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中圖分類號:TU242.3 文獻標識碼:B 文章編號:1009-9166(2009)08(c)-0123-01
一、高校數字檔案館建設的必要性
(一)高校檔案利用現代化手段的需要。各高校檔案館和各單位所藏的檔案、資料基本上都經過規范化整理,編制了案卷目錄、卷內目錄、專題索引等檢索工具。隨著教學、科研等各項工作的開展,一方面造成各類檔案大量增加,檔案館館藏不斷豐富;另一方面學校對檔案的利用需求也大幅度增加,如果仍然用傳統的手工操作,用戶利用檔案時,要反復調閱原件并逐個查看,這不僅使大量珍貴檔案受損嚴重,而且給用戶帶來極大的不便。(二)是社會各界對檔案利用的需要。一流的大學必須有一流的管理和一流的信息服務,數字化檔案館就是把照片、底片、基建圖紙、學籍卡、校內外新聞錄像及專題片等數字化、數據庫化、信息化和網絡化,廣大師生和校友要利用檔案,可以在自己的辦公室內通過校園網下載、打印。海內外校友也可通過互聯網將自己畢業后所取得的成果,直接登錄到檔案館服務器上,將重要獎狀、獎品原樣掃描上載到服務器。這樣不僅可以大提高檔案利用效率和檔案管理水平,更重要的是通過互聯網可向全國、全世界宣傳自己的學校和學校所取得的累累碩果。(三)是搭建及時采集電子文檔歸檔平臺的需要。隨著現代信息技術的普遍應用,幾乎所有師生撰寫論文、專著、起草各種管理性文件,制作各種統計報表,早就應用了計算機,這就產生了大量的電子文檔資料和各種信息數據庫等等。同時高校數字化校園環境的不斷完善,各單位都在校園網上建立了自己的網頁,這又制作了大量現行的網頁電子文檔。
二、高校數字檔案館建設的任務
(一)檔案信息資源建設。1、將現有館藏檔案信息資源數字化。其原則是“搶救優先、利用優先、逐步擴展”,指導部分檔案的全文數字化的實施。所謂搶救優先,就是在全文數字化中優先考慮因特定時期,特殊原因造成的檔案形成和保管條件限制而導致部分損毀的檔案、紙質較差或酸度較高的檔案,優先進行了全文數字化。限于目前檔案信息化資金投入的局限,將這些檔案先行數字化十分必要。所謂利用優生,就是根據目前高校利用的實際情況,優先把“涉民”檔案全文數字化。把那些涉及人民利益的如:學生學籍卡、錄取名冊、成績冊、畢業生電子注冊編碼、照片、底片、基建圖紙、學校新聞錄像、專題片等。2、電子文件的收集和歸檔。高校建立起統一的數字檔案管理平臺,各單位兼職檔案員要對本單位所產生的電子文檔、網頁及時集、上傳,否則所產生的電子文檔過段時間后會自動刪除,造成電子文檔“自生自滅”,給檔案工作帶來損失。3、檔案網站的建設(把數字檔案在網上出來)。提出控制論的數學家維納,在其著名的、包含人文關懷的著作《人與人的用處――控制與社會》中明確指出:信息的價值在于傳播,而不在儲藏,任何“意義”、“價值”一類的判斷,在沒有傳播的情況下都成為無意義與無價值的。檔案部門要及時跟上時代的發展,盡量采取現代信息處理技術傳播檔案信息,以最大限度地發揮檔案的作用。各高校可以建立校園網、外部網、互聯網,同時把上述非保密的檔案信息通過互聯網,向全校各級領導、廣大師生提供重要檔案全文檢索、目錄信息檢索、照片底片、基建圖紙以及校園新聞錄像等媒體服務。(三)檔案信息化保障體系建設1、人才隊伍建設。人才隊伍建設包括:信息處理技術隊伍、計算機軟件應用與數據錄用隊伍、檔案信息開發利用隊伍的建設。建立數字化檔案館人才隊伍建設是關鍵,因此,各高校要重視檔案隊伍建設,要對年輕的檔案人員進行繼續教育與培訓,提高業務水平,更新知識結構,另一方面,學校檔案館要不斷引進計算機專業人才,并對其進行檔案業務知識培訓,只有這樣才能使他們既懂業務又精通計算機技術的復合型人才。2、標準規范建設。標準規范建設猶如交通規則,這是數字檔案館能否有條不紊、順利建設的有力保障,現在各高校在建設數字檔案館時普遍存在的問題是管理系統不統一,五花八門、自成體系,這樣,不僅造成經濟上的大量浪費,而且各高校之間的經驗交流也受阻,不利于發展。因此,名高校在建設數字檔案館時要強調標準規范。標準規范包括:管理性、業務性、技術性的標準規范。(四)檔案信息管理系統建設1、數字檔案館的概念結構。數字檔案館作為一種信息系統,它由四大部分組成,即檔案信息源、檔案信息處理器、檔案信息用戶和檔案信息管理者。利用概念結構最能體現數字檔案館信息的流向,在數字檔案館中,檔案信息是從文件形成部門經過檔案部門的整理等工作,最后提供給用戶,信息處理器按概念又可分為檔案信息的收集、整理、鑒定、保管等一系列流程。數字檔案管的概念結構,說明了人與人之間的關系、人與計算機之間的關系。2、數字檔案館的軟件結構。數字檔案館作為一種信息系統必須依靠軟件才能實現其功能,數字檔案館的軟件就是我們平時所說的管理系統。各高校要根據自己本單位的實際情況,選擇適合自己的軟件。當前國內從事數字檔案館軟件開發的廠商不少,不同的軟件其結構和功能均不一樣。3、數字檔案館的硬件結構。數字檔案館的硬件結構是數字檔案館的基礎結構,它主要由輸入子系統、輸出子系統、存儲子系統、服務系統等組成。其中的硬件投入各高校可根據自己的需要選擇,它主要是描述數字檔案館硬件的組成部分及其關系,硬件結構圖還須描述硬件的性能。但性能必須視數字檔案館的規模及數據量而定,并沒有統一的標準。其中輸入子系統包涵著檔案數字化技術:由掃描儀、照片機、攝像機、視頻集等構成;輸出子系統包涵有數字化輸出技術:由打印機、彩噴機、畫圖儀、展覽、出版等構成;存儲系統包涵有數字化存儲技術:由磁盤、光盤、磁帶、磁盤陣列等構成;服務系統包涵有數字化技術:由網上信息、新聞媒體構成。
作者單位:湖南人文科技學院
作者簡介:譚偉貞,女,湖南人文科技學院綜合檔案室。
參考文獻:
[1]鄭鷗.關于檔案全文數字化工作的思考[J].中國檔案,2007(2)
關鍵詞：檔案館數字化信息化高校
一、檔案信息化與數字檔案館含義
檔案信息化，就是在相關部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。
數字檔案館是指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構成的數字檔案館群體。數字檔案館具有館藏資源數字化、信息組織與傳輸網絡化、服務范圍擴大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點。
二、高校檔案信息化與數字檔案館建設的重要性分析
隨著信息時代的到來，現代科學技術在高校管理工作各領域中應用廣泛，電子信息傳輸、電子文件、各類管理系統、應用程序以及檔案館館藏檔案數字化等，使得傳統的檔案管理方式已不能滿足新形勢的需要。檔案現代化管理和信息化建沒，成為檔案工作發展的必然趨勢。
高校檔案信息化與數字檔案館是檔案管理更加規范和標準的要求。高校檔案館館藏數量不斷增加，現行存儲空間有限，需要通過數字檔案館來緩解。以網絡技術為主的檔案數字化已經或正在逐步引入到檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到深刻影響。電子檔案管理流程的科學化、規范化、專業化以及檔案信息資源開發一體化，是電子檔案管理重要性的體現。
高校檔案信息化與數字檔案館建設是檔案開發利用，實現服務方便快捷、資源共享的有效渠道。檔案資源是人類社會發展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨有的、不可替代的信息資源，是社會發展不可缺少的重要公共信息資源。在各層次檔案工作中廣泛應用現代化管理技術，與高校信息化工作進行有機結合，充分挖掘出檔案信息資源的潛力，進行最大化的檔案信息數據聚集，實現數據共享，充分發揮檔案信息的經濟價值和社會價值。檔案的數字化建設，將是傳統檔案工作的重大變革。
三、高校檔案館數字化建設中存在的問題
1、觀念問題
高校檔案管理意識薄弱，對高校建設數字化的檔案館還沒有足夠的意識。很多高校雖然具有專門的檔案機構，也制定了各種檔案規章制度，但貫徹不力。一些領導對本部門檔案工作的重要性缺乏認識，對本部門檔案疏于管理。而一些文件形成者對檔案移交歸檔認識不足。同時檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識也很淡薄，對檔案立卷歸檔的業務指導不夠，監察、督辦不力。通過數字檔案館的建設，一方面可以提高文件形成者、領導者的檔案質量意識；另一方面也可以將檔案管理制度規范融入管理系統之中，使之成為高校檔案管理的自覺行為，從而提高高校檔案管理質量。
2、技術層面的問題
⑴高校數字檔案館中存儲的是大量的多媒體信息，但是傳統的面向文字信息的結構化關系數據庫不能滿足這一現實要求，需要建立面向對象的非結構化的多媒體數據庫。
⑵通信網絡是傳遞數字化檔案信息的基礎，遠程登錄使數字檔案館的利用不受地域限制。目前，我國互聯網的傳輸速度較慢，網絡安全問題尚未解決，這些都阻礙了數字檔案館的發展。
⑶標準的制定在數字檔案館的建設過程中至關重要，但是目前相應的電子文件標準、多媒體信息標準和數字檔案的著錄標準、全文數據庫的標準等還沒有形成規范。
⑷高校數字檔案館建設的目的是為了實現檔案信息資源的共享，將數字檔案信息在局域網或廣域網上進行傳輸，安全問題變得尤為重要。
四、相關策略建議
1、加快檔案標準化制定和貫標
推進檔案信息化建設，標準要先行。高校要加強檔案信息化標準的制定和貫標工作。通過調查研究，借鑒國內已有的檔案數字化治理技術標準及規范，通過這些檔案標準化和制度的貫徹，規范高校檔案信息化工作。
2、重視檔案管理軟件的開發和應用
高校要重視檔案管理軟件的開發和應用。在軟件開發方式上，應依照國家標準并結合高校實際，統一規劃，創新機制，采取與軟件公司、相鄰高校以及科研單位合作等多種形式進行研發工作，最終形成一批有自主知識產權的、符合檔案工作發展趨勢的管理軟件。
3、安全性方面的建議
數字化的檔案館在安全性方面也要得到加強，加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開、上網安全、網站（頁）建設與檔案信息安全管理體制等方面的規章制度，形成有效的檔案信息化建設激勵約束機制，提高信息安全意識，防止失密、泄密的發生，確保檔案數據庫安全。建立音像檔案庫和電子檔案異地備份庫，開辟數字檔案館數據安全儲存和備份的空間，對電子檔案和音像檔案實行專庫管理。
4、重視檔案信息化人才隊伍的建設
【關鍵詞】高校；數字檔案館；建設；問題；對策研究
伴隨著網絡技術、計算機技術以及數字通信技術的迅速發展以及普及應用，信息資源的數字化開發利用水平已經成為國家信息基礎水平高低的重要標志之一，而檔案館作為社會各種本源性信息源，其數字化建設已經發展成為國家信息建設的重要構成部分。我國高校檔案館憑借其強大的技術以及人才優勢，已經發展成為數字建設最為活躍的機構之一。面對這一發展趨勢，本文將在深入分析高校數字檔案館建設的相關理論的基礎之上，總結當前高校數字檔案館建設存在的主要問題，進而提出相應的對策以期可以對新形勢下更好地促進高校數字檔案館建設有所借鑒。
一、高校數字檔案館的概念
數字檔案館最早于上世紀90年代產生于美國，此后在英國、法國以及日本等發達國家陸續開始發展獨具特點的數字檔案館。數字檔案館的產生和發展主要基于科學技術的高速發展而形成的一種區別于以往的新型檔案館，它是建立在計算機技術、信息網絡技術以及數據庫技術發展及普及的基礎之上，對分散的相關檔案資源進行數字化處理，并且將其以網絡化的方式進行連接，從而使檔案信息資源利用可以擺脫傳統檔案館的時空限制，更好地實現檔案資源的網絡共享。高校數字檔案館主要承擔著全校日常工作產生的各種檔案信息資源的數字化采集、儲存以及利用的重要職責。
二、高校數字檔案館的特點
（一）共享性。高校數字檔案館充分利用先進的計算機技術、網絡技術和信息技術可以將分散在各個檔案館的信息資源聯為一體，從而實現檔案信息資源的跨國界、跨地區、跨行業、跨單位的數字化傳輸和網絡服務，可以打破時空對于檔案資源利用的限制，從而在更廣的范圍內實現檔案信息資源的數字化共享。
（二）再生性。新形勢下，我國高校數字化檔案館主要以收集數字化檔案信息材料為主，而數字檔案信息具有強大的備份以及復制能力，可以將其方便地儲存在相應介質上且方便移動。即使一個數字化檔案因為發生意外而損壞，也可以利用備份資料方便快捷地將同樣的數字化檔案重新建立起來，從而保證檔案信息資源的永久性保存。
（三）現代性。高校數字化檔案館主要以計算機技術為主要支撐力量，如果工作人員對原始檔案資源進行數字化處理、輸入和存儲工作之后，就可以通過檢索管理系統對文字、圖片、音視頻方便地進行檢索、查找和管理，從而實現檔案管理工作的現代化，可以大大節約學校檔案館的人力、物力和財力。
三、當前我國高校數字檔案館建設存在的問題
（一）相關部門對數字檔案館建設不夠重視。高校檔案管理工作作為一項兼具管理性和服務性的基礎性工作，本身難以產生明顯的經濟效益，相對于學校其他工作而言難以引起學校領導以及主管部門的重視。目前，雖然許多高校都根據相關規定設立了專門的檔案機構來負責數字化工作，但由于沒有得到足夠的重視和支持，使得相應的管理制度規章難以得到落實。另外，高校數字檔案館建設涉及到學校的多個部門，但相關部門的參與意識普遍都不高，在檔案材料的收集、整理以及數字化過程中都沒有給予檔案管理部門足夠的支持。
（二）高校復合型檔案人才較為缺乏。伴隨著檔案館數字化建設水平的不斷提高，對于高校檔案工作人員的綜合素質要求也隨之不斷提高，不僅僅需要具備扎實的檔案管理專業知識，而且還需要熟練掌握計算機技術、網絡信息技術以及多媒體技術。然而，目前許多高校普遍較為缺乏既精通專業知識，又掌握先進技術的復合型檔案優秀人才，盡管學校花費巨資購買先進的硬件設備，也因為人才缺乏而難以充分發揮應有的積極作用，進而影響到高校數字檔案館建設進程。
（三）高校數字檔案館建設經費短缺。專業的軟硬件設施是新形勢下高校順利開展數字檔案館建設的重要技術支持，如果沒有配備先進的計算機軟件以及必要的計算機硬件設備的話，必然會影響到高校數字檔案館建設的順利開展。然而，在現實中由于各種主客觀因素導致學生不太重視檔案工作，相應的經費投入嚴重滯后于數字檔案館建設資金需求，使得經費短缺已經成為當前影響我國高校數字檔案館建設全面推進的重要因素之一。
（四）高校數字檔案信息不能共享。目前，許多學校都意識到網絡化在學校教學科研日常工作中的重要作用，紛紛投入巨資建立相應的辦公、教務、學生、后勤、人事、科研、財務等網絡管理系統。然而各個系統之間卻是孤立存在的，沒有實現互聯互通，再加上由于沒有統一的數字化標準，使得各個系統之間的數字信息轉化難以順利實現，直接困擾著高校數字檔案館建設的健康發展。
四、高校建立數字檔案館的可行性分析
關鍵詞：信息資源；檔案；建設
中圖分類號：G7 文獻標識碼：A 文章編號：1006-026X（2013）09-0000-01
隨著高等教育的快速發展和網絡信息化的快速推進，傳統檔案管理工作方式已不能滿足信息化時代的要求，越來越多的高校相關檔案將以電子文件出現，但現階段卻沒有對應的系統管理制度，高校檔案工作的數字化、網絡化、標準化和規范化建設迫在眉睫。
1.數字檔案館的概念
“數字檔案館”有廣義和狹義之分。廣義的定義是用指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構成的數字檔案館群體。數字檔案館的實現與迅速發展和技術密切相關，它是基于現代信息技術的數字手段，進行網絡電子檔案信息資源的分布式連接，利用檔案信息不受時間和空間的限制，大規模，分布式的數字信息系統，實現資源共享。
2.檔案信息化的重要性和數字檔案館的建設的重要性
隨著信息時代的到來，現代科學技術的廣泛使用已經涉及高校管理工作的所有領域，電子信息傳輸，電子文件，各種管理系統，應用程序和檔案數字化建設的需要，使傳統的檔案管理方式已不能適應新形勢。檔案現代化管理和信息技術的建立已經成為檔案工作發展的必然趨勢。隨著近年來招生規模的擴大，高校檔案的數量不斷增加，高校檔案信息和數字檔案館的檔案管理要求的更加規范和標準。網絡技術在數字檔案館的應用已經或正在逐步引入到文件管理，文件鑒定，整理。而科學，規范的電子文件管理流程，檔案信息資源開發的專業化和集成化也逐步體現出對電子檔案管理的重要性。
3.高校數字檔案館建設的必要性
高校檔案的數量不斷增加，存儲空間則沒有變化，數字檔案館的建設是減輕管理壓力的必然趨勢。近年來，隨著高校的擴招，高校檔案數量激增，然而，文件存儲空間并沒有得到相應的擴展。文件數量的激增帶來的不僅僅是存儲的問題，檔案的快速增長不能得到有效的管理和整理。檔案人員往往陷于檔案庫的貨架，倉庫管理，這阻礙了進一步提高高校檔案管理水平。數字檔案館的建設，從長遠的角度來看，可以對檔案工作人員的正常業務過程中解放出來，而且還可以大大減少檔案的占地面積。同時，多媒體教學文件，CAD文件可以有效保護和利用。檔案現代化管理的最終目的是數字檔案信息的收集，整理和利用的發展，滿足人民群眾日益增長的信息需求。因此，數字檔案館的建立是知識經濟時代對檔案管理的迫切需求。
4.高校檔案數字化建設中存在的問題
4.1高校檔案管理意識薄弱
高校檔案數字化建設的認識不夠。許多學院和大學都有專門的機構檔案，開發出了多種檔案法規，但執行不力。特別是對一些領導對本部門檔案工作的重要性認識不足，同時，一些檔案部門的管理人員檔案意識淡薄，備案業務監督不力，指導不足。
4.2 專業人員的缺乏
數字檔案館的理論體系還未形成，目前的高校數字檔案國內學者的研究理論還沒有具體實施，數字檔案館工作人員必須掌握計算機的基本知識和技能。目前，具備這個能力的檔案人才還比較匱乏，這是高校數字檔案館建設面臨的一個重大問題。另一方面高校檔案管理人員承擔的檔案管理職責，其工作水平和業務能力直接影響著學校的檔案和檔案管理水平。檔案管理工作是具有高度專業化的工作，但在現實中，高校檔案管理人員基本上都是身兼數職，更不具備專業的知識和技能，能提高業務水平的培訓不多，檔案專業技術人員數量、業務水平參差不齊，且崗位經常發生變化，導致檔案管理隊伍不穩定。
4.3安全問題
高校數字檔案館建設的目的是實現檔案信息資源共享，在局域網或廣域網的數字檔案信息的傳輸，安全問題變得尤為重要，傳遞數字化檔案信息的基礎是通信網絡，遠程登錄使數字檔案館的利用不受地域限制。目前我國互聯網的傳輸速度較慢，用戶的接收設備沒有普及，網絡安全問題尚術解決，這些都阻礙了數字檔案館的發展。
4.4 工作標準、工作制度的缺乏
規范化，制度化和檔案材料的標準化是 檔案信息化建設的前提和必要條件。信息化背景下的計算機數據處理對高校檔案的建設標準和規范提出了更高的要求。但高校更偏好教學管理軟件的購買，但許多高校都有自己管理的實際情況，所以在實用性等方面存在一些不足，再加上計算機軟件及相關設備的硬件差異，這些問題和差異是影響電子數據標準和共享，并制約著信息交換的范圍，直接影響著檔案信息化建設步伐。
5.如何有效建設高校數字化檔案館
5.1轉變觀念，整合信息資源
檔案工作是一項非常重要的工作，涉及部門多、范圍廣，領導干部和工作人員要高度重視，統一思想，增強檔案意識。在提高認識的基礎上，轉變觀念，以科學發展觀為指導，把檔案工作納入學校的發展規劃。完善學校的管理制度，定期組織學校中層干部學習檔案法規，并通過學校辦公自動化系統，校園網絡等載體，大力宣傳檔案法和檔案工作的重要性。建立統一的檔案管理領導小組，加強對檔案工作的領導，制定本校檔案工作發展目標和每年的年度計劃。學校本身就是一個非常豐富的信息資源，所有部門都有自己的信息系統和網站，每年生產大量的數字文件。這些教學，研究，管理的相關文件，需要進行整合，統一管理。
5.2完善基礎設施建設
完備的基礎設施是數字檔案館建設的先決條件。根據數字檔案館的功能要求，硬件主要包括：計算機網絡設備，文件系統管理軟件，服務器，文件處理設備，存儲設備，數碼設備，照相機，和捕獲設備，光盤記錄設備等。此外，還將建立一個滿足適應檔案信息系統集成平臺和管理和時展需要網絡結構。
5.3解決信息安全問題
針對高校數字檔案館建設中存在的安全問題，我們必須解決以下幾個方面的內容：一是使網絡安全盡快立法，保證網絡信息安全體系；二是檔案的真實性，安全系統的建立，建立一個可靠的備份系統；三是要找到可靠的載體，研發壽命長的電子檔案；四是采用傳統與現代相結合的電子文件檔案管理，確保檔案的真實性。
5.4加強數字化檔案的工作質量檢查
《高等學校檔案管理辦法》的第十四條規定：“高等學校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度。”網絡平臺和工作規范建立起來以后，高校應根據積極實施管理糾偏。并且基于網絡進行的檢查更為便捷，各個部門根據管理權限只要檢查自己管理的模塊數據庫中的檔案就可，這樣可有效減少收儲遺漏，更便捷的考核二級學院的工作質量。
6.結語
數字化檔案館建設是高校建設工作中的重要工程。數字檔案館將影響到高校在各個領域的發展，為現代社會教育提供可靠的信息服務。高校檔案數字化建設才剛剛起步，仍需依靠政府部門大力支持，同時借鑒國內外先進經驗，不斷推進檔案數字化、信息化建設。
參考文獻：
[1] 張照余.檔案信息網絡化建設[M].中國檔案出版社.2001：94-99
關鍵詞：高校；檔案館；數字化；建設
高校檔案數字化建設是高校檔案工作的重要環節，數字化檔案真實、準確、完整地展現了高校管理工作的整個過程，是高校各項工作記錄、參考、總結的依據。進行科學、規范的檔案數字化建設是非常必要的。高校檔案工作是學校的重要基礎工作，為人才培養、科學研究、學科建設等工作提供保障。隨著高校信息化建設進程的快速推進，為了滿足檔案管理需求，就必須要提升檔案管理質量和效率。而檔案數字化建設的合理開展，可以在確保高校檔案建設質量的基礎上，提升檔案管理效率。因此，如何有效地加快高校檔案數字化建設是當前高校值得深入思考的重要課題。
一、構建數字化檔案館的必要性和緊迫性
高校檔案數字化主要利用計算機和互聯網、局域網等技術，將高校各種載體的檔案資源轉化成數字化檔案信息，把文字、圖紙、影像等信息貯存在光盤等載體中，通過網絡信息交互和軟件終端信息傳遞的方式為檔案信息使用者提供更加快捷、更加有效的檔案信息服務，使高校檔案原始資料得到充分和及時利用，最終實現檔案資源共享。并且能夠使得管理更加規范，提高檔案利用率，減少檔案原件丟失破損情況發生；相比較傳統檔案管理，能夠減少所需的人力、物力、財力成本。在在檔案進行數字化建設之后，是檔案上的內容會被進行掃描和整理，再將數字化的資料進行歸類，通過計算機設備錄入到學校的數據庫中，通過數據庫的方式來對檔案資料進行管理，這樣就能夠在短時間內迅速實現查找和搜索。減少了勞動強度，提高了檔案服務質量，便于檔案無限制存儲，提高了檔案利用率，節約了成本，節省了空間，方便了維護，還能實現安全存儲和資料共享。通過對數字檔案信息的開發、處理、傳遞和廣泛利用，充分發揮數字檔案效用，提高檔案的利用價值。因此，高校檔案部門應該充分發揮高校的優勢，積極創造條件建設數字化檔案館，實時收集各類電子文件及各種有保存價值的數字化檔案材料，同時要在網上、傳播、交流館藏非保密性的檔案信息，盡快實現檔案信息處理計算機化、信息存儲數字化、信息采集實時化、信息服務網絡化，最大限度地發揮館藏檔案的作用。
二、高校圖書館檔案數字化建設的原則
（一）效益性。之所以要進行圖書館檔案數字化建設，主要是為了實現便捷、高效的收藏、管理、存儲和利用檔案信息資源。基于此，在進行檔案數字化建設時，效益性原則是必須要堅持的，統籌兼顧，實現圖書館檔案數字化建設的同時，降低檔案數字化建設的成本，最大限度地提升資金的利用效率，并保證在整個圖書館檔案數字化建設過程中，資金具有良好的充足性，最終充分的發揮檔案數字化對高校圖書館，乃至是對高校的重要作用。
（二）一致性。高校圖書館檔案數字化建設是一項長期、龐大、系統的工程，涉及的學科比較廣泛，由于建設周期長，建設中，載體、形式、門類以及數量都具備多樣性及巨大性，需要多個部門及多領域專業技術人才的支持，由此一來，要想實現數字化，就必須保證涉及到的部門及人員協同一致，在統一標準的指引下，完成檔案數字化建設工作。
三、高校圖書館數字化檔案建設的途徑與措施
（一）加大基礎設施投入。高校圖書館在進行檔案信息收集時，依據自身工作專業性、服務性以及學術性的特點，將收集范圍適當的增加，保證信息收集的全面性、多樣性，同時，對于收集完成的信息進行有效的整理和存儲。高校圖書館檔案數字化的建設需要與國家的法律法規相符合，并實現規范化管理，保證分類的科學性，主題標引的準確性。對高校圖書館檔案進行管理時，建立完善的管理制度，提升檔案管理工作的科學性，保證檔案的完整性、系統性與安全性。
（二）加強網絡化建設。高校圖書館在進行檔案信息化建設時，需要利用信息技術，檔案編目、檢索、統計、借閱等均需要利用此項技術，同時，檔案收集和登記也需要利用信息技術。通過信息技術的利用，實現復雜立卷程序簡單化，利用網絡的優勢，可以將數字化資料傳送給各個部門，各部門依據自身的要求完成檔案管理。在檔案領域中，網絡技術的應用促使數字化技術的應用越來越深入，并且應用效率也越來越高，傳統單一的收集、整理和保存檔案工作變得更為多元化，信息服務管理層次也更加深入。
（三）充分開發利用資源。開發與利用是為檔案數字化建設的最終目的，通過檔案數字化資源的開發與利用，促進圖書館及其他各項工作的發展，也因此使得檔案的作用充分發揮。檔案數字化建設中，依據計算機技術建立檔案管理系統，提升了檔案信息的查詢速度，促使使用者隨時隨地利用圖書館檔案信息資源，發揮檔案的服務作用。
（四）加強檔案人才培養。人才是檔案數字化建設的核心，提升檔案管理人員綜合素質、業務能力和數字化技術水平，加強檔案管理人員隊伍建設和人才培養；高校檔案部門要重視打造一支高素質、專業化的人才隊伍。要加強檔案工作人員的理論知識培養，確保他們具備扎實的檔案專業理論知識；同時要注意提高他們計算機技術等數字化檔案處理能力；要定期組織高校中那些具有發展潛力的青年檔案管理人才去積極參加專題講座、學術交流以及業務研討會等盡快提升他們掌握計算機技術的水平和能力
（五）做好檔案數據庫建設。高校檔案管理部門要加大高校檔案數字化與現代化信息技術管理的推進力度，確保高校檔案信息數據的真實性、完整性，真正實現高校檔案數字化管理，發揮高校檔案數字化信息資源的重要價值。n案數據庫包括檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫、檔案數據資源的接收、整合、集成、遷移、組織、存儲等與數據庫相關的數字資源處理。數字檔案信息加工包括數字檔案信息整理、格式轉換、數字檔案信息錄入、數字檔案信息集成等基本功能。數字信息轉換的主要功能是將經過加工處理的各類非結構化數字信息轉換成能被數據庫管理系統進行處理的結構化數字信息。這個功能主要是由數字檔案管理系統的數字檔案信息導入功能加以實現的。
（七）網絡環境下要重視檔案信息的安全保障。除了形成一套法規標準體系外，還需有相應的技術措施進行自動控制。為了保證密級檔案的安全性，需設置安全密碼，為其上一把放心鎖。對于非開放性檔案根據其性質界定不同密級檔案的查閱人員范圍，設置不同的密碼和訪問權限，普通密級的檔案密碼可提供給有查閱權限的人員，絕密級的檔案可不上網或只在本單位內部的局域網上按查詢權限訪問。為保證網站的正常運行，需安裝殺毒軟件和“ 防火墻” ，以抵御黑客的襲擊。要不斷研究和探索新的安全防護技術，如對“ 元數據”的研究、拷貝與遷移技術的應用等。
參考文獻
[1]張強.高校檔案數字化建設探究[J].檔案天地.2016，（10）.
關鍵詞：高校；圖書檔案；數字化建設
中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2014）28-0199-03
圖書檔案是在圖書管理工作中形成的一項專門檔案，對于保護圖書、合理開發利用及有效配置圖書檔案資源具有現實意義和作用。既是圖書管理的一項重要的基礎性工作，也是高校檔案系統中的一個要素，同時也是學校數字信息系統的重要組成部分。如何建設科學合理、實用方便的圖書檔案數字化系統，加強對圖書檔案的管理和利用，提高圖書管理工作效率和工作質量，是高校圖書檔案適應數字信息化所面臨的一個重要課題，
一、高校圖書檔案管理的現狀
1.圖書檔案涉及的范圍、種類和數量急劇增加。目前，高校圖書檔案是以文本檔案為主，并有部分電子數據檔案，隨著圖書管理工作的快速發展，圖書檔案的服務范圍不斷擴大，大量的圖書資源均需要歸檔，且檔案形式繁多，有紙質圖書、數字圖書、課件、音像、影像等，每年歸檔數量達數十萬卷，日趨增長的圖書檔案數量與存放空間的矛盾日益突出，傳統的圖書檔案管理方式與圖書管理工作對相關信息需求的矛盾逐漸顯現。
2.圖書檔案的利用頻率和數量日趨增長。隨著高校招生規模的快速發展，與圖書有關的業務，特別是數字化圖書資源，其利用率日趨增長，據高校各年度圖書檔案利用情況統計數據表明，前來咨詢、查詢、調閱、下載數字圖書檔案的人次、卷次逐年增加，復制圖書、期刊等數字化檔案資料的數量也在快速增長。
3.圖書檔案應用的范圍和覆蓋面不斷擴大。長期以來，圖書檔案管理工作的重點是服務于高校的學生和教職工，以及為高校相關部門的科研服務等，隨著高校教學改革和發展的需要，圖書管理工作的范圍也不斷延伸，圖書檔案的利用范圍和覆蓋面也不斷擴大。特別是近年來，圖書檔案資源不僅為本校學生和教職工服務，也逐漸向其他高校學生提供服務，甚至延伸到相鄰社區，更多的為社會以及家庭個人服務，如我校的“學習在線”，主要面向社區的廣大人群提供必要的學習等信息檔案資源。
二、當前圖書檔案管理信息化建設中存在的問題
為了適應形勢的發展，高校圖書管理部門加大了對圖書檔案管理的力度，并采取了一系列措施，推進圖書檔案的信息化管理，但仍然不能滿足社會各方面對圖書檔案信息的需求，依然存在著一些亟待解決的問題。
1.傳統的圖書檔案管理理念，難以滿足信息化的發展需求。傳統的“重存檔、輕利用”圖書檔案管理理念依然根深蒂固，部分領導的圖書檔案管理意識薄弱，認為圖書檔案管理不能直接產生經濟效益，而且占用學校的人力、物力、財力等資源，往往忽視圖書檔案管理的社會價值和作用，尤其是圖書檔案的數字化建設，不但需要硬件、軟件的投入，還需要專業人才和資金的投入。因此，擯棄“重存檔、輕利用”的檔案管理理念，重視圖書檔案的社會價值和作用，才能轉變觀念，推動圖書檔案的數字化建設，滿足信息化發展的需求。
2.建設管理資金不足，導致硬件設施和軟件資源等基礎設施欠缺。圖書檔案的數字化建設需要一定的建設管理資金，建設相應的基礎設施，包括符合要求的建筑設施、計算機硬件設備以及配套的軟件資源等。目前高校圖書檔案管理數字化建設設施因經費問題差距較大，軟件資源的開發和應用相對滯后，尤其是圖書檔案管理軟件不能滿足數字化管理的需要，目前的一些管理軟件僅僅是對紙質圖書檔案的計算機輔助管理，忽略了圖書檔案歸檔過程的自動化以及系統管理數據的共享等功能，這些因素都給圖書檔案數字化建設帶來了一定困難；基礎設施的不配套以及傳統的圖書檔案管理模式已經不能適應圖書檔案管理信息化需求。因此，高校圖書部門應改變觀念，加大對圖書檔案數字化建設的資金投入，購置相應的高性能服務器和計算機終端設備，開發與之相適應的圖書檔案信息化管理軟件，充分利用圖書檔案資源信息為高校師生服務、為社會服務。
3.圖書檔案開發利用率不高。多年來，高校圖書管理部門在工作中建立了大量的圖書檔案資料，除了本校師生的需求外，社會人群對圖書檔案信息的需求也急劇增加，但高校圖書管理部門普遍存在“重藏輕用”的現象，很重視圖書檔案歸檔立卷工作，造成圖書檔案長期存放不動，變成了“死檔案”，實際工作中也不注重圖書檔案的開發利用，缺乏“死檔案”變“活檔案”的主動服務意識。檔案的價值就在于充分利用，我們圖書檔案管理工作的目標也在于利用，如果不能充分利用圖書檔案的信息資源，為社會大眾服務、經濟發展服務，那么圖書檔案也就失去了存在的價值。
4.圖書檔案的管理干部和專業技術人員的素質有待提高。圖書檔案的管理面廣、量大，涉及到高校圖書管理部門和其他相關部門，具有系統性和專業性，圖書檔案工作人員不僅要具有一定的圖書管理知識還應具備檔案專業技術知識，以及相應的計算機和網絡管理能力，掌握數字化信息的存儲、檢索技術，對圖書檔案的數字化網絡資源進行有效地管理。但是，高校現有的圖書檔案管理干部和專業技術人員缺乏，與師生對圖書檔案資源信息化的需求不相適應，已不能適應新形勢的發展需要。既懂管理又懂技術的干部和一專多能的專業技術人員更是缺乏，這些因素制約了圖書檔案的數字化建設和發展。
三、圖書檔案數字化建設的原則
高校圖書檔案的數字化建設對學校的資源建設和發展具有重要作用。快捷、方便、高效地利用圖書檔案為師生的學習和科研工作尤為緊迫，新形勢下傳統的圖書檔案管理方式已經不能滿足信息社會條件下圖書檔案的管理要求，圖書檔案的快速更新、資源共享、快捷檢索等管理方式，都要求我們改變圖書檔案管理模式，借助現代信息技術來實現。
高校圖書檔案的數字化建設，應根據各地區高校總體發展規劃和圖書管理的實際需要，堅持以下原則。
1.標準規范原則。高校圖書檔案數字化建設必須遵循標準化和規范化原則，這是實現圖書檔案服務自動化和信息共享網絡化的前提。圖書檔案數量、種類繁多，在數字化建設過程中存在著一系列數字化資源的數據存儲標準和規范問題，《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》、《電子文件歸檔與管理規范》以及《紙質檔案數字化技術規范》的頒布實施，為圖書檔案的數字化建設的標準和規范從技術和管理層面提供了具體的指導，如：它規定紙質檔案采用黑白模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF（G4）格式存儲、采用彩色模式掃描的圖像文件，一般采用JPEG格式存儲提供網絡查詢的掃描圖像，也可存儲為CEB、PDF或其他格式等。除圖像存儲格式外，掃描的色彩模式、分辨率以及數據庫模式等，圖書檔案的數字化標準和規范應貫穿于圖書檔案數字化建設管理的全過程，如案卷目錄的標引格式標準、著錄項目標準、目錄與圖像的鏈接技術以及網絡傳輸、共享模式標準等，從而規范圖書檔案的數字化建設，確保圖書檔案數字化建設目標的實現，全面提升圖書檔案的數字化管理水平。
2.開放共享原則。高校圖書檔案數字化的目標之一是使檔案信息資源準確方便快捷地提供給需要的師生，使圖書檔案信息資源數據實現共享，以滿足師生和社會對圖書檔案利用的需求。樹立服務意識，充分利用圖書檔案的完整性、長效性，為師生服務、為高校的科研服務；在圖書檔案數字化過程中，做好圖書檔案的梳理、鑒別工作，除需要保密的檔案外，能夠對師生和社會開放的檔案做好解密、降密工作，對形成的圖書檔案數字化資源及時上傳到相關網站并適時更新，真正做到向師生和社會開放，通過局域網，實現省校和市校、縣校甚至是鄉鎮成教中心的圖書檔案信息資源共享；在門戶網站建立方便快捷的查詢、下載系統，方便師生和社會公眾足不出戶查詢、復制圖書檔案信息資源等。
3.安全可靠原則。高校圖書檔案數字化建設是一項長期性、持續性的基礎工作，大量的數字圖書信息資料如果泄密或滅失、毀損，則可能對圖書檔案的數字化建設和管理工作帶來無可挽回的損失，因此，在數字化建設過程中，不但要考慮到檔案資料的保密要求，而且要考慮其安全性和可靠性需要。一是硬件設備設施的安全可靠，如建設符合標準的、規范的圖書檔案存儲建筑和設施、購置高性能且能滿足需要的服務器以及網絡終端設備、數據信息傳輸、存儲設備等；二是相關軟件的安全可靠，根據高校圖書管理部門的實際需要，購置或者開發相應的軟件管理系統；三是數字化信息管理的安全可靠，如檔案信息資源的自動備份管理、網絡安全環境、操作人員權限授予和遠程訪問、圖書檔案信息保密級別、數據庫之間的鏈接和數據交換等安全防范體系，從而建立健全相關的安全可靠性控制機制，保證檔案信息數字化建設安全可靠運行，滿足師生和社會的各種需要。
4.成本效益原則。數字化建設使得圖書檔案信息的收集、歸檔、存儲和查詢變得更加高效、方便和快捷，這是高校圖書管理部門對檔案信息數字化管理和建設的趨勢，而且需要投入相應的財力、物力和人力，高校圖書管理部門在數字化建設過程中應該堅持成本效益的原則，既要保證數字化建設成功運行，該投入的資金要有保障，也要考慮到建設成本，統籌規劃，避免浪費，做到經濟適用、滿足需要；在兼顧成本的同時，堅持效益優先，圖書檔案的數字化建設最終目的還是為了師生學習、研究的需要，向信息需求者提供服務，體現圖書檔案的存在價值，在保障圖書檔案滿足管理、需要和社會需求，充分發揮其社會效益的基礎上，兼顧圖書檔案數字化建設的經濟效益和成本，實現效益最大化。
5.協調統一原則。高校圖書檔案數字化建設是一項復雜的系統工程，在圖書管理的日常管理工作中，形成了種類繁多、形式各異、數量巨大的圖書檔案，涉及到各職能部門以及相關的管理人員和專業技術人員；數字化建設需要相應的人力、物力和財力，包括管理人員和專業技術人員的調配、硬件設備的采購、軟件系統的開發、網絡信息資源的利用等；省校圖書管理部門與市、縣校圖書管理部門相關資源的整合，如圖書檔案管理信息系統與系統軟件數據的相互鏈接、轉換，實現圖書信息共享使用。因此，圖書檔案數字化建設應統一領導，建立相應的宏觀調控機制和管理協調機制，各職能部門和相關人員做到分工協作、相互配合、協調一致，積極參與數字化建設，全面提升圖書檔案數字化管理水平。
四、圖書檔案數字化建設的探索
數字化和信息化是當今社會經濟發展的趨勢，傳統的圖書檔案管理已難以適應圖書管理工作，數字化、網絡化建設和應用，徹底改變了圖書檔案管理模式，極大地提高了圖書管理的效率，因此，必須多角度、全方位考慮圖書檔案的數字化建設工作。
1.加強制度建設，規范檔案管理。制定相應的圖書檔案管理制度，如圖書檔案的立卷管理、歸檔管理、安全保密管理、查詢調閱、存儲備份、鑒定銷毀等一系列管理制度；以及圖書檔案工作人員管理制度，如圖書檔案人員崗位職責、考核監督管理辦法、檔案管理量化考核指標等；規范圖書檔案流程管理，從圖書初始信息獲取、上報、審批、紙質檔案的歸檔；與此同時，檔案的數字化信息的導入、網上審批流轉、歸檔同步進行，以提高工作效率，規范檔案管理。
2.明確數字化建設目標，統籌安排數字化檔案進程。高校圖書檔案數字化建設的目的是通過提供數字化圖書檔案信息為師生和社會實踐服務，長期以來形成的圖書檔案如何合理利用、充分發揮其使用價值，需要從廣大師生和社會公眾需要的角度對圖書檔案數字化建設進行投入產出效益分析，分輕重緩急、統籌安排。首先，對經過甄別、鑒定的具有重要保存價值的瀕危圖書檔案進行數字化；二是對需要永久保存的圖書檔案進行數字化；三是對利用、咨詢頻率較高的圖書檔案進行數字化；四是對具有地方特色的、珍貴的圖書檔案進行數字化，有目的、有重點地推進圖書檔案的數字化工作，加快實現數字化建設目標。
3.樹立服務意識、轉變服務理念，發揮圖書檔案的使用價值。傳統的圖書檔案管理是“重保管、輕利用”，圖書檔案信息處于被動利用狀態，咨詢、利用率不高，實現圖書檔案數字化信息管理后，從根本上改變了檔案信息的利用方式，社會公眾利用圖書檔案信息變得更加方便、快捷。圖書檔案管理部門和管理人員應適應數字化管理的需要，改變服務意識和觀念，從被動服務變為主動服務；根據不同用戶的特點，開發用戶需求導向的數字信息資源，通過計算機網絡將圖書檔案資源信息以及網絡數據庫中的相關信息進行查詢、篩選、整合在線推送到用戶終端；對圖書檔案進行科學化管理，整合不同類型、不同載體的數字化資源，為實現圖書的優化配置提供信息依據，提高圖書檔案利用率和使用價值。
4.建立風險安全控制機制。圖書檔案的數字化建設需要持續的資金投入、相關人員的調配以及網絡數字化資源的保障，在此過程中，因政策、人員變動、資金安排等因素，會產生一定的風險，如：組織管理人員或專業技術人員的變動導致軟件系統開發的中斷；資金預算不足或超支導致相關硬件購置不能如期舉行；的圖書檔案資源在數字化信息轉換過程中的泄密風險；圖書檔案數字化資源在查詢下載、網絡共享和在線傳播等可能產生的知識產權侵權風險等。因此，必須分別建立安全風險控制機制，如協調財務、政府采購、技術保障等部門共同論證項目資金預算，保障數字化建設的持續性運行；通過確定相關協議、合同、購買版權資源等，控制知識產權風險。為了保障圖書檔案資源網絡信息安全，必須采取相應的安全管理控制措施，如權限管理，對管理人員和訪問用戶，根據不同級別賦予相應的管理權限和訪問權限，從而在后臺和前端降低圖書檔案資源信息安全風險，此外，結合身份證識別技術和信息加密技術等網絡安全技術，實現對網絡安全風險的控制。
五、結語
在信息社會條件下，圖書檔案已經步入信息網絡化、存儲數字化和服務自動化時代。但是，高校圖書管理部門在圖書檔案數字化建設過程中，往往各自為政，從局部管理需求出發進行數字化建設，忽略了圖書檔案為社會服務的功能以及數字化的網絡共享、開放便捷等特征以及網絡風險、安全因素等，因此，各地圖書管理部門應根據圖書的總體規劃以及各地圖書管理的實際情況和需要，統籌兼顧，快捷高效地實現圖書檔案數字化建設目標。
參考文獻：
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關鍵詞： 高校 學籍檔案 數字化管理建設
高校學籍檔案是學生入學到畢業期間在學校的學習狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對學生以后就業和升學都是比較重要的證明，所以加強對高校學籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術的應用，其在學籍檔案管理中的應用比較關鍵，從而提高學籍檔案管理效率。
1.高校學籍檔案數字化管理建設重要性及主要特征
1.1高校學籍檔案數字化管理建設重要性分析
對高校學籍檔案進行數字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動的投入。由于高校學生學籍檔案中存有學生比較豐富化的信息，加上高校招生人數的增加，自然在學籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數字化管理下能將管理問題得到有效解決[1]。不僅如此，在數字化管理方式下對學生學籍檔案在信息的完善性層面得到增強，數字化管理將不同學習信息內容進行集中呈現，讓學生的檔案信息更完整。另外，學生的學籍信息共享成為可能，實現對檔案的科學化管理，讓學生的學籍檔案為學生和學校及社會服務。
1.2高校學籍檔案主要特征分析
高校學籍檔案數字化管理建設有比較鮮明的特征體現，首先是在學生學籍檔案形成過程中較分散化，是從各項活動及教務處和學生處等層面進行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動上的付出相對較多。再者就是學籍檔案內容較廣泛，從學生學籍檔案的內容層面看，主要有學生的學習成績及獎懲情況等[2]，而電子學籍信息則包含學生從入學到畢業期間的所有基本信息內容。基于學籍檔案的內容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。
2.高校學籍檔案數字化管理建設問題及優化策略探究
2.1高校學籍檔案數字化管理建設問題分析
從實際發展情況看，我國高校學生的學籍檔案數字化管理建設過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現在學籍檔案數字化基礎設施方面相對比較薄弱，主要是多媒體技術及通信網絡的傳輸數據在速度上達不到標準要求，存在安全性問題，數字化程度還不是很充足，當前高校使用的數據庫及網絡技術和時代的發展步伐無法緊密結合。學校對學籍檔案的數字化管理建設存在重視硬件輕視軟件的現象，這些方面對高校學籍檔案數字化管理建設都會造成很大的影響。
再者，高校學籍檔案數字化管理人員的檔案意識不強，在對學生的學籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規范化。另外，高校學籍檔案的管理系統層面沒有得到完善，以及在學籍檔案管理人員自身對計算機操作的水平方面相對比較薄弱，因為學籍檔案的管理工作相對比較復雜化，工作內容不容易量化，造成檔案管理人員的流動性較大，管理隊伍不穩定等[3]。除此之外，高校學籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強。
2.2高校學籍檔案數字化管理建設優化策略探究
第一，針對高校學籍檔案的數字化管理建設要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應的原則，這樣才能將數字化管理的作用得到充分發揮。主要就是將協調統一的原則得到充分體現，學籍和成績管理是重點管理內容，在學籍檔案數字化建設過程中與學校整體發展相結合，建立獨立的學籍檔案管理系統，實現學籍檔案的科學收集及管理和共享[4]。另外，還要遵循學籍檔案數字化的標準規范管理原則，確保數據格式及數據庫建立的規范統一，在兼容擴展的原則層面得到顯著體現。
第二，對高校學籍檔案數字化建設的加強要從基礎設施建設層面著手，從具體措施實施來看要配置高容量及高服務器和刻錄機、掃描儀的學籍檔案管理軟件，并要對學籍檔案的資源網站等服務系統的建設進行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關制度建立上進行加強和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。
第三，高校學籍檔案的數字化管理建設離不開專業的管理人員，所以要加強管理軟件的開發人員及學校學籍管理人員之間的聯系，結合實際開發出適合學校學籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數字化效果良好呈現[5]。不僅如此，在信息技術高水平的學籍檔案管理隊伍的建設層面要加強，提高自身信息技術水平，在專業化培訓及考核層面嚴格按照要求，培養適合高校學籍檔案數字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學籍檔案數字化管理目標實現。
總而言之，針對高校學籍檔案數字化管理建設的策略實施，要和實際相結合，不斷增強管理人員在這一領域的管理能力，學生學籍檔案數字化管理是發展趨勢，所以要充分重視。
參考文獻：
[1]秦芳遠，劉環瓊.學生檔案數字化建設的實施方法研究[J].蘭臺世界，2015（23）.
關鍵詞：高校;學籍檔案;數字化管理建設
高校學籍檔案是學生入學到畢業期間在學校的學習狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對學生以后就業和升學都是比較重要的證明，所以加強對高校學籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術的應用，其在學籍檔案管理中的應用比較關鍵，從而提高學籍檔案管理效率。
1.高校學籍檔案數字化管理建設重要性及主要特征
1.1高校學籍檔案數字化管理建設重要性分析
對高校學籍檔案進行數字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動的投入。由于高校學生學籍檔案中存有學生比較豐富化的信息，加上高校招生人數的增加，自然在學籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數字化管理下能將管理問題得到有效解決［1］。不僅如此，在數字化管理方式下對學生學籍檔案在信息的完善性層面得到增強，數字化管理將不同學習信息內容進行集中呈現，讓學生的檔案信息更完整。另外，學生的學籍信息共享成為可能，實現對檔案的科學化管理，讓學生的學籍檔案為學生和學校及社會服務。
1.2高校學籍檔案主要特征分析
高校學籍檔案數字化管理建設有比較鮮明的特征體現，首先是在學生學籍檔案形成過程中較分散化，是從各項活動及教務處和學生處等層面進行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動上的付出相對較多。再者就是學籍檔案內容較廣泛，從學生學籍檔案的內容層面看，主要有學生的學習成績及獎懲情況等［2］，而電子學籍信息則包含學生從入學到畢業期間的所有基本信息內容。基于學籍檔案的內容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。
2.高校學籍檔案數字化管理建設問題及優化策略探究
2.1高校學籍檔案數字化管理建設問題分析
從實際發展情況看，我國高校學生的學籍檔案數字化管理建設過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現在學籍檔案數字化基礎設施方面相對比較薄弱，主要是多媒體技術及通信網絡的傳輸數據在速度上達不到標準要求，存在安全性問題，數字化程度還不是很充足，當前高校使用的數據庫及網絡技術和時代的發展步伐無法緊密結合。學校對學籍檔案的數字化管理建設存在重視硬件輕視軟件的現象，這些方面對高校學籍檔案數字化管理建設都會造成很大的影響。再者，高校學籍檔案數字化管理人員的檔案意識不強，在對學生的學籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規范化。另外，高校學籍檔案的管理系統層面沒有得到完善，以及在學籍檔案管理人員自身對計算機操作的水平方面相對比較薄弱，因為學籍檔案的管理工作相對比較復雜化，工作內容不容易量化，造成檔案管理人員的流動性較大，管理隊伍不穩定等［3］。除此之外，高校學籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強。
2.2高校學籍檔案數字化管理建設優化策略探究
第一，針對高校學籍檔案的數字化管理建設要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應的原則，這樣才能將數字化管理的作用得到充分發揮。主要就是將協調統一的原則得到充分體現，學籍和成績管理是重點管理內容，在學籍檔案數字化建設過程中與學校整體發展相結合，建立獨立的學籍檔案管理系統，實現學籍檔案的科學收集及管理和共享［4］。另外，還要遵循學籍檔案數字化的標準規范管理原則，確保數據格式及數據庫建立的規范統一，在兼容擴展的原則層面得到顯著體現。第二，對高校學籍檔案數字化建設的加強要從基礎設施建設層面著手，從具體措施實施來看要配置高容量及高服務器和刻錄機、掃描儀的學籍檔案管理軟件，并要對學籍檔案的資源網站等服務系統的建設進行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關制度建立上進行加強和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。第三，高校學籍檔案的數字化管理建設離不開專業的管理人員，所以要加強管理軟件的開發人員及學校學籍管理人員之間的聯系，結合實際開發出適合學校學籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數字化效果良好呈現［5］。不僅如此，在信息技術高水平的學籍檔案管理隊伍的建設層面要加強，提高自身信息技術水平，在專業化培訓及考核層面嚴格按照要求，培養適合高校學籍檔案數字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學籍檔案數字化管理目標實現。
總而言之，針對高校學籍檔案數字化管理建設的策略實施，要和實際相結合，不斷增強管理人員在這一領域的管理能力，學生學籍檔案數字化管理是發展趨勢，所以要充分重視。
作者:戴雷雷 單位:應天職業技術學院
參考文獻：
［1］秦芳遠，劉環瓊.學生檔案數字化建設的實施方法研究［J］.蘭臺世界，2015（23）.
二十一世紀是信息社會，任何一個領域都離不開信息。信息產業的發展已經是世界可以發展的最前沿。近幾年大數據，物聯網等信息產業的不斷興起，使信息產業的發展進入了一個新的時代。圖書館和檔案館的發展更離不開信息產業支持，將信息產業引入到圖書館和檔案館的建設中，是最近幾年的一個新的課題，本文探討了數字化建設在高校館藏圖書檔案的原則分析，期望此文可以使信息技術能夠引入高校館藏圖書館的建設當中，為我國的圖書館和檔案館的發展提供一些新的發展思路。
1圖書館建設數字化的基本原則
當今知識經濟飛速發展的時代，便捷、高效是人們對于信息的要求，當然圖書館和檔案館的信息查詢更是要便捷，高效，方便讀者查詢。在大數據時代，將圖書館的資料電子化是信息化社會的發展趨勢，電子化的資源人們可以快速的利用。但是在數字化的過程中對于數據我們要堅持以下原則：
1.1效益的原則
將所有的圖書和檔案運用信息化的技術保存起來就是要將這些資料掃描后保存在電腦當中，利用電腦的系統將這些資料歸檔后方便查閱，這樣會使信息從收藏、整理、存儲、查閱等各個方面都更加的便捷。但是在數字化系統的建設當中，效益是放在第一位的，利用最少的資金建設最為完善、合理資料庫，將有限的資金合理運用，確保可以在有限的資金支持下建成一個合理的數字圖書館，讓老師和同學都能夠使用。
1.2 一致性原則
我國有眾多的高效，將這些高校的圖書館資源數字化是一項龐大的工程，它涉及到所有學科、所有門類，要將這些資源眾多，形式多樣，內容龐雜的數據整合在一起是一項非常復雜的工程，這些資源涉及到了所有學科、所有門類的技術人員及與其相關的管理人員，若要實現所有這些數據的數字化，則所有的這些人員必須統一起來，聯合起來，根據相關的標準，所有人聯合起來進行數字化建設。從上層的國家圖書館、國家檔案館、到鄉鎮的村上的圖書室、檔案室，徹底將這些所有的資源全部共享起來，并且所有的共享資源要與高校圖書館的數據保持一致。因此圖書館的數字化建設當中必須建立起統一的領導機構進行協調，領導機構制定出合理的規劃和具體的建設步驟，由該領導機構進行規范化建設。
1.3 安全性原則
數字化圖書館的建設是一項復雜的，持久的，基礎性建設工程，而且是最近幾年新興的一項系統工程，它并沒有以前的建設經驗可以應該，在建設時只有靠大家的摸索，大家的共同努力才能將數字圖書館建設好。但是在建設時，由于建設人員的不小心，就很有可能造成大量的數據丟失、甚至泄密，這將對于?底只?圖書館的建設造成毀滅性的打擊，損失是沒有辦法估算的。因此在建設數字化圖書館時，安全性是第一位的。在建設的過程當中，（1）要考慮資料的保密，確保任何資料不能外泄。（2）需要考慮數字化圖書檔案的安全，這就包括了計算機軟硬件系統的安全，其中計算機硬件系統的安全包括計算機存儲設備，服務器，網絡系統終端，移動終端等安全，軟件系統安全則包括服務軟件，數據庫系統的安全，在整個檔案數字化管理后，要注意所有檔案的安全。
2高校圖書館圖書檔案數字化建設思路
當今社會是信息時代，在傳統的檔案管理中，檔案保存，借還已經無法滿足當前社會對于檔案的管理要求，圖書館、檔案館的數字化建設是當今社會信息化建設的必然發展形態，利用數字化的管理檔案即實現了檔案的管理的效率的提升，也實現了管理的責任更加明確，因此，檔案館和圖書館作為一個服務單位，為使這些單位能夠更加發揮出自身的服務作用，建設數字化的檔案館和圖書館就非常有必要，在建設時我們要從多個角度進行考慮。
（1）建立健全相關的高校圖書館檔案館的風險控制制度。在建設時首先需要大量的資金作為保障，在數字化圖書館的建設過程中，國家政策、資金的調整、人員的調整等各類因素當中都會出現相應的風險，這些風險主要包括： 計算機軟硬件開發人員的變化可能造成軟件項目突然中止。 上級撥付的資金不到位，或者由于資金問題造成了設備保障不到位，在一些專業設備的購置上造成了一定延遲。 圖書館內部一些機密級資料泄露，這就造成了不可估量的損失。 在將資料進行數字化建設的過程當中，因為一些特殊原因造成的知識產權的糾紛等問題。基于以上原因，我們必須建立相應的風險控制制度，確保資源的安全。
（2）加快轉變圖書館服務讀者的理念上的轉變，增強工作人員的責任意識，確保圖書館資源的利用率發揮到最大。在數字化圖書館和檔案館建成以后，學校內任何一名師生，都可以通過任何一個無限終端輕松的訪問到圖書館的數字化資源，迅速、方便將是數字化圖書館今后的一個最為重要的特征。因此轉變圖書館的服務理念，在數字館建成以后，管理人員應根據讀者需求，切實滿足讀者的需求，根據需求定制服務，這樣數字圖書館的服務功能才能徹底的發揮。
（3）合理的對于圖書館的檔案的數字化建設進行規劃，全面推動學校數字化圖書館和檔案館的建設，數字化館的建設可以徹底發揮出對于學校師生的服務功能，且真正的讓學校的師生體驗到數字館的好處。圖書館還必須要根據圖書館的數字化建設需求對圖書館的未來的發展合理的部署。 對于瀕危的，具有很強收藏價值的圖書進行數字化轉移工作 對于永久性檔案及處于長期保存的秘密檔案進行數字化。 使用頻率較高的檔案和書籍加緊進行數字化。 對于一些有特色的資料要加快數字化。
