，常常被學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)忽視，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分地重視學(xué)籍檔案，并做好檔案的管理工作。

2.2學(xué)籍檔案管理不規(guī)范

在學(xué)籍檔案的管理方面，存在不規(guī)范性，有些高校并未將學(xué)籍檔案管理歸入檔案館的統(tǒng)一管理當(dāng)中，僅是從屬于教務(wù)處或者學(xué)生處，尤其在民辦高校中，一些學(xué)校為了減少辦學(xué)成本，并沒有建立檔案館，學(xué)籍檔案僅是由教務(wù)處的某位教師進(jìn)行管理，并且民辦高校的教師流動(dòng)性大，僅靠教師個(gè)人責(zé)任心是無(wú)法保證檔案管理的安全性與完整性的。

2.3檔案管理方式滯后

有些高校的檔案管理方式依然應(yīng)用的是手工管理，隨著我國(guó)高校招生規(guī)模越來越大，高校人數(shù)的不斷增多，僅依靠傳統(tǒng)手工管理方法已不能滿足應(yīng)用者要求，檔案管理任務(wù)繁重，手工管理效率低，致使很多檔案材料無(wú)法有效利用。

2.4相關(guān)人員不穩(wěn)定，開發(fā)利用不足

在高校學(xué)籍檔案管理中，檔案資料層次多、種類多、工作量大且事物繁忙，檔案管理部門通常處在從屬地位，無(wú)法得到領(lǐng)導(dǎo)重視，這使得檔案管理人員的隊(duì)伍不夠穩(wěn)定。學(xué)籍檔案方面的開發(fā)利用會(huì)受到一定限制，像無(wú)現(xiàn)代化的檔案管理軟件、信息資源匱乏，業(yè)務(wù)熟練的技術(shù)人員缺乏，受學(xué)籍檔案的保密性制約，檔案利用具有小范圍的局限性，而且學(xué)籍檔案管理大多僅停留于簡(jiǎn)單整理、收集與歸檔方面，之后，束之高閣，檔案信息的加工性不夠，其作用未得到充分發(fā)揮。

3.高校學(xué)籍檔案的管理發(fā)展對(duì)策

3.1加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的重視性

在高校學(xué)籍檔案方面，應(yīng)加強(qiáng)高校領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)生本人與各部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其認(rèn)識(shí)與重視，并自覺收集與更新學(xué)籍檔案，因高校的學(xué)籍檔案形式多樣、種類多及構(gòu)成復(fù)雜，這對(duì)檔案資料的收集整理、歸檔與管理等方面帶來了一定難度，校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理與建設(shè)工作的重視，并在人財(cái)物配備方面給予支持，對(duì)檔案的辦公與管理環(huán)境進(jìn)行改善，并讓學(xué)籍檔案管理更為規(guī)范與制度，正規(guī)科學(xué)的學(xué)籍檔案管理應(yīng)建立在完善的規(guī)章制度上。

3.2加強(qiáng)檔案管理制度的完善

完善的檔案管理制度是學(xué)籍合理管理的基礎(chǔ)，只有不斷規(guī)范學(xué)籍管理制度，在各教學(xué)系下，對(duì)高校檔案管理部門實(shí)施統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、合理的過程管理與監(jiān)督檢查等目標(biāo)管理，并且歸位于高校的檔案管理部門。在新管理模式下，學(xué)籍管理應(yīng)圍繞學(xué)校中心工作，像畢業(yè)生就業(yè)、學(xué)校招生、政治思想教育與教育教學(xué)管理等，在服務(wù)為主的教育思想下，加大高校的學(xué)籍檔案服務(wù)功能，對(duì)學(xué)籍的管理數(shù)據(jù)與內(nèi)容進(jìn)行開放，以提升高校的學(xué)籍管理效率。

3.3改變學(xué)籍檔案的管理方式

要提升高校學(xué)籍的檔案管理工作，改變?cè)瓉淼氖止す芾矸绞剑寵n案管理人員能夠從繁雜事務(wù)當(dāng)中解脫出來，就應(yīng)充分運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)，引進(jìn)現(xiàn)代化與信息化的管理軟件，有效實(shí)現(xiàn)高校學(xué)籍檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化與電子化，以減輕檔案管理人員的勞動(dòng)量，提升管理工作效率，在信息化檔案管理中，要做好注冊(cè)、目錄、受托權(quán)與屬性的保密工作，利用權(quán)限設(shè)置，加強(qiáng)檔案資料的完整安全性。

3.4強(qiáng)化學(xué)籍檔案人員的隊(duì)伍建設(shè)

人力資源作為首要資源，要推動(dòng)學(xué)籍檔案管理的發(fā)展，需要提升相關(guān)人員的素質(zhì)水平，向相關(guān)人員提供相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)教育，并鼓勵(lì)管理人員進(jìn)行自學(xué)，以不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)與責(zé)任心。

3.5加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的開發(fā)利用

隨著高校教育的深入改革，學(xué)籍檔案信息資源越來越受到人們的重視，高校學(xué)籍檔案資源能否充分利用，直接影響著高校管理工作是否被社會(huì)所認(rèn)可與接收，為了充分發(fā)掘?qū)W籍檔案的信息資源，應(yīng)加大編研工作，形成教研管的一體化。并且創(chuàng)造舒適優(yōu)雅的環(huán)境，以拓寬高校學(xué)籍的檔案利用空間。科學(xué)檢索體系與查詢系統(tǒng)，能夠有效滿足需求者的要求，提高信息使用效率，從而有效發(fā)揮學(xué)籍檔案信息的作用，推動(dòng)檔案管理的高水平高效率發(fā)展。

4.結(jié)語(yǔ)

隨著高校招生規(guī)模的擴(kuò)大，市場(chǎng)人才競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，高校學(xué)籍檔案所發(fā)揮的作用越來越大，高校加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理水平的提高是很有必要的，不僅能為高校管理工作開展提供參考依據(jù)，還能為社會(huì)人才選拔提供可靠的原始資料，完善高校的學(xué)籍檔案管理，強(qiáng)化信息資源充分的開發(fā)利用，可有效促進(jìn)高校管理工作對(duì)社會(huì)發(fā)展與高校發(fā)展的適應(yīng)性。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳靜.初探高校學(xué)籍檔案管理的有效措施[J].管理觀察，2011（30）

第6篇

關(guān)鍵詞：學(xué)籍檔案；管理；完整性；諸多問題；對(duì)策

一、高校學(xué)籍檔案管理工作中存在的問題

（一）高校領(lǐng)導(dǎo)的重視度不夠，管理較為分散

雖然學(xué)籍檔案在高校檔案中占據(jù)著十分重要的地位，但是還有很多高校的領(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案管理的重要性，將全部的注意力放在教學(xué)、學(xué)生管理等方面，忽略學(xué)籍檔案管理，這就導(dǎo)致該方面的管理較為分散。由于領(lǐng)導(dǎo)不注重學(xué)籍檔案管理，所以在日常工作中也不會(huì)為教職工強(qiáng)調(diào)學(xué)籍檔案管理的重要性，教職工以及檔案管理者學(xué)籍檔案管理的意識(shí)低下，這對(duì)于學(xué)籍檔案管理工作的更好開展帶來了阻礙。同時(shí)，檔案辦公設(shè)備老舊不能及時(shí)更新，無(wú)法為檔案管理部門配備足夠的經(jīng)費(fèi)等，都不利于學(xué)籍檔案管理效率的提升。

（二）缺乏科學(xué)健全的學(xué)籍檔案管理制度

近年來，雖然我國(guó)政府根據(jù)時(shí)代的發(fā)展變化出臺(tái)了一系列高校學(xué)生管理方面的規(guī)章和制度，為高校更好地開展學(xué)籍檔案管理提供了參考，但是學(xué)籍檔案的實(shí)際管理中仍然存在很多問題。比如學(xué)籍檔案材料涉及到招生就業(yè)處、學(xué)生處、組織部以及各個(gè)教學(xué)院系等，如何對(duì)這些部門的學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一，不同部門所產(chǎn)生的學(xué)生信息如何歸檔等都沒有進(jìn)行清晰化規(guī)定，這就導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理不完善，沒有嚴(yán)格規(guī)范的制度來約束，造成材料缺失、毀損等。同時(shí)，很多高校自身也沒有根據(jù)實(shí)際發(fā)展情況制定健全的學(xué)籍檔案管理制度，無(wú)法對(duì)該方面的工作進(jìn)行約束，如此勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致檔案管理者對(duì)學(xué)籍檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，無(wú)法提升學(xué)籍檔案管理的效果。

（三）信息化水平較低

高校學(xué)籍檔案管理屬于一項(xiàng)系統(tǒng)化、復(fù)雜化的工作，涉及到學(xué)生生活以及學(xué)習(xí)的方方面面，是對(duì)學(xué)生整個(gè)大學(xué)生涯情況的綜合反映，所以學(xué)籍檔案管理者的工作量通常都比較大。而當(dāng)前還有很多高校沒有積極引入信息化技術(shù)，在開展學(xué)籍檔案管理的時(shí)候還是采用傳統(tǒng)的手工方式，如此勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理者面臨著沉重的工作壓力，而且還容易導(dǎo)致錯(cuò)誤的存在，不利于學(xué)習(xí)檔案管理水平的提升。還有一些高校雖然引入了信息化技術(shù)，但是系統(tǒng)并沒有隨著高校的發(fā)展而及時(shí)更新，較為落后老化，缺乏有效性，導(dǎo)致檔案管理面臨著重重困難。學(xué)籍檔案管理工作并不僅僅是檔案管理部門單方面的工作，其需要其它各個(gè)部門的有效配合，而很多高校學(xué)籍檔案管理部門并沒有與財(cái)務(wù)部門、學(xué)生處等實(shí)現(xiàn)聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)化辦公，這也會(huì)導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理面臨較大困難。

（四）檔案管理者綜合技能有待提升

學(xué)籍檔案管理工作具有較強(qiáng)的程序性和專業(yè)性，并不是每個(gè)人都能夠勝任的，這就要求高校要做好學(xué)籍檔案管理人才隊(duì)伍的構(gòu)建，確保管理者隊(duì)伍結(jié)構(gòu)較為科學(xué)，并做好分工。但是縱觀當(dāng)前我國(guó)高校發(fā)現(xiàn)，很多高校領(lǐng)導(dǎo)都不注重學(xué)籍檔案管理人員的引入工作，僅僅是隨機(jī)分配一些人員來開展該方面的工作，并且不注重對(duì)檔案管理者進(jìn)行培訓(xùn)，導(dǎo)致他們的綜合素質(zhì)欠佳。再加之檔案管理工作任務(wù)繁重，所以很難形成穩(wěn)定的專業(yè)隊(duì)伍，影響了學(xué)籍檔案管理工作的良好開展。

二、解決高校學(xué)籍檔案管理工作問題的對(duì)策

（一）提升重視度，優(yōu)化管理

高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案管理的重要性，明確學(xué)籍檔案的地位，要將該方面的工作納入到重要議事日程中，將各類活動(dòng)與學(xué)籍檔案工作協(xié)同部署，并將其列入各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)班子的重要管理內(nèi)容中，定期開展該方面的考核，不斷提升各個(gè)管理層對(duì)學(xué)籍檔案的重視度。還要對(duì)各個(gè)級(jí)別管理者的思想進(jìn)行統(tǒng)一，推動(dòng)學(xué)籍檔案管理工作有規(guī)劃、有組織、有紀(jì)律地開展，形成齊抓共管的良好局面。同時(shí)，還要鼓勵(lì)各個(gè)級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)或者院系負(fù)責(zé)人與檔案管理工作室聯(lián)系，定期將自身的檔案信息輸送到檔案室，促進(jìn)學(xué)籍檔案更加完整、全面。另外，為了推動(dòng)學(xué)籍檔案更加全面，還可以補(bǔ)充一些學(xué)生學(xué)習(xí)過程中的資料，比如外語(yǔ)四、六級(jí)成績(jī)單、學(xué)生實(shí)踐記錄、實(shí)習(xí)綜合評(píng)定意見以及畢業(yè)答辯信息等。如此能夠使檔案資料更加清晰全面地呈現(xiàn)學(xué)生的狀況，為用人單位錄用人才提供參考依據(jù)。

（二）構(gòu)建科學(xué)化的學(xué)籍檔案管理制度

一方面我國(guó)政府應(yīng)當(dāng)出臺(tái)更為詳細(xì)化的高校學(xué)籍檔案管理規(guī)章制度，為高校更好地開展學(xué)籍檔案管理提供強(qiáng)有力的參考和借鑒。另一方面高校自身也應(yīng)當(dāng)結(jié)合國(guó)家該方面的規(guī)范、綜合自身院校的實(shí)際情況制定出學(xué)籍檔案管理的運(yùn)行模塊、工作程序和實(shí)施細(xì)則，推動(dòng)學(xué)籍檔案管理更加高效，不斷提升管理的針對(duì)性。要從制度上入手對(duì)學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)行把關(guān)，全面提升管理質(zhì)量，制定整理、歸檔以及移交等各個(gè)方面的制度。同時(shí)，要認(rèn)識(shí)到不同學(xué)生的學(xué)習(xí)能力以及學(xué)習(xí)目的不同，存在多元化的現(xiàn)象，應(yīng)當(dāng)實(shí)施超前性和彈性化的學(xué)籍檔案管理制度，通過科學(xué)化的學(xué)籍管理，更好地推動(dòng)學(xué)生發(fā)揮自身的個(gè)性潛力，激發(fā)學(xué)生的創(chuàng)造性、積極性和主動(dòng)性，促進(jìn)學(xué)生綜合素質(zhì)的全面提升。

（三）加強(qiáng)信息化建設(shè)

信息化已經(jīng)成為了當(dāng)前時(shí)展的重要趨勢(shì)，各行各業(yè)都逐漸開始向信息化方向邁進(jìn)，高校學(xué)籍檔案管理部門也應(yīng)當(dāng)積極引入信息化設(shè)備，并做好軟件的購(gòu)買，推動(dòng)學(xué)籍檔案管理更加科學(xué)，跟隨時(shí)代的步伐。通過信息化建設(shè)，能夠促進(jìn)高校學(xué)籍檔案管理效率的全面提升，增強(qiáng)檔案的完整性，并且還能夠減輕檔案管理者的工作壓力，所以做好信息化建設(shè)尤為重要。第一，高校應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)實(shí)情況進(jìn)行計(jì)算機(jī)設(shè)備以及掃描儀等信息化設(shè)備的引入，同時(shí)，還要引入與日常學(xué)籍檔案管理工作相符合的軟件系統(tǒng)，做好管理模塊的設(shè)定，推動(dòng)檔案管理者利用信息化系統(tǒng)更好地開展檔案管理工作。第二，要定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行更新和維護(hù)，確保系統(tǒng)能夠正常運(yùn)行，為檔案管理工作的順利開展奠定基礎(chǔ)。第三，可以構(gòu)建檔案管理信息庫(kù)，將高校各個(gè)院系以及部門的檔案存放在信息庫(kù)中，以便于相關(guān)人員進(jìn)行檔案信息的運(yùn)用，推動(dòng)檔案管理更加高效。信息庫(kù)中可以存放學(xué)生在校期間的表現(xiàn)、學(xué)習(xí)成績(jī)、實(shí)踐情況等各個(gè)方面的內(nèi)容，更為完整、全面地反映學(xué)生的情況。

（四）不斷提升學(xué)籍檔案管理者的綜合素質(zhì)

學(xué)籍檔案管理者的綜合素質(zhì)高低直接影響了學(xué)籍檔案管理的效果，因此對(duì)其加強(qiáng)綜合素質(zhì)培養(yǎng)，構(gòu)建專業(yè)化的學(xué)籍檔案管理者隊(duì)伍尤為重要。第一，高校應(yīng)當(dāng)做好學(xué)籍檔案管理者聘用把關(guān)，從源頭上加強(qiáng)管理，避免選用綜合素質(zhì)低的人員開展檔案管理工作。要對(duì)應(yīng)聘人員進(jìn)行綜合考核，選擇綜合技能高的人員。第二，要定期對(duì)現(xiàn)有的學(xué)籍檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。高校學(xué)籍檔案管理工作涉及到計(jì)算機(jī)學(xué)、管理學(xué)以及統(tǒng)計(jì)學(xué)等各個(gè)方面的知識(shí)，管理者應(yīng)當(dāng)具有較高的專業(yè)化技能，所以高校該方面的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)對(duì)其進(jìn)行教育和培訓(xùn)，積極灌輸有關(guān)知識(shí)和技能，提升學(xué)籍檔案管理的有效性。比如，可以聘請(qǐng)經(jīng)驗(yàn)豐富的學(xué)籍檔案管理者到校為本校的學(xué)籍檔案管理者培訓(xùn)管理技能、傳授管理經(jīng)驗(yàn)等。還可以聘請(qǐng)計(jì)算機(jī)專家到校為檔案管理者傳授計(jì)算機(jī)技能等，促進(jìn)檔案管理人員更好地運(yùn)用計(jì)算機(jī)開展學(xué)籍檔案管理工作。第三，要做好工作分配，合理確定工作職責(zé)，并根據(jù)具體的工作量進(jìn)行人員配備，避免為檔案管理人員安排過多的工作、打消其工作的積極性。還要定期對(duì)學(xué)籍檔案管理者進(jìn)行考核，選擇工作優(yōu)秀的人員，并對(duì)其進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)和表?yè)P(yáng)，積極調(diào)動(dòng)其它工作者的工作積極性。

三、結(jié)束語(yǔ)

高校學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)細(xì)致化、復(fù)雜化的工作，要想提升學(xué)籍檔案管理的質(zhì)量和效率，必須要提升該項(xiàng)工作的重視度，制定健全的管理制度，并且還要加強(qiáng)信息化建設(shè)，提升學(xué)籍檔案管理者的綜合技能。雖然當(dāng)前隨著社會(huì)的快速發(fā)展，我國(guó)高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的重視度在不斷提升，但是總體來看，該方面的工作仍然不是十分順利，學(xué)籍檔案管理面臨著一些問題，只有對(duì)這些問題進(jìn)行科學(xué)化解決，才能夠推動(dòng)學(xué)籍檔案管理走向更加規(guī)范的方向。

【參考文獻(xiàn)】

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第7篇

關(guān)鍵詞：遠(yuǎn)程教育；學(xué)籍檔案；高校；成人；管理

伴隨著改革開放的不斷深入，我們國(guó)家的教育事業(yè)在步入二十一世紀(jì)之后，迎來了發(fā)展的重要階段。在新時(shí)代的大背景之下，我們國(guó)家人民的思想有了很大的轉(zhuǎn)變。并且教育方式和教育理念也發(fā)生了很大的改變。就遠(yuǎn)程教育學(xué)院來說，學(xué)生的學(xué)籍檔案，可以說是檔案管理工作中一個(gè)重要的部分。在社會(huì)誠(chéng)信體系建設(shè)新形勢(shì)下，利用現(xiàn)有技術(shù)完善學(xué)籍檔案管理制度，促使學(xué)籍檔案管理工作科學(xué)化是十分必要的。因此，對(duì)高校成人遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案管理的科學(xué)性研究有鮮明的現(xiàn)實(shí)意義。

一、建立科學(xué)化學(xué)生信息檔案的程序

對(duì)于高校成人遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案管理的科學(xué)性研究，首先我們便要從學(xué)生學(xué)籍檔案管理的本質(zhì)出發(fā)。而學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作簡(jiǎn)單的來說，其實(shí)應(yīng)該是規(guī)劃于管理范疇下的管理工作。因此，對(duì)高校成人遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案管理的科學(xué)性研究也就是從管理學(xué)角度出發(fā)，對(duì)其方方面面進(jìn)行研究，最終給出一套完整的科學(xué)性建議。既然需要從管理角度入手，那么我們首先應(yīng)該考慮的便是管理體制的問題。眾所周知，管理體制是管理工作的基本所在，因此要使高校成人遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案管理工作具有科學(xué)性，那么高校成人遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案管理體制便要具有科學(xué)性。我們根據(jù)現(xiàn)階段高校成人遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案管理工作的實(shí)際情況，立足于管理學(xué)理論，結(jié)合時(shí)代特色，建立的科學(xué)化學(xué)生信息檔案程序如下：

（一）建立科學(xué)管理體系

我們可以清楚的認(rèn)識(shí)到這樣一個(gè)問題，如果教學(xué)檔案管理工作人員檔案管理意識(shí)較差，不能及時(shí)的做到檔案收集與整理，則會(huì)造成部分檔案信息流失，從而造成巨大的資源損失。針對(duì)這一問題，我們建議各個(gè)高校遠(yuǎn)程教育機(jī)構(gòu)，要對(duì)學(xué)校的檔案管理工作，及檔案管理相關(guān)工作進(jìn)行規(guī)范。例如，學(xué)校必須在新生入校時(shí)，統(tǒng)一組織學(xué)生進(jìn)行學(xué)籍登記卡的填寫，要求對(duì)于相關(guān)信息填寫時(shí)，字跡工整、清晰、準(zhǔn)確、無(wú)涂改，填寫內(nèi)容要符合規(guī)定，并且要完整，杜絕漏字等問題，要求學(xué)生統(tǒng)一使用近期彩色免冠照片。在信息填寫完成之后，需要將原始信息錄入到教學(xué)平臺(tái)之中，讓學(xué)生的檔案管理可以形成紙質(zhì)檔案與電子檔案雙軌并行的管理體系，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立完整的學(xué)籍檔案庫(kù)[1]。

（二）建立遠(yuǎn)程教育學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

遠(yuǎn)程教育學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是學(xué)生原文檔案庫(kù)和信息化檔案庫(kù)的綜合體，為了方便學(xué)生學(xué)籍管理工作的進(jìn)行，我們有必要使學(xué)生原文檔案庫(kù)和信息化檔案庫(kù)建立起聯(lián)系，簡(jiǎn)單的來說是，我們希望可以從大量的原文檔案中快速的瀏覽查詢到我們需要的學(xué)生檔案信息。基于此種原因，所以我們應(yīng)該設(shè)計(jì)一個(gè)學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，來對(duì)學(xué)生的檔案的全部信息進(jìn)行有效、科學(xué)的管理。學(xué)生學(xué)籍檔案庫(kù)是以學(xué)生個(gè)體為基本單位的“學(xué)籍袋”。其基本內(nèi)容主要的包括了學(xué)生的畢業(yè)照、學(xué)生學(xué)籍信息表等材料。而較為常見的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是指全文數(shù)據(jù)庫(kù)和目錄數(shù)據(jù)庫(kù)兩種。學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)雖然也是由兩部分組成，但是主要是由原文數(shù)據(jù)庫(kù)和學(xué)生信息數(shù)據(jù)庫(kù)所構(gòu)成。在學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中我們將學(xué)生的學(xué)號(hào)作為原文數(shù)據(jù)庫(kù)和學(xué)生信息數(shù)據(jù)庫(kù)的“紐帶”。并且將學(xué)生原始的檔案信息數(shù)字化，將檔案原文以圖像文件的形式有序地存入計(jì)算機(jī)，查閱時(shí)直接在計(jì)算機(jī)上調(diào)閱檔案信息。只有基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和移動(dòng)互聯(lián)技術(shù)我們才認(rèn)為學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)可以更加的高效、穩(wěn)性及科學(xué)化[2]。

（三）建立健全管理制度

學(xué)籍檔案建設(shè)、管理、及利用工作涉及到學(xué)生的切身利益，因此我們要求各個(gè)學(xué)校的管理者要引起高度重視，并且要和各個(gè)部門相互協(xié)調(diào)，積極配合。學(xué)校職能部門應(yīng)建立健全收集整理、檢查核對(duì)、鑒別歸檔、保管保密、轉(zhuǎn)遞送交和管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度，做到有章可循，有據(jù)可依，照章辦事[3]。

二、努力實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)代化

為使高校成人遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案管理具有科學(xué)性，我們便應(yīng)該結(jié)合當(dāng)下時(shí)展，結(jié)合信息化時(shí)代的特色，努力將學(xué)籍檔案管理轉(zhuǎn)變成現(xiàn)代化[4]。因此學(xué)籍檔案管理者必須從思想觀念上要摒棄落后的觀念，打破傳統(tǒng)的工作格局、模式、要充分地認(rèn)識(shí)學(xué)籍檔案及學(xué)籍檔案工作在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的重要作用，以靈活多樣的形式、有針對(duì)性的同社會(huì)各界開展多種形式的服務(wù)，不斷開拓新的工作思路，提高管理人員的整體素質(zhì)，適應(yīng)當(dāng)前改革開放和新技術(shù)革命的潮流[5]。

三、結(jié)論

高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作是高校檔案管理工作的重要組成部分，是高校可持續(xù)發(fā)展的根本所在。因此就高校發(fā)展來說，任何時(shí)候我們都不能忽視對(duì)于學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的建設(shè)。學(xué)生的學(xué)籍檔案是學(xué)校對(duì)學(xué)生在校期間進(jìn)行管理、考核具有鮮明價(jià)值的記錄，是高校的重要資源資源之一。就遠(yuǎn)程教育學(xué)校本身來說，學(xué)生學(xué)籍檔案將會(huì)反應(yīng)學(xué)生在校期間的綜合表現(xiàn)情況，對(duì)于高校人才培養(yǎng)、人才教育、人才選拔更是具有不可估量的作用。因此各個(gè)高校成人遠(yuǎn)程教育機(jī)構(gòu)應(yīng)該引起相關(guān)的注意。

作者:魏燕 單位:廣東科學(xué)技術(shù)職業(yè)學(xué)院

參考文獻(xiàn)：

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[3]吳月琴.高校成人教育函授站學(xué)籍檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].成功(教育),2013,06:159.

第8篇

關(guān)鍵詞：高校學(xué)籍檔案管理 問題 對(duì)策

學(xué)籍檔案的建立是一個(gè)時(shí)間跨度比較長(zhǎng)也比較復(fù)雜的過程。它真實(shí)的反應(yīng)了學(xué)生在校期間的情況，也是學(xué)生及學(xué)校發(fā)展的見證。學(xué)籍檔案是一種很有價(jià)值的信息資源，它具有數(shù)量多、利用率高、涉及專業(yè)廣的優(yōu)勢(shì)，對(duì)其進(jìn)行開發(fā)利用有利于提高學(xué)校的教學(xué)管理水平，在畢業(yè)分配、就業(yè)服務(wù)等方面也發(fā)揮著重要作用。

一、高校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀及問題

（一）在學(xué)籍檔案管理上意識(shí)淡薄

由于學(xué)籍檔案在畢業(yè)分配時(shí)起著業(yè)務(wù)檔案的作用，越來越多的企業(yè)開始重視利用學(xué)籍檔案來?yè)駜?yōu)錄取人才。但是，很多高校的學(xué)籍檔案材料太單薄，用人單位不能了解到學(xué)生的實(shí)際情況，或者了解到的情況不是用人單位所關(guān)注的。這樣一來就出現(xiàn)了“供需矛盾”，學(xué)籍檔案不能滿足用人單位的需求，這就會(huì)直接影響到學(xué)生的就業(yè)。

（二）管理體制及方式上存在問題

在管理體制方面，主要的表現(xiàn)是管理權(quán)屬不清。沒有明確相應(yīng)的管理職責(zé)，在管理上比較隨意，有時(shí)候會(huì)造成管理脫節(jié)的情況，在檔案內(nèi)容及相關(guān)材料的歸檔方面存在著比較嚴(yán)重的問題。在管理方式上，很多高校并沒有一個(gè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，學(xué)校各部門在管理學(xué)籍檔案方面都只采用自己最為習(xí)慣或最適合本部門的管理方式，這樣一來在最后歸檔時(shí)就會(huì)比較混亂，容易造成檔案資料的不完整或達(dá)不到要求的標(biāo)準(zhǔn)。

（三）檔案管理人員素質(zhì)不高

部分學(xué)籍檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高，不具備從事檔案管理工作的能力及素養(yǎng)，同時(shí)檔案管理人員也不固定。由于業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)偏低，對(duì)學(xué)籍檔案的作用、特點(diǎn)及價(jià)值認(rèn)識(shí)不清，在工作中也缺乏創(chuàng)新意識(shí)，主動(dòng)性不強(qiáng)，工作效率也較低。這樣一來，就發(fā)揮不了學(xué)籍檔案在教學(xué)研究、學(xué)生管理方面的作用，對(duì)學(xué)校的發(fā)展也產(chǎn)生了一些不利的影響。

（四）學(xué)籍檔案存在“失真”現(xiàn)象

受社會(huì)不正之風(fēng)的影響，或者出于現(xiàn)實(shí)的需要，抑或是管理上的疏漏，高校學(xué)籍檔案出現(xiàn)了很多虛假情況。最為明顯的表現(xiàn)就是在就業(yè)招聘中，有時(shí)候同一個(gè)班級(jí)會(huì)出現(xiàn)多個(gè)班長(zhǎng)或?qū)W生會(huì)主席，在學(xué)生檔案中學(xué)生干部泛濫成災(zāi)，隨意編造各種榮譽(yù)和獲獎(jiǎng)經(jīng)歷。這樣就大大降低了學(xué)籍檔案的使用價(jià)值和誠(chéng)信度，其后果是十分嚴(yán)重的。

（五）學(xué)籍檔案的信息收集不及時(shí)

高校學(xué)籍檔案在產(chǎn)生和形成過程中具有明顯的分散性，要做好檔案管理工作，收集和整理是基礎(chǔ)，也是關(guān)鍵。在現(xiàn)階段不及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行收集的現(xiàn)象比較普遍。

（六）開發(fā)利用不夠

對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行開發(fā)利用主要存在以下問題：第一，在開發(fā)利用時(shí)受到條件上的限制；第二，對(duì)學(xué)籍檔案的管理過于簡(jiǎn)單，沒有從中提煉出對(duì)教學(xué)、管理、決策有用的結(jié)論性數(shù)據(jù)；第三，學(xué)籍檔案的利用范圍受到了限制。

二、提高學(xué)籍檔案管理水平的對(duì)策和建議

（一）對(duì)學(xué)籍檔案管理工作提高認(rèn)識(shí)并加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

由于學(xué)籍檔案涉及的人最多，涉及的面也最廣，因此，要做好高校學(xué)籍檔案管理，需要領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，這樣才能有效增強(qiáng)老師和學(xué)生的檔案意識(shí)。在具體管理上，要由一名校領(lǐng)導(dǎo)分管學(xué)籍檔案工作，在收集、整體檔案時(shí)要有專人負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照檔案管理要求進(jìn)行書寫和歸檔。學(xué)校各部門提供的檔案材料要保證其及時(shí)性、準(zhǔn)確性以及完整性。

（二）建立健全學(xué)籍檔案管理體制，改善管理方式和手段

在檔案管理上要做到制度化和規(guī)范化，必須做好以下兩個(gè)方面的工作：其一，建立健全學(xué)籍管理體制。要形成由校領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)處長(zhǎng)、學(xué)籍管理人員積極參與實(shí)施的學(xué)籍管理工作體系。其二，在學(xué)籍管理上制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，完善操作規(guī)范和制度。在歸檔范圍、卷內(nèi)目錄、表格的尺寸和形式等方面要保證科學(xué)、合理。同時(shí)在檢查校對(duì)、保管保密、去假存真和管理職責(zé)上要有相應(yīng)的操作規(guī)范和制度保障，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理的制度化和規(guī)范化。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，學(xué)籍檔案已逐漸實(shí)現(xiàn)了電子化管理。在進(jìn)行文件歸檔、檔案管理以及數(shù)據(jù)處理工作時(shí)需要檔案工作者具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平，這樣才能符合現(xiàn)代學(xué)籍檔案管理的要求，才能實(shí)現(xiàn)管理科學(xué)化，服務(wù)優(yōu)質(zhì)化。因此，要加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，培養(yǎng)一批業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、管理水平高的檔案管理工作者。

（四）對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理，做好信息采集工作，維護(hù)其真實(shí)性和完整性

從學(xué)生入學(xué)開始，就要對(duì)各種手續(xù)從嚴(yán)把關(guān)，仔細(xì)檢查和保管學(xué)籍管理驗(yàn)證材料，通過加大處罰力度等手段杜絕亂發(fā)學(xué)歷證書的現(xiàn)象。檔案管理人員要具備良好的職業(yè)素質(zhì)和敬業(yè)精神，認(rèn)真工作，不徇私情，做好信息收集和整理工作，努力維護(hù)學(xué)籍檔案的真實(shí)性和完整性。

（五）加大開發(fā)利用力度，做好社會(huì)化服務(wù)

通過統(tǒng)計(jì)學(xué)生成績(jī)的優(yōu)良度和合格率、分析各專業(yè)畢業(yè)生的就業(yè)率以及分析學(xué)生的選課率等活動(dòng)為高校的教學(xué)、管理提供有價(jià)值的參考信息。在學(xué)生就業(yè)方面，要做好社會(huì)化服務(wù)，為企事業(yè)單位提供完整、詳盡、真實(shí)的學(xué)生檔案信息，為選聘人才和學(xué)生就業(yè)創(chuàng)造條件。

（六）提高檔案管理的現(xiàn)代化水平

使用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行管理可以大大降低檔案管理者的工作強(qiáng)度，能夠有效彌補(bǔ)手工管理的不足和缺陷，使檔案管理更加方便、準(zhǔn)確和快捷。另外，新的管理手段必然會(huì)有新的工作流程和模式，檔案管理人員要努力提高自己的工作水平和能力，在對(duì)學(xué)籍檔案使用計(jì)算機(jī)管理的基礎(chǔ)上通過上網(wǎng)建站等方式提高學(xué)籍檔案的社會(huì)效益。

綜上所述，高校學(xué)籍檔案是高校教學(xué)發(fā)展進(jìn)程的原始見證，是學(xué)生在校學(xué)習(xí)和實(shí)踐的真實(shí)記錄。現(xiàn)階段高校學(xué)籍檔案管理存在著管理意識(shí)淡薄、管理體制不健全、檔案失真、檔案信息收集不及時(shí)、業(yè)務(wù)人員素質(zhì)偏低等問題，針對(duì)這些情況，高校管理者應(yīng)該采取積極有效的措施來加以解決，這樣才能提高學(xué)校的教學(xué)及管理水平，完善社會(huì)化服務(wù)職能。

參考文獻(xiàn)：

[1]李玉萍.高校學(xué)籍檔案管理的問題與對(duì)策分析[N].齊齊哈爾醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào)，2008（17）.

第9篇

1 內(nèi)容管理

隨著高校擴(kuò)招以及校企合作的擴(kuò)大，傳統(tǒng)的人工檔案管理突顯出太多的弊端。使用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器等現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)學(xué)籍內(nèi)容進(jìn)行管理，不僅能夠?qū)W(xué)生的各項(xiàng)檔案信息轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)，建立起資源檔案庫(kù)，還能方便校方統(tǒng)計(jì)和調(diào)用。

學(xué)籍檔案內(nèi)容管理是一個(gè)內(nèi)涵豐富的概念，其內(nèi)容包括多種形式，對(duì)于學(xué)籍檔案而言，主要包括元數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)的關(guān)系。內(nèi)容管理的具體實(shí)施是在管理目標(biāo)的要求下，進(jìn)行內(nèi)容建模、元數(shù)據(jù)提取、設(shè)定元數(shù)據(jù)信息、設(shè)定管理內(nèi)容之間的關(guān)系。以學(xué)生體檢表為例，其元數(shù)據(jù)主要包括學(xué)生姓名、學(xué)號(hào)、入學(xué)時(shí)間、專業(yè)、班級(jí)，數(shù)據(jù)主要有體檢項(xiàng)目、體檢結(jié)果等，建模后的體檢元數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)的關(guān)系如表1所示。另外，復(fù)雜的元數(shù)據(jù)可能具有層次結(jié)構(gòu)，可以通過多個(gè)相互關(guān)聯(lián)的表實(shí)現(xiàn)。由此可見，表1進(jìn)行檔案元數(shù)據(jù)的存放，圖1進(jìn)行關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的管理，通過資源服務(wù)器進(jìn)行內(nèi)容的存儲(chǔ)，并通過應(yīng)用服務(wù)器向外提供服務(wù)。

通過學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)還可以實(shí)現(xiàn)在線學(xué)籍管理系統(tǒng)的有機(jī)整合。具體做法是通過在現(xiàn)有的在線學(xué)籍管理系統(tǒng)中添加動(dòng)態(tài)學(xué)籍檔案生成模塊(可以采用圖片、文檔等多種形式，其中PDF格式是目前比較常用的選擇)，然后利用從關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)中提取的元數(shù)據(jù)直接生成電子檔案和元數(shù)據(jù)信息，再經(jīng)由內(nèi)容管理系統(tǒng)的應(yīng)用程序編程接口，在元數(shù)據(jù)服務(wù)器和資源服務(wù)器中進(jìn)行存儲(chǔ)。這一系統(tǒng)的整合大大節(jié)約了人力、物力，提高了自動(dòng)化處理效率。

2 載體管理

我國(guó)高校學(xué)籍檔案一般包括紙質(zhì)材料、電子文檔及其他各類特殊載體材料，按照規(guī)定應(yīng)保持各類材料質(zhì)地優(yōu)良、無(wú)破損、聲像清晰和干凈整潔。在現(xiàn)實(shí)中，往往由于入學(xué)教育的缺失、學(xué)籍管理手段的落后以及學(xué)籍管理決策功能不足等原因，導(dǎo)致高校學(xué)籍檔案管理中存在不少問題，如輕視學(xué)籍管理、隨意更改學(xué)籍信息等，在一定程度上影響了學(xué)生管理和學(xué)校的教學(xué)秩序。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案目前仍在大規(guī)模應(yīng)用，如錄取表、學(xué)籍卡、成績(jī)表、畢業(yè)生審批登記表等，這些檔案資料在經(jīng)多次查閱、復(fù)印后會(huì)出現(xiàn)不同程度的磨損，甚至損壞。電子文件是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的新質(zhì)文件，通過編碼和解碼進(jìn)行數(shù)字形式的信息呈現(xiàn)，其生成、存儲(chǔ)、讀取的載體是計(jì)算機(jī)和各種硬盤、光盤、磁盤，并能通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行異地傳輸，具有高度共享性，不受時(shí)間和地點(diǎn)的限制。只要保存技術(shù)到位，不易產(chǎn)生損毀，并能無(wú)限復(fù)制。可見，雖然紙質(zhì)檔案目前仍有存在的必要性，但電子檔案是今后檔案管理的主要發(fā)展方向。

在制作電子檔案管理時(shí)應(yīng)當(dāng)注意以下問題：(1)將紙質(zhì)檔案文件轉(zhuǎn)換成電子文件時(shí)，必須與紙質(zhì)等文件之間建立起準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系;(2)采取嚴(yán)格的加密認(rèn)證等措施，切實(shí)保證電子文件不被非正常使用和改動(dòng);(3)做好備份，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上，并對(duì)有檔案價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)或縮微膠片拷貝件保留;(4)收集用文字處理技術(shù)形成的電子文件時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式和屬性;(5)收集圖形、視頻電子文件時(shí)，應(yīng)注意其壓縮算法和相關(guān)軟件。

此外，還要注意電子檔案保存的有效性：(1)每年對(duì)電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記;(2)按時(shí)進(jìn)行抽樣機(jī)讀檢驗(yàn);(3)進(jìn)行設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新設(shè)備的兼容性;(4)每隔四年，對(duì)磁性載體上的電子檔案進(jìn)行一次轉(zhuǎn)存。

3 使用管理

在信息化社會(huì)中，信息服務(wù)越來越普遍，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式應(yīng)不斷改革和發(fā)展。高校檔案管理人員應(yīng)將過去那種檔案查詢的服務(wù)模式轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息的開發(fā)利用模式。學(xué)籍檔案的應(yīng)用者可以按照系統(tǒng)用戶分為學(xué)籍檔案申請(qǐng)者和學(xué)籍檔案使用者，其中申請(qǐng)者主要是指學(xué)生本人，使用者指的是接受申請(qǐng)的單位。通過現(xiàn)代信息使用管理技術(shù)，可以分別進(jìn)行使用，既方便申請(qǐng)者查閱和申請(qǐng)調(diào)取某些檔案信息，也能方便校方進(jìn)行查閱、統(tǒng)計(jì)和管理。

檔案管理者的工作重心應(yīng)轉(zhuǎn)移到引導(dǎo)用戶檢索上來。首先，將檔案信息設(shè)置索引編號(hào)，進(jìn)行重新歸檔。其次，對(duì)用戶進(jìn)行檢索培訓(xùn)和引導(dǎo)。值得一提的是，目前二維碼的應(yīng)用是非常廣泛的，在學(xué)籍管理系統(tǒng)中也可以進(jìn)行開發(fā)利用，雖然在高校系統(tǒng)中二維碼還屬于一個(gè)新領(lǐng)域，但相信不久的將來將會(huì)有廣泛應(yīng)用。例如畢業(yè)生的身份識(shí)別模塊，它是特別針對(duì)需要獲取學(xué)籍檔案的畢業(yè)生而設(shè)計(jì)的。由于學(xué)號(hào)是一一對(duì)應(yīng)的，是學(xué)生的唯一標(biāo)識(shí)，因此管理系統(tǒng)可以將學(xué)號(hào)作為索引檢索學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，學(xué)生所輸入的提示信息如果與數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息完全一致，則能生成一個(gè)屬于該學(xué)生的唯一二維碼，這個(gè)二維碼保存了該畢業(yè)生的所有個(gè)人信息，還能連接到該生的入學(xué)名冊(cè)、成績(jī)單、畢業(yè)證、學(xué)位證等的驗(yàn)證界面上。要進(jìn)一步推廣二維碼的使用范圍，首先需要提高檔案管理者和利用者對(duì)二維碼的認(rèn)可度，還要加強(qiáng)檔案門戶網(wǎng)站的建設(shè)。

基于目前的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，以學(xué)生申請(qǐng)網(wǎng)上下載成績(jī)單為例，學(xué)生調(diào)取成績(jī)單的程序如下：(1)學(xué)生本人登陸學(xué)校網(wǎng)站，通過驗(yàn)證個(gè)人信息(用戶名和密碼)，進(jìn)入學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，填寫下載成績(jī)單的申請(qǐng)表; (2 )驗(yàn)證通過后，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器向元數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器申請(qǐng)?jiān)L問令牌(包括檔案地址和時(shí)間有效期等信息);(3)元數(shù)據(jù)服務(wù)器將訪問令牌傳遞給網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器;(4)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器按照申請(qǐng)者填寫的信息將內(nèi)容訪問令牌分發(fā)給檔案使用者;(5)檔案使用者向資源服務(wù)器索取成績(jī)單;(6)資源服務(wù)器將成績(jī)單返回給檔案使用者。

同樣道理，校方管理者如需調(diào)取檔案信息也按照類似步驟進(jìn)行，既方便又科學(xué)，尤其是現(xiàn)在新的教學(xué)模式和課外實(shí)踐課程的增多給學(xué)籍管理帶來了很大難度，利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行管理則能化難為簡(jiǎn)。